Embed Size (px)
Citation preview
1
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN
HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ V-hoadon BẢN WEB
1. THONG TIN ĐƠN VI1, NGƯOI DUNG
2. THONG SO CHUNG, MẪU HOA ĐƠN, LICH SỬ ĐANG KÝ
3. KHÁCH HANG, HANG HOA DICH VỤ
4. QUY TRÌNH XUẤT HOÁ ĐƠN
5. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BUYERSIGN (PHẦN MỀM CHỮ KÝ SO CHO
NGƯOI MUA)
6. PHẦN MỀM CHỮ KÝ SO CHO NGƯOI BÁN (SIGNER CLIENT)
THONG TIN ĐƠN VI, NGƯOI DUNG
Trước khi phát hành hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử v-hoadon, bạn cần phải tạo lập những thông tin tài khoản là: thông tin đơn vị, người dùng và thư thông báo.
1. Thông tin đơn vị
-Sau khi đăng nhập phần mềm thành công, Tại menu dọc “Trang Chủ”
click
“Thiết lập
Thông tin đơn vị”
Chuyển sang màn hình “Thông tin đơn vị pháthành hóađơn điện tử”
2
- Màn hình cung cấp chức năng “Chỉnh sửa” thông tin đơn vị. Để thực
hiện click button
Chuyển sang màn hình “Thông tin đơn vị” .
Tại đây người dùng có thể chỉnh sửa thông tin các trường như “Tên công ty, Mã
số thuế, Địa chỉ ,Điện thoại,Fax,Email,Website , Đại diện pháp luật, Số tài
khoản , chủ tài khoản, Tên ngân hàng”
- Sau khi chỉnh sửa xong
click button thông tin vừa chỉnh sửa
- sẽ được lưu lại và hiển thị ở màn hình“Thông tin đơn vị phát hành” ngược lại
khi click button
2. Người Dùng
Tại menu dọc “Trang Chủ”
click “Thiết lập
Người dùng”
Chuyển sang màn hình “Quản lí người dùng”
Tương tự ở
3
THONG SO CHUNG, MẪU HOA ĐƠN, LICH SỬ ĐANG KÝ
1. Điều chỉnh hóa đơn
- Tại menu dọc “ Thiết lập”
click chọn Mẫu hóa đơn/mẫu in
Chuyển sang màn hình “Quản lí mẫu hóa đơn/mẫu in”.Màn
hình cung cấp các chức năng
Tại đây nhập những thông tin cần thiết vào :
“cho phép nhập kích thước chiều ngang
“cho phép nhập kích thước chiều dọc của chữ
ký số”
Cung cấp thêm các chức năng mẫu hóa đơn của công ty và những
mẫu thiết kế riêng
4
Biên bản điều chỉnh hóa đơn
Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập
2. Lịch sử đăng kí
- Tại menu dọc “ Thiết lập”
click chọn Lịch sử đăng kí
5
Chức năng được thiết kế để ghi nhận lịch sử đăng ký hóa đơn,có thể
và
3. Thông số chung
- Tại menu dọc “ Thiết lập”
click chọn Thông số chung
Chức năng được thiết kế để thiết lập các thông số mẫu in cho hóa đơn và các mẫu biểu
khác theo yêu cầu,cấu hình kết nối.Khi đã nhập đầy đủ thông tin, chọn LƯU hoặc HUỶ
6
KHÁCH HANG, HANG HOA DICH VỤ
1. Khách hang
Tại menu dọc “ Trang chủ”
click chọn Khách hàng
Chuyển sang màn hình “Khách hàng”. Màn hình cung cấp các chức năng:
Thêm thông tin khách hàng:
- Mã khách hàng sẽ được cung cấp
- Tên khách bạn cần nhập vào ô này
- Tình trạng mặc định: Đang hoạt động
- Giới tính nhiều lựa chọn cho bạn
- Mã số thuế,email ,địa chỉ ,.. bạn cần phải nhập thông tin này
- Ngoài ra cung cấp thêm thông tin ngân hàng của bạn
7
Sau khi nhập xong chọn
Thêm các công cụ
