Upload
others
View
23
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
HASILS OBSERVASI TATA RUANG KANTOR SEKOLAH
SMK PGRI 3 MALANG
LAPORAN
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Manajemen Perkantoran
Yang di bina oleh Wildan Zulkarnain, M.Pd
Oleh
Annisa Nur Fitri
Erviana
Fernanda Rahmadika Putra
160131600428
160131600505
160131600504
Intan Mu’izzah Riyanto
Lulukatul Muzayyanah
Nia Islamiyati
Novi Tri Gumilar
160131600412
160131600489
160131600409
160131600494
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Maret 2018
2
BAB I
A. Job Deskripsi Setiap Anggota Kelompok
Nama Kelompok:
1. Annisa Nur Fitri/160131600428
2. Erviana/160131600505
3. Fernanda Rahmadika Putra/160131600504
4. Intan Mu’izzah Riyanto/1601316001412
5. Luluk Atul Muzayanah/160131600489
6. Nia Islamiyati/160131600409
7. Novi Tri Gumilar/160131600494
No Kegiatan Keterangan
1. Mengambil formulir untuk membuat
surat izin dari fakultas dan menyerahkan
formulir ke TU
Semua Hadir
2. Mengambil surat izin dari fakultas dan
diserahkan di SMK 3 PGRI Malang
Semua Hadir
3. Melakukan Observasi di SMK 3 PGRI
Malang
Semua Hadir
4. Membeli alat dan bahan untuk membuat
maket dan membuat sarana maket
Semua Hadir
5. Membuat prasarana maket dan
menyusun, menempelkan sarana maket
Semua Hadir
6. Melanjutkan menempelkan sarana serta
prasarana pada maket
Annisa Nur Fitri Tidak
Hadir
7. Membuat laporan Semua Hadir
8. Mengambil surat telah melakukan
observasi di SMK 3 PGRI Malang
Semua Hadir
B. Sumber Data
Nama Sekolah : SMK PGRI 3 Malang
Alamat Lengkap : Jalan raya Tlogomas, Gg. 9 No. 29, Tlogomas, Kec.
Lowokwaru, Kota Malang, Jawa Timur 65144
3
Foto & Letak Sekolah :
Nara Sumber : Sukarti, S.Pd
4
BAB II
A. Perencanaan Office Layout
Perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang menggunakan system
kesesuaian pekerjaan yang dimana kantor-kantor yang ada di sekolah tersebut dipisah
menjadi beberapa bagian yang terdiri dari ruang kepala sekolah, ruang guru, ruang
administrasi dan TU, ruang kesiswaan dan ruang PPDB. Untuk merencanakan tata
ruang yang baik, SMK PGRI 3 Malang menggunakan beberapa system penataan tata
ruang yang berbeda di setiap ruangannya. Suatu perencanaan harus sesuai dengan
kondisi arus kerja pada sub-sub bagian yang akan ditempatkan.
1. Ruang Kepala Sekolah
Ruang kepala sekolah di SMK PGRI 3 Malang menggunakan sistem tata ruang
tertutup yakni hanya 1 ruangan saja untuk ruang kepala sekolah dan tidak
digabung dengan ruangan lainnya.Ruangan kepala sekolah terletak di lantai bawah
yakni berdekatan dengan ruang TU dan administrasi yang dimana pada bagian tata
usaha memiliki kaitan yang erat dengan hubungan pekerjaan dengan kepala
sekolah. Ruang kepala sekolah ini juga memiliki pintu pengubung ke kantor
bagian tata usaha sehingga dapat memudahkan proses pekerjaan anatara kepala
sekolah dan TU.
5
2. Ruang Kesiswaan
Ruang kesiswaan terdiri dari beberapa bagian pekerjaan yakni bagian perijinan
untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM, ruang bimbingan konseling,
UKS dan ruang kabag kesiswaan.Mengingat bahwa perencanaan tata ruang yang
baik adalah yang dapat menyesuaikan kondisi arus kerja maka pada ruangan ini
tidak efektif jika digabung ke dalam beberapa ruangan seperti UKS dan BK.
Namun, pihak sekolah dapat mengatasi hal tersebut dengan menggunakan ruang
bimbingan khusus saat pelayanan bimbingan konseling berlangsung. Pada UKS
tidak efektif jika diletakkan di berbagai ruangan karena apabila ada siswa yang
sakit maka akan kesulitan membawanya ke ruangan kesiswaan pada lantai bawah.
Seharusnya ruang UKS diletakkan sendiri di bagian yang dimana banyak terdapat
siswa yaitu di lantai 2.
6
3. Ruang PPDB
Di SMK PGRI 3 Malang memiliki ruangan tersendiri mengenai pendaftaran siswa
baru yang dimana letaknya berada di lantai bawah dekat pintu masuk.Hal itu dapat
memudahkan para orangtua yang ingin mendaftarkan anaknya karena ruangan
tersebut langsung terlihat. Arus kerja pada ruangan ini juga sesuai dengan proses
kerja saat registrasi berlangsung yang dimana dibagian depan pintu masuk
menyediakan informasi tentang PPDB yang ada di SMK PGRI 3 Malang. Saat
masuk ruangan menyediaan beberapa meja yang terdiri pembelian, cek fisik, dan
registrasi.
