Informationsträff 25 augusti 2010

Informationsträff 25 augusti 2010

- 1 -

Informationsträff 100825

Välkomna!

Delårsbokslut augusti

- 2 -


Tidplan för delårsbokslutet

• Utgår från central tidplan – beslutad av KS

• Delarna blir en helhet

• Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra

- 3 -


Delårsbokslut – info i ekonomihandboken

- 4 -


- 5 -


Delårsbokslut - aktivitetslistan

Delårsbokslutet

• Internfakturering efter bryt 19 augusti

• Överenskommelser måste hållas

• Viktigt att hålla tidplanen – påverkar andra

• Sista dag för ankomstregistrering är 3 september

• Vänteregistret – håll uppdaterat

- 6 -


Delårsbokslut – viktiga punkter

• Ingen resultatbokning

• Ingen bokning öresdifferenser

• Förvaltningsinterna poster

• Semesterlöneskuld

• Vänteregistret

• 10 dagars förfallodag på internfakturor

• Undvik fakturering 1:a veckan i månaden

• Kontoavstämningar Intraservice

- 7 -


Bokslutsspecifikationer från Intraservice

- 8 -


Interna mellanhavanden

• Varför interna mellanhavanden?

• Viktigt för att få ett rättvisande resultat för hela Göteborg

• Görs mellan bolag/bolag, nämnder/nämnder och bolag/nämnder

- 9 -


Interna mellanhavanden

• Arbetsgång/rutin

• Listor publiceras på ekonomi-handboken för mellanhavanden mellan nämnder – 200 tkr

• Egna överenskommelser måste hållas

• Mellan nämnder/bolag görs avstämningen i Cognos – 700 tkr

• Kund/lev avstämning mot bolag

• Avstämningsrapport 2 om överenskommelse inte nås

- 10 -


Avstämningar i GemHB – ”Röda listan”

• Centrala avstämningar på totalnivå i GemHB

• Differenser publiceras månadsvis efter periodstängning

• Publiceras som nyhet samt i Ek.rapporteringshandbok kap 7 Avstämning GemHB

• Differenser? Hör av er till oss!

- 11 -


Rapporter till revisorerna i delårsbokslutet augusti..

• Aggregerad nivå och detaljerad nivå

• Rapporter på aggregerad nivå….

• ….. lämnas vidare till stadsrevisionen från revisorerna

• Frågor och rapporter i GemHB

• Resultaträkning, balansräkning och anläggningsspecifikation

• Instruktioner för uttag – anvisning

- 12 -


Aggregerad nivå

• Tkr , ej konto

• Resultaträkning – ”RR Förvaltningen”

• Balansräkning – ”Balansräkning Förv i Tkr”

• Anläggningsspecifikation – ”Anläggn spec i tkr Förv” (excellista)

• Uttag i GemHB

• Period: 100101-100831

• Urval: Exin 1-5 (dvs förvaltningsinternt exkluderas)

- 13 -


Resultaträkning – aggregerad nivå

• ”RR Förvaltningen”

• Resultaträkning i tkr per förvaltning

• Fråga

• Totalt Förvaltningen - Resultaträkning

- 14 -


Balansräkning – aggregerad nivå

• ”Balansräkning Förv i Tkr”

• Balansräkning i tkr per förvaltning

• Fråga

• Ekonomienheten - Balansräkning

- 15 -


http://www.google.se/imgres?imgurl=http://www.azote.se/repository/temp/f6e9e3e6h6b9h9e3b3f33f36h6f6f3b3e6f3b3h6f6e3h3h6b3b9/largew/bcb714_MG_2943.jpg&imgrefurl=http://www.azote.se/index.asp%3Fq%3Dgeting%26id%3D9995%26p%3D14&usg=__TlLxUY-wdrTrousCao-gW0ocoFM=&h=367&w=550&sz=63&hl=sv&start=16&zoom=1&tbnid=t54pD2QuyKwzEM:&tbnh=89&tbnw=133&prev=/images%3Fq%3Dgeting%26um%3D1%26hl%3Dsv%26tbs%3Disch:1&um=1&itbs=1

Anläggningsspecifikation

• ”Anläggn spec i TKR Förv”

