IMPLEMENTASI PAPERLESS OFFICE DALAM KORESPONDENSI MELALUI PEMANFAATAN RDS DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA

Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api

Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya

1

IMPLEMENTASI PAPERLESS OFFICE DALAM KORESPONDENSI MELALUI

PEMANFAATAN RDS DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8

SURABAYA

Karina Gita Dewanti

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi,

Universitas Negeri Surabaya, email: [email protected]

Abstrak

Tujuan dari dilakukannya penelitian ini ialah untuk mengetahui implementasi paperless office dalam

korespondensi melalui pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. Jenis

penelitian ini adalah deskriptif kualitatif. Subjek dalam penelitian ini ialah Bapak Agus Junaedi selaku

Asisten Manajer bagian dokumen beserta staf unit dokumen yang berjumlah 4 orang di PT KAI (Persero)

Daop 8 Surabaya. Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data meliputi observasi, wawancara, dan

dokumentasi. Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan triangulasi data yang terdiri dari

reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan.

Korespondensi yang digunakan dalam kantor dengan menggunakan kertas dianggap tidak efektif

dan efisien. Oleh karena itu penerapan kantor tanpa kertas atau yang biasa disebut dengan paperless office

menjadi solusi atas fenomena yang terjadi. Paperless office dalam korespondensi yang diterapkan di PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya ialah dengan memanfaatkan suatu sistem yang dikenal dengan sebutan Rail

Document System (RDS). RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan, serta pengambilan keputusan

sehingga dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien. Hasil yang didapatkan oleh

PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya ialah dengan pemanfaatan sistem RDS mampu menekan penggunaan

kertas hingga 25% dari sebelumnya meski baru diterapkan pada Maret 2013.

Kata kunci: Paperless Office, Korespondensi, Pemanfaatan RDS

Abstract

The purpose of the research is to describe utilization paperless office in correspondence with RDS in PT

Kereta Api Indonesia (Persero) Daop 8 Surabaya. This research is a qualitative descriptive study.

Informants in this study was the Mr.Agus Junaedi as Assisten Manager document with 4 staff in PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya. In this research, collection data techniques are interviews, observation, and

documentation. Analyzed using data triangulasi, they are data reduction, data display, and conclusion

drawing/verification.

Correspondence in office with paper not effective and efficient . Because that, paperless office became is

a real solution in this fact. Paperless office in correspondence in PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya with

use of Rail Document system (RDS). RDS can helpful to numbering system, archive system, and making a

decision go in to helpful employment worker became in effective and efficient. Achievement get in barge PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya awfully helpful employment worker and can press paper use until 25% from

before while administer March 2013.

Keywords: Paperless Office, Correspondence, Utilization RDS

PENDAHULUAN

Agar dapat hidup layak, manusia

membutuhkan pekerjaan sebagai penunjang

finansial sehingga mampu memenuhi kebutuhan

hidupnya. Oleh karena itu manusia melakukan

pekerjaan. Salah satu tempat bagi manusia untuk

melakukan pekerjaan ialah instansi/perusahaan. Di

mailto:[email protected]

Implementasi Paperless Office Dalam Korespondensi Melalui Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia

(Persero) Daop 8 Surabaya

2

Indonesia terdapat ratusan perusahaan publik

dengan berbagai bidang usaha yang dijalankan baik

swasta maupun milik pemerintah. Perusahaan

adalah setiap bentuk usaha yang menjalankan setiap

jenis usaha yang bersifat tetap dan terus-menerus

untuk memperoleh penghasilan, dan laba dengan

cara memperdagangkan, menyediakan jasa atau

mengadakan perjanjian perdagangan (Undang-

undang Nomor 3 Tahun 1982).

Tujuan dari berdirinya suatu perusahaan ialah

untuk mencari keuntungan atau laba dengan jalan

melakukan interaksi dan komunikasi kepada

perusahaan lain maupun masyarakat. Komunikasi

secara sederhana dapat diartikan dengan apabila

terdapat dua orang atau lebih bertemu, maka cepat

atau lambat mereka akan akan berbicara atau

memberi tanda untuk mengetahui keberadaan orang

lain (Silalahi, 2011:215). Komunikasi adalah proses

di mana suatu ide dialihkan dari sumber kepada

suatu penerima atau lebih, dengan maksud untuk

mengubah tingkah laku mereka (Mulyana, 2006:69).

Komunikasi yang dilakukan dalam suatu

perusahaan terbagi menjadi dua, yakni komunikasi

langsung dan komunikasi tidak langsung.

Komunikasi langsung ialah suatu interaksi yang

berlangsung tanpa menggunakan perantara seperti

percakapan, gerakan yang berarti khusus, dan

penggunaan isyarat. Sedangkan komunikasi tidak

langsung ialah suatu interaksi yang berlangsung

dengan menggunakan media sebagai perantara,

salah satunya ialah surat. Surat-menyurat atau yang

biasa disebut dengan korespondensi dalam dunia

kantor merupakan suatu kegiatan komunikasi yang

bertujuan untuk mendapatkan informasi berkenaan

dengan aktivitas dalam perusahaan itu sendiri dan

biasanya tertuang dalam selembar atau beberapa

lembar kertas.

