Informe de Auditoria Administrativa (Autoguardado)

8/12/2019 Informe de Auditoria Administrativa (Autoguardado)

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INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

I. PRESENTACIN

II. INTRODUCCIN


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III. INDICE

IV. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN

4.1 Nombre o razn socialdireccin (domicilio)

4.2 Datos asociativos (tipo de sociedad)

4.3 Breve resea histrica

4.4 Nombre del rea que se est analizando

V. INDENTIFICACIN DE GRUPOS DE INTERS

RESPECTO DE LA ORGNIZACIN

5.1 mbito geogrfico y demogrfico en que se

desempea la organizacin.

VI. DESCRIPCI N DEL DISEO ORGANIZACIONAL -

ORGANIGRAMA

6.1 Presentacin del organigrama de la empresa


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6.2 Descripcin de las funciones de la principales reas

VII. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN

7.1 Anlisis situacional

7.2 Diagnostico Situacional

7.3 Propuesta de mejora a la realidad problemtica

VIII. ANEXOS

IX. BILIOGRAFA UTILIZADA O CONSULTADA

IV. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN4.1 Nombre o razn social direccin (domicilio)

MUNICIPAL IDAD DISTRITAL DE JOS LEONARDO ORTIZ

Avenida Saenz Pea N 2151 Jos Leonardo Ortiz - Chiclayo -

Lambayeque

Misin


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"Nuestra responsabilidad social con la poblacin Leonardina constituye

al mejoramiento en la calidad de vida por cuanto estamos dispuestos a

la prestacin de servicios pblicos en todos los niveles, mediante la

ejecucin de obras de corto y largo plazo que garanticen ser oportunos y

ptimos con una administracin transparente, capacidad de gestin

adecuada y prctica concertadora, abierta al dialogo y al cambio social"

Visin

Ser competentes en el Gobierno Municipal, demostrando acercamiento a

los Pueblos Jvenes, garantizando su bienestar y progreso acorde con

la tecnologa, la democracia y la ciencia.

4.2 Datos asociativos (tipo de sociedad)

Gobierno Regional - Local

4.3 Breve resea histrica

Los primeros antecedentes histricos del distrito de Jos Leonardo

Ortiz, se remontan a los aos 40. Eran tiempos de las grandes

concentraciones y explosiones demogrficas que empezaban a

experimentar las ciudades de la costa, como en el caso de Chiclayo. Lo

que marca el inicio del distrito, es cuando el Concejo Provincial de

Chiclayo lotiza terrenos del fundo El Palmo bautizado con el primer

nombre del distrito llamado el "OLIVAR, luego de recibir ayuda de don

Manuel A. O dra, presidente de la junta de gobierno de la poca, se le

cambia de nombre por el de 27 de Octubre . Jos Leonardo Ortiz

como distrito, surge a travs de la ley de creacin poltica N 13734

promulgada el 28 de Noviembre de 1961, por el entonces Presidente de

la Repblica Dr. Manuel Prado Ugarte che, con la denominacin de


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distrito San Carlos, integrado por los barrios Garcs, Urrunaga, Las

Mercedes, Nueva Parada y Moshoqueque, comprensin de la provincia

de Chiclayo, Departamento de Lambayeque.

4.4 Nombre del rea que se est analizando

Gerencia de Administracin y Finanzas Sub Gerencia de Recursos

Humanos.

Encargado del rea: Carlos Snchez Daz

Visin y misin del rea de recursos humanos de la Municipalidad

de Jos Leonardo Ortiz

Visin

Ser reconocidos por nuestra contribucin activa en el logro de los

objetivos individuales e institucionales con los niveles de calidad y

rentabilidad exigidos

Misin

Ser partcipes en el progreso y el crecimiento de la empresa a travs del

reclutamiento del personal cualificado, promocionando su formacin y

desarrollo profesional. Aportar valor a la Compaa garantizando una

correcta gestin del potencial humano en toda la organizacin.

Organigrama del rea de Recursos Humanos


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V. INDENTIFICACIN DE GRUPOS DE INTERS RESPECTO DE LA

ORGANIZACIN

5.1 mbito geogrfico y demogrfico en que se desempea la

organizacin.

