Hoofdstuk 1 Inleiding Bestuurlijke Informatievoorziening (Biv)

5/10/2018 Hoofdstuk 1 Inleiding Bestuurlijke Informatievoorziening (Biv) - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/hoofdstuk-1-inleiding-bestuurlijke-informatievoorziening-biv 1/8

1

HOOFDSTUK 1 INLEIDING BIVBESTUURLIJKE INFORMATIEVOORZIENING

Wat is BIV?

Alle activiteiten mbt tot het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken

van info tbv het besturen, het doen functioneren en het beheersen van een organisatie (primair) alsmede tbv

het afleggen van verantwoording (secundair).

Cruciale vragen opzetten ao

Wat voor info is nodig

Wie doet wat

Hoe: welke werkwijze wordt

Wanneer

H ANDBOEK BIV

Waarvoor dient een handboek BIV?

Ter bevordering van een goede gang van zaken in een bedrijf is het van belang de WatWieWanneerHoe-vragen

vast te leggen in de handboek BIV.

Steeds meer in kleine bedrijven door oa ISO-9000.

1. Niet beperkt tot de boekhouding maar ook

2. Administratie FIS (Financieel Informatiesysteem)

3. Beslissingsinfo

4. Bewaking tijdig uitvoeren werk

Wat zijn de functies van een adminstratie?

1. Rekenschap en verantwoording

2. Controle op taakuitvoering medewerkers

3. Vasstelling resultaat en vermogen

4. Vaststelling kostprijs

5. Vaststelling doelmatigheid

6. Middel om info te verstrekken aan de leiding tbv beleidsbeslissingen

7. Middel verstrekking detailinfovoor uitoefening taken

8. Bewijsmiddel uitvoering wettelijke voorschriften

Voor en tegenargumenten centralisatie

Voor

1. Kostenvoordeel door

a. scheiding moeilijk en eenvoudig werk

b. Meer mogelijkheden hulpmiddelen

c. Voorkomen dubbel

2. Deskundigheid

3. Betere controlemogelijkheden omdat functiescheiding mogelijk is en er controleverbanden kunnen

worden gelegd.

Tegen

1. Communicatieproblemen door gebrek eigen waarneming + afhankelijkheid administratie

2. Onzekerheid over juistheid info: deze kan worden betwist bij ongunstige uitkomsten

2

1

3

4



2

BEGRIPPEN

Wat is een huishouding, organisatie, onderneming, administratieve organisatie

Huishouding: het op gemeenschappelijk doel gericht en door economisch principe beheerste geheel van

mensen en middelen. Belangrijkste aspecten:

a. Ontstaan van afspraken en taakverdelingen

b. communciatiebehoeftec. noodzaak permanente oordeelsvorming

2. Onderneming (alleen profit) : het op continuiteit ingestelde huishouding die door het streven naar

bevrediging van behoeften streeft naar het rendabel maken van geinvesteerd vermogen

3. Bedrijf: huishouding die zich richt op het voortbrengen van behoeftebevredigingsmiddelen, waaronder

ook handel en diensten, al dan niet strevend naar winst.

4. Organisatie: dit is het opstellen van het plan dat bij het huishouden hoort. Het betreft het geheel van

duurzame regelingen gericht op goede werking van een op een bepaald doel gerichte

middelencomplex.

Centrale doelstelling < --- > afgeleide doelstelling

Afgeleide doelstelling is functie

Primaire functies zijn gericht op centrale doelstelling. Logistieke functies maken primaire functies mogelijk bv: Personele functie

Financieel economisch

Ict

Factoren die van invloed zijn op centrale of decentrale beslissingsbevoegdheid1. Cultuur (eenhoofdig vaak centraal)

2. Betrokkenheid personeel

3. Maatschappelijke ontwikkeling (schaalvergroting leidt tot decentraal)

4. Kosten/baten: decentralisatie is vaak duurder door hogere ICT kosten, meer vrijheid beslissingen,

meer afstemming van taken

LEIDING Niveaus leidinggeven

1. Strategisch: eenmalige beslissingen op de lange termijn over doelstellingen

2. Tactisch: houden verband met strategische beslissingen

a. Toewijzen van middelen

b. Vaststellen van procedures

c. Beoordeling prestaties

3. Operationeel: gericht op uitvoering conform tactische beslissingen.

Informatievoorziening leiding

1. Op strategisch niveau leidinggevende

a. Maandelijkse informatie over alle belangrijke zaken

i. Resultaten (intern)ii. Belangrijkste activiteiten (intern en extern)

iii. Belangrijkste ontwikkelingen (intern en extern)

