Handleiding Omgevingsloket online - Rol lokale beheerder ... · 3 Leeswijzer Houd bij het gebruik van deze handleiding rekening met onderstaande aandachtspunten: • Deze handleiding

Handleiding Omgevingsloket online

Rol lokale beheerder

Versie 2.2

Handleiding Omgevingsloket online

Rol lokale beheerder -

Handleiding Omgevingsloket online -

iii

Inhoud Welkom .................................................................................................... 1

Leeswijzer ................................................................................................. 3

Wijzigingen in deze versie ........................................................................... 5

Inleiding ................................................................................................... 7

Omgevingsloket online ............................................................................. 7

Gebruikersbeheer....................................................................................... 9

Rollen .................................................................................................... 9

Gebruikers toevoegen ............................................................................ 11

Gebruikergegevens wijzigen ................................................................... 13

Gebruikers verwijderen .......................................................................... 13

Externe adviesorganisaties beheren ......................................................... 14

Rechtenoverzicht ................................................................................... 16

Audit trail ............................................................................................. 19

Uitbesteding van diensten ...................................................................... 20

Organisatiebeheer .................................................................................... 23

Gebruikopties ....................................................................................... 23

Organisatiegegevens wijzigen ................................................................. 26

Vooroverleg toestaan ............................................................................. 28

Autorisatiecode toevoegen ..................................................................... 28

Gebruik van dossiermodule Omgevingsloket online .................................... 29

Aanvragen verzenden en ontvangen ........................................................ 29

Statusinformatie uitwisselen met Omgevingsloket online ............................ 31

Communicatie naar aanvrager via Omgevingsloket online .......................... 31

Stuurgegevens ........................................................................................ 33

Beheer lokale regels vergunningcheck ..................................................... 33

Instelparameter brandveilig gebruik ........................................................ 34

Beheer lokale vragen aanvraagformulier .................................................. 35

Foutmeldingen en storingen ...................................................................... 37

Foutmeldingen en oplossingen ................................................................ 37

Procedure bij storingen of fouten ............................................................. 40

Index ..................................................................................................... 41

1

Welkom Welkom bij Omgevingsloket online. Eén centrale voorziening waar burgers en bedrijven een omgevingsvergunning kunnen aanvragen en meldingen kunnen doen. Daarnaast kunnen alle overheden met Omgevingsloket online hun dienstverlening verbeteren en het werkproces vergemakkelijken. Omgevingsloket online biedt burgers en bedrijven:

• Informatie die helpt bij het oriënteren op de omgevingsvergunning en meldingen.

• De mogelijkheid om 24 uur per dag, digitaal, vanuit huis of kantoor een omgevingsvergunning aan te vragen of meldingen te doen via een eenvoudig formulier.

• Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online biedt overheden en adviseurs:

• De mogelijkheid om aanvragen en meldingen digitaal te ontvangen, te behandelen en uit te wisselen.

• Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online schrijft geen werkwijze voor, maar ondersteunt de diverse werkwijzen die bij het bevoegd gezag aanwezig zijn.

3

Leeswijzer Houd bij het gebruik van deze handleiding rekening met onderstaande aandachtspunten:

• Deze handleiding hoort bij Omgevingsloket online. Deze voorziening is gebaseerd op de Wabo die in 2010 wordt ingevoerd.

• Aan Omgevingsloket online wordt nog gewerkt. Deze handleiding is dus ook aan verandering onderhevig. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden van Omgevingsloket online versie 2.2. Zodra er wijzigingen plaatsvinden, wordt deze handleiding bijgewerkt.

• In deze handleiding wordt gesproken over rollen (bijvoorbeeld coördinator, behandelaar of baliemedewerker). Kort gezegd is een rol een taak. Een functie is een samengestelde taak. Deze rollen hoeven dus niet één-op-één overeen te komen met functies in de eigen organisatie. De rollen zijn puur bedoeld om aan te geven welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen krijgen. Zo kan een medewerker ook meerdere rollen hebben.

• Naast deze handleiding zijn er ook handleidingen voor de rollen baliemedewerker, coördinator, behandelaar en eReview. De handleiding voor de rol baliemedewerker beschrijft alle handelingen die een baliemedewerker kan verrichten namens, of ter ondersteuning van, de aanvrager. De handleiding voor de rol coördinator geeft inzicht in de wijze waarop Omgevingsloket online het vergunningverleningsproces en de behandeling van meldingen ondersteunt. De handleiding voor de rol behandelaar beschrijft welke handelingen een behandelaar kan verrichten bij het behandelen van een aanvraag. De handleiding voor eReview (ook wel bekend als de CAD-viewer) beschrijft de handelingen die met dat programma mogelijk worden gemaakt.

• Naast deze handleidingen is er een e-learningtool beschikbaar. Deze bestaat uit een korte introductie en verschillende modules waarin het hele proces van informatie, aanvraag en behandeling van de omgevingsvergunning wordt doorlopen. De e-learningtool is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning.

• Gebruik de Index om trefwoorden in deze handleiding te zoeken. • Daar waar beschrijvingen voor zowel een aanvraag als melding kunnen

gelden, mag voor aanvraag/aanvrager ook melding/melder gelezen worden.

• Tijdens het schrijven van deze handleiding bevatten sommige schermen in de applicatie nog de afkorting LVO. Voor de duidelijkheid is deze afkorting in de instructies behorend bij de afbeeldingen van deze schermen overgenomen.

• Of de check voor milieu en/of de mogelijkheid tot het doen van een milieumelding beschikbaar is, is afhankelijk van de omgeving waarin Omgevingsloket online wordt bekeken. In de handleiding wordt de gebruiker erop gewezen als de mogelijkheid bestaat dat de functie niet beschikbaar is.

5

Wijzigingen in deze versie Ten opzichte van de handleiding voor de vorige versie, zijn in deze handleiding de volgende onderwerpen aangepast:

• Gebruikersbeheer > Gebruikers toevoegen: De procedure voor het verstrekken van de inloggegevens is aan dit hoofdstuk toegevoegd.

• Gebruikersbeheer > Audit trail: Dit hoofdstuk is verplaatst van Stuurgegevens naar Gebruikersbeheer.

• Gebruikersbeheer > Uitbesteding van diensten: Naast een melding kan ook een enkelvoudige aanvraag voor milieu worden uitbesteed. Dit is opgenomen in dit hoofdstuk.

• Organisatiebeheer > Vergunningen en bekendmakingen publiceren: Dit onderdeel is komen te vervallen.

• Foutmeldingen en storingen > Foutmeldingen en oplossingen: Naast het bericht van een nieuwe aanvraag of melding, kan ook het bericht van aanvulling of advies nogmaals worden verstuurd.

7

Inleiding

Omgevingsloket online

De omgevingsvergunning Het ministerie van VROM werkt aan de modernisering van regels op het gebied van wonen, ruimte en milieu. Dit gebeurt door regels te schrappen en de administratieve lasten met ruim dertig procent te verminderen. Een onderdeel van de modernisering is het invoeren van de omgevingsvergunning (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Wabo). Dit is een geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. In totaal zijn circa 25 vergunningen gebundeld in de omgevingsvergunning. Het wordt mogelijk één vergunning aan te vragen voor alle werkzaamheden die samenhangen met het bouwen of verbouwen van een huis, vestigen van een bedrijf of instelling. Deze vergunning kan digitaal worden aangevraagd bij de gemeente en eventueel ook bij de provincie en een aantal departementen. Om een omgevingsvergunning te kunnen afgeven, digitale aanvragen in ontvangst te nemen en gebruik te maken van de ICT treffen VROM, het bevoegd gezag en de adviserende overheden allerlei voorbereidingen. Particulieren, bedrijven of instellingen die een melding of aanvraag willen indienen, starten het aanvraagproces bij het digitaal loket van een gemeente, provincie of andere bevoegde instantie. Van daaruit worden zij doorgelinkt naar Omgevingsloket online. Omgevingsloket online bestaat uit de volgende onderdelen:

• Vergunningcheck. Hiermee gaat de aanvrager na of hij verplicht is een omgevingsvergunning aan te vragen of een melding te doen.