7
4. Ruang Guru
Pada ruang guru SMK PGRI 3 Malang terletak di lantai atas yang dimana sangat
sesuai dengan perencanaan karena berdekatan dengan kegiatan siswa. Ruang guru
yang berada di lantai atas dapat memudahkan guru saat mask kelas ketika proses
KBM berlangsung. Pada ruang guru ini langsung terlihat ketika menaiki tangga
dan memiliki ruangan yang cukup luas sesuai dengan jumlah guru yang ada di
SMK PGRI 3 Malang.Di dalam ruang guru ini juga terleteka komputer-komputer
di sudut ruangan serta dapur yang ada di bagian ujung serta ada pula alat fitness.
5. Ruang Administrasi dan TU
Ruang administrasi kantor SMK PGRI 3 Malang memiliki tata ruang yang
tergabung dengan bagian tata usaha. Untuk memisahkan pekerjaan antara
pekerjaan administrasi dan tata usaha maka menggunakan system ruang
tertutup.Ruangan ini dapat dijangkau secara mudah ketika ada tamu datang karena
ketika tamu masuk area sekolah langsung diarahkan ke ruangan administrasi
ini.Ruang admnistrasi berfungsi apabila siswa ingin membayar SPP ataupun
pelayanan tamu yang datang sehingga disediakan kursi-kursi untuk menunggu
pelayanan dari pihak administrasi.
8
Sesuai dengan teori teknik tata ruang kantor yang baik, maka hal yang dapat
kita bandingan keadaan nyata sekolah dengan teori yang ada sebagai berikut.
Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang
sama. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.
Di SMK PGRI 3 Malang penggunaan meja yang disusun garis lurus
diterapkan di beberapa ruangan.Misalnya di ruangan TU yang dimana
9
ruangan ini disusun meja dengan garis lurus dan ada meja yang menghadap
antara meja satu dengan meja lainnya.
Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
Di SMK PGRI 3 Malang yang menerapkan tata ruang terbuka adalah
ruangan guru.Untuk itu penyusunan meja digunakan menjadi berbaris-baris
dan menghadap pada satu arah.
Diantara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para
pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya
120 cm. Lorong-lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat
berdasarkan perhitungan bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm
sehingga lorong tersebut dapat dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu
berpapasan, sedang perhitungan lorong yang 80 cm didasarkan pada tebal tubuh
seseorang yang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau lorong itu dipakai untuk
berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.
Di SMK PGRI 3 Malang pada ruangan guru tidak menyediakan lorong utama
di tengah ruangan.Jadi lorong utama berada di sisi kiri dan sisi kanan
ruangan. Sedangkan di ruangan TU, dikarenakan ruangannya sempit makan
sangat tidak mungkin menerapkan lorong tengah sehingga lorong kosong
adalah di bagian depan ketika hendak masuk ke ruangan TU tersebut. Karena
di ruang kesiswaan banyak memadukan berbagai urusan pekerjaan maka
jalan utama berada di tengah-tengah dan sesuai dengan pintu masuk depan
dan pintu masuk belakang.
Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk
duduk pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang
memakai meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan ;luas lantai sekitar 3½ m2.
jadi ruang seluas 5 x 5 m (25 m2) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.
Pada ruangan guru, jarak antara baris meja satu dengan meja lainnya sangat
dekat sehingga akan memungkinkan untuk untuk saling mengobrol dan
pekerjaan antara guru satu dengan guru yang lain akan terganggu karena
jarak tersebut tidak sesuai dengan tata letak ruang yang baik. Pada ruangan
TU meja-meja yang berdekatan tidak menganggu aktifitas kerja satu dengan
yang lain.
10
Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para
pegawainya. Di satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan
mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui
pejabat pimpinan.
Di SMK PGRI 3 Malang, ruangan pimpinan memiliki ruangannya tersendiri
sehingga kemungkinan para pegawai untuk ingin mengetahui siapa yang
ditemui pimpinan kecil. Namun di sisi lain pada ruangan pimpinan ini
memiliki pintu khusus meunuju ruang TU sehingga kepala sekolah dengan
mudah mengawasi pegawainya.
Pada dasarnya, dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya
memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan lainnya.
2. Sifat pekerjaan.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan
kerja dalam suatu kantor. Untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu ada
beberapa pedoman sebagai berikut :
1. Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik
hendaknya ditaruh di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa
mengganggu satuan-satuan lainnya. Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di
ruang terdepan gedung yang bersangkutan. Apabila tidak memungkinkan, maka
dapat dibuat alternatif dengan membuatkan papan petunjuk yang akan membawa
publik ke bagian itu. Hal itu akan mengurangi gangguan publik terhadap
pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
Di SMK PGRI 3 Malang pelayanan publik seperti bagian penerimaan
tamu dan pengurusan perijinan siswa diletakkan sangat mudah
dijangkau orang-orang yang datang. Untuk pengurusan surat
perijinan masuk melalui pintu masuk depan yang dimana ruangannya
terhubung dengan ruang kesiswaan. Sedangkan ruangan administrasi,
dapat dijangkau dengan mudah ketika tamu yang datang masuk ke
area sekolah dengan mengikuti arahan petunjuk dari satpam.
2. Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya
dikelompokkan pada satu tempat. Pada gedung yang bertingkat-tingkat,
penempatan pada lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran
11
pekerjaan dan jarak terpendek dapat terjamin. Bagi publik keuntungan yang dapat
diambil yaitu mereka tidak perlu mondar-mandir atau naik-turun tangga jika
harus pergi dari satu bagian ke bagian lain.
