Ügyviteli ismeretek - nyf.hu · PDF fileTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 5 VI. A gazdasági szervezetek ügyiratai,

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA

4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B

Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

B/IV.

Külső szakmai gyakorlat kidolgozása

(tananyagának, tematikáinak, módszertani útmutatóinak kidolgozása

a külső szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatók számára)

Ügyviteli ismeretek

(Összeállította: Veres Gabriella)

(Belső jegyzet)

2011


1

Az ügyviteli munkafolyamatok

Az ügyvitel

Az ügyvitel a hivatalon belüli ügyintézés szervezett rendje. Rendeltetése, hogy a folyamatban a

visszacsatolt ellenőrzéssel szabályozott információs rendszer szerepét betöltse. Az ügyvitel tulaj-

donképpen nem más, mint az információs folyamatok összessége.

Az ügyvitel magában foglalja:

- az ügyvitelszervezést,

- az ügyiratkezelést.

Ügyviteli alapfogalmak

Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerű-

en a szervnél vagy személynél marad.

Bizonylati rend: a bizonylatok összessége, keletkezésük és feldolgozásuk folyamata, formai előírá-

suk és megőrzési rendjük.

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával- elektronikus formában rögzített –

elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki)

információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot

képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.

Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a bead-

vány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovato-

kat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.

Folyamati rend: a bizonylatok keletkezésének és felhasználásának műveleti sorrendje a kiállítástól

az irattározásig.

Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyin-

tézési folyamat során.

Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez

intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyó-

számmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt ikta-

tószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek

az összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra

eljárni.

Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletkezett

iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv), illetve az iktatóbé-

lyegző lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetében az iktatóképernyő rovatait töltik ki.


2

Iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú

oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája. A szerv rendeltetésszerű műkö-

dése során nála keletkezett vagy hozzá intézett és megőrzött ügyviteli iratok nyilvántartására szol-

gál.

Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelente-

tés szándékával készült könyv jellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével,

illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagok, alakban, bármely eszköz fel-

használásával és bármely eljárással keletkezett. Nem tekinthető iratnak a szép- és tudományos iro-

dalom, valamint a publicisztika. Az irat fogalomkörébe tartozik a gépi adatfeldo lgozással nyert adat

is.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, segédletekkel való ellátását, szaksze-

rű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhetőség szempontjából történő váloga-

tását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során ke-

letkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését,

kezelését és őrzését végzi.

Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére

alkalmas helyiség.

Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az

irattárba tartozó iratok összessége.

Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe

(irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll.

Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám.

Irattári jel: azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, kelet-

kezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja stb.).

Irattári anyag: a szervezetnél keletkezett vagy hozzá érkezett minden irat, melyre elintézésük után

is szükség lehet és így (meghatározott ideig) megőrzendő.

Levéltári anyag: történeti értékű, gazdasági, tudományos, műszaki, társadalmi, politikai stb. szem-

pontból jelentőséggel bíró iratok, melyeket keletkezési idejüktől és őrzési helyüktől függetlenül

meg kell őrizni, és védelemben kell részesíteni. (A legfontosabbak őrzési és megtekinthetőségi he-

lye az Országos Levéltár, de számos egyéb, szakmailag vagy területileg illetékes levéltár is műkö-

dik.)

Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és

formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az

első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.


3

Összeszerelés (szerelés): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és

utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt

jelölni kell.

Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban ke-

letkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli

és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre

előkészíti.

Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy

hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.

Ügyiratnak nevezzük a vállalati, vállalkozási, államigazgatási és egyéb szervezetek, szervek ren-

deltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező iratot, az intézményekhez érkező vagy

azok által készített levelet és más műfajú iratot (pl. egyszerű ügyirat, feljegyzés, jegyzőkönyv stb.).

Ügyirat továbbá minden irat, amelyet közigazgatási (hatósági) szervhez küldenek beadványként,

vagy igazgatási, gazdasági üzleti szerv állít ki belső vagy külső használatra valamely ügyre vonat-

kozóan.

Polgári ügyirat a magánszemélyek egymás közötti jogi, üzleti ügyeinek írásos rögzítése (pl. adás-

vételi szerződés, meghatalmazás).

Az ügyirat „okirat”-tá minősül, ha a kiállító igazgatási szerv (hatóság) vagy magánszemély megha-

tározott formai szabályok betartásával valamit bizonyít, igazol, tényt állapít meg, elhatározást vagy

megegyezést közöl. Az okiratot leggyakrabban közjegyző hitelesíti.

Az okiratok a törvény védelme alatt állnak, tehát megkülönböztetett jelentőségűek.

Két csoportjukat különítjük el:

- magánokiratot (ezeket szervezetek vagy magánosok készítik);

- közokiratot (ezeket valamely hatóság vagy hivatalos személy bizonyos előírások szerint állít

ki, pl. a közjegyző).

Az okiratok fajtái:

- nyugta, ellennyugta, elismervény, kötelezvény, meghatalmazás, adásvételi szerződés,

feljegyzés, emlékeztető, jegyzőkönyv, jelentés.

Az ügyirat mozgását mindig bizonylatolni kell. Ha az ügyiratot kézbesítő továbbítja, akkor a

kézbesítőkönyvbe és az előadói munkanaplóba kell beírni, ha az iktatás osztottan történik, akkor

csak az előadói munkanaplóba kell bevezetni.

Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységei-

nek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltétele-

it, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.1

1 http://net.jogtar.hu


4

A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása

I. Egyszerű ügyiratok

a) nyugta, ellennyugta

b) bon

c) elismervény

d) kötelezvény

e) meghatalmazás

f) nyilatkozat

g) végrendelet

II. Magánszemélyek levelezése hivatalos szervekkel

a) önéletrajz

b) szakmai önéletrajz

c) pályázat

d) egyéb beadványok: kérvény, fellebbezés, panasz, bejelentés stb.

III. Állampolgári, hatósági bizonyítványok, igazolványok

a) személyi igazolvány

b) útlevél

c) társadalombiztosítási igazolvány

d) adóigazolvány

e) gépjárművezetői engedély

f) gépjármű forgalmi engedély

IV. Okiratok

a) A cégalapító okiratok (alapító okirat, társasági szerződés, cégbírósággal kapcsolatok le-

velek)

b) Iskolai bizonyítványok (szakmai és nyelvvizsga bizonyítvány, kitüntetések, kinevezések)

c) Hatósági döntések, végzések, telekkönyvi bejegyzések)

V. Közigazgatási szervek, intézmények, gazdasági szervezetek levelei, iratai magán-személyekhez

a) a munkavállalással kapcsolatos iratok

- alkalmaztatási értesítés

- közszolgálati kinevezés

- közalkalmazotti áthelyezés

- munkaszerződés

- munkaköri leírás

- áthelyezés

- szabadság engedélyezése

- fizetés nélküli szabadság engedélyezése

- munkaviszony megszüntetése

- nyugdíjaztatás

b) egyéb iratok

- értesítés

- meghívó

- határozat

- engedély

- igazolás


5

VI. A gazdasági szervezetek ügyiratai, levelei

a) külső levelezés

- ajánlatkérés

- ajánlat

- megrendelés

- megrendelés visszaigazolása

- teljesítés

- a teljesítés zavarai

- a szállítás

- pénzügyi levelezés

b) belső levelezés

- jegyzőkönyv

- jelentés

c) bizonylatok

- készletgazdálkodás bizonylatai

- pénzügyi bizonylatok

- pénztári

- adózással kapcsolatos bizonylatok

- könyvelési bizonylatok

- személyügyi bizonylatok

- társadalombiztosítási bizonylatok

- ügyiratkezelési bizonylatok

- vegyes bizonylatok

d) szigorú számadásra kötelezett nyomtatványok

- pénztárjelentés, nyugta, készpénzcsekk, bevételi és kiadási pénztárbizonylat, ér-

tékjegyek

VII. Az e-mail és a direct-mail


6

Az ügyvitelszervezés

Az ügyviteli munkát szervezni kell. Az ügyvitel szervezésének alapvető követelményeit tartalmi és

formai szempontból határozzuk meg.

Tartalmi követelmény:

- alkalmazkodjon a vállalkozás napi munkájához,

- minden munkakapcsolatot kövessen egy informáló ügyviteli kapcsolat

(pl. a pénzkifizetések és -befizetések bizonylatai),

- legyen képes a munkakapcsolatok irányítására és ellenőrzésére,

- biztosítsa az információáramlást a vezetők és beosztottak, a felügyeleti és az alárendelt egysé-

gek, az egyenrangú szervek, valamint a hivatalok és az állampolgárok között.

Formai követelmény:

Az ügyviteli munka dokumentálja a vállalkozás egész tevékenységét. Célszerű tehát az egész szer-

vezetre kiterjedő egységes formai követelményeket kialakítani.

A cégek, vállalatok, vállalkozások alapvető ügyviteli rendjét a Szervezeti és működési szabályzat

határozza meg. A Szervezeti és működési szabályzat az ügyrendre és az iratkezelésre vonatkozik.

Ezt a vállalkozás létrehozásakor kell kialakítani. A Szervezeti és működési szabályzat szerves részét

képezi az Iratkezelési szabályzat, ezen belül az Irattári terv.

Az Iratkezelési szabályzat az ügyköröknek, hatásköröknek, iratforgalomnak, szervezeti felépítés-

nek és személyi feltéteknek megfelelően határozza meg az iratkezelési rendszer szervezetét, és ez

alapján szabályozza a beérkező, illetőleg a működés során keletkező iratok kezelését. Pontosan rög-

zíti az iratkezelői feladatokat. Az iratkezelési szabályzat kidolgozásakor figyelemmel kell kísérni,

hogy a hatályos rendelkezéseknek megfelel-e a már folytatott iratkezelési mód, milyen változtatá-

sokra van szükség a vállalat igényeinek megfelelően. Létrehozásakor szem előtt kell tartani a válla-

lat létszámát, az iratkezeléssel foglalkozók körét, a napi munkában feldolgozásra kerülő iratok vár-

ható mennyiségét. Az iratkezelés szervezését úgy kell megoldani, hogy az iratok útja mindenkor

követhető, a visszakeresés gyors és biztonságos legyen, valamint az elintézésre váró irat mielőbb

jusson el az azzal foglalkozó ügyintézőhöz. Az Irattári terv az Iratkezelési szabályzat szerves ré-

sze, amely a gazdálkodószervezet működése során keletkezett iratok kötelezően előírt megőrzési

időtartamát és a selejtezések várható idejét iratfajtánként határozza meg. Az irattári terv jelentősége

abban rejlik, hogy az egy tárgyra vonatkozó iratok együtt kezelhetők, és meghatározza az egy ügy-

körhöz tartozó iratok együttes őrzési idejét is.

Tanirodai feladat:

1. Keressen példákat az interneten az Iratkezelési szabályzatra és az Irattári tervre!

2. Keresse meg az interneten az ügyvitelre vonatkozótörvényeket, szabályzatokat!


7

IRATTÁRI TERV

Tétel-

szám

Tárgy

(ügykör, iratfajta megnevezése)

Selejtezési idő

(év) (nem selejtezhető

= NS)

Levéltárba

adás ideje

(év)

1. 2. 3. 4.

I. Alapítási ügyek

1. Alapítás iratai NS 20

2. Cégbejegyzés, képviselet iratai NS 50

II. Ingatlanügyek

1. Ingatlanokkal kapcsolatos ügyek NS 20

2. Bérleti szerződések 10 -

III. Igazgatási ügyek

1. Taggyűlési jegyzőkönyvek NS 15

2. Szervezeti és működési szabályzat NS 15

3. Belső szabályzatok NS 20

4. Iktatókönyvek NS 20

5. Sajtó, propaganda 2 -

IV. Személyzeti és oktatási ügyek

1. Határozatlan időre szóló munkaviszony létesítés 50 -

2. Határozott időre szóló munkaviszony létesítés 5 -

3. Munkaköri leírás 10 -

4. Személyi nyilvántartás 50 -

5. Dolgozók oktatása, továbbképzése 5 -

6. Munkaviszony megszűnésével kapcsolatos ügyek 5 -

V. Beruházási ügyek NS -

VI. Jogi ügyek

1. Munkaügyi bírósági ügyek 10 -

2. Peren kívüli jogvitás (behajtási) ügyek 5 -

VII. Számviteli ügyek

1. Adóügyek 10 -

2. Üzleti terv NS -

3. Éves beszámolók NS 20

4. Leltárak NS -

5. Főkönyvi kivonatok, analitikus nyilvántartások 15 -

VIII. Munkavédelemmel kapcsolatok ügyek 10 -

IX. Műszaki fejlesztési ügyek

1. Műszaki tervezési ügyek NS 15

2. Szakértői tevékenység ügyei 15 -

Tanirodai feladat:

1. Sorolja fel, milyen iratokat kapnak és tárolnak otthon, milyen csoportosításban.

2. Mondja el, hogyan selejtezik otthon a hivatalos iratokat.


8

Az ügyiratkezelés

A hivatalos ügyiratok kezelését a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védel-

méről szóló 1995. évi LXVI. törvény (és a 2007. évi XCVII. törvény a 1995. évi LXVI. törvény

módosításáról) szabályozza.

Ügyiratnak nevezzük a vállalati, vállalkozási, államigazgatási és egyéb szervezetek, szervek ren-

deltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező iratot, az intézményekhez érkező vagy

azok által készített levelet és más műfajú iratot (pl. egyszerű ügyirat, feljegyzés, jegyzőkönyv stb.).

Ügyirat továbbá minden irat, amelyet közigazgatási (hatósági) szervhez küldenek beadványként,

vagy igazgatási, gazdasági üzleti szerv állít ki belső vagy külső használatra valamely ügyre vonat-

kozóan.

A levéltári törvény szerint az ügyiratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését, se-

gédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezhe-

tőség szempontjából történő válogatását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába

foglaló tevékenység.

Az ügyiratkezelés célja, hogy dokumentálja a végzett munkafolyamatokat, vagyis minden munkafo-

lyamatot (pl. pénzkifizetések és –befizetések, a hozzájuk tartozó bizonylatok: készpénzkifizetési

számla, nyugta stb.), rendeltetése továbbá, hogy ezek utólag is bármikor ellenőrizhetők legyenek.

Az ügyiratkezelés szervezete

Az iratkezelési szabályzatban rögzíteni kell, hogy a gazdálkodó szervezet az ügyiratkezelés mely

formáját alkalmazza.

Az ügyiratkezelés szervezetét meg lehet szervezni:

- központilag (centralizáltan)

- osztott módon (decentralizáltan, részlegenként)

- vegyes rendszerben.

A jogszabály egyes ügyiratfajtákra külön ügyirat-nyilvántartást is elrendelhet (pl. titkos

ügyiratkezelési szabályok).

A központi iratkezeléskor minden iratot egy központi iktatóirodában kezelnek, illetve őriznek.

Ennek előnye, hogy egy helyen találhatók meg a különböző ügyek iratai. Hátránya viszont az, hogy

a részlegek ügyintézői nehezebben jutnak hozzá, mint a saját irattárukban. Összetettebb szervezet-

nél ezt a rendszert csak akkor tanácsos alkalmazni, ha az iratok kikeresését, mozgásának nyomon

követését megfelelő gépi berendezésekkel, visszakereső rendszer kidolgozásával külön szervezet

látja el.

Az osztott (részlegenkénti) iratkezelést az olyan nagyobb szervezetekben érdemes kialakítani, ahol

a szervezetek között nincs vagy csekély a munkakapcsolat. Itt az iratok kezelése külön-külön szer-

vezeti egységenként történik. Előnye, hogy könnyen, gyorsan elérhetővé válnak az iratok.

A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott, tehát az eddig is-

mertetett két iratkezelési rendszert kombinált formában alkalmazza. Ebben az esetben az érkeztetés,

és az iratok postázása központilag, míg az iratkezelés többi lépése külön-külön szervezeti egysé-

gekben történik. Előnye, hogy a szükséges iratot az ügyintéző bármikor előveheti, és nem kell az

irattárba járnia, idejét ott keresgéléssel töltenie.


9

Az ügyiratkezelés folyamatábrája

Érkeztetés

Postabontás

Van-e előzmény? van

Előzményt kikeresni

nincs

Mutatózás

Szignálás

Kell-e iktatni? igen

Iktatás

nem

Külön szabályozás sze-

rint

Továbbítás az ügyinté-

zőkhöz

Előadói ív

Az ügy elintézhető?

igen Tervezetkészítés

nem

Határidő-nyilvántartás

Kiadmányozás

Postázás

Kézi irattár

Archív irattár

Selejtezés


10

Az ügyiratkezelés szakaszai2

Az ügyiratkezelés technológiája szerint megkülönböztetünk:

- kézi (manuális)

- számítógépes technológiát.

Az ügyiratkezelés 3 szakaszból áll és a következőket foglalja magában:

I. szakasz: Nyilvántartásba vétel

1. Az ügyirat érkeztetése

2. Postabontás

3. Mutatózás

4. Előzmény kikeresése

5. Szignálás

6. Iktatás

7. Az ügyiratok továbbítása

II. szakasz: Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában

1. Előadó ív megnyitása

2. Határidő-nyilvántartás

3. Tervezetkészítés

4. Kiadmányozás

5. Postázás

III. szakasz: Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés

1. Irattározás: kézi irattár, utána archív irattár

2. Selejtezés

A következőkben a három szakasz valamennyi folyamatlépését részletezzük.

2 http://sdt.sulinet.hu


11

I. Nyilvántartásba vétel

1. Az ügyirat érkeztetése

Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a bead-

vány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovato-

kat. Alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.

Az iratkezelési szabályzat határozza meg az adott szervhez érkezett irat átvételére való jogosultsá-

got és az átvétellel kapcsolatos teendőket.

Az ügyirat érkezhet állampolgártól (pl. beadvány), más jogi személytől (pl. megkeresés, leirat), és

keletkezhet hivatalból (pl. szabálysértési ügy).

A küldemények rendszerint postán érkeznek, vagy hivatali kézbesítés útján, futárszolgálattal, de az

állampolgár beadványát személyesen is benyújthatja. Legújabban informatikai-telekommunikációs

eszközön keresztül is érkezhet irat.

A küldemény átvételére jogosult: a címzett, a vezető vagy az általuk felhatalmazott személy. Ha a

szerv postafiókot bérel, gondoskodik arról, hogy az érkező küldeményeket – ha szükséges, több

alkalommal is – biztonságos körülmények között, zárt táskában elhozzák.

A küldeményeket a hivatalos órák alatt a központi kezelő iroda, vagy az iratokat külön kezelő szer-

vezeti egységek megbízott dolgozója veszi át. Az átvételt mindig igazolni kell vagy átvételi

elismervénnyel, vagy a másodpéldány aláírásával, vagy a kézbesítőkönyv aláírásával, lebélyegzésé-

vel.

Az ügyiratot először is érkeztetjük. Az érkeztetés még nem iktatás. Célja a nyilvántartás. Valam-

ennyi iratot a beérkezés napján kell nyilvántartásba venni.

Az érkeztetés két részből áll:

a) a borítékra bélyegzik az érkeztető-bélyegzőt;

b) kitöltik az érkeztetőkönyv rovatait, amelyek a következők:

dátum

a beérkezett irat eredeti iktatószáma

a küldő szerv vagy fél neve

az irat tárgya

az ügyintéző szervezeti egység neve

a mellékletek száma

az érkezés módja

az érkeztetést végző személy azonosító jele.

Tanirodai feladat:

1. Töltse ki az érkeztetőkönyv rovatait és ez alapján:

2. Töltse ki az érkeztetőbélyegző rovatait is!


12

2. Postabontás

A beérkezett küldemények felbontásának rendjét a szerv ügyrendje határozza meg.

Központi iratkezeléskor minden iratot egy központi iktatóirodában bontanak, a szerv vezetője a

postabontás jogát átruházhatja a központi iktatóiroda vezetőjére. A szerv vezetője meghatározhatja

azon ügyek körét, amelyek bontási jogát továbbra is fenntartja.

Az osztott (részlegenkénti) iratkezelés esetén a postázóból osztják szét a küldeményeket az egyes

belső szervezeti egységek között, de maga a postabontás már a szervezeti egységnél (vagyis az ikta-

tás helyszínén) történik.

A vegyes rendszerű iratkezelési forma részben központosított, részben osztott, tehát ebben az

esetben az érkeztetés, az iratok postázása központilag, míg a postabontás, iktatás, iratkészítés külön-

külön szervezeti egységekben történik.

A postai küldeményeket felbontáskor ellenőrizni kell: meg kell vizsgálni, hogy a jelzett mellékletek

megérkeztek-e. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell,

és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletek-

ről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell. A borítékra is rá kell írni,

hogy „Sérülten érkezett” vagy „Felbontva érkezett”. Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a kül-

demény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét

köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében –

a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Ezt is rá kell vezetni a borítékra. Az illetékbélyeget,

a postabélyeget és a válaszdíjszelvényt az iratokhoz csatolni kell. Ilyen esetekben a borítékot végér-

vényesen az ügyirathoz kell csatolni, hogy a későbbiekben előforduló bármilyen reklamáció esetén

bizonyítékul szolgálhasson. A küldeményt ilyen esetekben be kell mutatni az iratkezelésért felelős,

vezető állású személynek. A küldemények borítékait az iratokhoz kell csatolni, de azok közül – az

ügy befejezését követően – csak azt kell megőrizni, amely fontos kezelési, ügyintézői feljegyzést

tartalmaz. Ha a borítéknak előreláthatólag bizonyító ereje lehet (pl. határidős fellebbezés), vagy a

beküldő neve és címe csak a borítékról állapítható meg, akkor azt az irat mellett meg kell őrizni.

Felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani:

- azokat a küldeményeket, amelyek felbontásának jogát a vezető fenntartotta magának;

- a névre szóló magánküldeményeket (általában úgy szokták megkülönböztetni a névre szóló

hivatalos leveleket a magánlevelektől, hogy a magánlevélnél előbb írják a címzett, azután az

intézmény nevét, a hivatalos levélnél pedig fordítva);

- a helyi párt- és társadalmi szervezeteknek címzett küldeményeket;

- a munkaügyi döntőbizottsághoz érkezett beadványokat;

- a „Szolgálati használatra” jelzéssel és a TÜK (titkos ügyiratkezelési) számmal érkezett kül-

deményeket, mert azok kezelése külön szabályok szerint történik.

A vezetőnek érkezett hivatalos küldeményeket annak távollétében helyettese, vagy a megbízott

személy bonthatja fel, tekintettel arra, hogy minden küldeményt még érkezése napján nyilvántartás-

ba kell venni.

Tanirodai feladat:

1. Keressen példákat az interneten a postabontás segédeszközeire, pl. levélnyitó!


13

3. Mutatózás

A tárgyszó alapján az iratot bevezetik a tárgymutatókönyvbe, amely abc-sorrendben tartalmazza az

egyes iratok tárgyszavait. A tárgymutató egyetlen célja, hogy nyilvántartásából megállapíthassuk,

hogy kezdőiratról vagy utóiratról van-e szó. A tárgyszó mellett az irat iktatószámát is fel kell tün-

tetni. Felmerül a kérdés, hogy miért nem az iktatókönyvben keressük az előzményt? Mert ott csak a

sorszám alapján lehet a nyilvántartott tételeket visszakeresni.

A számítógépes iktatás automatikusan oldja meg e feladatot. A számítógépes program több szem-

pont szerint, tévedés nélkül keresi ki az esetleges előzményt, ezért külön tárgymutatóra nincs szük-

ség.

Tárgymutatókönyv


14

4. Előzmény kikeresése

Az előzmény létét a tárgynyilvántartásból lehet megállapítani. Az adott ügy első iratdarabját kezdő-

iratnak, minden további iratot utóiratnak nevezünk. Ha az irat kezdőirat, akkor szignálni kell, ha

utóirat, ki kell keresni az előzményt az irattárból vagy a határidős nyilvántartásból, és az iratokat

össze kell szerelni. Az egyazon ügyhöz tartozó iratdarabokat egy helyen (azaz egy sorszámon) ke-

zeljük.

A kezdőiratot az iktatókönyvben a következő szabad sorszámra iktatjuk. Az utóiratot az előzmény

sorszámának alszámára kell bejegyezni. Pl. ha a kezdőirat iktatószáma: 14/2011., akkor az utóirat

iktatószáma: 14-1/2011.

A közigazgatási gyakorlat általában 8 alszámot rendel egy sorszámhoz. Ha nyolcnál több utóirat

keletkezik, új sorszámot nyitnak az iratnak. A régi sorszám „Kezelési feljegyzések” rovatába be-

jegyzik az új sorszámot, ahol az irat ezentúl megtalálható. Természetesen az új sorszámon is jelölik,

hogy melyik előző sorszám iratait csatolták az irathoz. A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják,

hogy az ügyek egy része nyolcnál több fordulattal intéződik el. A gyakori sorszámváltozás sok hi-

balehetőséget rejt magában. A számítógépes ügyiratkezelés ezt a problémát megoldotta, minden

sorszámhoz 99 alszámot rendeltek, így az ügyek egy sorszámon elintézhetők.

