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Progetto. La nozione
Un progetto costituisce un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione
(Tonchia, 2001)
Un progetto costituisce un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione
(Tonchia, 2001)
Progetti. L’individuazione standard
Un progetto è un processo caratterizzato da:
• Obiettivo
• Limitazioni temporali, finanziarie, di
personale, o di altra natura
• Specificità rispetto altri piani
• Organizzazione specifica di progetto
(DIN 69901)
Un progetto è un processo caratterizzato da:
• Obiettivo
• Limitazioni temporali, finanziarie, di
personale, o di altra natura
• Specificità rispetto altri piani
• Organizzazione specifica di progetto
(DIN 69901)
Progetto. Rappresentazione grafica della nozione
(durata)
Tempo
Obiettivo
(qualità)
Inizio Fine
Budget
(costi)
Differenze tra gestione di processo (operations) e di progetto (project)
Operations management Project Management
Attività Continuative Intermittenti
Focus Periodi Progetti
Riferimenti Stabili Incerti
Scopo Produttivo Creativo
Controllo Feed-back (consuntivo) Feed-forward (previsioni)
Centri di Costo di Investimento
Funzioni aziendali
Acquisti-produzione-venditeR&S-progettazione-
ingegneria
Programma. La nozione
Un programma è costituito da un’iniziativa di lungo termine, di norma implicante più di un progetto
(Archibald, 1989)
Un programma è costituito da un’iniziativa di lungo termine, di norma implicante più di un progetto
(Archibald, 1989)
Il processo di programmazione
Pianificazione Programmazione
Controllo Realizzazione
FE
ED
-FO
RW
AR
D
FEED-BACK
Determinanti e risultati di progetto
TEMPORISORSE
FISSE
RISORSEVARIABILI
PROGETTO
QUALITA’
COSTI FISSI E VARIABILI
Il ciclo di progetto
IDEAZIONE
PROGETTAZIONE
REALIZZAZIONE
CHIUSURA
PR
OG
RA
MM
AZ
ION
EC
ON
TR
OLLO
Definizione del progetto
Piano delle attività
Stima delle risorse
Piano del lavoro
Assegnazione responsabilità
Controllo
Le fasi di programmazione
Definizione di nuovi progetti
Definizione del progetto
Piano delle attività
Stima delle risorse
Piano del lavoro
Assegnazione responsabilità
Controllo
SOW
Tec. Reticolari Gantt
5M
WBS
OBS/RAM
Indicatori di controllo
Le fasi di programmazione – strumenti e terminologia
Statement Of Work (SOW): definizione del progetto
È il documento che definisce ed esplicita il lavoro che verrà fatto nel corso del progetto
Consente di:
• Chiarire ed esplicitare gli obiettivi del progetto
• Fornire una descrizione dei prodotti/servizi forniti dal progetto
• Stimare in modo sintetico le risorse necessarie per realizzare il progetto
• Dichiarare come si intende realizzare gli obiettivi
Definizione del progettoInput Output
Stru
men
ti
• Gruppi di lavoro
• Esperienze precedenti
• Brain storming
• Benchmarking con i casi
eccellenti
• Obiettivi di
massima
• Linee
programmatiche
• Mandato
Documento di
definizione del
progetto
Strumenti di programmazione – Definizione del progetto (SOW)
La struttura del documento di definizione del progetto dovrebbe contenere:
☺ L’ambito del progetto
☺ Gli obiettivi
☺ I risultati attesi (output)
☺ La descrizione delle unità di attività (work packages) previsti
☺ Stime sulle scadenze e i costi
☺ Le risorse organizzative coinvolte
☺ Le aree di rischio
☺ I benefici attesi (outcome)
☺ Gli indicatori di risultato (output e outcome)
… il documento di definizione del progetto è il punto di partenza delle
attività di programmazione ma può essere completato solo al termine di
tutte le fasi del ciclo di programmazione
Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown Structure)
È una scomposizione del progetto nelle sue unità costituenti (Work Breakdown Element) secondo una struttura gerarchica ad albero. Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di un componente del progetto fino al livello di semplici attività
Consente di:
• Avere un quadro completo delle attività da svolgere nel progetto
• Suddividere i principali risultati previsti dal progetto in elementi più piccoli e meglio gestibili
Definizione del progettoInput Output
Stru
men
ti
• Gruppi di lavoro
• Esperienze precedenti
• Brain Storming
• Benchmarking con casi
eccellenti
• Obiettivi del
progetto
• Descrizione del
progetto
Scomposizione
gerarchica delle
attività del
progetto
Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown structure)
Definire i principali risultati attesi che dovranno essere raggiunti a
conclusione del progetto
Identificare le principali attività necessarie per raggiungere ciascun
risultato di progetto
Ogni attività va suddivisa per livelli successivi: ad ogni livello corrisponde
una riduzione di complessità fino a raggiungere la dimensione ideale per
facilitare il controllo e la gestione
N.B. Ogni attività deve direttamente concorrere alla realizzazione
del risultato cui è associata.
Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown structure)
PROGETTO
1 2 3
1.1 1.2 3.1 3.2 3.3
1.2.1
1.2.2
1.2.3
Work
Packages
Risultati
Attività
Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown structure)
Per ogni Work package deve essere possibile definire:
• Una precisa descrizione delle attività da compiere
• I risultati parziali che verranno prodotti
• La durata
• Le risorse che realizzeranno l’attività e la responsabilità dell’esecuzione
• Il costo
• Le rilevazioni di avanzamento lavori
Gli strumenti di programmazione – La WBS (Work Breakdown structure)
Costruzione di una casa
1
Armatura
2
Carpenteria
3
Tubature
4
Im. Elettrico
5
Tetto
1.1
Fondamenta
2.1
Pareti Esterne
3.1
GAS
4.1
Cavi
5.1
Copertura
1.2Piloni di Sostegno
2.2
Pareti Interne
3.2
Acqua
4.2
Circuiti
5.2
Grondaie
2.3
Travi tetto 3.2.1
Riscaldamento
3.2.2
Acque Bianche
3.2.3
Acque Nere
Macroattività
Work package
Attività
Gli strumenti di programmazione – La stima delle risorse
Consiste nell’identificare le risorse necessarie per realizzare
risultati attesi progetto.
Può essere applicata a livello di work packages o di singola
attività.
Consenti di:
Fare una prima stima delle risorse (economiche, umane,
strumentali, attrezzature, supporto) necessarie
Stima delle risorseInput Output
Stru
men
to
• Metodo delle 5 M
WBSStima delle
risorse
Gli strumenti di programmazione – La stima delle risorse
Machinery
• Quanti PC?
• Sale riunioni?
• Di quali attrezzature c’è bisogno?
• Ecc.
Manpower
• Quante persone sarà necessario coinvolgere?
• Per quanto tempo?
• Con che competenza?
• Che tipo di formazione sarà necessario fare?
Gli strumenti di programmazione – La stima delle risorse
Materials
• Quali materiali sono necessari?
• Chi potrebbe fornirli, e in che tempi?
• Che qualità devono avere?
Methods
• Di quali e quante dettagliate informazioni preliminari
abbiamo bisogno?
• Come organizzare il flusso di informazioni da far circolare?
• Ogni quanto sarà necessario sviluppare dei report sullo
stato di avanzamento del progetto?
Money
• Quanto sono le risorse finanziarie necessarie per svolgere
quella attività?
• Quale sarà l’impatto finanziario di quella specifica attività
sul progetto?
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
Consiste nell’assegnazione delle responsabilità e dei compiti al
personale coinvolto nel progetto
Consenti di:
Ottimizzare le competenze a disposizione
Evitare situazioni di attività scoperte da responsabilità
Migliorare il coinvolgimento delle persone
Facilitare il controllo e il coordinamento
Assegnazione delle
responsabilitàInput Output
Stru
men
to
•Matrice della responsabilità
(Responsibility Assignment
Matrix)
• WBS
• OBS
Definizione dei
compiti
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
L’OBS è l’organigramma della compagine organizzativa coinvolta nel
progetto, ed è usata come variabile per l’assegnazione delle
responsabilità.
