I. GENERALES DEL PROCESO: 16.02.G … · ddeeelll ÁÁÁrrreeeaaa m aaadddmmiiinnn iiissstttrrr aaatttiivvvaa f &&& ffiiinnnaaanncciiieeerrraaa NOTA ¶ La codificación contable para

Poder JudicialRepública Dominicana

No. Control DPP: P.0066.11

ÁÁrreeaa 0033.. AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA && FFIINNAANNCCIIEERRAA Manual: 16. Gestión Financiera & Contable

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0022..GG -- AAUUTTOORRIIZZAACCIIOONNEESS DDEE PPAAGGOO 11/04/2011 Página 1 de 7 UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO: Ref. Levantamiento 033.01

CCóóddiiggoo:: 1166..0022..GG GGeenneerraall

NNoommbbrree:: AUTORIZACIONES DE PAGO Objetivo(s) del proceso: · Autorizar los trámites correspondientes a la ejecución de los pagos en el Poder Judicial.

Alcance: · Todo pago, ó desembolso que se efectúa en al Poder Judicial requiere de la autorización correspondiente detallada en esta

Guía de Operación.

Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia Nombre y descripción Res.SCJ 4122-09 REGLAMENTO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIONES DE OBRAS Y SERVICIOS DEL PODER JUDICIAL.

Ley 340/449-0611 SOBRE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES CON MODIFICACIONES DE LEY 449-06

Ley 490-07 REGLAMENTO DE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

FIN-PRO-001 PROCEDIMIENTO PARA LAS AUTORIZACIONES DE PAGO, REALIZADO POR LA DPP Y APROBADO POR LA DIRECCIÓN FINANCIERA (SEPT.2008)

Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES A NOMBRE DE PERSONAS JURÍDICAS

Procedimiento Interno

REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA.


REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA DEL PODER JUDICIAL.

Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONOS VACACIONALES

Procedimiento Interno PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS POR RECIBO

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO · DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL(ver nota al pie)





I. GENERALES DEL PROCESO: · PRESIDENCIA DE LA SCJ(ver nota al pie) INSUMOS Código Detalle Origen

SOLICITUDES DE AUTORIZACIÓN DE PAGO o Todas las instancias del Poder Judicial con autoridad para solicitar pagos y desembolso.

EXPEDIENTES DE COMPRAS/CONTRATACIONES, CON ORIGINAL DE LA ORDEN D COMPRA/SERVICIO/TRABAJO CORRESPONDIENTE o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

FACTURAS DE BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS

o Suplidores o División de Almacén y suministro o Aéreas encargadas del recibo de bienes y servicios

especializados (CENDIJD, Informática, Mantenimiento, etc…)

COTIZACIONES (COMPRAS DE URGENCIA) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

REPORTES DE LA NÓMINA CUADRADA Y SUS CORRESPONDIENTES SOPORTES ANEXOS o División de Nominas

CUBICACIONES o División de Ingeniería

PAGOS RECURRENTES o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección Financiera

FACTURAS Y CONTRATOS (CON OFICIO DE REMISIÓN) o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección Financiera

NÓMINA DE PAGOS CON SUS EXPEDIENTES ANEXOS o División de Nómina o Departamento de Auditoría

PRODUCTOS Código Detalle Destino

AUTORIZACIÓN DE PAGO, REGISTRADA CODIFICADA Y APROBADA o Tesorería REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR o Control Financiero

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Director DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

0011 EMISIÓN Y CODIFICACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO Envía a la DIRECCIÓN FINANCIERA las SSoolliicciittuuddeess ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo AAPPRROOBBAADDAASS,, junto a las facturas, contratos de obras/trabajo/servicio, órdenes de compra/trabajo/Servicio y demás documentos de soporte aprobados para trámites de pagos.

44 DDooccuummeennttooss ppaarraa ttrraammiitteess ddee ppaaggoo ¶¶ 1. Expedientes de Compra/contratación con la correspondiente

orden de Compra/trabajo/servicio. 2. Facturas y/o conduces de los bienes y servicios recibidos. 3. Cubicaciones. 4. Solicitudes de Reposición de Fondos (Caja Chica), con sus

soportes anexos.

DIVISIÓN DE NÓMINAS 0022 Envía a la DIRECCIÓN FINANCIERA la ssoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee ppaaggoo de

las distintas nóminas de pago del Poder Judicial debidamente APROBADAS Y AUDITADAS junto a los RReeppoorrtteess ddee llaa NNóómmiinnaa ccuuaaddrraaddaa yy ssuuss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess ssooppoorrtteess aanneexxooss. !!NNOOTTAA¶¶

Las nóminas de pago son auditadas por el DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA antes de tramitarse los pagos correspondientes.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 44 LLaass NNóómmiinnaa eessttáá ccoommppuueessttaa ppoorr¶¶

1. Pagos a empleados por contrato (contratistas). 2. Pagos de empleados fijos. 3. Pagos de libramientos y suplencias de Jueces, Abogados

Ayudantes, personal en general. 4. Pagos a personal temporero. 5. Pagos de pensiones a los empleado jubilados. 6. Pagos de pensiones de sobrevivientes de empleados.

DIRECCIÓN FINANCIERA 0033 Recibe documentos aprobados junto a los expedientes para trámites de pago y remite al DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0044 0011 Recibe los documentos de las operaciones aprobadas de los expedientes para trámites de pago.

0022 Pasa al Analista de Validación

Analista de Validación DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0055 0011 Revisa los expedientes 0022 Registra en el listado general de compromisos y 0033 Pasa al Coordinador de Cuentas por Pagar.

Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0066 REGISTRO DE LAS CUENTAS POR PAGAR Clasifica los expedientes separando los de Compras/Contrataciones.

uuSSII es un expediente de Compras/Contrataciones¶ aa.. Asigna los expedientes de compra a los analistas para registro

de las cuentas por pagar en el módulo de Compras Directas bb.. ÜÜPasa a la Actividad No.07 de esta Guía de Operación.

uuSSII NO es un expediente de Compras/Contrataciones ¶ aa.. Entrega al digitador para que registren las autorizaciones de pago. bb.. ÜÜPasa a la Actividad No.09 de esta Guía de Operación.

.!!NNOOTTAA¶¶ Los pagos de nóminas y cubicaciones, se reciben sólo para digitación porque llegan auditados.

11.. En el caso de la NÓMINA para validar esta nota ver:

&&MMaannuuaall¶¶ 07.GESTION Y ADMINISTRACIÓN DE LA NÓMINA888lliinnkk ÁÁÁRRR EEE AAA 000111 DDDEEE CCCAAAPPP III TTT AAALLL HHHUUUMMM AAANNN OOO

22.. En el caso de las CUBICACIONES, para validar esta nota ver:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn¶¶ 15.09.G-RECEPCIÓN Y PAGO DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN888lliinnkk





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD

MMMaaannnuuuaaa lll 111555... CCCOOOMMMPPPRRRAAASSS YYY CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIOOONNNEEESSS dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA

Analista(s) DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0077 0011 Reciben los expedientes de Compras/Contrataciones que les son asignados por el Coordinador de Cuentas por Pagar.

0022 Registran las cuentas por pagar de los expedientes de las

Compras/Contrataciones en el MMóódduulloo ddee CCoommpprraass DDiirreeccttaass. 0033 Devuelven al Coordinador de Cuentas por Pagar los Expedientes de

Compras/Contrataciones una vez han sido registrados en el MMóódduulloo ddee CCoommpprraass DDiirreeccttaass.

Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0088 0011 Recibe y revisa los expedientes de Compras/Contrataciones que fueron registrados por los analistas en el Módulo de Compras Directas

0022 Pasa a los digitadores para que les registren las correspondientes

AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo.

Digitadores DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0099 REGISTRO DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 0011 Procesan las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo 0022 Generan AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo las entregan junto a los

expedientes al Analista de Validación para verificar que los datos de los eexxppeeddiieenntteess coincidan con los de la ssoolliicciittuudd anexa.

Analista(s) de Validación DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

1100 0011 Recibe(n) las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo y revisa(n) contra el expediente para verificar que los datos del expediente coincidan con la solicitud anexa.

0022 Pasa(n) al Coordinador de Cuentas por Pagar los expedientes ya

revisados.

Coordinador Cuentas por Pagar DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.

1111 0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo y los expedientes revisados por el (los) analista(s) de validación.

0022 Pasa a las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo emitidas al equipo de CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓN PRESUPUESTARIA.

Coordinador(a) Codificación Presupuestaria22 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

1122 CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO

0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo ggeenneerraaddaass y

0022 Distribuye entre los Analista(s) de CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA para fines de análisis, codificación y registro del gasto, según manual de clasificadores presupuestarios del sector público y centros de costo creados.

Analista(s) de Codificación 1133 0011 Importan digitalmente desde el sistema informático de Autorizaciones

de Pago las autorizaciones emitidas por cuentas por pagar. 22 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Presupuestaria33 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0022 Verifica y analiza la distribución de los centros de costos de acuerdo

al Departamento que solicita el pago. 0033 Codifica(n) y registran del gasto, según mmaannuuaall ddee ccllaassiiffiiccaaddoorreess

pprreessuuppuueessttaarriiooss ddeell sseeccttoorr ppúúbblliiccoo y cceennttrrooss ddee ccoossttoo ccrreeaaddooss 0044 Devuelve(n) los expedientes con la correspondiente ccooddiiffiiccaacciióónn

pprreessuuppuueessttaarriiaa al Coordinador de CODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA para fines de revisión y validación.

Coordinador(a) Codificación Presupuestaria44 DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

1144 0011 Recibe, revisa y valida las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo con la correspondiente ccooddiiffiiccaacciióónn pprreessuuppuueessttaarriiaa.

0022 Remite al Encargado del DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO el

expediente ya validado.

Encargado(a) DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

1155 0011 Revisa, aprueba, firma. 0022 Remite las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo aapprroobbaaddaass a la DIRECCIÓN

FINANCIERA. Director DIRECCIÓN FINANCIERA

1166 0011 Revisa, aprueba, firma AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo 0022 Remite las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo al DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD para el correspondiente registro contable de las mismas.

DEPARTAMENTO CONTABILIDAD 1177 CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO

0011 Realiza la codificación contable de los registros, de acuerdo a lo

establecido de manera general en: 11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶

16.03.G. CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA

!!NNOOTTAA¶¶

La ccooddiiffiiccaacciióónn ccoonnttaabbllee para cada caso en particular, se realiza de acuerdo a los procedimientos referenciados a continuación:

aa.. La Codificación Contable de la Nómina de Pagos se realiza de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 16.04.G-CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NOMINA888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA

33 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario. 44 N. de C. Esta función era realizada anteriormente en la División y Programación de Análisis Presupuestario.






bb.. Codificación Contable de los anticipos y las cubicaciones de los contratos de obras de construcción se realiza de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 16.05.G-REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE OBRAS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA

cc.. La Codificación Contable de los pagos referentes a las compras

y contrataciones de bienes y servicios se realiza de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 16.07.G-CODIFICACIÓN CONTABLE DE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DE LAS COMPRAS DE ByS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA

0022 Remite las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo yy ssuuss aanneexxooss al DEPARTAMENTO DE

AUDITORÍA para fines de auditoría y validación de las mismas.

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 1188 AUDITORÍA DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO

0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo mediante libro desde el DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

0022 Revisa y valida las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo jjuunnttoo ccoonn ssuuss rreessppeeccttiivvooss ssooppoorrtteess.

0033 Devuelve las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo aapprroobbaaddaass a la DIRECCIÓN FINANCIERA para que esta las remita al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para la preparación emisión de los pagos correspondientes

DIRECCIÓN FINANCIERA 1199 APROBACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO

Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo aauuddiittaaddaass yy vvaalliiddaaddaass ppoorr eell DEPARTAMENTO DE AUDITORIA y envía a la DIRECCIÓN GENERAL DE CARRERA JUDICIAL para gestionar la aapprroobbaacciióónn ddee llaa AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo.

DIRECCIÓN GENERAL DE CARRERA 2200 Firma y remite al Director Financiero (DIRECCIÓN FINANCIERA).

DIRECCIÓN FINANCIERA 2211 Recibe y remite al PRESIDENTE DE LA SCJ para firma.

PRESIDENTE, SCJ 2222 Firma y remite al Director Financiero (DIRECCIÓN FINANCIERA).

DIRECCIÓN FINANCIERA 2233 Iníciala y reenvía al DEPARTAMENTO De CONTROL FINANCIERO aquellos pagos que han sido registrados en el Modulo de Cuentas por Pagar (compras directas), para registrar la aprobación en el sistema





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD informático.

CONTROL FINANCIERO 2244 0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo de aquellos pagos previamente registrados en el Modulo de Cuentas por Pagar (compras directas) del sistema informático.

0022 Aprueba en el sistema (RReeggiissttrroo ddee llaass aapprroobbaacciioonneess ddee llaass AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo eenn eell ssiisstteemmaa iinnffoorrmmááttiiccoo).

0033 Reenvía a la DIRECCIÓN FINANCIERA.

DIRECCIÓN FINANCIERA 2255 Recibe y remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para emisión de los cheques correspondientes.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma

Firma

Firma

Firma

Firma

Firma

Nombre KATUSKA DE CASTRO

Nombre ING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN

Nombre

Cargo ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ)

Cargo ASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP. DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)

Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha 05/Dic/2010

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes. Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la República Dominicana.

IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN No. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias.

Realizada por: Aprobada por:

No hay nada escrito después de esta línea




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0033..GG -- CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLAASS AAUUTTOORRIIZZAACCIIOONNEESS DDEE PPAAGGOO 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO (EN GENERAL)

Objetivo(s) del proceso: · Asentar el correspondiente registro contable de las operaciones financieras ejecutadas.

Alcance: · Todas las operaciones financieras, ejecutadas, liquidadas, ó vencidas.

Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados

Referencia Nombre y descripción

N/A MANUAL DE CLASIFICADORES PRESUPUESTARIOS DEL SECTOR PÚBLICO (OFICINA NACIONAL DE PRESUPUESTO DE LA R. D.)

N/A

REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE LA LEY ORGÁNICA DE PRESUPUESTO PARA EL SECTOR PÚBLICO

N/A PLAN DE CUENTAS DE LAS INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS Y AUTÓNOMAS (Preparado por la Dirección General de Contabilidad Gubernamental -DGECOG-; Abril 2010)

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

AUTORIZACIONES DE PAGO (APROBADAS POR LA INSTANCIA CORRESPONDIENTE) o Dirección Financiera

PRODUCTOS

Código Detalle Destino

REGISTRO Y CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO APROBADAS

o Departamento de Contabilidad o Departamento de Auditoría

FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES JUNTO A LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DEFECTUOSAS A CORREGIR o Dirección Financiera

AUTORIZACIONES DE PAGO CORRESPONDIENTES A LA REPARACIÓN DE MUEBLES EN EL TALLER DE EBANISTERÍA o División de Activos Fijos

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 Recibe de la DIRECCIÓN FINANCIERA las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo mediante libro y distribuye a los analistas de manera equitativa.

Analista(s) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0022 0011 Revisa(n) cada AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo (sus montos, concepto, etc.) y sus soportes anexos. uuSSII en la Autorización de Pago se identifica algún ERROR en





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD los datos y/o los registros, FALTA algún soporte, ó NO SE HAN CUMPLIDO los procedimientos y las políticas institucionales que correspondan para cada caso¶¶ a. Prepara el FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess, que

debe tener un número secuencial. b. Registra en el FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess los

motivos de la devolución. c. Firma el FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess y pasa al

Encargado de Operaciones. d. ÜÜPasa a la Actividad No.08 de esta Guía de Operación

!!NNOOTTAA ¶¶ El FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess debe estar numerado secuencialmente. El control de esta secuencia de numeración es llevado por el DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

0022 Realiza la codificación de la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo, anotando a cada

una la codificación contable que corresponde a los gastos presentados en los respectivos soportes de las autorizaciones y haciendo el correspondiente registro contable en el sistema informático.

uuSSII en existe una gran cantidad de cuentas afectadas¶¶ aa.. Para mayor claridad, prepara en Excel una relación de las

cuentas afectadas y la anexa a la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo correspondiente.

0033 Codificadas las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo,, las firma y pasa al

Encargado de Operaciones.

0044 Remite CCOOPPIIAA ddee llaass AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa llaa rreeppaarraacciióónn ddee mmuueebblleess eenn eell TTaalllleerr ddee EEbbaanniisstteerrííaa a la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS, para que proceda de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 13.01.G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111333 AAA DDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAA CCC IIIÓÓÓ NNN DDD EEE AAACCC TTT III VVVOOO SSS FFF III JJJ OOOSSS

Encargado Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0033 0011 Valida que cada AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo esté debidamente codificadas y firmadas.

0022 Iníciala cada AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo y pasa al Sub Encargado.

Sub Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0044 0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo.. 0022 Revisa, iníciala y pasa al Encargado del DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD.

Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0055 0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo.. 0022 Firma y pasa a los archivistas.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0033 Reporta periódicamente a DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS

PRESUPUESTARIO las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo codificadas, para fines de control presupuestario de los egresos.

!!NNOOTTAA¶¶ Para más detalles sobre el control presupuestario de los egresos ver:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 12.04.G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. EGRESOS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111222 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN PPPRRR EEESSS UUUPPPUUU EEESSSTTT AAARRR III AAA

Archivista(s) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0066 0011 Recibe(n) del encargado del departamento las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo..

0022 Asienta(n) las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo en libro y 0033 Lleva(n) las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo al DEPARTAMENTO DE AUDITORIA,

donde son recibidas firmando en el libro donde fueron asentadas.

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 0077 0011 Recibe las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo mediante libro. 0022 Revisa, aprueba, firma. 0033 Devuelve las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo aapprroobbaaddaass a la DIRECCIÓN

FINANCIERA para que esta las remita al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para la preparación emisión de los pagos correspondientes

øø FFIINN..


0088 0011 Revisa FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess y el expediente de la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo ddeeffeeccttuuoossaa.

0022 Firma FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess. 0033 Pasa a la DIRECCIÓN FINANCIERA la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo ddeeffeeccttuuoossaa,

junto al eexxppeeddiieennttee correspondiente y el FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess,

0044 Retiene y archiva la copia FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee EExxppeeddiieenntteess

recibida por la DIRECCIÓN FINANCIERA. 0055 ÜÜRetornar a la Actividad No.01 de esta Guía de Operación


Firma

Firma





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Nombre ING. KATUSKA DE CASTRO


Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0044..GG -- CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLAA NNÓÓMMIINNAA 11/04/2011 Página 1 de 2 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: CODIFICACIÓN CONTABLE DE LA NÓMINA Objetivo(s) del proceso: · Realizar la correspondiente codificación contable de las novedades de nómina.

Alcance: · Nómina de pago del Poder Judicial de acuerdo a los períodos de pago establecidos en la institución.



Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIVISIÓN DE NÓMINA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

LISTADO RESUMEN DE LA NÓMINA DEFINITIVA (RESUMEN DE NÓMINA) o División Nómina


ENTRADAS DE DIARIO DE LA NÓMINA APLICADAS AL MAYOR GENERAL

o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.

o División de Nómina II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 Recibe desde la DIVISIÓN DE NÓMINA el LLiissttaaddoo RReessuummeenn ddee llaa NNóómmiinnaa DDeeffiinniittiivvaa ((rreessuummeenn ddee nnóómmiinnaa)) y pasa al analista encargado de la codificación y los registros relativos a la nómina.

Asistente DIVISIÓN DE NÓMINAS

0022 Telefónicamente contacta al Encargado de Operaciones del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD para solicitar que actualice las codificaciones contables de las distintas nóminas en relación con las novedades.


0033 Informa al Analista encargado de trabajar la nómina que actualice los datos relativos a los conceptos en el modulo de nominas del sistema informático de contabilidad.

Analista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0044 0011 Recibe el Listado Resumen Nómina un resumen de la nómina. 0022 Asigna los Centros de Costos y las cuentas correspondientes a cada

una tipo de nómina. 0033 Desde las Entradas de Diario en el sistema, toma el asiento contable

de cada nómina y verifica que el total de cada asiento sea igual al total de las nóminas.




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0044..GG -- CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLAA NNÓÓMMIINNAA 11/04/2011 Página 2 de 2 UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0044 Verifica que las cuentas aplicadas sean las correctas, que no queden

gastos por registrar, haciendo las correcciones de lugar en los casos que proceda.

0055 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo anexándole como soporte el

RReessuummeenn ddee NNóómmiinnaa.

0066 Pasa al Encargado de Operaciones del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.


0055 0011 Revisa y firma EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y el RReessuummeenn ddee NNóómmiinnaa 0022 Pasa al Sub Encargado


0066 0011 Revisa y firma EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y el RReessuummeenn ddee NNóómmiinnaa

0022 Pasa al Encargado


0077 0011 Revisa, aplica al MMaayyoorr GGeenneerraall y firma. 0022 Entrega a los archivistas para fines de archivo.

øø FFIINN..


Firma

Firma

Nombre ING. KATUSKA DE CASTRO


Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0055..GG -- RREEGGIISSTTRROO CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLOOSS AANNTTIICCIIPPOOSS,, CCUUBBIICCAACCIIOONNEESS YY PPAAGGOOSS FFIINNAALLEESS DDEE LLOOSS CCOONNTTRRAATTOOSS DDEE OOBBRRAASS DDEE CCOONNSSTTRRUUCCCCIIÓÓNN

11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS, CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE LOS CONTRATOS DE OBRAS DE CONSTRUCCIÓN

Objetivo(s) del proceso: · Registrar todas las operaciones contables que se deriven de las construcciones y edificaciones en proceso de la institución.

Alcance: · Para todos los contratos de construcciones y edificaciones pertenecientes al Poder Judicial se requiere realizar los asientos

contables relacionados con el desarrollo de la edificación ó reforma en proceso.

Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados Referencia Nombre y descripción

N/A ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN TÉCNICA · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO · DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

COPIAS DE CONTRATOS o Dirección Técnica

CUBICACIONES o Departamento de Ingeniería o Departamento de Contabilidad/registros contables

físicos y digitales.

CERTIFICACIÓN DE OBRAS RECIBIDAS POR EL DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA o Departamento de Ingeniería

PAGOS REALIZADOS RELATIVOS A OBRAS DE CONSTRUCCIÓN o Dirección Financiera /Control Financiero


COPIA DE LA AUTORIZACIÓN DE PAGO CORRESPONDIENTE A RECLASIFICACIÓN DE MUEBLES (MOBILIARIO INCLUIDO EN CONTRATOS DE OBRAS)

o División de Activos Fijos

ENTRADAS DE DIARIO DE LA NÓMINA APLICADAS AL MAYOR GENERAL


CHEQUES DE CONTROL DE PAGOS DEL CONTRATO EN HOJA DE CÁLCULO ELECTRÓNICA.

o Dirección Financiera /Control Financiero

RELACIÓN DE CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN Y REPARACIONES EN PROCESO DE EJECUCIÓN. o Dirección Financiera /Control Financiero

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Secretaria 0011 0011 Recibe de la DIRECCIÓN TÉCNICA una copia de los contratos de





11/04/2011 Página 2 de 3 UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD construcción suscritos por el PJ.

0022 Entrega copia de los contratos de construcción al Encargado de

Contabilidad para su conocimiento.


0022 0011 Iníciala copia de los contratos de construcción suscritos por el PJ remitidos por la Dirección Técnica y

0022 devuelve a la secretaria para fines de archivo.

Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0033 0011 Archiva de los contratos de construcción.

Secretaria DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0044 0011 Recibe periódicamente desde el DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo de los contratos de obras de construcción para el correspondiente registro contable de las mismas.

0022 Pasa a los analistas para ser trabajadas !!NNOOTTAA ¶¶

Las Autorizaciones de pago de los contratos de construcción/remodelación de obras se refieren básicamente a: aa.. El pago del anticipo para el inicio de la obra. bb.. El pago de las cubicaciones presentadas por el contratista de

acuerdo al calendario acordado contractualmente. cc.. El pago final al completarse la construcción/remodelación y

esta hacer sido recibida conforme por el DEPARTAMENTO DE

INGENIERÍA a través de la correspondiente certificación.

Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0055 uuCuando se trata del pago del AANNTTIICCIIPPOO de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES ¶

a. Solicita a la Secretaria del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD la copia del ccoonnttrraattoo ddee llaa oobbrraa que fue previamente archivada.

b. Registra en un archivo de Excel: - la fecha del contrato, - el ingeniero o compañía contratista, - monto del contrato, - descripción y datos del cheque del primer avance de la obra

(anticipo). - Monto pendiente

uuCuando se trata del pago de las CCUUBBIICCAACCIIOONNEESS de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES ¶ a. Rebaja el valor de la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo eemmiittiidda del monto

pendiente del contrato registrado en el archivo en de EXCEL con los datos del contratista hasta que termine el contrato.

uuCuando se ha ejecutado el ÚÚLLTTIIMMOO PPAAGGOO de los CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES ¶ a. Recibe del DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA una cceerrttiiffiiccaacciióónn ddee qquuee

ddiicchhaa oobbrraa ffuuee tteerrmmiinnaaddaa yy rreecciibbiiddaa. b. Transfiere en el sistema de EXACTUS de la cuenta de

Construcciones en Proceso a la de Edificaciones, mediante una Entrada de Diario.





11/04/2011 Página 3 de 3 UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD c. Imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y verifica. uuSSII en el CONTRATO DE LA OBRA ó CONSTRUCCIÓN

existen mmoobbiilliiaarriiooss¶ d. Hace una reclasificación de los muebles e. EEnnvvííaa CCOOPPIIAA ddee llaa AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo correspondiente

a la DDIIVVIISSIIÓÓNN DDEE AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS para que proceda a registrarlos y codificarlos. De acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 13.01.G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111333 AAA DDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAA CCC IIIÓÓÓ NNN DDD EEE AAACCC TTT III VVVOOO SSS FFF III JJJ OOOSSS

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0066..GG -- CCOONNTTRROOLL DDEE LLAASS AAUUTTOORRIIZZAACCIIOONNEESS PPAAGGAADDAASS 11/04/2011 Página 1 de 2 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: CONTROL DE LAS AUTORIZACIONES PAGADAS Objetivo(s) del proceso: · Registrar en el sistema informático de autorización de cheques las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo que hayan sido pagadas y

remitirlas una vez registradas a la DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO para el correspondiente control presupuestario de los desembolsos.

Alcance: · Todas las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo una vez son pagadas.



N/A ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN FINANCIERA · DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO INSUMOS Código Detalle Origen

AUTORIZACIONES DE PAGO PAGADAS o Registros informáticos


AUTORIZACIONES DE PAGO PAGADAS, ORDENADAS POR ASIENTOS DE REVERSIÓN Y COMPENSACIÓN.

o División de Programación y Análisis Presupuestario

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Coordinador(a) de Codificación y Registro DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0011 0011 Verifica periódicamente mediante el sistema informático de Autorizaciones, las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo que han sido pagadas, para asignar de los números de cheques y fecha de pago correspondiente.

0022 Distribuye entre los analistas las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo PPaaggaaddaass

para aprobación en el sistema informático de autorización de cheques (SSIIGG VVAALLEETTTTEE,, SS..AA.)y su transferencia al sistema informático EXACTUS.

Analista(s) de Codificación y Registro DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

0022 0011 Recibe(n) las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo PPaaggaaddaass a trabajar. 0022 Realiza(n) el procedimiento informático correspondiente en el Sistema

Informático de Autorización de Cheques y la transferencia al sistema EXACTUS.

Coordinador(a) de Codificación y 0033 0011 Valida a través del sistema informático EXACTUS que las




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0066..GG -- CCOONNTTRROOLL DDEE LLAASS AAUUTTOORRIIZZAACCIIOONNEESS PPAAGGAADDAASS 11/04/2011 Página 2 de 2 UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Registro DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO

autorizaciones pagadas se hayan transferido correctamente y la secuencia de números cheques correspondan a su cuenta bancaria.

0022 Remite físicamente a la DIVISIÓN DE PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS

PRESUPUESTARIO las AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo PPaaggaaddaass, ordenadas por asientos de reversión y compensación.

!!NNOOTTAA ¶¶ Para más detalles sobre el control presupuestario de las AAuuttoorriizzaacciioonneess ppaaggaaddaass ver:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 12.04.G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111222... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN PPPRRR EEESSS UUUPPPUUU EEESSSTTT AAARRR III AAA

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0077..GG -- AASSIIEENNTTOOSS CCOONNTTAABBLLEESS DDEE LLAASS CCOOMMPPRRAASS YY CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS DDEE BBIIEENNEESS YY SSEERRVVIICCIIOOSS 11/04/2011 Página 1 de 2 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONES (DE BIENES Y SERVICIOS)

Objetivo(s) del proceso: · Realizar los asientos contables correspondientes a las compras y contrataciones de bienes y servicios.

Alcance: · Nómina de pago del Poder Judicial de acuerdo a los períodos de pago establecidos en la institución.



Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

RELACIÓN DE LAS FACTURAS REGISTRADAS EN EL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR o División Nómina

COPIAS DE LAS FACTURA LISTADAS EN LA RELACIÓN DE LAS FACTURAS REGISTRADAS EN EL MODULO DE CUENTAS POR PAGAR o División Nómina


ENTRADAS DE DIARIO DE LAS FACTURAS CORRESPONDIENTES A CUENTAS POR PAGAR.



0011 0011 Recibe del departamento de CONTROL FINANCIERO la RReellaacciióónn ddee llaass FFaaccttuurraass registradas en eell mmoodduulloo ddee ccuueennttaass ppoorr ppaaggaarr del sistema informático junto a su copias anexas.

0022 Pasa al analista correspondiente


0022 0011 Busca en el DDiiaarriioo GGeenneerraall el aassiieennttoo ggeenneerraaddoo aall mmoommeennttoo ddee rreeggiissttrraarr llaa ffaaccttuurraa en el proveedor y

0022 realiza la distribución contable del asiento según los detalles indicados

en la factura. AL FINAL DE CADA MES 0033 Genera una EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo con todos los asientos de las facturas

correspondientes a las compras.

0044 Imprime EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y pasa al Encargado de Operaciones junto a la Relación de las Facturas remitidas desde la DIRECCIÓN




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0077..GG -- AASSIIEENNTTOOSS CCOONNTTAABBLLEESS DDEE LLAASS CCOOMMPPRRAASS YY CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS DDEE BBIIEENNEESS YY SSEERRVVIICCIIOOSS 11/04/2011 Página 2 de 2 UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD FINANCIERA (DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO) con las copias anexas.


0033 0011 Revisa y firma EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y la RReellaacciióónn ddee FFaaccttuurraass 0022 Pasa al Sub Encargado


0044 0011 Revisa y firma EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y la RReellaacciióónn ddee FFaaccttuurraass

0022 Pasa al Encargado



øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0088..GG -- RREEGGIISSTTRROO CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLAASS OOPPEERRAACCIIOONNEESS EEJJEECCUUTTAADDAASS 11/04/2011 Página 1 de 6 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES (FINANCIERAS) EJECUTADAS

Objetivo(s) del proceso: · Asentar el correspondiente registro contable de las operaciones financieras ejecutadas.

Alcance: · Todas las operaciones financieras, ejecutadas, liquidadas, ó vencidas.



Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO INTERNO PARA LA ENTREGA DE CHEQUES A NOMBRE DE PERSONAS JURÍDICAS


REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA.


REGLAMENTO PARA LA ENTREGA DE DIETAS Y VIÁTICOS, A FUNCIONARIOS, CONSULTORES Y EMPLEADOS DE LA DEL PODER JUDICIAL.

Procedimiento Interno PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE BONOS VACACIONALES

Procedimiento Interno PROCEDIMIENTOS DE LOS PAGOS POR RECIBO

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

COPIAS DE LOS CHEQUES QUE TRAEN COMO SOPORTE SUS AUTORIZACIONES DE PAGO o Tesorería

COMPROBANTE(S) DE DEPÓSITOS JUNTO UN OFICIO QUE EXPLIQUE LA FINALIDAD O DESTINO DE CADA DEPÓSITO Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES (RECIBOS DE INGRESOS Y OTRAS DOCUMENTACIONES)

o Tesorería

COMPROBANTE(S) DE RETIRO JUNTO UN OFICIO QUE EXPLIQUE LA FINALIDAD O DESTINO DE CADA RETIRO Y SUS RESPECTIVOS SOPORTES (RECIBOS DE INGRESOS Y OTRAS DOCUMENTACIONES)

o Tesorería

AUTORIZACIONES DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS o Dirección Finaciera

COPIA(S) DE LOS OFICIOS DE APERTURA DE CERTIFICADOS FINANCIEROS Y COPIA DEL CERTIFICADO DE DEPÓSITO DEL QUE SE TRATE

o Tesorería





I. GENERALES DEL PROCESO: PRODUCTOS


ASIENTO CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS EJECUTADAS o Departamento de Contabilidad

ENTRADA DE DIARIO (CUADRADA) o Departamento de Contabilidad II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0011 Envía al Departamento de Contabilidad los documentos relativos a las

operaciones realizadas.

44 DDooccuummeennttooss eennvviiaaddooss ppoorr TTeessoorreerrííaa ¶¶ 1. Copias de los cheques que traen como soporte sus

autorizaciones de pago, 2. Comprobante(s) de depósitos junto un oficio que explique la

finalidad o destino de cada depósito y sus respectivos soportes (recibos de ingresos y otras documentaciones)

3. Comprobante(s) de retiro junto un oficio que explique la finalidad o destino de cada retiro y sus respectivos soportes (recibos de ingresos y otras documentaciones),

4. Autorizaciones de transferencias bancarias, 5. Copia(s) de los oficios de apertura de Certificados Financieros y

copia del certificado de depósito. 6. DDeeppóóssiittooss yy TTrraannssffeerreenncciiaass bbaannccaarriiaass ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa llooss

iinnggrreessooss ppeerrcciibbiiddooss ppoorr eell PPooddeerr JJuuddiicciiaall. - AAssiiggnnaacciióónn PPrreessuuppuueessttaarriiaa-Asignaciones mensuales del

gobierno central, de acuerdo con la Ley 194-04. - EEnnttrraaddaass PPrrooppiiaass CCoorrrriieenntteess- Cobros de alquiler del local para

la cafetería, ventas de boletines, fotocopias y otros recursos provenientes de activos financieros.