• Anläggningsspecifikation i tkr per förvaltning

• Excellista

• Beställningar – Kommungemensamma

- 16 -


------ (102) (101) (111) (112) (113) (114) (115) (116) (117x) (121x) (122x) (124) (126) (128)------ Övriga im-BalanseradeMarkreserv Verksam- Fastigh Publika Fastigh Övriga Påg ny Mask o Invent ----- För- -----Rubrik materiellautg f utv-(mark- hets- affverk fastigh för an fastig- till tekn verktyg Fordon bättr Konst------ anl tillgarb o liknbolag) fastigh verks markanl verks heter ombygg anlägg install ----- utg -----IB Anskaffnings 0 0 0 3 559 980 0 4 779 202 172 0 1 524 32 668 23 866 0 57 568 411Periodens anska 0 0 0 0 0 0 0 0 10 761 0 0 0 0 0Ansk.värde sålt 0 0 0 0 0 0 0 0 0 -4 680 -1 835 0 0 0Omklass/Överf m 0 0 0 -4 287 0 0 0 0 0 -51 0 0 0 0UB ACK. ANSKAFF 0 0 0 3 555 693 0 4 779 202 172 0 12 284 27 937 22 031 0 57 568 411 IB ack.planm av 0 0 0 -1 299 071 0 -806 -92 349 0 0 -17 737 -5 512 0 -581 25Periodens planm 0 0 0 -66 806 0 -173 -7 809 0 0 -1 596 -1 234 0 -1 022 0Ack.avskr.sålt/ 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 680 1 835 0 0 0Ack.avskr.omkla 0 0 0 1 486 0 0 0 0 0 23 0 0 0 0UB ACK.PLANM.AV 0 0 0 -1 364 391 0 -978 -100 158 0 0 -14 630 -4 911 0 -1 604 25 Nedskrivningar 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PLANENLIGT REST 0 0 0 2 191 302 0 3 801 102 014 0 12 284 13 307 17 120 0 55 964 436

Detaljerad nivå• Resultaträkning: konto o kr, öre ”RR Förv. – konto - Kr, öre”

- 17 -


• Balansräkning konto o kr, öre ”Balansräkning Kr, öre”

Tips och trix från Intraservice

Sökning på belopp

- 19 -


Exempet är en sökning på transaktioner som överstiger 100 000 kronor

Beloppssökning kan endast göras

på transaktionsfrågor

+ eller – måste anges framför

beloppet.

Det går bra att villkora på exakta belopp också. Välj då villkor lika med

Fakturanummersökning

Är mycket användbart om fakturan är konterad över flera ansvar eller över flera perioder.

Kan endast göras mot transaktionsfrågor.

Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på fakturanumrets 10 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,10) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 10 positioner.


Sökning på text

Kan användas för att fånga t ex vändastransaktioner. Man kan t ex även villkora mot enskild leverantör (se nästa bild).

Kan endast göras mot transaktionsfrågor.

Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 2 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,2) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 2 positioner.


Sökning på text (exempel enskild leverantör)

Exemplet i bilden är en sökning på hur mycket IT-program och licensavgifter som köps från Oracle

Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på textfältets 4 första positioner. Detta görs genom att skriva (1,4) som betyder: Starta läsning i pos 1 och läs 4 positioner.


Sökning på bunttyp

Exemplet i bilden är en sökning kostnader som kommer från leverantörsfakturor

Kan endast göras mot transaktionsfrågor

Sökning i exemplet är avgränsad till att söka på buntnamnet pos 4 till 6. Detta görs genom att skriva (4,3) som betyder: Starta läsning i pos 4 och läs 3 positioner.(sökning startas i pos 4. De tre inledande positionerna är lika med förvaltningens prefix). Alternativt hade man kunnat skriva (1,6) och som värde i detta fall skrivit 060LSF.


Sökning på bunt annan förvaltning

Exemplet i bilden är en sökning på cleraingbuntar under juni 2010. Svaret visar alla transar som berör den egna förvaltningen per bunt.

Specialfråga för denna sökning är gjord (se bild)

OBS! Lämna buntnamnet tomt så fungerar sökningen. På samma sätt kan man söka likvidbuntar från Intraservice eller Superbfo:er från Finans eller Intraservice.