Vannak olyan ügycsoportok, melyek rendszerint egy intézkedéssel lezárulnak, ilyen esetekben

alszámok használatára nincs szükség, akár több száz irat is nyilvántartható egy sorszámon. Az ilyen

sorszámot gyűjtőszámnak nevezzük. A gyűjtőszámok körét – az iktatási évet megelőzően – a fel-

ügyeletet gyakorló vezetőnek kell kijelölnie.

5. Szignálás

A szignál szónak a szótár három jelentését adja meg: 1. jelt ad; 2. kézjeggyel ellát; 3. valakire szig-

nál, vagyis az ügyirat elintézésére valakit kijelöl.

A szignálás az ügyviteli munkában munkaszervezési funkciót jelent, a munkamegosztás módjának

meghatározására szolgál.

Ha az irat kezdőirat, szignálni kell. A szignálás a vezető feladata, amelynek során egyrészt kijelöli

azt az előadót, aki az ügyet intézi, másrészt az ügy tartalmát legjobban kifejező tárgyszó aláhúzásá-

val segíti az ügyiratkezelő tárgymeghatározó munkáját. Ugyancsak a szignálás során lehet utasítást

adni az ügyintézőnek az elintézés módjára vonatkozólag. A szignálás jogát a vezető átruházhatja a

központi iktatóiroda vezetőjére.


15

6. Iktatás

Az iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beérkező iratot, illetve a keletke-

zett iratot iktatószámmal látják el, kitöltik az iktatási nyilvántartást (pl. iktatókönyv).

A szervezet akár a hagyományos, akár a számítógépes iktatást használja, iktatókönyvet kell hasz-

nálnia, amelynek tartalmaznia kell mindazokat az adatokat, amelyek az iratok azonosításához, köve-

téséhez, ellenőrzéséhez, visszakereséséhez szükségesek.

Az iktatókönyv: az iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként hitelesített, folyamatos sorszámú

oldalakkal ellátott nyomtatványa, könyve vagy elektronikus listája, adatbázisa.

Az iktatásra minden naptári évben újonnan megnyitott, elősorszámozott, hitelesített iktatókönyvet

kell használni. A hitelesítés az iktatókönyv fedőlapjának belső oldalán történik, ahol fel kell tüntetni

a vállalat nevét (osztott ill. vegyes iratkezelés esetén a szervezeti egység nevét is), a dátumot, alá-

írást, cégbélyegzőt. Minden év végén az iktatókönyvet vízszintes és átlós vonallal (Z) le kell zárni,

rögzítve az utolsóként használt sorszámot és a lezárás időpontját. A lezárást is aláírással, pecséttel

kell hitelesíteni. Elektronikus iktatókönyv esetében év végén ki kell nyomtatni. Az iktatókönyv hite-

lesítését vagy a vállalat vezetője, vagy az általa felhatalmazott személy végzi.

Az iktatókönyv adatai:

- az irat iktatószáma,

- az iktatás időpontja,

- honnan érkezett az irat (küldő neve, címe),

- a beérkezett irat saját (iktató)száma (ez lesz a válaszban a hivatkozási szám),

- az irat tárgya,

- az ügyintéző neve,

- a mellékletek száma,

- a kezelésre vonatkozó feljegyzések,

- a válasz elküldésének kelte,

- az irattári elhelyezésre vonatkozó adatok.

Az iktatás az ügyiratkezelés legfontosabb része, amelynek segítségével figyelemmel lehet kísérni az

irat mozgását, biztosítani fellelhetőségét. A küldeményeket és a hivatalból kezdeményezett iratokat

az érkezés napján iktatni kell. Másnapra csak abban az esetben lehet hagyni az iktatást, ha a kezelő

közvetlenül munkaidő végén veszi át a küldeményt. Ez alól kivételek a bírósági és döntőbizottsági

iratok, ahol a tényleges átvétel napja meghatározó.

Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést egyértelműen, tintával tett áthúzással törölni kell,

úgy, hogy az eredeti bejegyzés is olvasható maradjon, majd ezt követően a javítást végző személy

tevékenységét a „Kezelési feljegyzések” rovatban kézjegyével és a javítás időpontjának feltünteté-

sével hitelesíti.

Előfordul, hogy külön iktatókönyvet használnak a beérkező és a kimenő iratok iktatására. Az egy

könyvben való iktatás ügyviteli szempontból azért előnyösebb, mert jobban átlátható valamennyi

irat elintézésének ügymenete, jobban biztosítja az iratok megőrzésének ellenőrzését, valamint kö-

vethetőbbé teszi az egymáshoz tartozó iratok együttmaradását.


16

Nem kell iktatni (de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani):

- a nem hivatalos rendezvényre szóló meghívókat,

- a visszaérkezett tértivevényeket,

- hivatalos folyóiratokat, szaklapokat,

- a rendszeresen érkező, csak tájékoztató jellegű statisztikákat, jegyzőkönyveket (ezt az

ügyrend határozza meg),

- számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat.

Iktatni kell viszont a telexen, faxon, e-mail-ben érkezett leveleket, és jelentőségüknek megfelelően

– az ügyintéző lejegyzése alapján – a telefonon küldött értesítéseket is.

A hagyományos (kézi) iratkezelési szervezetek esetében az érkeztetés és iktatás egybeeshet

(lásd központi) vagy részben (l. vegyes), illetve egészében (l. osztott) szétválhatnak.

A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat

rovatait ki kell tölteni.

Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

- a szerv nevét, székhelyét,

- az iktatás évének, hónapjának, napjának a számát,

- az iktatókönyv sorszámának (alszámának) számát,

- az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat,

- a mellékletek számát.

Vegyes iratkezelés esetén használt iktatási bélyegző rovatai:

A cég megnevezése

Az érkezés dátuma:

Az érkeztetőkönyv száma:

Kapja szerv, egység:

A szervezeti egység iktatószáma: Irattári tételszám:

Ügyintéző: Melléklet:

Tanirodai feladat:

1. Hasonlítsa össze a sorszámos és az alszámos iktatókönyvet!


17

Rendszerezési szempontok

Az iktatás, irattározás történhet:

időrend,

tárgy,

földrajzi fekvés,

szakmai módszer szerinti rendszerben.

Időrendi rendezés

Az időrend az iratkezelés egyik legegyszerűbb módszere. Az iratokat beérkezésük vagy ke-

letkezésük (kiállításuk, keltezésük) szerinti időrendben nyilvántartásba vesszük (iktatjuk) és

megőrizzük. Az időrendi rendezés azonban önmagában nem lenne elegendő egy-egy irat

gyors visszakeresésére, ezért más rendszerező elv mellett kiegészítő megoldásként alkal-

mazzuk.

Tárgy szerinti rendszerezés

A tárgy szerinti rendszerezést alfabetikus rendszerezésnek is nevezik. Az iratokat a bennük foglalt

információ alapján osztályozzuk, illetőleg őrizzük meg, vagyis az irat tárgyának kezdőbetűje szerint

iktatjuk (például: M – megrendelések, R – reklamációk stb.).

Földrajzi hely szerinti rendszerezés

A földrajzi szempontból is tág ügyfélkörrel rendelkező vállalatok, szervek tudják jól hasznosítani

ezt a területi irattározási módszert, amelynek alkalmazása során a küldő vagy a címzett székhelye

szerint rendszerezzük az iratokat (ország, országrész, város szerint). Ezen belül célszerű abc sor-

rendben és időrendben iktatni. A fentiekből is látszik, hogy a három rendszerezési eljárást kombi-

nálhatjuk is. A legtöbb helyen az időrendi és a tárgy szerint iktatást együtt alkalmazzák. Pl.:

R-15/2002. = A reklamáló levelek közül a tizenötödik.

NS-235/2002. = Nevelési segély 235. levele.

Az osztott és vegyes iratkezelésnél meg kell határozni, hogy a különböző iktatási egységek iratait

hogyan különböztetik meg egymástól. Ez háromféleképpen történhet: számkerettel, betűjellel,

jelzőszámmal.

A számkeret alkalmazása annyit jelent, hogy év elején minden iktatási egység számára bizonyos

szám-mennyiséget jelölnek ki, és az iktatást e számkeret első számával kell megkezdeni. Ha az egy-

ség számára biztosított keret év vége előtt elfogyna, akkor más szervezeti egységeknek még ki nem

osztott számokból kell pótkeretet kijelölni.

Például egy megyei önkormányzat számkeretei:

1 - 1000 Igazgatási osztály

1001 – 2000 Pénzügyi osztály

2001 – 3000 Építési osztály

3001 – 4000 Szociális osztály

4001 – 5000 Munkaügyi osztály

Ha a szociális osztály számkerete betelt, pótszámkeretet a ki nem osztott számokból kaphat: 5001-

től.

A számkeretet a közigazgatásban vagy más nagy forgalmú szervnél érdemes alkalmazni,

ahol a várható iratmennyiség – többéves gyakorlat szerint – felmérhető.


18

Másik megoldás az, hogy a szervezeti egységek azonos számú iratait betűjelek alapján lehet

megkülönböztetni egymástól. Az abc összes betűjét figyelembe véve 24 önálló egység kü-

lön jelzésére van így lehetőség.

Például egy kereskedelmi vállalat betűjelei:

A – Igazgatási és Jogi osztály B – Munkaügyi osztály

C – Műszaki osztály

D – Pénzügyi osztály

Ebben az esetben az iktatás valamennyi szervezeti egységnél 1-gyel kezdődik, és az iktatószám a

betűjelet is magában foglalja: 1–B /200.. vagy 1/B/200.. vagy:1 – B/200.. vagy B– 1/200..

Betűjeleket akkor érdemes alkalmazni, ha a szervezeti egységek száma állandó és nem túl magas,

viszont a várható ügyiratforgalom előre nem tervezhető.

A harmadik megoldást, a jelzőszámok használatát akkor lehet javasolni, ha a szervezeti egységek

többszörösen alá-fölérendeltségi viszonyban állnak egymással, esetleges átszervezés (pl. ideiglenes

telephelyek megszüntetése) előfordulhat, és az ügyiratok száma sem határozható meg. E módszerrel

ugyanis az iktatóhelyek száma tetszés szerint bővíthető, és az iktatószámok mennyisége sem korlá-

tozott.

Például egy vállalat jelzőszámai:

1. Vezérigazgatói Titkárság

1.l. Személyzeti főosztály

1.2. Munkaügyi osztály

1.3. Ellenőrzési osztály

2. Műszaki Igazgatóság

2.1. Termelési osztály

2.1. Kutató és Fejlesztő Intézet

3. Gazdasági Igazgatóság

3.1. Anyaggazdálkodási osztály

3.2. Értékesítési osztály

Alszámos iktatókönyv


19

Számítógépes iktatási sajátosságok

A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos

iktatásnál. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az iratokon mindazon kezelé-

si feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántar-

tás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben

az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.

Számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás (iktatókönyv és előadói ív) azonos adattartalmú,

mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként szinte automatikusan nyomtatható kell

hogy legyen. Év végén az iktatókönyvet ki kell nyomtatni! A felvitt iktatási adatbázist – a vonatko-

zó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez

szükséges. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni,

és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.

A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a

jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni

kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony le-

mez, CD-ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel

kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát,

a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára)

maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témá-

hoz tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

Tanirodai feladat:

1. Iktassa a megfelelő helyre a tanárától kapott iratokat!

2. Mondja el a tanirodában használt iktatórendszer főbb jellemzőit!

3. Keressen iktatóprogram-demókat az interneten!

4. Ismerje meg a tanirodában használt iktatóprogram kezelését!


20

7. Az ügyiratok továbbítása

A nyilvántartásba vétel után az ügyiratot az ügyintézőhöz továbbítják. Az ügyirat mozgatását min-

dig bizonylatolni kell. Ha az ügyiratot kézbesítő továbbítja, akkor a kézbesítőkönyvbe és utána az

előadói munkanaplóba, ha az iktatás osztottan történik, csak az előadói munkanaplóba kell bevezet-

ni. (Az előadói munkanapló az egy ügyintéző által intézett iratok nyilvántartására szolgál.) A kézbe-

sítőkönyv egy gazdálkodó szervezeten vagy intézményen belüli ügyiratforgalom segédeszköze.

Használata akkor indokolt, ha a vállalat egyes egységei különböző földrajzi pontokon találhatók, de

a postabontás központilag történik (osztott ügyiratkezelési rendszer).

Előadói munkanapló

Ha a szerv számítógépes iratkezelést alkalmaz, a papíron levő iratok intézményen belüli továbbítá-

sakor a kézbesítőkönyv helyett átadójegyzéket kell használni, melyet az átadásra kerülő iratokról

(intézmény – szervezeti egység – ügyintéző rendezettségben) két példányban kell kinyomtatni, mi-

vel az egyiken az átvevő az átvételt igazolja, míg a második példányt megtartja.

Ha az irat elektronikus adathordozóra került, vagy azon készült, akkor az átadó/átvevő jegyzék is

csak a képernyőn jelenik meg az üzenetek között. Az átvevő itt regisztrálja az átvételt az üzenet

„felbontásával”. Az ügyintézőre való szignálás esetén az erről szóló „átadási” üzenet és a hozzáfé-

rési kulcs automatikusan megjelenik az ügyintézőnél.

A szervezeten belüli irattovábbítás nincs időhöz kötve, tehát folyamatosan történik, de íratlan sza-

bály, hogy a szervezeti egységeknek úgy kell az iratokat továbbítaniuk, hogy azzal a másik egységet

ne hátráltassák munkájában.

Az ügyintézők általában sem határidős, sem véglegesen elintézett iratot nem tarthatnak maguknál.

Ha egy iratot ki kell venniük az irattárból, akkor arról ügyiratpótló lapot kell készíteni.

Az ügyiratpótló lap a következő adatokat tartalmazza:

- az átvett ügyirat száma,

- az átvett ügyirat tárgya,

- az átvevő ügyintéző neve és beosztása,

- az átvétel hónapja, napja,

- a visszaadásra megjelölt határidő.

Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárban az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanez vonatkozik a szám-

viteli, pénzügyi és személyügyi bizonylatok, ügyiratok kiadására is.

Az ügyiratot 15 nap leteltével nem adják vissza, azt sürgetni kell. Ha ennek ellenére 30 napon belül

sem küldik vissza az irattárba, akkor ezt a szerv vagy egység vezetőjének be kell jelenteni. Az irat-

tárban elhelyezett iratokról hiteles másolat készítése és kiadása csak az illetékes vezető engedélyé-

vel történhet.


21

II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában

1. Előadói ív megnyitása

Az előadói ív kettős rendeltetésű: egyrészt a borító az irat fizikai védelmét szolgálja, másrészt az

ügyiratkezelés szempontjából fontos információkat tartalmaz. Megismétli az ügyirat legfontosabb

iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő), amelyek a munkafolyamat

különböző szakaszában alkalmasak az irat azonosítására. Ezen kívül az ügyintéző különböző

ügyiratkezelési, ügyviteli utasításokat adhat a folyamatban részt vevőknek, így többek között a le-

írónak, a postázónak, a pénzt kiutalónak stb.

Tanirodai feladat:

1. Értékelje a tanára által bemutatott előadói íveket használhatóság szempontjából!

2. Mondja el, milyen adatokat lehet megtudni egy kitöltött előadói ívről!

2. Határidő-nyilvántartás

Ha az adott ügyet nem lehet lezárni, mert közbenső intézkedésre van szükség, akkor az irat határ-

idő-nyilvántartásba kerül.

Határidőt kell megjelölni:

- ha a küldemény „Sürgős” jelzéssel érkezett,

- ha a kiadmányozó vagy a szerv vezetője a szokásostól eltérő idő alatt kívánja az ügyintézés be-

fejezését,

- ha az intézkedésre bizonyos időn belül más szervektől vagy szervezeti egységektől szükséges a

válaszokat megkapni,

- ha a további intézkedéseket csak később lehet megtenni.

A határidő-nyilvántartást az alkalmazott technológiától függően alakítják ki. Manuális technológia

esetén az iratokat határidős szekrényben vagy irattartókban célszerű tárolni. A határidős szekrény-

ben a hónap napjainak megfelelő számú rekeszt kell kialakítani. A határidő figyelemmel kísérése az

ügyvitelt ellátó szervezet vagy személy kötelessége. A határidőt az iktatókönyvben a hónap és a nap

megjelölésével, ceruzával kell feljegyezni. Amelyik határidő már nem aktuális, azt át kell húzni. A

lejárat napján az iratot az ügyintézőnek vissza kell adni további intézkedés céljából. Irattárba helye-

zés előtt a határidőre vonatkozó valamennyi ceruzás bejegyzést ki kell radírozni az iktatókönyvből.

Számítógépes technológia esetén a határidő figyelését a program automatikus végzi, de az iratok

lejárati nap szerinti tárolását ekkor is célszerű határidős szekrényben kialakítani. Fontos szabály,

hogy ha az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak vagy az irattárban vagy a határidő-

nyilvántartásban kell lennie.

Tanirodai feladat:

1. Keressen képeket az interneten a határidő-nyilvántartó szekrényre!

2. Gyűjtse össze, milyen módjai vannak még az iratok határidejének nyilvántartására!


22

3. Tervezetkészítés

A szignálás során kijelölt ügyintéző elkészíti az adott ügyre vonatkozó döntési javaslatát. Ez a fo-

galmazvány az előadói tervezet. Ha a javaslatot a kiadmányozó jóváhagyja, a tervezet a hivatal vég-

leges döntésévé válik.

4. Kiadmányozás

A kiadmányozás olyan formai szabályok összessége, amelyek azt igazolják, hogy az irat a jogsza-

bály által feljogosított hivatalos szervtől származik és annak érvényes döntését tartalmazza.

Ha az ügy lezárható, és az előadói tervezetet a kiadmányozó jóváhagyja, akkor létrehozzák a dön-

tést tartalmazó iratot, melyet kiadványnak nevezünk.

A kiadványnak tartalmaznia kell:

- az államigazgatási szerv nevét, címét, telefon, telex vagy fax számát,

- a kiadvány keltét,

- az ügyintéző nevét,

- az ügyirat tárgyát,

- az érvényes döntést, határozatot,

- a kiadmányozó nevét,

- a mellékletek számát,

- kik kapnak még a határozatból.

A kiadmányozásra jogosult vezetők személyét a vállalat vagy intézmény ügyrendje (Szervezeti és

Működési Szabályzata) határozza meg.

Kiadmányozó: a szerv, szervezet vezetője által kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, aki-

nek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadvány aláírása.

Az aláírásra jogosult személy a tervezetet aláírja, és ezzel a döntést véglegesíti.

A kiadmányozás kétféleképpen történhet:

1. Eredeti (kézi) aláírással

2. A kiadmányozó nevének az iratra gépelésével, ami mellé odagépelik az „s. k.” (saját kezével)

jelzést.

Ez utóbbi esetben az ügyvitelt ellátó dolgozó „A kiadvány hiteles” szöveggel, saját aláírásával és

hivatali pecsétjével igazolja, hogy a másolatban készült kiadvány az eredetivel mindenben meg-

egyezik, és azt is igazolja, hogy az eredeti okiratot az arra jogosult saját aláírásával kiadmányozta,

azaz a másolattal kiadmányozott (s. k.) iratnál is mindig kell lennie olyan eredetinek, amelyet a ki-

admányozó saját kezűleg írt alá.

(Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellet az „s. k.” jelzés, illetve a ki-

admányozó alakhű aláírás-mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.)

Digitális hitelesítés: az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított

iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által ke-


23

zelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irattal, valamint az elektronikus irat

hitelességét biztosító eszközökkel kapcsolatos részletes jogi szabályzás folyamatban van.

A kiadmányozásnak különösen a felelősség megállapításánál van döntő jelentősége.

A kiadvány jogszerűségéért a tervezetet készítő ügyintéző is felelős.

Tanirodai feladat:

1. A bemutatott ügyiratok alapján mondja el a kiadmányozás szabályait!

5. Postázás

A postázandó iratot ellenőrizni kell, hogy megfelel-e a tartalmi és formai előírásoknak.

Ellenőrizni kell a címzés, a keltezés, az iktatószám helyességét.

Az aláírásokat, vagyis, hogy egyáltalán van-e rajta aláírás, ha van, akkor az arra illetékes személy

írta-e alá, szerepel-e rajta az ügyintéző neve, aláírása vagy kézjegye, pecsétlenyomata.

Ellenőrizni kell, hogy valamennyi mellékletet csatolták-e az ügyirathoz.

A postai utasításnak és a kézbesítési utasításnak megfelelő jelzésekkel kell ellátni a levelet, a

borítékot. Postai utasítás lehet: elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes. Kézbesítési utasítás lehet pél-

dául: „saját kezébe”. Ezeket a borítékra is rá kell vezetni, illetve a postakönyvben is jelezni kell.

Gondoskodni kell a levelek bérmentesítéséről is. Ez bélyeg felragasztásával vagy bérmentesítő gép

használatával történik. Ha a postázandó küldemény csomag vagy utalvány, gondoskodni kell a meg-

felelő kísérő nyomtatvány kitöltéséről.

Előfordulhat, hogy az iratot személyesen adják át. Ilyenkor elegendő, ha az átvételt a kiadvány irat-

tári példányán igazolják.

Postázással kapcsolatos gépi berendezések

Egyes munkahelyeken olyan nagy a naponta kimenő levelek száma, hogy csupán azok hajtogatása,

borítékba helyezése, a borítékok lezárása illetve az érkező levelek nyitása számottevő munkát igé-

nyel.

A levélhajtogató gépek kézi és elektromos működtetésűek lehetnek. Az egyszerűbb berendezések

csak egy hajtást tudnak elvégezni, a papír adagolása, borítékba helyezése kézzel történik.


24

Borítékoló gép alkalmazása (a papír borítékba helyezése, borítékok lezárása) csak nagy tömegű

levelek postázása esetén célszerű, mert ennek a gépnek az óránkénti sebessége 3500-4000 db.

Bérmentesítő gép csak a posta engedélyével és ellenőrzésével használható. A gép a bélyegértéket

kerettel nyomtatja a borítékra és mellé üti a szokásos kör alakú pecsétet és a feladás keltét. A gép

számláló-berendezéssel rendelkezik, amely értékenként számlálja a bélyegzéseket, és összegezi

ezeket. A gépekbe (a befizetés összegének megfelelően) a postahivatal értékhatárt állít be. Ha a

bélyegzések értéke ezt eléri, a gép lezáródik. Újabb befizetéskor a postahivatal a gépet újra beállítja.

A beérkezett levelek borítékjai kézzel, egyszerű vagy gépi levélnyitóval bonthatók fel. Az egysze-

rű levélnyitó fából vagy fémből készült lap, amelynek egyik oldalán csuklósan mozgatható rugós

penge található. A boríték leszorítása céljából a kés oldalára műanyag csíkot erősítettek fel. Ez alá

kell helyezni a borítékot, amelynek szegélyét a lehajtott kés levágja. A gépi levélnyitóban görgőket

helyeznek el, a kés pedig körpenge. Az egyik oldalán a boríték beadására, a másik oldalán a kivéte-

lére szolgáló nyílás található. Az adagolást a gép végzi. Korszerűbb gépeken olyan beviteli szerke-

zet van, amely egyszerre több és különböző nagyságú borítékhoz is használható. 3

Mechanikus irattovábbító berendezések

Nagyobb bankokban, takarékpénztárakban a bizonylatok továbbítását szállítószalagos irattovábbí-

tó berendezésekkel végzik. E berendezések elektromotorral hajtott végtelenített gumiszalaggal mű-

ködnek, és a bizonylatokat iratcsatornákon keresztül továbbítják a következő ügyintézőhöz. Kétirá-

nyú szállítás esetén a szalagokat egymás mellett, párhuzamosan helyezik el. Az iratcsúszdák és az

iratfelvonók az ügyiratokat a különböző szintek között mozgatják. Az utóbbiak általános formája a

körforgó rendszer, amelyen az egyes emeletek beállíthatók. Légsűrítővel működő irattovábbító

berendezést, vagyis csőpostát ott célszerű alkalmazni, ahol sok a kézbesítendő irat, a munkahelyek

közötti kapcsolat rendszeres és az iratok továbbítása sürgős.

Etikett-nyomtató

Alkalmazása főként olyan esetekben fontos, amikor a felek között rendszeresen ismétlődő kapcsolat

áll fenn.

3 http://ugyvitelpteigyfk.5mp.eu/web.php?a=ugyvitelpteigyfk&o=KPL3NQj8R8 (Pécsi Tudományegyetem)


25

Borítékfajták

Nagyboríték

Középboríték

Kisboríték

Ablakos boríték

Légiposta boríték (22,8 cm x 11,4 cm)

Postai díjak

Levél Súly Nem elsőbbségi Elsőbbségi

Szabvány 30 g-ig

Egyéb 50 g-ig

100 g-ig

250 g-ig

500 g-ig

750 g-ig

2000 g-ig

Levelezőlap, képeslap

Postacsomag 20 kg-ig

Standard

Nem standard

Igénybe vehető szolgáltatások (alapdíjon felül)

Szolgáltatás Díjszabás

Ajánlott

Tértivevény

Saját kézbe

E-értesítés

Értéknyilvánítás

Tanirodai feladat:

1. Keresse meg a Magyar Posta honlapját, és az ott talált adatok alapján töltse ki a fenti táblá-

zatokat!