2. Hoàng hoá dịch vụ
- Tại menu dọc “ Trang chủ”
click chọn Hàng hóa dịch vụ
Chuyển sang màn hình “Hàng hóa dịch vụ”. Màn hình cung cấp các
chức năng:
Thêm thông tin hàng hóa dịch vụ:
- Mã hàng hóa cần nhập
- Tên hàng hóa
- Tình trạng mặc định: Đang hoạt động
8
- Đơn vị tính và giá bán
- Lưu ý:
Đơn vị tính hàng hóa của bạn theo đơn vị “vd: mặt hàng rau kg , bông cài áo
cái
Giá bán : bạn nhập giá bán cho hàng hóa
- Thuế suất
Sau khi sẽ hiện ra danh sách hàng hóa để chuẩn bị cho lập
hóa đơn
QUY TRÌNH XUẤT HOÁ ĐƠN
1. Lập hóa đơn
Tại menu dọc “ Nghiệp vụ hóa đơn”
-> click chọn lập hóa đơn
V-hoadơn cung cấp các chức năng khi bạn lập hóa đơn:
- “Loại hóa đơn”
9
“Tìm kiếm nếu bạn có thông tin trong khách hàng nhấp vào
sẽ tự update “tên khách hàng và mã số thuế”
“Thông tin địa chỉ”
- “Thông tin email & số điện thoại”
- “Sự chọn lựa cho bạn thêm về tiền tệ”
- “V-hoa don cung cấp tự động các “danh sách hàng hóa,dịch
vụ” -> clickchuột vào tự động sẽ hiện ra hàng hóa. Có thể thêm
hoặc xoá hàng hoá.
Có thể tùy chỉnh ẩn/hiện số lượng trong hóa đơn
10
- Sau khi bạn nhập thông tin đầy đủ chọn có thể xem in
trước chọn
hoặc hủy.
Kiểm tra các thông tin và chọn
để phát hành
hóa đơn giá trị gia tăng và các biên bản hóa đơn khác
2. Điều chỉnh hóa đơn
\
Chuyển sang màn hình “Chuyển đổi hóa đơn”. Màn hình cung cấp
các chức năng:
- Thêm loại hóa đơn
- Tìm kiếm số hóa đơn
- Theo ngày
- Theo mã số thuế
- Theo trạng thái : phát hành/chuyển đổi
11
Tìm kiếm và lọc bạn nhập đầy đủ
Kết quả:
Khi cần tìm kiếm hóa đơn chỉ cần chọn 1 hàng và
sau đó chọn vào button hóa đơn sẽ được
chuyển đổi .Ngoài ra còn thêm chức năng như và
3. Hủy hóa đơn - Tại menu dọc “ Nghiệp vụ hóa đơn”
&. click chọn hủy hóa đơn
Chuyển sang màn hình “hủy hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng tương
tự như “chuyển đổi hóa đơn”
Sau khi chọn và tìm kiếm
ngoài ra còn cung cấp
thêm
12
4. Danh sách hóa đơn - Tại menu dọc “ Nghiệp vụ hóa đơn” & click chọn danh sách hóa đơn
Danh sách hóa đơn cung cấp và tìm
kiếm,lọc tương tự như “chuyển đổi ,thay thế,lập hóa đơn
5. Phát hành hàng loạt
- Tại menu dọc “ Nghiệp vụ hóa đơn”
click chọn phát hành hàng loạt
Chuyển sang màn hình “phát hành hàng loạt”. Màn hình cung cấp các chức
năng tương tự như “chuyển đổi hóa đơn,danh sách hóa đơn,… ”
13
*Cung cấp thêm chức năng giờ đây bạn sẽ k cần chọn từng ô hàng mà chỉ
cần 1 nút nhấn hóa đơn sẽ được tự chọn hết và sau đó
hóa đơn
6. Tải nhập hóa đơn
- Tại menu dọc “ Nghiệp vụ hóa đơn” click chọn tải nhập hóa đơn
Chuyển sang màn hình “Tải nhập hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng:
- Tải xuống mẫu sẵn có trong của V-hoadon
- Tải lên dữ liệu hóa đơn của bạn
Cung cấp thêm chức năng mẫu hóa đơn,
Và danh sách hóa đơn
14
7. Thư thông báo:
Tại menu dọc “Trang Chủ” click “Thư thông báo”
Chuyển sang màn hình “Danh sách thư thông báo”.
