Guide to Specification Writing

NAVAIR TSD

Gua de aprendizaje

Gua para la redaccin de especificaciones

para ingenieros del gobierno estadounidense

por John Oriel, NAVAIR TSD

IntroduccinBibliografaRepaso bsico de gramtica

Curso rpido de redaccin de especificaciones

Los siguientes artculos le conducirn a travs de los puntos ms importantes de esta gua. Lea estos artculos y aquellos a los que stos hacen referencia. Si puede recitarlo todo y aplicarlo en su trabajo, usted calificar como un experto en el tema de la redaccin de especificaciones gubernamentales; por lo menos en mi opinin lo ser. Inquietudes de la gestin de ingeniera sobre las especificaciones

Redaccin de especificaciones

Uso de palabras y frases

Temas Relacionados

Introduccin

La mayor parte de la ingeniera se basa en leyes fsicas que se expresan fcilmente en forma de ecuaciones simples. El resto de los temas simplemente trata sobre los detalles de esos principios y la forma en que se pueden aplicar en la prctica. Por consiguiente, el material se pueden organizar de una manera lgica de forma tal que sea fcil de aprender y recordar. La redaccin de las especificaciones no funciona de esa manera; es un tema difcil de ensear porque se basa en muchos temas distintos como la gestin de proyectos, las prcticas de ingeniera, el derecho, la educacin cvica, la gramtica, el uso de las palabras e incluso la filosofa. Por lo tanto, la materia no se integra totalmente en un conjunto que sea fcil de comprender como los que estamos acostumbrados a tratar en ingeniera. No importa cunto trate de organizarla, todo lo que usted tiene es un montn de hechos sin conexin y el orden correcto de presentacin es casi imposible de determinar. Por lo general, familiarizarse con tal conjunto de conocimientos a travs de la experiencia de trabajo toma muchos aos, incluso para una persona muy inteligente; adems de que, efectivamente, es muy difcil que se tome todo en cuenta durante la redaccin de un documento.

De acuerdo con la naturaleza del material, esta gua es una recopilacin de artculos cortos. Fue escrita por un ingeniero experimentado del gobierno estadounidense dirigida a colegas ingenieros. La intencin es ayudar tanto a los inexpertos en el campo como a aquellos que a veces preparan especificaciones informales, pero que no las preparan con la suficiente frecuencia para mantener los altos niveles de conocimientos y habilidades que realmente necesitan para hacer bien el trabajo.

Las versiones anteriores de esta gua las inclu en un paquete de software que hice para que los ingenieros la emplearan mientras estuviesen en efecto redactando las especificaciones. Esta versin en HTML es una adaptacin de ese paquete en lnea de manera que estuviese disponible para una mayor audiencia. Puesto que existe ms espacio de memoria disponible para esta versin y el formato HTML impone menos restricciones, se ampliaron los artculos partiendo de su contenido original. Estos, sin embargo, siguen abordando especficamente los tipos de errores que he visto en repetidas ocasiones en los borradores de especificaciones de dispositivos de entrenamiento escritos por los ingenieros del gobierno. Tome en cuenta que el texto que se muestra en rojo son puntos que no quiero que se le olviden.Si bien estos artculos han sido tomados de fuentes fidedignas (siempre que sea posible), mucha de la informacin contenida en ellos no proviene de documentos de polticas oficiales. Piense en esto como un libro de texto para cursar una materia universitaria. Existen demasiadas directrices que afectan las especificaciones; y me he dado cuenta que la falta de explicaciones en ellas es la razn por la que no se suelen tomar en cuenta. ste es un rasgo necesario en las directrices; si stas trataran de responder todos los "por qu", sera demasiado largo y quedaran abiertas a demasiadas interpretaciones. La intencin aqu es educarlo, no emitir directrices en prosa burocrtica. Si se prepara con un entendimiento general, usted debera tener menos dificultades para recordar y poner en prctica todas las reglas. Hasta donde s, no existen otros textos que estn fcilmente disponibles que aborden la redaccin de las especificaciones de la misma manera que se aborda en esta gua. Si usted sabe de uno, por favor hgamelo saber.

Por cierto, la pagina web de SpecRight! http://www.abm.rda.hq.navy.mil/aosfiles/tools/specright/) es una buena fuente adicional de informacin sobre la redaccin de especificaciones.

Utilice esta gua como una introduccin general a los principios que se aplican en la redaccin de especificaciones. Si necesita un repaso bsico de gramtica, he incluido varias pginas con informacin que le ayudarn a retomar el ritmo. Vase la pagina Repaso bsico de gramtica. Si desea directrices ms detalladas sobre cmo realizar su trabajo, consulte las directrices locales aplicables en vez de esta gua. Cuando las directrices sean insuficientes para ayudarlo y usted ha sido convocado para tomar sus propias decisiones bien fundamentadas, probablemente esta gua le proporcionar parte del conocimiento que necesita. Nota: las opiniones expresadas en este campo son del autor y no representan necesariamente la opinin de la Armada de Estados Unidos.Los crditos de transformar mi propio y limitado intento de HTML en algo digno de su presencia en un sitio web oficial son de Rick Neff de NAVAIR TSD. Rick tambin hizo muchas sugerencias sobre el contenido de esta gua que mejoraron su calidad en general.

John Oriel

NAVAIR Training Systems Division

Orlando, Florida

Abril de 2009

Bibliografa

Esta gua no es un trabajo acadmico, por lo que no trat de que todo se pudiese encontrar con facilidad en alguna fuente. Si necesita saber la fuente de un punto en particular, pngase en contacto conmigo. La siguiente lista contiene posibles fuentes para una posterior lectura. La lista no est completa, pero puede que le resulte til.

Bates, J. D. Writing With Precision. Reston, VA, Acropolis Books Ltd., 1990. (Se basa en la experiencia de toda una vida de lucha contra la jerga burocrtica y gubernamental.)

Block, G. Effective Legal Writing. (3rd Ed.), New York: Foundation Press, 1986. (Este libro cubre muchos puntos buenos sobre la claridad en la redaccin.)

Bly, R. W. and Blake, G. Technical Writing. New York, McGraw Hill Book Company, 1982. (Libro pequeo sobre la redaccin tcnica.)

Flesch, R. The Art of Plain Talk. New York: Harper & Row, 1946. (Libro clsico sobre la claridad en las comunicaciones.)

McRobb, M. Specification Writing and Management. New York: Marcel Dekker, Inc., 1989. (Libro se asemeja mucho a nuestra propia filosofa acerca de las especificaciones.)

Nagle, J. Preparing Engineering Documents, New York: IEEE Press, 1995. (Otro libro bueno que se basa en la experiencia de toda una vida.)

Naval Material Command. Defense Contract Management for Technical Personnel. Washington, D. C., 1978. (Este libro es de un curso de la Armada con el mismo nombre.)

Inquietudes de la gestin de ingeniera sobre las especificaciones

1. Aumento de costos

2. Contratos

3. La autoridad de quien realiza las especificaciones

4. Cambios constructivos

5. Quin es el responsable de las prdidas generadas por errores en las especificaciones?

6. Descripcin de servicios versus especificaciones

7. Organizacin

8. Citar especificaciones y normas

9. Rendimiento versus especificaciones de diseo

10. Las cantidades se deben indicar de forma clara

11. Verificacin de requisitos

12. Tolerancias

13. Garantas 14. Tareas ilimitadas

15. Informacin y equipos suministrados por el gobierno

16. Requisitos contradictorios

17. Imposibilidad de cumplimiento

18. Acuerdos precontractuales

19. Productos comerciales y productos reservados para uso exclusivo del gobierno

20. Materiales peligrosos

21. Aprobacin y autorizacin

22. El funcionario contratante

23. Requisitos de datos en las especificaciones y descripciones de servicios

24. El profesionalismo y la presin del tiempo

25. Disposicin de propiedades

Aumento de costos

El objetivo principal de redactar las especificaciones es llevar a cabo el proyecto con el menor aumento de costos posible. El aumento en los costos se pone de manifiesto en las Propuestas de Cambio de Ingeniera (PCI), las solicitudes de ajuste equitativo (reclamaciones) y las modificaciones (mods.) a los artculos comprados. Algunas propuestas de cambio de ingeniera y algunas modificaciones surgen legtimamente de los cambios en los requisitos de la misin.