SMK PGRI 3 Malang merupakan sekolah yang bertingkat sehingga
ruangan kantor yang ada di sekolah tersebut juga ada yang berada di
ruangan lantai atas yaitu ruangan guru. Ruangan guru tersebut
memiliki kelebihan ketika ditempatkan di lantai atas karena akan
memudahkan guru yang akan mengajar langsung satu lantai dengan
ruang kelas sehingga akan memudahkan langsung menuju kelas.
3. Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu
hendaknya diberi tempat di tengah-tengah sehingga satuan-satuan lain mudah
menghubunginya.
Ruangan ketatausahaan dan administrasi di SMK PGRI 3 Malang
ditempatkan di laantai bawah dan di tengah-tengah antara ruangan
kesiwaan dan ruang kepala sekolah sehingga alur kerja antara
pekerjaan tata usaha menjadi mudah.
4. Satuan yang pekerjaannya bersifat sangat gaduh hendaknya dijauhkan dari
satuan-satuan lainnya.
Pekerjaan yang bersifat gaduh adalah pekerjaan guru yang dimana di
SMK PGRI 3 Malang ini memiliki guru yang sangat banyak sehingga
ruangan ini ditempatkan di lantai atas dan tidak tergabung dengan
satu ruangan lainnya.
Setelah menelaah teori dan keadaan nyata di SMK PGRI 3 Malang ini dapat
disimpulkan bahawa perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang sudah
BAIK karena arus kerja ruangan satu dengan ruangan lain dapat mudah dilakukan.
B. Pembekalan Kantor
Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang
ada sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang dapat mempermudah
pekerjaan kantnor, tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai tak mungkin ada
hasil kantor yang baik. Berikut macam-macam perbekalan kantor yang terdapat di
SMK PGRI 3 Malang diantaranya :
1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala
12
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil
kerja kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Berikut perabot kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang :
a. Almari arsip
b. Filling Cabinet
c. Kursi Kantor
d. Etalase
e. Meja Resepsionis
f. Etalase Piala
g. Laci Guru
h. Laci Guru
i. Meja Komputer
j. Kursi Komputer
k. Lemari Obat
2. Peralatan kantor adalah Istilah yang mengacu kepada semua peralatan dan
perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor. Apabila dirinci peralatan /
perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi :
a. Barang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali
atau tidak tahan lama. Berikut peralatan kantor (barang habis pakai) yang ada
di SMK PGRI 3 Malang :
1) Tinta Stempel
2) Klip atau Penjepit Kertas
3) Stopmap
4) Kertas
5) Amplop
6) Tipe X
7) Lem
8) Spidol
9) Bollpoint
10) Stabilo
b. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai
berulang kali atau tahan lama. Berikut peralatan kantor (barang tidak habis
pakai) yang ada di SMK PGRI 3 Malang :
1) Perforator
13
2) Odner
3) Stapler
4) Stempel
5) Gunting
6) Cutter
7) Penggaris
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor. Berikut mesin kantor yang terdapat di SMK PGRI 3
Malang :
a. Komputer
b. Printer
c. Scanner
d. Telepon
e. Mesin Fotocopy
4. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Berikut Interior kantor
yang ada di SMK PGRI 3 Malang :
a. Vas Bunga
b. Taplak Meja
c. Kalender
d. Jam Dinding
e. Gordyan
f. Lukisan
g. Karpet
5. Media komunikasi kantor yaitu semua media yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Berikut
Media komunikasi kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang :
a. Telepon
b. Faximile
14
C. Bentuk Office Layout
Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout
rumah pribadi hanya melibatkan anggota di dalam rumah, tetapi layout kantor
melibatkan pegawai yang banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani.
Oleh karena itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar
kedalam 4 bagian, yaitu :
1. Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan
penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau
ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).
2. Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor
dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh
tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.
3. Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor
yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan
alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan
menyenangkan.
4. Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang
kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu idang
bagian subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.
Bentuk tata ruang kantor yang digunakan SMK PGRI 3 Malang ini beragam.
Berikut ini dijelaskan detail dari benutk masing-masing ruang:
1. Ruang Kepala Sekolah
15
Ruang kepala sekolah merupakan bagian terdepan dari lingkungan
sekolah setelah memasuki ruang PPDB, berada pada sayap kiri bangunan dengan
ukuran 3 x 9 m. Memiliki kamar mandi tersendiri.
Ruang Kerja Kepala sekolah terbagi menjadi dua bagian yang dipisahkan
oleh almari piala. Pada bagian depan adalah ruang tamu dengan 2 set kursi tamu
standart yang digabungkan menjadi satu, serta meja biro yang menjadi tempat
utama kepala sekolah dalam mengelola sekolah.
Ruang kepala sekolah bersifat ruangan khusus atau ruangan pribadi
dengan artian terpisah dengan ruangan karyawan lainnya agar kepala sekolah
mendapatkan ketenangan dan terhindar dari kebisingan.
2. Ruang Kesiswaan
SMK PGRI 3 Malang meiliki ruang kesiswaan yang terbagi dalam
beberapa bagian yaitu bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir
saat KBM berlangsung, ruang bimbingan konseling (BK), ruang UKS dan ruang
kabag kesiswaan.
