MINIT MESYUARAT

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP)

PERKHIDMATAN PENGURUSAN DATA HIDROLOGI UNTUK RANGKAIAN

HIDROLOGI NASIONAL DI JPS MALAYSIA

BIL: 1/2018

TARIKH : 8 Ogos 2018 (Rabu)

MASA : 9.00 Pagi hingga 1.00 Petang

TEMPAT : Bilik Mesyuarat Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi,

Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi, JPS Ampang

Kehadiran :

A. Pengerusi Mesyuarat

YBhg. Dato’ Ir. Hj. Nor Hisham bin Mohd. Ghazali Pengarah BPSAH

B. Wakil Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi, JPS Malaysia

1. Ir. Roslina binti Yusop Timbalan Pengarah (Hidrologi)

2. En. Roslan Bin Sukimin Ketua Penolong Pengarah Kanan (UPM)

3. Mohd Faizul bin Mustapha Ketua Penolong Pengarah Kanan (SPH)

4. Ir. Yuhaslin binti Yusof Ketua Penolong Pengarah Kanan (PRABN)

5. Pn. Nurazlina binti Mohd Zaid Penolong Pengarah Kanan (SRO)

6. Pn. Nur Wazni binti Mohammad Penolong Pengarah Kanan (UPM)

7. En. Mohamed Hafiz bin Kamaluddin Penolong Pengarah Kanan (UPM)

8. En. Mohd Eizam bin Yusof Penolong Pengarah Kanan (UPM)

9. En. Hasanuddin bin Mohd Ibrahim Penolong Pengarah Kanan (SPH)

10. En. Zaini Amli bin Rosli Penolong Jurutera (UPM)

11. En. Abu Salim bin Abd Aziz Penolong Jurutera (UPM)

12. Cik Suzi binti Zunaidi Penolong Jurutera (UPM)

C. Pengarah / Timbalan Pengarah JPS Negeri

1. Ir. Asnol Adzhan bin Abd. Manap Pengarah, JPS Perlis

2. En. Muhammad Fakhri bin Ibrahim Timbalan Pengarah, JPS Melaka

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 2

D. Pegawai Hidrologi Negeri

1. En. Poh Chee Chin PHN JPS Pahang

2. En. Norfaizah binti Saaidin PHN JPS Pulau Pinang

3. En. Hj. Shukri bin Mamat PHN JPS Terengganu

4. En. Jeffree bin Esa PHN JPS Johor

5. En. Mohd Zaidi bin Mokhtar PHN JPS Perak

6. En. Hishamshury bin Ibrahim PHN JPS Kelantan

7. En. Danapal A/L Kannusamy PHN JPS Selangor

8. Pn. Noraini binti Husin PHN JPS Melaka

9.

10.

En. Noor Ibrahim bin Md. Isa

Pn. Mastura binti Maarof

PHN JPS WP. K.Lumpur

PHN JPS Negeri Sembilan

E. Turut hadir

1. En. Muslihat bin Taib Pen. Jurutera, JPS Negeri Sembilan

2. En. Mohamed Shukri bin Abdullah Pen. Jurutera, JPS Pulau Pinang

3. En. Ihsan Fahmi bin Zainuddin Pen. Jurutera, JPS Perlis

4. En. Mohamad Shafeez bin Syahrir Pen. Jurutera, JPS Kedah

F. Urusetia

1. En. Muhammad Ariff bin Abdul Khalid Penolong Pengarah, UPM

2. Pn. Rafidah binti Hamzah Penolong Jurutera, UPM

3. En. Mohd Syhrizan bin Mat Ghani Penolong Jurutera, UPM

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 3

Istilah Dalam Dokumen ISO 9001:2015

Timbalan Pengarah BPSAH – Ketua Wakil Pengurusan (KWP)

Timbalan Pengarah JPS Negeri – Wakil Pengurusan (WP)

Pegawai Hidrologi Negeri – Timbalan Wakil Pengurusan (TWP)

Singkatan Yang Digunakan:

