VĂN PHÒNG UBND TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU

HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC HÀNH CHÍNH NĂM 2014

Phụ lục 2:

NỘI DUNG ÔN TẬP

MÔN: TIN HỌC TRÌNH ĐỘ A

(Kèm theo Thông báo số ......./TB-HĐTD ngày…… tháng 12 năm 2014 của Hội

đồng tuyển dụng công chức hành chính Văn phòng UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

năm 2014)

THÁNG 12 NĂM 2014

2

NỘI DUNG A: NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNHMáy tính là thiết bị giúp con người thực hiện các công việc: Thu thập, quản lý, xử lý,truyền nhận thông tin một cách nhanh chóng. Ta chỉ xem xét dạng thông dụng nhấtcủa máy tính hiện nay, là máy vi tính, hay còn gọi là tính cá nhân (PC).

Thông thường , một máy tính cá nhân có cấu trúc đơn giản như sau :

3

PHẦN I. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA MÁY TÍNH

Thành phần cơ bản của máy tính là khối xử lý trung tâm (CPU – Central processingUnit), bao gồm :

- Bộ điều khiển trung tâm : điều khiển toàn bộ hoạt động của máy tính

cùng các thiết bị kết nối ;

- Bộ thao tác trực tiếp thực hiện các phép tính số học và logic;

- Bộ nhớ trong để lưu giữ các thông tin thường xuyên phục vụ cho hoạt động củamáy tính.

Ngoài ra là những thiết bị phụ trợ, được gọi là các thiết bị ngoại vi, như :

- Bộ nhớ ngoài để lưu trữ thông tin ngoài máy như : Đĩa mềm, đĩa cứng, USB…

- Các thiết bị vào để đ ưa thông tin vào máy tính như : bàn phím, chuột, máy quét …

- Các thiết bị ra để đưa thông tin từ máy tính ra như : màn hình, máy in, máy vẽ …

Ngoài khối xử lý trung tâm (CPU), các thành phần còn lại đ ược xem là các thiết bịngoại vi.

1. Khối xử lý trung tâm (CPU)

Là bộ chỉ huy của máy tính, khối xử lý trung tâm CPU có nhiệm vụ điều khiển cácphép tính số học và logic, đồng thời điều khiển các quá trình thực hiện các lệnh. CPUcó 3 bộ phận chính : Khối tính toán số học và logic, khối điều khiển và một số thanhghi.

2. Bộ nhớ trong (Main Memory)

Là thành phần nhất thiết phải có của máy tính. Bên cạnh bộ nhớ trong còn có bộ nhớngoài, cùng được dùng để lưu giữ thông tin, bao gồm dữ liệu và chương trình. Mộttham số quan trong của bộ nhớ dung lượng nhớ. Đơn vị chính để đo dung lượng nhớlà byte (1 byte gồm 8 bit) các thiết bị nhớ hiện nay có thể có dung lượng nhớ lên tớinhiều tỷ byte. Do vậy người ta còn dùng bội số của byte để đo dung l ượng nhớ:

1 KB (Kilobyte) =210 byte = 1024 byte

1 MB (Megabyte) = 210 KB = 1 048 576 byte

1 GB (Megabyte) = 210 MB = 1 073 741 824 byte …

Bộ nhớ trong của máy tính (còn đ ược gọi là bộ nhớ trung tâm). Bộ nhớ trong có tốc độtrao đổi thông tin rất lớn, nhưng dung lượng bộ nhớ trong thường không cao.

4

Các bộ nhớ trong hiện nay thường được xây dựng với hai loại vi mạch nhớ cơ bản nh ưsau :

- RAM (Random Access Memory) : Là bộ nhớ khi máy tính hoạt động ta có thể ghivào, đọc ra một cách dễ dàng. Khi mất điện hoặc tắt máy thì thông tin trong bộ nhớRAM cũng mất luôn.

- ROM (Read Only Memory): Là bộ nhớ ta chỉ có thể đọc thông tin ra. Thông tin tồntại trên bộ nhớ ROM th ường xuyên, ngay cả khi mất điện và tắt máy. Việc ghi thôngtin vào bộ nhớ ROM là công việc của nhà sản xuất. Bản thân máy tính không thể thayđổi dữ liệu đã ghi trong ROM.

3. Bộ nhớ ngoài: Còn gọi là bộ nhớ phụ là các thiết bị l ưu giữ thông tin với khốilượng lớn, nên nó còn đ ược gọi là “bộ nhớ lưu trữ dung lượng lớn”

Bộ nhớ ngoài điển hình nhất là đĩa CD, ổ cứng di động, USB …

4. Các thiết bị vào: Được dùng để cung cấp dữ liệu cho bộ vi xử lý máy tính như bànphím, chuột, máy quét ảnh…

5. Các thiết bị ra: Là phần đưa ra kết quả tính toán, tài liệu, các thông tin cho conngười biết đó là : màn hình, máy in , máy vẽ…

5

PHẦN II. HỆ ĐIỀU HÀNH MICROSOFT WINDOWS 7

Windows là phần mềm hệ điều hành của hãng Microsoft. Với giao diện đồ hoạthông qua hệ thống thực đơn và các hộp hội thoại đa dạng, hệ điều hành Windows dễsử dụng và tương đối dễ học. Các hệ thống máy vi tính hiện nay thường dùng hệ điềuhành Windows (Việt Nam là một trường hợp). Đến nay, hãng Microsoft đã phát triểncác hệ điều hành Windows3x, Windows9x, Windows 2000, Windows ME, Windows

XP , Windows 7…

Windows là hệ điều hành đa tác vụ, nghĩa là có thể thực hiện đồng thời nhiều côngviệc. Ví dụ, vừa nghe nhạc, vừa sử dụng phần mềm Excel để tính toán, hay phần mềmWinword để soạn thảo văn bản.

Ngoài ra hệ điều hành Windows còn có chức năng Plug and Play (cắm và chạy) tựđộng cài đặt các thiết bị đ ược gắn thêm vào hệ thống, cũng như các tiện ích để nối kếtmạng và Internet.

I. KHÁI NIỆM VỀ Ổ ĐĨA, TẬP TIN VÀ THƯ MỤC

1. Ổ đĩa (drive) :

Để quản lý các ổ đĩa hệ thống máy tính thường đặt tên cho mỗi ổ đĩa bao gồm 1 ký tựchữ (bắt đầu từ ký tự “A”, và tiếp tục với các ký tự kế tiếp – thường do hệ thống tự đặttên) và dấu hai chấm (:).

Trong hệ điều hành Window ổ đĩa còn có nhãn (do người sử dụng hoặc máy tạo).

Ví dụ : Data (C:), Local Disk (D:), …

1.1 Các ổ đĩa mềm : Để đọc các đĩa mềm, máy tính phải được gắn ổ đĩa tương ứng vớiloại đĩa. Một hệ thống máy tính có thể có tối đa 2 ổ đĩa mềm , 4 khe cắm USB và dành

2 tên ổ đĩa A: và B: để đặt tên cho 2 ổ đĩa mềm này.

1.2 Các ổ đĩa cứng : Máy tính thường được gắn 1 đĩa cứng để tiện làm việc, tuy vậytrên các máy tính hiện nay có thể gắn được 4 đĩa cứng. Khi một đĩa cứng được gắn vào

máy tính, nó sẽ được gán một tên gọi để phân biệt với các ổ đĩa khác.

Ổ đĩa cứng được đặt tên từ ký tự C trở đi (C:), có thể có thêm các ổ đĩa D:, E:, ...

Thường 1 máy tính PC có thể gắn 1-2 đĩa cứng vật lý, nhưng tên các ổ đĩa cứng có thểnhiều hơn vì trên 1 đĩa cứng chúng ta có thể phân thành nhiều vùng đĩa (partition), và

mỗi vùng đĩa này được gọi là một đĩa “logical”, được đặt tên theo quy ước của ổ đĩacứng.

1.3 Các ổ CD : Tương tự như ổ đĩa mềm, muốn đọc (và ghi) thông tin trên đĩa CD,máy tính phải có ổ đĩa tương ứng. Trên một máy tính, th ường có thể gắn 1-2 ổ đĩa CD.

6

Tên của ổ đĩa CD thường bắt đầu với chữ cái kế tiếp các chữ cái đặt tên cho đĩa cứng(và dấu :).

Ghi chú: Tên ổ đĩa, tên tập tin, tên thư mục trong hệ điều hành Windows hay DOSkhông phân biệt chữ thường và chữ hoa.

2. Tập tin (file)

1.2.1 Khái niệm :

Tập tin là tập hợp các thông tin có liên quan với nhau, th ường được lưu trữ trên bộ nhớngoài. Cụ thể chúng chính là các chương trình, dữ liệu được lưu trữ trên đĩa. Để phânbiệt giữa các tập tin với nhau, mỗi tập tin có một tên.

1.2.2 Quy tắc đặt tên tập tin :

Trong đó phần tên chính ( filename) là bắt buộc phải có, phần mở rộng (extension) cóthể có hoặc không.

<tên tập tin> = <tên chính>[.<mở rộng>]

Trong môi trường Windows, tên tập tin có thể dài đến 255 ký tự. Phần mở rộng, nếucó, bắt đầu từ dấu chấm cuối cùng tính từ trái qua phải. Tên tập tin không nên sử dụngcác ký tự có dấu tiếng Việt, vì có thể không đọc được trên các máy tính khác.

Lưu ý: Các ký tự không được dùng để đặt tên tập tin là / \ : * ? “ | <>

1.3 Thư mục (Folder / Directory) :

Thư mục là phân vùng hình thức trên đĩa để việc l ưu trữ các tập tin được tổ chức mộtcách có hệ thống. Người sử dụng có thể phân một đĩa ra thành nhiều “ngăn”riêng biệt,mỗi ngăn là một th ư mục. Trong một thư mục có thể chứa các tập tin hay/và thư mụccon; các thư mục con hoặc mặc định theo hệ thống (ví dụ thư mục “COMMAND”trong thư mục “WINDOWS”) hoặc tuỳ theo người sử dụng.

Tên của thư mục (Folder/Directory Name) được đặt theo đúng quy luật đặt tên của tậptin, thường tên thư mục không đặt phần mở rộng.

Trong một thư mục, tên của các tập tin và th ư mục con là duy nhất (không được giốngnhau)

7

II. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WINDOWS

1. Màn hình nền Windows 7 :

Màn hình giao diện của Windows gọi là màn hình nền (desktop). Trên màn hình nềnthường có các biểu tượng (icon) và thanh tác vụ(Taskbar).

8

1.1 Các biểu tượng

Các biểu tượng hoặc là các đại diện của thư mục, tập tin hay một đối tượng khác củaWindows hoặc là các nối kết (shortcut) đến 1 thư mục hay 1 tập tin xác định (thườnglà nối kết đến 1 chương trình ứng dụng). Số lượng các biểu tượng tuỳ theo các chươngtrình được cài đặt, ta có thể thêm hoặc xoá bớt các biểu tượng này.

Trong môi trường Windows, các hoạt động thường được thực hiện thông qua các biểutượng, cũng có thể thực hiện với hệ thống thực đơn và các tổ hợp phím.

Thao tác tạo Shortcut trên desktop:

*Bước Thực hiện

B1, Click chuột phải lên màn hình, một menu hiện lên.

B2, Chọn trên menu: New ->Shortcut, một Shortcut mới hiển thị trên desktop, và mộthộp thoại tạo Shortcut hiển thị

B3, Chọn nút , hộp thoại hiển thị hệ thống file và folder giúp người sử dụng dễ

dàng tìm kiếm vị trí tập tin muốn tạo Shortcut

B4, Chọn một tập tin (thường là chương trình ứng dụng ) với vị trí của nó trong hệthống thư mục muốn tạo shortcut. Sau đó click nút Next. Hộp thoại đặt tên cho

Shortcut xuất hiện

B5, Đặt tên cho Shortcut, và chọn nút memu khi click chuột phải lên Desktop

Hộp thoại shortcut

9

Thao tác sắp xếp các biểu tượng trê n Desktop

Bước thực hiện

B1, Click chuột phải lên màn hình một memu hiển thị

B2, Chọn Sort by

B3, Chọn : Name, Size, Item type, Date modified

1.2 Thanh tác vụ (Taskbar)

Dưới đáy màn hình là thanh tác vụ( taskbar), vị trí này có thể thay đổi . Phía tráiTaskbar là nút Start, nhắp vào nút Start này, hay bấm tổ hợp phím Ctrl-Esc, sẽ xuấthiện thực đơn chính để khởi động hầu hết các công việc trong Windows (để chạy cácứng dụng, kiểm tra các tham số của hệ thống, cũng như để tắt máy …)

Phần kế bên nút Start là các biểu tượng nhằm khởi động nhanh một số chương trình

thường sử dụng (có thể có hoặc không tuỳ theo phiên bản của Windows và cách cài

đặt).

10

Kế tiếp là các ứng dụng đang được mở ra trong môi trường Windows. Để làm việc vớimột trong các ứng dụng đã được mở này, chúng ta click vào ô có tên của ứng dụng đótrên thanh Taskbar, hay click lên cửa sổ của nó, hay sử dụng tổ hợp phím Alt-Tab làmxuất hiện một khung chứa biểu tượng của các chương trình đang hoạt động để chúngta có thể chọn 1 biểu tượng của chương trình tương ứng.

Phía phải Taskbar là biểu tượng của các ứng dụng thường trú (thường được khởi độngtừ khi mở máy).

Thao tác thiết lập lại thuộc tính cho taskbar:

Thẻ Taskbar

• Lock the taskbar: không cho dịch chuyển hoặc thay đổi thanh taskbar

• Auto hide the taskbar: tự động ẩn thanh taskbar khi di chuyển mouse ra ngoài thanhnày.

Bước Thực hiện

B1, Right-click trên thanh taskbar. Một menu hiện ra.

B2, Chọn Properties

Hộp thoại thuộc tính của Taskbar hiển thị.

Dùng chuột để thanh đổi các thuộc tính của taskbar.

Thẻ Start Menu

11

2. Cửa sổ ứng dụng (Application Window):

Khi khởi động một ứng dụng, thường xuất hiện một cửa sổ tương ứng của ứng dụngđó. Phía trên cùng cửa sổ là thanh tiêu đề (title bar), ghi tên của ứng dụng và tên tập tinđang được mở ra. Phía phải thanh tiêu đề có ba nút để điều khiển cửa sổ: nút Minimizeđể cực tiểu hoá cửa sổ ứng dụng đưa về thành một biểu t ượng trên thanh Taskbar, nút

Maximize để phóng to cửa sổ ra toàn màn hình (khi nút có một hình chữ nhật ) hoặcthu nhỏ cửa sổ về kích thước trước khi phóng to (khi trên nút có hai hình chữ nhật ) và

nút Close để đóng cửa sổ ứng dụng. Các thao tác trên có thể thực hiện thông qua mộthộp điều khiển (control menu box) ở đầu góc trái thanh tiêu đề bằng cách click vào

biểu tượng của nó.

Để hiệu chỉnh kích thước của cửa sổ, di mouse đến các cạnh hay các góc của cửa sổcho đến khi xuất hiện mũi tên hai chiều, rê mouse đến vị trí mong muốn.

Trong một số cửa sổ có thực đơn ngang (menu bar) gồm danh sách các mục (lệnh),mỗi mục ứng với một thực đơn dọc (menu popup) và nằm ngay sát d ưới thanh tiêu đề.Để mở thực đơn dọc của một mục, nhắp chuột vào tên mục hoặc gõ Alt + kí tự đạidiện (được gạch dưới) của tên mục này.

Nếu cửa sổ không đủ rộng để hiện tất cả các thông tin, thanh cuốn sẽ xuất hiện ở cạnhbên phải và cạnh đáy của cửa sổ, ta có thể kéo nút cuốn hoặc nhắp các nút mũi tên trên

thanh cuốn để hiện thông tin cần xem.

Để di chuyển cửa sổ, rê chuột tại thanh tiêu đề của cửa sổ để di chuyển.

3. Hộp thoại (Dialog box):

Hộp thoại trong Windows giúp cho người dùng có thể thực hiện các lựa chọn và ra

quyết định hành động. Dòng trên cùng của hộp thoại là thanh tiêu đề ghi tên hộp thoại.Trên hộp thoại thường có các thành phần thường gặp sau :

* Nút đóng hộp thoại : nằm ở cuối góc phải thanh tiêu đề.

* Có nhiều dạng để chọn 1 giá trị nào đó :

3.1. Dạng khung chọn (push button) :

Là những khung hình chữ nhật trên đó có ghi chữ. Các nút th ường dùng :

khẳng định các lựa chọn, huỷ bỏ các sửa đổi và thoát khỏi hộp thoại.

nút có chữ với 3 dấu chấm, khi chọn sẽ sinh ra hộp thoại mới.

3.2. Dạng ô đánh dấu (check box) :

Là các ô nhỏ với tính chất ghi bên cạnh, nhắp vào ô này sẽ thay đổi trạng thái “chọn”hay “không chọn” tính chất tương ứng. Ký hiệu cho biết tính chất ghi bên cạnh đượcchọn . Trong một hộp thoại có thể có nhiều ô đánh dấu.

12

3.3. Dạng nút đài (radio button) :

Là những ô hình tròn bên cạnh có chữ, để lựa chọn một giá trị chúng ta nhắp vào ô có

giá trị tương ứng, nút được chọn sẽ có một chấm to màu đen . Mỗi tính chất có thểxuất hiện nhiều nút đài tương ứng với nhiều giá trị, chúng ta chỉ có thể chọn được mộtgiá trị mà thôi. Trong một hộp thoại có thể chọn giá trị cho nhiều tính chất.

3.4. Dạng danh sách kéo xuống (combo box) :

Là những nút mà bên phải nút có mũi t ên. Khi click vào mũi tên này, sẽ xuất hiện mộtthực đơn cho phép ta lựa chọn một mục.

3.5. Dạng hộp văn bản (text box) :

Giống như dạng danh sách kéo xuống nhưng linh động hơn là chúng ta có thể nhập cácký tự vào khung chọn. Ví dụ hộp văn bản sau để gh i tên tập tin văn bản đang soạn.

3.6. Các trang (tab) :

Một số hộp thoại được tổ chức thành nhiều trang như một cuốn tập, tên các trang nằmở phần phía trên hộp thoại. Mỗi trang lại tương ứng với các mục lựa chọn riêng, có thểcoi mỗi trang như là một hộp thoại con.

Nút trợ giúp : nằm ở phía trên bên phải cửa sổ, khi click nút này, dấu chấm hỏi sẽ dínhvào con trỏ chuột, di chuyển con trỏ chuột tới bất kỳ mục nào trong hộp thoại và click

thì ta sẽ được hướng dẫn trực tiếp của chính mục này.

III. THOÁT KHỎI WINDOWS 7 VÀ TẮT MÁY :

Với hệ điều hành Windows, một khi muốn tắt máy chúng ta tuyệt đối

không nên tắt máy bằng cách ngắt dòng điện, mà nên thực hiện theo quá trình

sau.

1. Tắt máy

Bước Thực hiện

B1, Click nút Start --> Shut down .

13

- Nếu muốn tắt máy, chọn Shut down

- Nếu muốn tắt máy và khởi động lại, chọn Restart

- Nếu muốn máy ở chế độ tạm nghỉ (ở trạng thái này gần như máy

ngừng hoạt động đĩa cứng, màn hình, khi gõ lại phím bất kỳ máy sẽ trở lại bình

thường), chọn Sleep hoặc Hibernate

- Nếu muốn khoá máy chọn Lock

Lưu ý: Trong một số tình huống, máy sử dụng hệ điều hành Windows bị

treo do một ứng dụng nào đó, nên thực hiện thao tác sau để tắt các ứng dụng đó

Bước Thực hiện

B1. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Esc (Ctrl + ALT + DEL), màn hình quản lý cácứng dụng sẽ hiển thị.