• Aanvraagmodule. Hiermee stelt de aanvrager de aanvraag op. • Dossiermodule. Hierin verrichten medewerkers van het bevoegd gezag

hun werk. Deze module bestaat uit een aanvraagdossier en een behandeldossier.

Vergunningcheck De vergunningcheck voor particulieren, bedrijven en instellingen bestaat uit een vragenboom waarmee de aanvrager kan vaststellen of hij daadwerkelijk vergunnings- of meldingsplichtig is. Ook wordt op basis van de antwoorden duidelijk welk bevoegd gezag de aanvraag uiteindelijk zal behandelen.

Aanvraagmodule De aanvraagmodule bevat een aanvraagformulier dat wordt samengesteld op basis van de gegeven antwoorden in de vragenboom. De aanvrager geeft persoonlijke- of bedrijfsgegevens, gegevens over de te ondernemen werkzaamheden en over het object of de objecten (bijvoorbeeld de woning of de fabriek) waarop deze werkzaamheden betrekking hebben. Daarnaast heeft de aanvrager de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen.

Handleiding Omgevingsloket online - Rol lokale beheerder - Versie 2.2

8

Dossiermodule De dossiermodule wordt gebruikt voor het behandelen en uitwisselen van ingediende aanvragen en andere documenten door het bevoegd gezag (gemeente, provincie en adviseurs). Het gebruik van de dossiermodule is optioneel (afhankelijk van de reeds beschikbare ICT-kennis en -voorzieningen bij het bevoegd gezag). In de dossiermodule zijn beschikbaar:

• Een aanvraagdossier. • Een behandeldossier.

Aanvraagdossier Als een aanvrager een aanvraag opstelt, wordt een uniek aanvraagdossier aangemaakt. In dit aanvraagdossier kan de aanvrager de status van de aanvraag volgen. Ook kan de aanvrager hier aanvullende informatie of digitale bijlagen toevoegen (inclusief CAD-tekeningen). Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend in Omgevingsloket online, wordt de aanvraag verstuurd aan het bevoegd gezag. Naar keuze van het bevoegd gezag kan dit per e-mail of via webservices. Bijlagen worden niet verstuurd, maar blijven in het aanvraagdossier. Het bevoegd gezag heeft wel toegang tot deze bijlagen. Het bericht dat het bevoegd gezag van de aanvraag ontvangt, bevat hyperlinks naar de betreffende bijlagen in het aanvraagdossier en een PDF met de aanvraag.

Behandeldossier Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend, wordt ook een behandeldossier aangemaakt. Alleen gemeentes, provincies en betrokken adviseurs hebben toegang tot dit behandeldossier. Dit dossier bestaat uit de informatie uit het aanvraagdossier plus de informatie en documenten die gedurende de behandeling door of namens het bevoegd gezag toegevoegd zijn. Overheden en adviseurs kunnen aanvragen raadplegen en van commentaar voorzien. Bovendien kan men bouwtekeningen elektronisch bekijken en bewerken. Bevoegde gezaginstanties zijn niet verplicht het 'behandeldossier' te gebruiken voor het behandelen en uitwisselen van aanvragen met adviserende overheden. De aanvrager heeft geen toegang tot de stukken die het bevoegd gezag en adviseur uploaden in het behandeldossier in Omgevingsloket online. Nadat een dossier is gesloten, stuurt Omgevingsloket online een bericht aan het bevoegd gezag met het verzoek het dossier over te hevelen naar de eigen systemen van het bevoegd gezag.

9

Gebruikersbeheer

Rollen In deze handleiding wordt gesproken over rollen (bijvoorbeeld coördinator, behandelaar of baliemedewerker). Kort gezegd is een rol een taak. Een functie is een samengestelde taak. Deze rollen hoeven niet één-op-één overeen te komen met functies in de eigen organisatie. De rollen zijn puur bedoeld om aan te geven welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen krijgen. Zo kan een medewerker ook meerdere rollen hebben. De beheerder kan instellen welke rollen medewerkers kunnen vervullen. Het feit dat een medewerker een bepaalde rol kan vervullen betekent niet dat de medewerker op elk moment van de bij de rol behorende rechten gebruik kan maken. De rechten zijn afhankelijk van de rol waarin een medewerker betrokken is bij een specifieke aanvraag. Wanneer een coördinator een beoordeling aanvraagt, wordt de behandelaar waaraan dit wordt gevraagd een betrokkene bij de aanvraag. Op dat moment krijgt de behandelaar voor die specifieke aanvraag de rechten behorende bij de toegewezen rol. Aan de rollen zijn ook verschillende rechten verbonden voor het bewerkingsprogramma van de bijlagen (eReview). Voor het programma eReview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning, of te verkrijgen via de lokale beheerder. De medewerkers en hun organisatie in deze aanvraag zijn zichtbaar onder de tab 'Betrokkenen' op de overzichtspagina van een aanvraag.

Aanvrager / gemachtigde De aanvrager is degene die de aanvraag opstelt en indient. Een gemachtigde is een persoon die door de aanvrager gemachtigd is om de aanvraag op te stellen en in te dienen. Een persoon kan een aanvraag opstellen:

• Voor zichzelf. • Als vertegenwoordiger van een bedrijf of organisatie waar hij werkt. • Als gemachtigde voor een particulier. • Als gemachtigde voor een bedrijf of organisatie.

Het verschil tussen een vertegenwoordiger en een gemachtigde van een bedrijf of organisatie, is dat een vertegenwoordiger inlogt met de zakelijke DigiD van het bedrijf of de organisatie en een gemachtigde met zijn of haar eigen DigiD.


10

Baliemedewerker De baliemedewerker helpt de aanvrager bij het invoeren van de aanvraag. De baliemedewerker speelt dus een rol bij de aanvraag in de status 'Concept' en vervult geen verdere rol in de behandeling van de aanvraag. De baliemedewerker kan inloggen met zijn of haar eigen account of de aanvrager zelf laten inloggen met DigiD en vervolgens de volgende taken uitvoeren in Omgevingsloket online:

• Eventueel via de vragenboom een aanvraagformulier genereren, een leeg formulier printen en meegeven aan de aanvrager.

• Eventueel via de vragenboom een aanvraagformulier genereren, het aanvraagformulier in Omgevingsloket online klaarzetten voor de aanvrager.

• Een aanvraag van een collega overnemen om verder in te vullen. • Een papieren aanvraag digitaliseren. • Bestandsbijlagen uploaden. • Namens of met de aanvrager een aanvraag of check in Omgevingsloket

online invullen. De rol van baliemedewerker komt niet voor bij adviesorganisaties.