2. Foglalja össze, mit kell ellenőrizni a kimenő posta előkészítésekor!

3. Mondja el, hányféle postai bélyegzőt tesznek a borítékra, és ezekről milyen adatok olvasha-

tók le!

4. Töltse ki a postakönyvet a feladandó iratok adataival!

5. Címezzen meg egy belföldre és egy külföldre küldendő irat borítékját!


26

Az írásmunkákhoz használt papírok jellemzői, borítékfajták

Az ügyviteli munkák során az adatokat, információkat általában adathordozón rögzítik, amelyeket

az egyes munkafolyamatokban különböző formákban alkalmaznak (pl. nyomtatvány, levél, nyilván-

tartólapok, bizonylatok stb.). Ezért szükséges, hogy ismerjük a papír minőségét, formátumát megha-

tározó, méreteire és vastagságára vonatkozó legjellemzőbb adatokat.

A papírok súlyát 1 m2-re vonatkoztatva grammban fejezik ki. A grammsúly (gramm/m

2) egyben

kifejezi a papír vastagságát is: minél nagyobb a grammsúly, annál vastagabb a papír. A forgalomba

kerülő papírok csomagolásán feltüntetik a grammsúlyt is.

Minőségi szempontból, vagyis alapanyag-tartalom szerint fatartalmú, félfamentes és famentes papí-

rokat különböztetünk meg.

Mindegyik csoporton belül az egyes papírfajtákat a felhasználás igényeinek megfelelően simítatlan,

egy oldalon simított és mindkét oldalon simított kivitelben készítik.

A fatartalmú papírok faköszörületből és papírhulladékból állnak. Ezek ügyviteli célra csak akkor

használhatók, ha a belőlük készített nyomtatványok és iratok nincsenek nagy igénybevételnek kité-

ve, és nincs szükség hosszabb ideig tartó tárolásukra sem. Ilyen simítatlan kivitelben az újságnyomó

papír (súlya 50-55 g/m2), a sokszorosításhoz használt ún. szívópapír (súlya 70 g/m

2), simított kivi-

telben az irodai papír (súlya 65-70 g/m2), továbbá a regénynyomó papír és a levelezőlap-karton.

A félfamentes papír alapanyaga a cellulóz és faköszörület keveréke. Általában két oldalon simított

kivitelű az ebből készült fogalmazópapír (súlya 70 g/m2) és az egy oldalon simított félfamentes át-

ütőpapír (súlya 35-55 g/m2). Az irodai papír is készülhet félfamentes, egy vagy két oldalon simított

kivitelben (súlya 65-70 g/m2).

A famentes papír anyaga tiszta cellulóz vagy cellulóz textilhulladékkal keverve. Mindkét oldalon

simított kivitelű a bankposta-papír (súlya 70-80 g/m2), a könyvelési naplópapír (súlya 50-70 g/m

2),

az írógéppapír (súlya 50-70 g/m2). E csoporthoz tartozik még az ún. biblianyomó papír és a mű-

nyomó papír is. A félfamentes és a famentes papírokat fehéren kívül színes kivitelben is készítik.

Ügyviteli felhasználás tekintetében a papír hajtogatott és a hajtogatás helyén perforált leporelló

(vagyis folyamatos) vagy ív formában kerül forgalomba.

Leporellót az elektronikus középgépeknél, valamint a számítógépes sornyomtatóknál alkalmaznak.

Szélességi méretei igen széles skálán mozognak. A rendelkezésre álló papírméretekből állíthatók

elő a szükséges nyomtatványok.

A nemzetközi papírszabvány-méretek hármas alapelven épülnek fel:

- az alapméret a méterrendszerből indul ki,

- az egyes alakok (formátumok) egyforma arányúak,

- az egyes formátumok kettőzés vagy felezés útján egymásból állíthatók elő.

Az ív formában forgalomba kerülő papírok mérete az A és B sorozatú szabványba sorolható. Az A

sorozat legnagyobb mérete az A/0, amelynek területe 1 m2, és az egyes méretek egymásból a hosz-

szabbik oldal felezése útján állíthatók elő. Az ügyviteli munkában leggyakrabban az A méretű soro-

zat nagyságait használjuk.


27

Az A sorozatú papír mérete

A1

A3

A2

A5

A4

A/0 négyszeres ív ..…………………………………………. 841 x 1189 mm

A/1 kétszeres ív ….…………………………………………. 594 x 841 mm A/2 ív …………….…………………………………………. 420 x 594 mm

A/3 félív ………….…………………………………………. 297 x 420 mm

A/4 negyedív ……..…………………………………………. 210 x 297 mm A/ 5 nyolcadív ………………………………………………. 148 x 210 mm

A/6 tizenhatodív ….…………………………………………. 105 x 148 mm

A B sorozatú szabványpapír a nyomdaiparban használatos, például könyvek, jegyzetek készülnek

B/5-ös formátumban. Alapmérete a B/0, ami 1000x1414 mm, és ugyancsak a hosszabb oldal felezé-

sével kapjuk meg a kisebb méreteket.

A C sorozatú szabvány a borítékok méreteit szabályozza, legismertebb és leghasználatosabb a C/6

jelzésű ún. szabványboríték, melynek mérete 114x162 mm.

A D szabványsorozat a levélrendezők, mappák és a dossziék nemzetközi méreteit szabályozza.

A papíranyag kiválasztásánál a következő szempontokat tanácsos figyelembe venni:

Reprezentatív célokra más minőségű papírt kell választani, mint az egyszerű ügyviteli célokra. Más

papírminőséget kell választanunk a ceruzával, tintával, golyóstollal vagy írógéppel végzendő mun-

kákhoz, hiszen a gyengébb minőségű irodai papíron tintával való kézírással csak a papírlap egyik

oldalára lehet írni. A hosszabb használatra szánt papíroknál a jobb minőséget kell választani, az

egyszerű feljegyzésekhez megfelelő a gyengébb minőségű papír is. Gondolni kell a sokszorosítás

módjára is, hiszen a különféle sokszorosítási eljárások egymástól eltérő másolati papírt igényelnek.


28

Bélyegzőhasználat

A bélyegzőket általában az iratok (levelek, megrendelések, számlák stb.) hitelesítésére használják,

éppen ezért a bélyegzőket szigorúan bizalmas eszközként kell kezelni.

Bélyegzőt nemcsak kiadmányozásnál használunk. Bélyegzőre van szükségünk például számlák ki-

állításához, a banki ügyintézéshez, adóhatósági nyomtatványok kitöltéséhez és még számos más

esetben.

Köztudott, hogy bélyegzőt szinte azonnal készítenek, olyan tartalommal, amilyenre szükség van.

A bélyegző – a vállalkozás egyéb működési költségeihez képest – nem drága. Ezért célszerű többet

készíttetni belőle, mégpedig különböző tartalommal, mert bizonyos adatok feltüntetése (adószám,

bankszámlaszám) például egy levélborítékon sértheti a feladó érdekeit, sőt visszaélésekre adhat

alkalmat, néha viszont nélkülözhetetlenek ezek az adatok. Banki ügyintézéshez, számlakiállításhoz

és adóhatósági ügyintézéshez olyan bélyegzőt használjunk, amelyen a vállalkozás nevén, székhe-

lyén kívül annak adó- és bankszámlaszáma is szerepel.

A bélyegzők fajtái

Keletbélyegző: naponta be kell állítani az aznapi dátumot. A dátumbélyegzők speciális fajtájába

tartoznak azok, amelyek a dátumon kívül még egy szót is tartalmaznak, mint például: fizetve, aján-

lott, nyomtatvány, másolat, kiadva stb.

Érkeztetési v. érkeztető bélyegző: nagyobb méretű, tulajdonképpen egy keretben lévő keltezési bé-

lyegző, amelyben egyéb adatok is helyet kaptak, pl. az érkeztetőkönyv száma, ügyintéző, irattári

tételszám stb.

Névbélyegzők: ezeket az aláírások egyszerűsítésére szokás használni. Név és beosztás szerepelhet

rajtuk. Használhatják pl. olyan esetben, amikor a számlatömbben maradó másolati példányokra az

aláírás helyett ezeket pecsételik.

Szárazbélyegző: egy speciális bélyegző, amely domború bélyegzőlenyomatot hagy a papírban.

A dombornyomás lehet színes is. Meghatározott azoknak az iratokban a köre, amelyeknek a hitele-

sítésére ezeket használják (pl. ügyvédek az adásvételi iratok hitelesítésére, ill. egyes betétszámla-

könyveket is ezzel hitelesítenek).

Cégbélyegzők: ezen belül két típust különítünk el:

Körbélyegző: ebben állami szerveknél az ország címere, városi szerveknél a város címere helyezke-

dik el középen, körülötte a cég neve, címe. Magánvállalatnál a cég emblémája lehet középen. Hasz-

nálatakor szabály, hogy a körbélyegzőnek érinteni kell az aláírás első betűjét.

Hosszúbélyegző: a cég nevét, címét, telefon- és fax-számát, esetleg adószámát foglalja magában.

Használható pl. számlákon, régebben borítékon feladó helyett.


29

A bélyegzők nyilvántartása, tárolása

Nagyobb vállalkozásoknál gyakori, hogy bizonyos munkakörök bélyegzőhasználatra is jogosítanak.

Célszerű olyan nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza a bélyegző számát, őrzésének helyét és a

használatára jogosult nevét. A bélyegzők nyilvántartása azonban akkor is szükséges, ha azok hasz-

nálatára egyetlen személy jogosult, azonban a vállalkozásnak többfajta lenyomata van. Ilyenkor

azokat pontos tartalmuk szerint kell bevezetni a nyilvántartásba.

Nagyobb cégek a cégbélyegzőket sorszámmal látják el. Az e bélyegzők használatára, illetve meg-

rendelésére jogosultak körét az iratkezelési szabályzatban vagy a szervezeti és működési szabály-

zatban teszik közzé.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

- a bélyegző lenyomatát,

- a legyártott mennyiséget,

- a szervezeti egység részéről a bélyegzőt átvevő vagy visszaadó személy olvasható aláírását,

- az átvétel és visszavétel idejét.

A bélyegzőket mindig zárt helyen tartsuk, hogy azokhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá.

Az ügyviteli rendben kijelölik azt a személyt, aki a szervezet által használatos bélyegzőket kezeli,

és annak szabályszerű használatáért, megőrzéséért felelősséget vállal.

A bélyegzők elvesztése azonnali intézkedéseket von maga után. Gondoskodni kell a bélyegző ér-

vénytelenítéséről, és értesíteni kell a partnereket is erről, akár levélben, akár újságban (közlönyök),

Interneten közzétett hirdetésben.

Tanirodai feladat:

1. Mondja el a tanárától kapott iratokon található bélyegzők jellemzőit, és azt, hogy milyen

adatok olvashatók le ezekről!


30

III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés

1. Irattárazás

Az irattárazás feladata egyrészt az iratok biztonságos megőrzése, másrészt a gyors visszakereshető-

ség biztosítása. Az irattár elsődleges feladatát akkor töltheti be, ha az ott őrzött anyag áttekinthető

és könnyen hozzáférhető.

A gyakorlat azt mutatja, hogy az iratokra közvetlenül a keletkezésük után van a leggyakrabban

szükség, de néhány év után is tudnunk kell előkeresni egy esetleges új ügylet előkészítéséhez, meg-

alapozásához.

Az iratok tárolása felhasználásuk alapján a következő csoportosításban történik:

gyors elintézésre váró iratok,

elintézés alatt álló, de ritkán kézbe vett iratok,

elintézett és archivált (irattárazott) ügyiratok.

Lehetséges külön tárolni azokat az iratokat, amelyek a még folyó ügyek intézésekor szükségesek, és

külön azokat, amelyek már elintézett ügyekhez kapcsolódnak.

Az iratok felhasználásának biztosítása

Az iratok megőrzésének helye az irattár. (A történeti szempontból is becses iratokat a levéltári

intézmények őrzik.)

Az irattárban folyó munka:

egyrészt passzív irattári tevékenység: ez az iratanyag befogadását, tárolását és megőrzését

jelenti,

másrészt aktív tevékenység: az arra jogosult érdeklődőknek gyorsan és pontosan a rendelke-

zésére bocsátja a szükséges iratot.

A gyakorlati tapasztalatok azt mutatják, hogy a lezárt ügyiratokra általában 2 éven belül van leg-

gyakrabban szükség.

Ezért a leggyakrabban két típusú irattárral találkozhatunk:

kézi (operatív vagy átmeneti) irattár,

központi (archív) irattár.

Az elintézett iratot először a kézi irattárba helyezik, ahol általában 2 évig őrzik. A kézi irattárat

általában az iktatóirodában helyezik el, és az iktatók kezelik. Itt helyezik el azokat az iratokat, ame-

lyekre az ügymenet során még szükség lehet, és ezeket a lehető legrövidebb idő alatt az ügyintéző

rendelkezésére kell bocsátani. A szervezet iratkezelési szabályzatában rögzítik, hogy az iratok

mennyi ideig maradnak a kézi irattárban.

A 2 évnél régebbi keletű iratokat az iktató- és segédkönyvekkel (pl. tárgymutatókönyv) együtt köz-

ponti irattárba kell helyezni. Az átadásról jegyzőkönyvet kell készíteni. Az iratokat tematikusan

(témák szerint), és a különböző selejtezési idők szerint elkülönítve tárolják.


31

A központi irattárban az iratokat addig kell őrizni, ameddig a szervnek szüksége lehet rá. Ezt a jog-

szabályok alapján a szervezet az irattári tervben rögzíti.

Ha mégis ki kell venni innen ügyiratot, akkor ügyiratpótló lapot kell készíteni, amely a következő

adatokat tartalmazza: átvett ügyirat számát, tárgyát, az átvevő ügyintéző nevét és beosztását, az át-

vétel napját, a visszaadásra megjelölt határidőt.

Az archívum szó irattárat és levéltárat jelent. Ebből következik, hogy az archív iratkezelés magában

foglalja:

- az iratok felhasználásának biztosítását,

- biztonságos őrzését,

- selejtezését.

Az iratok biztonságos őrzése

A tárolásra kiválasztott helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól tisztán tartható, világos,

levegője szellőzethető, ha benne tűz nem keletkezhet, a külső erőszakos behatolásoktól védett.

Az irattárak mérete, berendezése

Az irattárak belső méreteit gyakorlati és tűzrendészeti szempontok korlátozzák. Térfogatuk lehető-

leg ne haladja meg az 500 m3-t, alapterületük maximum 200 m

2, magasságuk 2,5 m legyen.

A berendezést úgy kell kialakítani, hogy a közlekedő utak számára legalább 1 m maradjon, az áll-

ványok, szekrények mennyezettől és padlótól való távolsága minimum 10 cm legyen.

A hagyományos elrendezésű irattáraknál a polcok, szekrények magassága lehetőleg ne haladja meg

a 2,2 métert, 2,5 méternél magasabb polcok esetén célszerű galériát építeni. A polcok szélessége

érje el a 40 cm, de lehetőleg ne legyenek szélesebbek 50 cm-nél.

A modern irattárakban helykihasználás céljából zárt rendszerré gördíthető fémszekrényeket és áll-

ványokat is használnak. Előnye, hogy a mozgatáshoz egy folyosónyi hely hagyása szükséges csak.

Kis forgalmú irattárakban alkalmazható, mivel egy-egy irat megkereséséhez olykor egy egész blok-

kot meg kell mozgatni. A korszerű irattárszervezés másik változata a magasraktár elvén alapul. E

tárolóhely az adott csarnok teljes magasságát kitöltő polcsorokból áll, amelyeken az iratok különle-

ges gyűjtőkben vannak. A kezelést nem ember végzi, hanem egy, a szekrények bármelyike közt

mozgó, vízszintes és függőleges irányban egyaránt használható elektromos lift. Ilyen raktár alkal-

mazható az irattárakon kívül könyvtárakban, számítóközpontokban is.

Világítás

Lehetőség szerint legyen ablak az irattáron, de az iratanyagot tűző napnak kitenni nem szabad.

A mesterséges világításnak meg kell felelnie a tűzbiztonsági előírásoknak (pl. a neon ne legyen hi-

bás, a helyi megvilágítás ne okozhasson tüzet).

Hőmérséklet és légnedvesség

A hőmérsékletet és a légnedvességet olyan szinten kell tartani, amely az iratok számára megfelelő, a

biológiai károkozók számára viszont kedvezőtlen. A papírra írt iratok tárolásához 18-20 Co és 35-

55% relatív páratartalom az előírás. Olyan helyiségben, ahol a relatív páratartalom a 70%-ot megha-

ladja, iratokat nem szabad elhelyezni. (Filmek, hangszalagok, mágnesszalagok őrzéséhez különle-

ges feltételek szükségesek.) Az irattárak légnedvesség-értékét thermohydrográffal vagy elektromos

műszerekkel mérik, amely megmutatja, hogy az értékek a normális határok között vannak-e. Ha a

levegő páratartalma túl magas, akkor az anyag nedvesedik, ha túl alacsony, a kiszáradás, töredezés

veszélye fenyegeti.


32

Az irattárak „C” tűzveszélyességi kategóriába tartoznak, ezért a helyiséget csak nyílt láng használa-

ta nélkül lehet fűteni. Nagyobb irattáraknál biztosítani kell a vészkijáratot, és a falakra – a tűzrendé-

szeti hatóság által rendszeresen ellenőrzött – tűzoltó készüléket (poroltót) kell elhelyezni. Ha a he-

lyiségben senki sem tartózkodik, a helyiséget áramtalanítani kell.

Tűzveszélyességi osztályok:

„A” Fokozottan tűz- és robbanásveszélyes

„B” Tűz- és robbanásveszélyes

„C” Tűzveszélyes

„D” Mérsékelten tűzveszélyes

„E” Nem tűzveszélyes

A „C” tűzveszélyességi osztályba tartoznak a legfeljebb 300 Co gyulladási hőmérsékletű szilárd

anyagok (papír, fa, egyes műanyagok).

Szellőztetés

Az irattárakban helyenként érezhető dohos levegőt a szellőztetés hiánya okozza. Az „oxigénhiány”

az iratanyagra is káros, mert a papír mállékonnyá válik.

A szellőztetés történhet az ablakok, ajtók nyitásával, ventillátorral, de legkorszerűbb módja a

klimatizálás.

Az iratanyag kártevői

A kártevőket biológiailag három csoportra oszthatjuk:

Gerinces állatok: Legveszélyesebb az egér és a patkány. Kártételük csak gondatlanság következmé-

nye lehet, mert a közegészségügyi előírások évenkénti rágcsálóirtást tesznek kötelezővé.

Rovarok: A leggyakoribb kártevők: szú, múzeumbogár, lisztbogár, portetű, könyvskorpió, csótány.

Általában nem a kifejlett bogár pusztítja az iratot, hanem a lárva. Különösen a kötött iratanyagnál,

könyveknél gyakori a kártétel, mert a kötéshez használt enyv és keményítő alapanyagú ragasztók

könnyen emészthető táplálékot jelentenek a lárváknak.

Gombák, baktériumok

A leggyakoribb kártevők az irattárakban a gombák rendjébe tartozó penészek. Mivel a levegő álta-

lában tartalmaz penészspórát, így a fertőzés veszélye mindig fennáll.

Ma már léteznek olyan berendezések, amelyek segítségével nagytömegű irattári anyagot lehet fer-

tőtleníteni (ezt a ÁNTSZ végzi, kazánokban etilénoxiddal).


33

Speciális irattárak

a) Műszaki dokumentációk, tervtárak

Az egyes létesítmények terveit meg kell őrizni. Ezt megteszik a tulajdonosok, a beruházók, de az

engedélyező hatóságok is. Ha a tervtárból kiveszünk egy tervdokumentációt, mert az épületen va-

lamit változtatunk, és azt a terven is rögzíteni akarjuk, akkor az eredeti állapotról meg kell őrizni

egy példányt. A terveket lehet tárolni: tekercsben, fektetve (kiterítve) vagy függesztve.

b) Mikrofilmek tárolása

A filmek tárolására általában kisebb alapterületű, teljesen száraz helyiség felel meg, amelynek abla-

kait el kell sötétíteni. Alagsori helyiségben mikrofilmet tárolni tilos.

c) Magnetofonszalagok

Hasonló körülmények szükségesek, mint a mikrofilmek tárolásához, de külön ügyelni kell arra,

hogy nagy teljesítményű transzformátor vagy egyéb elektromos mágneses hullámokat keltő beren-

dezés ne legyen a közelben.

d) Számítógéphez használt mágnesszalagok és lemezek

A szalagokat a legcélszerűbb lángmentesített vagy műanyag bevonatú szekrényekben, szekrényfa-

lakban tárolni. A függesztett tárolás kötelező, a szalagokat tartalmazó kazettákat egymásra fektetni

tilos.

e) Páncélszobák

Egyes intézményeknél a különösen fontos iratokat páncélszekrényben vagy páncélszobában őrzik.

A páncélszoba abszolút tűz- és betörés-biztos és különleges mikroklímát is biztosít.

Tanirodai feladat:

1. Foglalja össze, mi tapasztalt a tanára vezetésével meglátogatott kézi és központi irattárban!

Hogyan tárolják az iratokat a kétféle irattárban?


34

Hagyományos és korszerű iratkezelési segédeszközök

Irattartók

Az ügyintézés folyamán az iratok rövidebb-hosszabb ideig való tárolását szolgálják. Főbb típusai a

következők:

Tasak

Műanyag készült, lehet: két oldalán nyitott, felül nyitott, felül nyitott lyukasztott széllel ellátott.

Kétlapos irattartó

Keményebb papírból vagy kartonból egy hajtással készül.

Pólyás dosszié

Hajtogatós iratgyűjtőnek is nevezik, oldalainak behajtását a tárolt lapok vastagságához igazítjuk.

Gumis dosszié

A két sarkában vagy a jobb oldalán gumival összefogható dosszié.

Gyorsfűző

Lyukasztott iratokhoz használatos, könnyű kartonból készült iratborító, amelyben hajlítható acél-

csíkra kell az iratot felfűzni. Van műanyag fedéllel ellátott változata is.

Gyűrűs dosszié

Pattintható gyűrűvel ellátott dosszié.

Mappa

Nagy mennyiségű iratanyag befogadására alkalmas (üresen is annyi helyet foglal el, mint iratokkal

tele). Rugós szorítóval és gyűrűvel ellátott, erős kartonból vagy műanyagból készült irattartó.

Iratrendező

Kemény kartonból készült, könyvtáblaszerűen, vászonnal vagy fémmel megerősített hajtóélekkel

készült irattartó, amelyben az iratokat rögzítőszerkezet fogja össze. Függesztve tárolják.

„V” alakú irattartó

A V betű szárának két felső szélén akasztóhorgok helyezkednek el. Több „V” alakú irattartót össze-

kötve harmonikaszerű segédeszköz állítható elő. Megfelelő tároló-szekrény szükséges hozzá.

Szalagos irományfedelek

Iratkötegek tárolására szolgál, a maximális iratvastagság 15 cm lehet (ha a szalagokat hosszabbra

cseréljük, lehet több, de nem célszerű).

Dobozok

A szalagos irományfedelek helyett használják, mert biztonságosabb, pormentes és az iratok nem

csúszhatnak ki belőle.

Tanirodai feladat:

1. Sorolja fel, milyen iratkezelési segédeszközöket lát a tanirodában, és milyen eszközöket hasz-

nálnak otthon az iratok tárolására!

2. Foglalja össze röviden, hogy történik az igények felmérése, a készletrendelés, nyilvántartás,

készletkezelés stb.


35

2. Selejtezés4

Magyarországon a kormányhivatalok, vármegyék, városok iratanyaga a XIX. században vált olyan

tömegűvé, amely már szükségessé tette a selejtezést. Ebben az időszakban még csak az ún. régi

iratokat tartották levéltári megőrzésre érdemesnek, ezért kezdetben 1711, majd később 1791, 1849

végül 1867 volt a határ. A XIX. sz. végétől az államigazgatási szervek rendelkeztek ugyan selejte-

zési szabályzatokkal, azonban ezek a megőrzendő és kiselejtezendő iratok körét egyaránt túl tágan

határozták meg, és így érdemi útbaigazítást nem adtak. Legnagyobb veszély a vállalati iratanyagot

fenyegette. 1945 előtt a vonatkozó jogszabály csak arra kötelezte a vállalatokat, hogy irataikat 10

évig őrizzék. Több vállalatnál a selejtezés a 10 évnél régebbi iratok egyszerű megsemmisítéséből

állt.

