PROTOK6L

przeprowadzonej w dniu 8 lutego 2007 r. w Urzfdzie Gminyw zakresie ewidencji ludnosci i dowod6w osobistych, organizacji

rozpatrywania skarg i wniosk6w przez organy gminy orazewidencjonowania, konserwacji i magazynowania sprzftu OC, a takZe

w Stanu Cywilnego w Szadku w zakresie przestrzegania przepis6w prawai zasad sporz~dzania dokument6w zwi~zanych z rejestracj~ stanu cywilnego.

Kontrol~ przeprowadzono na podstawie upowaZnien Wojewody L6dzkiego z dnia 6 lutego2007 r., wydanych na podstawie art. 15 pkt 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku -o administracji rz'ldowej w wojew6dztwie (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 80, poz. 872 ze

zm.).

lednostka kontrolowana: Urz~d Gminy i Miasta Szadek98-240 Szadek, ut. Warszawska 3.Regon -000529255

Burmistrz Gminy i Miasta Szadek -Pani Stefania Sulinska (zaswiadczenie z dnia 141istopada2006 r. Przewodnicz!:lcej Miejskiej Komisji Wyborczej w Szadku o bezposrednim wyborzeburmistrza) .

Przewodnicz'lCa Rady Gminy i Miasta Szadek -Pani Genowefa Galewska (uchwalanr 1/1/2006 Rady Gminy i Miasta Szadek z dnia 271istopada 2006 r.).

Zast~pca Kiero\vnika USC -Pani Anna Szczawinska (uchwala Rady Gminy i Miasta Szadekill XXXVI1/206/94 z dnia 29 kwietnia 1994 r.).

Osoba odpowiedzialna za OC i magazyn- Pani Dorota Krajewska

I. Kontrol~ w zakresie spraw dotycz8c.cych ewidencji ludnosci przeprowadzila, na podstawieupowaZnienia ill 20/07 Magdalena K~dziera -inspektor w Referacie Paszportowym

Delegatury L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Sieradzu.

obj~toKontrol~ przeprowadzono metod<:l reprezentatywn<:l1 stycznia 2005 r. do dnia 31 grudnia 2005 r.

okres ad dniai nit:l

Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w:-ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych (tj. Dz.

U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.),-ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post~powania administracyjnego (tekstjedn. Dz.

U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.),-rozporza..dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 18 listopada 2002 r.

w sprawie wzoru formularza wniosku o udost~pnienie danych ze zbior6w meldunkowych,zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz.U. z 2002 r. nr 201, poz. 1702),

/

i4 .:5../1

J.~~~

Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 20 grudnia 2002 r.

przekazywania danych pami~dzy arganami prawadzC\.cymi ewidencj~pawiadamiania a nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2002 r. nr 236, paz.

Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 20 grudnia 2002 r.

przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i utraconychu. z 2002 r. m 236, poz. 1997),

-rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z 24 grudnia 2002 r.w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zameldowaniai wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wydanych i utraconychdowod6w osobistych (Dz. U. z 2002 r. m 236, poz. 1999).

Kontrol'l. obj~to nast~puj'l.ce zagadnienia:-prowadzenie spraw spomych, rozstrzyganych decyzj'l. administracyjn'l.-prawidlowosc prowadzenia zbior6w meldunkowych,

-prowadzenie dokumentacji ewidencji ludnosci,-aktualizacj~ danych osobowo -adresowych.

W zakresie spraw spomych, rozstrzyganych decyzj~ administracyjn~ stwierdzono, izw okresie obj~tym kontrol~ toczylo si~ jedno post~powanie na podstawie art. 15 ust 2

cytowanej ustawy: nr sprawy SO.5113/d/2/2005.Wniosek o wymeldowanie zlozyla Sieradzka Sp61dzielnia Mieszkaniowa w Sieradzu.Na wniosku brak bylo oplaty skarbowej za wniesione podanie. W sprawie wys~iono dos~du z wnioskiem o wyznaczenie przez s~d przedstawiciela dla osoby nieobecnej -zgodniez art. 34 § 1 k.p.a. Post~powanie zakonczono decyzj~ wydan~ w dnia 10 paZdziemika 2005 r.

Prawidlowosc prowadzenia zbior6w meldunkowych:1. Ewidencja ludnosci kontrolowanej jednostki prowadzona jest w systemie kartotecznym

i informatycznym.2. System informatyczny prowadzony jest w programie SelWin 1.00.16.00.27 firmy ARAM

Sp. z 0.0. w Warszawie. Zaswiadczenie 0 homologacji z Ministerstwa SprawWewn~trznych i Administracji w Warszawie z dnia 14 kwietnia 2003 r.

3. Kontroluj~ca w spos6b wyrywkowy sprawdzila druki: "Zgloszenia pobytu stalego","Zgloszenia wymeldowanie z pobytu stalego", "Zgloszenia pobytu czasowego trwaj~cegoponad 2 miesi~ce" i "Zgloszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego ponad2 miesi~ce".