BPSAH - Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi

SPH - Seksyen Peralatan Hidrologi

UPM - Unit Pengurusan Maklumat

UTH - Unit Teknikal Hidrologi

SRO - Seksyen Ramalan Dan Operasi

KPPK - Ketua Penolong Pengarah Kanan

PHN - Pegawai Hidrologi Negeri

NCR - Nonconformance Report

OFI - Opportunity For Improve

RHN - Rangkaian Hidrologi Nasional

MS - Malaysian Standard

ISO - International Standard Organization

BTP - Borang Tindakan Pembetulan

MKN - Majlis Keselamatan Negara

WPKL - Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 4

1.0 UCAPAN ALU-ALUAN PENGERUSI

1.1 Dato’ Pengerusi mengalu-alukan kehadiran semua yang hadir ke Mesyuarat

Kajian Semula Pengurusan (MKSP) terutamanya Wakil Pengurusan, Timbalan

Wakil Pengurusan berserta Pegawai Hidrologi Negeri yang telah memberikan

komitmen yang tinggi terhadap Sistem Pengurusan Kualiti bagi Perkhidmatan

Pengurusan Data Hidrologi di JPS Malaysia.

1.2 Mesyuarat mengambil maklum berkenaan perkara-perkara sepertimana

berikut :

1.2.1 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan perlu diadakan sekurang-

kurangnya sekali dalam tempoh masa 12 bulan yang perlu dihadiri

oleh Wakil Pengurusan, Timbalan Wakil Pengurusan berserta Pegawai

Hidrologi Negeri.

1.2.2 Tujuan mesyuarat ini diadakan adalah untuk mengkaji dan menyemak

semula pencapaian sasaran dan membincangkan perkara-perkara

yang berkaitan dengan pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti MS

ISO 9001 : 2015 untuk penambahbaikan.

1.3 Di antara perkara-perkara yang akan dibentangkan dalam mesyuarat ini

adalah Pengesahan Minit Mesyuarat MKSP Bil.1/2017, Pelaporan pencapaian

Objektif Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015, Laporan

Penemuan Audit Kualiti Dalaman, Laporan Status Tindakan Pembetulan dan

Laporan Perubahan Yang Boleh Memberi Kesan Terhadap Sistem

Pengurusan Kualiti dan Penambahbaikan.

Tindakan : Makluman

1.4 Dato’ Pengerusi menekankan permasalahan berkaitan pertukaran kakitangan

yang menjalankan kerja-kerja hidrologi yang memberi kesan terhadap prestasi

data hidrologi.

Dato’ Pengerusi menyarankan supaya semua Pegawai Hidrologi Negeri

(PHN) bersama dengan Pengarah JPS Negeri merancang pelan pertukaran

kakitangan serta mengenalpasti dahulu calon-calon pengganti Pegawai

Hidrologi Negeri atau kakitangan yang baru sebelum pertukaran kakitangan

dibuat.

Tindakan : Semua JPS Negeri

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 5

2.0 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

Pembentangan maklumbalas minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)

Bil. 1/2017 oleh Penolong Pengarah UPM (En. Muhammad Ariff bin Abdul Khalid)

seperti di Lampiran 1. Minit mesyuarat MKSP Bil.1/2017 telah disahkan tanpa

sebarang pindaan.

Tindakan : Makluman

3.0 PEMBENTANGAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI MS ISO 9001:2015 BAGI

TAHUN 2018

3.1 LAPORAN PRESTASI, PENGHANTARAN & PENERIMAAN DATA

HIDROLOGI

Pelaporan Prestasi, Penghantaran dan Penerimaan Data Hidrologi telah

dibentangkan oleh Penolong Pengarah UPM (En. Muhammad Ariff bin Abdul

Khalid) seperti dalam Lampiran 2. Mesyuarat mengambil maklum :

3.1.1 Laporan Prestasi Penerimaan Data Hidrologi

Semua JPS Negeri telah mengemukakan data hidrologi ke Bahagian

Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi (BPSAH) mengikut tempoh

masa seperti yang ditetapkan di dalam Objektif Kualiti.

Tindakan : Makluman

3.1.2 Laporan Prestasi Data Hujan

3.1.2.1 Semua JPS Negeri telah mencapai tahap prestasi data hujan

melebihi 95% bagi Stesen Hujan bukan pedalaman seperti

yang disasarkan.