A selejtezés központi szabályozására először 1950-ben került sor. Az 1950. évi 29. törvény és a

végrehajtásáról szóló 185/1951. (X. 23.) MT (Minisztertanács) számú rendelet az állami szervek

irattári anyagának egységes szempontok szerinti selejtezését írta elő. A rendelkezések nyomán ki-

adott minisztériumi utasítások kimondták, hogy az iratokat öt évig kell az irattárakban őrizni, ekkor

kerül sor az első selejtezésre, a nem selejtezhető iratokat a levéltárak veszik át. A kormányrendelet

legnagyobb érdeme az volt, hogy gyakorlatilag valamennyi irattári anyag selejtezését a levéltárak

felügyelete alá helyezte. Gondot okozott viszont, hogy a levéltári raktárak gyorsan megteltek a vi-

szonylag új keletű, sokszor még az ügyvitelben is szükséges iratokkal, és a további selejtezést ott

kellett megoldani.

A következő általános selejtezési utasítás, amely a tételszámos rendszer előtt keletkezett iratokra ma

is érvényes, a 45/1958. (VII. 30.) Korm. számú rendelet volt. ennek értelmében szintén minisztéri-

umi utasítások láttak napvilágot, amelyeknél azonban a korábbinál inkább lehetőség volt a sajátos

igények figyelembe vételére. A rendelkezés az irattári őrzési időt 10 évben állapította meg, és előír-

ta, hogy a selejtezést az őrzési idő letelte után legalább három éven belül le kell bonyolítani. A ko-

rábbi jogszabályhoz képest részletesen szabályozta a selejtezés megszervezését, végrehajtását, el-

lenőrzését. A kormányrendelethez két iratjegyzék tartozott, az I. számú a nem selejtezhető és 10

évnél hosszabb őrzési időt igénylő iratokat, a II. számú a 10 évnél rövidebb 1, 2, 3, 5, 8 éves irattári

őrzés után selejtezhető iratokat tartalmazta.

Az 1958-as kormányrendeletet követő szabályozásnak is hátránya volt, hogy az őrzési időket túl

magasan állapították meg, a főhatóságok nem vették figyelembe a szervek hierarchikus rendjét, az

alá-fölérendeltség miatt keletkezett, több szervnél is előforduló iratokat, és a nem tipikus jellegű

iratok elbírálása továbbra is gondot okozott.

A selejtezési eljárást országosan utoljára az 1995. évi LXVI. törvény és annak végrehajtási

utasítása, illetve az ehhez kapcsolódó levéltári előírás szabályozta. Ennek lényege az, hogy az

iratok értékelését, vagyis a selejtezési munka legfontosabb részét már az ügyintézés menetében, az

iratoknak irattárba helyezése előtt el kell végezni, ami az irattári tételszám felírásával történik. A

Minisztertanács a tanácsi szervek számára 1982-ben és 1984-ben új ügyiratkezelési szabályzatot

adott ki, amely módosította az 1969-es törvény után kialakult iratkezelést is. Selejtezési szempont-

ból a legfontosabb változás, hogy az őrzési idők csökkentek, és a különféle tanácsi szinteken azok

eltérhetnek egymástól.

A selejtezhető iratokat a selejtezési kódszámtól függően 2-75 évig kell megőrizni.

A selejtezési idő letelte után az iratokat ki kell selejtezni. Vannak nem selejtezhető iratok.

4 http://net.jogtar.hu/jr/gen/hjegy_doc.cgi?docid=99500066.TV


36

A selejtezési idő szerint 7 különböző kódjelű csoportot különböztetünk meg:

1. kód: 2 évig őrzendő iratok (szállítási okmány, pénztári bizonylat, ált. levelezés)

2. kód: 5 évig őrzendő iratok (könyvelési anyagok, raktári nyilvántartások, anyaggazdálkodással

kapcsolatos iratok)

3. kód: 10 évig őrzendő iratok (negyedéves beszámoló, munka- és tűzvédelmi, baleseti jegyző-

könyvek, belső szabályzatok)

4. kód: 30 évig őrzendő iratok

5. kód: 50 évig őrzendő iratok (személyzeti, bér- és munkaügyek)

6. kód: 75 évig őrzendő iratok

0. kód: nem selejtezhető iratok (a cég létesítésével, megszüntetésével, cégbírósági bejegyzés,

történeti jelentőségű iratok, műszaki leírások, szabadalmak, személyi adatok).

Az irattár anyagát ötévenként legalább egyszer felül kell vizsgálni. A selejtezhetőséget az utolsó

érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A selejtezést a munka megkezdése előtt 30

nappal, írásban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni, a selejtezés szabályszerű lefolyásáért az

illető szerv vezetője felelős.

A selejtezéshez selejtezési bizottságot kell létrehozni, amely általában háromtagú. Vezetője a

selejtezési felelős, és meg kell hívni a területileg illetékes levéltár képviselőjét, aki kiemelheti a

történetileg értékes iratokat.

A levéltári törvény kimondja, hogy az irattári anyagnak azt a részét, amely történeti értékű, az ille-

tékes levéltárban kell elhelyezni, azt könyvtárnak, múzeumnak, helytörténeti gyűjteménynek átadni

nem lehet. A kiselejtezett iratokról jegyzéket kell készíteni, és az iktatókönyv „Kezelési feljegyzé-

sek” rovatában a selejtezés tényét rögzíteni kell. A nem selejtezhető („0”) kódjelű iratokat a levéltár

meghatározott időközönként elszállítja.

A dokumentumok értékének megállapításakor a következő szempontokat kell figyelembe venni:

- az iratok tartalma,

- az iratokat létrehozó szerv jelentősége, az irat szerzője,

- az iratok keletkezésének helye és ideje (1945, 1956, 1989),

- az irat eredeti vagy másolati jellege,

- az iratok fizikai állapota,

- különleges művészeti értékek,

- az iratok jogi vonatkozásai.

A selejtezés során külön jegyzékbe kell foglalni azokat az iratokat, amelyek a folyamatos munkához

továbbra is szükségesek, tehát nem adhatók át 15 év után sem a levéltárnak. A visszatartott iratok

jegyzékén fel kell tüntetni az irat keletkezésének évét, tételszámát, nyilvántartási (iktató) számát,

tárgyát. A jegyzéket 2 példányban kell készíteni: egy példány a szervnél marad, egy példányt pedig

a levéltárnak kell átadni.

A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek tartalmaznia kell:

- azon egység megnevezését, melynek az iratanyagát selejtezni kívánják,

- a dokumentáció keletkezésének évét,

- a dokumentumfajta megnevezését és irattári tételszámát,

- a selejtezési bizottság tagjainak aláírását.

A selejtezési jegyzőkönyv záradékában kell intézkedni azoknak az iratoknak a megsemmisítéséről,

amelyekre a továbbiakban nincs szükség. Az iratok megsemmisítéséről is jegyzőkönyvet kell fel-

venni. A megsemmisítési jegyzőkönyvet csatolni kell a selejtezési jegyzőkönyvhöz.


37

Példa a selejtezési jegyzőkönyvre:

A cég megnevezése:

Iktatószám:

SELEJTEZÉSI JEGYZŐKÖNYV

Tárgy: Az ……………………… Központi Irattárában tárolt ….. évi ügyiratok selejtezése.

Felvéve:

A selejtezést ellenőrizte:

A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény és a Magyar Országos Levéltár előírásai, illetve a

(cég megnevezése) iratkezelési szabályzata és irattári terve alapján készült.

Záradék:

Az ügyiratokra ügyviteli szempontból nincs szükség. A kiselejtezett ügyiratokat levéltári

záradékolás után meg kell semmisíteni. A kiselejtezett iratok mennyisége (segédletekkel

együtt) ……… folyóméter.

Melléklet: …………. db iratjegyzék.

Keltezés

………………………………..

engedélyező

Tanirodai feladat:

1. Hozzanak létre selejtezési bizottságot, és selejtezzék a rendelkezésükre bocsátott iratokat!

2. Készítsenek selejtezési jegyzőkönyvet!

3. Semmisítsék meg a kiselejtezett iratokat!


38

Adatvédelmi szabályzat

Célszerű a szervnél a Szervezeti és működési szabályzat részeként az Adatvédelmi szabályzatot is

elkészíteni, amely meghatározza az iratkezeléssel, ügyvitellel kapcsolatos legfontosabb adatvédel-

mi, informatikai-biztonsági szabályokat, különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és a

nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre. Az Adatvédelmi szabályzat

célja, hogy rögzítse és összefoglalja azokat a követelményeket, amelyek elősegítik a személyes ada-

tok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény, a polgárok

személyi adatainak és lakcímének nyilvántartásáról szóló 1992. évi LXVI. törvény, a statisztikáról

szóló 1993. évi XLVI. törvény, a köziratokról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi

LXVI. törvény alkalmazását. Meghatározza azokat a legszükségesebb ügyviteli, adatbiztonsági és

védelmi intézkedéseket, amelyek biztosítják az általános és különös adatvédelmi és adatbiztonsági

szabályok végrehajtását. Szabályozza az adatok gyűjtését, feldolgozását, felhasználását, továbbítá-

sát, irattározását, az iratbetekintési jogosultságokat, a jogosulatlan hozzáférés eszközeit, az informá-

ciórendszert közvetve vagy közvetlenül fenyegető veszélyforrások kiküszöbölésének módját.

A levéltárak szerepe5

A levéltárak olyan közgyűjteményi intézmények, amelyek iratokat, kép- és hangdokumentumokat,

gépi adatfeldolgozás termékeit őrzik abból a célból, hogy fenntartsák az ország mindazon emlékeit,

amelyekre a jövőben szükség lehet. A hazai levéltártörténet több mint két évszázados múltra tekint

vissza. Magyarország legfőbb levéltára a Magyar Országos Levéltár (Budapest).

Szerepük szerint megkülönböztetünk általános és szaklevéltárat. Az általános levéltár feladata a

gyűjtőterületére vonatkozó mindenféle levéltári dokumentum őrzése. Ide tartoznak pl. a megyei és a

fővárosi levéltárak. A szaklevéltár a művelődési és közoktatási miniszter engedélye alapján megha-

tározott szakterület levéltári anyagának őrzésére illetékes. Ide tartoznak pl. a hadtörténeti, statiszt i-

kai, egyházi levéltárak.

A vállalatok iratanyagai a levéltárba adás után is együtt maradnak, azokat szétszedni nem szabad.

A levéltárak az általuk őrzött iratokat rendszerezik, nyilvántartják és a tudományos felhasználást

megkönnyítő segédletekkel is ellátják. A levéltárak jelentős publikációs tevékenységet is folytatnak,

részt vesznek kiállításokon, segítik a tudományos kutatásokat. A levéltár számára átadandó iratokat

teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzék-

kel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt

évfolyamban kell átadni. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez

szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról leg-

később levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

A levéltárak és az irattárak munkája között sok azonos mozzanat van, de emellett lényeges a kü-

lönbség a kettő között. Az irattár általában egy szervezet iratait ügyviteli célból meghatározott ideig

őrzi, a levéltár viszont több szerv, intézmény stb. működése során létrejött, maradandó értéket kép-

viselő iratanyagát őrzi, amelyekre a létrehozónak ügyviteli szempontból már nincs szüksége.

A kettő szoros kapcsolatából következik, hogy színvonalas irattári munka nélkül a korszerű levéltári

munka sem valósítható meg.

Tanirodai feladat:

1. Mondja el, hogyan biztosítják az elektronikusan tárolt adatok védelmét (a számítógép hasz-

nálatának szabályai, különös tekintettel a többfelhasználós funkcióra).

2. Keresse meg az interneten a megyei és a városi levéltár honlapját!

3. Készítsen rövid beszámolót a levéltárban tett látogatásukról!

5 http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas


39

A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai

A minősített adatok kezelésének rendjéről (vagyis a titkos ügykezelés szabályairól) az államti-

tokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény6 és a 79/1995. kormányrendelet

intézkedik. Ez a törvény írja elő az iratokban lévő közérdekű adatok, ezen belül a titkos, valamint a

személyes adatok teljes körű védelmét. Az ügyiratkezelőnek tehát nemcsak technikai ismeretekkel

kell rendelkeznie, hanem elengedhetetlen az említett törvények alkalmazásszintű ismerete is.

Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény lényeges vonása, hogy az információszabad-

ság alkotmányos elvét messzemenően érvényesíti, figyelembe véve azonban azt is, hogy az infor-

mációszabadság nem lehet korlátlan. A titokvédelmi törvény szerint a minősített adatok adminiszt-

ratív védelmének egyik fontos része a kezelés rendjének az általános iratokénál szigorúbb meghatá-

rozása, függetlenül attól, hogy a minősített adat kinek a birtokában van. A pontos iratkezelés itt nem

elsősorban ügyviteli érdek, vagyis az irat gyors elérhetősége, hanem az illetéktelen megismerés ki-

zárása.

Az államtitok fogalomkörébe azok az adatok tartoznak, amelyeknek nyilvánosságra hozatala álla-

mi érdekeket sérthet, veszélyeztethet, illetéktelen hozzáférése esetén sérti vagy veszélyezteti a Ma-

gyar Köztársaság honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési, központi pénzügyi vagy devizapoli-

tikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit.

Az államtitok jelölése az iraton: „Szigorúan titkos!” Az államtitokká nyilváníthatóság leghosszabb

érvényességi ideje 90 év.

A szolgálati titok az államtitokhoz viszonyítva alacsonyabb szintű kategória, a nyilvánosságkorlá-

tozás célja kizárólag az állami, gazdálkodó szerv működésének zavartalanságának, illetéktelen befo-

lyástól mentes munkavégzésének biztosítása. A szolgálati titok körébe tartozó iratok jelölése: „Tit-

kos!”. A szolgálati titoknál természetesen szélesebb körű a betekinthetőségi lehetőség is, a maxi-

mált védelmi idő pedig 20 év.

Annál a szervezetnél, ahol a minősített adatok mennyisége indokolja, a minősített adat kezelésének

rendjét külön "Titokvédelmi szabályzatban" kell meghatározni, és külön titkos ügykezelőt kell al-

kalmazni.

A titkos ügykezelő feladata:

- a titokbirtokos szervnél készült vagy más titokbirtokostól érkezett minősített adathordozó átvé-

tele, nyilvántartása, őrzése,

- a minősített adathordozó kiadása és visszavétele,

- a minősítésre, a betekintésre jogosultak naprakész nyilvántartása,

- a minősített adat belföldi továbbítása az Állami Futárszolgálat vagy alkalmai kézbesítő útján,

- a továbbítandó minősített adathordozók csomagolása, bizonylatolása.

Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított,

illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példánya i-

nak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen.

6 http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm


40

Más szervtől érkezett minősített irat átvétele

Más szervtől érkezett titkos iratot a címzett, a titkos ügykezelés vezetője, a titkos ügykezelő vagy az

ilyen küldemény átvételével a szerv vezetője által írásban megbízott más személy vehet át.

Aki minősített küldeményt vesz át, köteles ellenőrizni, hogy:

a) a címzés alapján jogosult-e átvenni,

b) az átadási okmányban és a küldeményen feltüntetett nyilvántartási szám egyezik,

c) a küldemény sértetlen.

A titkos ügykezelő a más szervtől érkezett titkos iratot érkezteti, nyilvántartásba veszi, és a címzett-

nek továbbítja. Az átvevő az átadási okmányon aláírásával, az átvétel idejének feltüntetésével és a

szerv bélyegzőjének lenyomatával igazolja a küldemény átvételét.

A minősített adathordozón, illetve értelemszerűen annak csomagolásán a következő különleges ke-

zelési utasítások alkalmazhatók:

„Saját kezű felbontásra!”

„Más szervnek nem adható át!”

„Nem másolható!”

„Kivonat nem készíthető!”

„Elolvasás után visszaküldendő!”

„Zárt borítékban tárolandó!”

„Különösen fontos!”

„Szolgálati használatra!”

„Üzemi titok!”

„Baleset esetén csak a küldő bonthatja fel!”

A küldeményt – a „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott kivételével – a titkos ügykezelő bont-

hatja fel. A „Saját kezű felbontásra!” jelzéssel ellátott küldeményt az átvételt követően zárt külde-

ményként a rendelkezésre álló azonosításra alkalmas adatok alapján nyilvántartásba kell venni. Az

ilyen küldeményt a címzett akadályoztatása esetén a helyettese bonthatja fel.

Ha a nyilvántartáshoz szükséges adatok az átvételkor nem állnak rendelkezésre, a címzett a felbon-

tás után köteles azt közölni a titkos ügykezelővel. A nyilvántartás megjegyzési rovatában fel kell

tüntetni, hogy a kezeléséről és őrzéséről a továbbiakban a címzett gondoskodik. Az ilyen külde-

ményt „Sk. jelzés miatt felbontás nélkül továbbítva!” kísérőlappal kell a címzettnek átadni.

A címzett a kísérőlapot aláírja és a titkos ügykezelőnek azt visszaadja.

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt vissza kell juttatni a küldőnek.

A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iratok hiánytalan meglétét. Ha hiányt észlelnek, és az

rövid úton nem tisztázható, két példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, és annak eredeti példányát

a küldő szerv részére továbbítani kell.

Ha az átvevő a küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy azt felbontották, vagy

megkísérelték felbontani, a kézbesítő jelenlétében a küldeményt felbontja, tartalmát ellenőrzi, és az

eseményről két példányban jegyzőkönyvet készít. A jegyzőkönyvet mindketten aláírják, majd a

küldőnek az egyik példányt átadják, aki intézkedik a sérülés körülményeinek tisztázására. Sürgős

küldemény esetén távbeszélőn vagy más módon kell tisztázni a teendőket.


41

Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó

az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget

és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni.

Ha a küldeményt az átvevő tévedésből bontja fel, arról két példányban jegyzőkönyvet készít, a kül-

deményt újból szabályszerűen lezárja, és a jegyzőkönyv egy példányával a címzettnek továbbítja.

Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított,

illetve irattárba helyezett adathordozók nyilvántartási száma, példányszáma, terjedelme, példánya i-

nak sorszáma, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzésének helye megállapítható legyen.

Minősített adathordozó sokszorosítása

Minősített adathordozóról másolat készítését a titokbirtokos engedélyezheti, kivéve, ha a minősítő

másként rendelkezett.

A sokszorosítás helyén olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyikből kitűnik a sokszorosított iratok

példányszáma és a rontott példányok száma. A többszörözött példányokat a minősített adat nyilván-

tartási számán kell nyilvántartásba venni. A sokszorosítás során keletkezett felesleges példányokat

és selejtes lapokat megsemmisítésre a titkos ügykezelőnek kell átadni.

A minősített adathordozó őrzése

A titkos ügykezelést a nem minősített adatkezelés rendszerére építve, de attól szervezetileg és fizi-

kailag elkülönítve kell végezni. A nem minősített adatkezeléssel azonos helyiségben akkor történhet

a minősített adatkezelés, ha ott megteremtették védelmének a jogszabályi feltételeit, és a minősített

adathordozók elkülönítve tárolhatók.

A minősített adathordozók tárolására szolgáló, valamint a titkos ügykezelők részére biztosított he-

lyiséget úgy kell kialakítani, hogy a titkot tartalmazó adathordozók őrzése az illetéktelen megisme-

rést kizárja, tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjék.

A helyiséget a minősített adatok fokozott védelméhez szükséges technikai, elektronikai eszközökkel

(vasrács, riasztóberendezés, tűzjelző stb.) fel kell szerelni. Ha a tárolásra kialakított helyiség nyílás-

zárói a fentiek szerint védettek, az iratok állványzaton is tárolhatók. Ez esetben ennek megfelelő

tűzvédelmi követelményeket kell meghatározni. Egyébként a minősített adathordozó tárolására,

őrzésére lemezszekrényt kell rendszeresíteni. A zárásnak, a személyi pecsétnyomóval történő lepe-

csételésre alkalmas eszköz (biztonsági lakat) használatának, a kulcsok, a másodkulcsok munkaidőn

túli őrzésének módjáról az Iratkezelési szabályzatban kell rendelkezni.

Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses vagy más rendszerű adathordozón csak rejtjelezve

tárolhatók azok az államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó adatok, amelyek megbízható védel-

me más úton nem biztosítható.

Ha külön titkos ügykezelés működtetése nem indokolt, elég egy titkos ügykezelőt megbízni. Ha a

minősített adatok mennyisége csekély, vagy más okból titkos ügykezelő megbízása sem szükséges,

a titkos ügykezelési feladatokat a titokbirtokos személy vagy a titokbirtokos szerv vezetője szemé-

lyesen végzi.


42

A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele

A minősített adat továbbításánál a minősítő rendelkezése szerint kell eljárni. Ha a minősített külde-

ményen a továbbításra vonatkozóan külön rendelkezés nincs, akkor azt kell vélelmezni, hogy a mi-

nősítő a címzetten kívül másnak a minősített adatot nem kívánta továbbítani.

Minősített adathordozó átadása, visszavétele csak a titkos ügykezelő útján, kézbesítő- vagy átadó-

könyvben, illetve átadókartonon dokumentálva történhet.

A minősített adathordozót a megfelelő minősítési jelöléssel ellátott zárt küldeményben kell továbbí-

tani. A borítékon, csomagon a címzésen és a küldő szervre vonatkozó adatokon túl fel kell tüntetni

az adathordozó nyilvántartási számát, minősítési jelölését, példánysorszámát és „Baleset esetén

vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel!” figyelmeztetést, szükség estén a különleges

kezelési jelzést. A küldeményt el kell látni a küldő szerv titkos ügykezelője által használt bélyegző-

lenyomattal oly módon, hogy az esetleges felbontás, jogosulatlan hozzáférés ténye egyértelműen

megállapítható legyen. Minősített küldemény postai úton nem továbbítható!

Ha a továbbítás során a küldeményt elveszítették, erről a küldő szervet a továbbításért felelős sze-

mély azonnal értesíti. Az elvesztés tényéről haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tar-

talmazza a küldemény azonosító adatait, az elvesztés valószínű időpontját, helyét és minden olyan

lényeges körülményt, ami a küldemény felkutatását elősegítheti.

A minősített adathordozók selejtezése

A titkos iratok selejtezését – a többi irathoz hasonlóan – a munka megkezdése előtt 30 nappal, írás-

ban az illetékes levéltárnak be kell jelenteni. A selejtezésen csak olyan do lgozók vehetnek részt,

akiknek betekintési joguk van. Az iratokat vagy a helyszínen bezúzzák (a selejtezési bizottság jelen-

létében), vagy – ha nagyobb mennyiségű iratról van szó - zúzdába küldik, de megfelelő kísérőt kell

biztosítani.

Egyéb védelmi feladatok

Államtitkot tartalmazó adatok felhasználásával tanácskozás csak olyan helyiségben tartható, amely

illetéktelen személyek részére a titkok megismerését kizárja.

Államtitkot képező adat felhasználásával tartott munkaértekezleten, tanácskozáson a témára, a hely-

re, az időpontra, valamint a részvevők nevére, beosztására, az általuk képviselt szervre vonatkozó

adatokat, továbbá a titok megőrzésére vonatkozó figyelmeztetést tartalmazó jelenléti ívet kell készí-

teni legalább egy példányban, amelyet a jelenlévők aláírnak, személyazonosságuknak a rendező

szerv megbízottja által végrehajtott ellenőrzése után. Az aláírt jelenléti ívet az értekezleten felhasz-

nált, valamint készült minősített adathordozó mellett kell tárolni.


43

A korszerű iroda berendezésének ergonómiai szempontjai

Az ergonómia: a munka gazdaságos megszervezésének elmélete és gyakorlata, az ésszerű erőkifej-

tés tudománya.

Egy iroda berendezésének megtervezésekor figyelemmel kell lennünk arra, hogy ott a munka a leg-

kisebb erőkifejtéssel a leggazdaságosabban végezhető legyen. Figyelembe kell tehát venni a mun-

kavégzés folyamatát, a munkafázisok egymásutániságát.

Ezek alapján az iroda berendezésekor a következőket kell figyelembe vennünk:

1. Az iroda mérete, a benne dolgozók száma,

2. Az iroda falburkolata, padlózata,

3. Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása, szellőztetése,

4. Az iroda berendezési tárgyainak gondos kiválasztása: számítógépasztal (esetleg írógépasztal),

munkaasztal, szék, irattartó szekrények, egyéb kiszolgáló szekrények, asztalok (poharaknak, tá-

nyéroknak, kávéfőzőnek, stb.)

5. Dekoráció

Az iroda kialakításakor figyelembe kell venni:

- az iroda alaptevékenységét,

- a munkafolyamatokat, ezek egymásutániságát,

- az iratforgalmat,

- az ügyfélforgalmat.

1993 óta hazánkban is különféle rendeletek írják elő, hogy a munkahely kialakításakor milyen er-

gonómiai, egészségvédelmi követelményekre kell figyelemmel lenni (pl. számítógéppel dolgozók

kötelező pihenőideje). Ezek alapján az iroda berendezésekor a következőket kell figyelembe ven-

nünk:

Az iroda mérete, a benne dolgozók száma

Az irodahelyiségek méretük szerint lehetnek:

- nagyteres irodahelyiségek,

- irodatáj-rendszerű nagyterű irodák,

- csoportos irodák,

- szobák (kisteres irodák, más néven cellás elrendezésű irodák),

- home offic-típusú irodák,

- hoteling-rendszer.