Coördinator De coördinator bekijkt de aanvragen die binnenkomen bij de centrale e-postbus van het bevoegd gezag. Afhankelijk van de omvang en structuur van de organisatie kunnen meerdere medewerkers coördinator zijn. De eerste stap bij een ingediende aanvraag is het toewijzen van een coördinator. Deze coördinator kan het bevoegd gezag wijzigen (als het gekozen bevoegd gezag onjuist is) of anders aanvragen toekennen aan zichzelf of andere coördinatoren. De coördinator heeft, in aanvulling op de taken en mogelijkheden van de behandelaar, de volgende taken en mogelijkheden:

• Is verantwoordelijk voor de bewaking van de juiste en tijdige behandeling van het proces.

• Kan op onderdeelniveau een of meerdere behandelaars toewijzen aan een specifieke taak.

• Kan overige documenten toevoegen en verwijderen.

Behandelaar De behandelaar kan:

• De aanvraag beoordelen op volledigheid en inhoud. • De binnengekomen stukken inzien. • Aantekeningen maken op een bijlage (in eReview) • Adviezen aanvragen bij adviseurs • Overige documenten toevoegen en verwijderen. • Beoordelingen invoeren wanneer een coördinator dit vraagt en

autoriseert.

Lokale beheerder Lokale beheerders worden door de landelijk beheerder per overheidsinstelling (gemeenten, provincies, rijk, waterschappen, milieudiensten en overige organisaties) ingevoerd en van rechten voorzien. Landelijke beheerders zijn de achtervang voor de lokale beheerders. Een lokale beheerder:

• Brengt wijzigingen in de instellingen van Omgevingsloket online aan. • Voert onder andere overige beheerders, baliemedewerkers, coördinatoren

en behandelaars in hun organisatie.

Gebruikersbeheer

11

• Is het eerste aanspreekpunt in het geval van foutmeldingen of storingen in Omgevingsloket online.

• Voert adviesorganisaties in en koppelt ze aan bevoegd gezag.

Landelijk beheerder De landelijk beheerder(s) vormen de achtervang voor de lokale beheerders en kunnen:

• Gebruikers en organisaties toevoegen, wijzigen en verwijderen aan Omgevingsloket online.

• Op verzoek van lokale beheerders assistentie verlenen door mee te kijken naar specifieke aanvragen en meldingen.

Apart vermelden wij de adviesorganisatie. Net zoals binnen het bevoegd gezag bestaan er binnen een adviesorganisatie ook weer rollen, zoals die van behandelaar, adviseur en coördinator.

Adviesorganisatie Een externe organisatie zoals een gemeente, provincie, ministerie, waterschap, milieudienst of andere overheidsinstantie kan optreden als wettelijk adviseur, zoals genoemd in de BOR.

• Een adviesorganisatie geeft advies aan een coördinator of behandelaar over bepaalde onderdelen van de aanvraag. Soms is dit zelfs wettelijk verplicht.

• Medewerkers van de adviesorganisatie kunnen alle gegevens van de betreffende aanvraag inzien. Alleen de toegewezen medewerker van de adviesorganisatie kan beoordelingsadviezen toevoegen door ze te uploaden in de Omgevingsloket online.

• Een adviesorganisatie kan een andere adviesorganisatie inschakelen.

Gebruikers toevoegen De landelijke beheerder voert de lokale beheerder in voor een bevoegd gezag. De lokale beheerder voegt vervolgens de gebruikers van zijn of haar organisatie toe.

Naamconventie gebruikersnaam De lokale beheerder van het bevoegd gezag:

• Is bevoegd om gebruikers toe te voegen in Omgevingsloket online. • Verstrekt de gebruiker (die bijvoorbeeld een rol heeft als behandelaar of

coördinator) een gebruikersnaam en een wachtwoord. • Is vrij in het kiezen van een wachtwoord • Is niet vrij in het kiezen van de gebruikersnaam. Voor de gebruikersnaam

geldt de volgende naamconventie:

organisatieID + naam/woord De organisatieID van de betreffende overheid is te vinden in Organisatiebeheer en bestaat uit een letter en 2 of 3 cijfers. Om de gebruikersnaam samen te stellen, wordt aan de organsatieID een naam of woord toegevoegd. Let op! Het is erg belangrijk dat er een wachtwoord wordt gekozen dat niet makkelijk te raden is. De naam van een partner of kind is geen 'sterk'


12

wachtwoord. Een combinatie van kleine letters, hoofdletters en cijfers, zoals 'MiN20vRoM09' is veiliger.

Voorbeeld: De organisatieID van Gemeente Aa is g675. De gebruikersnaam voor behandelaar Jansen van de gemeente Aa wordt dan: g675jansen. Het toevoegen van nieuwe gebruikers wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Gebruikersbeheer. Ga er vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met het beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Gebruikers' en klik op 'Gebruikersbeheer'. 5. Klik op de knop 'Gebruiker' toevoegen. 6. Vul de benodigde velden in (de velden met * aangegeven zijn verplicht in

te vullen). 7. Klik op de knop 'Opslaan'.

Gegevens aan gebruikers verstrekken Een lokale beheerder kan de inloggegevens aan een gebruiker e-mailen, maar er kan een veiligheidsrisico ontstaan wanneer een gebruikersnaam en wachtwoord per e-mail worden verstuurd. Het is veiliger om de volgende procedure te gebruiken. De gebruiker kan dan ook meteen een eigen wachtwoord kiezen.

1. Voeg een gebruiker toe zoals hierboven beschreven. 2. Stuur de gebruikersnaam naar het e-mailadres van de gebruiker voorzien

van de informatie zoals in de onderstaande voorbeeldinstructie: Geachte [naam medewerker],

Gebruikersbeheer

13

Er is een inlogaccount voor u aangemaakt voor Omgevingsloket online. Hiervan kunt u het wachtwoord aanpassen. Ga naar de inlogpagina voor het bevoegd gezag en klik op 'Wachtwoord vergeten?'. Vul dan de gebruikersnaam en het e-mailadres waarop u deze e-mail ontvangt in. Uw gebruikersnaam is: [aangemaakte gebruikersnaam] U krijgt een e-mail met een activeringscode en instructies om uw wachtwoord aan te passen. Kies een wachtwoord dat niet makkelijk te raden is en bij voorkeur zowel kleine als hoofdletters en getallen bevat. Voor vragen kunt u contact opnemen met ondergetekende.

Gebruikergegevens wijzigen Het wijzigen van medewerkergegevens wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Gebruikersbeheer. Ga er vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Gebruikers' en klik op 'Gebruikersbeheer'. 5. Selecteer de regel van de betreffende gebruiker. 6. Klik op de knop 'Gebruikersgegevens' inzien. 7. Wijzig de gegevens. 8. Klik op de knop 'Opslaan'.

Gebruikers verwijderen Het verwijderen van gebruikers wordt uitgevoerd in de Beheermodule van de Omgevingsloket online in het onderdeel Gebruikersbeheer. Ga er vanaf het beginscherm als volgt heen

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag.


14

2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Gebruikers' en klik op 'Gebruikersbeheer'. 5. Selecteer de gebruiker die verwijderd moet worden door deze aan te

vinken. 6. Klik op de knop 'Verwijderen'. Let op: de gebruiker wordt direct

verwijderd.

Zo lang een gebruiker betrokken is bij aanvragen, kan hij niet worden verwijderd. Gebruikers kunnen wel geblokkeerd worden. Kies dan voor 'Gebruikergegevens inzien' en kies bij 'Geblokkeerd' voor 'Ja'.

Externe adviesorganisaties beheren Voor alle adviserende organisaties geldt dat ze door de landelijke beheerder worden ingevoerd en beheerd. Adviesorganisaties op het niveau van rijk, provincie, gemeente, waterschap en milieudienst zijn direct in Omgevingsloket online beschikbaar. De landelijke beheerder voert ook de overige adviserende organisaties in. Vervolgens geven de lokale beheerders per bevoegd gezag aan met welke adviesorganisaties dat bevoegd gezag samenwerkt. In Omgevingsloket online heet dat "koppelen van adviesorganisaties".