Semakin sering korespondensi yang dilakukan

dalam suatu kantor maka akan semakin banyak

dokumen yang akan beredar. Kertas yang digunakan

dalam korespondensi cenderung bersifat sementara

saja karena batas waktu kegunaan informasi di

dalamnya. Dengan semakin majunya perkembangan

teknologi dan komunikasi yang sangat pesat,

penulisan dan penyampaian suatu pesan dari

komunikator kepada komunikan dapat dilakukan

melalui banyak cara, misalnya email/surat

elektronik. Sebagaimana layaknya kegiatan surat-

menyurat melalui jasa pos, email mampu menangani

jasa pengiriman berita dan dokumen dalam bentuk

data elektronik (file), termasuk jasa e-card (kartu

ucapan elektronik) dengan waktu yang relatif

singkat (Windiasari dan Pangaribuan, 2012).

Teknologi produksi yang lebih efisien akan

membantu memecahkan krisis lingkungan

merupakan pokok dalam kebijakan publik yang

menjadi diskusi di negara-negara yang sering

mendapat sorotan akhir-akhir ini (York, 2006).

Terlebih lagi dokumen yang tersimpan dalam

format kertas dapat dengan mudah hilang sehingga

meningkatkan konsumsi kertas dan keterbatasan

ruang kantor yang juga menjadi perhatian (Miklas

dan Kalczynska, 2006).

Dengan tidak mencetak pesan, maka akan

membantu perwujudan paperless office. Paperless

office adalah lingkungan kerja di mana penggunaan

kertas dihilangkan atau sangat berkurang. Perlu

dilakukannya suatu upaya untuk mengurangi limbah

kertas yang dihasikan oleh perkantoran dengan

mengembangkan komunikasi secara online melalui

jaringan komputer sehingga dapat mengurangi



3

penggunaan kertas untuk surat-menyurat dan

pembuatan dokumen (Firdausy dan Artha, 2012).

Hal ini dilakukan dengan mengubah dokumen dan

surat-surat lainnya ke dalam bentuk digital.

Paperless office bukan berarti kantor bebas kertas

karenatidak mungkin kegiatan perkantoran

meninggalkan sama sekali kertas dalam aktivitasnya

terutama yang berkaitan dengan administrasi.

Pemanfaatan teknologi informasi dalam konsep

paperless office selain menjadi komponen penting

bagi efektivitas arus informasi juga terkait dengan

efisiensi (Burhanudin, 2009).

Salah satu instansi yang kini tengah

menerapkan paperless office ialah PT Kereta Api

Indonesia (Persero) atau yang biasa disingkat

dengan PT KAI (Persero). PT KAI (Persero) adalah

Badan Usaha Milik Negara yang menyediakan,

mengatur, dan mengurus jasa angkutan kereta api di

Indonesia. Layanan yang diberikan perusahaan ini

meliputi angkutan barang dan penumpang.

PT KAI (Persero) mencanangkan program

paperless office yang bertujuan untuk menekan dan

mengurangi jumlah penggunaan kertas yang

digunakan setiap harinya karena dengan semakin

banyaknya intensitas surat yang diterima dan

dikelola oleh PT KAI (Persero) serta tingkat

urgency dalam pemenuhan data-data perusahaan

secara cepat dan tepat mendasari awal mula

penerapan paperless office.

Setiap tahunnya penggunaan kertas dalam

korespondensi di PT KAI (Persero) meningkat, hal

ini tentu saja akan menimbulkan begitu banyak

masalah bukan hanya karena keterbatasan ruang

penyimpanan dokumen, namun juga keterbatasan

SDM yang ada untuk bisa bertanggung jawab pada

dokumen yang disimpan.

PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya merupakan

salah satu daerah rintisan yang menjadi percontohan

bagi daerah lain dengan menerapkan paperless

office yang memanfaatkan portal dalam

aktivitasnya. Hal ini didasari oleh seringnya terjadi

kesulitan dalam penemuan kembali dokumen kantor

yang masih diperlukan karena menumpuknya surat-

surat yang masih terpakai maupun yang sudah tidak

lagi terpakai. Ruang penyimpanan dokumen yang

tidak memadai seringkali menjadi penyebab

rusaknya beberapa dokumen sehingga menimbulkan

masalah baru.

PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya mengganti

proses komunikasi dengan pihak ekstern yaitu surat-

menyurat gaya lama melalui kertas dengan surat

menyurat melalui media digital yaitu email sebagai

media pengiriman dan penerimaan pesan yang

dibantu suatu software yang dikenal dengan sebutan

RDS atau Rail Document System. RDS memiliki

sistem yang hampir sama dengan email, namun

RDS lebih spesifik dibandingkan dengan email yang

biasa digunakan. Kelebihan yang dimilki RDS ialah

dapat sekaligus membantu sistem penomoran,

pengarsipan serta pengambilan keputusan. Dari

pembahasan diatas, peneliti tertarik untuk

melakukan penelitian dengan judul “Implementasi

Paperless Office dalam Korespondensi Melalui

Pemanfaatan RDS di PT Kereta Api Indonesia

(Persero) Daop 8”.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka fokus

dari penelitian ini adalah bagaimana implementasi

paperless office dalam korespondensi melalui

pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya?. Sedangkan tujuan dari dilakukannya

penelitian ini adalah untuk mengetahui

implementasi paperless office dalam korespondensi



4

melalui pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero)

Daop 8 Surabaya.

