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Dr. Joachim Hartmann
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1
Information Lifecycle ManagementDr. Joachim Hartmann
Management Circle Seminar
Köln, 25.07. und 26.07.2007
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
1. Tag1. Warum wird ILM immer wichtiger?2. Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts
im Unternehmen3. Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement4. Die Architektur von ILM-Lösungen5. Wichtige Rahmenparameter beim Aufbau eines ILM
2. Tag1. Elektronische Archivierung2. Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Arch
ivsystem3. Speichertechnologien im Vergleich4. Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management5. Zukünftige Herausforderungen für das ILM6. Produkteinordnung und Marktentwicklung
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1.1 Warum wird ILM immer wichtiger?
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Information Lifecycle Management - Definition
Information Lifecycle Management is compromised of the policies, processes, practices and tools used to align the business value of information with the most appropriate and cost effective IT infrastructure from the time information is conceived through its final disposition.
Information is aligned with business processes through management processes and service levels associated with applications, metadata, information and data
SNIA
2004
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ILMInformation Lifecycle Management
“A strategy to align IT infrastructure with the business based upon the changing value of information”
Quelle : EMC
© Copyright PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006
Wert der
Information
Zugriff auf die Information
Wirtschaftlichkeit der Speicher-Infrastruktur
Zeit
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Information Lifecycle Management
• Neues „Schlagwort“ der Anbieter von Speicher-Technologien (Storage)
• Ergänzung von Speichersubsystemen mit Software zur Verwaltung des Lebenszyklus von Daten
• Hinterlegte „Policies“ (Regeln) steuern die Speicherung, Speicherorte und Aussonderung von Informationen
• Weiterentwicklung des HSM hierarchischen Speichermanagements in Richtung elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management
• Betriebssystemnahe Infrastruktur• Wird zum Teil als Oberbegriff von ECM ... +...+... benutzt,
stellt sich aber auch als Store- und Preserve-Komponente innerhalb von ECM dar
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ILM Information Lifecycle Management
• Betriebs- und speichersystemnahe Verwaltung von Informationen nach
• Wert• Lebensdauer• Nutzung
• Automatisierte, regelbasierte Speicherung• Nicht beschränkt auf Dokumente, schließt alle
Daten ein• Weiterentwicklung in Richtung elektronische
Archivierung, z. Zt. Besonders E-Mail-Archivierung
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ILM Information Lifecycle Management
• Management des gesamten Lebenszyklus von Informationen
• Erstellung• Verteilung• Veränderung• Archivierung • Löschung
• Hohe Verfügbarkeit für Anwendungen und Daten• Optimierte Backup- und Recovery Verfahren (auch bei
steigendem Datenvolumen)• Daten- und Informations-Archivierung
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ILM - Ziele
• Speicherkostenreduzierung• Einhaltung der rechtlichen Vorschriften bzgl. der
Archivierung von Daten• Flexible, Business-relevante Nutzung von
„Referenz Informationen“ (fixed content) in Prozessen
• Daten & Informations Management für „Killer Applikationen“ Mail & File Services
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Storage Management
• Speichermanagement
• Datensicherungssoftware, mit der inaktive Dateien markiert und auf einen Backup-Speicher ausgelagert werden
• Ausgelagerte inaktive Dateien werden im lokalen Dateisystem eingetragen und können jederzeit wieder aufgerufen werden.
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Was ist Records Management? (1)
• Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records.
(ISO 15489 Part 1)
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Was ist Records Management? (2)
• Records Management oder Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-, Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen
• ERM ist nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prägung gleichzusetzen, obwohl viele Ansätze sich hier wiederfinden
• ERM ist auch eine wichtige Komponente von ECM. Der Begriff findet inzwischen auch weitere Verbreitung in Deutschland und wird durch zahlreiche internationale Standards gestützt
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Was ist Records Management? (3)
• Abbildung von Aktenplänen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten Ablage von Informationen
• Thesaurus- oder kontrollierter Wortschatz-gestützte eindeutige Indizierung von Informationen
• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Ver nichtungsfristen (Deletion Schedules)
• Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen Inhaltskomponenten in Dokumenten
• Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschrei bung der gespeicherten Informationen
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Was ist Records Management? (4)
Records Management ist unabhängig vom Medium• Verwaltung von physischen Records (z.B.
Papierdokumenten)• Elektronisches Records Management:
Verwaltung von digitalen Objekten
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Elektronische Archivierung
• Grundsätzlich dient die elektronische Archivierung zur langfristigen, sicheren, authentischen und unverfälschbaren elektronischen Speicherung von Daten, Informationen, Dokumenten und Content.
• Unter „elektronischer Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dies entspricht der Aufbewahrungsfrist von Handelsbriefen.
• Unter „revisionssicherer elektronischer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben von §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS beliebige Informationen sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten.
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Revisionssichere Elektronische Archivierung
Archivierungsprozess, der den Anforderungen des HGB, der AO und den GoBS entspricht
• Aus den Anforderungen der Finanzverwaltungen abgeleitet und auf die meisten Anforderungen im Ingenieurbereich übertragbar
• Bedeutet ein Vorgehen, das durch einen sachkundigen Dritten vollständig nachvollzogen werden kann
• Rechtlich gut abgesichert mit den Ausnahmen
- Schriftform ist vorgeschrieben
- Das Original (Papier) wird zur Absicherung des Nachweises der Authentizität des Dokuments benötigt als Vorsorge für ein eventuell mögliches Gerichtsverfahren
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Einordnung des Themas in den Komplex ECM
• Die anerkannte Definition des Akronyms ECM und des Begriffes Enterprise Content Management stammt vom
Branchenverband AIIM International: • Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur
Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung von organisatorischen Prozessen.
• ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.
• ECM ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und beschäftigt sich vorrangig mit schwachstrukturierten oder unstrukturierten Informationen, die auch als Dokumente oder Content bezeichnet werden
(Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise_Content_Management)
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ECM – Enterprise Content Management
CAPTURE
PRESERVE
DELIVERSTORE
MANAGE
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
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Document Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DMCollab
DocumentManagement
• Checkin/Checkout• Versionsmanagement• Suchen und Navigieren• Visualisierung
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Collaboration
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab Collaboration
• Gemeinsames Editieren• Wissensbasen • Whiteboards • Videoconferencing• Informationszusammen-
führung
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Web Content Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Web Content Management
• Editieren und Gestalten• Publikationsprozess• Konvertierung• Sicherheit• Visualisierung
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Records Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Records Management
• Ablagesystematik• Indizierung und
Thesaurus• Aufbewahrungsfristen• Meta-Daten• Archiverwaltung
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Workflow / Business Process Management
STORE WCM
RM
WF/BPM
DM
Collab
Workflow / Business Process
Management
• Ablauf- und Aufbauorganisation• Prozessdesign• Vorgangsbildung• Routen• Mitzeichnung• Paralleles und
sequentielles Bearbeiten• Wiedervorlage, Fristen• Kontrolle• Protokollierung
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ECM
Collaboration
Scanning
Document Imaging
Forms Processing
Recognition
Categorization
Indexing
Document Management
Records Management
E-Mail Management
Digital Asset Management
Web Content Management
Business Process
Management
Workflow
EAI
Repositories
Storage
Long-Term Archival
Backup / Recovery
Migration
Content Integration
Search / Retrieval
Syndication
Localization
Personalization
Publish
Paper
CA
PT
UR
EM
AN
AG
E ST
OR
EP
RE
SE
RV
ED
ELI
VE
R
Enabling Web Client other Devices
Usage
PKI DRMUser ManagmentDirectory Service
User RightsManagement
SE
CU
RIT
Y
Firewall
Electronic
Electronic Signature
Fat Client
Entry Exit
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
SE
CU
RIT
Y
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Compliance - Definition
• Übereinstimmung mit und Erfüllung vonrechtlichen und regulativen Vorgaben
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„Übereinstimmung“
• Es wird vorausgesetzt, dass es nachlesbare, definierte, offizielle Vorgaben gibt, die die Regeln enthalten, was zu tun ist
• Hier ist „Übereinstimmung“ gefordert, ohne das die Regeln meistens eine technische Vorgabe enthalten, wie die Anforderung umzusetzen ist
• Es ist sinnvoll, da sich solche Vorgaben nicht an einer Technologie festmachen sollten, die in ein paar Jahren schon wieder obsolet ist
• „Übereinstimmung“ ist statisch bezogen auf die Vorgabe
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„Erfüllung“
• Der Begriff „Erfüllung“ impliziert zweierlei:Einmal, das die Anforderungen in einer Lösung umgesetzt werden müssen, und zum Zweiten, dass dies ein Prozess ist, keine einmalige Aktion
• Das Unternehmen oder die Organisation muss kontinuierlich für die Einhaltung der Vorgaben Sorge tragen
• „Erfüllung“ geht dabei meistens über eine rein technische Lösung hinaus und beinhaltet auch organisatorische und Management-Aspekte
• „Erfüllung“ ist dynamisch, ein ständig laufender, kontrollierter Prozess
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„Rechtliche Vorgaben“
• Gesetze oder behördliche Verordnungen, die bestimmte Unternehmen, Organisationen oder Personen verpflichten, die jeweils aufgeführten Regelungen einzuhalten
• Man kann sich nicht um die Erfüllung „drücken“, lediglich in Hinblick auf Auslegung, Umfang und Umsetzungsweise besteht Handlungsspielraum
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„Regulative Vorgaben“
Warum unterscheidet man zwischen „rechtlich“ und„regulativ“?
• Es gibt eine Reihe von Vorgaben, die sich nicht auf Gesetze berufen wie z.B. Normen, Standards,
Codes of Best Practice von Branchen oder andere Vorgaben• Vielfach ergeben sich aus gesetzlichen Vorgaben für einen Anwendungsfall auch Auswirkungen und implizite Anforderungen für andere Fälle
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Grundsätzlich
• Alle rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben gelten auch in der elektronischen Welt!
• Die Anforderungen der DV-Welt sind jedoch häufig noch nicht oder nicht direkt enthalten und müssen daher adäquat abgeleitet werden
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Sarbanes-Oxley-Act
,,. . . whoever knowingly alters, destroys, mutilates, conceals, covers up, falsifies or makes a false entry in any record, document or tangible object with intent to impede, obstruct or influence the investigation or proper administration of any matter within the jurisdiction of any department or agency of the United States or any case filed under title 11 or in relation to, or contemplation of any such matter of case, shall be fined under this title, imprisoned not more than 20 years, or both."
(Quelle: ‘‘Sarbanes-Oxley Act of 2002“, Sec. 802, §1519)
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Securities und Exchange CommissionSEC (USA)
,, Electronic documents and the storage on which they reside contain relevant, discoverable information beyond that which may be found in printed documents.Therefore, even where a paper copy exists, we will seek all documents in their electronic form along with information about those documents contained on the media."
(Auszug aus Electronic Evidence Discovery der SEC)
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Compliance in Europa
• Europa: das große, umfassende Ereignis wie der Sarbanes-Oxley Act (SOA) fehlt
• Keine industrieübergreifende Fokussierung auf Compliance
• Europäische Gerichte / EU diskutieren mehr Regularien, aber nichts zu SOA vergleichbares wurde implementiert
• 8. Direktive setzt Standard für Bilanzierungsrichtlinien von börsennotierten Unternehmen
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Compliance in Deutschland ?
• Viele der neuen Regularien haben ihren Ursprung in der europäischen Gesetzgebung
• Mit etwas Zeitverzögerung wird jede Richtlinie der Europäischen Kommission in nationales Recht überführt, so dass es sich lohnt, immer einen Blick auf die Vorgaben und Entwicklungen Brüssels zu werfen
• Bereits durch die Richtlinien zum E-Commerce und zur elektronischen Signatur sind eine Reihe von Anforderungen für Compliance in Deutschland entstanden
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1.2 Schlüsselfaktoren bei der Umsetzung eines ILM-Konzepts im Unternehmen
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Document Lifecycle
Zeit
ERP
DMS WorkflowKnowledge Management
Frühes
Archivieren Spätes
ArchivierenNutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung
Nutzung
Archiv
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Document Lifecycle
Zeit
ERP
DMS WorkflowKnowledge Management
Nutzung der archivierten Infor-mation während des Prozesses „Endablage“ mit geringer Nutzung
Nutzung
Archiv
Hohe Verfügbarkeit
der Information
im Vordergrund
Kostengünstiger
Speicher
im Vordergrund
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Document Life Cycle
Nutzung
Zeit
Nutzung der archivierten Information während des Prozesses
Archiv
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5 J.
Ablauf Hypothek
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Document Life Cycle
Nutzung
Zeit
Nutzung der archivierten Information während des Prozesses
Archiv
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25 J.
Auszahlung
Lebensversicherung
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Der Document Lifecycle
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Der Dokumenten-Lebenszyklus
Erfassung Verwaltung Ausgabe
Speicherung
Nutzung
Elektr.Archivierung
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Erstellen
Verteilen
Bearbeiten
Speichern
Anzeigen
Arc
hivi
eren
Löschen
Frei
gebe
n
Suchen
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Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (1)
1. Inhalte:
Grundregeln und Verhaltensweisen für den
Umgang mit Prozessen und Informationen.
• Schließt das Bewusstmachen, die Zuordnung, die
Verantwortung und die Verankerung der Policy im
Management der Organisation ein. • Das Management trägt nicht nur die eigenen
Verantwortung für die Einhaltung der Regelwerke,
sondern auch für die Umsetzung im Unternehmen
mit Vorbildfunktion.
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Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (2)
2. Delegation:
Zuordnung von Verantwortlichkeiten und entsprechende Ausbildung, die allen Betroffenen die Compliance-Regeln deutlich macht
• schlägt sich auch in den Arbeitsprozessen, -Beschreibungen und - Anweisungen nieder
• Erzeugung einer Durchgängigkeit
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Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (3)
3. Nachhaltung:
Einhaltung der Regeln muss regelmäßig überprüft werden, z.B. mit Hilfe von Qualitätssicherheitsprogrammen
• ständige Verbesserung der Prozesse und Nachführung der Dokumentation zu den durchgeführten Maßnahmen
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Einführung einer Information Compliance Policy im Unternehmen (4)
4. Sichere Systeme
IT- Systeme müssen den Anforderungen an Sicherheit, Funktionalität und Verfügbarkeit genügen und die Nachvollziehbarkeit unterstützen
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Wert und Speicherplatz einer Information bestimmen
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Definieren von Speicher-SLAs : Datenklassifizierungsanalyse
• Mission-critical Data• Most valuable to an enterprise, high access• High performance, high availability, near zero downtime, highest cost
• Business-critical Data• Important to the enterprise, average cost• Reasonable performance, good availability, less than eight-hour
recovery
• Accessible Online Data• Cost sensitive, low access, often compliance of fixed content• Online performance, high availability, less than eight-hour recovery
• Nearline Data• Cost sensitive, low access, large volumes• Less than one-hour access time, automated retrieval
• Offline Data• Archived data, backup or complianced related• Very cost sensitive, limited access, ~72-hour seek time
Source: IDC Classifications 2004
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Schema nach SNIA
Bereich Anforderung Tier 1 Tier 2 Tier 3
Primärspeicher Performance Durchsatz pro Port
Max. Zugriffszeit
Verfügbarkeit
Sekundär- Performance Antwortzeit
speicher Durchsatz
Verfügbarkeit Max. Ausfallzeit
Aufbewahrung und Löschen Datenvernichtung ja nein nein
Zugriff Zugriffshäufigkeit
Datenintegrität Authentizitätsgarantie
Möglicher Verlust Ziel für Wiederherstellungspunkt
Recovery Recovery Maßnahme Recoverytyp Voll Voll File
Ziel für Wiederherstellungspunkt
Max. Datenverlust
Ziel für Wiederherstellungszeit
Max. Zeit für Restore
Vorhaltezeit Garantierte Zeit für die Vorhaltung der Daten
Disaster Wiederherstellungspunkt Max. Datenverlust
Recovery Wiederherstellungszeit Max. Zeit für Restore
Definieren von Speicher-SLAs Schemabeispiel
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Rechtsfragen – Archivierung von Dokumenten
In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen:• Was kann weggeworfen werden?• Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles...• “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette
ohne Papier.” (Unbekannt)
In der neuen digitalen Welt folgende:• Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor
es für immer verloren ist?• Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher
dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert?
• In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einen komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen, die nicht nur von verschiedenen Quellen stammen, sondern auch an verschiedene Stellen versendet werden müssen.