Sin embargo, muchas surgen de la presin del tiempo y la falta de atencin a los detalles en las fases del proyecto antes de la adjudicacin del contrato. Las reclamaciones suelen generarse debido a la falta de atencin a los asuntos administrativos durante la contratacin y a las disputas sobre el significado de las especificaciones.

Los proyectos de ingeniera se desarrollan a medida que se va completando el trabajo, es decir, de la misma forma que un edificio se construye desde cero comenzando por las bases. Cuando se comete un error, el costo de la correccin es mayor cuando se comete al principio del proceso y no se descubre sino hasta que los trabajos siguientes se han realizado. Mientras ms temprano se cometa un error en el proceso, ms trabajo se tendr que hacer. Es por eso que debemos prestar suma atencin a la planificacin del proyecto y a la redaccin de las especificaciones que son la base de todo el resto del trabajo.

La peor situacin posible de aumento de costos se produce cuando un contratista toma acciones legales como un contrato de apelacin o una demanda. Ser cuidadoso a la hora de escribir las especificaciones es una de las medidas ms importantes que un ingeniero puede tomar para prevenir este tipo de situaciones.

Antes de escribir las especificaciones, averige todos los detalles que pueda sobre lo que su producto debe y no debe hacer. Averige tambin qu materiales y mtodos utilizan los fabricantes para hacer el producto. Determine con certeza que lo que va a especificar es factible. Si se respalda con una buena informacin de ingeniera inicial, usted debe ser capaz de preparar un buen conjunto de especificaciones y un estimado de costos creble.

Con relacin al tema de los estimados de costos y aumento de los costos, debo sealar que la preparacin adecuada de un estimado de costos es una parte muy importante para prevenir su aumento. La razn es simple: el estimado de costos es el punto de partida. Si usted realiza un estimado demasiado bajo, entonces el aumento de los costos ser mucho mayor. Los estimados tienden a quedarse cortos debido a que quienes los realizan son ms propensos a pasar por alto algunos elementos de los costos y a incluir elementos que no son realmente necesarios. La moraleja es que se debe ser minucioso y tratar de no pasar nada por alto.Contratos

Un contrato es un acuerdo entre dos partes que implica el intercambio mutuo de elementos valiosos conocidos como "contraprestacin". Normalmente, se trata de un simple intercambio de dinero por bienes o servicios, pero otras veces define un conjunto complejo de deberes y contraprestaciones para ambas partes. ste ltimo es el caso ms frecuente en los contratos de ingeniera cuyas especificaciones son el factor clave. Por lo tanto, al escribir las especificaciones, usted debe estar consciente de que est escribiendo un contrato que est sujeto a un estricto conjunto de conceptos y reglas. Por consiguiente, debe tomar en cuenta lo siguientes fundamentos contractuales a la hora de redactar las especificaciones.

Se entender que su contrato est completo al momento de su adjudicacin. Si usted ha pasado algo por alto de manera inadvertida y desea aadirlo despus de la adjudicacin del contrato, tendr que negociar un acuerdo suplementario y aportar algo a cambio a su contratista; por ejemplo, ms dinero. Cualquier requisito explcito que se acuerde sobre algn punto en una fecha posterior viola este principio.

Los cambios a los contratos nunca son unilaterales. Las nicas excepciones son situaciones poco comunes en las que el Gobierno tiene que utilizar su poder soberano para responder ante una emergencia. Incluso en esos casos, ambas partes tienen que sentarse ms adelante y acordar una contraprestacin equitativa.

Despus de la adjudicacin del contrato tambin se entender el hecho de que es poco probable que ambas partes entiendan y estn de acuerdo completamente con todo lo expresado en el contrato. A menudo con los proyectos de ingeniera sucede que ninguna de las partes entiende completamente el trabajo que se tiene que hacer hasta que realmente se pone en marcha. Es entonces cuando miles de detalles se hacen evidentes y slo entonces nos damos cuenta de que el contratista haba interpretado algunas de nuestras palabras de una forma distinta a la que tenamos prevista.

Cul interpretacin prevalece? La regla es que el contratista interprete las especificaciones, siempre y cuando la interpretacin sea razonable. El Gobierno es responsable de suministrar un lenguaje lo suficientemente claro y completo para evocar el entendimiento deseado en el lector, as como tambin es responsable de cualquier gasto en el que se pueda incurrir en caso de que el contratista no interprete las especificaciones segn lo previsto.

Por cierto, las autoridades judiciales como los tribunales y las juntas de apelacin suelen ser muy liberales para decidir si la interpretacin de un contratista es razonable o no. Si existe la posibilidad de que sus palabras se interpreten de una forma diferente a la que usted pretende, entonces existe la posibilidad de que un contratista escoja esa interpretacin y posteriormente se necesite redirigir el enfoque del trabajo a travs de un cambio de ingeniera. De vez en cuando, uno se encontrar con contratistas que aprovecharn al mximo su capacidad de interpretacin puesto que les proporcionar ms ganancias que con tan slo hacerlo bien la primera vez. En estos casos, existen tres elementos de costos: en primer lugar, realizar el trabajo incorrectamente; luego, deshacer lo que se hizo y; por ltimo, volver a hacer el trabajo de forma correcta.

Autoridad de quien realiza las especificaciones

Aqu tenemos una leccin de civismo que se ocupa de un tema fundamental para todas las formas de gobierno modernas: las limitaciones de autoridad de los funcionarios. En sta se resume la diferencia esencial entre redactar especificaciones para los contratos pblicos y redactarlas para los trabajos del sector privado. Las polticas pblicas que imponen las limitaciones en la autoridad de los funcionarios se desarrollaron con el fin de evitar los distintos tipos de corrupcin que prevalecieron durante el sistema feudal. La perdurabilidad de estas polticas es una de nuestras responsabilidades ms fundamentales como trabajadores del gobierno.

Como usted probablemente sabe, los funcionarios contratantes son los nicos que realmente tienen la autoridad de obligar contractualmente al Gobierno; y las acciones de estos funcionarios estn estrechamente sujetas a un amplio nmero de regulaciones. El trabajo que realizamos como ingenieros de adquisicin es en realidad en apoyo de estos funcionarios contratantes. Nosotros nos ocupamos de los detalles tcnicos complejos, mientras que ellos se encargan de los detalles legales y administrativos complejos. Al ser delegada tal responsabilidad, tambin tomamos muchas decisiones que afectan el mbito del trabajo que los contratistas deben llevar a cabo, as como las responsabilidades que debe asumir el Gobierno.

Junto con esta pequea parte de autoridad delegada se encuentran las limitaciones necesarias. Por ejemplo, los ingenieros del gobierno tienen la autoridad de especificar slo los requisitos mnimos, esenciales y que hayan sido validados. Estos requisitos siempre deben ser fciles de encontrar en los documentos de ms alto nivel y siempre deben ser justificables en trminos concretos de necesidad. Esto significa que usted no puede especificar una caracterstica de rendimiento o de diseo slo porque piense que es bueno tenerla o porque es lo ltimo y lo mejor que han sugerido los vendedores.

Existen muchas otras limitaciones sobre qu y cmo estamos autorizados a realizar las especificaciones. En general, se prohbe lo siguiente:

Especificar los productos de un vendedor en particular,

Especificar el diseo de un producto,

Especificar detalles que impliquen el uso de sustancias que agotan la capa de ozono,

Citar especificaciones y normas militares, y

Especificar servicios personales.

En cuanto a las responsabilidades que debe asumir el Gobierno, muchas veces hay casos en los que la creacin de obligaciones gubernamentales dentro de las especificaciones puede generarle riesgos innecesarios al Gobierno. Los ingenieros son los responsables de evitar este tipo de situaciones siempre que sea posible. Cuando sin necesidad acordamos enviar algn equipo, suministrar alguna informacin, completar una tarea en la fecha prevista o hacer una promesa de algn tipo, hemos contrado una obligacin que queda por debajo de nuestra responsabilidad. Si no cumplimos lo prometido, el Gobierno tendr la culpa de los programas que no se cumplieron as como de los excesos en los costos. Si usted tiene la intencin de crear esas obligaciones en su especificacin o descripcin de servicios, asegrese de que est realmente autorizado a hacerlas y que su funcionario contratante est al tanto de ellas.