Sammanfattning ”specialsökningar” i Horisonten

Fält/Begrepp Namn i HorisontenFakturanummer FAKNR (finns på transar på kundfakturor)

Textfältet HTR-TEXT (30 pos långt)

Bunt HTR-HAGR (obs inleds med prefix som ej visas)

Belopp BEL (inleds med tecken +/-)

GenerelltSökningarna mot begreppen ovan kan endast göras som transaktionsfråga. Man kan starta sökningen var som

helst i begreppet och tala om hur många positioner från startpositionen man vill söka (undantag belopp). Se exemplen på föregående bilder. Samma villkor kan användas vid listbeställningar av transaktioner (t ex generell translista excel under kommungemsamma beställningar).

OBS!Tänk efter vilken fråga som ska användas. Är det transaktioner som finns på ett konto, men många ansvar ska

frågan ställas mot konto. Är det tvärsom dvs många konton, men ett ansvar så ska frågan ställas mot begreppet ansvar. Ställer man frågan på fel sätt kan man råka ut för ett avbrott i Horisonten och man får logga in på nytt p g a att frågan tar för lång tid alternativt att det är för många transaktioner att leta igenom.


EU projekt

- 26 -


Budget

”Ett kommunövergripande strukturerat arbetssätt för att kunna ta del av EU-fonder för medfinansiering av angelägna uppgifter som ändå behöver göras behöver fortsatt utvecklas.”

(EKONOMI s 14)

- 27 -


Inventering av EU-projekt 2009

265 Mkr beviljade för Göteborgs Stad

60 Mr utbetalade till Göteborgs Stad

Utbetalda EU-medel per verksamhetstyp

25%

27%

48%Fackförvaltning

Bolag

Stadsdelsförvaltning

- 28 -


EU-projekt och ekonomi

ProjektkodHuvudbok med guide RappetStrategisk projektplaneringEU-projektekonomer– Nätverk– Frukost

- 29 -


Koordination & stöd av Helpdesk

[email protected]

[email protected]

[email protected]

- 30 -


mailto:Katja.Knuutinen@goteborg

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Utveckling i ekonomiapplikationernaUtveckling i ekonomiapplikationerna

• Från Användargrupp Reskontra

• Från Användargrupp Redovisning

• Tips

• Ny BasPC

• Övrigt

- 31 -


Från Användargrupp ReskontraFrån Användargrupp Reskontra

I användargrupp Reskontra har ett antal punkter rekommenderats:

Webfaktura1. Länk för att se bilaga2. Se periodisering i översikt3. Logg ändringar i kundpost4. Även visa belopp exklusive moms

Pclev1. Separat behörighet import filer2. Gironr med i översikt3. Även visa Överförd i historik


Från Användargrupp ReskontraFrån Användargrupp Reskontra

I användargrupp Reskontra kommer ett antal Gasell-punkter att tas upp:

1. Automatisk sekretess på markerade leverantörer2. Kunna nå ArkivX från navigatorn3. Visa factoring BG/PG och Orgnr4. Automatisk avrundning till hela ören vid ändring moms5. Utveckla Autokontering vidare – ex kunna lista förkonteringar6. Utökad loggning av Attest och Kontering 7. Mm mm


Från Användargrupp RedovisningFrån Användargrupp Redovisning

I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats

Webbfo

1. Dölja gamla händelsekoder

2. Automatiskt löpnr/sign per användare/dag

3. Automatiskt ändra buntnamn nästa dag

4. Filtrera bort spärrade användare

5. Bättre felsignalhantering

6. Länkar till 10 favoritbfo:er


Från Användargrupp RedovisningFrån Användargrupp Redovisning

I användargrupp Redovisning har ett antal punkter rekommenderats

GemHB

1. Prognosfråga – en kolumn per årsprognos…

2. Kunna söka fram aktiva användare (ej behörighet 0)

3. Defaultdatum i frågor hämtas från underkod på prefixet

4. Datum i beställningsbilder listor hämtas från underkod på prefixet

5. Alla HX-begrepp (Hxanv, Hxanvw, Hxmail, Hxfav) registreras från användarposten

- 35 -


Tips Tips Favoriter

Skräddarsy frågor för sällananvändare – exempelvis genom att ha förifyllda villkor och bra namn på frågorna