B2. Chọn ứng dụng nghi ngờ làm treo máy, sau đó nhấn End Task

IV. KHỞI ĐỘNG MỘT CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG.

- Cách 1: Nhắp đúp biểu tượng chương trình ứng dụng trên desktop.

- Cách 2: vào Start All Programs, chọn tên ứng dụng.- Cách 3: vào Start Run, chọn tên chương trình ứng dụng.

V. TRÌNH ỨNG DỤNG WINDOWS EXPLORER

Ứng dụng này dùng để quản lý hệ thống file và folder trên máy tính

14

1. Khởi động Windows Explorer

Ngoài 3 cách khởi động như đã nêu trên, chúng ta có thể khởi động

Windows Explorer bằng cách :

- Right click trên nút Start chọn Open Windows Explorer hay trên biểu tượng My

Computer rồi chọn Open

2. Cửa sổ làm việc của Windows Explorer

Chia làm 2 vùng:

* Vùng bên trái (All Folders) :cho thấy cấu trúc của ổ đĩa, thư mục trên toàn bộ hệthống máy tính.

* Vùng bên phải (Contents of ...) : thể hiện chi tiết bên trong của folder

được chọn bên trái.

3. Các lệnh dùng trên folder và file

3.1 Chọn folder hoặc file

- Click vào biểu tượng của folder hoặc file để chọn được 1 folder hoặc file, có thểdùng mũi tên của bàn phím di chuyển đến, hoặc gõ ký tự đầu của tên folder.

- Chọn nhiều folder hoặc nhiều file

- Chọn rời rạc: kết hợp với Ctrl và click mouse để chọn

- Chọn liên tục 1 dãy: kết hợp với shift bấm ở đầu và cuối dãy.

15

- Chọn tất cả : vào Edit menu - chọn Select all hoặc Ctrl- A * Bỏ chọn : bấm mousevào khoảng trống trên màn hình.

3.2 Tạo một folder mới

Cách 1: từ menu File chọn - New chọn Folder. Nếu muốn tạo folder con trước bấm đôivào folder đã có để vào trong sau đó tiến hành chọn File menu và tiến hành

Cách 2: nhắp phải mouse trên vùng muốn tạo folder con chọn New Folder và tạofolder mới.

3.3 Đổi tên (folder - file - shortcut)

- Cách 1: Chọn vào folder nhắp phải mouse chọn Rename, sau đó nhập vào tên mới,bấm enter.

- Cách 2: Chọn vào folder, vào menu File chọn Rename, sau đó nhập vào tên mới,bấm enter.

- Cách 3: Chọn vào folder bấm nút F2 đánh vào tên mới và Enter.

3.4 Di chuyển (folder - file - shortcut)

- Cách 1: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - bấm và rê mouse đến nơi cần di chuyển đếnthả ra.

- Cách 2: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - Nhấn Ctr - X (cut) - hoặc bấm vào biểu tượngcắt và đến nơi cần di chuyển chọn Paste hoặc Ctrl -V.

- Cách 3: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - có thể nhắp phải mouse chọn Cut rồi Pastevào thư mục muốn chuyển đến.

3.5 Copy (folder - file - shortcut)

- Cách 1: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - bấm và rê mouse kết hợp với nút

Ctrl đến nơi cần di chuyển đến thả ra.(Không giữ Ctrl trong cùng một ổ đĩa thực hiệndi chuyển, khác ổ đĩa thì copy).

- Cách 2: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - Nhấn Ctrl - C (copy) - hoặc bấm

vào biểu tượng cắt và đến nơi cần di chuyển chọn Paste hoặc Ctrl-V

- Cách 3: Chọn 1 hoặc nhiều đối tượng - có thể dùng mouse phải chọn Copy và rồiPaste vào thư mục muốn copy vào.

16

3.6 Xoá (folder - file -shortcut)

Chọn các đối tượng cầnxoá

- Cách 1: bấm nút Deletetrên bàn phím máy sẽxuất hiện hộp thoại: chọn Yes để xoá, No để bỏ lệnh.

Thực ra lệnh xoá này chuyển đối tượng vào Recycle Bin (sọt rác) và có thể lấy lạiđược.

- Cách 2: Nhắp phải mouse chọn Delete

- Cách 3: chọn trên công cụ

- Cách 4: Kéo thả vào Recycle Bin.

* Phục hồi đối tượng bị xoá còn nằm trong sọt rác: bấm đôi vào biểu tượng sọt rác(Recycle bin) chọn đối tượng - chọn Restore. Nếu chọn Empty Recycle Bin sẽ xoásạch không thể khôi phục lại được.

* Có thể mở menu Edit và chọn Undo Delete.

3.7 Sắp xếp

- Name: Tên sắp xếp theo thứ tự

- Size : Sắp xếp theo kích cỡ file

- Type: Sắp phần mở rộng theo ABC-Date Modified :sắp theo ngày hiệu chỉnh.

Nhắp phải mouse trên vùng các biểu tượng chọn Arrange có 5 cách sắp xếp như sau:

4. Các lệnh của đĩa mềm,USB

4.1 Định dạng đĩa mềm, USB

Khi định dạng dữ liệu trên đĩa xoá sạch không thể khôi phục được.

Trên màn hình Windows Explorer bấm nút phải trên biểu tượng ổ đĩa A hoặc E, : chọnFormat

17

- Capacity : Dung lượng đĩa

- Format type: chọn kiểu định dạng đĩa

+ Quick : Định dạng nhanh

+ Full: thực hiện kiểm tra lại có thể khôi phục lại được

+ Copy system files only: chỉ chép vùng hệ thống khởi động cho đĩa mềm.

- Label: đặt tên cho đĩa

- Display summary when finished: cho hiện ra bảng tổng kết về tình trạng đĩa sau khiđịnh dạng.

- Copy system files: format xong chép các tập tin hệ thống lên đĩa. Các đĩa này có thểdùng để khởi động máy tính.

4.2 Sao Chép hai đĩa

- Dữ liệu trong đĩa gốc sẽ được chép hoàn toàn qua 1 đĩa thứ hai. Dữ liệu đã có sẵn,nếu có, trên đĩa thứ hai này sẽ bị xoá sạch.

- Đưa đĩa nguồn (đĩa có dữ liệu muốn chép) vào ổ đĩa và right -click trên biểu tượng ổđĩa A:, chọn Copy Disk, sau đó máy đọc và tiến hành chèn đĩa thứ hai (th ường là đĩatrắng hay đĩa đã có dữ liệu nhưng không cần nữa) vào khi máy yêu cầu.

VI. CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG PAINT

Paint là chương trình ứng dụng dùng để vẽ hình. Không giống nh ư soạn thảo văn bản,mỗi nét vẽ hay mỗi chữ đánh lên màn hình Paint đều biến thành điểm ảnh (pixel). Cóthể mở các hình có sẵn hiệu chỉnh lại hoặc thêm dòng văn bản. Paint không phải làchương trình xử lý ảnh chuyên nghiệp

- Mở chương trình

- Start => All Program => Accessories => Paint

18

VII. CONTROL PANEL

Các ứng dụng trong Control Panel điều khiển cấu hình hoạt động của Windows.

Để kích hoạt cửa sổ Control Panel, vào Start - Settings - Control Panel

19

Trong cửa sổ Control Panel có nhiều mục với chức năng khác nhau. Sau đây là mộtsố các mục thường được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường làm việc.1. Hiệu chỉnh ngày, giờ (Date - time)

Đây là ngày giờ theo đồng hồ của máy tính. Chúng ta có thể thay đổi ngày giờ của hệthống bằng cách sau:

Nhắp đúp vào biểu t ượng đồng hồ trên thanh Taskbar.

Hoặc chọn mục Date/Time trong Control Panel.

Date: Thay đổi tháng, năm và ngày chọn vào ô ngày - bấm Apply.

Time: Thay đổi giờ : bằng cách hiệu chỉnh từng ô giờ, phút, giây - với ngày tính năngchọn cho mỗi ngày là 24 giờ chọn AM và PM cho thích hợp.

Ví dụ: 7 giờ tối thì nhập vào 19 giờ.

Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi múi giờ cho thích hợp với từng địa phương.

2. Cách thể hiện trên màn hình (Display properties)

Khởi động: Nhắp đúp vào biểu tượng Display trong Control Panel hoặc

bấm phải mouse trên màn hình và chọn Persionalize

20

3. Keyboard:

Điều khiển bàn phím.

Repeat delay: khoảng thời gian giữa hai lầngõ phím liên tiếp.

Có thể thay đổi từ Long đến Short.

4. Fonts

Fonts được dùng để hiển thị văn bản trên màn hình hoặc máy in. Người sử dụng có thểxoá bỏ những font không cần sử dụng hoặc cài đặt thêm những font mới. Để mởtrình quản lý font, người sử dụng kích đúp chuột trái vào biểu tượng Fontstrong Control Panel.

21

Đây là mục thêm và bỏ đi các fontchữ có trong máy tính.

4.1 Thêm font chữ

Để thêm font chữ chúng ta chọn File- Install new fonts, sau đó chọn thư mục chứafont chữ với các file *.ttf, rồi chọn các font mong muốn để thêm

vào.

4.2 Xoá font chữ

Xoá font : chọn ngay biểu tượng của font chữ đó và bấm Delete.

- Cách 1: Kích chuột phải vào font cần xoá trong danh sách các font ở cửa sổ

Fonts sau đó chọn Delete.

- Cách 2: Kích chuột trái vào font cần xoá, người sử dụng vào menu File \ Delete.

22

5. Mouse

Kích hoạt biểu tượng mouse trong cửa sổControl Panel.

6. Regional and Language Options

6.1 Regional options

Tab Formats

+ Thay đổi nước

+ Date time format: chọn định dạng ngày tháng

năm

23

6.2 Number

Decimal symbol (dấu phân cách số lẽ thập phân) : Chọn dấu phẩy (,).

Digit grouping symbol (dấu phân cách hàng ngàn) : Chọn dấu chấm (.).

No of digits after decimal (số ký số sau dấu phân cách thập phân) : 2

List separator: dấu phân cách giữa các đối số trong công thức, nhóm số. Nên chọn 1ký hiệu khác với dấu phân cách số lẽ thập phân và dấu phân cách hàng ngàn, th ường làdấu chấm phẩy (;).

a. Time

Thay đổi cách hiển thị giờ hh:mm:ss (giờ: phút: giây)

b. Date

Chọn cách hiển thị ngày tháng: dd/MM/yyyy (17/02/2011), hoặc dd-MMM-yyyy(17-Feb-2011)

VIII. MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC1. Tìm kiếm file - folder

Chọn Start - Search – For Files or Folders / All files and folders

Search for files or folders name : gõ vào tên của file cần tìm có thể dùng dấu * thay thếcho một nhóm ký tự và dấu ? thay thế cho một ký tự trong tên file hoặc fo lder.

Ví dụ cần tìm tập tin BAITAP.DOC ta có thể gõ lệnh tìm nh ư sau:

24

baitap.* (tìm tất cả các tập tin có phần tên là baitap), hoặc bai*.doc (tìm

tất cả các tập tin có phần tên có 3 ký tự đầu là BAI và phần mở rộng là DOC).

Containing text: có thể nhập thêm 1 đoạn văn bản có trong file cần tìm.

Look in: xác định vị trí muốn tìm kiếm, ổ đĩa hay thư mục. (cần lưu ý )

Options: có thể cho biết thêm một số thống số khác về ngày soạn thảo tập tin, kiểu,kích thước … để giới hạn việc tìm kiếm.

2. Máy tính tay (calculator)

Khởi động: Start => Programs =>Accessories =>

Calculator.

Mọi thao tác tính toán giống như máy tính tay. Trongmáy có thể hiển thị hai máy tính: Standard và Scientific

Sau khi tính toán có thể copy (Ctrl + C) và paste kết quảra chương trình soạn thảo văn bản (Ctrl + V).

IX. BẢO VỆ DỮ LIỆU – CHỐNG VIRUS MÁY TÍNH

1. Bảo vệ dữ liệu.

Dữ liệu lưu trữ trong máy tính được chứa trên các đĩa cứng, USB hoặc đĩa CD -ROM.Dữ liệu được lưu theo những dạng đặc biệt có tính logic rất cao, khi một phần của đĩakhông đọc được gây ra dữ liệu trên đĩa hoàn toàn bị mất. Dữ liệu bị mất có nhiềunguyên nhân, chủ yếu là các nguyên nhân sau:

- Do người sử dụng xoá. Hoặc ghi dữ liệu khác đè lên file dữ liệu đã có vùng có dữliệu.

25

- Do hệ thống không đọc được dữ liệu, cúp điện đột ngột, điện áp không ổn định, dothiết bị lưu trữ hư hỏng…

- Do virus tấn công vào các bản đồ lưu trữ thông tin hệ thống đĩa làm dữ liệu cònnhưng không thể đọc được. Cách bảo vệ dữ liệu:

- Lưu dữ liệu ở nhiều nơi trên đĩa, l ưu trên nhiều đĩa.

- Hệ thống máy tính phải có trang bị các chương trình chống virus, khoá phần mềm,khoá phần cứng không cho người không thẩm quyền truy cập.

- Các hệ cơ sở dữ liệu lớn cần có hệ thống lưu trữ chuyên dụng.

- Cẩn thận khi sử dụng các chương trình lạ, đĩa lạ, download từ internet...2. Virus máy tính là gì?

Đây là một chương trình ứng dụng thường rất nhỏ, được nạp vào bộ nhớ hoặc ký sinhtrên file nào đó trong máy tính bị nhiễm. Có khả năng lây lan sang máy tính khácthông qua các tập tin hay đĩa đã bị nhiễm, truy cập, tải file từ mạng internet.

Hiện nay máy tính rất dễ bị nhiễm virus qua đường e-mail với các tập tin đính kèm,

hay truy cập đến địa chỉ web đã bị nhiễm virus.

Tác hại: Làm hư hỏng phần mềm, dữ liệu, nhất là phần khởi động máy tính làm má ytính không khởi động được. Virus rất đa dạng có thể gây đứng máy, có khi không gâyhại gì cả, có loại hẹn đến ngày giờ nhất định tung ra phá máy tính.

Triệu chứng: máy hay bị treo trong khi chạy chương trình, máy không khởi độngđược, máy chạy chậm hơn bình thường, không kết nối vào mạng internet được, khôngin được … Hoặc xuất hiện các thông báo lạ lúc đó chúng ta cần đến các chương trình

kiểm tra - diệt virus máy tính.

Kiểm tra diệt virus máy tính

- Cần có đĩa mềm chứa chương trình chống virus máy tính chuyên nghiệp như: Tảitại www.bkav.com.vn, SCAN (nước ngoài) , McAfee VirusScan,

Norton AntiVirus …

Phòng chống virus xâm nhập vào máy

- Không dùng đĩa lạ nghi ngờ có virus trước khi đưa vào máy cần khởi động chươngtrình chống virus kiểm tra.

- Không sao chép các phần mềm lạ - trò chơi điện tử ở các máy mà chúng ta không

tin thật sự nơi đó không có virus máy tính. Cần phải kiểm tra virus trước khi chép vào

máy.

- Khi chép file từ máy mạng hoặc Internet cần kiểm tra virus thật kỹ.

26

- Khi đã bị lây nhiễm virus cần tìm ra và diệt thật “sạch” rồi mới vào sử dụng lại cácchương trình đã có trên đĩa, nếu có điều kiện nên format toàn bộ đĩa và cài đặt lại từđầu.

Hiện nay có nhiều chương trình phòng chống virus. Cần cập nhật các phiên bản hàngngày để có thể phòng chống các virus mới.

X. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRÊN WINDOWS 7

- Ctrl+C: Sao chép

- Ctrl+X: Xoá mục đã chọn và lưu một bản sao vào bộ nhớ tạm

- Ctrl+V: Dán

- Ctrl+Z: Huỷ thao tác vừa thực hiện

- Delete: Xoá

- Shift+Delete: Xoá mục đã chọn mà không chuyển mục đó vào Thùng rác

- Ctrl trong khi kéo một mục: Sao chép mục đã chọn

- Ctrl+Shift trong khi kéo một mục: Tạo lối tắt tới mục đã chọn

- Phím F2: Đổi tên mục đã chọn

- Ctrl+Mũi tên Phải: Di chuyển con trỏ tới đầu của từ tiếp theo

- Ctrl+Mũi tên Trái: Di chuyển con trỏ tới đầu của từ trước đó

- Ctrl+Mũi tên Xuống: Di chuyển con trỏ tới đầu của đoạn tiếp theo

- Ctrl+Mũi tên Lên: Di chuyển con trỏ tới đầu của đoạn trước đó

- Ctrl+Shift với bất kỳ phím mũi tên nào: Tô sáng khối văn bản

- Shift với bất kỳ phím mũi tên nào: Chọn nhiều mục trong cửa sổ hoặc trên mànhình, hoặc chọn văn bản trong tài liệu

- Ctrl+A: Chọn tất cả

- Phím F3: Tìm kiếm tệp hoặc thư mục

- Alt+Enter: Xem thuộc tính của mục đã chọn

- Alt+F4: Đóng mục đang hoạt động hoặc thoát khỏi chương trình đang hoạt động

- Alt+Enter: Hiển thị thuộc tính của đối tượng đã chọn

- Alt+Dấu cách: Mở menu phím tắt cho cửa sổ hiện tại

- Ctrl+F4: Đóng tài liệu đang hoạt động trong chương trình cho phép mở nhiều tàiliệu cùng lúc

27

- Alt+Tab: Chuyển giữa các cửa sổ đang mở

- Alt+Esc: Chuyển lần lượt qua các cửa sổ theo thứ tự mà chúng được mở

- Alt+Chữ cái được gạch chân trong tên menu: Hiển thị menu tương ứng

- Phím F5: Cập nhật cửa sổ hiện hành

28

NỘI DUNG B: MICROSOFT OFFICE 2007

PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007

I. CÁCH KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD

- C¸ch 1: Vµo Start --> All Programs --> Microsoft Word

- C¸ch 2: Khëi ®éng tõ biÓu t­îng

+ Kých chuét vµo biÓu t­îng Microsoft Word trªn thanh Office. + Kích ®óp chuét vµo

biÓu t­îng Microsoft Word trªn mµn h×nh Windows (NÕu tån t¹i biÓu t­îng trªn mµn

h×nh Windows).

- C¸ch 3: Start --> Run t¹i môc Open nhËp

C:\Program Files\ Microsoft office\Office\Winword.exe

II. GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MICROSOFT WORD 2007

1. Giới thiệu về Microsoft word 2007

Microsoft Word là một trong những công cụ soạn thảo phổ biến nhất được dùng trongcông tác văn phòng của hãng Microsoft.

Ngoài những chức năng thông dụng của một hệ soạn thảo văn bản, Microsoft Wordcòn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân thiện giúp người sử dụng có thể xử lýhầu hết các vấn đề đặt ra trong quá trình soạn thảo văn bản.

- Home: Gồm các công cụ định dạng văn bản như: font, Paragraph, copy, paste,Bullet and Numbering

- Insert cho phép chèn thêm đối tượng vào văn bản

29

- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup, PageBorders, Page Color, Paragraph,……..

- Reference: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích, đánhmục lục tự động, …

- Maillings: Thanh công cụ trộn thư.

- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…

- View: Làm việc với hiển thị màn hình.

- Developer: Thiết kế và mở rộng.

Add-ins: Các ứng dụng bổ trợ. thông tin trạng thái của văn bản đang soạn thảo:

III. THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD

- C¸ch 1: Kých chuét vµot biÓu t­îng Close trªn gãc ph¶i mµn h×nh

- C¸ch 2: Vµo Office Button -->Exit Word.

