HEA Network ICT System Manual - Assist2gether...Network ICT System and the following D4.4 HEA Network Monitoring Mechanism for Saved Energy and Increased Comfort Level. The work package

This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 754051

HEA Network ICT System Manual


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Disclaimer Any dissemination of results reflects only the author's view and the European Commission is not responsible for any use that may be made of the information it contains.


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Table of Contents Presentation of ASSIST Project ................................................................................... 5

1.1 ASSIST overview and introduction .......................................................................... 5

1.2 Document overview and relation to other work packages ....................................... 5

Instruction manual for the Advisors ............................................................................ 6

2.1 System and structure .............................................................................................. 6

2.1.1 Logging in to the system ............................................................................... 6

2.1.2 Dashboard .................................................................................................... 8

2.1.3 My Area > HEA Network ............................................................................... 8

2.2 Functionalities ....................................................................................................... 17

2.2.1 Internal communication tools ...................................................................... 17

2.2.2 External Network communication tools ....................................................... 24

Instruction manual for project partners (Internal use) ............................................. 27

3.1 System and structure ............................................................................................ 27

3.1.1 Logging in to the system ............................................................................. 27

3.1.2 Dashboard .................................................................................................. 29

3.1.3 My Area > HEA Network ............................................................................. 29

3.2 Functionalities ....................................................................................................... 38

3.2.1 Internal communication tools ...................................................................... 38

3.2.2 External Network communication tools ....................................................... 47

3.3 Activities ................................................................................................................ 50

3.4 Statistics ................................................................................................................ 51

3.4.1 Reports ....................................................................................................... 51

3.4.2 Further information on monitoring and reporting ......................................... 59

Appendixes .................................................................................................................. 60


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Presentation of ASSIST Project

1.1 ASSIST overview and introduction ASSIST is a 36-months European ‘market activation and policy orientation’ project to tackle fuel poverty and support vulnerable consumers. It intends to actively engage consumers in the energy market and positively change behaviour in relation to energy consumption and to influence design of policy at all levels to tackle fuel poverty issues.Based on the conclusion of the Energy Citizens’ Forum and of the European Vulnerable Consumers Working Group, the project intends to combine activities addressing both energy and social dimensions as fuel poverty is not only an energy issue nor can it be tackled in isolation of the bigger issue of poverty. More specifically, ASSIST strategic objectives are to contribute to:

tackle energy poverty;

reduce the main barriers of the energy market faced by vulnerable consumers;

support vulnerable consumers to be more efficient with their domestic energy consumption (electricity and gas).

To fulfil its goals, the project foresees diversified and correlated research, networking and in-field actions, consistent with the relevant national and European scenarios. Among them, ASSIST intends to create a network of innovative professional figures supporting vulnerable consumers in their domestic energy consumption: “Home Energy Advisors (HEA’s)”.

This document is part of Work package 4: Energy Advisor Network and presents the instructions for the ICT platform created for the network.

1.2 Document overview and relation to other work packages

The present document includes the individual deliverable D4.3, that contains two sections. Section 1 is instructions to the ICT system intended for the use of the Advisors. Section 2 contains more detailed instructions for the platform intended for the use of the project partners and is confidential due to monitoring descriptions. The first section will be adjusted according to the national HEA network areas, and the instructions are translated to national languages. This document is closely linked with previous deliverables D4.1 Network guideline, D4.2 HEA Network ICT System and the following D4.4 HEA Network Monitoring Mechanism for Saved Energy and Increased Comfort Level.

The work package is also in close relation with the work in most other WP’s. WP4 is in this respect both a monitoring system and a platform which is proposed to sustain the activities of the HEA’s and the established network also after the ASSIST project has ended.


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Instruction manual for the Advisors After having successfully passed the full ASSIST-HEA training course, as a fully trained HEA ready to start working on the field to assist consumers in energy poverty, you become member of the HEA network and can access the HEA network working environment. No actions are needed from you – the access to the network and to the working environment is automatic. In the Moodle ASSIST system (used for the training) you will find a new area – the HEA working environment.

This instruction manual is to help you access the networking area, edit your profile and use the functions on the networking area. Each country will have their own network area, which might differ in functionalities and sections, but all of the features are at your disposal in the European Network area. This manual is dived into 2 chapters, described in the table below.

Chapter Description

System and structure Presents the overall structure of the system and its contents

Functionalities Presents basic functionalities of the system: email, notifications, Facebook, calendar, reporting tools, etc.

2.1 System and structure 2.1.1 Logging in to the system

To login to networking area access the same page that was used when you accessed the training platform. In case you have not used the platform before for training, you will receive your credentials when you successfully pass the training. To access the networking area, navigate to https://assist2020.eu/

To log in: • Insert your user name and password in to the Sign In box and click Login.• In case you don’t remember your password, click the “forgotten password” link at

the bottom of the box and follow the instructions to retrieve your password• If you have trouble accessing the system, contact the system support

Picture 1 Login page

https://assist2020.eu/

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Upon logging into the system, you will see the Home section. It is a dashboard that brings tiles corresponding to the other sections of the system. The left menu is the main tool to navigate through the system, although you can use the tiles in your home page as well. The menu includes:

• Home• Dashboard• Calendar• Private files• My area

➢ My area consists of all the areas accessible to you such as the training course youhave participated, the network area of your country and the European network area

Picture 2 Structure of the platform

Note! Depending on your user credentials, you might not have access to all sections described

2.1.1.1 Editing your profile

To edit your profile information, click your name at the right top corner of the window as shown in the picture below. There you can change your profile information:

• change password• add photo• add description• edit email

Picture 3 Accessing profile information

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2.1.2 Dashboard

The dashboard is a customisable page for providing users with details of their courses and areas. In the centre is the Course overview block which allows users to easily track required activities and filter courses.

Picture 4 The Dashboard page

2.1.3 My Area > HEA Network

You can access the HEA network areas, both national and European, through the left menu (image on the left) or through the dashboard (image on the right).

Picture 5 Accessing the areas

The HEA working environment is intended as the working area for the HEAs and the area is designed to facilitate the working and networking of the HEA.

On the left a new menu is displayed, which will help navigate in the HEA network.

https://docs.moodle.org/35/en/Course_overview_block


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The area is divided into 5 areas (as seen in the picture): 1) General2) Overview of HEA "National" Network3) ASSIST HEA Action - description and tools4) ASSIST reporting5) HEA continuous training and updating

Note! Depending on your country network, you might not have access to all sections described

Picture 6 Left menu

On the right side of the page you can: ➢ access your email, that allows you to send emails to recipient outside the platform,➢ view recent news posted➢ see Facebook comments posted

More instructions on these features can be found on the following section 3.2 on Functionalities and their use.


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2.1.3.1 General

The first section on area when you enter is the General section.

In the general part you may find: • Description of the entire HEA working environment• Description of the general part• Announcements (new announcements will also be sent to you via email)• Glossary• Discussion forum (all members can launch and participate in discussions)• Q&A forum (all members can pose questions and provide answers)• Quick email

In the bottom of the general area the icons for the other sections are visible. You may click each section to access that specific tool area (see more in chapter 2.2 Functionalities)

You may click each section to access that specific tool area (see more in chapter 2.2 Functionalities)

Picture 7 right pane


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Picture 8 General page content


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2.1.3.2 ASSIST HEA “National” Network section

The ASSIST HEA Network section is intended as a summary on the aim and background, structure and organigram, internal functioning and communication of the ASSIST National HEA Network.

Picture 9 HEA national network

Here you can also find a questionnaire to collect HEAs feedback on the action and the training. ➢ Click on Assist HEA Training and network feedback➢ Click on answer the questions

In case you have problems opening the sections or they are not fully visual when opening individual sections, as in the picture below. Close the left pane from the up left corner as indicated, to view full screen visual.


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Picture 10 Closing left pane

2.1.3.3 ASSIST HEA Action

This section intends to provide details on the various actions that the HEAs may deliver to support energy poor / vulnerable consumers to better satisfy their energy needs. The content of the Action section is dependent of the actions, pilots, done in your country. Not all actions are for all the advisors. The section provides descriptions of actions, schedules and more.


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Picture 11 Assist Action section

2.1.3.4 ASSIST HEA Action toolbox

In ASSIST HEA Action toolbox you may find all the tools you may need or wish to use in implementing the action described in the Action section.

These can include for example: • Informative factsheets to be handed to consumers• Links to useful website (such as energy comparators)• Links / informative sheets to initiatives• Flowcharts• Checklists

Note! Depending on your country and actions, the content of toolbox might differ


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2.1.3.5 ASSIST HEA Action impact

In ASSIST Action impact you may find the tools you need to use to monitor and report on the action you are implementing and their impact. Each country will have their own set of actions to deliver and the reporting will differ according to the actions. This section will give you instructions on the use of reporting tools. The tools can be such as:

• Reports• Checklists• Excel sheets• Questionnaires

Note! Depending on your country, the content of toolbox might differ

Here find the tools to report your action and enable the ASSIST team to carry out the mentoring, tutoring and evaluating steps of the ASSIST action. You will find also an overview on the overall progress of ASSIST in all countries involved.

Picture 12 Action Impact section


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2.1.3.6 HEA continuous training and updating

In HEA continuous training and updating you may find new training / updating resources in order to remain constantly and continuously updated. For example:

• Learning objects• Links to useful websites

Picture 13 Continous training section

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2.2 Functionalities The system offers a wide range of functionalities to advisers, from internal and external communication tools to reporting tools.

2.2.1 Internal communication tools

2.2.1.1 Facebook

Facebook bar is found on the right column of the area, as seen on the picture on right. With the tool comments can be posted both within the area and also shared/posted on personal Facebook page. Facebook used internally can be a useful and informal tool to share information and experiences amongst members of the HEA network

1) Use the Add Comment box to post a message in theinternal ASSIST Facebook group

2) Posts published on Moodle will be visible only to othermembers of the national network

For internal use DO NOT click on the box «Also post on Facebook»

Internal network communication tools

Facebook

Notification & messages

Email

Anouncements

Forum

Q&A

Calendar

External network communication tools

Facebook

Email (Quickmail)

Picture 14 Facebook

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2.2.1.2 Notifications & Messages

Notifications are incoming communications from the system on events, homeworks, deadlines, etc. To see all your messages or notifications:

1) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages)at the top right corner of the window

2) Select See all

Messages are incoming/outgoing messages to single HEA or to all the members of the HEA network.

To change notifications/message settings: 1) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages)

at the top right corner of the window2) Select preferences

Picture 15 Message icon


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Picture 16 Notification preferences

2.2.1.3 Internal Email

To see email messages received within Moodle from the internal ASSIST group: 1) Click on the envelop symbol at the top right corner of the window

Picture 17 Internal mail

2) Select the folder you wish to see (Inbox, Starred, Draft, etc) or the course folder youwish to open

Press on or off to change your preferences


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Picture 18 Mail by folder

To compose a new email: 1) Click on Compose2) Select Add recipients3) Write the subject and the body of the email

Picture 19 Composing mail

4) If needed, add attachments


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Picture 20 Inserting attachments

5) Click Send or Save to continue to work on your message later6) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message

Note! This is an internal mailing system. It is ONLY possible to send emails to members of the network

2.2.1.4 Announcements

Latest announcements can be viewed easily on the home page of the area. All announcements can be viewed accessing the tool area.

Picture 21 Announcements

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2.2.1.5 Forum

The idea is that sharing experiences, solutions and problems may help us all to best deliver the ASSIST action. Discussions are launched by the HEA network managers. You can use your email or the announcements tools to suggest a new discussion topic.

To access the forum, click “Discussion Forum” in the General page.