Geogrfico:

El distrito de Jos Leonardo Ortizpertenece a la provincia de Chiclayo

y a la regin Lambayeque. Est

situado en la parte baja del valle

Lambayeque, al norte de la ciudad

de Chiclayo, separado por la acequia Cois. Geogrficamente se ubica a

40 msnm de la altitud, 064454 de latitud y 795006 de longitud.

Lmites y Linderos

Por el Norte, con los distritos de Lambayeque y Picsi. Por el Este con

los distritos de Picsi y Chiclayo

Por el Surcon el distrito de Chiclayo

Por el Oestecon el distrito de Pimentel

AREA DE RECURSOSHUMANOS

COMIT DE GESTIN

SUB AREA DE RELACIONESLABORALES Y SOCIALES

SUB AREA DERACIONALIZACION SUB AREA DE PLANIFICACION YDESARROLLO DE RR.HH

RELACIONESLABORALES

PREVENCIONLABORAL

ORGANIZACION METODOS YPROCEDIMIENTOS

PLANIFICACION FORMACION


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Segn su ley de creacin, los linderos del distrito Leonardo Ortiz son: al

Norte la acequia Chilape; por el Este la carretera a Ferreafe; por el

Sur, la acequia Cois, desde su interseccin con la carretera a Ferreafe

hasta encontrar la Urb. San Lorenzo, de donde sigue con lnea

quebrada en direccin Nor Oeste, bordeando dicha urbanizacin hasta

la lnea del ferrocarril a Lambayeque, que constituye el lindero Oeste.

Cabe indicar que la urbanizacin San Lorenzo si bien fsicamente

pertenece al distrito de Jos Leonardo Ortiz, contina dependiendo

administrativa y tributariamente a la Municipalidad Provincial de

Chiclayo, controversia entre la comuna Leonardina y la chiclayana

pendiente de solucin.

Poblacin:

Es uno de los distritos de suelo ms llano. Su extensin es de 28.22

km2 de superficie, con una poblacin al ao 2007 de 165, 453

habitantes, constituyndose en el distrito de mayor densidad

poblacional con 5,863 habitantes por km2.2

Adems de sus urbanizaciones y pueblos jvenes, el distrito Leonardino

tiene como centros poblados rurales, los caseros de Culpn y Chilape.

VI. DESCRIPCIN DEL DISEO ORGANIZACIONAL - ORGANIGRAMA

6.1Presentacin del organigrama de la empresa


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6.2 Descripcin de las funciones de la principales reas

Consejo Municipal

Funciones:

Funcin Normativa: dictado de ordenanzas, acuerdo y resoluciones, en

el marco de la Ley Orgnica de Municipalidades y la legislacin

especial correspondiente.

Funcin de fiscalizacin: de todos los actos de gobierno y de gestin

municipal, conforme al Reglamento Interno del Concejo Municipal y la

Ley Orgnica de Municipalidades.

Funciones especficas del concejo municipal

a. Aprobar los Planes de Desarrollo Municipal Concertados y elPresupuesto Participativo.

b. Aprobar, monitorear y controlar el plan de desarrollo institucional y

el programa de inversiones, teniendo en cuenta los Planes de

Desarrollo Municipal Concertados (PDLC) y sus Presupuestos

Participativos.

c. Aprobar el rgimen de organizacin interior y funcionamiento del

gobierno local.

d. Aprobar el Plan de Desarrollo de Capacidades.

e. Aprobar el sistema de gestin ambiental local y sus instrumentos,

en concordancia con el sistema de gestin ambiental nacional y

regional.


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Alcaldia

Funciones del alcalde:

a. Defender y cautelar los derechos e intereses de la Municipalidad y

los vecinos.

b. Convocar, presidir y dar por concluidas las sesiones del Concejo

Municipal.

c. Ejecutar los acuerdos del Concejo Municipal bajo responsabilidad.

d. Proponer al Concejo Municipal proyectos de ordenanzas yacuerdos.

e. Promulgar las ordenanzas y disponer su publicacin.

f. Dictar decretos y resoluciones de alcalda, con sujecin a las leyes

y ordenanzas.

g. Dirigir la formulacin y someter a aprobacin del Concejo Municipal

el Plan Integral de Desarrollo Sostenible Local y el Programa de

Inversiones Concertado con la Sociedad Civil.