Tindakan : Makluman

3.1.2.2 Bagi stesen hujan pedalaman, JPS Pahang telah mencapai

prestasi 100% manakala JPS Kelantan hanya mencapai

prestasi 78%.

PHN JPS Kelantan memaklumkan prestasi data Stesen Hujan

pedalaman di Kelantan tidak mencapai prestasi 95% kerana

terdapat masalah akses ke stesen Gunung Gagau akibat

daripada cuaca buruk. Rutin kutipan data stesen hujan

pedalaman ini juga tertakluk kepada trip helikopter yang

hanya dibuat tiga bulan sekali sahaja. Kutipan data bagi

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 6

stesen hujan pedalaman ini tergendala selama tiga bulan

kerana pembatalan trip helikopter akibat cuaca yang buruk.

Tindakan : Makluman

3.1.3 Laporan Prestasi Data Aras Air

3.1.3.1 Semua JPS Negeri mencapai prestasi data aras air 100%

kecuali bagi JPS Negeri berikut :

a) JPS Kedah = 55%

b) JPS WPKL = 36%

c) Kelantan = 72%

3.1.3.2 PHN JPS Kedah memaklumkan terdapat masalah kerosakan

alat sensor dan RTU di stesen aras air Sg. Muda di Jeniang

dan alat ganti masih belum diperolehi.

Bagi stesen Sg. Muda di Jambatan Syed Omar pula, telah

berlaku kecurian alat. Tindakan pembetulan telah diambil dan

pihak JPS Kedah masih menunggu alat autologger untuk

dipasang.

Masalah kecurian bateri juga berlaku di stesen Sg. Ketil di

Kuala Pegang. Tindakan pembetulan telah diambil dan pihak

JPS Kedah masih menunggu alat ganti.

Tindakan : JPS Kedah & SPH

3.1.3.3 Dato’ Pengerusi menyarankan supaya pihak SPH memohon

peruntukan peralatan yang mencukupi bagi memastikan

peralatan dan alat ganti sentiasa tersedia untuk mengelakkan

berlakunya kehilangan data akibat daripada kerosakan atau

ketiadaan alat ganti.

Dato’ Pengerusi juga meminta supaya pihak SPH mengkaji

dan mencadangkan kaedah atau inovasi yang sesuai bagi

mengurangkan kejadian kecurian alat dan kehilangan data.

Tindakan : SPH

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 7

3.1.3.4 PHN JPS WPKL memaklumkan terdapat kehilangan data aras

air di stesen Sg. Klang di Jambatan Sulaiman bermula

daripada bulan Mac tahun 2018 sehingga kini kerana bekalan

kuasa terputus akibat kerja-kerja yang sedang dijalankan

berhampiran stesen oleh pihak Dewan Bandaraya Kuala

Lumpur (DBKL). Pihak JPS WPKL mencadangkan supaya

stesen tersebut menggunakan sumber bekalan kuasa

alternatif seperti kuasa solar.

Walaubagaimanapun, PHN JPS WPKL akan mencadangkan

supaya stesen ini ditutup buat sementara waktu kerana data

telah hilang dalam tempoh lebih daripada 90 hari.

Bagi Stesen Sg. Gombak di Jalan Tun Razak juga mengalami

masalah bekalan kuasa. Pihak kontraktor yang dilantik telah

melakukan kerja-kerja pembetulan dan data telah dicerap

semula mulai bulan Julai 2018. PHN JPS WPKL

mencadangkan supaya stesen ini ditutup buat sementara

waktu kerana data telah hilang dalam tempoh lebih daripada

90 hari.

JPS WPKL perlu membuat permohonan penutupan

sementara stesen kepada pihak UPM.

Tindakan : JPS WPKL DAN SPH

3.1.3.5 PHN JPS Kelantan memaklumkan telah berlaku masalah

vandalisme di stesen Sg. Lebir di Kg. Tualang di mana

peralatan tubing telah dipotong. Tindakan pembetulan telah

diambil dan data telah mula dicerap semula mulai bulan Mac

2018.