Participation in discussions on the forum is allowed only to users who have subscribed the forum. In order to subscribe to a specific forum:

1) Click on the settings symbol (cogwheel)2) Select Subscribe to this forum

To post a message in a discussion forum: 1) Click on the discussion title you want to join2) Select Answer and insert your message

2.2.1.6 Questions & Answers (Q&A)

Similar to the discussion forum, in this Q&A section, you can pose questions and discussions to other members of the HEA network. However, in this section you can ask you question without having to send an email to the HEA managers first.

To access the forum, click “Q&A” in the General page.

In order to subscribe to the Q&A forum: 1) Click on the settings symbol (cogwheel)2) Select Subscribe to this forum

To pose a question: 1) Click Add a new topic2) Write your question


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To answer a question: 1) Click the question you wish to reply2) Click Answer3) Write your answer

2.2.1.7 Calendar

The calendar is assessible through the right menu or dashboard, together with upcoming events. With the calendar you can stay up to date about upcoming events in the ASSIST network.

Picture 23 Assist calender

Picture 22 Posting on Q&A


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2.2.2 External Network communication tools

2.2.2.1 Facebook

The functionality is similar to the internal Facebook (see chapter 2.2.1.1), but in order to make your Facebook message visible to people outside the network select the link «Also post on Facebook» and your posts will be then published on your own Facebook account or if you are administrator for a Facebook page, you can also select to publish there.

2.2.2.2 Quick email

2.2.2.3 Quickmail

To enable emailing outside the platform, Quickmail has been added to the network area. Quickmail bar can be found on the right pane as seen below. Quickmail emailing can be used for internal emailing as the original emailing system on Moodle, but with Quickmail you can also insert external recipients to emails.

Picture 25 Quickmail pane

Email – Quickmail

Picture 24 Posting on facebook


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In the Quickmail bar you can e.g.: • Compose new mail• Create or change your email signature• View drafts• View history

NOTE: It is advised to create signature with sender’s email as reply to be used when contacting people outside the platform, as the sending address is a no response address.

Composing new mail with Quickmail

To compose a new email: 1) Click on Compose2) Select Add recipients and either select recipients from existing gruopslists or insert

external recipients

Picture 26 Adding recipients

3) Write the subject and the body of the email4) If needed, add attachments or select signatures


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Picture 27 Adding attachments

5) Click Send or Save to continue to work on your message later6) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message


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Instruction manual for project partners (Internal use)

This instruction manual is to help you access the networking area, edit your profile and use the functions on the networking area. The system and this manual are dived into 4 chapters, described in the table below.

Chapter Description 3.2) System and structure Presents the overall structure of the system

and its contents 3.3) Functionalities Presents basic functionalities of the system:

email, notifications, Facebook, calendar, reporting tools, etc.

3.4) System Activities Briefly shows the various activities that can be added to the working environment

3.5) Statistics Statistics on the usage of the HEA environment


To login to networking area access the same page that was used when you accessed the training platform. To access the networking area, navigate to https://assist2020.eu/ To log in:

1) Insert your user name and password in to the Sign In box and click Login.2) In case you don’t remember your password, click the “forgotten password” link at the

bottom of the box and follow the instructions to retrieve your password3) If you have trouble accessing the system, contact the system support



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Upon logging into the system, you will see the Home section. It is a dashboard that brings tiles corresponding to the other sections of the system. The left menu is the main tool to navigate through the system, although you can use the tiles in your home page as well. The menu includes:

• Home• Dashboard• Calendar• Private files• My area

➢ My area consists of all the areas accessible to you such as the training courses andnetwork areas.

o




• change password• add photo• add description• edit email

Picture 30 Profile icon

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3.1.2 Dashboard

The dashboard is a customisable page for providing users with details of their courses and areas. In the centre is the Course overview block which allows users to easily track required activities and filter courses.





The HEA working environment is intended as the working area for the HEAs and the area is designed to facilitate the working and networking of the HEA.

On the left a new menu is displayed, which will help navigate in the HEA network.



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Originally the area is divided into 5 areas (as seen in the picture): 1) General2) Overview of HEA "National" Network3) ASSIST HEA Action - description and tools4) ASSIST reporting5) HEA continuous training and updating

Picture 33 Structure and the left menu

Each partner can modify the original the country area to suit your specific need. Each country partner will also be responsible of providing the content and resources relevant to your working HEAs.

NOTE: The aim of the network area is to facilitate the working of HEAs but also enable the networking between the different HEA groups in your country, both aspects should be considered when altering the structure.

On the right side of the page you can: ➢ access your email, that allows you to send emails to recipient outside the platform,➢ view recent news posted➢ see Facebook comments posted.



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These features will be visible in all the pages in the area and should be kept for all countries.

3.1.3.1 General

The first section on area when you enter is the General section.

In the general part you may find: • Description of the entire HEA working environment• Description of the general part• Announcements (new announcements will also be sent to you via email)• Glossary• Discussion forum (all members can launch and participate in discussions)• Q&A forum (all members can pose questions and provide answers)• Quick email


Picture 34 Right menu


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3.1.3.2 ASSIST “National” HEA Network

The ASSIST National HEA Network is intended as a summary on the aim and background, structure and organisation, internal functioning and communication of the ASSIST National HEA Network.

Each partner is responsible of creating content according to the specification of their network. In this section you should add documents (videos, interviews, presentations, flowcharts, organisational charts, etc.) to describe how the HEA network will be built, managed and grow. It is important HEAs have the feeling of having accessed a community.

Picture 36 Assist HEA network section

This section is also meant to include a questionnaire to collect HEA feedback on the action and the training. All partners need to collect feedback from the participants both for the network and for the trainings.

HEA Feedback and Network Questionnaire

The existing questionnaires in the default area can be altered: questionnaires can be changed, eliminated or integrated – the idea is to have feedback on the goodness of the training for the action according to the training course specifications of your country.


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To edit questionnaires: 1) Turn edit on2) Select the questionnaire, this brings you to an over of questionnaire3) Select Edit questions

Picture 37 Overview page

4) Continue to edit wanted questions: you can take out, modify or add questions

Picture 38 Editing a questionnaire


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This section intends to provide details on the various actions that the HEAs may deliver to support energy poor / vulnerable consumers to better satisfy their energy needs. The content of the Action section is dependent of the actions, pilots, done in your country. Not all actions are for all the advisors. The section is intended to provide descriptions of actions, schedules and more. Each partner is responsible of creating content according to the specification of their network and actions.

Picture 39 Assist action section


In ASSIST HEA Action toolbox the Advisors can find all the tools the advisors are meant use to implement the action. These can include for example:

• Informative factsheets to be handed to consumers• Links to useful website (such as energy comparators)• Links / informative sheets to synergical initiatives• Flowcharts


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• Checklists

This section should be the most operative section of the working environment where HEAs can find all the tools to implement the action. The section may be divided per typology of actions (home visits, support to request financial help, energy contract, etc.). It is important that the HEA needs to access this section to implement the action and that the HEA actually ACCESSES this area.

Note! At the moment, in this section the WP6 informative factsheets for consumers have been uploaded. All other content will be the responsibility of the partners to upload to their own country areas.


In ASSIST Action impact the advisors are able to find the tools they need to use to monitor on and report on the action they are implementing and their impact to the partners. This section can include for example:

• Reports• Checklists

Picture 40 Action impact section

In this section the partners should add the monitoring and reporting documents The ASSIST dashboard prepared as part of WP4 is also published in this section – however the other documents are those meant to collect data to keep the file updated. It is important for the ASSIST team to monitor the use of these tools by the HEA so that we may report on the impact of the project according to guidelines proposed in the report Network Monitoring Mechanism.

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Each partner is responsible of defining the collected data, and ways of collecting it in this section. This will depend on what type of actions will be done in the country. Common data will be collected for project reporting.

Data can be collected e.g to an excel by advisor and reported through a survey in Moodle. See instructions on survey on previous section 3.1.5.2.


In HEA continuous training and updating the advisors can find new training / updating resources in order to remain constantly and continuously updated. These can include for example:

• Learning objects• Links to useful websites

In this section partners should add documents (videos, interviews, presentations, flowcharts, organisational charts, etc.) to keep the HEA continuously updated on the main issues related to energy and social sector.


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3.2.1.1 Facebook

Facebook bar is found on the right column of the area. With the tool comments can be posted both within the area and also shared/posted on personal Facebook page.

Facebook used internally can be a useful and informal tool to share information and experiences amongst members of the HEA network

1) Use the Add Comment box to post a message in theinternal ASSIST Facebook group

2) Posts published on Moodle will be visible only to othermembers of the national network

For internal use DO NOT click on the box «Also post on Facebook» this will share the post to your personal Facebook page

In case there is any problems with the facebook plug-in or you need to e.g. block comments, to get more information on the Facebook plugin, see: https://moodle.org/plugins/block_fbcomments


Facebook


Email

Anouncements

Forum

Q&A

Calendar


Facebook

Email (Quickmail)

Picture 42 Facebook

https://moodle.org/plugins/block_fbcomments

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Notifications are incoming communications from the system on events, homeworks, deadlines, etc. Messages are incoming/outgoing messages to single HEA or to all the members of the HEA network

To see all your messages or notifications: 1) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages)

at the top right corner of the window2) Select See all


To change notifications/message settings: 1) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages)

at the top right corner of the window2) Select preferences


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Picture 44 changing preferences

For more information on the notifications and messages, see Moodle instruction: • https://docs.moodle.org/35/en/Notifications• https://docs.moodle.org/35/en/Messaging_settings

3.2.1.3 Internal email


Picture 45 Mail


https://docs.moodle.org/35/en/Notifications

https://docs.moodle.org/35/en/Messaging_settings


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2) Select the folder you wish to see (Inbox, Starred, Draft, etc) or the course folder youwish to open


To compose a new email: 1) Click on Compose2) Select Add recipients3) Write the subject and the body of the email4) If needed, add attachments5) Click Send or Save to continue to work on your message later6) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message

Note! This is an internal mailing system. It is ONLY possible to send emails to membersof the network


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Announcements should be intended to promote building the community. Latest announcements can be viewed easily on the home page of the area. All announcements can be viewed accessing the tool area.


HEA may not publish a new announcement ONLY the partners (HEA Network Manager) are enabled to do so.


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To publish a new announcement: 1) Navigate to the Announcement area2) Click on Add a new topic

Picture 49 Adding a new annoucement

For more information on the announcements, see: https://docs.moodle.org/35/en/Announcements_forum

3.2.1.5 Forum

The idea is that sharing experiences, solutions and problems may help us all to best deliver the ASSIST action. Discussions are launched by the HEA network managers. HEAs can use their email or the announcements tools to suggest a new discussion topic.

To access the forum, click “Discussion Forum” in the General page.

Picture 50 Forum

https://docs.moodle.org/35/en/Announcements_forum

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1) Click on the settings symbol (cogwheel)2) Select Subscribe to this forum

To post a message in a discussion forum: 1) Click on the discussion title you want to join2) Select Answer and insert your message

Adding a new Discussion topic

Discussions are launched by the HEA network managers. HEAs can use their email or the announcements tools to suggest a new discussion topic.

To add a new topic, select Add a new discussion topic.

Picture 51 Adding a topic

Editing the Discussion forum

At the moment the forum is a «standard forum» for general use to which the subscription of the HEA is not compulsory – they need to tick the subscription button. However, the subscription settings (as well as other settings) of the forum can be modified.

To edit forum settings: 1) Click on the settings symbol (cogwheel)2) Select what you would like to edit


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Picture 52 Forum settings

Forum permissions are edited separately: 1) Click on Permissions2) Perform the necessary changes

At the moment the permission settings of the forum are the default ones – by selecting on the top of the page the role of HEA (ie the student of this course) you can modify what activity forums he or she is not allowed to do.

Picture 53 Forum settings

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To access the forum, click “Q&A” in the General page. Similar to the discussion forum, in this Q&A section, you can pose questions and discussions to other members of the HEA network. However, in this section HEAs can ask you question without having to send an email to the HEA managers first.