Koppelen adviesorganisaties Adviesorganisaties zijn te koppelen via de beheermodule:

Kies in het onderdeel 'Relatiebeheer' voor 'Beheer Adviesorganisaties'. Dan verschijnt onderstaand scherm:

Gebruikersbeheer

15

In dit scherm zijn alle door de landelijke beheerder ingevoerde 'Overige adviserende organisaties' te zien.

1. Selecteer de aan de organisatie te koppelen adviesorganisatie(s) . 2. Klik vervolgens op 'Afronden'.

De adviesorganisaties die op deze manier zijn gekoppeld aan het bevoegd gezag, worden in de schermen van bijvoorbeeld de coördinator of behandelaar getoond voor het aanvragen van advies bij een vergunningaanvraag. In uitzonderingsgevallen kan een coördinator de volledige lijst van adviesorganisaties bekijken, maar in principe staan alle benodigde adviesorganisaties in de door de lokale beheerder gekoppelde lijst.


16

Rechtenoverzicht De mogelijkheden die gebruikers hebben bij het indienen of behandelen van een vergunningaanvraag wordt bepaald door de rol die zij hebben in de aanvraag. Bij iedere rol behoren andere rechten. Bij het opstellen en behandelen van een aanvraag komen de volgende rollen aan bod die in het rechtenoverzicht terugkomen:

• Aanvrager / gemachtigde. • Coördinator. • Behandelaar. • Baliemedewerker. • Adviseur.

Rechten Aanvrager/

gemachtigde

Coördinator Behandelaar Baliemede-

werker

Adviseur

Aanvulling aanvragen

X

Aanvulling indienen X X

Aanvraag/melding indienen

X X

Aanvraag/melding opstellen

X X

Aanvraag/melding verwijderen

X X

Aanvraag intrekken X X

Aanvraag naar baliemedewerker overdragen

X X

Aanvraag van baliemedewerker overnemen

X X

Aanvraag overnemen (tussen baliemedewerkers) **

X

Advies aanvragen X X* X*

Adviseur toewijzen X X* X*

Algemene gegevens wijzigen

X

Behandelaar toewijzen

X

Beoordeling aanvragen

X

Bericht in behandeling verzenden

X

Beschikking registeren

X

Beslissing aanhouden

X

Betrokkene inzien X X X* X X*

Betrokkene toevoegen

X X

Betrokkene verwijderen

X X

Bevoegd gezag wijzigen

X

Gebruikersbeheer

17

Rechten Aanvrager/

gemachtigde


werker

Adviseur

Bevoegd gezag wijzigen (voor zakelijke gebruikers)

X X

Bijlagen status wijzigen

X

Bijlagen toevoegen X X

Bijlagen verwijderen

X X

Bijlagen wijzigen X X

Coördinator toewijzen

X

Coördinator wijzigen

X

Document inzien X X* X*

Document omschrijving inzien

X X* X*

Document omschrijving wijzigen

X X* X*

Document toevoegen

X X X* X X*

Document verwijderen

X X X* X X*

Document wijzigen X X X* X X*

Dossier sluiten X

Gegevens aanvrager wijzigen

X X X

Gegevens gemachtigde wijzigen

X X

In behandeling nemen

X

Indieningsvereisten bepalen

X X

Locatie bepalen X X

Locatie inzien X X X* X X*

Locatie specificeren X X

Locatie wijzigen X X

Notitie inzien X X X* X X*

Notitie toevoegen X X X* X X*

Notitie verwijderen X X X* X X*

Notitie wijzigen X X X* X X*

Onderdeel inzien X X X* X X*

Onderdeel specificeren

X X

Onderdeel toevoegen

X X

Onderdeel verwijderen

X X

Onderdelen beoordelen

X X*

Overzicht aanmaken

X X X* X X*

Overleg met bevoegd gezag

X X


18

Rechten Aanvrager/

gemachtigde


werker

Adviseur

Overzicht verwijderen

X X X

Soorten onderdelen bepalen

X X

Soort procedure wijzigen

X

Volledigheid beoordelen

X X*

Verplichtingen bepalen

X X

Werkzaamheden inzien

X X X* X X*

Werkzaamheid toevoegen

X X

Werkzaamheden verwijderen

X X

*) Taak is beschikbaar in het geval de behandelaar of adviseur door het bevoegd gezag betrokken is gemaakt door middel van het aanvragen van een beoordeling of het aanvragen van advies. **) In principe heeft de baliemedewerker dezelfde rechten als een aanvrager/gemachtigde. Deze taak is expliciet beschikbaar voor de alleen de baliemedewerker. De volgende rollen worden in de matrix buiten beschouwing gelaten:

• Beheerder. Omdat hij, naast de leesrechten op aanvragen en meldingen, alleen rechten heeft om de beheerfuncties zoals beschreven in de handleiding uit te voeren.

• Betrokkene. Omdat hij alleen informatie kan inzien en toevoegen als hij/zij daarvoor expliciet is geautoriseerd.

• Publiek. Omdat zij hun informatie via het bevoegd gezag verkrijgen.

Gebruikersbeheer

19

Audit trail De audit trail is een handige functie die alle uitgevoerde acties met betrekking tot een aanvraag bijhoudt. De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, de datum en het tijdstip staan vermeld. Zo is makkelijk te zien wie bijvoorbeeld een bijlage heeft toegevoegd.

1. Ga naar 'De aanvragen'. 2. Selecteer de betreffende aanvraag. 3. Klik in het linkermenu op 'Audit trail'. 4. Zichtbaar is nu welke gebruiker op welke datum en tijdstip welke

handeling heeft uitgevoerd.

5. Door een auditregel te selecteren en vervolgens op de knop 'Auditregel inzien' te klikken, wordt meer gedetailleerde informatie zichtbaar.


20

Uitbesteding van diensten Met het uitbesteden van diensten wordt bedoeld dat (een deel van) de verantwoordelijkheid voor het verwerken en beoordelen van een aanvraag bij een andere partij dan het bevoegd gezag wordt uitbesteed.

Vormen van uitbesteding Wanneer het door gebrek aan expertise binnen de eigen organisatie niet mogelijk is om een aanvraag goed te beoordelen, zijn er de volgende mogelijkheden:

• Een externe persoon wordt ingehuurd. Deze krijgt een gebruikersaccount binnen het bevoegd gezag (zie Gebruikers toevoegen).

• Een externe organisatie wordt om advies gevraagd (zie Externe adviseurs beheren).

• De behandeling van de aanvraag wordt in zijn geheel uitbesteed aan een externe organisatie. Op dit moment is dit alleen mogelijk in het geval van:

• Meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit (beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt)

• Aanvragen voor een omgevingsvergunning waarin alleen een aanvraag voor het onderdeel 'Inrichting of mijnbouwwerk oprichten of veranderen (Milieu)' is opgenomen.

In de nabije toekomst wordt dit ook mogelijk voor andere onderdelen. Dit punt geldt niet voor adviesorganisaties.

