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Impulsvortrag Kommunikations- und Informationsmanagement in

Großprojekten unter Nutzung von Social Media

Fact-Sheet

Inhalt und Ergebnisse

I. Executive Summary - 12 Key Learnings

II. Wichtigste Techniken der Stakeholder-Kommunikation

III. Redaktionelle Erfolgsfaktoren

IV. Blick über den Tellerrand – Kommunikation in Sozialen Medien

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I. Executive-Summary – 12 Key Learnings

• Setzen Sie aktiv die Themen.

„Über das Projekt wird sowieso gesprochen.“

• Wechseln Sie die Perspektive. Von „Die lokale Bevölkerung ist ein externer Stakeholder des Projekts“ zu „Die lokale Bevölkerung ist Auftraggeber, Geldgeber und Kunde“ (Folge/gegenseitige Bedingung: Kulturwandel im Unternehmen).

• Erzählen Sie die Geschichte Ihres Projektes. Adressierte Zielgruppen hören nur noch zu, wenn der Inhalt in einer Story verpackt ist.

• Machen Sie das Projekt schon in der Planungsphase erlebbar. State-of-the-art: Visualisierungen und Virtual Reality engagieren, Stakeholder so früh wie möglich einbinden.

• Wählen Sie den richtigen Kanal, zur richtigen Zeit für die genau angesteuerte Zielgruppe. Ob die „Story“ in der Gesellschaft vor Ort ankommt, entscheiden u.a. die richtige Wahl der Kanäle und die Historie (Akzeptanz des Projektes im Vorfeld, politische Richtungen).

• Die jungen Menschen von heute sind die Nutzer des Projektes von morgen. Eine positive Bindung an das Projekt sichert den Erfolg in der Zukunft.

• Ihr Projekt ist ein Produkt. Strategische Kommunikation verkauft es an die Stakeholder und an die Belegschaft intern.

• Der Endnutzer ist ein Key-Stakeholder. Jede einzelne Zielgruppe muss den Nutzen für die eigenen Belange verstehen.

• Kommunikation ist Teil des unternehmensinternen Risikomanagements. Strategische Kommunikation muss ab Beginn des Projektes geplant sein.

• Persönlich und digital zuhören vermeidet Überraschungen und liefert Inhalte. Wer zuhört, erkennt Probleme, hat Zeit für Lösungen, und erkennt neue „Stories“.

• Eine Kultur der Würdigung innerhalb des Projektes ist Quelle guter Inhalte. Die Anerkennung guter Leistungen im Projekt liefert gute Inhalte für die Kommunikation („Tue Gutes und rede darüber“).

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• Binden Sie Ihre Kommunikatoren (Presseabteilung, Gremienbüro, Kontaktstelle zur Stadt)

immer ein – vom ersten Tag der Planung an. Gut geplante Kommunikationsmaßnahmen sind eine Basis für den Erfolg, intern und extern.

II. Wichtigste Techniken erfolgreicher Stakeholder-Kommunikation

• Format und Sprache

Bieten Sie bedeutende Informationen in einem Format und einer Sprache an, die maßgeschneidert für die jeweilige Stakeholder-Gruppe ist.

• Zugang Machen Sie Informationen so zugänglich, dass sich alle Stakeholder vor Besprechungen und Entscheidungen informieren können – unabhängig von Alter, Geschlecht, Religion oder politischer Ausrichtung und fachlicher Vorkenntnisse.

• Sitten und Bräuche Nutzen und beachten Sie lokale Gegebenheiten wie Sprache und Dialekte, Feiertage, Zeitabläufe und

Bräuche (Bsp.: Eine Info-Veranstaltung am Rosenmontag in Düsseldorf muss scheitern).

• Dialogische Kommunikation Ein Dialog bietet beiden Seiten die Möglichkeit des Austausches, auch in digitalen Kommunikationskanälen. Dialog heißt: Zuhören, Respektieren, Beobachten, Artikulieren.

• Qualität schlägt Reichweite

Priorisieren Sie Ihre Kommunikationsaufgaben gemäß vertraglichen Verpflichtungen, der Rechtslage und dem Budget und entscheiden Sie sich im Zweifel für Qualität (Engagement) statt Reichweite (Masse).

• Optimierung des Hinweismanagements Klare Prozesse im Hinweismanagement helfen der Kommunikation mit Stakeholdern und dem Projekt. Schon in der Planungsphase können Vorschläge aufgenommen und Probleme identifiziert werden. Klare Feedback-Strukturen erleichtern die Kommunikation mit Hinweisgebern.

