Handledning för Valberedning

Handledning för Valberedning

VALBEREDNINGENS ARBETE

2

Text: Naturskyddsföreningen, 2012Layout: Ingela Espmark, Espmark & Espmark Omslagsfoto: SXC Tryckeri: Åtta.45, Stockholm

Inledning 3Valberedningen – en nyckelfunktion i föreningen 4 Ingen punktinsats! 4 Lär känna föreningens medlemmar 5Rätt personer i valberedningen 6 Valberedningens förslag till styrelse 6 Olika kompetensprofiler 6 Träffa kandidaterna 7 Plocka bort en styrelseledamot? 7 Vill någon avgå? 7 Majoritetsbeslut gäller 7Valberedningens uppgift på stämman 8Efter stämman 9Budget, arvode, lokaler m.m 9Jäv, intressekonflikter och dubbla lojaliteter 10Bilaga:1 112 123 13

Innehåll


2 3

Inledning

Den här handledningen är framtagen för dig som är med-lem i Naturskyddsföreningen och på något sätt ska arbeta direkt eller indirekt med valberedningsarbete. Texterna är därför anpassade för valberedningens arbete lokalt i kretsar och regionalt i länsförbund. Men, handboken fungerar självklart även för dig som är nyfiken på att lära dig mer om vad en valberedning gör och hur deras löpande arbete kan fungera.

Handledningen är upplagd för att kunna användas kon-kret av en valberedning med korta avsnitt om de olika an-svarsområdena samt tips, råd och knep för att lyckas med det viktiga valberedningsarbetet.

För frågor och kontakt, kontakta projektledare Siri Maassen, siri.maassen@naturskyddsföreningen.se


4

Valberedningen har en mycket betydande roll för att hela föreningens verksamhet ska fungera på ett bra sätt. Valberedningen arbetar på uppdrag av medlemmarna för att ta fram förslag på en styrelse som kan arbeta i enlighet med föreningens verksamhetsriktlinjer och kretsens/läns-förbundets verksamhetsplan för mandatperioden. I en väl fungerande valberedning är man ofta först med att ta ini-tiativ till viktigt och nödvändigt förändringsarbete i fören-ingen.

Valberedningens arbete ska:

• Leda till en jämnare köns – och intresserepresen-tation i styrelsen där alla kompetenser finns som behövs för att bedriva föreningens verksamhet i enlighet med verksamhetsriktlinjerna.

• Se till att föreningens löpande verksamhet fung-erar smidigt utan vakuum och kandidatbrist.

Ingen punktinsats!Valberedningen arbetar parallellt med styrelsen under hela den period som den är vald för och håller med fördel möten jämnt fördelade över året. Valberedningen arbetar själv-ständigt för att kontrollera och utvärdera hur styrelsen skö-ter sitt uppdrag. Styrelsen har alltså ingen rätt att lägga sig i valberedningens arbete. Det är viktigt att valberedningen håller en kontinuerlig dialog med styrelsens ordförande och även gärna ledamöter för att på så sätt hålla sig underrät-tade om hur arbetet i styrelsen fungerar.

Viktiga frågor att ställa sig som ledamot i en valbered-ning är om styrelsens sammansättning är rätt utifrån den kompetens och det engagemang som krävs för att driva föreningen framåt. Om det uppdagas att styrelsens arbete inte fungerar som det ska måste valberedningen informera medlemmarna om detta. Om det går för lång tid innan pro-blemen uppmärksammas kan föreningen verksamhet ta skada.