Berikut ini penjelasan bentuk-bentuk dari ruang kesiswaan:
a. Ruang perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM
Ruang perijina ini berbentuk terbuka sehingga semua kegaiatan/ pekerjaan
dilaksanakan serta diproses dalam satu ruangan besar terbuka yang tidak ada
16
pemisah anatara satu proses dengan proses berikutnya sehingga memudahkan
para karyawan maupun peserta didik.
b. Ruang UKS
SMK PGRI 3 Malang meiliki ruang UKS yang berbentuk tertutup agar
ruangan tidak terlalu gaduh dan tidak terganggu oleh tamu bagian yang lain
sehingga siapapun yang sedang sakit akan bisa beristirahat dengan nyaman
tanpa harus merasa bising.
17
c. Ruang Bimbingan Konseling (BK)
Ruang BK ini memiliki bentuk ruang semi tertutup karena ruang BK sendiri
meiliki fungsi untuk membantu para peserta didik menyelesaikan masalah
sehingga ruang ini harus bersifat pribadi agar peserta didik merasa nyaman
jika akan menyampaikan masalah yang mereka alami dengan guru BK.
3. Ruang Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB)
18
SMK PGRI 3 Malang ini memilik ruang PPDB yang berbentuk terbuka (Open
Plan Office) karena didalam proses penerimaan peserta didik bertujuan untuk
menjamin penerimaan peserta didik berjalan secara objektif, akuntabel,
transparan, dan tanpa diskriminasi sehingga membutuhkan ruangan yang terbuka
untuk menjamin jalannya proses penerimaan peserta didik tersebut dengan baik
dan sesuai dengan prosedur sekolah.
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan kerja yang didalamnya terdapat
banyak karyawan maupun divisi kerja yang tidak dipisahkan oleh pembatas
apapun sehingga ruang kerja terlihat cukup luas. Ruang kerja seperti ini biasanya
karyawan dapat menempati satu meja khusus dan bisa juga dalam satu meja bisa
ditempati oleh beberapa karyawan sekaligus.
Menggunakan tata ruang kantor yang terbuka memiliki beberapa
keuntungan dan kerugian. Keuntungan jika menggunakan tata ruang kantor ini
diantaranya adalah:
Pimpinan lebih mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja masing-
msing karyawan;
mempermudah pengaturan cahaya karena dalam satu ruang tidak
membutuhkan penerangan yang banyak sebagaimana tata ruang kantor
tertutup;
Sirkulasi udara bisa lebih baik dan dapat diatur dengan mudah karena tidak
terlalu banyak sekat maupun tembok permanen;
Dekorasi kantor bisa dibuat dengan mudah karena tidak terlalu banyak
pernak-pernik yang dibutuhkan;
Lebih fleksibel jika suatu saat dibutuhkan perubhan tata ruang;
Komunikasi antar karyawan bisa lebih mudah karena tidak ada pembatas;
dapat dilakukan penyeragaman kerja dan mempermudah dalam pembagian
peralatan kerja;
lebih menghemat biaya, dan lain-lain
Meskipun tata ruang kantor terbuka memiliki banyak kelebihan dan
keuntungannya, namun dengan tata ruang ini juga memiliki beberapa kerugian,
diantaranya adalah :
Para karyawan lebih sulit untuk focus dalam melakukan pekerjaannya;
19
suasana kerja berpotensi gaduh dan bising karena masing-masing orang
bisa ngobrol dan bersendau gurau;
Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas;
Kerahasiaan pekerjaan tidak terjamin karena masing-masing orang dapat
memantau pekerjaan orang lain;
kondisi kantor bisa terlihat kurang rapi jika banyak tumpukan berkas yang
tidak ditata dengan baik.
4. Ruang Administrasi dan TU
20
SMK PGRI 3 Malang meiliki bentuk ruang gabungan yaitu terbuka dan tertutup.
Bagian yang terbuka berfungsi untuk penerimaan tamu saat akan melakukan
pengadministrasian sedangkan yang tertutupndigunakan sebagai ruang
pengelolahan keungan oleh karena itu memperlukan ruangan yang tertutup agar
kerahasiaannya terjaga.
D. Teknik Tata Letak
Tata ruang yang digunakan di kantor SMK PGRI 3 Malang ini adalah tata
ruang yang tepisah-pisah. Berikut ini adalah pembagian ruang kantor di SMK PGRI 3
Malang:
1. Ruang Kepala Sekolah
Ruang Kepala Sekolah dibuat terpisah dengan ruang kerja pegawai lainnya,
ruang kepala sekolah di SMK PGRI 3 ini luas dan nyaman, jauh dari
kegaduhan. Di ruang Kepala Sekolah ini juga terdapat pintu penghubung ke
Tata Usaha. Penataan perabot dan perangkat kerja yang ada di ruang kepala
sekolah tersebut antara lain:
d. Meja kerja Kepala Sekolah diletakkan di belakang ruangan , yang
dilengkapi dengan :
1) Satu Unit Komputer
2) Kalender
3) Berkas-berkas
4) Telepon
b. Di depan meja Kepala Sekolah terdapat dua kursi, dan satu kursi untuk
kepala sekolah
c. Di depan meja Kepala Sekolah terdapat dua meja tamu beserta kursi
untuk tamu, dilengkapi dengan minuman dan jajanan untuk tamu dan
terdapat vas bunga yang indah
21
d. Di belakang meja Kepala Sekolah bagian samping kiri terdapat satu
lemari
e. Disamping kiri lemari terdapat toilet serta tempat sampah
f. Perabot lain Kepala Sekolah ini yaitu terdapat bendera, garuda, dan foto
Presiden serta Wakil Presiden serta Piagam-piagam yang dipasang di
dinding tembok.