- 36 -


Tips Tips Personlig Navigator

Rensa i Navigatorn för att sällananvändare skall hitta enklare

- 37 -


Tillval

Ny BasPCNy BasPC

Win XP

Office 2003 IE 6

Tillval

- Office 2007- IE 8

Test

Notes 7

Windows 7 (64 bit)

IE 8 Notes 8.5Pilot Nya PC

Ev Migrering

2010 Q1

2010 Q2

2010 Q4

BasPC

Ny BasPC

Notes 8.5Generell uppgradering

MS OfficeOpen Office

Tillval

2011


Övrigt Övrigt

1. Årsbudget Drift och Investering i GemHB i st f Cognos - följer principerna för central periodiserad budget

2. Nya budgetrapporter SDN-bokslut (om man budgeterat på Motp)

3. Momsrapport som förvaltningarna kan beställa själva

4. Läget prestandan i GemHB:

Prestandan är fortsatt bra.

(Svarstider online/lagring/nattkörningar/direktjobb)

- 39 -


Organisationsöversyn


22 april 2023

SDN-översyn

KOMMUN-GEMENSAM IT

ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå

genom omorganisationen

KOMMUN-GEMENSAM IT

ska stötta verksamheten på minst godtagbar nivå

genom omorganisationen

MÅLBILDSDN/IT

Sammanslagningav LFF, MedicHus & LS

Delprojekt kommungemensam IT

Göteborgs Stad Stadskansliet

Projektomfattning

Utdrag ur TU:t

Det förvaltande verksamheterna lokalförsörjningsnämnden och

nämnden för MedicHus sammangår till en ny nämnd med namnet

lokalnämnden. Det nya nämnden tillförs byggnation och fastighetsutveckling.Stadskansliet föreslår för genomförandet av förändringen att

den nyaLokalnämnden etableras vid halvårsskiftet 2010 med ettplaneringsansvar att förbereda ett fullt ansvarstagande av de

tidigareverksamheterna, vid årsskiftet 2010/11.

Vilket leder till 2 projektfaser:

1/7/10 En ny nämnd bildas.Berörda IT-system ska anpassas så att Lokalnämnden ska genomföra sitt uppdrag.

1/1/11 Sammanslagningen är genomförd.

Målbild (för delprojekt ekonomi)Målbild (för delprojekt ekonomi)

Projektet kommer att anpassa de kommungemensamma ekonomi-

applikationerna så att de fortsatt stödjer verksamheten med funktionalitet motsvarande den innan sammanslagningen

Projektet kommer inte att utveckla ny funktionalitet i systemen ansvara för eventuell anpassning av förvaltningsspecifika system se över verksamhetsprocesser eller olikheter i arbetssätt/rutiner

Vad har gjorts så här långt?Vad har gjorts så här långt?

Infomöten med samtliga förvaltningar Arbetsgrupper uppstartade

Arbetsformer / arbetsgruppens uppdrag Systemkartläggning Gemensam Tid- & Aktivitetsplan upprättad Projektdatabaser Brevlåda för frågor och synpunkter Infomallar utsända början av juli Avstämning GARP-projektet

Vad kommer att hända i höst?Vad kommer att hända i höst?

Detaljering av Tid- & Aktivitetsplan Systemanpassningar Möten i arbetsgruppen Stormöte SDN för kontaktpersonerna Arbete med infomallarna på resp förvaltning Integration Lön, Välfärd, Utbildning mm Fortsatt avstämning med/påverkan av/på andra pågående projekt

(GARP, GARD etc) Planering för pilotinförande där det är möjligt Info till övriga förvaltningar Mm mm

Översyn KommunBas

• Översyn – ej ny kontoplan

• Drivs av SKL

• Representanter från både små och stora kommuner, t ex Mark, Malmö, Stockholm, Vallentuna, Umeå och Göteborg. SCB…

