Housekeeping Management

Housekeeping IV - Ign. Haryanto

1

HOUSEKEEPING HOUSEKEEPING IVIV

HOUSEKEEPING HOUSEKEEPING IVIV

OLEH :OLEH :

IGN. HARYANTO, S.E., M.Par.IGN. HARYANTO, S.E., M.Par.

Housekeeping IV - Ign. Haryanto 2

I. RESPONSIBILITIES OF THE EXECUTIVE HOUSEKEEPER

1. PUBLIC RELATION2. INTERDEPARTMENTAL RELATIONS3. PERSONAL MANAGEMENT4. SECURITY5. TRAINING6. QUALITY CONTROL7. CONTROLLER 8. MOTIVATOR9. LEADER : AN EXAMPLE10.LEARNER


1. PUBLIC RELATION

• Executive Housekeeper berperan sebagai Public Relation.

• Mengapa … ?• Karena Housekeeper akan selalu

berhubungan dengan semua orang yang berada di lingkungan hotel, baik dengan para tamu, para manajer hotel (kaum executive), rekan sekerja (para Department Head), para supervisor dan bawahan.


1. PUBLIC RELATION

• Executive Housekeeper harus dapat membawa diri untuk tugas-tugas a.l.:– Bagaimana bersikap

dengan para tamu hotel

yang berasal dari

berbagai negara, bangsa

dengan adat istiadatnya

masing-masing.


1. PUBLIC RELATION

• Executive Housekeeper harus dapat membawa diri untuk tugas-tugas a.l.:– Bagaimana menyesuaikan sikap pada

saat berhadapian dengan :• General Managers• Executives• Departments Head• Supervisors • Subordinates (para bawahan)



2. INTERDEPARTMENTAL RELATIONS

• Executive Housekeeper harus mampu

mengelola departemennya sendiri.• Sebagai pemimpin (kepala bagian) harus

mampu melaksanakan kebijakan manajemen dengan mengatur seluruh anak buahnya untuk mencapai goal perusahaan,

yaitu : hotel yang bersih,

nyaman, lengkap, aman dan

memenuhi hygiene dan

sanitasinya.


3. PERSONAL MANAGEMENT

• Executive Housekeeper harus mampu :• Menjadi pejabat personalia di departemennya• Merencanakan kenaikan pangkat• Merencanakan kenaikan gaji• Melakukan program training, program cuti

guna meningkatkan kesejahteraan anak buahnya.


4. SECURITY

• Executive Housekeeper harus mampu berperan sebagai petugas security.– Ikut menjaga keamanan hotel (kamar tamu, public

area) dan peduli terhadap lingkungan.– Menjaga keamanan penanganan kunci-kunci agar

jangan sampai jatuh ke tangan orang tak bertanggung jawab.

– Menjaga lingkungan jangan ada tempat yang licin.– Jangan ada orang yang menaruh barang di tangga. – Waspada terhadap skipper.– Memelihara alat-alat pembersih bekerja sesuai

dengan fungsinya, dll.


5. TRAINING

• Housekeeper harus menguasai semua bidang kerja yang ada di Housekeeping sehingga sewaktu-waktu dapat memberikan instruksi (sebagai trainer) sesuai dengan jadwal training yang sudah disiapkan atau training yang mendadak (misal : mencoba alat baru, obat pembersih baru, sistem kerja baru), training bagi karyawan baru, dll.



6. QUALITY CONTROL

Semboyan Housekeeper

dalam membersihkan hotel :

‘as clean as possible’


6. QUALITY CONTROL

• Standar bersih untuk LANTAI :– Bersih– Bebas dari debu– Tidak ada noda– Tidak ada sampah– Tidak ada goresan hak

sepatu– Tidak ada bercak-bercak


6. QUALITY CONTROL• Standar bersih untuk CERMIN :

– Bersih– Bebas dari spot-spot : bekas cat, bekas sidik jari dan

bebas dari coretan

• Standar bersih untuk TOILET BOWL :– Bersih bagian luar dan dalam– Tidak ada noda, goresan

• Standar bersih untuk TOILET SEAT :– Bersih– Bebas dari noda, tidak ada goresan, tidak goyah


7. CONTROLLER

• Executive Housekeeper harus mampu mengendalikan biaya, pengeluaran disesuaikan dengan anggaran yang

tersedia.

• Jangan boros agar

keuntungan hotel dapat

dicapai dengan baik.