- C¸ch 3: Ên tà hîp phÝm t¾t Alt +F4.

IV. CÁC QUY TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN

- Kh«ng dïng Enter ®Ó kÕt thóc dßng mµ chØ dïng khi kÕt thóc ®o¹n v¨n b¶n. Muèn

kÕt thóc dßng th× ta Ên Shift + Enter.

- Gi÷ Shift ®Ó gâ mét ký tù lµ ch÷ hoa, chØ nªn bËt phÝm Caps Lock ®Ó gâ ch÷ hoa

kh«ng dấu.

- Trong khi so¹n th¶o ta cã thö Ên phÝm Delete ®Ó xo¸ ký tù bªn ph¶i con trá vµ nhÊn

Back space ®Ó xo¸ ký tù bªn tr¸i con trá.

V. CÁC DI CHUYỂN NHANH VÀ ĐÁNH DẤU NHANH TRONG VĂN BẢN

1. C¸c thao t¸c di chuyÓn nhanh.

+ Tab: Lïi v¨n b¶n vµo mét kho¶ng c¸ch cè ®Þnh

+ Capslook:ViÕt Hoa

+ §­a con trá vÒ ®Çu dßng: Home

+ §­a con trá vÒ cuèi dßng: End

+ §­a con trá vÒ ®Çu v¨n b¶n: Ctrl + Home

+ §­a con trá vÒ cuèi v¨n b¶n: Ctrl + End

+ §­a con trá lªn trªn mét trang mµn h×nh: Page Up

+ §­a con trá xuèng mét trang mµn h×nh: Page Down

30

+ §­a con trá lªn trªn mét trang giÊy: Ctrl+ Page Up + §­a con trá lªn xuèng mét

trang giÊy: Ctrl+ Page Down

2. C¸c thao t¸c ®¸nh dấu v¨n b¶n.

+ Shift + C¸c phÝm dÞch chuyÓn: §¸nh dấu VB theo chiÒu dÞch chuyÓn.

+ Ctrl + A: §¸nh dấu toµn bé văn b¶n.

VI. CÁC THAO TÁC VỀ TỆP

1. Thao tác mở đóng tệp

* Mở file mới

Thông thường sau khi khởi động Word, một mæn hình trắng xuất hiện. Đó cũng læ tæiliệu mới mæ Word tạo ra. Tuy nhiên để tạo một tæi liệu mới, chúng ta có thể sử dụngmột trong các cách sau:

Cách1: Dùng chuột nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ Ribbon

Cách 2: Dùng bæn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

* Mở file đã có

Tæi liệu sau khi đã soạn thảo trên Word được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin cóphần mở rộng læ .DOC hoặc .DOCX. Để mở một tại liệu Word đã có trên đĩa,chúng ta có thể chọn một trong các cách sau đây:

Cách 1: Vào Office Button\Open

Cách 2: nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

Hộp thoại Open xuất hiện

Tìm đến thư mục nơi chứa cất tệp tæi liệu cần mở trên đĩa, chọn tệp tæi liệu, cuốicùng nhấn nút open để tiếp tục. Tệp tæi liệu sẽ được mở ra trên mæn hình Word.

Chúng ta cũng có thể thực hiện mở rất nhanh những tệp tæi liệu đã læm việc gầnđây nhất bằng cách mở mục File, nhấn chuột lên tên tệp tæi liệu cần mở

* Thao t¸c ghi tÖp văn b¶n vµo m¸y.

Trường hợp này áp dụng đối với các file đã lưu vào 1 tệp nào đó.

Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, chúng ta có thể chọn một trong các cách sau:

Cách 1: Vào Office Button\Save.

Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh Qick Access

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

31

Trường hợp lưu file lần đầu ta cũng sử dụng một trong 3 cách trên tuy nhiên sau khithực hiện lệnh hộp thoại Save hiện ra yêu cầu bạn phải lựa chọn nơi đặt file trongmục Save in sau đó gõ tên file trong mục File name, cuối cùng nhấn chọn Save.

b- Lưu file bằng lệnh Save As

Áp dụng khi muốn chỉnh sửa một tæi liệu đã có thành một tæi kiệu khác nhưng vẫngiữ lại tài liệu cũ (không làm thay đổi tài liệu cũ) hoặc có thể áp dụng để lưu tæi liệumới (chưa lưu lần nào).

Ta vào Office Button/Save As, hộp thoại Save As xuất hiện:

Hãy xác định thư mục (Folder) nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mụcFile name : (VD: Tinhocvanphong rồi nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dungtæi liệu).

1. Chọn nơi ghi tệp

2. Gõ tên mới cho tệp

3. Bấm nút Save ghi tệp

Chúng ta nên thực hiện thao tác ghi tài liệu vừa rồi thường xuyên trong khi soạn thảotæi liệu, để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố mất điện, hay những trục trặc củamáy tính.

* §ãng trang so¹n th¶o hiÖn tại.

Sau khi soạn thảo xong một văn bản, để tiết kiệm không gian nhớ, tạo điều kiệncho máy hoạt động nhanh, cần phải đóng các tệp văn bản đã soạn xong lại. Có thểthực hiện một trong các phương pháp sau:

- Bằng menu lệnh: Vào Office Buton \ Close.

- Bằng bàn phím: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4.

- Bằng chuột: Kích chuột trái vào biểu tượng (X) trên góc phải trên cửa sổ.

32

*Muốn thoát khỏi Word, có 3 cách:

Cách 1: vào menu Office Buton\Exit Word

Cách 2: Dùng chuột nhấn vào nút Close ở góc phải trên cùng của màn hình soạnthảo.

Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4

VII. KIỂU GÕ TIẾNG VIỆT

Để gõ được chữ tiếng Việt, người sử dụng cần cài đặt phần mềm hỗ trợ gõ chữtiếng Việt. Mỗi bộ gõ tiếng Việt khác nhau sẽ hỗ trợ (một hoặc nhiều) bảng mã vàkiểu

gõ khác nhau. Mỗi bảng mã quy định việc thể hiện phông chữ khác nhau và mỗi kiểugõ sẽ quy định việc bỏ dấu bằng các phím bấm khác nhau cho các dấu thanh, dấu mũvà dấu móc, vv… Tại Việt Nam hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc gõ chữtiếng Việt, phổ biến là phần mềm: Unikey, Vietkey, v.v…

Có nhiều cách gõ dấu trên máy tính khác nhau, hiện nay có 2 kiểu phổ biến nhất làkiểu Telex và kiểu VNI.

- Kiểu gõ Telex là một kiểu gõ tiếng Việt theo hình thức bỏ dấu khi nhập văn bảnvào máy tính từ bàn phím quốc tế. Cách gõ Telex có ưu điểm là dễ học, dễ nhớ, dễdùng. Kiểu gõ này hiện là một kiểu gõ phổ biến và được đa số phần mềm gõ tiếngViệt hỗ trợ. Khi nhập văn bản theo quy ước Telex trên bàn phím quốc tế, phần mềmtự động chuyển các cụm chữ từ quy ước này sang chữ cái đặc biệt hay dấu thanhtương ứng trong phông chữ tiếng Việt đang dùng.

- Kiểu gõ VNI là một trong số các quy ước nhập tiếng Việt từ bàn phím quốc tếvào văn bản trên máy tính theo kiểu nhập số sau chữ cái.

Có hai tiêu chuẩn gõ phổ biến nhất hiện nay là: TCVN3 (ABC) và Unicode dựng

sẵn.

33

PHẦN II. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG

Muèn ®Þnh d¹ng phÇn nµo trong v¨n b¶n ph¶i ®¸nh dấu (b«i ®en phÇn v¨n b¶n ®ã) c¸c

hiÖu øng ®Þnh d¹ng chØ cã t¸c dông víi phÇn v¨n b¶n bÞ ®¸nh dấu.

I. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ

* §¸nh dấu phÇn v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng:

- C¸ch 1: Nót Home-->Font: (hay Ên Ctrl + D) xuÊt hiÖn hép tho¹i gåm:

+ Font: Chän Font ch÷.

Chó ý: Muèn chän Font ch÷ TiÕng ViÖt chän

Font cã tªn b¾t ®Çu b»ng “.Vn”.

NÕu chän Font ch÷ hoa: chän Font tªn kÕt thóc lµ ch÷ H.

+ Font Style: Chän kiÓu ch÷ (Bold, Italic,

Underline) : §Ëm, nghiªng, ch÷ g¹ch ch©n.

34

+ Size: Chän cì ch÷.

+ Underline Style:

§Þnh d¹ng ch÷ g¹ch ch©n.

+ Font Color: Chän mµu ch÷.

+ Underline Color: Mµu viÒn g¹ch ch©n.

§Ó kÕt thóc c¸c lùa chän ta Ên OK.

Muèn mặc ®Þnh cho tÊt c¶ c¸c lÇn sau ta chän nót Default

- C¸ch 2: Ta cã thử c¨n chØnh trªn thanh c«ng cô tab Home

Font: Chän font ch÷ (hoặc Ên phÝm Ctrl+Shift+F) Font Size: chän cì ch÷ (hoặc Ên

phÝm Ctrl+Shift+P)

Chó ý: Gi÷ phÝm Ctrl + ] ®Ó t¨ng cì ch÷.

Gi÷ phÝm Ctrl + [ ®Ó gi¶m cì ch÷.

B (Bold): Ch÷ ®Ëm (hoặc Ên phÝm Ctrl + B).

I (Italic): Ch÷ nghiªng (hoặc Ên phÝm Ctrl+I).

U (Underline): Ch÷ g¹ch ch©n (hoặc Ên phÝm Ctrl + U).

II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN

* §¸nh dấu ®o¹n v¨n b¶n cÇn c¨n chØnh.

C¸ch 1: Trªn thanh Ribbon chän thÎ Home

+ Alignment: C¨n lò cho ®o¹n v¨n b¶n:

+ Left : LÒ tr¸i

+ Right : LÒ ph¶i

+ Special : Thôt lò cña ®o¹n. First line: T¹o kho¶ng c¸ch cña dßng ®Çu tiªn ®o¹n so

víi lò tr¸i. Hanging: T¹o kho¶ng c¸ch cña c¸c dßng trong ®o¹n so víi lò tr¸i trõ dßng

®Çu tiªn. + Before: T¹o kho¶ng c¸ch cña ®o¹n sau so víi ®o¹n tr­íc

+ After: T¹o kho¶ng c¸ch ®­îc chän so víi ®o¹n d­íi.

+ Line spacing: T¹o kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c dßng trong ®o¹n.

35

Single: Kho¶ng c¸ch dßng chuÈn.

1,5 line: Kho¶ng c¸ch dßng lµ 1,5 lÇn kho¶ng c¸ch dßng chuÈn.

Double: Kho¶ng c¸ch dßng gÊp ®«i kho¶ng c¸ch dßng chuÈn.

At least: Chän kho¶ng c¸ch dßng nhá nhÊt.

Exactly: Kho¶ng c¸ch dßng lµ chýnh x¸c do ta ®Àt trong môc At.

Multiply: Kho¶ng c¸ch dßng lµ béi sè cña kho¶ng c¸ch dßng ®¬n.

Sau khi lùa chän xong b¹n chän OK.

C¸ch 2: Chän trªn thanh c«ng cô Formatting.

Align left: C¨n tr¸i (Ctrl + L)

Center: C¨n gi÷a (Ctrl + E)

Align Right: C¨n ph¶i (Ctrl+R)Justify: C¨n ®Òu hai bªn (Ctrl + J) Ctrl + 1:

Kho¶ng c¸ch dßng chuÈn.

36

Ctrl + 2: Kho¶ng c¸ch dßng gÊp ®«i kho¶ng c¸ch dßng chuÈn.

Ctrl + 5: Kho¶ng c¸ch dßng 1,5 lÇn dßng chuÈn.

* C¸c mÉu h×nh trªn thanh th­íc:

=> MÉu tam gi¸c trªn (First line indent): t¹o kho¶ng c¸ch cña dßng ®Çu tiªn trong

®o¹n so víi lò tr¸i.

=> MÉu tam gi¸c d­íi (Hanging Indent): T¹o kho¶ng c¸ch cña c¸c dßng trong ®o¹n

so víi lò tr¸i trõ dßng ®Çu tiªn.

=> MÉu h×nh vu«ng:(Left indent) T¹o kho¶ng c¸ch cña tÊt c¶ c¸c dßng

trong ®o¹n so víi lò tr¸i.Chó ý: Format painter (chài s¬n) ®Ó ®Þnh d¹ng

v¨n b¶n.

Hoặc dïng Ctrl + Shift + C ®Ó sao chÐp ®Þnh d¹ng råi d¸n ®Þnh d¹ng b»ng c¸ch Ên

Ctrl +Shift + V.

Chó ý: Muèn huû thao t¸c võa thùc hiÖn.

Ctrl + Z hoặc chän biÓu t­îng Undo trªn thanh c«ng cô.

(hoÆc Edit --> Undo)

Chó ý: Muèn lÆp l¹i thao t¸c võa thùc hiÖn: NhÊnF4

Ctrl + Y hoÆc chän biÓu t­îng Redo trªn thanh c«ng cô.

(hoÆc Edit --> Redo)

III. CÁCH TẠO CỘT GIẢ

B­íc 1: Chän biÓu t­îng Insert Table trªn thanh Qick Access --> KÐo ngang lÊy c¸c

« cÇn t¹o.

B­íc 2: So¹n th¶o c¨n chØnh néi dung trong c¸c « ®ã.

B­íc 3: Bá ®­êng viÒn cña c¸c «: B«i ®en c¸c « ®ã --> Home nhãm ParagraphButtom Border --> Chän No Border (trªn thanh Formatting).

37

PHẦN III. CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

I. CÁCH XOÁ KHỐI VĂN BẢN

+ §¸nh dấu khèi cÇn xo¸ --> nhên Delete hoặc Shift Delete

II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN

+ Chän khèi cÇn sao chÐp.

+ C¸ch 1: Office Button -->Copy

+ C¸ch 2: Cã thể sö dông tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+C

+ C¸ch 3: hoÆc chän biÓu t­îng Copy trªn thanh c«ng cô.

III. CÁCH CẮT KHỐI VĂN BẢN

+ Chän khèi cÇn c¾t.

+ C¸ch 1: Office Button --> Cut

+ C¸ch 2: HoÆc Ên tà hîp phÝm Ctrl+X,

+ C¸ch 3: Cã thể chän biÓu t­îng Cut trªn thanh c«ng cô.

IV. DÁN DỮ LIỆU ĐÃ CẮT HAY COPY RA VỊ TRÍ MỚI

+ §­a con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n.

+ Office Butoon -->Paste

+ Ên tæ hîp phÝm Ctrl+V

+ HoÆc chän biÓu t­îng Paste trªn thanh c«ng cô.

38

V. CÁCH NGẮT TRANG

+ §­a con trá vµo vÞ trÝ cÇn

ng¾t trang

+ Page Layout --> Break -->Page Break kÕt thóc Ên OK.

(Hoặc Ên tæ hîp phÝm Ctrl +Enter)

VI. CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN NHANH

* §Æt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n Auto Text:

+ §¸nh dấu ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Àt tªn.

BiÓu t­îng Auto Text --> New

(PhÝm t¾t lµ Alt + F3)

---> T¹i môc Please Enter Autotext:

®Àt tªn cho ®o¹n v¨n b¶n -->OK.

+ §Ó gäi l¹i ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt tªn: gâ

tªn ®· ®Æt sau ®ã Ên phÝm F3.

+ Xãa tªn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt.

BiÓu t­îng Auto Text --> Auto Text --> nhËp tªn ®o¹n v¨n b¶n ®· ®Æt --> chän

Delete.

39

VII. CÁCH CHIA VĂN BẢN THÀNH DẠNG CỘT BÁO

1. Chia văn bản cột báo

- B«i ®en vïng v¨n b¶n cÇn chia cét b¸o

Vµo Page Layout -> Chän Columns-> Cöa sæ:

* Môc Preset: Chän kiÓu chia cét b¸o.

* Hép Number of Column: Sè cét muèn chia.

* Width and Spacing: §iÒu

chØnh ®é réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét.

+ Equal Column Width: Tù ®éng chia ®Òu ®é réng vµ kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c cét.

* Line Between: T¹o mét ®­êng th¼ng ph©n c¸ch gi÷a c¸c cét.

* Môc Apply to:

+ Whole Document: Chia toµn bé v¨n b¶n thµnh d¹ng cét b¸o.

+ This point forward: ChØ chia vïng v¨n b¶n kõ tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi.

+ Selected Text: ChØ chia vïng v¨n b¶n ®· b«i ®en.

* Chó ý: Khi v¨n b¶n ng¾n qu¸, muèn chia ®Òu sè cét theo ý muèn ta cã 2 c¸ch:

+ C1: Tr­íc khi chia cét b¸o, ta ®­a con trá vò cuèi v¨n b¶n -> Nhấn Enter

®Ó t¹o ra vµi dßng trèng ë cuèi b¶ng -> Khi b«i ®en ®Ó chia th× bít l¹i nh÷ng dßng

trèng ®ã.

+ C2: Ng¾t tù do: Sau khi chia cét b¸o, ta ®­a con trá vµo vÞ trÝ sÏ ng¾t sang cét míi -

> Vµo Insert -> Break -> Chän Column Break -> Chän OK (Ctrl+Shift+Enter).

2. Tạo chữ cái lớn cho đầu văn bản

- B«i ®en ch÷ c¸i -> Vµo Tab Insert -> Chän DropCap:

+ Position: Chän kiÓu ch÷ c¸i:

40

- None: Ch÷ c¸i d¹ng th«ng th­êng

- Dropped: Ch÷ c¸i ®Æc biÖt.

- Margin: Ch÷ c¸i ®Àc biÖt (n»m ngoµi lò v¨n b¶n – kh«ng dïng ®­îc khi v¨n b¶n

chia vò d¹ng cét b¸o).

+ Lines to Drop: Sè dßng mµ ch÷ c¸i sÏ thôt xuèng.

+ Font: Font ch÷ cho ch÷ c¸i.

+ Distance from Text: Kho¶ng c¸ch tõ ch÷ c¸i tíi v¨n b¶n.

-> OK.

* Chó ý: NÕu v¨n b¶n võa chia cét b¸o, võa t¹o ch÷ c¸i lín th× ta ph¶i chia cét b¸o

tr­íc -> t¹o ch÷ c¸i lín sau.

VIII. THIẾT LẬP TAB STOP

Mỗi lần gõ phím Tab, con trỏ sẽ dừng lại tại một vị trí, gọi là vị trí dừng của Tab (TabStop). Khoảng cách từ vị trí dừng của Tab này đến vị trí dừng của Tab khác gọi là độdài của Tab (ngầm định là 0,5 inch =1,27 cm).

Có 5 loại Tab sau:

Tab trái (Left Tab): căn thẳng bên trái cột. Tab phải (Right Tab): căn thẳng bên phảicột Tab giữa (Center Tab): căn thẳng giữa cột.

Tab thập phân (Decimal Tab): căn theo dấu chấm thập phân (đối với các cột số) Tabchèn vạch đứng (Bar Tab): chèn một vạch đứng tại điểm dừng của Tab

Việc dùng các Tab Stop rất tiện lợi khi ta cần gõ một văn bản căn theo cột (mà khôngcần phải kẻ bảng). Ký tự đầu tiên của mỗi cột ứng với một Tab Stop. Khi nhập văn

41

bản cho một cột xong, ta chỉ cần ấn phím Tab, con trỏ sẽ sang cột tiếp theo.

Việc thay đổi Tab và định dạng đường đi cho tab có thể thực hiện như sau: Chọn[Menu] Paragrap> Tab:

+ Tab stop position: vị trí dừng của Tab

+ Aligment: kiểu Tab

+ Leader: lựa chọn ký hiệu lấp đầyđường đi của Tab

+ Set : xác nhận các Tab đã thiết lập.