Skontrolowane druki meldunkowe wypelniane s~ czytelnie. Poszczeg61ne rubryki zawieraj~wymagane dane, oraz wlasciwe podpisy i piecz~tki. Na formularzach zamieszczana jestinformacja 0 wprowadzeniu danych do Wojew6dzkiego Osrodka Informatyki TBDw Sieradzu.Na drukach meldunkowych dotycz~cych pobyt6w czasowych ponad 2 miesi~ce znajduje si~adnotacja o dacie przeslania tej informacji do urz~du wlasciwego ze wzgl~du na miejscepobytu stalego osoby melduj~cej si~ na pobyt czasowy.

Prowadzenie dokumentacji ewidencji ludnosci:1. Zbi6r meldunkowy stalych mieszkanc6w prowadzony jest w ukladzie terytorialnym

z uwzgl~dnieniem podzialu na ulice, numery dom6w, a takZe lokale w budynkach

wielomieszkalnych. Gmina i Miasto Szadek wg stanu na dzien 31 grudnia 2005 r. liczyla7526 stalych mieszkanc6w.

11.2

4.

sprawdzonych kartach KOM stwierdzono uchybienia. W kartach KOMw zwi~ku malzenskim, brak jest danych PESEL wsp61malzonka oraz

1 dowodu osobistego..bylych mieszkaf1c6w prowadzony jest w ukladzie terytoria1nym

w formie kartoteki, w kt6rej przechowuje si~ indywidua1ne Karty Osobowe os6b, kt6rewyme1dowaly si~ oraz zawiadomienia o ich zame1dowaniu na pobyt staly w nowymmiejscu, a takZe karty os6b zmarlych i os6b wyme1dowanych na podstawie decyzji

administracyjnych.Zbi6r me1dunkowy obywate1i po1skich i cudzoziemc6w zame1dowanych na pobytczasowy trwaj,\.cy ponad 3 miesi,\.ce -zgodnie z § 28 rozporz,\.dzenia z dnia 24 grudnia2002 r. w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zame1dowaniai wyme1dowania oraz prowadzenia ewidencji 1udnosci i ewidencji wydanych i utraconychdowod6w osobistych, zbi6r ten jest prowadzony w formie kartoteki ulozonej w porz,\.dkua1fabetycznym, wedlug nazwisk zame1dowanych os6b (stan na dzien 31 grudnia 2005 r.

106 os6b).Zbi6r me1dunkowy obywate1i po1skich i cudzoziemc6w zame1dowanych na pobytczasowy trwaj,\.cy do 3 miesi~cy -nie stwierdzono uchybien. Zawarte dane S,\. zgodnez wymogami § 29 powolanego wyzej rozporz,\.dzenia. Od 1 stycznia 2005 r. do dnia

31 grudnia 2005 r. nie odnotowana zadnego wpisu.

5

Aktua1izacja danych osobowo -adresowych:1. Aktua1izacja zapis6w ewidencji 1udnosci dokonywana jest na podstawie zgloszen

zame1dowania 1ub wyme1dowania, decyzji administracyjnych w tych sprawach, odpis6wakt6w stanu cywi1nego oraz w oparciu o informacje dotycz(;lce zmiany w tych aktach,zmiany numeru dowodu osobistego i innych zdarzen powoduj(;lcych obowi'lZekewidencyjny. Aktua1izacja w systemie informatycznym i kartotece, odbywa si~ na

biez(;lco.2. Zgloszenia zmian danych osobowo-adresowych (druki Pu-E-15) przesylane S(;l do WOI-

TBD w Sieradzu w terminie przekraczaj(;lcym 5 dni, co stanowi naruszenie przepisu § 6Rozporz(;ldzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r.

w sprawie trybu przekazywania danych pomi~dzy organami prowadz(;lcymi ewidencj~1udnosci oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL. Zawiadomienia doWojew6dzkiej Komendy Uzupelnien (druki Pu-E-16) wysylane S(;l niezwlocznie 1istempo1econym, zatem dochowany jest 3-dniowy termin wynikaj(;lcy z przepis6wRozporz(;ldzenia Rady Ministr6w z dnia 1 czerwca 2004 r. w sprawie woj skowegoobowi'lZku me1dunkowego, obowi'lZku powiadamiania wojskowego komendantauzupelnien oraz uzyskiwania zezwo1enia na wyjazd i pobyt za granic(;l (Dz. U. m 140,

poz. 1480).3. Informacje o zgonach przekazywane S(;l do Urz~d6w Skarbowych raz w miesi(;lcu.

Z por6wnania daty zgonu oraz daty wyslania zawiadomienia wynika, ze pracownikprzekracza 14-dniowy termin do przekazania informacji o zgonie podatnika. Wobecpowyzszego zobowi'lZano pracownika do bezwzg1~dnego przestrzegania terminuokres1onego wart. 12 ust. 3 ustawy z dnia 13 paZdziemika 1995 r. o zasadach ewidencjii identyfikacji podatnik6w i platnik6w (tekst jedn. z 2004 r. Dz. U. m 269, poz. 2681 ze

zm.).4. W okresie obj~tym kontro1(;l tj. od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 r.