Kenmerken

i. Kwalitatief

ii. Minder gedetailleerd

iii. Slecht gestructureerd (vaak eenmalig, niet geautomatiseerd)

2. Op tactisch niveau leidinggevende, kenmerken

a. Voorzienbaar

b. Vaste periodiciteit

c. Afkomstig uit interne informatiesysteem

3. Op operationeel niveau leidinggevende, kenmerken

a. Sterk voorzienbaarb. Goed gestructureerd

c. Gedetailleerd

5

6

7

8



3

d. actueel

INFORMATIE

Kenmerken informatie

1. Wordt vastgelegd

2. Wordt overgebracht3. Is geordend

4. Hebben betekenis voor de ontvanger

Conclusies hieruit

1. Er moet een systeem van overbrenging komen

2. Dit systeem moet geordend zijn

3. Overtollige informatie heeft geen betekenis en moet worden voorkomen.

Wat is het verschil tussen gegevens en informatie?

Gegevens - > veredeling -> Informatie

Dit is subjectief: wat voor de een informatie is , is voor de ander gegevens.

Wie hebben er informatie nodig?

Dit is zeer divers en lastig te duiden

1. Intern of extern

2. Van gehele huishouding of een deel?

3. Intracomptabel te betrekken of extracomptabel?

Welke beperkingen zijn er in de informatiebehoefte?

1. Niet alle wensen kunnen worden vervuld. Prognoses vragen veel werk en bevatten veel haken en ogen. Dit

kan dus niet vaak

2. Rationeel: alles is interessant maar is het ook nodig het te weten?

INFORMATIESOORTEN

Welke soorten informatie kunnen worden onderscheiden?

1. Formeel – informeel onderscheid op basis waarvan de info tot stand komt

2. Intern – extern onderscheid op basis van bron

3. Management – logistiek onderscheid op bestemming

4. Project – proces onderscheid op frequentie1

INFORMATIEVERZORGING

Defintie informatieverzorging

Het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van info tbv

het besturen, het doen functioneren van een organisatie alsmede tbv het afleggen van verantwoording.

Wat zijn de veredelingsbewerkingen1. Sorteren

2. Rekenen

3. Selecteren, vergelijken, bewaren

4. Ordenen

5. Berekenen

6. Gebruik grootboeknummers

Wat zijn de argumenten voor het maken van beleid voor informatievoorziening

1. Hulpmiddel voor managers voor uitvoering van activiteiten. De informatie moet dus effectief zijn

waarvoor beleid nodig is*

9

10

11

12

13

14

15

16

18

Invoer Besturing Uitvoer

Correctie Vergelijki

Meter



4

2. Het opzetten en up-to-date houden is duur en vraagt veel tijd. Dit vergt keuzes wat wel en niet gedaan

moet worden.

3. Informatievoorziening is complex en en niet snel te wijzigen dus moet het beleidsmatig worden

opgezet.

4. Er zijn raakvlakken met interne controle, organisatorische en personele aspecten.

Wat zijn de onderwerpen van een informatieplan?1. Voor welke bedrijfsfuncties?

2. Hoe in de organisatie (decentralisatie?)

3. Wat kan informatietechnologie bijdragen aan de doelstelling (per afdeling)

4. Kosten en inversteringen voor informatievoorziening

5. Zelf doen of uitbesteden?

GEGEVENSVERWERKING

Welke manieren zijn er om informatie te verwerken?

1. Postgewijs: ieder gegeven doorloopt apart het bewerkingsproces

2. Groepsgewijs: start van bewerkingsproces gebeurt nadat er een groep gelijksoortige gegevens is

verzameld3. Combinatie

Welke eisen worden er aan verwerking gesteld?

1. Waarborging betrouwbaarheid (dus interne controle)

2. Doelmatig ivm kosten

3. Planning: de informatie moet tijdig beschikbaar zijn

4. Bedrijfseconomische eisen (bv periodegegevens na screening balans)

INFORMATIEVERSTREKKING

Wat is de definitie van communicatie?

Het overdragen van gedachten, mededelingen of kennis, dat plaatsvindt tussen mensen, machines en/of

groepen hiervan met het doel deze inzichten of kennis gemeenschappelijk te maken.

In het kader van deze definitie is informatie pas informatie als er sprake is van feedback. Het is dus een cyclus.