For this forum it has been set that the HEA can launch discussions – A CAREFUL MONITORING will be necessary

Even though the title of the forum is «Q&A» it is a «standard forum» (displayed like a blog) and not a «Question and Answer” forum – which is usually used to enable teachers to pose questions to the students and by default a Q and A forum requires students to post once before viewing other students' postings. A formal “Question and Answer” forum can be introduced, or you may wish to change this in “Question and Answer” by entering the forum settings.

In order to subscribe to the Q&A forum: 1) Click on the settings symbol (cogwheel)2) Select Subscribe to this forum

To pose a question: 1) Click Add a new topic2) Write your question

To answer a question: 1) Click the question you wish to reply2) Click Answer3) Write your answer

Picture 54 Q&A

For more information on forums, see: https://docs.moodle.org/35/en/Forum_activity

https://docs.moodle.org/35/en/Forum_activity

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3.2.1.7 Calendar

The calendar is assessible through the right menu or dashboard. With the calendar is to help the advisers stay up to date about upcoming events in the ASSIST network. Calendar should be intended to promote the upcoming events.

Picture 55 Upcoming events and calender


To facilitate the interaction of the HEA with the vulnerable, the network area has been equipped with tools to enable external communication such as Quickmail. These features can be found in the networking area on the right pane, as seen below.


Facebook

Email – Quickmail

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3.2.2.1 Facebook

The functionality is similar to the internal Facebook (see chapter 3.2.1.1), but in order to make you Facebook message visible to people outside your network select the link «Also post on Facebook» and your posts will be then published on your Facebook account or if you are administrator for a Facebook page, you can also select to publish there.

3.2.2.2 Quick email

To enable emailing outside the platform, Quickmail has been added to the network area. Quickmail bar can be found on the right panel as seen below. Quickmail emailing can be used for internal emailing as the original emailing system on Moodle, but with Quickmail you can also insert external recipients to emails.


In the Quickmail bar you can e.g.: • Compose new mail• Create or change your email signature*• View drafts• View history



To compose a new email: 1) Click on Compose

Email – Quickmail


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2) Select Add recipients3) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message

Picture 58 Adding receipients in Quickmail

4) Write the subject and the body of the email5) If needed, add attachments6) Click Send or Save to continue to work on your message later

Picture 59 Adding attachements in Quickmail

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3.3 Activities Adding diverse activities to the system can add value to the discussion and promote discussion. Activities can also be used to monitoring the progress of the actions. 14 different activities can be added to the various sections of the work environment. They are:

• Assignments - Enable teachers to grade and give comments on uploaded files andassignments created on and off line

• Chat - Allows participants to have a real-time synchronous discussion• Choice - A teacher asks a question and specifies a choice of multiple responses• Database - Enables participants to create, maintain and search a bank of record entries• Feedback - For creating and conducting surveys to collect feedback.• Forum - Allows participants to have asynchronous discussions• Glossary - Enables participants to create and maintain a list of definitions, like a

dictionary• Lesson - For delivering content in flexible ways• (LTI) External tool - Allows participants to interact with LTI compliant learning resources

and activities on other web sites such as Blackboard or Canvas resources. (These mustfirst be set up by an administrator on the site before being available in individual courses.)

• Quiz - Allows the teacher to design and set quiz tests, which may be automaticallymarked and feedback and/or to correct answers shown

• SCORM - Enables SCORM packages to be included as course content• Survey -For gathering data from students to help teachers learn about their class and

reflect on their own teaching• Wiki- A collection of web pages that anyone can add to or edit• Workshop - Enables peer assessment

To add a new activity: 1) Turn editing on2) Click Add and Activity or resource

For more information on activities, see: https://docs.moodle.org/35/en/Activities

https://docs.moodle.org/35/en/Activities

51


3.4 Statistics Moodle has variety of automatic statistics that can be used for both monitoring the progress during and after a course, or for monitoring and reporting of KPIs.

To see statistics of the HEA work environment:

1) Click the settings symbol of the right top corner of the site2) Click More

3) Click Reports

3.4.1 Reports

In the Reports section you find the following options: • Forum graph• Logs


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• Live Logs• Activity report• Overview statistics• Course participation• Activity completion• Statistics

3.4.1.1 Forum graph

Under Reports > Forum graph, you can see statistics of different forums in the HEA work environment (e.g. Discussions and Q&A).

1) Choose the first level of course category = Partners2) Choose the Course = HEA Network3) Select the Forum you want to see statistics from the dropdown menu4) Click View5) The results will be displayed, and you can easily change the results by selecting

different forums or filters

Picture 60 Forum graph

3.4.1.2 Logs

In the Logs report you can verify all the logs of the environment, that is what each user has performed in the system. You filter the logs by course, participants, activities, etc.


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Picture 61 Logs

The Logs is the most important part of the reports as they consist the raw data that are used for the creation of all the other reports. They are also the only part of the report section that can be downloaded by users that wish to process the raw data directly and create reports personalised on each association’s needs. The downloading options include the most popular data types, including CSV files, Microsoft excel spreadsheet, html, etc.

Picture 62 Logs – Downloading options

3.4.1.3 Live Logs

Similar to Logs report, in Live logs you can verify all the logs of the environment, that is what each user has performed in the system. However, this is a live view that gets updated every 60 seconds giving you a nearly-actual sight of what is happening in the HEA environment that minute. The only difference from the Logs report is that Live Logs cannot be downloaded.


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Picture 63 Live Logs

3.4.1.4 Activity report

Under Reports > Activity report, you can keep track of the use of activities (see previous chapter 3.3). By clicking on the activity link you will be readdressed to the activity on the course.

The Activity report shows a summary of the Activity use that took place within a specific time-frame, per course. You can specify the time-frame of the report by pressing “Filter” and filling in the start and end date of the required time-period.

Picture 64 Selection of required time-period for Activity Report

The information shown for each Activity is: • Number of views to the specific activity within the specified time-frame• Number of users that performed the specific activity within the specified time-frame• Date and time that each activity was last accessed


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Picture 65 Activity report

3.4.1.5 Overview Statistics

Under Reports > Overview Statistics you can keep track of the number of enrolled users. Two graphs allow you to review the evolution of the enrolled users within the latest month (upper graph) and during the latest year (bottom graph).

Picture 66 Overview Statistics

3.4.1.6 Course participation

Under Reports > Course participation, you find statistics for all the course activities.


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Picture 67 Course participation

The page will show you qualitative and quantitative data and you have also the option to select the users (i.e. the inactive one) and send them a message (it will appear as 1 to 1 communication)

Picture 68 Selecting users

3.4.1.7 Activity completion

Under Reports > Activity completion, you can see the activity carried out by all participants. You can divide your national HEAs in groups and check the activity reports for the various groups.

Select the activity

Select the number of days the statistics have to include

Select the type of users, i.e HEA

Select the type of actions – as there may a problem with the settings of the internet page, you may wish to show the page not as full screen


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Picture 69 Activity completion

3.4.1.8 Statistics

Under Reports > Statistics, you can see a graph showing the number of logs per user group during a specified time-period. The data can be filtered by selecting a specific course, activity type/user group and time-period.

Picture 70 Filtering fields for Statistics Report

The data are presented in a graph with daily granularity, depicted by different colour lines per user category.


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Picture 71 Statistics Report

3.4.1.9 Participants

From the HEA network left menu under Participants you can find a list of all platform users that have access to the current course and information about their profiles. The available information includes (from left to right):

- Roles: The user’s role/s; each participant can have multiple roles.- Groups: The user group/s that each user belongs; each user can belong to multiple user

groups.- Last access to course: The amount of time since the last time the user connected to the

specific course.- Status: States whether the user is active or inactive at the current time.


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Picture 72 Participants

3.4.2 Further information on monitoring and reporting

The specific instructions on monitoring are defined with each country according to their network characteristics and actions preformed. Further instructions on reporting and calculating savings are determined in the following D4.4 HEA Network Monitoring Mechanism for Saved Energy and Increased Comfort Level.


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Appendixes

Appendix 1. Manual Finland

Yhteisö alueen ka yttö öpas energiatuutöreille

Suoritettuasi ASSIST energiatuutorikoulutuksen ja läpäistyäsi kurssin tehtävät riittävällä tarkkuudella, olet nyt valmis työskentelemään haavoittuvien kuluttajien tukena energiatuutoriverkoston jäsenenä ja saat käyttöoikeuden energiatuutoreiden yhteisöalueelle. Sinut lisätään nyt yhteisöalueelle ilmoittamasi sähköpostiosoitteen perusteella, eikä liittyminen vaadi sinulta erillisiä toimenpiteitä. Löydät nyt koulutuksen aikana käytetystä Moodlen ASSIST-järjestelmästä uudet alueen ”ASSIST Energiatuutorit” sekä ”European Network”.

Tämä käyttöopas auttaa sinua pääsemään alkuun yhteisöalueella navigoinnissa, profiilisi muokkaamisessa sekä yhteisöalueen eri toimintojen käytössä. Jokaisella ASSIST-verkostoon kuuluvalla maalla on oma yhteisöalueensa, joiden sisältö saattaa vaihdella hieman. Kaikki oppaassa esitellyt ominaisuudet löytyvät ”European Network” alueelta ja suurin osa ”ASSIST Energiatuutorit” alueelta. Tämä käyttöopas on jaettu kahteen lukuun, jotka esitellään seuraavassa taulukossa:

Luku Kuvaus 1. Yhteisöalueen rakenne Esittelee yhteisöalueen rakenteen ja eri osioiden

sisällöt

2. ToiminnallisuudetEsittelee yhteisöalueen toiminnallisuuksien, kuten sähköpostipalvelun, ilmoitusten, Facebook-liitännän, kalenterin ja raportointityökalujen käytön


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Yhteisöalueen rakenne

1.1 Yhteisöalueelle kirjautuminen Kirjautuminen Yhteisöalueelle tapahtuu saman sivun kautta, jossa kävit energiatuutorikoulutuksen etäopinnot. Mikäli kävit koulutuksesi ilman Moodlen koulutusalueen käyttöä, olet saanut sähköpostiisi käyttäjätunnukset Moodleen kirjautumiseksi. Voit kirjautua yhteisöalueelle siirtymällä sivustolle https://assist2020.eu/

Kirjautuaksesi sisään:

- Vaihda kieliasetus vasemmasta yläkulmasta kielestä English (en) kieleksi Suomi (fi)- Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi Sign In -laatikkoon ja paina Kirjaudu- Mikäli et muista salasanaasi, paina ”Unohditko käyttäjätunnuksesi tai salasanasi” painiketta ja

seuraa ruudulle ilmestyviä ohjeita- Mikäli sinulla on toistuvia vaikeuksia kirjautua yhteisöalueelle, ole ystävällisesti yhteydessä ASSIST

hankkeen henkilökuntaan

Kuva 1 - Kirjaudu sisään -sivu


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yhteisöalueelle kirjautumisen jälkeen pääset alueen etusivulle. Etusivu toimii hallintapaneelina, josta näet yhteisöalueet, joihin sinulla on pääsyoikeudet.

Vasemmassa reunassa oleva valikko toimii pääasiallisena navigointityökaluna sivustolla, vaikka samat linkit löytyvät myös ruutuina selatessasi sivua alaspäin.