Bagi stesen Sg. Galas di Chegar Lapan, Dabong telah berlaku

keraguan data yang telah dicerap ke dalam minilog.Tindakan

pembetulan telah diambil bersama pihak SPH.

PHN Kelantan memaklumkan juga bahawa terdapat masalah

peralatan di stesen Sg. Lanas di Air Lanas di mana data tidak

dapat dikeluarkan kerana kabel tidak berfungsi. PHN telah

mengadakan perbincangan dengan pihak UPM dan masalah

ini akan diatasi dengan segera.

Tindakan : JPS Kelantan & UPM

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 8

3.1.3.6 Dato’ Pengerusi meminta supaya setiap kejadian vandalisme,

kecurian atau kehilangan peralatan mestilah dilaporkan

kepada pihak yang sepatutnya (termasuk pihak polis dan

BPSAH).

Pihak SPH juga diminta untuk membuat statistik bagi setiap

kejadian vandalisme, kecurian atau kehilangan alat yang telah

berlaku untuk memudahkan justifikasi semasa membuat

permohonan peruntukan dan juga untuk tujuan

penambahbaikan.

Tindakan : Semua JPS Negeri & SPH

3.2 LAPORAN PENYEBARAN DATA HIDROLOGI & MAKLUMBALAS

PELANGGAN

Pelaporan Penyebaran Data Hidrologi dan Maklumbalas Pelanggan telah

dibentangkan oleh Penolong Pengarah UPM (En. Mohd Eizam bin Yusof)

seperti dalam Lampiran 3. Mesyuarat mengambil maklum :

3.2.1 Jumlah permohonan data hidrologi bagi 4 jenis kategori pelanggan

iaitu Perunding Projek Kerajaan, Perunding Projek Swasta, IPT dan

Agensi Kerajaan bagi tempoh Januari sehingga Mei tahun 2018 adalah

sebanyak 213 permohonan. Jumlah pembayaran bagi permintaan data

hidrologi oleh pelanggan kategori persendirian adalah sebanyak

RM 24, 765.00 (12 transaksi).

Jumlah permohonan data bagi tempoh Jun 2017 sehingga Mei 2018

pula adalah sebanyak 421 permohonan, manakala jumlah Borang

Aduan dan Maklumbalas Pelanggan yang diterima hanya sebanyak 96

(29.54%) sahaja daripada jumlah keseluruhan permohonan. Jadual

berikut menunjukkan jumlah permohonan dan maklumbalas pelanggan

bagi bulan Jun 2017 sehingga Mei 2018 :

Bil. Jenis Pelanggan Jumlah

Permohonan

Jumlah maklumbalas

pelanggan yang

diterima

1. Perunding Projek Kerajaan 127 24

2. Perunding Projek Swasta 24 13

3. IPT 248 52

4. Agensi Kerajaan 22 7

Jumlah 421 96

Jumlah maklumbalas pelanggan

yang tidak diterima 325

Tindakan : Makluman

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 9

3.2.2 Timbalan Pengarah BPSAH (Ir. Roslina binti Yusop) mencadangkan

supaya pelaporan penyebaran data hidrologi pada masa akan datang

dimasukkan statistik jumlah bilangan tahun data (Data Years) bagi

setiap data yang telah dibekalkan supaya pihak UPM dapat memantau

jumlah sebenar data yang telah dibekalkan.

Tindakan : UPM

3.2.3 Timbalan Pengarah BPSAH (Ir. Roslina binti Yusop) memaklumkan

terdapat kelonggaran bagi data yang diambil sendiri oleh pelanggan di

Pusat Pelanggan UPM. Pelanggan tersebut yang terdiri daripada

pelajar, agensi kerajaan atau perunding yang dikecualikan daripada

bayaran yuran data dibenarkan untuk mengambil data tanpa had.

Dato’ Pengerusi meminta supaya mekanisme yang sesuai perlu

dikenalpasti bagi mengawal pengambilan data oleh pelanggan secara

percuma, contohnya mengenakan caj jam bagi penggunaan komputer

untuk mengambil data.