- OOttrrooss IInnggrreessooss-Aportes adicionales entregados por el Gobierno Dominicano, donaciones, etc…

!!NNOOTTAA ¶¶ 11.. Para más detalles sobre los DDeeppóóssiittooss yy TTrraannssffeerreenncciiaass bbaannccaarriiaass

ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa llooss iinnggrreessooss ppeerrcciibbiiddooss ppoorr eell PPooddeerr JJuuddiicciiaall,, vveerr::

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 12.03.G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Ingresos888lliinnkk MMMaaannnuuuaaalll 111222 ... GGG EEE SSS TTT III ÓÓÓ NNN PPPRRREEE SSSUUU PPPUUU EEESSSTTT AAA RRR IIIAAA

22.. Para más detalles sobre el control presupuestario de los pagos y

desembolsos ddeell PPooddeerr JJuuddiicciiaall,, vveerr::

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 12.04.G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos888lliinnkk MMMaaannnuuuaaalll 111222 ... GGG EEE SSS TTT III ÓÓÓ NNN PPPRRREEE SSSUUU PPPUUU EEESSSTTT AAA RRR IIIAAA

Archivista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0022 0011 Recibe mediante libro los documentos remitidos por el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0022 Revisa los soportes de las operaciones y que la secuencia de la

documentación esté completa. 0033 Coloca los cheques en carpetas ordenados secuencialmente.

!!NNOOTTAA ¶¶ Si el cheque tiene algún requerimiento de contra entrega, se anota para posteriormente solicitarlo a Tesorería.

0044 Entrega al Analista correspondiente según la cuenta para fines de

revisión de la codificación contable.


0033 REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES EMITIDOS

0011 Verifica de qué tipo de desembolso ó pago se trata. uuSSII se trata del pago del ANTICIPOS, CUBICACIONES ó PAGO

FINAL en CONTRATOS DE OBRAS y CONSTRUCCIONES ¶ a. Procede de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 16.05.G-REGISTRO CONTABLE DE LOS ANTICIPOS , CUBICACIONES Y PAGOS FINALES DE OBRAS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA YYY CCCOOO NNNTTT AAABBB LLLEEE

b. Prosigue de acuerdo a las actividades detalladas en esta guía de Operación.

0022 Revisa que la codificación contenida en el cheque de pago a

proveedores de bienes y servicios sea igual a la de la autorización y que ambas sean las mismas registradas en el sistema informático.

uuSSII la codificación es correcta ¶ a. Válida las transacción.

uuSSII la codificación NO es correcta ¶ a. Corrige en el sistema de acuerdo a la autorización de pago.

0033 Realiza un cuadre entre el total de los asientos del diario y el monto

de los cheques emitidos en el modulo de control bancario del sistema informático.

!!NNOOTTAA ¶¶ El analista que valida los cheques de operaciones no debe ser el mismo que el que valida los cheques de pago libramientos.


0044 REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES EMITIDOS 0044 Verifica que los asientos contables coincidan con el de la autorización

de pago del libramiento y

0055 asigna al centro de costo de acuerdo al concepto de la relación, cambiándolo en el sistema, uuSSII la codificación NO coincide con la de la autorización ¶

a. Hace la corrección de lugar.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0066 Valida los cheques emitidos por el Modulo de Control Bancario contra

los asientos contables en el Diario,

0077 Una vez validados los asientos contables en el Diario realiza el cuadre correspondiente.

0088 Confirma el cuadre.

0099 Una vez confirmado el cuadre, genera la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo.

1100 Imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y entrega al Encargado de Operaciones para fines de revisión.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0055 UNA VEZ COMPLETADO EL REGISTRO CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE

PAGO EJECUTADAS: 0011 Remite electrónicamente a la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS

PRESUPUESTARIO el lliissttaaddoo ddee llooss cchheeqquueess eemmiittiiddooss ddeell mmeess, correspondientes a las diferentes cuentas bancarias. Con este listado electrónico la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO procede de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 12.04.G-CONTROL DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. Egresos888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111222... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN PPPRRR EEESSS UUUPPPUUU EEESSSTTT AAARRR III AAA

0022 Remite físicamente a la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS CCOOPPIIAA ddee llooss CChheeqquueess ddee llaass AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo ppaarraa llaa rreeppaarraacciióónn ddee aaccttiivvooss y CCOOPPIIAA ddee llooss CChheeqquueess ddee llaass AAuuttoorriizzaacciioonneess ddee PPaaggoo ddee OObbrraass ddee CCoonnssttrruucccciióónn//rreemmooddeellaacciióónn qquuee ccoonntteemmppllaann mmoobbiilliiaarriioo. Con estas COPIAS de cheque la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS procede de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 13.01.G-REGISTRO, CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111333 ... AAA DDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAA CCC IIIÓÓÓ NNN DDD EEE AAACCC TTT III VVVOOO SSS FFF III JJJ OOOSSS


0066 REGISTRO CONTABLE DE LOS DEPÓSITOS

1111 Revisa los depósitos y sus soportes. uuSSII los depósitos están completos¶

1122 Los ordena por cuenta bancaria.

1133 Coloca en el depósito la codificación contable correspondiente atendiendo al concepto de sus soportes.

1144 Registra en el Sistema la codificación, modificando los

asientos existentes en el depósito.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD uuPPaarraa llooss ccaassooss ddee ddeeppóóssiittooss bbaannccaarriiooss ddee VVeennttaa

ddee BBoolleettiinneess JJuuddiicciiaalleess ¶ a. Confirma si en los anexos se encuentra el Boucher de

Ventas con tarjetas de crédito, y de ser así b. procede a registrarlo dentro del asiento contable del

depósito creando una cuenta por cobrar a la empresa gestora de tarjetas de crédito y afectando la cuenta de ingresos.

1155 Realiza el cuadre entre los depósitos realizados por el

módulo de Control Bancario y los registros del Diario General.

1166 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo.

1177 Pasa EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo al Encargado de Operaciones.


0077 Revisa, coteja y luego pasa al Sub Encargado.


0088 Confirma que los procesos están correctos, que todo este cuadrado, iníciala y pasa al Encargado de Contabilidad.


0099 AL FINAL DE CADA MES Firma, aplica al MMaayyoorr GGeenneerraall y pasa a archivo.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha












GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..0099..GG -- RREEGGIISSTTRROO CCOONNTTAABBLLEE DDEELL MMOOVVIIMMIIEENNTTOO DDEE LLOOSS AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REGISTRO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS Objetivo(s) del proceso: · Realizar los asientos contables correspondientes a los movimientos del Activos Fijos en la institución y su correspondiente

depreciación.

Alcance: · Esta guía de Operación es aplicable a todos los movimientos del Activos Fijos en la institución, ya sea por muebles adquiridos,

donados, reparados, fabricados en los talleres de la institución, trasladados, descargados, descartados, etc…


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

DOCUMENTOS RELATIVOS AL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITUCIÓN:

- RELACIÓN DE ACTIVOS DONADOS - ACTAS(S) DE DESCARGO - FORMULARIO(S) DE CONTROL DE MUEBLES EN CONSTRUCCIÓN Y REPARACIÓN

- OFICIOS DE ENTREGA/REMISIÓN DE MUEBLES


SALIDAS DE ACTIVOS FIJOS REGISTRADAS POR LA DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS EN LOS REGISTROS DIGITALES (SISTEMA INFORMÁTICO-MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS) DE LA INSTITUCIÓN.



ENTRADA DE DIARIO CON EL ASIENTO CONTABLE DEL MOVIMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS APLICADA AL MAYOR GENERAL

o Departamento de Contabilidad (registros contables digitales y físicos)

ASIENTO CONTABLE DE LA DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA INSTITUCIÓN


o División de Activos Fijos II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista I DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 0011 Recibe de la DIVISIÓN DE ACTIVOS FIJOS los ddooccuummeennttooss rreellaattiivvooss aall mmoovviimmiieennttoo ddee llooss aaccttiivvooss ffiijjooss ddee llaa iinnssttiittuucciióónn (entradas/salidas/movimientos/descargos).

44DDooccuummeennttooss qquuee ssooppoorrttaann mmoovviimmiieennttoo ddee llooss aaccttiivvooss ffiijjooss eenn llaa iinnssttiittuucciióónn¶¶ 1. Relación de activos donados. 2. Actas(s) de descargo.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 3. Formulario(s) de Control de Muebles en Construcción y

Reparación. 4. Oficios de entrega/remisión de Muebles, 5. Formularios de Traslado de Muebles y equipos, etc.

0022 Verifica los asientos de cada activo registrado.

uuSSII existe algún error en los asientos correspondientes¶ a. Corrige. b. Sigue delante de acuerdo a lo establecido en esta Guía de

Operación. 0033 Valida todas las salidas registradas por la División de Activos Fijos

contra las registradas en Contabilidad para fines de cuadre.

!!NNOOTTAA ¶¶ La División de Activos Fijos registra los movimientos de los activos de la institución de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 13.01.G-REGISTRO CODIFICACIÓN Y ADICIÓN DE BIENES888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111333 ... AAA DDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAA CCC IIIÓÓÓ NNN DDD EEE AAACCC TTT III VVVOOO SSS FFF III JJJ OOOSSS

0044 Valida que los activos registrados en el MMóódduulloo ddee AAccttiivvooss FFiijjooss sean iguales a los registros en el módulo de Contabilidad General.

0055 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo y le anexa los soportes.

0066 Pasa al Encargado de Operaciones

Encargado de Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0022 Revisa, iníciala y pasa al Sub Encargado.

Sub. Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0033 Revisa, inicial y pasa Encargado.


0044 0011 Firma y aplica al Mayor General.

0022 Una vez aplicado al Mayor General, da instrucciones al Encargado de Activos Fijos para que realice el cálculo de la ddeepprreecciiaacciióónn.

0033 Aplica las depreciaciones que correspondan al Mayor General.

øø FFIINN..


Firma

Firma





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Nombre ING. KATUSKA DE CASTRO


Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1100..GG -- RREEGGIISSTTRROO CCOONNTTAABBLLEE DDEE LLOOSS MMOOVVIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REGISTRO CONTABLE DE LOS MOVIMIENTOS DE ALMACÉN Objetivo(s) del proceso: · Realizar los asientos contables correspondientes a los movimientos del almacén.

Alcance: · Todas los movimientos del almacén correspondientes a entradas y salidas del mismo, incluyendo entradas provenientes de los

talleres del Poder Judicial, y salidas por descarte, obsolescencia ó daño.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

ENTRADAS DE ALMACÉN o División de Almacén y Suministro

SALIDAS DE ALMACÉN o División de Almacén y Suministro

DOCUMENTOS DE SOPORTE DE LOS MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (ENTRADAS/SALIDAS) o División de Almacén y Suministro

RELACIÓN DE ENTRADAS/SALIDAS DEL ALMACÉN o División de Almacén y Suministro

INFORMACIÓN SOBRE LOS PAGOS EFECTUADOS Ó PENDIENTES DE LAS ÓRDENES DE COMPRA DE LAS ENTRADAS DE ALMACÉN. o Sistema Informático/Control Financiero/Tesorería


GENERACIÓN DE FACTURAS DEL PROVEEDOR CORRESPONDIENTE A LAS ENTRADAS EN EL SISTEMA INFORMÁTICO

o Departamento de Contabilidad (registros contables digitales y físicos)

ASIGNACIÓN DE CUENTA CONTABLE CORRESPONDIENTE A CADA MOVIMIENTO DE ALMACÉN


LISTADO CRONOLÓGICO DE ENTRADAS DE ALMACÉN o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.

ENTRADAS DE DIARIO DE TODOS LOS MOVIMIENTOS DE ALMACÉN o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.

NOTAS DE CRÉDITO DE LOS PROVEEDORES QUE HAN RECIBIDO PAGOS ANTICIPADOS ASENTADAS DE MANERA CONTABLE Y REGISTRADAS EN SISTEMA INFORMÁTICO


ENTRADAS DE DIARIO APLICADAS AL MAYOR GENERAL o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.


0011 0011 Recibe mediante libro desde la DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO las EEnnttrraaddaass yy llaass SSaalliiddaass ddee AAllmmaaccéénn junto a una rreellaacciióónn de las mismas





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0022 Entrega las Entradas y Salidas al Analista correspondiente.


0022 0011 Organiza las Entradas de Almacén de acuerdo orden de la secuencia de cada entrada

0022 Verifica para cada entrada del almacén:

a. la fecha, b. no. de factura, c. nombre del proveedor y el d. monto.

0033 Genera una factura en el proveedor correspondiente desde el módulo

de Cuentas por Pagar del sistema informático, asegurándose que los datos registrados coincidan con los de la de la Entrada de Almacén.

0044 Modifica el asiento que se ha generado automáticamente en la

factura, asignándole las cuentas correspondientes según el concepto de las Entradas de Almacén.

0055 Genera en el sistema e imprime el LLiissttaaddoo CCrroonnoollóóggiiccoo ddee EEnnttrraaddaass

ddee AAllmmaaccéénn.

0066 Pasa el LLiissttaaddoo CCrroonnoollóóggiiccoo ddee EEnnttrraaddaass ddee AAllmmaaccéénn a otro analista.

uuSSII se trata de Entradas de Almacén por devoluciones ó por muebles fabricados en el Taller de Ebanistería ¶ a. Busca el asiento contable en el módulo de Contabilidad General y

modifica las cuentas, b. Imprime la Entrada de Diario, c. pasa Entrada de Diario al Encargado de Operaciones.

AL FINAL DE CADA MES 0077 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo de todas las entradas de

almacén con sus soportes y pasa al Encargado de Operaciones del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.


0033 0011 Recibe el LLiissttaaddoo CCrroonnoollóóggiiccoo ddee EEnnttrraaddaass ddee AAllmmaaccéénn que ha sido previamente preparado por otro analista del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

0022 Verifica en el sistema informático a cuál de los proveedores se le ha realizado algún aavvaannccee o si se ha ppaaggaaddoo ccoommpplleettaammeennttee la oorrddeenn ddee ccoommpprraa.

uuSSII no se ha realizado pago¶ a. Archiva hasta tanto sea emitido un cheque. uuSSII se le ha realizado algún pago por anticipado al

proveedor¶ a. Saca copia de la orden de compra, entrada de almacén,

factura y cheque b. Emite una Nota de Crédito. c. Imprime el asiento registrado en el sistema informático y le

adjunta las copias antes mencionadas.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD AL FINAL DE CADA MES 0033 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo conteniendo los asientos

contables de todas las notas de crédito emitidas con sus soportes y pasa al Encargado de Operaciones.


0044 0011 Organiza las Salidas de Almacén en secuencia numérica y verifica que las recibidas según la relación coinciden con las físicas.

0022 Busca en el Diario General el asiento contable generado por la División de Almacén al momento de emitir la correspondiente salida y registra/anota el asiento contable en la salida.

0033 Modifica en el sistema informático el Centro de Costo, la cuenta y la

fuente.

0044 Revisa la secuencia numérica de las Salidas de Almacén que se encuentran registradas en el sistema.

AL FINAL DE CADA MES 0055 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo de todas las salidas de

almacén con sus soportes y pasa al Encargado de Operaciones.

Encargado de Operaciones DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0055 0011 Revisa, iníciala los soportes y entrega al Sub. Encargado. AL FINAL DE CADA MES 0022 Revisa y firma las EEnnttrraaddaass ddee DDiiaarriioo de los asientos contables

generadas al final del mes.

0033 Pasa al Sub Encargado del departamento.

Sub. Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0066 0011 Revisa, verifica que los cuadres y las revisiones sean correctas validándolos contra las facturas generadas en el sistema,

0022 iníciala y pasa al Encargado. AL FINAL DE CADA MES 0033 Revisa y firma las EEnnttrraaddaass ddee DDiiaarriioo de los asientos contables

generadas al final del mes.

0044 Pasa al Encargado del departamento.



øø FFIINN..

III. CREACIÓN: Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma Firma Firma





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1111..GG -- RREEIINNTTEEGGRROO DDEE CCHHEEQQUUEESS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REINTEGRO DE CHEQUES Objetivo(s) del proceso: · Registrar contablemente aquellos cheques emitidos por la institución que han caducado sin haber sido cobrados por sus

beneficiarios.

Alcance: · Este proceso es aplicable a todos los cheques emitidos por el Poder judicial, que aun habiendo estado disponibles, nunca

fueron cobrados por los beneficiarios y se encuentren vencidos en relación con su fecha de emisión y el plazo de vigencia establecido para los mismos de acuerdo a la legislación bancaria vigente en la R. D.

· Al momento de redactarse esta Guía de Operación, el plazo de vigencia de los cheques era de un (1) año contabilizado desde la fecha de emisión del mismo.



N/A ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA · DIRECCIÓN FINANCIERA · DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO · UNIDAD DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS INSUMOS Código Detalle Origen

CHEQUES A REINTEGRAR o Departamento de Tesorería

OFICIO DE REMISIÓN CON EL DETALLE DE LOS CHEQUES ENVIADOS PARA SER REINTEGRADOS CONTABLEMENTE

o Departamento de Ingeniería o Departamento de Contabilidad/registros contables

físicos y digitales. PRODUCTOS

Código Detalle Destino ARCHIVO DEFINITIVO DE LOS CHEQUES REINTEGRADOS o Departamento de Contabilidad

ENTRADA DE DIARIO APLICADA AL MAYOR GENERAL CONTENIENDO LAS NOTAS DE CRÉDITO DE LOS CHEQUES REINTEGRADOS o Departamento de Contabilidad

NOTAS DE CRÉDITO DE LOS CHEQUES REINTEGRADOS o Departamento de Contabilidad o Dirección Financiera

REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES REINTEGRADOS o Departamento de Contabilidad

REGISTRO DE INGRESOS PROVENIENTES DE LOS CHEQUES REINTEGRADOS CON FECHA DEL AÑO ANTERIOR o División de Programación y Análisis Presupuestario

REVESO EN LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES A LOS CHEQUES REINTEGRADOS CON FECHA DEL AÑO EN CURSO o División de Programación y Análisis Presupuestario


0011 0011 Recibe del DEPARTAMENTO DE TESORERÍA los cchheeqquueess ffííssiiccooss objeto de reintegro, junto con un ooffiicciioo conteniendo una relación de los





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD cheques remitidos.

0022 Los entrega al Analista correspondiente.


0022 0011 Valida que los cchheeqquueess ffííssiiccooss coincidan con los detallados en el oficio.

0022 Genera la nota de crédito en el módulo de Control Bancario, 0033 Genera el asiento contable correspondiente 0044 Confirma que los asientos contables coincidan con la nota de crédito

coincidan. 0055 Anota la codificación en el cheque correspondiente 0066 Marca físicamente los cheques como señal de que fueron

reintegrados

0077 Remite a la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO AL FINAL DE CADA MES 0088 Genera e imprime la EEnnttrraaddaa ddee DDiiaarriioo anexa sus soportes y las

entrega al Encargado de Operaciones.

DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO

0033 0011 Recibe del DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD los cchheeqquueess aa sseerr rreeiinntteeggrraaddooss.

0022 Envía a la UNIDAD DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS, los cchheeqquueess aa

sseerr rreeiinntteeggrraaddooss para la reproducción de los mismos

UNIDAD DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 0044 Reproduce los cchheeqquueess aa sseerr rreeiinntteeggrraaddooss y devuelve a la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO

DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS PRESUPUESTARIO

0055 0011 Recibe y valida los cheques fotocopiados y devueltos por la UNIDAD DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

0022 Devuelve los originales de cchheeqquueess aa sseerr rreeiinntteeggrraaddooss al

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0033 Con las fotocopias, analiza las fechas de emisión de los cchheeqquueess aa

sseerr rreeiinntteeggrraaddooss y determina el origen de los cheques para conocer la naturaleza de los mismos

uuSSII la FECHA del cheque es del AÑO ANTERIOR ¶ a. Se registra el cheque como un ingreso.

uuSSII la FECHA del cheque es del AÑO EN CURSO ¶ y si

a. Se reversa en las cuentas que le dieron origen al cheque y sus respectivos centros de costos.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0044 Registra en el sistema de EXACTUS los cheques a reintegrar. 0055 Imprime las relaciones de EXACTUS y verifica que los montos

coincidan. 0066 La Encargada de la DIVISIÓN PROGRAMACIÓN Y ANÁLISIS

PRESUPUESTARIO revisa y valida las relaciones de los cheques reintegrados impresas desde el sistema informático EXACTUS.

!!NNOOTTAA ¶¶

Estas relaciones se anexan como documentación de los Informes de la Ejecución Presupuestaria.


0066 AL FINAL DE CADA MES Revisa, iníciala y entrega al Sub Encargado.


0077 AL FINAL DE CADA MES Revisa, iníciala y entrega al Encargado.


0088 AL FINAL DE CADA MES Firma, aplica al Mayor General y pasa a los archivistas para fines de archivo.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial / Circular No. del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la República Dominicana.







GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1122..GG -- LLIIQQUUIIDDAACCIIÓÓNN DDEE CCHHEEQQUUEESS 11/04/2011 Página 1 de 2 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: LIQUIDACIÓN DE CHEQUES Objetivo(s) del proceso: · Asiento contable de la liquidación de los cheques y devoluciones de efectivo.

Alcance: · Cheques recibidos/pagados y efectivo devuelto.



N/A ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

FORMULARIO (LIQUIDACIÓN DE CHEQUES) o Departamento de Tesorería

DOCUMENTOS DE SOPORTE FÍSICOS QUE ACOMPAÑAN AL FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN DE CHEQUES o Departamento de Tesorería


ACTUALIZACIÓN DEL CONTROL ELECTRÓNICO DE LOS CHEQUES EN TRÁNSITO o Departamento de Contabilidad

FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN DE CHEQUES o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria

ASIENTO CONTABLE DE LA LIQUIDACIÓN DE CHEQUES Y DEVOLUCIONES DE EFECTIVO o Departamento de Contabilidad (archivo)

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Archivista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 0011 Recibe del DEPARTAMENTO DE TESORERÍA el FFoorrmmuullaarriioo ((LLiiqquuiiddaacciióónn ddee cchheeqquueess)) ccoonn ssuuss ddooccuummeennttooss ddee ssooppoorrttee, previamente auditado.

0022 Fotocopia el FFoorrmmuullaarriioo.. 0033 Envía copia del FFoorrmmuullaarriioo ddee LLiiqquuiiddaacciióónn ddee cchheeqquueess al

DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA. 0044 Pasa al Analista para trabajar, el original FFoorrmmuullaarriioo ddee LLiiqquuiiddaacciióónn

ddee cchheeqquueess junto a los documentos de soporte que le acompañan.


0022 0011 Valida los montos detallados en el FFoorrmmuullaarriioo ddee LLiiqquuiiddaacciióónn ddee cchheeqquueess contra los documentos de soporte que trae anexos.

!!NNOOTTAA ¶¶





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD En las devoluciones de efectivo, los documentos de soporte son llooss ddeeppóóssiittooss.

0022 Codifica cada comprobante. 0033 Hace el registro correspondiente, del que se genera la Entrada de

Diario. 0044 Entrega al Encargado de Operaciones para los fines procedentes. 0055 Actualiza el control electrónico de los cheques en tránsito.


0033 Revisa, iníciala y entrega al Sub Encargado.


0044 Revisa, iníciala y pasa al Encargado.


0055 Firma, aplica al Mayor General y pasa a los archivistas para fines de archivo.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha











NNoommbbrree:: CONCILIACIÓN BANCARIA Objetivo(s) del proceso: · Conciliar las operaciones contables asentadas en la institución contra la realidad aplicada en los bancos.

Alcance: · Todas las operaciones financieras que se realizan en la institución y que resultan en una transacción bancaria deben

encontrarse registradas contablemente y deben encontrarse adecuadamente reflejadas en las cuentas bancarias de la institución.



N/A ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA · DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

CHEQUES PAGADOS JUNTO CON LOS CHEQUES PAGADOS o Bancos (Externo)

TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS POR NÓMINAS CARGADAS POR EL BANCO o Bancos –Estado de Cuenta-(Externo)

AUTORIZACIONES DE PAGO (CORRESPONDIENTES A NÓMINA) o Sistema informático EXACTUS o Control Financiero


RELACIÓN DE CHEQUES PAGADOS, NOTAS DE CRÉDITO Y DÉBITO CARGADOS AL SISTEMA INFORMÁTICO EXACTUS

o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria

CONCILIACIÓN BANCARIA AUTOMÁTICA o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria

NOTAS DE CRÉDITO CORRESPONDIENTES A LOS CHEQUE QUE HAN CADUCADO o Departamento de Contabilidad (archivo)

REPORTE DE CHEQUES EN TRÁNSITO, o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria o Departamento de Tesorería

RESUMEN DE CONCILIACIÓN o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria o Departamento de Tesorería

REPORTE DE LA CONCILIACIÓN o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria o Departamento de Tesorería

ENTRADA DE DIARIO DE LOS CARGOS BANCARIOS Y NOTAS DE CRÉDITO

o Departamento de Contabilidad (archivo) o Departamento de Ejecución Presupuestaria o Departamento de Tesorería

INFORME DE RELACIÓN DE LOS CARGOS Y DEMÁS TRANSACCIONES INCORRECTAS REPORTADAS EN EL ESTADO DE CUENTA JUNTO A

o Banco





I. GENERALES DEL PROCESO: SUS ANEXOS

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 0011 Recibe los Estados de Cuenta del banco junto con los cchheeqquueess ppaaggaaddooss.

0022 Organiza los cheques en secuencia numérica.

0033 Saca una copia de la última página del estado bancario, en el que se

muestra el total de los movimientos y pasa al Encargado del departamento.

0044 Imprime una rreellaacciióónn ddee cchheeqquueess ppaaggaaddooss,, notas de crédito y débito

cargados al sistema informático EXACTUS.

0055 Verifica que todos los cheques se tienen físicamente. 0066 Genera la ccoonncciilliiaacciióónn bbaannccaarriiaa automáticamente en la opción

correspondiente del sistema informático EXACTUS. 0077 Confirma que el total de las ttrraannssffeerreenncciiaass eelleeccttrróónniiccaass ppoorr nnóómmiinnaass

ccaarrggaaddaass ppoorr eell bbaannccoo es igual al valor de las aauuttoorriizzaacciioonneess ddee ppaaggoo eemmiittiiddaass bbaajjoo eessee ccoonncceeppttoo y las registra por el módulo de Control Bancario mediante una nota de débito.

0088 Identifica los errores y cargos indebidos.

44LLooss eerrrroorreess yy ccaarrggooss iinnddeebbiiddooss qquuee ppuueeddee ccoonntteenneerr eell EEssttaaddoo ddee CCuueennttaa ssoonn bbáássiiccaammeennttee¶¶

1. Avisos de débitos o crédito no cargados. 2. Transferencias no cargadas. 3. Comisiones sin referencia. 4. Transacciones duplicadas

0099 Registra todas las notas de debito, crédito y cargos indebidos

localizados en el proceso de validación de datos. 1100 Determina los cheques que han caducado y genera las notas de

crédito correspondientes. 1111 Verifica que los balances del banco y los de los libros están

debidamente cuadrados. 1122 Imprime los siguientes reportes:

¶ Reporte de Cheques en Tránsito, ¶ Resumen de Conciliación ¶ Reporte de la conciliación.

1133 Anexa a los reportes impresos los documentos de soporte y los

Estados de Cuenta bancarios

1144 Entrega los reportes impresos y sus anexos al Encargado de





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Operaciones.

1155 Genera una Entrada de Diario de los cargos bancarios y Notas de

Crédito.

1166 Pasa la entrada de Diario al Encargado de Operaciones.

1177 Relaciona y soporta los cargos bancarios para ser enviados a los DEPARTAMENTOS DE TESORERÍA y EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.


0022 uuSSII existen errores en el Estado de Cuenta que deban ser reclamados al banco¶

a. Prepara un informe conteniendo una relación con el detalle de todos los cargos y demás transacciones incorrectas,

b. Le anexa copia de cada una de las páginas del Estado de Cuenta en la que aparece el error.

c. Entrega el informe de errores en el Estado de Cuenta junto sus anexos al Encargado de Operaciones.


0033 Revisa, aprueba y devuelve al Analista para que se lo remita al Sub- Encargado.


0044 Revisa y pasa al Encargado para fines de aprobación y firma.


0055 0011 Firma y remite al departamento de Auditoria vía Dirección Financiera para fines de ser auditados.

0022 Remite al banco el informe de los errores y sus anexos para iniciar la

gestión correspondiente a la aplicación de las correcciones. 0033 Da seguimiento a la aplicación de las correcciones por parte del

banco en cuestión.

Auditor Interno DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0066 Remite nuevamente al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD vía DIRECCIÓN FINANCIERA con sus consideraciones para fines de archivo.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Cargo ANALISTA JUNIOR Dirección de Planificación y Proyectos (DPP-PJ)


Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1144..GG -- EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN YY PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE EESSTTAADDOOSS FFIINNAANNCCIIEERROOSS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Objetivo(s) del proceso: · Tomando como fuente los registros contables de la institución generar los informes que reflejan el estado financiero de la

institución, aplicando los controles de lugar para garantizar la exactitud de la información que presentan.

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a los informes oficiales del estado financiero de la institución que prepara periódicamente

el Departamento de Contabilidad. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · PRESIDENCIA DE LA SCJ · DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA · DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD INSUMOS Código Detalle Origen

ENTRADAS DE DIARIO o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.

BALANCES DE LAS CUENTAS DEL MAYOR GENERAL o Departamento de Contabilidad/registros contables físicos y digitales.


BALANZA DE COMPROBACIÓN o Departamento de Contabilidad (registros contables digitales y físicos)

ESTADOS FINANCIEROS CON SUS ANEXOS AUDITADOS Y APROBADOS POR EL MAGISTRADO PRESIDENTE DE LA SCJ

- ESTADO DE SITUACIÓN. - ESTADO DE RESULTADO. - FLUJO DE EFECTIVO

o Departamento de Contabilidad Archivo. o Presidencia de la SCJ o Dirección Financiera o Departamento de Auditoría o Dirección General de la Carrera Judicial.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Encargado DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0011 0011 Recibe del Sub Encargado todas las EEnnttrraaddaass ddee DDiiaarriioo realizadas por los Analistas, ya revisadas, a fin de ser firmadas y aplicadas al mayor.

AL FINAL DE CADA MES 0022 Aplica al Mayor General todas las Entradas de Diario.

0033 Informa al Encargado de Operaciones para que le indique a cada

Analista los bbaallaanncceess ddee llaass ccuueennttaass ddeell MMaayyoorr, a fin de que los revisen.







0022 0011 Revisa para justificar la razón de los balances. 0022 Hace las correcciones que sean necesarias el sistema informático.


0033 0011 Confirma que todos los asientos han sido aplicados al Mayor General. 0022 Genera la BBaallaannzzaa ddee CCoommpprroobbaacciióónn.


0044 0044 Genera los Estados Financieros, con sus anexos.

44EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss generados¶¶ 11.. EEssttaaddoo ddee SSiittuuaacciióónn.. 22.. EEssttaaddoo ddee RReessuullttaaddoo.. 33.. FFlluujjoo ddee eeffeeccttiivvoo

!!NNOOTTAA¶¶ 11.. El EEssttaaddoo ddee SSiittuuaacciióónn y el EEssttaaddoo ddee RReessuullttaaddooss son

generados en EEXXCCEELL con una plantilla vinculada al sistema informático EEXXAACCTTUUSS;

22.. A partir del EEssttaaddoo ddee SSiittuuaacciióónn elabora el EEssttaaddoo ddee FFlluujjoo ddee EEffeeccttiivvoo a través de un archivo en Excel.

33.. Con EEssttaaddoo ddee FFlluujjoo ddee EEffeeccttiivvoo se determina la inversión que tiene la institución en un período determinado.

0055 Entrega al Encargado de Operaciones una copia del EEssttaaddoo ddee

SSiittuuaacciióónn,, a fin de que coordine con los Analistas para que éstos preparen iinnffoorrmmeess qquuee ssuusstteenntteenn ccaaddaa bbaallaannccee.

0066 Remite al DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA vía DIRECCIÓN FINANCIERA los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss y los informes que sustentan cada balance para fines de revisión y opinión.

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 0055 0011 Revisa los Estados Financieros generados en el departamento de

Contabilidad. uuSSII NO tiene observaciones y/o correcciones a los EEssttaaddooss

FFiinnaanncciieerrooss¶ a. Firma y sella como revisados y auditados los EEssttaaddooss

FFiinnaanncciieerrooss preparados por el DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

uuSSII TIENE OBSERVACIONES y/o CORRECCIONES a los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss¶ a. Redacta las observaciones/correcciones de lugar.

0022 Devuelve los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss junto a las

correcciones/observaciones (si las hubiera) al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD vía la DIRECCIÓN FINANCIERA.

DIRECCIÓN FINANCIERA 0066 Recibe los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss auditados y pasa al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD para que proceda de acuerdo al caso.

Encargado 0077 0011 Recibe los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss aauuddiittaaddooss con las recomendaciones a





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD considerar (si las hubiera).