Korespondensi

Korespondensi adalah suatu kegiatan atau

hubungan yang dilakukan secara terus-menerus

antara dua pihak yang dilakukan dengan saling

berkirim surat (Nainggolan dan Syahyuman, 2012).

Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari

aktivitas manusia pada zaman modern ini (Pratama,

2004:9). Surat adalah sarana komunikasi untuk

menyampaikan informasi tertulis dan alat untuk

menciptakan jalinan pengertian yang sama dan

serasi oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan

kertas sebagai medianya. Surat adalah lembaran

kertas yang memuat suatu informasi yang hendak

disampaikan seseorang kepada orang lain (Suparjati,

2000:1). Korespondensi adalah kegiatan surat-

menyurat antarindividu dengan individu, individu

dengan organisasi, dan organisasi dengan

organisasi lainnya. Arlita dan Nelisa (2013)

mengatakan bahwa, “korespondensi resmi yaitu

kegiatan surat-menyurat yang dilaksanakan

secara resmi, baik dalam satu instansi maupun

dengan instansi lain”. Surat juga merupakan

suatu bentuk komunikasi tulis antara seseorang

dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi,

lembaga atau organisasi (Nainggolan dan

Syahyuman, 2012).

Dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat

disimpulkan bahwa korespondensi ialah suatu

kegiatan surat-menyurat yang sering dilakukan

khususnya dalam ruang lingkup perkantoran dengan

tujuan menyampaikan menerima dan bertukar

informasi agar memperlancar kebutuhan antar

individu, individu-kelompok, kelompok-kelompok.

Paperless office

Fadli (2007) mengatakan bahwa, “paperless

office merupakan suatu cita-cita untuk membiasakan

diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk

digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian

kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen

seperti sekarang”. Paperless office adalah

lingkungan kerja di mana penggunaan kertas

dihilangkan atau digunakan dengan bijak. Paperless

merupakan suatu sistem yang diciptakan untuk

mengelola sistem administrasi (Prastowo, 2009).

Keberadaan paperless office bukan sekedar sesuatu

yang bersifat perlu, tetapi menjadi sebuah

kebutuhan yang harus terpenuhi (Burhanudin,

2009). Penerapan paperless office banyak dipahami

sebagai upaya menggantikan dokumen dalam

bentuk kertas yang ada di perkantoran tradisional

dengan dokumen dalam format elektronik seperti

doc, pdf, dan sebagainya (Prastowo, 2009).

Dari sini dapat disimpulkan bahwa paperless

office ialah kegiatan kantor yang sebagian besar

dilakukan dengan membatasi penggunaan kertas

dengan memanfaatkan teknologi lain sebagai salah

satu penunjang sistem tanpa kertas ini.

Rail Document System (RDS)

PT Telkom merupakan supporting sebagai

penyedia, sarana penyimpanan data serta aplikasi

RDS. RDS merupakan suatu software yang

digunakan oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

yang memiliki fungsi sebagaimana email pada

umumnya yaitu dapat mengirim dan menerima

pesan namun lebih spesifik dan rinci.

RDS membantu sistem penomoran,

pengarsipan juga pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan yang dimaksud disini ialah

http://wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration



5

ketika dibutuhkan penanganan segera dalam hal

pengambilan keputusan, pihak yang bersangkutan

tidak harus berada dalam lingkungan kantor, namun

secara otomatis ketika keputusan harus segera

dibuat maka pemberitahuan yang dikirim melalui

RDS akan segera muncul pada alat komunikasi yang

terhubung dengan internet yang digunakan oleh

pemilik yang merupakan pihak pengambil

keputusan.

Alat komunikasi yang dapat digunakan oleh

pengguna RDS tidak terbatas hanya komputer atau

laptop saja, namun juga tablet, handphone dan

smartphone lainnya yang dapat terhubung dengan

internet.

Untuk dapat mengoperasikan sistem RDS,

user harus terbiasa menggunakan aplikasi web dan

memiliki login sebagai user. Aplikasi web yang

dapat digunakan antara lain ialah mozilla firefox,

google chrome, internet explorer, dan safari.

Aplikasi web yang disarankan adalah google

chrome.

RDS hanya dapat diakses oleh pihak internal

dalam ruang lingkup PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya dengan menggunakan username dan

password. RDS tidak hanya digunakan oleh PT KAI

(Persero), namun juga instansi lain di Indonesia

seperti Kementrian Pertahanan dan Keamanan

(Kemenhankam), TNI-AL, TNI-AU, dan TNI-AD.

Penelitian ini menggunakan pendekatan

kualitatif, sedangkan jenis penelitian ini adalah

deskriptif kualitatif. Yang dimaksud dengan

penelitian deskriptif kualitatif adalah suatu

jenis penelitian yang tujuannya untuk menyajikan

gambaran lengkap mengenai konteks sosial atau

dimaksudkan untuk eksplorasi dan klarifikasi

mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial,

dengan jalan mendeskripsikan sejumlah variabel

yang berkenaan dengan masalah dan unit yang

diteliti dan fenomena yang diuji (Sugiyono,

2003:11).

Subjek dalam penelitian ini berjumlah 5 orang

yang terdiri dari Bapak Agus Junaedi selaku

Assisten Manager beserta staf bagian dokumen

sebanyak 4 orang yakni Ibu Erwin Agustina, Ibu Sri

Mulyana, Bapak Zainal, dan Bapak Selamet di PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.

