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Handbuch
Personalverrechnung
WS 2018/19
Stand Jänner 2019
KFUNIline Übungsfirma-WeiterbildungsGmbH
Universitätsstraße 15/Bauteil FE, 8010 GRAZ, AUSTRIA
Telefon: +43 316 380 3537, Fax: +43 316 380 693537
wirtschaftspaedagogik.uni-graz.at/de/kfuniline/, [email protected]
Handbuch Personalverrechnung Seite 1 von 45
Inhaltsverzeichnis
1 Wichtige Login-Daten 2
1.1 WINLine (WinLohn) 2
1.2 ACT 2
2 Durchführung der Personalverrechnung 4
2.1 Abrechnung der einzelnen MitarbeiterInnen mittels WINLohn 6
3 Beitragsnachweisung (GKK) 14
4 Überweisung der Gehälter sowie der Gehaltsabgaben 21
4.1 Überweisung der Gehälter (über die ACT-Bank) 21
4.2 Überweisung der Gehaltsabgaben (ACT-Bank) 24
5 Belegverbuchung in der FIBU 28
5.1 Einzelne Verbuchung 28
5.2 Automatische Verbuchung mit der Vorlage 29
6 Sonstige Fälle 30
6.1 Anpassung der Gehälter an den Kollektivvertrag 30
6.2 Anpassung der Beitragssätze in WinLohn – jeweils am Jahresanfang 33
6.3 Personalverrechnung Ferienzeit 35
6.4 Jahresabschluss der Winlohn am Ende jedes Kalenderjahres 36
6.5 Stapelabrechnung 37
6.6 Probleme bei Abrechnung der Sonderzahlungen (UB, WR) 38
6.7 Probleme mit WINLohn 40
6.8 Aliquote Abrechnung der Gehälter 42
6.9 Leermeldungen Beitragsnachweisung 43
Handbuch Personalverrechnung Seite 2 von 45
1 Wichtige Login-Daten
1.1 WINLine (WinLohn)
Einstieg WINLohn (CWL-Start)
Laufwerk L
Ordner user – Öffnen des Ordners des jeweiligen Users (Bezeichnung des PCs, z.B. UEFAI ###)
Datei cwlstart öffnen
Benutzername admin
Passwort grado
Mandant KFUL
1.2 ACT
Link http://www.act.at
Einstieg Button Login
E-Mail Adresse [email protected]
Passwort Firmenbuch dr67t
1.2.1 ACT Bank
Einstieg ACT-Dienstleistungen – Bank – bank.online
Konto Bezeichnung Anmeldedaten
AT689900000100033930 Geschäftsführungskonto
Verfügernummer: 15122889
PIN: 4221
AT099900000100033828 MitarbeiterInnenkonto
Kreditkarte: A0T6 6862 8741 2885
Verfügernummer: 11454722
PIN: 4214
Handbuch Personalverrechnung Seite 3 von 45
1.2.2 ACT Finanzamt
Einstieg ACT-Dienstleistungen – Finanzamt – finanz.online
Steuernummer 880/3522
Benutzer EXT-12654
PW 8yxRGhPZ
1.2.3 ACT Sozialversicherung
Einstieg ACT-Dienstleistungen – Sozialversicherung – sv.online
Dienstgeberkonto: 800102551
Passwort: Trummer
Pin: 2177
Achtung! Zu Beginn eines neuen Jahres (Jänner -> d.h. das liegt im
Zuständigkeitsbereich der Wintersemester-Üflinge) ist zu kontrollieren, ob sich die
Beitragssätze geändert haben. Bei Änderungen sind diese SOFORT im WinLOHN zu
übernehmen, da sich andernfalls eine Differenz auf dem SV-Dienstgeberkonto ergibt.
(siehe dazu die Erklärungen in Punkt 6.2)
Handbuch Personalverrechnung Seite 4 von 45
2 Durchführung der Personalverrechnung
Die KFUNIline beschäftigt derzeit folgende neun fiktive ArbeitnehmerInnen (detaillierte
Daten sind den ArbeitnehmerInnen-Stammblättern zu entnehmen):
Firmenein- und Austritte
Frau Michaela Stock wurde per 31.11.2012 bei der ACT-Sozialversicherung abgemeldet
und in der WINLine auf inaktiv gesetzt. Im März 2013 schied Frau Anna Winkelbauer aus der
KFUNIline aus; ihre 25%-Anteile übernahm Frau Michaela Stock, die nun mit 75% Anteilen nur
noch reine Gesellschafterin der KFUNIline ist. Frau Elisabeth Riebenbauer wurde per
01.11.2012 (wieder) angemeldet und ist nun alleinige Geschäftsführerin der KFUNIline. Als
Ersatz für Frau Anna Winkelbauer wurde eine neue Trainerin per Anfang April 2013 eingestellt.