0022 Gestiona la aplicación de las correcciones y/o enmiendas que fueran

requeridas por el DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA. 0033 Firma y sella los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss, una vez sean aprobados y

sellados como tal por el DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA. 0044 Envía a la vía la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL para

fines de firma (vía la DIRECCIÓN FINANCIERA).

Director(a) DIRECCIÓN FINANCIERA

0088 0011 Recibe y revisa los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss aauuddiittaaddooss 0022 Remite para fines de firma a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA

JUDICIAL.

Director(a) General DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL

0099 0011 Revisa, firma y sella los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss aauuddiittaaddooss

0022 Remite al Magistrado Presidente de la SCJ, para fines de aprobación.

Presidente de la SCJ

1100 0011 Aprueba, firma y Sella los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss aauuddiittaaddooss

0022 Remite al Departamento de Contabilidad, vía DIRECCIÓN FINANCIERA para fines de archivo.

DIRECCIÓN FINANCIERA 1111 0033 Recibe y revisa los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss aapprroobbaaddooss ppoorr eell MMaaggiissttrraaddoo

PPrreessiiddeennttee ddee llaa SSCCJJ 0044 Remite para fines de archivo al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1122 Recibe y archiva los EEssttaaddooss FFiinnaanncciieerrooss firmados y aprobados por la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL y el Magistrado Presidente de la SCJ.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha













GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1155..GG -- RREEPPOOSSIICCIIÓÓNN DDEE FFOONNDDOOSS CCAAJJAA CCHHIICCAA 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA Objetivo(s) del proceso: · Reponer oportunamente los fondos de Caja Chica y demás fondos que se requieran con carácter de emergencia

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las cajas chicas que se operen dentro del Poder Judicial y a sus custodios. Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA · DIRECCIÓN FINANCIERA · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA · DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO · DEPARTAMENTO DE TESORERÍA INSUMOS

Código Detalle Origen

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS (CON LOS SOPORTES ANEXOS DE LOS FONDOS CONSUMIDOS) o Custodios de Fondos de Caja Chica en el PJ

PRODUCTOS Código DETALLE Destino

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDOS RECHAZADA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA PARA SER RECTIFICADA.

o Dirección de Asuntos Administrativos o Custodios de Fondos de Caja Chica en el PJ

AUTORIZACIÓN DE PAGO PARA LA ENTREGA DE FONDOS REPONIBLES o Departamento de Tesorería

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Custodio de la Caja Chica

0011 0011 Cuando los ffoonnddooss eexxiisstteenntteess eenn llaa ccaajjaa cchhiiccaa se encuentren en un cincuenta por ciento (50%) de su valor estipulado, prepara uunnaa SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss.

0022 Anexa a la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss todas las ffaaccttuurraass yy

ccoommpprroobbaanntteess ddee ppaaggooss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess a los fondos consumidos y

0033 envía la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos a la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS.

DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS (DAA)

0022 Recibe la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos y la envía al DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA para fines de revisión.

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 0033 0011 Recibe la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos y la revisa de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 18.03.G-ARQUEO DE FONDOS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111888... AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA DDD EEE CCCOOONNN TTTRRR OOOLLL IIINNNTTTEEE RRRNNN OOO

.

uuSSII le da el visto bueno y aprueba la SSoolliicciittuudd ddee FFoonnddooss¶ a. Devuelve aprobada a la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS

ADMINISTRATIVOS la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos.

b. ÜÜPasa a la actividad siguiente de esta Guía de Operación.

uuSSII NO le da el visto bueno y aprueba la SSoolliicciittuudd ddee FFoonnddooss¶ a. Devuelve al solicitante la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss

con sus soportes anexos vía a la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS.

b. ÜÜRetorna a la actividad No.01 de esta Guía de Operación


0044 Envía la SSoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo junto a la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos al DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO Vía la DIRECCIÓN FINANCIERA

DIRECCIÓN FINANCIERA 0055 Recibe y pasa al DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO.

DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO (DIRECCIÓN FINANCIERA)

0066 Autoriza la ssoolliicciittuudd ddee aauuttoorriizzaacciióónn ddee ppaaggoo para la emisión del cheque de reposición de fondos de Caja Chica de acuerdo a lo establecido en: 11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶

16.02.G-AUTORIZACIONES DE PAGO888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

Devuelve la ssoolliicciittuudd ddee aauuttoorriizzaacciióónn ddee ppaaggoo ((aauuttoorriizzaaddaa)) aa llaa DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS11.


0077 Remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo, y SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos, para que desembolse el valor correspondiente a favor del custodio de Caja Chica solicitante.

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA (DIRECCIÓN FINANCIERA)

0088 Prepara el cheque y entrega al custodio del fondo de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 17.01.G-PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES Y PAGOS EN GENERAL888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111777... TTT EEE SSSOOO RRREEE RRR ÍÍÍAAA dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

øø FFIINN..

11 N. de C. Este “puente” entre Dirección Financiera (Control Financiero)-DAA-Dirección Financiera (Tesorería) no tiene sentido, pues podría enviarse directamente desde el Departamento de Control Financiero hacia el Departamento de Tesorería.






Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1166..1166..GG -- EEMMIISSIIÓÓNN DDEE PPAAGGOOSS CCOONN FFOONNDDOOSS DDEE LLAA CCOOOOPPEERRAACCIIÓÓNN IINNTTEERRNNAACCIIOONNAALL 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO: Ref. Levantamiento N/A


NNoommbbrree:: EMISIÓN DE PAGOS CON RECURSOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL

Objetivo(s) del proceso: · Tramitar los pagos a proveedores de aquellos bienes y servicios contratados por la institución para ser cubiertos con fondos de

la cooperación internacional, a través de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el desarrollo (AECID) y/o otros agentes internacionales de cooperación.

Alcance: · Pagos a contratistas con fondos de la cooperación internacional que se encuentren avalados en contratos que así lo

especifiquen.


Unidades Operacionales Involucradas · DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS · DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL · DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA · JUEZ DE LA SCJ DELEGADO PARA ASUNTOS DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL · AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID) · CONTRATISTAS DL PODER JUDICIAL PAGADOS CON FONDOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL · UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (UAPP) DEL MINISTERIO DE ECONOMÍA,

PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

INSUMOS Código Detalle Origen

CONSTANCIAS DE RECIBO DE LOS BIENES Y/O SERVICIOS CONTRATADOS CON FONDOS DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL o Unidad Responsable de la recepción del bien ó servicio

OFICIO DE SOLICITUD DE PAGO o Unidad Responsable de la recepción del bien ó servicio


FORMULARIO DE SOLICITUD DE GASTOS Y DISPOSICIONES DE FONDOS èAPROBADO

o Dirección General Técnica o Juez de la SCJ delegado para Asuntos de Cooperación

Internacional o División de Cooperación Internacional (registros) o Agencia Española de Cooperación Internacional para el

Desarrollo (AECID) o Unidad Administrativa de Programas y Proyectos

(UAPP) del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo

PAGOS EMITIDOS A TRAVÉS DE CHEQUE Ó TRANSFERENCIAS BANCARIAS

o Contratistas del Poder Judicial pagados con Fondos de la Cooperación Internacional

COMPROBANTE DE TRANSFERENCIA (PAGOS VÍA TRANSFERENCIA BANCARIA) o División de Cooperación Internacional

RECIBO DE PAGO FIRMADO (PAGOS VÍA CHEQUE) o Unidad Administrativa de Programas y Proyectos

(UAPP) del Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Unidad Responsable de la recepción del bien ó servicio

0011 Solicita el pago vía OOffiicciioo ddee SSoolliicciittuudd ddee PPaaggoo a la Dirección de Planificación y Proyectos, anexando al oficio los documentos que avalen los productos y servicios recibidos según las estipulaciones del contrato.

Encargado(a) DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL

0022 0011 Llena ffoorrmmuullaarriioo ““SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss”, detallando los datos relativos al pago en cuando a datos generales, descripción de gastos propuestos y la aplicación presupuestaria.

0022 Remite el FFoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee

FFoonnddooss con el ooffiicciioo ddee ssoolliicciittuudd y demás documentos anexos a la DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA.

Director(a) DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA

0033 0011 Inicala el ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss

0022 Remite el FFoorrmmuullaarriioo con el ooffiicciioo ddee ssoolliicciittuudd y demás documentos

anexos al Juez del Pleno de la SCJ delegado por el Presidente de la SCJ para asuntos de cooperación internacional.

uuSSII tiene alguna observación¶

a. Devuelve los documentos a la DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL con los comentarios de lugar.

Delegado del Presidente

0044 Recibe, firma ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss y la remite a la DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL vía la DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA.

uuSSII tiene alguna observación¶ a. Devuelve los documentos a la DIVISIÓN DE COOPERACIÓN

INTERNACIONAL con los comentarios de lugar.


0055 0011 Recibe ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss autorizado junto con los documentos anexos.

0022 Remite a la AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA

EL DESARROLLO (AECID).

Coordinador(a) General AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)

0066 0011 Recibe el ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss autorizado junto con los documentos anexos..

0022 Revisa y firma ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee

FFoonnddooss 0033 Devuelve a la DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE LA SCJ.


0077 Remite el ffoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee GGaassttooss yy DDiissppoossiicciioonneess ddee FFoonnddooss autorizado con sus respectivos anexos a la UNIDAD ADMINISTRATIVA DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (UAPP) del MINISTERIO DE ECONOMÍA, PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Unidad Administrativa de Programas y Proyectos (UAPP) MINISTERIO DE ECONOMÍA, PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO

0088 0011 Gestiona la realización del pago 0022 Avisa a la DIVISIÓN DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL DE LA SCJ cuando

el pago está listo.


0099 uuSSII el pago es realizado vía TRANSFERENCIA BANCARIA¶ a. Envía a buscar con mensajero el ccoommpprroobbaannddoo ddee ppaaggoo y lo

archiva. uuSSII el pago es realizado vía CHEQUE¶

a. Envía a buscar el CHEQUE con un mensajero el cheque de pago correspondiente.

b. Avisa al destinatario la disponibilidad del cheque. c. Una vez el destinatario retira el cheque y firma el recibo

correspondiente, remite el recibo firmado a la UAPP, en el MINISTERIO DE ECONOMÍA, PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO.

øø FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha 05/ago/2010

Fecha Enero 2011.

Fecha





man

ual

TTEESSOORREERRÍÍAA

ÁÁRREEAA 0033:: AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA && FFIINNAANNCCIIEERRAA

PPrroocceessooss TTrraannssvveerrssaalleess PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS

GGUUÍÍAASS DDEE OOPPEERRAACCIIÓÓNN

Dirección General Técnica Dirección de Planificación Y Proyectos

17



No. Control DPP:

M.0041.11 MMAANNUUAALL 17.TTEESSOORREERRÍÍAA

P á g i n a | 2

COMPENDIO DE PRODUCTOS

Archivo Control (AC) No. Control

DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

M.0041.11 17.00.G Manual 17. Tesorería N/A

Guías de Operación No. Control

DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

P.0042.11 17.01.G PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES Y PAGOS EN GENERAL

General

P.0043.11 17.02.G PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES DE PAGOS NOMINALES

General

P.0044.11 17.03.G DEPÓSITOS BANCARIOS General

P.0045.11 17.04.G LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS General

P.0046.11 17.05.G DESEMBOLSO DE FONDOS DE EMERGENCIA

General

P.0047.11 17.06.G DESEMBOLSO DE FONDOS DE REPONIBLES DE CAJA CHICA

General

P.0048.11 17.07.G DESEMBOLSO DE FONDOS REEMBOLSABLES PARA VIÁTICOS

General

P.0049.11 17.08.G EMISIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS EN GENERAL

Pendiente

Documentos Auxiliares No. Control

DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***



ÁÁrreeaa 0033.. AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA && FFIINNAANNCCIIEERRAA Manual: 17. Tesorería

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0011..GG -- PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY EENNTTRREEGGAA DDEE CCHHEEQQUUEESS DDEE PPAAGGOOSS GGEENNEERRAALLEESS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO: Ref. Levantamiento 0162


NNoommbbrree:: PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES DE PAGOS GENERALES Objetivo(s) del proceso: • Emitir los pagos correspondientes a los compromisos de la institución, aplicando todos los controles internos de lugar.

Alcance: • Este proceso se ejecuta básicamente en la Unidad de Tesorería, pero los cheques son auditados en la unidad de auditoría. • La auditoría de los cheques emitidos es un subproceso de la emisión de cheques. • La EMISIÓN DE PAGOS correspondiente a pagos de nómina se detalla en el proceso correspondiente en este manual

(17.Tesorería). • El proceso correspondiente a las Autorizaciones de Pago se detalla en el proceso en el Manual14-Control Financiero. • Las referencias a las guías de operación relacionadas al proceso descrito en esta guía se mencionan puntualmente en cada

actividad.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • TESORERÍA SCJ o Analista.

o Encargado o Personal de Apoyo

• DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INSUMOS Código Detalle Origen

EXPEDIENTES DE LAS COMPRAS DE BIENES MUEBLES REALIZADAS DE CONTADO POR LA INSTITUCIÓN CON LAS CORRESPONDIENTES ENTRADAS DE ALMACÉN

o División de Almacén y Suministro

AUTORIZACIONES DE PAGO o Dirección Financiera

FORMATOS VACÍOS DE CHEQUES o Tesorería


CHEQUES IMPRESOS, FIRMADOS Y AUDITADOS o Tesorería SCJ (Caja) II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0011 Recibe los pagos a emitir:

aa.. De la DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO, los eexxppeeddiieenntteess ddee llaass ccoommpprraass ddee bbiieenneess mmuueebblleess rreeaalliizzaaddaass ddee ccoonnttaaddoo ppoorr llaa iinnssttiittuucciióónn ccoonn llaass ccoorrrreessppoonnddiieenntteess eennttrraaddaass ddee aallmmaaccéénn. Para más detalle sobre las entradas de almacén referirse a:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 14.01.G-ENTRADAS A ALMACÉNlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111444 ... AAA LLL MMM AAACCC ÉÉÉNNN &&& SSSUUU MMM III NNN III SSSTTTRRR OOO dddeee lll ÁÁÁRRR EEEAAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA






bb.. De la DIRECCIÓN FINANCIERA las aauuttoorriizzaacciioonneess ddee ppaaggoo.. Para más detalle sobre la emisión de las autorizaciones de pago referirse a: GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

16.02.G-AUTORIZACIONES DE PAGOlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTTRRR AAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAANNN CCC III EEERRR AAA

cc.. De la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS las

aauuttoorriizzaacciioonneess ddee ppaaggoo para los fondos reponibles de Caja Chica. Para más detalle sobre la reposición de fondos de Caja Chica, referirse a:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 16.15.G-REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICAlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTTRRR AAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAANNN CCC III EEERRR AAA

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0022 SSII se trata de la EMISIÓN DE PAGOS correspondientes a la

nómina de pago del Poder Judicial a. Procede de acuerdo a lo establecido en: GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

17.02.G-PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES DE PAGOS NOMINALES lliinnkk..

b. FFIINN..

De lo contrario a. Pasa a la actividad siguiente de esta guía de operación.

Analista DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

0033 0011 Registra aauuttoorriizzaacciioonneess ddee ppaaggoo de acuerdo al tipo de cuenta y distribuye a los auxiliares para digitar en EEXXAACCTTUUSS.

0022 Asigna y asocia el número de cada cheque a emitir con la autorización correspondiente, registrándolo en el Sistema de Autorizaciones.


0044 0011 Solicita al Encargado de la unidad la cantidad necesaria de ffoorrmmaattooss vvaaccííooss ddee cchheeqquueess por cada cuenta.

0022 Importa los datos en el sistema informático de impresión de cheques (CHECK PLUS).

0033 Verifica las firmas autorizadas a imprimir en los cheques.

0044 Procesa la aplicación de las firmas autorizadas en los cheques.

0055 Imprime los cheques.

NNOOTTAA Las firmas de los cheques se producen y se aplican de manera digital y corresponden a la del Presidente de la SCJ y el Director





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD General de Carrera Judicial.

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA 0055 0011 Envía los OORRIIGGIINNAALLEESS ddee llooss cchheeqquueess al DEPARTAMENTO DE

AUDITORÍA.

0022 Envía CCOOPPIIAA ddee llooss cchheeqquueess impresos al DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD para el correspondiente registro contable de las autorizaciones de pago ejecutadas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

0066 Realiza el registro contable de las autorizaciones de pago, de acuerdo a lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 16.08.G-REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADAS lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRREEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA 0077 0011 Audita los cheques de acuerdo a lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 18.01.G-PRE AUDITORÍAS DE CHEQUESlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111888 ... AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAA dddeee lll ÁÁÁ RRR EEE AAA DDD EEE CCCOOONNN TTTRRR OOOLLL IIINNNTTTEEE RRRNNN OOO

0022 Devuelve los cheques auditados al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA para

ser entregados a sus beneficiarios.


0088 0011 Envía cheques impresos y auditados a caja. 0022 En el caso de los cheques de los pagos mensuales de las Compañías

Aseguradoras que ofrecen los planes de seguro de salud, dental, vida, etc…de los empleados del Poder Judicial, una vez estos cheques se encuentra listos informa a la DIVISIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL para que avise a estas compañías cuando pueden pasar a recogerlos.

Caja DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

0099 0011 Entrega los Cheques a sus correspondientes destinatarios al momento que estos se presentan a cobrarlos.

0022 Registra los cheques cobrados y reporta al DEPARTAMENTO DE

CONTROL FINANCIERO.

CONTROL FINANCIERO

1100 Lleva el control de las autorizaciones pagadas a través de lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 16.06.G-CONTROL DE LAS AUTORIZACIONES PAGADASlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTTRRR AAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAANNN CCC III EEERRR AAA

FFIINN..

III. CREACIÓN:





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Firma

Firma

Firma

Nombre ING. KATIUSKA DE CASTRO


Nombre

Cargo ANALISTA DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS SUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

Fecha Noviembre 2010.

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0022..GG-- PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY EENNTTRREEGGAA DDEE CCHHEEQQUUEESS DDEE PPAAGGOOSS NNOOMMIINNAALLEESS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO: Ref. Levantamiento N/A


NNoommbbrree:: PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES DE PAGOS NOMINALES Objetivo(s) del proceso: • Emitir los cheques correspondientes a la nómina de pago de la institución, aplicando todos los controles internos de lugar.

Alcance: • Este proceso se ejecuta básicamente en la Unidad de Tesorería, las validaciones y controles correspondientes a la nómina se

realizan en la División de Nómina y los registros contables correspondientes se realizan en el departamento de Contabilidad. • El registro contable de la emisión de cheques correspondiente a la Nómina de pago, se detalla en el Manual13-Registos

Contables. • Los cheques son auditados en la unidad de Auditoría. • La auditoría de los cheques emitidos es un subproceso de la emisión de cheques. • El proceso correspondiente a las Autorizaciones de Pago se detalla en el proceso en el Manual14- Control Financiero. • Las referencias a las guías de operación relacionadas al proceso descrito en esta guía se mencionan puntualmente en cada

actividad.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • TESORERÍA SCJ o Analista.

o Encargado o Personal de Apoyo

• DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD • DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA • DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS

JUDICIALES DEL PJ

• DIVISIÓN DE NÓMINA INSUMOS Código Detalle Origen

AUTORIZACIONES DE PAGO o Dirección Financiera

FORMATOS VACÍOS DE CHEQUES o Tesorería


CHEQUES IMPRESOS, FIRMADOS Y AUDITADOS o Departamentos administrativos o Caja

NÚMEROS DE CHEQUE CORRESPONDIENTES ASIGNADOS POR CUENTAS o Tesorería





I. GENERALES DEL PROCESO: BB--4400 FORMULARIO B-40 o Departamentos administrativos

o Tesorería II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista TESORERÍA

0011 0011 Organiza por cuentas las AAuuttoorriizzaacciioonneess EElleeccttrróónniiccaass recibidas desde la Dirección Financiera

0022 En el sistema informático de AUTORIZACIONES asocia cada autorización electrónica por la fecha de pago a la que corresponde.

NNOOTTAA Las Autorizaciones a las que se refiere esta actividad se realizan de acuerdo a lo establecido en la:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 16.02.G-AUTORIZACIONES DE PAGOlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... CCC OOO NNN TTTRRR OOOLLL FFF III NNNAAA NNNCCC III EEERRR OOO &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE CCCooonnntttaaabbb llleeesss dddeee lll ÁÁÁ RRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN IIISSS TTTRRR AAATTT IIIVVV AAA &&& FFF III NNN AAANNNCCC III EEE RRRAAA

Analista TESORERÍA

0022 Efectúa la transferencia de los datos por cuenta en el sistema informático EEXXAACCTTUUSS.

Analista TESORERÍA

0033 Sella el expediente y envía con el RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS al Departamento de Contabilidad.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0044 0011 Recibe el expediente y el RREEPPOORRTTEE DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS..

0022 Verifica los datos de los diferentes tipos de nómina.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0055 0011 Asigna el ccoonncceeppttoo ddee ppaaggoo que le corresponde a cada cheque en el sistema informático de TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS.

0022 Hace el registro contable de las operaciones ejecutadas de acuerdo a

lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 16.08.G-REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES EJECUTADASlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666 ... CCC OOO NNN TTTRRR OOOLLL FFF III NNNAAA NNNCCC III EEERRR OOO &&& CCCOOO NNN TTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRREEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

TESORERÍA 0066 Transfiere al sistema informático de impresión de cheques CCHHEECCKKSS PPLLUUSS.

Auxiliar TESORERÍA

0077 0011 Digita los cheques en EXACTUS.

0022 Firma las autorizaciones digitadas.

0033 Pone la fecha correspondiente y pasa a la Analista encargado de la impresión de los cheques.

Analista TESORERÍA

0088 Solicita al Encargado de la unidad la cantidad necesaria de formatos vacíos.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista TESORERÍA

0099 Verifica las firmas autorizadas a imprimir en los cheques.

Analista (encargado de impresión de cheques) TESORERÍA

1100 Imprime los cheques.

Analista (encargado de impresión de cheques) TESORERÍA

1111 Pasa vía telefónica a la División de Nóminas los números de cheques para asignar a los diferentes tipos cuenta de la nomina

PPrriinncciippaalleess ddee ttiippooss ddee ccuueennttaass ddee llaa NNÓÓMMIINNAA 11.. fondos de pensiones, 22.. salarios, 33.. militares, 44.. combustibles, 55.. jueces del pleno, 66.. jubilados, 77.. gastos alimenticios, 88.. gastos representación del pleno.

NOMINA 1122 0011 Genera la nnóómmiinnaa ccoonn llooss nnúúmmeerrooss ddee cchheeqquuee ccoorrrreessppoonnddiieenntteess

aassiiggnnaaddooss ppoorr ccuueennttaass.

0022 Envía a Tesorería un resumen de la nnóómmiinnaa ccoonn llooss nnúúmmeerrooss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aassiiggnnaaddooss ppoorr ccuueennttaass

TESORERÍA 1133 Recibe un resumen de la nnóómmiinnaa ddeeffiinniittiivvaa ccoonn llooss nnúúmmeerrooss ddee cchheeqquuee

ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aassiiggnnaaddooss ppoorr ccuueennttaass.

TESORERÍA 1144 Envía al Departamento de Auditoría los cchheeqquueess junto al resumen de la nnóómmiinnaa ccoonn llooss nnúúmmeerrooss ddee cchheeqquuee ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aassiiggnnaaddooss ppoorr ccuueennttaass.

AUDITORÍA SCJ 1155 Audita los cheques de acuerdo a lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 18.01.G-PRE AUDITORIAS DE CHEQUESlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111888 ... EEEJJJ EEE CCC UUUCCC III ÓÓÓ NNN DDD EEE AAAUUUDDD III TTTOOORRR ÍÍÍ AAA SSS dddeee lll ÁÁÁRRREEEAAA DDD EEE CCCOOONNN TTTRRR OOOLLL IIINNN TTTEEE RRRNNN OOO

Secretaria TESORERÍA

1166 0011 Recibe los cchheeqquueess rreevviissaaddooss ppoorr llooss aauuddiittoorreess

0022 Clasifica los cheques por dependencia y destino final.

0033 Distribuye los cchheeqquueess rreevviissaaddooss ppoorr llooss aauuddiittoorreess entre los Analistas y Auxiliares para ser enviados a su destino final en las dependencias del PJ.

NNOOTTAA Los cheques clasificados por dependencia y destino son guardados en bóveda hasta tanto son remitidos a su destino final.

TESORERÍA 1177 Entrega los cheques a los Encargados Administrativos de los

Departamentos Judiciales en el día señalado para el pago.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS (DEPARTAMENTOS JUDICIALES)

1188 0011 Reciben los cheques que se entregan con el FFOORRMMUULLAARRIIOO BB--4400, y 0022 entrega a la analista una copia firmada de este formulario como acuse

de recibo.

FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha Noviembre 2010 .

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0033..GG--DDEEPPÓÓSSIITTOOSS BBAANNCCAARRIIOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: DEPÓSITOS BANCARIOS Objetivo(s) del proceso: • Realizar las gestiones financieras y operativas necesarias para incorporar de forma segura en el sistema bancario los fondos

que ingresan a la institución. Asegurando el adecuado registro y custodia de los soportes documentales que resulten de la gestión y reportando a al sistema contable de la institución los comprobantes correspondientes al el proceso para que puedan efectuar se los asientos contables que correspondan.

Alcance: • El departamento de Tesorería es el responsable y custodio, tanto de los fondos a depositar, como de los documentos de

soporte que resulten de la gestión. • El registro contable del ingreso de los fondos que ingresan a la institución se inicia sobre la base de los comprobantes de

ingreso que genera el departamento de Tesorería una vez son efectuados los depósitos bancarios de los ingresos percibidos. • Los fondos provenientes de las asignaciones presupuestarias ordinarias, se manejan mediante los libramientos. Tanto estos

libramientos como las asignaciones extraordinarias que en ocasiones especiales recibe el Poder Judicial del Gobierno Central, se tramitan mediante transferencias electrónica desde la Tesorería General de la República y corresponden a un proceso diferente e independiente al descrito en esta guía de operación. Para más detalles sobre los libramientos ver:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 12.02.G-LIBRAMIENTOSlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111222 ... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN PPPRRR EEESSSUUU PPPUUU EEESSS TTTAAA RRR III AAA dddeee lll ÁÁÁRRREEEAAA 000222...PPPAAA NNN III FFF III CCCAAA CCC IIIÓÓÓ NNN &&& DDDEEE SSSAAA RRRRRR OOOLLL LLLOOO



Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • TESORERÍA SCJ o Secretaria

o Encargado o Mensajero

• DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD • BANCOS o Externo INSUMOS Código Detalle Origen

VALORES A DEPOSITAR (EN EFECTIVO Y CHEQUES) o Departamentos Administrativos o Nóminas o CENDIJ o Etc…

SOPORTES FÍSICOS DE LOS DEPÓSITOS REALIZADOS (ORIGINAL) o BANCOS - Externo


COMPROBANTES DE INGRESO o Tesorería. o Departamento de Contabilidad.

RELACIÓN DE LOS COMPROBANTES DE INGRESO o Tesorería. o Departamento de Contabilidad.

SOPORTES FÍSICOS DE LOS DEPÓSITOS REALIZADOS (ORIGINAL) o Departamento de Contabilidad.





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: ENCARGADO REF. ACTIVIDAD Encargado TESORERÍA

0011 Recibe en cheque o efectivo los valores correspondientes a ingresos a depositar. LLooss iinnggrreessooss qquuee ssee ddeeppoossiittaann pprroovviieenneenn bbáássiiccaammeennttee ddee

11.. Ventas de boletines, 22.. Pago sueldo por duplicidad, 33.. Alquileres de espacio para fotocopiadora y cafetería, 44.. Retenciones de impuestos 55.. Aporte de la Procuraduría General para cubrir gastos comunes.

Encargado TESORERÍA

0022 Guarda en bóveda los cheques, el efectivo, y los respaldos documentales que les acompañen


0033 Entrega el efectivo y los comprobantes al Mensajero que hará el depósito en el banco, quien debe verificar todo lo recibido en presencia del encargado.


0044 0011 Una vez realizado el depósito físicamente en el banco., recibe del mensajero los soportes físicos de los depósitos sellados por el banco.

0022 Revisa, iníciala y pasa a la Secretaria.


0055 Genera los CCoommpprroobbaanntteess ddee IInnggrreessoo correspondientes, mediante el sistema informático generador secuencial numérico.


0066 0011 Prepara una rreellaacciióónn ddee llooss CCoommpprroobbaanntteess ddee IInnggrreessoo agrupados por concepto y por cuentas.

0022 Registra en el sistema EXACTUS.

0033 Imprime la rreellaacciióónn ddee llooss ccoommpprroobbaanntteess ddee iinnggrreessoo..

0044 Saca copia de los ccoommpprroobbaanntteess ddee iinnggrreessoo.


0077 Envía los CCoommpprroobbaanntteess ddee IInnggrreessoo junto a la correspondiente rreellaacciióónn ddee llooss CCoommpprroobbaanntteess ddee IInnggrreessoo y oorriiggiinnaalleess ddee llooss ssooppoorrtteess ffííssiiccooss ddee llooss ddeeppóóssiittooss rreeaalliizzaaddooss al Departamento de Contabilidad para fines de registro contable.

DDeettaallllee ddee llaa ddooccuummeennttaacciióónn qquuee ssee eennvvííaa aall DDeeppaarrttaammeennttoo ddee CCoonnttaabbiilliiddaadd eenn rreellaacciióónn ccoonn llooss ddeeppóóssiittooss 11.. Comprobantes de ingreso. 22.. Relación de los Comprobantes de Ingreso (original y copia). 33.. Soportes físicos de los depósitos realizados (originales).

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 0088 Realiza los registros contables correspondientes de acuerdo a lo

establecido en: 0099 0011 Presenta al Encargado de Tesorería para su conocimiento la copias

ddee eell ccoommpprroobbaannttee ddee iinnggrreessoo,, llooss ssooppoorrtteess ddee llooss ddeeppóóssiittooss y la rreellaacciióónn ddee llooss ccoommpprroobbaanntteess ddee ddeeppóóssiittoo firmada como recibida por el Departamento de Contabilidad.





ENCARGADO REF. ACTIVIDAD 0022 Archiva.

FFIINN..


Firma

Firma



Nombre



Cargo


Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0044..GG--LLIIQQUUIIDDAACCIIÓÓNN DDEE IIMMPPUUEESSTTOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS Objetivo(s) del proceso: • Entregar a la Estado Dominicano los valores que como agente de retención de impuestos haya retenido el PJ, de los pagos

efectuados a personas físicas y morales.

Alcance: • Este proceso es realizado por el departamento de Tesorería, y se ejecuta sobre la base del los montos exactos que hayan sido

retenidos.


*** ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado

• TESORERÍA SCJ o Analista. o Encargado o Personal de Apoyo

• DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA o Personal designado

• DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL o Director General o Personal de Apoyo

• COLECTURÍA DE IMPUESTOS-DIRECCIÓN GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS (DGII) –Externo- o Externo


REPORTE DE RETENCIONES POR CONCEPTO Y CUENTA: RETENCIONES DE IMPUESTOS EFECTUADAS POR EL PJ COMO AGENTE DE RETENCIÓN DEL ESTADO DOMINICANO

o Dirección Financiera


CHEQUE CERTIFICADO PARA LA LIQUIDACIÓN DE IMPUESTOS o DGII COMPROBANTE DE PAGO DE IMPUESTOS LIQUIDADOS o Tesorería (archivo cronológico)

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista TESORERÍA

0011 Emite el RReeppoorrttee ddee RReetteenncciioonneess ppoorr CCoonncceeppttoo yy CCuueennttaa.

PPLLAAZZOO Al cierre de cada mes.

Analista TESORERÍA

0022 Remite al DEPARTAMENTO DE AUDITORIA para fines de revisión.

Analista TESORERÍA

0033 Revisa y valida los montos, cuentas y conceptos presentados en el RReeppoorrttee ddee RReetteenncciioonneess ppoorr CCoonncceeppttoo yy CCuueennttaa





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD TESORERÍA 0044 0011 Recibe el RReeppoorrttee ddee RReetteenncciioonneess ppoorr CCoonncceeppttoo yy CCuueennttaa revisado

por auditoria.

0022 Prepara el cchheeqquuee ppaarraa llaa lliiqquuiiddaacciióónn ddee llooss iimmppuueessttooss para entregar al colector de impuestos internos.

0033 Completa el FFoorrmmuullaarriioo ddee CCeerrttiiffiiccaacciióónn ddee CChheeqquueess. 0044 Envía FFoorrmmuullaarriioo ddee CCeerrttiiffiiccaacciióónn ddee CChheeqquueess junto a copia del

cheque a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL para fines de aprobación y firma, quienes a su vez remiten a Tesorería posteriormente firmado.

DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL

0055 0011 Recibe el FFoorrmmuullaarriioo ddee CCeerrttiiffiiccaacciióónn ddee CChheeqquueess junto a copia del cheque.

0022 Aprueba y firma.

0033 Devuelve formulario y copia de cheque al departamento de Tesorería.

Analista TESORERÍA

0066 Envía de forma electrónica los formularios al colector de impuestos internos, vía oficina virtual.

Analista TESORERÍA

0077 Imprime una aauuttoorriizzaacciióónn ddee ppaaggoo ccoonntteenniieennddoo eell mmoonnttoo aa ppaaggaarr aa iimmppuueessttooss iinntteerrnnooss.

Analista TESORERÍA

0088 Diligencia en el Banco de Reservas la certificación del cchheeqquuee ppaarraa llaa lliiqquuiiddaacciióónn ddee llooss iimmppuueessttooss.. NNOOTTAA

El trámite de la certificación del cheque puede hacerlo enviando a un mensajero de la institución para los fines ó dirigiéndose personalmente al Banco de Reservas.