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Basel II: Beispiel für den regulativen Charakter einer Compliance-Anforderung
• Mit „Basel II" ist die Neugestaltung der Eigenkapitalvorschriften der Kreditinstitute bezeichnet. Basel II gilt seit 1.1.2007
• Der Basler Ausschuss für Bankenaufsicht eröffnete mit der Vorlage eines Konsultationspapieres im Juni 1999 die Diskussion, die am 26.06.2004 abgeschlossen wurde
• Ziel von "Basel II" ist es, die Stabilität des internationalen Finanzsystems zu erhöhen
• Dazu sollen die Risiken im Kreditgeschäft besser erfasst und die Eigenkapitalvorsorge der Kreditinstitute risikogerechter ausgestaltet werden
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63
FRCP & eDiscovery (1)
• Electronic discovery, auch e-discovery oder eDiscovery, bezieht sich auf jeden Prozess bei dem elektronische Daten abgefragt, gefunden, gesichert und gesucht werden, mit dem Ziel, sie bei einem Gerichtsverfahren zu verwenden
• Am 1. Dezember 2006 in Kraft getretenen Änderungen der Federal Rules of Civil Procedure (FRCP). Elektronisch gespeicherte Information wird ausdrücklich als beweisfähig erklärt.
• eDiscovery zeigt den Wendepunkt von den herkömmlichen papierbasierten hin zu elektronischenn Beweisführungsregeln
• Dabei können sämtliche Daten, wie z.B. Texte, Bilder, Datenbanken, Audio-Dateien, Animationen, Webseiten und Programme als Beweis dienen. Die wertvollsten Quellen für strafrechtliche oder zivile Gerichtsverfahren stellen aber oft E-Mails dar
• Die wachsende Bedeutung von elektronisch gespeicherten Daten wurde so auch durch den Supreme Court unterstrichen
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FRCP & eDiscovery (2)
• Nachdem mit Sarbanes-Oxley bereits die elektronische Information vor Gericht aufgewertet worden war schafft eDiscovery die rechtliche Grundlage für die Anerkennung elektronsicher Informationen in Gerichtsverfahren
• Bei der Ermittlung gilt das als gültig, was von den ermittelnden Behörden vorgefunden wurde
• Bei der Beweissicherung galten bisher nur Papierdokumente als sicherer Nachweis, durch die Möglichkeiten der elektronischen Recherche dürfte sich dies ändern
• Anders als in Europa und besonders in Deutschland spielt die elektronische Signatur dabei keine Rolle
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FRCP & eDiscovery (3)
• eDiscovery wird nicht nur die sichere, unveränderbare Speicherung von Informationen fördern, sondern mehr noch den Schutz des Zugriffs und andere Sicherheitsaspekte
• Policies zur kontrollierten Entsorgung von Information werden dabei zunehmend wichtiger
• In Europa und in Deutschland fehlen zur Zeit noch vergleichbare rechtliche Regelungen
• Das FRCP ist in jedem Fall auch für europäische und deutsche Unternehmen relevant, die in den USA Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder Vertriebsorganisationen unterhalten
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Weitere Beispiele international
• E-Commerce• Elektronische Signatur• Umsatzsteuer• u.a.
• Food and Drug AdministrationFDA (USA) (Seit 1997!)
• The Health Insurance Portability and Accountability Act HIPAA (USA)
• u.a.
Beispiele aus den Richtlinien der EU
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Gesetzesgrundlagen in DeutschlandBeispiele
Abk. Name Jahr AO Abgabenordnung 2006 BetrVerfG Betriebsverfassungsgesetz 2006 BDSG Bundesdatenschutzgesetz 2006 BGB Bürgerliches Gesetzbuch 2006 ESTG Einkommensteuergesetz 2006 EGG Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz 2000 KonTraG Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im
Unternehmensbereich 1998
HGB Handelsgesetzbuch 2006 IuKDG Informations- und Kommunikationsgestz 1997 InvZulG Investitionszulagengesetz 2004 SigG Signaturgesetz 2005 TDG & TDDSG
Teledienste 2006/2001
USTG Umsatzsteuergesetz 2006 UMWG Umwandlungsgesetz 2006 VwVfG Verwaltungsverfahrensgesetz 2004 ZPO Zivilprozessordnung 2006 3. Gesetz zur Änderung verwaltungs-
verfahrensrechtlicher Vorschriften 2002
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Verordnungen in DeutschlandBeispiele
Abk. Name Jahr SRVwV Allgemeine Verwaltungsvorschrift über das
Rechnungswesen in der Sozialversicherung 2005
BPO Betriebsprüfungsordnung 2000 FGO Finanzgerichtsordnung 2006 GAUFZV Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung 2003 GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen 2002
GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme
1995
SiGV Signaturverordnung 2005 USTDV Umsatzsteuerdurchführungsverordnung 2006
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Hat die nationale und internationale Gesetzgebung Auswirkungen auf das Speichermanagement bzw. auf ILM-Konzepte
- Beispiele -
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EHUG – Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister
• Seit 10.11.2006 in Kraft• Ergänzung der Definition von Geschäftsbriefen um
den Hinweis "gleichviel welcher Form"• Die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen
Pflichtangaben werden jetzt auch zwingend für geschäftliche E-Mails verlangt
Konsequenz für den Umgang mit E-Mails:• Konsequenz ist, dass E-Mails im Geschäftsverkehr
jetzt in jedem Fall wie Geschäftsbriefe behandelt und aufbewahrt werden müssen.
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Verrechnungspreisdokumentation
• Verordnung zu Art, Inhalt und Umfang von Aufzeichnungen im Sinne des §90 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO)
• Sie legt fest, welche Unterlagen und Dokumentationen zu erstellen sind, wenn Leistungen mit "nahestehenden Personen" verrechnet werden
• Inhalt, Art und Umfang der Dokumentationspflichten werden durch eine Rechtsverordnung (GAufzV – Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung) näher bestimmt, die mit Rückwirkung zum 30. Juni 2003 in Kraft getreten ist.
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Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung
In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:
• Ordnungsmäßigkeit • Vollständigkeit • Sicherheit des Gesamtverfahrens • Schutz vor Veränderung und Verfälschung • Sicherung vor Verlust • Nutzung nur durch Berechtigte • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen • Dokumentation des Verfahrens • Nachvollziehbarkeit • Prüfbarkeit
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Beispiele für die Konsequenzen rechtlicher Vorschriften hinsichtlich Speicherstrategien
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Erfassung und Archivierung steuer-relevanter Daten
Archivsystem
Hauptsystem
ERP
Vorgelagerte Systeme
Neben -
systeme
Validierung
SpeichersystemIndex
DB
Periodengerechte Übergabe fertig strukturierter Daten und Strukturinformationen
Übergabe Daten
und Strukturinformationen
Protokollierung
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Auswirkungen auf SpeicherstrategienWeitere Beispiele
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• Archivierung steuerrelevanter Daten über 10 Jahre• Elektronische Aufbewahrung von Dokumenten mit
originär elektronischem Ursprung, z.B. elektronisch signierte Rechnungen, elektronische Fahrkartenbelege
• Elektronische Archivierung von E-Mails• Einführung elektronischer Signaturen• Nachsignieren elektronisch signierter Dokumente
nach Ablauf des Zertifikats• …
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Auswirkungen auf SpeicherstrategienRechtssicherheit
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• Rechtssicherheit vs. Revisionssicherheit• Aufbewahrung der Originale zum Nachweis der
Authentizität eines elektronisch gespeicherten Dokuments
• Eingeschränkte Beweiskraft elektronisch gespeicherter Dokumente für
• Den Nachweis der Echtheit eines Dokuments,• die Unverfälschtheit des Inhaltes eines Dokuments,• den Nachweis von Zeit und Ort bei der Zustellung eines
Dokuments.
Elektronische Signaturen,
auch Zeitstempel
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1.3 Das Zusammenwirken von ILM und Speichermanagement
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Grundfunktionalität von ILM
Information und Content Management
Data Movement
Schutz und Recovery
Tiered Storage
Information InfrastructureM
anagement
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Information und Content Management
ILM
Für alle Arten von Daten
Strukturiert Unstrukturiert
Datenbanken / Dateisysteme
Unterstützt Business Anwendungen, z.B. ERP, CRM, etc.
Messaging
Mail, Voice
Enterprise Content Management
Dokumente
Webseiten, Sound, Video, Bilder, Reports
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DAS Direct Attached Storage
• Direkt an den Server angeschlossene Massenspeicher
• Interne/externe Festplatten• Disk-Arrays
• Geringere Flexibilität bei Erweiterung der Speicherkapazität
• Keine zentrale Konfiguration des Speichersystems
• Gut für kleinere Netzwerke geeignet
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DAS Direct Attached Storage
Quelle : Viglen
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NAS Network Attached Storage
Quelle : Link
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NAS Network Attached Storage
An das lokale Netzwerk angeschlossene Speicher
• Kernfunktion Dateibasierende Dienste • NFS• SMB/CIFS
• Gemeinsames Arbeiten verschiedener Mitarbeiter/Abteilungen auf einem gemeinsamen Datenbestand
• Kosteneinsparungen durch Parallelisierung
• Nutzung der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur© CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006
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Probleme beim Einsatz von NAS
• Zusätzliche Belastung des vorhandenen Netzwerkes mit Zugriffen auf den NAS-Speicher
• Das Ethernet-Protokoll ist nicht für den schnellen Zugriff auf Massenspeicher ausgelegt
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SAN Storage Area Network
Quelle : Wikipedia
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SAN Storage Area Network
• Netz zur Anbindung von Festplatten- und Tape-Systemen an Server
• Blockbasierter Datenverkehr• FC Fibre Channel und iSCSI als Transport-
Protokolle • Unterstützt bei der Virtualisierung von Speicher• Protokoll auf die Anforderungen von
Massenspeichernutzung ausgelegt• Datensicherheit durch Aufbau redundanter
Speichersysteme
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NAS und SAN: Unterschiede
• NAS• IP-Netz• Dateizugriff
• SAN• Kanalnetz• Blockzugriff
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NAS und SAN: Vergleich
Quelle : HP
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Tiered Storage
Spezialisierte Plattformen, um unterschiedliche Verfügbarkeits-und Performance-Ansprüche zu erfüllen.
Ziel: • Automatische Verschiebung von Informationen auf die
Speicher so, dass sowohl die Kosten als auch die benötigte Performance berücksichtigt werden
Quelle : EMC
SAN NAS CAS SAN
Block Datei Objekt Block
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Tiered Storage
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HSM Hierarchisches Speichermanagement
• Länger nicht benutzte Daten werden auf günstigeren, langsameren Speicher verschoben
• Häufig genutzte Daten liegen auf schnellen Speichersystemen
• Vergleichbar mit dem Cache-Prinzip der Computer-Architektur
• Kürzere Backup-Zeiten
• Kostenersparnis durch günstigeren Massenspeicher
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Kos
ten
pro
MB Perform
ance
HSM Hierarchisches Speichermanagement
Quelle : Knozall
Sehr schnelle Speicher
Komprimierte, langsamere und
günstigere Speicher
Tape- oder optische Bibliotheken. Langsamster, aber günstigster
Speicher
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Storage Markt in Deutschland
• 2006 Wachstum von 11%
• Marktvolumen von ca. 5,3 Milliarden Euro, davon entfallen
• 2,2 Milliarden Euro auf Storage-Hardware • 0,8 Milliarden Euro auf Storage–Software • 2,3 Milliarden Euro auf Storage-Dienstleistungen
• Software und Dienstleistungen als Markttreiber
• bis zu zehn Prozent der Storage-Umsätze am deutschen Markt gelten als „ILM-relevant“. Mit stark steigender Tendenz.
Quelle : Experton Group
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Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen?
Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen
0 10 20 30 40 50 60
Data Protection / Recovery
Archivierung
Digitale Bilder
Dateiaustausch
Business Intelligence
Webseite / E-Commerce
Regulatory Mandates
ERP
Quelle : IDC 2006
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1.4 Die Architektur von ILM-Lösungen
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Information Lifecycle Management Architektur
Anwendungen
Logik
Speicher-Ebene
Verwaltung
ERP OfficeFile-
systemCRM ECM DB PDM ...
Dokumente, Data, Metadata, Media Assets, Files, Records...
ILM Logic
Schnittstelle
ILM Virtualizing
DAS SAN NAS
ILM Storage
Regularien MonitoringProtokollierungVerteilungMetadatenMigration
Transaktions-
Sicherung RemoteBackupVernetzungAllocationRecovery
Primär
online
Sekundär
online
Harddisk
Nearline
sekundär
Nearline
sekundär
Harddisk Jukebox
Sicherung
Nearline
Tape
Archiv
Fixed
Content
Archiv
Tape
Worm
Archiv
Optical
Disk
Tape JukeboxHarddisk
Disposal
Harddisk
Kontrollierte
Vernichtung
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Virtualisierung
• Virtualisierungsebene zwischen Benutzer und Ressourcen
• Der Benutzer arbeitet ausschließlich mit den logischen Ressourcen
Benutzer
Virtualisierungsebene
Server Netzwerk Speicher
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Speichervirtualisierung:Logische Sicht auf den Speicher
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Virtualisierung – warum?
• Rasantes Datenwachstum
• Immer größere Anforderungen an die Flexibilität
• Steigende Komplexität in der Verwaltung
• Anforderungen an die Verfügbarkeit
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Virtualisierung – seit wann?
• 1960er Jahre: Virtuelle Verwaltung des Hauptspeichers
• 1970er Jahre:Erste Ansätze zur Virtualisierung von Speicher- und Plattensystemen
• 1992: Raid (Mainframe)• 1997: Virtual Tapes (Mainframe)• Ende 1990er: Speichernetzwerke
SANs• 2000: Virtual Tapes (Non-Mainframe)
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Vorteile von Speicher Virtualisierung (1)
Quelle : TU Chemnitz
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Vorteile von Speicher-Virtualisierung (2)
• Reduzierung von Kosten und Komplexität• Größere Produktivität durch einfacheres
Management der Speichersysteme• Bessere Ausnutzung der Speicherkapazitäten
durch dynamische Zuweisung• Leichtere Installation neuer Anwendungen und
Speicher ohne Netzwerk Ausfallzeit• Hinzufügen von Speichergeräten ohne
Rekonfiguration der Server oder Netzwerke• Vereinigen von Systemen unterschiedlicher
Kapazität und Schnelligkeit• Vereinigen von Systemen unterschiedlicher
Hersteller• Leichte Anpassung an unterschiedliche
Speicheranforderungen der Server
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Virtualisierungs-Techniken
• Block-Virtualisierung• Disk-Virtualisierung• Tape-Library-Virtualisierung• File-Virtualisierung
• Host-basierte Volume Management• Netzwerk-basiertes Volume Management• Speicher-/Array-basiertes Volume Management
• In Band• Out of Band
• … und viele andere Begriffe
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Block-Virtualisierung
Erstellung von logischen Volumes und Verwaltung von Speicherpools
• Serverbasierte Virtualisierung
• Netzwerkbasierte-Virtualisierung
• Storagebasierte Virtualisierung
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Block-Virtualisierung:Serverbasierte Virtualisierung
• Mapping der logischen Devices mit den physischen Speichern über eine serverbasierte Software (Logical Volume Manager)
• Die physikalischen Speicher können logisch zusammengefügt oder gesplittet werden
• Dynamische Änderung der Speichervolumina möglich• Server- und betriebssystemabhängig hinsichtlich Formaten,
Locking u.a.