Milieuaanvraag/melding in zijn geheel uitbesteden aan externe organisatie Bij iedere aanvraag/melding wordt bepaald wie het bevoegd gezag is en wie de uitvoerder. Meestal is de uitvoerder dezelfde als het bevoegd gezag, maar voor meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit (beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt) of aanvragen die alleen een milieu-onderdeel bevatten kan de lokale beheerder instellen dat deze bij een externe organisatie terechtkomen. Voor Omgevingsloket online geldt dat de lokale beheerder de uitvoering alleen aan een milieudienst kan uitbesteden. Hij kan dit op de volgende manieren instellen:

• Het bevoegd gezag krijgt geen notificatie van de aanvraag/melding als een externe organisatie uitvoerder is.

Gebruikersbeheer

21

• Het bevoegd gezag krijgt wel een notificatie van de aanvraag/melding als een externe organisatie uitvoerder is.

• Het bevoegd gezag krijgt wel een notificatie van van de aanvraag/melding als een externe organisatie uitvoerder is én het contact met de melder blijft via het bevoegd gezag lopen.

Zodra een aanvraag/melding wordt ingediend, wordt nagegaan of de uitvoering is uitbesteed. Als dit zo is, wordt het bericht van de aanvraag/melding automatisch naar de uitvoerder doorgestuurd. Het bevoegd gezag behoudt wel inzagerecht, maar de uitvoerder krijgt alle behandelrechten die normaalgesproken door het bevoegd gezag worden uitgeoefend. Indien in het kader van ondersteuning bij incidenten tijdelijk inzagerecht van de landelijk beheerder vereist is, kan alleen de lokale beheerder van de uitvoerder dit recht verlenen. Zie hiervoor de instructie onder het kopje 'Landelijke beheerder tijdelijk inzage geven' in het hoofdstuk 'Foutmeldingen en storingen' in deze handleiding. De aanvrager/melder ziet dat de uitvoering van de aanvraag/melding bij een andere uitvoerder dan het bevoegd gezag is uitbesteed, tenzij het bevoegd gezag kiest voor de instelling waarbij het contact met hen verloopt. Ook wanneer een aanvrager/melder een verzoek doet tot vooroverleg, zal op basis van de instellingen de uitvoerder en/of het bevoegd gezag genotificeerd worden.

Uitvoerder anders dan bevoegd gezag instellen Een uitvoerder anders dan het bevoegd gezag instellen, kan alleen gedaan worden door het bevoegd gezag zelf. Dit kan in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel 'Relatiebeheer'. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt naar toe:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Kies voor 'Beheer behandeldiensten' onder het onderdeel 'Relatiebeheer'. 5. Klik op de knop 'Gegevens toevoegen'. 6. Kies de gewenste optie.

7. Klik op 'Opslaan' om de gegevens te bewaren.

23

Organisatiebeheer

Gebruikopties Gemeenten, provincies, waterschappen en ministeries verkeren in verschillende ontwikkelingsstadia van automatisering. Dat betekent dat zij niet over gelijkwaardige voorzieningen beschikken. Om recht te doen aan alle betrokken overheidsorganisaties is gekozen om binnen Omgevingsloket online voor het behandeldossier drie gebruikopties voor het bevoegd gezag te implementeren. Onderstaande gebruikopties zijn in Omgevingsloket online in te stellen. De gebruikoptie wordt gekozen bij de implementatie van Omgevingsloket online. De gekozen gebruikoptie hangt wel samen met de overige instellingen die in de rest van dit hoofdstuk worden toegelicht.

Gebruikoptie 1 - volledige gebruikmaking van het behandeldossier Het bevoegd gezag maakt volledig gebruik van het behandeldossier.

Gebruikoptie 2 - combinatie van eigen mid- en backoffice en het behandeldossier Het bevoegd gezag heeft eigen systemen voor procesafhandeling en -sturing (workflow) en gebruikt het behandeldossier alleen voor opslag van gegevens. In dit geval vindt aanvullende dossiervorming (commentaar / adviezen van behandelaar en adviseurs) van bevoegd gezag ook via Omgevingsloket online plaats. Processen, zoals communicatie met adviseurs, vinden plaats via eigen systemen voor procesafhandeling en -sturing. Bij deze gebruikoptie is synchronisatie van de status in Omgevingsloket online met eigen systemen van belang.

Gebruikoptie 3 - volledig gebruik van eigen mid- en backoffice en geen gebruik van het behandeldossier Het bevoegd gezag beschikt over voldoende eigen mid- en backoffice systemen en maakt geen gebruik van het behandeldossier. In dit geval wordt het behandeldossier alleen als 'schaduwdossier' voor opslag van de aanvraaggegevens gebruikt. Bij deze gebruikoptie is synchronisatie van de status in Omgevingsloket online met eigen systemen van belang.

Samenwerking tussen aanvrager, bevoegd gezag en adviseur In de samenwerking tussen aanvrager, bevoegd gezag en adviseur zijn er, op basis van de drie gebruikopties, vijf samenwerkingsscenario's mogelijk voor uitwisseling van berichten en documenten. Momenteel worden samenwerkingsscenario 1 en 5 ondersteund in Omgevingsloket online.


24

De vijf samenwerkingsscenario's

1.

• Het bevoegd gezag en de adviseur

maken gebruik van het behandeldossier.

• Het aanvraag- en behandeldossier zijn in Omgevingsloket online beschikbaar.

• Alle berichten worden verzonden via e-mail.

2.


maken geen gebruik van het behandeldossier.

• Het aanvraagdossier is in Omgevingsloket online beschikbaar.

• Het behandeldossier bevindt zich op de eigen systemen van het bevoegd gezag.

• Alle berichten worden via Omgevingsloket online verzonden via SOAP/XML (StUF).

3.

• Het bevoegd gezag maakt geen

gebruik van het behandeldossier, de adviseur wel.

• Het aanvraagdossier is beschikbaar in Omgevingsloket online.


• Berichten tussen Omgevingsloket online en bevoegd gezag worden verzonden via SOAP/XML (StUF).

4.

• Het bevoegd gezag maakt gebruik

van het behandeldossier, de adviseur niet.

• Het aanvraag- en behandeldossier zijn in Omgevingsloket online beschikbaar.

• Berichten tussen Omgevingsloket online en adviseur worden verzonden via SOAP/XML (StUF).

• Berichten tussen Omgevingsloket online en bevoegd gezag worden verzonden via e-mail.

Organisatiebeheer

25

5.


maken geen gebruik van het behandeldossier.

• Het aanvraagdossier is beschikbaar in Omgevingsloket online.


• Berichten tussen Omgevingsloket online en bevoegd gezag worden verzonden via SOAP/XML (StUF).

• Berichten tussen bevoegd gezag en adviseur op basis van eigen afspraken.


26

Organisatiegegevens wijzigen Een aantal velden onder 'Organisatiebeheer' wordt aan de aanvrager getoond op het moment dat de aanvrager op een hulpknop klikt. Het is dus van belang dat de velden volledig en juist zijn ingevuld. Let op: kies voor het veld e-mailadres vergunning een specifiek e-mailadres voor vergunningverlening, bijvoorbeeld:

[email protected]

Voorbeeld voor gemeente Hoorn: [email protected] Organisatiegegevens van het bevoegd gezag of de adviseur, kunnen worden gewijzigd in de beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Organisatiebeheer. Vanaf het beginscherm gaat dat als volgt:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Organisatiegegevens' en klik op 'Organisatiebeheer'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Wijzig gegevens zoals telefoonnummer, contactpersoon of postadres. Het

Overheid Identificatie Nummer is niet verplicht. Het OIN wordt gebruikt in de communicatie via de Overheids Service Bus (OSB) en wordt ingevuld in de StUF-stuurgegevens.