Oficina de secretaria general

Funciones

a. Analizar e informar sobre expedientes de carcter tcnico legal,

relacionados con la legislacin municipal.

b. Analizar proyectos de normas, dispositivos y procedimientos en

materia jurdica legal, emitiendo opinin legal.

c. Publicar y registrar las Resoluciones o Acuerdos Municipales.

d. Participar en la elaboracin de normatividad de carcter tcnico

legal y proponer su difusin.


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e. Absolver consultas y orientar al pblico en materia de

legislacin fiscal y otros.

Gerencia municipal

Funciones

a. Programar, dirigir, controlar y evaluar las actividades que

desarrollan los diversos rganos de la Municipalidad Distrital de

Jos Leonardo Ortiz.

b. Resolver, disponer y distribuir la atencin de los asuntos internos

de la Municipalidad en concordancia con la normatividad vigente y

la poltica institucional, con el objeto de dinamizar la gestin

Municipal.

c. Firmar Ttulos de transferencia de dominio de Asentamientos

Humanos.

d. Ejecutar y controlar bajo responsabilidad la entrega por

transferencia de recursos en forma mensual a los Centros

Poblados un porcentaje de los recursos propios (en proporcin a la

poblacin y los servicios pblicos delegados) en cumplimiento al

Art. 133 LO.M 27972 y Ley 28458.

e. Mantener informada a la Alcalda sobre el funcionamiento de la

organizacin municipal.

f. Planificar, organizar y dirigir las actividades administrativas y

financieras, as como la prestacin de servicios pblicos y los

proyectos de desarrollo local que le encargue el Alcalde; as como

aprobar el Plan Anual de Adquisiciones.


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g. Evaluar la gestin administrativa, financiera y econmica de la

Municipalidad mediante el anlisis de los estados financieros y el

seguimiento de los planes, programas y/o proyectos Municipales.

Gerencia de administracin y finanzas

Funciones Generales

a. Programar, organizar, dirigir y controlar la gestin de los recursos

econmicos y financieros de la Municipalidad, en funcin de las

necesidades de ejecucin del Presupuesto Participativo Municipal y

de los Planes de Desarrollo Local Concertado a mediano y largo

plazo.

b. Programar, organizar, dirigir y controlar las acciones de tesorera

en la administracin de fondos y valores financieros de la

municipalidad.

c. Programar, organizar y dirigir las acciones de control previo y

concurrente de la documentacin fuente para la elaboracin de los

Estados Financieros, observando las Normas Tcnicas de Control

Interno establecidas para los sistemas de tesorera y contabilidad.

d. Programar, organizar, dirigir y controlar las acciones del Sistema

Nacional de Contabilidad, en la elaboracin y presentacin de los

Inventarios y estados Financieros de la Municipalidad, de

conformidad con las normas vigentes sobre la materia.

e. Programar, organizar, dirigir y controlar las acciones del Sistema

nacional de Contabilidad, en la elaboracin y presentacin de los

Inventarios y estados Financieros de la Municipalidad de

conformidad con las normas vigentes sobre la materia.


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f. Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades en

cumplimiento del Sistema nacional de tesorera, de acuerdo con las

normas nacionales sobre ls materia.

g. Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades en

cumplimiento del Sistema Nacional de Tesorera de acuerdo con

las normas nacionales sobre la materia.

Gerencia de Asesora Jurdica

Funcin General

a. Elaborar un Plan de Trabajo de acuerdo a objetivos trazados

(Enero - Diciembre).

b. Dirigir, coordinar y ejecutar acciones de asesoramiento tcnico

legal a los diferentes rganos de la entidad.

c. Absolver las consultas de carcter legal y administrativo que le

formule el Concejo Municipal, Alcalda, Gerencia Municipal,

Direccin de Administracin y Finanzas y dems rganos de la

entidad.

d. Emitir opinin en los expedientes administrativos puestos a su

consideracin.

e. Emitir opinin y asesoramiento sobre la aplicacin de normas

legales emanadas del Gobierno Nacional y Regional relacionadas

con la funcin municipal.