Lär känna föreningens medlemmarEn av valberedningens främsta uppgifter är alltså att ha god insikt i styrelsens arbete och kunna se om de har de förut-sättningar som krävs för att vara föreningens högst beslu-tande organ mellan stämmorna/årsmötena (hädanefter används ”stämma” som begrepp på det tillfället då styrelse och valberedning väljs, men valen kan självklart även ske på årsmötena). För att kunna föreslå de bästa kompetens-profilerna till kommande styrelse är det därför mycket vik-tigt att valberedningen håller sig uppdaterade på vilka kom-petenser som finns bland föreningens medlemmar. Det är även bra om valberedningens ledamöter har stora kontakt-nät där framtida styrelsemedlemmar kan finnas. Tänk på att en styrelsemedlem inte nödvändigtvis måste vara med-lem i föreningen till en början. Det kan finnas många intres-santa personer utanför föreningen som gärna skulle vilja ingå i styrelsen och som har mycket att tillföra. Självklart ska alla styrelsens medlemmar vara medlemmar i fören-ingen då de väl väljs in.

Öppenhet och sekretessSamtidigt som en förutsättning för valberedningens arbete är öppenhet gentemot medlemmarna så är det minst lika viktigt med god sekretess. Detta för att möjliggöra att medlemmar får förtroende att lämna information, synpunkter och förslag som inte kan spåras tillbaka till dem.

Valberedningen – en nyckelfunktion i föreningen


4 5

I och med att valberedningens arbete utgör en så viktig roll i föreningens hela verksamhet så är det självklart viktigt att det är rätt personer som sitter i valberedningen. Valet av ledamöter i valberedningen sker på stämman efter förslag från sittande valberedning. På stämman utses även valbe-redningens ordförande. Det är bra om man är minst två personer i valberedningen. Dels för att få en större kompe-tensbredd. Dels för att fördela arbetsinsatserna och skapa bättre förutsättningar att finna passande kandidater.

Viktiga saker att tänka på i valet av ledamöter till valbered-ningen är:

• ett stort och långvarigt engagemang och intresse i föreningen.

• att man är väl insatt i hur arbetet i en ideell organisa-tion fungerar, både i den egna föreningen, men även generellt.

• kunskap om hur valberednings- och styrelsearbete fungerar på bästa sätt.

• att ledamot i valberedningen inte får vara ledamot i föreningens styrelse.

• att ha lätt för att samarbeta men samtidigt ha den integritet som krävs för att driva på för sina åsikter.

Vad har ordföranden i valberedningen för ansvar?Sammankalla

Sända ut dagordning innan möten

Förbereda och planera arbetet

Rätt personer i valberedningen

6

Valberedningens förslag till styrelse

Grundläggande för valberedningens förslag till styrelse är att bedöma hur den nuvarande styrelsen uppfyller de krav som kommer att ställas på styrelsen den kommande tiden. Den löpande kontrollen och utvärderingen av styrelsens arbete är därför ett viktigt underlag för beslutet. Frågor som det är bra att ställa sig är om det behövs någon ny kompetens i och med nya verksamhetsområden under det kommande året. Är det någon kompetens som man har upptäckt att man saknat? Det är även bra om styrelsen har kompetens om föreningens verksamhetsriktlinjer. Dessa riktlinjer är till för att skapa en röd tråd genom hela föreningens verk-samhet och får gärna ligga till grund för kretsarna och läns-förbundens verksamhetsplaner. Läs mer om och ladda ner verksamhetsriktlinjerna i bilaga 3.

Vilka platser ska valberedningen tillsätta?StyrelseordförandeVice styrelselordförandeOrdinarie styrelseledamöter SuppleanterRevisorer RevisorssuppleanterValberedning (alltså föreslå ersättare till sig själva)

Valberedningen ska även föreslå:Ordförande för stämmanSekreterare för stämmanTvå justerare för stämman

Valberedningen föreslår även eventuellt arvode till styrelsen.

Olika kompetensprofilerGrundkompetens för styrelsens alla ledamöter:•- Intresse för natur – och miljöfrågor•- Lätt för att samarbeta

Kompetensprofil för ordförande:•- Förmåga att bryta ned föreningens övergripande mål

lokalt/regionalt.•- Kunna leda, motivera och inspirera styrelsens ledamö-

ter och medlemmar att gemensamt arbeta mot de ge-mensamma målen

•- Analysera omvärlden och därmed se vilka faktorer som på sikt kommer att ha betydelse för verksamheten.