Project Manager
Responsabili
Area/funzione
Personale
dell’ufficio/
servizio
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
CAPO
PROGETTO
Ing. Civile Strutture Imp. Elettrici Imp. Idraulico
Resp.
Armature
Resp.
carpentiere
Resp.
condutture
Resp. Imp
idraulico
Capo
manovali
Resp.
Tetto
Resp.
Circuiti
Resp. Imp.
Gas
Resp.
Test
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
La Matrice di Responsabilità è la rappresentazione dell’intersezione
dei livelli più bassi del WBS e dell’OBS
La RAM consiste dunque di identificare specifiche responsabilità
Per specifiche attività dei progetto
OB
SWBS
Work Package
o attività
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
La RAM permette di evidenziare compiti e attività del personale
Coinvolto nel progetto:
WP A WP B … WP n
Risorsa 1 P R O / P
Risorsa 2 O I / P P
… P P R
Risorsa 3 I / R P O
CHE COSA
CH
I
P partecipazione O osservazione
R revisione I fornitore di input
Gli strumenti di programmazione – Assegnazione delle responsabilità
Work
Package/attività
Armatura Carpenteria
Fondamenta Piloni di
Sostegno
Pareti
Interne
Pareti
Esterne
Travi
tetto
Resp. Armature
Capo Manovali
Resp. Test
…
Resp. Tetto
…
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare
Consiste nell’identificazione e documentazione delle relazioni di
dipendenza tra le attività e nella loro rappresentazione sequenziale
nel tempo.
Consenti di:
Definire il precorso per arrivare ai risultati del progetto
Stimare i tempi di completamento del progetto
Permettere stime più accurate sulle risorse necessarie
Piano delle attivitàInput Output
Stru
men
to
•Diagramma reticolare
•CPM – cammino critico
•Gantt
• WBS
• Definizione
del progetto
• Vincoli o
risultati
intermedi
Piano delle
attività
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare
Il reticolo è la rappresentazione grafica delle attività costituenti il progetto e dei loro legami logici dove:
Le attività sono rappresentate da archi orientati (frecce)
Gli eventi sono rappresentati da nodi
Non esistono circuiti (percorsi chiusi): la sequenza ha un significato cronologico
1 2 3a b
Attività {a, b}: a deve finire prima che b cominci (a precede b: a<b)
Eventi: 1 – inizio di a, 2 – fine di a, inizio di b, 3 – fine di b
Es.
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare
1
3
2
4
a
b
c
d
e
Reticolo con 5 attività: {a, b, c, d, e}
Vincoli di precedenza: {a<c, a<d, b<e, c<e}
•Un’attività può cominciare solo quando tutti i predecessori sono terminati (relazione di precedenza transitiva)
•I nodi (eventi) vengono numerati in modo che gli archi vadano sempre dai nodi con indice più piccolo a nodi con indice più grande (significato cronologico della sequenza)
•Ogni rete ha un solo nodo iniziale (l’inizio di tutte le attività) e un solo nodo finale (la fine di tutte le attività). Tutti i nodi, ad eccezione del nodo iniziale e finale hanno almeno un predecessore e successore
•Fra una coppia di eventi ci può essere al più una attività (arco)
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare
Per poter costruire un diagramma reticolare rispettando le regole citate può essere necessario aggiungere attività o eventi fittizi(dummy), di durata nulla
1
3
24
a
b
c
d
e5
1
3
24
a
b
c
d
e5
6
Caso 1: non esiste un’unica attività iniziale o finaleCaso 1: non esiste un’unica attività iniziale o finale
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, diagramma reticolare
Caso 2: rappresentazione dei vincoli di precedenzaCaso 2: rappresentazione dei vincoli di precedenza
1
32
4
a
b
c
d
e
5
In questo caso si vuole indicare che l’attività d non può iniziare prima della conclusione di c, ma neanche prima di quella di b
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
Il PERT (Program Evaluation Review Technique) e il CPM (Critical Path Management) studiano lo sviluppo di un progetto attraverso la programmazione delle attività di cui si compone
Metodi di ottimizzazione dei tempi di realizzazione di un progetto
CPM PERT
Stime deterministiche della durata delle attività
La stima della durata delle attività avviene attraverso l’utilizzo di variabili aleatorie
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
Il tempo minimo per un evento è il tempo in cui si verificherà l’evento stesso supponendo che tutte le precedenti attività siano iniziate quanto prima possibile.