Burmistrz Gminy i Miasta Szadek wystqpila z 67 wnioskami o nadanie numeru PESEL(d1a noworodk6w) i z 2 wnioskami o zmian~ numeru PESEL 2- zmiana daty urodzenia.Podczas kontro1i stwierdzono, ze przekazywanie danych do DRP odbywa si~ zgodniez terminami okres1onymi w rozporz(;ldzeniu MSWiA z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie

/

~11.3

f~

danych pomi~dzy organami prowadz~cymi ewidencj~ ludnosci oraz

Gminy i Miasta Szadek w kontrolowanym okresie, tj. od dnia 1 styczniadnia 31 grudnia 2005 r., wplyn~lo 40 wniosk6w o udost~pnianie danych

Dokumentacja prowadzanajest prawidlowo.w obecnosci Pani Jagody Cypryi1skiej-Beliniak -mlodszego

referenta.

Dodatkowo w trakcie kontroli udzielono pracownikowi instruktaZu w zakresie stosowaniaprocedury administracyjnej oraz orzecznictwa Naczelnego S~du Administracyjnego podczas

rozstrzygania spomych spraw meldunkowych.

II. Kontrol~ w zakresie organizacji przyjmowania oraz terminowosci rozpatrywania skargi wniosk6w przez organy gminy przeprowadzila, na podstawie upowaZnienia nr 22/07,Bozena Puzder -Kierownik Oddzialu Skarg i Kontroli w Wydziale Organizacji, Nadzorui Kontroli L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi.

Kontrol~obj~to rok 2006 r. i rok 2007 (do dnia kontroli)

Burmistrzem Gminy i Miasta Szadek w poprzedniej kadencji byla r6wniez Pani StefaniaSulinska (zaSwiadczenie z dnia 11 listopada 2002 r. Przewodnicz~cego Miejskiej KomisjiWyborczej w Szadku o bezposrednim wyborze burmistrza).

W dniu kontroli Pani Burmistrz Stefania Sulinska, a takZe Przewodnicz~ca Rady PaniGenowefa Galinska nie byly obecne w Urz~dzie. W toku kontroli informacji i wyjasnien

dotycz~ych organizacji przyjmowania oraz terminowosci zalatwiania skarg i wniosk6wprzez Burmistrza Gminy i Miasta Szadek udzielala Pani Joanna Strus -podinspektor ds.og61no-organizacyjnych. Natomiast w zakresie dzialalnosci, w powyzszym temacie, RadyGminy i Miasta Szadek wyjasnien udzielala Pani Agata Sowinska -podinspektor ds. obslugi

Rady.Urz'ld Gminy i Miasta w Szadku w zakresie spraw b~d'lcych przedmiotem kontroli

dziala na podstawie:-ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorz'ldzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001r.

nr 142, poz. 1591 ze zm.),-ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -Kodeks post~powania administracyjnego (tekst

jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.),

-rozporz'ldzenia Rady Ministr6w z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacjiprzyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosk6w (Dz. U. z 2002 r. nr 5, poz. 46),

-Statutu Gminy i Miasta Szadek -uchwala nr IV / 28/ 03 Rady Gminy i Miasta Szadekz dnia 29 stycznia 2003 r. w sprawie Statutu Gminy i Miasta Szadek (Dz. Urz. Woj.L6dzk. z 2003 r. nr 48, poz. 454),

-Regu1aminu Organizacyjnego Urz~du Gminy i Miasta Szadek nadanegozarz'ldzeniem nr 01/07 Burmistrza Gminy i Miasta Szadek z dnia 8 stycznia 2007 r.,

-rozporz'ldzenia Prezesa Rady Ministr6w z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawieinstrukcji kance1aryjnej d1a organ6w gmin i zwi'lZk6w mi~dzygminnych. (Dz.U. z 1999 r. nr 112, poz. 1319).

Kodeks post~powania administracyjnego wart. 253 § 1 i § 2 stanowi m.in., zekierownicy organ6w samorz,!:.du terytorialnego lub wyznaczeni przez nich zast~pcyobowi'!:.Zani S,!:. przyjmowac obywateli w sprawach skarg i wniosk6w w ustalonych przez

4

, co najmniej raz w tygodniu, natomiast § 3 ww .artykulu stanowi, zeby6 dostosowane do potrzeb ludnosci, przy czym przynajmniej

powinny odbywa6 si~ w ustalonym dniu po godzinach pracy.artykulu zawarto zapis, ze informacja o dniach i godzinach przyj~6

powinna by6 wywieszona na widocznym miejscu w siedzibie danej jednostki organizacyjnejoraz w podporz,\.dkowanych jej jednostkach organizacyjnych.