Name Beruf DN-Nr. Verwendungs-
gruppe Gehalt für
2018
Riebenbauer Elisabeth Geschäftsführerin, Weiterentwicklungstrainerin
2013 VI 5.067,33 €
Gritschacher Gabriele WINLine-Trainerin & BMD-Trainerin
2001 VI 5.067,33 €
Richter Tobias Rechnungswesen 2006 V 3.704,39 €
Hobel Thomas UnternehmerInnenseminare 2009 V 3.298,15 €
Meerflusser Kurt Weiterentwicklungstrainer, UnternehmerInnenseminare
2010 V 3.298,15 €
Swifer Klaus Raumpfleger 2014 geringfügig 446,81 €
Gesamt 20.882,18 €
Handbuch Personalverrechnung Seite 5 von 45
Anmerkungen zu den Gehaltsanpassungen
Mit Jänner 2019 wurden alle TrainerInnen-Gehälter und auch jene Gehälter der sonstigen
MitarbeiterInnen an den aktuellen Kollektivvertrag angepasst.
Grundsätzlich sind folgende Schritte während des Jahres in der Personalverrechnung
durchzuführen:
1) Angleichung der Gehälter an den Kollektivvertrag jeweils am Jahresanfang
2) Durchführung der monatlichen Tätigkeiten
a) Abrechnung der einzelnen ArbeitnehmerInnen in WINLohn
b) Belegdruck
c) Belegverbuchung in der FIBU
d) Überweisung der Gehälter sowie der Gehaltsabgaben
Alle Belege (wie Abrechnungsbelege, Nettoliste, Finanzbuchhaltungsbelege, Lohnjournale,
Sozialversicherungsbelege, Sendungsberichte, Beitragsnachweis-Erinnerungen,
Zahlungsaufträge etc.) sind – gegebenenfalls mit Behandlungsvermerken versehen - in den
Personalverrechnungsordner des jeweiligen Semesters gut auffindbar abzulegen!
Handbuch Personalverrechnung Seite 6 von 45
2.1 Abrechnung der einzelnen MitarbeiterInnen mittels
WINLohn
2.1.1 Start von WINLohn
Die Lohnverrechnung erfolgt derzeit in der Version 10.0. Die Stammdaten der MitarbeiterInnen
sind bereits angelegt. Zur Durchführung der Personalverrechnung muss das Laufwerk L
geöffnet werden. Im Ordner user findet sich der jeweilige Username (Rechner, an dem ihr
sitzt –UEFAI ### als Ordner, darin öffnet ihr WINLohn (Datei cwlstart) und loggt euch ein.
Evtl. beim Einstieg das Datum ändern (wenn man die PV bereits früher durchführt).
Benutzername admin
Passwort grado
Mandant KFUL
Nächster Schritt ist die Auswahl von „Lohnverrechnung“ in der Menüleiste.
Handbuch Personalverrechnung Seite 7 von 45
2.1.2 Monatsabschluss
Bevor man die Gehälter des Monats abrechnen kann, ist das aktuelle Abrechnungsmonat
einzustellen. Dies geht folgendermaßen:
Registerkarte “Abschluss” “Monatsabschluss”
Dann erscheint folgende Meldung:
Wenn alles passt, klickt man auf „OK“ (Hakerl links oben) und der Monatsabschluss wird
ordnungsgemäß durchgeführt.
ACHTUNG!!! ACHTUNG!!! ACHTUNG!!!
DER MONATSABSCHLUSS VON DEZEMBER AUF JÄNNER KANN NICHT
RÜCKGÄNGIG GEMACHT WERDEN!
Handbuch Personalverrechnung Seite 8 von 45
Es gibt zwei Möglichkeiten die Personalverrechnung durchzuführen:
Abrechnung jedes/r einzelnen ArbeitnehmerIn
Stapelabrechnung
Bis jetzt wurde jede/r ArbeitnehmerIn einzeln abgerechnet, Informationen zur
Stapelabrechnung befinden sich im hinteren Teil dieses Handbuchs.
Achtung! Am Jahresende ist auch ein Jahresabschluss durchzuführen (siehe Pkt. 6.4)
2.1.3 Abrechnung jedes/r einzelnen ArbeitnehmerIn
Nachdem man den Monatsabschluss durchgeführt hat, kann man die einzelnen
ArbeitnehmerInnen abrechnen:
Registerkarte “Abrechnen”
“Einzelabrechnung”
Handbuch Personalverrechnung Seite 9 von 45
Folgendes Fenster erscheint:
Hier wählt man den/die jeweilige/n DienstnehmerIn aus. Dies kann entweder durch Eingabe
der DN-Nummer oder Eingabe des Namens erfolgen.
Name Beruf DN-Nr. Verwendungs-
gruppe Gehalt für
2018
Riebenbauer Elisabeth Geschäftsführerin, Weiterentwicklungstrainerin
2013 VI 5.067,33 €
Gritschacher Gabriele WINLine-Trainerin & BMD-Trainerin
2001 VI 5.067,33 €
Richter Tobias Rechnungswesen 2006 V 3.704,39 €
Hobel Thomas UnternehmerInnenseminare 2009 V 3.298,15 €
Meerflusser Kurt Weiterentwicklungstrainer, UnternehmerInnenseminare
2010 V 3.298,15 €
Swifer Klaus Raumpfleger 2014 geringfügig 446,81 €
Gesamt 20.882,18 €
Handbuch Personalverrechnung Seite 10 von 45
Wurden am Jahresanfang die neuen Gehälter in WINLohn korrekt eingegeben, dann wird
automatisch das richtige Gehalt vorgeschlagen. Diese Eingabe ist mehrmals zu bestätigen.