Objek dalam penelitian ini adalah implementasi

paperless office dalam korespondensi melalui

pemanfaatan RDS di PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya.

Penelitian ini dilakukan di ruang dokumen PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya yang beralamatkan

di Jalan Gubeng Masjid 60131, Surabaya.

Sedangkan waktu dalam penelitian dimulai dari

studi pendahuluan hingga selesai yang diperkirakan

±6 bulan yang dimulai pada bulan Februari 2014

hingga Juli 2014.

Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yang

pertama ialah observasi dengan cara pengamatan

langsung dilapangan, mulai dari cara kerja

karyawan yang menerapkan sistem paperless office

khususnya berhubungan dengan korespondensi.

Selanjutnya ialah wawancara yang bertujuan untuk

mengetahui bagaimana implementasi paperless

office dalam korespondensi dalam perusahaan. Dan

yang terakhir ialah dokumentasi yang digunakan

untuk memperoleh data yang umumnya berupa

http://id.wikipedia.org/wiki/Penelitian

http://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Setting_sosial&action=edit&redlink=1



6

dokumen, arsip, struktur organisasi dan lainnya

yang erat kaitannya dengan penelitian ini dan PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya.

Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan oleh

peneliti adalah model Miles dan Huberman yang

mana dalam penelitian ini aktivitas dalam analisis

data kualitatif dilakukan secara interaktif dan

berlangsung secara terus menerus samapai tuntas

hingga datanya sudah jenuh. Aktivitas dalam

analisis data, yaitu data reduction, data display, dan

conclusion drawing/verification (Sugiyono,

2010:246).

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

1. Hasil Penelitian

Korespondensi yang terdapat dalam PT KAI

(Persero) secara umum dilakukan dengan

menggunakan media surat sebagai perantaranya

baik dalam lingkup intenal maupun eksternal.

Dalam proses penyimpanan, PT KAI (Persero)

melakukan proses penyimpanan secara manual

dengan menggunakan rak dan lemari arsip.

Pada mulanya, PT KAI (Persero) tidak

mengalami permasalahan dengan proses

pengelolaan dokumen yang biasa dilakukan, namun

kesulitan mulai dirasakan ketika surat yang dikelola

semakin hari semakin meningkat jumlahnya. Selain

itu, permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan

dokumen di PT KAI (Persero) ialah keterbatasan

ruang dalam penyimpanan dokumen menjadikan PT

KAI (Persero) mulai mencari solusi atas masalah

yang terjadi.

Dengan semakin banyaknya intensitas surat

yang diterima dan dikelola oleh perusahaan

membuat PT KAI (Persero) harus memakai begitu

banyak surat yang tentunya juga akan melibatkan

penggunaan kertas. Sedangkan moto daripada PT

KAI (Persero) ialah go green, maka akan sangat

disayangkan apabila moto tersebut hanya akan

menjadi wacana yang tidak terealisasi dengan

maksimal.

Penggunaan kertas yang berlebihan juga akan

merugikan bagi instansi yang bersangkutan karena

memakan banyak biaya untuk memenuhi kebutuhan

kertas pada setiap aktivitas instansi yang tidak

sedikit jumlahnya. Hal inilah yang mendasari PT

KAI (Persero) untuk mencari penyelesaian dengan

menemukan solusi bagi perusahaan agar aktivitas

perusahaan kembali berjalan lancar seperti

sebelumnya. PT KAI (Persero) berkeinginan untuk

membuat suatu sistem yang dapat menjadi solusi

dari semakin banyaknya intensitas surat yang harus

dikelola oleh perusahaan.

Ide ini kemudian berkembang dan meluas

setelah paperless office mulai dibicarakan dan telah

diterapkan oleh beberapa perusahaan di Indonesia.

Pada tahun 2009 menjadi awal mula penerapan

paperless office di PT KAI (Persero) dengan

bantuan suatu sistem yang disebut dengan Rail

Document System (RDS). RDS merupakan suatu

software yang digunakan oleh PT KAI (Persero)

yang memiliki fungsi sebagaimana email pada

umumnya yaitu dapat mengirim dan menerima

pesan namun lebih spesifik dan rinci karena tidak

terbatas hanya dapat mengirim dan menerima surat,

namun juga membantu dalam penomoran,

pengarsipan dan pengambilan keputusan. RDS tidak

hanya digunakan oleh PT KAI (Persero), namun

juga instansi lain di Indonesia seperti Kementrian

Pertahanan dan Keamanan (Kemenhankam), TNI-



7

AL, TNI-AU, dan TNI-AD. PT KAI (Persero) Daop

8 Surabaya merupakan salah satu daerah rintisan

yang menjadi percontohan bagi daerah lain dengan

menerapkan paperless office yang memanfaatkan

portal dalam aktivitasnya. PT KAI (Persero) Pusat

mulai mencanangkan program ini sejak tahun 2009,

namun untuk PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

baru menerapkannya pada Maret 2013 hingga saat

ini. Dan sebagai percontohan, untuk sementara baru

beberapa unit yang telah menerapkan paperless

office ini. Beberapa diantaranya ialah unit dokumen,

unit komersial, dan unit SDM.

PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

menerapakan paperless office tidak hanya

dikarenakan sebagai daerah uji coba maupun

percontohan, melainkan didasari oleh seringnya

terjadi kesulitan dalam penemuan kembali dokumen

kantor yang masih diperlukan karena menumpuknya

surat-surat yang masih terpakai maupun yang sudah

tidak lagi terpakai. Ruang penyimpanan dokumen

yang tidak memadai seringkali menjadi penyebab

rusaknya beberapa dokumen sehingga menimbulkan

masalah baru. Selain itu, kertas yang digunakan

dalam korespondensi didalam lingkungan kerja PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya

meningkat, hal tersebut menjadi perhatian khusus

sehingga menjadikan paperless office sebagai solusi

dari berbagai masalah yang terjadi dalam

korespondensi di PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya.

Budaya paperless office kini menjadi sorotan

dalam berbagai aktivitas publik khususnya dalam

dunia kerja. Di Indonesia sendiri telah banyak

instansi yang menerapkan paperless office dalam

kegiatan administrasinya karena dianggap

menguntungkan baik dari segi waktu maupun biaya.

Begitu banyak kertas yang dipergunakan dalam

sebuah kegiatan administrasi kantor. Wajar saja

apabila semakin meningkatnya jumlah pohon yang

ditebang dalam memenuhi kebutuhan pembuatan

kertas. Meski teknologi semakin maju, namun pada

kenyataannya manusia saat ini lebih banyak

menggunakan kertas daripada masa sebelumnya.

Kini fakta tersebut mulai ditinggalkan oleh PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya yang telah menerapkan

paperless office dalam ruang lingkup instansi

khususnya dalam bidang korespondensi.

Sebelum diterapkannya paperless office, PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya

menghabiskan sekitar 115 rim kertas untuk

melakukan korespondensi dengan menggunakan

surat. Dengan rincian setiap bulannnya PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya mengolah lebih dari

4800 lembar surat beserta lampirannya yang apabila

dijumlahkan total keseluruhannya akan mencapai

57600 lembar surat setiap tahunnya atau setara

dengan 115 rim. Meski belum bisa dikatakan

sepenuhnya berhasil dikarenakan baru terealisasi

pada Maret 2013 hingga saat ini, namun PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya telah mampu menekan

jumlah penggunaan kertas dalam korespondensi

hingga 25% atau 28 rim kertas berkurang dari

semula 115 rim menjadi 86 rim setiap tahunnya

sejak paperless office diberlakukan. Selain

menurunnya jumlah penggunaan kertas, manfaat

lain yang dirasakan ialah kemudahan dalam

penemuan kembali sehingga pekerjaan yang

dilakukan lebih efisien dan efektif.

Selain memiliki tujuan untuk menghemat

penggunaan kertas dalam kegiatan sehari-hari, PT

KAI (Persero) Daop 8 Surabaya juga berharap

kemajuan yang telah dirasakan setelah menerapkan



8

paperless office akan menjadi acuan bagi daerah

operasi lain juga instansi-instansi di luar PT KAI

(Persero) yang ada di Indonesia untuk segera

mencanangkan paperless office.

RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan

juga pengambilan keputusan. Pengambilan

keputusan yang dimaksud disini ialah ketika

dibutuhkan penanganan segera dalam hal

pengambilan keputusan, pihak yang bersangkutan

tidak harus berada dalam lingkungan kantor, namun

secara otomatis ketika keputusan harus segera

dibuat maka pemberitahuan yang dikirim melalui

RDS akan segera muncul pada alat komunikasi yang

terhubung dengan internet yang digunakan oleh

pemilik yang merupakan pihak pengambil

keputusan. RDS hanya dapat diakses oleh pihak

internal dalam ruang lingkup PT KAI (Persero)

Surabaya dengan menggunakan username dan

password.

Untuk dapat mengoperasikan sistem RDS, user

harus terbiasa menggunakan aplikasi web dan

memiliki login sebagai user. Aplikasi web yang

dapat digunakan antara lain ialah mozilla firefox,

google chrome, internet explorer, dan safari.

Aplikasi web yang disarankan adalah google

chrome. Berikut merupakan langkah-langkah dalam

mengoperasikan sistem RDS:

Pada menu beranda masuk ke halaman web aplikasi:

Untuk menggunakan secara resmi nota dinas, surat

atau dokumen lainnya, masuk ke alamat

http://rds.kereta-api.co.id/.

Untuk penggunaan smartphone (blackberry, tablet,

iphone) masuk ke aplikasi web, ketik url yang sama

yaitu http://rds.kereta-api.co.id/ aplikasi akan secara

otomatis mendeteksi smartphone dan menampilkan

versi mobile. Tampilan home page dari RDS dapat

dilihat pada gambar dibawah ini:

Tampilan Halaman Utama pada RDS

Sumber: User Manual RDS

Masukan username dan password pada form yang

telah tersedia

Tampilan Login Form pada RDS


Pada kolom Username dapat diisi dengan nama

lengkap atau NIPP. Setelah itu masukkan password.

Lalu klik untuk login ke aplikasi. User

yang telah teridentifikasi akan masuk pada halaman

awal



9

Tampilan Beranda pada RDS


Pada menu utama terdapat beberapa bagian, antara

lain: kotak masuk, kotak keluar, agenda, tools, dan

pelaporan.

