LAPORAN PENEMUAN AUDIT PEMANTAUAN

DAN NAIKTARAF SIRIM TAHUN 2018

MESYUARAT PENGURUSAN SUMBER AIR DAN HIDROLOGI

(MPSAH) BIL.1/ 2019

20 Februari 2019

Bilik Mesyuarat BPSAH

BAHAGIAN PENGURUSAN

SUMBER AIR DAN HIDROLOGI

1. Pada 5-7 September 2018, pihak BPSAH telah mengadakan Audit Pemantauan dan Naiktaraf Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001 : 2008 kepada ISO 9001: 2015. Audit tersebut telah dilaksanakan oleh pihak SIRIM QAS Sdn Bhd.

PELAKSANAAN AUDIT PEMANTAUAN

DAN NAIK TARAF SISTEM

PENGURUSAN KUALITI (SIRIM)

2. Antara pejabat-pejabat yang telah dipilih untuk di audit bagi tahun 2018 adalah seperti berikut :

i. Bahagian Pengurusan Sumber Air Dan Hidrologi ii. JPS Negeri Pulau Pinang iii. JPS Negeri Selangor iv. JPS Negeri Pahang v. JPS Negeri Terengganu

3. Hasil penemuan daripada Audit Pemantauan Dan Naiktaraf SIRIM tersebut, Sistem Pengurusan Kualiti bagi Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi Untuk Rangkaian Hidrologi Nasional Di JPS Malaysia telah mendapat :

0 Ketakakuran / NCR (Non- Conformance Report)

8 Peluang Penambahbaikan

4. Sistem Pengurusan Kualiti bagi Perkhidmatan Pengurusan Data Hidrologi Untuk Rangkaian Hidrologi Nasional Di JPS Malaysia juga telah berjaya dinaiktaraf daripada :

ISO 9001 : 2008 kepada ISO 9001 : 2015

5. Nombor pendaftaran Pensijilan ISO 9001:2015 juga telah ditukar kepada sistem penomboran baru yang telah diperkenalkan oleh pihak SIRIM

No. Pensijilan Lama : AR 4551

No. Pensijilan Baru : QMS 01778

LAPORAN

TERPERINCI

PENEMUAN

AUDIT

PEMANTAUAN DAN

NAIKTARAF SIRIM

JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN MALAYSIA

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

No Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil

1. BPSAH 9.3.2 Kajian Semula Pengurusan Beberapa agenda di bawah tidak dibincangkan dengan jelas di dalam minit mesyuarat MKSP : 1) Maklumbalas daripada pihak

berkepentingan 2) Perubahan terhadap isu dalaman dan

luaran 3) Keberkesanan tindakan mengatasi

risiko 4) Pencapaian perkhidmatan luar

Keputusan Audit Kualiti Dalaman tidak dibincangkan secara menyeluruh memandangkan sesetengah JPSN tidak sempat mengadakan audit dalaman

1. Pihak UPM telah membuat pindaan terhadap prosedur PK(P)-01 – Kajian Semula Pengurusan mengikut keperluan ISO 9001 : 2015

2. Pihak UPM telah mengedarkankan jadual pelaksanaan Audit Kualiti Dalaman bagi tahun 2019 dan setiap JPSN perlu mematuhi jadual audit tersebut.

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil

2. BPSAH 9.1.3 Prosedur bagi Analisa Data PK(P)-10 telah dibangunkan namun tidak memenuhi keperluan ISO 9001:2015

Proses pindaan dokumen tersebut dalam tindakan

3. BPSAH/ JPSN

6.1 Pelan risiko telah dibangunkan dihampir kesemua proses, namun ianya tidak termasuk punca/isu yang menyebabkan objektif kualiti tidak tercapai di beberapa negeri

Prosedur Pengurusan Risiko PK(P)-13 telah dipinda dan setiap JPS Negeri perlu melaksanakan pelan pengurusan risiko di pejabat masing-masing.

4. BPSAH/ JPSN

9.2 Liputan audit berkenaan pengurusan risiko tidak ditunjukkan dengan jelas di dalam nota audit

Pihak BPSAH mengambil maklum dan akan menekankan isu ini kepada pihak auditor pada masa hadapan.

5. JPS Terengganu

7.1.5 Pihak BPSAH Negeri telah membangunkan Buku Inventori Peralatan bagi memantau status kalibrasi peralatan secara manual. Walaubagaimanapun, ianya boleh ditambah baik kerana masih terdapat peralatan yang tidak didaftarkan di dalam inventori tersebut. Cth : Sensor hujan di Stesen Kg. Menerong

JPS Terengganu mengambil maklum berkaitan perkara ini.

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil

6. JPS Terengganu

7.2 (c) Penilaian keberkesanan latihan telah dibuat berdasarkan Borang Penilaian (BPSAH-DK-BPKURSUS), namun , tahap penilaian (skala 1-3) tidak direkodkan dengan jelas.

Pihak JPS Terengganu telah mengambil maklum perkara ini dan semua borang tersebut akan di isi dengan betul pada masa hadapan.

7. JPS Pahang 8.1 Penyediaan Jadual Pemungutan Data Hidrologi Tahunan (JPDHT) telah dilaksanakan oleh pihak BPSAH Negeri sebelum 15 Januari. Walaubagaimanapun, pengagihan salinan jadual tersebut kepada KPPK UPM sebagaimana keperluan prosedur tidak jelas ditunjukkan

Pihak JPS Pahang telah mengambil maklum perkara ini. Pada tahun 2019, JPS Pahang telah menghantar Jadual Pemungutan Data Hidrologi Tahunan ke BPSAH melalui surat bertarikh 5 Disember 2018.

PELUANG PENAMBAHBAIKAN

No. Pejabat Klausa Butiran Tindakan diambil

8. BPSAH & JPSN

6.1 Berdasarkan Pelan Risiko 1 hingga 16 dan minit mesyuarat Pengurusan Risiko (MPR Bil.1/2018), organisasi telah mengenalpasti dan menyenaraikan risiko-risiko, kawalan sedia ada, tahap risiko dan langkah rawatan (jika perlu) secara menyeluruh walaupun situasi, impak dan kawalan yang diperlukan berbeza di setiap negeri. Adalah disarankan supaya Pelan Pengurusan Risiko disesuaikan dengan situasi di setiap negeri/JPSN atau di BPSAH itu sendiri.

Prosedur Pengurusan Risiko PK(P)-13 telah dipinda dan setiap JPS Negeri perlu melaksanakan pelan pengurusan risiko di pejabat masing-masing.