Analista TESORERÍA

0099 Envía la aauuttoorriizzaacciióónn ddee ppaaggoo ccoonntteenniieennddoo eell mmoonnttoo aa ppaaggaarr aa iimmppuueessttooss iinntteerrnnooss conjuntamente con los cheques certificados vía mensajero a ventanilla de Grandes Contribuyentes en la Colecturía correspondiente de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII).

MENSAJERO SCJ 1100 0011 Una vez efectuado el pago, recibe de la Colecturía de Impuestos el ccoommpprroobbaannttee ddee ppaaggoo ddee llooss iimmppuueessttooss lliiqquuiiddaaddooss.

0022 Entrega al analista el ccoommpprroobbaannttee ddee ppaaggoo ddee llooss iimmppuueessttooss

lliiqquuiiddaaddooss..

Analista TESORERÍA

1111 Recibe el ccoommpprroobbaannttee ddee ppaaggoo ddee llooss iimmppuueessttooss lliiqquuiiddaaddooss,, rreevviissaa y archiva de forma cronológica.

FFIINN..






Firma

Firma



Nombre



Cargo


Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0055..GG--DDEESSEEMMBBOOLLSSOO DDEE FFOONNDDOOSS DDEE EEMMEERRGGEENNCCIIAA 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: DESEMBOLSOS DE FONDOS DE EMERGENCIA Objetivo(s) del proceso: • Desembolsar a favor de los empleados del Poder Judicial, los fondos que se requieran para atender imprevistos y situaciones

de urgencia institucional.

Alcance: • Los desembolsos de fondos especiales se realizan a favor de empleados activos en la institución y aplican para la

ccontratación de urgencia de servicios de mantenimiento de las instalaciones físicas de la institución y para las compras y contrataciones de urgencia que no puedan ser pagadas por Caja Chica.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • DIRECCIÓN ASUNTOS ADMINISTRATIVOS o Director Asuntos Administrativos • DEPARTAMENTO DE TESORERÍA o Encargado

o Analista Tesorería

• DEPARTAMENTOS SOLICITANTES DE COMPRAS/CONTRATACIONES DE URGENCIA INSTITUCIONAL

o Encargado


SOLICITUD DE COMPRA/CONTRATACIÓN DE URGENCIA INSTITUCIONAL (AUTORIZADA) o Dirección para Asuntos Administrativos

FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSO o Dirección para Asuntos Administrativos

COTIZACIONES o Suplidores o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de

urgencia institucional o Expediente Administrativo de la Compra/Contratación

FACTURAS o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de urgencia institucional

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA/CONTRATACIÓN o Dirección para Asuntos Administrativos


COMPROBANTE PROVISIONAL DE DESEMBOLSO o Tesorería.

COMPROBANTE DEFINITIVO DE DESEMBOLSO o Tesorería.

FONDOS DESEMBOLSADOS o Suplidores o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de

urgencia institucional II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 0011 Tramita la Compra ó contratación de los bienes y servicios que se

requieran con carácter de urgencia en la institución de acuerdo a lo





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 15.07.G-COMPRAS Y CONTRATACIONES DE URGENCIA INSTITUCIONALlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111555... CCC OOO MMM PPPRRR AAASSS YYY CCCOOO NNNTTTRRR AAATTTAAA CCC III OOONNN EEESSS dddeee lll ÁÁÁRRREEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

Director DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

0022 Remite a Tesorería el Formulario de AAuuttoorriizzaacciióónn ddeell DDeesseemmbboollssoo junto a las ccoottiizzaacciioonneess, la SSoolliicciittuudd ddee CCoommpprraa CCoonnttrraattaacciióónn aauuttoorriizzaaddaa y demás documentos constitutivos ddeell eexxppeeddiieennttee aaddmmiinniissttrraattiivvoo ddee llaa ccoommpprraa//ccoonnttrraattaacciióónn.

NNOOTTAA 11.. En todos los casos se requiere un mínimo de tres (3)

cotizaciones, ó la correspondiente justificación (aprobada) de la imposibilidad de conseguir dicha cantidad de cotizaciones.

22.. Para más detalles y consulta de los umbrales, la clasificación de las compras, los niveles de autorización y los procedimientos de selección y adjudicación previstos en el Poder Judicial ver el documento auxiliar: DA.15.02. UMBRALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y AUTORIZACIONES DE LAS COMPRAS Y CONTRATACIONESlink MMMaaannnuuuaaa lll 111555 ... CCC OOO MMM PPP RRR AAA SSS YYY CCC OOO NNN TTT RRR AAA TTT AAA CCC III OOO NNN EEE SSS ddd eeelll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSS TTT RRR AAA TTT III VVV AAA &&&

FFF III NNN AAA NNN CCC III EEE RRR AAA

Analista TESORERÍA

0033 0011 Recibe la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee DDeesseemmbboollssoo acompañada de la documentación completaría contenida en el eexxppeeddiieennttee aaddmmiinniissttrraattiivvoo ddee llaa ccoommpprraa//ccoonnttrraattaacciióónn.

0022 Prepara el monto a desembolsar y el CCoommpprroobbaannttee ddee DDeesseemmbboollssoo

0033 Notifica al Encargado del Departamento solicitante del desembolso para que pase a retirar los valores correspondientes.

Analista TESORERÍA

0044 Entrega monto solicitado y requiere la firma del ccoommpprroobbaannttee PPrroovviissiioonnaa//DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo según corresponda.

Encargado (a) DEPARTAMENTO SOLICITANTE DE LA COMPRA/CONTRATACIÓN DE URGENCIA INSTITUCIONAL

0055 SSII el bien ó servició se encuentra recibido y facturado al momento de recibir el desembolso a. Entrega a Tesorería la Factura correspondiente. b. Recibe el monto desembolsado c. Firma el CCoommpprroobbaannttee DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo.

SSII el bien ó servició NNOO se encuentra recibido y facturado al momento de recibir el desembolso a. Recibe el monto desembolsado. b. Firma el CCoommpprroobbaannttee PPrroovviissiioonnaall ddee DDeesseemmbboollssoo. c. Una vez recibido el bien ó servicio entrega la factura

correspondiente al departamento de Tesorería y firma el





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD CCoommpprroobbaannttee DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo.

FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma

Nombre KATIUSKA DE CASTRO


Nombre

Cargo ANALISTA JUNIOR DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS SUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

Fecha

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0066..GG--DDEESSEEMMBBOOLLSSOO DDEE FFOONNDDOOSS RREEPPOONNIIBBLLEESS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: DESEMBOLSO DE FONDOS REPONIBLES DE CAJA CHICA Objetivo(s) del proceso: • Desembolsar a favor de los empleados del Poder Judicial, los fondos que se requieran para atender imprevistos y situaciones

de urgencia institucional.

Alcance: • Los desembolsos de fondos especiales se realizan a favor de empleados activos en la institución y aplican para la

ccontratación de urgencia de servicios de mantenimiento de las instalaciones físicas de la institución y para las compras y contrataciones de urgencia que no puedan ser pagadas por Caja Chica.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • DIRECCIÓN ASUNTOS ADMINISTRATIVOS o Director Asuntos Administrativos • DEPARTAMENTO DE TESORERÍA o Encargado

o Analista Tesorería

• DEPARTAMENTOS SOLICITANTES DE COMPRAS/CONTRATACIONES DE URGENCIA INSTITUCIONAL

o Encargado


SOLICITUD DE COMPRA/CONTRATACIÓN DE URGENCIA INSTITUCIONAL (AUTORIZADA) o Dirección para Asuntos Administrativos

FORMULARIO DE AUTORIZACIÓN DE DESEMBOLSO o Dirección para Asuntos Administrativos

COTIZACIONES o Suplidores o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de

urgencia institucional o Expediente Administrativo de la Compra/Contratación

FACTURAS o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de urgencia institucional

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA/CONTRATACIÓN o Dirección para Asuntos Administrativos


COMPROBANTE PROVISIONAL DE DESEMBOLSO o Tesorería.

COMPROBANTE DEFINITIVO DE DESEMBOLSO o Tesorería.

FONDOS DESEMBOLSADOS o Suplidores o Departamento solicitante de la Compra/Contratación de

urgencia institucional II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 0011 Procesa la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss ddee CCaajjaa CChhiiccaa ddee aaccuueerrddoo

aa lloo eessttaabblleecciiddoo eenn::





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

16.15.G-REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICAlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGG EEE SSS TTT IIIÓÓÓ NNN FFF IIINNN AAANNN CCC III EEERRRAAA YYY CCCOOO NNNTTT AAABBB LLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEEAAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

Remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo, y SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss con sus soportes anexos, para que desembolse el valor correspondiente a favor del custodio de Caja Chica solicitante

Analista TESORERÍA

0022 0011 Recibe la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo para la SSoolliicciittuudd ddee RReeppoossiicciióónn ddee FFoonnddooss ddee CCaajjaa CChhiiccaa acompañada de la documentación completaría

0022 Prepara el monto a desembolsar y el ccoommpprroobbaannttee ddee ddeesseemmbboollssoo

0033 Notifica al Encargado del Departamento solicitante del desembolso para que pase a retirar los valores correspondientes.

Analista TESORERÍA

0033 Entrega monto solicitado y requiere la firma del ccoommpprroobbaannttee PPrroovviissiioonnaa//DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo según corresponda.

Encargado (a) DEPARTAMENTO SOLICITANTE DE LA COMPRA/CONTRATACIÓN DE URGENCIA INSTITUCIONAL

0044 SSII el bien ó servició se encuentra recibido y facturado al momento de recibir el desembolso a. Entrega a Tesorería la Factura correspondiente. b. Recibe el monto desembolsado c. Firma el CCoommpprroobbaannttee DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo.

SSII el bien ó servició NNOO se encuentra recibido y facturado al momento de recibir el desembolso a. Recibe el monto desembolsado. b. Firma el CCoommpprroobbaannttee PPrroovviissiioonnaall ddee DDeesseemmbboollssoo. c. Una vez recibido el bien ó servicio entrega la factura

correspondiente al departamento de Tesorería y firma el CCoommpprroobbaannttee DDeeffiinniittiivvoo ddee DDeesseemmbboollssoo.

FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma



Nombre

Cargo ANALISTA JUNIOR DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS SUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

Fecha

Fecha Enero 2011.

Fecha













GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0077..GG -- DDEESSEEMMBBOOLLSSOO DDEE FFOONNDDOOSS RREEEEMMBBOOLLSSAABBLLEESS PPAARRAA VVIIÁÁTTIICCOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: DESEMBOLSO DE FONDOS REEMBOLSABLES PARA VIÁTICOS Objetivo(s) del proceso: • Desembolsar a favor de los beneficiarios los fondos aprobados para el pago de los viáticos nacionales e internacionales.

Alcance: • Esta Guía de Operación sólo es aplicable a los viáticos nacionales e internacionales aprobados por las instancias competentes

dentro de la institución que cuenten con la correspondiente autorización de pago emitida por la Dirección Financiera.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS • DEPARTAMENTO DE TESORERÍA INSUMOS

Código Detalle Origen

AUTORIZACIÓN DE PAGO o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección Financiera

AUTORIZACIÓN DE VIÁTICOS o Dirección para Asuntos Administrativos o Dirección General de la Carrera Judicial o Presidencia de la SCJ


FONDOS DESEMBOLSADOS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS NACIONALES E INTERNACIONALES o Solicitante de viáticos nacionales / internacionales

COMPROBANTE PROVISIONAL DE DESEMBOLSO DE VIÁTICOS A FAVOR DEL SOLICITANTE

o Departamento de Tesorería o Registros contables de la Institución.

FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS (COMPROBANTE DEFINITIVO) DE DESEMBOLSO DE VIÁTICOS A FAVOR DEL SOLICITANTE

o Departamento de Tesorería o Registros contables de la Institución.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS (DAA)

0011 0011 Remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo, y la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss para que desembolse el valor correspondiente a favor del solicitante.

0022 Para más detalles sobre el proceso de solicitud y aprobación de los

viáticos ver:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 04.14.G-SOLICITUD Y APROBACIÓN DE VIÁTICOSlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 000444 ... CCC OOO MMM PPP EEENNNSSS AAACCC III OOO NNNEEESSS YYY BBBEEE NNNEEE FFF IIICCC III OOO SSS dddeee lll ÁÁÁRRREEE AAA DDD EEE CCCAAAPPP III TTTAAA LLL HHHUUUMMM AAANNN OOO


0022 0011 Recibe de la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss acompañada de la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo.






0022 Prepara el cheque ó monto en efectivo a desembolsar. Para más detalles sobre el proceso de preparación de los cheques ver: GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

17.01.G-PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES Y PAGOS EN GENERALlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111777... TTT EEE SSSOOO RRREEE RRR ÍÍÍAAA dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

SSII la SSoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss es para VIÁTICOS EN DÓLARES

a. Emite un cheque a favor del Banco de Reservas para fines de compra de los dólares correspondientes.

b. Envía al mensajero del DEPARTAMENTO DE TESORERÍA a comprar los dólares.

c. El mensajero entrega los dólares al analista que custodia los Fondos Reembolsables de la institución.

0033 Informa al beneficiario cuando el desembolso se encuentra disponible

para ser retirado. 0044 Cuando el solicitante se presenta a retirar los valores, entrega el

desembolso correspondiente a los viáticos solicitados y aprobados.

Solicitante de los Viáticos

0033 Recibe el desembolso correspondiente a los viáticos. SSII la SSoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss es para UN (1) SOLO

DÍA LIQUIDABLE ó se trata de VIÁTICOS EN DÓLARES a. Firma el comprobante definitivo de desembolso (FFoorrmmuullaarriioo ddee

LLiiqquuiiddaacciióónn ddee VViiááttiiccooss)).. SSII la SSoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss es para VARIOS DÍAS

LIQUIDABLES y NO se trata de VIÁTICOS EN DÓLARES a. La AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss finge como pprroovviissiioonnaall hasta tanto el

beneficiario retorne del viaje. AL RETORNAR DEL VIAJE Ó LA ACTIVIDAD PARA LA RECIBIÓ LOS VIÁTICOS SSII el valor recibido por concepto de viáticos fue SUFICIENTE y

los viáticos fueron CONSUMIDOS EN SU TOTALIDAD a. Firma el comprobante definitivo de desembolso (FFoorrmmuullaarriioo ddee

LLiiqquuiiddaacciióónn ddee VViiááttiiccooss))..

SSII sobra dinero del monto desembolsado por concepto de viáticos y NO se trata de VIÁTICOS EN DÓLARES a. Devuelve el efectivo sobrante en el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

y firma el FFoorrmmuullaarriioo ddee LLiiqquuiiddaacciióónn ddee VViiááttiiccooss.

SSII al regresar del viaje falta dinero (los viáticos entregados NO fueron SUFICIENTES)





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD a. Hace una nnuueevvaa SSoolliicciittuudd ddee AAuuttoorriizzaacciióónn ddee VViiááttiiccooss por el monto

a completar, presentando como respaldo las facturas que lo justifiquen. Para esto inicia un nuevo proceso de solicitud de viáticos para los fondos faltantes. El proceso de solicitud y aprobación de estos viáticos debe desarrollarse de acuerdo a lo establecido en: GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

04.14.G-SOLICITUD Y APROBACIÓN DE VIÁTICOSlliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 000444 ... CCC OOO MMM PPP EEENNNSSS AAACCC III OOO NNNEEESSS YYY BBBEEE NNNEEE FFF IIICCC III OOO SSS dddeee lll ÁÁÁRRREEE AAA DDD EEE CCCAAAPPP III TTTAAA LLL HHHUUUMMM AAANNN OOO

FFIINN..


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha Enero 2011.

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0088..GG--EEMMIISSIIÓÓNN DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS BBAANNCCAARRIIAASS EENN GGEENNEERRAALL 11/04/2011 Página 1 de 2 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: EMISIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS EN GENERAL Objetivo(s) del proceso: • Pendiente de levantamiento.

Alcance: • Pendiente de levantamiento.



Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado • o • INSUMOS Código Detalle Origen

o

o


o II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0011 0022 0033 0044 0055 0066 0077 FFIINN..

III. CREACIÓN:




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1177..0088..GG--EEMMIISSIIÓÓNN DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS BBAANNCCAARRIIAASS EENN GGEENNEERRAALL 11/04/2011 Página 2 de 2 UR/ 01.2011


Firma

Firma



Nombre



Cargo


Fecha Enero 2011.

Fecha







AAUUDDIITTOORRÍÍAASS


ÁÁRREEAA 0044:: CCOONNTTRROOLL


man

ual 1

8


No. Control DPP:

M.0100.11 MMAANNUUAALL 18. AAUUDDIITTOORRÍÍAASS

P á g i n a | 2



DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

M.0100.11 18.00.M Manual 18. OPERACIONES ESPECIALIZADAS DE CONTROL INTERNO

N/A


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

P.0101.11 18.01.G PRE AUDITORIAS DE CHEQUES General

P.0102.11 18.02.G FISCALIZACIONES DE PAGO DE SUELDOS

General

P.0103.11 18.03.G ARQUEO DE FONDOS General

P.0104.11 18.04.G PRE AUDITORIAS A LA RECEPCIÓN DE BIENES

General

P.0105.11 18.05.G PRE AUDITORÍAS A COMPRAS Y CONTRATACIONES

General

P.0106.11 18.06.G AUDITORIAS REGULARES A TRIBUNALES Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS

General

P.0107.11 18.07.G AUDITORIAS A LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA

General

P.0108.11 18.08.G AUDITORIAS AL PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JI

General

P.0109.11 18.09.G AUDITORIAS ESPECIALES General


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***



ÁÁrreeaa 0044.. CCOONNTTRROOLL Manual: 18. Auditorías

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0011..GG--PPrree AAUUDDIITTOORRÍÍAASS DDEE CCHHEEQQUUEE 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: PRE-AUDITORIAS DE CHEQUES Objetivo(s) del proceso: · Validar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen a la

institución. · Garantizar que todas las operaciones propias de las dependencias administrativas y judiciales se desarrollen en un ambiente de

control. · Garantizar el cumplimiento de la aplicación de los controles en las actividades relacionas con la elaboración de los cheques.

Alcance: · Esta guía de Operación es aplicable a todos los cheques emitidos por el Poder Judicial y sus dependencias autorizadas para los

fines, con la salvedad de aquellos emitidos por la Escuela Nacional de la Judicatura, que son pre-auditados internamente por dicha dependencia.

Manuales / Reglamentos / Resoluciones y demás documentos relacionados Referencia Nombre y descripción

*** ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JURISDICCIÓN

INMOBILIARIA (PCJI)11

o Encargado de la elaboración de los Cheques o Personal autorizado

· DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

o Auditores Internos (I y II) o Supervisor


CHEQUES CON SUS SOPORTES CORRESPONDIENTES, SU AUTORIZACIÓN DE PAGO Y SU CODIFICACIÓN CONTABLE

o Departamento de Tesorería o Programa de Consolidación de la Jurisdicción

Inmobiliaria (PCJI) o Proyecto de Fortalecimiento del Poder Judicial

o Área solicitante (administrativas y judiciales)

PROPIAS DEL TRABAJO DE CAMPO o No aplica

O PRODUCTOS Código Detalle o Destino

CHEQUES AUDITADOS, JUNTO A COPIA SELLADA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA.

o Departamento de Tesorería o Programa de Consolidación de la Jurisdicción

Inmobiliaria (PCJI) o Proyecto de Fortalecimiento del Poder Judicial

11 Proyecto financiado con fondos del Gobierno Dominicano y del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para la modernización y consolidación de la Jurisdicción Inmobiliaria.





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Analista I DEPARTAMENTO DE TESORERÍA SCJ Encargado de elaboración de cheques PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JURISDICCIÓN INMOBILIARIA (PCJI)

0011 Elabora los CCHHEEQQUUEESS entrega al Departamento de Auditoría para fines de revisión.

!!NNOOTTAA((SS))¶¶ 11.. En el caso de la Escuela Nacional de la Judicatura, esta elabora los

cheques y son auditados en dicha institución. 22.. En los casos del Programa de Consolidación de la Jurisdicción

Inmobiliaria. y el Proyecto del Fortalecimiento del Poder Judicial, estas instituciones elaboran los cheques y los remiten Departamento de Auditoría del Poder Judicial para fines de revisión.

33.. El departamento de Tesorería elabora los cheques de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 17.01.G-PREPARACIÓN Y ENTREGA DE CHEQUES Y PAGOS EN GENERAL888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111777... TTTEEESSSOOORRREEERRRÍÍÍAAA dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNN AAANNN CCC IIIEEE RRRAAA

Auditor (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0022 Verifica que los cheques tengan un orden numérico en el formulario y en el sistema.


0033 Asienta los cheques en el libro de registro de cheques, el cual sirve para el control de su numeración


0044 Procede a la revisión de los Cheques de acuerdo a los siguientes criterios:

aa.. Valida la igualdad entre el valor en número y letras.

bb.. Valida las firmas de los funcionarios competentes.

cc.. Verifica que el cheque emitido corresponda a la cuenta especificada en la AAuuttoorriizzaacciióónn ddee PPaaggoo.

dd.. Verifica que la fecha y la codificación contable sean correctas.

!!NNOOTTAA((SS))¶¶ La codificación contable de las Autorizaciones de Pago se realiza de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 16.03.G. CODIFICACIÓN CONTABLE DE LAS AUTORIZACIONES DE PAGO 888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVV AAA &&& FFF III NNNAAA NNNCCC III EEE RRRAAA


0055 0011 Procede a sellar las copias de los cheque.

0022 Devuelve los cheques auditados junto a la Autorización de Pago





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD correspondiente y la COPIA del Cheque al personal del DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, ó a los encargados de la elaboración de cheques de los programas y proyectos del PJ (de acuerdo al caso).

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0022..GG--FFIISSCCAALLIIZZAACCIIOONNEESS DDEE PPAAGGOO DDEE SSUUEELLDDOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: FISCALIZACIONES DE PAGO DE SUELDOS Objetivo(s) del proceso: · Validar que los registros de nómina se correspondan con la realidad institucional. · Validar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen a la

institución. Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las operaciones relacionadas con el pago de las nóminas del PJ y demás

desembolsos institucionales envueltos en el mismo.

Manuales / Reglamentos / Resoluciones y demás documentos relacionados Referencia Nombre y descripción **** ****

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

o Auditor General o Sub-Auditor General o Auditores Internos (I y II) o Supervisor

· DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

o Todo el Personal

· DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL

o Director General de la Carrera Judicial

· DIVISIÓN DE NÓMINAS

o Todo el Personal

· TRIBUNAL O DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL

o Jueces, Supervisores y Encargados o Personal en General


SOLICITUD DE SUPERVISIÓN DE NOMINA o Dirección General de la Carrera Judicial

DOCUMENTOS Y REGISTROS (FÍSICOS Y DIGITALES) CORRESPONDIENTES A LA CUESTIÓN AUDITADA /APRECIACIONES, ENTREVISTAS Y DEMÁS ACCIONES PROPIAS DEL TRABAJO DE CAMPO

o No aplica

BB--4400 REPORTE CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS o Departamento de Tesorería

CHEQUES EMITIDOS o Departamento de Tesorería


INFORME DE SUPERVISIÓN o Auditor General o Supervisor (Departamento de Auditoría) o Dirección General de la Carrera Judicial

SOLICITUD DE AUDITORÍA ESPECIAL o Auditor General o Supervisor (Departamento de Auditoría) o Dirección General de la Carrera Judicial





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Director General DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL

0011 Solicita a través de una SSoolliicciittuudd ddee SSuuppeerrvviissiióónn DDee NNoommiinnaa la supervisión del pago de nómina

Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0022 Recibe la solicitud y proceden a designar el o los auditores para realizar la supervisión.

Equipo de Auditores I y II DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0033 Coordina con el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA y el Encargado del departamento en cuestión ó el Encargado Administrativo de la jurisdicción que corresponda, procediendo a desplazarse donde se llevará a cabo la supervisión y entrega de los cheques correspondientes.


0044 Valida cada cheque, verificando sus datos contra el ((BB--4400))-RReeppoorrttee CCoonnttrrooll ddee CChheeqquueess EEmmiittiiddooss preparado por el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA


0055 0011 Procede a la entrega de los cheques a los beneficiarios, solicitando en cada caso la cédula de identidad y cotejando los datos personales con los contenidos en el cheque y el ((BB--4400))-RReeppoorrttee CCoonnttrrooll ddee CChheeqquueess EEmmiittiiddooss.

0022 En todos los casos, valida que el beneficiario se encuentra desempeñando sus funciones en la oficina o el tribunal al cual ha sido asignado.

uuSSII se identifica alguna discrepancia entre la cédula, el B-40 y los datos del cheque Ó SSII el beneficiario no presta el servicio según lo asignado ¶ aa.. Se retiene el cheque y se entrega al Encargado Administrativo

para que proceda a su devolución al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

uuSSII todos los datos entre la cédula, el B-40 y el cheque concuerdan¶ aa.. Entrega el Cheque de manera personal al beneficiario.

!!NNOOTTAA¶¶ El pago será realizado en forma personal, exceptuando aquellos casos en que el beneficiario se encuentre en lliicceenncciiaa mmééddiiccaa,, eenn vvaaccaacciioonneess oo ppeerrmmiissooss aauuttoorriizzaaddooss, podrá recibir su pago, siempre que pueda avalar con documentos válidos.


0066 Elabora un IINNFFOORRMMEE DDEE SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN conteniendo los resultados de la labor de supervisión conteniendo la relación de los hechos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes y envían al Supervisor y a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL.

§ En los casos que existan indicios de irregularidades ó





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD anomalías: En el IINNFFOORRMMEE DDEE SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN se solicita se ordene una Auditoría Especial.

Supervisor DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0077 Revisa el IINNFFOORRMMEE DDEE SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN y envía al Auditor General.


0088 0011 Revisa y analiza el contenido del IINNFFOORRMMEE DDEE SSUUPPEERRVVIISSIIÓÓNN 0022 Remite a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL.

uuSSII se ha recomendado la ejecución de UNA AUDITORÍA ESPECIAL¶ bb.. Ordena la ejecución de una AAuuddiittoorrííaa EEssppeecciiaall en la

dependencia, tribunal ó jurisdicción en cuestión. Esta auditoría especial se llevará a cabo de acuerdo a lo establecido en: 11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶

18.09.G-AUDITORIAS ESPECIALES 888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111888... AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAASSS

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0033..GG--AARRQQUUEEOO DDEE FFOONNDDOOSS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: ARQUEO DE FONDOS Objetivo(s) del proceso: · Garantizar el uso adecuado de los fondos en efectivo por parte de los custodios designados por la institución para los fines.

· Verificar la aplicación de los correspondientes controles institucionales en la gestión de los fondos reponibles (en efectivo)

manejados por los departamentos y unidades autorizadas en la institución. · Detectar oportunamente debilidades en los procedimientos y manejo de fondos en efectivo en la institución. · Recomendar medidas correctivas y mejoras en los procesos de administración de fondos en efectivo en la institución. · Reportar de manera oportuna a las instancias competentes, los hallazgos y recomendaciones en cuanto al manejo de los

fondos en efectivo en las diferentes unidades departamentales autorizadas en la institución.

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a los fondos manejados por el DEPARTAMENTO DE TESORERÍA del PJ, así como a los

fondos reponibles y de emergencia que manejan los departamentos e instancias del PJ.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA


· UNIDAD AUDITADA

o Custodio de los fondos o Supervisor inmediato del custodio de los fondos. o Máxima autoridad de la unidad auditada.


EFECTIVO EN CAJA. o Unidad Auditada

FORMULARIO DE ARQUEO DE FONDOS o Departamento de Auditoría

RECIBOS DEFINITIVOS Y PROVISIONALES o Unidad Auditada

SOLICITUDES DE REPOSICIÓN (ATENDIDAS Y PENDIENTES) o Unidad Auditada


FACTURAS RECIBIDAS (COPIA - AUDITADA, FIRMADA Y SELLADA COMO TAL) o Departamento de Auditoría





I. GENERALES DEL PROCESO: INFORME DEL PROCESO DEL ARQUEO DE FONDOS o Departamento de Auditoría

INFORME EJECUTIVO DEL PROCESO DEL ARQUEO DE FONDOS o Presidencia de la SCJ

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE Ref. Actividad Auditor Interno (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0011 AL REALIZAR EL ARQUEO DE FONDOS ANUAL DE LA CAJA CHICA

0011 Cuentan el efectivo existente en presencia del custodio de los fondos.

0022 Se verifican los respaldos correspondientes contra los fondos existentes en efectivo:

aa.. RReecciibbooss ddeeffiinniittiivvooss. bb.. RReecciibbooss pprroovviissiioonnaalleess. cc.. SSoolliicciittuuddeess ddee RReeppoossiicciióónn ((rreecciibbiiddaass yy ppeennddiieenntteess)).. PPaarraa mmááss

ddeettaalllleess ssoobbrree llaass rreeppoossiicciioonneess ddee CCaajjaa CChhiiccaa vveerr:: 11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶

16.15.G-REPOSICIÓN DE FONDOS DE CAJA CHICA888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111666... GGGEEESSSTTTIIIÓÓÓNNN FFFIIINNNAAANNNCCCIIIEEERRRAAA YYY CCCOOONNNTTTAAABBBLLLEEE dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDDMMM III NNN III SSSTTTRRR AAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAANNN CCC III EEERRR AAA

dd.. VVaalloorreess rreeggiissttrraaddooss eenn llaa aapplliiccaacciióónn iinnffoorrmmááttiiccaa ppaarraa mmaanneejjoo ddee ccaajjaa cchhiiccaa..

!!NNOOTTAA¶¶

La cantidad en efectivo debe corresponderse corresponder al aplicado en la aplicación informática manejo de caja chica, donde el custodio digita monto de la factura, concepto, responsable y fecha.

Auditor Interno (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0022 uuSSII existe un FALTANTE en relación con el efectivo contabilizado¶ a. Requiere su reposición inmediata al custodio del fondo b. Notifica la situación al superior inmediato .

uuSSII existe un SOBRANTE en relación con el efectivo contabilizado¶ a. Se remite la suma de dichos valores al DEPARTAMENTO DE

TESORERÍa acompañado de las facturas para ser ingresado y depositado en la cuenta de operaciones

b. Notifica la situación al superior inmediato. uuSSII se detecta cualquier otra anomalía¶

a. Notifica la situación al superior inmediato del Custodio de Caja Chica.

b. Informa verbalmente al Auditor General sobre la anomalía





RESPONSABLE Ref. Actividad detectada. El Auditor General determinará si se inicia una investigación (auditoría) especial, de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 18.09.G-AUDITORIAS ESPECIALES 888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111888... AAAUUUDDDIIITTTOOORRRÍÍÍAAASSS

Custodio de Caja Chica DEPARTAMENTO DE AUDITADO

0033 0011 Retienen con CCOOPPIIAASS ddee llaass ffaaccttuurraass ddee llaa CCaajjaa CChhiiccaa y

0022 remiten los OORRIIGGIINNAALLEESS ddee llaass ffaaccttuurraass a la Dirección para Asuntos Administrativos, quien las remite al DEPARTAMENTO DE TESORERÍA.

Auditor Interno (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0044 Elabora IInnffoorrmmee ddeell pprroocceessoo ddeell aarrqquueeoo ddee ffoonnddooss y entrega al Supervisor de los auditores.

Supervisor DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0055 Revisa y envía el IInnffoorrmmee ddee AArrqquueeoo ddee FFoonnddooss al Auditor General.


0011 0011 Revisa y analiza el contenido del IInnffoorrmmee ddee AArrqquueeoo ddee FFoonnddooss . 0022 Prepara y remite un IInnffoorrmmee EEjjeeccuuttiivvoo ddee AArrqquueeoo ddee FFoonnddooss al

Presidente de la SCJ o a la autoridad competente con las conclusiones y recomendaciones procedentes.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha












GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0044..GG--AAUUDDIITTOORRÍÍAASS AA LLAA RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE BBIIEENNEESS,, MMUUEEBBLLEESS YY EEQQUUIIPPOOSS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: PRE-AUDITORÍA A LA RECEPCIÓN DE BIENES, MUEBLES Y EQUIPOS

Objetivo(s) del proceso: · Garantizar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen la

recepción de mercancías, muebles y equipos en el almacén de la institución.

· Garantizar que se cumplan de manera expresa, las condiciones acordadas en los contratos y órdenes de compra/servicio que resulten de los procesos de contratación llevados a cabo la le institución.

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable para todos los bienes, muebles, equipos, materiales y demás que ingresan a los almacenes

y depósito de la institución como resultado de un proceso de adquisición.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIVISIÓN DE ALMACÉN

o Encargado de depósito de almacén.


o Auditor Interno I o Auditor Interno II

· ÁREAS ESPECIALIZADAS DE LA INSTITUCIÓN

(P.E.: TECNOLOGÍA, INGENIERÍA, COMUNICACIONES, UNIFORMES, VEHÍCULOS Y TRANSPORTE, EBANISTERÍA, ETC…)

o Representantes de Áreas Especializadas


ORDEN DE COMPRA / SERVICIO / TRABAJO (COPIA) o División de Almacén y suministro

FACTURA Y/O CONDUCE (DEL SUPLIDOR) o Suplidor


FACTURA RECIBIDA (ORIGINAL - AUDITADA, FIRMADA Y SELLADA COMO TAL) o División de Almacén y suministro

FACTURA RECIBIDA (COPIA - AUDITADA, FIRMADA Y SELLADA COMO TAL) o Departamento de Auditoría

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Encargado de Depósito de Almacén DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO.