Vasemmassa reunassa oleva valikko sisältää seuraavat osiot: - Etusivu- Työpöytä- Kalenteri- Yksityiset tiedostot- Omat kurssini

→ Tästä alueesta näet käytössäsi olevat yhteisöalueet, joihin sisältyvät nyt ”ASSIST Energiatuutorit”sekä ”European Network”

Kuva 2 - Yhteisöalueen rakenne

Huomio! Toimintavastuistasi riippuen sinulta saattaa puuttua jotain esiteltyjä käyttöominaisuuksia


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1.2 Profiilisi muokkaaminen

Muokataksesi profiiliasi, paina alemmassa kuvassa esiteltyä oikeassa ylänurkassa olevaa painiketta, jossa lukee nimesi. Profiili-osiossa voit:

- vaihtaa salasanasi- lisätä kuvan- lisätä kuvauksen- muokata sähköpostiosoitettasi

1.3 Työpöytä Työpöytä on muokattavissa oleva sivu, joka tarjoaa tietoa käytössä olevista yhteisöalueista ja kursseista. Tässä osiossa voit vaivattomasti seurata käynnissä olevia aktiviteetteja sekä selata kursseja ja yhteisöalueita kategorioittain.

Kuva 4 - Työpöydän näkymä

1.4 Omat kurssini -> ASSIST Energiatuutorit Pääset ASSIST Energiatuutoreiden yhteisöalueelle sekä European Network alueelle joko vasemmassa reunassa olevan valikon (vasemmanpuoleinen kuva) tai etusivun/työpöydän kurssivalikon kautta (oikeanpuoleinen kuva)

Kuva 3 - Siirtyminen profiilin muokkaukseen


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Kuva 5 - Kurssialueelle pääsy valikoiden kautta

Energiatuutoreiden yhteisöalue on tarkoitettu tarjoamaan hyödyllistä tukimateriaalia tuutorityöskentelyä varten sekä kehittämään tuutoriverkoston yhteistyötä. Avattuasi ASSIST Energiatuutorit -alueen, vasemmanpuoleiseen valikkoon ilmestyy lisää painikkeita, jotka auttavat sinua löytämään yhteisöalueelta ajankohtaiset osiot.

yhteisöalue on jaettu viiteen osioon, kuten alla olevassa kuvassa näkyy

1) Yleistä hankkeesta2) Energiatuutoreiden verkosto3) Tuutoritoiminta4) Tuutoritoiminnan työkalut5) Toiminnan seuranta

Kuva 6 - Yhteisöalueen osiot

Sivun oikeassa reunassa olevasta valikosta:


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- pääset yhteisöalueen sähköpostiin, josta voit lähettää sähköpostia muille tuutoriverkoston jäsenilleyhteisöalueen ulkopuolelle

- voit selata viimeisimpiä ilmoituksia- näet viimeisimmät verkostoa koskevat Facebook -viestit-

Ohjeita ominaisuuksien käyttämiseen löydät luvusta “Yhteisöalueen toiminnallisuudet”, jossa esitellään toiminnallisuuksien käyttöä tarkemmin.

Kuva 7 - Oikeanpuoleisen sivupalkin ominaisuudet

1.5 Yleistä ASSIST -hankkeesta osio Ensimmäinen avautuva osio yhteisöalueelle siirryttäessä on Yleistä ASSIST-hankkeesta osio.

Täältä löydät seuraavat tiedot:

- ASSIST Energiatuutoriverkoston yhteisöalueen kuvauksen- Yleistä ASSIST-hankkeesta osion kuvauksen- Uutiset- Asiasanasto- Keskustelualue- Kysymykset ja vastaukset

Yleistä ASSIST -hankkeesta osion pohjata löydät ikonit muihin osioihin. Voit siirtyä yhteisöalueen muihin osioihin klikkaamalla valitsemaasi ikonia, tai klikkaamalla osion nimeä vasemmanpuoleisesta valikosta.


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Kuva 8 - Vaihtoehtoiset siirtymistavat osioiden välillä

1.6 Energiatuutoreiden verkosto

Kuva 9 - Energiatuutoreiden verkosto valikossa

Energiatuutoreiden verkosto -osio esittelee tiiviisti energiatuutoriverkoston tarkoituksen, taustat, rakenteen, toiminnan sekä tarjoaa lisätietoa verkoston viestinnästä.

Tästä osiosta löydät myös palautelomakkeen, jonka avulla voit jättää arviosi sekä kommentteja koulutuksen ja tuutoritoimintaan liittyen. Saat kysymyksiisi ja palautteeseesi tulevista vastauksista erillisen ilmoituksen, ellet aseta niitä erikseen pois.

Mikäli osion näkyvyyden osalta ilmenee ongelmia selaimessasi, voit pienentää vasemman sivupaneelin painamalla alla olevassa kuvassa ympyröityä painiketta.

Kuva 10 - Energiatuutoreiden verkosto osion näkymä


67

Kuva 11 - Joillakin selaimilla ilmenevä ruutujen päällekkäisyysongelma

1.7 Energiatuutoritoiminta

Kuva 12 - Energiatuutoritoiminta kuvavalikossa

Tässä osiossa esitellään ASSIST energiatuutoritoimintaa. Osio käy yksityiskohtaisesti läpi eri toimintoja, joita energiatuutorit voivat suorittaa auttaakseen haavoittuvassa asemassa olevia kuluttajia. Energiatuutorit voivat itsenäisesti arvioida eri ehdotusten soveltuvuutta omaan työhönsä. Kaikkia ehdotettuja toimintoja ei odoteta suoritettavan jokaisen energiatuutorin toimesta. Energiatuutoritoiminta -osiossa esitellään myös verkoston työskentelyn aikatauluja sekä verkostotoimia.


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1.8 Tuutoritoiminnan työkalut

Kuva 14 - Tuutoritoiminnan työkalut kuvavalikossa

Tuutoritoiminnan työkalut -osiossa löydät työkaluja, tietoa ja apuvälineitä tuutoripalveluiden tarjoamiseksi haavoittuvassa asemassa oleville henkilöille.

Työkaluihin kuuluvat muun muassa:

- Kuluttajille suunnatut tiedotteet energiatehokkuuden eri osa-alueista- Linkkejä hyödyllisille sivustoille, kuten sähkösopimusten kilpailutukseen- Energiatehokkuuden palvelusivustoille- Tarkistuslistoja energiakatsausten tekemiseksi

1.9 Toiminnan seuranta

Kuva 15 - Toiminnan seuranta kuvavalikossa

Kuva 13 – Energiatuutoritoiminta osion näkymä

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Toiminnan seuranta -osiosta löydät tarpeelliset työkalut tuutoritoiminnan seurantaan ja raportointiin. Seurantatyökaluilla voit tarkkailla tekemiesi tuutoritoimien vaikuttavuutta ja kehittää omaa lähestymistapaasi neuvontapalveluiden tarjoamiseksi. Tässä osiossa tarjotaan seurantatyökalut erilaisia tuutoritoimia varten sekä perehdytetään niiden vaivattomaan käyttöön.

Työkaluihin kuuluu muun muassa:

- Yhteenveto koko tuutoriverkoston vaikutuksista- Tarkistuslistat eri toimien vaivattomaan toteuttamiseen- Taulukkopohjat toiminnan vaikuttavuuden seuraamiseksi- Kyselypohjat, joilla voi kartoittaa haavoittuvien henkilöiden elämäntilannetta ja

auttamismahdollisuuksia

ASSIST hankkeen yhtenä tavoitteena on tutkia eri auttamisen muodon vaikutuksia. Tästä syystä palautteen antaminen ja tuutorointitoimien raportointi on erityisen arvokasta verkostolle. Toiminnan seuranta -osio tarjoaa raportointipohjat ja niiden käyttäohjeet verkoston vaikutusten tutkimiseksi. Tästä osiosta voit myös tarkastella muiden maiden tuutoriverkostojen aikaansaannoksia.

Kuva 16 – Toiminnan seuranta osion näkymä

1.10 Jatkuva oppiminen ja osaamisen täydentäminen

Kuva 17 – Jatkuva oppiminen ja osaamisen täydentäminen kuvavalikossa Jatkuva oppiminen ja osaamisen täydentäminen -osiossa löydät energiatehokkuuden parantamista ja sosiaalista työtä yhdistäviä kouluttautumismahdollisuuksia, sekä haavoittuvien kuluttajaryhmien auttamista ja energiankäyttöä koskevia julkaisuja.

Löydät osiosta muun muassa seuraavia:


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- Oppimitavoitteita energiatuutoreille- Linkkejä hyödyllisille oppimissivustoille- Ilmoituksia energiatuutorointiin liittyviin alueellisiin ja kansainvälisiin koulutuksiin

Yhteisöalueen toiminnallisuudet Energiatuutoreiden yhteisöalue tarjoaa mittavan valikoiman toiminnallisuuksia tuutoreiden käyttöön. Seuraavassa osio esittelee toiminnallisuuksien käytön yksityiskohtaisesti.

Kuva 19 - Sisäisten ja ulkoisten viestintätyökalujen jaottelu

2.1 Sisäiset viestintätyökalut

Kuva 18 - Jatkuva oppiminen ja osaamisen täydentäminen osion näkymä

71


2.1.1

2.1.2 Facebook

Facebook -liitännäinen löytyy oikeanpuoleisesta työkaluvalikosta, kuten vieressä oleva kuva esittää.

Liitännäisen avulla voit tehdä Facebook-julkaisuja sekä energiatuutorien omalle alueelle että omalle sivullesi.

Facebook -liitännäisen avulla uutisten ja kokemusten jakaminen auttaa tavoittamaan koko kansainvälisen ASSIST energiatuutoriverkoston.

1) Käytä ”Add a comment..” ruutua viestisi kirjoittamiseenkansainväliseen ASSIST Facebook -ryhmään

2) Moodleen kirjoitetut viestit ovat näkyvissä vain Suomenenergiatuutoriverkoston jäsenille

Viestittääksesi viestin vain tuutoriverkoston jäsenille, ÄLÄLAITA RUKSIA ”Also post on Facebook” ruutuun!

2.1.3 Ilmoitukset ja viestit

Ilmoitukset ovat yhteisöalueen lähettämiä viestejä, jotka kertovat muun muassa tapahtumista ja tehtävien palautusaikojen umpeutumisista.

Nähdäksesi kaikki ilmoitukset:

1) Paina kello-symbolia (ilmoitukset) oikeassa ylänurkassa

2) Painettuasi kello-symbolia, paina ”Näytä kaikki”

Kuva 21 - Ilmoitusvalikkopainike

Voit muuttaa ilmoitusten asetuksia painamalla kello-symbolia, jonka jälkeen painat hammasratas-symbolia avautuvan pikkuruudun oikeasta yläkulmasta. Tämä ”Asetukset” sivu antaa sinun asettaa erilaisia huomautuksia päälle ja pois.

Kuva 20 - Facebook -liitännäinen


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Kuva 22 - Ilmoitusten asetusvalikko

2.1.4 Viestit

Viestit ovat yhteisöalueen sisäinen viestintäkanava energiatuutoreiden välillä.

Selataksesi ja lähettääksesi viestejä:

1) Paina puhekupla-symbolia (viestit) ruudun oikeassa yläreunassa2) Paina ”Näytä kaikki” avautuvan ruudun alareunasta

Kuva 23 - Viestivalikkopainike

Täältä voit selata muiden energiatuutoreiden kanssa vaihtamiasi viestejä ja lähettää uusia viestejä.

2.1.5 Sisäinen sähköposti

Nähdäksesi Moodle-alustalle saapuneet sähköpostiviestit ASSIST-koordinaattoreilta:


73

1) Paina kirjekuori-symbolia (sähköposti) ruudunoikeassa yläreunassa

2) Valitse kansio, jota haluat tarkastella:Inbox = Vastaanotetut viestitStarred = Tärkeiksi merkityt viestitDraft = LuonnoksetSent = Lähetetyt viestitJokaisella eri yhteisöalueella on myös omatsähköpostilaatikkonsa

Kirjoittaaksesi uuden sähköpostin: 1) Paina kirjekuori-symbolin jälkeen oikeassa ylänurkassa olevaa ”Compose” tekstiä2) Valitse työskentelyalue, jossa haluat lähettää viestin3) Paina ”Add recipients” valitaksesi viestin vastaanottajat4) Kirjoita viestillesi aihe ja sisältö. Voit lisätä myös kuvia, linkkejä, videoita ja liitetiedostoja viestiisi.