2. Ruang Kesiswaan
Ruang kesiswaan terdiri dari beberapa bagian pekerjaan yakni bagian
perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM, ruang
bimbingan konseling, UKS dan ruang kabag kesiswaan.
a. Ruang bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat
KBM
Ruang perijinan ini terletak di paling depan antara UKS dan BK, di
ruang bagian perijinan ini terdapat meja memanjang dan didepannya
terdapat satu kursi serta satu kursi untuk pekerja. Di meja tersebut
dilengkapi dengan satu buah komputer, satu buah printer, telepon,
kalender, dll.Di belakang meja terdapat tanaman yang menghiasi
ruangan tersebut. Kemudian di depan meja perijinan tersebut juga
terdapat tiga kursi yang disusun memanjang untuk para tamu yang
bersangkutan. Di bagian kanan pintu masuk terdapat meja yang
dilengkapi dengan satu buah komputer, berkas, dll, serta terdapat dua
kursi.Disamping meja tersebut juga terdapat tanaman hias dan kalender
di dinding.
22
b. Ruang UKS
Ruang UKS terletak di dekat ruang BK, di ruang UKS terdapat satu meja
yang dilengkapi berkas-berkas serta di lengkapi dengan satu kursi yang
berada di depan dan satu kursi untuk pekerja. Dibelakang meja terdapat
tiga lemari yang satunya untuk alat-alat yang digunakan di
UKS.Kemudian di samping kanan terdapat tempat cuci tangan dan
lemari. Di depan meja bagian kanan terdapat lemari besar untuk obat-
obatan. Di samping kiri ruang tersebut terdapat ruang UKS yang berisi
satu tempat tidur.
c. Ruang Bimbingan dan Konseling
Ruang BK ini didalamnya terdapat tiga bagian untuk menangani setiap
permasalahan peserta didik, di bagian paling depan terdapat satu meja
yang dilengkapi satu buah computer, berkas-berkas serta dua kursi
didepannya dan satu kursi untuk pekerja, di belakang meja terdapat
lemari untuk penyimpanan berkas. Kemudian disamping kiri terdapat
23
tiga ruang yang masing-masing dilengkapi satu meja bundar yang
letaknya di tengah beserta kursi. Disebelah kanan terdapat toilet.
3. Ruang PPDB
Ruang PPDB ini terletak di dekat pintu masuk SMK PGRI 3 Malang,
dan terletak di dekat ruang Kesiswaan, di ruang PPDB ini terdapat 3 meja,
dimana dua meja diletakkan di belakang secara berjajar yang di lengkapi
dengan masing-masing dua kursi yang diletakkan di depan meja dan satu
kursi untuk pekerja. Di belakang meja bagian samping kiri terdapat lemari
besar untuk menyimpan berkas-berkas dan diatasnya ada TV. Di depan dua
meja bagian kiri juga terdapat lemari dan tempat untuk meletakkan koran.
Kemudian di bagian depan sebelah kanan terdapat meja yang diletakkan
secara menyamping dan dilengkapi dua kursi panjang dan di atur dengan
rapi, dibagian dsamping meja tersebut juga terdapat tanaman hias yang
memperindah ruangan. Di ruang PPDB ini juga terdapat ruang cek fisik yang
terletak di pojok belakang.
24
Kemudian sebelah kiri ruangan ini terdapat ruangan untuk pendaftaran
peserta didik baru.Di ruangan ini terdapat 5 meja.empat meja diletakkan
secara sejajar di bagian belakang dan satu meja diletakkan di depan, masing
masing meja dilengkapi dengan satu kursi masing masing. Dimeja tersebut
juga dilengkapi dengan satu buah laptop, odner, dll.
4. Ruang Administrasi dan TU
Ruang administrasi dan TU ini terletak di lantai bawah paling depan
dan mudah di kunjungi oleh tamu, di bagian administrasi ini di susun seperti
di bank, dimana terdapat meja memanjang seperti bank dan terdapat kursi
tunggu seperti kursi di bank, sehingga tamu akan merasa nyaman saat berada
di ruangan tersebut. Meja berbentuk panjang dan tinggi, di sebelah kanan
meja agak rendah, dan meja tersebut menyatu. Di belakang meja panjang
25
yang tinggi terdapat dua kursi untuk pekerja dan di meja agak rendah
terdapat satu kursi di belakangnya dan dua kursi di depan meja tersebut. Di
bagian dinding belakang meja terdapat hiasan-hiasan yang diletakkan secara
rapi dan teratur untuk memperindah ruangan. Di depan meja bagian kiri
terdapat brosur sekolah. Kursi tunggu berjumlah 3 memanjang yang masing-
masing dapat di isi tiga orang. Kursi diletakkan secara horizontal dan
beraturan. Kemudian di bagian kiri juga terdapat lemari besar untuk tempat
piala penghargaan. Di samping lemari piala penghargaan terdapat lemari
tempat formulir. Kemudian terdapat kalender yang ditempelkan di tembok
ruang administrasi.