• Archivierung Die Archivierung der gesamten Kommunikation sichert das Projekt ab und baut einen Fundus von Inhalten auf, der kontinuierlich wiederverwertet werden kann.

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III. Redaktionelle Erfolgsfaktoren

• Der richtige Content Ihre Stakeholder blocken Werbung und sortieren PR aus. Was für sie zählt ist Content, der relevant und wertvoll ist. Wertvoller und relevanter Content kann sowohl Information als auch Unterhaltung sein. Er sollte die Stakeholder immer dazu anregen, ihn anderen zu empfehlen oder ihn mit anderen zu teilen.

• Alles geht Im Prinzip eignen sich alle Inhalte für Ihre Kommunikation. Entscheidend ist: Sie müssen authentisch erzählt werden und eine positive Wendung finden ohne „Werbung“ zu werden.

• Content finden Ihr Projekt und Ihr Unternehmen verfügen über genug Inhalte. Sie müssen nur gefunden werden. Nutzen Sie alle im Projekt beteiligten Personen als Informanten. Dazu gehören auch Stakeholder mit ihren Hinweisen, denn in jedem Hinweis verbirgt sich eine Story.

• Geschichten erzählen Menschen wollen Geschichten lesen, hören und sehen. Unabhängig vom Thema ist es möglich, diese Geschichten im Projekt zu finden und tatsächlich als Geschichte aufzubereiten.

• Tonalität Einmalige technische Leistungen sind immer eine Story. Allerdings nur dann, wenn sie mehrheitsfähig

kommuniziert und gestaltet werden. Nutzen Sie die Sprache der Zielgruppe, vermeiden Sie die Sprache der Experten.

• Authentizität Erfolge im Projekt können Sie kommunizieren, ohne dabei werblich zu werden oder selbstverliebt. Vertrauen in die Zuverlässigkeit Ihrer Informationen gewinnen Sie auch dadurch, Fehler oder Beeinträchtigungen zuzugeben und genau zu beschreiben.

• Mut erwirbt Loyalität – in der Bürgerschaft, beim Anteilseigner und bei den Mitarbeitern Nutzen Sie Störungen als Möglichkeit, Loyalität aufzubauen. Denn wenn Sie Störungen in Zusammenhang mit einer passenden Lösung kommunizieren, werden Beeinträchtigungen leicht verziehen. Wenn zusätzlich Maßnahmen kommuniziert werden, die das Auftreten der Störung in Zukunft verhindern, erwerben Sie Loyalität für das Projekt.

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IV. Blick über den Tellerrand – Kommunikation in Sozialen Medien • Vorteile Sozialer Medien

Barrierefrei – alle Stakeholder haben Zugriff auf Informationen. Reichweitenstark – theoretisch unbegrenzt, unabhängig von z. B. Verlagen oder Sendern. Interaktiv – Dialog zu allen Beiträgen über das Projekt möglich. Messbar – Kommunikationserfolg wird gemessen, Inhalte und Gestaltung werden angepasst.

Aktuell – Informationen stehen allen Nutzern sofort zur Verfügung.

• Das ZING-Prinzip Zuverlässig – In Sozialen Medien ist verlässliche Kommunikation erfolgreich.

Iterativ – Kontinuierliche Anpassungen durch Messung von Erfolg und Misserfolg.

Nachhaltig – Erfolgreiche Kommunikation in Sozialen Medien braucht Zeit und wirkt langfristig.

Gezielt – Für die Zielgruppen ausgewählte und aufbereitete Inhalte erreichen Ziele.

• Kernpunkte des Erfolges in Sozialen Medien

Viele Follower erreichen kann jeder – aber vor allem engagierte Follower in der regional begrenzten Zielgruppe führen zum Erfolg. Ziel der Kommunikation sind zunächst Community-Leader – sie multiplizieren Botschaften. Technisch dominierte Sprache bedient Ingenieure und Planer – emotionale Bilder, Videos und Texte erreichen die Nachbarn an der Baustelle und ihre sozialen Kontakte.

GPM, Braunschweig, den 15. März 2018 Kontakt: Holger Koenig, KOENIGSFILM, Burgunderstrasse 27, 40549 Düsseldorf 0211-506536-00, holger.koenig@koenigsfilm.de