Organisatiebeheer

27


28

Vooroverleg toestaan Een aanvrager kan na het aanmaken van een aanvraag ervoor kiezen om de aanvraag in te dienen of om de conceptaanvraag open te stellen voor vooroverleg. Het bevoegd gezag bepaalt zelf of vooroverleg is toegestaan. Of vooroverleg wel of niet is toegestaan, wordt bepaald in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Organisatiebeheer. Ga er vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Kies voor 'Organisatiebeheer' onder het onderdeel 'Organisatiegegevens'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar 'Vooroverleg toegestaan'. 7. Kies voor 'Toegestaan' of 'Niet toegestaan'.

Autorisatiecode toevoegen Een lokale beheerder kan instellen dat de aanvrager een autorisatiecode moet invullen om een aanvraag in te dienen.

1. Log in als lokale beheerder in de omgeving voor het bevoegd gezag. 2. Ga naar Organisatiegegevens. 3. Vul veld 'autorisatiecode' in met een gewenste code.

Hierdoor moeten aanvragers deze autorisatiecode invullen op moment van indienen. Aanpassen van de autorisatiecode kan op elk gewenst moment.

Organisatiebeheer

29

Om in te stellen dat aanvragen ingediend kunnen worden zonder autorisatiecode, volstaat het om het veld 'Autorisatiecode' weer leeg maken.

Gebruik van dossiermodule Omgevingsloket online Het bevoegd gezag en adviesorganisaties hebben de keuze om voor de behandeling van aanvragen gebruik te maken van de dossiermodule of van haar eigen systemen. Onder 'Organisatiebeheer' in de Beheermodule van Omgevingsloket online wordt bepaald welk systeem wordt gebruikt en welke behandeltaken voor het bevoegd gezag in Omgevingsloket online beschikbaar zijn. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Kies voor 'Organisatiebeheer' onder het onderdeel 'Organisatiegegevens'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar 'Gebruik van de dossiermodule LVO ten behoeve van

behandeling'. 7. Kies voor 'Ja' of 'Nee'.

Let op: Wijziging van deze instelling werkt alleen door in nieuw ingediende aanvragen. De keuze is afhankelijk van de gebruikoptie:

• Bij gebruikoptie 1: selecteer Ja In dit geval wordt voor de behandeling van aanvragen gebruik gemaakt van de dossiermodule.

• Bij gebruikoptie 2: selecteer Nee In dit geval wordt voor de behandeling van aanvragen gebruik gemaakt van eigen systemen.

• Bij gebruikoptie 3: selecteer Nee In dit geval wordt voor de behandeling van aanvragen gebruik gemaakt van eigen systemen.

Aanvragen verzenden en ontvangen Bij het indienen van een aanvraag in Omgevingsloket online, wordt de aanvraag verstuurd aan het bevoegd gezag per mail of via webservice. Het betreft de wijze van communicatie van berichten tussen Omgevingsloket online en bevoegd gezag of Omgevingsloket online en adviseur. De methode waarop aanvragen worden verzonden en ontvangen, wordt bepaald in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Organisatiebeheer. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:



30

2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Organisatiegegevens' en klik op 'Organisatiebeheer'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar 'Verzendmethode'. 7. Bepaal de verzendmethode door 'E-mail' of 'Soap/XML' (webservices) te

selecteren. Voor webservices geldt dat het niet volstaat om alleen de verzendmethode aan te geven. Er zijn ook aanpassingen in de infrastructuur van de ICT-organisatie nodig om deze verzendmethode succesvol te kunnen toepassen.

Let op: Wijziging van deze instelling werkt alleen door in nieuw ingediende aanvragen. De keuze van één van beide verzendmethoden is afhankelijk van of het bevoegd gezag of de adviseur wel of geen gebruik maakt van de dossiermodule:

• Bij gebruikoptie 1: selecteer e-mail In dit geval wordt na het indienen van de vergunningaanvraag een e-mailbericht naar het bevoegd gezag verstuurd (inclusief de aanvraag en de bijlagen in PDF-formaat en XML formaat).

• Bij gebruikoptie 2: selecteer SOAP/XML In dit geval wordt na het indienen van een vergunningaanvraag een XML-bericht naar het bevoegd gezag gestuurd. Dit is een XML-bericht inclusief links naar de bijlagen vanuit Omgevingsloket online. Via file transfer kan het bevoegd gezag de PDF van de aanvraag ophalen uit Omgevingsloket online.

• Bij gebruikoptie 3: selecteer SOAP/XML In dit geval wordt na het indienen van een vergunningaanvraag een XML-bericht naar het bevoegd gezag gestuurd. Dit is een XML-bericht inclusief links naar de bijlagen vanuit Omgevingsloket online. Via file transfer kan het bevoegd gezag de PDF van de aanvraag en de bijlagen ophalen uit Omgevingsloket online.

Bijlagen overhalen door middel van FTP Het is mogelijk om bijlagen over te halen via een file transfer protocol. Dit gaat met behulp van een beveiligde FTP-server. De lokale beheerder kan hiervoor een gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken.

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Organisatiegegevens' en klik op 'Organisatiebeheer'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar het blok 'File Transfer Protocol'. 7. Geef een FTP Username (gebruikersnaam) en FTP Password (wachtwoord)

op. Kies een wachtwoord dat niet makkelijk te raden is en bij voorkeur zowel kleine als hoofdletters en getallen bevat.

Organisatiebeheer

31

Statusinformatie uitwisselen met Omgevingsloket online Ten behoeve van de communicatie met de aanvrager en de adviseurs is het van belang om statusinformatie met Omgevingsloket online uit te wisselen. Op deze manier blijven zij op de hoogte van wijzigingen en aanvullingen aan het dossier. De keuze of en hoe het bevoegd gezag statusinformatie uitwisselt met Omgevingsloket online wordt bepaald in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Organisatiebeheer. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Kies voor 'Organisatiebeheer' onder onderdeel 'Organisatiegegevens'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar 'Synchronisatie van LVO-status door bevoegd gezag'. 7. Bepaal of u statusinformatie uitwisselt met Omgevingsloket online door

'Ja' of 'Nee' te selecteren:

Let op: Wijziging van deze instelling werkt alleen door in nieuw ingediende aanvragen. De keuze of synchronisatie van statusinformatie plaatsvindt, is afhankelijk van de gebruikoptie van het bevoegd gezag:

• Bij gebruikoptie 1: standaard is 'Nee'. Bij volledig gebruik van Omgevingsloket online is synchronisatie niet van belang, omdat alles al automatisch wordt verwerkt.

• Bij gebruikoptie 2: standaard is 'Ja' . • Bij gebruikoptie 3: standaard is 'Ja'.

Communicatie naar aanvrager via Omgevingsloket online Het bevoegd gezag heeft de keuze om voor communicatie met de aanvrager gebruik te maken van e-mailberichten vanuit Omgevingsloket online of vanuit haar eigen systemen. Welk systeem wordt gebruikt, wordt bepaald in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Organisatiebeheer. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:



32

2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Kies voor 'Organisatiebeheer' onder onderdeel 'Organisatiegegevens'. 5. Selecteer de betreffende organisatie. 6. Ga naar 'Communicatie naar aanvrager via LVO'. 7. Kies voor 'Ja' of 'Nee'.

Let op: Wijziging van deze instelling werkt alleen door in nieuw ingediende aanvragen. De ontvangstbevestiging direct na indiening wordt, onafhankelijk van deze instelling, altijd door Omgevingsloket online verstuurd. De keuze is afhankelijk van de gebruikoptie:

• Bij gebruikoptie 1: selecteer Ja In dit geval wordt voor communicatie met de aanvrager gebruik gemaakt van e-mailberichten vanuit Omgevingsloket online.