Si calcola a partire dall’evento “inizio”
Il tempo massimo per un evento è il tempo in cui può verificarsi un evento senza che il tempo minimo complessivo (di tutto il progetto) sia aumentato. Si calcola a partire dall’evento “fine” che avrà valore pari al tempo minimo precedentemente calcolato
Il tempo di slack (slittamento) di un’attività è il “massimo ritardo” che potrà subire la durata dell’attività stessa senza che il tempo minimo totale subisca ritardi
Il cammino critico è quella catena di attività che determina la durata del progetto; cioè è il percorso tra l’istante di inizio e quello di fine dell’intero progetto formato da attività aventi tutte tempo di slack uguale a zero (ovvero tempo di slack dell’evento uguale a zero).
La somma dei tempi delle attività del cammino critico sarà quindi il tempo minimo per la realizzazione del progetto
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
Descrive graficamente le relazioni causa-effetto, di precedenza logica e di successione temporale, che intercorrono tra le diverse attività di un progetto
Consente di esaminare un progetto come una serie di eventi e di azioni legati tra di loro all’interno di una rete (diagramma reticolare) ed evidenzia le dipendenze reciproche tra le diverse attività
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
1. Scomporre il progetto nelle varie attività e stimarne la durata1. Scomporre il progetto nelle varie attività e stimarne la durata
2. Determinare l’ordine temporale con cui queste attività devono essere completate
Fissare i vincoli di sequenza:
Un’attività potrà iniziare solo dopo che tutte (logica “AND”) quelle che la precedevano nella sequenza siano state realizzate
I vincoli sono determinati da condizioni logiche e tecniche o dalla disponibilità di risorse
2. Determinare l’ordine temporale con cui queste attività devono essere completate
Fissare i vincoli di sequenza:
Un’attività potrà iniziare solo dopo che tutte (logica “AND”) quelle che la precedevano nella sequenza siano state realizzate
I vincoli sono determinati da condizioni logiche e tecniche o dalla disponibilità di risorse
3. Costruire il reticolo delle attività (diagramma reticolare)3. Costruire il reticolo delle attività (diagramma reticolare)
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
Al più presto
consiste nel far iniziare le attività nel tempo più breve possibile rispetto all’attività precedente, leggendo il diagramma reticolare da sinistra a destra (o dall’alto in basso)
Al più tardi
consiste nel determinare l’ultima data possibile entro la quale un’attività può essere completata senza ritardare quella che viene dopo.
Logiche di completamento del progetto:
Le due date non coincidono solo per le attività caratterizzate da un tempo di slack, cioè per quelle attività che non risiedono sul cammino critico
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
1
3
2 4a (15) b (20)
c (8) d (10)
es. calcolo tempo minimo
Evento Evento
precedente
T min
prec+ Durata
dell’attività
T min
evento
1 - - + - 0
2 1 0 + 15 15
3 2 15 + 8 23
4 2
3
15
23
+
+
20
10
35
Il tempo minimo di un evento sarà il valore massimo dei tempi minimi calcolati rispetto ad ogni attività entrante nel nodo
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
1
3
2 4a (15) b (20)
c (8) d (10)
es. calcolo tempo massimo
Evento Evento
successivo
T max
succ.- Durata
dell’attività
T max
4 - - - - 35
3 4 35 - 10 25
2 4
3
35
25
-
-
20
8
15
1 2 15 - 15 0
Il tempo massimo sarà il valore minimo dei tempi massimi calcolati per ogni attività uscente dal nodo
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, PERT/CPM
1
3
2 4a (15) b (20)
c (8) d (10)
0,0 15,15
23,25
35,35
In rosso è evidenziato il cammino critico
es. calcolo cammino critico
Attività T slack, a
a 15 – (0 + 15) = 0
b 35 – (15 + 20) = 0