0011 Recibe mercancía, muebles y equipos de un suplidor y solicita al DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA la verificación de los mismos. Para la recepción de bienes y servicios procede de acuerdo a lo establecido en: 11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 15.08.G-RECEPCIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOS888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111555... CCCOOOMMMPPPRRRAAASSS YYY CCCOOONNNTTTRRRAAATTTAAACCCIIIOOONNNEEESSS dddeee lll ÁÁÁRRR EEE AAA AAADDD MMM III NNN III SSSTTT RRRAAATTT III VVVAAA &&& FFF III NNN AAA NNNCCC III EEERRR AAA

Auditor Interno (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0022 Verifica que los bienes/equipos/materiales recibidos se encuentren de acuerdo a los términos establecidos en la OOrrddeenn ddee CCoommpprraa en función de:

aa.. Cualidades y características. bb.. Cantidades. cc.. Distribución y oportunidad de las entregas (que en cada entrega

se haga en los períodos y los términos acordados, p.e.: Porcentaje a entregar, entrega de garantías del suplidor/fabricante, tipo de empaque, estados especiales, etc…).

!!NNOOTTAA¶¶ Cuando se trata de bienes ó equipos especializados (como son, equipos de tecnología, ingeniería, vehículos, etc…) se requiere la presencia de un representante de Áreas Especializadas de la institución en relación con la naturaleza de los bienes a recibir11.

Auditor Interno (I y II) DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0033 uuSSII la mercancía recibida NO se encuentra correcta en función de lo establecido en la Orden de Compra y/o la Factura ó Conduce¶ a. Se devuelve en ese mismo instante al suplidor y no se acepta, ni

se entrega ningún pago hasta tanto se subsanen los defectos. uuSSII la mercancía recibida SE ENCUENTRA CORRECTA en

función de lo establecido en la Orden de Compra y/o la Factura ó Conduce¶ a. Verifica que el Encargado de la DIVISIÓN DE ALMACÉN Y

SUMINISTRO haya firmado la FFAACCTTUURRAA // CCOONNDDUUCCEE como recibida anotando la fecha y la hora correspondientes.

b. Estampa el sello de “REVISADO” la FFAACCTTUURRAA // CCOONNDDUUCCEE y firma anotando la fecha y hora en que se verificó el recibo.

c. Fotocopia la FFAACCTTUURRAA // CCOONNDDUUCCEE para ser posteriormente cotejado con los datos de la entrada de almacén. Dejando en poder de la DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO el OORRIIGGIINNAALL ddee llaa ffaaccttuurra, para ser remitida al Departamento de Tesorería en las compra de contado y al DEPARTAMENTO DE CONTROL FINANCIERO a las compras a crédito.

øø FFIINN..

11 N. de C. Se recomienda incluir más adelante en las Guías de Operación (durante el proceso de mejoramiento que debería llevarse a cabo) una lista ó relación que incluya todos los casos en los que se requiere la asistencia de personal especializado para la recepción e indicar quién es la persona que de acuerdo a su cargo debe asistir dicha recepción…





III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0055..GG--EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE AAUUDDIITTOORRIIAASS AA CCOOMMPPRRAASS YY CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS A COMPRAS Y CONTRATACIONES Objetivo(s) del proceso: · Validar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen a la

institución.

· Verificar y evaluar las documentaciones administrativas y financieras, y el cumplimiento de los controles internos en los procesos de compras de bienes, contrataciones de obras y servicios en la Institución.

· Garantizar que todos los procesos de compras y contrataciones de la institución desarrollen en un ambiente de control. · Garantizar el cumplimiento de la aplicación de los controles previos o autocontroles de las adjudicaciones, contratos, órdenes

de compra/servicios, órdenes de pago y demás relacionados con el proceso de compra ó contratación. · Cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y de la normativa que regula las operaciones incluyendo las relativas a

la contratación de bienes, servicios, obras y concesiones.

Alcance: · Esta Guía de Operación se aplica de manera específica a las Compras Menores, Licitaciones Restringidas y Licitaciones

Públicas Nacionales/Internacionales, y es aplicable en sentido amplio a todas las operaciones de compras y contrataciones que se realicen en la institución.


LLeeyy 1100--0077

QUE INSTITUYE EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO Y DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

RReessoolluucciióónn SSCCJJ

44112222--22000099 REGLAMENTO DE COMPRAS DE BIENES Y CONTRATACIONES DE OBRAS Y SERVICIOS DEL PJ

LLeeyy 334400//444499--0066 SOBRE COMPRAS Y CONTRATACIONES DE BIENES, SERVICIOS, OBRAS Y CONCESIONES.

RReeggllaammeennttoo 449900--0077 REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE LA LEY 340/449-06

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS · DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL · DIVISIÓN DE COTIZACIONES Y SEGUIMIENTO DE COMPRAS · COMISIÓN DE COMPRAS Y LICITACIONES RESTRINGIDAS · OFICINA COORDINADORA DE LA DE LA COMISIÓN DE

o Jueces, Supervisores y Encargados o Personal en General o Director DGCJ o Director AA o Analista Compras o Auditor Interno





I. GENERALES DEL PROCESO: COMPRAS Y LICITACIONES

· COMISIÓN DE LICITACIONES · COMISIÓN DE COMPRAS

o Supervisor Auditores o Auditor General o Miembros de la Comisión



· PRESIDENCIA DE LA SCJ

o Presidente SCJ


ACTAS DE ADJUDICACIÓN DE COMPRAS/CONTRATACIONES (Compras Menores, Licitación Restringida y Licitación Pública)

o Comisión de Compras y Licitaciones Restringidas o Comisión de Licitaciones Públicas o Oficina Coordinadora de la Comisión de Compras y

Licitaciones Restringidas o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO (DE LA COMPRA Ó CONTRATACIÓN) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

SOLICITUD DE COMPRAS Y/O SERVICIOS (EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE COMPRA/CONTRATACIÓN) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

COTIZACIONES / OFERTAS (EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE COMPRA/CONTRATACIÓN) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

FORMULARIO DE ANÁLISIS DE OFERTAS (EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE COMPRA/CONTRATACIÓN) o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO DE COMPRA/CONTRATACIÓN o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras


APROBACIÓN A LAS ACTAS DE LAS COMISIONES DE COMPRAS Y CONCURSOS o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

FORMULARIO DE DEVOLUCIÓN DE ACTA DE ADJUDICACIÓN

o Comisión actuante en el proceso de contratación. o División de Cotizaciones y Seguimiento de Compras

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DIVISIÓN DE COTIZACIONES Y SEGUIMIENTO DE COMPRAS

0011 Remite el AACCTTAA DDEE AADDJJUUDDIICCAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPRRAASS // CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS junto al EEXXPPEEDDIIEENNTTEE AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO DDEE CCOOMMPPRRAA al DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA.

Auditores DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA

0022 Reciben las AACCTTAA DDEE AADDJJUUDDIICCAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPRRAASS // CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS junto con el EEXXPPEEDDIIEENNTTEE AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO correspondiente a la compra ó contratación en cuestión.


0033 0011 De acuerdo al monto involucrado en la adquisición evalúan el procedimiento seguido y la documentación de respaldo presentada en el EExxppeeddiieennttee AAddmmiinniissttrraattiivvoo de la compra/contratación.

0022 Verifican que durante el proceso de contratación se hayan cumplido los siguientes elementos:

aa.. Que la SSoolliicciittuudd ddee ccoommpprraass yy//oo sseerrvviicciiooss esté dirigida AL





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DIRECTOR GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL o al DIRECTOR PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS.

bb.. Que la SSoolliicciittuudd ddee ccoommpprraass yy//oo sseerrvviicciiooss haya sido aprobada por

el PRESIDENTE DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA. cc.. La cantidad de cotizaciones presentadas VS la cantidad de

cotizaciones requeridas de acuerdo al RReeggllaammeennttoo ddee CCoommpprraass ddee BBiieenneess yy CCoonnttrraattaacciioonneess ddee OObbrraass yy SSeerrvviicciiooss ddeell PPJJ.

dd.. Que las cotizaciones/ofertas hayan sido firmadas y selladas por el

suplidor y que contengan el número del Registro Nacional de Contribuyente de la empresa.

ee.. Que en todos los casos la selección de la oferta / cotización se

haya fundamentado en criterios de calidad, garantía, oportunidad y menor costo.

0033 Verifica que en el AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn ddee CCoommpprraass // CCoonnttrraattaacciioonneess se cumplan los siguientes criterios:

aa.. Que mantengan una numeración consecutiva y que la fecha se corresponda con el mes y año que discurra.

bb.. La redacción y la precisión de los datos plasmados, los cuales deben ser encontrarse sustentados en las cotizaciones anexas.

cc.. La decisión adoptada por la comisión en cuanto a la elección de la

cotización, lo cual debe ser en función de mejor calidad, garantía, oportunidad y menor costo.

!!NNOOTTAA¶¶

En todos los casos, cuando no se presenten la cantidad de cotizaciones establecidas en la normativa y/o la selección de una oferta no se ha realizado de manera expresa en función de los criterios de calidad, garantía, oportunidad y menor costo, debe dejarse constancia por escrito en el AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn ddee CCoommpprraass // CCoonnttrraattaacciioonneess y la documentación correspondiente.


0044 uuSSII la compra ó contratación cumple adecuadamente con las validaciones¶ a. Da el visto bueno al AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn ddee CCoommpprraass //

CCoonnttrraattaacciioonneess, b. Firma y sella el AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn ddee CCoommpprraass //

CCoonnttrraattaacciioonneess, c. Devuelve el AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn ddee CCoommpprraass // CCoonnttrraattaacciioonneess a

la DIVISIÓN DE COTIZACIONES Y SEGUIMIENTO DE COMPRAS.

uuSSII la compra ó contratación NO cumple adecuadamente con las





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD validaciones¶ a. Llena el FFoorrmmuullaarriioo ddee DDeevvoolluucciióónn ddee AAccttaa ddee AAddjjuuddiiccaacciióónn

indicando las correcciones requeridas y devuelve junto a la correspondiente AACCTTAA DDEE AADDJJUUDDIICCAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPRRAASS // CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS la a la Comisión Actuante.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0066..GG--EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE AAUUDDIITTOORRIIAASS RREEGGUULLAARREESS AA TTRRIIBBUUNNAALLEESS YY DDEEPPEENNDDEENNCCIIAASS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS REGULARES A TRIBUNALES Y OFICINAS ADMINISTRATIVAS

Objetivo(s) del proceso: · Validar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen a la

institución. · Garantizar que todas las operaciones propias de las dependencias administrativas y judiciales se desarrollen en un ambiente de

control.

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las operaciones administrativas y administrativo-judiciales de todos los tribunales y

dependencias administrativas del Poder Judicial de la Rep. Dom.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · TRIBUNAL O DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL

o Jueces, Supervisores y Encargados o Personal en General



· PRESIDENCIA DE LA SCJ o Presidente SCJ


CALENDARIO ANUAL DE AUDITORIA o Departamento de Auditoría

SOLICITUD DE AUDITORÍA o Áreas solicitantes (administrativas y judiciales)


o No aplica


INFORME DE AUDITORÍA - DETALLADO (CON RECOMENDACIONES PERTINENTES)

o Auditor General o Supervisor (Depto. Auditoría SCJ)





I. GENERALES DEL PROCESO: INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA

(CON RECOMENDACIONES PERTINENTES) o Presidencia de la SCJ

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE Ref. ACTIVIDAD Sub-Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0011 0011 Sobre la base del CCaalleennddaarriioo AAnnuuaall ddee AAuuddiittoorrííaass realiza las auditorías correspondientes.

0022 Conforma el equipo de trabajo dependiendo del alcance de la auditoría y envía al tribunal ó la dependencia administrativa.

Equipo de Auditores I y II DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0022 Se presentan en el Tribunal o dependencia y ante el juez o el encargado del área en cuestión, indicando los requerimientos necesarios para la realización de la auditoría.

Jueces, Supervisores y Encargados ÁREAS SOLICITANTES (ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES)

0033 Presenta a los auditores al resto del personal.


0044 Ejecutan la auditoría en función de los siguientes elementos.

aa.. Verificación del Cumplimiento de las leyes y de la normativa interna por parte del personal.

bb.. Verificación del proceso de Liquidación de Impuestos donde se determinan las deficiencias en el cobro y/o liquidación de impuestos aplicando las tasas judiciales establecidas según las leyes, y se evalúa si se realizaron cobros y liquidaciones de impuestos en exceso, el mecanismo establecido para el cobro de los impuestos por conclusiones y si éstos se están cobrando según los procedimientos previstos, etc.

cc.. Informe Mensual de la ley 33-91, para determinar si se elabora y

remite mensualmente a la Suprema Corte de Justicia.

dd.. Estado y Manejo de los Archivos, para determinar si existe un empleado responsable para su manejo y control y Evaluar si se encuentra organizado según el sistema establecido.

ee.. Estado y Manejo de Activos Fijos, practicando el inventario y

comparándolo con un listado de la base de datos suministrado por la Unidad de Activos Fijos.

ff.. Inventario de material gastable, comprobando que la cantidad en

existencia es el resultado de sumar al inventario inicial las entradas y restar los despachos de materiales.

gg.. Organización del Tribunal y/o dependencia administrativa.

hh.. Estado de las Instalaciones físicas, en aspectos tales como

seguridad, higiene y ubicación, etc.





RESPONSABLE Ref. ACTIVIDAD Equipo de Auditores I y II DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0055 Elaboran un IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo a partir de los datos recabados, conteniendo la relación de los hechos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes y envían al Supervisor.

Supervisor DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0066 Revisa y envía el IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo al Auditor General.

Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0077 Revisa y analiza el contenido del IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo. Prepara y remite un IInnffoorrmmee EEjjeeccuuttiivvoo ddee AAuuddiittoorrííaa al Director General de la Carrera Judicial (o a la autoridad competente) con las conclusiones y al Presidente de la SCJ y recomendaciones procedentes.

Director General DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARERA JUDICIAL

0088 Remite una comunicación con las consideraciones, medidas y acciones de lugar al área auditada.

øø FFIINN.. III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha Sept. 2010

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0077..GG--EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE AAUUDDIITTOORRIIAASS AA LLAA EESSCCUUEELLAA NNAACCIIOONNAALL DDEE LLAA JJUUDDIICCAATTUURRAA 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS A LA ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA (ENJ)


institución.

· Garantizar que todas las operaciones propias de las dependencias administrativas y judiciales se desarrollen en un ambiente de control.

Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las operaciones de la Escuela Nacional de la Judicatura (ENJ) y sus

dependencias organizacionales.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · ESCUELA NACIONAL DE LA JUDICATURA (ENJ)

o Todo el personal

· TRIBUNAL O DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL (QUE SOLICITE LA AUDITORÍA)

o Personal autorizado




o Presidente SCJ



SOLICITUD DE AUDITORÍA o Área solicitante (administrativas y judiciales)


o No aplica

PRODUCTOS





I. GENERALES DEL PROCESO: Código Detalle Destino


o Auditor General o Supervisor (Depto. Auditoría SCJ) o Escuela Nacional de la Judicatura

INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA (CON RECOMENDACIONES PERTINENTES) o Presidencia de la SCJ

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Sub-Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0011 Sobre la base del CCaalleennddaarriioo aannuuaall ddee aauuddiittoorrííaa y/o atendiendo una SSoolliicciittuudd ddee AAuuddiittoorrííaa: Dependiendo del alcance previsto de la misma, conforma el equipo de trabajo y les asigna la realización de la auditoría correspondiente.

!!NNOOTTAA¶¶ La auditoria se puede realizar a solicitud de la ESCUELA NACIONAL DE LA

JUDICATURA.


0022 Ejecutan la auditoría en función de los siguientes elementos.

aa.. Verificación del efectivo de los fondos existentes. Se practica un arqueo a los fondos existentes a la fecha de inicio de la auditoría, se documentan las discrepancias verificadas.

bb.. Evaluación general del manejo y control de los fondos.

cc.. Verificación del efectivo en cuentas bancarias. Se analiza la razonabilidad del tiempo en tránsito de los cheques y depósitos

dd.. Verificación de la normalización de las notas de débito y

crédito.

ee.. Análisis de las cuentas del balance de comprobación (Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos fijos, etc.).

ff.. Verificación de los desembolsos realizados durante el período

auditado.

gg.. Verificación del cumplimiento de los contratos.

hh.. Verificación de los procedimientos contables y administrativos que hayan sido implementados.

ii.. Identificación de la necesidad del establecimiento de

procedimientos contables y administrativos adicionales.







RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Supervisor DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ



0055 0011 Revisa y analiza el contenido del IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo. 0022 Prepara y remite un IInnffoorrmmee EEjjeeccuuttiivvoo ddee AAuuddiittoorrííaa al PRESIDENTE DE

LA SCJ o a la autoridad competente con las conclusiones y recomendaciones procedentes.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0088..GG--EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE AAUUDDIITTOORRIIAASS AALL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE CCOONNSSOOLLIIDDAACCIIÓÓNN DDEE LLAA JJUURRIISSDDIICCCCIIÓÓNN IINNMMOOBBIILLIIAARRIIAA ((PPCCJJII)) 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS AL PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JURISDICCIÓN INMOBILIARIA (PCJI)


institución.


Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las operaciones administrativas y financieras del Programa de Consolidación de

la Jurisdicción Inmobiliaria (PCJI) y sus dependencias organizacionales.


*** ***

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JURISDICCIÓN

INMOBILIARIA (PCJI)

o Todo el personal




o Presidente SCJ



SOLICITUD DE AUDITORÍA o Área solicitante (administrativas y judiciales)


o No aplica



o Auditor General o Supervisor (Depto. Auditoría SCJ) o Programa de Consolidación de la Jurisdicción

Inmobiliaria (PCJI)

INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA (CON RECOMENDACIONES PERTINENTES) o Presidencia de la SCJ





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE Ref. ACTIVIDAD Sub-Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0011 0011 Sobre la base del CCaalleennddaarriioo aannuuaall ddee aauuddiittoorrííaa y/o atendiendo una SSoolliicciittuudd:: conforma el equipo de trabajo dependiendo del alcance previsto de la auditoría a realizar

0022 Asigna la realización de la auditoría al equipo seleccionado.


0022 0011 Ejecutan la auditoría en función de los siguientes elementos: aa.. Verificación del efectivo de los fondos existentes. Practicando

un arqueo a los fondos existentes a la fecha de inicio de la auditoría, se documentando las discrepancias verificadas.

bb.. Evaluación del manejo y control de los fondos.

cc.. Verificación el efectivo en cuentas bancarias analizando la razonabilidad del tiempo en tránsito de los cheques y depósitos.

dd.. Verificación de la normalización de las notas de débito y

crédito.

ee.. Evaluación de la oportunidad en la elaboración y presentación de las conciliaciones bancarias.

ff.. Verificación el cumplimiento de los contratos, en términos de

salarios, puestos, plazos y labor a realizar. Tomado en cuenta adicionalmente:

i. Retenciones del 10% de cada desembolso realizado a la firma consultora por el Proyecto,

ii. Reembolso semestral de las retenciones del 10%, a partir de la aprobación por parte del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) de los informes semestrales.

0022 Elaboran un informe de auditoría con las informaciones recopiladas, el cual remiten al supervisor de los auditores.






0055 0011 Revisa y analiza el contenido del IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo. 0022 Prepara y remite un IInnffoorrmmee EEjjeeccuuttiivvoo ddee AAuuddiittoorrííaa al Presidente de la

SCJ o a la autoridad competente con las conclusiones y recomendaciones procedentes.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:






Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha Sept. 2010.

Fecha

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1188..0099..GG--EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEE AAUUDDIITTOORRÍÍAASS EESSPPEECCIIAALLEESS 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS AL PROGRAMA DE CONSOLIDACIÓN DE LA JURISDICCIÓN INMOBILIARIA (PCJI)


institución.


Alcance: · Esta Guía de Operación es aplicable a todas las operaciones administrativas y administrativo-judiciales de todos los tribunales

y dependencias administrativas del Poder Judicial de la Rep. Dom.


Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado · TRIBUNAL O DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA DEL PODER

JUDICIAL

o Todo el personal

· TRIBUNAL O DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA DEL PODER JUDICIAL (QUE SOLICITE LA AUDITORÍA)

o Personal autorizado




o Presidente SCJ


SOLICITUD DE AUDITORÍA o Área solicitante (administrativas y judiciales) o Presidente de la SCJ o Dirección General de la Carrera Judicial


o No aplica


COMUNICACIÓN QUE ORDENA LA EJECUCIÓN DE UNA AUDITORÍA ESPECIAL

o Máxima Autoridad del área auditada ó su superior inmediato.


o Auditor General o Supervisor (Departamento de Auditoría)

INFORME EJECUTIVO DE AUDITORÍA (CON RECOMENDACIONES PERTINENTES)

o Presidencia de la SCJ o Dirección General de la Carrera Judicial





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE Ref. Actividad Sub-Auditor General DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA SCJ

0011 Designa el o los auditores internos que llevarán a cabo la investigación.

!!NNOOTTAA¶¶ La auditoría especial se origina por: A. Solicitud del Presidente de la SCJ. B. Solicitud de otra autoridad competente de la institución. C. Hechos evidenciados mediante las auditorías regulares.


0022 Se desplazan al tribunal, oficina o área donde se requirió la investigación.

uuSSII NO existen indicios de que el encargado de área se encuentre involucrado en los hechos investigados¶

a. Presentan a la máxima autoridad del área auditada la CCoommuunniiccaacciióónn qquuee OOrrddeennaa llaa EEjjeeccuucciióónn ddee uunnaa AAuuddiittoorrííaa EEssppeecciiaall firmada por el Auditor General.

uuSSII existen indicios de que el encargado de área se encuentre involucrado en los hechos investigados¶

a. Presentan al superior inmediato de la máxima autoridad del área auditada la CCoommuunniiccaacciióónn qquuee OOrrddeennaa llaa EEjjeeccuucciióónn ddee uunnaa AAuuddiittoorrííaa EEssppeecciiaall firmada por el Auditor General.


0033 Recaban mediante, recolección de documentos y evidencias físicas, observación directa, entrevistas, interrogatorios y explicaciones escritas firmadas por los responsables las informaciones y evidencias necesarias para documentar el caso investigado.

!!NNOOTTAA¶¶ Toda información recabada debe ser validada y comparada con los datos recopilados a través de otras fuentes.


0044 Elaboran un IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa -- ddeettaallllaaddoo con el relato de los hechos, las conclusiones y recomendaciones pertinentes.




0066 0011 Revisa y analiza el contenido del IInnffoorrmmee ddee AAuuddiittoorrííaa –– ddeettaallllaaddoo. 0022 Prepara y remite un IInnffoorrmmee EEjjeeccuuttiivvoo ddee AAuuddiittoorrííaa al Presidente de

la SCJ, al Director General de la Carrera Judicial y a toda autoridad competente con las conclusiones y recomendaciones procedentes.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:

Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:






Firma

Firma


Nombre

Nombre


Cargo

Cargo

Fecha Sept.2010

Fecha

Fecha





IINNSSPPEECCTTOORRÍÍAA JJUUDDIICCIIAALL




ÁÁRREEAA 0044:: CCOONNTTRROOLL


man

ual 1

9


No. Control DPP:

M.0129.11 MMAANNUUAALL 19. IINNSSPPEECCTTOORRÍÍAA JJUUDDIICCIIAALL

P á g i n a | 2



DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

M.0129.11 19.00.M Manual 19. INSPECTORÍA JUDICIAL N/A


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

P.0130.11 19.01.S INVESTIGACIONES ORDINARIAS Dependencias

Judiciales (Jueces y Servidores

Judiciales)

P.0131.11 19.02.S INVESTIGACIONES EXTRAORDINARIAS Dependencias

Judiciales (Jueces y Servidores

Judiciales)

P.0132.11 19.03.S VISITAS DE CONOCIMIENTO E INSPECCIÓN

Dependencias Judiciales

(Jueces y Servidores Judiciales)


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***



ÁÁrreeaa 0044.. CCOONNTTRROOLL Manual: 19. Inspectoría Judicial

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1199..0011..SS--IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONNEESS OORRDDIINNAARRIIAASS 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 10.2010


CCóóddiiggoo:: 1199..0011..SS JJuueecceess yy SSeerrvviiddoorreess JJuuddiicciiaalleess

NNoommbbrree:: INVESTIGACIONES ORDINARIAS Objetivo(s) del proceso: · Validar el funcionamiento de los despachos judiciales y demás dependencias técnicas especializadas del PJ que realizan

operaciones con impacto en la función judicial con la finalidad de detectar oportunamente las fallas y debilidades que pudieran existir y promover las medidas correctivas de lugar.

· Validar que se cumplan de manera adecuada y oportuna, las leyes y demás regulaciones complementarias que rigen a la institución.

· Garantizar que todas las operaciones propias de los despachos judiciales y demás dependencias técnicas especializadas del PJ se desarrollen en un ambiente de control.

Alcance: · Todos los despachos judiciales y dependencias técnicas especializadas con impacto en la función judicial, y en la seguridad

jurídica. Incluyendo desde las Cortes hasta Juzgados de Paz, Registros de Título y oficinas de Mensura a nivel nacional11.


Año 2002 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

Ley 327-1998 LEY DE CARRERA JUDICIAL

1ro. de Noviembre 2001 REGLAMENTO DE LEY DE CARRERA JUDICIAL

Res.SCJ No.942-2004 QUE MODIFICA EL REGLAMENTO DE LA CARRERA JUDICIAL

Unidades Operacionales Involucradas · DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL


· TRIBUNALES Y DEMÁS DESPACHOS E INSTANCIAS JUDICIALES INSPECCIONADOS


PLAN DE TRABAJO ANUAL o Departamento de Inspectoría Judicial

11 N. de C. Se recomienda profundizar en la distribución de las funciones y espacialidades de los órganos de control interno del Poder Judicial, para evitar la duplicidad de funciones en incrementar la eficiencia de estos órganos mediante la especialización. Actualmente, los órganos formales de control interno del Poder Judicial son: Departamento de Auditoría, Departamento de Inspectoría Judicial y Contraloría de la Jurisdicción Inmobiliaria (Ref. Cap. I, Título VII, Reglamento General de Registro de Títulos, instituido por Resolución SCJ núm.2669-2009, del 10 de septiembre de 2009 con sus modificaciones).





I. GENERALES DEL PROCESO: FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LAS

DEPENDENCIAS JUDICIALES ( VACÍO A SER COMPLETADO) o Despachos Judiciales inspeccionados

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL DESPACHO JUDICIAL o División de Estadísticas Judiciales

COMUNICACIÓN QUE AVISA AL DESPACHO JUDICIAL LA REALIZACIÓN DE UNA INSPECCIÓN o Departamento de Inspectoría Judicial

RELACIÓN DE PERFILES DE EMPLEADOS o División de Estudios de Recursos Humanos


FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES (LLENO) o Inspectoría Judicial

INFORMACIÓN LEVANTAD DE LOS REGISTROS Y EN LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES

o Inspectoría Judicial o Dirección General de Carrera Judicial

INFORME PREVIO DE INVESTIGACIÓN o Inspectoría Judicial

INFORME GENERAL DE RESULTADOS, PROPUESTAS Y SUGERENCIAS o Dirección General de Carrera Judicial

OFICIOS SOBRE LAS MEDIDAS APLICADAS COMO RESULTADO DE UNA INSPECCIÓN

o Dirección General de Carrera Judicial o Despachos Judiciales inspeccionados o Inspectoría Judicial (COPIAS RECIBIDAS)

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Inspector General DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0011 0011 Revisa el Programa de Trabajo Anual de inspectorías a nivel nacional, aprobado por el Poder Judicial.

0022 Asigna a las unidades de inspectores los tribunales seleccionados

para inspección.

Unidades Inspectoras DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0022 0033 Informan mediante comunicación a los JUZGADOS Y TRIBUNALES que serán objeto de inspección durante ese año.

0044 Solicitan al DESPACHO JUDICIAL mediante formulario la información

necesaria sobre el estado y funcionamiento del mismo.(FFoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee IInnffoorrmmaacciióónn aa llaass DDeeppeennddeenncciiaass JJuuddiicciiaalleess)

¹¹PPLLAAZZOO¶¶ El DESPACHO JUDICIAL tiene un plazo de quince (15) días contados a partir de recibida la solicitud para responder a este requerimiento.

!!NNOOTTAA¶¶ La información solicitada en los formularios tiene la finalidad de confrontar la exactitud de la información estadística y recabar datos básicos sobre el estado de los procedimientos, plantillas y libros de modo tal que pueda conocerse la situación general del tribunal.

uu SSII no se recibe el formulario con las informaciones

solicitadas, en el transcurso de los quince (15) días establecidos sin que el juez ó responsable del despacho





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD haya solicitado formalmente y por escrito una prorroga22 ¶ a. La inspección se efectúa de forma inmediata, sin aviso.

0055 Validan las informaciones recibidas desde los tribunales con los datos

estadísticos. 0066 Analizan las informaciones recopiladas y elaboran un IInnffoorrmmee PPrreevviioo

sobre el tribunal a inspeccionar.

¹¹PPLLAAZZOO¶¶ Una vez recibida la información requerida a los despachos judiciales, INSPECTORÍA JUDICIAL tiene un plazo de diez (10) días contados a partir de recibida la información para rreeaalliizzaarr eell IInnffoorrmmee PPrreevviioo.

0077 Entregan IInnffoorrmmee PPrreevviioo al Inspector General para su conocimiento y

de ser necesario se efectúa la visita inspectora.

Unidades Inspectoras DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0033 uu SSII se determina la necesidad de realizar una visita de inspección al Despacho Judicial inspeccionado¶ a. Proceden a levantar las informaciones del tribunal con la

secretaria aprobado por el Juez. (Actividad procesal, carga de trabajo, duración de procesos, clima laboral, situación del personal, libros, instalaciones).

b. Preparan IInnffoorrmmee DDeeffiinniittiivvoo con los resultados del levantamiento, sugerencias y propuestas y remiten al Inspector General.

uu SSII el tribunal sujeto a inspección tiene su sede en la

misma localidad que la Corte de Apelación¶ c. Antes de hacer la visita de inspección al despacho judicial

en cuestión, se hace una visita de cortesía al Presidente de la Corte en compañía del encargado Administrativo correspondiente, para ponerle al tanto de la inspección a realizar.

Inspector General DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0044 Revisa, aprueba y remite el IInnffoorrmmee DDeeffiinniittiivvoo a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL. Nota: Las decisiones tomadas por Carrera Judicial, sugerencias y propuestas aplicadas al tribunal inspeccionado son comunicadas mediante copia de oficio al departamento de inspectoría, donde son anexadas a la investigación y archivadas para futuras inspecciones.

DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL 0055 0011 Recibe y analiza el IInnffoorrmmee DDeeffiinniittiivvoo..

0022 Aplica las medidas que correspondan.

0033 Informa a INSECTORÍA JUDICIAL de las medidas y acciones aplicadas

22 N. de C. Se recomienda limitar la cantidad de prórrogas que pueden solicitarse para estos fines, a la vez que limitar la extensión del tiempo de las mismas.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD mediante la remisión de las CCOOPPIIAASS RREECCIIBBIIDDAASS ddee llooss ooffiicciiooss ccoorrrreessppoonnddiieenntteess aa ddiicchhaass mmeeddiiddaass yy aacccciioonneess.

DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0066 Archiva los informes definitivos remitidos a la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL, y las COPIAS de los oficios correspondientes a las medidas y acciones aplicadas por esta dirección General, para usar como referente en futuras inspecciones.

!!NNOOTTAA¶¶ Las recomendaciones presentadas en los informes de resultado de las Inspecciones Ordinarias y Extraordinarias son monitoreadas por el DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL, quién supervisa y evalúa en las visitas de conocimiento el progreso de la aplicación de las propuestas y recomendaciones sugeridas. Para más detalles sobre las visitas de conocimiento e inspección ver:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn¶¶ 19.03.S-VISITAS DE CONOCIMIENTO E INSPECCIÓN888lliinnkk MMMaaannnuuuaaa lll 111999... III NNN SSS PPPEEECCC TTTOOO RRR ÍÍÍ AAA JJJUUU DDD IIICCC III AAALLL

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha Febrero 2011.

Fecha Enero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1199..0022..SS--IINNVVEESSTTIIGGAACCIIOONNEESS EEXXTTRRAAOORRDDIINNAARRIIAASS 11/04/2011 Página 1 de 6 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: INVESTIGACIONES EXTRAORDINARIAS Objetivo(s) del proceso: · Investigar las denuncias y avisos sobre el funcionamiento de la administración de justicia, así como de la actuación de los jueces

y los demás servidores judiciales. · Documentar las investigaciones realizadas y las situaciones que las desencadenan, guardando los correspondientes registros en

la institución. · Informar a las instancias competentes dentro de la institución, el resultado de las investigaciones llevadas a cabo.








Res. SCJ 942-2004 QUE MODIFICA EL REGLAMENTO CARRERA JUDICIAL


· PRESIDENTE DE LA SCJ


· DENUNCIANTES: EMPLEADOS DEL PODER JUDICIAL/ CIUDADANOS EN GENERAL


11 N. de C. Se recomienda profundizar en la distribución de las funciones y especialidades de los órganos de control interno del Poder Judicial, para evitar la duplicidad de funciones en incrementar la eficiencia de estos órganos mediante la especialización. Actualmente, los órganos formales de control interno del Poder Judicial son: Departamento de Auditoría, Departamento de Inspectoría Judicial y Contraloría de la Jurisdicción Inmobiliaria (Ref. Cap. I, Título VII, Reglamento General de Registro de Títulos, instituido por Resolución SCJ núm.2669-2009, del 10 de septiembre de 2009 con sus modificaciones).