Kemudian di samping kiri terdapat TU yang di sekat oleh kaca. Di
ruangan tersebut terdapat 5 meja. Dua meja diletakkan di paling belakang
dan dua meja diletakkan di samping kanan secara vertikal, dan satu meja
untuk bendahara diletakkan di depan. Masing masing meja dilengkapi satu
kursi untuk pekerja. Di meja tersebut terdapat satu buah komputer dan
printer, berkas-berkas dll. Di ruangan ini terdapat juga 6 lemari, dua lemari
diletakkan di belakang, satu lemari di letakkan di samping kiri, dan tiga
lemari di letakkan di samping kanan. Lemari diletakkan secara rapi sehingga
ruangan terlihat agak luas.
Tata letak kantor di SMK PGRI 3 malang ini menurut kelompok kami sudah
CUKUP, tetapi juga masih terdapat sedikit kekurangan. di dalam pedoman
dalam menentukan letak terdapat :
1. Unit kerja yang bersifat gadung hendaknya dijauhkan dari unit yang lain.
Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan pedoman tersebut, dimana
ruangan yang bersifat gaduh dijauhkan dari unit yang lainnya, contoh:
ruang guru biasanya agak bersifat gaduh, disini ruang guru terletak di
lantai dua, kemudian ruang pimpinan juga teletak di lantai satu yang jauh
dari kegaduhan.
2. Unit-unit pekerjaannya berhubungan erat dikelompokan di satu tempat
Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan hal tersebut, dimana ruang
TU dan administrasi dijadikan satu, tetapi juga ada ruangan yang tidak
berkaitan dimana ruang uks digabungkan dengan ruang BK dan ruang
bagian perijinan untuk memproses siswa yang tidak hadir saat KBM,
26
seharusnya ruang UKS dipisahkan karena jika ada yang sakit tidak
terganggu.
3. Unit-unit yang tugas pekerjaannya khusus melayani public hendaknya
diletakkan di tempat yang mudah didatangi publik.
Di SMK PGRI 3 Malang ini sudah menerapkan hal tersebut, dimana
ruangan TU dan administrasi terletak di lantai bawah paling depan
sehingga mudah di kunjungi oleh tamu.
Kemudian di SMK PGRI 3 Malang ini juga sudah menerapakan asas-
asas tata ruang, di SMK PGRI 3 Malang sudah merapkan asas rangkaian
kerja, dimana dalam menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor
menurut rangkaian dan sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
Asas penggunaan segenap ruangan, di SMK PGRI 3 Malang sudah
mempergunakan semaksimal mungkin ruangan yang ada sehingga tidak
ada ruangan yang dibiarkan tidak terpakai. Asas integrasi kegiatan, di
SMK PGRI 3 Malang tata ruang dan peralatan kantor telah disesuaikan
dengan fungsi ruang yang digunakan.
Dalam menyususn ruangan kantor, sekolah ini sudah termasuk
mencapai tata kantor yang baik, seperti bendahara di sekolah ini diletakkan
di pojok dan diperhatikan keamannannya. Pegawai yang banyak
berhubungan dengan publik ditempatkan dekat pintu. Lemari atau
perlengkapan juga ditempatkan dekat dengan pegawai yang sering
menggunakan. Lemari yang berat atau peti besi diletakkan menempel pada
dingding, sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatan.
E. Pendukung Office Layout
Beberapa hal penting yang mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan
perkantoran atau tata usaha perkantoran, yaitu: cahaya penerangan, warna, udara,
suara/musik, dekorasi, dan kebersihan.
1. Cahaya Penerangan
Di SMK 3 PGRI Malang cahaya penerangannya menggunakan jenis cahaya
langsung dan cahaya setengah langsung. Cahaya yang dipancarkan oleh sumber
penerangan arahnya langsung dan tidak langsung ke bidang yang di terangi dan
sebagian dipancarkan ke arah lain. Jika cahaya kurang maka di setiap ruangan
27
terdapat lampu yang cukup untuk menerangi ruangan tersebut.Namun di SMK 3
PGRI pintunya menggunakan kaca tembus pandang sehingga memudahkan
cahaya matahari untuk masuk.Seperti ruangan kepala sekolah, ruang tata usaha
dan administrasi, ruang kesiswaan, ruang UKS, ruang bimbingan dan konseling,
dan ruangan penerimaan peserta didik baru. Bukan hanya pintu saja yang dari
kaca saja, namun juga dinding-dinding penyekat antar ruangan atau dinding
depan ruangan juga terbuat dari kaca. Seperti ruang kepala sekolah dinding
depannya menggunakan kaca trasnparan, ruang tata usaha dan administrasi
terdapat penyekat dari kaca dan pintunya juga dari kaca, ruang kesiswaan
digabung dengan ruang UKS dan ruang bimbingan konseling itu terdapat
penyekat dari kaca dan bagian dinding belakang ruangan tersebut juga terbuat
dari kaca sehingga memudahkan cahaya matahari langsung masuk tanpa
memerlukan penerangan dari lampu, dan ruang penerimaan peserta didik juga
dinding belakangnya terbuat dari kaca transpar
2. Udara
Ruangan segar apabila didalamnya terjadi sirkulasi udara yang berkelanjutan.