Noem de voorwaarden die aan communicatie binnen een huishouding mag worden gevraagd.

1. Structuur moet duidelijk en bekend zijn zodat bekend is aan wie informatie moet worden verstrekt en

van wie informatie mag worden verwacht.

2. De processen en procedures rond informatievoorziening moeten bekend zijn.

3. Het communicatiepatroon moet sluitend zijn en het aantal communicatieverhoudingen moeten zo

gering mogelijk zijn.

4. Positieve instelling van alle betrokkenen.

Wat is horizontale en wat is verticale communicatie?Horizontale communicatie is niet langs de hiërarchische weg. Verticale is dit wel.

Welke factoren spelen een rol bij de keuze welke communicatiemiddelen gebruikt gaan worden?

1. Tussen welke personen speelt de communicatie zich af

2. Met welke frequentie

3. Met welke tijdsduur

4. Welke informatie (vorm en inhoud)

5. Welke afstand moet worden overbrugd

6. Gewenste snelheid

7. Moet de info worden bewaard?

8. Het kostenplaatje

19

20

21

22

23

24



5

Topleiding

Middenkader

Operationele leiding

Uitvoering

Welke eisen worden verbonden aan informatieverstrekking

1. Welke informatie moet worden verstrekt. Dit heeft gevolgen voor de info. De info voor een

afdelingshoofd is anders dan die voor een raad van toezicht of dan die voor een overheidinstantie

waarbij voorschriften gelden (bv fiscus).

2. Op welke wijze de informatie moet worden gepresenteerd. Het moet voor de ontvanger duidelijk zijn.

3. Tijdigheid en frequentie (incidenteel, continu of periodiek)

Wat is feedback en wat is feedforward

Bij informatieverstrekking is feedback het terugkoppelen van de uitkomst aan een norm waarbij door het

aangewezen regelorgaan wordt afgewogen of de info wordt gewijzigd om dichter bij de norm te komen of dat

dit niet wordt gedaan.

Feedforward is het vooruitkoppelen van de invoer aan een norm waarbij na vergelijking de invoer wordt

bijgesteld of niet.

Negatieve feedback is gericht op het zo klein mogelijk houden van de flucutaties in de uitkomst tov de norm.

Postitieve feedback is gericht op het bewegen van het systeem in de juiste richting. Door te leren en te werken

met bv een pilot wordt dit bereikt.

INFORMATIEBEHOEFTE

Wat is en wat omvat het kwaliteitsspectrum?

Dit zijn de eisen waaraan informatie moet voldoen om ophet juiste moment voor de ontvanger van waarde te

zijn. Het gaat om de volgende aspecten

1. Volledigheid: deelwaarneming of volledig?

2. Gedetailleerdheid:

3. Betrouwbaarheid: zowel van de basisgegevens als bewerkingen

4. Kritisch gehalte: mate van objectiviteit

5. Kwantificering

6. Frequentie

7. Psychisch effect: wat roept de wijze van presentatie op

8. Nauwkeurigheid: bepaling tolerantie tov absolute waarde

9. Ouderdom: let op verwerkingsmoment + bewerking = moment presentatie

10. Continuïteit: met name geldt dit ook voor de interpretatie

11. Mate van veredeling

Waardoor worden sommige aspecten van het kwaliteitsspectrum beïnvloed?

Door de mate van leidinggeven en wel zoals hieronder aangegeven:

Toeneming

Nauwkeurigheid

Kwantificering

Frequentie

Detaillering

25

26

29

30



6

Formele

beslissingen`

Rekenkundige

bewerkingen

Noem een voorbeeld wat dit schema bevestigt

Een orderafdeling moet nauwkeurig en frequent over de juiste verkoophoeveelheden moeten beschikken. Zo

niet dan loopt de inkoop en de voorraadbeheersing niet goed zodat voor een volgende order er bv

onvoldoende voorraad is.

INFORMATIESYSTEEM

Wat is een informatiesysteem?

Dit is een ordening van elementen die samenwerken ten behoeve van de informatievoorziening van een

huishouding.

Met welke 5 soorten elementen heeft een modern informatiesysteem te maken?

1. Machines (hardware)

2. Programmatuur (software)

3. Administratieve procedures

4. Gegevensverzameling (bestanden)

5. Personeel: hiermee worden bedoeld die mensen die bij het functioneren van het informatiesysteem

betrokken zijn zoals programmameurs, systeemanalysten, operators etc

Wat is nodig om tot een informatiesysteem te komen?