Gerencia de planeamiento y presupuesto

Funciones:

a. Programar, formular, ejecutar, evaluar y controlar el Proceso

Presupuestario de la Municipalidad.


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b. Analizar la informacin presupuestal, proporcionada por las

diferentes dependencias de la Municipalidad para la formulacin y

evaluacin presupuestal.

c. Coordinar las acciones relacionadas con la programacin,

ejecucin, evaluacin presupuestal, con las distintas reas de la

Municipalidad.

d. Evaluar el cumplimiento de las metas presupuestales, y

recomendar medidas correctivas, modificaciones presupuestales,

as como participar en la formulacin del presupuesto.

e. Mantener actualizado el Registro de compromisos presupuestales,

referente a la ejecucin de obras de inversiones y presupuestos

administrativos.

f. Formular los proyectos del calendario de compromisos y pagos.

g. Elaborar informes tcnicos sobre formulacin, evolucin

presupuestal y otros que le sean solicitados por su jefatura.

Gerencia de administracin tributaria

Funciones generales:

a. Formular y proponer la Alta Direccin mecanismos tcnicos

normativos de la Direccin de Administracin Tributaria.

b. Establecer un Banco de Datos de todos los Dispositivos Legales y

Normativos as Direcciones competentes.

c. Participar en la: elaboracin del Presupuesto Municipal en lo de su

competencia.


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d. Evaluarla estadstica de los Ingresos Tributarios y no Tributarios e

informar a la Alta Direccin, Direccin de Planeamiento y

Presupuesto y de la Direccin Administracin y Finanzas.

e. Llevar y/o ejecutar el control sobre Cobranzas Coactivas.

f. Resuelve solicitudes de exoneracin tributaria de acuerdo a las

disposiciones legales vigentes.

VII. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN

7.1 Anlisis situacional

La planeacin de la organizacin est a cargo de la gerencia de

planeamiento y presupuesto, exactamente en la subgerencia de

planeamiento y racionalizacin de la Municipalidad Distrital de Jos

Leonardo Ortiz, dentro de la gerencia de planeamiento y presupuesto se

encuentra organizada por las sub gerencias de planeamiento y

presupuesto, sub gerencia de presupuesto y sub gerencia de

programas, inversin y cooperacin tcnica.

Dentro de la sub gerencia de planeamiento y racionalizacin la integran

un promedio de 17 personas, considerando el buen desempeo de

cada una de stas para poder ingresarlas dentro de este equipo y su

perfil solicitado por la municipalidad que est establecido dentro del

Manual de Organizacin y Funciones. Las capacitaciones al personal se


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realizan de acuerdo a las necesidades de cambios dentro de la

organizacin, con un periodo de un mes como mximo, realizndose

capacitaciones como en gestin pblica, recursos humanos, manejos

de sistemas pblicos (SIAF, SIGA y otros), etc.

Recursos humanos programa las capacitaciones, pero en esto se

encuentra un problema, no hay una capacitacin adecuada por falta de

presupuesto, y por falta de capacidad del dirigente del rea encargada.

Ellos aprovechan las capacitaciones cuando hay un encuentro para

diferentes reas, enviando a su personal dos o tres colaboradores de

dicha institucin.

Para definir la planeacin de la municipalidad de JLO realiza un

monitoreo dentro de la organizacin seguido de una evaluacin,

realizando planes permanentes ya que son de un ao a ms, como El

Plan Estratgico Institucional, el Plan Operativo Institucional y el Plan

Concertado de Desarrollo Institucional.

Las municipalidades son para servir, que el personal se asigne

adecuadamente al lugar correspondiente para hacer un trabajo

permanente, basado en un reglamento de organizacin y funciones

llamado ROF, y luego el manual de organizacin y funciones (MOF) es

denominado como documentos de gestin.

La gerencia de planeamiento de presupuesto vigila el cumplimiento de

la visin, y misin de la organizacin dentro de un plan concertado.