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Block-Virtualisierung:Netzwerkbasierte Virtualisierung
• Dynamische Vergrößerung der Speichervolumina möglich
• Unabhängig von den Betriebsystemen• Volle SAN-Integration möglich einschließlich
Integration in Back Up• Einfache Administration
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Netzwerkbasierte VirtualisierungIn-Band
• Daten und Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet
• Volle Transparenz aus Sicht der Server• Switch based oder Storage Server based • Ähnlich flexibel wie serverbasierte
Virtualisierung
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Netzwerkbasierte VirtualisierungOut-of-Band
• Nur die Kontrollinformationen werden auf der Netzwerkebene verwaltet
• Trennung der Information über Daten und Kontrolle
• Dateninformationen werden in einem separaten Metadaten-Server verwaltet
• Schneller Zugriff auf die Speicher aber komplexere Administration
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Block-Virtualisierung:Storagebasierte Virtualisierung
• Volle Transparenz aus Sicht der Server• Unabhängig von den Betriebsystemen• Abhängig von den Herstellern der
Speichereinheiten• Bewährte Lösungen verfügbar
Disk Array
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SpeichervirtualisierungZusammenfassung
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Virtualisierung auf Serverebene
In-BandDaten- und Kontrollinfomation
Out-of-BandVirteulle Bescheibung der Volume-Information
Virtualisierung auf Speicher-ebene
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ILM als Middleware
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ILM als Middleware
Middleware
• Klassische Client/Server Architektur
• Multi-Tiered Architecture
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ECM Basisideen – Integrative Middleware
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 1
Integrative Middleware
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ECM Basisideen –Dienstekonzept
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 2
Unabhängige Dienstefür alle Anwendungen
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ECM Basisideen – Einheitlicher Speicherort
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Basis Idee Nr. 3
Ein einheitliches, übergreifendesEnterprise Repository
für jeden Informationstyp
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ECM als Unternehmensinfrastruktur
ERP EnterpriseEnterpriseApplicationsApplications
EnterpriseEnterpriseContentContentManagementManagementWeb Content
ManagementDoc MgmtImaging
Domino Exchange RDMSFile
System
Workflow Collaboration
Data WarehousingMining
EAI
E-Business
InfrastructureInfrastructure
IntegrationIntegration
AP/AR RM/A CRM HRM
Quelle: AIIM 2001 Industry Study
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Speicherkonzept ILM Building-Blocks
msec min Stunden / Tage Jahre / Jahrzehnte
Anwendungsserver für SAP, Mail, File u.a
Backup/Recovery Server
Archiv Server
Online Speicher SAN Backup / Recovery Archiv & HSM Backend
• SAN basierter Online Speicher
• NAS&iSCSI Integration
• Storage Klassen
• Replikation
• Clone/Snap
• Raid1/Raid5
• Virtualisiertes Speicher System (EVA)
• Zentrales, optimiertes Management
• Zugiffszeit: msec – sec
• Datenstand: aktuell
• LAN/SAN basiertes Backup und Recovery
• „Backup to Disk“
• Clone / Snap Integration
• Backup / Recovery Solutions für SAP, SQL Server, Exchange, ..)
• Absicherung der Online Daten
• Zugiffszeit: min – Tage
• Datenstand: h bis Monate
• Archiv & HSM Backend Schnittstelle via. LAN für ISV´s z.B.:
• Ixos
• KVS
• FS/HSM
• mixed Media im Backend (Disk/Tape)
• Low Cost Speicher Integration
• K-Fall Konzepte
• Zugiffszeit: min bis h
• Datenstand: Monate - Jahrzehnte
Quelle : http://www.hp.com
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Data Movement
Die richtigen Daten, mit dem geringsten Aufwand, zur richtigen Zeit an den richtigen Ort bewegen.
Performance
Disk (FC)
Capacity Disk
ATA Technologie
Fixed Content
Offline Media
• Automatisiertes, Richtlinien-basiertes Verschieben
• Transparent für Anwendungen
• Erhält die Integrität der Informationen
• Setzt existierende Infrastruktur wirksam ein
Tage seit Erstellung
30 12090600
Tape
CAS
ATA Disk array
Fibre
: EMC
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Regelbasierte Datenmigration
Mögliche Kriterien, z.B.• Firmenrichtlinien zur Content-Verwaltung• Informationstyp / Datentyp / Dokumentenklasse• Alter der Information• Statusinformationen• Aufbewahrungsfristen• Anforderungen an den Informationszugriff• Sicherheitsregeln• Vernichtungsregeln.
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Regelbasierte Datenmigration in ECM-Systemen
Fast alle ECM-Systeme bieten regelbasierte Ansätze für das Speichermanagement
• innerhalb HSM-Modul• Zusätzliche Module, z.B.
• FileNet P8 Active Storage and Retrieval Services (ASAR)• Mobius ViewDirect • …
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Regelbasierte Datenmigration Weitere Hersteller
Beispiele• Atempo Archive Server (AAS) – Ergänzung zu
Datensicherungslösungen• Enigma SmartMove – Storage Management• FujitsuSiemens DiskXtender • Hitachi Content Archive Platform (HCAP) • Quantum StorNext• …
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Beispiel: Aussonderung elektronischer Akten in DOMEA
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Standardisierung in RAID und unterschiedliche Ansätze verschiedener Hersteller
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RAID – Redundant Array of Independent Disks
• Organisation mehrer Festplatten eines Computers zu einem logischen Laufwerk
• Standardisierung durch RAB (RAID Advisory Board)• Ziele
• Höhere Ausfallsicherheit
• Bessere Performance
• Speichervirtualisierung
• Nutzung mehrerer preiswerten Festplatten statt einer teuren
• Einfache Wartung und Skalierung
• RAID-Level spezifiziert die Art des Zusammenwirkens der Festplatten. Am gebräuchlichsten sind RAID 1 und RAID 5, diverse weitere Standards wie RAID 0 (reine Virtualisierung ohne Redundanz, RAID 10 und diverse andere.
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RAID 0Reine Speichervirtualsierung
• Die Festplatten werden in zusammenhängende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt.
• Bei Ausfall einer Platte können deren Daten nicht mehr vollständig rekonstruiert werden
• Betriebsunterbrechung bei Ausfall einer Festplatte
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RAID 1Mirroring• Ein RAID 1 System besteht
mindestens aus zwei gespiegelten Festplatten
• Volle Redundanz der gespeicherten Daten
• Hohe Ausfallsicherheit:, zum Totalverlust der Daten führt erst der Ausfall aller Platten
• Zur Erhöhung der Sicherheit kann ein RAID-1-System beim Lesen die Daten auf beiden Festplatten abgleichen
• RAID 1 sorgt natürlich weder für die Konsistenz der Daten noch für Transaktionssicherheit. © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006
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RAID 5Virtualisierung + Mirroring (1)• Vorteile im Durchsatz beim
Lesen von Daten bei relativ geringen Kosten
• Die am weitesten verbreitete RAID-Variante.
• Zweiphasiges Schreibverfahren
• Die einzelnen Festplatten werden in aneinander grenzende Blöcke gleicher Größe aufgeteilt.
• Die Nutzdaten und die Redundanzdaten (Paritäten) werden auf alle Festplatten verteilt.
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RAID 5Virtualisierung + Mirroring (2)• Redundante Speichermenge = Größe der
kleinsten Platte im Array• Die nutzbare Gesamtkapazität
s × (n − 1)s: kleinste Platte im Arrayn: Anzahl der Platten4 Platten à 300 GB ergeben 900 GB Nutzdaten
• Zur Berechnung der Parität wird aus zwei Bitfolgen mittels XOR-Verknüpfung die Parität gebildet, so dass eine Bitfolge verloren gehen kann und mit der anderen und der Parität die erste wiederhergestellt werden kann.
• Bei RAID 5 ist die Datensicherheit des Arrays beim Ausfall von maximal einer Platte gewährleistet.
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RAID – Beispiele für weitere Levels
• RAID 2,3,4,6 heute kaum mit praktischer Bedeutung
• RAIDn: Entwicklung von Inostor (Tanberg Data), flexible Definition Anzahl der Festplatten, die ohne Datenverlust ausfallen dürfen, z.B. RAID(6,3). RAID(n,1) entspricht RAID 5.
• RAID DP: Entwicklung von Network Appliance auf Basis von RAID4
• RAID-Kombinationen: Zusammenfassen von RAIDs zu RAID-Arrays, Beispiel RAID10-Vebund, ein RAID 0 über mehrere RAID 1. Dabei werden die Eigenschaften der beiden RAIDs Sicherheit und gesteigerte Schreib-/Lesegeschwindigkeit optimiert.Benötigt mindestens vier Festplatten.
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IBMTotalStorage SAN Volume Controller (SCV)
Quelle: IBM
• Seit 2003 verfügbar• Mehr als 50% Marktanteil gemessen am „gesamten virtualisierten
Speichervolumen“ (IBM-Angabe)• Bis zu 1024 Hosts, bis zu 4094 virtuelle Disks• Geclusterter Cache à 8 GB• Je 4 Ports mit bis zu 4 GBps pro Server• Unterstützt Speichersysteme von IBM, EMC, Hitachi, Sun, Hewlett Packard,
NetApp, Bull, Fujitsu, NEC • Unterstützt SAN-Switches von Brocade, McDATA, Cisco, CNT
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EMCInvista
• Netzwerk-basierte Speichervirtualisierung mit hoher Performance auf intelligenten SAN-Switches.
• Out-Of-Band-Implementierung• Bis 4 PB!!!• Bis 3750 Virtual Volumes• Untestützt Controller von Cisco und Brocade
LogicalVolume
StorageVolume
StorageExtent
StorageExtent
StorageElement
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SUN StorageTekVirtual Storage Manager (VSM)
• Virtuelle Bandverwaltung für Mainframes• Server + Speicher + Software• Lese- und Schreibzugriffe auf virtuelle Devices• 256 Virtuelle Tape Drives• Kapazität 800 GB – 28 TB• 4-6 Kanäle
Quelle: SUN
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NetAppV-Series
• Netzwerkbasierte Speichervirtualisierung• Load Balancing • Unterstützt HDS, HP, EMC, IBM und Fujitsu sowie Fibre-
Channel Switches von Brocade, McDATA und Cisco • Bis 504 TB
Quelle: NetApp
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HitachiSpeicherarchitektur
• „Service Oriented Storage Solutions“
Quelle: Hitachi
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HitachiUniversal Storage Platform (1)
• Virtualisierung auf Speicherebene• Bis 68 GB/s Bandweite• Serverunabhängig
Quelle: Hitachi
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HP StorageWorks 200 Storage Virtualization System
Quelle: HP
• Virtualisierung auf Speicherebene• Basierend auf HP StorageWorks
XP12000 and XP10000 Disk Array• Management Software für die HP Disk
Arrays• Software für die Speichervirtualisierung• Bis 16 PBytes virtueller Speicher
verwaltbar• Software für Tiered Storage• Weitere Softwareoptionen
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1.5 Wichtige Rahmenparameter beim beim Aufbau eines ILM
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Ein zukünftiges Speichernetzwerk?
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Anordnung von Speichern nach Zugriffsgeschwindigkeit
Bsp. PC:Prozessorregister
Prozessor-Cache
RAM
Festplatte
Speicherhierarchie
Quelle: Uni Tübiungen
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Speicher Technologie & Speicher Funktionen
Online – Aktive Daten
Near-Online – bis1 Jahr
Nearline – 1-5 Jahr aktiv
Offline – 5-10 Jahre aktiv
Archive – 5-30 Jahre
Speicher Technologie
Speicher Funktion
FC oder SCSI
SATA oder FATA
Tape / Automation
Tape/Disk und/oder Optical
Optical
Aktive Daten; RAID SLA´s; CA Volumes;
Instant Recovery
Clones, Snapshots, Data Replication; Backup to Disk; Fast Recovery
Backup/Recovery; Off-Site Recovery
HSM, Kurzzeit Archiv
Langzeit Archivierung
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Datensicherheit (1)
Allgemein:• Gesetzliche Regelung und technische Maßnahmen,
durch die die unberechtigte Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe schutzwürdiger Daten verhindert werden soll
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Datensicherheit (2)
Ziel:• Persönlichkeitsrechte des Menschen vor den
Folgen der Erfassung seiner Individualdaten bei der manuellen und automatischen Datenverarbeitung zu schützen
• In Deutschland geregelt durch: Gesetz zum Schutz vor Missbrauch personenbezogener Daten bei der Datenverarbeitung
• Seit dem 27.01.1977 im BDSG verankert
(Quelle: http://www.itwissen.info/definition/lexikon//__data%20security_datensicherheit.html)
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E-Mail-Problematik und ILM (1)
Original ?- ein Empfänger- mehrere Empfänger- ein Empfänger, mehrere CC: Empfänger- Verteiler, viel bcc: Empfänger
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E-Mail-Problematik und ILM (2)
E-Mail mit TextJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf
kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
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E-Mail-Problematik und ILM (3)
Email mit Text und mehreren unterschiedlichen Attachments
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und Attachment PDF
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
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E-Mail-Problematik und ILM (4)
Mehrfach geschachtelte Email mit enthaltener Email und Attachments
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poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpog
E-Mail mit Text und eingebetteter E-MailPDF
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5
poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
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E-Mail-Problematik und ILM (5)
E-Mail mit HTML, Links und Nachladen aus dem Internet
Jjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo
45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po
ip o4it p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr
iop3u4i6upoupo io
E-Mail mit HTMLJjhkjqwfqnckqlef b pok poküf kefleqöükbökwreöplbkpowrigbewporgkgop4ggkpo45kgpo45gkpogkpo45kg gio54go5gpoipoi4tgpo4ipo45igpogi opiopi poi43po ip o4it
p4p ip ipo4i p o4ipoi4poti5pot4potiiipo itpo4tpo5tpo45opi op4i5 poipo44uitzr iop3u4i6upoupo io
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E-Mail-Problematik und ILM (6)
ohne Signatur
mit fortgeschrittener Signatur
mit qualifizierter Signatur
nur Umschlag signiert
Umschlag mit Attachment signiert
nur Attachments signiert
gemischt signierte und unsignierte Attachments
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Probleme bei der Speicherung und Löschung privater E-Mails
Wenn die private Nutzung eines Firmen-Accounts zugelassen ist…
• Arbeitgeber ist TK-Anbieter und unterliegt dem Telekommunikatonsgesetz
• Löschung von E-Mails, auch die von ausgeschiedenen Mitarbeitern ohne Zustimmung verboten (Strafbare Unterdrückng von Daten!)
• Jeder Versand, auch der mit unerwünschtem Inhalt, ist erlaubt (Verletzung der Ungestörtheit des TK-Verkehrs)
• Abwehr von Spam-Mails kritisch• Ausnahmen: Bedrohung des Unternehmens, virenverseuchte
E-Mails
Betriebsvereinbarung anstreben !!!
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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (1)
Grundanforderungen• Lösungen der beschriebenen Verwaltungsproblemen• Nachweise Empfang, Verwendung, Bearbeitung• Datenbank-gestützte Erschließung unabhängig vom direkten
Empfänger• sichere, unveränderbare Speicherung• Wahrung des Zusammenhanges zwischen Nachricht und
Antworten• Erzeugung von Rendition zur Sicherstellung langfristiger
Lesbarkeit• Nachweis der Quellen• Wahrung des Kontextes von Umschlag, Text und
Attachments
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Anforderungen an eine E-Mail-Archivierung (2)
• Langzeitarchivierung aller in einer Mail enthaltenen Informationen
• Hohe Skalierbarkeit • Wiederherstellen der archivierten Mails ohne
Informationsverluste• Wahlweise vollständiges oder teilweises Löschen von bereits
archivierten Mails • Komprimierung der archivierten Dokumente.• Archivierung von verschlüsselten Maildokumenten• Konvertierung der Anhänge und/oder des Mailtextes • Single Instance Archivierung• Statistische Auswertungsmöglichkeiten aller
abrechnungsrelevanten Aktionen
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Strategien der E-Mail-Archivierung
(1) Vollständige Archivierung
(2) Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments
(3) Selektive Archivierung
• Kombination der Verfahren einschließlich automatischer und manueller Steuerung
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Vollständige Archivierung
Vorteile:
• Konformität mit den rechtlichen Erfordernissen
• Möglichkeit der Prozessintegration
• Kaum Einfluss auf die Arbeitsweise der Nutzer
• Volle Integration in das bestehende IT Management des Unternehmers
Nachteile:
• Umfangreichster und aufwendigster Lösungsansatz
• Meist kostenintensivste Lösung
• Oft komplizierte Verhandlungen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten der Unternehmen
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Vollständige Archivierung mit Separierung der Attachments
Vorteile:
• Wesentliche Reduzierung der Mailboxgrößen.
• Daraus resultierender Performancegewinn.
• Reduzierung der Hardwareanforderungen.
Nachteile:
• Rechtliche Anforderungen werden nicht erfüllt.
• Nach Crash des Mailsystems ist eine Zuordnung der archivierten Anhänge zu Mails schwierig.
• Offline Retrieval der Anhänge nicht möglich.
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Selektive Archivierung
Vorteile:
• Filterung unerwünschter Mails.
• Reduzierung des Speicherplatzbedarfs.
• Daraus resultierender Performancegewinn.
• Reduzierung der Hardwareanforderungen
Nachteile:
• Sehr aufwändig• Filterkriterien extrem
schwierig zu definieren• Bei ungenauer
Festlegung der Selektionskriterien werden rechtliche Anforderungen nicht erfüllt.