Na tablicy ogloszen Urz~du znajduje si~ informacja dotycz,\.ca godzin przyjmowaniainteresant6w przez Burmistrza o nast~puj,\.cej tresci:

Burmistrz Gminy i Miasta Szadek Stefania Sulinska.Przyjmuje interesant6w w srody w godz. 8.00 -16.00

Stosownie do zamieszczonej informacji na tablicy ogloszen Urz~du dotycZ'\.cej godzin pracyUrz~du, w srody Urz,\.d pracuje w godz. 7.30-15.30.

Zgodnie z zapisami § 12.1.3 pkt 7 Regulaminu Organizacyjnego Urz~du Gminyi Miasta Szadek prowadzenie ewidencji i kierowanie do zalatwienia skarg, wniosk6w naleZydo zadan stanowiska og61no-organizacyjnego. Z wyjasnien Pani Joanny Strus podinspektorads. og61no-organizacyjnych wynika, ze wykonuje ona zadania okreslone w RegulaminieOrganizacyjnym Urz~du dla tego stanowiska. Maj~c na wzgl~dzie § 21.1 pkt 2 Instrukcjikancelaryjnej dla organ6w gmin i zwi~6w mi~dzygminnych, zgodnie z kt6rym w Urz~dzieGminy i Miasta Szadek winien byc prowadzony centralny rejestr skarg i wniosk6w,poproszono Pani~ Joann~ Strus o udost~pnienie takiego rejestru. Zostala udzielonaodpowiedz, ze nie jest prowadzony rejestr skarg i wniosk6w. W trakcie dalszych czynnoscikontrolnych Pani Joanna Strus zaprowadzila centralny rejestr skarg i wniosk6w, kt6ry zostalokazany osobie kontroluj~cej. Wobec zaistnialej sytuacji jedynie analiza tresci pismprzychodz~cych do kancelarii og61nej Urz~du moglaby doprowadzic do ustalenia, czy doUrz~du wplyn~ly skargi. Jednakze przeprowadzenie kontroli w ciqgu jednego dniauniemozliwia dokonanie takiego badania.

Odnosnie dzialalnosci Rady Gminy i Miasta Szadek w zakresie przyjmowania orazrozpatrywania skarg i wniosk6w kierowanych do Rady, r6wniez przez ten organ nie jestprowadzona odr~bna ewidencja skarg i wniosk6w. Kontroluj~cej udost~pniony zostal rejestrpism przychodz~cych do Rady. Przedmiotowy rejestr obejmowal w 2006 r. 141 pozycji.W zwil:lZku z powolaniem Rady Gminy i Miasta Szadek V kadencji, wyodr~bnione zostalywpisy obejmuj~ce rejestr korespondencji Rady V Kadencji. Do dnia kontroli obejmowal onpozycje od numeru 142 do numeru 162. W toku czynnosci kontrolnych poddano ogl~dowirubryk~ z ww .rejestru dotycz~c~ opisu czego sprawa dotyczy .W kilku pozycjach sprawyokreslone zostaly jako skargi. W niniejszym protokole opisanych zostanie szesc sprawmaj~cych charakter skargowy.

1. Sprawa zarejestrowana pod poz. 32 w ww. rejestrze pism Rady (zal. nr1) skierowanazostala przez L6dzki Urz'l.d Wojew6dzki do Rady, jako organu wlasciwego do zalatwieniaskargi. Do Urz~du Gminy i Miasta Szadek wplyn~la 29 marca 2006 r. Przewodnicz'l.cyRady Gminy i Miasta Szadek pismem z dnia 31 maja 2006 r. powiadomil skarz'l.c'l.o stanowisku radnych podj~tym na XXXVIII sesji Rady. Pismo ostemplowanezostalo piecz'l.tk'l. Urz~du Gminy i Miasta w Szadku. W aktach tej sprawy brak jestinformacji o przedlUZeniu terminu zalatwienia skargi stosownie do zapisu art. 237§ 4 k.p.a.

2. Sprawa (zal. nr 2) wpisana pod pozycj'l. 39 w ww. rejestrze zaadresowana zostala doBurmistrza Gminy i Miasta Szadek oraz Rady Gminy i Miasta Szadek. Skarga ta wplyn~lado Urz~du 28 marca 2006r. i zadekretowana zostala przez Pani'l. Burmistrz na