+ Clear: xoá 1 Tab nào đó

+ Clear All: xoá tất cả các Tab

Chú ý:

Ở đầu trái của thước ngang có nút cho phép người sử dụng chọn kiểu Tab. Kíchchuột liên tiếp tại nút này, ta sẽ thấy xuất hiện 5 kiểu Tab:

IX. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ CỤM TỪ TRONG VĂN BẢN

42

- Vµo Home -> chän Replace (Ctrl+H) -> Cöa sà:

- NhËp côm tõ cÇn t×m kiÕm vµo hép Find What.

- NhËp côm tõ sÏ thay thõ vµo hép Replace With.

- Nót More: §Æt thªm mét sè chõ ®é cho viÖc t×m kiÕm -> Cöa sæ:

- Hép Search: chän vïng t×m kiÕm: Up, Down, All.

- Match Case: §Æt chõ ®é t×m kiÕm cã ph©n biÖt ch÷ hoa vµ ch÷ th­êng.

- Nót Format: §Þnh d¹ng cho tõ cÇn t×m hoặc tõ sÏ thay thÕ.

- Nót Replace: T×m kiÕm vµ thay thÕ tõng tõ mét (kÕt hîp víi nót Find Next).

- Nót Replace All: Tù ®éng thay thÕ tÊt c¶ c¸c tõ khi t×m thÊy. KÕt thóc viÖc t×m kiÕm

-> XuÊt hiÖn th«ng b¸o tàng sè tõ ®· ®­îc thay thÕ -> Chän OK -> Close.

43

PHẦN IV. THIẾT KẾ BẢN VẼ VÀ ChÈn CHỮ NGHỆ THUẬT VÀOVĂN BẢN

I. THIẾT KẾ BẢN VẼ

1. Giíi thiÖu c¸c nót trªn thanh c«ng cô vÏ:

2. Ph­¬ng thøc vÏ.

- Phãng to mµn h×nh vÏ: Vµo View -> Chän Full Screen.

- C¸ch vÏ: Chän h×nh cÇn vÏ -> kÝch chuét t¹i ®iÓm ®Çu, gi÷ chuét vµ kÐo tíi ®iÓm

cuèi.

3. C¸c thao t¸c trªn b¶n vÏ.

Shape là các mẫu hình vẽ có sẵn trong Word để trang trí trên văn bản. Mỗi mẫu hìnhvẽ gọi là một đối tượng vẽ. Các đối tượng vẽ có thể nằm chồng lên nhau, có thể nằmtrên hoặc nằm dưới văn bản.

44

Muốn vẽ một hình, ta kích chuột tại nút Shapes chọn nhóm hình cần vẽ chọn hìnhcần vẽ đưa con trỏ chuột vào vùng văn bản muốn vẽ hình rê chuột cho đến khi kíchthước hình vẽ vừa ý.

Chú ý: với một số hình cơ bản như: đường thẳng, mũi tên, hình vuông/hình chữ nhật,hình tròn/hình oval, có thể kích chuột tại các nút tương ứng trên thanh công cụDrawing.

II. TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT TRONG VĂN BẢN

- Vµo Insert ->WortArt -> Cöa sæ -> Chän kiÓu

ch÷ nghÖ thuËt -> OK -> Cöa sæ:

+ Gâ néi dung dßng ch÷ vµo hép Text.

+ Hép Font: Chän l¹i Font ch÷.

-> OK -> XuÊt hiÖn dßng ch÷ nghÖ thuËt cïng

víi thanh c«ng cô WordArt

®Ó chØnh söa dßng ch÷ nghÖ thuËt.

III. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

1. ChÌn tranh ¶nh.

- Vµo Insert -> Picture -> Clip Art -> Cöa sæ: Chän bøc tranh tuú ý -> Insert.

* C¸c thao t¸c ®èi víi bøc tranh t­¬ng tù víi h×nh vÏ.

2. ChÌn ký tù ®Æc biÖt.

- §Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn chÌn ->Insert -> Symbol -> Cöa sæ: Chän ký tù ®Æc biÖt

cÇn chÌn -> Insert -> Close.

Font: Chøa c¸c font ch÷, th- viÖn c¸c kÝ tù ®Æc biÖt.

Chän ký tù cÇn chÌn --> Insert --> Close.

45

- Tr­êng hîp muèn chän c¸c ký tù ®Æc biÖt kh¸c -> Nh¸y chuét vµo hép Font chän

môc cã chøa c¸c ký tù ®Æc biÖt.

+ Môc Symbol: Chøa c¸c ký hiÖu to¸n häc.

+ Môc Wingdings: Chøa c¸c h×nh ¶nh ®Æc biÖt - d¹ng thu nhá.

- Tr­êng hîp thường xuyªn sö dông ký tù ®Æc biÖt ®Ó chÌn ë nhiÒu vÞ trÝ kh¸c nhau -

> Ta cã thể t¹o phÝm nãng cho ký tù ®ã ®Ó khi cÇn chÌn chØ viÖc nhấn phÝm nãng ®ã:

Chän ký tù th­êng dïng -> Shortcut key -> Cöa sæ -> Gâ tæ hîp phÝm nãng cho ký tù

vµo hép Press New Shortcut key -> Chän Assign -> Close (Tà hîp phÝm nãng th­êng

®­îc kÕt hîp b»ng phÝm Alt + Mét ch÷ sè nµo ®ã, VD: Alt+1, Alt+2,....).

3. ChÌn c«ng thøc to¸n häc vµo v¨n b¶n.

- Vµo Insert ->Equation -> OK -> XuÊt hiÖn mµn h×nh so¹n th¶o cña Equation. Trong

®ã cã mét « dïng ®Ó nhËp c«ng thøc cïng víi thanh c«ng cô Equation dïng ®Ó chän

c¸c ký hiÖu vµ c¸c kiÓu c«ng thøc:

+ Dßng 1: Chøa c¸c ký hiÖu to¸n häc ®¾c biÖt:

+ Dßng 2: Chøa c¸c kiÓu c«ng thøc: c¨n sè, ph©n sè, tÝch ph©n, ma trËn,.....

- Khi t¹o c«ng thøc ®Ó di chuyÓn con trá gi÷a c¸c « ta nhÊn phÝm Tab.

- §Ó kÕt thóc t¹o c«ng thøc -> Nh¸y chuét vµo vïng trèng trªn mµn h×nh (Hoặc nhÊn

phÝm ESC). Khi ®ã, muèn hiÖu chØnh l¹i c«ng thøc -> Nh¸y ®óp chuét vµo c«ng thøc

(Hoặcnh¸y chuét ph¶i vµo c«ng thøc -> Chän Equation Object -> Chän Edit).

46

PHẦN V. TẠO KÝ TỰ ĐÁNH DẤU ĐẦU DÒng - ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TỰĐỘNG VÀ TẠO KHUNG VIỀN VĂN BẢN

I. TẠO KÝ TỰ TỰ ĐỘNG

§¸nh dấu ®o¹n v¨n cÇn t¹o

Home Bullet

II. TẠO SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG

+ §¸nh dấu v¨n b¶n cÇn t¹o thø tù tù ®éng.

+ Home --> Numbering

+ Chän kiÓu sè cÇn t¹o tù ®éng.

+ Chän kiÓu sè cÇn t¹o tù ®éng.

+ Define New Number Format: Ng­êi

so¹n th¶o tù chän mÉu sè . Chän kiÓu sè

trong môc Number Style.

NhËp sè b¾t ®Çu vµo môc Start At.

§Ó kÕt thóc sù lùa chän b¹n Ên OK.

III. ĐÓNG KHUNG VÀ TẠP MẦU CHO VĂN BẢN

+ §¸nh dấu v¨n b¶n cÇn ®ãng khung.

+ Page Layout --> Page Border --> Boder and Shading.

47

+ Boder -->Box t¹o hiÖu øng ®ãng khung.

+ Style: KiÓu ®­êng viÒn.

+ Color : Mµu ®­êng viÒn.

+ Width : §é réng viÒn.

+ Shading: Mµu nÒn cho khung v¨n b¶n.

§Ó kÕt thóc chän OK.

Chó ý: Muèn ®ãng khung cho c¶ trang v¨n b¶n

48

PHẦN VI. CÁC THAO TÁC VỀ BẢNG (TABLE)I. CÁCH TẠO MỘT BẢNG

- C¸ch 1: Chän biÓu t­îng Insert Table trªn thanh

c«ng cô: KÝch chuét tr¸i chän sè cét vµ sè dßng cÇn

t¹o.

- C¸ch 2: Insert => Table.

+ Number of Columns: Sè cét

+ Number of Rows: Sè dßng

+ Columns Width: §é réng cét

II. CÁCH THAO TÁC VỚI BẢNG

- Thao t¸c ®¸nh dấu b¶ng.

+ §¸nh dấu «: Shift + Mòi tªn.

+ §¸nh dấu hµng: KÝch chuét vµo mÐp ®Çu cña hµng cÇn ®¸nh dấu hoÆc ®­a con trá

vµo hµng cÇn chän vµo Table -> Select Row.

+ §¸nh dấu cét: KÝch chuét vµo mÐp ®Çu cña cét cÇn ®¸nh dấu hoÆc ®­a con trá vµo

cét cÇn chän vµo Table -> Select Column.

+ §¸nh dấu b¶ng: §­a con trá vµo b¶ng ->Table -> Select Table.

- C¨n chØnh b¶ng.

+ §iÒu chØnh ®é réng hµng (hay cét): §­a chuét vµo ranh giíi gi÷a hµng

(cét) cÇn thay ®æi , khi chuét biÕn thµnh mòi tªn hai chiÒu th× ta kÝch chuét kÐo vÒ phÝa

cÇn thay ®æi (hoÆc chän Table=> Cells Height and Width).

+ Muèn c¨n b¶ng vµo chÝnh gi÷a cña trang giÊy th× ta vµo Table => Cells Height andWidth chän Row chän Center.

Chó ý: Muèn t¹o c¸c cét cã ®é réng b»ng nhau th× ta ®¸nh dấu c¸c cét cÇn t¹o =>chänTable => Distribute Columns Evenly.

Muèn c¸c dßng cã ®é réng b»ng nhau: §¸nh dấu c¸c dßng cÇn t¹o chän Table =>

Distribute Rows Evenly.

III. XÓA TRONG BẢNG

+ Xo¸ «: §¸nh dấu « cÇn xo¸ Layout => Delete => Delete Cells.

+ Xo¸ cét: §¸nh dấu cét cÇn xo¸ Layout => Delete => Delete Column.

49

+ Xo¸ hµng: §¸nh dấu hµng cÇn xo¸ Layout => Delete => Delete Row.

+ Xo¸ b¶ng: §¸nh dấu b¶ng cÇn xo¸ Layout => Delete => Delele Columns.

IV. ThÊm CỘT TRONG BẢNG

+ Thªm cét: Layout -> Insert Left hoặc Insert Right

+ Thªm dßng: Layout => Insert Above hoÆc Insert Below

+ Thªm «: Layout => Insert Cell.

V. CÁCH NHẬP TÁCH Ô

+ NhËp «: §¸nh dấu c¸c « cÇn trén: Layout => Merge cells.

+ T¸ch «: §¸nh dấu « cÇn t¸ch chän Layout => Split cells.

Number of Column: Sè cét cÇn t¸ch.

Number of Row: Sè dßng cÇn t¸ch.

§Ó kÕt thóc ta chän OK.

VI. KẺ VIỀN BẢNG VÀ CHỌN MẦU NỀN CHO BẢNG

§¸nh dấu b¶ng cÇn t¹o ®­êng viÒn vµ t¹o mµu nÒn.

Design => Boders

Chän Boders ®Ó t¹o ®­êng viÒn.

Chän Shading ®Ó t¹o mµu nÒn cho b¶ng.

§Ó kÕt thóc tao chän OK.

VII. CÁC HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT CỦA BẢNG

- Xoay d÷ liÖu trong « :

B«i ®en d÷ liÖu tõ menu Layout => Text Direction => Chän h­íng xoay. - C¨n d÷

liÖu trong « : Layout => Properties => Cells => chän kiÓu => OK hoặc kÝch ph¶i

chuét vµo «=> Cells Alignment

- §¸nh sè thø tù trong b¶ng :

Home--> Numbering =>chän kiÓu ®¸nh sè=> OK.

- Ph­¬ng ph¸p tÝnh tæng trong b¶ng :

§­a con trá kÝ tù vÒ « cña dßng cÇn tÝnh tæng.

Tõ Menu Layout => Formula (hoặc nhÊn phÝm Alt+A+O) Formula : NhËp c«ng

thøc cÇn tÝnh :

VÝ dô : =SUM(a3:b3)

50

Chó ý : ChØ cÇn tÝnh to¸n cho « ®Çu tiªn cña cét (hµng). §Ó tÝnh to¸n hµng cét tiÕp

theo, ®­a dấu nh¸y vÒ « cña cét (hµng) cÇn tÝnh råi nhÊn phÝm F4. T­¬ng tù tÝnh c¸c

hµm Average : Hµm trung b×nh hµm Product :Hµm tÝnh tÝch c¸c sè hµm Max, Min :

Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, nhá nhÊt

- Ph­¬ng ph¸p s¾p xÕp theo thø tù Anfa.

B«i ®en c¸c cét cÇn s¾p xÕp :

Menu Layout => Sort (hoặctæ hîp phÝm ALT + A + S)

51

PHẦN VII. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU, CUỐI TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG, INẤN VĂN BẢN

I. CÁCH TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG CUỐI TRANG

+ Insert=> Header & Footer.

+ So¹n th¶o néi dung cÇn t¹o ®Çu trang t¹i môc Header.

+ So¹n th¶o néi dung cÇn t¹o cuèi trang t¹i môc Footer.

So¹n th¶o xong chän Close trªn thanh c«ng cô Header and Footer.

II. ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRANG VĂN BẢN

+ Insert => Page number xuÊt hiÖn hép tho¹i gåm:

Cã hiÖn sè trang ë trang ®Çu hay kh«ng?

+ §Þnh d¹ng sè trang ta vµo môc Format.

+ Gâ sè trang b¾t ®Çu t¹i môc Start at.

§Ó kÕt thóc ta chän OK.

Chó ý: Cã thểsö dông c¸c tÝnh n¨ng trªn ë thanh c«ng cô Header and Footer.

III. CÁCH IN ẤN VĂN BẢN

1. ThiÕt lËp khæ giÊy vµ h­íng giÊy.

- Vµo Page Layout -> Chän Margins -> Cöa sæ:

52

1.1 Môc Margins: T¹o kho¶ng c¸ch lÒ cho trang v¨n b¶n.

+ Top: Kho¶ng c¸ch lÒ trªn chuÈn (2.0-2.5 cm).

+ Bottom: Kho¶ng c¸ch lÒ d­íi (2.0-2.5cm)

+ Left: Kho¶ng c¸ch lÒ tr¸i (3 – 3.5 cm).

+ Right: Kho¶ng c¸ch lÒ ph¶i (2-2.5 cm).

+ Gutter: Kho¶ng c¸ch g¸y trang (0-0.5cm).

+ From Edge: Kho¶ng c¸ch cho c¸c tiªu ®Ò trang.

- Header: Kho¶ng c¸ch tiªu ®Ò trªn (1.27 cm).

- Footer: Kho¶ng c¸ch tiªu ®Ò d­íi (1.27 cm).

+ Mirror Margin: T¹o sù ®èi xøng cho 2 trang liÒn nhau.

1.2 Môc Page: Chän khæ giÊy vµ h­íng giÊy.

53

+ Hép Paper Size: Chän kÝch cì khæ giÊy (th«ng th­êng ta chän khæ giÊy A4–210x297

mm).

+ Width vµ Hieght: §iÒu chØnh l¹i ®é réng vµ chiÒu cao cña khæ giÊy.

+ Môc Orientations: Chän h­íng giÊy.

- Portrait: H­íng in däc.

- Landscape: H­íng in ngang.

* Môc Apply to: Chän vïng v¨n b¶n sÏ thùc hiÖn:

+ Whole Document: Thùc hiÖn c¸c ®Þnh d¹ng ®· lùa chän cho toµn bé v¨n b¶n.

+ This point Forward: ChØ thùc hiÖn víi vïng v¨n b¶n kÓ tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi.

+ Selected Text: ChØ thùc hiÖn víi vïng v¨n b¶n ®· b«i ®en.

* Nót Default: ThiÕt lËp c¸c ®Þnh d¹ng ®· lùa chän lµm chuÈn ngÇm ®Þnh cho c¶ c¸c

v¨n b¶n sau nµy.

* Nót OK: ChØ thùc hiÖn víi v¨n b¶n ®ang më.

1.3 Muèn xem v¨n b¶n tr­íc khi in:

Office Button => Print Preview (hoặc chän biÓu t­îng Print Preview trªn thanh

c«ng cô , cã thể Ên phÝm t¾t b»ng Ctrl + F2)

+ In v¨n b¶n: Office Buton => Print (hoặc Ên tæ hîp phÝm Ctrl + P).

Name: HiÓn thÞ tªn m¸y in

54

Page range: Chän ph¹m vi in gåm:

All: In tÊt c¶

Current page: In trang hiÖn hµnh (trang ®ang chøa con trá)

Page: In c¸c trang do theo chØ ®Þnh

Number of Copies: Sè b¶n cÇn in

Print: Ph¹m vi in

§Ó kÕt thóc ta chän OK.

55

IV. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS WORD 2007

- Ctrl + N: Tạo mới một tæi liệu

- Ctrl + O: Mở tæi liệu

- Ctrl + S: Lưu tæi liệu

- Ctrl + C: Sao chép văn bản

- Ctrl + X: Cắt nội dung đang chọn

- Ctrl + V: Dán văn bản

- Ctrl + F: Bật hộp thoại tìm kiếm Ctrl + H: Bật hộp thoại thay thế Ctrl + P: Bật hộpthoại in ấn

- Ctrl + Z: Hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng Ctrl +Y: Phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z Ctrl + F4, Ctrl +W, Alt + F4: Đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word

- Ctrl + B: Định dạng in đậm

- Ctrl + D: Mở hộp thoại định dạng font chữ

- Ctrl + I: Định dạng in nghiêng. Ctrl + U: Định dạng gạch chân.

- Ctrl + E: Canh giữa đoạn văn bản đang chọn Ctrl + J: Canh đều đoạn văn bản đangchọn Ctrl + L: Canh trái đoạn văn bản đang chọn Ctrl + R: Canh phải đoạn văn bảnđang chọn

- Ctrl + M: Định dạng thụt đầu dòng đoạn văn bản Ctrl + Shift + M: Xoá định dạngthụt đầu dòng Ctrl + T: Thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản

- Ctrl + Shift + T Xoá định dạng thụt dòng thứ 2 trở đi của đoạn văn bản

- Ctrl + Q: Xoá định dạng canh lề đoạn văn bản

- Ctrl + Shift + C: Sao chép định dạng vùng dữ liệu đang có định dạng cần sao chép.Ctrl + Shift + V: Dán định dạng đã sao chép vào vùng dữ liệu đang chọn.

- Ctrl + Shift + =: Tạo chỉ số trên. Ví dụ m3

- Ctrl + =: Tạo chỉ số dưới. Ví dụ H2O.

- Tab: Di chuyển tới væ chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đangđứng ở ô cuối cùng của bảng

- Shift + Tab: Di chuyển tới væ chọn nội dung của ô liền kế trước nó

- Alt + Home: Về ô đầu tiên của dòng hiện tại Alt + End: Về ô cuối cùng của dònghiện tại Alt + Page up: Về ô đầu tiên của cột

- Alt + Page down: Về ô cuối cùng của cột

56

- F3: Chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert - AutoText)

- F4: Lặp lại hành động gần nhất

- F5: Thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit - Goto)

- F12: Thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File - Save As...)

