Iii unidad

EL PROCESO DE ORGANIZAR en una empresa agropecuaria.

Objetivos:Objetivos:

•          Definir con sus propias palabras el termino de Definir con sus propias palabras el termino de organización como una de las funciones de la organización como una de las funciones de la administración.administración.

•                    Describir los elementos de la estructura orgánica Describir los elementos de la estructura orgánica de una empresa agropecuaria.de una empresa agropecuaria.

•                  Analizar la estructura administrativa de una Analizar la estructura administrativa de una empresa agropecuaria y describir brevemente el grado empresa agropecuaria y describir brevemente el grado en que los objetivos influyen en organización de la en que los objetivos influyen en organización de la misma. misma.

•                Elaborar una carta tecnológica con los insumos Elaborar una carta tecnológica con los insumos presentados en la unidad. presentados en la unidad.

•                Demostrar responsabilidad, honestidad y Demostrar responsabilidad, honestidad y creatividad en la elaboración de la carta tecnológica creatividad en la elaboración de la carta tecnológica

•                  Respetar y concensuar los diferentes aportes que Respetar y concensuar los diferentes aportes que sus compañeros formulan en la aplicación de la carta sus compañeros formulan en la aplicación de la carta tecnológica. tecnológica.

EL INGENIO DE LA HORMIGA

ORGANIZAR

PLANEACION

DIAGNÓSTICO

EVALUACIÓN

CAMBIO- “MEJORA”

ordenar los factores y recursos de Producción

PLAN DE ACCIÓN

SISTEMA DE SISTEMA DE ORGANIZACIONORGANIZACION

Instaurar procedimientos, métodos y sistemas para su funcionamientoInstaurar procedimientos, métodos y sistemas para su funcionamiento

Organizar

• Como entidad: Grupo de personas integradas en una relación formal para alcanzar las metas propias

• Como proceso: La estructura de la

organización debe reflejar en primer lugar, la autoridad de que disponen los administradores y demás jefes de la empresa.

a) Diseñar la estructura de la empresa como un sistema interrelacionado (objetivos, políticas, especificación del puesto, amplitud de mando, delegación de autoridad)

b) Estrategia y la tecnología que se usará, medio ambiente de la empresa..

C) Tomar en cuenta los elementos del administración de recursos humanos: reclutamiento, selección capacitación, asignación de funciones, y la promoción

Una óptima selección de los trabajadores contribuye al éxito de la empresa.

Acciones administrativas a tener en cuenta al momento de organizar:

Se refiere a la creación de una

estructura, la cual determine las

jerarquías necesarias y agrupación de

actividades, con el fin de simplificar las

mismas y sus funciones dentro del

grupo social

Lograr la eficiencia y en el directivo la eficacia,

para lo cual la función organizativa representa el

papel principal, designando y diseñando

adecuadamente los procesos de acción que puedan

conducir a tales metas.

 

El objetivo fundamentalEl objetivo fundamental

Creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social

Es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras

Modelo del proceso de

organizar

• PLANEACION ORGANIZACION

Agrupación de actividades homogéneas y creación de puestos de trabajo.

Visión, estrategias, planes, Visión, estrategias, planes, objetivos, metas y las objetivos, metas y las

políticaspolíticas

Identificación y Identificación y clasificación de clasificación de actividades actividades

Delegación Delegación de autoridad de autoridad y y responsabiliresponsabilidad. dad.

Dirección Dirección ControlControl

Integración de los Integración de los recursos humanos recursos humanos idóneos idóneos

Integración de Integración de los recursos los recursos humanos. humanos.

Establecimiento Establecimiento de mecanismos de mecanismos de coordinación de coordinación de relaciones. de relaciones.

Definición de objetivosDefinición de objetivos:: Establecer cuales son las líneas de acción a priorizar (Maximización de ingresos o vamos a producir para el autoconsumo, generar empleo,)

Planes y políticas:Planes y políticas: Cuál es el plan de acción a ejecutar en la empresa u finca.

Especificación del trabajo: es necesario subdividir las tareas, definiendo grado de responsabilidad, funciones a ejecutar.

Departamentalización:Departamentalización: es el nivel de responsabilidad entre un mismo nivel en lo que respecta a responsabilidad y autoridad.

Amplitud de mandoAmplitud de mando:: clases de trabajo que se agrupan en una sola actividad u área.

Delegación de autoridadDelegación de autoridad:: cuánta autoridad deben de dar a los jefes intermedios para que realicen su trabajo, es el derecho a tomar decisiones sin requerir aprobación del instancias superiores.

Principios de la organización.

Estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos,

•Quien debe realizar determinada tarea y

•Quien es responsable por determinados resultados;

Se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

La estructura organizativa define las responsabilidades y relaciones entre los distintos departamentos o divisiones de la empresa.

No hay un modelo ideal de organización, ya que las distintas situaciones que se pueden presentar sugieren estructuras diversas y, además, no existen dos organizaciones exactamente iguales

�Costo de organizarCosto de organizar.

�La organización de la empresa debe ser una imagen de los objetivos y funciones de la entidad.

�Cada puesto de trabajo y cada unidad organizativa deben ser proyectados de forma clara y según manual de funciones y procedimiento (interrelaciones y niveles de decisión).