~..o~5

3

4

5

Przewodnicz':tcego Rady. Pismem z dnia 11 kwietnia 2006 r. Przewodnicz':tcy Radypowiadomil skarz':tcych o negatywnym rozpatrzeniu skargi przez Rad~, jednakZe niezostaly podane stosownie do art. 238 § 1 k.p.a. przyczyny faktyczne i prawne odmownegozalatwienia skargi.Dwie sprawy zarejestrowane zostaly pod jednym numerem 85. Pierwsza (zal. nr 3)przekazana byla przez L6dzki Urz':td Wojew6dzki do Rady Gminy i Miasta Szadekpismem z dnia 27 czerwca 2006 r. znak: PN-I-0551/52/06. Do Urz~du Gminy i MiastaSzadek wplyn~la 30 czerwca 2006 r. W aktach sprawy b~d':tcych w posiadaniu stanowiskads. obslugi Rady nie znajdowalo si~ zadne pismo, kt6re stanowiloby odpowiedz na skarg~.R6wniez L6dzki Urz':td Wojew6dzki nie uzyskal odpowiedzi na ww. skarg~. Druga skarga(zal. nr 4), kt6rej adresatem jest Rada Gminy i Miasta Szadek, wplyn~la do Urz~du4lipca 2006 r. Przewodnicz':tcy Rady wskazal pisz':tcym w pismie z dnia 6 lipca 2006 r.,ze sprawa o kt6r':t wyst'\pili skarz':tcy naleZy do kompetencji Burmistrza, odnosnie cz~scipisma stanowi~cego skarg~ na dzialanie Burmistrza, mialo byc rozpatrzone na sesji Rady.W okazanych dokumentach nie odnaleziono informacji o ostatecznym zalatwieniu skargi

przez Rad~.Sprawa (zal. nr 5) zarejestrowana pod poz. 149 w rejestrze skierowana zostala do Radyoraz do Burmistrza. Wplyn~la do Urz~du 1 grudnia 2006 r., a dotyczyla wniosku o zwrotnieruchomosci. Pismo to zawieralo takZe element skargowy w zakresie dzialalnosci radcyprawnego Urz~du. W odpowiedzi z dnia 3 stycznia 2007 r. Przewodnicz':tca Rady Gminyi Miasta Szadek wskazala osobie wnosz':tcej, ze sprawy poruszane w pismie nie nalez':t dokompetencji Rady, lecz do wlasciwosci Burmistrza. Z informacji Pani Joanny Struswynikalo, ze w dniu kontroli sprawa byla w toku rozpatrywania przez Burmistrza.Sprawa (zal. nr 6 ) skierowana zostala do Rady Gminy oraz Burmistrza dotyczyla skargina pracownika Urz~du. Skarga ta wplyn~la do Urz~du Gminy i Miasta Szadek 13 grudnia2006 r. Pismem z dnia 3 stycznia 2007 r. Przewodnicz':tcy Rady poinformowalskarz':tcego, ze przedmiot skargi nie naleZy do kompetencji tego organu. Pismem z dnia 8stycznia 2007 r. znak: RO 0561/01/07 Burmistrz w swojej odpowiedzi poinformowal, zeosoba na kt6r':t zostala zlozona skarga nie jest pracownikiem Urz~du.

W szystkie pisma wychodz'lce z Rady Gminy i Miasta Szadek zar6wno w roku biez'lcym,

jak i ubieglym nie posiadaly znaku sprawy.

III. Kontrol~ w zakresie gospodarowania, ewidencjonowania, konserwacji i magazynowania

sprz~tu Obrony Cywilnej przeprowadzili:Honorata Mokrogulska -sekretarz Wydzialu Zarz~dzania Kryzysowego L6dzkiegoUrz~du Wojew6dzkiego w Lodzi -na podstawie upowaznienia nr 23/07,Andrzej Balcerzak -starszy inspektor Referatu Zarz~dzania Kryzysowego DelegaturzeL6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Sieradzu -na podstawie upowaZnienia nr 24/07.

Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia:-ewidencjonowanie i gospodarowanie sprz~tem OC,-konserwacj~ i magazynowanie sprz~tu OC.

Opis stanu faktycznego i prawnego:1. Ewidencja sprz~tu Obrony Cywilnej prowadzona jest w oparciu o ksi~gi inwentarzowe

sprz~tu OC.W ksi~dze inwentarzowej sprz~t jest ewidencjonowany wedlug lat produkcji, co jestzgodne z Zarz~dzeniem m 223/2000 Wojewody L6dzkiego z dnia 6 listopada 2000 r .

,:;ftC(f~'k'}6

zasad obrotu i ewidencji rzeczowych skladnik6w maj'l.tku OC.Stan ewidencyjny sprz~tu zostal uzgodniony z ksi'l.Zk'l. gl6wn'l.

.Od pracownika odpowiedzialnego za sprawy OC przyj~to deklaracj~odpowiedzialnosci za powierzony sprz~t OC. Wartos6 og61na sprz~tu

wynosi 2.9370,92 zl. Sprz~t nie zostal ubezpieczony od kradzieZy z wlamaniem, ogniaoraz innych zdarzen losowych, co jest niezgodne z § 3 pkt 5 umowy UZyczeniaNr 149/ZK/2003 z dnia 12 maja 2003 r.