Dato’ Pengerusi juga mengarahkan supaya Kajian Pindaan Ordinan

Pembayaran Yuran Data Hidrologi yang ditangguhkan sebelum ini

dijalankan semula.

Dato’ Pengerusi juga mencadangkan supaya satu bengkel

dilaksanakan bagi membincangkan isu-isu berkaitan pembekalan data-

data hidrologi.

Tindakan : UPM

3.3 LAPORAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENGURUSAN LATIHAN

BPSAH MS ISO 9001:2015

Pelaporan Laporan Pencapaian Objektif Kualiti Pengurusan Latihan BPSAH

MS ISO 9001:2015 telah dibentangkan oleh Pembantu Jurutera UPM (Cik

Suzi binti Zunaidi) seperti dalam Lampiran 4. Mesyuarat mengambil maklum :

3.3.1 Objektif Kualiti Pengurusan Latihan BPSAH di bawah MS ISO

9001:2015 adalah untuk memastikan kumpulan sokongan terlibat

dengan hidrologi menghadiri kursus berkaitan hidrologi sekurang-

kurangnya sekali setahun.

Tindakan : Makluman

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 10

3.3.2 Pencapaian laporan kehadiran kursus berkaitan hidrologi :

3.3.2.1 Peringkat Ibu Pejabat BPSAH

Kehadiran kursus berkaitan dengan hidrologi bagi kesemua

23 orang kakitangan kumpulan sokongan 1 dan 2 di Ibu

Pejabat BPSAH adalah 100%.

Tindakan : Makluman

3.3.2.2 Peringkat Negeri

Semua JPS negeri mencapai kehadiran kursus berkaitan

hidrologi 100% kecuali JPS Negeri berikut :

a) JPS Melaka = 75%

b) WPKL = 44%

Tindakan : JPS Melaka & JPS WPKL

3.3.3 Pencapaian secara keseluruhan kehadiran kursus berkaitan hidrologi

bagi peringkat Ibu Pejabat BPSAH dan peringkat JPS Negeri adalah

94%.

Tindakan : Makluman

3.4 LAPORAN PEMANTAUAN KEMARAU

Pelaporan Pemantauan Kemarau telah dibentangkan oleh Penolong

Pengarah Kanan SRO, PRABN (Puan Nurazlina binti Mohd Zaid) seperti

dalam Lampiran 5. Mesyuarat mengambil maklum :

3.4.1 Skop kerja pemantauan kemarau telah diambil alih oleh Seksyen

Sumber Air berkuatkuasa pada 1 Julai 2018.

3.4.2 Berdasarkan kepada MS ISO 9001:2015 BSAH-PK(O)-05, SRO akan

menjalankan analisis dan menyediakan laporan pemantauan kemarau

pada setiap bulan pada bulan berlaku musim panas, kering, kemarau

dan Monsun Barat Daya menggunakan data hujan, luahan sungai dan

storan empangan.

3.4.3 Prestasi penerimaan data bagi analisis Pelaporan Kemarau sehingga

30 Jun 2018 adalah 100%.

Tindakan : Makluman

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 11

4.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PENEMUAN AUDIT KUALITI DALAMAN

Laporan Penemuan Audit Kualiti Dalaman bagi tahun 2018 telah dibentangkan oleh

Penolong Pengarah UPM (En. Muhammad Ariff bin Abdul Khalid) seperti dalam

Lampiran 6. Mesyuarat mengambil maklum :

4.1 Audit Kualiti Dalaman dijalankan ke atas Perkhidmatan Pengurusan Data

Hidrologi di JPS Malaysia supaya ianya dilaksanakan secara berkesan dan

mematuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 : 2015.

4.2 Keputusan Pelaksanaan Audit Dalaman adalah seperti berikut :-

Bil Negeri Keputusan Audit Penghantaran

Laporan

1. Ibu Pejabat BPSAH 0 NCR, 13 OFI 13 Julai 2018

2. Perlis - -

3. Kedah 1 NCR, 8 OFI -

4. Pulau Pinang 2 NCR, 1 OFI -

5. Perak 0 NCR, 6 OFI 26 Julai 2018

6. Selangor 0 NCR, 3 OFI -

7. W.P. Kuala Lumpur - -

8. Negeri Sembilan 2 NCR, 4 OFI -

9. Melaka - -

10. Johor - -

11. Kelantan - -

12. Terengganu - -

13. Pahang - -

Jumlah NCR + OFI 40 Kes

Tindakan : Makluman

4.3 Pihak JPS Kedah memaklumkan telah menerima 1 NCR berkaitan kontrak

perkhidmatan kerja-kerja sukat luah, enapan ampai dan kualiti air yang dibuat

oleh pihak perunding.