Danach wird die Abrechnung bei jedem einzelnen Mitarbeiter mit “Hakerl” (links oben - OK)
bestätigt. Danach erscheint folgende Meldung:
Hier wählt man “Abrechnen”.
Darauf erscheint eine weitere Meldung, in welcher der Betrag nochmals kontrolliert werden
soll und danach bestätigt wird. Durch diese Bestätigung wird die Abrechnung dieser/s
MitarbeiterIn abgeschlossen, es erfolgt die Erstellung eines Abrechnungsbeleges, welcher
entweder gedruckt oder gespeichert werden kann.
Zusätzlich erfolgt eine Fehlermeldung da die Höchstbeitragsgrundlagen zwischen WINlohn
und Act-KK abweichen. Der Grund sind fehlende Winlohn-Updates. Die Abrechnung kann
dennoch richtig erfolgen. Daher ist nur eine Bestätigung der Meldung erforderlich (Button Ok
bzw. Ja)
Handbuch Personalverrechnung Seite 11 von 45
Die Abrechnungsblätter werden am PC UEFAI 228 dann auch sofort automatisch mit dem
Button „Abrechnen“ ausgedruckt. Bei jedem anderen PC ist dies wiederum zuerst zu als PDF
zu speichern und dann erst manuell auszudrucken.
Ist der Drucker am PC UEFAI 228 nicht eingestellt, so kann dies rechts unten im Bildschirm
geändert werden.
Wurde der Abrechnungsbeleg korrekt ausgedruckt, kann der/die nächste MitarbeiterIn
abgerechnet werden.
2.1.4 Abrechnung der Sonderzahlungen (UB, WR)
Im Mai erhalten die ArbeitnehmerInnen eine Urlaubsbeihilfe, im November wird die
Weihnachtsrenumeration ausbezahlt. Normalerweise ist das ein zusätzliches Monatsgehalt
welches automatisch bei der Abrechnung im Mai und November dazu erfasst wird und nicht
extra berücksichtigt werden muss.
Ist das nicht der Fall, sind die Lohnarten zu kontrollieren. Mehr dazu im Kapitel “Probleme bei
Abrechnung der Sonderzahlung (UB, WR).
Handbuch Personalverrechnung Seite 12 von 45
2.1.5 Belegdruck
Nachdem nun alle MitarbeiterInnen abgerechnet wurden, ist der Belegdruck durchzuführen.
Für die Durchführung des Belegdrucks geht man auf
1. Abschluss
2. Auswertung der Abrechnung – Auswahl des jeweiligen Monats
Hier kann man einstellen, welche Listen man benötigt:
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Finanzbuchhaltungsbeleg
Sozialversicherungsbeleg
Nettoliste
Folgende Haken müssen angeklickt werden:
Lohnjournal
SV-Beleg
Finanzamts-Beleg
Gemeinde-Beleg (Gesamtbeleg)
Nettoliste
Evtl. ist hier wieder das Datum zu ändern!
Inklusive Rollung soll nicht angehakt werden!
Alle Belege müssen hinsichtlich ihrer Richtigkeit kontrolliert werden.
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2.1.6 Datensicherung
Nach dem Belegdruck ist eine Datensicherung vorzunehmen! Hierbei ist folgendermaßen
vorzugehen:
1) WINLohn ADMIN (cwladmin auf Laufwerk L:) öffnen
2) Einstieg mit dem Benutzernamen admin und dem Passwort grado
3) Datei Sichern Mandant
vor auf Schritt 2/7: Mandant ändern auf KFUL…
weiter klicken zu Schritt 4/7: Sicherungsdatei: Laufwerk I; Personalverrechnung;
Sicherungen
und dann das Datum eingeben tt.mm.jjjj eingeben
vor klicken bis Schritt 7/7 und dann auf das Häkchen links oben klicken.
4) Abgespeichert wird die Datei auf dem aktuellen Laufwerk im Ordner Learning Point –
Personalverrechnung - Sicherung.
3 Beitragsnachweisung (GKK)
Die Beitragsnachweisung ist direkt bei der ACT zu erfassen.
Dazu folgender Link: http://www.act.at/
Der Login erfolgt durch die Eingabe von “kfuniline@390” und dem Passwort “dr67t”.
Handbuch Personalverrechnung Seite 15 von 45
Als nächster Schritt ist dann “Sozialversicherung” zu wählen:
Als nächster Schritt ist dann “sv.online” zu wählen:
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Daraufhin erscheint folgende Anmeldemaske:
Zur Anmeldung werden dann folgende Daten eingegeben:
DG-Kto-Nr: 800102551
Passwort: Trummer
a) Abfrage des Dienstgeberkontos
Zu Beginn ist das Dienstgeberkonto abzufragen, um etwaige Differenzen zwischen Meldung
und Zahlung zu sehen. Das jeweilige Monat bzw. Jahr ist auszuwählen.