Kompetenser som bör finnas hos styrelseledamöterna:•- Kunskap inom något av områdena marknadsföring,

kommunikation och/eller opinionsbildning.•- En strateg som kan se vilka faktorer som på sikt kom-

mer att ha betydelse för verksamheten.•- Kunskap och intresse för internationella frågor då miljö

– och klimatfrågorna blir allt mer globala.•- Intresse för det ekonomiska och administrativa arbetet.

Detta är viktigt för att hålla rätt på protokoll, doku-ment, medlemmar, pengar osv.

•- God kännedom om föreningens övergripande mål.•- Förmåga att leda och planera verksamheten för det

kommande året och på lite längre sikt.•- Bra lokalkännedom och ett stort kontaktnät med män-

niskor som har intresse för Naturskyddsföreningens verksamhet.

•- Relevant utbildning för att inventera utbildningsbehov, rekrytera deltagare till kurser och planera studiecirklar.

Ibland kan det vara så att ni i kretsen/länsförbun-det saknar en specifik kompetens och finner den kompetensen hos en person som inte stämmer in på ovanstående punkter. Det kan ändå vara en stor tillgång att fråga om personen vill bli inval i styrel-sen för det kommande året för att hjälpa till med en specifik insats. Det kan t.ex. handla om välja in en webbredaktör för att färdigställa en hemsida eller liknande.

En bra styrelsesammansättning har:•- En jämn könsfördelning och mångfald.•- Bred sakkompetens med fokus på verksamhetsriktlin-

jerna och verksamhetsplanen.•- Erfarenhet av och kunskaper om relevanta natur- och

miljöfrågor.•- Övrig kompetens och arbetslivserfarenhet.•- Kontakter och stort nätverk.


6 7

Kompetens för revisorn:Revisorerna ska ha den insikt och erfarenhet av redovisning och ekonomiska förhållanden som krävs för föreningens verksamhet. Målet måste vara att hitta någon inom fören-ingen med rätt kompetens, men om det skulle visa sig omöj-ligt så kan föreningen ta in en revisor utifrån, t.ex. från en annan förening (Föreningslagen 8 kap. 3 §). Revisionsarbetet pågår under hela året. Det räcker alltså inte med att bara kontrollera redovisningshandlingarna. Valberedningen ser till så att detta verkligen sker. OBS! en avgående styrelsele-damot kan inte väljas till revisor vid samma årsstämma.

Det är medlemmarna och inte valberedningen som väljer styrelsen. Valberedningens uppgift är att föreslå en väl genomtänkt styrelse som kan arbeta i enlighet med föreningens verksamhetsmål.

När valberedningen vet vilka typer av kvalifikationer som behövs i den nya styrelsen börjar man leta efter personer som kan matcha detta. Det kan ske på olika sätt. Dels genom nomineringar där medlemmar hör av sig med förslag på vilka de vill se i den nya styrelsen och dels genom valbered-ningens egna personliga nätverk eller genom att man har hört talas om en person som skulle kunna passa. Tänk ”brett” och utanför de egna personliga relationerna för att få den bästa möjliga sammansättningen i styrelsen.

Träffa kandidaternaValberedningen ska kontakta de aktuella kandidaterna för att presentera de olika arbetsuppgifterna. En personlig träff är att föredra, för det är då man ser till att kandidaterna har en god förståelse för den uppgift de kan väljas till. På mötet ska föreningen och dess organisation presenteras, arbetssätt klargöras och de krav som uppgiften kräver i form av kun-skap, tidsåtgång och engagemang presenteras. Förslag på frågor att ställa till kandidaterna återfinns i bilaga 1. Mötet är inte till för att kandidaterna ska ta ställning direkt, utan för att de ska få tillräckligt med information för att kunna fatta ett noggrant övervägt beslut om de vill ställa upp eller inte. Ibland händer det att en kandidat hoppar av. Det är därför en fördel om det finns flera kandidater till respektive post.