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Speicherkonsolidierung
40.000 v.C
Höhlen-
malerei
Werkzeuge
105
Papier
3500
Schrift
1947
Tran-
sistor
1950
Computer
Späte 1960s
Internet
1870
Elektrizität, Telefon
1450
Druck
1993
Das Web
200436 Mrd
200324 Mrd
200212 Mrd
20016 Mrd
20003 Mrd
200552 Mrd
Gigabyte
Der Content “Big Bang“ als Notwendigkeit für ILM
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Speicherkonsolidierung
• Ausnutzung der verfügbaren Speicherkapazität• Schneller Zugriff• Zusammenfassung unterschiedlicher
Informationsquellen• Zentrales Management der Speichersysteme• Hohe Verfügbarkeit• Flexibilität beim Ausbau für zukünftige
Anforderungen
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HDS : Speicherkonsolidierung
Sun
Production
Window
s P
roduction
Window
s D
evelopment
Hitachi
Universal Storage Platform
Mirrored FC
Hitachi
Thunder
9585VRAID 5 & SATA
Quelle : HDS
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NetApp Multistore : Speicherkonsolidierung
Quelle : NetApp
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IBM : Speicherkonsolidierung
IBM DS4100 storage server
Windows Server
UNIX Server
Web-Server
IBM SAN switch
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HP : Speicherkonsolidierung
Capacity Disk
MSA150048 x 250Gb
10 TB / Netto
Capacity Tape
MSL60602x LTO460
10 TB / Netto
Performance Disk
1,1 TB /Netto (SCSI)
Standby Server
Active ServerFibre Channel
Bus
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• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht Grundsätzlich empfohlen für alle ILM-Umsetzungen!
• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
Verfahrensdokumentation nachGoBS
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VerfahrensdokumentationGrundlagen
• „Code of Practice“
Grundsätze der Verfahrensdokumentation
Richtlinie für Verfahrensbeschreibungen des
VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V., 1999
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VerfahrensdokumentationBedeutung
• Kontinuierliche Fortschreibung aller Informationen, die für einen sicheren und geordneten Betrieb sind
• Technische, organisatorische, administrative und nutzungsrelevante Informationen die die Integrität, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Sicherheit, Fehlerfreiheit, etc. dokumentieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Verfahrensdokumentationen sind im Prinzip für alle Informationssysteme erforderlich, die
• Steuerlich / kaufmännische Belege speichern• Qualitätsdaten managen• Sicherheitsinformationen beinhalten• Daten nach BDSG oder TDDSG verarbeiten
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Bestandteile einer Verfahrensbeschreibung
1. Allgemeines Verfahren
2. Organisation
3. Rechtsgrundlagen
4. Datenschutz
5. Vorgangsdefinition
6. Scannen
7. Transport im System
8. Datenbank
9. Archivsystemkomponenten
10. Drucken
11. Ausfallsicherheit des Systems
12. Formate
13. Qualität
14. Betrieb © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
15. Wartung
16. Migration
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Verfahrensdokumentation (1)
© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 1999
Verzeichnis für Versionierung
Verfahrensbeschreibung
Anhänge mit veränderlichen Teilen
Verzeichnis der Anhänge
Arbeits-anweisung
Verträge
Wartung
...
Referenzen
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Struktur einer Verfahrensdokumentation
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Verfahrensdokumentation• Organisatorische Teile des Betreibers
• Technik einschließlich Subsysteme Dritter
• Software - Grundmodule des Herstellers
• individuelle Anpassungen das Systemintegrators
• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender
• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration
• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien
• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
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Verfahrensdokumentation (2)
Aufbau einer Verfahrensdokumentation
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ILM – Ausführung einer Strategie
ILM Installation der benötigten
Komponenten
Beurteilen und Planen
AUSFÜHREN
ERFASSEN
Ein iterativer ProzessQuelle : EMC
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Zyklus – Business Anpassung
Implementieren und Erfassen von „business-aware“
Speicher-management
Interagieren mit der Unternehmens-
Strategie
Entwickeln und einhalten eines
Speicher-Infrastruktur
Modells
Einführen und erhalten der
Speichermanagement Anbindung
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Implementierung von ILM : Einzelne auszuführende Schritte
Tiered Infrastructure ILM für einzelne Anwendungen Cross-Application ILM
App App App App App App App App App
Daten Daten Daten Daten Daten
Schritt 1
Installieren einer Tiered Infrastructure
• Einführen von Infrastrukturklassen
• Informationen auf geeigneter Infrastrukturschicht ablegen
• Installieren einer Speicher Management Automatisierung
Schritt 2
Installieren von anwendungsspezifischem ILM
• Definieren von Business und Migrations Richtlinien für unterschiedliche Arten von Informationen
•Installieren von ILM Komponenten für Grundlegende Anwendungen
Schritt 3
Unternernehmensweites ILM
• Implementierung von ILM für alle Anwendungen
• Richtlinien-basierte Automatisierung
• Komplette Sichtbarkeit aller Informationen
Quelle : EMC
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Umsetzung von ILM in fünf Schritten
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Dreijahres TCO Schätzung für typische große Unternehmen*
*Das Unternehmen hat 750 TB an Basisdaten; Die TCO Kalkulation bezieht Business Kosten mit ein (z.B., Datenverlust, Compliance, Downtime, und Suchzeit für Daten)
ILM Implementierungsschritt
Quelle : EMC
Inkrementelle TCO Reduzierung
Baseline Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3
10 – 17% 23 – 26% 17 – 20%
100
64-6652-54
83-90
Drivers of reductionwith step implementation
•Networked storage
•Speicher automatisierung
•Speicher-konsolidierung
•Anwendungsspezifisches anordnen der service level (basierend auf Business Richtlinien)
•Bessere Kontinuität und Compliance
•Auto-matisiertes Management
•Service levels für gesamte Unternehmensdaten
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Diskussion
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2.1 Die elektronische Archivierung
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Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme
• Speicherung aller Arten von Informationen• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Eigener Recherche-Client oder Integration in
vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Modular ausbaubar• Schutz für den Zugriff auf Informationen• Sicherheit der Systeme• Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb
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Der neue Dokumenten-Begriff
• Der Begriff Dokument wird für elektronische Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen, die in einem DV-System als Datei, Bestandteil einer Datei oder Objekt vorliegen, verwendet.
• Ein Dokument kann heute alles sein• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachement• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare • Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• mehrdimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ...
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Gleichstellung von Dokumenten
• Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt
• Dynamische Dokumente• Elektronisch signierte Dokumente• Automatisch erzeugte Massendrucke• Datensätze, die durch beschreibende Meta-Daten und
Formatinformationen erst zum Dokument werden
• Die rechtliche Gleichstellung von Papier – und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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Das elektronische Dokument
Elementar Komplex Container
EinseitigesFAX
Textdatei
Textdatei mit
eingebunden
Bild / Grafik
Vorgang
Tabelle
Textdatei mit
Bild / Grafik
Audio
Einseitiges FAX
Tabelle
Information 1
Information 2
Information 3
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Das elektronische Dokumentim Content - Management
Struktur und
Layout
Inhalt
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Architektur von ArchivsystemenDREI Architekturen im Wettbewerb
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (1)
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ModulareC/S-
Anwendungen
Web-ServerEngines
Geschlossene "Insel"-Anwendungen
Client
Applikation
DMS
Alle benötigten Anwendungenmüssen in den Clienten und die DMS-Applikation einge-bunden werden
Kein Dienste-Konzept
Häufig fehlende Modularität
Traditionelle monolithische Anwendungen
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (2)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
Web-ServerEngines
Jukebox
WorkflowDMS
Anwendungen
WorkflowDMS
Anwendungen
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
Benutzeroberfläche
Index-DB
DMS alsMaster-Anwendung
ModulareC/S-
Anwendungen
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (3)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Web-Server
Anwendung
Jukebox
Anwendung
Client
ServerDienste
DMS-Repositories
DMSWorkflow
Workflow DMS
Engine
DB
DMS EnablingAnwendung
Engines
• Keine eigenen Clienten• Image- und Document-Management-Enabling von
kommerziellen Anwendungen• Workflow- und Document-Management-Service-
Engines werden in kommerzielle Anwendungen integriert
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (4)
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Traditionelle monolithische Anwendungen
ModulareC/S-
Anwendungen
Engines
ServerDienste
DMS-Repositories
BrowserApplet
Jukebox
DMS-Service
Web-Server
Web-Server
Architektur von ArchivsystemenDMS-Architekturen (5)
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Ablage-Ebene
ClientOberfläche
Recherche-Client
LokalesDokument -ten -Mana -
gement
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
“Enabling”
Anwendung
LokalesDokument -ten -Mana -
gement
Viewer-Anzeige-
komponenteZugriff
Daten-bank
CacheLokali -sierer
UniqueIdentifier
Konverter Versions -Management
Archiv-Ebene
IRS Speicher-system-
verwaltung
Benutzer-verwal -
tungWorkflowNotesFAX
...
Autori -sierung -Interface
WorkflowGroup -ware -
Interface
Fax-Interface
Eine Archivsystemschnittstelle
Verschiedene Schnittstellen
Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (1)
...
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
IRS Speicher-system-
verwaltung
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Architektur von ArchivsystemenSchichten-Architektur (2)
ViewerFAX E-Mail SAPRecher-
cheScan-nen
Benutzer-verwal-
tung
FAXDienst
E-MailDienst
SAP
Ablage-Ebene
dynami-schesDMS
ZugriffschutzSicherheit
Single Login
ZugriffschutzSicherheit
Web-Service
Applet
Index-DB
Office-Integration
Anwen-dungs-
Enabling
Work-flow
Work-flow-
Engine
Archiv-Ebene
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Architektur von ArchivsystemenArchiv-Ebene (2)
IRSInformation Retrieval System
Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte
Pflegesoftware
Schnittstellezur Indexdatenbank
Schnittstellezum Ablagesystem
Online Archiv
Treibersoftware
„Nearline“
Offline Archiv
ausgelagerteOffline-Medien Jukebox
IRS
DB
Laufwerke
Jukebox
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Portale als Zukunftsplattform
Internet
Info
rmat
ion
Ag
gre
gat
ion
& P
ub
lish
ing
Kn
ow
ledg
e
Man
agem
ent
RetrievalGroupware
ER
P
Dokumenten-
Management
Business
Intelligence
PC DOCSHummingbird
Dataware
grapeVine
HyperwaveIntraspect
SemiaVerityAutonomy
Knowledge Track
Verge Perspecta
DatachannelSagemaker
GiyphicaPowerize.com
Coextant
Aaneid
Microsoft
Lotus/IBM
Radnet
InfoImage SAP (mySAP)
PeopleSoftJ.D.Edwards
Oracle
Ariba
Yahoo!
AOL/NetscapeInfoseek
Inktomi
Portera
EpicentricIntranetSolutions
OpenTextDocumentum
Gauss
ViadorHummingbird
Sqribe
InformationAdvantage
Top Tiar
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Enabling
• Ergänzung vorhandener Anwendungen um Dokumentenmanagement-Funktionen, damit die gleichen Informationen und Dokumente aus verschiedenen Applikationen heraus genutzt werden können. Dank eines solchen DMS-Enablings können DMS-Funktionen integriert werden, ohne dass sie eine eigene Arbeitsoberfläche (DMS-Desktop) benötigen.
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Architektur von ArchivsystemenDatenbanken
• Referenz-Datenbank mit separatem Repository• BLOB-Datenbank oder
integriertes Content Management
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Architektur von ArchivsystemenTraditionelle Referenz-Datenbank
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Pointer
Jukebox
Referenz-Datenbank
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Architektur von ArchivsystemenBLOB-Datenbank
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BLOB-Datenbank
Dokument
BLOB (Binary Large Object)• Speicherung der Dokumente selbst als Feldinhalt in
einer Datenbank
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ArchitekturenVor- und Nachteile
Traditionelle Referenz-Datenbank
BLOB-Datenbank /Integriertes Content Management
Vorteile • Skalier- und Kaskadierbarkeit
• on-line,near-line und off-line Verwaltung
• geeignet für große Mengen
• Geschwindigkeit
• Bearbeitung
• keine separaten speziellen Subsysteme
Nachteile • Performante spezielle Subsysteme mit proprietärer Steuersoftware
• Schlechte Skalierbarkeit
• Replikation bei großen Mengen
• Unveränderbarkeit
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Empfehlung
• Referenz-Datenbank-Architekturen machen weiterhin bei großen Daten- und Dokumentenmengen Sinn © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Systeme nach dem „BLOB“-Prinzip haben unter Umständen Skalierungs-, Konsistenz-, Verteilungs- und Performance-Probleme
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2.2 Funktionale Mindestanforderungen an ein elektronisches Archivsystem
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Zwischen Anspruch und Wirklichkeit
„Die Ansprüche sind hoch und die Budgets sind niedrig. Da machen die Projekte keinen Spaß.“
Key-Account Manager, Public Sector eines namhaften Anbieters
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Ein- und Ausgänge aus DokumentensichtFremdbestimmt
EigennutzungDFÜ
E-Mail- Attachment- Signatur- VerschlüsselungFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke
IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck
Fremdnutzung
DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung
DRT-Lösung
Vorgangs-bearbeitung
WF DMS Akte
Archiv
Aus-sonderung
Historisches
Archiv
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Erfassung und Speicherung
• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek
• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen
• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)
• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen
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Erfassung
• Arten von Daten und Informationen die erfasst werden
• Computergestützte Erfassung (=Document Imaging) • Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache,
Ton, Video etc., die vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern und deren Behandlung als Faksimiles © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Kodierte Informationen (WORD, etc.)
• Arten der Erfassung von Informationen• vollautomatisch (OCR, ICR)• teilautomatisch • manuell
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Frühes Erfassen
Post-eingang
Papier
ScannenVisuelle
QS
Basis-index. & Routing
Ablage/Archiv
Sach-bearbeitung
Retrieval
Zugriff auf E-Daten / Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
Signatur
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Paralleles Erfassen
Post-eingang
Papier
ScannenVisuelle
QS
Index. & Routing
Ablage/Archiv
Retrieval
Zugriff auf E-Daten/ Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
Sach-bearbeitung
Signatur
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Spätes Erfassen
Post-eingang
Papier
Scannen(teilautom.)
Ablage/Archiv
Retrieval
Zugriff auf E-Daten/
Dokumente möglich
E-Daten/-Dokumente
Sach-bear-
beitung
Option.Indizie-
rung
Visuelle QS
Index. & Routing
Signatur
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SAP Document ArchivingEingangsdokumente
R/3
Client / ServerABAP/4
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
Paper
Barcode
Posting Automatedlinking
Late scanning
Abcdefghijklmn
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Vor- und Nachteile des frühen, parallelen, und späten Erfassen
Vorteile Nachteile
früh • Steht sofort elektronisch zur Bearbeitung zur Verfügung
• Ortsunabhängige Weiterverarbeitung
• Verteilung
• Aufwendige Erfassung
• Aussonderung irrelevanter Informationen
• Indizierung vor Bearbeitung
parallel • Qualifizierte Erfassung durch sachkundige Mitarbeiter
• Weitere Bearbeitung elektronisch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Aufwendige Organisation mit Medienbrüchen
spät • Vorgänge abgeschlossen, keine Veränderung
• Zusammenhänge der Dokumente gesichert
• Unnötiges fällt weg
• Eine Nutzung mehr, daher Gefahr der Unwirtschaftlichkeit
• Effizienzpotentiale der DRT nicht genutzt
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VersicherungPosteingangsverarbeitung
SB in derArbeits-vorbereitung
Scannen(QS Stufe 1)
Indizierungund Clearing(QS Stufe 2)
SB im Service-center und imFachbereich(QS Stufe 3)
Schriftguteingang Expedition DMS-integrierteSparten/Bereiche
Indizierung Clearing
Qualitätsgesicherte Dokumentobjekte zur Freigabe an DMS
Direktion
Scannen...
Nicht eindeutig zustellbar
Formalisiert/Individuell
Regelwerk / Verteiler
DV-gerecht
SachbearbeiterServicecenter
...SB-Pools
SachbearbeiterFachbereich
...SB-"Mini"-Pools
Sonstiges
...z.B. Inkasso, Agenturen
Schlechte Qualität,falsche Zustellung
etc.