Donde la visin est enmarcada a la experiencia y conocimiento por

parte de los encargados y miembros, ya que llevan laborando muchos

aos dentro de esta organizacin.


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Dentro de esta organizacin la visin con la que cuenta es primordial

para establecer los planes, como por ejemplo dentro del plan de

desarrollo concertado donde sus estrategias de planeacin estn

orientadas a la consecucin de la visin.

La organizacin dentro de la visin considera la importancia que tiene

los empleados como persona, para capacitar y lograr lo que se propone.

Pero un as la organizacin presenta una ineficiencia en su capital

humano lo que permite ocasionar efectos tales como: el personal no

tienen aspiraciones comunes, no hay mayor integracin en las personas

y as no lograr un compromiso para la organizacin.

La misin si tiene relacin con la visin, pero en este caso la eficiencia

es poca debido a que el personal desconoce de la visin y no tiene

inters de la misin.

La misin representa lo que es la municipalidad de Jos Leonardo

Ortiz, es decir cmo trabajar, desempearse y como se gestionar

planes en sus reas, orientadas por lo que es y por lo que debera de

ser la organizacin Leonardina.

Para lograr la misin y visin se ha logrado redactar objetivos

especficos encargado por el rea de gerencia de planeacin y

presupuesto con el fin de integral al personal en general; dichos

objetivos son establecidos en un promedio de cuatro aos y se

modifican de acuerdo al plan de gobierno que tienen dicha autoridad en

el periodo actual de la organizacin ya que se toma en cuenta las

condiciones del entorno de la localidad para la determinacin de los


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objetivos y encaminar en base a esto; para logra un buen resultado

satisfactorio para toda la comunidad.

Los objetivos no son susceptibles debido a la falta de conocimiento e

inters que tiene el personal ya que estos objetivos son solo un

documento escrito y redactado por el rea especfica y no lo ejecutan

eficientemente esto demuestra que las funciones o trabajo que hace el

personal no guarda correspondencia con estos objetivos.

Las metas es un sustento de la misin explicado por el sub gerente de

recursos humanos de la siguiente manera, trabajando por los pueblos

jvenes y demostrando su compromiso con ellos. De esta manera se

demuestra una coincidencia con los objetivos planeados; como

resultado de lo mencionado anteriormente podemos decir que las metas

juegan un papel muy importante en la planeacin generando la

satisfaccin del pueblo Leonardino.

El rea de planeacin y presupuesto fija las metas considerando la

revisin de la misin de la organizacin evaluando los recursos

disponibles para documentarlas y comunicarlas al recurso humano en

unin de un fin a lograr.

Las estrategias sirven de gua para lograr dichos objetivos y metas

trazadas, estas son propuestas por las reas de la municipalidad, para

repercutir en el desempeo organizacional, las estrategias han sido

necesarias para ajustarlas a la concordancia con los objetivos, misin y

visin para lograr el xito deseado de la municipalidad. Estas

estrategias funcionales son fundamentales en la organizacin es decir


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se encarga de elaborar un plan de accin administrativo para un

actividad funcional. Esto ha permitido en la municipalidad lograr

ventajas como la disminucin de riesgo de la poblacin como por

ejemplo podemos mencionar estratgicamente el compromiso de la

seguridad ciudadana, instalando en los sitios ms peligrosos el

resguardo policial; en el nivel de la municipalidad las estrategias se

identifican claramente en los aspectos como las necesidades de la

poblacin esto puede ser desarrollando las necesidades fisiolgicas

como por ejemplo. Agua y desage de calidad para todo el pueblo

leonardino.

La municipalidad de Jos Leonardo Ortiz si establecen polticas

definidas, el gran problema es que no todos los funcionarios tienen el

liderazgo para asumir dicha responsabilidad, por ejemplo: el tipo de

polticas que existe es la disminucin de personal que no realiza su

trabajo eficientemente ya que es seleccionado por el resultado de su

desempeo, estas polticas son de aplicacin por reas especficas, en

este caso el rea de recursos humanos utiliza normas y reglamentos

para seleccionar y despedir a su personal, aprobadas por el jefe de

recursos humanos. Esto reporta un beneficio para las municipalidades y

personal de trabajo como: el personal ser mejor remunerado gracias a

la prestacin eficiente de su trabajo y por ende la localidad recibir

mejor atencin.