• Bij gebruikoptie 2: selecteer Nee In dit geval wordt voor communicatie met de aanvrager gebruik gemaakt van e-mailberichten vanuit eigen systemen.

• Bij gebruikoptie 3: selecteer Nee In dit geval wordt voor communicatie met de aanvrager gebruik gemaakt van e-mailberichten vanuit eigen systemen.

33

Stuurgegevens

Beheer lokale regels vergunningcheck Voor bepaalde onderdelen zijn de vergunningplicht en de indieningsvereisten in te stellen in Omgevingsloket online. Dit geldt niet voor de onderdelen Bouwen, Brandveilig gebruik en Milieu. Voor brandveilig gebruik kan wel een parameter worden ingesteld die aangeeft vanaf hoeveel personen een gebruiksmelding of -vergunning is vereist (zie Instelparameter brandveilig gebruik). Het toevoegen van extra lokale regels kan alleen door het bevoegd gezag worden gedaan. Dit wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Stuurgegevens. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Stuurgegevens' en kies voor 'Beheer lokale regels

vergunningcheck'. 5. Er zijn drie opties:

• Klik op de knop 'Gegevens toevoegen' om een nieuwe vergunningplichtigheid toe te voegen.

• Klik op de regel van de betreffende plichtigheid en vervolgens op 'Details inzien' om te wijzigen.

• Vink het betreffende onderdeel aan en klik op 'Selectie verwijderen' om te verwijderen.

1. Selecteer het betreffende onderdeel:

2. Bepaal de vergunningplichtigheid door een van onderstaande opties te selecteren. De eerste optie is standaard geselecteerd:

• Optie 1: dit betekent dat er geen lokale afwijkingen of bijzonderheden gelden ten opzichte van de landelijke regelgeving en modelverordeningen zoals deze in Omgevingsloket online zijn opgenomen.


34

• Optie 2: dit betekent dat de gemeentelijke regelgeving altijd vergunningplicht voorschrijft.

• Optie 3: bepaalde onderdelen hebben in sommige gemeentes geen vergunning nodig. Het onderdeel wordt direct als vergunningvrij afgeleid zodra door de gebruiker is aangegeven dat de locatie van de werkzaamheden valt binnen de reikwijdte van betreffend bevoegd gezag. Als dit het geval is, worden de standaardvragen met betrekking tot vergunningplichtbepaling niet gesteld.

• Optie 4: de hier extra toe te voegen gestelde vrijstellingregel(s) bepalen of de aanvraag vergunningplichtig of vergunningvrij is.

3. Als de gemeente nader gespecificeerde vrijstellingregel(s) heeft, omschrijf deze regels dan in maximaal 1500 karakters. De aanvrager krijgt de regels te zien en geeft door middel van een controlevraag ja/nee aan of deze regels op hem van toepassing zijn. Dit kan dan, in aanvulling op de landelijke regels, alsnog resulteren in vergunningvrij of vergunningplicht. Voeg eventueel een hyperlink toe van de gemeentelijke webpagina zodat de aanvrager de vrijstellingregels kan nalezen.

De aanvrager ziet deze vraag als volgt terug tijdens de vergunningcheck:

4. Voer het versienummer in van de gemeentelijke indieningsvereisten:

Kies voor optie 1, 2, of 3 om de regels weer te verwijderen.

Instelparameter brandveilig gebruik Alleen het bevoegd gezag kan instellen vanaf hoeveel personen een gebruiksmelding of -vergunning vereist is. Standaard staat deze parameter op 10 personen.

Stuurgegevens

35

Het wijzigen van de Instelparameter brandveilig gebruik, wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Stuurgegevens. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Stuurgegevens' en kies voor 'Beheer lokale

parameters vergunningcheck'. 5. Selecteer 'Gebruik gebouw'. 6. Vul in het invoerveld het gewenste aantal personen in. 7. Klik op 'Opslaan' om de gegevens te bewaren.

Beheer lokale vragen aanvraagformulier Per gemeentelijke regelgeving (met uitzondering van de onderdelen Bouwen, Brandveilig gebruik en Milieu) is het mogelijk om een aantal vragen toe te voegen aan het aanvraagformulier. Het toevoegen van extra lokale indieningsvereisten is voorbehouden aan het bevoegd gezag en wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Stuurgegevens. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Stuurgegevens' en kies voor 'Beheer lokale vragen

aanvraagformulier'. 5. Er zijn drie opties:

• Klik op de knop 'Gegevens toevoegen' om een nieuwe vergunningplichtigheid toe te voegen.

• Klik op de regel van de betreffende plichtigheid en vervolgens op 'Details inzien' om te wijzigen.

• Vink het betreffende onderdeel aan en klik op 'Selectie verwijderen' om te verwijderen.

6. Selecteer het betreffende onderdeel:


36

7. Beschrijf de vraag die behoort bij dit onderdeel in maximaal 100 karakters:

De aanvrager ziet deze vraag als volgt terug tijdens de aanvraag:

8. Selecteer of het een open of gesloten vraag is. Als het een gesloten vraag betreft, hoeft de aanvrager geen toelichting te geven. Deze vragen kunnen met 'ja' of 'nee' worden beantwoord. Als het een open vraag is, moet de aanvrager wel een toelichting geven.

9. Geef aan of de vraag verplicht is 'Ja' of 'Nee':

10.Geef het maximaal karakters op dat bij het antwoord ingevuld kan worden.

11.Beschrijf de toelichting die bij deze vraag wordt getoond in maximaal 500 karakters:

12.Sluit eventueel af met een hyperlink waar meer informatie te vinden is over betreffend onderdeel.

37

Foutmeldingen en storingen

Foutmeldingen en oplossingen In de beheerschermen van Omgevingsloket online kunnen zich verschillende foutmeldingen voordoen. De lokale beheerder is in het geval van foutmeldingen het eerste aanspreekpunt binnen de organisatie. Probeer in het geval van fouten of storingen deze dan ook zoveel mogelijk zelf te verhelpen. Hulp inroepen van de landelijke helpdesk omgevingsvergunning kan eventueel ook.

Algemene fouten en storingen Onderstaande fouten of storingen veroorzaken geen melding, maar kunnen wel via de gebruikers kenbaar worden gemaakt:

Foutsituatie Foutmelding Oplossing

E-mail of StUF-bericht van een aanvraag of melding is niet ontvangen

Niet van toepassing E-mailadres controleren en indien nodig aanpassen. Door middel van taak het bericht alsnog versturen.

Algemene technische problemen met een aanvraag of melding

Niet van toepassing Indien nodig landelijk beheerder tijdelijk inzage geven in de aanvraag of melding om verbeterd advies te faciliteren.

Bericht van aanvraag of melding, aanvulling of advies alsnog versturen

Het alsnog versturen van een bericht van een aanvraag of melding, aanvulling of advies wordt uitgevoerd in de Beheermodule van Omgevingsloket online. Ga hier vanaf het beginscherm als volgt heen:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'De aanvragen'. 4. Selecteer de aanvraag en dubbelklik om deze te openen. 5. Kies in het kader 'Taken voor deze aanvraag' voor 'Aanvraag opnieuw

versturen', 'Aanvulling opnieuw versturen' of 'Document opnieuw versturen'.