Az úgynevezett nagyteres (amerikai rendszerű) irodákat a nagy és folyamatos ügyfélforgalom

kielégítésére és a szorosan összekapcsolódó munkafolyamatok egyszerűbb elvégzésére hozták létre.

Ezekben sokan dolgoznak együtt, és csak alacsony méretű elválasztó-falakkal különítik el az egyes

munkahelyeket. Előnye a költségtakarékosság, a jobb terület-kihasználás, a munka áttekinthető,

ellenőrizhető, gyorsabb az ügyintézés, a szervezeti formák kisebb-nagyobb változásai által kiváltott

térátrendezések minden további nélkül megoldhatók. Hátránya a nagyobb zajszint, az egyéni érde-

kek háttérbe kerülése, a figyelemelvonás. Itt a legkevesebb az egy dolgozóra jutó munkaterület, és

mivel nincsenek válaszfalak, a vizuális diszkréció sem biztosított.

Az irodatáj-rendszerű nagyterű irodák esetében a rendelkezésre álló helyiséget válaszfalakkal,

paravánokkal osztják meg és ezzel elhatárolják egymástól a különböző munkacsoportokat. Itt már

biztosított a vizuális diszkréció, azonban az áthallási diszkréció nem. Egy légterű irodákban, több


44

dolgozó esetében a térelválasztás megoldása az elsődleges. Ugyanis mindenkinek biztosítani kell a

magánszféráját, melyet a munka során senkise szakíthat meg. Ha az adott helyiségben ügyfélfoga-

dás zajlik, akkor az irodában biztosítani kell mind a kényelmes ügyintézés, mind az ügyfelek vára-

kozásának külön kialakított részlegét. A szeparálást pavilonok, asztalok, üvegfalak vagy szekrények

segítségével is meg lehet valósítani.

Nagyteres iroda Irodatáj-rendszerű nagyterű iroda

A csoportos iroda vagy más néven irodaterem (hagyományos iroda) átmenetet képez a nagyte-

res és kisteres irodák között. Ez nagyobb méretű, több dolgozó elhelyezésére alkalmas, 5-20 fő dol-

gozhat benne. Előnye, hogy jól áttekinthető a munka, az egymáshoz kapcsolódó tevékenységet vég-

zők közel vannak egymáshoz. Jellemzője az erős csoportkapcsolat és a csoportmunka. Hátránya,

hogy a dolgozók zavarhatják egymást.

Csoportos (hagyományos) iroda

A kisteres irodahelyiség előnye, hogy lehetővé teszi a nyugodt, zavartalan munkát és az ügyfelek

bizalmas ügyeinek intézését.

A mérettől függően az irodában dolgozhat 1-2 személy dolgozhat. Az adminisztrátor, titkárnő szá-

mára az az ideális, ha a főnöke szobája mellett, egymaga vagy legfeljebb másodmagával dolgozik

egy irodában.

Szoba méretű irodára van szüksége:

- a vezetőknek,

- a minősített iratokat kezelőknek,

- pénztárosoknak,

- az állandó elmélyülést kívánó munkát végzőknek (pl. könyvelő),

- nagy zajjal üzemelő telex, másoló, sokszorosító gépeket kezelők számára (ma már a sok-

szorosító gépeket kötelező külön helyiségben elhelyezni).


45

A Home Office-típusú irodákra a költségtakarékosság és a stressz-mentes környezet a jellemző.

Mindez a munkáltató és a munkavállaló részéről időt, pénzt és fáradtságot megkímélő megoldás,

mely során a dolgozó otthonában kialakított munkahelyén korszerű kommunikációs eszközökkel

ellátva végezheti feladatát.

A hoteling rendszer lényege egy olyan nagyterű iroda kialakítása, ahol a dolgozóknak nincs saját,

privát munkaállomásuk. Csupán egy mobil, fiókos tárolóval rendelkeznek, melyet a munka végez-

tével az arra kijelölt helyre visszavisznek. Belépéskor minden alkalmazott tárolójával együtt helyet

foglal egy számára tetsző asztalnál.

Az irodahelyiségek tervezésekor a munkahelyenként számítható alapterületek általánosan elfogadott

helyigénye a következő:

- felsővezetői munkahely tárgyalóval: 25-35 m2,

- osztályvezetői, főosztályvezetői iroda külön tárgyalóval 5-18 m2,

- külön szobában elhelyezett, önálló csoportvezető, kiemelt munkatárs: 12 m2,

- normál íróasztalnál dolgozó irodai munkatárs: 5 m2,

- gépíró munkahely: 4 m2,

- számítógéppel felszerelt ügyviteli munkahely: 7 m2.

Minden ember számára fontos a személyes tér megléte, amelyben mások hosszabb ideig való tar-

tózkodását nehezen viseljük el. Bizalmas zóna: 14-45 cm, személyes zóna : 45-130 cm, társadalmi

zóna: 100-360 cm, nyilvános zóna: 360 cm felett.

Az iroda falburkolata, padlózata, zajszintje

A falburkolata és padlózata két szempontból vizsgálandó: egyrészt hangszigetelés, másrészt hangu-

lati szempontból. Ideális a szőnyegpadló, vagy szőnyeg (a parkettán, kőpadlón), hogy minél keve-

sebb zaj zavarja az ott dolgozókat. A fal színe legyen megnyugtató, segítse a világítást (jó fényvisz-

szaverő, de nem tükröző), ne legyen pszichikailag negatív hatású. (Kis helyiségben a sötét színek

lehangoló, borús hatást keltenek, a piros szív viszont éhségérzetet kelt). A külső zajoktól is véde-

kezni kell, pl. zajszűrő ablakok beépítésével. A hagyományos irodagépek 60-80 decibeles zajszintje

hosszabb idő után káros hatást okoznak: nő a pulzusszám, hallási problémák adódhatnak.

Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása

A kétkomponenses megvilágítás egy indirekt általános világításból és egy helyi világításból áll, a

munkaterület megvilágítása az egyéni igényeknek megfelelően állítható.

Az asztali lámpák zavaróak lehetnek, ha az egymással szemben ülők szemkontaktusát gátolják, ha

tükröződnek a számítógép képernyőjén, vagy ha hasznos területet foglalnak el az egyébként sem túl

tágas munkafelületből. Éppen ezért egyre több helyen olyan lámpákat választanak, amelyek a mun-

kafelülethez rögzíthetőek, ezáltal a látóteret szabadon hagyva, tükröződés- és káprázatmentesen

elhelyezhetőek, állítható magasságuknál fogva nem akadályozzák a képernyős munkát (pl. monitor-

ra vagy asztallapra illeszthető lámpák.). A számítógépes munkaterületeken a környezet megvilágítá-

sakor törekedni kell arra, hogy minél kisebb legyen a kontraszt a munka- és az egyéb területek kö-

zött. Túl sötét környezetben a képernyő vakít, túlságosan megvilágított helyen viszont nem látjuk

jól. Szükség esetén, a napos órákban árnyékolással gondoskodjunk a beszűrődő erős fénytől. Ár-

nyékolásra a reluxák, lamellák, szalagfüggönyök egyaránt használhatók, de az átszűrődő fény miatt

ezek kombinálására is szükség lehet.


46

Az iroda szellőztetése

Az ügyviteli munkához egyenletes hőmérsékletű, megfelelő páratartalmú és rendszeresen szellőzte-

tett irodára van szükség. Ezt jól elhelyezett és könnyen kezelhető ablakokkal vagy légkondicionáló

berendezés felszerelésével érhetjük el. Az ideális hőmérséklet: 21-22 fok.

Az iroda berendezési tárgyai

A munkavégzés helyét úgy kell kialakítani, hogy az kövesse a munkafázisok egymásutániságát.

Külön hely legyen a számítógépes munkára, a kézírásra, az ügyfélfogadásra, a reprezentáció eszkö-

zeinek tárolására (pl. kávéfőzés) stb.

Az irodában a bútorokat úgy kell elhelyezni, hogy azok a közlekedést ne gátolják, könnyen átte-

kinthető és esztétikus legyen, és a dolgozó a munkájához szükséges eszközöket felállás nélkül, leg-

feljebb a szék elfordításával is elérje.

A szék

Az irodai dolgozók nagy része – felmérések szerint – átlag 12–13 órát tölt ülve, beleértve az irodai

tevékenységen túl, pl. az autóvezetést is. Az ülőmunkát végzők jelentős többsége helytelenül, stati-

kus tartásban ül, mely különféle gerinc-, hát-, derék-, térdbetegségekhez vezethet.

Más típusú széket használunk a tárgyalóban és mást az irodában. Azért kell először a székről be-

szélni, mert a munkahely ideális kialakításának sorrendje:

- szék magasságának beállítása, majd ehhez

- asztallap magasságának beállítása.

A felhasználás szempontjából az irodákban előforduló ülőbútorokat az alábbi csoportokba oszthat-

juk:

- főnöki fotelek

- a tárgyalókban elhelyezett székek

- az irodahelyiségekben általánosan használt vendégváró székek, fotelek

- ügyintézői székek.

Mindegyiknél fontos szempont, hogy a természetes testhelyzethez igazodjanak, és tegyék lehetővé

az ülőbútornak a testfelülettel érintkező részein a természetes szellőzést. (Kerüljük a műanyag be-

vonatot.) Törekedni kell a testsúly egyenletes eloszlására és stabil megtámasztásra, ezért mind a

merev, mind a puhán kárpitozott megoldások helytelenek. A karfás székek használata ügyintézők

számára nem szerencsés, mivel írás és gépelés közben csak zavarják a munkavégzőt.


47

Az ügyintézői székek kialakításakor elsősorban az üléssel járó terhelésnövekedés negatív hatását

kell csökkenteni. A szék ülőlapjának és a deréktámasz magasságának állíthatósága elengedhetetlen,

mivel az asztalok jelentős része meghatározott magasságú, így csak a szék beállításával érhető el az

optimális testhelyzet. Először a szék ülőlapjának magasságát állítsuk be úgy, hogy a lábszár a

combbal legalább 90 fokos szöget zárjon be. A háttámla magasságának megfelelő beállításával ki-

alakítható az egyén számára kényelmes deréktámasz. A háttámla dőlésszöge munkahelyzetben füg-

gőleges legyen.

Ha az író- és számítógépasztalt pl. félkörben vagy L-alakban helyeztük el, célszerű görgős széket

vennünk (legalább 5 lába legyen, akkor lesz felborulás-biztos).

A szék testfelülettel érintkező részein kerüljük a természetes szellőzést gátló anyagokat (műanyag,

műbőr).

Többféle speciális székfajtát kísérleteztek kis (pl. a térdelőszék), és természetesen most is folynak

kutatások a különböző munkafázisoknak legjobban megfelelő székek kifejlesztésére.

Az asztal

Megkülönböztetünk munkaasztalt (íróasztal), írógépasztalt és számítógépasztal.

Az íróasztalok magassága általában 70-75 cm, lapjuk mérete minimum 120x70 cm, maximum

210x100 cm. A korszerű íróasztalban nincs nehezen kezelhető középső fiók, a görgőn futó oldalfió-

kokban különböző irattárolásra alkalmas berendezések találhatók. Az asztal lapja legyen világos és

matt felületű annak érdekében, hogy ne legyen túl éles a kontraszt a fehér papírokkal és a lámpák

fényét ne tükrözze vissza. (Üvegfelület: tükröződik és hideg = ínhüvelygyulladás).

Az írógépasztalok vagy a számítógép-asztalok billentyűzettartójának magassága kb. 60-65 cm, a

billentyűzettartó kihúzható.

Ideális esetben az asztallap magassága az adott munkavégzésnek megfelelően állítható. Ha az aszta-

lunk nem állítható, akkor a szék magasságát kell beállítanunk. Ha a beállítás következtében a lá-

bunk nem ér le a földre vagy a szék lábára, akkor használjunk asztal alá tehető lábtartót.


48

Biztosítani kell külön monitorpolc vagy állítható asztal használatát. Amennyiben laptartó (7. és 8.

ábra) is van a képernyős munkahelyen, legyen az állítható, és a használó számára kényelmes olvas-

hatóságot biztosító helyzetben rögzíthető.

A számítógép és részei

A számítógépet úgy kell elhelyezni, hogy mind a bekapcsolása, mind a floppy és CD-ROM meghaj-

tók elérése kényelmes legyen.

A monitor szemtől való távolsága kb. 45-70 cm legyen, a képernyő szemmagasságban vagy alatta

helyezkedjen el. Úgy helyezzük el, hogy ne verje vissza az ablakokból (reluxa) vagy a lámpákból

jövő fényt. Állítsuk lefelé a monitort vagy tegyünk rá káprázatmentesítő szűrőt.

Helyes!


49

Helytelen!

Az egér a billentyűzettel egy magasságban legyen, és használjunk egérpadot.

Léteznek úgynevezett ergonómikus billentyűzetek, melyek elrendezése olyan, hogy segítik a gépe-

lést, kisebb terhelésnek teszik ki a kezeinket. A billentyűzetet ps2-es és usb-s csatalakozón csatla-

koztathatjuk a számítógéphez, de léteznek már vezeték nélküli rádiós és infrás billentyűzetek is.

Hagyományos billentyűzet Csuklótámaszos billentyűzet

Speciális ergonómikus billentyűzet Vezeték nélküli billentyűzet és egér rádióve-

vővel

Trackball Touchpad


50

Az egerekből szintén többfajta létezik. Típusai: mechanikus, optikai, rádiós, infrás. Szinték kapható

vezetékes és vezeték nélküli változatuk. Csatlakoztathatjuk őket ps2-es és usb-s módon. Fajti: me-

chanikus, infravörös sugárral működő, rádiós egér.

Az egérrel azonos funkciót lát el a trackball. Itt az egér tetején található a golyó. Az egeret nem kell

a kezünkkel tologatni, elég a golyót az ujjunkkal forgatni. Itt egy optikai érzékelő figyeli a golyó

mozgását. A tuchpad, vagy érintőpad általában a hordozható számítógépekben szokott alapfelsze-

reltség lenni. Ez egy nyomásérzékelős felület, amelyen az ujjunkat kell a kívánt irányba mozgatni.

Az egérnél megszokott jobb és bal oldali gombok itt is megtalálhatóak, de a bal gomb helyettesíthe-

tő a felületen történő koppintással.

Az egérpad kiválasztása is fontos ergonómiai szempontból. Könnyebbé és kényelmesebbé teheti az

egér használatát. Különböző típusai vannak. A hagyományos sík egérpad nem nyújt támaszt a csuk-

lónak, hosszú távon megerőltető lehet. Kaphatók nagy méretű egérpadok, ezek sem nyújtanak meg-

felelő támaszt, de nagyobb felületük használható, ezáltal az egér felemelés nélkül tudunk nagyobb

távokat megtenni a monitoron. A zselés egérpad már megfelelően alátámasztja a csuklót, használata

hosszú távon is kényelmes. Ezen kellékeknek alacsony az ára, ezért nem érdemes spórolni rajtuk.

Hagyományos egérpad Szélesített egérpad Zselés egérpad

A nyomtatót, a scannert illetve a többi perifériát úgy helyezzük el, hogy azokat helyváltoztatás nél-

kül is könnyen tudjuk kezelni.

Multifunkciós nyomtató szkennelő és

másoló funkcióval

Irodai másolóberendezés

Az irattároló szekrényeket úgy kell elhelyezni az irodában, hogy azok gyorsan, kényelmesen elérhe-

tők legyenek. Méretüket az iroda nagysága és az határozza meg, hogy mit akarunk tárolni bennük.

Az irodaszekrényeket általában 180 cm magasra és 40 cm mélyre készítik. Készülnek tolóajtóval és

redőnnyel a kisméretű irodák számára.


51

Számítógéppel támogatott munkahelyeknél ergonómiailag az L-alakú asztalelrendezés a leghaté-

konyabb, mert minden dolgozó számára biztosítva van a személyes szféra. Az asztal elrendezése

szintén merőlegesen az ablakra történjen, mivel itt számítógépes és bizonyos adminisztratív munka-

végzés folyik. A dolgozó háta mögött szintén biztosítani kell egy rakodóterületet. A megvilágítás

során külön fényforrást kell kialakítani minden asztalnál, hogy a tükröződés se a monitoron, sem

pedig a papírokon ne jelentsen problémát.

Dekoráció

Mivel az irodában napi 8 órát töltünk el, törekedjünk arra, hogy hangulatos, barátságos környezetet

alakítsunk ki. Helyezzünk el virágokat a szobában, esetleg képeket a falon. A függönyök, a kiegé-

szítők színben, stílusban harmonizáljanak egymással. Ne vigyük azonban túlzásba a díszítést (ne

tegyünk fel például csipketerítőt a tárgyalóasztalra)!

Megállapítható tehát, hogy a munkakörnyezet kialakításában a tudományos és ergonómiai szem-

pontok figyelembe vétele a következő eredményeket hozhatja:

hatékonyabb, korszerűbb és komfortosabb munkavégzés

jobb minőségű, pontosabb munka

biztonságosabb körülmények

egészségi ártalmak kiküszöbölése

munkavégző képesség növekedése

munkatársak általános közérzetének javulása

Tanirodai feladat:

1. Értékelje a taniroda berendezését ergonómiai szempontból! Térjen ki a következőkre is: mé-

ret, padlózat, festés, hangszigetelés, megvilágítás stb.!

2. Véleményezze a számítógéptermek berendezését: az irodabútorok maradéktalanul megfelel-

nek-e funkcióiknak, mennyire közelít az optimálishoz az ügyviteli (számítógépes) munkahely

kialakítása, megfelelnek-e az ergonómia szempontjainak!


52

Felhasznált irodalom

http://net.jogtar.hu

http://PTE-IGYFK

http://sdt.sulinet.hu

http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500065/t9500065.htm

http://www.mol.gov.hu

http://www.nefmi.gov.hu/kultura/leveltar/bemutatkozas

Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzata (www.nyf.hu)


53

Mellékletek

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NYÍREGYHÁZA

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT7

A Szervezeti és működési szabályzat 32. sz. melléklete

7 www.nyf.hu


54

Bevezetés

Az iratkezelési szabályzat a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag vé-

delméről szóló 1995. évi LXVI. törvény, valamint a Nyíregyházi Főiskola Szervezeti és Működési

Szabályzat (2001. III. 27.) vonatkozó rendelkezései alapján készült. A szabályzat hatálya kiterjed a

főiskola valamennyi egysége és munkatársa tevékenységével összefüggésben keletkezett minden

iratra. (Kivételt képeznek a törvények által előírt titkos ügyiratok.)

A szabályzat előírásait a főiskola teljes ügyvitelében megvalósuló minden iratkezelési tevé-

kenységre alkalmazni kell.

I.

A szabályzatban használt fogalmak értelmezése

1. beadvány: a főiskolához érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen

a szervnél vagy személynél marad;

2. elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített

– elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tá-

rolnak;

3. előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki)

információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyira-

tot képez;

4. érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a bead-

vány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőro-

vatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt;

5. gyűjtőív: a több más szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön új

iktatószám adása nélkül – együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van

elhelyezve, a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat

a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámok-

nak) a beérkezés keltének nyilvántartására;

6. gyűjtőszám: azaz iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és /vagy szervezeti egység-

hez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti

folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként hasz-

nált iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell;

7. iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az azt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilván-

tartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keltezésű iratot iktatószámmal

látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait, elektronikus irat

esetén az iktató képernyő rovatait töltik ki;

8. iktatókönyv: az intézmény rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá

intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyil-

vántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyi-

tott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is;

9. irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával

készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg sze-

mély tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználá-

sával és bármely eljárással keletkezett;

10. iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából

történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, haszná-

latra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

11. iratkezelési szabályzat: az intézmény írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége,

amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembe vételével készül, s amelynek mel-

lékletét képezi az irattári terv;


55

12. irattári anyag: az intézmény működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetéssze-

rűen az irattárába tartozó iratok összessége;

13. irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére

alkalmas helyiség;

14. irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatá-

sának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt

esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó intézmény feladat- és hatásköréhez, valamint

szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári téte-

lekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok

levéltárba adásának határidejét;

15. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során

keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rende-

zését, kezelését és őrzését végzi;

16. kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással

ellátott, lepecsételt irat;

17. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisz-

tázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről ("K"

betűjellel);

18. kiadmányozó: az intézmény vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy,

akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása;

19. közfeladatot ellátó szerv: az intézmény állami feladatot, valamint jogszabályban meghatározott

egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

20. közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfel-

adatot ellátó intézmény irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

21. központi iktatás: az egész intézményre egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben, illetve

számítógépen történő iktatás;

22. küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve

küldött elektronikus irat;

23. láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javí-

tását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő

számítástechnikai művelet;

24. levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őr-

zött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

25. maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági,

tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatá-

sához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátáshoz és az ál-

lampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen

megismerhető adatot tartalmazó irat;

26. másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az

első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít;

27. másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és

formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat le-

het;

28. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;

29. osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy a belső szervezeti

egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikus iktatás;

30. selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsem-

misítésének előkészítése;

31. számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordo-

zó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azono-

sítását, kezelését és visszakeresését biztosítja;


56

32. szerv: az intézmény a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;

33. szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése

az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcso-

latos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása;

34. ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet dön-

tésre előkészíti;

35. ügyirat: az intézmény rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat,

amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza;

36. ügyvitel: az intézmény folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevé-

kenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és tech-

nikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában;

37. vegyes iktatás: részben központilag, részben szervezeti egységenként történő iktatás.

II.

Általános rendelkezések

1.§ Az iratkezelés szervezete

(1) A Nyíregyházi Főiskolán az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezetben kell ellátni.

(2) Az iratkezelés szervezeti egységei (továbbiakban szervezeti egységek)

- Rektori Hivatal (RH)

- Bölcsészettudományi és Művészeti Főiskolai Kar (BTMFK)

- Gazdasági és Társadalomtudományi Főiskolai Kar (GTFK)

- Műszaki és Mezőgazdasági Főiskolai Kar (MMFK)

- Természettudományi Főiskolai Kar (TTFK)

- Pedagógusképző Intézet (PKI)

- Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF)

- Tanulmányi Osztály (TO)

- Humánerőforrások Osztálya (HEO)

- Kollégium (KOLL)

- Központi Könyvtár és Szakirodalmi Információs Központ (KK)

- Nemzetközi Kapcsolatok Központja (NKK)

- PR Iroda (PR)

- Európa Tanulmányok Központja (ETK)

- Hungarológiai Intézet (HI)

- Képzési és Továbbképzési Intézet (KTI)

- Pályázati Iroda (PI)

- Bessenyei Kiadó és Jegyzetbolt (BKJ)

- Apáczai Csere János Gyakorló Általános Iskola (AGYISK)

- Eötvös József Gyakorló Általános Iskola és Gimnázium (EGYISK)


57

2.§ Az iratkezelés felügyelete

(1) Az iratkezelés felügyeletét a főiskolai főtitkár látja el, aki egyben felelős azért, hogy a bizton-

ságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.

(2) A főiskolai főtitkár évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a sza-

bálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.

(3) A főiskolai főtitkár tartós távollétében ezt a területet a Rektori Hivatal irodavezetője felügyeli.

(4) A szervezeti egységekben az iratkezelés felügyelete a szervezeti egység vezetőjének hatáskö-

rébe tartozik Az egységvezető a szervezeti egységben kijelöli az iratkezelést végző személyt.

(5) Az elektronikus iratkezelés használata mellett minden egységben kötelező a hagyományos

iratkezelés és annak szabályainak betartása.

(6) Az elektronikus iratkezelés a 2001. évi XXXV. tv. szabályozása alapján történik.

(7) Elektronikus iratkezelés, valamint az elektronikus irattovábbítás esetén az iratkezelési

szabályzat - a számítógépes programba építve - tartalmazza a hozzáférési jogosultságokat, valamint

a hitelesítés rendjét és az ezzel kapcsolatos feladatokat.

III.

A küldemények átvétele, elosztása és felbontása

3.§ A küldemények átvétele és elosztása

(1) Az intézményhez érkező küldemények (beadványok) átvétele és elosztása a Rektori Hivatal

feladata.

(2) A postai küldeményeket a Magyar Posta Rt. Debreceni Igazgatóságával kötött szerződés

szerint a Nyíregyháza 1. Posta szállítja a megállapodásban rögzített feltételekkel. Ezen kül-

deményeket a Rektori Hivatal meghatalmazott munkatársai veszik át.

(3) A küldemények szétosztása és érkeztető bélyegzővel való ellátása a postabontóban történik.