Plocka bort en styrelseledamot?En knepig fråga som ingår i valberedningens uppdrag är att plocka bort personer ur styrelsen som inte längre platsar. Här är det viktigt att inte blanda ihop personens kompetens och betydelse i föreningen med platsen i styrelsen. Att inte föreslå omval av en ledamot kan bero på att uppgifterna som kretsen eller länsförbundet står inför har ändrats på ett sätt som gör det nödvändigt att även ändra i styrelsens kompe-tensprofil.

Vill någon avgå?Om en styrelseledamot eller någon med en annan förtro-endepost i föreningen inte vill fortsätta efter nästa val eller avbryter sitt uppdrag mitt i en mandatperiod så ska detta meddelas direkt till valberedningen. Det är viktigt att val-beredningen undersöker orsaken till varför personen i fråga avsäger sig sitt uppdrag och informerar medlemmarna om vilken ledamot som kan behöva tillträda istället.

Om det är någon ledamot i valberedningen som vill avgå eller om valberedningen måste avbryta sitt arbete är det i första hand valberedningensom ska informera medlem-marna om detta. I andra hand är styrelsen skyldig att se till att medlemmarna får informationen så fort som möjligt.

Majoritetsbeslut gällerNär beslut om förslag på nya styrelseledamöter ska fattas måste fler än hälften av ledamöterna i valberedningen vara närvarande. Majoritetsbeslut gäller. Vid lika röster har ord-föranden utslagsröst.

När valberedningen kommit fram till sina förslag över-lämnas dessa till den sittande styrelsen så att den kan för-bereda sig inför den kommande stämman.


8

• Lämna en redogörelse för hur valberedningens ar-bete har bedrivits.

• Redovisa hur styrelsearbetet har fungerat.• Redovisa hur revisorernas arbete har fungerat.• Informera stämman vilka som står på tur att avgå. • Presentera och motivera valberedningens förslag till

styrelse (även om ingen förnyelse av styrelseledamot föreslås). Presentationen bör helst ske både muntli-gen och skriftligen. Ett förslag på hur den skriftliga presentationen kan se ut återfinns i bilaga 2.

• Informera medlemmarna om eventuella jäv- och släktskapsförhållanden mellan de nominerade/för-troendevalda.

• Lämna förslag på arvoden och ersättningar till de olika förtroendevalda utom till valberedningen.

• Ta upp frågan om budget/resurser för att valbered-ningen ska kunna bedriva sitt arbete på bästa sätt.

• Presentera förslag på ledamöter till valberedning.

De personer, inklusive revisorn, som är föreslagna för inval i styrelsen ska helst närvara på stämman för att kunna presentera sig och svara på frågor från medlem-marna. Under stämman ska åtminstone en medlem av valberedningen vara närvarande och presentera valbe-redningens förslag.

Valberedningens uppgift på stämman


8 9

Valberedningens uppgift på stämman

Efter stämman samlas valberedningen för att dels göra en tillbakablick och utvärdering över det gångna året. Dels för att planera hur nästkommande års arbete ska bedrivas. Det är även nu som ansvarsfördelning i valberedningen delas upp och en sekreterare utses. Se till att ni har alla hand-lingar som behövs (både gemensamma för hela Naturskyddsföreningen och de som kretsen/länsförbundet själva har antagit). Planera även hur och var ni ska presen-tera er för medlemmarna. Det kan ske på olika förenings-aktiviteter, på hemsidan, i nyhetsbrev etc.

Det är viktigt att valberedningen så fort som möjligt på-börjar jobbet med att skapa goda relationer och en bra insikt i styrelsens arbete. Ett par månader efter de nyvalda styrel-seledamöterna har valts bör valberedningen därför ta kon-takt med dessa för att kontrollera hur de blivit mottagna och hur deras förväntningar på styrelseuppdraget stämmer överens med den verklighet som mött dem i styrelsen. Samma sak gäller de som nominerats till övriga förtroen-deposter. Inte minst när det gäller suppleanter, eftersom det sällan kommer fram annars vilket engagemang som finns där.