2. Magazyn sprz~tu OC znajduje si~ w piwnicy budynku, kt6ry jest wsp61wlasnosci'l. gminyprzy ulicy Piotrkowskiej 15. Magazyn sklada si~ z dw6ch pomieszczen o qcznejpowierzchni 39 m2 i posiada oswietlenie elektryczne, ogrzewanie CO oraz wentylacj~grawitacyjn'l.. Wejscie do magazynu zabezpieczaj'l. podw6jne drzwi pierwsze metalowe,drugie drewniane, kaZde zamykane na dwa zamki, okna magazynu okratowane S'l. odstrony zewn~trznej. Zabezpieczenie ppoz. magazynu stanowi gaSnica proszkowa o wadze6 kg z aktualn'l.legalizacj'l.. W pomieszczeniach znajduj'l. si~ higrometry .

3. Zmagazynowany sprz~t jest ulozony na regalach drewnianych. Na regalach znajduj'l. si~karty materialowe okreslaj'l.ce rodzaj i ilos6 przechowywanego sprz~tu.

4. Magazyn nie jest wyposaZony w tablic~ informacyjn'l. z wymaganymi dokumentami. Brakjest instrukcji ppoz., planu ewakuacji sprz~tu na wypadek zagrozenia, zakresuobowi'l.Zk6w magazyniera, informacji o pomiarze wilgotnosci i temperatury w magazynie.Brak jest ksi'l.Zki konserwacji sprz~tu.

5. Wybrakowanie sprz~tu zostalo przeprowadzone w dniu 30 paZdziernika 2006 r., zgodniez wymogami przez komisj~ powolan'l. Ok61nikiem Gl6wnego Specjalisty WZKnr 24/2006.

6. Zgodnie z wytycznymi Dyrektora Wydzialu Zarz'l.dzania Kryzysowego L6dzkiegoUrz~du Wojew6dzkiego w Lodzi w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji sprz~tu OCw 2005. r., zarz'l.dzeniem Szefa OC Burmistrza Gminy i Miasta Szadek nr 230/a/2005z dnia 11 marca 2005 r. powolano komisj~ do przeprowadzenia inwentaryzacji sprz~tu OCoraz przeprowadzono szkolenie os6b wchodz'l.cych w sklad komisji inwentaryzacyjnej.

IV. Kontro1~ w zakresie przestrzegania przepis6w prawa i zasad sporz'ldzania dokument6wzwi'lZanych z rejestracj'l stanu cywi1nego przeprowadzily:E1zbieta St~pczyf1ska -Gortat -Kierownik Oddzialu Spraw Obywate1skich w WydzialeSpraw Obywate1skich i Cudzoziemc6w L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi -napodstawie upowaZnienia m 21/07 ,Beata Walczak -specjalista w Referacie Paszportowym De1egatury L6dzkiego Urz~duWojew6dzkiego w Sieradzu -na podstawie upowaZnienia m 19/07

Kontrol'lobj~to okres od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, z wyl'lczeniem spraw b~d'lcychprzedmiotem kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 29 stycznia 2007 r.

Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepis6w:ustawy z dnia 29 wrzesnia 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn.Dz. U. z 2004 r. nr 161, poz. 1688);ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekunczy (Dz. U. z 1964 r .nr 9, poz. 59 ze zm.);ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks post~powania administracyjnego (tekstjedn. Dz. U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 ze zm.);

/

wJ.t..7

rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia26 pazdziemika 1998 r. w sprawie szczeg61owych zasad sporz~dzania akt6w stanucywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzor6w akt6wstanu cywilnego, ich odpis6w, zaswiadczen i protokol6w (Dz. U. z 1998 r. nr 136,poz. 884 z p6Zn. zm.);konwencji nr 3 dotycz~cej mi~dzynarodowej wymiany informacji z zakresu stanucywilnego, podpisanej w Stambule 4 wrzesnia 1958 r. (Dz. U. z 2003 r. nr 172,

poz. 1667);konwencji nr 16 dotycz~cej wydawania wieloj~zycznych odpis6w skr6conychakt6w stanu cywilnego, podpisanej w Wiedniu 8 wrzesnia 1976 r. (Dz.U. z 2004 r. nr 166, poz., 1735).

Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia:rejestracj~ stanu cywilnego;wydawanie odpis6w akt6w stanu cywilnego;

wydawanie wieloj~zycznych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego;mi~dzynarodow~ wymian~ informacji z zakresu stanu cywilnego;

prowadzenie rejestr6w;prowadzenie post~powan administracyjnych, a w szczeg61nosci przestrzeganietermin6w rozpatrywania spraw.

Rejestracja stanu cywilnego w 2005 r .

akty urodzenia -0

akty malzellstwa -powinno byc 28

akty zgonu -powinno byc 46

w skontrolowanych aktach stwierdzono, co nast~puje:1. Akty stanu cywilnego sporz~dzane s~ na lui.nych drukach pismem maszynowym.2. Nie sporz~dzono w terminie wymienionym wart. 61a ust. 2 Prawa o a.s.c. 11 akt6w

malzenstw, kt6re zostaly zawarte w spos6b okreslony wart. 1 § 2 i 3 k.r.o.W okresie od 16 sierpnia 2005 r. do 12 paZdziemika 2005 r. powstaly projekty tychakt6w. Projekty nie zostaly podpisane do dnia kontroli przez Kierownika USC, coskutkuje brakiem spelnienia przeslanek art. 1 § 2 k.r.o.