38

6. Het bericht wordt nogmaals naar de juiste persoon of instantie verstuurd.

Landelijke beheerder tijdelijk inzage geven Het is mogelijk om de landelijke beheerder tijdelijk inzage te geven in een aanvraag via de Beheermodule van Omgevingsloket online in het onderdeel Stuurgegevens. Ga vanaf het beginscherm als volgt te werk:

1. Ga naar de inlogomgeving voor het bevoegd gezag. 2. Log in met de beheerdersaccount. 3. Selecteer de tab 'Beheer'. 4. Ga naar onderdeel 'Hulp van landelijk beheerder' en kies voor

'Inzagerecht geven'.

5. Kies voor de optie 'Ja' om de landelijk beheerder inzage te geven.

Foutmeldingen en storingen

39

6. Klik op Afronden om de instellingen op te slaan. Het inzagerecht is één dag geldig en verloopt rond middernacht.

Organisatiebeheer Als velden onvolledig of niet zijn ingevuld, kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen:


Verplicht veld niet ingevuld (deze velden zijn gemarkeerd met een asterisk)

Veldnaam is een verplicht veld

Verplicht veld invullen

Foutief e-mailadres ingevuld in een e-mailveld

E-mailveldnaam bevat geen e-mailadres

Geldig e-mailadres invullen (Deze bevat een @, een punt en minimaal twee letters achter de punt.)

Gebruikersbeheer Als gebruikers worden verwijderd, kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen:


U kunt uw eigen account niet verwijderen.

Niet van toepassing

Verwijder een ander account dan die van de lokale beheerder.

Gebruiker Gebruikersnaam kan niet verwijderd worden

Niet van toepassing

De gebruiker is betrokken in aanvragen en kan niet verwijderd worden. Eerst dienen afhankelijkheden, zoals betrokkenheden in dossiers, verwijderd te worden. De gebruiker is wel te blokkeren. Volg hiervoor de instructies bij 'Gebruikergegevens wijzigen' en kies bij Geblokkeerd de optie 'Ja'.

Als velden onvolledig of niet zijn ingevuld, kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen:


Verplicht veld niet ingevuld (deze velden zijn gemarkeerd met een asterisk).

Veldnaam is een verplicht veld

Verplicht veld invullen.


40

Foutief e-mailadres ingevuld in e-mailveld

E-mailveldnaam bevat geen e-mailadres

Geldig e-mailadres invullen (Deze bevat een @, een punt en minimaal twee letters achter de punt).

Datumveld foutief ingevuld

Datumveld dient het volgende formaat te hebben dd-mm-jjjj

Een datumveld moet worden ingevuld volgens het opgegeven formaat.

Procedure bij storingen of fouten Als het niet lukt om fouten of storingen zelf te verhelpen, zijn er verschillende manieren waarop vragen over storingen of fouten kunnen worden doorgeven:

• Neem contact op met de Helpdesk Omgevingsvergunning via het kennisplein http://omgevingsvergunning.vrom.nl/helpdesk. Hier is een formulier verkrijgbaar waarmeevragen kunnen worden ingediend.

• Neem telefonisch contact op met de Helpdesk Omgevingsvergunning: • telefoonnummer (070) 373 53 33. • bereikbaar op werkdagen van 9:00 uur tot 12:00 uur.

Er wordt naar gestreefd om binnen 24 uur antwoord te geven. Bij complexe vragen wordt binnen twee dagen contact opgenomen.

41

Index A

Aanvraag indienen ..................... 29 Aanvraagdossier .......................... 7 Aanvraagformulier ....................... 9 Aanvraagmodule .......................... 7 Aanvragen verzenden ................. 29 Aanvrager .............................. 9, 15 Activiteitenbesluit ...................... 20 Adviesorganisatiebeheer ............. 14 Adviesorganisaties ..................... 14 Adviseur .......................... 9, 14, 15 Audit trail .................................. 18 Autorisatiecode .......................... 28 B

Baliemedewerker .................... 9, 15 Behandelaar ........................... 9, 15 Behandeldossier........................... 7 Beheer.... 11, 13, 20, 25, 28, 29, 33, 34, 35

Beheerder .............................. 9, 15 Beheerdersaccount ..................... 25 Beheermodule 11, 13, 25, 28, 29, 33, 35

Beoordelen activiteiten ............... 15 Beoordelen volledigheid .............. 15 Beoordelingsadviezen ................... 9 Bepalen verplichtingen................ 15 Bestandsbijlagen .......................... 9 Betrokkenen ................................ 9 Bevoegd gezag .......................... 25 Bijlagen ............................... 15, 29 Bouwtekeningen elektronisch bekijken ................................... 7

C

CAD ........................................... 7 Conceptaanvraag ....................... 28 Coördinator ............................ 9, 15 D

Digitale aanvragen ....................... 7 Dossiermodule .................. 7, 23, 29 E

Eigen systemen ......................... 23 Externe adviseurs beheren .......... 14 F

Fouten ...................................... 37 Foutmeldingen ........................... 37 FTP .......................................... 29 G

Gebruikergegevens wijzigen ........ 13

Gebruikers ................................. 13 Gebruikers toevoegen ................. 11 Gebruikers verwijderen ............... 13 Gebruikersbeheer ............ 11, 13, 37 Gebruikersgegevens wijzigen ....... 13 Gebruikopties ............................. 23 Gebruiksmelding ........................ 34 Gegevens inlogaccount versturen . 11 Gemachtigde ............................. 15 Gemeente ................................. 14 Gespecificeerde vrijstellingregel ... 33 I

Indienen aanvulling .................... 15 Indieningsvereisten .................... 35 Instelparameter brandveilig gebruik ............................................. 34

Intrekken .................................. 15 K

Koppelen adviesorganisaties ........ 14 L

Landelijk beheerder ................ 9, 11 Lokale beheerder .................... 9, 11 Lokale indieningsvereisten ........... 35 M

Medewerkergegevens wijzigen ..... 13 O

Omgevingsloket online .................. 7 Omgevingsvergunning .................. 7 Organisatiebeheer ................ 25, 37 Organisatiegegevens wijzigen ...... 25 Overheids Identificatie Nummer ... 25 P

PDF .......................................... 29 Plichtigheid .......................... 33, 35 Procesafhandeling ................ 23, 29 Provincie ................................... 14 R

Rechten................................. 9, 15 Rechtenoverzicht ........................ 15 Registreren beschikking .............. 15 Rijk........................................... 14 Rollen ................................... 9, 15 S

SOAP .................................. 23, 29 Standaardvragen ........................ 33 Statusinformatie uitwisselen ........ 31 Storingen .................................. 37 StUF ................................... 23, 37 Stuurgegevens ................ 33, 35, 37


42

Synchronisatie ........................... 31 T

Toevoegen bijlagen .................... 15 Toewijzen adviseur ..................... 15 U

Uitbesteding diensten ................. 20 Uitvoerder ................................. 20 Uitwisseling berichten en documenten ........................... 23

V

Vergunningaanvraag .................... 7 Vergunningplicht ........................ 33 Vergunningplichtbepaling ............ 33 Vergunningvrij ...................... 33, 35

Verzenden bericht ...................... 15 Verzendmethode ........................ 29 Vooroverleg ............................... 28 Vragenboom ............................ 7, 9 Vrijstellingregels ......................... 35 W

Wachtwoordprocedure ................ 11 Waterschap ............................... 14 Webservices .............................. 29 Wijzigen bevoegd gezag .............. 15 Wijzigen coördinator ................... 15 Workflow ................................... 23 X

XML .................................... 23, 29

Documents

Handleiding Omgevingsloket online - Rol lokale beheerder ... · 3 Leeswijzer Houd bij het gebruik van deze handleiding rekening met onderstaande aandachtspunten: • Deze handleiding