Cambios constructivos

El trmino "cambio constructivo" proviene del uso legal de la palabra "construccin", la cual est relacionada con la determinacin del significado del lenguaje. Un cambio constructivo sucede cuando un contratista ha ledo algunas especificaciones y decide la manera en que las cumplir, pero luego el cliente toma decisiones bajo una interpretacin diferente, lo cual obliga al contratista a cambiar de direccin. Se espera que los costos de los cambios constructivos los sufrague el cliente y estos se consideran vlidos cuando se presentan como reclamaciones.

Quin es el responsable de las prdidas generadas por errores en las especificaciones?

Cuando un proyecto no sale bien, lo ms probable es que los abogados del contratista examinen las especificaciones en bsqueda de una serie de errores e inconsistencias con los cuales reclamarn que confundieron a su cliente. Muy pocas especificaciones estn totalmente libres de defectos. La parte responsable de las prdidas es entonces la parte que redact las especificaciones defectuosas. Tal responsabilidad es un principio fundamental del derecho. Esto deja inmediatamente claro la razn por la que los ingenieros de proyecto del Gobierno se les aconseja usar una descripcin de los objetivos siempre que sea posible en lugar de preparar las especificaciones, en especial las especificaciones del diseo.

Por cierto, las empresas privadas de ingeniera que preparan las especificaciones bajo un contrato suelen poner una clusula de exencin de responsabilidad en todos sus contratos por los errores que se encuentren en su trabajo. Las compaas de seguros que cubren la responsabilidad profesional de estas empresas insisten en ello.

Descripcin de servicios versus especificaciones

En un sentido amplio, las descripciones de servicios son una forma de especificaciones y, por lo tanto, la mayor parte de esta gua es aplicable a ambas. La diferencia se debe principalmente a la prctica administrativa del Gobierno.

Las especificaciones describen bienes; en la mayora de los casos se trata de un hardware o software, pero puede incluir otros productos, como las galletas con chispas de chocolate. Por su parte, las descripciones de servicios describen el trabajo a realizar. El Gobierno separa las dos de manera que sea ms fcil de hacer cumplir la prohibicin legal de contratar servicios personales. Separar los servicios de los bienes tambin contribuye a que las especificaciones se puedan reutilizar ms fcilmente para mltiples compras.

Aunque a veces se lleva a cabo en la prctica, las descripciones de servicios no deben contener las especificaciones de los equipos y, a su vez, las especificaciones de los equipos no deben contener los requisitos de los contratistas para prestar los servicios. Si usted necesita comprar tanto bienes como servicios, entonces debe preparar las especificaciones y las descripciones de servicios. Por lo general, las declaraciones de trabajo que acompaan las especificaciones de los equipos describen las tareas suplementarias de ingeniera que mejoran la calidad del producto. La gestin de configuraciones y los requisitos de ingeniera de software son esenciales para los artculos militares, pero a menudo estn ausentes en el desarrollo de productos comerciales. En general, debemos dejar que el contratista decida el trabajo que se debe realizar para producir un producto segn las especificaciones, de manera que si usted tiene alguna duda, no se preocupe.

Por cierto, un tercer tipo de documento de requisitos, la descripcin de objetivos, recientemente ha salido a escena dentro del Gobierno.

Organizacin

El documento que define la organizacin adecuada de todas las especificaciones de las fuerzas armadas estadounidenses es el MIL-STD-961. Para las descripciones de servicios, utilice el MIL-HDBK-245. Muchos otros entes gubernamentales utilizan estas mismas normas de orientacin, aunque algunos tienen sus propias normas. Usted debe tener una copia de ellas y estar familiarizado con su contenido. Por lo general, para conocer las especificaciones de dispositivos de entrenamiento se utiliza el Apndice A del MIL-STD-961.

Nota para los ingenieros de NAVAIR TSD: si usted no sigue las orientaciones de los dos documentos mencionados anteriormente, tendr dificultades para conseguir su paquete a travs de la cadena de aprobacin. Tambin estn disponibles los documentos de plantilla que han sido preparados como punto de partida para los escritores de especificaciones y descripciones nuevas de servicios. Utilice estas plantillas, pero tenga cuidado de no copiar ciegamente los prrafos a menos que est seguro de que su contenido es el correcto y el necesario para su aplicacin. En un sentido ms prctico, la organizacin de su documento de acuerdo con las fuentes prescritas hace que sea fcil para los lectores experimentados encontrar puntos especficos en su documento.

Cuando enumere los prrafos asegrese de seguir el bosquejo estndar en la medida de lo posible. Puede desviarse de la organizacin prescrita si usted tiene una buena razn para hacerlo, pero debe ajustarse a las divisiones de ms alto nivel. Por ejemplo, en una especificacin tpica de seis partes, la seccin 1 siempre contiene el alcance y los antecedentes, la seccin 2 siempre contiene los documentos aplicables, la seccin 3 siempre contiene los requisitos, la seccin 4 se refiere siempre a las pruebas y la verificacin, la seccin 5 se refiere siempre al embalaje y el envo, y el artculo 6 es por lo general una recopilacin de informacin y notas adicionales. Las descripciones de servicios son similares excepto que no contienen las secciones de la 4 a la 6. Tenga cuidado de no establecer ninguno de sus requisitos en la seccin 1 puesto que los requisitos que all se indiquen no son necesariamente vinculantes.

Una vez que haya establecido un esquema de organizacin, es muy importante que lo siga de manera rigurosa y no tenga requisitos establecidos en las secciones incorrectas.

Por encima de todo, no deje que el bosquejo estandarizado domine su propio documento al punto de que interfiera con la claridad y la concisin. McRobb ofrece un excelente ejemplo de cmo un documento puede resultar confuso y difcil de leer si se sigue rigurosamente un bosquejo prescrito.

Por cierto, algunos revisores prestan especial atencin a la exactitud de la tabla de contenido. Si su documento tiene menos de cinco pginas, no incluya una. Si su documento tiene una tabla de contenido, asegrese de que refleje correctamente la paginacin del borrador que usted present para su revisin.

Citar especificaciones y normas

Sea cuidadoso al citar una especificacin o norma pblica.

1. De ser posible, cite normas del sector industrial en lugar de las gubernamentales. Las especificaciones y normas del Gobierno no son las correctas a menos que usted obtenga debidamente una excepcin. Hay excepciones a esta regla para ciertos tipos de especificaciones gubernamentales y esas excepciones se pueden consultar mejor visitando el sitio web de la Oficina del Programa de Normalizacin de Defensa de Estados Unidos.

2. Asegrese de leer el documento que est citando para evitar la pena de que descubran que el documento y la forma en que lo cit no son compatibles. Un caso clsico es la especificacin federal que defina varios grados de vidrio, incluyendo uno "invernadero", el cual poda ser el vidrio de peor calidad, con tal de que siempre fuese translcido. Las especificaciones de los dispositivos de entrenamiento de la Armada de EE.UU. por muchos aos citaron esta especificacin general de vidrios, pero no especificaban el grado. Se limitaron a decir que todos los vidrios deban cumplir con las especificaciones federales. No conozco a nadie que tenga un vidrio invernadero, pero si existiera, ste habra tenido que aceptarlo o pagar por un cambio de ingeniera para reemplazarlo.

3. Asegrese de verificar el estatus de la revisin de cada documento citado. Citar especificaciones que han sido canceladas es poco profesional y costoso.

4. Est consciente de los problemas inherentes a los "niveles de especificaciones".

Rendimiento o diseo

Las especificaciones tcnicas pueden especificar ya sea el rendimiento o el diseo del producto. sta es una distincin que utilizan los abogados y jueces para determinar de quin es la responsabilidad cuando los proyectos no salen bien. Anteriormente, la distincin era de poco inters para los ingenieros y muchos an no estn conscientes de ello. En consecuencia, las especificaciones que escriben los ingenieros suelen ser una mezcla entre el rendimiento y el diseo. En los trabajos del Gobierno ya no hay cabida para este tipo de inconsciencia puesto que ahora se exige que todas las especificaciones de los niveles de sistemas gubernamentales, como los que escribimos para los dispositivos de entrenamiento de la Armada de EE.UU., sean especificaciones de rendimiento. Esta poltica de utilizar las especificaciones de rendimiento no es realmente nueva; los libros de gestin de ingeniera de la dcada de 1960, y probablemente antes, recomendaban a los ingenieros del sector privado limitar sus especificaciones segn el rendimiento, a menos que existiese una verdadera necesidad de hacer lo contrario. Esto se debe a que las especificaciones de rendimiento responsabilizan totalmente al contratista del adecuado rendimiento de los bienes adquiridos.