Menu Utama


Dari gambar sebelumnya dapat kita lihat pada

halaman menu utama yang terdiri dari beberapa

menu dan didalamnya terdapat sub-sub menu yang

memiliki masing-masing fungsi, yakni:

Pada menu kotak masuk terdapat beberapa sub

menu antara lain: surat masuk, nota masuk,

dokumen masuk, dan disposisi masuk.

Sub Menu Kotak Masuk


Pada menu kotak keluar terdapat beberapa sub

menu, antara lain: perlu diproses, status, draft, surat

keluar, nota keluar, dokumen keluar, dan batal.

Sub Menu Kotak Keluar




10

Pada sub menu agenda terdapat beberapa sub

menu antara lain: agenda masuk, agenda keluar,

agenda disposisi

Sub Menu Agenda


Pada menu tools terdapat beberapa sub menu,

antara lain: delegasi, asisten, download, dan ganti

password.

Sub Menu Tools


Pada menu pelaporan merupakan menu yang terdiri

dari folder nota masuk, surat masuk, nota keluar,

surat keluar, dokumen lainnya, perlu diproses, surat

keluar, dan batal.

Sub menu Pelaporan


Detail merupakan detail dari user/pengguna

aplikasi. Detail ini terdiri dari nama dan jabatan

user.

Sub Menu Detail


Dari keseluruhan menu dan sub menu dalam

RDS yang telah dijelaskan melalui gambar

sebelumnya, menu yang paling sering digunakan

oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya ialah menu



11

kotak masuk dan kotak keluar yang mana sangat

dominan digunakan dalam mempermudah proses

korespondensi baik internal maupun eksternal. Pada

kotak masuk, sub menu yang akan dibahas ialah

surat masuk, dan pada kotak keluar sub menu yang

akan dijabarkan ialah surat keluar. Selain itu akan

dijelaskan pula mengenai proses pengambilan

keputusan yang harus dibuat ketika pengiriman

surat keluar akan dilakukan. Berikut ini akan

dijelaskan melalui gambaran bagaimana langkah-

langkah dalam melihat maupun memproses surat

masuk dan surat keluar.

RDS telah terbukti membantu proses

korespondensi dan mengurangi penggunaan kertas

dalam surat, meski belum sepenuhnya beroperasi

maksimal dalam ruang lingkup PT KAI (Persero)

Daop 8 Surabaya. Hal ini disebabkan masih begitu

banyak pegawai yang kesulitan dalam

pengoperasiannya karena berbagai macam faktor.

Para pegawai di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

yang mengalami kesulitan dalam pengoperasian

sistem RDS kebanyakan berusia tidak lagi

produktiv, antara 45 hingga 50 tahun keatas. Selain

karena faktor usia, faktor lain yang menyebabkan

terhambatnya pemahaman dalam pengoperasian

RDS ialah jenjang pendidikan. Para pegawai lama

yang tidak lagi produktiv rata-rata hanya menempuh

pendidikan hingga sekolah menengah atas (SMA)

sehingga keterampilan dalam menggunakan

teknologi sangat terbatas. Meski demikian, PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya berharap agar

kemudahan yang didapatkan setelah menggunakan

RDS dapat menjadi acuan bagi pegawai yang

kurang mampu menguasai sistem RDS untuk

memahami dan mampu mengoperasikan sistem ini

sesegera mungkin.

Pembahasan Penelitian

Berdasarkan hasil penelitian yang telah

diperoleh oleh peneliti selama berada dilapangan,

korespondensi dalam ruang lingkup PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya mengalami kemajuan

yang cukup signifikan dalam pengelolaan surat

masuk dan keluar.

Dengan slogan RDS yakni anytime, anywhere,

anydevice, kita dapat menarik kesimpulan bahwa

sistem ini mampu bekerja optimal dengan tidak

mengenal waktu, tempat, dan perangkat yang

tersedia namun memberikan kemudahan yang

maksimal sehingga sangat membantu kinerja

pegawai. Data yang disimpan tidak hanya terdapat

pada masing-masing perangkat pegawai, namun

juga secara otomatis tersimpan di

[email protected] sebagai bank data, sehingga

melalui berbagai macam perangkat komunikasi

seperti komputer, laptop, tablet, handphone asalkan

perangkat tersebut dapat terhubung dengan internet,

maka para pegawai di PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya dapat mengakses dan mengoperasikannya

tanpa pandang waktu. Dengan demikian bagitu

banyak keuntungan yang didapatkan dengan

memanfaatkan sistem RDS diantaranya ialah

kemudahan mengakses data, kecepatan waktu, serta

penghematan kertas yang merupakan misi utama

dari tergagasnya paperless office. Hal ini terbukti

dari semakin mudahnya penemuan kembali

dokumen yang dibutuhkan dalam waktu yang relatif

singkat.

Dengan tidak mencetak surat, berarti juga telah

membantu bumi untuk terbebas dari berbagai

macam polusi, baik itu air, udara, dan tanah serta

mencegah terjadinya global warming.

Bagaimanapun, munculnya paperless office akan

mailto:[email protected]



12

menjadi berita baik bagi hutan meskipun hal itu

belum terlaksana secara maksimal (York, 2006).