Weiter-leitung
Zwischen-ablage
(ca.1 Monat)
Original-archiv
Nicht DMS-integrierte
Sparten/Bereiche
formalisiert-DV-gerecht
Betrieb Schaden Inkasso Rechnungs-wesen
formalisiert-nicht-DV-gerecht
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Vor-gangsart
Formu-larart
Verteilung in Papierform
PersönlicheZustellungen
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Automatische Posterfassung
• Automatische Klassifikation• automatische Indizierung und Zuordnung von
eingehenden elektronischen und Papier-basierten Dokumenten-Technologien
• neuronale Netze• Selbstlernende Mechanismen, künstliche Intelligenz• Auf Grund einer Definierten Lernmenge können alle
weiteren Informationen automatisch zugeordnet werden• Der Effekt des Übertrainierens kann diese Systeme in
unkontrollierbare Zustände versetzen
• Regel-basierte Ansätze• Jegliche Merkmale, die ein bestimmten Dokumententyp
beschreiben müssen durch Regel beschrieben werden• Bei sehr heterogenen Dokumenten können erhebliche
Administrationsaufwände entstehen
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Automatische KlassifikationBeim Scanvorgang
• Nach der Erfassung durch den Scanner werden die Faksimiles mit OCR/ICR-Techniken interpretiert
• Anschließend werden Indexmerkmale nach vordefinierten Schemata herausgefiltert, geprüft und mit Stammdaten abgeglichen
• Selbstlernende Programme erlauben die Generierung von Strukturen, Aufbau von Ordnungssystematiken und Zuordnungen anhand der Dokumentinformationen
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COLDDefinition
COLD: Ursprünglich für
Computer Output on Laserdisk
Heute:
• Archivierung von strukturierten Daten als Listen
(Listenarchivierung, Transaktionsarchivierung)
• Archivierung von Druckoutput mit Strukturen und
Layout-Informationen (Druck-Output)
• Migration mit Übernahme von Daten und Objekten
zur Füllung von Datenbanken und Repositories
COLD-Schnittstelle wird zur allgemeinen Import-
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COLDProzesse
• Konverter: • Formatumwandlung• Indexkomplettierung
• Archiv:• Indizierung• Archivobjektbildung
• Index-DB: • Primär-und Sekundär-Index • Volltext
• Speicher:• Einzelobjektarchivierung• Containerarchivierung
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VAX
HOST Konverter
Index-DB
ArchivSpeicher
AnwendungKonverter
Datenbank
Daten
Output-
Objekte
Importfähige
Objekte
Indexeinträge
Archivobjekte
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COLD-Archivierungim Umfeld SAP
Ausgehende Belege sind:• Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Reklamationen,
Schriftverkehr, Prozessmeldungen, etc.
Die Archivierung ausgehender Belege erfolgt über “zusätzlicher Drucker”:• nur drucken• nur archivieren• drucken und archivieren
Erzeugte Formate:• Alter Standard OTF • abgelöst durch PDF (ab 4.0B)
Problem: SAP kennt das Layout des gedruckten Objekts nicht.
Alternative: Externes Drucksystem 202 Urheberrechte Dr. Ulrich Kam
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SAP Document ArchivingAusgangsdokumente, Reports
R/3
Client / ServerABAP/4
FI
CO
AM
PS
WF
IS
MM
HR
SD
PP
QM
PM
NAST
Abcdefghijklmn
Index Export
Archiv
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R/3 Data-Archiving
Archiving - objectRecords
R/3 Database
Archive-files
ExternalArchiving System
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Indizierung
• Mit Hilfe eines kontrollierten Wortschatzes werden Objekte einheitlich und eindeutig strukturiert
• Informationsobjekte in Archivsystemen werden identifiziert, inhaltlich beschrieben und geordnet
• Unterschiedliche Methoden:• Volltext Indizierung• Manuelle Indizierung• Automatsche Klassifikation• Automatische Teilindizierung
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Speicherung (1)
• Speichern eines Dokumentes im Archiv (Dokumentbibliothek)• Lokale Speicherung eines Dokumentes (außerhalb des
zentralen Archives)• Speichern in einem anderen Dokumentenformat, damit
Dokumente von verschiedenen Applikationen angezeigt und geändert werden können (Konverter)
• Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren
• Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
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Speicherung (2)
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
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Speicherung (3)
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
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Transaktionsarchivierung
• Gewährleistung des langfristigen Datenzugriffs
• Im eBusiness-Umfeld entstehen Dokumente anderer Qualität
• Es wird nicht mehr ausreichen, die reinen Informationen zu archivieren
• Zukünftig werden Informationen in ihrem sachlogischen, zeitlich definierten Zusammenhang reproduziert werden müssen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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TransaktionsarchivierungDarstellung
• Log-Datei
• Screen-Dump
ApplicationServer / Portal
Browserhttp:https:
Archiv
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TransaktionsarchivierungProbleme
• Menge / Relevanz• Was sind kaufmännische und vertragsrelevante
Daten?• Ausschuss / Nutzung• MMCRS (Multimedia Clearing Right System)• DRMS (Digital Right Management System)• Formate• User Identifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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TransaktionsarchivierungEmpfehlung
• Wenn Sie Geschäfte über das Internet tätigen oder Angebote und interaktive Geschäftsformulare auf Ihre Website stellen, müssen Sie auch alle geschäftsrelevanten Transaktionen archivieren
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Logisches Löschen
• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)
• Protokollierung von Löschungen
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Logisches Löschen auf WORM
• „Ungültig setzen“ in der Index-DatenbankDas Dokument ist weiterhin vorhanden, kann von autorisierten Personen weiterhin gefunden werden
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschenDas Dokument ist weiterhin vorhanden, wird nicht mehr über die Datenbank gefunden (kann jedoch recovered werden)
• Protokollierung von Löschungen
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Physisches Löschen auf WORM
• „Index-Datensatz“ in der Index-Datenbank physisch löschen
• Das Dokument löschen
A) problematisch: Operationen auf dem Medium
B) gängig: alle noch gültigen Einträge auf ein neues Medium umkopieren, Daten- träger vernichten
• Protokollierung von Löschungen
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Berechtigungssystem (1)
• Zugriffsberechtigungen, Sichten und Funktionen werden über die Rollen und Gruppen der Benutzerverwaltung gesteuert
• Entsprechend der Benutzergruppen und Rolle sind unterschiedliche Sichten vorhanden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Berechtigungen:• Benutzer:
Berechtigungen sollten nie an Einzelpersonen festgemacht werden, sondern neutralen Benutzergruppen zugeordnet werden.
• Benutzergruppe: Neutrale Benutzergruppe beinhalten vertikale (Lesen, Schreiben etc.) und horizontale Berechtigungen (Dokumentenklassen) in entsprechender Kombination
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Berechtigungssystem (2)
Berechtigungen:• Dokumentklasse:
Dokumentobjekten selbst können bestimmte Berechtigungsinformationen tragen. Durch die Zuordnung zu Dokumentklassen werden die Klassenmerkmale weitergegeben.
• Sicherheitsanforderungen: Dokumentobjekte gelten für die aktuelle Aufbewahrungsfrist. Sie können weder mutwillig noch versehentlich gelöscht werden können
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Schutz
• Zugriffs- und Datensicherheit
• Verfügbarkeits- und Reproduktionssicherheit der gespeicherten Informationen
• Migrationssicherheit
• Investitionssicherheit
• "Revisionssicherheit"
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Datenschutz von
• persönlichen und privaten Daten• betrieblicher Geheimnisse und betrieblichen Wissens• Kundeninformationen aus der geschäftlichen Tätigkeit• Information verbundener Dritter und Partner• Interessenteninfomationen aus der Akquisitionstätigkeit
Abwägung konkurrierender Interessen?
Problem der unterschiedlichen Zielrichtungen des Datenschutzes
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Datensicherheit und Datenschutz
Benutzer-profile
Benutzer-profile
datenschutz-rechtliche
Vorschriften
datenschutz-rechtliche
VorschriftenMigrationMigrationorganisatorische
Planungen
organisatorischePlanungen
Software-komponenten
Software-komponenten
Hardware-komponenten
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Sicherheit
• Ein Medium allein ist nie sicher genug• Mehrere Kopien• Regelmäßiges Testen der Kopien auf Lesbarkeit• Regelmäßiges Migrieren
• Sichere Auslegung• Auslagerung Medien• Sicherheitsrechenzentrum oder doppelte Auslegung in
getrennten Gebäuden• Fallback Konzept• Testen der Sicherheit
• Identifizierbarkeit der Sicherungen• Verzeichnis zur Lösung des Problems divergenter aber z.T.
redundanter Inhalte unterschiedlicher Aktualität auf verschiedenen Medien
• Konfigurationsmanagement
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Sicherheit
• Single Logon – der Anwender hat in allen Systemen immer aktuell die gleichen Rechte
• Neben traditionellen Firewalls eine Software, die im Hintergrund ständig die Virenfreiheit und den Schutz vor unberechtigtem Zugriff überwacht
• Elektronische Signaturen zur Authentifizierung im E-Business und in internen Anwendungen
• Sichere Protokolle, Leitungen und kryptografische
Encodierung zur Absicherung des Informationsaustausches
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Datenbank
• Dient der Indexverwaltung in einem elektronischen Archiv und Verpointerung auf die Dokumente
• Erlaubt Replikationen über verteilte Standorte und Roaming User (Mobile User)
• Einheitliches Datenmodell ist wichtig für spätere Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Zugriffssteuerung über mehrere physikalische Archive über ein einheitliches logisches Archiv
• Unterschiedliche Typen:• Volltext Datenbank• Relationale Datenbank• BLOB Datenbank
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Konverter
• Umwandlung verschiedener Dokumentenformate in ein einheitliches Format für die langfristige Archivierung
• Wandlung beliebiger Originalformate in definierte Zielformate zur plattformunabhängigen Dokumentenbereitstellung
• Konverter sollten verlustfrei arbeiten, Viewer müssen dies nicht
• Hinzufügen des Headers bei der Archivierung• Interpretation des Headers bei der Rückgabe aus
dem Archiv
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Protokollierung
• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS• Die revisionssichere Protokollierung führt in Verbindung mit
der Verfahrensdokumentation zu einem sogenannten „elektronischen Dokument hoher Qualität“
• Protokollierung von:• Wartung und Softwareupdates
• Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten
• Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten
• Änderung am Datenmodell
• Fehlern
• Verlustbehafteten Konvertierungen
• etc.
• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode, Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Informationsobjekts, etc.
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Anwenderfunktionalität
• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek
• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen
• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente, wie Markierungen, Annotationen, das Extrahieren und gemeinsame Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern
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Administrationsfunktionalität
• Zugriff auf Dokumenten-Services• Administration des Systems, der Datenbank und
der Speicherumgebungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Definition und Pflege der Benutzerprofile• Sicherheit und Zugriffsrechte auf die Informationen• Backup und Recovery von Daten und Dateien, die
mit den Dokumenten in Verbindung stehen• Konfiguration und Monitoring von Speicher- und
CPU-Ressourcen, um eine optimale Performance zu gewährleisten
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BetriebsanforderungenBedingungen
• Aufstellung• Zugangskontrolle• Server und Jukeboxen abschließbar• Klimatisierung• Vorkehrungen gegen Staub, elektrostatische Aufladung
etc.• Brandschutz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Handhabung von Speichermedien• Sicherungskopien• Benutzung, Transport und Lagerung von Offline-Medien
• Überprüfung und Wartung• Routine-Untersuchungen• Dokumentation• Präventive Wartung und Tests
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BetriebsanforderungenProzesse
• Betriebsstörungen dürfen keine Inkonsistenzen oder Datenverlust verursachen
• Optimales Zusammenspiel von Betriebssystemen und Archivkomponenten
• Prozesse wie Erfassung, Indizierung, Transport im System etc. müssen gegen unbefugten Eingriff besonders gesichert sein
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Notwendige Infrastruktur schaffen ...
Elektronische ArchivierungEffizientere, zeitnahe, vollständige und sichere Bereitstellung von Dokumenten
DataWarehouseZusammenführung von „Kunden“-Daten aus unterschiedlichen Quellen für ganzheitliche Beratung
Groupware, WorkflowKooperatives Bearbeiten von Geschäftsvorgängen und Dokumenten
Integrierte Internet-PräsenzVerknüpfung von WebSeiten-Daten und -Formularen mit der internen Verarbeitung bei der Sachbearbeitung
Knowledge ManagementKontextsensitive Bereitstellung von Wissen und automatische Erschließung von Informationen
Mobile Arbeitsplätze mit übergreifender FunktionalitätUnterstützung von Vorort- und Heimarbeit
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Restart - Wiederanlauf
• Wiederanlauf nach Betriebsstörungen• Verlust der Netzwerkverbindung• Störungen der Indexdatenbank• Störungen des Informationsadressierungssystems• Störungen der optischen Speichereinheit• Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher• Der Wiederanlauf stellt sicher, dass die Systeme
kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können
• Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen. Bereits gelöschte Information kann wiederkommen
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Verfahren zum Wiederanlauf
Redundante Systeme• z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc.
innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren
• Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb
Einspielen von Sicherungen• z.B. Bandsicherungen
Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
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Teil-Recovery
Problemsituation: Definierte Teile des digitalen Archivs sind nicht mehr verfügbar
Teil-Recovery, z.B.• Recovery über einen bestimmten Zeitraum• Recovery eines Mediums• Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe
oder eines bestimmten Speicherortes
Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery undWiederanlauf wird das System nach Störungenkonsistent wieder bereitgestellt
• Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen!
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Voll-Recovery
Problemsituation:Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen
Voll-Recovery• Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des
gesamten Systems von den Speichermedien selbst
Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mitWiederanlauf wird das System nach Störungenkonsistent wieder bereitgestellt.
• Bereits gelöschte Information kann u.U. wiederkommen!
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Herkömmlich:• Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert• Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst
(in Zukunft für revisionssichere Archivierung nicht mehr ausreichend)
Zusätzliche Sicherung über WORM Speicher:• Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim
Dokument gespeichert• Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der
digital-optischen Platte geschrieben• Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die
im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen(sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet)
Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
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2.3 Speichertechnologien im Vergleich
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Steintafeln
• Seit 5.000 Jahren bewährtes Medium
• Extrem gut geeignet für die Langfristarchivierung
• Extrem lange Aufbewahrungsdauern nachgewiesen
• Geringe Speicherkapazität
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Standards von Speichermedien
Digitale optische Speichermedien:
• WORM (Write Once Read Many)• CD (Compact Disk) • DVD (Digital Versatile Disk)• WORM Tape
Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht?
• Alternative digitale Archivspeichermedien:
• Festplattensysteme
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Datensicherheit digitaler optischer Medien - Technische Datensicherheit
• wesentlich höherer Grad an Datensicherheit als magnetische Speicher
• ECC Verfahren (Error Correction Code) gewährleisten eine Fehlerrate kleiner 10-12 Bit
• 1.000.000.000.000 Bits speichern, 1 Bit falsch interpretieren• etwa 1000 Gigabyte oder ca. 2000 Stunden ununterbrochener
Schreib-(= Archivier-)Betrieb, ehe ein gespeichertes Bit falsch wiedergegeben wird
• geschützt gegen Einflüsse von magnetischen Feldern und Headcrashes
• keine Aufbewahrung in klimatisierten Räumen erforderlich • lediglich Schutz vor Überhitzung über 50 Grad Celsius und
direkter physikalischer Zerstörung erforderlich
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Standards von SpeichermedienWORM (Write Once Read Many)
• Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien
• True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien
• Auf älteren Systemen Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“
• Neue Entwicklung UDO speichert bis zu 30 GigaByte pro Medium
• Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering
• Teure Medien
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Neuer Standard für 5 ¼„-UDO-WORM
• UDO = Ultra Density Optical• Von Plasmon entwickelt• Phase Change-Technologie („True Worm“!)• 30 GB Kapazität• Seit Cebit 2007: 60 GB• In der Entwicklung: 120 GB pro Medium• Neuer Industrie-Standard 350 der ECMA• Laufwerke sind zu MO-Standard
aufwärtskompatibel
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Standards von SpeichermedienCD (Compact Disk)
• CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar)• CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar)• CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur
noch lesbar)• CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)• Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre• Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.)• Günstige Medien• International standardisiert
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Standards von SpeichermedienDVD (Digital Versatile Disk)
• Gleiche Abmessung wie eine CD• Nicht standardisiert• Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) und andere• Verschiedene Formate, weitere zu erwarten• Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium• Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.)• Teurere Medien als CD
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DVD-Weiterentwicklungen Blu-Ray
Blu-Ray-Disk: • Blue-ray Disk Association (2002) bestehend aus ,
Panasonic, Pioneer, Philips, Sony, Thomson, LG Electronics, Hitachi, Sharp und Samsung
• 25 GB / 50 GB Kapazität• 36/72 Mbit/s Lesezugriff• IN USA und Japan nach Wikipedia bereits Quasi-
Standard für Player und Spiele
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DVD-Weiterentwicklungen Alternativen zu Blu-Ray
HD DVD• HD DVD Promotion Group mit u. a. NEC, Microsoft,
Toshiba, Intel, IBM, Hewlett Packard und Time Warner
• 15 GB / 30 GB Kapazität• Player seit 2006 u.a. von Toshiba
VMD• Versatile Multilayer Disc • New Medium Enterprises (NME) • theoretisch bis 100 GB Kapazität, aktuell 40 GB• Derzeit 40 MBit/s• Kaum verbreitet („Bollywood-Filme“)
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Der Speicher für WORM/CD/DVD: Die Jukebox
• „Online“ Medium befindet sich im Laufwerk
• „Nearline“ Medium befindet sich in der Jukebox und wird von der Steuersoftware automatisch gefunden und in ein freies Laufwerk eingelegt
• „Offline“Medium muss auf Anforderung der Steuersoftware der Jukebox manuell zugeführt werden; anschließend wie „Nearline“
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„Selbsttragende“ Medien
Vorteile „Selbsttragender“ Medien• Unabhängigkeit vom ERP-System• Unabhängigkeit vom Archivsystem
Dennoch muss auf die langfristige Lesbarkeit des Speichermediums geachtet werden (Kompatibilität des Betriebssystems!)