A küldemények közül azokat, melyekről a címzett nem állapítható meg, a Rektori Hivatal

irodavezetője bontja fel, és küldi a megfelelő egységhez. A szervezeti egységek szerint cso-

portosított, iktatószámmal ellátott és ajánlott küldeményeket iktatószám, illetve ajánlási

ragszám szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe. A nem aján-

lottan érkezett, és iktatószámot nem kapott küldemények továbbítása a 3.§ (6) bekezdése

szerint történik.

(4) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás

jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy "sérülten érkezett", vagy "felbontva érkezett", és a

megjegyzést alá kell írni. Ezután a sérült küldemény(eke)t a szervezeti egység vezetőjének

vagy a címzettnek be kell mutatni.

(5) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani

- a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű,

- s. k. felbontásra szóló, valamint

- azon küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.

(6) A Rektori Hivatal munkatársai a küldeményeket szortírozzák és a címzetthez, illetve a cím-

zett szervezeti egység irodájához továbbítják.

(7) A vétívvel küldött küldeményeket a címzettnek vétívvel együtt kell továbbítani.


58

(8) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt ik-

tatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba, vagy a szervezeti egység ik-

tatást végző iratkezelőjéhez.

(9) A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell

a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, il-

letve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket ve-

zetni.

4.§ A küldemények felbontása

(1) A küldemény ellenőrzése bontáskor

- A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek)

meglétét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét (ún. "leletezés"). Az esetle-

gesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben vagy az iraton vagy az előadói íven kell rögzí-

teni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.

- A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell

kezdeményezni.)

- A faxon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat

készítéséről. A másolat hitelesítését az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység iratkezelője

végzi záradékkal. Egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az

irányadóak.

(2) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

(3) A főiskolai rektor nevére, a főiskola címére érkező küldeményeket és beadványokat - a Rektor

felhatalmazása alapján - a főiskolai főtitkár, vagy a Rektori Hivatal irodavezetője is felbonthatja

és osztja el.

(4) A főhatóságtól érkező küldeményeket a főiskolai főtitkár bontja fel, a határidőket nyilvántar-

tásba veszi, a küldeményeket szignálja, majd továbbítja ügyintézésre.

(5) A közönséges küldemények postafiókrendszerrel, az ajánlott vagy iktatószámmal ellátott kül-

demények átadókönyvvel kerülnek elosztásra. Az átadókönyvbe bevezetett küldemények átvételét

az átvevőnek aláírásával (kézjegyével) kell igazolni.

(6) A felbontott és szignált küldeményeket a központi iktató azonnal iktatószámmal látja el és az

ügyintézőkhöz eljuttatja.

(7) A névre szóló küldemények címzettei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás

céljából soron kívül kötelesek visszajuttatni a központi kezelőirodába, ahol iktatószámmal látják

el és az előző pont alapján járnak el. (Az ügyirat ezzel válik hivatalossá.)

(8) A főiskolai főtitkár vagy a Rektori Hivatal irodavezetője által felbontott és a központi kezelő-

iroda által iktatott iratokat a rektor az ügy elintézésével megbízott személyre, vagy személyekre

szignálja.

A szervezeti egység vezetője által felbontott iratokat a szervezeti egység iktatja.

A szervezeti egységeknek címzett iratokat, amelyeket a központi kezelőiroda nem iktatott (Kari

Titkárságok, TO, GH, Könyvtár stb.) a szervezeti egység iktatja.

(9) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal vissza kell küldeni a fel-

adónak, az iktatást végző szervezeti egységnek.

(10) Az iratkezelési teendőket részben a központi kezelőiroda, részben az előzőekben felsorolt

szervezeti egységek iratkezelői látják el.


59

(11) A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a vezető, illetve helyettes felbonthatja, ha

az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz.

(12) A vezető tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldemények felbon-

tására esetenként vagy állandó jelleggel helyettest megbízni.

(13) A küldemény felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, illetőleg

az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, ezt az iratra rá kell ve-

zetni. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést.

(14) Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket (bélyeg, ér-

tékpapír stb.) tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg más értéket köteles az iraton - keltezve és

aláírva) feltüntetni. A pénz, illetőleg más érték további sorsáról az érdemi ügyintézés során kell

rendelkezni.

(15) A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben a

titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ra-

gasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzett-

hez, illetve a titkos ügykezelést ellátó szervhez kell eljuttatni.

A borítékra rá kell vezetni a "Téves bontás" szöveget és a téves bontás dátumát.

(16) A küldemények átvételénél, bontásánál az érvényben lévő biztonsági előírásokat érvényesí-

teni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás

stb.).

IV.

Az iratok nyilvántartása

5.§ Az iratok nyilvántartásba vétele

(1) Az iktatási rendszerek

- Az iktatás hagyományos, kézi módszerrel és számítógépes eljárással történik.

- Az iratok iktatása az egységek által kialakított kódok után alszámokra tagolódó, illetve eseten-

ként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben történik.

- Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat az

illető sorszám alszámaira kerül. Ha a kijelölt alszámok beteltek, ez esetben a következő üres sor-

számot kell felhasználni, hasonló módon megjelölve az elő- és utóiratok összetartozását.

- Alszámos iktatásnál az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával

kell a tárgy rovatba beírni, ha viszont az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új

sorszám alatt kell nyilvántartásba venni.

- Az alszámok nélküli sorszámos iktatás azt jelenti, hogy minden iratváltás külön nyilvántartási

számot kap. Ha az ügyben új levélváltásra kerül sor, ennek nyilvántartására a következő üres

számot kell felhasználni, azonban az elő- és utóiratok sorszámát az ügyiraton és nyilvántartásban

egyaránt jelölni kell.

- Számítógépes iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni. Egy sorszámhoz,

ebben az esetben korlátlan számú alszám tartozhat.

- Az iktatás során az egységek az iktatószám elé írják a maguk kódját és az irattári tárgycsoportok

számát.

- A megjelölt szervezeti egységekhez tartozó további egységek a szervezeti egységben kialakított

ügyrend szerint iktatnak.

(2) Az iktatás

- A szervezeti egységhez érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem

rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat be-

érkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés

módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.


60

(3) A hagyományos iratkezelési szervezetek esetében az érkeztetés és iktatás cselekmények egy-

beeshetnek (lásd központi) vagy részben (lásd vegyes), illetve egészében (lásd osztott) szétvál-

hatnak.

(4) A küldeményeket felbontás után a főiskolán központilag, vagy annál a szervezeti egységnél

kell iktatni, amelyik az ügyben intézkedésre vagy az intézkedés előkészítésére illetékes.

Ha csak felbontás után állapítható meg, hogy az ügyben intézkedésre más szervezeti egység hiva-

tott, a küldeményt átadó könyvvel kell ahhoz továbbítani.

(5) Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett intézkedést igénylő minden ügyiratot is. Nem szabad

újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel stb. céljából más osztály által

megküldött ún. átfutó iratoknak.

(6) Az iratokat a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat,

továbbá a táviratokat, ajánlott és expressz küldeményeket, a faxon érkezett iratokat. (A faxon ér-

kező irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről.)

(7) A központi szervezeti egységek, ill. az egyéb szervezeti egységek iratait külön-külön könyv-

ben kell iktatni.

(8) Az iratok iktatása sorszámos rendszer szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az irat-

ra nyomásából, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltüntetéséből és az ügy lényeges adatainak

az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll.

(9) Az iktatóbélyegző lenyomatának tartalmaznia kell:

- az intézmény és szervezeti egység nevét,

- az iktatás évének, hónapjának, napjának,

- az iktatókönyv sorszámának - kód + alszámának,

- a mellékletek számának,

- az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(10) Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét tíz darabig szám szerint, ezen

felül "iratcsomó" jelzéssel kell feltüntetni.

(11) Az iktatóbélyegzőt úgy kell az iratra - általában az irat jobb felső sarkára - rányomni, hogy a

szöveget, a címzést ne takarja. Ha nincs elegendő hely az iktatóbélyegző részére az iraton, az ik-

tatás céljára borítólapot kell felhasználni.

(12) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani kell különösen:

- tananyagokat,

- tájékoztatókat,

- meghívókat,

- bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkező iratokat,

- pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint),

- munkaügyi nyilvántartásokat,

- anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

- közlönyöket, folyóiratokat,

- visszaérkezett tértivevényeket.

(13) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, haj-

lékony lemez, CD ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv "Irat

jellege" rovatába be kell jegyezni, hogy pl. "magnetofonszalag", a "Kezelési feljegyzések" rovat-

ba pedig annak tárolási helyét.

(14) Elektronikus iktatás esetén az érkeztető képernyőrovatokat az iktatással megbízott iratkeze-

lő tölti ki.

6.§ Iktatókönyv, iktatószám

(1) Az iraton elhelyezett iktatóbélyegző lenyomatának kitöltésével egyidőben, azzal megegye-

zően kell bejegyezni az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, esetleg szá-

mát, az ügy tárgyát, mellékletei számát. Ezeken túlmenően az iktatókönyvnek megfelelő rovatokat


61

kell tartalmaznia az ügyintéző nevének, az elintézés módjának és az irattári tételszámnak a feljegy-

zésére. A tételszámot az iraton az ügyiratkezelő tünteti fel.(2) Az ügyiratok kézi iktatására az év

elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített, megfelelő terjedelmű, az egység te-

vékenységének megfelelő iktatókönyvet kell használni.

(3) Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat, kiegészítve a törlé-

si, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával.

(4) Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, az

iktatóbélyegző lenyomatán vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat - a ceruzával bejegyzett

határidő kivételével - kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával vagy bármely más módon

olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonal-

lal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kéz-

jeggyel kell igazolni.

(5) Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az ér-

vénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. A "Kezelési

feljegyzések" rovatban meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra ik-

tatták át, illetőleg melyik szervezeti egységnek adták át.

(6) Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni, a megállapított kódok szerint.

- Rektori Hivatal (RH)

- Bölcsészettudományi és Művészeti Főiskolai Kar (BTMFK)

- Gazdasági és Társadalomtudományi Főiskolai Kar (GTFK)

- Műszaki és Mezőgazdasági Főiskolai Kar (MMFK)

- Természettudományi Főiskolai Kar (TTFK)

- Pedagógusképző Intézet (PKI)

- Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (GMF)

- Tanulmányi Osztály (TO)

- Humánerőforrások Osztálya (HEO)

- Kollégium (KOLL)

- Központi Könyvtár és Szakirodalmi Információs Központ (KK)

- Nemzetközi Kapcsolatok Központja (NKK)

- PR Iroda (PR)

- Európa Tanulmányok Központja (ETK)

- Hungarológiai Intézet (HI)

- Képzési és Továbbképzési Intézet (KTI)

- Pályázati Iroda (PI)

- Bessenyei Kiadó és Jegyzetbolt (BKJ)

- Apáczai Csere János Gyakorló Általános Iskola (AGYISK)

- Eötvös József Gyakorló Általános Iskola és Gimnázium (EGYISK)

(7) Az iktatószám

- A különböző szervezeti egységek iktatószámait kódok (betűjelek), az ügyköröket római számok,

az iratfajtákat (tételszámok) arab számok különböztethetik meg egymástól.

(8) Az év kezdetén érkező első irat sorszámát1-gyel kell kezdeni és az iktatást az év végéig meg-

szakítatlan sorrendben kell folytatni. Az iktatókönyv egy-egy sorszámára csak egy ügyet szabad

beiktatni, a sorszám egymást követő alszámaira csak egymással szervesen összefüggő iratok je-

gyezhetők be.

(9) A szervezeti egységek ügyirataik iktatását 1. sorszámmal kezdik, a szám mellett feltüntetve a

szervezeti egység nevének rövidítését.

(10) Iktatási adatok

Az iktatás során az iktatókönyvben, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:


62

- az iktatás sorszámát (iktatószám)

- az iktatás időpontját

- az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait

- a küldő iktatószámát (hivatkozási szám)

- az irat tárgyát

- az elő- és utóirat korábbi azonosító-(iktató-)számát

- az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait

- az elintézés határidejét

- az elintézés módját, idejét

- az esetleges címzett(ek)et

- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.)

- az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét

- az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre)

(11) Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma,

alapszáma, függetlenül attól, hogy az ügy iratainak iktatására hány sorszám felhasználása vált szük-

ségessé. Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell

kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma - tehát ahol az ügyre vonatkozó valamennyi

iratot el kell helyezni - mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. Az egyazon ügyre vo-

natkozó iratok összetartozását ilyen esetben is jelölni kell.

(12) Ha az ügyben a főiskola szervezeti egységénél iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb

beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell tüntetni, az iratokat össze kell szerelni és az

alapszámon kezelni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valam-

ennyi irat időrendben kövessék egymást. Az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen

olvashatók legyenek.

Az ilyen iratokat borítólapban kell elhelyezni és kezelni. Ha az előirat nincs az irattárban, vagy pe-

dig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel

kell jegyezni, hogy az előirat hol található és mióta van a jelen helyen.

(13) Az intézkedésre és felhívásra több szervtől érkezett válaszokat vagy jelentéseket nem sza-

bad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az iktatókönyvbe be kell

jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószá-

mot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyinté-

zőhöz kell eljuttatni. A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint

azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét a meg-

felelő rovatba a napi kelet bejegyzésével rögzíteni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül

irattárba.

(14) A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata

- Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az

ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthat nyilván.

- A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív haszná-

latát jelölni kell az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így

kerül irattárba.

- A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell

csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel

együtt kell kezelni.

(15) Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, betűsoros név- és tárgymuta-

tó könyvben kell mutatózni. Ha az irat több személlyel kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűje-

lénél valamennyi személyt mutatózni kell. Mutatózni az iktatás napján, de legkésőbb az iktatást

követő munkanapon kell.

- Papír alapú, kézi iktatást végző, nagyobb iratforgalmú szervezeti egységeknél az iktatott iratok-

ról név, tárgy és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni.


63

- Számítástechnikai megoldásnál a keresést a fentieken felül, esetenként kombinált feltételek és

tartalom szerint is biztosítani lehet.

(16) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követő-

en aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a szervezeti egy-

ség hivatalos bélyegző lenyomatával kell lezárni.


64

V.

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

7.§ Az ügyintéző kijelölése

(1) A nyilvántartásba vett, előiratokkal felszerelt iratokat elintézés céljából a kijelölt ügyin-

tézőnek kell átadni.

Az átadás előadókönyvvel, aláírás ellenében történik a központi kezelőiroda "gondozásában".

(2) Elintézés előtt az ügyintézők kötelesek a szükséges közbenső intézkedéseket (vélemény-

kérés, a tényállás tisztázása stb.) megtenni. Amennyiben erre lehetőség van, a közbeeső intézkedés

telefonon is megtörténhet. A telefonon adott vagy kapott intézkedés lényegét, az érintett ügyintéző

nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. Ha az ügy elintézése eltér

a szabványostól, az elintézési tervezet indokolásáról tájékoztató feljegyzést kell készíteni, összefog-

lalva abban az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is.

(3) Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez kötött (pl. előadóhoz) ér-

kezett, iktatásra az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani. Az iratkezelő, ha az érkezett irat

előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezető-

nek szignálásra bemutatni.

(5) Az ügy elintézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedése végett),

tisztázatra kerülő elintézési tervezet útján, valamint intézkedés nélküli irattárba helyezés-

sel.

8.§ Elintézési tervezet

(1) Elintézési tervezet készíthető:

- az iktatott iraton,

- előadói íven,

- sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában),

- tisztázati és az egyidejűleg készülő másolati példányokon.

(2) Az elintézési tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző a leíró és a kezelő részére

utasítást ad

- a példányszámra,

- a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára,

- az ügyirat, illetőleg a kiadvány elküldése vagy irattárba helyezése előtti láttamozásra,

- a kiadvány posta továbbításának módjára (expressz, ajánlott, vétívvel, elektronikusan),

- a hivatalos közzétételre és annak módjára.

(3) Az ügyintéző által aláírt elintézés-tervezetet a központi kezelőiroda munkatársának kell át-

adni, aki az előadókönyvben az átvételt aláírásával tartozik igazolni. A központi irodavezető napon-

ként tartozik az elintézett ügyiratokat az illetékes vezetőnek kiadványozás céljából bemutatni.

9.§ Kiadmányozás

(1) A Nyíregyházi Főiskolán a kiadmányozásra jogosult személyek (az SZMSZ értelmében) a

következők:

- főiskolai rektor

- rektorhelyettesek,

- főiskolai főtitkár,

- kari főigazgatók,

- gazdasági főigazgató,

- Humánerőforrások osztályvezetője,

- tanulmányi osztályvezető,

- Központi Könyvtár igazgatója,

- Kollégium igazgatója.

A kiadmányozás úgy történik, hogy a kiadványozó az intézkedéstervezetet aláírásával és keltezéssel

látja el, aláírása elé pedig "K" (kiadmányozható) betűt ír. Ugyanígy jár el, ha a kiadmányt nem kell

készíteni, hanem az ügyiratnak irattárba helyezését kell elrendelni.


65

Ha a kiadmányozó az elintézési tervezettel egyetért, de annak kiadmányozása meghaladja a jogkör-

ét, az iratot "L" betű rávezetésével írja alá, az ilyen iratot kiadmányozás céljából az illetékes veze-

tőhöz kell továbbítani. Az említett jelzések valamelyike nélkül irat nem továbbítható.

(2) A kimenő ügyiraton fel kell tüntetni az iktatószámot törve a leíró nevével, továbbá az elő-

adó, ügyintéző nevét, a mellékletek számát, tárgyát, hivatkozási számát és az ügydarab rendeltetési

helyét.

(3) Leírás után a tisztázatot, ha nem együtt készült a kiadványozott tervezettel, összeolvasás

után egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasók az iraton, illetve az elő-

adói ív megfelelő rovatában feljegyzik és kézjegyükkel látják el.

(4) Leírás után a kiadmányozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztázatokat, amelyek te-

kintetében ezt valamely rendelkezés előírja (pl. utalványozások, kinevezések, megbízások, jegyző-

könyvek stb.), vagy ha ezt a kiadmányozó szükségesnek tartja.

(5) A kiadmány akkor hiteles, ha

- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,

- a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés szerepel és - nem nyomdai sokszorosítású irat

esetén - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosí-

tás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az "s.k." jelzés, illetve a kiadmányozó

alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,

- a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegző-

lenyomata szerepel.

(6) A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője

végzi záradékolással.

(7) Az elektronikusan előállított és elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus

aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és tit-

kos kulcsot kell alkalmazni a 2001. évi XXXV. törvényben foglaltak alapján.

VI.

Az iratok továbbítása, postázása

10.§ Az iratok továbbítása

(1) A központi irodavezetőnek ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bé-

lyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolták-e, to-

vábbá végre kell hajtani minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton (az irat máso-

latán) fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzí-

teni kell.

11.§ Az iratok postázása

(1) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő stb.).

Postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, expressz, ajánlott, csomag stb. küldemények

szerint is csoportosítani kell. A kezelőiroda munkatársai a posta részére előkészítik szállításra a kül-

deményeket. A közönséges küldeményeket darabszámra csomagolják és összesítőt készítenek; az

ajánlott küldeményeket bevezetik a "Postai küldemények feladókönyvébe"; a vétívvel szállítandó

küldeményekhez elkészítik a szükséges kísérőket.

(2) Az ügyiratkezelő szervezeti egységek a küldeményeket megcímzett borítékkal együtt

még aznap, de szükség esetén naponta többször is kötelesek átadókönyvvel továbbítani a kezelőiro-

dához. A központi kezelőiroda a küldeményeket kézbesítőkönyvvel továbbítja.


66

VII.

Irattározás, irattári kezelés

12.§ Irattározás

(1) Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték és ezt a tényt az iraton is feltün-

tették, illetve azokat, amelyeknek irattározására az illetékes vezető utasítást adott, az esetleges el-

küldés utáni láttamozás megtörténte után irattárba kell helyezni.

(2) Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett,

további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az

átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok

tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illet-

ve szükség esetén azonos módon kapja vissza.

(3) A szervezeti egységnél levő átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi

az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának.

(4) A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másola-

tot kell készíteni.

(5) Az iktatással megbízott személyek kötelesek az ügyiratot irattárba helyezése előtt abból a

szempontból megvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt

pótolni kell.

Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatában a hónap, nap bejegyzéssel fel kell tüntet-

ni.

Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni.

(6) A határidős ügyiratokat az irattárban a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni.

Ha a válasz a kitűzött határidőre vagy határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügy-

iratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv "Határidő" rovatában

ceruza-áthúzással törölni, az ügyiratokat pedig az ügyintézőhöz a munkakönyvébe való bejegyzés-

sel továbbítani kell. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőhöz

a munkakönyvébe való bejegyzéssel kell továbbítani.

(7)Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok

körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügy-

kör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet (jelen Szabályzat 1. Sz. melléklete) évente felül kell

vizsgálni.

(8) Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni ab-

ból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Ezt követően be

kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni

az irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segéd-

könyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadási könyv kíséretében.

(9) Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni.

13.§ Irattári kezelés

(1) Az ügyiratokat az irattárba az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen

belül a sorszámok, illetve alapszámok növekvő sorrendjében kell elhelyezni.

Minden egyes tételt külön dossziéba, a dossziékat pedig dobozokba, vagy fedőlemezek közé kell

tenni úgy, hogy az iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 15 cm-t. A dobozon, illetve a

felső fedőlemezen fel kell tüntetni a szervezeti egység (osztály) nevét, az iratok keletkezésének év-

számát, a tételszámot, valamint a kötegben levő iratok kezdő és végső iktatószámát.

(2) A két évnél nem régebbi iratokat az ügykezelést ellátó szervezeti egység kezeli és őrzi. E

kézi irattár kezelése az ügyiratkezelő feladata.

A két évnél régebbi iratokat a megfelelő iktató- és segédkönyvekkel együtt a kézi irattár kezelője

átadja a központi irattárnak. Az iratok átadása jegyzék alapján történik. Az átadási jegyzéknek tar-


67

talmaznia kell a szervezeti egység nevét, az iratok évét, tételszámát és az egy-egy tételszámba tarto-

zó iratok számkörét. (Ezt a munkát a központi irattáros látja el.)

(3) A központi irattárban az iratokat szervezeti egységenként, évenként elkülönítetten, az irattá-

ri terv szerinti tételekben, ezeken belül a sorszámok rendjében kell kezelni.

(4) A központi irattár kezelésénél kerülni kell az iratok összehajtását, zsineggel átkötését vagy

iratkapcsolók használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, illetőleg borítólapok

között kell kezelni.

Különleges méretű iratokat vagy ilyen mellékleteket (pl. térképek, rajzok stb.) külön kell elhelyezni,

és e tényt az iraton vagy a nyilvántartókönyvben jelezni kell.

(5) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adato-

kat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok

utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges mó-

dosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített pa-

pírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tar-

talmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(6) A központi irattárban és a kezelési irodákban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak el-

ismervény ellenében adhatja ki hivatalos használatra a szervezeti egység dolgozói részére.

Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Egész irattári tételt csak az illetékes vezető utasítására

lehet kiadni.

(7) Másolatot csak az illetékes vezető engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt sze-

mély részére felvilágosítás vagy másolat nem adható.

VIII.

Selejtezés

14.§ A selejtezés lebonyolítása

(1) A főiskola az irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű és amelyre az ügy-

vitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni.

Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisí-

tés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni.

(2) Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgál-

ni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket (iratokat), amelyeknek őrzési ideje az

irattári terv szerint lejárt, ennélfogva kiselejtezhetők.

A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. Az intézmény

vezetője (szervezeti egységek vezetői) indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári terv-

ben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését. Ezt a körülményt a vezető

aláírásával az irattári tételszámnál kell az iraton feltűnően jelezni.

(3) Nem selejtezhetők az intézmény

- létesítésére, szervezésére, működésére, fejlődésére és iratkezelésére vonatkozó alapvető

fontosságú iratok,

- a gazdasági, tudományos stb. szempontból jelentős történeti értékű iratok,

- a műszaki leírások, műszaki gyártási és gyári tervek,

- a nemzetközi pénzügyekre vonatkozó iratok,

- azok az iratok, amelyek alapján nemzetközi jogok és kötelezettségek keletkezése, fennállá-

sa vagy megszüntetése állapítható meg,

- a jogszabályok előkészítésére és letárgyalására vonatkozó iratok,

- irattárban őrzött, levéltári anyagot képező iratok,

- az irattári tervben "nem selejtezhető"-nek minősített egyéb iratok.

(4) A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely

esetén ügyviteli szempontból a szerv vezetőjének, tudományos, történeti szempontból pedig az ille-

tékes levéltári szakértőnek a véleménye a döntő.


68

(5) A főiskola vezetője a selejtezéssel járó szervezési és ellenőrzési feladatok ellátására selejte-

zési felelőst köteles megbízni. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő sze-

mély irányítása mellett lehet elvégezni. Ezért a selejtezés végrehajtásával olyan dolgozókat kell

megbízni, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak.