I. GENERALES DEL PROCESO: RRHH0011 DENUNCIA ESCRITA o Denunciantes: Empleados Poder Judicial /Ciudadanos en

General

OFICIÓ DE REMISIÓN DE DENUNCIA PAR A INVESTIGACIÓN o Magistrado Presidente de la SCJ

RELACIÓN DE PERFILES DE EMPLEADOS o División de Estudios de Recursos Humanos



INFORME SOBRE LOS HECHOS OBJETO DE LA DENUNCIA PREPARADO POR EL (LOS) SERVIDOR(ES) JUDICIAL(ES) IMPLICADO(S) EN LA DENUNCIA

o Departamento de Inspectoría Judicial

INFORMACIÓN LEVANTADA DE LOS REGISTROS Y EN LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES

o Departamento de Inspectoría Judicial o Presidente de la SCJ (a través del Informe que se le remite

sobre cada caso) INFORME PREVIO DE INVESTIGACIÓN o Departamento de Inspectoría Judicial

INFORME GENERAL DEL RESULTADO DE LA DENUNCIA INVESTIGADA o Presidente de la SCJ

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Denunciante 0011 DDeennuunncciiaa uunn hheecchhoo iirrrreegguullaarr,, por medio de la presentación de una

iinnssttaanncciiaa,, ccoonn llooss ddooccuummeennttooss ddee ssooppoorrttee ccoorrrreessppoonnddiieenntteess (si los tuviera) por ante la DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL, Ó a la INSTANCIA COMPETENTE de acuerdo a las instancias definidas en:

Director DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL

0022 Recibe la denuncia y envía a Magistrado Presidente.

Presidente SCJ SUPREMA CORTE DE JUSTICIA

0033 Apodera del caso al DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA mediante la remisión de un ooffiicciioo jjuunnttoo aa llaa ddeennuunncciiaa yy llooss ddooccuummeennttooss ddee ssooppoorrttee qquuee llaa aaccoommppaaññeenn.

Secretaria DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA

0044 Recibe oficio del Magistrado Presidente, registra en lliibbrroo--rreeggiissttrroo hora, fecha y lo firma. Pasa a Inspector General.

44El contenido mínimo que debe figurar en el Libro-Registro de Denuncias es el siguiente22¶¶ 1. Numero de oficio del Magistrado Presidente 2. Número de registro propio 3. Fecha de Denuncia. 4. Fecha registro. 5. Nombre y apellidos del denunciante 6. Nombre de Inspector comisionado. 7. Juez o funcionario denunciado. 8. Materia o hechos de la denuncia.

22 N. de C .De acuerdo a las entrevistas realizadas en el proceso de levantamiento, en el Libro-Registro de Denuncias sólo se registran llaa hhoorraa, ffeecchhaa y llaa ffiirrmmaa ddee llaa sseeccrreettaarriiaa; sin embargo, el manual de procedimiento de este departamento exige que se registre la información de la forma como se encuentra detallada en esta Guía de Operación.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 9. Fecha del informe final. 10. Conclusión del informe final. 11. Fecha de elevación del informe del Presidente.

Inspector General DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0055 Comisiona Inspector Judicial y entrega expediente al mismo.

!!NNOOTTAA¶¶ En aquellos casos en que se presente de una denuncia por los mismos hechos, tomado conocimiento de esta duplicidad por parte de la Suprema Corte Justicia. Se acordará lo que proceda en orden a la acumulación de todas las denuncias y su tramitación por un solo órgano superior. En su caso, valoradas las circunstancias y hasta la emisión del informe final, podrá mantener el tratamiento separado cuando así lo aconseje el buen fin de la investigación.

Inspector Judicial DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL

0066 Recibe expediente y estudia el caso.

uu SSII determina que NO se necesita realizar una visita de inspección para procesar la denuncia recibida¶ a. ÜÜPasa a la Actividad No. 07de esta Guía de Operación.

uu SSII por la naturaleza del hecho denunciado, estima necesario practicar una visita extraordinaria para comprobar el alcance de la denuncia ¶ a. ÜÜPasa a la Actividad No. 08 de esta Guía de Operación.


0077 PROCESAMIENTO DE DENUNCIAS SIN LA REALIZACIÓN DE VISITAS DE INSPECCIÓN: 0011 Mediante comunicación escrita informa al Juez ó Servidor Judicial

sobre la denuncia recibida y le requiere remitir un iinnffoorrmmee ssoobbrree llooss hheecchhooss oobbjjeettoo ddee llaa ddeennuunncciiaa.

¹¹PPLLAAZZOO¶¶ El Juez ó Servidor Judicial tiene un plazo de cinco (5) días laborables contados a partir de recibida la solicitud para responder a este requerimiento.

uu SSII Juez ó Servidor Judicial no cumple con el requerimiento en

el plazo establecido¶ a. Remite nueva comunicación al denunciado para que en el mismo

plazo antes señalado, dé cumplimiento a la petición de informe, advirtiéndole que de no obtemperar podrá girarse inmediatamente visita de inspección de carácter extraordinario.

0022 Una vez es atendido el requerimiento de información, por medio de la

remisión del informe correspondiente en el plazo establecido, revisa y valida dicho informe, pudiendo resultar esta revisión en: ¶¶ La redacción de un informe sobre la denuncia. ¶¶ La solicitud de información complementaria el Juez ó Servidor

Judicial. ¶¶ La decisión de realizar una inspección extraordinaria.






0033 ÜÜPasa a la Actividad No. 09 de esta Guía de Operación.


0088 PROCESAMIENTO DE DENUNCIAS CON LA REALIZACIÓN DE VISITAS DE INSPECCIÓN: 0011 Comunica al Inspector General para su conocimiento y debida

organización de las Unidades Inspectoras la necesidad de desplazarse para realizar la inspección extraordinaria.

0022 Se desplaza a la sede del Juzgado, Tribunal ó Dependencia Judicial

practicando cuantas diligencias estime oportunas para el esclarecimiento de los hechos investigados.

!!NNOOTTAA¶¶ Es importante tener en cuenta que el desplazamiento no debe producirse con automatismo, por criterios basados en aspectos puramente territoriales o de jerarquía de la autoridad investigada, sino en función de las particularidades de cada caso.

0033 ÜÜPasa a la Actividad No. 09 de esta Guía de Operación.


0099 PREPARACIÓN DEL INFORME SOBRE LA DENUNCIA RECIBIDA:

0011 Recabada la información necesaria para emitir el informe, con o sin visita, redacta el informe correspondiente.

¹¹PPLLAAZZOO33¶¶ El informe sobre la denuncia recibida debe ser redactado en el plazo de cinco (5) días laborables contados a partir de recibido el oficio del Magistrado Presidente de la SCJ referente a la denuncia (si se ha estimado que puede resolverse el caso sin la necesidad de una visita), ó contados a partir de la conclusión de la visita se requirió la realización de una visita de inspección en relación con la naturaleza de los hechos denunciados. En todos los casos el Inspector General puede ampliar los plazos si lo considera pertinente.

44La estructura establecida para el informe sobre las denuncias

recibidas es de acuerdo a lo siguiente¶¶ 11.. Encabezamiento: El informe se dirigirá al Inspector General y se

hará constar el asunto al que se refiere, número de la referencia del Presidente, del Departamento de Inspectoria y los anexos que se acompañan.

22.. Introducción: Brevemente se introducirá el informe con referencia al apoderamiento del Presidente.

33.. Objeto de la denuncia: se resumirán los hechos denunciados objeto de investigación.

44.. Antecedentes: Se consignarán los datos relevantes que obren en el departamento que afecten al Juez, funcionario o Tribunal

3 N. de C. Se recomienda revisar este plazo, ya que siempre será materialmente imposible de cumplir en los casos en los que se requiera información al juez ó servidor judicial implicado en la denuncia, pues este tiene un plazo de cinco (5) días extensibles hasta diez (10) días para responder el requerimiento de información.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD investigado, tales como anteriores Diligencias Preliminares Informativas de Inspección.

55.. Diligencia practicadas: se precisaran las diligencias que se hayan practicado para el esclarecimiento de los hechos denunciados.

66.. Consideraciones: se incluirán en este apartado las valoraciones de los hechos, en función de las diligencias de investigación practicadas.

77.. Conclusiones: Se resumirán a modo de conclusiones los principales hechos y valoraciones que fundamentan la propuesta que se formula.

88.. Propuesta: se redactará la propuesta con la necesaria brevedad y claridad.

0022 Concluido el IInnffoorrmmee ssoobbrree llaa DDeennuunncciiaa RReecciibbiiddaa lo remite al Inspector General.

!!NNOOTTAA¶¶ Excepcionalmente, si resultase absolutamente imprescindible para el buen fin de investigación, el Inspector encargado podrá solicitar al Inspector General, que proponga al Poder Judicial la suspensión provisional del Juez investigado, al amparo del artículo 171 del Reglamento de la Carrera Judicial.


1100 0011 Aprueba el IInnffoorrmmee ssoobbrree llaa DDeennuunncciiaa RReecciibbiiddaa o acuerda su revisión por el propio Inspector que lo emitió o por otro que designe.

0022 Remite el IInnffoorrmmee AAPPRROOBBAADDOO ssoobbrree llaa DDeennuunncciiaa RReecciibbiiddaa al

PRESIDENTE DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA mediante ooffiicciioo. ¹¹PPLLAAZZOO¶¶

La duración máxima de la tramitación de las Investigaciones Extraordinarias será de treinta (30) días a partir de la toma en conocimiento de la misma por parte del DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA

JUDICIAL.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha Febrero 2011.

Fecha Enero 2011.

Fecha













GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 1199..0033..SS--VVIISSIITTAASS DDEE CCOONNOOCCIIMMIIEENNTTOO EE IINNSSPPEECCCCIIÓÓNN 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: VISITAS DE CONOCIMIENTO E INSPECCIÓN Objetivo(s) del proceso: · Recoger información de campo sobre el funcionamiento de las dependencias judiciales en relación con inspecciones ordinarias, ó

inspecciones extraordinarias originadas en alguna denuncia presentada por ante el PJ.












PLAN DE TRABAJO ANUAL o Departamento de Inspectoría Judicial

FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES ( VACÍO A SER COMPLETADO) o Despachos Judiciales inspeccionados

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DEL DESPACHO JUDICIAL o División de Estadísticas Judiciales

COMUNICACIÓN QUE AVISA AL DESPACHO JUDICIAL LA REALIZACIÓN DE UNA INSPECCIÓN o Departamento de Inspectoría Judicial

11 N. de C. Se recomienda profundizar en la distribución de las funciones y espacialidades de los órganos de control interno del Poder Judicial, para evitar la duplicidad de funciones en incrementar la eficiencia de estos órganos mediante la especialización. Actualmente, los órganos formales de control interno del Poder Judicial son: Departamento de Auditoría, Departamento de Inspectoría Judicial y Contraloría de la Jurisdicción Inmobiliaria (Ref. Cap. I, Título VII, Reglamento General de Registro de Títulos, instituido por Resolución SCJ núm.2669-2009, del 10 de septiembre de 2009 con sus modificaciones).





I. GENERALES DEL PROCESO: RELACIÓN DE PERFILES DE EMPLEADOS o División de Estudios de Recursos Humanos



INFORMACIÓN LEVANTAD DE LOS REGISTROS Y EN LAS DEPENDENCIAS JUDICIALES

o Inspectoría Judicial o Dirección General de Carrera Judicial

INFORME PREVIO DE INVESTIGACIÓN o Inspectoría Judicial

INFORME GENERAL DE RESULTADOS, PROPUESTAS Y SUGERENCIAS o Dirección General de Carrera Judicial

OFICIOS SOBRE LAS MEDIDAS APLICADAS COMO RESULTADO DE UNA INSPECCIÓN

o Dirección General de Carrera Judicial o Despachos Judiciales inspeccionados o Inspectoría Judicial (COPIAS RECIBIDAS)

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Inspector General DEPARTAMENTO DE INSPECTORIA JUDICIAL

0011 uuSSII se trata de visitas de conocimiento e inspección programadas de acuerdo al Programa de Trabajo Anual del Departamento de Inspectoría Judicial¶

a. Revisa el Programa de trabajo Anual de inspectorías a nivel nacional, aprobado por el Poder Judicial.

b. Asigna las unidades de inspectores a los Tribunales y Dependencias Judiciales seleccionados para inspección.

c. ÜÜPasa a la actividad No.02 de esta Guía de Operación.

uuSSII se trata de visitas de conocimiento e inspección programadas que resultan de una inspección ordinaria ó de una denuncia¶

a. Autoriza a las Unidades de Inspectores apoderadas del caso en cuestión a dirigirse a las dependencias relacionadas con el asunto inspeccionado y/ó denunciado.

d. ÜÜPasa a la actividad No. 03 de esta Guía de Operación.

Unidades Inspectoras DEPARTAMENTO DE INSPECTORIA JUDICIAL

0022 0011 Informan mediante comunicación a los Tribunales y Dependencias Judiciales que serán objeto de inspección durante ese año.

0022 Notifican la ejecución de la inspección al Presidente de la CORTE DE

APELACIÓN donde pertenece el tribunal, encargado administrativo y Juez del tribunal.

Unidades Inspectoras DEPARTAMENTO DE INSPECTORIA JUDICIAL

0033 0011 Se presentan en los Tribunales y Dependencias Judiciales a inspeccionar.

0022 Proceden a levantar la información en las instalaciones y registros de del Tribunal ó Dependencia Judicial sobre la base de hechos concretos y muy específicos a inspeccionar.

0033 Analizan el área específica del órgano sujeto a inspección.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD 0044 Analizan los problemas de carácter global que afecten a una

pluralidad del órgano judicial. 0055 Elaboran informe de resultados y remiten al Encargado del

Departamento. Inspector General DEPARTAMENTO DE INSPECTORIA JUDICIAL

0044 Revisa, aprueba y remite a la Dirección de Carrera Judicial.

!!NNOOTTAA¶¶ Las recomendaciones presentadas en los informes de resultado de las Inspecciones Ordinarias y Extraordinarias son monitoreadas por el DEPARTAMENTO DE INSPECTORÍA JUDICIAL, quién supervisa y evalúa en las visitas de conocimiento el progreso de la aplicación de las propuestas y recomendaciones sugeridas.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha Febrero 2011.

Fecha Enero 2011.

Fecha





PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YYPPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE

EESSTTAADDÍÍSSTTIICCAASSJJUUDDIICCIIAALLEESS

PPrroocceessooss TTrraannssvveerrssaalleessPPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS


Dirección General TécnicaDirección de Planificación Y Proyectos

ÁÁRREEAA 0055::IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN && CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS

PoderJudicialRepública Dominicana

man

ual 2

0

Poder JudicialRepública DominicanaNo. Control DPP:

M.0139.11MMAANNUUAALL 20. PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN

DDEE EESSTTAADDÍÍSSTTIICCAASS JJUUDDIICCIIAALLEESS

P á g i n a | 2


Archivo Control (AC)No. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

M.0139.11 20.00.MManual 20.PREPARACIÓN YPRESENTACIÓN DE ESTADÍSTICASJUDICIALES

N/A

Guías de OperaciónNo. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

P.0140.11 20.01.S RECOLECCIÓN PERIÓDICA DE DATOSESTADÍSTICOS

DependenciasJudiciales

(Jueces y ServidoresJudiciales)

P.0141.11 20.02.S ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOSDependencias

Judiciales(Jueces y Servidores

Judiciales)

P.0142.11 20.03.S PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DEINFORMES PERIÓDICOS

General

P.0143.11 20.04.S PREPARACIÓN DE INFORMESEXTRAORDINARIOS

General

P.0144.11 20.05.SPROCESAMIENTO DE LOSREQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓNESTADÍSTICA

General

P.0145.11 20.06.S PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN DEBOLETINES ESTADÍSTICOS

General

Documentos AuxiliaresNo. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***

Poder JudicialRepública DominicanaNo. Control DPP:P.0140.11 ÁÁrreeaa 0055.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN YY CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS

Manual: 20. Preparación y Presentación de Estadísticas Judiciales

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0011..JJ--RREECCOOLLEECCCCIIÓÓNN PPEERRIIÓÓDDIICCAA DDEE DDAATTOOSS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 1 de 3UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO:Ref. Levantamiento 172.01

CCóóddiiggoo:: 2200..0011..JJ ÁÁrreeaass JJuuddiicciiaalleess

NNoommbbrree:: RECOLECCIÓN PERIÓDICA DE DATOS ESTADÍSTICOSObjetivo(s) del proceso: Recolectar periódicamente los datos estadísticos de las operaciones judiciales y administrativo- judiciales del Poder Judicial de

la R. D. Procesar los datos recolectados y convertirlos en información relevante y de utilidad, tanto para la institución como para el

medio ambiente en que ésta se desenvuelve.

Alcance: En cuanto a la procedencia de los datos: Áreas judiciales y administrativo judiciales del Poder Judicial de la R. D. En cuanto a la organización y procesamiento de los datos: División de Estadísticas Judiciales. En cuanto a la utilidad de los datos: El PJ, su medio ambiente, y el país en general.

Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionadosReferencia Nombre y descripción

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES TRIBUNALES Y DESPACHOS JUDICIALES DEL PJINSUMOSCódigo Detalle Origen

LIBRO DIGITAL o Despachos Judiciales y Tribunales

FORMULARIOS DE CAPTACIÓN DE DATOS o Despachos Judiciales y Tribunales

PRODUCTOSCódigo Detalle Destino

REPORTES ESTADÍSTICOS (PRELIMINARES) o División de Estadísticas Judiciales

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADRevisor EstadísticoDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0011 Instala la herramienta tecnológica informática LLIIBBRROO--DDIIGGIITTAALL en lostribunales y despachos judiciales donde no existe la aplicacióninformática SSUUPPRREEMMOO--PPLLUUSS.

NNOOTTAAEn los tribunales que existe la aplicación SSUUPPRREEMMOO--PPLLUUSS, hay unMMOODDEELLOO DDEE GGEESSTTIIÓÓNN,, y las secretarias envían las estadísticas en los

formularios manuales de captación de datos11

.

11 N. de C. Se recomienda de manera muy especial incorporar los informes estadísticos como reportes del sistema informáticoSUPREMO-PLUS. Desde el punto de vista de administración de la información es absolutamente improcedente el procesamientomanual de una información de origen digital. Esta operación es costosa, insegura, y desestimula el uso correcto de las aplicacionesinformáticas.




RESPONSABLE REF. ACTIVIDADRevisor EstadísticoDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0022 Tribunales con LLIIBBRROO DDIIGGIITTAALLa. Solicita MENSUALMENTE a la secretaria de los Despachos

Judiciales y Tribunales el envío del lliibbrroo ddiiggiittaall.

Tribunales con SSUUPPRREEMMOO--PPLLUUSSa.En el caso de los Tribunales en los que se ha implementado el

MODELO DE GESTIÓN DEL DESPACHO PENAL, que por lo tanto tienenen uso el sistema informático SSUUPPRREEMMOO--PPLLUUSS, solicitaMENSUALMENTE la remisión del ffoorrmmuullaarriioo ddee ccaappttaacciióónn ddeeddaattooss debidamente llenado.

NNOOTTAACada formulario está diseñado acorde a los datos del tribunal pormateria, conteniendo datos específicos de los expedientes.

SecretariaTRIBUNALES Y DESPACHOS JUDICIALES

0033 Envía el lliibbrroo ddiiggiittaall mensualmente o ffoorrmmuullaarriioo ddee ccaappttaacciióónn, con losdatos solicitados en los mismos.

Revisor EstadísticoDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0044 0011 Recibe MENSUALMENTE de las secretarias de los tribunales yDespachos Judiciales el Libro Digital ó los Formularios de Captaciónde Datos Estadísticos.

0022 Procede de acuerdo a lo establecido en la:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 20.02.J-ANÁLISIS Y PROCESAMIENTODE DATOSlliinnkk

MMMaaannnuuuaaa lll 222000... PPPRRREEEPPPAAARRRAAACCCIIIÓÓÓNNN YYY PPPRRREEESSSEEENNNTTTAAACCCIIIOOONNN DDDEEEEEESSSTTTAAADDDIIISSSTTTIIICCCAAASSS JJJUUUDDDIIICCCIIIAAALLLEEESSS

FFIINN..

III. CREACIÓN:Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:Firma Firma Firma

NombreING. KATIUSKA DE CASTRO

NombreING. FRANCINA DÍAZ-WARDEN

Nombre

CargoANALISTADIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSSUPREMA CORTE DE JUSTICIA

CargoASESORA EXTERNA; PODER JUDICIAL DE LA REP.DOM./AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACIÓNINTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO (AECID)

Cargo

FechaFebrero 2011 .

FechaFebrero 2011.

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial /Circular No. 17 de fecha 22 de abril del 2010, del Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la RepúblicaDominicana.




IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓNNo. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias.

Realizada por:

Aprobada por:




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0022..JJ-- AANNÁÁLLIISSIISS YY PPRROOCCEESSAAMMIIEENNTTOO DDEE DDAATTOOSS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 1 de 2UR/ 01.2011


CCóóddiiggoo:: 2200..0022..JJ ÁÁrreeaass JJuuddiicciiaalleess

NNoommbbrree:: ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOS ESTADÍSTICOSObjetivo(s) del proceso: Procesar y registrar en los sistemas de información de la institución, los datos estadísticos recibidos desde los diversos

Tribunales y despachos judiciales.

Alcance: Áreas judiciales y administrativo judiciales del Poder Judicial de la R. D.






REPORTES ESTADÍSTICOS (PRELIMINARES) o Encargado-División de Estadísticas Judiciales

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADRevisor EstadísticoDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0011 0011 Recibe MENSUALMENTE de las secretarias de los tribunales yDespachos Judiciales el LLiibbrroo DDiiggiittaall ó los FFoorrmmuullaarriiooss ddee CCaappttaacciióónnddee DDaattooss EEssttaaddííssttiiccooss.

0022 Revisa los datos contenidos en el LLiibbrroo DDiiggiittaall para validar lainformación.

0033 Verifica, corrige y valida las informaciones suministradas en caso queexista cualquier inconsistencia en los datos ya sea el libro digital o elformulario de captación de datos.

0044 En aquellos casos en los que existan errores ó incoherencias contactaa la secretaria del Tribunal ó despacho judicial emisor.

0055 Analiza comparativamente con meses anteriores los datos.

0066 Digita en sistema informático de ESTADÍSTICAS JUDICIALES losdatos suministrados en los formularios manuales (FFoorrmmuullaarriiooss ddeeCCaappttaacciióónn ddee DDaattooss EEssttaaddííssttiiccooss).



GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0022..JJ-- AANNÁÁLLIISSIISS YY PPRROOCCEESSAAMMIIEENNTTOO DDEE DDAATTOOSS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 2 de 2UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD0011 Valida en pantalla el contenido del formulario físico para verificar la

coincidencia del dato digitado.

NNOOTTAAEn los tribunales que existe la aplicación SSUUPPRREEMMOO--PPLLUUSS, hay unMMOODDEELLOO DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDEELL DDEESSPPAACCHHOO PPEENNAALL,, y las secretarias envían las

estadísticas en los formularios manuales de captación de datos11

.

0077 Genera e imprime llooss rreeppoorrtteess eessttaaddííssttiiccooss ((pprreelliimmiinnaarreess)) y entrega alEncargado de la unidad para revisión.

FFIINN..




Nombre



Cargo

FechaFebrero 2011.

FechaFebrero 2011.

Fecha



Realizada por:

Aprobada por:


11 N. de C. Se recomienda de manera muy especial incorporar los informes estadísticos como reportes del sistema informáticoSUPREMO-PLUS. Desde el punto de vista de administración de la información es absolutamente improcedente el procesamientomanual de una información de origen digital. Esta operación es costosa, insegura, y desestimula el uso correcto de las aplicacionesinformáticas.



GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0033..GG-- PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY AAPPRROOBBAACCIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMEESS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS RREEGGUULLAARREESS08/01/2013 Página 1 de 3UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO:Ref. Levantamiento N/A


NNoommbbrree:: PREPARACIÓN Y APROBACIÓN DE INFORMES ESTADÍSTICOSREGULARES

Objetivo(s) del proceso: Preparar los informes estadísticos periódicos de la institución.

Alcance: Informes estadísticos anuales y semestrales.






REPORTES ESTADÍSTICOS (SEMESTRALES/MENSUALES)o CENDIJDo Ciudadanoso Dirección de Planificación y Proyectos.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES. 0011 Recolecta la información estadística de acuerdo a lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 20.01.J-RECOLECCIÓN PERIÓDICA DE DATOS ESTADÍSTICOSlliinnkk

MMMaaannnuuuaaalll 222000 ... PPPRRREEEPPPAAARRRAAACCCIIIÓÓÓNNN YYY PPPRRREEESSSEEENNNTTT AAACCCIIIÓÓÓ NNN DDDEEEEEESSSTTT AAADDDÍÍÍSSSTTT IIICCCAAASSS JJJUUU DDDIIICCCIII AAALLL EEESSS

DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES. 0022 Analiza y procesa la información estadística recolectada de acuerdo a loestablecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 20.02.J-ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE DATOSlliinnkk






ANALISTA/REVISOR

ENCARGADODIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES.

0033 0011 Genera el informe del período correspondiente (SEMESTRAL/ANUAL) agrupado por Departamento Judicial y por Jurisdicción deacuerdo al período a considerar que puede ser Semestral ó Anual

0022 Revisa y valida los informes preparados que una vez organizados porperíodo constituyen los boletines estadísticos de la Institución.

0033 Remite los informes al Director(a) de Planificación y Proyectos paraRevisión y aprobación.

DIRECTOR (A)DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

0044 0011 Revisa y aprueba los boletines estadísticos de cada período.

0022 Autoriza la remisión al CENDIJD de la versión digital de los boletinesestadísticos para ser publicados en la página web.

DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES. 0055 Remite la versión digital de los informes aprobados vía correo electrónicoa la CENDIJD para ser publicados en la página web del PJ.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0066 Recibe y publica los informes estadísticos periódicos en la página webdel PJ de acuerdo a lo establecido en:GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

20.06.G-PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETINES ESTADÍSTICOS

lliinnkk


FFIINN..



Nombre Nombre


Cargo Cargo

FechaFebrero 2011.

Fecha Fecha






Realizada por:

Aprobada por:




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0044..GG--PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY DDIIFFUUSSIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMEESS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 1 de 2UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: PREPARACIÓN Y DIFUSIÓN DE REPORTES ESTADÍSTICOSEXTRAORDINARIOS

Objetivo(s) del proceso: Ofrecer la información solicitada por usuarios internos a partir de los datos estadísticos recibidos desde los diversos tribunales

y dependencias judiciales.

Alcance: En cuanto a la procedencia de los datos: Áreas judiciales y administrativo judiciales del Poder Judicial de la R. D. En cuanto a la organización y procesamiento de los datos: División de Estadísticas Judiciales.






REPORTES ESTADÍSTICOS (PRELIMINARES) o Encargado-División de Estadísticas Judiciales

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADPersonal interno 0011 REPORTES ESPECIALES PREPARADOS A REQUERIMIENTO

Solicita vía correo electrónico un determinado reporte de datos,(expedientes entrados, fallados, audiencias) entre otros.


0022 0011 Recibe el requerimiento de información estadística.

0022 Genera reporte según los datos requeridos, usando la aplicacióninformática de Generación de Reportes (Generador de Reportes11).

NNOOTTAASólo se pueden obtener reportes con respecto a losffoorrmmuullaarriiooss ddee ccaappttaacciióónn ddee ddaattooss. El sistema informático

11 Un generador de reportes, es una aplicación que permite seleccionar de una lista de datos con cuáles y bajo qué condiciones segenerará el reporte. Lo que le permite a los usuarios crear matrices dinámicas de información según las necesidades.



GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0044..GG--PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN YY DDIIFFUUSSIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMEESS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 2 de 2UR/ 01.2011

RESPONSABLE REF. ACTIVIDADactual de Generación de Reportes no permite la captura dedatos desde el Libro-Digital, por lo tanto, para estos casos sepreparan los informes manualmente.

0033 Pasa el reporte al Encargado de la División para Revisión yautorización de envío.

EncargadoDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0033 Revisa el reporte. Si esta correcto autoriza el envío al solicitante.Si tiene algún error, lo señala para su corrección.


0044 Envía requerimientos solicitados al usuario vía correo electrónico.

FFIINN..




Nombre



Cargo

FechaFebrero 2011.

FechaFebrero 2011.

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial /Circular No. 17 de fecha 22 de abril del 2010, del Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la RepúblicaDominicana..


Realizada por:

Aprobada por:




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0055..GG--PPRROOCCEESSAAMMIIEENNTTOO DDEE LLOOSS RREEQQUUEERRIIMMIIEENNTTOOSS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN08/01/2013 Página 1 de 4UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: PROCESAMIENTO DE LOS REQUERIMIENTOS ESPECIALES DEINFORMACIÓN ESTADÍSTICA

Objetivo(s) del proceso: Procesar los requerimientos de información estadística de carácter particular que realicen tanto las áreas y departamentos del

Poder Judicial, como los ciudadanos en general.

Alcance: Esta guía de Operación sólo es aplicable a los requerimientos de información de carácter estadístico, que pueda ser extraída

de las bases de datos de la institución y que no haya sido publicada por ninguna de las vías ordinarias de difusión de este tipode información en el PJ.


Unidades Operacionales Involucradas CIUDADANOS EN GENERAL ÁREAS Ó DEPARTAMENTOS DEL PODER JUDICIAL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) DIVISIÓN DE COMUNICACIONES DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSINSUMOSCódigo Detalle Origen

FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD

COMUNICACIÓN REQUIRIENDO INFORMACIÓN ESTADÍSTICA o Áreas ó departamentos del Poder Judicial


INFORMES ESTADÍSTICOS SOBRE LA INFORMACIÓN REQUERIDAo Ciudadanos en general, a través del CENDIJDo Áreas ó departamentos del Poder Judicial

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADCiudadanos en General 0011 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE ORIGEN

EXTERNO

Solicita información de carácter estadístico a través de comunicaciónescrita o completando formulario en la OFICINA DE ACCESO A LAINFORMACIÓN DEL PODER JUDICIAL (OAIPJ) a cargo del CENDIJD.

Responsable de Acceso a laInformación Pública (RAI)CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO

0022 0011 Recibe la solicitud e informa al usuario el plazo de entrega de lamisma.PPLLAAZZOO




RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD(CENDIJD) De acuerdo a la Ley 200-04 de Acceso a la Información Pública, el

plazo para responder a cualquier requerimiento de información esde quince (15) días laborables.

0022 Remite los requerimientos de información de carácter estadístico a laDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES para su procesamiento.

NNOOTTAANo todas las informaciones solicitadas por los ciudadanos en lasOficinas de Acceso a la Información Pública son de carácterestadístico, nótese que sólo los requerimientos de informaciónde carácter estadístico son remitidos a la División de EstadísticasJudiciales.

Áreas ó departamentosPODER JUDICIAL

0033 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA DE ORIGENINTERNOSolicita por escrito información de carácter estadístico a la DIVISIÓN DEESTADÍSTICAS JUDICIALES vía la DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

Encargado(a)DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0044 0011 Recibe y analiza el rreeqquueerriimmiieennttoo ddee iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaa.

SSII la información solicitada NO se encuentra disponible en lainstitución

a. Responde a través de comunicación escrita y/o correoelectrónico al (a la) Director (a) del CENDIJD para que a suvez informe al Usuario Externo por la vía correspondiente.

SSII la información solicitada SE ENCUENTRA DISPONIBLE en lainstitución

a.Remite la solicitud al equipo de Analistas responsables de lamateria correspondiente y envía copia de la solicitud o informaa través de correo electrónico al (a) Director (a) de DIRECCIÓNDE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS sobre la solicitud recibida.

0022 Asigna los analistas que trabajarán el rreeqquueerriimmiieennttoo ddee iinnffoorrmmaacciióónneessttaaddííssttiiccaa

AnalistasDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0055 0011 Recibe el rreeqquueerriimmiieennttoo ddee iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaa.

0022 Extrae de la base de datos del sistema informático la informaciónsolicitada.

0033 Elabora cuadro/reporte conteniendo la información solicitada y pasa asu par para revisión y remite al Encargado (a) del la División.

Encargado(a)DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES

0066 0011 Recibe y revisa el cuadro/reporte preparado.

0022 Remite la iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaa rreeqquueerriiddaa vía electrónica al (a)Director (a) de PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS.




RESPONSABLE REF. ACTIVIDADDirector(a)DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

0077 0011 Recibe y revisa el cuadro/reporte sobre la iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaarreeqquueerriiddaa

0022 Revisa el cuadro/reporte sobre la iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaa rreeqquueerriiddaa.En caso de tener algún error, lo señala para su corrección.

0033 Devuelve el cuadro/reporte sobre la iinnffoorrmmaacciióónn eessttaaddííssttiiccaa rreeqquueerriiddaaDIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES.

DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES 0088 SSII la información fue solicitada a través de la Oficina de Accesoa la Información Pública (OAIP-PJ) Ó CENDIJDaa.. Remite información solicitada para su entrega al solicitante.bb..Pasa a la Actividad No.08 de esta Guía de Operación.

SSII la información fue solicitada internamente por un área ódepartamento del PJa.Remite información solicitada al área ó departamento solicitante

junto a una ccoommuunniiccaacciióónn ddee rreemmiissiióónn.

b. FFIINN..

Responsable de Acceso a laInformación Pública (RAI)CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0099 0011 Recibe la información solicitada, sella y entrega por la vía señalada alciudadano junto al acuse de recibo correspondiente.

0022 Registra la entrega de la información.

FFIINN..




Nombre



Cargo

FechaFebrero 2011.

FechaFebrero 2011.