57

NỘI DUNG C: MICROSOFT EXCEL 2007

PHẦN I. LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL 2007

I. CÁCH KHỞI ĐỘNG – THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH

1. C¸ch khëi ®éng ch­¬ng tr×nh.

- C¸ch 1: Chän Start => Programs => Microsoft Excel.

- C¸ch 2: Nh¸y chuét ch¹y vµo biÓu t­îng Microsoft Excel trªn thanh Office

- C¸ch 3: Nh¸y ®óp chuét tr¸i vµo biÓu t­îng Microsoft Excel

2. Tho¸t khái ch­¬ng tr×nh.

- C¸ch 1: Kých chuét vµo biÓu t­îng Close trªn gãc ph¶i mµn h×nh

- C¸ch 2: Chän Office Button => Exit.

- C¸ch 3: Ên tæ hîp phÝm t¾t Alt +F4.

3.Mở một file cã sẵn

a. Mở một bảng tính có sẵn

- Cách 1: Vào Office Butoon \ Open.

- Cách 2: Kích chuột vào biểu tượng đặt trên thanh công cụ. Cách 3: Nhấn tổ hợpphím Ctrl+O.

Sau khi thao tác một trong ba cách trên hộp thoại Open mở ra, di chuyển đến thưmục chứa tệp tin muốn mở, thực hiện các bước sau:

- Bước 1: Chọn tệp tin muốn mở.

- Bước 2: Nhấn nút Open trên hộp thoại hoặc kích đúp chuột vào tệp tin để mở.

b. Mở nhiều tệp tin kề nhau

- Bước 1: Thực hiện thao tác như mở một bảng tính, hộp thoại Open mở ra, dichuyển chuột đến thư mục chứa danh sách các tệp tin muốn mở.

- Bước 2: Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift sau đó kích chuộtvào tệp tin cuối cùng.

- Bước 3: Nhấn nút Open trên hộp thoại hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím.

c. Mở nhiều tệp tin không kề nhau

- Bước 1: Thực hiện thao tác như mở một bảng tính, hộp thoại Open mở ra, dichuyển đến thư mục chứa các tệp tin muốn mở.

58

- Bước 2: Chọn tệp tin đầu tiên muốn mở, giữ phím Ctrl sau đó kích chuột vào các tệptin khác, lúc này các tệp tin muốn mở đã được chọn.

- Bước 3: Nhấn nút Open trên hộp thoại hoặc nhấn phím Enter trên bæn phím.

4. L­u tr÷ mét file

- Chän Office Button => Save hoặc Ctrl + S (L­u tr÷ cïng tªn)

- Chän Office Button => Save as (L­u tr÷ kh¸c tªn)

II. GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MICROSOFT EXCEL 2007

Sau khi khëi ®éng mµn h×nh Microsoft Excel cã d¹ng:

Mét tÖp Workbook trong Excel bao gåm tèi ®a lµ 255 Sheet (®­îc ®¸nh chØ sè tõ

Sheet1 => Sheet255). Sè sheet hiÓn thÞ mặc ®Þnh lµ 3 sheet.

HiÓn thÞ nhiÒu sheet trªn mét Workbook: Tools => Options => Geranal => Cho sè

Sheet cÇn hiÓn thÞ trong môc Sheet in New Workbook => OK.

Mçi Sheet lµ mét b¶ng gåm:

59

+ Tèi ®a lµ 16.384 cét (®­îc ®¸nh chØ sè tõ A).

+ Tèi ®a 1.048.576 dßng (®­îc ®¸nh tõ 1).

=> Mçi « trong Workbook ®­îc ®Æc tr­ng bëi mét ®Þa chØ cã d¹ng:

Tªn Sheet<chØ sè cét><chØ sè hµng> VÝ dô: sheet1!A1: ¤ A1 ë sheet 1.

NÕu chØ thao t¸c trªn mét Sheet th× phÇn tªn sheet kh«ng hiÓn thÞ.

III. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TrÊn BẢNG TÍNH EXCEL

- C¸ch di chuyÓn trong b¶ng tÝnh:

+ Dïng c¸c phÝm dÞch chuyÓn vµ phÝm Tab.

+ Sö dông phÝm di chuyÓn nhanh kh¸c.

- C¸ch ®¸nh dấu:

Muèn ®¸nh dấu c¸c « chØ cÇn gi÷a Shift + c¸c phÝm mòi tªn dÞch chuyÓn. Muèn ®¸nh

dấu toµn bé c¸c « trong Sheet ta Ên Ctrl + A

- C¸ch nhËp d÷ liÖu trªn Excel:

Mçi « (cell) trong excel cã mét ®Þnh d¹ng ®éc lËp. §Ó nhËp d÷ liÖu cho c¸c « ®­a con

trá ®Õn « cÇn nhËp, nhËp d÷ liÖu cho « ®ã nÕu kÕt thóc th× Ên Enter, Muèn kÕt thóc

mét ®o¹n (xuèng dßng) th× Ên Alt+Enter. Muèn söa ®ài d÷ liÖu trong «: §-a thanh

s¸ng ®Õn « cÇn söa ®æi råi Ên phÝm F2 hoặc kÝch ®óp chuét vµo « ®ã.

Chó ý nhËp d÷ liÖu cho vïng: §¸nh dấu vïng cÇn nhËp, thùc hiÖn nhËp d÷ liÖu cho «

®Çu tiªn, kÕt thóc viÖc nhËp b»ng c¸ch Ên Ctrl + Enter.

- C¸ch t¹o d·y cã thø tù:

Excel cho phÐp ng­êi dïng t¹o ra c¸c d·y cã thø tù theo quy luËt (nh­ sè thø tù, d·y

c¸c ngµy trong tuÇn…..).

C¸ch 1: Sö dông tÝnh n¨ng AutoFill.

C¸ch 2: Cã thó dïng chuét: B»ng c¸ch ®¸nh sè ®Çu vµo « 1, gâ tiÕp sè tiÕp theo vµo «

thø 2 ®Ó tÝnh to¸n b­íc t¨ng.

Chän 2 « liªn tiÕp ®ã. Nh¸y chuét tr¸i vµo gãc ph¶i d­íi cña vïng chän khi con trá

biÕn thµnh dấu + th× kÐo chuét tr¸i vò phÝa cÇn ®¸nh sè thø tù råi nh¶ chuét.

NÕu sè thø tù cã b­íc t¨ng lµ 1: Th× ta chØ cÇn nhËp gi¸ trÞ vµo « ®Çu cÇn ®¸nh =>

Chän « ®ã gi÷ Ctrl +nhên chuét tr¸i vµo gãc d­íi cïng bªn ph¶i kÐo vò phÝa cÇn t¹o.

- C¸ch ®iÒu chØnh ®é réng hµng vµ cét:

+ Dïng chuét:

+ Dïng b¶ng chän:

60

§é réng dßng: Format => Row => Height.

Format => Row => AutoFit: §é réng dßng võa ®ñ cho d÷ liÖu nhËp vµo §é réng cét:

Format => Colum => Width.

Format => Colum => AutoFit Selection => lÊy ®é réng cét võa ®ñ ®Ó tr×nh bµy d÷

liÖu trong c¸c « trªn cét ®ã.

- C¸ch nhËp t¸ch «:

+ NhËp «: Merge And Center trªn thanh c«ng cô Home

+ T¸ch « ®· nhËp: Format => Cells => Alignment => Merge cells (bá ®¸nh dấu)

=>OK.

- C¸ch ®Þnh d¹ng b¶ng tÝnh:

+ §¸nh dấu c¸c « cÇn ®Þnh d¹ng

Home => Cells (Ctrl+1):

Alignment: C¨n chØnh lò.

Font: C¨n chØnh Font ch÷.

Border: T¹o ®­êng viÒn.

61

Patterns: Chän mµu nền

=> Chän OK

- C¸ch xo¸ d÷ liÖu:

+ §¸nh dấu d÷ liÖu cÇn xo¸.

+ Vµo Menu : Home => Clear.

- Muèn kh«i phôc: Ctrl + Z.

62

PHẦN II. THAO TÁC TÍNH TOÁN TẠO ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊACHỈ TƯƠNG ĐỐI – SAO CHÉP DỮ LIỆU

I. CÁCH TÍNH TOÁN TRONG BẢNG

+ §­a thanh s¸ng vµo « cÇn tÝnh to¸n råi nhËp c«ng thøc tÝnh to¸n:

+ C«ng thøc tÝnh to¸n ®­îc b¾t ®Çu b»ng dấu (=) hay dấu (+).

+ C¸c to¸n tö: PhÐp céng (+), PhÐp trõ (-), PhÐp nh©n (*), PhÐp chia (/).

PhÐp luü thõa (^), PhÐp to¸n týnh phÇn tr¨m (%).

- Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi). Ví dụ “Hà Nội” & “Việt Nam”.

- Toán tử so sánh: = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặcbằng), < (nhỏ hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng).

C¸c to¸n h¹ng: Lµ c¸c sè cô thể hoặc lµ ®Þa chØ « chøa gi¸ trÞ. Chó ý: Trªn Excel sau

khi tÝnh to¸n cho mét c«ng thøc, muèn sao chÐp c«ng thøc cho c¸c « kh¸c t­¬ng tù th×

ta thùc hiÖn nh­ sau:

Dïng chuét: Chän « ®· tÝnh råi nhÊn chuét tr¸i vµo gãc d­íi cïng bªn ph¶i cña « ®ã

kÐo vÒ phÝa cÇn sao chÐp.

Dïng phÝm t¾t:

Ctrl + D Sao chÐp tõ trªn xuèng.

Ctrl + R Sao chÐp tõ tr¸i sang ph¶i.

II. ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI

* §Þa chØ t­¬ng ®èi: (§Þnh nghÜa).

§Þa chØ t­¬ng ®èi lµ ®Þa chØ mặc ®Þnh cña Excel cã d¹ng.

<ChØ sè cét><chØ sè hµng>

- VÝ dô: Ví dụ: A1: Địa chỉ tương đối cột A, hàng 1; B1: Địa chỉ tương đối cột B,hàng 1.

* §Þa chØ tuyÖt ®èi: $<ChØ sè cét>$<chØ sè hµng>

* Địa chỉ tuyệt đối là địa chỉ có dạng $<tên cột>$<tên hàng> (dấu $ thêm vào trướcchữ cái chỉ cột hoặc số thứ tự hàng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong công thức). Địachỉ này sẽ giữ nguyên, không thay đổi trong quá trình sao chép công thức giữa các ô.

- Ví dụ:

+ $A$1: Địa chỉ tuyệt đối của cột A và hàng 1.

+ $B$1: Địa chỉ tuyệt đối của cột B và hàng 1.

* §Þa chØ hçn hîp: Lµ ®Þa chØ bao gåm c¶ ®Þa chØ tuyÖt ®èi vµ t­¬ng ®èi.

63

+ §Þa chØ tuyÖt ®èi hµng vµ t­¬ng ®èi cét: Hµng cè ®Þnh , cét thay ®ài

<chØ sè cét>$<chØ sè hµng>

+ §Þa chØ tuyÖt ®èi cét vµ t­¬ng ®èi hµng: Cét cè ®Þnh , hµng thay ®ài

$<chØ sè cét><chØ sè hµng>

Chó ý: Muèn chuyÓn ®ài gi÷a c¸c ®Þa chØ nµy sau khi lÊy ®Þa chØ t­¬ng ®èi ta Ên phÝm

F4.

- Ví dụ: $A1: Địa chỉ tuyệt đối cột A, tương đối hàng 1. B$1: Địa chỉ tương đối cột B,tuyệt đối hàng 1.

III. CÁCH SAO CHÉP DỮ LIỆU

+ §¸nh dấu d÷ liÖu cÇn sao chÐp chän biÓu t­îng Copy trªn thanh c«ng cô hay Ên tàhîp phÝm Ctrl + C.

+ §-a thanh s¸ng ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n chän biÓu t­îng Paste trªn thanh c«ng cô hay Ên

tà hîp phÝm Ctrl + V.

IV. CÁCH DI CHUYỂN DỮ LIỆU

+ §¸nh dấu d÷ liÖu cÇn di chuyÓn chän biÓu t­îng Cut trªn thanh c«ng cô hay Ên tàhîp phÝm Ctrl + X.

+ §­a thanh s¸ng ®Õn vÞ trÝ cÇn d¸n chän biÓu t­îng Paste trªn thanh c«ng cô hay Ên

tà hîp phÝm Ctrl + V.

64

PHẦN III. CÁCH THAO TÁC VỀ HÀNG – CỘT VÀ SHEET

I. THAO TÁC VỀ HÀNG

+ Thªm hµng:

C¸ch 1: KÝch chuét ph¶i vµo hµng cÇn thªm =>Insert

C¸ch 2: Insert => Rows

+ Xo¸ hµng:

C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo hµng cÇn xo¸ => Delete

C¸ch 2: Home => Delete

+ C¸ch Èn hµng:

Click ph¶i chuét vµo hµng => Hide

+ C¸ch hiÖn hµng: b«i ®en hµng click ph¶i chuét => Unhide

II. THAO TÁC VỀ CỘT

+ Thªm cét:

C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo cét cÇn thªm => Insert

C¸ch 2: Home => Insert

+ Xo¸ cét:

C¸ch 1: KÝch chuét ph¶i vµo cét cÇn xo¸ =>Delete

C¸ch 2: Home => Delete

+ C¸ch Èn cét: chän cét cÇn Èn click ph¶i chuét => Hide

+ C¸ch hiÖn cét: click ph¶i chuét vµo cét cÇn hiÖn => Unhide

III. THAO TÁC VỀ SHEET

+ Thªm Sheet:

C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét tr­íc sheet cÇn thªm => Insert

C¸ch 2: Home =>Insert => Insert Sheet

+ Xo¸ Sheet:

C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo sheet cÇn xo¸ => Delete

C¸ch 2: Home => Delete Sheet

+ Sao chÐp hay di chuyÓn Sheet:

C¸ch 1: KÝch ph¶i chuét vµo sheet cÇn sao chÐp => Move or Copy

To Book: Chän tªn tÖp cÇn copy hay di chuyÓn ®Õn.

65

Before Sheet: Chän tªn Sheet cÇn ®Àt lªn phÝa tr­íc sheet ®ã.

Creat a copy: Copy Sheet

Ok

+ C¸ch Èn Sheet: View=> Hide hoặc Click chuét ph¶i chän Hiden

+ C¸ch hiÖn Sheet: View =>Unhide=> Chän tªn Sheet => OK

+ C¸ch ®ài tªn Sheet:

C¸ch 1: KÝch ®óp chuét vµo tªn Sheet cÇn ®ài

C¸ch 2: KÝch ph¶i chuét => Rename

Gâ tªn Sheet cÇn ®Àt => Enter

Chó ý: TÝnh to¸n gi÷a c¸c Sheet

66

PHẦN IV. CÁC HÀM TÍNH TOÁN CƠ BẢN TrÊn EXCEL, CÁCH SẮPXẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC DỮ LIỆU

I. CÁC HÀM CƠ BẢN TREN EXCEL

1. Các kiểu dữ liệu trên Excel

Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tựđầu tiên gõ vào.

1.1. Dạng chuỗi (Text):

- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.

- Những dữ liệu chuỗi dạng số như: Số điện thoại, số nhà, mã số, .v.v. khi nhập vào

phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

- Theo mặc định dữ liệu dạng chuỗi được canh sang trái ô.

1.2. Dạng số (Number).

- Kiểu hằng số bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +,-,(,*,$.

- Theo mặc định dữ liệu kiểu số được canh sang phải ô.

1.3. Dạng công thức (Formula).

- Ký tự đầu tiên gõ vào là dấu = hoặc +. Kết quả hiển thị trong ô không phải là các kýtự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó, công thức nhập vào hiển thị trên thanh

công thức.

Các toán tử sử dụng trong công thức:

- Toán tử tính toán: + (cộng), – (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (lũy thừa), % (phần trăm).

- Toán tử chuỗi: & (nối chuỗi). Ví dụ “Hà Nội” & “Việt Nam”.

- Toán tử so sánh: = (bằng), <> (không bằng), > (lớn hơn), >=(lớn hơn hoặc bằng), <(nhỏ hơn), <=(nhỏ hơn hoặc bằng).

1.1. Dạng ngày (Date), giờ (Time).

- DD là 2 con số chỉ Ngày (D là chữ cái đầu của từ Day);

- MM là 2 con số chỉ Tháng (M là chữ cái đầu của từ Month);

- YY là 2 con số chỉ Năm (Y là chữ cái đầu của từ Year);

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt các thông sốquốc tế của Windows.

2. Các hàm cơ bản trong Excel

2.1. Nhóm hàm căn bản

* Hàm INT

67

Cú pháp: = INT(number)

Trong đó: Number là số cần làm tròn.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị là phần nguyên của một số thực và nó làm trònxuống của số thực đó.

Ví dụ: = INT(6.3) = 6; = INT(6.8) = 6;

* Hàm MOD

Cú pháp: = MOD(Number, Divisor)

Trong đó: Number: Số bị chia

Divisor: Số chia (phải khác 0, nếu là số 0 Excel sẽ báo lỗi). Chức năng: Hàm này trảvề phần dư của phép chia.

Ví dụ: = MOD(5,2) =1; = MOD(7,3) =1;

* Hàm SUM

Cú pháp: =SUM(Number1, number2,…)

Trong đó: Number1, number2,…có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô haydãy ô chứa giá trị số… trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số. Có thể sử dụng nút ∑trên thanh công cụ để thay cho hàm.

Chức năng: Hàm này trả về tổng của một chuỗi số.

* Hàm AVERAGE

Cú pháp: = AVERAGE(Number1, number2,…)

Trong đó: Number1, number2,…có thể là những giá trị số, công thức, địa chỉ ô

hay dãy ô chứa giá trị số… trong hàm này có thể lấy tới 30 đối số.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị trung bình cộng của các số.

* Hàm COUNT

Cú pháp: =COUNT(Value1, Value2,…)

Trong đó: Value1, Value2,…: có thể là những giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, côngthức. Trong hàm này ta sử dụng tối đa là 30 đối số.

Chức năng: Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn các kiểudữ liệu khác không đếm.

* Hàm COUTA

Cú pháp: = COUTA(Value1, Value2,…)

68

Trong đó: Value1, Value2,…: có thể là những giá trị số, chữ..., địa chỉ ô hay dãy ô,công thức.

Chức năng: Đếm số ô trong dãy ô có nội dung bất kỳ (không đếm ô trống).

* Hàm MAX

Cú pháp: = MAX(Number1, number2,…)

Trong đó: Number1, number2,…có thể là giá trị số, địa chỉ ô hay dãy ô, công thứcchứa giá trị số.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị lớn nhất của các số.

* Hàm MIN

Cú pháp: = MIN(Number1, number2,…)

Trong đó: Number1, number2,…có thể là giá trị số, địa chỉ ô, dãy ô, công thức. Chứcnăng: Hàm này trả về giá trị nhỏ nhất của các số

* Hàm RANK

Cú pháp: = RANK(Number, Ref, Order)

Trong đó: Number: Là số muốn xem thứ hạng.

Ref: một mảng, địa chỉ ô hay dãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng.

Order: Đối này có giá trị số 0 và 1, quy định cách xếp thứ hạng.

Nếu Order = 1: Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn. Nếu Order = 0:Excel sẽ sắp xếp thứ hạng theo thứ tự từ lớn đến nhỏ.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel sẽ hiểu Order = 0.

Chức năng: Hàm này trả về thứ hạng của một số trong dãy ô cho trước.

