Informacion Practica Pasos Previos Erasmus +

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Informacin prctica

Pasos previos antes de enviar la solicitud

Envo de la solicitud

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Pasos previos y necesarios para poder presentar una solicitud:

1. Apertura de una cuenta en ECAS

2. Alta de la institucin en el URF Obtencin de PIC

ECAS = European Commission Authentication System (Sistema de

autenticacin del usuario de la Comisin Europea)

URF = Unique Registration Facility (Servicio de registro nico)

PIC = Participant Identification Code (Cdigo de identificacin del

participante)

Erasmus+. Informacin prctica

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Apertura de una cuenta en ECAS:

Primer paso necesario para obtener el PIC de la institucin solicitante. Se recomienda tener una nica cuenta ECAS por institucin.

Si la institucin ya dispone de una cuenta en ECAS no es necesario crear una nueva cuenta. Se recomienda hacer uso del correo electrnico institucional intentando que

sea el mismo para la creacin de la cuenta ECAS, la gestin del PIC y de la Mobility

Tool.

Manual de ECAS disponible en: http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html

Enlace para abrir la cuenta: https://webgate.ec.europa.eu/cas/


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Apertura de una cuenta en ECAS:

Procedimiento:

Facilitar informacin bsica incluyendo una direccin de correo electrnico (se recomienda utilizar el correo institucional)

Recepcin de un email con el enlace para obtener la contrasea

Si no recuerdan su usuario de la cuenta ECAS, tienen que abrir una nueva cuenta con un correo electrnico distinto

Si no recuerdan la contrasea, se puede acceder a un enlace para su modificacin

Si no han entrado durante los ltimos meses en el Portal del Participante haciendo uso de su cuenta ECAS, el sistema les va a pedir que cambien la

contrasea


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Registro en el URF y obtencin del PIC:

Es necesario disponer de una cuenta ECAS

Manuales de URF disponibles en:

Manual resumido en espaol:

http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html

Manual completo en ingls con capturas de pantalla:

http://www.oapee.es/oapee/inicio/ErasmusPlus/E-Info.html

Enlace para darse de alta:

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/desktop/en/home.html

Si la Institucin tiene ya un cdigo PIC por haber participado en otras acciones no necesita obtener uno nuevo.

Las instituciones de Educacin Superior tienen que comunicar el PIC a la EACEA para poder finalizar el proceso de obtencin de la Carta Erasmus

http://ec.europa.eu.en/yourvoice/ipm7forms7dispatch?form=ErasmusCharter


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Acceder a la aplicacin de registro en el Portal del participante:

http://ec.europa.eu/education/participants/portal/


Registro con la cuenta ECAS

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Procedimiento:

Login con los datos de la cuenta ECAS, que lleva de nuevo al portal del participante

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Seleccionar Register organisation

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Registro en el URF y obtencin del PIC

Procedimiento:

Hay que cumplimentar obligatoriamente todos los campos marcados con asterisco:

Introduccin del NIF/CIF de la institucin (VAT number)

Introduccin del Business number:

o Universidades: cdigo que figura en el RUTC (Registro de

Universidades, Centros y Ttulos)

https://www.educacion.gob.es/ruct/home

o Centros docentes: Introduccin del cdigo que figura en el Registro

Estatal de Centros Docentes no Universitarios

https://www.educacion.gob.es/centros/home.do

o Instituciones privadas: N de Registro de Sociedades

La informacin del campo Business name no es obligatoria pero el omitirla puede generar problemas con el formulario posteriormente.

o Se recomienda poner la misma informacin que en el campo Legal name y no traducir al ingls el nombre de la institucin

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Procedimiento:

Introduccin de informacin de la institucin (naturaleza, fecha de creacin, datos de

contacto, etc.):

Naturaleza de la Institucin: es conveniente revisar las pginas 22 y 23 de la gua de usuario donde se incluyen aclaraciones al respecto

En la fecha de registro se deber indicar la fecha de creacin de la institucin de acuerdo con la disposicin legal o reglamentaria

correspondiente.

Para cumplimentar el dato NACE code seleccionar Education de las opciones que aparecen en el desplegable.


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Antes de pulsar sobre Finish your registration, es obligatorio pulsar primero sobre Select a programme from the list y seleccionar Erasmus +.


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Es obligatorio cumplimentar el campo Organisation type a pesar de no llevar asterisco. Si no, no se podr cumplimentar el formulario de solicitud.

Despus pulsar sobre Save and Return.

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Se vuelve a la pantalla anterior donde hay que pulsar sobre Finish your registration

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Podr entonces revisar la informacin proporcionada:

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Obtencin del PIC:

Se ha de tener en cuenta que el registro ser eliminado si no se accede al

mismo a lo largo de los 12 meses siguientes.