(6) Az iratselejtezés alkalmával 3 példányban a selejtezési bizottság által aláírt selejtezési jegy-

zőkönyvet kell felvenni.

A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:

- a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét,

- azon szervnek (szervezeti egységnek) a nevét, amely iratanyagának selejtezéséről a jegyző-

könyv készült,

- a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését,

- a kiselejtezett tételek felsorolását,

- a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését,

- a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg),

- a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét.

(7) A selejtezés megkezdéséről az illetékes levéltárat - a selejtezés megkezdését megelőző 30

nappal korábban - értesíteni kell.

A levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv két példányát kell megküldeni.

(8) A levéltár az iratok megsemmisítését (papírhulladékként való értékesítés) a szükséges ellen-

őrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok

szerint történik.

A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tüntetni.

(9) A megsemmisítés szabályairól a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevéte-

lével gondoskodik.

15.§ Levéltárba adás

(1) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel

együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-

átvételi jegyzőkönyv kíséretében teljes, lezárt évfolyamban, kell átadni. A visszatartott iratokról

külön jegyzék készül.

(2) Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai

feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba

adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

IX.

Intézkedés megszűnés esetén

16.§ Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendel-

kező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonsá-

gos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.

X.

Záró rendelkezés

A Szabályzat 2003. január 1-jén lép hatályba. A hatálybalépéssel érvényüket vesztik a jog-

előd intézmények: a Bessenyei György Tanárképző Főiskola, valamint a GATE Nyíregyházi Mező-

gazdasági Főiskolai Kara iratkezelési szabályzata.


69

IRATTÁRI TERV - a Nyíregyházi Főiskola Iratkezelési Szabályzatának 1. Sz. melléklete

IRATTÁRI TERV

Tárgy

(Az ügykör, iratfajta megnevezése) Tétel-

szám

Megőrzési,

selejtezési idő

(év)

(NS= nem se-

lejtezhető)

Levéltárba

adás ideje

(év)

(HM=helyb

en marad

1. 2. 3. 4.

I. ÁLTALÁNOS VEZETÉSI ÜGYEK

1. Alapító okirat NS HM

2. Tanácsülések, vezetői értekezletek jegyzőkönyvei,

hangfelvételei, emlékeztetői, határozatai

NS 15

3. Vezetői megbízások és felmentések (az intézményi, a

kari, az oktatási és egyéb egységek vonatkozásában)

NS 15

4. Szervezeti egységek létesítése, megszüntetése, átalakítása,

integráció NS 15

5. Vezetői körlevelek, utasítások NS 15

6. Szervezeti és működési szabályzatok, ügyrendek NS 15

7. Testületek és bizottságok létesítése, működése NS 15

8. Munkatervek és jelentések, beszámolók NS 15

9. A főiskola működésére vonatkozó statisztikai jelentések NS 15

10. Jubileumi díszoklevelek adományozásának ügyintézése NS 15

11. A felsőoktatás, illetve a főiskola fejlesztésének általános

kérdései, intézményfejlesztési tervek NS 15

12. Egyezmények és kapcsolatok külföldi felsőoktatási intéz-ményekkel

NS 15

13. Bírósági és más hatósági (rendőrségi, ügyészségi stb.)

ügyek és eljárások NS 15

14. A főiskolán működő szervezetek (szakszervezet, KT, HÖT) működésével kapcsolatos iratok

NS 15

15. A főiskola ellenőrző és tanácsadó testületeinek iratai (mi-

nőségbiztosítás) NS 15

16. A főiskolához kötődő alapítványok működésével kapcsola-tos iratok

NS 15


70

1. 2. 3. 4.

II. KÜLSŐ ÉS BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÜGYEI

1. Arculatformálás ügyei NS 15

2. Főiskolai ünnepségek, egyéb főiskolai szintű szakmai-

tudományos rendezvények szervezése, lebonyolítása NS 15

3. Tájékoztató jellegű főiskolai kiadványok 5 ---

4. Bessenyei Kiadó ügyei NS 15

5. Médiakapcsolatok 5 ---

6. Együttműködés az MTA-val és más hazai felsőoktatási és

tudományos intézményekkel NS 15

7. Együttműködés hazai cégekkel és intézményekkel NS 15

8. A külső és belső hálózati kommunikációval kapcsolatos ügyek

5 ---

9. Baráti Kör működésével kapcsolatos iratok NS 15

10. A főiskolai sport-, kulturális és művészeti élettel kapcsola-tos iratok

NS 15

1. 2. 3. 4.

III. HUMÁNERŐFORRÁS ÜGYEK

1. Egyetemi, főiskolai tanári, docensi pályázatok és meghívá-

sok NS 15

2. Főállású munkaviszony létesítés, módosítás, megszüntetés NS 15

3. További jogviszonyban állók alkalmazása 10 ---

4. Főiskolán belüli áthelyezések 10 ---

5. Óraadói megbízások, külső előadók, vizsgáztatási engedé-

lyek 10 ---

6. Egyéb megbízási szerződések 10 ---

7. Fizetések, bérek, besorolások megállapítása 10 HM

8. Jutalmazások, segélyek 10 HM

9. Kedvezmények, tiszteletdíjak 10 HM

10. Érdekegyeztetéssel kapcsolatos ügyek NS 15

11. Rendes és fizetésnélküli szabadság engedélyezése 5 ---

12. Kutatónapok, alkotói szabadság, kutatóév engedélyezése 5 ---

13. Fegyelmi ügyek NS HM

14. Oktatói munka hallgatói véleményezése NS 15

15. Humánpolitikai tervek, fejlesztési iratok 5 ---

16. Tudományos fokozatokkal kapcsolatos ügyek (tudományos

minősítés, habilitációs ügyek, PhD képzés) NS 15


71

1. 2. 3. 4.

IV. TUDOMÁNYOS MUNKÁVAL KAPCSOLATOS IRATOK

1. Hosszú távú elvi jelentőségű tudományos kutatásokkal, kutatásfejlesztéssel kapcsolatos ügyiratok

NS 15

2. Tudományos munkatervek, beszámolók, adatközlés NS 15

3. Költségvetésen kívüli kutatások ügyei NS 15

4. Kutatások finanszírozása (a kutatómunka feltételeinek

javítása) 5 ---

5. Tudományos pályázatok ügyei NS 15

6. Találmányok, újítási ügyek iratai NS 15

7. Posztdoktori és egyéb ösztöndíjak NS 15

1. 2. 3. 4.

V. OKTATÁSSAL KAPCSOLATOS IRATOK

1. Az oktató - nevelő munkára vonatkozó minisztériumi ren-

delkezések, jelentések, beszámolók NS 15

2. Képesítési követelményekkel kapcsolatos iratok NS 15

3. Szakalapítással, szakindítással kapcsolatos iratok NS 15

4. Akkreditáció NS 15

5. Kreditalapú tantervek NS 15

6. Operatív tanrendi ügyek, órarend, oktatási szünet 10 HM

7. Tantárgyi programok, tantárgyi felelősök NS 15

8. Tankönyvek, jegyzetek, oktatási segédletek készítésével,

kiadásával kapcsolatos iratok NS 15

9. A tanszékek oktató munkájával kapcsolatos beszámolók, jelentések

NS 15

10. Továbbképzéssel kapcsolatos tanszéki ügyek NS 15

11. Felvételi eljárás előkészítése, lebonyolítása 10 ---

12. Felvételi előkészítő 5 ---

1. 2. 3. 4.

VI. KÖNYVTÁRI ÜGYEK

1. A könyvtári állomány nyilvántartásai, az állomány

reviziójával kapcsolatos iratok NS HM

2. A könyvtár kül- és belföldi kapcsolatai NS 15

3. Az állománygazdálkodással kapcsolatos iratok NS 15

4. A könyvtári szolgáltatásokkal kapcsolatos nyilvántartások 10 ---

5. Kiadványok cseréje, ajándékozása, kapott kiadványok ál-

lományba vétele 10 ---


72

1. 2. 3. 4.

VII. NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK

1. A főiskola oktatóinak és kutatóinak külföldi tanulmányút-jaival kapcsolatos iratok (Oktatók és kutatók cseréje, az

oktatók és kutatók külföldi felsőoktatási intézményben

folytatott oktató és kutató tevékenysége, külföldi ösztöndí-

jak)

NS 15

2. A külföldi állampolgárságú lektorok munkájával kapcsola-

tos iratok (külföldi felsőoktatási intézmények oktatóinak,

kutatóinak működése az itteni főiskolán)

NS 15

3. Nemzetközi konferenciákon való részvétel NS 15

4. Nemzetközi konferenciák rendezése a főiskolán NS 15

5. Külföldi látogatók fogadása NS 15

6. Külföldi egyesületek tagsága, tagdíjfizetés NS 15

7. Nemzetközi projektek, sokoldalú nemzetközi együttműkö-

dési megállapodások NS 15

8. Hallgatók külföldi tanulmányútjai és egyéb útjai 5

9. Külföldi utak pénzügyi elszámolása (tolmácsdíjak) NS 15

10. Nemzetközi szervezetek tájékoztató jellegű anyagai 5

11. Külföldi programok, konferenciák tájékoztatói 5

1. 2. 3. 4.

VIII. HALLGATÓI ÜGYEK

1. Hallgatók személyi iratgyűjtője NS 15

Felvett hallgatók felvételi anyaga

Hallgatók iratkozási lapja

Szakfelvétel, szakváltoztatás, tagozatváltoztatás

Más felsőoktatási intézménybe való áthelyezés

Párhuzamos képzés

Áthallgatás

Részképzés

Évösszevonás

Évkihagyás

Évismétlésre utasítás

Hallgató kizárása, eltiltása, elbocsátása, eltanácsolása

Vizsgahalasztások, ismétlések (kivéve vizsgalapok - tanszéken)

Hallgatói fegyelmi ügyek

2. Záróvizsga dokumentumok NS 15

Szigorlati jegyzőkönyv

Jegyzőkönyv szakdolgozat megvédéséről

Záróvizsga jegyzőkönyve

3. Hallgatói törzskönyv NS HM

4. Hallgatói törzskönyvi névmutató NS HM

5. Oklevélügyek NS 15

Oklevél honosítás, oklevél hitelesítés

Másodlatok kiadása

6. Hallgatói jogviszony igazolása, indexkivonat 5

7. Hallgatói statisztikai adatszolgáltatás összesítői NS 15


73

8. Tandíjak NS 15

9. Ösztöndíjakkal kapcsolatos ügyiratok NS 15

Ösztöndíj-nyilvántartások

Külföldi hallgatók ösztöndíj és egyéb ügyei

BURSA HUNGARICA Ösztöndíj

10. Szakmai gyakorlatokkal kapcsolatos iratok NS 15

Külföldi szakmai gyakorlatok

11. Hallgatói tudományos munkával kapcsolatos iratok NS 15

Tudományos diákkörök, TDK és OTDK konferenciák ügyei

Hallgatói tudományos pályázatokkal kapcsolatos iratok,

összesítések

12. Hallgatók hadkötelezettségével kapcsolatos ügyek NS 15

13. Diákhitellel kapcsolatos ügyek 5

14. Kollégiumi felvételekkel kapcsolatos iratok 5

15. Adatlapok 5

1. 2. 3. 4.

IX. A KOLLÉGIUM ÜGYIRATAI

1. Kollégiumi szabályzatok NS 15

2. A kollégium vezetése, hallgatói önkormányzat a kollégi-

umban NS 15

3. Kollégiumi felvételi ügyek 5

4. Kollégiumi fegyelmi ügyek 5

5. A kollégium gazdasági és egyéb adminisztratív ügyei NS 15

6. Kollégiumi térítések 5

1. 2. 3. 4.

X. PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI VONATKOZÁSÚ IRATOK

1. Költségvetési és számviteli ügyek NS 15

2. Pótelőirányzat NS 15

3. Bérgazdálkodás, TB ügyek, családi pótlék NS 15

4. Statisztika (bevallás, jelentés, adatszolgáltatás, igazolás)?? NS 15

5. Személy- és bérügyek NS 15

6. OM és egyéb országos hatáskörű szerv egyéb intézkedései NS 15

7. Jutalom, jubileumi jutalom, kitüntetés NS 15

8. Kisjavítás megrendelése 5 ---

9. Nagyjavítások 5 ---

10. Egyéb levelezések 5 ---

11. Beruházás, állóeszköz megrendelés, felújítás (árajánlat, szakvéleménykérés)

5 ---

12. Egyéb megrendelések (Irodaszerek, nyomtatványok, fo-

gyóeszközök beszerzése, elszámolása) 5 ---

13. Egyéb gazdasági ügyek (Alapítvány, pályázat) 10 ---

14. Nemzetközi kapcsolatok 10 ---

15. Főiskolán belüli levelezés, körlevél 5 ---

16. Számla (reklamáció), számlanyitás 5 ---

17. Átadás-átvétel, selejtezés, értékesítés, leltározás NS 15

18. Ellenőrzés NS 15


74

19. A főiskola üdülőivel kapcsolatos ügyek (faházak, üdülők,

üdültetés, vendégház) 10 ---

20. Szerződéskötések, együttműködési megállapodások NS 15

21. Saját hatáskörű előirányzat-változtatás, átvett pénzeszkö-

zök, támogatások NS 15

22. Adóügyek, ÁFA 5 ---

23. Szerződéses munkák 10 ---

24. Gépjárművek 5 ---

25. Biztosítási ügyek 10 ---

26. Munka-, tűz-, vagyonvédelem 15 ---

27. Megbízási szerződés 10 ---

28. Világbanki projekt NS 15

29. Tangazdaság 15 ---

1. 2. 3. 4.

XI. VEGYES ÜGYEK

1. Biztonságpolitikai ügyek (munkavédelem, tűzrendészet,

polgári védelem) NS 15

2. Orvosi rendelők, egészségügy NS 15

3. Irattárral kapcsolatos ügyiratok NS 15

4. A Rektor és a Rektori Hivatal vegyes adminisztratív ren-

delkezései. (Az intézmény vezetésével és a dolgozókkal

kapcsolatos - máshová nem sorolható - vegyes ügyek.)

5. Bélyegzők nyilvántartása NS 15


75

A levéltári törvény8

Tartalomjegyzék

1995. évi LXVI. törvény

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A törvény célja

A törvény hatálya

Értelmező rendelkezések

Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai

A levéltári anyag védelmének irányítása

II. Fejezet

A KÖZIRAT

A köziratok kezelése és védelme

Az iratkezelési szabályzatok kiadása

A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése

A köziratok levéltárba adása

III. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR

A közlevéltár feladatai

A közlevéltárak és illetékességük

A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei

Általános levéltárak

Állami szaklevéltárak

Települési önkormányzat levéltára

Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára

IV. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA

A közlevéltár anyagában történő kutatás

A használat egyéb módjai

Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén

V. Fejezet

A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME

Nyilvános magánlevéltár

A maradandó értékű magániratok védelme

VI. Fejezet

VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

8 http://www.mol.gov.hu/

http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500066/t9500066.htm#kagy1












http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500066/t9500066_3.htm#kagy13
























76

1995. évi LXVI. törvény

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről1

Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a köz-

feladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a

nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának

és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A törvény célja

1. § E törvény célja annak biztosítása, hogy

a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közér-

dekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használha-

tó forrásanyaggá váljék;

b) bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó

értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári

anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon;

c) a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás

szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes ada-

tokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg;

d) az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson.

A törvény hatálya

2. § E törvény hatálya kiterjed

a) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára;

b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára;

c) a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;

d) a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;

e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő mara-

dandó értékű iratra.

Értelmező rendelkezések

3. § E törvény alkalmazása során

a) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;

b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban

meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;

c) irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával

készült könyv jellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy


77

tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és

bármely eljárással keletkezett;

d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfel-

adatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes sze-

mélyek tulajdonában lévő irat;

f) irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az

irattárába tartozó iratok összessége;

g) irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére

alkalmas helyiség;

h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából

történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra

bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásá-

nak alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt eset-

ben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezeté-

hez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó

iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásá-

nak határidejét;

j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági,

tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához,

megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári

jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető

adatot tartalmazó irat;

k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őr-

zött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetés-

szerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudo-

mányos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

n) nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulaj-

donában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intéz-

mény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek;

o) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy

más cél érdekében;

p) a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a

személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. tör-

vény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak.


78

Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai

4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes sze-

mélyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzésé-

ről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő levéltári anyag megóvásáról gondoskodni.

5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elide-

geníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolyta-

tott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.

(2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés ti-

lalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védett levéltári anyagra is kiterjed.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött,

köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés

útján történő elidegenítését.

6. § (1) Közlevéltárban és nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagot, továbbá védett le-

véltári anyagot az ország területéről kivinni csak a művelődési és közoktatási miniszter engedélyé-

vel szabad. Köziratot és közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot az ország

területéről csak ideiglenesen lehet kivinni.

(2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző le-

véltár biztonsági másolatot készít.

7. § A levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése - ajándék, adásvétel, csereszerződés kivé-

telével - a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti.

A levéltári anyag védelmének irányítása

8. § A levéltári anyag védelmének ágazati irányítását a művelődési és közoktatási miniszter látja el.

Ágazati irányító hatáskörében

a) rendeletben határozza meg az irattári terv elkészítésével és alkalmazásával, továbbá a köziratok

nyilvántartásával, szakszerű és biztonságos őrzésével, selejtezésével, illetőleg közlevéltárba adásá-

val kapcsolatos szakmai követelményeket, és a közlevéltárak közreműködésével ellenőrzi azok ér-

vényesülését;

b) rendeletben szabályozza a köziratok kezelésének levéltári felügyeletével kapcsolatos, továbbá a

közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagának nyilvántartásával, szakszerű, biztonságos

őrzésével, feldolgozásával és használatának biztosításával összefüggő szakmai követelményeket,

valamint a levéltári anyagban végezhető selejtezés rendjét, és a Magyar Országos Levéltár közre-

működésével ellenőrzi a szakmai követelmények érvényesítését;

c) irányítja és felügyeli a Magyar Országos Levéltárat;

d) dönt a hatáskörébe utalt egyedi ügyekben.


79

II. Fejezet

A KÖZIRAT

A köziratok kezelése és védelme

9. § (1) A közfeladatot ellátó szerv köteles

a) a hozzá érkezett és az általa készített iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyil-

vántartásba venni;

b) a nyilvántartást és az ahhoz kapcsolódó - az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló - ügyviteli

segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni;

c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat

az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba

bejegyezni;

d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő esz-

közöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni;

e) az elintézett ügyek iratait - az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellen-

őrzése mellett - irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről,

valamint használatra bocsátásáról gondoskodni;

f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a

szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevél-

tár) engedélyével kiselejtezni;

g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédle-

tekkel együtt - a 12. §-ban előírtak szerint - saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítésének részletes szabályait a közfel-

adatot ellátó szerv által készített egyedi vagy a részére kötelezően előírt egységes iratkezelési sza-

bályzat és irattári terv tartalmazza.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott követelmények teljesítéséért, valamint az iratok szakszerű és

biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezelés-

hez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért a közfeladatot ellátó szerv

vezetője felelős.

(4) Közfeladatot ellátó szerv megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelke-

ző szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos

megőrzéséről és használhatóságáról. Jogutód nélküli megszűnés esetén az érintett szerv nem selej-

tezhető iratait az illetékes közlevéltárban kell elhelyezni.


80

Az iratkezelési szabályzatok kiadása

10. § (1) Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki a Kormány - a Magyar Országos Levéltár véle-

ményének kikérésével - a minisztériumok és az országos hatáskörű szervek részére.

(2) Az ágazati irányítást ellátó miniszter, országos hatáskörű szerv vezetője egységes iratkezelési

szabályzatot ad ki az államigazgatási szervek, a fegyveres erők, a rendvédelmi szervek és a polgári

nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint az állami intézmények és a helyi önkormányzati intézmé-

nyek részére. Az igazságügyminiszter adja ki az egységes iratkezelési szabályzatot - a Legfelsőbb

Bíróság kivételével - a bíróságok részére, a legfőbb ügyész pedig az ügyészségek részére.

(3) A (2) bekezdésben említett szervek egységes iratkezelési szabályzatának kiadásakor a Magyar

Országos Levéltár egyetértési jogot gyakorol.

(4) Az (1)-(2) bekezdésben nem említett közfeladatot ellátó szervek, valamint a Legfelsőbb Bíróság

egyedi iratkezelési szabályzatot készítenek, amelyet az illetékes közlevéltárral egyetértésben adnak

ki. A helyi önkormányzatok az iratkezelési szabályzatukat - a belügyminiszternek a művelődési és

közoktatási miniszterrel egyetértésben kiadott - iratkezelési mintaszabályzata alapján készítik el.

(5) A Magyar Országos Levéltár, illetőleg az illetékes közlevéltár egyetértési joga az irattári tételek

kialakításával és a nem selejtezhető irattári tételek kijelölésével, továbbá a nem selejtezhető iratok

levéltári használatát befolyásoló előírásokkal összefüggő kérdésekre terjed ki. A közlevéltárak

egyetértési jogának gyakorlása kapcsán keletkezett vitában a művelődési és közoktatási miniszter

dönt.

A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése

11. § A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében a közfeladatot ellátó

szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét - az iratkezelési szabályzat alapján - az illetékes

közlevéltár ellenőrzi. Ellenőrzési feladatának ellátása során

a) az iratkezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az államtitkot és a szolgálati titkot

tartalmazó iratok kivételével - és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevé-

kenységet folyamatában vizsgálhatja;

b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható álla-

potban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglal-

ja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg;

c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési

eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indí-

tását maga kezdeményezi.

A köziratok levéltárba adása

12. § (1) A nem selejtezhető köziratok teljes és lezárt évfolyamait - az (5) bekezdésben meghatáro-

zott kivétellel - a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig kell az illetékes közlevél-

tárnak átadni.

(2) A nem selejtezhető köziratok átadásának-átvételének időpontjáról az átadó szerv és az illetékes

közlevéltár közösen állapodik meg.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott átadás-átvételi határidő abban az esetben, ha a közfeladatot

ellátó szervnek a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van,

illetőleg akkor, ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem


81

rendelkezik, további öt évre külön engedély nélkül meghosszabbítható. Az átadás-átvételi határidő

öt éven túli meghosszabbítását egy alkalommal, legfeljebb tíz év időtartamra a művelődési és köz-

oktatási miniszter engedélyezi. Ennél hosszabb irattári őrzési időt csak jogszabály állapíthat meg.

(4) A közlevéltár tizenöt éven belül keletkezett közirat átvételére csak jogszabály alapján kötelezhe-

tő.

(5) A tizenöt évnél régebben keletkezett, államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó, nem selejtez-

hető iratokat a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártát követő naptári év végéig kell

az illetékes közlevéltárnak átadni.

(6) Az iratokat őrző szerv kezdeményezésére az illetékes közlevéltár az érvényességi idő lejárta

előtt is átvehet államtitkot vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat, ha azok megfelelő őrzésének és

kezelésének feltételeit biztosítani tudja.

(7) A közfeladatot ellátó szerv azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek a 22. §

(1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az őrizetében vannak, a köz-

levéltárban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint köteles biztosítani.

III. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR

A közlevéltár feladatai

13. § A közlevéltár feladatkörében

a) a 31. §-ban meghatározott kivételekkel kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi

körébe tartozó szervek nem selejtezhető köriratait;

b) gyűjti (jogszabály alapján vagy ajándékként átveszi, illetőleg megvásárolja), valamint ingyenes

letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot;

c) az átvett, illetőleg a gyűjtött levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan

megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot - annak szükség szerinti átselejtezésével, rendezé-

sével, valamint a tudományos igényű áttekintést biztosító segédletek készítése és közzététele útján -

feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi;

d) az őrizetében lévő levéltári anyagról hiteles másolatot vagy tartalmi kivonatot ad ki;

e) a levéltári anyag védelme érdekében ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós

állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratke-

zelésének rendjét;

f) megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagának konzerválásáról és restaurálásáról gon-

doskodik, ezekről, illetőleg különösen jelentős levéltári anyagáról biztonsági másolatot készít vagy

készíttet, és annak egy példányát - ha jogszabály másként nem rendelkezik - a Magyar Országos

Levéltár biztonsági filmtárának átadja;

g) levéltár- és történettudományi kutatásokat végez a levéltári munka fejlesztése és a levéltári anyag

felhasználásának elősegítése céljából, s közzéteszi a kutatás eredményeit, illetve a tudományos

munkamegosztás keretében részt vállal az általa őrzött iratanyag publikálásában;

h) a levéltári anyag oktatási, illetőleg közművelődési célú felhasználását, valamint a levéltári tevé-

kenység megismertetését kiadványokkal és egyéb módon elősegíti;


82

i) a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot

adhat, a maradandó értékű magániratok védetté nyilvánításában közreműködik.