�La organización debe proyectarse dentro de ciertos márgenes de flexibilidad o tolerancia (ajustarse a un número posible de variables entre estas:

a) Tamaño de la organizaciónTamaño de la organización, grado de interacción entre los miembros, personalidad, congruencias de netas, nivel de toma de decisiones (OFRECEN UNMEDIO DE ANALISIS DE LA SITUACION ORGANIZACIONAL)

Reglas a tomar en cuenta:

Elementos de la organización Elementos de la organización los cuales, una vez los cuales, una vez

comprendidos y asimilados comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor coadyuvaran en una mejor

administraciónadministración

División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la primera;

Jerarquización: Dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia.

Departamentalización: divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.

Coordinación.

Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.

COSTOSCOSTOS: a medida que aumentan los niveles aumentan los costos, ya que se requiere de más esfuerzo y dinero

debido a la necesidad de gerentes adicionales, de empleados que les ayuden, de coordinar las actividades

departamentales y de instalaciones.

OBSTACULOS A LAS COMUNICACIONESOBSTACULOS A LAS COMUNICACIONES:: los niveles departamentales complican las comunicaciones, una empresa con muchos niveles se encuentra mayores dificultades para comunicar sus objetivos, sus planes y sus políticas hacia los fines que persigue la empresa.

ESCOLLO PARA LA PLANIFICACION Y EL CONTROLESCOLLO PARA LA PLANIFICACION Y EL CONTROL:: numerosos departamentos y niveles complican la planeación y el control ya que un plan que se deba definirse y completarse en nivel superior pierde claridad y coordinación.

PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE ORGANIZACIÓN

Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño

Los organigramas:

1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación; 2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales

3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

¿Cuál es el objetivo de los organigramas?

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

¿Qué es un organigrama?

¿Cuál es la utilidad de los organigramas?

o Brindan una imagen formal de la organización.

o Son una fuente de consulta oficial.

o Facilitan el conocimiento de una empresa, así como

de sus relaciones de jerarquía.

o Constituyen un elemento técnico valioso para hacer

análisis organizacional.

1)1) PrecisiónPrecisión:: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.2) 2) SencillezSencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.3) 3) UniformidadUniformidad:: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación

4)4) Presentación Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto

..5) 5) VigenciaVigencia:: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.

Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?

Se puede notar en este organigrama que el nivel Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la Gerencia General, y jerárquico superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción, ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y Personal.Mercadeo, Finanzas y Personal.

GERENCIA

PRODUCCION FINANZAS MERCADEO PERSONAL

Cuáles son los objetivos de los manuales?

• Presentar una visión de conjunto de la organización.· Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.· Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos.· Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal

· Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones

· Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes..

¿Cómo se clasifican los manuales?

· · De organizaciónDe organización:: dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.

· De procedimientosDe procedimientos:: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, etc.

· · De políticasDe políticas:: se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.

· · De BienvenidaDe Bienvenida:: diseñado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

Los Manuales Administrativos.

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

Cultura OrganizacionalPuede definirse cultura como el patrón de

comportamiento general, creencias compartidas y valores comunes de los

miembros de una comunidad.Demuestra en todas las áreas de desarrollo de los seres humanos, puede ser definida como los patrones de comportamiento, creencias, que se encuentran dentro de una empresa.

La cultura organizacional, en primer lugar, es dada por los gerentes de nivel superior de la empresa. Son sus creencias y formas de percibir las situaciones las que se vuelven como normas. Un elemento de suma importancia inmerso en la cultura organizacional es el término valor, el cual se convierte en una creencia permanente, o de muchos años, que se sirve de guía a los trabajadores, tratando de alcanzar los objetivos de la empresa.

Debemos comprender que la cultura es algo muy estable en las empresa, y no se modifica fácilmente, puede llevar varios años, puesto que conlleva a cambiar valores, símbolos, conductas, etc

No debe confundirse la cultura organizacional con el clima organizacional, el cuál consiste en crear un ambiente de trabajo propicio en las relaciones interpersonales entre funcionarios y empleados.

Es el medio interno de una empresa y su atmósfera psicológica particular, la cual está íntimamente relacionada a la moral y a la satisfacción de las necesidades humanas de sus miembros.

El clima puede ser positivo o negativo, cálido o frío, favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc.

A continuación se presenta una matriz comparativa entre una empresa sin cultura organizacional definida

y otra con cultura establecida y clara

Empresa sin cultura definida

Con cultura definida

PLANIFICACION

Objetivos establecidos de forma dictatorial.Decisiones de forma centralizada

Participación de todos los empleadosToma de decisiones descentralizada

ORGANIZACIÓN Autoridad centralizada Selección del recurso humano se lleva a cabo por amiguismo

Delegación de autoridad y responsabilidadSe realiza en base a criterios de desempeño

A continuación se presenta una matriz comparativa entre una empresa sin cultura organizacional definida

y otra con cultura establecida y clara

Empresa sin cultura definida

Con cultura definida

DIRECCION Liderazgo autocrático Comunicación de arriba hacia abajo, sin retroalimentación

Liderazgo democrático Comunicación descendente, ascendente y cruzada

CONTROL Estrecho seguimientos

Se ejecuta el auto control de los funcionarios.