Pihak BPSAH telah mengambil tindakan dengan memaklumkan kepada

semua pihak perunding yang telah dilantik untuk mematuhi prosedur cerapan

data luahan, enapan ampai dan kualiti air serta menggunakan borang-borang

kualiti yang sedia ada.

Pihak BPSAH juga memaklumkan bahawa semua kerja-kerja cerapan data ini

perlu dibawah kawal selia Pegawai Hidrologi Negeri masing-masing. Kontrak

perkhidmatan cerapan data luahan, enepan ampai dan kualiti air ini juga

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 12

bersifat sementara sahaja jadi tiada pindaan terhadap prosedur kualiti akan

dibuat.

Tindakan : Makluman

5.0 PEMBENTANGAN LAPORAN STATUS TINDAKAN PEMBETULAN

Laporan Status Tindakan Pembetulan telah dibentangkan oleh Penolong Pengarah

UPM (En. Muhammad Ariff bin Abdul Khalid) seperti dalam Lampiran 7. Mesyuarat

mengambil maklum :

5.1 Objektif Tindakan Pembetulan adalah untuk mengenalpasti ketakakuran yang

berlaku dan mengambil tindakan pembetulan yang sewajarnya untuk

mengelakkan ketakakuran tersebut daripada berulang.

5.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa penghantaran laporan Borang Tindakan

Pembetulan (BTP) adalah melalui dua cara iaitu secara manual

(menggunakan borang BTP) atau secara atas talian (online).

5.3 Sebanyak 10 BTP telah diterima bermula daripada bulan Oktober 2017

sehingga Jun 2018. Senarai berikut menunjukkan peratusan BTP mengikut

klasifikasi kejadian yang berlaku :

a) Operasi pemungutan dan penghantaran data hidrologi – 20%

b) Data mencurigakan - 10%

c) Kerosakan stesen dan peralatan – 70%

Tindakan : Makluman

5.4 Pengarah JPS Perlis (Ir. Asnol Adzhan bin Abd. Manap) mencadangkan

supaya satu dasar/piawaian berkaitan tempoh masa yang diambil bagi

menggantikan alat-alat yang rosak, hilang atau tamat tempoh perlu ditetapkan

atau dikaji semula bagi mengelakkan berlakunya kehilangan data yang lebih

kerap dan lama.

Tindakan : SPH

5.5 Ketua Penolong Pengarah Kanan SPH (En. Faizul bin Mustapha)

memaklumkan bahawa agihan peruntukan bagi perolehan alat ganti telah

dibuat pada bulan Jun 2018.

Tindakan : Makluman

5.6 Kebanyakan pejabat JPS Negeri yang telah mendapat peruntukan masih tidak

dapat membuat perolehan kerana terdapat masalah dengan sistem e-

Perolehan.

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 13

Dato’ Pengerusi menyarankan supaya setiap pejabat yang menghadapi

masalah dengan sistem e-Perolehan membuat aduan terus kepada pihak

MAMPU menerusi laman sesawang mereka.

Tindakan : Semua JPS Negeri

6.0 PEMBENTANGAN LAPORAN PERUBAHAN YANG MEMBERI KESAN KEPADA

SISTEM KUALITI DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Laporan Perubahan Yang Memberi Kesan Kepada Sistem Kualiti Dan Cadangan

Penambahbaikan telah dibentangkan oleh Penolong Pengarah UPM (En. Muhammad

Ariff bin Abdul Khalid) seperti dalam Lampiran 8. Mesyuarat mengambil maklum :

6.1 Timbalan Pengarah Seksyen Hidrologi (Ir. Roslina binti Yusop)

mencadangkan supaya objektif kualiti dan skop pelaporan kemarau

dikeluarkan daripada pensijilan MS ISO 9001:2015 iaitu Perkhidmatan

Pengurusan Data Hidrologi di Jabatan Pengairan Dan Saliran Malaysia. Ini

bagi memastikan pensijilan ini dapat menumpukan sepenuh perhatian

terhadap perkara-perkara berkaitan pengurusan data hidrologi sahaja.