Valberedningen bör även intervjua ordföranden i styrel-sen om hur de nya ledamöterna och suppleanterna funnit sig till rätta och på vilket sätt de involveras i styrelsearbetet.

Budget, arvode, lokaler m.mOm valberedningen ska ha en budget för sin verksamhet så bestäms nivån på denna budget när stämman utser valbe-redningen. Det är även då det bestäms vad budgeten ska användas till (kurser, fika, telefon, extern hjälp etc.). Hur dessa pengar använts redovisas sedan i detalj i årsredovis-ningen. Om valberedningens ledamöter får arvode och någon hoppar av valberedningen så får personen endast arvode för den tid som personen varit aktiv i valberedning-en (det är därför lämpligt att arvoden betalas ut i efterskott, direkt efter avslutad mandatsperiod).

Styrelsen kan underlätta för valberedningens arbete genom att upplåt möteslokal och utskriftsmöjligheter till valberedningen.

Efter stämman


10

Inom alla delar av samhället uppkommer det situationer där enskilda personer visar sig ha dubbla lojaliteter eller har nära kopplingar till fler än en sida i en fråga. Inom myndig-heter och politiska församlingar finns det regler om jäv för att förhindra att beslut tas under otillbörligt inflytande. Naturskyddsföreningen är ingen myndighet och omfattas därför inte av sådana lagregler, men vi har vissa jävsregler dels för riksstyrelsen, dels för att förmedla information för aktiva medlemmar som arbetar i myndigheter eller har politiska uppdrag (det vill säga en person som är engagerad i Naturskyddsföreningen och samtidigt är anställd inom myndighet eller har en politisk post kan i vissa fall behöva överväga om han eller hon ska lämna ifrån sig ärendet och låta bli att delta vid beslut).

Frågan om intressekonflikter och dubbla lojaliteter är viktig för föreningen av två anledningar. För det första har

Naturskyddsföreningens starka förtroende i samhället att göra med att föreningens företrädare har en god tradition av att agera sakligt och med oberoende av enskilda intressen som ledstjärna. För det andra kan medlemskap och förtro-endemannaskap i föreningen ifrågasättas.

Utgångspunkten är att vi inom Naturskyddsföreningen ska välkomna alla som medlemmar, givetvis även de som har myndighetsyrken och politiska uppdrag. Vi ska dess-utom verka för att medlemskap i föreningen respekteras, bland annat genom att hantera intressekonflikter och jävs-liknande situationer på ett bra sätt när sådana uppkommer.

Mer om Jäv kan ni finna i skriften ”Naturskydds-föreningens råd till aktiva medlemmar angående jäv, intres-sekonflikter och dubbla lojaliteter. Kontakta föreningsav-delningen för att få skriften skickad till er”

Jäv, intressekonflikter och dubbla lojaliteter


10 11

Förslag på frågor att ställa till styrelsekandidaterna• Huvudsakliga kompetensområden och erfarenheter som är av relevans för föreningens styrning.• Ålder och huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet.• Väsentliga nuvarande uppdrag.• Är eller har kandidaten varit anställd i föreningen under de två senaste åren?• Är kandidaten engagerad i annan verksamhet som bedöms vara i konkurrens med föreningen?• Om kandidaten ställer upp för omval - vilket år valdes ledamoten in styrelsen?• Övriga uppgifter som kan vara av betydelse för medlemmarna vid bedömningen av den föreslagna ledamotens

kompetens och oberoende.

Bilaga 1


12

Exempelmall på valberedningens motivering av styrelsen

Namn på kretsens/länsförbundet. Datum för stämman/årsmötet.

Valberedningens förslag och motivering av styrelseEnligt (kretsens/länsförbundets namn) stadgar ska styrelsen bestå av lägst X och högst Y ledamöter. Styrelsen bestod under året 20XX av N antal ledamöter.

Valberedning består av: Ordförande: Ann SvanSekreterare: Olof RehnLedamöter: Lena Strand, Bengt Sten och Stig Skoog.