3. W akcie malzenstwa zawartego w spos6b okreslony wart. I§ 1 k.r.o., pod podpisem Z-cyKierownika USC odcisni~ta niewlasciwa piecz~tka imienna.

4. W 10 aktach malzenstw zawartych w spos6b okreslony wart. 1 § 2 i 3 k.r.o., wykreslonazostala nad podpisem Kierownika USC, formula potwierdzaj~ca zlozenie przez osobywymienione w akcie, zgodnych oswiadczen o wst'lpieniu w zwi~zek malzenski.

5. Pomimo zgloszef1 zgon6w, nie sporz~dzono w badanym okresie 21 akt6w zgonu.Od dnia 11 sierpnia 2005 r. do dnia 30 grudnia 2005 r. przygotowano nie podpisane przezKierownika USC projekty tych akt6w.

6. W sporz~dzonych aktach zgonu i projektach akt6w wpisano godzin~ zgonu, pomimo zelekarz stwierdzaj~cy zgon nie okreslil godziny w wystawionej karcie zgonu.

7. Daty sporz~dzenia akt6w wpisano podaj~c cyframi arabskimi rok, miesi~c, dzief1, tj.w spos6b niezgodny z § 5 ust. 2 rozporz~dzenia wykonawczego.

8. W jednym z akt6w zgonu dokonano poprawek w spos6b niezgodny z § 2 ust. 5rozporz~dzenia wykonawczego .

9. W niekt6rych badanych aktach oraz wszystkich projektach akt6w nie wykreslonowolnego miejsca w rubryce "uwagi".

1 0. Ksi~ga malzef1stw na rok 2005 oraz ksi~ga zgon6w na rok 2005 nie zostaly zan1kni~tew spos6b okreslony w § 12 ust. 1 rozporz~dzenia wykonawczego.

h,!(

!18 r,..pJ~

11. Wbrew przepisowi art. 21 ust. 3 Prawa o a.s.c. pod tresci3r- akt6w stanu cywilnego nieS3r- zamieszczane od marc a 2006 r. przypiski.

Rejestracja stanu cywilnego w 2006 r. 2007 r (do dnia kontroli)

2006 2007

O37

akty urodzenia -

akty malzenstwa -powinny byc

akty zgonu -powinny byc

3252

Wszystkie akty i projekty akt6w malzenstw sporz3c.dzonych w 2006 r. oraz 47 akt6wi projekt6w akt6w zgonu sporz3c.dzonych r6wniez w 2006 r., bylo przedmiotem kontroliproblemowej, przeprowadzonej w dniu 29 stycznia 2007 r., z kt6rej protok61 zostaniewl3c.czony do niniej szego protokolu.

w pozostalych przypadkach stwierdzono, co nast~puje:1. W okresie pomi~dzy kontrol~ problemow~ a kontrol~ kompleksow~ przygotowane

zostaly projekty 9 akt6w zgonu, w tym 5 z 2006 r. i 4 z 2007 r. Jak wyjaSnil pracownikgminy, wczesniej druki, na kt6rych akty mialy byc sporz~dzone, zostaly podpisane inblanco przez osoby zglaszaj~ce zgon.

2. Opisane w p-cie 1 projekty pozostaly nadal nie podpisane, a w dw6ch z nich nie wpisanodaty sporz~dzenia aktu.

3. W zlozonym zapewnieniu oraz akcie malzenstwa zawartego w 2006 r. przedKierownikiem USC, miejsce zamieszkania m~zczyzny zwieraj~cego malzenstwo jestniezgodne ze stanem faktycznym. Inne tezjest miejsce urodzenia.

Wydawanie odpis6w akt6w stanu cywilnego:1. W przypadkach, gdzie nie zostaly sporz'ldzone akty malzenstwa, co w sytuacji udzielenia

slubu przez duchownego oznacza brak spelnienia przeslanek wymienionych wart. 1 § 2k.r.o., kaZdorazowo wydawane byly trzy egzemplarze odpis6w skr6conych tych akt6w.

2. Pomimo niesporz'ldzenia akt6w zgonu, kazdorazowo wydawane byly trzy egzemplarzeodpis6w skr6conych akt6w, potwierdzaj'lce rejestracj~ zgonu.

Prowadzenie rejestr6w i przekazywanie infoffi1acji z zakresu rejestracji stanu cywi1nego:1. Mimo braku akt6w malzenstw i akt6w zgonu, odpisy skr6cone przekazywane byly do

organ6w gmin, na podstawie art. 14 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji1udnosci i dowodach osobistych (tekstjedn. Dz. U. z 2006 r. nr 139, poz. 993 ze zm.).