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Obtencin del PIC:

Una vez finalizado el proceso se recibir un mensaje a la direccin de correo

electrnico facilitada confirmando la creacin del PIC:

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Subir documentos a URF:

Tras la obtencin del PIC y en cualquier caso antes de la presentacin de la solicitud de

fondos, las organizaciones debern subir al URF los siguientes formularios

cumplimentados correctamente:

Entidad legal:

Las entidades pblicas debern subir

Formulario de entidad legal http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_e

ntities_en.cfm

Copia de la resolucin, ley, decreto o decisin por la que se crea la entidad en cuestin o en su defecto, cualquier otro documento oficial que demuestre la creacin de la

entidad en cuestin.

En el caso de centros docentes pblicos de nivel no universitario tambin se aceptar un certificado emitido por la autoridad educativa de la que dependan indicando la

existencia y oficialidad de la institucin, as como las enseanzas impartidas en la

misma, o bien una copia en formato PDF de la informacin referida a la institucin que

aparezca en la pgina del Registro Estatal de Centros Docentes No Universitarios

(RCD) del Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

https://www.educacion.gob.es/centros/home.do


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En el caso de instituciones pblicas de nivel universitario tambin se aceptar un certificado emitido por la autoridad educativa de la que dependan indicando la

existencia y oficialidad de la institucin, as como las enseanzas impartidas en la

misma, o bien una copia en formato PDF de la informacin referida a la institucin que

aparezca en la pgina del Registro de Universidades, Centros y Ttulos (RUCT) del

Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

https://www.educacion.gob.es/ruct/home

Las entidades privadas debern subir

Formulario de entidad legal http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_

entities_en.cfm

Una copia de cualquier documento oficial (escritura de constitucin) que permita identificar el nombre de la entidad, el domicilio social y su nmero de registro y

Una copia del documento de identificacin fiscal si ste no figura en el documento anterior.


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Identificacin financiera:

Ficha de identificacin financiera (antigua ficha de terceros). Esta ficha slo la debern cumplimentar y subir al URF las organizaciones que vayan a solicitar

directamente una subvencin

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financi

al_id_en.cfm

Capacidad financiera:

Todas las entidades privadas que vayan a solicitar una subvencin al OAPEE debern, adems, subir al URF la siguiente documentacin, en funcin del importe de

la subvencin que soliciten (siempre referida al ltimo ejercicio contable cerrado):

Si la subvencin a solicitar excede de 60.000 EUR:

Balance de situacin

Cuenta de prdidas y ganancias

Si la subvencin a solicitar excede de 750.000 EUR:

Adems de los documentos anteriores, el OAPEE podr solicitar un informe de auditora realizado por un auditor externo


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Entrar en el portal del participante con las claves de la cuenta ECAS e ir a My organisations

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Hacer click en el icono

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Hacer click en la pestaa documentos una vez seleccionado el programa Erasmus+ en

el men inferior.

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Aadir nuevo documento

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Verificacin del PIC de los socios

El URF ofrece una funcin de bsqueda que permitir a las instituciones saber si ya

tienen PIC y a los coordinadores de consorcios asegurarse de que los socios hayan

creado su PIC correctamente:

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Cumplimentacin del formulario de solicitud

Cada accin tiene su propio formulario. Los borradores estn disponibles en http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/

Los formularios en lnea definitivos para las acciones descentralizadas estarn

disponibles en la pgina web del OAPEE en breve

Se necesita el cdigo PIC de todos los socios registrados en la propuesta

Estos cdigos se validarn por parte de la AN como parte del proceso previo a la seleccin

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Debern aadirse al formulario los documentos que se indiquen en el apartado

Checklist previamente impresos y escaneados que no se hayan subido previamente

al URF:

La declaracin de honor firmada por el representante legal indicado en la solicitud

Los mandatos de cada socio al solicitante firmados por ambas partes (Consorcios KA1 y KA2)

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Una vez cumplimentado el formulario:

Debe validarse para comprobar que todos los campos obligatorios han sido rellenados.

Debe enviarse en lnea. Si el envo en lnea no se completa, la solicitud no ser elegible.

IMPORTANTE

No se podrn enviar solicitudes en papel.

Enviar una propuesta impresa y no enviada en lnea no ser vlido.

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Cmo saber si el envo en lnea se ha realizado correctamente:

Antes del envo el formulario indica en el apartado O4:

Despus del envo el formulario indicar OK en los apartados O2 y O4 :

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Muchas gracias por su atencin

Mucho nimo

www.oapee.es

[email protected]

OAPEE: Gustavo Fernndez Balbuena, 13 . 28002 Madrid

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