1. Inventarisatie welke info nodig is

2. Vervolgens welke basisinfo is nodig om de info te kunnen leveren, waar deze basis is en hoe deze

moet worden bewerkt tot echte info

3. Tenslotte Keuze technische hulpmiddelen tbv het vastleggen en verwerken van de gegevens alsmede

het verstrekken van de info

Wat zijn als voorbeeld de subsystemen van de infosysteem van een handelsbedrijf?

1. Order- en verkoopadminstratie

2. Voorraadadminstratie

3. Inkoopadminstratie

4. Financiele adminstratie

Geef het grondpatroon van een informatieverwerkingsproces + geef een voorbeeld

31

32

33

34

BestandenProgramma’s

Procedures

Richtlijnen

Voorschriften

Rekenregels

Tabellen

UITVOERINVOER

35

36



7

Een voorbeeld van een orderbehandeling:

1. Order komt binnen (INVOER)

2. In de instructie staat dat moet worden gekeken of als geleverd kan worden en wat dan het

orderbedrag wordt. Dit doen we door formeel te beslissen (is het gevraagde aanwezig?) Uitrekenen

van de verkoopwaarde een daarna orderbedrag.

3. Hierbij raadplegen we bestanden (bv kantoorvoorraadadminstratie)

4. We kunnen uitleveren. Hierna gaat het de volgende bewerkingsfase in met de vraag of we willenleveren

1. Orderuitlevering is klaar. De vraag is of er geleverd gaat worden (INVOER)

2. Er moet een formele beslissing worden genomen of aan de debiteur geleverd kan worden (is het een

betrouwbare debiteur – debiteurenbestand raadplegen)

3. Etc

Wat is de relatie van interne en externe basisgegevens met de interne organisatie en interne

controle?

Onjuiste gegevens leidt tot onjuiste informatie

Wat zijn de voornaamste redenen om de gegevens vast te leggen?

1. Overbrugging van tijd: hiermee wordt eigenlijk het menselijk geheugen ondersteund omdat de info

later nodig is dan deze wordt gegeven

2. Overbrugging van afstand

3. Eenvoudiger te bewerken (sorteren + rekenen)

4. Bewijsmateriaal

Geef voorbeelden van informatiedragers

1. Machinaal leesbaar

a. Magneetband

b. Diskette

c. Harde schijf

d. Cdrom

e. Zip-drive

f. USB2. Machinaal + herkanbaar voor mensen

a. Slappe formulieren

b. Kaarten

c. microfilm

Wat is de rol van een formulier?

Door zijn gehele indeling en ontwerp doelmatig de informatie weergeven en daarbij instructie gevend

1. wie de info initieert

2. waarom

3. wat waar wordt ingevuld

4. waar het formulier naar toe gaat

5. de route6. wie het aanvult

7. wie de voortgangscontrole doet

ADMINISTRATIE EN INFORMATIEVERZORGING

Bespreek de relatie adminstratieve organisatie en informatiesysteemDe administratie in bv een productiebedrijf omvat veel onderdelen zoals

inkoopadministratie,

verkoopadminstratie,

kostprijsadminstratie, debiteurenadministratie,

crediteurenadministratie,

salarisadministratie,

begrotingsadministratie,

37

38

39

40



8

boekhouding etc.

De informatievoorziening kent ook veel onderdelen zoals

commerciele informatievoorziening,

technische informatievoorziening,

beheersinformatievoorziening,

financiele informatievoorziening

Een voorcalculatie voor een offerte is

commerciele informatievoorziening: gaat naar de klant

technische informatievoorziening: materialen en productieprocessen

beheersinformatievoorziening: planning

financiele informatievoorziening: bij nacalculatie van belang voor calculatieverschillen

De administratie heeft dus primair te maken met financiele informatie maar ook op andere

informatievoorziening.

GEVOLGEN AUTOMATISERING

Omschrijf de structuur computerboekhouden

boekingsdocumenten voortellen

coderen documenten

controle invoercontrolelijst (foutmeldingen)

definitieve verwerking in de vorm van jp in het grootboek en dagboeken

printen verwerkingsverslag

controle verwerkingsverslag met invoerverslag

Dit alles heet batchverwerking omdat de te verwerken documenten in een invoerbestand worden gezet en pas

daarna worden verwerkt.

OEFENOPGAVE 1

OEFENOPGAVE 2

Documents

Hoofdstuk 1 Inleiding Bestuurlijke Informatievoorziening (Biv)