Kuva 25 - Sisäisen sähköpostin viestinkirjoitusnäkymä

5) Kun viestisi on valmis, voit lähettää sen painamalla ”Send”6) Jos haluat jatkaa viestin muotoilua myöhemmin tai tallentaa viestin pohjaksi myöhempiä

viestityksiä varten, voit tallentaa viestin painamalla ”Save”7) Mikäli haluat poistaa viestin lähettämättä tai tallentamatta sitä, paina ”Discard”

Discard-napin painaminen ei kysy vahvistusta, vältä napin painamista vahingossa. Poistettujaviestejä ei voi palauttaa.

Huomio! Voit lähettää yhteisöalueen sisäisellä sähköpostilla viestejä vain energiatuutoreiden yhteisöalueelle liittyneille energiatuutoreille.

Kuva 24 - Sisäisen sähköpostin symboli

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2.1.6 Uutiset

Uutiset ilmoittavat keskustelualueella tapahtuvista päivityksistä. Viimeisimmät uutiset näkyvät helposti sivun oikeassa laidassa. Tarkastellaksesi vanhempia uutisia, näet ne painamalla ”Uutiset”-linkkiä Yleistä ASSIST-hankkeesta -osiossa.

Kuva 26 - Uutiset-osion käyttöpainikkeet

2.1.7 Keskustelualue

Keskustelualue on tarkoitettu kokemusten, ratkaisujen ja haasteiden jakamiseksi energiatuutoreiden kesken. Kohdatuista tilanteista ja tunteista puhuminen helpottaa tuutorointityön kehitystä ja haavoittuvassa asemassa olevien auttamista. Keskusteluaiheet luodaan energiatuutoriverkoston koordinaattoreiden toimesta. Voit ehdottaa uusia keskustelunaiheita lähettämällä yhteisöalueen koordinaattorille viestiä tai sähköpostia.

Päästäksesi keskustelualueelle, paina tekstiä ”Keskustelualue” Yleistä ASSIST-hankkeesta-osiossa.

Kuva 27 - Keskustelualueen näkymä

Mikäli haluat tilata päivitykset keskustelualueen tapahtumista ”Uutiset”-osioon, toimi seuraavasti:

1) Paina keskustelualueen näkymän oikeasta ylänurkasta löytyvää hammasratas-symbolia2) Paina ”Tilaa tämä keskustelualue” -painiketta


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Tämä toiminto sallii sinun osallistua keskusteluihin, sekä aktivoi keskusteluryhmän päivitykset ”Uutiset”-osioon.

Kirjoittaaksesi viestejä keskustelualueelle:

1) Klikkaa keskustelun otsikkoa, johon haluat lähettää viestin2) Paina ”Vastaa” -painiketta3) Kirjoita viestisi

2.1.8 Kysymykset ja vastaukset

Tämä osio on keskustelualueen kanssa hyvin samankaltainen. Erotuksena voit aloittaa itse keskusteluita alueelle kysymällä kysymyksiä. Sinun ei tarvitse lähettää yhteisöalueen koordinaattorille viestiä keskustelun aloittamiseksi. Voit myös vastata vapaasti muiden kirjoittamiin kysymyksiin.

Löydät ”Kysymykset ja vastaukset” -alueen Yleistä ASSIST-hankkeesta osiosta

Tilataksesi päivitykset keskustelualueen uutisista:

1) Paina ”Kysymykset ja vastaukset” näkymän oikeasta ylänurkasta löytyvää hammasratas-symbolia2) Paina ”Tilaa tämä keskustelualue” -painiketta

Tämä toiminto aktivoi alueen päivitykset ”Uutiset”-osioon.

Kysyäksesi kysymyksen:1) Paina ”Lisää uusi aihe” -painiketta2) Kirjoita viestisi otsikko, sisältö sekä lisää halutessasi liitteitä3) Paina ”Lähetä viesti” -painiketta

Kuva 28 - Kysymykset ja vastaukset näkymä

Vastataksesi kysymykseen:

1) Paina ”Keskustele aiheesta”-painiketta aiheesta, johon haluat vastata2) Paina ”Vastaa”-painiketta viestiin, johon haluat vastata3) Kirjoita vastauksesti ja paina ”Lähetä viesti”

76


2.1.9 Kalenteri

Pääset kalenteriin vasemmanpuoleisen valikon alaosasta, painamalla painiketta ”Kalenteri”

Kalenterin avulla voit kätevästi seurata tulevia ASSIST-verkoston tapahtumia.

2.2 Ulkoiset viestintätyökalut 2.2.1 Facebook liitännäinen

Facebook-liitännän käyttö ulkoiseen viestintään tapahtuu samalla tavalla, kuin liitännäisen käyttö sisäiseen viestintään. Ainoana erona on, että rastittamalla ruudun ”Also post on Facebook”, viestisi jaetaan myös henkilökohtaisella Facebook-sivullasi.

Kuva 30 - Facebook-liitännäinen ja ulkoisen viestinnän painike

2.2.2 Quickmail -pikasähköposti

Kuva 29 - Kalenteri-painike

77


Quickmail -pikasähköposti on Moodlen lisäpalvelu, jota voi käyttää sekä yhteisöalueen sisäiseen viestintään, että sähköpostiviestien lähettämiseksi yhteisöalueen ulkopuolisille henkilöille. Quickmail toimintopaneeli löytyvät oikean sivupalkin huipulta.

Kuva 31 - Quickmail toimintopaneeli

Quickmail-valikosta löydät seuraavat ominaisuudet:

- Compose new email = Kirjoita uusi viesti- Signatures = Viestien allekirjoitukset- View Drafts = Näytä viestiluonnokset- View History = Näytä viestihistoria- Alternate Emails = Muuta sähköpostiosoitetta- Configuration = Asetukset

Huomio! On suositeltavaa lisätä oma sähköpostiosoitteesi Quickmail allekirjoitukseen, sillä yhteisöalueen ulkopuolinen viestin vastaanottaja ei voi vastata sinulle samaan osoitteeseen, mistä lähtetät viestin.

Uuden viestin kirjoittaminen Quickmailia käyttäen: 1) Paina ”Compose New Email” -painiketta2) Valitse viestin vastaanottajat oikeanpuoleisesta listasta tai lisäämällä yhteisöalueen ulkopuolisia

sähköpostiosoitteita ”Additional Emails” -ruutuun.

Kuva 32 - Quickmail toiminnot


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Kuva 33 - Quickmail -viestin lähetys näkymä

3) Valittuasi vastaanottajat, kirjoita viestisi ”Message” -ruutuun4) Voit halutessasi liittää viestiin tiedostoja tai tallentamasi allekirjoituksen

Kuva 34 - Quickmail viestin lähtys näkymä

5) Paina ”Send Email” lähettääksesi viestisi vastaanottajille6) Paina ”Save Draft” tallentaaksesi viestin luonnokseksi7) Paina ”Peruuta” poistaaksesi kirjoittamasi vies

D4.1 – HEA network Guidelines

79

Appendix 2. Manual Poland

Prezentacja projektu ASSIST

1.1 ASSIST: przegląd i wstęp ASSIST to 36-miesięczny europejski projekt "aktywizacji rynkowej i orientacji politycznej" mający na celu zwalczanie ubóstwa energetycznego i wspieranie konsumentów wrażliwych. Zamierza aktywnie angażować konsumentów na rynku energii i pozytywnie zmieniać zachowania w odniesieniu do zużycia energii oraz wpływać na kształtowanie polityki na wszystkich poziomach w celu rozwiązania problemu ubóstwa energetycznego. Na podstawie wniosków Energy Citizens’ Forum i grupy roboczej European Vulnerable Consumers, projekt dąży do połączenia działań dotyczących zarówno wymiaru energetycznego, jak i społecznego, ponieważ ubóstwo energetyczne jest nie tylko problemem energetycznym, ale nie można go rozwiązać w oderwaniu od społecznego problemu ubóstwa. Dokładniej, cele strategiczne ASSIST mają przyczynić się do:

zwalczania ubóstwa energetycznego;

zmniejszenia głównych barier na rynku energii, na które narażeni są konsumenci;

wspierania wrażliwych konsumentów, aby byli bardziej wydajni w swoim krajowym zużyciu energii (elektryczności i gazu).

W celu realizacji swoich celów, projekt przewiduje zróżnicowanie i skorelowanie badań, tworzenie sieci i podjęcie działań w terenie, zgodnie z odpowiednimi scenariuszami krajowymi i europejskimi. Wśród nich ASSIST zamierza stworzyć sieć innowacyjnych profesjonalistów wspierających wrażliwych konsumentów w ich krajowym zużyciu energii: "Home Energy Advisors (HEA's)", czyli Domowych Doradców Energetycznych (DDE). Ten materiał jest częścią pakietu roboczego 4: Energy Advisor Network i przedstawia instrukcje dla platformy ICT stworzonej dla sieci.

1.2 Przegląd dokumentów i relacje z innymi pakietami roboczymi

Niniejszy dokument dotyczy osobnego dokumentu D4.3 zawierającego dwie sekcje. Sekcja 1 jest instrukcją dla systemu ICT przeznaczonego do użytku doradców. Część 2 zawiera bardziej szczegółowe instrukcje dotyczące platformy przeznaczonej do użytku przez partnerów projektu i jest poufna z powodu opisów monitorowania. Pierwsza sekcja zostanie dostosowana zgodnie z krajowymi obszarami sieci HEA, a instrukcje zostaną przetłumaczone na języki narodowe. Dokument ten jest ściśle powiązany z poprzednimi dokumentami D4.1 Network guideline, D4.2 HEA Network ICT System oraz przyszłym D4.4 HEA Network Monitoring Mechanism for Saved Energy and Increased Comfort Level.


80

Pakiet roboczy jest kompatybilny z pozostałymi WP. WP4 jest pod tym względem zarówno systemem monitoringu, jak i platformą, która jest proponowana w celu podtrzymania działań HEA i ustanowionej sieci również po zakończeniu projektu ASSIST.

Instrukcja obsługi dla doradców Po pomyślnym przejściu pełnego kursu szkoleniowego ASSIST- HEA/DDE, jako w pełni wyszkoleni Doradcy gotowi do rozpoczęcia pracy w terenie, aby pomóc konsumentom w ubóstwie energetycznym, stają się członkami sieci HEA/DDE i mają dostęp do środowiska pracy sieci HEA/DDE. Nie muszą podejmować żadnych działań - dostęp do sieci i do środowiska pracy jest automatyczny. W systemie Moodle ASSIST (używanym do szkolenia) znajdą nowy obszar - środowisko pracy HEA/DDE. Niniejsza instrukcja obsługi ma ułatwić dostęp do obszaru sieciowego, edytować profil użytkownika i korzystać z funkcji w obszarze sieci. Każdy kraj będzie miał swój własny obszar sieci, który może różnić się funkcjonalnością i sekcjami, ale wszystkie funkcje są do Twojej dyspozycji w obszarze sieci europejskiej. Ten podręcznik podzielono na 2 rozdziały opisane w poniższej tabeli.

Rozdział Opis

System i struktura Przedstawia ogólną strukturę systemu i jego zawartość

Funkcjonalności Przedstawia podstawowe funkcjonalności systemu: email, powiadomienia, Facebook, kalendarz, narzędzia raportujące itp.