Fecha






Realizada por:

Aprobada por:




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2200..0066..GG-- PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN YY DDIIFFUUSSIIÓÓNN DDEE BBOOLLEETTIINNEESS EESSTTAADDÍÍSSTTIICCOOSS08/01/2013 Página 1 de 4UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: PUBLICACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETINES ESTADÍSTICOSObjetivo(s) del proceso: Procesar la reproducción y publicación de los boletines estadísticos preparados por la División de Estadísticas Judiciales.

Alcance: Boletines Estadísticos semestrales y anuales.


Ley 200-04 DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Mayo 2007(Sin código)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

Unidades Operacionales Involucradas AREAS Ó DEPARTAMENTOS DEL PODER JUDICIAL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO DIVISIÓN DE COMUNICACIONES DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES CIUDADANOS EN GENERAL(externo) CORRECTOR (externo) IMPRENTA (externo)INSUMOSCódigo Detalle Origen

MATERIAL QUE CONFORMA EL BOLETÍN ESTADÍSTICO JUDICIAL A SERPUBLICADO

o Dirección de Planificación y Proyectos


BOLETINES ESTADÍSTICOS IMPRESOSo Ciudadanos en general,o Poder Judicial y relacionados

BOLETINES PUBLICADOS EN LA PÁGINA WEBo Ciudadanos en general,o Poder Judicial y relacionados

ORDEN DE SERVICIO DE IMPRENTA o Suplidor de servicio de impresión seleccionado.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADDirector(a)DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

0011 Remite mediante oficio el material que conforma el BBoolleettíínn EEssttaaddííssttiiccooJJuuddiicciiaall aa sseerr ppuubblliiccaaddoo.




RESPONSABLE REF. ACTIVIDADDirector(a)CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0022 Recibe por parte de la DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS elmaterial correspondiente al BBoolleettíínn EEssttaaddííssttiiccoo aa ppuubblliiccaarr.

Entrega el material a la DIVISIÓN DE PUBLICACIONES.

DiagramadorDIVISIÓN DE PUBLICACIONES

0033 0011 Recibe material a ser publicado.

0022 Transfiere los datos al software de diagramación, imprime y envíapara fines de corrección a un Corrector (a)

Corrector 0044 Corrige el documento, señala los errores, si los hubiere y retorna a laDivisión de publicaciones.

DiagramadorCENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0055 Imprime y envía material a la Dirección del CENDIJD, para su remisión ala DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS.

Director(a)CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0066 Recibe el material y remite a la DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN YPROYECTOS para fines de revisión y aprobación.

Director(a)DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS

0077 Revisa y corrige el estilo y contenido del material.

SSII todo está correcto a. Aaprueba firmando el documento físico y retornándolo a la

dirección del CENDIJD.

SSII tiene alguna observación ó corrección b. Señala los puntos a corregir y devuelve al CENDIJD.

DiagramadorCENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

0088 0011 Procesa e incluye las correcciones que fueran pertinentes.

0022 Una vez listo y aprobado eell BBoolleettíínn aa ppuubblliiccaarr,, entrega el documentoaprobado al Encargado de la DIVISIÓN DE PUBLICACIONES en formatoimpreso y digital.

EncargadoDIVISIÓN DE PUBLICACIONES

0099 0011 Recibe el mmaatteerriiaall iimmpprreessoo yy eenn ffoorrmmaattoo ddiiggiittaall..

0022 Entrega el mmaatteerriiaall iimmpprreessoo yy eenn ffoorrmmaattoo ddiiggiittaall a la Secretaria deldepartamento.

0033 Informa al (a) Directora (a) CENDIJD para que canalizar a través de laDIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS las cotizaciones de lugar yselección el proveedor.

DIRECCIÓN PARA ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 1100 Realiza las gestiones de compra correspondientes y emite la Orden deServicios de acuerdo a lo establecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 15.01.G-DETERMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓNPARA COMPRAS Y CONTRATACIONES EN EL PJlliinnkk

MMMaaannnuuuaaa lll 111555... CCCOOO MMM PPPRRR AAASSS &&& CCCOOO NNN TTTRRR AAATTTAAA CCC III OOONNN EEESSS





SecretariaCENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

1111 Envía el mmaatteerriiaall iimmpprreessoo yy eenn ffoorrmmaattoo ddiiggiittaall al suplidor contratado paralos servicios de imprenta.

IMPRENTA 1122 Recibe y procesa la publicación y envía una iimmpprreessiióónn ddee pprruueebbaa((bboorrrraaddoorr)) a la DIVISIÓN DE PUBLICACIONES DEL CENDIJD.

Corrector 1133 0011 Recibe y revisa el documento en busca de errores de imprenta.LLooss pprriinncciippaalleess eerrrroorreess ddee iimmpprreennttaa ssoonn

11.. Secuencia de páginas22.. Veracidad del índice

SSII el documento tiene algún errora. Devuelve el material al Encargado de la DIVISIÓN DE

PUBLICACIONES indicando los errores a corregir.SSII el documento NO tiene errores

a. Pasa al Encargado de la DIVISIÓN DE PUBLICACIONES paragestionar publicación.

Encargado(a)DIVISIÓN DE PUBLICACIONES (CENDIJD)

1144 Firma el material impreso y lo envía a la imprenta como autorización paraproceder con la preparación de la publicación.

Administrador de Página WebCENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

1155 Publica el Boletín estadístico en la Página Web del Poder Judicial.

IMPRENTA 1166 Prepara la publicación y envía producto terminado al ALMACÉN DELPODER JUDICIAL.

DIVISIÓN DE ALMACÉN Y SUMINISTRO 1177 Recibe las impresiones del Boletín Estadístico de acuerdo a loestablecido en:

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 15.08.G-RECEPCIÓN Y PAGO DE BIENES Y SERVICIOSlliinnkk

MMMaaannnuuuaaa lll 111555... CCCOOO MMM PPPRRR AAASSS &&& CCCOOO NNN TTTRRR AAATTTAAA CCC III OOONNN EEESSS

Director(a)CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EINFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO(CENDIJD)

1188 Informa a la DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS de la recepcióndel material para que se proceda a su distribución.

FFIINN..





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:NombreDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN YPROYECTOS


Nombre

CargoMANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRODE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓNJUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)


Cargo

FechaMayo 2007.

FechaFebrero 2011.

Fecha



Realizada por:

Aprobada por:


AACCCCEESSOO AA LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN

PPÚÚBBLLIICCAA




ÁÁRREEAA 0055:: IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN && CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS


man

ual 2

1


No. Control DPP:

M.0146.11 MMAANNUUAALL 2211.. AACCCCEESSOO AA LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPÚÚBBLLIICCAA

P á g i n a | 2



DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

M.0146.11 21.00.M Manual 21.ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

N/A


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

P.0147.11 21.01.G PROCESAMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PUBLICA

General

P.0148.11 21.02.G PUBLICACIÓN DE OFICIO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

General

P.0149.11 21.03.G TRAMITACIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

General

P.0150.11 21.04.G CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PODER JUDICIAL

General


DPP Código Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***



ÁÁrreeaa 0055.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN YY CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS Manual: 21. Acceso a la Información Pública

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2211..0011..GG-- PPRROOCCEESSAAMMIIEENNTTOO DDEE LLAASS SSOOLLIICCIITTUUDDEESS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPUUBBLLIICCAA 11/04/2011 Página 1 de 4 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: PROCESAMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE INFORMACIÓN PUBLICA Objetivo(s) del proceso: · Procesar y los requerimientos de información pública de los ciudadanos a través de la Oficina de Acceso a la Información

Pública del Poder Judicial y al amparo de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública de la R. D.

Alcance: · Información relativa a:

o Presupuesto, cálculo de recursos, gastos aprobados, su evolución y estado de ejecución. o Programas y proyectos. o Llamados a licitaciones, concursos, compras y resultados. o Listado de funcionarios y de beneficiarios de Programas Asistenciales. o Índices, estadísticas y valores oficiales. o Otras informaciones de tipo Administrativo.




Mayo 2007 (Sin código)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

Unidades Operacionales Involucradas · CIUDADANOS EN GENERAL · AÉREAS Ó DEPARTAMENTOS DEL PODER JUDICIAL · CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) · DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES · DIVISIÓN DE ESTADÍSTICAS JUDICIALES · OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL PJ (OAIP-PJ) -CENDIJD- INSUMOS Código Detalle Origen FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD


COMUNICACIÓN REQUIRIENDO INFORMACIÓN AL ÁREA CORRESPONDIENTE DEL PJ o Áreas ó Departamentos del Poder Judicial

COMUNICACIÓN EN LA QUE SE LE INFORMA A UN CIUDADANO QUE LA INFORMACIÓN REQUERIDA SE ENCUENTRA FUERA DEL ALCANCE INSTITUCIONAL DEL PJ

o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD

COMUNICACIÓN CON LA QUE SE REFEREE A OTRA DEPENDENCIA DEL ESTADO UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN QUE SE ENCUENTRA FUERA DEL ALCANCE INSTITUCIONAL DEL PJ

o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD. o Dependencias Estatales correspondientes

INFORME CONTENIENDO LA INFORMACIÓN SOLICITADA POR UN CIUDADANO MEDIO DE UNA SOLICITUD DE INFORMACIÓN. o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD.

COMPROBANTES DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN Ó LA RESPUESTA CORRESPONDIENTE (FÍSICA Ó DIGITALMENTE) A LOS CIUDADANOS

o Oficina de Acceso a la Información Pública del PJ (OAIP-PJ)





II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Ciudadano(s) en General 0011 Entrega personalmente ó por la vía digital, a través de la página web del

PJ, el FFoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee IInnffoorrmmaacciióónn la OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA del CENDIJD. 44DDee aaccuueerrddoo aa llaa LLeeyy,, ttooddaa SSoolliicciittuudd ddee IInnffoorrmmaacciióónn PPúúbblliiccaa ddeebbee ccoonntteenneerr ccoommoo mmíínniimmoo¶¶

11.. Nombre completo y calidades de la persona que realiza la gestión; 22.. Identificación clara y precisa de los datos e informaciones que

requiere; 33.. Identificación de la autoridad pública que posee la información; 44.. Motivación de las razones por las cuales se requieren los datos e

informaciones solicitadas; 55.. Lugar o medio para recibir notificaciones.

Responsable de la OAIP (RAIP) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL PJ (OAIP-PJ) -CENDIJD-

0022 0011 Recibe la FFoorrmmuullaarriioo ddee SSoolliicciittuudd ddee IInnffoorrmmaacciióónn, personalmente ó vía página web.

0022 Imparte instrucciones a Auxiliar de Atención Ciudadana para obtener

las informaciones solicitadas.


0033 uuSSII se trata una solicitud de información que NO corresponde al Poder Judicial¶ a. Remite vía correo electrónico y mensajería regular una

ccoommuunniiccaacciióónn llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ddeell cciiuuddaaddaannoo a la institución correspondiente.

b. Remite al ciudadano vía correo electrónico y mensajería regular uunnaa ccoommuunniiccaacciióónn jjuunnttoo ccoonn llaa ccooppiiaa ddee llaa ccoommuunniiccaacciióónn rreemmiittiiddaa aa llaa IInnssttiittuucciióónn ccoorrrreessppoonnddiieennttee para su conocimiento y seguimiento.

c. ÜÜPasa a la actividad No.06 de esta Guía de Operación.

uuSSII se trata una solicitud de información que corresponde al

Poder Judicial¶ a. Hace el rreeqquueerriimmiieennttoo ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ssoolliicciittaaddaa,, mmeeddiiaannttee

ooffiicciioo, al área ó dependencia correspondiente del PJ.

ÁREA/DEPENDENCIA DE LA SCJ

0044 Recibe requerimiento y contesta por correo electrónico u oficio a la Responsable de OAIP.

Responsable de OAIP / Auxiliar de Atención Ciudadana OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL PJ (OAIP-PJ) -CENDIJD-

0055 Recibe las informaciones y las entrega al ciudadano por la vía acordada ó solicitada de manera expresa por este por este.

¹¹PPLLAAZZOO¶¶ La OAIP tiene un plazo máximo de quince (15) días laborables contados desde el depósito de la solicitud de información por parte del ciudadano para dar respuesta a la solicitud de información del ciudadano.

!!NNOOTTAA¶ De acuerdo la ley 200-04, bajo condiciones excepcionales este plazo puede ser extendido.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Por política institucional del PJ, todas la solicitudes reciben respuesta dentro del plazo establecido de los quince (15) días laborables.

Ciudadano(s) en General 0066 Recibe la respuesta a la solicitud de información

uuSSII recibe la información físicamente¶ a. Firma el correspondiente comprobante de recibo de la información

solicitada.

!!NNOOTTAA¶ No se requiere la firma de un recibo por la información entregada por la vía electrónica, porque el envío es suficiente prueba de entrega y pude ser validado por cualquier herramienta de uso público en la web.

Secretaria OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL PJ (OAIP-PJ) -CENDIJD-

0077 Archiva en la carpeta correspondiente: 44EEnn llaa CCaarrppeettaa ddeebbee aarrcchhiivvaarrssee¶¶

66.. Copia de los documentos de solicitud de información. 77.. Copia de la información ó respuesta entregada al ciudadano y

firmada por este como recibida. 88.. La impresión con las generales del envío de la información si esta

se remitió digitalmente vía correo electrónico. 99.. Respuesta de la información a usuarios.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma

Nombre DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS


Nombre

Cargo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)


Cargo

Fecha Mayo 2007.

Fecha Febrero 2011.

Fecha












GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2211..0022..GG-- PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE OOFFIICCIIOO DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: PUBLICACIÓN DE OFICIO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA Objetivo(s) del proceso: · Publicar de oficio y de manera periódica la información pública establecida en la ley de Libre Acceso a la Información Pública

200-04, y toda aquella que por política institucional se considere pertinente como ejercicio de transparencia y rendición de cuentas.

Alcance: · Toda aquella información que en función de la política de transparencia y rendición de cuentas de la institución se haya

determinado relevante y pertinente para ser publicada.

· Todos los actos y actividades de la administración del PJ, así como la información referida a su funcionamiento. En tal sentido y de acuerdo al artículo 3 de la ley 20004, se publica de oficio y periódicamente la siguiente información:

a.) Presupuestos y cálculos de recursos y gastos aprobados, su evolución y estado de ejecución; b.) Programas y proyectos, sus presupuestos, plazos, ejecución y supervisión; c.) Llamado a licitaciones, concursos, compras, gastos y resultados; d.) Listados de funcionarios, legisladores, magistrados, empleados, categorías, funciones y remuneraciones, y la declaración jurada

patrimonial cuando su presentación corresponda por ley; e.) Listado de beneficiarios de programas asistenciales, subsidios, becas, jubilaciones, pensiones y retiros; f.) Estado de cuentas de la deuda pública, sus vencimientos y pagos; g.) Leyes, decretos, resoluciones, disposiciones, marcos regulatorios y cualquier otro tipo de normativa; h.) Índices, estadísticas y valores oficiales; i.) Marcos regulatorios legales y contractuales para la prestación de los servicios públicos, condiciones, negociaciones, cuadros

tarifarios, controles y sanciones; j.) Toda otra información cuya disponibilidad al público sea dispuesta en leyes especiales.




Mayo 2007 (Sin código)


Unidades Operacionales Involucradas · AÉREAS ADMINISTRATIVAS Y JUDICIALES DEL PJ · CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) · DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES INSUMOS Código Detalle Origen INFORMACIONES DIGITALES Y FÍSICAS A SER PUBLICADAS EN EL

SITE WEB DEL PJ o Aéreas Administrativas y Judiciales del PJ


INFORMACIONES Y PUBLICACIONES PUBLICADAS Y ACTUALIZADAS EN E L SITE WEB DEL PJ

o Ciudadanos en general, a través del SITE Web del PJ

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PJ TRIBUNALES DESPACHOS JUDICIALES

0011 Envía de forma electrónica y/o física los documentos a ser publicados en la página Web del Poder Judicial.

uuSSII se trata de informaciones a ser difundidas en el Web Site o Intranet por primera vez¶ a. Las recibe el (la) Director(a) del CENDIJD. b. ÜÜPasa a la actividad No.02 de esta Guía de Operación.

uuSSII se trata de informaciones y/o documentos para ser

actualizados¶ a. Las recibe el Asistente Web y/o Analista Informático del CENDIJD. b. ÜÜPasa a la actividad No.03 de esta Guía de Operación.

Director (a) CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

0022 0011 Evalúa los documentos a publicar. 0022 Remite los documentos a publicar a publicar al Analista Informática

y/o Asistente Web

Director (a)/ Analista Informática/ Asistente Web CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

0033 0011 Recibe los documentos y/o informaciones que deberán ser publicados en la web.

0022 Revisa y convierte los documentos e informaciones en el formato de

publicación correspondiente.

44LLooss ffoorrmmaattooss ddee ppuubblliiccaacciióónn ssoonn¶¶ 1. Formato PDF 2. Formato HTML 3. WMA (Windows Media Player)

0033 Crea los medios de difusión para la publicación y actualización del

SITE. 44LLooss MMeeddiiooss ddee DDiiffiissiióónn eenn llaa ppáággiinnaa WWeebb ssoonn¶¶

1. Links: Enlace. 2. Consultas: Interfaz que permite al usuario interactuar con

información localizada en una base de datos.

uuSSII se trata de ACTUALIZACIONES RUTINARIAS¶ a. ÜÜPasa a la actividad No.05 de esta Guía de Operación.

!!NNOOTTAA¶ Las actualizaciones rutinarias: son las informaciones que tienen un espacio fijo en el interfaz del Web SITE y/o el Intranet.

uuSSII se trata de una PUBLICACIÓN NUEVA¶

a. Diseña la página de presentación de la información. b. Verifica la presentación visual de la página diseñada c. Presenta al (a la) Director (a) para que evalúe y autorice su

publicación d. ÜÜPasa a la actividad No.04 de esta Guía de Operación.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD !!NNOOTTAA¶

En el argot de la WEB se entiende por “página” a cada “pantalla” en el SITE (ó lugar) de internet.

Director (a) CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

0044 0011 Recibe y revisa. 0022 Autoriza la publicación correspondiente. 0033 Si tiene alguna observación sobre el estilo de la publicación devuelve

para su corrección.

0044 Pasa la publicación a realizar al Analista de Informática / Asistente Web.

Analista Informática/ Asistente Web CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

0055 0011 Recibe la publicación y hace los ajustes de lugar. 0022 Publica la información en la página y/o Intranet.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma

Nombre DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOS


Nombre

Cargo MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)


Cargo

Fecha Mayo 2007.

Fecha Febrero 2011.

Fecha








GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2211..0033..GG-- TTRRAAMMIITTAACCIIÓÓNN DDEE RREECCUURRSSOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS SSOOBBRREE AACCCCEESSOO AA LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN PPÚÚBBLLIICCAA 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: TRAMITACIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS SOBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Objetivo(s) del proceso: · Atender y solucionar los recursos presentados en relación solicitudes de información pública presentadas en la Oficina de

Acceso a la Información Pública del Poder Judicial al amparo de la ley 200-04. Alcance: · Todo recurso presentado debe referirse a una solicitud previa recibida por la institución. Sin embargo, por principio todos los

recursos que se presentan se reciben y el resultado se tramita por medio de una decisión administrativa en la que se resuelve el caso.


Ley 200-04 DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Mayo 2007 (Sin código)


Unidades Operacionales Involucradas · CIUDADANOS EN GENERAL · MAGISTRADO PRESIDENTE DE LA SCJ · CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) · DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES INSUMOS Código Detalle Origen COMUNICACIÓN POR ESCRITO CORRESPONDIENTE AL RECURSO

PRESENTADO SOBRE LA SOLICITUD DE INFORMACIÓN PÚBLICA o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD


DECISIÓN ADMINISTRATIVA DEL LA MÁXIMA AUTORIDAD INSTITUCIONAL (MAG. PRESIDENTE DE LA SCJ) EN LA QUE SE RESUELVE (ADMINISTRATIVAMENTE) EL RECURSO PRESENTADO POR EL CIUDADANO.

o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Ciudadano 0011 uuSSII entiende que se ha violado su derecho de acceso a la

información pública en algún proceso se solicitud de información ¶ a. Presenta una ccoommuunniiccaacciióónn ppoorr eessccrriittoo eelleevvaannddoo uunn rreeccuurrssoo ante

la PRESIDENCIA DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA.


0022 0011 Recibe eell rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ssoobbrree llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppúúbblliiccaa !!NNOOTTAA¶

En ningún caso se puede negar la recepción del recurso, las valoraciones sobre la validez del mismo, la documentación presentada, el cumplimiento de los plazos, y demás elementos procesales, no le corresponde al RAIP y podrían generar agravantes innecesarios. Por lo tanto, todos los recursos deben ser recibidos y tramitados hacia las instancias competentes.






0022 Sella la copia con hora, fecha y firma y la devuelve al depositante 0033 Registra el ingreso del recurso presentado al PJ. 0044 Remite el rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ppoorr eell cciiuuddaaddaannoo junto a los

documentos de soporte que expliquen los antecedentes mediante un oficio a la PRESIDENCIA DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA.

Despacho PRESIDENCIA DE LA SCJ

0033 0011 Recibe el rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ppoorr eell cciiuuddaaddaannoo, analiza y decide. 0022 Remite la comunicación al recurrente para informarle notificándole la

ddeecciissiióónn aaddmmiinniissttrraattiivvaa qquuee rreessuueellvvee eell rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ssoobbrree llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppúúbblliiccaa.

0033 Envía copia de la comunicación a la Oficina de Acceso a la

Información Pública.


0044 0011 Recibe del Magistrado Presidente de la SCJ copia de la comunicación con la ddeecciissiióónn aaddmmiinniissttrraattiivvaa qquuee rreessuueellvvee eell rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ssoobbrree llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppúúbblliiccaa.

0022 Procede de acuerdo a las indicaciones de la ddeecciissiióónn aaddmmiinniissttrraattiivvaa

qquuee rreessuueellvvee eell rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ssoobbrree llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppúúbblliiccaa.

0033 Archiva la comunicación correspondiente a la ddeecciissiióónn aaddmmiinniissttrraattiivvaa

qquuee rreessuueellvvee eell rreeccuurrssoo pprreesseennttaaddoo ssoobbrree llaa ssoolliicciittuudd ddee iinnffoorrmmaacciióónn ppúúbblliiccaa en el expediente del recurso presentado.

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma



Nombre



Cargo

Fecha Febrero 2011.

Fecha Febrero 2011.

Fecha


IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN





No. Fecha Realizada /Aprobada por: Descripción y Referencias.






GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2211..0044..GG-- CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN 11/04/2011 Página 1 de 3 UR/ 01.2011



NNoommbbrree:: CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN EL PJ11 Objetivo(s) del proceso: · Establecer y proteger la información de acceso reservado del PJ. Alcance: · Toda aquella información protegida en función de las leyes vigentes en la República Dominicana; los acuerdos internacionales

de los cuales la República Dominicana signataria, el derecho universal a la intimidad y privacidad de las personas.

· Toda aquella información cuyo uso y acceso deba ser controlado por el bienestar general del país, la estabilidad del Estado Dominicano, los ciudadanos, el Poder Judicial, sus usuarios directos e indirectos y sus empleados en general.


Ley 200-04 DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Unidades Operacionales Involucradas · CIUDADANOS EN GENERAL · MAGISTRADO PRESIDENTE DE LA SCJ · PLENO DE JUECES DE LA SCJ · CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD) · OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN DEL PJ (CENDIJD) · DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES INSUMOS Código Detalle Origen INVENTARIO DE LAS INFORMACIONES QUE PRODUCEN O ESTÁN EN

PODER DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE LA INSTITUCIÓN o Oficina de Acceso a la Información Pública del PJ

(OAIP-PJ) PRODUCTOS


LISTADO TEMÁTICO CON LAS INFORMACIONES CLASIFICADAS Y LA CLASIFICACIÓN PROPUESTA o Ciudadanos en general, a través del CENDIJD

LISTADO TEMÁTICO CON LAS INFORMACIONES CLASIFICADAS Y LA CLASIFICACIÓN PROPUESTA (APROBADO POR EL PLENO DE LA SCJ)

o Site WEB del PJ. o Oficina de Acceso a la Información Pública del PJ

(OAIP-PJ) II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO: RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD Responsable de la OAIP (RAIP) OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL PJ (OAIP-PJ) -CENDIJD-

0011 0011 Hace un iinnvveennttaarriioo ddee llaass iinnffoorrmmaacciioonneess qquuee pprroodduucceenn oo eessttáánn eenn ppooddeerr ddee llaass ddiiffeerreenntteess áárreeaass ddee llaa iinnssttiittuucciióónn.

0022 Elabora una gguuííaa óó lliissttaa ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess qquuee pprroodduuzzccaa//ppoosseeaa llaa

iinnssttiittuucciióónn,, aaggrruuppáánnddoollaass ppoorr ttiippoo.. 0033 Identifica en el listado clasificado aquellas iinnffoorrmmaacciioonneess ccoonn

11 N. de C. Este procedimiento se encuentra actualmente en desarrollo/aprobación/implementación, una vez se tenga la versión final de mismo se harán las actualizaciones correspondientes en esta Guía de Operación.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD lliimmiittaacciioonneess ddee aacccceessoo qquuee ppoorr vveenncciimmiieennttoo ddeell ppllaazzoo yy//oo ddiissppoossiicciióónn ddeell PPrreessiiddeennttee yyaa nnoo lloo sseeaann mmááss.

0044 CCllaassiiffiiccaa llaass iinnffoorrmmaacciioonneess qquuee ddeebbeerrííaann sseerr rreesseerrvvaaddaass, señalando el

plazo de reserva, indicando en cada caso las razones por la que debe ser reservada, la legislación que consagra la reserva, y el plazo durante el cual debería ser reservada.

0055 Remite a la PRESIDENCIA LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA el lliissttaaddoo

tteemmááttiiccoo ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass.

Magistrado Presidente SUPREMA CORTE DE JUSTICIA

0022 0011 Recibe el lliissttaaddoo tteemmááttiiccoo ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass y revisa la clasificación propuesta.

0022 Indica las correcciones ó ajustes de lugar al lliissttaaddoo tteemmááttiiccoo ccoonn llaass

iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass y la clasificación propuesta. 0033 Presenta al Pleno de la SCJ la versión corregida del lliissttaaddoo tteemmááttiiccoo

ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass y la clasificación propuesta para la correspondiente aprobación.

Pleno de Jueces SUPREMA CORTE DE JUSTICIA

0033 Analiza y aprueba el lliissttaaddoo tteemmááttiiccoo ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass y la clasificación de la información institucional propuesta.

Despacho PRESIDENCIA SCJ

0044 Elabora la resolución administrativa de aprobación, formalizando con esto el lliissttaaddoo tteemmááttiiccoo ccoonn llaass iinnffoorrmmaacciioonneess ccllaassiiffiiccaaddaass de la institución.


0055 0011 Recibe la resolución administrativa.

0022 Registra y archiva el acto administrativo relativo a la información reservada.

0033 Envía para la publicación y/o actualización en la Web la gguuííaa tteemmááttiiccaa

ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddiissppoonniibbllee aall ppúúbblliiccoo yy llaa rreesseerrvvaaddaa.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN JUDICIAL DOMINICANO (CENDIJD)

0066 Publica en la Web la gguuííaa tteemmááttiiccaa ddee llaa iinnffoorrmmaacciióónn ddiissppoonniibbllee aall ppúúbblliiccoo yy llaa rreesseerrvvaaddaa de acuerdo a lo establecido en:

11GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn ¶¶ 21.02.G-PUBLICACIÓN DE OFICIO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA

888lliinnkk MMMaaannnuuuaaalll 222111 ... AAACCCCCCEEESSSOOO AAA LLLAAA IIINNNFFFOOORRRMMMAAACCC IIIÓÓÓNNN PPPÚÚÚ BBBLLL IIICCCAAA

øø FFIINN..

III. CREACIÓN:


Firma

Firma





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por: Nombre ING. KATIUSKA DE CASTRO


Nombre



Cargo

Fecha Febrero 2011.

Fecha Febrero 2011.

Fecha





OOFFIICCIIAALLEESS DDEE LLAAJJUUSSTTIICCIIAA

man

ual 2

5


ÁÁRREEAA 0077::GGEESSTTIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA JJUUDDIICCIIAALL




man

ual 2

5






man

ual 2

5

PoderJudicialRepública DominicanaDirección General Técnica

Dirección de Planificación Y Proyectos





A.0200.12MMAANNUUAALL 25.OFICIALES DE LA JUSTICIA

P á g i n a | 2


Archivo Control (AC)No. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

M.0200.12 25.00.M Manual 25.OFICIALES DE LA JUSTICIA N/AGuías de OperaciónNo. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

P.0201.12 25.01.O INDUCCIÓN AL PUESTO Oficiales de laJusticia

P.0202.12 25.02.O TRASLADOS DE ALGUACILES Oficiales de laJusticia

P.0203.12 25.03.O REGIMEN DISCIPLINARIO Oficiales de laJusticia

P.0204.12 25.04.O TRAMITACIÓN DE RENUNCIA Oficiales de laJusticia

P.0205.12 25.05.O CERTIFICACIONES Oficiales de laJusticia

P.0206.12 25.06.O CORRECCIÓN DE LA EVALUACIÓNESCRITA

Oficiales de laJusticia

P.0208.12 25.08.O DIGITALIZACIÓN DE JURAMENTACIÓNDE ABOGADOS


P.0209.12 25.09.O ESTUDIO Y OPINIÓN SOBRE ASUNTOSDE OFICIALES PÚBLICOS


Documentos AuxiliaresNo. Control

DPPCódigo Interno

Manual Nombre Grupo

*** *** *** ***


P.0201.12ÁÁrreeaa 0077.. GGEESSTTIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA JJUUDDIICCIIAALL

Manual: 25. Oficiales de la Justicia

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0011..OO-- IINNDDUUCCCCIIÓÓNN AALL PPUUEESSTTOO DDEE LLOOSS AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 4UR/ 01.2011


CCóóddiiggoo:: 2255..0011..OO OOffiicciiaalleess ddee llaa JJuussttiicciiaa

NNoommbbrree:: INDUCCIÓN AL PUESTO ALGUACILES ORDINARIOSObjetivo(s) del proceso: Sensibilizar al alguacil sobre el dominio de su ejercicio y el cumplimento de las normas legales e institucionales vigentes, con

la finalidad de facilitar su incorporación al puesto y dotarlo de Identificación.

Completar los registros correspondientes a los alguaciles ordinarios y la identificación correspondiente de los alguacilesnombrados por el PJ.

Alcance: Este procedimiento es aplicable a los alguaciles ordinarios de nuevo ingreso.


MP-RSP-001 POLÍTICAS Y NORMAS DE RECLUTAMIENTO

Res. Núm. 2006-2009

SISTEMA DE INTEGRIDAD INSTITUCIONAL/CÓDIGO DE COMPORTAMIENTO ÉTICO DEL PODER JUDICIAL

Ley 553,821 CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL

Unidades Operacionales Involucradas Personal Involucrado UNIDAD ADMINISTRATIVA CORRESPONDIENTE AL DESPACHO JUDICIAL o Encargado Administrativo

DEPARTAMENTO Ó ÁREA REQUIRENTE DE EMPLEADO CONTRATADO o Supervisor Inmediato del puesto contratado

DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL o Recepcionistao Oficinistao Analista

INSUMOSCódigo Detalle Origen

EXPEDIENTE DE ALGUACIL ORDINARIOS o División Reclutamiento y Selección de Personal

CONVOCATORIA -DÍA LUGAR Y HORA DE LA ACTIVIDADDE INDUCCIÓN

o División Reclutamiento y Selección de Personal

GUÍA INDUCTIVA A LA ORGANIZACIÓN o División Reclutamiento y Selección de Personal

FOTOS A LOS ALGUACILES DE NUEVO INGRESOo Empleados e Nuevo ingreso asistentes a la actividad

de inducciónPRODUCTOSCódigo Detalle Destino

CARNET DE ALGUACIL DEL PJFORMULARIO DE REGISTRO DE FIRMAS

o Empleados de nuevo ingreso





LISTA DE EMPLEADOS PARTICIPANTES EN LA ACTIVIDADDE INDUCCIÓN

o Supervisores Inmediatoso Registros de la División de Reclutamiento y

Selección de Personal.

LISTA DE LOS CARNETS CONFECCIONADOS o División Reclutamiento y Selección de Personal

CARTA DE ACEPTACIÓN DE POSICIÓNo Alguacil Ordinarioo División de Oficiales de la Justicia

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADANALISTADIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓNDE PERSONAL

0011 Envía un correo electrónico a la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA enel que solicitan fecha para la inducción y la asignación de un Código alcandidato seleccionado en el REGISTRO NACIONAL DE OFICIALES DE LAJUSTICIA (RNA)

EEssttee ccoorrrreeoo ddeebbee ccoonntteenneerr1. Nombre del Candidato2. Fecha de nacimiento3. Número de Cédula de Identidad4. Tribunal donde será designado

SECRETARIADIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0022 0011 Registra la información en el sistema informático RNA, el cual generaun CCóóddiiggoo aauuttoommááttiiccoo para cada Alguacil Ordinario registrado por elPJ.

0022 Remite vía electrónica a DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEPERSONAL el código, conjuntamente con la fecha programada para lainducción.

ANALISTADIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓNDE PERSONAL

0033 0011 Elabora la carta de aceptación de posición con los datossuministrados por la División de Oficiales de la Justicia, víaelectrónica.

0022 Recibe a los Alguaciles Ordinarios de nuevo ingreso el díaprogramado para la inducción, entrega la carta de aceptación deposición y ellos firman un acuse de recibo.