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Dann erscheint das Dienstgeberkonto:
Das Dienstgeberkonto sollte einen Stand von 0 haben. Wenn hier eine Abweichung besteht,
kann es folgende Gründe haben:
Beitragsnachweisung Act-KK und Zahlung weichen voneinander ab (ev. aufgrund
unterschiedlicher Beitragssätze, wenn zu Jahresbeginn die Angleichung in WINlohn
noch nicht erfasst wurde)
Verspätete Meldung und/oder Zahlung:
o bei verspäteter Beitragsnachweisung schätzt die Act-KK einen SV-Betrag, den
diese dann vorschreibt. Folgt eine Nachmeldung (mit Lehrerschlüssel) wird
diese Schätzung der Act-KK damit wieder automatisch storniert.
o Dennoch verbleiben dadurch Verzugszinsen, die bezahlt werden müssen.
Ferienzeit: Nachmeldung der MitarbeiterInnen verursacht Verzugszinsen
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! Eine etwaige Differenz ist zu ergründen und entsprechende Maßnahmen (Nachzahlungen,
Nachmeldungen) sind zu erfolgen. !
b) Ausfüllen der Beitragsnachweisung
Auswahl “Beitragsnachweisung”:
Durch Anklicken der „Beitragsnachweisung“ erscheint ein Formular, das mit den WINLohn-
Daten auszufüllen ist (mit Hilfe des GKK bzw. Lohnjournal-Zettels).
Wichtig ist auch, die Umlagen-Beitragsgrundlagen für KU, WF, MV und IE auszufüllen,
damit diese korrekt berechnet werden können. Die Beträge finden sich auf den bereits
ausgedruckten Belegen (GKK und Lohnjournal). Die Beitragsgrundlage für MV ist das
Bruttomonatsgesamtgehalt.
Handbuch Personalverrechnung Seite 19 von 45
!!!Achtung: Im November wird zusätzlich von der GKK das Serviceentgelt für die E-Card
vorgeschrieben. Dieses Entgelt soll unter N89 Serviceentgelte eingetragen und verrechnet
werden!!!
Folgende Felder müssen ausgefüllt werden:
D i e Anzahl der Dienstnehmer ist einzutragen (6 Angestellte, davon 1 geringfügiger).
Damit das Formular abgeschickt werden kann, muss in den anderen Feldern jeweils „0“
eingegeben werden.
MV = BV (auf WINLine-Ausdruck) – bei Sonderzahlungen ist die MV doppelt so hoch!
Handbuch Personalverrechnung Seite 20 von 45
Wenn das Formular vollständig ausgefüllt ist, muss es abgeschickt werden (Button „Daten
absenden“). Man kann das Formular gleich vor Ort ausdrucken und in der
Personalverrechnungs-Mappe abgelegen (in Druckvorschau und dann nur ausgewählten
Frame).
Achtung! Die Gesamtsumme der Beitragsnachweisung muss mit dem Betrag des bereits
gedruckten Belegs der GKK von WINLohn übereinstimmen. Wenn die Beträge nicht
übereinstimmen, ist eine Abklärung notwendig! Der SV-Ausdruck der Act-Krankenkasse ist in
der Regel der „richtigere“ Beleg!
Dieser Betrag muss auch
auf der
Beitragsnachweisung der
Act-KK als Gesamtsumme
aufscheinen.
c) Eventuelle Nachmeldung der Beitragsnachweisung
Bei einer Beitragsnachweisung, die zu spät eingereicht wird, muss man einen
Nachreichschlüssel beantragen. Das dazu benötigte Lehrerpasswort lautet: Trummer
Falls eine Nachreichung erstellt werden muss, sind folgende Punkte zu beachten: Die
Nachreichung muss komplett ausgefüllt werden und ersetzt somit die alte eingereichte
Beitragsnachreichung. Der Nachreichschlüssel wird für jeden Monat separat vergeben.
Handbuch Personalverrechnung Seite 21 von 45
4 Überweisung der Gehälter sowie der
Gehaltsabgaben
Nach der Abrechnung der Gehälter, müssen diese auch noch ausbezahlt sowie die
Gehaltsabgaben überwiesen werden.
Überwiesen werden:
Überweisung der Gehälter:
o MitarbeiterInnengehälter -> an das MitarbeiterInnen-Konto
o Geschäftsführungsgehälter -> an das GeschäftsführerInnen-Konto
Überweisung der Gehaltsabgaben:
o Kommunalsteuer -> an die ACT Stadtkassa
o SV -> an die ACT Krankenkasse
o Lst, DB, DZ -> an das ACT Finanzamt
4.1 Überweisung der Gehälter (über die ACT-Bank)
Darauf erscheint die Internetseite der act-Bank:
Handbuch Personalverrechnung Seite 22 von 45
Hier ist auf “Anmelden” zu klicken.