A közlevéltárak és illetékességük

14. § (1) A közlevéltár lehet általános levéltár, állami szaklevéltár, települési önkormányzat, köztes-

tület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltá-

ra.

(2) A közlevéltár illetékességét a köziratokat illetően e törvény, a köziratnak nem minősülő levéltári

anyagot illetően az általános levéltárak tekintetében a művelődési és közoktatási miniszter, egyéb

közlevéltár tekintetében pedig - a művelődési és közoktatási miniszter egyetértésével - a fenntartó

határozza meg.

A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei

15. § (1) A közlevéltárat fenntartó szerv köteles gondoskodni arról, hogy levéltára

a) rendelkezzék a 13. §-ban meghatározott feladatok ellátásához szükséges szakképzett személyzet-

tel és technikai felszereléssel, továbbá

b) rendelkezzék a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő

páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem hasz-

nálható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), kutató-

teremmel és a működéséhez szükséges egyéb feltételekkel.

(2) Közlevéltárat létesíteni csak az (1) bekezdés a) és b) pontjában meghatározott feltételek együttes

biztosításával lehet.

Általános levéltárak

16. § (1) A levéltárral nem rendelkező közfeladatot ellátó szervek levéltári anyaga az általános le-

véltárak illetékességi körébe tartozik. Általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg,

a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével.

(2) Általános levéltár a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye (főváros) önkormányzata által

fenntartott közlevéltár.

17. § (1) A Magyar Országos Levéltár központi általános levéltár. Illetékességi körébe tartozik a

köztársasági elnöknek és hivatalának, az Országgyűlésnek és hivatalának, továbbá az országgyűlési

biztosok hivatalainak, az Alkotmánybíróságnak, a miniszterelnöknek és hivatalának a - 19. § (2)

bekezdésében meghatározott kivétellel - a minisztériumoknak és az országos hatáskörű szerveknek,

valamint az ezek közvetlen felügyelete és irányítása alá tartozó intézményeknek és külképviseleti

szerveknek, a Legfelsőbb Bíróságnak, a Legfőbb Ügyészségnek, az Állami Számvevőszéknek és a

Magyar Nemzeti Banknak, valamint mindezen szervek jogelődeinek levéltári anyaga, továbbá min-

den, levéltárral nem rendelkező országos köztestület és közalapítvány levéltári anyaga.

(2) A Magyar Országos Levéltár a 13. §-ban meghatározott feladatokon kívül

a) közreműködik a művelődési és közoktatási miniszternek e törvény 8. §-a b) pontjában meghatá-

rozott feladatai ellátásában, ennek során a külön joszabályban meghatározott szakmai követelmé-

nyek érvényesítése érdekében ellenőrzi a közlevéltárak munkáját, és az ellenőrzés eredményéről

évente beszámol a miniszternek;


83

b) összesíti, továbbá a közlevéltárak közreműködésével értékeli a köziratok kezelésének országos

tapasztalatait, és erről évente jelentést tesz a művelődési és közoktatási miniszternek;

c) nyilvántartja a közlevéltárakat és a magánlevéltárakat, valamint vezeti a védett levéltári anyag

központi nyilvántartását;

d) feltárja, nyilvántartja és gyűjti (másolatban beszerzi vagy megvásárolja) a magyar vonatkozású

külföldi levéltári anyagot;

e) őrzi a törvények eredeti példányát;

f) levéltár-tudományi szakkönyvtárat működtet;

g) levéltári állományvédelmi kérdésekben szaktanácsadást nyújt más levéltáraknak;

h) a hazai közlevéltári anyagról készült biztonsági másolatok egy példányát biztonsági filmtárában

megőrzi;

i) részt vesz a levéltárosok felsőfokú képzésében, és ellátja a középfokú levéltári szakképzéssel

kapcsolatos feladatait;

j) évente nyilvánosságra hozza a közlevéltárak gyarapodását, a kutatási korlátozás alól felszabadult

iratok jegyzékét.

18. § A megyei (fővárosi) közlevéltár területi általános levéltárként a megye (főváros) önkormány-

zatának közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik. Illetékességi körébe tartozik a fenntartó

önkormányzat testületének, hivatalainak és intézményeinek, valamint ezek jogelődeinek levéltári

anyaga, továbbá a megye (főváros) területén keletkezett minden olyan levéltári anyag, amely nem

tartozik más levéltár illetékességi körébe.

Állami szaklevéltárak

19. § (1) Állami szaklevéltár a Hadtörténelmi Levéltár, a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára és

a Vízügyi Levéltár, valamint az állam által fenntartott felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy

egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltára.

(2) A szaklevéltár illetékességi köre

a) a Hadtörténelmi Levéltár esetében a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Parancs-

noksága, valamint az ezek közvetlen felügyelete vagy irányítása alá tartozó katonai szervezetek,

b) a Központi Statisztikai Hivatal Levéltára esetében a Központi Statisztikai Hivatal és az ennek

közvetlen felügyelete alá tartozó szervek,

c) a Vízügyi Levéltár esetében a Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Minisztérium felügyelete alá

tartozó vízügyi szervek,

d) a felsőoktatási, tudományos, kulturális vagy egészségügyi szolgáltatást végző intézmény levéltá-

ra esetében a fenntartó szervlevéltári anyagára, továbbá mindezek jogelődeinek működése során

keletkezett levéltári anyagára terjed ki.

(3) A (2) bekezdés d) pontjában meghatározott szaklevéltár létesítését és megszüntetését - a szerv

felügyeletét vagy irányítását ellátó miniszter (országos hatáskörű szerv vezetője) véleményének

előzetes kikérésével - a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezi.

(4) Megszűnő szaklevéltár anyagának elhelyezéséről a művelődési és közoktatási miniszter gondos-

kodik.


84

Települési önkormányzat levéltára

20. § (1) A települési önkormányzat a testülete, hivatalai és intézményei, valamint ezek jogelődei

levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel közlevéltárat létesíthet. A levéltár a fenntartó önkor-

mányzat közvetlen felügyelete és irányítása alatt működik.

(2) Települési önkormányzat levéltárának létesítéséhez a művelődési miniszter előzetes hozzájáru-

lása szükséges. A miniszter megtagadhatja a hozzájárulást, ha a létesítendő levéltár folyamatos mű-

ködésének személyi és dologi feltételeit [15. § (1) bekezdés] hosszabb távon nem látja biztosított-

nak. Ha a levéltár működését meghatározó feltételek megszűnnek, a miniszter visszavonhatja hoz-

zájárulását. Ebben az esetben a fenntartó önkormányzat köteles a levéltárat megszüntetni.

(3) Ha a települési önkormányzat megszünteti levéltárát, annak anyagát a területileg illetékes me-

gyei (fővárosi) levéltárban kell elhelyezni. Ilyen esetben a települési önkormányzat a levéltár céljait

szolgáló vagyonát használatra köteles átengedni a megyei (fővárosi) önkormányzatnak.

Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára

21. § Köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv

saját levéltári anyagának őrzésére közlevéltárat létesíthet. A létesítést, illetőleg a megszüntetést a

közlevéltárakról vezetett központi nyilvántartásba be kell jegyeztetni. Megszűnés esetén a köztestü-

let, a közalapítvány és az egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltári anyagának elhelyezéséről a mű-

velődési és közoktatási miniszter intézkedik.

IV. Fejezet

A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA

A közlevéltár anyagában történő kutatás

22. § (1) A közlevéltárban őrzött, az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől

számított harminc éven túli, az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számí-

tott tizenöt éven túli levéltári anyagban - a 24-25. §-okban foglalt kivételekkel -, továbbá időbeli

korlátozás nélkül abban a levéltári anyagban, amelyet már nyilvánosságra hoztak, illetőleg, amely-

nek tartalmát az Avtv. szerint mindenki megismerheti, kérelemre bármely természetes személy in-

gyenesen kutathat, és a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot készíttethet.

(2) A kutatási kérelmet a levéltári anyagot őrző közlevéltárhoz kell benyújtani. A kérelemben meg

kell jelölni a kutatás célját, tárgyát és időhatárát.

(3) A közlevéltár a kutatási kérelemről és a kutatásra átadott levéltári anyagról nyilvántartást vezet.

23. § (1) Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év le-

járta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagban

folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a levéltári anyagot őrző közlevéltár engedélyezi.

Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a levéltári anyagot őrző közlevéltár

engedélyezi.

(2) Az 1990. május 2-a előtt keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított tizenöt éven belüli

levéltári anyagban - ideértve a belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó

levéltári iratokat is - a kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a (3) bekezdésben meghatározott

kuratórium engedélyezi. Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában, továbbá az 1991. évi

LXXXIII. törvény 2. §-ában meghatározott iratokban a kutatást a kuratórium engedélyezi.


85

(3) A kuratórium tagjai: a Magyar Országos Levéltár, a Politikatörténeti Intézet és az 1956-os Ma-

gyar Forradalom Történetének Dokumentációs és Kutató Intézete - közalapítvány által kijelölt egy-

egy személy, továbbá a Magyar Tudományos Akadémia által kijelölt két személy.

24. § (1) Ha törvény másként nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az

érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. A védelmi idő, ha a

halálozás éve nem ismert, az érintett születéstől számított kilencven év, ha pedig a születés és a ha-

lálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év.

(2) A védelmi idő lejárta előtt is kutatható az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag, ha

a) a kutatás - a kérelmező költségére - anonimizált másolattal is megvalósítható, vagy

b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy hozzátartozója a

kutató kérésére hozzájárult, vagy

c) a kutatásra tudományos célból van szükség - feltéve, hogy a 22. §-a (1) bekezdésében meghatá-

rozott harminc, illetőleg tizenöt év már eltelt - és a kutató a (3) és (4) bekezdésben meghatározott

követelményeknek eleget tesz.

(3) A közlevéltár a (2) bekezdés c) pontja szerinti tudományos célú kutatást akkor köteles engedé-

lyezni, ha a kutató csatolja a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó

szervnek - a kutató részletes kutatási terve alapján megadott - támogató állásfoglalását.

(4) A kutatónak írásos nyilatkozatban vállalnia kell, hogy a megismert és kigyűjtött személyes ada-

tokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatko-

zatban meg kell jelölnie az adatkezelés helyét.

25. § (1) A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati titkot

vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő

hozzájárulásával folytatható kutatás.

(2) Nem engedélyezhető a kutatás

a) a nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetőleg külföldi szerv vagy személy

által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetőleg az átadó által meghatározott ideig;

b) abban a köziratnak nem minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes

személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható.

(3) Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező rendelkezésére, a közle-

véltár - saját költségére - másolat készítésével teljesíti a kérelmet, ha a másolat készítése nem jár az

eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével, illetőleg

nem jár a szokványos másolatkészítési díj ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben

azonban, ha a kérelmező a többletköltséget megfizeti, a közlevéltár köteles másolat készítésére.

26. § A kutatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár, illetőleg a 23. § (3) be-

kezdésében meghatározott kuratórium köteles írásban megindokolni.

A használat egyéb módjai

27. § (1) A közlevéltár a kérelmező által megadott - az azonosításhoz szükséges - információk alap-

ján egyedi adatról tájékoztatást nyújt.

(2) A tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadását a közlevéltár írásban köteles közölni.


86

(3) Tájékoztatás érdekében közlevéltár kutatást - díjtalan szolgáltatásként - csak jogszabály alapján

vagy fenntartója utasítására végez.

28. § A közlevéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot kutatási célból más levéltárnak, illetőleg

kiállítás céljából szerv számára - külön jogszabály alapján - meghatározott időre kikölcsönözheti.

Az iratot átadó szerv, illetve jogutódja részére a kölcsönzést ügyviteli célból a levéltár köteles en-

gedélyezni. A kölcsönzési kérelem másolattal is teljesíthető.

Jogorvoslati kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén

29. § (1) A kutatási vagy a tájékoztatási kérelem részleges vagy teljes megtagadása esetén a kérel-

mező bírósághoz fordulhat.

(2) A per megindítására és az eljárás lefolytatására - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - az Avtv.

21. § (2)-(7) bekezdésének szabályai az irányadóak.

(3) A kérelmező saját adataira vonatkozó tájékoztatási kérelmének megtagadása estén a bírósági

eljárásra az Avtv. 17. §-ának szabályait kell alkalmazni.

V. Fejezet

A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME

Nyilvános magánlevéltár

30. § (1) Az a természetes személy, továbbá az a nem közfeladatot ellátó szerv, amely a tulajdoná-

ban vagy birtokában lévő maradandó értékű iratainak tartós megőrzése céljából levéltárat létesít

vagy tart fenn, és vállalja a (2) bekezdésben foglalt követelmények teljesítését, a Magyar Országos

Levéltárnál kezdeményezheti levéltárának nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését. A

nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzést - a Magyar Országos Levéltár javaslatára - a műve-

lődési és közoktatási miniszter engedélyezi.

(2) A nyilvános magánlevéltár

a) levéltári anyagának jegyzékét - nyilvántartás céljából - a Magyar Országos Levéltárnak átadja;

b) levéltári anyagának kezelésére és őrzésére a közlevéltárak számára előírt szabályokat alkalmaz-

za;

c) levéltári anyagából a közlevéltárakra vonatkozó rendelkezések szerint tájékoztatást nyújt, adato-

kat szolgáltat, iratokat kölcsönöz és anyagában - saját szabályzata szerint - a kutatást ingyenesen

lehetővé teszi.

(3) Ha a nyilvános magánlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott követelményeket nem teljesíti, a

miniszter elrendelheti a levéltár nyilvántartásból való törlését.

(4) A nyilvános magánlevéltár külön jogszabályban meghatározott költségvetési támogatásban ré-

szesül.

31. § (1) A nyilvános magánlevéltár köziratnak minősülő levéltári anyag kivételével bármilyen le-

véltári anyagot gyűjthet, az illetékes egyházi levéltár azonban gyűjtheti az egyház által fenntartott

nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát is.


87

(2) A művelődési és közoktatási miniszter engedélyezheti a káptalani vagy konventi hiteleshelyi

levéltárak anyagának az illetékes hazai egyházi levéltárban, más köziratnak nyilvános magánlevél-

tárban történő elhelyezését, ha a levéltár fenntartója az anyag őrzését, kezelését és használatát ille-

tően biztosítja a 15. § (1) bekezdésében meghatározott feltételeket, és az anyag kutathatóságát a

közlevéltárban őrzött levéltári anyagra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.

A maradandó értékű magániratok védelme

32. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek - a (3) bekezdésben foglalt kivétellel - irattári anyaguk

kezelésének módját maguk alakíthatják ki, de az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérhetnek,

vele a segítségadás rendszeres módjára, illetve az iratok ajándékként vagy ingyenes letétként való

megőrzésére vonatkozóan megállapodást köthetnek.

(2) A közlevéltárnak az (1) bekezdés szerinti megállapodással átadott iratok kutathatóságát az aján-

dékozó, illetőleg a letétbe adó meghatározott időtartamra korlátozhatja.

(3) A tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok kötelesek iratke-

zelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozni, irattári anyagukat a szabályzatban

foglaltak szerint kezelni, a helyszíni tájékozódást - az üzemi és az üzleti titkok védelmének biztosí-

tása mellett - a közlevéltár számára megengedni, nem selejtezhető irataikat - ha azok feladataik ellá-

tásához már nem szükségesek - részére átadni. Ezen szervek közlevéltárba adott irataik kutathatósá-

gát illetően a (2) bekezdésben foglaltak szerint rendelkezhetnek.

33. § (1) A nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának ügyviteli szempontból elévült részét,

továbbá a természetes személyek irathagyatékát, ha az tartamát vagy egyéb jellegzetességeit tekint-

ve megfelel a 3. § j) pontjában meghatározott ismérveknek, s az iratot nem levéltár őrzi, a művelő-

dési és közoktatási miniszter védett levéltári anyaggá nyilváníthatja.

(2) A védett levéltári anyaggá nyilvánítást a tulajdonos bármely közlevéltárnál vagy - a 34. §-ban

meghatározott kivétellel - bármely levéltár a tulajdonos egyetértésével kezdeményezheti.

(3) A védett levéltári anyagot a Magyar Országos Levéltár nyilvántartásba veszi, s az anyagról biz-

tonsági másolatot készíthet. A biztonsági másolatról további másolat készítését, valamint az abban

folytatható kutatást a tulajdonos, ha a kutatás személyhez fűződő jogait vagy jogos érdekeit sértené,

meghatározott időtartamra megtilthatja.

(4) A védett levéltári anyag szakszerű megőrzése és kezelése érdekében az illetékes levéltár a szük-

séges konzerválási, restaurálási munka elvégzéséhez segítséget nyújt, illetőleg ingyenes szaktaná-

csot ad. Az illetékes közlevéltár a védett levéltári anyag állapotát illetően a helyszínen tájékozódhat.

(5) A védett levéltári anyag elidegenítése esetén a védetté nyilvánító határozatban megjelölt levéltá-

rat elővásárlási jog illeti meg.

(6) Az elővásárlási jog gyakorlásáról - az ajánlat kézhezvételétől számított harminc napon belül - az

(5) bekezdésben meghatározott levéltár nyilatkozik. Elidegenítés esetén az új tulajdonos a levéltári

anyag őrzési helyét a Magyar Országos Levéltárnak köteles bejelenteni.

34. § (1) Az a tulajdonos, aki 1867 előtt keletkezett iratát vagy a keletkezés idejétől függetlenül

valamely jelentős közéleti személyiség irathagyatékát, továbbá - egyéb vagyontárgyaitól elkülöní-

tetten - irattári anyagának maradandó értékű részét kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani,

köteles azt először a Magyar Országos Levéltárnak megvételre felajánlani vagy védetté nyilvánítás

céljából bemutatni. Ha a Magyar Országos Levéltár a tulajdonos által megjelölt vételárat nem tudja

kifizetni, kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását.


88

(2) Állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szerve-

zet privatizálását követően is csak az illetékes közlevéltár által meghatározott szempontok szerint

lehet selejtezni. Ha a nem selejtezhető iratokat az új tulajdonos nem kívánja megőrizni, azokat az

illetékes közlevéltár részére át kell adnia. Ha az új tulajdonos a nem selejtezhető iratokra igényt tart,

az illetékes közlevéltár kezdeményezheti az iratok védetté nyilvánítását.

(3) Az állam vagy a helyi önkormányzat által fenntartott múzeum, könyvtár a gyűjteményébe tarto-

zó maradandó értékű iratokat a védett levéltári anyagról vezetett nyilvántartásba bejelenti, s ezen

iratokban a kutatást a közlevéltárakra vonatkozó szabályok szerint lehetővé teszi.

VI. Fejezet

VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

35. § (1) Ez a törvény - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - 1996. január 1-jén lép hatályba.

(2) A törvény 3. §-a, 12. §-a, 22-29. §-a és 36. §-a 1995. július 1-jén lép hatályba.

(3) Az egyes fontos tisztséget betöltő személyek ellenőrzéséről szóló 1994. évi XXIII. törvény 1. §-

ának a) pontjában meghatározott szervek iratainak a Belügyminisztérium irattári anyagától történő

elkülönítéséről, további őrzéséről, kezeléséről és használatáról külön törvény rendelkezik.

(4) A törvény hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszíti a levéltári anyag védelméről és a levél-

tárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet - a 10/A. § első mondatának kivételével -, az ezt

módosító 1972. évi 19. törvényerejű rendelet, és az 1991. évi LXXXIII. törvény 1. §-a, továbbá a

levéltári anyag védelméről és a levéltárakról szóló 1969. évi 27. törvényerejű rendelet végrehajtása

tárgyában kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet, az ezt módosító 34/1970. (IX. 13.) Korm. ren-

delet 1. §-a, a 37/1971. (XI. 3.) Korm. rendelet, a 29/1973. (XI. 21.) MT rendelet 1. §-a, a 20/1992.

(I. 28.) Korm. rendelet 3. §-a (1) bekezdésének a) pontja, 3. §-a (2) bekezdésének a), b) és e) pontja

és a levéltári anyag védelméről és a levéltárakról, valamint a közgyűjteményekben folytatható kuta-

tások egyes kérdéseiről szóló jogszabályok módosítására kiadott 177/1991. (XII. 28.) Korm. rende-

let, továbbá a 121/1992. (VIII. 11.) Korm. rendelet 1-2. §-a és a 4. §-a. A 121/1992. (VIII. 11.)

Korm. rendelet 3. §-a, továbbá a közgyűjteményekben folytatható kutatások egyes kérdéseiről szóló

118/1989. (XI. 22.) MT rendelet módosítása tárgyában kiadott 102/1993. (VII. 12.) Korm. rendelet

1995. július 1-jén veszíti hatályát.2

(5) Felhatalmazást kap a művelődési és közoktatási miniszter, hogy rendeletben szabályozza a ma-

radandó értékű magániratok védetté nyilvánítására vonatkozó eljárást, a 23. § (3) bekezdésében

meghatározott kuratórium működését, valamint - az igazságügyminiszterrel együtt - az eredeti köz-

iratot helyettesítő másolat készítésének a rendjét.

(6) Ahol jogszabály „történeti értékű iratot” említ, azon „maradandó értékű iratot” kell érteni.

(7) A jelenleg működő, nem közfeladatot ellátó szervek által fenntartott levéltárak nyilvános ma-

gánlevéltárként folytatják tevékenységüket.

(8) A törvény 10. §-a szerinti iratkezelési szabályzatokat 1998. december 31-ig kell elkészíteni.

36. § E törvény hatálybalépésével egyidejűleg

1. az Avtv. 30. §-a i) pontjának második fordulata hatályát veszti, valamint az Avtv. 19. §-ának (1)

bekezdésében „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv és személy” szövegrész

helyébe „az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott

egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy” szövegrész lép;

http://www.mkih.hu/torvenyek/t9500066/t9500066_1.htm#lbj2


89

2. az Avtv. 2. §-ának 3. pontja helyébe a következő szöveg lép:

„közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatá-

rozott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá

nem eső adat;”

3. az Avtv. 19. §-ának (2) bekezdése a következő mondattal egészül ki:

„E szervek hatáskörében eljáró személyek neve és beosztása - ha törvény másként nem rendelkezik

- bárki számára hozzáférhető, nyilvános adat.”

4. az Avtv. 19. §-a a következő (4) és (5) bekezdéssel egészül ki:

„(4) Az (1) bekezdésben említett szervek hatáskörében eljáró személynek a feladatkörével össze-

függő személyes adata a közérdekű adat megismerését nem korlátozza.

(5) Ha törvény másként nem rendelkezik, a belső használatra készült, valamint a

döntéselőkészítéssel összefüggő adat a keletkezését követő harminc éven belül nem nyilvános. Ké-

relemre az adatok megismerését a szerv vezetője e határidőn belül is engedélyezheti.”


90

Tartalomjegyzék

ÜGYVITELI ISMERETEK...................................................................................................................................... 0

AZ ÜGYVITELI MUNKAFOLYAMATOK............................................................................................................ 1

AZ ÜGYVITEL .......................................................................................................................................................... 1 ÜGYVITELI ALAPFOGALMAK .................................................................................................................................... 1

A leggyakrabban használt ügyiratok csoportosítása ............................................................................................. 4 AZ ÜGYVITELSZERVEZÉS ......................................................................................................................................... 6 AZ ÜGYIRATKEZELÉS .............................................................................................................................................. 8

Az ügyiratkezelés szervezete .............................................................................................................................. 8 Az ügyiratkezelés folyamatábrája ....................................................................................................................... 9 Az ügyiratkezelés szakaszai...............................................................................................................................10

I. Nyilvántartásba vétel .................................................................................................................................................. 11 II. Ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában................................................................................................................ 21 III. Ügyintézés lezárása utáni iratkezelés ........................................................................................................................ 30

A minősített adatok kezelésének fontosabb szabályai .........................................................................................39 Más szervtől érkezett minősített irat átvétele .................................................................................................................. 40 Minősített adathordozó sokszorosítása ........................................................................................................................... 41 A minősített adathordozó őrzése .................................................................................................................................... 41 A minősített adat átadása, továbbítása, visszavétele ........................................................................................................ 42 A minősített adathordozók selejtezése ............................................................................................................................ 42

A KORSZERŰ IRODA BERENDEZÉSÉNEK ERGONÓMIAI SZEMPONTJAI ...............................................43

Az iroda mérete, a benne dolgozók száma ...................................................................................................................... 43 Az iroda falburkolata, padlózata, zajszintje ..................................................................................................................... 45 Az iroda természetes és mesterséges megvilágítása ......................................................................................................... 45 Az iroda szellőztetése .................................................................................................................................................... 46 Az iroda berendezési tárgyai .......................................................................................................................................... 46

MELLÉKLETEK ....................................................................................................................................................53

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT .........................................................................................................................53 A LEVÉLTÁRI TÖRVÉNY ..........................................................................................................................................75

TARTALOMJEGYZÉK ..........................................................................................................................................90

Documents

Ügyviteli ismeretek - nyf.hu · PDF fileTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 5 VI. A gazdasági szervezetek ügyiratai,