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WORM Tapes
• Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe)• Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar• Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem
Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration
• Aufnahmekapazität bis zu 1 TeraByte je Medium (komprimiert)
• Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller
• Medien durch große Kapazität relativ günstig
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WORM-TapesEntwicklung der Speicherkapazitäten
Quelle: SUN
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Festplattenspeicher
• Z.B. Centera von EMC• Einfaches Management• Sehr schnell Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität
der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Ein 19“-Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)
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Festplattenspeicher
CAS Content Adressed Storage (z.B. Centera von EMC2)
• Unabhängig von der Anwendung• Signatur aus dem Inhalt des Objekts• Bei Veränderungen des Inhalts eines Objekts wird
automatisch eine neue Version erzeugt• Die Unveränderbarkeit der gespeicherten
Information wird durch die Software sichergestellt
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FestplattenspeicherEMC Centera (1)
• Einfaches Management• Relativ schnelle Datenzugriffe• Unveränderbarkeit und Wahrung der
Authentizität der Daten• Wahrung der Integrität• Replikation• Bis zu 5,12 - 64 TB pro 19“ Rack• Gespiegelt 2,3 – 28,8 TB• insgesamt bis zu mehreren
Petabyte ausbaubar
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Quelle: EMC
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FestplattenspeicherEMC Centera (2)
• Anbindung über native Schnittselle oder • über CUA
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Quelle: EMC
Mit Integrierten Applikationen
Centera API (CAPI)
NFSoderCIFS
CAPI
Appliations-server
CenteraCentera UniversalAccess (CUA)
ohne integrierte Applikationen
Quelle: EMC
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IBM Ice Cube Projekt
Moduleare Speicher“würfel“, die „einfach“ zu Quadern zusammengesteckt werden können.
• Bis zu 27 Module à 27 TB• Wasserkühlung über Leiste im Sockel• Verbindung über Keramikfelder, keine Stecker,
Pins,…• Auf ca. 10 Jahre Betriebsdauer ausgelegt• Befindet sich derzeit noch in der
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Quelle: IBM
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SpeichermedienAktuelle Richtpreise (2007)
Quelle: SUN
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2.4 Aufbau eines gesetzeskonformen Records Management
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• ISO 15489 Records Management • Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten
und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen • Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen
von Schriftgutverwaltungssystemen• Standard geht nicht wesentlich über Definitionen
zum Thema hinaus• Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten
Länder
Records ManagementISO 15489
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Dokumentenmanagement ISO 82045
Teil 1: Prinzipien und Methoden (2002)• Generelle Beschreibung der Konzepte, Methoden, Verfahren
und Prozesse Teil 2: Sammlung der definierten Metadaten im Sinne eines Data
Dictionaries Teile 4,5 (Noch in der Entwurfsphase): spezifische
Applikationsstandards, z.B. für die Archivierung, Bauindustrie
Keine Standardisierung von Formaten sondern:• ein generischer Ansatz, um auf die Ebene der
beschreibenden Daten zu gelangen• die Vereinfachung von Schnittstellen• Datenelemente sollen mit einer verbindlichen Semantik und
einer standardisierten Ausprägung zur Verfügung gestellt werden
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Records Management in der öffentlichen Verwaltung
• International• ICA
• Europa• MoReq
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ICA
• Independent Computing Architecture• Von Citrix entwickelte Architektur für Server Based
Computing• Arbeitet mit Windows-NT- oder Windows-2000-
Server• Soll Verteilung von Anwendungen und
administrativen Aufgaben vereinfachen, indem es ressourcen-erweiternde Merkmale zur Verfügung stellt
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MoReq: • Model Requirements for the Management of Electronic
Records• In Auftrag gegeben und entwickelt für den Gebrauch in der
Europäischen Union• MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer
oberflächliche Guideline nah• Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-
Management- und Archivsystemen• Fokus liegt auf der Behandlung elektronischer Dokumente,
papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr.
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• Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen
MoReq (1)
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MoReq (2)
• Funktionsmodell und Anforderungskatalog für elektronische Schriftgutverwaltungssysteme in Europa
• Identifier
• Name
• Descriptive keywords
• Description
• Date opened
• Date closed
• Person or post responsible for maintenance
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MoReq (3)
• User group access rights
• User access rights
• Security category
• Rule(s) for closing volumes
• User-defined metadata elements
• Deletion date
• Deleted by
• Retention schedule
• Classification history
• Reason for re-classification
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MoReq2
MoReq2 • ist eine evolutionäre Weiterentwicklung von MoReq• verbessert und erweitert MoReq aktualisiert MoReq
in Bezug auf neue Technologie und Regularien• modularisiert MoReq• ergänzt MoReq um Testkriterien und ein
Zertifizierungsverfahren
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• Schaffung einer flexibleren Struktur • Berücksichtigung nationaler Anforderungen,• Erweiterung des Funktionenkataloges (Ergänzungen),• Definition optionaler Komponenten für unterschiedliche
Umgebungen und Anforderungen (Ergänzungen und Verschiebungen in der Struktur)
• Erweiterung des Basismoduls• Zugriffsverwaltung (Ergänzungen),• Aufbewahrungsfirsten und Vernichtung (Ergänzungen),• Export, Übertragung und Dokumentenaustausch
(Ergänzungen; teilweise neu),• langfristige Bewahrung (Ergänzungen),• konkretere Fassung und Beschreibung der Metadaten
(Ergänzungen).
Model RequirementsNeuheiten in MoReq2 (1)
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• Schaffung neuer optionaler Module• Content-Management-Systeme (neu),• Verwaltung nichtelektronischer Aufzeichnungen und
Hybridsysteme (vorhanden, wird zu optional verschoben),• Workflow (vorhanden, wird erweitert und verschoben) und
Vorgangs-/Fallbearbeitung (neu)• Dokumentenmanagement und Collaboration (vorhanden, wird
verschoben)• Kryptographie, Verschlüsselung, Wasserzeichen, Digital Rights
Management (vorhanden, teils neu, wird verschoben)• Interoperabilität und Offenheit (vorhanden)• dezentrale Systeme (neu)
• Entwicklung eines MoReq Compliance Tests• Beurteilung von Produkten (neu)• Entwicklung von standardisierten Testskripten (neu)• Unterstützung einheitlicher MoReq-Compliance-Evaluierungen
durch Tests (DLM Forum, DLM-Network EEIG)
Model RequirementsNeuheiten in MoReq2 (2)
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Records Management in der öffentlichen Verwaltung
National• Australien VERS • Deutschland DOMEA • England TNA• Frankreich AFNOR• Italien Protocollo • Luxemburg SEL GED• Niederlande ReMANO • Norwegen NOARK• Österreich ELAK• Schweiz GEVER• USA DoD 5015
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• Domea: Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs
• Von der Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren
• 1. Version vom 1997• Aktuelle Version 2.1 seit 2005• Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund (aus dem
Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene)
• Andere Institutionen schließen sich zunehmend an (z.B. Versicherungsträger)
• Aktuell nur eine geringe Zahl von Zertifizierungen
Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (1)
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Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen:• Schriftgutverwaltungssystem
• Verwaltung von Metadaten• Virtuelle elektronische Akten für papierbasierte
Dokumente
• Elektronische Aktenablage• Zusätzlich Dokumente in elektronischer Form in der Akte
(Fax, E-Mail, elektronische Dokumente, Scannen)
• Vorgangsbearbeitungssystem• Erweiterung der elektronischen Aktenablage um
Funktionalitäten, die den Prozess der Bearbeitung unterstützen
Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (2)
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Dokumentenmanagement und elektro-nische Archivierung (Domea) (3)
Quelle: www.bund.de© PROJECT CONSULT 2002
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Unterstützungsstufen nach DOMEA-Konzept
ElektronischeSchriftgutverwaltung
ElektronischeAktenablage
ElektronischeVorgangsbearbeitung
• digitaler Nachweis analoger Akten durch Metainformationen• Recherche in Metainformationen
• digitaler Nachweis elektronischer Akten • Scannen (OCR) vor und nach der Bear- beitung• Übernahme von Fax, E-Mail, E-Dokumente in die vollständige elektronische Akte
• IT-gestützte Bearbeitung und digitaler Nachweis des Geschäftsgangs in elektr. Vorgängen und Akten
• E-Verfügungen und GG-Vermerke• Laufwegsteuerung, Standardlaufwege• Recherche in Meta- und Primärinformationen• Volltextrecherche
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• DoD 5015.2: Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement
• Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen• Informationsmanagement• Systemmanagement
• Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein
• Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen
Beispiel:DoD 5015.2
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Records Management außerhalb der öffentlichen Verwaltung
• Pharma: GMP, FDA• Industrie / Anlagenbau: DIN-Normen,
Qualitätsrichtlinie• Bankenwesen: Kreditvergaberichtlinien, Basel II• Versicherungen: Verträge, Rückversicherungs-
verträge, v. a. bei hohen Risiken• Telekom: Kundenakte, Abrechnungsinformationen• generische Anforderungen
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Records Management in der Privatwirtschaft
• Der ISO-Standard 15489 Records Management beschreibt auch für die Privatwirtschaft die Best Practices im Umgang mit Geschäftsunterlagen:
• „Die Standardisierung von Records Management Richtlinien und Prozeduren stellt sicher, dass allen Geschäftsunterlagen angemessene Beachtung und Schutz zukommt, und dass die Fakten und Informationen, die sie beinhalten, effizienter und effektiver gefunden werden können, indem standardisierte Verfahren und Prozeduren verwendet werden.“
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Dokumenten-Standards
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• Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt
• ISO Standard• Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird
nicht unterstützt, dadurch manchmal Probleme mit Erweiterungen in den Multi-Page-Varianten der Hersteller
• Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• TIFF kann auch mit Standard-Viewern angezeigt werden
• Nach wie vor de facto Standard für revisionssichere Archivierung
Tagged Image File FormatTIFF
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• Seit 1992 Standard in der Kompression von Farb- und Graustufenbildern
• Bis zu 16,7 Mio. Farben darstellbar• Kein Copyright • Beinhaltet Verfahren, die selektiv einzelne
Bildinformationen löschen• Kompressionsrate ist in der Regel einstellbar. Bei
einem Kompressionsfaktor von 75% kann das menschliche Auge kaum Unterschiede zum Original feststellen
Joint Photographic Expert GroupJPEG
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• JPEG2000 ist seit dem 02.01.2001 offizieller Standard der ISO
• „Wavelet-Technologie“• Neuer weltweiter Kompressionsstandard für
statische Bilder, Endung .jp2• Bild wird vor der Kompression analysiert und
Bildflecken werden reduziert• Höhere Kompressionsraten und bessere
Bildqualität als JPEG und TIFF, bis Faktor 100• Kann digitale Wasserzeichen speichern• Verlustfreie Speicherung möglich• Patentstreit noch nicht vollständig beigelegt
Joint Photographic Expert GroupJPEG 2000
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• Von der Firma Adobe entwickelt• Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente
unabhängig von• Textverarbeitungsprogramm und/oder• Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
originalgetreu zu nutzen• Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und
Schriftinformationen des Originals• unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften• erfüllt• PDF- Format ist eine Weiterentwicklung von Postscript (.ps)• Wird mit dem kostenlosen Acrobat Reader oder anderen
PDF-Viewern gelesen
Portable Document FormatPDF
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PDF (2)
• Vorteile: • Aus fast allen Systemen können PDF-Dateien generiert
werden• Hohe Wiedergabetreue• Systemunabhängig• Suche innerhalb von Dokumenten möglich• Kann von Suchmaschinen indiziert werden• Kann elektronische Signaturen aufnehmen
• Nachteil:• Kann relativ leicht manipuliert werden
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PDF als ISO-Norm
• PDF/X: PDF ist als Standard in der ISO Norm 15930-3 als PDF/X-3 definiert (Format für Druckvorstufe)
• PDF/A: ISO 19005-1 (Sept. 2006). Für die Archivierung geeignetes Langzeitformats. Basiert auf PDF 4.
Einschränkungen gegen PDF/4:• Schriften müssen zwingend in das Dokument eingebettet
werden• Eingebettete Audio- und Videodaten sind verboten • Keine Nutzung von JavaScript • Kein Hyperlinks
• PDF/E: Im Standardisierungsprozess für Ingenieurformate (CAD,…)
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eXtensible Markup LanguageXML (1)
InhaltDTD,
SchemaXSL
(Layout)
XML
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eXtensible Markup LanguageXML (2)
• Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten
• Echte Untermenge von SGML (SGML light) • kein Binärformat sondern Textformat• XML-Dokumente bestehen aus den Teilen
Definition (DTD) und Instanz• DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten
Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
• Unterscheidung von wohlgeformten (well formed) und gültigen (valid) Dokumenteninstanzen
• XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest
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Unterschiedliche Strategien für Format-Definitionen:• RDF Resource Description Framework
• Ziel ist es, Ressourcen, Zusammenhänge zwischen Ressourcen und ihre Eigenschaften zu beschreiben
• Metasprache für Metadaten • Kern der Umsetzung bildet XML
• DTD Document Type Definition• Sprache zur Definition von XML-Vokabularen
• Schemata• Nachfolger der bekannten Document Type Definition
(DTD)
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<?xml version=“1.0“?><!DOCTYPE EMAIL [
<!ELEMENT EMAIL (TO,FROM,CC,SUBJECT,BODY)><!ELEMENT TO (#PCDATA)><!ELEMENT FROM (#PCDATA)><!ELEMENT CC (#PCDATA)><!ELEMENT SUBJECT (#PCDATA)><!ELEMENT BODY (#PCDATA)>]>
<EMAIL><TO>[email protected]</TO><FROM>[email protected]</FROM><CC>[email protected]</CC><SUBJECT>Erste DTD</SUBJECT><BODY>PROJECT CONSULT in Hamburg</BODY>
</EMAIL>
eXtensible Markup LanguageXML (4)
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Metadaten-Standards
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Dublin Core
1. Titel2. Verfasser oder Urheber3. Thema und Stichwörter4. Inhaltliche Beschreibung5. Verleger bzw. Herausgeber6. Weitere beteiligte Personen und Körperschaften7. Datum8. Ressourcenart9. Format10. Ressourcen-Identifikation11. Quelle12. Sprache 13. Beziehung zu anderen Ressourcen 14. Räumliche und zeitliche Maßangaben15. Rechtliche Bedingungen
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XML-Umfeld
RDF Resource Description Framework
XMI XML Metadata Interchange
Etc.
• Für fast alle Metadatenansätze existiert eine XML-Version
• XML ist als Beschreibungssprache für Metadaten gut geeignet
• Dieses hilft aber nicht bei der eigentlichen Standardisierung der Metadaten
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MAchine Readable CataloguingMARC
• Standards für die Repräsentation und Kommunikation im Bibliothekswesen, sowie für verwandte Bereiche, in maschinenlesbarer Form
• Konform mit ISO 2790-Norm
• Archive setzen sich aus drei Teilen zusammen:
• Record Structure: Dokumentenstruktur• Content Designation: Verwendung• Data Content: Inhalt
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Metadata Object Description SchemaMODS
• Erlaubt die Beschreibung von Informationsobjekten (z.B. Internet-Dokumenten) und verbessert die Interoperabilität u.a. für digitale Bibliotheken
• XML-Schema für elektronische Elemente.
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Schnittstellen
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321
Definition von DokumentenklassenDIN EN 61355
• Regelt die einheitliche und herstellerübergreifende Klassifikation und Identifikation von Dokumenten.
• Wird international unter der Bezeichnung IEC 61355 geführt.
• Anwendungsbereich:
• Gesamte technische Dokumentation im Lebenszyklus technischer Produkte und nichttechnischer Dokumente.
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Open Document Management APIODMA
• Ebenfalls ein Standard für Dokumenten-Management-Systeme
• Definition einer einheitlichen Schnittstelle für DMS-Clients zum Zugriff auf DMS
• Aktuelle Desktop-Anwendungen können hersteller- und produktübergreifend DMS nutzen.
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• Im Oktober 1998 von der IETF (Internet Engineering Task Force) ins Leben gerufen,
• Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten-Management-Systems über das Internet
• Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich
• Die reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um schreibende Zugriffe erweitert.