Pertukaran udara yang cukup terutama dalam ruangan kerja sangat diperlukan.
Pertukaran udara yang cukup ini akan menyebabkan kesegaran fisik dari pegawai.
Di SMK 3 PGRI Malang setiap ruang menggunakan Air Conditioning (AC)
dan terdapat jendela untuk beberapa ruangan. Dengan begitu setiap kantor akan
dapat membantu pertukaran udara secara lancar, sehingga para pegawai diruang
kerjanya tetap medapat udara yang segar dan nyaman.
3. Suara / Musik
Suasana ruang kantor yang gaduh jarang disebut sebagai kantor efisien karena
tidak menyenangkan dan menimbulkan kekacauan. Bunyi gaduh, ribut, bising,
dan ramai akan mengganggu konsentrasi kerja pegawai. Pengaruh suara yang
bising dalam jangka waktu tertentu bisa membuat orang menjadi sangat lelah dan
lekas marah.
Di SMK 3 PGRI Malang suasana lingkungan sekolah sangat tenang, karena
sekolah tersebut jauh dari jalan raya besar dan siswanya yang tertib dengan
peraturan sekolah, sehingga tidak menimbulkan kebisingan diantara ruang kantor.
Hal ini juga disebabkan karena ruangan kantor kedap suara.
28
4. Dekorasi
Dekorasi memegang peranan penting untuk menciptakan suasana yang diinginkan
oleh pegawai.
a. Ruang Kepala Sekolah
Terdapat Dekorasi :
1) Meja Kepala Sekolah
2) Kurasi Kepala Sekolah
3) Meja Tamu
4) Sofa Tamu
5) Jam Dinding
6) Bendera
7) Gambar Presiden dan Wakil Presiden
8) Gambar Garuda
9) Piagam Penghargaan
10) Lemari Berkas
11) Gorden untuk Menutupi Kaca Dinding di Ruang Kepala Sekolah
12) Terdapat Vas Bunga Plastik di Meja Kepala Sekolah dan Meja Tamu
13) Dinding Rotan Sebagai Penutup Toilet Kepala Sekolah
14) Tempat Sampah
b. Ruang Kesiswaan
1) Meja Informasi
2) Kursi
3) Dinding dengan Tulisan “SKARIGA”
4) Kursi-kursi Tunggu
5) Lemari Berkas untuk Menyimpan Dokumen Kesiswaan
6) Gambar Presiden dan Wakil Presiden
7) Gambar Garuda
8) Jam Dinding
9) TV
10) Ada Beberapa Tanaman Hias Diisi Ruangan Kesiswaan
c. Ruang UKS
1) Meja
29
2) Kursi
3) Lemari Obat
4) Tempat Cuci tangan (Westafel)
5) Cermin
6) Tanaman Hias
7) Tanaman Hidup
8) Beberapa Ordner Diatas Meja Untuk Menyimpan Dokumen
9) Jam Dinding
10) Tempat Tidur
11) Poster Tata Cara Cuci Tangan
d. Ruang Bimbingan dan Konseling
1) Meja
2) Kursi
3) Lemari
4) Jam Dinding
e. Ruang Penerimaan Peserta Didik Baru
1) Meja
2) Kursi
3) Poster Iklan untuk Menarik Minat Peserta Didik Baru
4) Jam Dinding
f. Ruang Administrasi dan Tata Usaha
1) Tempat Duduk Tunggu
2) TV
3) Lemari Piala
4) Hiasan Dinding
5) Meja Resepsionis
6) Jam Dinding
7) Piagam Penghargaan
8) Lemari
9) Odner Diatas Meja Resepsionis
10) Poster Tata Cara Pembayaran SPP
11) Tempat Sampah
12) Tanaman Hias
30
5. Kebersihan
Keadaan kantor yang bersih dan rapi tidak hnya mendukung kesehatan dan
kesejahteraan umum pegawai, tetapi juga kerapia dan keakuran pekerjaa. Para
ppegawai yang bekerja di SMK 3 PGRI Malang yang bersih dan rapi akan
terbiasa rapi dan akhirnya bangga dengan keakuratan serta penampilan pekerjaan
mereka.
Di SMK 3 PGRI Malang memiliki office boy/girl sebagai pekerja bersih-
bersih disetiap ruangan yang selalu terjaga kebersihannya.Dan juga setiap
ruangan memiliki bak sampah agar tidak ada sampah yang berceceran dilantai
dan juga memudahkan petugas kebersihan dalam melaksanakan
pekerjaannya.Sebagai kerapian ruang, setiap ruang terdapar lemari rak untuk
menyimpan berkas-berkas atau dokumen yang sesuai dengan kebutuhannya. Jadi
setiap ingin mencari dokumen yang diperlukan maka akan mudah untuk dicari.
6. Keamanan
Sekolah memerlukan keamanan, baik untuk menjaga barang-barang fisik
maupun keamana informasi (dokumen dan arsip) yang penting.Jadi semakin
penting segala sesuatu yang berharga bagi sekolah maka semakin tinggi pula
keamanannya untuk dijaga.
SMK 3 PGRI Malang memiliki petugas keamanan (satpam) sebagai penjaga
dilingkungan sekolah tersebut.Di ruang petugas keamana tersebut juga terdapat
CCTV agar mempermudah petugas keamanan dalam memantau kondisi di sekitar
SMK 3 PGRI Malang.Petugas keamanan juga memberikan arahan kepada tamu
yang datang ke SMK 3 PGRI Malang harus kemana tamu tersebut memiliki
keperluan.