Dato’ Pengerusi dan ahli mesyuarat bersetuju supaya objektif kualiti dan skop

pelaporan kemarau dikeluarkan daripada pensijilan ini.

Tindakan : UPM

6.2 Dato’ Pengerusi dan ahli mesyuarat bersetuju supaya objektif di dalam

Prosedur Kualiti Pengurusan BPSAH PK(P)-09 – Latihan dipinda seperti

dicadangkan supaya selaras dengan objektif kualiti.

Tindakan : UPM

6.3 Bagi penambahbaikan Objektif Kualiti Pungutan Data, PHN-PHN negeri

memohon untuk mengekalkan objektif yang sedia ada, tetapi membuat

penambahan bagi objektif Data Kualiti Air iaitu “Mengemukakannya ke

Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi dalam tempoh masa seperti

berikut : Data Kualiti Air dalam tempoh 30 hari dari tarikh laporan makmal

Jabatan Kimia”.

Timbalan Pengarah Seksyen Hidrologi (Ir. Roslina binti Yusop) memaklumkan

pihak BPSAH akan mengadakan kajian lanjut berkaitan perkara ini dan akan

memaklumkan kepada pihak JPS Negeri jika terdapat sebarang perubahan

kelak.

Tindakan : UPM

MKSP BIL. 1/2018 |8 Ogos 2018 14

7.0 HAL- HAL LAIN

7.1 Pengarah JPS Perlis (Ir. Asnol Adzhan bin Abd. Manap) mencadangkan supaya

satu dasar atau pelan diwujudkan bagi menyeimbangkan di antara

pertambahan kerja atau stesen dengan bilangan kakitangan sediada. Perkara

ini penting supaya prestasi data hidrologi dapat dikekalkan atau dipertingkatkan

seperti yang disasarkan.

Tindakan : Makluman

7.2 Pengarah JPS Perlis juga mencadangkan supaya satu sesi perkongsian

pengetahuan atau capacity building bersama masyarakat perlu dibuat bagi

memberi pendedahan tentang kepentingan data-data hidrologi dalam

kehidupan seharian mereka.

Dato’ Pengerusi memaklumkan perkara ini boleh diketengahkan melalui aktiviti-

aktiviti yang dilaksanakan oleh Seksyen Sumber Air seperti World Water Day

atau Ekspedisi Sumber Air Negara.

Tindakan : Seksyen Sumber Air

7.3 Wakil PHN JPS Negeri Sembilan memaklumkan bahawa pejabat mereka

mendapat minor NCR daripada pihak audit kualiti dalaman kerana tajuk Manual

Kualiti tidak sama seperti nama skop pensijilan.

Pihak UPM diminta untuk menyelaraskan semula tajuk Manual Kualiti tersebut

Tindakan : UPM

7.4 Ketua Penolong Pengarah Kanan SPH (En. Faizul bin Mustapha)

memaklumkan bahawa laman sesawang bagi Info Kemarau telah ditutup buat

sementara waktu kerana telah diceroboh oleh sumber yang masih belum dapat

dikenalpasti. Maklumat ini diterima daripada Majlis Keselamatan Negara (MKN)

pada 3 Ogos 2018 yang lepas. Pihak SPH sedang mencari kaedah bagi

menghalang dan mengatasi pencerobohan sistem ini daripada berlaku semula.

Tindakan : SPH

8.0 PENUTUP

Dato’ Pengerusi mengharapkan supaya semua perkara yang telah dibincangkan di

dalam mesyuarat ini dapat dilaksanakan dengan jayanya. Beliau juga mengucapkan

terima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang hadir dan terus memberikan

komitmen yang tinggi. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 12.35 tengah hari.