Benutzer: kfuniline@390
Passwort: dr67t
Hier ist wiederum eine weitere Anmeldung notwendig:
Die dazu notwendigen Daten lauten:
Verfügernummer: 72803756
PIN: 2177
Nach erfolgter Anmeldung erscheint eine Finanzübersicht:
Zahlungsverkehr SEPA Überweisung
Es sind bereits Vorlagen vorhanden!
Handbuch Personalverrechnung Seite 23 von 45
Bei der Überweisung müssen die Gehälter der MitarbeiterInnen und der Geschäftsführung
getrennt behandelt werden, da es zwei unterschiedliche Konten dafür gibt!
Gehälter Geschäftsführung Konto: AT68 9900 0001 0003 3930
Gehälter MitarbeiterInnen Konto: AT09 9900 0001 0003 3828
Für die Überweisung existieren bereits Vorlagen, die für die Überweisung gewählt werden
können:
GeschäftsführerInnen KFUNIline, GF-Bezug xx/2017
MitarbeiterInnen KFUNIline, Gehälter Mitarbeiter xx/2017
In den Vorlagen sind lediglich der Verwendungszweck (Bezugszeitraum) abzuändern und die
Beträge anzupassen.
Um die Überweisungen abschließen zu können, werden die TAN-Codes benötigt, sind im
Bank-Ordner ganz oben abgelegt.
Handbuch Personalverrechnung Seite 24 von 45
4.2 Überweisung der Gehaltsabgaben (ACT-Bank)
Die Gehaltsabgaben (SV, LSt, DB, DZ, KommSt) sind mittels ACT-Bank zu überweisen.
Die Überweisung der Sozialversicherung erfolgt unter dem Punkt „ACT SV Online“.
4.2.1 KRANKENKASSE (SV, KU, WF, MV, IE)
Nach erfolgter Anmeldung erscheint eine Finanzübersicht:
Hier wird dann “ACT SV.Online” gewählt:
Danach sollte ein Formular erscheinen welches mit den WINLine-Daten befüllt werden muss,
bzw. sind bereits Vorlagen vorhanden. Vorlage „SV“ – Klick auf: Vorlage laden.
Handbuch Personalverrechnung Seite 25 von 45
Als nächstes wird die Überweisung gesendet.
4.2.2 GEMEINDE (KommSt)
Die Überweisung der Kommunalsteuer wird als SEPA-Überweisung bei der ACT-Bank
getätigt und ist bereits als Vorlage hinterlegt. Der Betrag muss überprüft werden sowie der
Text auf den richtigen Monat geändert werden, danach kann die Überweisung gesendet
werden.
SV großgeschrieben
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4.2.3 FINANZAMT (LSt, DB, DZ)
Die Gehaltsnebenkosten Lohnsteuer (LSt), Dienstgeberbeitrag (DB) und Zuschlag zum
Dienstgeberbeitrag (DZ) sind in der ACT-Bank unter dem Menüpunkt ACT-Finanzamt zu
überweisen. Es ist ebenso bereits eine Vorlage vorhanden.
Die Steuernummer lautet: 880/3522
Danach Überweisung „Absenden“.
Im Sommersemester wurden alle Überweisungen vom jeweiligen Profit Center selbst
durchgeführt.
Anschließend zurück auf die Übersicht („Zahlungsverkehr“) und die getätigten Überweisungen
ausdrucken (rechte Maustaste „Drucken“).
Handbuch Personalverrechnung Seite 27 von 45
4.2.4 Kontieren der Überweisungsbelege
Um es der Abteilung Bank einfacher zu machen, sollten diese Überweisungsbelege
vorkontiert werden, indem z.B. bei der Zahlung der SV das Konto 3550 auf den Beleg kontiert
wird. Diese kontierten Zahlungsausgangsbelege dann einfach in das Fach der zuständigen
Bank reinlegen, sodass diese dann bei Abbuchung der Beträge die richtigen Posten
ausgleichen.
Die Konten für die Verbuchung werden im Kapitel 5 behandelt.
Handbuch Personalverrechnung Seite 28 von 45
5 Belegverbuchung in der FIBU
Die WINlohn Abrechnung muss noch in der WINline verbucht werden. Dafür kann jede Buchung
einzeln gemacht werden, oder auf eine Vorlage zurückgegriffen werden.
Hierfür auf das Laufwerk M: gehen und den jeweiligen Ordner mit dem entsprechenden
USER z.B. 229 (=immer Name des PCs, auf welchem ihr sitzt) und die WINLine (cwl start
Verknüpfung (2)) starten. (In der FIBU wird noch mit der WinLine Version 9.0 gearbeitet).
Der zu wählende Mandant hierfür ist KFUN.