2.2. Nhóm hàm xử lý chuỗi

* Hàm LEFT

Cú pháp: = LEFT(Text, Num_chars)

Trong đó: Text: là chuỗi văn bản để lấy ký tự.

Num_chars: Là tổng số ký tự cần lấy ra(số nguyên).

Chức năng: Hàm trả về số ký tự bên trái của chuỗi cho trước ở đối Text.

* Hàm RIGHT

Cú pháp: = RIGHT(Text, Num_chars)

Trong đó: Text: Là chuỗi văn bản đế lấy ký tự.

69

Num_chars: là tổng số ký tự cần lấy ra (số nguyên).

Chức năng: Hàm này tương tự hàm LEFT nhưng nó lấy ký tự bên phải của chuỗi

ký tự.

* Hàm MID

Cú pháp: =MID(Text, Stars_num, Num_chars)

Trong đó: Text: Là chuỗi để lấy các ký tự. Stars_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự.Num_chars: Tổng số ký tự cần lấy ra.

Chức năng: Hàm này có công dụng chọn và lấy ra các ký tự trong chuỗi cho trước. Kýtự đầu được lấy ra căn cứ vào đối Start_num và tiếp tục lấy ký tự kế tiếp cho đến khisố ký tự lấy ra bằng đối Num_chars thì kết thúc.

* Hàm LEN

Cú pháp: = LEN(Text)

Trong đó: Text là chuỗi văn bản cần tính chiều dài.

Chức năng: Hàm này trả về chiều dài của chuỗi ký tự, một khoảng trắng được xemnhư một ký tự.

* Hàm VALUE

Cú pháp: = VALUE(Text)

Trong đó: Text là chuỗi số muỗn chuyển sang dạng giá trị số. Chức năng: Hàm nàychuyển chuỗi số thành giá trị số.

2.3. Nhóm hàm ngày tháng

- Hµm cho ngµy th¸ng n¨m hiÖn t¹i TODAY()

= TODAY()

- Hµm cho ngµy cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m DAY()

=DAY(BiÓu_thøc)

Trong ®ã: Tham sè lµ mét biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m

- Hµm cho th¸ng cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m MONTH()

=MONTH(BiÓu_thøc)

- Hµm cho n¨m cña biÓu thøc ngµy th¸ng n¨m YEAR()

=YEAR(BiÓu_thøc)

Chó ý: C¸ch tÝnh tuài

70

C¸ch 1: =INT((Today()-NTNS)/365)

C¸ch 2: =YEAR(Today())-YEAR(NTNS)

* Hàm DAY

Cú pháp: = DAY(Serial_number)

Trong đó: Serial_number là giá trị ngày tháng năm, tham chiếu ô chứa ngày tháng nămtrong cặp dấu ngoặc.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị ngày của dữ liệu loại ngày tháng năm.

* Hàm MONTH

Cú pháp: = MONTH(Serial_number)

Trong đó: Serial_number là giá trị ngày tháng năm, tham chiếu ô chứa ngày tháng nămtrong cặp dấu ngoặc.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị tháng của dữ liệu loại ngày tháng năm.

* Hàm YEAR:

Cú pháp: = YEAR(Serial_number)

Trong đó: Serial_number là giá trị ngày tháng năm, tham chiếu ô chứa ngày tháng nămtrong cặp dấu ngoặc.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị năm của dữ liệu loại ngày tháng năm.

* Hàm NOW

Cú pháp: = NOW(). Hàm này không có đối số.

Chức năng: Hàm này trả về ngày giờ hiện hành trong hệ thống máy tại vị trí ô hiệnhành.

* Hàm TODAY

Cú pháp: = TODAY(). Hàm này không có đối số.

Chức năng: Hàm này trả về giá trị ngày tháng năm hiện hành tại ô được kích hoạt.Nhưng chỉ cho biết ngày tháng năm không hiện giờ phút giây.

2.4. Nhóm hàm điều kiện

* Hàm AND

Cú pháp: = AND(Logical1, logical2,…)

Trong đó: Logical1, logical2,…µlàcác đối số biểu diễn từng điều kiện có thể sử dụngtối đa 30 đối số.

71

Chức năng: Hàm này trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số đúng với điều kiện,ngược lại chỉ cần một đối số sai thì hàm sẽ trả về FALSE.

* Hàm IF

Cú pháp: =IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)

Trong đó: Logical_test: Là biểu thức lôgic cần kiểm tra.

Value_if_true: Giá trị của hàm nếu biểu thức Logical_test có giá trị đúng

Value_if_false: Giá trị của hàm nếu biểu thức Logical_test có giá trị sai

Chức năng: Hàm IF kiểm tra điều kiện của biểu thức Logical_test, nếu biểu thứcLogical_test đúng thì hàm nhận giá trị Value_if_true, ngược lại hàm nhận giá trịValue_if_false.

* Hàm NOT

Cú pháp: = NOT(Logical)

Trong đó: Logical là giá trị biểu thức logic bất kỳ có thể đánh giá TRUE hay

FALSE.

Chức năng: Hàm Not lấy phủ định một điều kiện trong đối Logical và nó trả về kết quảmột giá trị Logic TRUE = 1 (đúng) hoặc FALSE = 0 (sai)

* Hàm OR

Cú pháp: = OR(Logical1, Logical2,…)

Trong đó: Logical1, Logical2,…µlàmột số hay một điều kiện nào đó có thể là

TRUE hoặc FALSE. Trong hàm này có thể sử dụng đến 30 đối số.

Chức năng: Hàm OR trả về hai giá trị là TRUE hoặc FALSE. Hàm này chỉ cần mộtđối đúng trả về TRUE, tất cả các đối đều sai trả về FALSE.

2.5. Nhóm hàm thống kê, cơ sở dữ liệu

* Hàm SUMIF

Cú pháp: = SUMIF(Range, Criteria, sum_range)

Trong đó:

Range: là dãy ô để thực hiện việc kiểm tra theo tiêu chuẩn nào đó.

Criteria: là một số, biểu thức hay chuỗi để xác định cái nào cần tính tổng và đối nàydựa trên đối Range để kiểm tra.

Sum_range: vùng ô được tính tổng.

72

Chức năng: Hàm này trả về một giá trị là tổng của một dãy ô trong hàm thoả điều kiệnđược định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm COUNTIF:

Cú pháp: = COUNTIF(Range, Criteria)

Trong đó:

Range: Dãy dữ liệu muốn đếm.

Criteria: Là điều kiện cho các ô được đếm.

Chức năng: Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện cho trướcđược định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm DAVERAGE

Cú pháp: = DAVERAGE(Database, Field, Criteria)

Trong đó:

Database: Dãy được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một vùng các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định những giá trị trongtrường cần tính trung bình.

Chức năng: Tính trung bình cộng của những mẫu tin thoả mãn điều kiện trên cột khaibáo trong cơ sở dữ liệu, điều kiện được định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm DCOUNT

Cú pháp: = DCOUNT(Database, Field, Criteria)

Trong đó:

Database: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm. Nếu không chọn đốisố này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định trường không trốngtrong khi đếm.

Chức năng: Đếm số các ô thoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm DMAX

Cú pháp: = DMAX(Database, Field, Criteria)

Trong đó:

Database: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

73

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà muốn tìm giá trị lớn nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trênnhững mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.

Chức năng: Có tác dụng lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệuthoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm DMIN

Cú pháp: = DMIN(Database, Field, Criteria)

Trong đó:

Database: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà muốn tìm giá trị nhỏ nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mẫu tin cần tìm giátrị nhỏ nhất.

Chức năng : Có tác dụng lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệuthoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.

* Hàm DSUM

Cú pháp: = DSUM(Database, Field, Criteria)

Trong đó:

Database: Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột mà muốn tìm giá trị nhỏ nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định mẫu tin cần

tính.

Chức năng : Lấy tổng các số trong cột thoả mãn những tiêu chuẩn đã cho được

định nghĩa trong đối Criteria.

2.6. Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu

* Hàm VLOOKUP

Cú pháp:

=VLOOKUP(Lookup_value,Table_array, Col_index_num, Range_lookup).

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị cần tìm trong cột thứ nhất của bảng giới hạn.

Table_array: bảng giới hạn để dò tìm

74

Col_index_num: Số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả.

Range_lookup: Là giá trị Logic(TRUE = 1, FALSE = 0) quyết định so chính xác hayso tương đối với bảng giới hạn.

Nếu Range_lookup = 1 (TRUE): So tương đối

Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): So chính xác.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu là Range_lookup = 1

Chức năng: Hàm này thực hiện tìm giá trị được ch ỉ định trong đốiLookup_value, và tìm ở cột đầu tiên trong bảng cho trước. Kết quả là giao của hàngvừa tìm đó với cột chỉ định trong đối Col_index_num.

* Hàm HLOOKUP

Cú pháp:

=HLOOKUP(Lookup_value,Table_array,Row_index_num, Range_lookup).

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm

Table_array: Là mảng, tên, dãy hay vùng để tìm kiếm thông tin.

Row_index_num: Thứ tự của hàng cần tìm.

Range_lookup: Là giá trị logic (TRUE=1,FALSE = 0) quyết định hàm sẽ so chínhxác hay tương đối với đối số Lookup_value.

Nếu Range_lookup = 1(TRUE): So tương đối. Nếu Range_lookup = 0 (FALSE): Sochính xác.

Nếu bỏ qua đối này thì Excel hiểu Range_lookup = 1

Chức năng: Hàm này có công dụng là tìm trong hàng trên cùng của bảng và trả về mộtgiá trị trong hàng trên cùng, với sự kiểm tra cột tương ứng của giá trị được trả về thoảmãn điều kiện.

* Hàm INDEX

Cú pháp: = INDEX(Reference, Row_num, Column_num, Area_num)

Trong đó:

Reference: Là một dãy hay nhiều dãy gọi là khu vực (Area) nội dung khu vực có thể làcác con số, chuỗi, công thức.

Row_num: Số hàng trong bảng.

Column_num: Số cột trong bảng.

75

Area_num: Đối số này dùng để nhận diện từng khu vực, chẳng hạn số 1 là khu vựcđầu…

Chức năng: Dùng để tìm phần tử trong địa chỉ ô hay dãy ô tại dòng và cột quy định,kết quả trả về là nội dung hay địa chỉ ô của ô trong bảng .

76

II. CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC DỮ LIỆU

1. C¸ch s¾p xÕp d÷ liÖu: Sort.

Data => Sort:

My list has:

Header Row: B¶ng d÷ liÖu cã dßng tiªu ®Ò

No Header Row: B¶ng d÷ liÖu kh«ng cã dßng tiªu ®Ò

Sort by: Chän tªn tr­êng cÇn s¾p xÕp chÝnh

Then by: Chän tªn tr­êng cÇn s¾p xÕp ­u tiªn tiÕp theo khi cã gi¸ trÞ trïng nhau trong

tr­êng s¾p xÕp tr­íc.

Ascending: S¾p xÕp t¨ng dÇn

Desceding: S¾p xÕp gi¶m dÇn

=> Chän OK

2. Cách lọc dữ liệu

Data => Filter => AutoFilter:

- Chän ®iÒu kiÖn läc t­¬ng øng cña c¸c tr­êng

- Muèn läc theo c¸c gi¸ trÞ cô thó cã trong tr­êng: Chän gi¸ trÞ ®ã d­íi môc

(Custom).

- Muèn hiÓn thÞ tÊt c¶ c¸c gi¸ trÞ trong tr­êng: Chän (All)

- Muèn hiÓn thÞ tõ b¶n ghi ®Çu ®Õn b¶n ghi do ta chØ ®Þnh: Chän (Top 10) - Muèn läc

theo c¸c ®iÒu kiÖn logic: Chän (Custom) trong ®ã:

Equals: B»ng

Does not Equals: Kh«ng b»ng

Is Greater than: Lín h¬n

Is Greater than or Equal to: Lín h¬n hoÆc b»ng

Is Less than: Nhá h¬n

Is Less than or Equal to: Nhá h¬n hoặc b»ng

Begin with: B¾t ®Çu b»ng

Does not begin with: Kh«ng b¾t ®Çu b»ng

End with: B¾t ®Çu b»ng

Does not end with: Kh«ng b¾t ®Çu b»ng

Contains: Bao gåm

77

Does not Contain: Kh«ng bao gåm

Ngoµi ra ta cßn sö dông AND hay OR ®Ó kÕt hîp ®iÒu kiÖn trong tr-êng ®ã.

=> Chän OK

Chó ý: Sau khi läc: Ta thùc hiÖn Copy c¸c b¶n ghi ®· läc vµ Paste sang vïng d÷ liÖu

kh¸c.

Muèn hiÓn thÞ toµn bé danh s¸ch: Vµo Data => Filter => Show All Muèn bá ®iÒu

kiÖn läc: Vµo Data => Filter => AutoFilter.

III. LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ

Cách tạo biểu đồ một cách nhanh chóng được tiến hành như sau: tạo nhanh bằng phímF11, hay tạo biểu đồ có lựa chọn bằng biểu tượng trên thanh công cụ hoặc bằng lệnh.

- Bước 1: Bật bảng tính chứa dữ liệu cần tạo biểu đồ

- Bước 2: Lựa chọn những dữ liệu cần thiếu để tạo biểu đồ như: các tiêu đề theodòng, cột và dữ liệu minh hoạ.

- Bước 3: Từ Ribbon => Insert =>Chart…

- Lựa chọn kiểu dạng biểu đồ: Line, Culumn, Are, Bar…

78

PHẦN V. ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN ẤN TRONG BẢNG TÍNHI. ĐỊNH DẠNG TRANG IN

- Vµo Page Layout -> Margin-> Cöa sà:

* Môc Page: Chän khà giÊy vµ h­íng in.

- Orientation: Chän h­íng in:

+ Portrait: H­íng in däc.

+ Landscape: H­íng in ngang.

- Scaling: Chän tû lÖ in:

+ Adjust to:....% normal size: Tû lÖ phÇn tr¨m cña ch÷ khi in ra.

+ Fit to:.....page(s) wide by.....tall: Tù ®éng dån vÒ 1 trang trong tr­êng hîp b¶ng

tÝnh gåm 2 trang vµ trang 2 chØ cã 1 vµi dßng.

- Paper size: Chän kÝch cì khà giÊy (A4-210x297mm).

- Print quality: Chän chÊt l­îng in (dpi – Dot per inch – Sè chÊm ®iÓm trªn 1Inch =

2.54cm). Cµng nhiÒu dpi nÐt ch÷ sÏ cµng râ.

- First page number: Sè hiÖu cña trang ®Çu tiªn.

* Môc Margins: C¨n chØnh kho¶ng c¸ch lÒ trang in.

* Header/Footer: T¹o tiªu ®Ò cho trang in.

79

- Custom Header: Dïng ®Ó t¹o tiªu ®Ò

trªn.

- Custom Footer: Dïng ®Ó t¹o tiªu ®Ò

d­íi.

=> C¸c nót trªn thanh c«ng cô

Header/Footer:

+ Nót 1: §Þnh d¹ng Font ch÷ cho tiªu ®Ò.

+ Nót 2: ChÌn sè hiÖu trang.

+ Nót 3: ChÌn tàng sè trang.

+ Nót 4+5: ChÌn thêi gian.

+ Nót 6: ChÌn tªn tÖp b¶ng tÝnh.

+ Nót 7: ChÌn tªn b¶ng tÝnh.

* Môc Sheet: §Àt thªm 1 sè chÕ ®é cho trang in:

- Môc Print: §Àt chÕ ®é in:

+ Gridlines: In c¶ c¸c ®­êng l­íi

+ Black and White: ChØ in víi 2 mµu ®en tr¾ng.

+ Draft quality: Thùc hiÖn in nhanh vµ bá qua chÊt l­îng trang in (Dïng ®Ó in kiÓm

tra sè liÖu ®óng hay sai).

+ Row and column headings: In c¶ dßng tiªu ®Ò cét vµ tiªu ®Ò hµng (ChØ dïng khi in

tµi liÖu lµm gi¸o tr×nh gi¶ng d¹y).

- Môc Page order: §Àt thø tù cho trang in:

+ Down, then over: In lÇn l­ît c¸c trang tõ trªn

xuèng tÝnh theo cét, råi sang ph¶i vµ in tiÕp.

+ Over, then down: In lÇn l­ît c¸c trang tõ tr¸i

qua ph¶i tÝnh theo hµng, råi xuèng d­íi

II. QUAN SÁT BẢNG TÍNH TRƯỚC KHI IN

- Vµo Office Button -> Chän Print Preview -> Mµn h×nh d¹ng quan s¸t cïng víi thanh

c«ng cô Preview.

+ Next: Quan s¸t trang tiÕp theo.

80

+ Previous: Quay vÒ trang tr­íc

+ Zoom: Tû lÖ quan s¸t.

+ Print: Thùc hiÖn in.

+ Setup: §Þnh d¹ng l¹i trang in.

+ Margins: C¨n chØnh trùc tiÕp kho¶ng c¸ch lÒ vµ ®é réng c¸c cét khi quan s¸t.

+ Page Break Preview: Thùc hiÖn ng¾t trang theo mµn h×nh quan s¸t.

81

III. IN ẤN TRONG BẢNG TÍNH

- Vµo Office Button -> Chän Print (Ctrl+P) -> Cöa sà:

* Môc Page range: Chän vïng b¶ng tÝnh sÏ in:

- All: In tÊt c¶ c¸c trang.

- Page(s) from: In sè trang theo ý muèn.

* Môc Print what: Chän l¹i vïng d÷ liÖu sÏ in:

- Selection: ChØ in vïng b¶ng tÝnh ®· b«i ®en.

- Active sheet(s): In tÊt c¶ c¸c trang trong c¸c b¶ng tÝnh ®· chän (®Ó chän 1 sè b¶ng

tÝnh ta nhÊn phÝm Ctrl vµ nh¸y chuét vµo tªn b¶ng tÝnh trªn thanh Sheet).

- Entire workbook: In tÊt c¶ c¸c trang trong tÊt c¶ c¸c b¶ng tÝnh cña tÖp ®ang më.

* Number of copies: Sè b¶n sÏ in ra.

- Collate: NÕu ®­îc chän sÏ in tõng b¶n 1; ng­îc l¹i sÏ in sè b¶n cña tõng trang 1.

=> Chän OK ®Ó in.

82

IV. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS EXCEL 2007

- F1: Hiển thị trợ giúp

- F2: Đưa con trỏ vào trong ô

- F3: Dán tên khối vào công thức

- F4: Lặp lại thao tác lệnh trước cho những ô bôi đen

- F5: Tìm trang

- F6: Di chuyển đến phần cửa sổ kế tiếp

- F9: Thực hiện phép tính

- F10: Chọn thanh thực đơn

- Ctrl + A: Bôi đen toàn bộ bảng tính

- Ctrl + B: Chữ đậm

- Ctrl + R: Tự động sao chép ô bên trái sang ô bên phải

- Ctrl + 0: Ẩn cột

- Ctrl + 1: Mở hộp định dạng ô

- Ctrl + 9: Ẩn hàng

- Ctrl + F9: Thu nhỏ màn hình file

- Ctrl + -: Mở hộp thoại Delete hoặc xóa hàng, cột

- Ctrl + Shift + F: Hiện danh sách font chữ Ctrl + Shift + P: Hiện danh sách cỡ chữCtrl + Shift + 0: Bỏ ẩn cột

- Ctrl + Shift + 2: Định dạng theo thời gian Ctrl + Shift + 3: Định dạng theo ngày,tháng Ctrl + Shift + 4: Định dạng theo đơn vị tiền tệ Ctrl + Shift + 5: Định dạng theo %

- Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng

- Ctrl + Shift + Mũi tên xuống: Bôi đen toàn bộ cột

- Ctrl + Shift + Mũi tên sang phải: Bôi đen toàn bộ dòng

83

PHẦN VI: MICROSOFT OFICE POWER POINT 2007

I. TÌm HIỂU MICROSOFT POWER POINT 2007

1. Giao diện chính của PowerPoint.

Vị trí các thanh công cụ của PowerPoint được thiết kế như hình trên. Chức

năng của các thanh công cụ này giống với các thanh công cụ được đề

cập ở Microsoft Office Word 2007 và Microsoft Office Excel 2007.