c 25 – (15 + 8) = 2
d 35 – (23 + 10) = 2
Evento T slack, e
1 0 – 0 = 0
2 15 – 15 = 0
3 25 – 23 = 2
4 35 – 35 = 0
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, revisione delle risorse
•La stima sulla durata e sulle risorse necessarie per ogni attività va fatta con degli esperti o con del personale di esperienza
•Occorre conoscere la capacità delle risorse a disposizione
•È di grande utilità avere informazioni storiche su progetti già completati con problematiche analoghe
TEMPI
QUALITÀ
COSTI
Un progetto è sempre programmato in funzione di tre variabili:
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, Gantt
Il diagramma di Gantt è una rappresentazione su scala temporale dell’evoluzione del progetto
Lo scopo di tale rappresentazione è:
•Definire le attività da svolgere in una certa quantità di tempo (durata);
•Definire un riferimento per il controllo dell’avanzamento;
•Definire eventi o date chiave (milestones)
•Ogni “barra” rappresenta un work package o un’attività, a seconda del livello di dettaglio adottato;
•La lunghezza di ogni “barra” è proporzionale alla durata del work package (ovvero dell’attività) che rappresenta
•È possibile calcolare il livello di parallelizzazione delle attività, attraverso l’indice di simultaneità
i
N
j
ij
i T
t
IS
1 Con 1 < IS < N
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, Gantt
TEMPO
ATTIVITÀ
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG
A
B
C
D
Milestone
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, Gantt
GEN FEB MAR APR MAG GIU LUG
A
B
C
D
ATTIVITÀ
TEMPOOGGI
Situazione attività: A in ritardo; B e D puntuali; C in anticipo.
Gli strumenti di programmazione – Piano delle attività, Gantt
I milestone rappresentano:
Eventi chiave del progetto che segnano il completamento di significative fasi del lavoro
Rappresentano sempre una scadenza
Sono di aiuto per la misura dell’avanzamento del progetto
La carta dei milestone è una esplicitazione degli eventi cardine del progetto e definizione delle relative scadenze
Lancio
Test
Prototipo
Fine Progr.
Briefing
Start up
54321Carta
milestone
date
Work
pack
age/a
ttiv
ità
Gli strumenti di programmazione – controllo
È importante indicare fin dalla programmazione quali siano gli indicatori che permettono di valutare il raggiungimento degli obiettivi che si intendono raggiungere, espressi in termini di efficacia e, eventualmente, efficienza (qualità, tempi e costi)
È importante indicare fin dalla programmazione quali siano gli indicatori che permettono di valutare il raggiungimento degli obiettivi che si intendono raggiungere, espressi in termini di efficacia e, eventualmente, efficienza (qualità, tempi e costi)
Indicatori
Indicatori di impatto (outcome)
Indicatori di realizzazione (di processo)
Indicatori di risultato (output)
misurano l’avanzamento e lo stato di attuazione delle azioni intraprese
misurano gli effetti immediati delle azioni completate
misurano gli effetti (… finali) sul sistema di bisogni obiettivo dell’intervento
Conclusioni – I vantaggi della programmazione
Il processo di programmazione serve a:
Attraverso una migliore organizzazione, facilitare il raggiungimento di obiettivi, in particolare se molto complessi;
Ridurre i tempi di completamento del progetto;
Migliorare l’utilizzo delle risorse (umane, finanziarie, tecnologiche);
Facilitare il processo di controllo e monitoraggio degli stadi di avanzamento del progetto;
Permettere l’aggiornamento continuo della programmazione.
Conclusioni – panoramica degli strumenti e del processo presentati
Scopi ed obiettivi
perché1
quando5
quanto6
chi fa che cosa
4
chi3
come?7
cosa2
Work breakdown structure
(WBS)
Organization breakdown structure
(OBS)
Rensponsibility Assignment Matrix
(RAM)
Tecniche reticolari e Gantt
carichi di lavoro
risultati
tempi
budget
Stima delle risorse
Indicatori