Surat juga dinilai memiliki banyak kelemahan

diantaranya ialah mudah rusak apabila disimpan

terlalu lama (Veronika 2006). Selain itu, dengan

diterapkannya paperles office dalam korespondensi

di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya, juga akan

mendukung misi daripada perusahaan, yakni

menyelenggarakan bisnis perkeretaapian dan bisnis

usaha penunjangnya, melalui praktik bisnis dan

model organisasi terbaik untuk memberikan nilai

tambah yang tinggi bagi stakeholder dan kelestarian

lingkungan. Hal ini juga sesuai dengan pendapat

Firdausy dan Artha (2012) yang menyebutkan

bahwa “paperless office dapat mengurangi

penggunaan kertas dan secara efektif mendorong

perbaikan kinerja bisnis dari sudut pandang

komunikasi, biaya, dan lingkungan”.

RDS bagi PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

tidak hanya membantu dalam efektivitas kinerja

bisnis, tapi juga menekan biaya yang dikeluarkan

dalam proses korespondensi melalui

peminimalisiran penggunaan kertas. PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya juga sangat berharap

agar paperless office segera diterapkan oleh

instansi-instansi lain baik didalam ruang lingkup

maupun diluar PT KAI (Persero) karena manfaat

yang akan dirasakan begitu banyak selain efisien

waktu dalam kecepatan distribusi dan penemuan

kembali. Beberapa diantaranya ialah membuat

manajemen dokumentasi menjadi lebih baik dengan

penataan data yang rapi, kenyamanan kerja lebih

baik karena keakuratan pola komunikasi,

mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik

dengan penyajian informasi yang lengkap, serta

yang paling penting ialah membaiknya citra

organisasi (Prastowo, 2009).

Sebelum penerapan paperless office, PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya setiap tahunnya

menghabiskan sekitar 115 rim kertas untuk

melakukan korespondensi dengan menggunakan

surat. Dengan rincian setiap bulannnya PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya mengolah lebih dari

4800 lembar surat beserta lampirannya yang apabila

dijumlahkan total keseluruhannya akan mencapai

57.600 lembar surat setiap tahunnya atau setara

dengan 115 rim. Meski belum bisa dikatakan

sepenuhnya berhasil dikarenakan baru terealisasi

pada Maret 2013 hingga saat ini, namun PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya telah mampu menekan

jumlah penggunaan kertas dalam korespondensi

hingga 25% atau 28 rim kertas berkurang dari

semula 115 rim menjadi 86 rim setiap tahunnya

sejak paperless office diberlakukan. Selain

menurunnya jumlah penggunaan kertas, manfaat

lain yang dirasakan ialah kemudahan dalam

penemuan kembali sehingga pekerjaan yang

dilakukan lebih efisien dan efektif.

Meski demikian, hal tersebut tidak menjadikan

PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya puas. Banyak

hal lain yang masih perlu dibenahi dalam suksesnya

paperless office yang kini tengah dirintis,

diantaranya ialah SDM yang terbatas dalam

pengoperasian sistem RDS. Hal ini terjadi

dikarenakan oleh rendahnya minat pegawai untuk

mempelajari hal baru, khususnya bagi pegawai lama

yang tidak memiliki cukup pengalaman dalam

mengoperasikan sistem ini. Oleh karena itu, PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya berusaha untuk

membenahi kekurangan tersebut dengan melakukan

sosialisasi yang diberikan kepada assisten manajer



13

di daerah operasi masing-masing yang kemudian

akan dilanjutkan kepada staf pegawai agar sistem ini

dapat berjalan secara maksimal dan membantu

proses manajemen kantor sehingga mampu

mendatangkan keuntungan yang lebih besar

dibandingkan sebelumnya.

Dengan semakin baiknya manajemen dan

pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai

penyajian informasi yang akurat dan cepat, maka

akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun

yang berhubungan dengan organisasi yang

bersangkutan yakni PT KAI (Persero) Daop 8

Surabaya.

Simpulan

Berdasarkan penelitian dan fakta dilapangan

yang telah dilakukan oleh peneliti, didapatkan hasil

bahwa implementasi paperless office dalam


Surabaya ialah dengan bantuan suatu sistem yang

disebut Rail Document System (RDS).

RDS merupakan suatu software yang

digunakan oleh PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya

memiliki fungsi sebagaimana email pada umumnya

yaitu dapat mengirim dan menerima pesan namun

kinerja dari software ini lebih spesifik dan rinci.

RDS membantu sistem penomoran, pengarsipan

juga pengambilan keputusan. Paperless office dalam


Surabaya dengan menggunakan software RDS

berjalan baik, hal ini dapat diketahui dari

berkurangnya jumlah penggunaan kertas setiap

tahunnya. PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya telah

mampu menekan jumlah penggunaan kertas dalam

korespondensi hingga 25% atau 28 rim kertas

berkurang dari semula 115 rim menjadi 86 rim

setiap tahunnya sejak paperless office diberlakukan.

Saran

Peneliti memberikan saran kepada PT KAI

(Persero) Daop 8 Surabaya diantaranya ialah:

Implementasi paperless office dalam korespondensi

di PT KAI (Persero) Daop 8 Surabaya dengan

menggunakan software RDS telah membuktikan

fakta bahwa paperless office memang bukanlah

sebuah wacana yang tidak memberikan hasil, oleh

karena itu hal ini harusnya menjadi acuan bagi

daerah operasi lain juga instansi-instansi diluar PT

KAI (Persero) yang ada di Indonesia untuk segera

mencanangkan paperless office dalam aktivitas

perusahaannya paling lambat pada akhir tahun 2014.