Siempre que especifiquemos el diseo, somos responsables del rendimiento final del producto. Si el producto falla la prueba de aceptacin y el Gobierno especific algn aspecto del diseo, entonces es probable que el Gobierno tenga que aceptar el producto incluso si no funciona bien. Por lo tanto, nunca se recomienda escribir los requisitos del diseo a menos que quienes escriban las especificaciones tengan una experiencia reciente en el diseo de un artculo casi idntico y entiendan plenamente todos los aspectos del problema del diseo. La alta direccin del Ministerio de Defensa prohbe expresamente la especificacin de diseos en los contratos del Gobierno a menos que se haya obtenido una excepcin por parte de un funcionario autorizado. En los trabajos de este ministerio, a los funcionarios se les conoce como las "autoridades de decisin sobre hitos". Otros entes federales tienen polticas similares.

Cuando escriba los requisitos de rendimiento, es muy importante que junto a cada requisito exprese cuidadosamente una descripcin del mtodo que se utilizar para confirmar el rendimiento correcto. Es necesario que lo haga para eliminar la posibilidad de que surjan litigios con respecto a si el producto cumple o no con los criterios de aceptabilidad.

Cantidades

Es esencial que se exprese con claridad la cantidad a suministrar.

Debe tener cuidado de no especificar "de ms" o especificar caractersticas "adicionales" sin una clara indicacin del nmero y la cantidad. A menudo surgen litigios cuando no se expresa claramente la cantidad.

He aqu un buen ejemplo de cmo la cantidad puede ser confusa: en una oportunidad revis el borrador de una especificacin que exiga "una maqueta de motor nmero uno y nmero dos". Cuando le pregunt a los autores, me dijeron que realmente esperaban obtener dos maquetas, no slo una como quizs un contratista lo podra haber interpretado. Si el error no se hubiese detectado y se hubiese tenido que corregir ms tarde, esto le hubiera costado al Gobierno varias rdenes de mayor magnitud que lo que cost tenerme a m sentado por varias semanas examinando ese conjunto de especificaciones.

Verificacin de requisitos

Si no puede revisarlo, no puede comprarlo.

Debemos ser capaces de examinar, analizar, demostrar o probar lo que compramos. Cuando usted especifica algo que no est lo suficientemente bien definido como para que se verifique a travs de una de estas tcnicas, el requisito no tendr ningn sentido, excepto para usted. Los contratistas legtimamente sostendrn que el producto no tiene por qu cumplir con los requisitos que tienen sentido slo para el que escribi las especificaciones.

Las especificaciones deben contener, as como un enunciado de cada requisito, un enunciado correspondiente al mtodo con el cual se verificar el cumplimiento de los requisitos. Tales enunciados aparecen normalmente en la Seccin 4 de las especificaciones de adquisiciones militares y suelen estar organizadas en una estructura de prrafos idntica a las de los enunciados de requisitos de la Seccin 3. Cuando est redactando sea lo ms especfico que pueda y recuerde que la opinin del contratista es la nica opinin que importa a la hora de decidir si se ha cumplido con un requisito en particular o no. Plantee su requisito de prueba de manera que la prueba se establezca como un hecho de si el producto est funcionando de la manera que usted lo necesitaba o no. La posicin del Gobierno en los litigios de aceptabilidad slo se puede apoyar sobre hechos que sean claramente demostrables, no sobre una opinin.

Existe una razn para el procedimiento de verificacin adems de la obvia; tiene que ver con la precisin y el carcter descriptivo del lenguaje de la especificacin y se basa en un tema importante del mtodo cientfico que se conoce como operacionalismo.

Tolerancias

Debe especificar las tolerancias as como las dimensiones. Esto es particularmente cierto con los requisitos de medicin y alineacin.

Asegrese de que sus requisitos de tolerancia no sean demasiado estrictos. Por lo general, las tolerancias que son estrictas aumentan los costos sin necesidad.

Garantas

Una garanta es una promesa. sta hace que el garante sea responsable por los gastos ocasionados si el artculo no es tan bueno como se haba prometido. Para un comprador es sumamente conveniente que los productos tengan una garanta que asegure los bienes lo ms que se pueda.

No es conveniente en lo absoluto que usted le conceda a un contratista ciertos tipos de garantas. stas son garantas de:

1. La correccin, la integridad y la adecuacin de los artculos suministrados, y

2. La adecuacin de un artculo para un propsito en particular.

Quienes escriben las especificaciones tienen que estar conscientes de cun fcil es garantizar inadvertidamente algo en los documentos. La mera mencin de un artculo como una posible alternativa de diseo puede dar como garanta la adecuacin de un artculo para un propsito determinado. El simple hecho de dar una opinin (escrita) que podra ser tomada como fctica tambin puede constituir una garanta. Incluso, puede que no sea importante que un artculo del cual se haya hecho mencin sea realmente capaz de realizar el trabajo; si el contratista elige una manera de utilizarlo de forma tal que le resulte inadecuado, el Gobierno puede verse obligado a pagar el rediseo del artculo. En general, la mejor manera de evitar las garantas involuntarias es limitando las especificaciones a los enunciados de requisitos. Evite decir cualquier cosa adicional.

Requisitos ilimitados

Algunas cosas son fciles de expresar en el lenguaje coloquial, pero eso realmente no sucede en la vida real. Es muy similar e incluso es, quizs, un caso especial del problema de la "generalizacin". Una lgica prudente no es simplemente una parte de la manera informal en que la mayora de nosotros estamos acostumbrados a comunicarnos al interactuar con los dems en nuestro da a da. Evitar la informalidad es uno de los mayores desafos en la redaccin de las especificaciones.

Cuando especificamos algo como "en la mayor medida de lo posible", se podra interpretar que esperamos que el contratista emplee a toda la raza humana y los ponga a trabajar el tiempo que dure el contrato.

Esta advertencia se aplica en todas las especificaciones, pero tenga mucho cuidado de no cometer este error cuando est escribiendo especificaciones que se utilizarn en un tipo de contrato por tiempo y material o de reembolso de costos.

Informacin y equipos suministrados por el gobierno

Los ingenieros y los administradores de programas se les recomienda evitar las informaciones y los equipos suministrados por el Gobierno siempre que sea posible. He aqu 5 razones:

1. El contratista necesita tenerlos a tiempo y normalmente no tenemos el control de cundo los entregarn.

2. Los artculos suministrados deben estar en perfectas condiciones o el contratista presentar una reclamacin.

3. Si el equipo suministrado por el gobierno (GFE, por sus siglas en ingls) necesita reparacin, las gestiones para repararlo suelen ser muy difciles y consumen mucho tiempo.

4. El equipo suministrado por el gobierno normalmente cuesta mucho ms que los artculos comerciales equivalentes.

5. La informacin suministrada por el gobierno (GFI, por sus siglas en ingls) conlleva una garanta implcita en cuanto a su correccin.

No obstante, a veces la informacin y los equipos suministrados por el gobierno son necesarios y a veces ofrecen reducciones de costos considerables. De ser posible, coordine que el contratista inspeccione y acepte la informacin y los equipos suministrados por el gobierno antes de adjudicar el contrato.

Requisitos contradictorios

Tomando en cuenta el volumen de especificaciones de la mayora de los sistemas de defensa, no es sorprendente que algunas veces especifiquen aspectos que son excluyentes entre s. Por lo general, este tipo de error ocurre porque distintas personas redactan distintas partes del documento en distintos momentos. Cuando se unen las distintas partes de las especificaciones, la cantidad de prrafos contradictorios puede comprender un gran nmero de pginas. Encontrar los conflictos depende de la memoria del revisor.