Benutzername z.B. dann: uefai229 und dies ist dann auch ebenfalls das Passwort. (klein
geschrieben)
„Applikationen“ „WINLine FiBu“ starten
5.1 Einzelne Verbuchung
„Buchen“ „Buchen“ „Dialog Stapel“
Die entsprechenden Buchungssätze hierfür lauten (diese Werte sollen nur einen Richtwert
darstellen, genaue Buchungswerte bitte selbst überprüfen!!):
6300 Gehälter 3530 Verb. MA Nettobetrag (MA + GF)
6300 Gehälter 3550 Verb. GKK SV-DN
6600 Gesetzl. Sozialaufw. Ang. 3550 Verb. GKK SV-DG
6300 Gehälter 3540 Verb. FA Lohnsteuer
6610 DB Ang. 3540 Verb. FA DB
6650 DZ Ang. 3540 Verb. FA DZ
6670 MVK Ang. 3550 Verb. GKK MVK
6520 Komm.St. 3560 Verb. Gem. KommSt
Abschließend mit dem „Hackerl“ (links oben) die Buchungen bestätigen und das Journal unter
„Auswertungen“ „Journal“ ausdrucken.
Handbuch Personalverrechnung Seite 29 von 45
5.2 Automatische Verbuchung mit der Vorlage
„Buchen“ „Buchen“ „Dialog Stapel“ „Laden“ (hier ist die Vorlage auszuwählen,
aktuell: Doppelklick auf Vorlage PV 2012 + nachfolgende Änderungen durchführen)
Folgende Daten sind bei Übernahme zu ändern:
Periode: Bitte nicht vergessen den Monat in der Vorlage umzustellen, denn sonst
könnte es sein, dass in einem Monat zweimal gebucht wird!
Erfassungsdatum
Datum der Buchungszeilen: Damit das Datum nicht in jeder Zeile einzeln eingetippt
werden muss, am besten einmal eintippen und dann kopieren/einfügen (StrgC/StrgV).
Beleg Nr.: hier je nach PV – z.B. Gehalt 10/2018
Betrag: hier die Beträge lt. WINlohn Abrechnung eingeben
Abschließend mit dem „Hackerl“ (links oben) die Buchungen bestätigen und das Journal unter
„Auswertungen“ „Journal“ ausdrucken.
Handbuch Personalverrechnung Seite 30 von 45
6 Sonstige Fälle
6.1 Anpassung der Gehälter an den Kollektivvertrag
6.1.1 Download des aktuellen Kollektivvertrages
Am 1. Januar jeden Jahres (bzw. mit Beginn des Sommersemesters) müssen die
Gehälter an die neuen Kollektivverträge angepasst werden, welche von der
Wirtschafskammer-Website heruntergeladen werden können. Hierfür wird jedoch seit 2005
eine Mitgliedsnummer bzw. PIN verlangt. Diese Daten müssen jedes Jahr neu beim
Gründerservice der WK entweder telefonisch (0316/601600) oder per E-Mail ([email protected])
angefordert werden.
Für unsere DienstnehmerInnen benötigen wir den Kollektivvertrag für Handwerk und
Gewerbe, Dienstleistung, Information und Consulting. Je nach Verwendungsgruppe
(siehe Tabelle Gehälter oben) gibt es eine %-Erhöhung der Monatsgehälter.
Die letzte KV-Anpassung erfolgte mit Jänner 2019. Im Ordner PV (Wintersemester 2018/19)
ist ein diesbezügliches Excel-Dokument (Name: KV-Anpassung Gehälter) abgelegt. Zu
Beachten ist, dass nur das kollektivvertragliche Gehalt der KV-Erhöhung unterliegt. Die
Überzahlung bleibt konstant und wird der KV-Erhöhung wieder hinzugerechnet.
Auszug aus der Excel-Tabelle für die KV-Anpassung 2019:
Bei der nächsten KV-Anpassung 2020 ist somit nur das KV-Gehalt 2019 um den jeweiligen %-
Satz zu erhöhen (z.B. um 2,6%) und die Überzahlung 2019 wieder hinzuzurechnen. Daraus
ergibt sich dann das Gehalt 2020.
Handbuch Personalverrechnung Seite 31 von 45
6.1.2 Angleichung der Gehälter in WINLohn
Nachdem man sich nun den Kollektivvertrag herausgesucht hat, müssen die neuen Gehälter
auch in der WINLohn erfasst werden. Man geht auf die
Stammdaten
Arbeitnehmer
Arbeitnehmerstamm
Registerblatt: Lohnarten
Hier muss jeweils zum 01.01. des Jahres (bzw. je nachdem in welchem Monat die KV-
Anpassung erfolgt) bei einer Gehaltserhöhung der neue Betrag eingetragen werden. Der
Betrag für die Sonderzahlungen wird ebenfalls geändert. Dies ist in der Regel der gleiche
Betrag wie das Gehalt.
Arbeitnehmerstamm – Lohnarten:
Diese Änderungen muss man für jede/n ArbeitnehmerIn extra durchführen. Zu beachten ist
auch die Anpassung auf die aktuellen Jahreszahlen.
Nachdem man nun die Gehälter in WINLohn aktualisiert hat, muss man dies auch in der
ACT durchführen.
Handbuch Personalverrechnung Seite 32 von 45
6.1.3 Angleichung der Gehälter in der ACT-Krankenkasse
Die Gehälter müssen nun noch bei sv.online angeglichen werden (siehe Login-Daten).