8. MOTIVATOR

• Executive Housekeeper harus dapat memberikan motivasi kepada seluruh sub-ordinatnya sehingga gairah kerja tetap terjamin untuk mencapai standar kebersihan hotel yang prima.


9. LEADER : AN EXAMPLE

• Executive Housekeeper adalah seorang pemimpin sehingga harus dapat memberikan contoh yang baik kepada para bawahannya.


10. LEARNER

• Meskipun Executive Housekeeper sudah menjabat sebagai pemimpin tetapi masih harus selalu belajar.– Banyak produk obat pembersih

baru yang perlu diteliti

kemampuan daya bersihnya.

– Perlu mempelajari alat

pembersih maupun mesin-

mesin pembersih model baru

dengan teknologi baru.




II. IMPORTANCE OF THE HOUSEKEEPING DEPARTMENT

1. GENERATES REVENUE2. PUBLIC RELATIONS3. RETURN MARKET4. PROTECTS INVESTMENT5. PROLONGS LIFE of FURNITURE

FINISHING6. LARGEST BUDGET7. ROLE of THE ROOM ATTENDANT TO

GUEST


Housekeeping Duty Area


1. GENERATES REVENUE

• Housekeeping penting bagi sebuah hotel karena dari penjualan kamar-kamar yang telah disiapkan oleh Housekeeping akan diperoleh jumlah uang dalam jumlah besar.


Generates Revenue


Generates Revenue


2. PUBLIC RELATIONS

• Housekeeping berfungsi sebagai public relation karena dapat menentukan apakah tamunya akan tinggal di hotel ybs ataukah tidak, tergantung dari kebersihannya.– Apabila kamar/hotel kotor tinggal di hotel lain

(stay some place else)

– Apabila hotel kotor tidak tinggal lama / pindah

(won’t stay long)

– Apabila hotel kotor tamu tidak mau makan di

restoran hotel ybs (won’t eat)


3. RETURN MARKET

• Housekeeping dapat menjadi penyebab tamu mau kembali ataukah tidak ke hotel ybs.

• Hotel bersih, pelayanan memuaskan

tamu menjadi pelanggan

(return market).• Hotel kotor, pelayanan tidak

memuaskan tamu tidak

akan kembali lagi.


4. PROTECTS INVESTMENT

• Housekeeping bertugas memelihara kebersihan peralatan.

• Peralatan yang terpelihara baik, kamar bersih, pelayanan memuaskan tamu akan banyak yang datang menghasilkan banyak uang modal yang dipakai untuk mendirikan hotel dapat cepat kembali (protects investment).


5. PROLONGS LIFE of FURNITURE / FINISHING

• Tugas Housekeeping Department termasuk memelihara furnitures (perabotan).

• Perabotan yang terpelihara secara baik (setiap hari di dusting) maka umur furnitures akan bertahan lama (prolongs life of the furniture / finishing)


6. LARGEST BUDGET

• Housekeeping Department termasuk departemen yang memiliki banyak karyawan biaya gaji besar.

• Dalam operasional harian perlu vaccum cleaner, polisher, cleaning supplies, guest supplies, printing & stationery, opearting equipment, biaya linen kesemuanya perlu dana besar anggaran belanja yang besar (largest budget).



7. ROLE of THE ROOM ATTENDANT TO GUEST

• Roomboy / roommaid berperan menentukan.• Apabila dalam bekerja dapat membuat

menjadikan kamar bersih, kamar nyaman, lengkap dan aman, bersikap ramah dan cekatan tamu akan senang tinggal di hotel.

• Sebaliknya, jika petugas kamar tidak jujur (banyak barang tamu yang hilang), tidak ramah dan lamban, mengakibatkan kamar kotor tamu akan complain dan pindah ke hotel lain.


III. FUNCTION OF THE HOUSEKEEPING DEPARTMENT

1. CONTROL COST

2. PRESERVE BUILDING, PERMISES, FURNITURES, FURNISHING

3. SET CLIMATE and ATTITUDE


1. CONTROL COST

a. Avoid Overtimes– Untuk menghemat pengeluaran di

Housekeeping diusahakan tidak ada lembur, pekerjaan selesai tepat waktu.

– Apabila terpaksa lembur dapat diganti dengan hari libur atau early closing.


1. CONTROL COST

b. Preventive Maintenance– Petugas Housekeeping yang setiap

hari membersihkan maka apabila ada kerusakan akan tahu lebih dulu.