World Wide Web Distributed Authoring und Versioning WebDAV
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Java Specification RequestJSR 170
• Java-Standard von 2003, der den einheitlichen API-Standard für den Zugriff auf Content Repositories und Applikationen definiert,
• Stellt sicher, dass Unternehmen ihre geschäftsrelevanten Inhalte unternehmensweit effizient ablegen und verwalten können,
• Durch einheitliches API für sämtliche Content Repositories besteht Unabhängigkeit von proprietären Herstellersystemen.
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Java Specification RequestJSR 283
• Nachfolger des Standards JSR 170,
• Soll das Zusamenspiel von Content Repositories und Applikationen weiter verbessern und vereinfachen
• Die Verwaltung von Metainformation und Internationalisierung von Content wird unterstützt.
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• SNIA-Initiative, die aus der Zusammenarbeit von IBM und EMC im Oktober 2004 entstanden ist
• Grundlage für die Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung
• Vereinfacht das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-Migrationen: schnellere Erarbeitung und Umsetzung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung, Datensicherheit, Datenmigration und Compliance,
• Engere Integration zwischen unterschiedlichen Datentypen und –Gruppen, so dass IT- und Storage-Verantwortliche Informationen effektiver managen können.
eXtensible Access Method XAM
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XAM - Entwicklung
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Quelle: SNIA
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• Das Bundesarchiv plant ein Standard-Archivierungs-Modul für elektronische Akten als Einer-für-Alle-Dienst (EfA-Dienst)
• Im Rahmen des Bundesarchiv-Projektes“Aufbau eines digitalen Archivs“ soll die EfA-Dienstleistung die Schnittstelle zwischen Bundesbehörden und Bundesarchiv abdecken
• Die diversen in den Bundesbehörden eingesetzten Produkte zur elektronischen Aktenführung bzw. Vorgangsbearbeitung sind trotz DOMEA-Zertifizierung nicht hinreichend in der Lage, archivtaugliche Aussonderungsdateien zu erstellen
Standard-Archivierungs-Modul (1)SAM
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• Um die Möglichkeit des dauerhaften Zugriffs auf archivwürdige elektronische Unterlagen zu gewährleisten sind plattform und hersteller-unabhängige Standardprogramme erforderlich:
Modul, mit dem aus unterschiedlichen Vorgangsbearbeitungssystemen über eine XML-Schnittstelle Daten und Metadaten exportiert und in ein Standardschema umgesetzt werden können.
• Vierwöchige Pilotphase erfolgreich beendet, Echtbetrieb voraussichtlich ab Ende 2007
Standard-Archivierungs-Modul (2)SAM
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2.5 Zukünftige Herausforderungen für das Information Lifecycle Management
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0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
1800
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Explosion der Unternehmensinformationen
78% durchschnittliches
Wachstum
Feststehende „unstrukturierte“ Daten
Dynamische „strukturierte“ Daten
Storgage
Demand
Petabytes
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Der Content “Big Bang“
40.000 v.C
Höhlen-
malerei
Werkzeuge
105
Papier
3500
Schrift
1947
Tran-
sistor
1950
Computer
Späte 1960s
Internet
1870
Elektrizität, Telefon
1450
Druck
1993
Das Web
200436 Mrd
200324 Mrd
200212 Mrd
20016 Mrd
20003 Mrd
200552 Mrd
Gigabyte
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Zählweisen
Kilo
ZettaExa
Peta
Tera
GigaMega
Yotta
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Petabytes an Informationen
019701980 20001990 2010 2020 2030
10
100000
10000
1000
100
System-
zentrisch
PC-
zentrisch
Netzwerk-
zentrisch
Informationszentrisch
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Exponentielles Wachstum bei Internet-Hostrechnern
1980 1985 1990 1995 2000 2005
102
108
Za
hl d
er
Jah
re b
is z
ur
An
wen
dun
g b
ei 2
5%d
er
US
-Be
völk
eru
ng
Jahr
104
106
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Exponentielles Wachstum in der Computertechnik
1860 1880 1900 1920 1940 1960
102
101
10
Zah
l der
Jah
re b
is z
ur A
nwen
dung
bei
25%
der
US
-Bev
ölk
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g
Jahr
1980 2000
Telefon RadioFernsehen
PCHandy
Internet
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Exponentielles Wachstum in der Computertechnik
1900 1940 1980 2020 2060 2100
10-20
10
10-10
10-20
10-30
10-40
10-50
10-60R
ech
en
sch
ritte
pro
Sek
unde
für
100
0 D
olla
r
Jahr
Computer
ein Insektengehirn
ein Mäusegehirn
ein menschliches Gehirn
alle menschlichen Gehirne zusammen
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Information Overflow
Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen
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Information Gap
Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen
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Die Abhängigkeit von Information
Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig
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Anwenderschwerpunkte
Geplante Projekte (in %)
(Quelle: AIIM 2003) USA IRE BRA D UK CAN
Process automation 22 27 45 16 26 23
Technical Document Management 22 21 42 29 33
eMail-Management 22 28 30 20 30 33
Web-Publishing 24 31 31 14 33 38
Knowledge Management 25 29 41 14 36 33
Information Capture 27 30 33 18 38 35
Document Contral 34 40 57 22 50 44
Archiving / Storage / Records Management 44 34 53 14 46 48
Compliance 20
Forms Processing 18 18 26 25
Business Continuity 23
Customer Service 29 34 33 23
Human Ressource Management 28
Accounting 14
eGovernment 28
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Entlastung für E-Mail
• Die Bürokommunikationsprogramme quellen über und werden gleichzeitig immer größer und komplexer
• Der Spam-Anteil bzw. der Anteil an unnötigen Mails steigt• Der Aufwand für die Systemadministration steigt• Bei E-Mails ist die Identifikation der aufbewahrungspflichtigen,
der aufbewahrungswürdigen und der übrigen Dokumente besonders aufwändig, besonders wenn private Nutzung erlaubt ist
• Häufig werden E-Mails und/oder Attachements gedruckt und dann abgelegt
• E-Mails werden vielfach multiplikativ versandt
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10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung
1. Email-Archivierung muss die revisionssichere Langzeitarchivierung aller in einer E-Mail enthaltenen Informationen, einschließlich Formatierungen, Rechteinformationen und Anhänge, auch verschachtelter Anhänge, sicherstellen.
2. Archivierte Mails müssen ohne Informationsverluste wiederherstellbar sein.
3. Es sollte eine hohe Skalierbarkeit in Bezug auf Anzahl zu archivierender E-Mails und Datenvolumina gegeben sein.
4. Es muss möglich sein eine bereits archivierte E-Mail ganz oder teilweise (Mailtext / Anhänge) aus dem führenden Mailsystem zu löschen.
5. Auch verschlüsselte Maildokumente müssen archiviert werden können.
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10 Grundsätze zur E-Mail-Archivierung
6. Signierte E-Mails oder Anhänge müssen archiviert werden können und die Langzeitarchivierung dieser Dokumente muss durch die Möglichkeit eines „Übersignierens“ abgelaufener Signaturen möglich sein.
7. Anhänge und der Mailtexte sollten in ein für die Langzeitarchivierung geeignetes Format konvertiert werden.
8. Single Instance Archivierung: Attachments von identischen Mails an mehrere Nutzer werden nur einmal archiviert.
9. Die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen, insbesondere die des HGB/AO und des BDSG müssen erfüllt sein.
10. E-Mail-Archivierung darf nicht als Insellösung sondern muss als integrierter Teil eines gesamten Archivierungskonzeptes betrachtet werden.
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Migration
Migrationstypen
Weiche versus harte Migration
Integrative Migration und Middleware
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MigrationInteressenskonflikt
Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
• Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren
• Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ...
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Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-betrieb
GeänderteAnforderungen
Migration
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Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration
• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall
• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen
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Migrationstypen
Migration des Systems• Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein
anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere
Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien
Migration der Speichermedien bei Ablauf der Haltbarkeit der Medien
Migration bei technologischer Weiterentwicklung• wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden,• wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben,• wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren
Zugriff erlauben
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Migration - Aspekte bei der Auswahl und Betrieb von Speicherlösungen
• Langfristige Unabhängigkeit vom Hersteller durch einfache Exportmöglichkeiten der Indexdaten
• Absicherung gegen Verfälschung der Information beim Export (und Import)
• Komfortable Möglichkeiten der Index-Reorganisation bei Wechsel der Speicherlösung
Migrationskonzept als kontinuierlicher Prozess einrichten!
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld
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Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation
und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)
Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei
einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt
Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder
Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)
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MigrationStrategie
• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel
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• Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden
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Grundsätzliche Migrations- und Anwendungsszenarien
Integrative Lösungsansätze um harte Migrationen zu vermeiden (integrativer Ansatz):
• temporäre Datenhaltung • redundante Datenhaltung • ausschließliche Datenhaltung• keine Datenhaltung
in einer produktunabhängigen Zwischenschicht
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PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Aktiver IndexArchiv-APIsODBC Konverter
Produktflexible Zwischenschichtmit temporärer Datenhaltung
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Produktflexible Zwischenschichtmit redundanter Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Master-
indexArchiv-APIs Replikation
ODBC Caching PZW -Schnittstelle
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtmit ausschließlicher Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB-Index
DB -Index
Archiv-APIs
Caching PZW-Schnittstelle
Archivfunktionalität
DB-Index
DB-Index
Konverter
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Produktflexible Zwischenschichtohne Datenhaltung
PZW
TechnischeArchive
Anwendungen
Client-Ebene
IBM Host„classic“
BK-Appl.Web-
Server
Firewall
BrowserApplets BK-Client Lotus Notes
TerminalEmulation
Smalltalk-Appl.
DB Index
C/S-Appl.
C/S-Client „Master“-DMS-ClientScan, Index,Recherche
IBM
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
DMS-Enabling
FileNet ...
DB Index
DB Index
Index-SchemataArchiv-APIsPZW-Schnittstelle
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Elektronisch signierte Dokumente
• Durch die Verwendung der elektronischen Signatur entsteht aus einer Datei ein Dokument das einem manuell unterzeichneten Papierdokument im Prinzip gleichwertig ist.
• Die elektronische Signatur sichert vorrangig die Unverändertheit der Nachricht und die Authentizität des Unterzeichers.
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Elektronische Signatur• Elektr. Signatur:
• einfache gescannte Unterschriften• Email-Footer• in Anwendungen wie Lotus Notes integrierte Verfahren• Public Key-Verfahren ohne Authentizitätsprüfung, z.B. „PGP“
• Fortgeschrittene elektr. Signatur• Gemäß RleS (Europäische Richtlinie) gehören zu den
"fortgeschrittenen elektronischen Signaturen" alle Verfahren, die die technischen Voraussetzungen erfüllen und von einem angemeldeten Trustcenter zertifiziert werden
• Bestätigen die Authentizität des Absenders
• Fortgeschrittene elektr. Signatur besonderer Qualität
• Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht den rechtlichen Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur und verlangt darüber hinausgehend ein gültiges Zertifikat sowie die Signaturerzeugung mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit
• Sie entspricht weitgehend den Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes. „Rechtssichere“ Signaturen
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qualifizierte elektronische Signaturen
PersonenbezogeneSignaturen
WER & WAS
Identifikation von einzelnen Anwendern
oder Gruppen
Zeitstempel
WAS & WANN
Beweis der Echtheit von Zeit und Datenz.B. rechtssichere
Archivierung
Qualifizierte elektronische Signaturen
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Zeichnungsvarianten
einfache Signatur Gleichberechtigte Signatur
Hierarchische Signatur Gemischte Signatur
Signatur Schröder
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Abteilungsleiter
Signatur Sachbearbeiter
Dokument
Signatur Sachbearbeiter 1Signatur Sachbearbeiter 2
Dokument
Signatur Bereichsleiter
Elektronische Signatur Integration
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Elektronische Signatur Rechtssituation
Rechtssicherheit• Zwei Parteien vereinbaren die elektronische Form der
Übermittlung • Elektronisch signierte Rechnungen• Nachweis des Eingangs oder des Versnads eines Dokuments• Nachweis, dass ein Dokument mit einem bestimmten Inhalt
zu einem bestimmten Zeitpunkt in ein elektronisches Archiv übergeführt wurde (Zeitstempel)
Problemfelder• Ablauf der Signaturen / Nachsignieren Projekte wie
ArchiSig, Umgehung durch revisionssicheres Archivierenn und Protokollierung
• Massensignaturen• Mehrfachsignaturen• Nachweis der Echtheit von Unterschriften
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Elektronische Signatur Probleme der Archivierung
• Zeitlich begrenzte Gültigkeit – „Nachsignieren“• Speicherung
• Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat
• Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet
• Mehrfach-Signaturen, z.B.:• Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner• Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener
Reihenfolge• Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt
automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie• Formatprobleme des Dokumentinhaltes, die nicht mehr
angezeigt werden können (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur)
• Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index-Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration
• usw.
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Elektronisch signieren beim Output?
Wert der Signatur?Keine persönliche Unterschrift entsprechend Signaturgesetz (SigG)
Datenbank /Anwendung
Archiv-
Server
Druckauf-bereitung
DFÜ (elektronisch signiert)
oder
Brief
Fax
Smart Card
oder
ListeDatensatzDFÜ-Kopie
Archiv
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Signature-Server
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Elektronisch signieren beim Scannen?
Wert der Signatur?• Nur Bestätigung, dass vollständig und lesbar erfasst wurde• Keine Beziehung zum Absender / Nutzer der Nachricht
Scanner
Signature-Server
Archiv-ServerPC
Smart-Card
oder
Archiv
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2.6 Produkteinordnung und Marktentwicklung
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Lösungsanbieter im Wettbewerb 2006
Collaboration
IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem
ent
BetaSystems, ISIS
Storage/Archivierung
HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas
Hard
wa
re
Xerox, C
anon, Ricoh
Datab
ase
Oracle
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osof
t, IB
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Verity
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Sag
e
WCM
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l
Vignet
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woven
,
Stelle
nt, R
edDot
Integration
FSC, Bearing Point,
Accenture
Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, SER, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
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IBM, EMC, OpenText, Banctec, OnBase etc.
SER Solutions, Saperion, Easy, ELO, GFT Solutions,Docuware, COI, d.velop, Optimal Systems, Mobius etc.
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Collaboration
IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem
ent
BetaSystems, ISIS
Storage/Archivierung
HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas
Hard
wa
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Xerox, C
anon, Ricoh
Datab
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Oracle
, Micr
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t, IB
M,
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WCM
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Integration
FSC, Bearing Point,
Accenture
Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
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Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
FileNet, Banctec, etc. Saperion, d.velop, EASY, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
Collaboration
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ent
BetaSystems, ISIS
Storage/Archivierung
HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas
Hard
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Xerox, C
anon, Ricoh
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Oracle
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FSC, Bearing Point,
Accenture
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Lösungsanbieter im Wettbewerb 2007
Datab
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cle,
Mic
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ft,
IBM
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Storage/Archivierung
Lösungsanbieter im Wettbewerb 2006
Collaboration
IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem
ent
BetaSystems, ISIS
HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas
Hard
wa
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Xerox, C
anon, Ricoh
Datab
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Oracle
, Micr
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t, IB
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te, I
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edDot
Integration
FSC, Bearing Point,
Accenture
Traditionelle ECM-AnbieterEMC/Documentum, Opentext, Hummingbird,
FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
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Lösungsanbieter im Wettbewerb 2007
Storage/Archivierung
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IBM, SUN StorageTec
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Lösungsanbieter im Wettbewerb 2006
Collaboration
IBM, Microsoft, Oracle Outputmanagem
ent
BetaSystems, ISIS
Storage/Archivierung
HP, Storagetek, EMC, Hitachi, Veritas
Hard
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Xerox, C
anon, Ricoh
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FSC, Bearing Point,
Accenture
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FileNet, Banctec, Saperion, d.velop,GFT Solutions, EASY, Ceyoniq,
ELO, Docuware, etc.
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Lösungsanbieter im Wettbewerb 2007
ER
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eco
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Man
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EMC: Magic Quadrant der Gartner Gruppe
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ECM Application – oriented nach Forrester
• Die Untersuchung beruhte auf 55 Kriterien, die in drei Hauptbereiche unterteilt wurden:
• das momentane Angebot• Strategie • sowie die Markt Präsenz
• Dabei kam eine Kombination aus Produkt Informationen und Demos, Gutachten der Anbieter sowie Kundenbefragungen zur Geltung
• Die von Forrester untersuchten Unternehmen waren EMC Documentum, FileNet, Hummingbird, IBM, Interwoven, Microsoft, Mobius Management Systems, Open Text, Oracle, Stellent und Vignette
• Besonderer Wert auf die Beurteilung der ECM Suiten, also der Zusammenstellung unterschiedlicher ECM Technologien zu einer Gesamtlösung, gelegt
• Da der ECM-Markt sich aber immer noch stark weiterentwickelt, unterscheiden sich die Fähigkeiten der Anbieter, eine Suite anzubieten noch weit voneinander und kein Unternehmen kann momentan eine Suite anbieten, die das gesamte Spektrum an Funktionalität abdeckt
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379
Content centric applicationsnach Forrester
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Markt-Konsolidierung = einfachere Auswahl?