Unter dem Menüpunkt
DienstnehmerIn bearbeiten
Gehalt einsehen und ändern
In dieser Maske wird nun für jede/n DienstnehmerIn das neue Monatsgehalt (auch
Sonderzahlung) eingetragen sowie ab wann die neuen Bezüge gelten (z.B. am Screenshot:
ab 01.01.2010).
Um die Eingabe zu speichern, klickt man auf
Bezüge ändern
Handbuch Personalverrechnung Seite 33 von 45
6.2 Anpassung der Beitragssätze in WinLohn – jeweils am
Jahresanfang
Am Anfang jeden Jahres (zu Beginn des Sommersemesters) ist zu kontrollieren ob sich
die Beitragssätze geändert haben (BMGL, SV, DB, DZ, KU, WF,…). Am besten einfach im
www. nachsehen (WKO-Homepage oder dgl.) Die Änderungen werden bei der ACT-
Krankenkasse automatisch berücksichtigt, sodass auch in WINLohn eine Änderung
vorgenommen werden muss, da andernfalls die WINlohn Abrechnung nicht mit der Act-SV-
Beitragsnachweisung zusammenpasst und sich dann auf dem DG-Konto Differenzen
ergeben.
Änderung der Beitragssätze in WINlohn:
Stammdaten – Bemessungsgrundlagen
a) Registerblatt: AB01JAHR auswählen für die Anpassung der Beitragssätze
Achtung! Die extra angeführten Beitragssätze für IE, KU, WF müssen in der Zeile A1, D1
herausgerechnet werden, sodass in Summe die Beitragssätze für AN bzw. Gesamt
(Dienstgeber+Dienstnehmer) passen.
z.B. In Summe ergibt sich für einen Angestellten (D1) 17,12%+0,5%+0,5% = 18,12%
Handbuch Personalverrechnung Seite 34 von 45
b) Registerblatt: %-Sätze - zur Anpassung der Kommunalsteuersätze, DB und DZ –
Achtung! Für uns ist nur die Steiermark relevant (Steiermark hat einen eigenen DZ-
Satz)
Die Geringfügigkeitsgrenze kann in WINlohn nicht angepasst werden (dafür bräuchte man
eine eigene Berechtigung bzw. ein Update). Dadurch ergibt sich bei der Abrechnung der
Gehälter eine Fehlermeldung (siehe Abrechnung von Gehältern), die jedoch nur bestätigt
werden muss um die Abrechnung dennoch korrekt durchzuführen.
Handbuch Personalverrechnung Seite 35 von 45
6.3 Personalverrechnung Ferienzeit
Für die Monate Feber bzw. Juli bis September ist mit der Geschäftsführung abzuklären, ob
die MitarbeiterInnen angemeldet bleiben und somit die Gehälter abzurechnen sind, oder ob
diese abgemeldet werden. Die Abmeldung erfolgt über die ACT-Krankenkasse.
Handbuch Personalverrechnung Seite 36 von 45
6.4 Jahresabschluss der Winlohn am Ende jedes
Kalenderjahres
Am Ende jedes Kalenderjahres ist in der WINlohn der Jahresabschluss durchzuführen. Dafür
ist nur eine Datenübernahme zu machen, sodass im Folgejahr automatisch das aktuelle Jahr
aufscheint.
Startprogramm –> Abschluss –> Jahresabschluss –> Wirtschaftsjahr abschließen
Links oben auf das Häkchen: Speichern klicken.
Handbuch Personalverrechnung Seite 37 von 45
6.5 Stapelabrechnung
Die Stapelabrechnung wird hier der Vollständigkeit halber angeführt – bei der monatlichen
Personalverrechnung wird jedoch jede/r ArbeitnehmerIn einzeln abgerechnet.
Abrechnen
Stapelabrechnung
Hier werden die Arbeitnehmer von 2001 bis 2014 und der Betrieb von 1 bis 1 eingegeben und
dann mit dem grünen Häkchen bestätigt.
Hier einfach ein paar Mal mit OK bestätigt werden, und dann wird der Abrechnungsbeleg
gedruckt.
Handbuch Personalverrechnung Seite 38 von 45
6.6 Probleme bei Abrechnung der Sonderzahlungen (UB,
WR)
Wird in den Monaten Mai und/oder November nicht automatisch ein Monatsgehalt
hinzugerechnet, müssen die Lohnarten kontrolliert werden. Dazu folgende Vorgehensweise:
Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm
Dies sieht folgendermaßen aus:
!!!Der Standard funktioniert nicht, deswegen muss man die Formel der Lohnart (1=Gehalt)
kopieren und einfügen!!!
Die korrekte Hinterlegung sieht wie folgt aus:
Danach ist unter
Stammdaten
Arbeitnehmer
Arbeitnehmerstamm
Register Lohnarten
Handbuch Personalverrechnung Seite 39 von 45
bei den Lohnarten die jeweilige Sonderzahlung einzustellen, damit bei der Gehaltsabrechnung
dieser Posten automatisch erscheint. Die Abrechnung der Sonderzahlung ist gemeinsam mit
den laufenden Gehältern durchzuführen, also im Mai ist das Gehalt und die UB abzurechnen;
im November ist das Gehalt und die WR abzurechnen.