Valberedningen föreslår omval av styrelsens ordförande Hedda Grön. Hedda är 25 år och har suttit som ordförande i styrelsen sedan 20XX. Hon har visat på goda ledaregenskaper och relevant kunskap om föreningsarbete….Valberedningen föreslår omval av styrelsens sekreterare Viktor Sjöskog. Viktor är 35 år och har en mångårig erfarenhet från styrelsearbete…..

Ledamot Bengt Sten har avböjt omval.

Valberedningen föreslår att årsstämman väljer Stina Ström till ny styrelseledamot. Stina Ström är 48 år, informatör och arbetar på Ortbygdens allehanda. Stina har själv suttit i styrelsen för kretsen under perioden 2002-2005 samt arbetat som Naturguide i många år. Stina har stor kunskap om kommunikations och mediearbete vilket är mycket viktigt under kretsens kommande verksamhetsår i och med den kommunikationssatsning som vi står inför.

Samtliga föreslagna ledamöter har anmält att de står till kretsens förfogande. Valberedningen har som underlag för sitt förslag bland annat tagit del av resultatet av den utvärdering som skett av styrelsen och dess arbete, intervjuat såväl nuvarande styrelseledamöter som potentiella styrelseledamöter och analyserat i vilken utsträckning den föreslagna styrelsen uppfyller de krav som ställs på den bland annat när det gäller relevant erfarenhet och kompetens med hänsyn till bolagets verksamhet och framtida utveckling.

Den nu föreslagna styrelsen besitter, enligt valberedningens bedömning, den kunskap och erfarenhet som krävs för att tillvarata bolagets och ägarnas intresse på bästa sätt med hänsyn till bolagets verksamhet och utvecklingsskede.

Vidare information om de föreslagna ledamöterna finns på www.kretsen.com.___________________________Ort, datum och årKretsens/länsförbundets namnValberedningen

Bilaga 2


12 13

Naturskyddsföreningens verksamhetsriktlinjerVåra verksamhetsriktlinjer (VRL) är ett grundläggande dokument som beslutas om demokratiskt vart fjärde år på riksstämman. VRL gäller alltså för fyra år och finns till för att ge en tydlig bild över vilka arbetsområden som ska lyftas fram under perioden och hur föreningen ska arbeta.

VRL omfattar hela föreningen och följer föreningens värdegrunder och strategier samt utgår från de fem prioriterade miljöområden (skog, jordbruk och livsmedel, klimat, miljögifter, marina ekosystem och fiske). Riksföreningen har till uppgift att stimulera länsförbunden, kretsarna och nätverken till att en-gagera sig i de prioriterade områdena. Varje krets, länsförbund och nätverk kan anpassa VRL till sina egna förutsättningar.

Att ta fram föreningens verksamhetsriktlinjer är en process där hela föreningen har möjlighet att delta. En av delarna i framtagandet är att de rådslag genomförs runt om i landet. Det är rikskansliets fören-ingsavdelning som planerar rådslagen. Ett syfte med rådslagen är att få fram underlag till verksamhets-riktlinjerna. På rådslagen har alla kretsar, länsförbund, nätverk och enskilda medlemmar möjlighet att delta.

Ladda ner verksamhetsriktlinjerna här: www.naturskyddsforeningen.se/om-oss/foreningsdokument/

Bilaga 3

Naturskyddsföreningen. Box 4625, 11691 Stockholm. Tel 08-702 65 00. [email protected]

Naturskyddsföreningen är en ideell miljöorganisation med kraft att förändra. Vi sprider kunskap, kartlägger miljöhot, skapar lösningar samt påverkar politiker och myndigheter såväl nationellt som internationellt.

Föreningen har ca 190 000 medlemmar och finns i lokal- föreningar och länsförbund över hela landet. Vi står bakom världens tuffaste miljömärkning Bra Miljöval.

www.naturskyddsforeningen.se

Documents

Handledning för Valberedning