0033 Se presenta ante la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA con elAlguacil Ordinario de nuevo ingreso y su expediente en la fechapreviamente programada.

ALGUACIL ORDINARIO EN PROCESO DEINDUCCIÓN

0044 Llena y firma el formulario de RReeggiissttrroo ddee FFiirrmmaa.

NNOOTTAAEl expediente es depositado en la División de Oficiales de la Justicia yel oficial pasa al área de inducción.

ASISTENTE / INVESTIGADORDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0055 0011 Remite formulario de RReeggiissttrroo ddee FFiirrmmaa al oficinista para escaneo yarchivo.

0022 Ejecuta la Actividad de Inducción general al puesto de acuerdo a laguía inductiva establecida en el área.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADNNOOTTAALa guía inductiva contiene: Sistema de Integridad, Organización de laInstitución, y Asuntos puntuales que competen a sus funciones.

0033 Envía el Alguacil Ordinario a la oficinista para tomar foto y posteriorCarnetización.

OFICINISTADIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0066 0011 Se traslada junto con el Alguacil a la DIVISIÓN DE REGISTRO DEPERSONAL, le toma foto e introduce los datos necesarios para laconfección del carnet en el programa informático II--CCAARRNNEETT..

0022 Imprime Carnet del Alguacil Ordinario.

0033 Retorna a la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA y entrega el carnetpara fines de revisión a la asistente y/o investigador.

ASISTENTE / INVESTIGADORDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0077 Recibe, Revisa y entrega Carnet al Alguacil Ordinario.

NNOOTTAALas jornadas de inducción se realizan siempre los viernes.

FFIINN..


NombreDILANIA A. MATEO ALMONTE


Nombre

CargoAUXILIAR ADMINISTRATIVODIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSPODER JUDICIAL REP. DOM.


Cargo

Fecha FechaEnero 2011.

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial /Circular No. 17 de fecha 22 de abril del 2010, del Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la República Dominicana.


1 01/07/2012

Realizada por:ALICIA TORIBIO/KATIUSCA DE CASTROAprobada por:






Poder JudicialRepública DominicanaNo. Control DPP

P.0202.12ÁÁrreeaa 0077.. GGEESSTTIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA JJUUDDIICCIIAALL ÁÁrreeaa 0011.. CCAAPPIITTAALL HHUUMMAANNOO

Manual: 25. Oficiales de la Justicia Manual: 05. Acciones de Personal

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0022..OO--TTRRAASSLLAADDOOSS DDEE AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 3UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: TRASLADOS DE ALGUACILES ORDINARIOSObjetivo(s) del proceso: Realizar las diligencias administrativas para hacer efectivo el movimiento de Alguaciles Ordinarios que haya sido aprobado por

las Dirección General de Administración y Carrera Judicial.

Alcance: Alguaciles Ordinarios del PJ.


NDUnidades Operacionales Involucradas TRIBUNALES DEL PODER JUDICIAL DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CORTES / DESPACHOS JUDICIALES/DISTRITO JUDICIAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CARRERA JUDICIAL DIRECCIÓN PARA ASUNTOS DE LA CARRERA JUDICIAL DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS PALACIOS DE JUSTICIAINSUMOSCódigo Detalle Origen

RRSS--0033--BB FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE PERSONALo Juez Requiriente-Cortes y Despachos Judiciales

RRSS--0033--CC FORMULARIO DE ACEPTACIÓN DE TRASLADOo Juez a Cargo del la Corte/ Despachos Judiciales desde

dónde será trasladado el Alguacilo Alguacil a ser trasladado

EXPEDIENTE DE ALGUACIL o División de Registro de Personal


FORMULARIO DE MOVIMIENTO DE ALGUACIL-APROBADO o Expediente del Alguacilo Registros División de Oficiales de la Justicia.

FORMULARIO DE ACEPTACIÓN DE TRASLADO-APROBADO o Expediente del Alguacilo Registros División de Oficiales de la Justicia.

COMUNICACIÓN QUE INFORMA LA APROBACIÓN DEL TRASLADO OMOVIMIENTO DE UN ALGUACIL ORDINARIO

o Expediente del Alguacilo Registros División de Oficiales de la Justiciao Departamento Administrativo a cargo de los Despachos

Judiciales involucrados en el traslado

II. Descripción del proceso / servicio:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADJUEZ REQUIRIENTETRIBUNALES DEL PODER JUDICIAL

0011 Llena Formulario (FFoorrmmuullaarriioo ddee MMoovviimmiieennttoo ddee PPeerrssoonnaall)) solicitando eltraslado de un Alguacil Ordinario y lo remite a la DIVISIÓN DE OFICIALES DELA JUSTICIA.

NNOOTTAA





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADLos traslados pueden originarse a solicitud del Alguacil Ordinario porrazones particulares independientes de la institución, ó en razonesinstitucionales en cuyo caso el traslado se inicia con la solicitud delas instancias que requieren la realización del mismo.

JUEZ SUPERVISORALGUACIL EN TRASLADO

0022 Completa el FFoorrmmuullaarriioo ddee AAcceeppttaacciióónn ddee TTrraassllaaddoo,, yy rreemmiittee aa llaa DDiivviissiióónnddee OOffiicciiaalleess ddee llaa JJuussttiicciiaa.

SECRETARIADIVISIÓN OFICIALES DE LA JUSTICIA

0033 Recibe los formularios y pasa al Encargado de la División.

ENCARGADODIVISIÓN OFICIALES DE LA JUSTICIA

0044 Recibe y revisa, si todo está en orden, firma el formulario de Movimientode Alguaciles Ordinarios y remite a la DIRECTORA PARA ASUNTOS DE LACARRERA JUDICIAL.

DIRECTOR(A)DIRECCIÓN PARA ASUNTOS DE LA CARRERAJUDICIAL

0055 Recibe y revisa, si todo está en orden, firma el formulario de Movimientode Alguaciles Ordinarios y remite al DIRECTOR GENERAL DEADMINISTRACIÓN Y CARRERA JUDICIAL.

DIRECTORDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNY CARRERA JUDICIAL

0066 Recibe los formularios junto al expediente. Aprueba o Rechaza lasolicitud de Traslado del Alguacil Ordinario. Devuelve a la DIVISIÓNOFICIALES DE LA JUSTICIA.

SECRETARIADIVISIÓN OFICIALES DE LA JUSTICIA

0077 0011 Recibe el expediente sobre la solicitud del trasladoaprobado/rechazado.SSII el traslado fue APROBADOa.Prepara la comunicación formalizando el traslado APROBADO

en varios originales de acuerdo a lo siguiente:- Un (1) ORIGINAL para cada tribunal judicial involucrado.- Un (1) ORIGINAL para el Aguacil a trasladar.- Un (1) ORIGINAL a las Secretarías Generales en los casosque aplique.

- Un (1) ORIGINAL para el expediente.- Un (1) ORIGINAL para el cronológico.

b.Registra el traslado aprobado en el Registro Nacional deAuxiliares de la Justicia (RNA).

SSII el traslado fue RECHAZADOa. Prepara la comunicación firmada por el Encargado de la

División de Oficiales, informando sobre el RECHAZO deltraslado, dirigida al Juez requiriente.

0022 Archiva el expediente.

FFIINN..





III. Creación:Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:Firma Firma Firma

NombreING. DARIO FERNANDEZ


Nombre

CargoANALISTA SENIORDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSSUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

FechaFeb. 2011

FechaFeb. 2011

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial /Circular No. 17 de fecha 22 deabril del 2010del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la República Dominicana.

IV. Datos última actualizaciónNo. Fecha Realizada / Aprobada por: Descripción y Referencias.

1 01/07/2012





GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0033..OO--RRÉÉGGIIMMEENN DDIISSCCIIPPLLIINNAARRIIOO..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 5UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: RÉGIMEN DISCIPLINARIO.OFICIALES PÚBLICOSObjetivo(s) del proceso: Aplicar sanciones disciplinarias proporcionales a las faltas cometidas por los Oficiales Públicos, cumpliendo con todos los

requisitos establecidos en las políticas institucionales, la legislación y normativa complementaria vigente.

Calificar, procesar y decidir administrativamente sobre las faltas disciplinarias cometidas por los Oficiales Públicos, de maneraque sean resueltas en base a estrictos criterios de legalidad, equidad y objetividad.

Registrar las situaciones de carácter disciplinario y sus derivaciones en los expedientes correspondientes.

Alcance: Este procedimiento aplica a Oficiales Públicos (Alguaciles de Estrado, Alguaciles Ordinarios, Notarios, Intérpretes Judiciales y

Venduteros Públicos).


Res. Núm.2006-2009 SISTEMA DE INTEGRIDAD INSTITUCIONAL/CÓDIGO DE COMPORTAMIENTO ÉTICO DEL PODER JUDICIAL.

Ley 301 SOBRE NOTARIOS.ReglamentoNúm. 6050 SOBRE POLÍTICAS DE LAS PROFESIONES JURÍDICAS.

Unidades Operacionales Involucradas DIVISIÓN DE REGISTRO DE PERSONAL DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA COMISIÓN DISCIPLINARIA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CARRERA JUDICIAL ÁREAS Y DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DEL PJ PLENO DEL CONSEJO DEL PODER JUDICIAL DIVISIÓN DE NÓMINA PRESIDENCIA Y PLENO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIAINSUMOSCódigo Detalle Origen

DENUNCIA SOBRE UN OFICIAL PÚBLICO Y ANEXOS

o Usuario afectadoo Juez a cargo del tribunal al que se encuentra adscrito el

Alguacil denunciadoo Personal del despacho judicial


OFICIO DE APODERAMIENTO PARA INVESTIGAR UNA DENUNCIASOBRE UN OFICIAL PÚBLICO

o División de Oficiales de la Justicia

SANCIÓN A APLICAR AL OFICIAL PÚBLICO

o División de Registro de Personalo División de Nóminaso Oficial Denunciadoo Juez a cargo del tribunal al que se encuentra adscrito el

Alguacil denunciado





o División de Oficiales de la Justiciao Procuraduría General de la República,(En caso de

Notarios)o Colegio de Notarios

COMUNICACIÓN QUE INFORMA AL OFICIAL PÚBLICO LA DECISIÓNSOBRE UNA MEDIDA DISCIPLINARIA

o Oficial denunciadoo Juez a cargo del tribunal al que se encuentra adscrito el

Alguacil denunciado.

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADDENUNCIANTE 0011 Deposita su denuncia dirigida al Consejo del Poder Judicial y/o a su

Presidente.

CENTRO DE CORRESPONDENCIA YMENSAJERÍAPODER JUDICIAL

0022 Recibe la denuncia y la remite al Consejo del Poder Judicial.

NNOOTTAASi la denuncia es remitida a la División Oficiales de la Justicia, ésta laremitirá al Consejo del Poder Judicial vía la Dirección para Asuntosde la Carrera Judicial.En el caso de los Notarios las denuncias van dirigidas al Pleno de laSuprema Corte de Justicia.

INSTANCIA CORRESPONDIENTE(PRESIDENTE DEL CONSEJO DEL PODERJUDICIAL Y DE LA SUPREMA CORTE)

0033 Recibe la denuncia y aappooddeerraa mmeeddiiaannttee ooffiicciioo a la DIVISIÓN DE OFICIALESDE LA JUSTICIA instruyéndole que realice la investigación de lugar.


0044 0011 Recibe el expediente sobre la denuncia.

0022 Registra la denuncia en la base de datos.

0033 Entrega al Encargado(a) de la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA.

ENCARGADO(A)DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0055 Estudia el expediente, se autoapodera o delega en unInvestigador/Asistente la investigación de la denuncia interpuesta.

ENCARGADO(A)/INVESTIGADOR/ASISTENTEDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0066 0011 Realiza la investigación cumpliendo las políticas institucionalesestablecidas.

0022 Elabora el informe con los resultados de la investigación.

NNOOTTAAEN CASO DE QUE LA INVESTIGACIÓN FUERA REALIZADA POR EL INVESTIGADOR ELINFORME SE PASA AL ASISTENTE PARA REVISIÓN. SI LA INVESTIGACIÓN FUERAREALIZADA POR EL ASISTENTE EL INFORME SE PASA AL ENCARGADO PARA REVISIÓN.

ENCARGADO(A)DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0077 0011 Recibe el iinnffoorrmmee ssoobbrree llaa ddeennuunncciiaa yy hace las recomendaciones delugar.

0022 Remite, mediante oficio, el informe con las recomendaciones y susanexos, a la DIRECCIÓN PARA ASUNTOS DE LA CARRERA JUDICIAL.


0088 0011 Recibe y analiza el informe y sus recomendaciones.0022 Si todo está correcto remite al órgano que apoderó vía el DIRECTOR

GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CARRERA JUDICIAL





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADNNOOTTAA

EN CASO DE QUE TENGA ALGUNA OBSERVACIÓN LO DEVUELVE A LA DIVISIÓN DEOFICIALES DE LA JUSTICIA PARA CORRECCIÓN.


0099 0011 Recibe el informe con sus anexos.

0022 Examina los resultados de la investigación, emite sus consideracionessobre el asunto.

0033 Remite mediante oficio sus recomendaciones a la Instancia queapoderó la realización de la Investigación.

SSII fue apoderado por parte de Pleno/Comisión PermanenteDisciplinaria del CPJa.Remite al Secretario General del CPJ para conocimiento del

Pleno o la Comisión Permanente.b.Pasar a la actividad siguiente.

SSII fue apoderado por parte del Presidente del CPJa. Remite al Despacho de la Presidencia.

NNOOTTAASI LA INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA CORRESPONDE A UN NOTARIO, EL EXPEDIENTEES SOMETIDO AL PLENO DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA PARA DECISIÓN.

PLENO DEL CONSEJO DEL PODER JUDICIAL

COMISIÓN PERMANENTE DISCIPLINARIA DELCONSEJO DEL PODER JUDICIAL

PRESIDENTE DEL CONSEJO DEL PODERJUDICIAL

1100 Conoce el informe con los resultados y recomendaciones de lainvestigación y decide.

SSII decide la realización de un juicio disciplinarioApodera la Comisión Disciplinaria para la realización de un juiciodisciplinario al Oficial Publico involucrado, (EN LOS CASOS DEALGUACILES ORDINARIOS Y DE ESTRADO).

Pasar a la actividad 12.

SSII decide No ha Lugar para un juicio disciplinarioRemite la decisión a la Dirección General de Administración yCarrera Judicial para el trámite correspondiente.

SSII el Oficial Público es NOTARIO y se decide la realización deun juicio disciplinario

a. Fija audiencia a través de la Secretaría General de la SCJ,quien elabora auto de fijación de audiencia y

b. Remite a Procuraduría General de la República para procesode citación del Notario y celebración de Audiencia en Cámarade Consejo.

NNOOTTAASE LE INFORMA AL DEMANDADO LOS RESULTADOS DE LA EMISIÓN DE FALLO VÍA





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADSECRETARÍA GENERAL DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA.


1111 Recibe la decisión del Pleno del Consejo del Poder Judicial y remite ala DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA, por vía de la Dirección ParaAsuntos de la Carrera Judicial para su información y registro.

COMISIÓN DISCIPLINARIA DEL CONSEJO DELPODER JUDICIAL

1122 0011 Realiza el Juicio Disciplinario al Oficial denunciado.0022 Recomienda la medida a adoptar y somete al Pleno del Consejo del

Poder Judicial para su ratificación o rechazo.

PLENO DEL CONSEJO DEL PODER JUDICIAL 1133 0011 Conoce y ratifica o Rechaza la recomendación por parte de laComisión Disciplinaria.

0022 Remite por medio del Secretario General a la Dirección General deAdministración y Carrera Judicial

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNY CARRERA JUDICIAL

1144 Recibe la decisión y elabora comunicación dirigida al denuncianteinformándole del resultado de la denuncia interpuesta.

SSII la decisión corresponde a una sanción a un Alguacil deEstrado a.Remite expediente a la DIVISIÓN DE REGISTRO DE PERSONAL para

procesar la sanción interpuesta;b.Pasar a la actividad siguiente.

SSii la decisión corresponde a una sanción a un Oficial Públicodiferente al Alguacil de Estrado

a. CCoommuunniiccaa mediante uunn ooffiicciioo aall ooffiicciiaall iinnvvoolluuccrraaddoo llaassaanncciióónn aapplliiccaaddaa..

b.RReemmiittee ccooppiiaa aa llaa DDiivviissiióónn ddee OOffiicciiaalleess ddee llaa JJuussttiicciiaa ppaarraaeell rreeggiissttrroo ccoorrrreessppoonnddiieennttee..

SSII el Oficial NO es sancionadoa.Remite a la División de Oficiales de la Justicia para el archivo del

expediente.

SSii la decisión corresponde a una sanción de un Notarioa. Comunica mediante un oficio al Notario a través de la

Secretaría General de la SCJ, la sanción aplicada.

ANALISTADIVISIÓN DE REGISTRO DE PERSONAL

1155 Elabora y envía una comunicación tanto al Alguacil de Estrado como alJuez a cargo del tribunal al que se encuentra adscrito, indicando lamedida establecida.

SSII la sanción a aplicar es una amonestacióna.Se digita la sanción establecida en el sistema EIKON.b.Se anexa el FFoorrmmuullaarriioo ddee SSaanncciioonneess DDiisscciipplliinnaarriiaass al expediente

del empleado.

SSII la sanción a aplicar es una SUSPENSIÓN ó la DESTITUCIÓNdel cargoa.Se procesa la acción de personal de acuerdo a lo establecido en:GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn

05.01.G-PROCESAMIENTO DE ACCIONES DE PERSONAL Y





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADNOVEDADES DE NÓMINAlliinnkk

MMMaaannnuuuaaalll 000555 ... AAACCC CCC III OOO NNN EEE SSS DDD EEE PPPEEE RRR SSS OOONNN AAA LLL

NNOOTTAAREGISTRO DE PERSONAL INFORMA VÍA COMUNICACIÓN, LOS RESULTADOS DE LASSANCIONES YA SEAN AMONESTACIONES, SUSPENSIONES O DESTITUCIONES ALALGUACIL ORDINARIO/DE ESTRADO Y AL JUEZ A CARGO DEL TRIBUNAL A QUEPERTENEZCA.

FFIINN..


NombreING. DARÍO FERNÁNDEZ


Nombre

CargoANALISTA JUNIORDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSSUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

FechaFeb. 2011

FechaFeb. 2011

Fecha

Referencia y Observaciones Relevantes.Reestructuración y Estandarización de los Procedimientos Administrativos del Poder Judicial /Circular No. 17 de fecha 22 deabril del 2010, del Magistrado Presidente de la Suprema Corte de Justicia de la República Dominicana.

IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓNNo. Fecha Realizada / Aprobada por: Descripción y Referencias.

1 01/07/2012



Poder JudicialRepública DominicanaNo. Control DPP:P.0204.12 ÁÁrreeaa 0077.. GGEESSTTIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA JJUUDDIICCIIAALL ÁÁrreeaa 0011.. CCAAPPIITTAALL HHUUMMAANNOO


GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0044..OO-- TTRRAAMMIITTAACCIIÓÓNN DDEE RREENNUUNNCCIIAA:: AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 2UR/ 10.2010



NNoommbbrree:: TRAMITACIÓN DE RENUNCIA: ALGUACILESObjetivo(s) del proceso: Ejecutar las diligencias relativas a los requisitos administrativos relacionados con la terminación de la relación laboral de los

alguaciles ordinarios, cuando éstos de manera voluntaria renuncian a sus funciones.

Alcance: Este procedimiento es aplicable a los alguaciles ordinarios del Poder Judicial.


Ley 553 REGLAMENTO DE PRESCRIPCIÓN A LA SALIDA DE UN ALGUACIL DE SUS FUNCIONES.

Unidades Operacionales Involucradas DESPACHOS JUDICIALES DIVISIÓN DE REGISTRO DE PERSONAL DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DISTRITOS JUDICIALES DIVISIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL DIVISIÓN DE NÓMINAINSUMOSCódigo Detalle Origen

RENUNCIA DEL ALGUACIL o Alguacil renunciante

CARNET Y SELLO DEL ALGUACIL RENUNCIANTE o División de Oficiales de la Justicia


REGISTRO DE LA SALIDA DEL ALGUACILo Registros digitales y físicos de la División de Oficiales

de la Justicia

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADALGUACIL ORDINARIO 0011 Entrega su renuncia por escrito a su superior inmediato.

NNOOTTAAAl momento de hacer efectiva su renuncia el Alguacil debe hhaacceerreennttrreeggaa ddeell CCaarrnneett qquuee lloo iiddeennttiiffiiccaa ccoommoo ttaall yy ddeell sseelllloo ggoommiiggrraaffooqquuee uuttiilliizzaann..En todos los casos el alguacil debe dar cumplimiento a lo establecidoen el Art.4 de la ley 553 relativo al protocolo y libro índice.

JUEZ A CARGODESPACHO JUDICIAL

0022 0011 Recibe la renuncia del Alguacil, junto con sus complementos y firmaacuse de recibo correspondiente.

Poder JudicialRepública DominicanaNo. Control DPP:P.0204.12 ÁÁrreeaa 0077.. GGEESSTTIIÓÓNN AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAA JJUUDDIICCIIAALL ÁÁrreeaa 0011.. CCAAPPIITTAALL HHUUMMAANNOO


GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0044..OO-- TTRRAAMMIITTAACCIIÓÓNN DDEE RREENNUUNNCCIIAA:: AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 2 de 2UR/ 10.2010

RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD(AL QUE SE ENCUENTRA ASIGNADO EL ALGUACIL)

Ó

ENCARGADO ADMINISTRATIVODISTRITO JUDICIAL AL QUE PERTENECE ELALGUACIL ORDINARIO

0022 Llena el FFoorrmmuullaarriioo ddee SSaalliiddaa ((RRPP--0044)) y remite junto a la renunciapresentada por el alguacil a la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIAvía el Encargado Administrativo del Distrito Judicial (en los caso queaplique)


0033 0011 Recibe la renuncia directamente del alguacil o del área que la remite.

0022 Registra la efectividad de la renuncia en el Registro NNaacciioonnaall ddeeAAuuxxiilliiaarreess ddee llaa JJuussttiicciiaa..

0033 Archiva la comunicación correspondiente a la renuncia y loscomplementos que la acompañen en el expediente del alguacil.

FFIINN..


NombreING. DARÍO FERNÁNDEZ


Nombre

CargoANALISTA JUNIORDIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROYECTOSSUPREMA CORTE DE JUSTICIA


Cargo

FechaFeb. 2011

FechaFeb. 2011

Fecha


IV. DATOS ÚLTIMA ACTUALIZACIÓNNo. Fecha Realizada / Aprobada por: Descripción y Referencias.

1 01/07/2012






GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0055..OO--CCEERRTTIIFFIICCAACCIIOONNEESS..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 3UR/ 01.2011

I. GENERALES DEL PROCESO:CCóóddiiggoo:: 2255..0055..OO OOffiicciiaalleess ddee llaa JJuussttiicciiaa

NNoommbbrree::EMISIÓN DE CERTIFICACIONES DE: ALGUACILES ORDINARIOS,NOTARIOS, ABOGADOS,VENDUTEROS PÚBLICOS, INTÉRPRETESJUDICIALES

Objetivo(s) del proceso: Emitir las certificaciones de estatus de los alguaciles ordinarios, venduteros públicos, intérpretes judiciales, abogados y

notarios.Alcance: Alguaciles ordinarios, venduteros públicos, intérpretes judiciales, abogados y notarios.Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados


ND

Unidades Operacionales Involucradas Personal InvolucradoDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA o Secretaria, Encargada, Asistente

SECRETARIA GENERAL o Secretaria


EXPEDIENTE DIGITAL DEL OFICIAL PÚBLICOEXPEDIENTE FÍSICO DEL OFICIAL PÚBLICO

o Oficiales de la Justiciao Archivo Central


CERTIFICACIÓN AL SOLICITANTE o Solicitante

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADUSUARIO 0011 Solicita por escrito una certificación y deposita la comunicación en la

División de Oficiales de la Justicia o en el Centro de Correspondencia yMensajería del Poder Judicial.

NNOOTTAASi es personal se solicita verbalmente.


0022 0011 Recibe la solicitud, verifica la información, la anota en el archivocomún de solicitud de certificaciones y le entrega al usuario unformulario de retiro con la fecha, hora y lugar de la entrega.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDAD0022 Remite la solicitud a los Auxiliares Administrativos para que

procedan a la confección de la certificación en el plazoconvenido.

NNOOTTAASi el solicitante es del interior del país se elabora inmediatamente.

AUXILIARES ADMINISTRATIVOSDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0033 Confeccionan la certificación y la someten a la revisión delInvestigador/Asistente.

INVESTIGADOR/ ASISTENTEDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0044 Recibe la certificación y recomienda las correcciones de lugar si las hay.


0055 Aplican las correcciones si las hay y entregan a la Secretaria para quediligencie la firma del Encargado/ Asistente de la DIVISIÓN DE OFICIALES DELA JUSTICIA.

ENCARGADO/ASISTENTEDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0066 Firma y devuelve a la Secretaría para entrega al usuario.


0077 0011 Entrega al usuario en la fecha convenida.

0022 Archiva en el expediente la solicitud con el acuse recibido yfirmado por el usuario. PPLLAAZZOO

LLAASS CCEERRTTIIFFIICCAACCIIOONNEESS se entregan al usuario los viernes decada semana, después de las 10:00 a.m.

SSII la certificación es de Juramentación de Abogados yNotariosa.Entrega TICKET DE ENTREGA al Solicitante, quien firma acuse de

recibo.b.Remite la Certificación a la SECRETARÍA GENERAL DE LA SCJ, vía

correo electrónico para entrega al Solicitante.

FFIINN..


NombreKATIUSCA DE CASTRO

NombreALICIA TORIBIO

Nombre

Cargo Cargo Cargo





Realizado por: Revisado por: Aprobada Por:ANALISTA SENIOR ENCARGADA DIVISIÓN DE SISTEMAS Y

PROCEDIMIENTOSFechaSEPTIEMBRE 2012

Fecha Fecha



Realizada por:

Aprobada por:




Manual: 25. Oficiales de la Justicia Manual: 02. Reclutamiento y Selección de Personal

GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0066..OO--CCOORRRREECCCCIIÓÓNN DDEE LLAA EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 2UR/ 01.2011


NNoommbbrree:: CORRECCIÓN DE EVALUACIÓN ESCRITA ASPIRANTES AALGUACIL.

Objetivo(s) del proceso: Apoyar a la División de Reclutamiento y Selección de Personal en la corrección de las evaluaciones para el ingreso al cargo

de Alguacil.

Alcance: Aspirantes a alguacil de estrado y ordinario.


ND

Unidades Operacionales Involucradas Personal InvolucradoDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA o Secretaria, Encargado, Asistente

DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL o Personal Designado


PRUEBA ESCRITA o División Reclutamiento y Selección de Personal


RESULTADOS DE LA PRUEBAo División Reclutamiento y Selección de Personalo Alguacil

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADANALISTADIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓNDE PERSONAL

0011 Envía las evaluaciones a la División de Oficiales de la Justicia.


0022 0011 Recibe las pruebas y registra en un archivo destinado a ese fin.

0022 Remite al Encargado/Asistente para fines de corrección.


0033 0011 Corrige las pruebas y coloca la puntuación de cada examen.

0022 Llena la relación final de los resultados y remite a la Secretaria.


0044 0011 Recibe las pruebas y las remite a la División de Reclutamiento ySelección de Personal.

0022 Archiva una copia de la relación.




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0066..OO--CCOORRRREECCCCIIÓÓNN DDEE LLAA EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN EESSCCRRIITTAA..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 2 de 2UR/ 01.2011


FFIINN..




Nombre

CargoANALISTA SENIOR

CargoENCARGADA DIVISIÓN SISTEMAS&PROCEDIMIENTOS

Cargo

FechaSEPTIEMBRE 2012

Fecha Fecha



Realizada por:

Aprobada por:





GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0088..OO--DDIIGGIITTAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE JJUURRAAMMEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE AABBOOGGAADDOOSS..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 2UR/ 01.2011


NNoommbbrree:: DIGITALIZACIÓN DE LAS JURAMENTACIONES DE ABOGADOS YDESIGNACION DE INTÉRPRETES Y NOTARIOS.

Objetivo(s) del proceso:0011 Mantener actualizado el Registro Nacional de Auxiliares de la Justicia con los datos de los abogados juramentados y

notarios e intérpretes designados ante el Pleno de la Suprema Corte de Justicia.Alcance:0022 Abogados, notarios e intérpretes judiciales.Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados


ND

Unidades Operacionales Involucradas Personal InvolucradoSECRETARÍA GENERAL, SCJ o Secretaria

DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA o Encargado y auxiliares


EXPEDIENTE FÍSICO DEL ABOGADO JURAMENTADO, ELNOTARIO E INTÉRPRETE DESIGNADO

o Secretaria General


DIGITALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE o División de Oficiales de la Justicia

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADSECRETARÍA GENERALSUPREMA CORTE DE JUSTICIA

0011 Remite a la División de Oficiales de la Justicia los expedientes de losabogados juramentados y notarios e interpretes designados.


0022 0011 Reciben los expedientes de los abogados juramentados/notarios eintérpretes designados.

0022 Escanean foto y firma de los expedientes y digitalizan en el RegistroNacional de Auxiliares de la Justicia.

SSII el expediente es de ABOGADO JURAMENTADODevuelve a la Secretaría General de la Suprema Corte de Justicia.

SSII el expediente es de NOTARIORemite al Encargado de la División.




GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0088..OO--DDIIGGIITTAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE JJUURRAAMMEENNTTAACCIIÓÓNN DDEE AABBOOGGAADDOOSS..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 2 de 2UR/ 01.2011



0033 0011 Registra los datos en el libro de notarios.

0022 Mantiene el expediente del notario en archivo.

FFIINN..




Nombre

CargoANALISTA SÉNIOR

CargoENCARGADA DIVISIÓN DE SISTEMAS &PROCEDIMIENTOS

Cargo


Fecha Fecha



Realizada por:

Aprobada por:





GGuuííaa ddee OOppeerraacciióónn 2255..0099..OO--EESSTTUUDDIIOO YY OOPPIINNIIÓÓNN SSOOBBRREE AASSUUNNTTOOSS DDEE OOFFIICCIIAALLEESS PPÚÚBBLLIICCOOSS..AALLGGUUAACCIILLEESS08/01/2013 Página 1 de 3UR/ 01.2011


NNoommbbrree:: ESTUDIO Y OPINIÓN SOBRE ASUNTOS RELATIVOS A LOSOFICIALES PÚBLICOS

Objetivo(s) del proceso: Emitir opinión sobre asuntos relativos a los oficiales públicos.Alcance: Todas las opiniones relativas a traslados, reingresos, plazas de Oficiales Públicos entre otros.Manuales / reglamentos / resoluciones y demás documentos relacionados


ND

Unidades Operacionales Involucradas Personal InvolucradoDIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA o Secretaria, Encargada, AsistenteCONSEJO DEL PODER JUDICIAL o PresidenteDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CARRERA JUDICIAL o DirectorSUPREMA CORTE DE JUSTICIA o PlenoINSUMOSCódigo Detalle Origen

NN//DD TODA NORMATIVA LEGAL RELATIVA A LA SOLICITUDo Congreso Nacionalo SCJ


NN//DD OPINIÓN REQUERIDA o Órgano Solicitante

II. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO / SERVICIO:RESPONSABLE REF. ACTIVIDADUSUARIO SOLICITANTE 0011 Deposita Instancia sobre un determinado requerimiento en el Centro de

Correspondencia y Mensajería.

CENTRO DE CORRESPONDENCIA YMENSAJERÍACONSEJO DEL PODER JUDICIAL

0022 Remite al órgano según corresponda.

CONSEJO DEL PODER JUDICIAL, DIRECCIÓNGENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y CARRERAJUDICIAL, SUPREMA CORTE DE JUSTICIA,

0033 Comisionan a la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA, que proceda aemitir opinión sobre un determinado requerimiento hecho por losusuarios.

LLooss RReeqquueerriimmiieennttooss ssoolliicciittaaddooss ssoonn rreellaattiivvooss aa::

aa.. Traslados.bb.. Reingresos.cc.. Plazas de Oficiales Públicos.





RESPONSABLE REF. ACTIVIDADSECRETARIADIVISIÓN DE OFICIALES DE LA JUSTICIA

0044 0011 Recibe el requerimiento y lo registra en las Bases de Datos de“Correspondencia Recibida”

0022 Busca el expediente, si aplica, y lo pasa alEncargado/Asistente.


0055 0011 Verifica el requerimiento y procede a emitir su opinión basadaen las disposiciones legales vigentes y en las políticasinstitucionales.

0022 Remite la opinión con sus anexos a la Secretaria.


0066 Recibe la opinión y la remite con sus anexos a la DIRECCIÓN PARAASUNTOS DE LA CARRERA JUDICIAL.


0077 Recibe la opinión, la rubrica y devuelve a la DIVISIÓN DE OFICIALES DE LAJUSTICIA.


0088 0011 Crea el Dominiun y remite la opinión con sus anexos al órganosolicitante vía la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN YCARRERA JUDICIAL.

0022 Archiva el legajo de documentos relativos a la opinión.

FFIINN..




Nombre

CargoANALISTA SÉNIOR

CargoENCARGADA DIVISIÓN DE SISTEMAS &PROCEDIMIENTOS

Cargo


Fecha Fecha







Realizada por:

Aprobada por:


Documents

I. GENERALES DEL PROCESO: 16.02.G … · ddeeelll ÁÁÁrrreeeaaa m aaadddmmiiinnn iiissstttrrr aaatttiivvvaa f &&& ffiiinnnaaanncciiieeerrraaa NOTA ¶ La codificación contable para