2.1 System i struktura 2.1.1 Logowanie do systemu

Aby zalogować się do obszaru sieciowego, należy uzyskać dostęp do tej samej strony, która była używana podczas korzystania z platformy szkoleniowej. Jeśli wcześniej nie korzystałeś z platformy do treningu, otrzymasz dostęp, gdy pomyślnie przejdziesz szkolenie. Aby uzyskać dostęp do obszaru sieciowego, przejdź do strony https://assist2020.eu/

Aby zalogować się: • Wstaw swoją nazwę użytkownika i hasło do pola Sign In i kliknij Zaloguj się. • Jeśli nie pamiętasz swojego hasła, kliknij link "Zapomniałeś nazwy użytkownika lub

hasła?” na dole okna i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby odzyskać hasło • Jeśli masz problemy z dostępem do systemu, skontaktuj się z pomocą techniczną

systemu



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Po zalogowaniu się do systemu zobaczysz sekcję Strona główna. Jest to pulpit nawigacyjny, który przenosi płytki odpowiadające innym sekcjom systemu. Lewe menu jest głównym narzędziem do nawigacji po systemie, chociaż możesz również użyć płytek na stronie głównej. Menu zawiera:

• Strona główna • Kokpit • Kalendarz • Prywatne pliki • Moje kursy

➢ Moje kursy obejmują wszystkie dostępne obszary, takie jak kurs szkoleniowy, w którym uczestniczyłeś, obszar sieci twojego kraju i europejski obszar sieci

Obraz 74 Struktura platformy

Obraz 73 Strona logowania


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Uwaga! W zależności od twoich danych uwierzytelniających możesz nie mieć dostępu do wszystkich opisanych sekcji

2.1.1.1 Edycja profilu

Aby edytować informacje o swoim profilu, kliknij swoje imię w prawym górnym rogu okna, jak pokazano na poniższym obrazku. Tam możesz zmienić informacje o swoim profilu:

• zmienić hasło • dodać zdjęcie • dodać opis • edytować email

Obraz 75 Dostęp do informacji profilowych

2.1.2 Kokpit

Kokpit jest stroną, na której można uzyskać szczegółowe informacje o kursach i obszarach. W centrum znajduje się blok Przegląd kursów, który umożliwia użytkownikom łatwe śledzenie wymaganych działań i filtrowanie kursów.

Obraz 76 The Strona okpitu

2.1.3 Moje kursy > HEA Network POL (Sieć HEA )

Możesz uzyskać dostęp do obszarów sieci HEA, zarówno krajowych, jak i europejskich, poprzez lewe menu (zdjęcie po lewej stronie) lub przez kokpit (zdjęcie po prawej stronie).


83

Obraz 77 Dostęp do obszarów

Środowisko pracy HEA ma stanowić obszar roboczy dla HEA, a obszar ten ma na celu ułatwienie pracy i tworzenie sieci HEA. Po lewej stronie wyświetlane jest nowe menu, które pomoże nawigować w sieci HEA. Obszar jest podzielony na 5 części (przedstawionych na obrazie):

6) Ogólne 7) Przegląd narodowej sieci HEA 8) Działania ASSIST HEA – opis I narzędzia 9) Raportowanie ASSIST 10) Szkolenie HEA – ciągłe i aktualizacje

Uwaga! W zależności od sieci kraju możesz nie mieć dostępu do wszystkich opisanych

sekcji.

Obraz 78 Menu z lewej strony

Po prawej stronie możesz On the right side of the page you can: ➢ uzyskać dostęp do poczty e-mail, która umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do

odbiorcy poza platformą,


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➢ zobaczyć najnowsze opublikowane wiadomości ➢ zobaczyć komentarze na Facebooku

Więcej instrukcji na temat tych funkcji można znaleźć w następującym rozdziale 3.2 na temat funkcjonalności i ich wykorzystania.

2.1.3.1 Ogólne

Pierwsza sekcja obszaru po wejściu to sekcja General (Ogólne). W części ogólnej możesz znaleźć:

• opis całego środowiska roboczego HEA • opis części ogólnej • ogłoszenia (nowe ogłoszenia będą również wysyłane do ciebie pocztą elektroniczną) • słownik • forum dyskusyjne (wszyscy członkowie mogą uruchamiać i uczestniczyć w dyskusjach) • forum pytań i odpowiedzi (wszyscy członkowie mogą zadawać pytania i udzielać odpowiedzi) • szybki e-mail

W dolnej części obszaru ogólnego widoczne są ikony dla pozostałych sekcji. Możesz kliknąć każdą sekcję, aby uzyskać dostęp do tego konkretnego obszaru narzędzi (więcej informacji w rozdziale 2.3 Funkcjonalność) Możesz kliknąć każdą sekcję, aby uzyskać dostęp do tego konkretnego obszaru narzędzi (więcej informacji w rozdziale 2.3 Funkcjonalność)

Obraz 79 Panel z prawej strony


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Obraz 80 Strona ogólna (general) - zawartość


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2.1.3.2 Sekcja ASSIST HEA “National” Network

Sekcja ASSIST HEA Network ma służyć jako podsumowanie celu i tła, struktury i schematu, funkcjonowania wewnętrznego i komunikacji ASSIST National HEA Network.

Obraz 81 HEA national network

Tutaj możesz również znaleźć kwestionariusz do zbierania opinii HEA na temat działań i szkolenia.

• Kliknij na Assist HEA Training and Network Feedback • Kliknij odpowiedź na pytania (Answer the questions)

Jeśli masz problemy z otwarciem sekcji lub nie są one w pełni widoczne podczas otwierania poszczególnych sekcji, jak na poniższym rysunku zamknij lewy panel w lewym górnym rogu, tak jak pokazano, aby wyświetlić obraz w trybie pełnoekranowym.


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Obraz 82 Zamykanie lewego panelu

2.1.3.3 ASSIST HEA Action (Działania)

Ta sekcja ma na celu dostarczenie szczegółowych informacji na temat różnych działań, które HEA mogą zapewnić w celu wsparcia odbiorców ubogich / wrażliwych energetycznie w celu lepszego zaspokojenia ich potrzeb energetycznych. Treść sekcji Akcja (działania) jest zależna od działań, pilotaży, wykonanych w twoim kraju. Nie wszystkie działania są dla wszystkich doradców. Ta sekcja zawiera opisy działań, harmonogramów i więcej.


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Obraz 83 Assist Action section

2.1.3.4 ASSIST HEA Action toolbox (Narzędzia)

W przyborniku ASSIST HEA Action możesz znaleźć wszystkie narzędzia, których możesz potrzebować lub chcesz użyć w realizacji działania opisanego w sekcji Akcja (Działania).

Mogą to być na przykład:

• Linki do przydatnych stron internetowych (takich jak kalkulatory energii) • Linki / arkusze informacyjne do inicjatyw • Schematy blokowe • Listy kontrolne

Uwaga! W zależności od kraju i działań zawartość zestawu narzędzi może się różnić.


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W Akcji ASSIST możesz znaleźć narzędzia, których potrzebujesz do monitorowania i raportowania realizowanych działań i ich wpływu. Każdy kraj będzie miał własny zestaw działań do wykonania, a raportowanie będzie się różnić w zależności od działań. Ta sekcja zawiera instrukcje na temat korzystania z narzędzi do raportowania.

Narzędzia mogą być takie, jak:

• Raporty • Listy kontrolne • Arkusze Excel • Kwestionariusze

Uwaga! W zależności od kraju zawartość zestawu narzędzi może się różnić.

Tutaj znajdziesz narzędzia do zgłaszania swoich działań i umożliwienia zespołowi ASSIST przeprowadzenia mentoringu, korepetycji i oceny kroków działania ASSIST. Znajdziesz tu również przegląd ogólnego postępu ASSIST we wszystkich zaangażowanych krajach.

Obraz 84 Sekcja Action Impact


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W ramach ciągłego szkolenia i aktualizacji HEA możesz znaleźć nowe szkolenia i aktualizacje. Na przykład:

• Obiekty edukacyjne • Linki do przydatnych stron internetowych

Obraz 85 Sekcja ciągłych szkoleń


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2.2 Funkcjonalności System oferuje szeroki zakres funkcji dla doradców, od wewnętrznych i zewnętrznych narzędzi komunikacyjnych po narzędzia do raportowania.

2.2.1 Wewnętrzne narzędzia komunikacyjne

2.2.1.1 Facebook

Pasek Facebooka znajduje się w prawej kolumnie obszaru, jak widać na obrazie po prawej stronie. Dzięki komentarzom narzędzie może być publikowane zarówno w obszarze, a także udostępnione / wysłane na stronie na Facebooku. Facebook wykorzystywany wewnętrznie może być przydatnym i nieformalnym narzędziem do wymiany informacji i doświadczeń pomiędzy członkami sieci HEA

1) Użyj pola Dodaj komentarz, aby opublikować wiadomość w wewnętrznej grupie ASSIST na Facebooku

2) Wiadomości opublikowane na Moodle będą widoczne tylko dla innych członków sieci krajowej

Do użytku wewnętrznego NIE WOLNO klikać na polu «Również zamieść na Facebooku»

Wewnętrzne narzędzia komunikacyjne

Facebook

Powiadomienia i wiadomości

Email

Ogłoszenia

Forum

Q&A

Kalendarz

Zewnętrzne narzędzia komunikacyjne

Facebook

Email (Quickmail)

Picture 86 Facebook


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2.2.1.2 Powiadomienia & Wiadomości

Powiadomienia to przychodzące komunikaty z systemu dotyczące wydarzeń, prac domowych, terminów itp. Aby wyświetlić wszystkie wiadomości lub powiadomienia: 1) Kliknij symbol dzwonka (w przypadku powiadomień) lub symbol wiadomości (w przypadku wiadomości) w prawym górnym rogu okna 2) Wybierz Zobacz wszystkie

Wiadomości są wiadomościami przychodzącymi / wychodzącymi do pojedynczego HEA lub do wszystkich członków sieci HEA. Aby zmienić ustawienia powiadomień / wiadomości: 1) Kliknij symbol dzwonka (w przypadku powiadomień) lub symbol wiadomości (w przypadku wiadomości) w prawym górnym rogu okna 2) Wybierz Preferencje

Picture 87 Ikona wiadomości


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Obraz 88 Opcje powiadomień

2.2.1.3 Wewnętrzny Email

Aby zobaczyć wiadomości e-mail odebrane z wewnętrznej grupy ASSIST: 1) Kliknij symbol koperty w prawym górnym rogu okna

Obraz 89 Maile wewnętrzne

2) Wybierz folder, który chcesz wyświetlić (Skrzynka odbiorcza, Oznaczone gwiazdką, Szkic, itp.) lub folder kursu, który chcesz otworzyć



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Obraz 90 Dstęp do maili poprzez foldery Aby skomponować nowy e-mail:

1) Kliknij Komponuj 2) Wybierz Dodaj odbiorców 3) Napisz temat i treść wiadomości e-mail

Obraz 91 Tworzenie maila

4) Jeśli potrzebne, dodaj załączniki


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Obraz 92 Załączniki

1) Kliknij Wyślij lub Zapisz, aby kontynuować pracę nad wiadomością później 2) Kliknij Usuń, jeśli nie chcesz wysyłać ani zapisywać wiadomości

Uwaga! To jest wewnętrzny system pocztowy. Za jego pomocą można wysyłać wiadomości e-mail WYŁĄCZNIE do członków sieci.

2.2.1.4 Ogłoszenia

Najnowsze ogłoszenia można łatwo przeglądać na stronie głównej danego obszaru. Wszystkie ogłoszenia mogą być wyświetlane, wchodząc w obszar narzędzi.

Obraz 93 Ogłoszenia


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2.2.1.5 Forum

Dzielenie się doświadczeniami, rozwiązaniami i problemami może nam wszystkim pomóc działaniu ASSIST. Dyskusje rozpoczynają menedżerowie sieci HEA. Możesz użyć poczty e-mail lub narzędzi ogłoszeń, aby zasugerować nowy temat dyskusji. Aby uzyskać dostęp do forum, kliknij "Forum dyskusyjne" na stronie Ogólne.