Misalnya saja dengan mengambil langkah utama

yakni membiasakan karyawan untuk tidak gagap

teknologi. Apabila perusahaan telah memiliki portal

yang memungkinkan karyawan dalam mengakses

informasi, maka informasi cukup diberitahukan

melalui online tanpa harus mencetaknya sehingga

karyawan terbiasa untuk berinteraksi dengan

teknologi tanpa harus bergantung pada media

manual. Selain itu segera manfaatkan suatu sistem

seperti RDS, bahkan apabila mungkin gunakan

sistem yang lebih canggih dan memadai dari RDS.

Selanjutnya ialah memberikan pengarahan kepada

karyawan dan mensosialisasikan betapa pentingnya

paperless office dengan bantuan sistem RDS

melalui pelatihan agar para pegawai dapat

mengoperasikan sistem RDS dengan baik yang

dilaksankan hingga satu minggu atau setidaknya

hingga karyawan mampu mengoperasikan tanpa

arahan. Khususnya karyawan yang bertugas dan

bertanggung jawab dalam korespondensi yang ada



14

didalam perusahaan. Apabila hal itu telah dilakukan,

maka langkah yang terakhir ialah penerapannya.

Dengan demikian, dampak positif dari paperless

office dapat dirasakan dan mampu mengurangi

polusi baik tanah air dan udara, karena

peminimalisasian kertas akan mengurangi

penebangan pohon dan hutan yang merupakan

bahan baku utama pembuatan kertas serta mencegah

terjadinya global warming.

DAFTAR PUSTAKA

Arlita, Roza dan Nelisa, Malta. 2013. Problematika

Korespondensi Resmi bagi Pegawai Kantor

Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten

Tanah Datar. Jurnal Ilmu Informasi

Perpustakaan dan Kearsipan Vol. 2, No. 1,

September 2013, Seri D (diakses 13 Januari

2014).

Burhanuddin. 2009. Tantangan Arsipalis dalam

Menghadapi Era Paperless Office

Kebelumberhasil-an Komputerisasi di Kalangan

Birokrasi.

http://www.bpadjogja.info/file/2a1c129b52babbf

eb5b745517da8cd8a.pdf (diakses 7 Februari

2014).

Fadli, Ade. 2007. Paperless.

http://timpakul.web.id/kertas-4.html (diakses 22

Februari 2014).

Firdausy, Kartika dan Artha, Muhammad. 2012.

Perancangan dan Implementasi Paperless Office

Berbasis Wordpress DI ITTC UAD. Spektrum

Industri, Vol. 10, No. 1, 1-107 (diakses 8

Februari 2014).

Miklas, Malgorzata dan Kalczynska. 2006.

Adoption of The Paperless Environment by

Knowledge Workers. Business Information

Systems–BIS 2006. diakses 14 Januari 2014).

Mulyana, Deddy. 2006. Ilmu Komunikasi Suatu

Pengantar. Bandung: Rosda.

Nainggolan, Susi Dawati dan Syahyuman. 2012.

Korespondensi di Kejaksaan Negeri Padang.

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan

Kearsipan Vol. 1, No. 1, September2012, Seri D

(diakses 13 Januari 2014).

Pratama, Bagus dan Manurung. 2004. Surat

Menyurat Bisnis Modern Edisi Lengkap.

Bandung. Pustaka Setia.

Prastowo, B.N. 2009. Paperless Office.

http://prastowo.staff.ugm.ac.id (diakses 19

Februari 2014).

Prastowo, B.N. 2009. Pengembangan Sistem

Paperless Office berbasis Sistem Jejaring

Sosial.

(http://prastowo.staff.ugm.ac.id/files/proposal-

s3.pdf diakses 8 februari 2014).

Silalahi, Ulbert. 2011. Studi Tentang Ilmu

Administrasi. Bandung. Sinar Baru Algesindo.

Sugiyono. 2003. Metode Penelitian Bisnis.

Bandung: Pusat Bahasa Depdiknas.

Suparjati, dkk. 2000. Surat Menyurat dalam

Perkantoran. Yogyakarta. Kanisius.

Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982. Pengertian

Perusahaan.

http://www.bpadjogja.info/file/2a1c129b52babbfeb5b745517da8cd8a.pdf

http://www.bpadjogja.info/file/2a1c129b52babbfeb5b745517da8cd8a.pdf

http://prastowo.staff.ugm.ac.id/

http://prastowo.staff.ugm.ac.id/files/proposal-s3.pdf%20diakses%208%20februari%202014

http://prastowo.staff.ugm.ac.id/files/proposal-s3.pdf%20diakses%208%20februari%202014



15

Windiasari dan Pangaribuan, Hotma. 2012.

Pengaruh Pemanfaatan Email dan E-Sms Billing

terhadap Kepuasan Pelanggan pada PT PLN

Batam. http://share.pdfonline.com (diakses 2

Februari 2014).

York, Richard. 2006. Ecological Paradoxes:

William Stanley Jevons and the Paperless Office.

Human Ecology Review, Vol. 13, No. 2, 2006.

(diakses 13 Januari 2014).

http://share.pdfonline.com/

Documents

IMPLEMENTASI PAPERLESS OFFICE DALAM KORESPONDENSI MELALUI PEMANFAATAN RDS DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO) DAOP 8 SURABAYA