• Konsolidierung des Marktes heißt nicht automatisch einfachere Auswahl
• Fachliche Anforderungen lassen sich heute gleichermaßen mit unterschiedlichen Produktkategorien auf verschiedenen Plattformen realisieren
• Der Markt trennt sich in Standardangebote und Lösungsangebote für Branchen, Spezialthemen oder Technologie-Nischen
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381
Storage Markt in Deutschland
• 2006 Wachstum von 11%
• Marktvolumen von ca. 5,3 Milliarden Euro, davon entfallen
• 2,2 Milliarden Euro auf Storage-Hardware • 0,8 Milliarden Euro auf Storage–Software • 2,3 Milliarden Euro auf Storage-Dienstleistungen
• Software und Dienstleistungen als Markttreiber
• bis zu zehn Prozent der Storage-Umsätze am deutschen Markt gelten als „ILM-relevant“. Mit stark steigender Tendenz.
Quelle : Experton Group
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383
Marktanteile Storage Software weltweit1. Quartal 2006
Quelle : IDC 2006
0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00%
EMC
Symantec
IBM
NetApp
CA
HP
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384
Marktanteile Disk-Speicher weltweit
1. Quartal 2006
Quelle : IDC 2006
0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00%
EMC
HP
IBM
Dell
Hitachi
Sonstige
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385 Quelle : IDC 2006
Verbrauch an Kapazität in %
0 5 10 15 20 25 30 35
ERP, CRM, OLTP
Backup/Recovery
Digitaler Inhalt
Web Server
Datei- und Druck-Server
Andere
Welche Anwendungen verbrauchen wieviel Speicherplatz?Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen
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386
Welche Anwendungen sind verantwortlich für geplante Speichererweiterungen?Umfrage unter 270 IT-Verantwortlichen
0 10 20 30 40 50 60
Data Protection / Recovery
Archivierung
Digitale Bilder
Dateiaustausch
Business Intelligence
Webseite / E-Commerce
Regulatory Mandates
ERP
Quelle : IDC 2006
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387 © CopyRight PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH 1999 - 2006
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Anbieter für Storage Management
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Anbieter für SpeichermanagementDie Einschätzung von Gartner
Gartner Magic Quadrant for Storage Resource Management and SAN Management Software, 2007:
• Brocade und Onaro: reines SAN Mangement• Akorri, EMC und Onaro: Root Cause, Change
Management, Peformance Management• CA, IBM, EMC, Symantec: „Comprehensive SRM
Solutions“• IBM: TotalStorage Productivity Center (TPC) 3.1:
Signifikante und am weitesten gehende Verbesserungen hinsichtlich Integration, Bedienung und Funktionalität
• Deutliche Weiterentwicklung des gesamten Marktsegements festzustellen
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Anbieter für Speichervirtualisierung
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Anbieter für SpeichervirtualisierungIBM
IBM SAN Volume ControllerNetzwerkbasierte Speichervirtualisierung
IBM TotalStorage Productivity CenterZentrale Verwaltung der gesamten Speicherinfrastruktur
IBM Virtualization Engine TS7520
Virtualisierte Bandverwaltung, bis 1,76 PB!!!
IBM TotalStorage DS8000Festplattenarray von 1,1TB bis 512 TB mit virtualisierter Verwaltung
IBM Virtualization Engine TS7700
Virtualisierte Bandverwaltung, High Performance
IBM System Storage N seriesNAS Hardware
IBM Grid Access ManagerSoftware zur Umsetzung von ILM-Ansätzen
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Anbieter für SpeichervirtualisierungEMC²
Invista• Netzwerk-basierte Speichervirtualisierung mit hoher
Performance auf intelligenten SAN-Switches
Rainfinity Global File Virtualization• Vereinfachung von NAS durch nahtlose Datei-
Virtualisierung
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EMC²Rainfinity Global File Virtualization Kapazitäts-Management
Ermittlung und Behebung von Kapazitätsproblemen zum Ausgleich der Speichernutzung.
Performance-Management
Ermitteln und Beheben von Performance-Engpässen und Hotspots.
Tiered Storage-Management
Ermittlung der Zugriffshäufigkeit und transparente Verlagerung von unstrukturierten Daten in Online- und Near-Line-Speicherumgebungen.
Synchrone IP-Replikation
Synchrone Replikation ausgewählter Verzeichnisse zwischen Standorten zum Schutz kritischer Daten.
Migration und Konsolidierung
Administratoren können Dateien transparent und ohne Auswirkungen auf Anwender oder Anwendungen verschieben.
Globales Namespace-Management
Management und nahtlose Integration in Standard-Namespaces, um mehrere Dateisysteme in einem einzigen virtuellen Dateisystem darzustellen.
Kapazitäts-Management Ermittlung und Behebung von Kapazitätsproblemen zum Ausgleich der Speichernutzung.
Performance-Management
Ermitteln und Beheben von Performance-Engpässen und Hotspots.
Tiered Storage-Management
Ermittlung der Zugriffshäufigkeit und transparente Verlagerung von unstrukturierten Daten in Online- und Near-Line-Speicherumgebungen.
Synchrone IP-Replikation
Synchrone Replikation ausgewählter Verzeichnisse zwischen Standorten zum Schutz kritischer Daten.
Migration und Konsolidierung
Administratoren können Dateien transparent und ohne Auswirkungen auf Anwender oder Anwendungen verschieben.
Globales Namespace-Management
Management und nahtlose Integration in Standard-Namespaces, um mehrere Dateisysteme in einem einzigen virtuellen Dateisystem darzustellen. Quelle: EMC
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Anbieter für SpeichervirtualisierungSUN / StorageTek
Quelle: SUN
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Anbieter für SpeichervirtualisierungNetApp
NetApp V-Series Systeme
V6070 V6030 GF980 V3070 V3050 V3040 V3020 GF270c(1)
Storage-Umgebungen
High-End-Virtualisierung Midrange Low-End
Storage Networking Support
FC SAN, IP SAN und NAS
Vollständige Hardware-Redundanz
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Max. Rohkapazität(2)
504 TB 420 TB 96 TB 252 TB 96 TB 126 TB 84 TB 16 TB
Max. Anzahl LUNs 1008 840 672 504 336 252 168 56
Speicher 64 GB 32 GB 16 GB 16 GB 8 GB 8 GB 4 GB 2 GB
NVRAM 4 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 1 GB 256 MB
Gigabit Ethernet Onboard Ports Max. Anzahl Ports
1248
1248
–44
824
824
824
824
44
Fibre-Channel Onboard Ports Max. Anzahl Ports
1632
1632
–16
820
820
820
820
44
PCI-Erweiterungs-steckplätze
16 16 18 6 6 6 6 k. A.
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Anbieter für Speichervirtualisierung Hitachi
Tiered Storage• Universal Storage Platform• Network Storage Controler
NAS• High Performance NAS Platform (BlueArc)
Virtualisierung• Virtual Tape Library• Virtual Partition Manager Software• Data Protection Suite (CommonVault)• Universal Replicator Software• Network Storage Controller (kleine Firmen)• HiCommand Suite Software
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398
Anbieter für Speichervirtualisierung HP
• HP StorageWorks 4100/6100/8100 Enterprise Virtual Arrays
• HP StorageWorks Virtual Library System (Tapes)• HP StorageWorks Reference Information Storage
System (RISS)• HP StorageWorks 200 Storage Virtualization
System • HP StorageWorks Enterprise File Services
Clustered Gateway (Speicherkonsolifdierung)
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Storage on Demand
Konzept:• Bereitstellung von Speicherressourcen durch einen externen
Dienstleister (Storage-Service-Provider) • Abrechnung nicht über Fixkosten sondern nach tatsächlichem
Verbrauch • Pooling-Verfahren zur Vermeidung von Speicherengpässen:
zusätzlicher freier Plattenplatz wird fortlaufend bereitgehalten, um kurzfristige Platzanforderungen zu bedienen
Vorraussetzungen: • konsolidierte IT-Infrastruktur, die sich mit Speicher in Storage
Area Networks (SAN) oder Network Attached Storage (NAS) versorgen lässt
• Zur Überwachung des Systems: gesicherter Remote-Zugriff des Dienstleisters auf das Storage-System des Kunden
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400
Storage on Demand Anbieter (1)
EMC: OpenScale
• Hitachi Data Systems: Services Oriented Storage Solutions (siehe Whitepaper) http://www.hds.com/solutions/storage-strategies/services-oriented-storage-solutions.html
• (siehe Whitepaper)http://www.emc.com/products/gfs/openscale.jsp?openfolder=gfs• IBM: Managed Storage Services (siehe Whitepaper)
http://www-935.ibm.com/services/de/index.wss/offering/its/a1007306
• HP: Managed Storage (Multivendor Storage Management, Storage Capacity Package)
http://h71028.www7.hp.com/enterprise/cache/308226-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE
http://h20219.www2.hp.com/services/cache/10617-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE
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Storage on Demand
Anbieter:• Hitachi Data Systems: Services Oriented Storage Solutions
(siehe Whitepaper) http://www.hds.com/solutions/storage-strategies/services-oriented-storage-solutions.html
• EMC: OpenScale (siehe Whitepaper)http://www.emc.com/products/gfs/openscale.jsp?openfolder=gfs
• IBM: Managed Storage Services (siehe Whitepaper) http://www-935.ibm.com/services/de/index.wss/offering/its/a1007306
• HP: Managed Storage (Multivendor Storage Management, Storage Capacity Package)
http://h71028.www7.hp.com/enterprise/cache/308226-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE
http://h20219.www2.hp.com/services/cache/10617-0-0-82-150.html?jumpid=reg_R1002_DEDE
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402
Ansätze für ILM-Software
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403
IBM „Klassischer Ansatz“ DR 450
IBM TotalStorage Data Retention 450
Lösung für das Information Lifecycle Management (ILM) bestehend aus:
• Tivoli Storage Manager for Data Retention • IBM Hochverfügbarkeitsserver pSeries 615 mit FAStT-
Speichersystem (Raid-5 oder Raid-10), (3,5 – 56 TB)• IBM WORM-Tape 3592
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IBM DR 450
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DMS/ECM
Speicher-/Daten-management-Software
Speicher-Subsysteme
IBM DR 450
IBM Speicherlösung im ILM-Konzept
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IBMGrid Access Manager (1)
Quelle: IBM
• Software zur unternehmensweiten fehlertoleranten Optimierung der Ausnutzung verfügbarer Speicherkapazitäten
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406
IBMGrid Access Manager (2)
Quelle: IBM
• Definition von Speicherstartegien• Optimierung der Speicherkosten• Automatische Verschiebung und Bereinigung der
Daten• Permanete zentrale Überwachung aller
Speicherressourcen• Automatische Replizierung von Daten an
unterschiedlichen Orten• Automatisiertes Recovery
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EMCInfoScape
Analysetool für Dateien und Dateisystem. Analyse der Attribute und des Content
Funktionen• Dateienscan• Erkennen• Klassifizieren• Verwalten, Festlegung von
Speicher.SLAs• Definition regelbasierter
Maßnahmen, z.B. Verschiebung auf Langfristspeicher oder auf sicheren Speicher
• Volltextindizierung
Quulle: EMC
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HP„Information Lifecycle Management
Hardware- + Softwareprodukte zur Verwaltung des Lebenszyklus der Daten
• Lösungen für Capture, Manage, Retain Deliver
ECM-Ansätze
Beispiele• HP RISS - StorageWorks Reference
Information Storage System • HP MAS – Medical Archiving Solutions• HP StorageWork Grid
Quelle: HP
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HP RISS – Reference Information Storage System
• Vorgestellt im April 2004• Speichersystem mit „Grid-Architektur“; verteiltes,
bedarfsabhängiges Speichern der Information• Weitere Komponenten: File-system, Datenbank,
Suchmaschine, Server mit HSM• API für die Integration von Speichersystemen,
Funktionen für die Archivierung, die Ablage und Suche von Dateien, Datenbanken und Server
• Für sehr große Datenmengen
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HPStorageWork Grid
• Geplante Erweiterung des HP OpenView Storage Area Manager (SAM)
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HPGrid-Ansätze in HP RISS• Smart Cells werden von ienem Modul verwaltert• Alle Modul können als eine Speichereinheit
(Storage Grid) angesehen werden
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007(veröffentlicht in der Fachzeitschrift BIT im Oktober 2006)
1. Es gibt einen Aufwärtstrend - mehr Projekte und mehr anspruchsvolle Projekte!
2. Es gibt noch mehr Wirrwarr im Markt - noch mehr Übernahmen, noch mehr Konvergenz, noch mehr Konsolidierung!
3. Es gibt eine neue Schwerkraftsenke - Microsoft bestimmt mit MOSS und seiner ECM-Strategie immer mehr den Markt!
4. Es gibt mehr Web 2.0 - neue Anwendungen, neue Architekturen, neue Funktionalität bringt Druck auf die bisherigen ECM-Spezialisten!
5. Es gibt wahrscheinlich ILM - ja, es könnte Lösungen geben, die diesem Anspruch gerecht werden. ILM verändert die Speicherlandschaft und raubt den herkömmlichen Archivsystemanbietern den letzten Schlaf!
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007(veröffentlicht in der Fachzeitschrift BIT im Oktober 2006)
6. Es gibt Insolvenzen - manchen wird’s erwischen, ohne dass jemand da ist, der ihn auffängt!
7. Es gibt echte SOA-ECM-Produkte - die alte ECM-Vision der unabhängigen Dienste, der Middleware aus dem Jahr 2001 wird wahr!
8. Es gibt einen Durchbruch für Business Process Management - Workflow Foundation und integrierte Produkte greifen die letzten Schlafpositionen in der Büroorganisation an!
9. Es gibt eine Renaissance für Wissensmanagement - mit Wikis, Blogs, Collaboration Suites, Whiteboards, Video-Conferencing, intelligenter Volltextsuche, Agenten-Software, Chat, Spracherkennung, assoziativer Informationsvernetzung, activity logging usw. erhält Wissensmanagement neuen Drive!
10.Es gibt ein neues Hauptthema: Daten- und Informationsqualität. ECM wird Bestandteil von Projekten für einheitliche Directory Services, Master Data Management Solutions, Information Warehouses und anderen Harmonisierungslösungen!
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007(veröffentlicht in der Fachzeitschrift BIT im Oktober 2006)
11.Es gibt aller Orten Enterprise Search - intelligent Suchen und Finden. Neben herkömmlicher Volltextsuche und Internet-Suchmaschinen treten ontologische, semantische und andere Bewertungs- und Kontrollsysteme zur Verbesserung der Suchergebnisse.
12.Es gibt es wirklich - ECM von Oracle. Der Datenbankanbieter tritt 2007 mit aller Vertriebsmacht an. Weh tut es besonders den Anbietern herkömmlicher Lösungen, die Oracle als Index-Datenbank im Bauch haben.
13.Es gibt neue Lösungen von SAP - Netweaver, Content Server und ECB-Bus machen das eine oder andere extra-ECM-System im Unternehmen überflüssig.
14.Es gibt sie langsam - Kartenlösungen mit Signaturen, Pads mit fortgeschrittener Signatur; aber Anfang 2007 dümpelt alles noch vor sich hin, weil die großen Kartenprojekte der öffentlichen Hand nicht in Fahrt kommen.
15.Es gibt es noch - E-Government. Wenig Geld, hohe Ansprüche. Kleinere Anbieter mit kleineren Produkten machen hier das Rennen.
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20 Trends zu ECM für das Jahr 2007(veröffentlicht in der Fachzeitschrift BIT im Oktober 2006)
16.Es gibt einen neuen Standard für Records Management - MoReq2 dürfte 2007 fertig werden.
17.Es gibt sie vielleicht - die neue GoBS, zumindest als Entwurf, aber bitte nicht erwarten, dass das so schnell mit der Übernahme durch das Ministerium klappt.
18.Es gibt Veränderungen auch im Beratungsmarkt - die Anwender werden schlauer und sparen mehr. Die Beratungsprojekte werden so vielfach kürzer und die Berater werden mit höheren fachlichen Anforderungen konfrontiert.
19.Es gibt einen weiteren Preisverfall - der Mittelstand der DRT-Anbieter muss sich gegen die großen und die Vielzahl der vergleichbaren Marktbegleiter wehren. Mancher wird es nicht überleben.
20.Es gibt vermehrt - OpenSource und Freeware, nicht nur für WCM sondern auch für Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung.
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