Udział w dyskusjach na forum jest dozwolony tylko dla użytkowników, którzy zasubskrybowali forum. Aby zasubskrybować forum: 1) Kliknij symbol ustawień 2) Wybierz opcję Subskrybuj to forum Aby opublikować wiadomość na forum dyskusyjnym: 1) Kliknij tytuł dyskusji, do którego chcesz dołączyć 2) Wybierz opcję Odbierz i wstaw wiadomość

2.2.1.6 Pytania & Odpowiedzi (Q&A)

Podobnie jak w przypadku forum dyskusyjnego, w tej sekcji można zadawać pytania i dyskusje innym członkom sieci HEA. Jednak w tej sekcji możesz zadać pytanie bez konieczności wysyłania e-maila do menedżerów HEA. Aby uzyskać dostęp do forum, kliknij "Pytania i odpowiedzi" na stronie Ogólne. Aby zasubskrybować forum pytań i odpowiedzi:

1) Kliknij symbol ustawień 2) Wybierz opcję Subskrybuj to forum

Aby zadać pytanie:

1) Kliknij Dodaj nowy temat 2) Napisz swoje pytanie


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Aby odpowiedzieć na pytanie:

1) Kliknij pytanie, na które chcesz odpowiedzieć 2) Kliknij odpowiedź 3) Napisz odpowiedź

2.2.1.7 Kalendarz

Kalendarz jest dostępny za pośrednictwem prawego menu lub kokpitu, a także nadchodzących wydarzeń. Dzięki kalendarzowi możesz być na bieżąco z nadchodzącymi wydarzeniami w sieci ASSIST.

Obraz 95 Assist calender

Picture 94 Używanie modułu Pytań i odpowiedzi


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2.2.2 Wewnętrzne narzędzia komunikacyjne

2.2.2.1 Facebook

Funkcjonalność jest podobna do opcji Facebook (zob. Rozdział 2.2.1.1), ale aby wiadomość na Facebooku była widoczna dla osób spoza sieci, należy kliknąć link "Opublikuj również na Facebooku", a Twoje posty zostaną opublikowane na Twoim Facebooku. Jeśli jesteś administratorem strony na Facebooku, możesz również wybrać opcję opublikowania tam.

2.2.2.2 Quick email

2.2.2.3 Quickmail

Aby umożliwić wysyłanie wiadomości e-mail poza platformę, do obszaru sieciowego został dodany Quickmail. Pasek Quickmail można znaleźć w prawym panelu, jak pokazano poniżej. Wysyłanie e-mailem Quickmail może być używane do wewnętrznego wysyłania wiadomości e-mail jako oryginalny system poczty e-mail w Moodle, ale dzięki Quickmail można również wysyłać wiadomości do zewnętrznych odbiorców do wiadomości e-mail.

Picture 96 Udostępnianie na Facebook


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Obraz 97 Panel Quickmail

W pasku szybkiego dostępu możesz np.: • Utworzyć nowego maila • Utworzyć lub zmienić podpis e-mail • Zobaczyć wersje robocze • Wyświetlić historię

UWAGA: Zaleca się utworzenie podpisu z adresem e-mail nadawcy jako odpowiedzi, która będzie używana podczas kontaktowania się z osobami spoza platformy, ponieważ adres wysyłania jest adresem bez odpowiedzi.

Tworzenie nowych wiadomości za pomocą Quickmail Aby skomponować nowy e-mail:

1) Kliknij Komponuj 2) Wybierz Dodaj odbiorców i wybierz odbiorców z istniejących grup dyskusyjnych lub wstaw

odbiorców zewnętrznych

Email – Quickmail


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Obraz 98 Dodawanie odbiorców

1) Napisz temat i treść wiadomości e-mail 2) W razie potrzeby dodaj załączniki lub wybierz podpisy

Obraz 99 Dodawanie załączników

1) Kliknij Wyślij lub Zapisz, aby kontynuować pracę nad wiadomością później 2) Kliknij Usuń, jeśli nie chcesz wysyłać ani zapisywać wiadomości


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Appendix 3. Manual Spain

Manual de instrucciones para asesores Una vez superado con éxito el curso de formación profesional ASSIST-SADe en su totalidad, se convertirá en miembro de la red SADe y podrá acceder a la red del entorno de trabajo en calidad de SADe plenamente capacitado y listo para empezar a trabajar en el área de ayuda al consumidor en materia de pobreza energética. No se requiere que haga ninguna acción; el acceso a la red y al área de trabajo es automático. Encontrará la nueva área SADe del entorno de trabajo en el sistema Moodle ASSIST (el mismo utilizado para la formación). El manual de instrucciones sirve para guiarle en el proceso de acceder en el área de red, hacer uso de sus funcionalidades y editar su perfil. Cada país dispone de su propia área de trabajo, lo que significa que puede haber diferencias entre las funcionalidades y secciones, pero tiene a su disposición todas las prestaciones en el área de red europea. Este manual está dividido en 2 capítulos, descritos en el cuadro siguiente.

Capítulo Descripción

Sistema y organización Se presenta la estructura general del Sistema y su contenido.

Funcionalidades Se presentan las funcionalidades básicas del sistema: correo electrónico, notificaciones, Facebook, calendario, herramientas de presentación de informes, etc.

1.1 Sistema y organización 1.1.1 Acceder al sistema

Para acceder en el área de red, acceda a la misma página utilizada para acceder a la plataforma de formación. En caso de que no haya utilizado dicha plataforma anteriormente para la formación, recibirá sus credenciales una vez haya pasado la formación. Para acceder al área de red, diríjase a https://assist2020.eu/

Para acceder: • Inserte su nombre de usuario y contraseña en el cuadro de Registrarse y haga clic

en Acceder. • Si se ha olvidado de la contraseña, haga clic en el enlace de “olvidó su contraseña”

en la parte inferior del cuadro y siga las instrucciones para recuperar su contraseña. • Si tiene problemas para acceder al sistema, contacte con el sistema de ayuda



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Una vez

haya accedido al sistema, aparecerá la sección de inicio. Se trata de un panel de control donde aparecen iconos que corresponden a otras secciones del sistema. El menú de la izquierda es la herramienta principal para navegar por el sistema, aunque también se pueden utilizar los iconos de la página inicial. El menú incluye:

• Página principal • Panel de control • Calendario • Ficheros privados • Área personal

➢ El área personal comprende todas las áreas a las que tiene acceso, como, por ejemplo, el curso de formación en el que ha participado, el área de red de su país y el área de red europea.

Figura 100 Página de inicio


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Figura 101 Organización de la plataforma

Atención! Dependiendo de sus credenciales de usuario, puede que no tenga acceso a todas las secciones descritas anteriormente

1.1.1.1 Editar su perfil

Para editar la información de su perfil, haga clic en su nombre en la esquina derecha superior de la pantalla, tal y como se ve en la imagen de la derecha. Una vez allí podrá modificar la información de su perfil:

• Cambiar la contraseña • Añadir una foto • Añadir una descripción • Editar el correo electrónico

Figura 102 Acceder a la información del perfil

1.1.2 Panel de control

El panel de control es una página personalizable que proporciona al usuario detalles sobre sus cursos y áreas. En el centro se encuentra la casilla de vista general de curso que permite a los usuarios localizar fácilmente las actividades necesarias y filtrar los cursos.

Figura 103 Página del panel de control

1.1.3 Área personal > Red SADe

Puede acceder a las áreas de red SADe, tanto la nacional como la europea, mediante el menú izquierdo (imagen de la izquierda) o mediante el panel de control (imagen de la derecha).


104

Figura 104 Acceso a las áreas

El entorno de trabajo SADe está concebido como el área de trabajo para los SADe y tiene por objetivo facilitar la colaboración y la conexión de SADe. A la izquierda se muestra un nuevo menú que le ayudará a navegar por la red SADe. El área se divide en dos (como se puede ver en la imagen):

11) General 12) Plan de acción ASSIST SADe – descripción y herramientas

Figura 105 Menú izquierdo

En el lado derecho de la página podrá: ➢ Acceder a su correo electrónico, que le permitirá enviar correos a destinatarios fuera

de esta plataforma, ➢ Ver los avisos recientes

Puede encontrar más instrucciones sobre estas funciones en el punto 3.2. sobre Funcionalidades y su uso.


105

1.1.3.1 General

La primera sección del área en acceder es la sección general. En la parte general podrá encontrar:

1) Avisos generales 2) Foro de discusión (todos los miembros pueden iniciar o participar en debates) 3) Recursos interesantes

En la parte inferior del área general podrá ver los iconos de otras secciones. Puede hacer clic en cada sección para acceder a la herramienta específica del área (ver más en el punto 2.3. Funcionalidades) Puede hacer clic en cada sección para acceder a la herramienta específica del área (ver más en el punto 2.3. Funcionalidades)

Figura 7. Panel derecho


106

Figura 106 Contenido de la página principal

1.1.3.2 ASSIST SADe Action – Plan de acción

Esta sección está diseñada para proporcionar información sobre los diversos planes de acción que los SADe puedan ofrecer para ayudar a los consumidores vulnerables o en situación de pobreza energética para satisfacer sus necesidades de energía. El contenido de la sección del Plan de Acción depende de los planes de acción o pilotos que se hayan realizado en su país. No todos los planes de acción están disponibles para todos los asesores. En esta sección también podrá encontrar las herramientas que necesita para monitorizar e informar sobre el plan de acción que está implementando y su impacto. Cada país tendrá su propio conjunto de planes de acción para ofrecer y los informes variarán según el plan de acción. Esta sección le ofrecerá instrucciones sobre el uso de las herramientas de presentación de informes.


107

Herramientas como por ejemplo:

• Informes • Listas de verificación • Hojas de cálculo Excel • Cuestionarios

Figura 9. Sección Assist – Plan de acción

En caso de que tenga problemas para abrir las secciones o que no se vean totalmente en abrir las secciones individuales, como en la imagen de abajo, cierre el panel izquierdo de la esquina superior izquierda como se indica, para verlo en pantalla completa.


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Figura 10 Cerrar el panel izquierdo

1.2 Funcionalidades El sistema ofrece un amplio rango de funcionalidades para los asesores, desde herramientas de comunicación interna y externa hasta herramientas de presentación de informes.

Herramientas de comunicación interna

Facebook

Notificaciones y mensajes

Avisos

Foro

Calendario

Herramientas de comunicación externa

Facebook


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1.2.1 Herramientas de comunicación interior

1.2.1.1 Facebook

La barra de Facebook se encuentra en la columna derecha del área, como se puede ver en la imagen de la izquierda. Con dicha herramienta se pueden enviar comentarios tanto dentro del área como publicarlos en la página personal de Facebook. El uso interno de Facebook puede ser una herramienta informativa y útil para compartir información y experiencias entre los miembros de la red SADe.

3) Utilize la casilla Añadir comentario para publicar un mensaje en el grupo interno de Facebook ASSIST

4) Los comentarios publicados en Moodle serán visibles solamente para los otros miembros de la red nacional

Para uso interno NO haga clic en la casilla «Publicar también en Facebook»

1.2.1.2 Notificaciones y mensajes

Las notificaciones son las comunicaciones que se reciben del sistema sobre eventos, tareas, plazos de entrega, etc. Para ver todos los mensajes o notificaciones:

3) Haga clic en el icono de la campana (para las notificaciones) o en el símbolo de mensaje (para los mensajes) en la esquina superior derecha de la pantalla

4) Seleccione Ver todos

Figura 107 Facebook

Figura 108 Icono de mensaje


110

Mensajes son todos los mensajes que se envían o se reciben de un SADe individual o de todos los miembros de la red SADe. Para cambiar la configuración de las notificaciones/mensajes:

3) Haga clic en el icono de la campana (para las notificaciones) o en el símbolo de mensaje (para los mensajes) en la esquina superior derecha de la pantalla

4) Seleccione preferencias

Figura 109 Configuración de las notificaciones

1.2.1.3 Mensajería interna

Para leer los correos electrónicos recibidos en Moodle provenientes del grupo interno ASSIST: 3) Haga clic en el símbolo de mensaje a la esquina superior derecha de la pantalla

4) Seleccione la carpeta que desea ver (Bandeja de entrada, Destacado, Borradores, etc.) o la carpeta del curso que quiera abrir.