Para empeorar las cosas, es posible que algunos requisitos aparentemente sin ninguna relacin se excluyan entre s si se toman en grupos de dos, tres, cuatro o ms. La nica manera de evitar estas posibilidades es evitando la especificacin de productos que se alejan demasiado del rendimiento de los sistemas de trabajo ya conocidos.

Es ms probable que encuentre conflictos si utiliza un programa de procesamiento de palabras que le permita manejar todo el documento como un solo archivo. Esta caracterstica de procesamiento de palabras le permitir buscar a travs de todo el documento palabras y frases claves. Adems, podr revisar todas las menciones de cada tema en el documento y compararlas entre s. Lamentablemente no todos los programas de procesamiento de palabras pueden manejar archivos tan grandes.

Algunos conflictos son imperceptibles y detectarlos exige un conocimiento detallado del diseo del equipo. En estos casos es probable que usted dependa completamente de la buena voluntad del contratista.

Imposibilidad de cumplimiento

Las especificaciones que no son factibles no son realmente especificaciones; son ciencia ficcin.

Una de las responsabilidades ms importantes que usted tiene como escritor de especificaciones es asegurarse de que realmente se puede llevar a cabo lo que especific. Tenga mucho cuidado con la manera en que sus palabras pueden ser interpretadas por alguien que est activamente buscando la manera de aprovecharse de sus errores.

Cuando las especificaciones no se pueden cumplir con el esfuerzo esperado, los contratistas pueden tomar acciones legales para demostrar la "imposibilidad de cumplimiento" o "impracticabilidad comercial" y as obtener un amparo judicial de sus obligaciones contractuales. El resultado es casi siempre desastroso. Cuando los lectores especializados examinan las especificaciones, muy pocos documentos se encuentran totalmente libres de aseveraciones que puedan ser interpretadas como contradictorias o excluyentes entre s. Algunas veces la imposibilidad de cumplimiento se debe a un lapsus en el anlisis inicial.

Acuerdos precontractuales

Cuando existe un requisito en las especificaciones o en las descripciones de servicios en el que se acuerda algo en una fecha futura a menudo surgen problemas. Evite tales disposiciones siempre que sea posible.

Por lo general, los acuerdos precontractuales en las especificaciones significa que el escritor no saba qu especificar y cmo especificarlo. Para corregir este error se necesita retomar el anlisis inicial para completar la informacin necesaria.

Productos comerciales y productos reservados para uso exclusivo del gobierno

Los trminos "producto comercial" y "producto reservado para uso exclusivo del gobierno" tienen una definicin formal bajo la Regulacin Federal de Adquisiciones de EE.UU. Estos son parte de la jerga gubernamental que se usa para designar algo que podemos obtener en los anaqueles. En resumen, un producto comercial es tal cual lo que dice su nombre, mientras que un producto reservado para uso exclusivo del gobierno es algo que se ha fabricado para un ente gubernamental, pero que no necesariamente se vende al sector privado. Las definiciones de la Regulacin Federal de Adquisiciones de EE.UU. cubre todos los detalles sobre la disponibilidad de estos productos. Estas definiciones formales reemplazan cualquier uso anterior de estos trminos, as como el trmino "COTS" que en ingls se refiere a los productos comercialmente disponibles y de fcil adquisicin en el mercado, y que todava se utiliza de manera errnea. Los trminos se formalizaron en respuesta a las quejas de los contratistas, quienes tuvieron que lidiar con numerosas definiciones redactadas localmente y a menudo muy restrictivas.

La necesidad de tal terminologa surgi en la dcada de 1980, cuando el Gobierno de Estados Unidos recibi fuertes crticas debido a que el pblico crea que estbamos comprando slo productos hechos a la medida, incluso cuando ya existan productos en el mercado que satisfacan esa necesidad. La percepcin del pblico fue la correcta en algunos casos ampliamente publicitados, pero probablemente injusta si tombamos todo en cuenta, puesto que siempre hemos tratado de utilizar los productos "cots" las veces que podemos. En respuesta a tales crticas, ahora tenemos prohibido especificar los nuevos productos que se han desarrollado a menos que investiguemos a fondo y no encontremos otra manera de cumplir con el requisito.

La existencia de productos comerciales y productos reservados para uso exclusivo del gobierno que pueden realizar el trabajo, se debera descubrir durante el anlisis inicial que se debe hacer antes de escribir las especificaciones.

Recuerde, usted puede tener serios problemas si especifica el equipo segn el modelo y el fabricante. No lo haga a menos que est seguro de que el producto se ajusta a la aplicacin.

Materiales peligrosos

Es de sentido comn evitar el uso de materiales peligrosos siempre que sea posible. Muchas leyes y regulaciones rigen el uso y las marcas de tales materiales, as como existen muchas razones por las que pueden resultar peligrosos. Incluso si el material en s no es daino, los diseadores de todas formas se preocupan por obedecer todas las reglas.

El documento MIL-STD-961 le indicar lo que tiene que hacer para especificar los materiales peligrosos.

Aprobacin y autorizacin

Cuando usted aprueba algo, quiere decir que ese algo le gusta en todos sus sentidos. Los contratistas pueden considerar que la "aprobacin" de una pieza significa que quien la aprob

HYPERLINK \l "wsuit"ha garantizado que es la adecuada para la aplicacin en la que esperan usarla. Si resulta que la pieza "aprobada" no es la adecuada, entonces est preparado para pagar la pieza, junto con el trabajo y el material adicional que conllevara cambiarla por otra.

Sera mucho ms prudente AUTORIZAR a los contratistas a que utilicen la pieza que consideren que es la que se ajusta a sus necesidades; de esta manera, queda como responsabilidad del contratista decidir si la pieza es la adecuada o no. Adems, esta palabra puede ser asociada con un "acuerdo precontractual", lo cual no es una buena prctica de contratacin.

Tambin debe cuidarse de decir cosas como "someter a la aprobacin de ________" y "ser aprobado por ______", puesto que la lgica de esas palabras no permite ninguna desaprobacin.

El funcionario contratante

Cuando usted hace mencin de un funcionario contratante en las especificaciones o en las descripciones de servicios, usted debe estar seguro de notificrselo a su funcionario contratante y obtener el permiso. Adems de la simple cortesa, existen buenas razones por las que es necesario hacerlo.

En primer lugar, la mencin de un funcionario contratante puede ser parte de un acuerdo precontractual. En segundo lugar, es posible que sin saberlo usted est asignando un deber que es ilegal o que viola alguna regulacin. Las normas que regulan las adquisiciones son muy complejas y cambian constantemente. La persona que decidir la manera en que el contratista y el Gobierno deben interactuar siempre debe ser un especialista en contratos profesionales que conozca las reglas y se mantenga al da con ellas.

Requisitos de datos en las especificaciones y descripciones de servicios

Los nicos datos que un contratista tiene la obligacin de suministrar son los datos que se especifican en la Lista de Requisitos de Datos Contractuales (CDRL) y que se describen en la Descripcin de Datos (DID) que cada artculo cita dentro de dicha lista. Otros artculos de datos administrativos tambin se pueden comprar, pero no suelen ser de inters para los ingenieros. De acuerdo con la Ley de Reduccin de Trmites, los requisitos de datos gubernamentales que no figuran en la Lista de Requisitos de Datos Contractuales no son ejecutables. Adems, los requisitos de datos que no aparecen en una Descripcin de Datos aprobada no son ejecutables. Esto significa que usted no puede especificar ms datos de los que se describen en la Descripcin de Datos.

Sin embargo, puede especificar menos requisitos de los que se describen en la Descripcin de Datos. Si desea hacer esto, entonces debe hacerlo en el formulario 1423 y no en la descripcin de servicios o en las especificaciones.

No obstante, las especificaciones y las descripciones de servicios pueden establecer requisitos que den lugar a la creacin de datos. De ah la seccin titulada "Documentacin" en algunos bosquejos de especificaciones estndar.

El profesionalismo y la presin del tiempo

Si usted considera que habr dificultades para completar las especificaciones en el tiempo programado, es su responsabilidad notificarlo oportunamente a su supervisor y trabajar junto con l para resolver el problema. Es muy poco probable que usted tenga algo que temer, ya que en treinta aos trabajando como ingeniero, nunca he escuchado de algn caso en el que se tomaron acciones contra un ingeniero a nivel operativo por no terminar algo a tiempo. Mientras usted est trabajando intensamente, es responsabilidad de los gerentes asignar el tiempo suficiente y designar la suficiente fuerza laboral para finalizar el trabajo a tiempo.