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La organizacin municipal cuenta con diferentes programas,

especificamos un programa de accin: el vaso de leche, estructurado

de la siguiente manera, es decir dirigido a los grupos de las

comunidades ms pobres del distrito de Jos Leonardo Ortiz. Este

programa est diseado hacia un periodo de largo plazo, dicha

programacin es llevada a cabo por cada rea en direccin a las

personas ms necesitadas, esto guarda una relacin lgica con la

misin cuando nos demuestra un acercamiento a los pueblos jvenes y

garantiza su bienestar.

La municipalidad toma como enfoque al tipo de planeacin estratgica

para establecer bases a largo plazo, y cumplir con el sistema continuo

de decisiones esto incide en los resultados obtenidos de la planificacin

estratgica. En esta seleccin prevalecen criterios como la cobertura de

necesidades, correspondencia con la estrategia de desarrollo,

aplicacin de prcticas y otros, en el enfoque de la organizacin enfoca

redes de tecnologa, ya mencionado anteriormente como el reloj

automtico para la asistencia de todo el personal que trabaja en dicha

municipalidad.

La municipalidad de J.L.O. integra un anlisis social dentro de la

estructura de sus planes mediante el plan de desarrollo concertado que

est dirigido en beneficio social de su comunidad.

Adems esta organizacin utiliza la tcnica de la matriz tows para poder

lograr una mejor planeacin, mediante la descripcin de sus debilidades

y fortalezas para establecer estrategias y poder minimizarlas y

fortalecerlas respectivamente; as mismo detectar las amenazas y


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oportunidades para poder contrarrestar dichas amenazas y aprovechar

las oportunidades.

Dentro de la organizacin se realizan juntas de todos los gerentes y sub

gerentes incluido el alcalde para detectar las fortalezas y debilidades,

mediante una examinacin de los recursos humanos, evaluando su

desempeo y destreza en el cumplimiento de sus funciones, realizando

revisiones constantes para evitar la invectiva burocracia que exista.

Realizan un anlisis externo para detectar sus oportunidades y

amenazas considerando el marco regulatorio, dentro de ello normas,

leyes y decretos que pueda establecer el gobierno dando a la

organizacin una oportunidad o amenaza para su gestin; y mediante la

situacin social ya sea la comunidad, juntas vecinales, programas

sociales que apoyen en el muy desempeo de la organizacin.

Los planes que se puedan establecer dentro de la organizacin se

comunican a los miembros mediante la emisin de oficios que son

documentos que se manejan de manera interna dentro de la

municipalidad; la tecnologa de la informacin es muy importante en el

proceso de planeacin ya que esta no solo comunica a los miembros

de la organizacin sino a todo la comunidad leonardina interesada en el

bienestar de su localidad.

Usan un anlisis comparativo en la planeacin por periodos porque

mediante su plan estratgico institucional establecen planes de acuerdo

al ao y situacin que atraviesa la organizacin con el fin de establecer

objetivos que conlleven al logro de la misin y visin.


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Establece sus planes a un mediano y largo plazo, y se programa

mediante el P.D.C., donde se fijan metas para el desarrollo social,

educativo, salud, bienestar e infraestructura. Dentro de este P.D.C se

establecen ejes (objetivos) y sus respectivos resultados (indicadores de

desempeo) para establecer un marco de planeacin ms eficaz.

7.2 Diagnstico situacional

7.3 Propuesta de mejora a la realidad problemtica


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VIII. ANEXOS

IX. BIBLIOGRAFA UTILIZADA O CONSULTADA

http://www.munijlo.gob.pe/web/

http://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/resena-historica

http://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/mision-y-vision
http://www.munijlo.gob.pe/web/http://www.munijlo.gob.pe/web/http://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/resena-historicahttp://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/resena-historicahttp://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/mision-y-visionhttp://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/mision-y-visionhttp://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/mision-y-visionhttp://www.munijlo.gob.pe/web/index.php/mdjlo/resena-historicahttp://www.munijlo.gob.pe/web/

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