- Title bar: thanh tiêu đề

- Ribbon: họat động như một kết hợp của menu bar và toolbar

- Office button: Mở Office, chứa các menu open, save, print, và tạo mới file trình

diễn.

84

- Quick Access Toolbar: chứa shortcut cho một số tính nay thông dụng.

- Minimize, Maximize/Restore button: thay đổi kích thước cửa sổứng dụng

- Close button: đóng ứng dụng

- Work area: màn hình làm việc chính, dùng để sọan thảo file PowerPoint 2007.

Thanh Ribbon chứa nhiều chức năng được nhóm với nhau theo từng Group.

1.1 Khởi động Power Point 2007

Bước 1: Nhắp vào nút Start trên thanh công cụWindows

Bước 2: Định vị con trỏ chuột trên mục All Programs

Bước 3: Nhắp Microsoft Office, Microsoft Office PowerPoint 2007. Màn hìnhPower Pointđầu tiên xuất hiện và thể hiện trên thanh taskbar của Windows .

2. Làm việc với một trình diễn (Slide).

2.1 Mở một trình diễn có sẵn

Để mở một trình diễn có sẵn người sử dụng thực hiện các bước sau:

- Vào Office Button \ Open hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + O, xuất hiện hộp thoại Open:

+ Chọn tệp tin trình diễn có sẵn (Ví dụ: Trinh dien 1.ppt).

+ Ấn nút Open để mở tệp tin.

2.2 Cách tạo một bài trình diễn mới

* Tạo slide từ Installed Template:

85

- Bước 1: Chọn Office -> New. Hộp thọai New Presentation hiển thị.

- Bước 2. Trong danh sách Templates, chọn Installed Templates để hiển thị danh sáchinstalled template.

- Bước 3. Click chọn một template từ danh sách có sẵn, xem trước và bấm nút Create.PowerPoint sẽđịnh dạng slide sử dụng template này.

*Để tạo slide từ Installed Theme:

- Bước 1: Chọn Office -> New. Hộp thọai New Presentation hiển thị.

- Bước 2. Trong danh sách Templates, chọn Installed Themes để hiển thị danh sáchinstalled template.

- Bước 3. Click chọn một template từ danh sách có sẵn, xem trước và bấm nút Create.PowerPoint sẽ định dạng slide sử dụng theme này.

Một cách khác để tạo trình chiếu là lấy từ một trình chiếu có sẵn.

- Bước 1. Chọn Office ->New. Hộp thọai New Presentation hiển thị.

- Bước 2. Chọn liên kết New from Existing, sau đó chọn file PowerPoint đã có sẵntrước đó.

2.3 Cách lưu một file trình diễn.

Để lưu lại file trình diễn người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Ofice Button\ Save hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + S xuất hiện hộp thoại Save As

+ Chọn nơi lưu trữ trong khung Save in

+ Đặt tên cho tập tin trong khung File name.

+ Chọn Save để lưu.

3. Quản lý các Slide.

3.1 Tạo thêm Slide.

Để thêm một Slide sau Slide hiện hành người sử dụng thực hiện các cách sau:

- Vào Insert \ New Slide hoặc kích chuột phải vào Slide hiện tại và chọn New

Slide hoặc kích chuột vào biểu tượng .

3.2 Sắp xếp các Slide.

Để sắp xếp các Slide người sử dụng thực hiện các bước sau:

- Chọn View \ Slide Sorter.

- Chọn trang muốn di chuyển, nhấn giữ chuột trái để di chuyển rồi nhả chuột trái.

86

Cũng có thể kích giữ chuột và kéo thả các silde trên phần cửa sổ bên trái màn hìnhsoạn thảo có thể thay đổi vị trí các trang trình chiếu.

3.3 Sao chép Slide.

Để sao chép một Slide người sử dụng thực hiện như sau:

- Cách 1: Di chuyển đến trang muốn sao chép tích chuột phải chọn Duplicate Slide.

- Cách 2: Di chuyển đến Slide muốn sao chép, chọn Copy rồi trỏ đến vị trí muốn dánvà chuột phải chọn Paste.

3.4 Xóa bỏ Slide.

Để xóa Slide người sử dụng thực hiện như sau:

Để xóa một hay nhiều slide: chọn các slide này từ cửa sổ Outline -> bấm delete.

4. Chèn các đối tượng vào Slide.

a. Chèn hình ảnh từ ClipArt

Để chèn hình ảnh từ Clip Art người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Picture \ Clip Art, xuất hiện thanh công cụ Clip Art ở bên phải.

- Chọn hình phù hợp với nội dung cần minh họa, kích chuột phải trên hình chọnlệnh Copy, đóng cửa sổ trình quản lý ClipArt để trở về màn hình soạn thảo trìnhchiếu. Nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh từ ClipArt.

b. Chèn hình ảnh từ File

Để chèn hình ảnh từ file người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Picture \ From file, xuất hiện hộp thoại Insert Picture:

- Chọn đến file hình ảnh cần đưa vào mình họa, nhấn nút Insert.

c. Chèn phim ảnh, âm thanh.

Để chèn phim ảnh, âm thanh vào trình diễn người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Movie \ Movie from file có các lựa chọn sau:

+ Movie from clip organizer: Chọn phim từ có sẵn.

+ Movie from file: Chọn phim từ tập media trên đĩa.

+ Sound from clip organizer: Chọn nhạc từ Clip có sẵn

- Hoặc Insert\Sound\Sound from file

+ Sound from File: Chọn nhạc từ tập media trên đĩa.

+ Play CD audio file: Chọn nhạc từ đĩa CD.

87

+ Record sound: Tự thu âm thanh.

- Với các lựa chọn này việc thực hiện chèn phim ảnh, âm thanh tuân theo các bướctương tự như chèn hình ảnh. Tuy nhiên chỉ sử dụng được các định dạng được liệtkê trong hộp thoại trong mục Files of type.

d. Chèn, thiết lập biểu đồ .

Để chèn biểu đồ người sử dụng thực hiện các bước sau:

- Vào Insert \ Chart, xuất hiện khung Datasheet của Excel.

- Để thiết lập nội dung biểu đồ thực hiện chỉnh trong Datasheet như trong Excel,trong đó hàng đầu tiên là tên cột, cột đầu tiên là loại dữ liệu.

e. Chèn đối tượng từ chương trình khác.

Để chèn các đối tượng từ chương trình khác người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Table

f. Chèn số trang, tiêu đề đầu, tiêu đề cuối của Slide.

Để chèn số trang, tiêu đề cuối của Slide người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Silde Number

- Tích chọn Slide number để hiện số trang.

Headers và footers chứa các nội dung hiển thịởđầu hay cuối mỗi trang như: tên báocáo, người báo cáo, số trang…

Headers và footers được sọan thảo từ Slide Master, hoặc bằng cách thêm Header –footer.

Để thêm Header và Footer:

Chọn một hay nhiều Slide muốn thêm Header và Footer

Từ menu Insert -> chọn group Text -> Header & Footer

Nhập thông tin vào Header – Footer tùy theo chếđộ Slide hay Handouts

5. Làm việc với bảng.

5.1 Thêm một bảng mới.

Để thêm một bảng mới người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Insert \ Table, xuất hiện hộp thoại Insert Table.

88

- Number of columns: Chọn số cột.

- Number of rows: Chọn số hàng.

- Chọn OK để kết thúc.

Hộp thoại Insert Table.

6. Trình diễn một Slide.

6.1 Tạo và thiết lập các hiệu ứng chuyển tiếp Slide.

Để tạo và thiết lập các hiệu ứng chuyển tiếp Slide người sử dụng thực hiện cácbước sau:

- Vào Slide Show \ Slide Transition, xuất hiện thanh tác vụ Slide Transition.

- Chọn kiểu chuyển cảnh trong Apply to selected Slides

- Chọn tốc độ chuyển tiếp trong mục Speed (chậm (Slow), trung bình (Medium),nhanh (Fast)).

- Thêm các hiệu ứng âm thanh vào giai đoạn chuyển tiếp trong mục Sound.

- Tích chọn/bỏ chọn mục On mouse click nếu muốn/không muốn chuyển Slide kếtiếp thông qua kích chuột hoặc ấn một trong các phím Space, Enter, Page Up, PageDown.

- Tích chọn/bỏ chọn mục Automatic after nếu muốn/không muốn Slide tự độngchuyển tiếp. Trong trường hợp tích chọn, có thể lựa chọn thời gian đến lần chuyểntiếp tiếp theo ở ô bên phải.

- Đánh dấu vào Auto Preview để xem trước hiệu ứng ngay sau khi chọn.

- Kích chuột vào nút Slide Show để trình diễn Slide hiện thời.

- Kích chuột vào nút Apply to All Slides để áp dụng cho tất cả các Slide.

6.2 Tạo và thiết lập hiệu ứng chuyển chữ.

Để tạo và thiết lập các hiệu ứng chuyển chữ cho Slide người sử dụng thực hiện như

Sau:

- Vào Animation để chọn hiệu ứng

89

- Tích chọn AutoPreview để xem trước hiệu ứng.

- Kích vào nút Apply to All Slides để áp dụngcho tất cả Slide. Ngoài ra, có thể tùy biến cáchiệu ứng chuyển chữ như sau:

- Vào Animation \ Custom Animationxuất hiện thanh tác vụ CustomAnimation.

- Chọn đoạn văn bản cần tạo hiệu ứng.

- Kích chuột vào nút

Add Effect để lựa chọn hiệu ứng chuyển động.

Các hiệu ứng chuyển động.

+ Entrance: Hiệu ứng chuyển động khi bắt đầu trình diễn.

+ Emphasis: Hiệu ứng chuyển động khi đang trình diễn và tập trung vào một số đối

90

tượng.

+ Exit: Hiệu ứng chuyển động khi kết thúc một đối tượng hoặc Slide.

+ Motion Paths: Đường đi của sự chuyển động.

- Sau khi chọn được hiệu ứng có thể thiết lập lại các lựa chọn bằng cách trở lạithanh tác vụ Custom Animation.

+ Remove: Bỏ đi một hiệu ứng .

+ Start: Kiểu kích hoạt hiệu ứng bao gồm thông qua kích chuột, tự động xuất hiệncùng hiệu ứng trước và tự động xuất hiện sau hiệu ứng trước.

+ Speed: Tốc độ chuyển động của hiệu ứng rất chậm (Very Slow), chậm (Slow),trung bình (Medium), nhanh (Fast), rất nhanh (Very Fast).

+ Slide Show: Trình diễn Slide hiện thời.

+ Play: Chạy hiệu ứng vừa chọn.

+ AutoPreview: Xem trước hiệu ứng.

Để bắt đầu trình diễn kích chuột vào biểu tượng hoặc vào Slide Show \ View

Show hoặc ấn phím F5.

7. Tạo siêu liên kết trong PowerPoint.

Để tạo siêu liên kết trong PowerPoint người sử dụng thực hiện các bước sau:

- Chọn Insert \ Hyperlink (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + K), xuất hiện hộp thoại

Insert Hyperlink.

91

Hộp thoại Insert Hyperlink.

- Có các lựa chọn về liên kết Link to: Liên kết đến một tệp tin hoặc một trang web,liên kết đến một vị trí trong trình diễn, liên kết đến một tệp tin mới, liên kết đến mộtđịa chỉ email.

- Tại các lựa chọn này, tìm đến các tệp tin trong mục Look in nếu là các tệp tin cótrong máy tính(ví dụ chọn Slide 1 Trinh dien 1.ppt) hoặc điền địa chỉ trang web vàomục Address nếu là địa chỉ của một trang web (ví dụ: http://vietnamnet.vn).

- Để tạo liên kết đến một vị trí trong trình diễn chọn Place in This Document sau

đó trỏ đến vị trí mong muốn trong trình diễn (ví dụ Slide thứ 3 trong trình diễn).

- Điền nội dung hiển thị siêu liên kết trong trường hợp địa chỉ quá dài hoặc muốn làmrõ siêu liên kết tại ô Text to display. Ví dụ: Báo Vietnamnet.

* Hủy bỏ một siêu liên kết.

Để hủy bỏ một siêu liên kết người sử dụng thực hiện như sau:

- Chọn siêu liên kết muốn hủy bỏ.

- Kích chuột phải chọn Remove Hyperlink.

8. In ấn trình diễn.

8.1 Thiết lập tùy chọn trang in (Page Setup).

Để thiết lập tùy chọn trang in của PowerPoint người sử dụng thực hiện như sau:

- Vào Design \ Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup.

Hộp thoại Page Setup.

- Thiết lập các thông số sau:

+ Width: Độ dài chiều ngang của bản in.

+ Height: Độ dài chiều dọc của bản in.

+ Number Slides from: Con số bắt đầu để đánh số kể từ Slide đầu tiên.

92

+ Orientation: Hướng in, Portrait: dọc, Lanscape: ngang.

- Chọn OK để kết thúc.

8.2 In ấn các trình diễn.

Để tiến hành in các trình diễn người sử dụng thực hiện như sau:

Vào Office Button \ Print, xuất hiện hộp thoại Print.

- Chọn máy in trong phần Name.

- Chọn các Slide muốn in trong Print Range:

All: In tất cả các Slide. Custon Show: In các Slide trong nhóm Custom Show.

Slides: In các Slide được chọn (ví dụ: 1, 2, 7-12)

Number of copies: Số bản in muốn in.

+ Lựa chọn dạng tài liệu muốn in trong Print what

+ Lựa chọn màu in trong Color/grayscale:

- Color: In màu.

- Grayscale: In theo tông màu xám,

- Pure Black and White: In chỉ hai tông màu đen và trắng.

- Ấn OK để tiến hành in.

93

II. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS POWERPOINT 2007

Chèn một Slide Mới CTRL + MDi chuyển nhanh vùng soạn thảo F6 hay Shift + F6

Tạo mới một file trùng tiêu đề CTRL + D

Trình chiếu Slide show F5

Mở hộp thoại Font CTRL + T

Lặp lại lần soạn thảo trước đó F4 hoặc CTRL + Y

Mở hộp thoại Find CTRL + F

Truy cập Hướng dẫn (view Guides) CTRL + G

Xóa một từ CTRL + BACKSPACE

Chuyển chữ in hoa SHIFT + F3

Đánh dấu đậm CTRL + B

Đánh dấu in nghiêng CTRL + I

Chèn siêu liên kết CTRL + K

Chọn tất cả CTRL + A

Copy CTRL + C

Paste CTRL + V

Undo CTRL + Z

Save CTRL + S

Print CTRL + P

Open CTRL + O

94

NỘI DUNG D: INTERNET, THƯ ĐIỆN TỬ VÀ ỨNG DỤNG

PHẦN I. KHÁI NIỆM VỀ INTERNET

Internet ®­îc xem nh­ lµ mét "m¹ng cña c¸c m¹ng" (Network of Network), ®­îc t¹ora b»ng viÖc kÕt nèi c¸c m¸y tÝnh vµ c¸c m¹ng m¸y tÝnh víi nhau trong mét m¹ngchung réng lín mang tÝnh chÊt toµn cÇu. C¸c m¹ng m¸y tÝnh riªng rÏ ®ã cã thÓ lµ cñamét tr­êng häc, mét viÖn nghiªn cøu, mét th­ viÖn, mét h·ng kinh doanh, cã thÓ lµmét c¬ quan Nhµ n­íc hay mét tà chøc phi ChÝnh phñ,...

ViÖc liªn kÕt vÒ mÀt vËt lý c¸c m¹ng m¸y tÝnh nµy ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c m¹ng

viÔn th«ng kh¸c nhau nh­ m¹ng ®iÖn tho¹i c«ng céng, ®-êng truyÒn tèc ®é cao ADSL,

qua vÖ tinh (Satellite), c¸c kªnh vi ba, qua c¸c ®­êng thuª riªng (dedicated lines), hoặc

c¸p quang (fiber - optic).

KÕt nèi cña ng­êi sö dông ®Õn c¸c m¹ng nµy cã thÓ lµ mét trong c¸c kÕt nèi trªn, phô

thuéc vµo c¸c kh¶ n¨ng kü thuËt vµ tµi chÝnh cho viÖc kÕt nèi ®ã.

1. Internet - M¹ng th«ng tin toµn cÇu World Wide Web (WWW).

§©y lµ dÞch vô rÊt phæ biÕn ngµy nay vµ cã tèc ®é ph¸t triÓn nhÊt trªn Internet.

WWW ®­îc x©y dùng dùa trªn mét kü thuËt cã tªn gäi lµ HyperText (siªu v¨n b¶n).

Kü thuËt nµy cho phÐp tr×nh bµy th«ng tin trªn mét trang v¨n b¶n cã c¸c liªn kÕt ®Ó

ng­êi sö dông, víi chØ mét "c¸i nhÊn chuét " cã thÓ "nh¶y" (jumping) ®Õn c¸c trang

Web kh¸c trªn c¸c m¸y chñ ë nh÷ng m¹ng kh¸c.

Mét m¾t trang Web cã thÓ cïng mét lóc hiÓn thÞ nhiÒu kiÓu th«ng tin kh¸c nhau nh­

TEXT, h×nh ¶nh (tÜnh hay chuyÓn ®éng) hay ©m thanh, video.v..v...

§Ó ®äc, xem, "nh¶y", l­ít (suffering) trªn Internet, ng­êi ta sö dông mét phÇn mÒm cã

tªn gäi chung lµ Web Browser hay lµ Tr×nh duyÖt Internet.

2. Tr×nh duyÖt Internet, c¸c tr×nh duyÖt th«ng dông.

HiÖn nay, t¹i ViÖt Nam rÊt phæ biÕn c¸c tr×nh duyÖt Internet cña c¸c h·ng lín cã tªn

tuæi nh- Microsoft Corp, vµ Netscape Communications Corp... Nãi chung c¸c tr×nh

duyÖt nµy ®Òu ®­îc ®¸nh gi¸ lµ "m¹nh " vµ th­êng ®­îc cung cÊp kÌm theo ch­¬ng

tr×nh E - mail client còng nh­ nhiÒu tiÖn Ých kh¸c trong viÖc sö dông vµ "l­ít " trªn

Internet .

3. Thao t¸c víi tr×nh duyÖt Internet Explorer.

KÝch ho¹t tr×nh duyÖt: KÝch ®óp biÓu t­ëng Internet Explorer trªn mµn h×nh

Gâ ®Þa chØ WEBSITE b¹n muèn truy cËp vµo môc Address

95

Khi trang Web ®· hiÖn lªn trªn mµn h×nh cña b¹n, muèn ®i tiÕp vµo mét néi dung nµo

®ã, h·y bÊm chuét vµo c¸c liªn kÕt (n¬i con trá trë thµnh h×nh bµn tay).

ChØ cã hai chó ý duy nhÊt khi b¹n sö dông tr×nh duyÖt ®ã lµ:

Gâ ®Þa chØ WebSite vµ thanh ®Þa chØ t¹i môc Address

§Ó xem th«ng tin nµo ®ã, h·y bÊm chän liªn kÕt (n¬i con trá trë thµnh h×nh bµn tay) ®Ó

më néi dung th«ng tin cña liªn kÕt ®ã ra.