No es incorrecto que aparezcan en los borradores los asuntos por determinar y las notas de los autores. Pero cuando son muchos, y estn todava presentes al momento de la fecha lmite, esto tiende a indicar que algo anda mal con la manera en que se est llevando a cabo el proyecto. Las notas sobre asuntos por determinar no se permiten en las especificaciones finales.

Recuerde, SIEMPRE es ms barato hacer el trabajo bien la primera vez.

Disposicin de propiedades

Algunas veces, al escribir las descripciones de servicios, existe la necesidad de decirle al contratista que disponga de algo. Esto suele suceder cuando se est modificando o reemplazando los equipos. En estos casos, usted debe indicar que la disposicin se debe hacer de acuerdo con todas las regulaciones pertinentes. Simplemente no puede decirle que tire algo a la basura o lo elimine. En general, los artculos que sobren, independientemente de su valor, se deben entregar al ente encargado de la disposicin de propiedades, el cual puede enviar los artculos a algn otro ente gubernamental para que sean reutilizados o tal vez los venda en una subasta pblica.

Redaccin de especificaciones

1. La redaccin debe ser clara

2. Estructura de las oraciones

3. Cmo se manejan los errores gramaticales en las especificaciones?

4. Referencias

5. Variacin elegante

6. Tipos de ambigedades

7. Generalizacin

8. La barra oblicua "/"

9. Tiempos verbales y uso de los verbos auxiliares en ingls

10. Requisitos que estn relacionados con las personas en lugar de los equipos

11. Punto de vista de los revisores de las especificaciones

12. Modificadores que se aplican a dos o ms sustantivos

13. Oraciones subordinadas adjetivas especificativas y explicativas

14. Conjunciones mltiples

15. Especificaciones en tercera persona

16. Listas Repaso rpido de gramtica Sustantivos Verbos Preposiciones Conjunciones Oraciones

La redaccin debe ser clara

La razn ms obvia por la cual usted debe escribir las especificaciones de forma clara es para asegurarse de que los ingenieros de los contratistas estn lo suficientemente bien informados que en realidad puedan producir el producto que usted necesita. Sin embargo, hay otra razn por la cual las especificaciones y las descripciones de servicios para los contratos pblicos deben ser claras: que sean justas para todos los oferentes.

Si un oferente tiene mayor acceso a la informacin confidencial del trabajo que otros y las especificaciones se redactaron vagamente, entonces esto le dar una ventaja injusta sobre los competidores que pueden ser perfectamente capaz de hacer el trabajo, pero carecen del conocimiento acerca de algunos detalles. La protesta que se producira por esta situacin tomara mucho ms tiempo y esfuerzo en resolverse que lo que usted tendra que invertir en mejorar un documento vagamente redactado.

Estructura de las oraciones

Mantenga sus oraciones cortas y simples. No importa si las especificaciones se leen como un libro de texto de educacin primaria; no estamos tratando de ganar un premio Pulitzer. Muchas veces he encontrado oraciones tan largas y complejas que el escritor se volvi confuso y termin diciendo algo distinto de lo que pretenda o quizs no termin diciendo nada en lo absoluto.

Una vez se me pidi examinar las especificaciones de un trabajo en el que un contratista haba presentado una reclamacin. Slo una frase en ese documento tan largo describa la funcin esencial del equipo. La frase era tan larga y compleja que su autor no se percat de los errores gramaticales; los errores hicieron que la frase fuese inaplicable. En esa situacin lo ms prctico fue pagar la reclamacin del contratista, aceptar el equipo en las condiciones en que se encontraba, a pesar de que no funcionaba bien, y arreglarlo por cuenta propia.He aqu un truco de redaccin que le ayudar a escribir oraciones mucho ms claras: cuando usted escriba una oracin, lala de nuevo sin todos los modificadores y las oraciones subordinadas. Lea slo el sujeto, el verbo principal y el complemento. Se sorprender de la cantidad de oraciones largas que terminan siendo un disparate.

Cmo se manejan los errores gramaticales en las especificaciones?

Existen tres tipos de errores gramaticales:

1. Los que no afectan el sentido de la oracin. Por ejemplo, "Haban muchas personas en la fiesta". Debera decir "haba muchas personas", pero nadie discutir lo que el autor trataba de decir.2. Aquellos que hacen que la oracin no tenga ningn sentido. Estos se suelen corregir durante la etapa de revisin, pero cuando no se corrigen, el contratista puede legtimamente ignorarlos durante el diseo y la construccin del equipo. Por lo general, tenemos la suerte de que el contratista nos los notifica y los corregimos con una propuesta de cambio de ingeniera.

3. Los que no alteran mucho el sentido de la oracin, pero que cambian su significado por algo distinto a lo que realmente se quera decir. Por ejemplo, vea el artculo sobre las oraciones especificativas y explicativas. En ese caso, incluso un contratista que tiene una poltica de buena voluntad con el Gobierno es probable que construya el equipo cumpliendo con un requisito errneo. Al final, se descubrir el error y se corregir ya sea a travs de una propuesta de cambio de ingeniera o una modificacin. El resultado: aumentarn los costos.

Referencias

A continuacin, cuatro artculos que abordan diferentes tipos de referencias:

Referencias a otros documentos contemplados en el paquete de contrataciones pblicas

Referencias cruzadas a otros prrafos

Referencias a especificaciones y normas

Uso de los acrnimos

Variacin elegante

Es probable que por razones ticas le hayan enseado que debe evitar repetir las mismas palabras y frases. Para quienes escriben especificaciones, tal prctica puede ser desastrosa. Olvdese de lo que le ensearon en clase; usted no est compitiendo por un premio Pulitzer. Es extremadamente importante que siempre se refiera a las cosas usando exactamente las mismas palabras para evitar confusiones.

Algunos ejemplos de sinnimos (o casi sinnimos) que se utilizan indistintamente de forma errnea en las especificaciones de dispositivos de entrenamiento son los siguientes:

estudiante, aprendiz

entrenador, dispositivo de entrenamiento, sistema de entrenamiento, sistema, dispositivo

escenario, ejercicio, ejercicio de entrenamiento, guin, perfil de la misin.

Si su intencin es distinguir el significado de estos trminos, entonces debe definir cada trmino en el documento. Si su intencin no es distinguir el significado de dos palabras, entonces utilice slo una de ellas.

Tipos de ambigedades

Las oraciones ambiguas se pueden interpretar con ms de un significado. Se pueden encontrar tres tipos de ambigedades en las oraciones. Estas son:

Palabras ambiguas,

Ambigedades sintcticas, y

Ambigedades contextuales.

La elipsis es otro fenmeno relacionado con la lengua que se menciona en este contexto debido a que la nocin es similar.

Ninguno de estos fenmenos es aceptable en las especificaciones de ingeniera. Usted debe estar consciente de que algunos contratistas emplean a analistas especializados, cuyo trabajo consiste en encontrar maneras de interpretar sus palabras de una forma distinta a lo que usted pretenda. Estas interpretaciones pueden ser utilizadas para reducir los requisitos y presentar propuestas de cambio de ingeniera y reclamaciones. Esta prctica se conoce en el mundo de los negocios como "buscar dinero en el contrato".

Generalizacin

La generalizacin es una idea que se expresa fcilmente en palabras, pero que muy rara vez ocurre en la vida real. La usamos independientemente de si lo que decimos es en serio o no. Cuando utilizamos palabras como: "todos", "siempre", "nunca", "cada uno" y "ninguno" podemos generar en un error que es lgico. Por lo general, los requisitos que son contradictorios son el resultado de oraciones generalizadas que tienen una excepcin a la generalizacin en otra oracin.

Ahora que usted est al tanto del problema del uso de las generalizaciones en el lenguaje, aqu le dejo una broma que puede jugarle a sus amigos y compaeros de trabajo: est atento cuando utilicen la frase "todo el tiempo" en una conversacin. Cuando lo hagan, interprete la oracin de forma literal y comente lo ilgico de la oracin. Por ejemplo:

Mary: "Todo el tiempo voy a la biblioteca pblica".