In den Monaten, in denen keine Sonderzahlung abzurechnen ist, ist in dem Registerblatt
Lohnarten die Lohnart wieder zu entfernen.
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6.7 Probleme mit WINLohn
Anmerkung WS 2018/19: Im Wintersemester 2019 traten bei der Personalverrechnung keine
derartigen Probleme auf! Die nachfolgenden Problemberichte beziehen sich auf
vorhergehende Semester.
Im WINLohn gibt es immer wieder Probleme durch fehlende Hinterlegung von Formeln. Die
einzelnen Posten werden nicht richtig ausgerechnet. Sollten daher wieder Probleme auftreten,
könnt ihr diese mit folgenden Schritten lösen:
Im „WINLohn“: Stammdaten Lohnarten Lohnartenstamm
So sollte es aussehen:
Lohnartnummer (LANr.): 1
(das ist das Gehalt)
Bruttoerfassung:
Zeilen Formel: 201
Beleg Formel: 202
Exim - Zeilen Formel: 201
Exim – Beleg Formel: 202
Sind die Formeln nicht richtig hinterlegt oder fehlen sie zur Gänze, muss man mit dem Cursor
bei der jeweiligen Formel reinklicken und dann oben auf „Formel“ klicken. Es öffnet sich
folgendes Fenster:
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Neue Zeilenformel: Neue Belegformel:
Beim Schließen die Formel speichern (es erscheint ein Fenster „Wollen Sie die Änderungen
speichern?“ => mit JA bestätigen)
Diese Formeln müssen sodann auch im Formelstamm auffindbar sein:
Stammdaten Lohnarten Formelstamm
Bei einem Doppelklick auf den jeweiligen Namen erscheint dann genau die oben angegebene
Formel.
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6.8 Aliquote Abrechnung der Gehälter
Vor allem im Wintersemester kann es vorkommen, dass die MitarbeiterInnen der KFUniline
über den Sommer abgemeldet waren. Nachdem der ÜFA Kurs oft erst in der ersten bzw.
zweiten Oktoberwoche startet, werden die MitarbeiterInnen möglicherweise nicht mit Ende
September sondern erst mit Mitte Oktober angemeldet.
Berechnung der Gehälter in diesem Sonderfall: als Grundlage dient das Bruttogehalt des
ganzen Monats, welches durch die gesamte Anzahl der Tage des Monats (in diesem Fall
Oktober) dividiert wird. Je nachdem mit welchem Tag die Mitarbeiterinnen angemeldet werden,
wird der Betrag mit den restlichen Tagen multipliziert.
Beispiel:
Bruttogehalt: 3.100
Tage des Monats Oktober: 31
Anzahl der Tage an denen die MitarbeiterInnen in diesem Monat angemeldet sind: 15
3.100:31x15= 1.500
1.500 Euro sind in diesem Fall das Bruttogehalt für diesen Monat
Bei der Eingabe der Gehälter erscheint folgendes Bild:
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In dem Kästchen wird das Bruttogehalt von einem ganzen Monat vorgeschlagen. Dieses
gehört einfach mit dem neu errechneten Gehalt überschrieben.
Am Schluss (nach Drücken des OK-Button) wird noch einmal das Bruttogehalt des ganzen
Monats vorgeschlagen, auch hier gehört wieder der neu errechnete Betrag eingetragen:
Die weitere Vorgehensweise ist dieselbe wie bei der Personalverrechnung eines normalen
Monats.
Zu bedenken ist aber immer, dass auch in Folge (z.B. beim Beitragsnachweis) das geringere
Gehalt eingetragen werden muss.
6.9 Leermeldungen Beitragsnachweisung
Wurden vor dem Sommer die MitarbeiterInnen abgemeldet, ist für die Monate in denen sie
nicht angemeldet waren im Nachhinein eine Leermeldung abzugeben.
Es ist, gleich wie bei einer normalen Beitragsnachweisung, auf der Act-Seite einzusteigen und
auf sv.online zu gehen.
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Der Zeitraum in dem die MitarbeiterInnen abgemeldet waren, entscheidet wieviele
Leermeldungen gemacht werden müssen. Waren sie z.B. von Juli bis September nicht
angemeldet, müssen die Leermeldungen (jeweils einzeln – da immer nur ein Monat
ausgewählt werden kann) für Juli, August und September durchgeführt werden.
Leermeldung heißt, dass anstelle des Bruttogehalts an allen notwendigen Positionen eine Null
eingetragen wird. Folgendes Bild soll am Schluss entstehen:
Bei der Anzahl der MitarbeiterInnen ist beim Eintragen darauf zu achten, dass die leeren
Felder mit einer Null ausgeführt gehören – ansonsten nimmt das Programm die
Beitragsnachweisung nicht an.
Wie bereits oben erwähnt ist diese Leermeldung für jeden Monat einzeln durchzuführen.