4. T×m kiÕm th«ng tin trªn WEBSITE.

TÝnh n¨ng quan träng nhÊt trong viÖc sö dông INTERNET ®ã lµ t×m kiÕm th«ng tin,

c¸c SITE næi tiÕng nhÊt trong viÖc t×m kiÕm th«ng tin ®ã lµ:

http://www.google.com, http://www.yahoo.com, http://www.altavista.com ….

Khi thùc hiÖn t×m kiÕm c¸c SITE chøa th«ng tin b¹n cÇn t×m, nhËp c¸c tõ cÇn t×m (kÕt

hîp c¸c to¸n tö AND, OR...) ®Ó t¨ng hiÖu n¨ng t×m kiÕm sau ®ã nhÊn enter.

T×m hiÓu thanh c«ng cô.

Menu ch­¬ng tr×nh. C¸c nót chøc n¨ng.

Thanh ®Þa chØ, lu«n cã d¹ng: http://www.company.com

VÝ dô : Website cña B¶o hiÓm x· héi ViÖt Nam cã ®Þa chØ :

http://www.baohiemxahoi.gov.vn

website cña B¶o hiÓm x· héi Hµ Néi :

http://www.bhxhhn.com.vnhttp://www.bhxhhn.com.vn/

ý nghÜa cña c¸c nót chøc n¨ng:

BACK: Trë vÒ trang kÕ tr­íc.

FORWARD: Tíi trang kÕ sau (®· tõng ®­îc duyÖt qua).

STOP: Ngõng duyÖt trang hiÖn thêi.

HOME: Trë vÒ trang chñ (do ®¾t mặc ®Þnh trong tr×nh duyÖt).

FAVORITES: HiÓn thÞ nh÷ng ®Þa chØ b¹n yªu thÝch ®· ®­îc l­u tr÷

HISTORY: HiÓn thÞ nh÷ng ®Þa chØ ®· tõng duyÖt qua trong qu¸ khø.

PRINT: In trang Web hiÖn thêi.

96

L­u mét ®Þa chØ vµo FAVOTITES

T¹i trang Web mµ b¹n yªu thÝch, chän Menu FAVORITES --> ADD TOFAVORITES

Sau ®ã b¹n ®¾t cho ®Þa chØ yªu thÝch nµy mét tªn dÔ nhí ®Ó sau nµy truy cËp l¹i.

Xem c¸c trang web ®· duyÖt qua

BÊm chän nót HISTORY trªn thang c«ng cô.

L-u néi dung trang Web vµo m¸y cña b¹n

Khi trang Web ®ang më trªn tr×nh duyÖt, b¹n chän menu FILE -> SAVE AS.

Chó ý: Víi c¸c ng«n ng÷ HTML th«ng th­êng b¹n chØ l­u tr÷ ®­îc v¨n b¶n hoặc h×nh

¶nh.

Download File tõ Internet KÝch chuét vµo liªn kÕt cña File cÇn download, chän

SAVE THIS PROGRAM TO DISK.

97

PHẦN II. THƯ ĐIỆN TỬ VÀ ỨNG DỤNGI. GIỚI THIỆU VỀ E-MAIL VÀ NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN

1. Giíi thiÖu E-mail.

E-mail - viÕt t¾t cña Electronic Mail (th­ ®iÖn tö) lµ mét dÞch vô tiÖn Ých nhÊt trong

øng dông cña internet ®­îc triÓn khai trªn c¸c m¹ng m¸y tÝnh cho phÐp ng­êi dïng cã

thÓ göi th­ cho nhau.

2. Nh÷ng kh¸i niÖm liªn quan.

Account: gåm ®Þa chØ th­ vµ password.

§Þa chØ hßm th­ cã d¹ng: ®Þa chØ@tªn nhµ cung cÊp dÞch vô. VÝ dô:

batuocvn2009@yahoo.com baohiemxahoi@vss.gov.vn Mét sè phÇn mÒm E-mailmiÔn phÝ http://www.gmail.com http://www.yahoo.com

II. SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH OUTLOOK EXPRESS

Start=> Programs => Outlook Express

Giao diÖn Outlook Express.

T¹o kÕt nèi cña Outlook víi Server.

T¹i cöa sæ Outlook chän Tools=> Account=> Mail =>Add=> Mail Sau ®ã b¹n ®¾t

tªn cho E-mail nµy (tªn nµy do tuú chän) vµ khai b¸o c¸c th«ng sè.

98

T¹i thÎ GENERAL khai c¸c th«ng sè nh­ sau:

Name : Tªn hiÓn thÞ khi göi th­ ®i

Email Address: Gâ ®Þa chØ b¹n ®­îc cung cÊp (chÝnh x¸c)

Reply Address : §Þa chØ b¹n sÏ nhËn th­ (chÝnh x¸c)

Outgoing Mail: Gâ ®Þa chØ (chÝnh x¸c) Incoming Mail: Gâ ®Þa chØ (chÝnh x¸c)

Chó ý: C¸c ®Þa chØ Mail Server cña ISP ViÖt nam VDC:

in: mail.hn.vnn.vn

out : mail.hn.vnn.vn

FPT in: imail.fpt.vn out: omail.fpt.vn NETNAM: in: pop.netnam.vn out:

smtp.netnam.vn

Log in using: Gâ tªn truy cËp mµ b¹n ®­îc cung cÊp ®Ó göi nhËn th­. Password: Gâ

mËt khÈu truy cËp mail (chó ý mËt khÈu nµy kh¸c víi mËt khÈu truy cËp Internet).

T¹i thÎ CONNECTION

Chän mét kÕt nèi cã s½n tõ danh s¸ch, ®Ó khi b¹n khëi ®éng ch­¬ng tr×nh th­ tÝn sÏ tù

®éng quay sè kÕt nèi.

Sau khi xong c¸c thao t¸c trªn, bÊm OK, b¹n ®· sö dông ®­îc Email. nh­ vËy, b¹n ®·

kÕt thóc qu¸ tr×nh cµi ®¾t account Email. Lóc nµy b¹n ®· s½n sµng sö dông Email víi

Outlook express.

99

Chó ý : Th«ng th­êng nÕu b¹n lµm viÖc cho 1 tæ chøc hay 1 c¬ quan nµo ®ã, b¹n sÏ®­îc cÊp 1 tµi kho¶n cã tªn miÒn ®­îc ®¨ng ký cña tæ chøc hay c¬ quan ®ã ®Ó thuËntiÖn cho b¹n göi nhËn email dÔ dµng theo ®óng quy ®Þnh cña c¬ quan Nhµ n-íc. B¹nkh«ng dïng tµi kho¶n th­ miÔn phÝ nh­ yahoo, gmail ®Ó nhËn, göi email .

III. THAO TÁC TRÊN OUTLOOK EXPRESS

BÊm ®óp lªn biÓu t­îng OutLook EXPRESS trªn mµn h×nh sÏ xuÊt hiÖn giao diÖn

ch­¬ng tr×nh

T¹o th­ míi Göi vµ nhËn th­ Khai b¸o sæ ®Þa chØ.

Mçi khi khëi ®éng, nÕu cã th­ míi nhËn, OutLook sÏ cã th«ng b¸o. Ch÷ sè trong

ngoÆc mÇu xanh Inbox() b¸o cho biÕt sè th­ míi cã trong hßm th­

1. C¸ch göi ®i mét th­ míi.

Trªn thanh c«ng cô, nh¾p chuét tr¸i vµo nót Compose Message (hoặc New mail).

C¸c th­ míi nhËn

- Néi dung th­.

Mµn h×nh so¹n th¶o th­ míi:

Gâ ®Þa chØ ng­êi nhËn

100

Gâ néi dung th­ chøa file g¾n kÌm

Sau khi ®· gâ néi dung th­ vµ ®iÒn ®Çy ®ñ vµo c¸c ®Þa chØ ®Õn, ta cã thÓ bÊm nót send

®Ó göi th­ ®i

2. Gñi kÌm c¸c file tµi liÖu.

B¹n cã thÓ göi mét file tµi liÖu cho ng­êi nhËn, c¸c b­íc nh­ sau:

Con trá ®¾t ë phÇn néi dung.

Nh¾p chuét tr¸i vµo biÓu t­îng cã h×nh chiÕc ghim kÑp råi chän File cÇn göi kÌm.

Chän file tõ trong à ®Üa cña b¹n hoặc trªn à ®Üa m¹ng.

Chän nót Attach ®Ó g¾n file göi kÌm

Gâ néi dung th- Chän Send ®Ó göi th­ ®i.

3. NhËn th­, ®äc c¸c file tµi liÖu g¾n kÌm.

NhËn th­ t¶i File ®i kÌm:

Nh¾p chuét tr¸i vµo Inbox, xuÊt hiÖn ra c¸c th­ hiÖn cã trong hßm th­. C¸c th­ ch­a

më cã h×nh phong b× d¸n kÝn.

§Ó ®äc th­ ta nh¾p chuét tr¸i vµo biÓu t­îng cña th­ ®ã, hép tho¹i phÝa d­íi sÏ hiÓn thÞ

néi dung th­.

§Ó t¶i mét File ®i kÌm, bÊm phÝm ph¶i chuét vµo biÓu t­îng cña File n»m trªn th­,

chän: Open nÕu muèn xem néi dung hoặc chän Save As nÕu

muèn t¶i vÒ ®Üa cøng.

Më th­ ®Ó xem l­u file vµo à ®Üa.

4. Tr¶ lêi th­

101

To: Gâ ®Þa chØ ng­êi nhËn; CC: ®Þa chØ ng­êi ®ång nhËn; (C¸c ®Þa chØ CC ®­îc c¸ch

nhau b»ng dấu ;). BCC: ®Þa chØ ng­êi ®ång nhËn kh«ng hiÓn thÞ danh s¸ch nh÷ng ng­êi

®ång nhËn.

Subject: tiªu ®Ò th­ Send ®Ó gëi bøc th- ®i.

NÕu sau ®ã muèn tiÕp tôc göi hoặc nhËn th­ míi, ta nhÊn phÝm F5 .

5. Xo¸ c¸c th­ cò.

Chän Inbox

Chän c¸c th­ ®· më (biÓu t­îng phong b× ®· më)

BÊm ph¶i ph¶i chuét, chän Delete

6. C¸c th«ng b¸o lçi hay g¾p

Kh«ng thÓ thiÕt lËp ®­îc kÕt nèi : Do ®­êng truyÒn bËn, modem kh«ng ho¹t ®éng,

hoÆc cable kÕt nèi kh«ng tèt.

Kh«ng t×m thÊy Mail Server

Lçi ®Þa chØ Server trªn hÖ thèng Internet

§Þa chØ ng­êi nhËn kh«ng ®óng

Cã mét sè th­ t¹i Outbox, cã muèn göi ®i kh«ng

Mét sè th­ viÕt nh­ng ch­a göi, h·y chän yes ®Ó göi th­ ®i.

IV. KHÁI THÁC CÁC DỊCH VỤ THƯ MIỄN PHÍ TrÊn INTERNET

Internet cung cÊp mét sè dÞch vô E - mail sö dông dùa trªn tr×nh duyÖt.

§iÒu ®ã cã nghÜa lµ ®Ó sö dông E-mai, b¹n ch¼ng cÇn g× kh¸c ngoµi c«ng cô c¬ b¶n:

Browser - c«ng cô mµ bÊt cø ai còng ph¶i cã ®Ó truy cËp Internet. Tãm l¹i, ®Ó sö dông

E - mail trong tr×nh duyÖt Web, b¹n ®· s½n sµng. Sau ®©y lµ mét sè ®Þa chØ Web site

cung cÊp c¸c account E-mail miÔn phÝ: mail.yahoo.com, www.hotmail.com

,www.gmail.com

§Çu tiªn c¸c b¹n t¹o tµi kho¶n miÔn phÝ trªn web site mµ b¹n sö dông. C¸c web site sÏ

h­íng dÉn lÇn l­ît viÖc b¹n ph¶i lµm ®Ó t¹o ®­îc tµi kho¶n dÔ dµng. ViÖc sö dông c¸c

dÞch vô e-mail nµy t­¬ng ®èi gièng nhau, chØ cã c¸c kh¸c biÖt nhá ë vµi khÝa c¹nh sö

dông , ®iÒu nµy tuú vµo thãi quen vµ yªu cÇu cña b¹n.

102

MỤC LỤC

NỘI DUNG A: NHỮNG HIỂU BIẾT CƠ BẢN VỀ MÁY TÍNH.......................................2

PHẦN I. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA MÁY TÍNH................................................3

PHẦN II. HỆ ĐIỀU HÀNH MICROSOFT WINDOWS 7...................................................5

I. KHÁI NIỆM VỀ Ổ ĐĨA, TẬP TIN VÀ THƯ MỤC ......................................................5

II. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA WINDOWS ......................................................7

III. THOÁT KHỎI WINDOWS 7 VÀ TẮT MÁY : ........................................................12

IV. KHỞI ĐỘNG MỘT CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG...............................................13

V. TRÌNH ỨNG DỤNG WINDOWS EXPLORER........................................................13

VI. CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG PAINT..................................................................17

VII. CONTROL PANEL.................................................................................................18

VIII. MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC ...............................................................................23

IX. BẢO VỆ DỮ LIỆU – CHỐNG VIRUS MÁY TÍNH ................................................24

X. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRÊN WINDOWS 7 .......................................26

NỘI DUNG B: MICROSOFT OFFICE 2007 ......................................................................28

PHẦN I. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD 2007...................................................28

I. CÁCH KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD................................28

II. GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MICROSOFT WORD 2007.............................................28

III. THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD.......................................29

IV. CÁC QUY TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN ..............................................................29

V. CÁC DI CHUYỂN NHANH VÀ ĐÁNH DẤU NHANH TRONG VĂN BẢN .........29

VI. CÁC THAO TÁC VỀ TỆP ........................................................................................30

VII. KIỂU GÕ TIẾNG VIỆT...........................................................................................32

PHẦN II. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG ..........................................................................33

I. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ...........................................................................................33

II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN.........................................................................................34

III. CÁCH TẠO CỘT GIẢ ..............................................................................................36

PHẦN III. CÁC THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN.........................................................37

I. CÁCH XOÁ KHỐI VĂN BẢN....................................................................................37

II. CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN ...............................................................................37

III. CÁCH CẮT KHỐI VĂN BẢN..................................................................................37

IV. DÁN DỮ LIỆU ĐÃ CẮT HAY COPY RA VỊ TRÍ MỚI ..........................................37

V. CÁCH NGẮT TRANG ..............................................................................................38

VI. CÁC THAO TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN NHANH ............................................38

103

VII. CÁCH CHIA VĂN BẢN THÀNH DẠNG CỘT BÁO............................................39

VIII. THIẾT LẬP TAB STOP.........................................................................................40

IX. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ CỤM TỪ TRONG VĂN BẢN ....................................41

PHẦN IV. THIẾT KẾ BẢN VẼ VÀ CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT VÀO VĂN BẢN .....43

I. THIẾT KẾ BẢN VẼ.....................................................................................................43

II. TẠO CHỮ NGHỆ THUẬT TRONG VĂN BẢN .......................................................44

III. CHÈN MỘT ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN ...........................................................44

PHẦN V. TẠO KÝ TỰ ĐÁNH DẤU ĐẦU DÒNG - ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG VÀ

TẠO KHUNG VIỀN VĂN BẢN ...........................................................................................46

I. TẠO KÝ TỰ TỰ ĐỘNG ..............................................................................................46

II. TẠO SỐ THỨ TỰ TỰ ĐỘNG ....................................................................................46

III. ĐÓNG KHUNG VÀ TẠP MẦU CHO VĂN BẢN ...................................................46

PHẦN VI. CÁC THAO TÁC VỀ BẢNG (TABLE) ............................................................48

I. CÁCH TẠO MỘT BẢNG ............................................................................................48

II. CÁCH THAO TÁC VỚI BẢNG ................................................................................48

III. XÓA TRONG BẢNG................................................................................................48

IV. THÊM CỘT TRONG BẢNG .....................................................................................49

V. CÁCH NHẬP TÁCH Ô..............................................................................................49

VI. KẺ VIỀN BẢNG VÀ CHỌN MẦU NỀN CHO BẢNG ............................................49

VII. CÁC HIỆU ỨNG ĐẶC BIỆT CỦA BẢNG .............................................................49

PHẦN VII. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU, CUỐI TRANG, ĐÁNH SỐ TRANG, IN ẤN VĂN

BẢN..........................................................................................................................................51

I. CÁCH TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU TRANG CUỐI TRANG ................................................51

II. ĐÁNH SỐ THỨ TỰ TRANG VĂN BẢN ..................................................................51

III. CÁCH IN ẤN VĂN BẢN..........................................................................................51

IV. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS WORD 2007 ..............................55

NỘI DUNG C: MICROSOFT EXCEL 2007 .......................................................................57

PHẦN I. LÀM QUEN VỚI BẢNG TÍNH EXCEL 2007 ....................................................57

I. CÁCH KHỞI ĐỘNG – THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH ........................................57

II. GIỚI THIỆU MÀN HÌNH MICROSOFT EXCEL 2007............................................58

III. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG TÍNH EXCEL ........................................59

PHẦN II. THAO TÁC TÍNH TOÁN TẠO ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊA CHỈ

TƯƠNG ĐỐI – SAO CHÉP DỮ LIỆU ................................................................................62

I. CÁCH TÍNH TOÁN TRONG BẢNG ..........................................................................62

104

II. ĐỊA CHỈ TUYỆT ĐỐI VÀ ĐỊA CHỈ TƯƠNG ĐỐI...................................................62

III. CÁCH SAO CHÉP DỮ LIỆU ...................................................................................63

IV. CÁCH DI CHUYỂN DỮ LIỆU ................................................................................63

PHẦN III. CÁCH THAO TÁC VỀ HÀNG – CỘT VÀ SHEET........................................64

I. THAO TÁC VỀ HÀNG ...............................................................................................64

II. THAO TÁC VỀ CỘT .................................................................................................64

III. THAO TÁC VỀ SHEET............................................................................................64

PHẦN IV. CÁC HÀM TÍNH TOÁN CƠ BẢN TRÊN EXCEL, CÁCH SẮP XẾP DỮLIỆU VÀ LỌC DỮ LIỆU ......................................................................................................66

I. CÁC HÀM CƠ BẢN TREN EXCEL...........................................................................66

II. CÁCH SẮP XẾP DỮ LIỆU VÀ LỌC DỮ LIỆU ........................................................76

III. LÀM VIỆC VỚI BIỂU ĐỒ .......................................................................................77

PHẦN V. ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN ẤN TRONG BẢNG TÍNH ..........................78

I. ĐỊNH DẠNG TRANG IN............................................................................................78

II. QUAN SÁT BẢNG TÍNH TRƯỚC KHI IN ..............................................................79

III. IN ẤN TRONG BẢNG TÍNH ...................................................................................81

IV. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS EXCEL 2007..............................82

PHẦN VI: MICROSOFT OFICE POWER POINT 2007...................................................83

I. TÌM HIỂU MICROSOFT POWER POINT 2007.........................................................83

II. CÁC TỔ HỢP PHÍM TẮT CƠ BẢN TRONG MS POWERPOINT 2007 ...................93

NỘI DUNG D: INTERNET, THƯ ĐIỆN TỬ VÀ ỨNG DỤNG ........................................94

PHẦN I. KHÁI NIỆM VỀ INTERNET ...............................................................................94

PHẦN II. THƯ ĐIỆN TỬ VÀ ỨNG DỤNG ........................................................................97

I. GIỚI THIỆU VỀ E-MAIL VÀ NHỮNG KHÁI NIỆM LIÊN QUAN .........................97

II. SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH OUTLOOK EXPRESS .............................................97

III. THAO TÁC TRÊN OUTLOOK EXPRESS...............................................................99

IV. KHÁI THÁC CÁC DỊCH VỤ THƯ MIỄN PHÍ TRÊN INTERNET.......................101