Usted: "Mary, si todo el tiempo fueses a la biblioteca pblica, entonces no

estaras aqu en la oficina en estos momentos".

No es necesario decirle que sus amigos quedarn impresionados con la precisin de su razonamiento. Despus de que haga esto un tiempo, slo bastar con una sonrisa para que se den cuenta. Pronto ver como habr enriquecido el vocabulario de sus amigos y compaeros con palabras poco comunes como "a menudo", "por lo general" y "a veces".

La barra oblicua "/"

Vase tambin "y/o".

Correctamente llamado "vrgula", la barra oblicua se encuentra a menudo en los borradores de las especificaciones de ingeniera. El propsito de este artculo es convencerlo de que nunca la use en una especificacin. De hecho, ni siquiera es una buena forma de escribir en general.

El diccionario dice acerca de la vrgula: "una barra oblicua (/) que se utiliza entre dos palabras para indicar que se puede escoger la ms adecuada para completar el sentido del texto". Tome en cuenta que es el contratista quien decide qu palabra es la adecuada. Adems, fjese que el diccionario dice que el contratista debe escoger una sola palabra, no las dos.

Cuando escribimos A/B, normalmente queremos decir "A o B", "A o B o las dos", "tanto A como B" o "el nmero de A dividido por el nmero de B". No hay manera de saber cul. En muchos casos, substituir una barra oblicua por un guin corregir el problema. Por ejemplo, vemos "instructor/operador" en las especificaciones de dispositivos de entrenamiento en el que "instructor-operador" sera ms claro.

En la mayora de los casos tendr que escribir "A o B o ambos", o lo que realmente quiera decir.

Tiempos verbales y uso de los verbos auxiliares en ingls

Cuando escribimos las especificaciones siempre debemos expresar los requisitos en futuro usando la forma enftica shall (deber). Por lo tanto, el producto terminado DEBER ser, DEBER producir, DEBER consumir... La poltica del Gobierno de Estados Unidos sobre este punto se encuentra en el MIL-STD-961D. Los verbos auxiliares en ingls ms dbiles como "will", "should" y "may" no expresan un requisito. En el caso de "will", la oracin le atribuye la responsabilidad al comprador. "May" concede permiso, mientras que "should" expresa una preferencia. "Must" es ambiguo ya que puede expresar una presuncin en lugar de un requisito. Por ejemplo:

John must love Deborah; after all, they've been happily married for over twenty years. (Juan debe amar a Dbora; despus de todo, han estado felizmente casados por ms de veinte aos).

El uso correcto de "shall" y "will" en las especificaciones es extremadamente importante, y suele ser una fuente de errores detectados en los borradores.

Un gran nmero de personas piensa que slo las oraciones que contienen la palabra "shall" pueden expresar requisitos, y su creencia se ve reforzada por la norma 830-1984 del Instituto Nacional de Normalizacin Estadounidense/Instituto de Ingenieros Elctricos y Electrnicos. Incluso algunos contratistas estn utilizando un software que se basa en esa norma para descomponer las especificaciones en una base de datos de requisitos de personas. Por lo tanto, si su requisito no contiene la palabra "shall", no ingresar a la base de datos final de requisitos.

Requisitos relacionados con las personas

La meta de escribir las especificaciones de ingeniera consiste en especificar el rendimiento o el diseo de un producto. Quienes escriben las especificaciones deberan limitarse slo a eso. La frase "el operador debe ser capaz de..." no exige que el equipo haga algo; slo exige que el operador tenga una capacidad. En el caso de las especificaciones de ingeniera, probablemente esto no es lo que el autor quiso decir. Lo ms probable es que el autor quera decir: "el equipo deber..., bajo el control del operador".

Las descripciones de servicios son diferentes. En una descripcin de servicios, usted puede especificar las habilidades, capacidades y dems calificaciones que la persona debe tener para realizar un trabajo determinado.

Punto de vista de los revisores de las especificaciones

Detectar errores sutiles es difcil para la mayora de los que escriben las especificaciones ya que leen los borradores desde su proprio punto de vista. Esta afirmacin puede parecer una tontera, pero no lo es. La idea aqu es darle a conocer lo que los escritores profesionales conocen como "anlisis de la audiencia".

La mayora de los ingenieros asumen que la audiencia a la que va dirigida sus especificaciones est compuesta solamente por otros ingenieros que tienen experiencias y objetivos similares a las de ellos. Tal visin es totalmente errnea puesto que la audiencia a la que va dirigida las especificaciones incluye tambin un gran nmero de personas que no son ingenieros. Algunas de estas personas pueden ser incluso abogados y jueces.

En el caso de las especificaciones, se puede aplicar una manera til de analizar a la audiencia a travs de un cambio de rol. Cambie su rol mental y mire las palabras que ha escrito como si fuera el dueo de un negocio en serios aprietos financieros. Imagine que se qued sin dinero y est buscando maneras de cumplir con menos de lo que se tena planificado, pero an as permanecer dentro del contrato. Si usted no puede encontrar formas de reducir los costos en ese trabajo, se quedar sin pagar un prstamo grande y se ver obligado a declararse en bancarrota. Todo lo que usted posee est atado al negocio y puede llegar a perderlo todo debido a que recibi una oferta menor al resto. Su objetivo es cumplir con el contrato sin satisfacer al cliente. Usted sabe que su cliente pensar que es un estafador por cumplir con menos de lo que tena previsto, pero en esta situacin un cliente satisfecho es un lujo que simplemente usted no se puede permitir.

Por cierto, el ejercicio de cambiar de rol mental como se describi anteriormente se conoce entre las personas que estudian el pensamiento crtico como "recontextualizacin" y es la base de toda una filosofa conocida como deconstruccin.

Modificadores que se aplican a dos o ms sustantivos

A menudo nos confundimos cuando un autor intenta aplicar un modificador a dos o ms sustantivos sin escribir dos veces el modificador.

He aqu un ejemplo:

El reborde se deber fijar con tornillos y tuercas de acero inoxidable.

Qu es de acero inoxidable, tanto los tornillos como las tuercas o simplemente las tuercas?

Si usted se encuentra en medio de una disputa sobre los requisitos de una especificacin que tienen este tipo de ambigedad, lo ms probable es que se resuelva aplicando el modificador slo al sustantivo que aparece ms cerca del modificador. A menos que el contexto indique lo contrario, los casos que pueden generar confusiones como ste se suelen resolver aplicando el nico modificador a la palabra ms cercana que pueda modificar. Los abogados llaman a este enfoque de resolucin de ambigedades: "la doctrina del ltimo antecedente". Es una regla fcil de infringir, sobre todo cuando la oracin en cuestin es larga y complicada.

Oraciones subordinadas adjetivas especificativas y explicativas

Vase tambin: oraciones especificativas y explicativas

La capacidad de distinguir una oracin subordinada adjetiva especificativa de una explicativa es una habilidad extremadamente importante para quienes redactan las especificaciones. Cuando una oracin adjetiva que estaba destinada a ser especificativa se escribe inadvertidamente como una explicativa, o viceversa, el requisito establecido por la misma se puede distorsionar o perder. Visiblemente, la diferencia entre los dos oraciones no es ms que una coma antes de la palabra introductoria. Las oraciones adjetivas explicativas son las que van entre comas. Aqu est una lista de las palabras y frases que pueden introducir las oraciones subordinadas adjetivas tanto especificativas como explicativas, por lo que debe tener sumo cuidado:

despusdebido aya queel/la cual

asantesde manera quemientras

como sia travs del/la cualpara el/la cualquien

para el/la cuala menos quea quien

tan pronto comosicuandocuyo/cuya

al cual/la cualcon el propsito dedonde

Conjunciones mltiples

Cuando usted escribe oraciones con dos o ms conjunciones, corre el riesgo de producir una ambigedad. Por ejemplo,

El reborde se deber fijar con pegamento y abrazaderas o remaches.

podra significar "pegamento y abrazaderas o remaches" o podra significar "pegamento y abrazaderas o remaches", con los caracteres en negrita para mayor claridad. Por desgracia, el idioma ingls no nos proporciona una forma de declarar el orden de aplicacin de sus operadores lgicos de la forma en que los lenguajes de programacin lo hacen. La carga de resolver la confusin de precedencia recae sobre el escritor, quien debe encontrar una forma diferente de expresar la idea sin ambigedades. En el caso anterior intente

"El reborde se deber fijar ya sea con pegamento y abrazaderas o con remaches".