2. Zar6wno rejestr dotycz8c.cy powiadomien o zmianach stanu cywi1nego, przeslanych doinnych USC oraz ewidencji 1udnosci w innych gminach, jak i rejestr dotycz8c.cyprzekazania odpis6w akt6w do ewidencji 1udnosci w Urz~dzie Gminy i Miasta Szadek,prowadzone byly do 26 paZdziemika 2006 r. -po wskazanej dacie brak dalszych wpis6w.

3. Gdyby zaloZyc, ze wszystkie akty zostaly wlasciwie sporz8c.dzone, to na podstawie ana1izyzapis6w w rejestrach wymienionych w punkcie 2 na1ezaloby uznac, ze w ki1kunastuprzypadkach nie przekazano wlasciwej infoffi1acji, a w ki1ku przypadkach infoffi1acj~skierowano do niewlasciwych organ6w. Ponadto dane przekazywano z naruszeniemteffi1inu. O jednym z malzenstw zawartych przed Kierownikiem USC, powiadomionourz~dy stanu cywi1nego miejsca sporz8c.dzenia akt6w urodzenia malzonk6w orazewidencj~ 1udnosci w miejscu ich zame1dowania po uplywie 83 dni. /

9 /~.:1

4. Nie s~ prowadzone skorowidze alfabetyczne okreslone w § 16 rozporz~dzenia

wykonawczego.

Wydane decyzje adrninistracyjne:1. W trybie art. 28 Prawa o a.s.c. wydano: 4 decyzje w 2005 r. i 3 decyzje w 2006 r.,

natomiast w 2007 r. nie wydano zadnej .2. W badanym okresie nie wydawano decyzji administracyjnych na podstawie innych

przepis6w Prawa o a.s.c., w tym przepisu art. 73 Prawa o a.s.c., dotycz~cego wpisywaniazagranicznych akt6w do polskich ksi~ stanu cywilnego.

Badaniu poddano wszystkie wydane decyzje i stwierdzono, ze w kaZdym przypadkunaruszone zostaly przepisy Kodeksu post~powania administracyjnego oraz w cz~sci spraw

przepisy prawa materialnego:-w sprawach prowadzonych na z~danie jednej ze stron, innych os6b b~d~cych

stronami nie zawiadamiano o wszcz~ciu post~powania administracyjnego, nie bralyw nim udzialu i nie informowano ich o podj~tym rozstrzygni~ciu, czym naruszonoprzepisyart. 10,61 § 4, 107 § 1 k.p.a.,

-sprawy prowadzone z urz~du rozstrzygni~te zostaly bez udzialu stron, a wydanedecyzje nie zostaly stronom dor~czone,

-w przypadkach ww. stosowano art. 130 § 4 k.p.a., zezwalaj~cy na wykonanie decyzjizgodnej z z~daniem wszystkich stron, przed uplywem terminu do wniesienia

odwolania,-prostowania oczywistych bl~d6w pisarskich w aktach stanu cywilnego nie zawsze

dokonywano w oparciu o wystarczaj~cy material dowodowy , czym naruszonoprzepis art. 28 Prawa o a.s.c. oraz art. 77§ 1 i 80 k.p.a.

Przestrzeganie przepis6w konwencji nr 3 i nr 16:1. W 2005 r. sporz~dzono jeden akt zgonu, osoby urodzonej w panstwie b~d~cym

sygnatariuszem konwencji nr 3, i nie przeslano informacji do kierownika zagranicznegourz~du stanu cywilnego. W 2007 r. nie sporz~dzono akt6w wymagaj~cych stosowania

przepis6w konwencji.2. W 2005 r. i 2007 r. nie wydawano wieloj~zycznych odpis6w akt6w stanu cywilnego

okreslonych w konwencji nr 16.

Na podstawie § 21 ust. 1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez L6dzki Urz1:ldWojew6dzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysluguje, przed podpisaniemprotokolu, prawo zgloszenia umotywowanych zastrzezen, co do ustalen zawartychw protokole.Zastrzezenia naleZy zglosic na pismie zarz1:ldzaj1:lcemu kontrol~ w terminie 14 dni od dniaotrzymania protokolu kontroli.Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odm6wic podpisania protokolu kontroli,skladaj1:lc w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy .Odmowa podpisania protokolu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego niestanowi przeszkody do podpisania protokolu przez kontroluj1:lcego i realizacji wniosk6w.

~

/

&-<-<-.I10

sporz'ldzony zostal w dw6ch jednobrzmi'lcych egzemplarzach, z kt6rych

..jednostki.

wpisu do ksiCtZki kontroli Urz~du

~~.~~~ .~~/~~~~~ Szadek, dniaA.6 marca 2007 roku

11

IN ~ ~Rr

3,:.;,".." ..{j;~1'Q., a"da/e a K~dz;ero

f!, B ovf(ell:? ak

4:5.!.',"!.~I:'.,.~~f ~!-<;".,

IEK~ETAR.Z

5. .J~;;0~~~O

6...s:~~A~:.,..,~tJta t/Yal2K