Màn hình cung cấp các chức năng:
Chức năng “Tìm kiếm”
- Tìm kiếm theo “Loại hóa đơn” :
- Theo “Số hóa đơn”
- Theo Ngày gửi “Từ ngày” - “Đến ngày”
`
- Theo “Mã số thuế”
- Theo “Trạng thái”
15
Chức năng quản lý danh sách để gửi mail:
- Sắp xếp theo mục “Tăng dần và giảm dần”
- Lọc theo “cột”
- Để thực hiện “Gửi/Gửi lại mail”
Tại dòng hóa đơn mong muốn
16
- Click vào ô checkbox ở cột “Chọn” sau đó click button .
Mail được chọn để gửi/gửi lại
sau khi gửi thành công
sẽ có trạng thái là “Mail đã được gửi/gửi lại”
HƯỚNG DẪN PHẦN MỀM CHỮ KÝ SO CHO NGƯOI BÁN
(SIGNER CLIENT)
Để tải phần mềm truy cập vào : https://v-hoadon.com → Tải phần mềm và chọn phần mềm cho cho người bán để tải
Sau khi tải về giải nén và tiến hành cài đặt :
17
- Để ký số cần cắm usb (token ) vào máy và tiến hành cài đặt
- Mở phần mềm signer client lên để tiến hành kết nối
Phương thức mã hóa : dành cho Win 7 : MD5 , SHA1
dành cho Win 10: SHA526 , SHA512
Chọn chữ ký số : sẽ chọn tên công ty trên usb và nhập mã pin từ 1-8
18
→ Đăng nhập tài khoản V-hoadon để kết nối và sau khi thành công
Lưu ý : Kết nối thành công ,mở bản web V-hoadon sẽ thấy góc bên phải có Chìa
khóa (màu đỏ chưa kết nối được buộc thử lại và ngược lại màu Xanh)
Sau khi kết nối thành công trong phần lập hoá đơn chọn phát hành và Xem trước mẫu in khi đã ký
- Có thể tải về và in chọn góc trên cùng phải:
19
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG BUYERSIGN
(PHẦN MỀM CHỮ KÝ SO CHO NGƯOI MUA)
Để tải phần mềm ta truy cập vào : https://v-hoadon.com → Tải phần mềm
và chọn phần mềm cho cho người mua để tải
Sau khi tải về ta giải nén và tiến hành cài đặt
- Quá trình cài đặt xong ,hiện lên bảng chữ ký cho người mua,phần mềm có 2 bướ
20
Ở bước 1 chọn tập tin XML sau khi phát hành hóa đơn cho bạn .Sau đó chọn vào ô 3 chấm
trên phần mềm sẽ hiên ra và open để chọn tập XML
Nếu bạn chưa có file XML vui lòng truy cập vào đường link có sẵn
+Tra cứu bằng mã bảo mật: +Tra cứu bằng tài khoản:
21
Để ký số cần cắm usb (token ) vào máy và tiến hành cài đặt
Tiến hành ký số sang bước 2: chọn chữ ký và nhập mã pin 1-8
Nếu khớp XML và usb kết quả tải được pdf