Figura 110 Mensajería interna

Presione sí o no para cambiar sus

preferencias


111

Figura 111 Correo electrónico por carpetas

Para redactar un nuevo correo electrónico: 7) Haga clic en Redactar 8) Seleccione Agregar destinatarios 9) Escriba el asunto y el cuerpo del mensaje 10) Si lo desea, puede añadir adjuntos

Figura 112 Redactar un correo electrónico


112

Figura 113 Insertar adjuntos

11) Haga clic en Enviar o en Guardar para seguir redactando su mensaje más tarde 12) Haga clic en Desechar si no desea enviar o guardar el mensaje

¡Atención! Se trata de un sistema de mensajería interna. SOLO es posible enviar correos electrónicos a los miembros de la misma red

1.2.1.4 Avisos generales

En la página principal del área se pueden ver fácilmente los últimos avisos. Todos los avisos pueden verse accediendo a la herramienta del área.

Figura 114 Avisos


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1.2.1.5 Foro de discusión

El objetivo es que compartir experiencias, soluciones y problemas pueda ayudarnos a todos a ofrecer los planes de acción ASSIST. Los administradores de la red SADe son los que inician los debates. Puede utilizar su correo electrónico o la herramienta de avisos para sugerir un nuevo tema de debate. Para acceder al foro, haga clic en “Foro de discusión” en la página principal.

Se permite la participación en los debates del foro solamente a los usuarios que se hayan suscrito. Para suscribirse en un foro específico:

3) Haga clic en el símbolo de ajustes (rueda dentada) 4) Seleccione Suscribirse a este foro

Para escribir mensajes en un foro de discusión:

3) Haga clic en el título de la discusión a la que se quiera unir 4) Seleccione Respuesta e inserte el mensaje

1.2.1.6 Calendario

Se puede acceder al calendario mediante el menú izquierdo o el panel de control, juntamente con los eventos próximos. Con el calendario podrá estar al día sobre los próximos eventos en la red ASSIST.


114

Figura 115 Calendario Assist

1.2.2 Herramientas de comunicación externa

1.2.2.1 Facebook

La funcionalidad es similar a la interna de Facebook (ver punto 2.3.1.1.) pero para lograr que su mensaje de Facebook sea visible para las personas que no formen parte de la red, haga clic en «Publicar también en Facebook» y sus publicaciones aparecerán en su propia cuenta de Facebook o, si es el administrador de alguna página de Facebook, también puede seleccionar publicarlo allí.

Figura 116 Publicar en Facebook


115

Appendix 4. Manual UK

Instruction manual for the Advisors Having successfully passed the ASSIST HEA (Home Energy Advisor) training course, you are now ready to start working in the field to assist consumers in fuel poverty. You are also now a member of the HEA network and can access the HEA network portal. No actions are needed from you – the access to the network and to the portal is automatic. In the Moodle ASSIST system (as described in the training) you will find a new area – the HEA working environment.

This instruction manual is to help you access the networking area, edit your profile and use the functions in the networking area. Each country will have their own network area, which might differ in functionalities and sections, but all of the features are at your disposal in the European Network area. This manual is dived into 2 chapters, described in the table below.

Chapter Description

System and structure Presents the overall structure of the system and its contents

Functionalities Presents basic functionalities of the system: email, notifications, Facebook, calendar, reporting tools, etc.


To login to the networking area, access the same page that was used when you accessed the training platform. In case you have not used the platform before for training, you will receive your credentials when you successfully pass the training. To access the networking area, navigate to https://assist2020.eu/

To log in: • Insert your user name and password and click Login. • In case you don’t remember your password, click the “forgotten password” link at

the bottom of the box and follow the instructions to retrieve your password • If you have trouble accessing the system, contact the system support



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Upon logging into the system, you will see the Home section. It is a dashboard that shows tabs corresponding to the other sections of the system. The left menu is the main tool to navigate through the system, although you can use the tabs in your home page as well. The menu includes:

• Home • Dashboard • Calendar • Private files • My area

➢ My area consists of all the areas accessible to you such as the training course you have participated, the network area of your country and the European network area




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Note! Depending on your user credentials, you might not have access to all sections described



• change password • add photo • add description • edit email

Picture 119 Accessing profile information

1.1.2 Dashboard

The dashboard is a customisable page for providing users with details of their courses and areas. In the centre is the Course overview which allows users to easily track required activities and filter courses.






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The HEA working environment is intended as the working area for the HEAs and the area is designed to facilitate the working and networking of the HEA. On the left a new menu is displayed, which will help navigate in the HEA network. The area is divided into 5 areas (as seen in the picture):

13) General 14) Overview of HEA "National" Network 15) ASSIST HEA Action - description and tools 16) ASSIST reporting 17) HEA continuous training and updating

Note! Depending on your country network, you might not have access to all sections

described

Picture 122 Left menu

On the right side of the page you can:


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➢ access your email, that allows you to send emails to recipient outside the platform, ➢ view recent news posted ➢ see Facebook comments posted


1.1.3.1 General

The first page when you enter is the General section. In the general section you may find:

• Description of the entire HEA working environment • Description of the general part • Announcements (new announcements will also be sent to you via email) • Glossary • Discussion forum (all members can launch and participate in discussions) • Q&A forum (all members can pose questions and provide answers) • Quick email


You may click each section to access that specific tool area (see more in chapter 2.2 Functionalities)



120



121

1.1.3.2 ASSIST HEA “National” Network section

The ASSIST HEA Network section is intended as a summary on the aim and background, structure and organigram, internal functioning and communication of the ASSIST National HEA Network.

Picture 125 HEA national network

Here you can also find a questionnaire to collect HEAs feedback on the action and the training.

➢ Click on Assist HEA Training and network feedback ➢ Click on answer the questions

In case you have problems opening the sections or they are not fully visual when opening individual sections, as in the picture below. Close the left pane from the top left corner as indicated, to view full screen visual.


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Picture 126 Closing left pane


This section intends to provide details on the various actions that the HEAs may deliver to support fuel poor / vulnerable consumers to better satisfy their energy needs. The content of the Action section is dependent of the actions, pilots, done in your country. Not all actions are for all the advisors. The section provides descriptions of actions, schedules and more.


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Picture 127 Assist Action section


In ASSIST HEA Action toolbox you may find all the tools you may need or wish to use in implementing the action described in the Action section. These can include for example:

• Informative factsheets to be handed to consumers • Links to useful website (such as energy comparators) • Links / informative sheets to initiatives • Flowcharts • Checklists

Note! Depending on your country and actions, the content of toolbox might differ


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In ASSIST Action impact you may find the tools you need to use to monitor and report on the action you are implementing and their impact. Each country will have their own set of actions to deliver and the reporting will differ according to the actions. This section will give you instructions on the use of reporting tools. The tools can be such as:

• Reports • Checklists • Excel sheets • Questionnaires

Note! Depending on your country, the content of toolbox might differ

Here you will find the tools to report your action and enable the ASSIST team to carry out the mentoring, tutoring and evaluating steps of the ASSIST action. You will find also an overview on the overall progress of ASSIST in all countries involved.

Picture 128 Action Impact section


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In HEA continuous training and updating you may find new training / updated resources in order to remain constantly and continuously updated. For example:

• Learning objectives • Links to useful websites



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1.2.1.1 Facebook

The Facebook bar is found on the right column of the area, as seen in the picture on right. With this tool, comments can be posted both within the area and also shared/posted on personal Facebook pages. Facebook used internally can be a useful and informal tool to share information and experiences amongst members of the HEA network

5) Use the Add Comment box to post a message in the internal ASSIST Facebook group

6) Posts published on Moodle will be visible only to other members of the national network

For internal use DO NOT click on the box «Also post on

Facebook»


Facebook


Email

Anouncements

Forum

Q&A

Calendar


Facebook

Email (Quickmail)

Picture 130 Facebook


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Notifications are incoming communications from the system on events, homework, deadlines, etc. To see all your messages or notifications:

5) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages) at the top right corner of the window

6) Select See all

Messages are incoming/outgoing messages to single HEA or to all the members of the HEA network. To change notifications/message settings:

5) Click on the bell symbol (for notifications) or on the message symbol (for messages) at the top right corner of the window

6) Select preferences



128

Picture 132 Notification preferences

1.2.1.3 Internal Email


Picture 133 Internal mail

6) Select the folder you wish to see (Inbox, Starred, Draft, etc) or the course folder you wish to open



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To compose a new email: 13) Click on Compose 14) Select Add recipients 15) Write the subject and the body of the email


16) If needed, add attachments


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Picture 136 Inserting attachments

17) Click Send or Save to continue to work on your message later 18) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message

Note! This is an internal mailing system. It is ONLY possible to send emails to members of the network


Latest announcements can be viewed easily on the home page of the area. All announcements can be viewed accessing the tool area.



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1.2.1.5 Forum

The idea is that sharing experiences, solutions and problems may help us all to best deliver the ASSIST action. Discussions are launched by the HEA network managers. You can use your email or the announcements tools to suggest a new discussion topic. To access the forum, click “Discussion Forum” in the General page.


5) Click on the settings symbol (cogwheel) 6) Select Subscribe to this forum

To post a message in a discussion forum:

5) Click on the discussion title you want to join 6) Select Answer and insert your message


Similar to the discussion forum, in this Q&A section, you can pose questions and discussions to other members of the HEA network. However, in this section you can ask you question without having to send an email to the HEA managers first. To access the forum, click “Q&A” in the General page. In order to subscribe to the Q&A forum:

3) Click on the settings symbol (cogwheel) 4) Select Subscribe to this forum

To pose a question:

3) Click Add a new topic 4) Write your question


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To answer a question:

4) Click the question you wish to reply 5) Click Answer 6) Write your answer

1.2.1.7 Calendar

The calendar is assessible through the right menu or dashboard, together with upcoming events. With the calendar you can stay up to date about upcoming events in the ASSIST network.

Picture 139 Assist calender

Picture 138 Posting on Q&A


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1.2.2.1 Facebook

The functionality is similar to the internal Facebook (see chapter 2.2.1.1), but in order to make your Facebook message visible to people outside the network select the link «Also post on Facebook» and your posts will then be published on your own Facebook account or if you are administrator for a Facebook page, you can also select to publish there. 1.2.2.2 Quick email

1.2.2.3 Quickmail

To enable emailing outside the platform, Quickmail has been added to the network area. Quickmail bar can be found on the right pane as seen below. Quickmail emailing can be used for internal emailing as the original emailing system on Moodle, but with Quickmail you can also insert external recipients to emails.


Email – Quickmail

Picture 140 Posting on facebook


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In the Quickmail bar you can e.g.: • Compose new mail • Create or change your email signature • View drafts • View history



To compose a new email: 7) Click on Compose 8) Select Add recipients and either select recipients from existing gruopslists or insert

external recipients

Picture 142 Adding recipients

9) Write the subject and the body of the email 10) If needed, add attachments or select signatures


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Picture 143 Adding attachments

11) Click Send or Save to continue to work on your message later 12) Click Delete if you don’t not wish to send or save your message


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Appendix 5. Manual Belgium


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Appendix 6. Manual Italy


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www.assist2gether.eu

This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020

research and innovation programme under grant agreement No 754051

Documents

HEA Network ICT System Manual - Assist2gether...Network ICT System and the following D4.4 HEA Network Monitoring Mechanism for Saved Energy and Increased Comfort Level. The work package