– Segeralah lapor ke engineering untuk mencegah kerusakan dengan melakukan pemeliharaan (maintenance)


1. CONTROL COST

c. Proper Usage– Untuk menghindari pemborosan maka

penggunaan alat-alat harus tepat sesuai dengan kegunaannya sehingga awet dan tidak rusak.

– Misal : • Towel jangan dipakai untuk mengepel

lantai kamar mandi.• Napkin jangan dipakai untuk dusting.


1. CONTROL COST

d. Turn Out Lights

Housekeeping dapat menghemat biaya dengan cara mematikan lampu-lampu yang tidak digunakan (hemat biaya listrik)


1. CONTROL COST

e. Recordkeeping– Semua kegiatan di Housekeeping

yang menyangkut biaya harus dicatat dengan teliti.

– Misal : berapakah kebutuhan per bulannya untuk sabun, korek api, alat

tulis. Apakah sudah sesuai dengan anggaran …?



a. Correct Procedures– Dalam melaksanakan pembersihan

prosedurnya harus tepat.

– Membersihkan kamar dimulai dari arah yang terjauh dari pintu, berakhir di pintu.



b. Adequate Frequencies– Frekuensi melakukan pembersihan

harus cukup agar kebersihan terpelihara.

– Lantai lobby harus di’pel’ berkali-kali dalam sehari.

– Kamar tamu dibersihkan sehari dua kali.



c. Proper Product– Untuk membersihkan suatu barang

harus menggunakan obat pembersih yang cocok. Misal : • Pledge untuk dusting furniture• Glass Cleaner untuk

membersihkan kaca• Shampoo Carpet untuk

membersihkan carpet


3. SET CLIMATE and ATTITUDE

a. Positive Attitude; High Moral

Karyawan di Housekeeping terbiasa dengan tingkah laku yang positif, jujur, sopan, rajin dan bermoral tinggi.

b. Neat and Clean

Petugas Housekeeping harus rapi dan bersih.

c. Critic Privately

Bila akan menegur anak buah jangan di depan umum, usahakan empat mata di ruang tertutup.


IV. FOUR MAJOR AREAS OF RESPONSIBILITY

1. Management of people, equipment and supplies

2. Preservation of building finishes, fabrics and furnishing

3. Controlling cost

4. Keeping record


1. Management of People, Equipment and Supplies

• Housekeeping harus dapat mengelola sumber daya manusia, bagaimana cara menggunakan tenaga manusia yang terbatas jumlahnya untuk mencapai tujuan yang sudah digariskan oleh perusahaan.



• Housekeeping juga harus dapat mengelola peralatan yang dipakai di seluruh hotel baik berupa perlengkapan kamar tamu (tempat tidur, almari, meja, kursi, TV, refrigerator, linen, towel, etc) maupun peralatan di public area.



• Housekeeping harus dapat mengelola supplies, kebutuhan untuk tamu harus tersedia jangan sampai kurang tetapi harus hemat agar pengeluaran tidak melampaui anggaran yang telah ditentukan.


2. Preservation of BuildingFinishes, Fabrics and Furnishing

• Housekeeping harus dapat memelihara bangunan dengan baik, dijaga kebersihannya dan semua peralatan yang ada di dalamnya harus berfungsi dengan baik.



• Housekeeping juga harus memelihara linen (sheets, pillow case) dan towels (bath towel, hand towel, face towel dan bath mat), bed cover, drapery dan lace curtain.

• Diusahakan linen mempunyai umur pemakaian yang lama (tahan cuci 200 kali) dan jangan salah pemakaian sehingga cepat rusak.


Preservation of Fabrics and Furnishing



• Housekeeping bertanggung jawab memelihara perabotan (meja, kursi, almari, dll) sehingga dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama.


3. Controlling Cost

• Housekeeping harus dapat kendalikan biaya sehingga pengeluaran seimbang dengan jumlah tamu yang menghuni hotel (proporsional) untuk mencapai goal (room profit) yang telah ditargetkan.


4. Keeping Record

• Housekeeping harus mempunyai catatan dari semua kegiatan untuk mengontrol biaya sehingga tidak terjadi pemborosan.

• Misal : pengambilan dan pemakaian guest supplies, cleaning supplies, pelaksanaan training, beban kerja, dll.

Documents

Housekeeping Management