• Göteborgs kontplan är en anpassad KommunBas

• Tidplan

- 48 -


Översyn KommunBas - Strukturproblem

• Konton med motpartsbegrepp

• Finansiella anläggningstillgångar

• Exploateringsverksamhet

• Konton för tjänster, intäkter och kostnader

• Kostnader för arbetskraft, kontoklass 5

• Fastighetsservice, konto 605

• Komponentavskrivning

• Skattskulder

• Konton för pensioner

- 49 -


Översyn KommunBas – Strukturproblem forts

• EU-anpassningar

• Löpande redovisning av semesterintjänande/semesteruttag

• E-handel

• Benämningen entreprenader

• Benämningen av kontoklass 6 och 7

• Sökordsregistret

• Specifikation av SCB:s krav

• Jämförbarhet med EU-Bas – eller Direkta kostnader i klass 4

• Anpassningar till näringslivets indelningar

- 50 -


Översyn KommunBas - Allmän översyn

• Bränsle, energi och vatten, konto 62

• Tele- och IT-kommunikation, konto 681

• Datorer, telefoner, IT-material, IT-program och elektroniska tjänster

- 51 -


Översyn KommunBas - Modellbeskrivningar

• Investeringars aktivering

• PO-påslag

• Kapitalkostnadsdebitering

• Löpande bokföring av semesterintjänande

• Aktivering av eget arbete

• Periodisering

• Projektredovisning

- 52 -


Kodplansgruppen - KPG

• Bredare uppdrag

• Kodplansfrågor

• Redovisningsfrågor

• Rutinbeskrivningar

- 53 -


• Anders Forsman

• Yvonne Furufors

• Harriet Johansson

• Anna-Lena Norberg

• Carina Andersson

• Ola Malmros

• Hans Petersson

• Maria Warg

• Martin Jansson

Blanketter

- 54 -

Blanketter

- 55 -


Rutin för förvaltningarnas momsrapportering

• Från GemHB-projektet

• I Ekonomihandboken Redovisningshandboken kap 20 Skattefrågor – 20.1 Moms

• Innehåll

• Sök momsposter på vänteregistret

• Läs av bokföringen

• Använd mall för underlag till momsrapportering

• Registrering av momsfordran/skuld via Clearing

- 56 -


Momslista för förvaltningen i GemHB

• ”Momslista” för manuella bokningar

• Beställningar – kommungemensamma

• Per konto

- 57 -


Förvalning:010 Kommunledning (stadskansliet) Konto Text Vernr Bunt Bokdat Belopp DK1671 MOMSRAPP AVS 1001 010BO000045 010BFO100210BLM1 W 100131 23 593,75 K1671 MOMSRAPP AVS 1002 010BO000078 010BFO00304EBT W 100228 454,52 K1671 MOMSRAPP AVS 1004 010BO000149 010BFO00507EBT W 100430 90,00 K* S:a Konto 1671 Ing moms skattskyldig verks 0 D 24 138,27 K

1677 PERSONEC 010PC100722 010PRC00722 100725 3,00 D1677 PERSONEC 010PC100422 010PRC00422 100425 79,01 D1677 PERSONEC 010PC100722 010PRC00722 100725 0,60 D1677 PERSONEC 010PC100524 010PRC00524 100525 10,47 D1677 PERSONEC 010PC100218 010PRC00218 100225 135,84 D1677 PERSONEC 010PC100524 010PRC00524 100525 41,27 D1677 PERSONEC 010PC100125 010PRC00125 100125 181,01 D1677 PERSONEC 010PC100218 010PRC00218 100225 47,68 D

Några aktuella frågor …

• Interna mellanhavanden

• Hyresfakturering och avstämning

• Investeringar

• Exploateringsredovisning

• Utbildning i GemHB

• Cognos

• Övrigt

- 58 -


Informationskanaler

• Ekonomihandboken inkl nyheter

• Prenumerera (Kristina Hallin)

• Ekonomikonferensen Stenungsbaden 27-28 oktober

• Infoträff inför årsbokslut 8 december

• Användargrupper

• Maila! GemHB/Stadskansliet/GöteborgsKommun@GÖTEBORG

• Nyhetsbrev

- 59 -


Nyhetsbrev

- 60 -


Ekonomihandboken

- 61 -

- 62 -


Avslutning…

Trevlig höst och lycka till med delårsbokslutet!

Documents

Informationsträff 25 augusti 2010