31
BAB III
A. Kesimpulan
1. Kesimpulan Hasil Observasi Tata Ruang
Setelah melakukan observasi dan analisis secara komprehensif mengenai tata
letak kantor di SMK PGRI 3 Malang dapat disimpulkan bahwa keseluruhan
pengaturan kantor sudah baik dan cukup sesuai untuk menunjang pelayanan
prima. Perencanaan tata ruang kantor di SMK PGRI 3 Malang menggunakan
system kesesuaian pekerjaan yang dimana kantor-kantor yang ada di sekolah
tersebut dipisah menjadi beberapa bagian yang terdiri dari ruang kepala sekolah,
ruang guru, ruang administrasi dan Tata Usaha (TU), ruang kesiswaan dan ruang
Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB). Terkait perencanaan yang berorientasi
pada alur kerja yang sistematis maka ruang kepala sekolah yang awalnya berada
di samping ruang administrasi akan lebih efektif jika dipindah ke belakang ruang
administrasi dan ruang resepcionist untuk memudahkan dalam melakukan
pengawasan.
Setiap ruang kantor yang ada di SMK PGRI 3 Malang dilengkapi dengan
perbekalan kantor yang berfungsi dengan baik serta membantu kegiatan kantor.
Hal tersebut juga berpengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan dalam bekerja.
Perbelakan kantor yang ada meliputi perabot kantor, peralatan kantor, mesin-
mesin kantor, interior kantor, dan media komunikasi.
Teknik tata letak kantor di SMK PGRI 3 Malang dilakukan secara terpisah-
pisah dan semunaya ditata dengan baik menganut sistem efisiensi dan efektifitas
seoptimal mungkin. Seperti ruangan administrasi dan TU yang ditempatkan di
depan ruangan kepala sekolah akan lebih mudah melakukan koordinasi dan kepala
sekolahpun lebih mudah mengawasi para pegawai. Terkait hal tersebut, ada
ruangan yang secara efisiensi dianggap kurang memadai, yaitu UKS yang terletak
di lantai satu. UKS akan lebih efektif jika diletakkan di lantai dua mengingat
peserta didik banyak berada di lantai dua. Apabila ada siswa yang sakit, maka
akan cepat ditangani jika berada di lantai dua dibandingkan di lantai satu.
Bentuk-bentuk tata letak kantor di SMK PGRI 3 Malang memiliki konsep tata
ruang yang berbeda-beda dan atau bervariasi. Ruang kepala sekolah berkonsep
private atau khusus yang terpisah dari ruangan yang lain. Hal ini berbeda dengan
ruang penerimaan peserta didik baru yang besifat terbuka.Setiap ruang
32
disesuaikan dengan fungsi dan sifatnya, oleh karena itu sekolah memberlakukan
konsep yang berbeda-beda guna memberikan kepuasan bagi karyawan dan
menjaga ketertiban kerja.
Pendukung office layoutkantor di SMK PGRI 3 Malang yang berupa cahaya
penerangan, warna, udara, suara/music, dekorasi, dan kebersihan telah
terimplementasikan dengan baik untuk memberikan kenyamanan kerja maupun
penunjang gaya hidup kerja di kantor yang sehat.
2. Denah Tata Ruang Kantor
33
3. Denah Tata Ruang Kantor REVISI
34
35
36
37
38
39
40
B. Saran
Dalam mengelelola tata ruangkantor sekolah, alangkah lebih baiknya
memperhatikan asas dan prinsip tata ruang kantor, serta memperhatikan faktor-faktor
pendukung tata ruang kantor. Dengan begitu kualitas kantor bisa lebih ditingkatkan
lagi. Dalam menata tata letak kantor juga harus memperhatikan beberapa faktor yang
bersifat umum dan khusus.
Seperti Ruang Kepala Sekolah yang awalnya berada di samping Ruang
Administrasi dan TU akan lebih efektif apabila Ruang Kepala Sekolah tersebut
dipindah ke belakang Ruang Administrasi dan TU yang bertujuan agar Kepala
Sekolah bisa mengawasi kinerja Staff Administrasi dan TU. Selain itu para Staff
Administrasi dan TU juga bisa mudah berkoordinasi dengan Kepala Sekolah.Hanya
saja untuk Staff Administrasi dan TU bisa lebih menata lagi surat-surat dan berkas-
berkas agar ruangan tidak terasa sempit saat bekerja.
Mengenai Tata Ruang Kantor Sekolah SMK PGRI 3 Malang ini tidak ada
saran yang berarti, karena di dalam penataan hingga pendukung Office Layout nya
telah terimplementasi dengan baik.Hanya saja alangkah lebih baik jika setiap 2-3
tahun sekali di bagian Ruang Kesiswaan untuk mengindari timbulnya rasa bosan
diantara pegawai.Karena pada ruangan tersebut yang letak ruangannya bersambung
memanjang kebelakang antara Kesiswaan dan BK.
41
DAFTAR RUJUKAN
Zulkarnain, Wildan & Sumarsono, Raden Bambang. 2015. Manajemen Perkantoran
Profesional. Malang: Penerbit Gunung Samudera
42
LAMPIRAN