Especificaciones en tercera persona

Normalmente escribimos las especificaciones de manera que siempre se refieran en tercera persona. Obligarlo a escribir en tercera persona no es fcil y a menudo las frases terminan siendo difciles de leer. Esto va en contra tanto de las recomendaciones de los profesores de escritura modernos, quienes estn tratando de reformarnos, como de las recomendaciones del Instituto de Especificaciones de Construccin. SIN EMBARGO, el resto del mundo est a la espera de ver las especificaciones escritas en tercera persona; escribirlas de otra manera es una invitacin a la crtica. De ah que el uso de las palabras "yo", "nosotros" y "usted" est mal visto.

Si usted DEBE hacer referencias en primera o segunda persona, asegrese de definir el significado de los pronombres y utilcelos slo como los defini.

Listas

Siempre que haga una lista en sus especificaciones, debe hacer todo lo posible para que la lista est completa, sea fcil de leer y todos sus elementos comprendan todas las partes correspondientes de la oracin.

La integridad de las listas

Tmese el tiempo para pensar en todo lo que posiblemente quiera incluir en su lista. En trminos generales, la mejor poltica que los escritores de especificaciones pueden seguir es: "si usted no menciona algo de forma explcita, entonces no espere obtenerlo". Si agrega elementos generalizados a la lista, es decir, frases como "y otros", "y similares" o las palabras "no se limita a", probablemente no obtendr lo que no haya mencionado de manera explcita. Los elementos generalizados en una lista no le agregan mucho sentido al texto y suelen ser ignorados por los lectores. Si no le queda otra alternativa que utilizar trminos generalizados, entonces utilcelos de manera independiente y sin la compaa de ningn artculo en especfico. Al mencionar una cosa de forma explcita puede estar excluyendo otros. Este mtodo de interpretacin se ha usado tantas veces y por tantos aos que los abogados tienen un nombre en latn para l: "Expressio unis est exclusio alterius", que significa "decir una cosa es excluir otra". A veces los elementos generalizadas de una lista estn sujetos a distintas interpretaciones de acuerdo con otro canon jurdico conocido como "ejusdem generis" lo que limita los elementos que no se hayan escrito a los miembros de la misma familia. Por ejemplo, se podra interpretar que la lista "resistencias, condensadores, inductores y otros componentes" no es aplicable a los transistores, ya que estos son componentes activos y todos los componentes de la lista son pasivos.

Legibilidad de las listas

Cuando los elementos de una lista son muy numerosos, el texto se ve abarrotado y difcil de leer por lo que los lectores suelen pasar por alto uno o ms elementos. Este problema humano se resuelve fcilmente colocando los elementos de la lista de manera vertical con vietas o dividindolos por secciones tituladas y separadas por lneas en blanco. Por ejemplo:

Las especificaciones de aumento de temperatura se debern aplicar a

a. resistencias,

b. condensadores,

c. inductores y

d. transistores.

Como regla general, siempre se prefieren las listas con sangra en la documentacin tcnica.

Correspondencia en las listas

Los elementos de cada lista deben ser de la misma parte del discurso. Por ejemplo, la lista:

a. seguridad,

b. botes de remos,

c. resucitar y

d. salvavidas

es incorrecta porque "resucitar" es un verbo y todos los otros tres elementos son sustantivos. Todos los elementos de esta lista deben ser sustantivos.

Uso de palabras y frases

1. "Affect" y "effect" en ingls"2. "Y/O"

3. "Cualquiera"

4. "Como mnimo" y "mas no se limita a"

5. "As como"

6. "Debido a"

7. "Capaz"

8. Palabras acuadas

9. "Comprende"

10. "Crtico"

11. "Diseado para"

12. Uso de "ensure," "insure" y "assure" en ingls 13. "Etc."

14. Palabras y frases prohibidas

15. Uso de "host" en ingls

16. "Incluye"

17. "Limitado"

18. Jerga militar

19. Mnimo

20. "O"

21. "Hasta"

22. Uso del "el/la cual" y "que" en las especificaciones23. Adjetivos y adverbios vagos

24. Palabras en ingls con un significado legal diferente del uso comn

Repaso breve de gramtica Sustantivos Verbos Preposiciones Conjunciones Oraciones subordinadas

"Affect" y "effect" en ingls

"Afffect" (afectar) SIEMPRE es un verbo que significa ya sea "influenciar" o "que se pretende tener o sentir".

"Effect" (efecto) casi siempre es un sustantivo que significa "resultado" o "consecuencia". A veces se utiliza en la escritura formal como verbo para decir "ocasionar" o "hacer que algo ocurra".

"Effective" (efectivo) es un adjetivo cuyo significado no suele ser muy claro.

"Y/O"

Este uso de la vrgula es particularmente confuso. Deja que el lector libremente escoja si la frase debera decir "y" o debera decir "o", es decir, lo que le parezca ms barato de satisfacer. Debido a la confusin y los gastos que pueden derivarse de la utilizacin de esta frase, no la use en las especificaciones y descripciones de servicios.

"Cualquiera"

"Cualquiera" es una palabra ambigua. Los autores probablemente tengan la intencin de que denote "pluralidad", mientras que los lectores pueden interpretar que esta palabra significa "unidad". Adems, cuando "cualquiera" se utiliza para describir la seleccin de los artculos de un conjunto, es el lector quien hace la seleccin, no el autor. Los elementos y la cantidad que seleccione el lector depender de su punto de vista.

En las especificaciones que hemos revisado, casi todas las oraciones que contienen la palabra "cualquiera" se han tenido que reescribir para evitar posibles malentendidos. Una buena manera de probar su uso es sustituyendo "cualquier cosa" por "cualquiera". Si el sentido cambia, se deber reescribir la oracin.

Para escribir correctamente las oraciones con la palabra "cualquiera", es probable que primero se tenga que hacer un diagrama de Venn de la situacin a describir. Revsela con cuidado. Luego, arme las palabras que describen su diagrama. No utilice la palabra "cualquiera".

"CUALQUIERA O TODOS" significa que el lector pueden elegir cualquier artculo (cules y cuntos) o todos ellos, dependiendo de lo que prefiera. Si usted ha utilizado esta frase, es probable que haya querido decir "cada uno", "todos" o "todos y cada uno", siendo esta ltima una frase de nfasis que a menudo utilizan los abogados. "Cada" o "cada uno" y "todos" casi siempre realizan el trabajo perfectamente bien por su propia cuenta.

A continuacin, algunos ejemplos de mal uso de la palabra "cualquiera":

"Se deber rellenar cualquier hueco mayor de 1 mm de dimetro". Este requisito dice que algunos huecos mayores de 1 mm, pero no necesariamente todos, se deben encontrar y rellenar.

"Deber haber menos de 10 mV de error medible entre dos puntos cualquiera de prueba de los tres existentes". En este caso la especificacin dice que si la persona que realiza la prueba detecta que una de las medidas produce menos de 10 mV, el equipo pasa la prueba.

Ahora que sabe lo resbaladiza que es la palabra "cualquiera", usted debe estar preguntndose cmo lograr expresarse sin usarla. No se sienta solo. El uso liberal que usted anteriormente le daba a la palabra "cualquiera" es una expresin de sus orgenes estadounidenses.

Algunas de las palabras y frases que debe tomar en cuenta al reescribir las oraciones son: "cada uno", "cada", "uno", "conjuntos de combinaciones" y "conjuntos de combinaciones con reemplazo". A menudo basta con eliminar la palabra "cualquiera" sin afectar el significado del texto, como en el ejemplo (1). Por ejemplo (2) intente con la frase "cada par de combinaciones" en lugar de "dos puntos de prueba cualquiera".

"Como mnimo" y "mas no se limita a"

Estas frases no tienen ningn propsito que no sea el de darle al autor de las especificaciones una falsa sensacin de seguridad. No los use en las especificaciones. Usted debe explicar claramente todos los requisitos en su totalidad. Si usted no sabe lo que se necesita, entonces debe retomar el trabajo inicial.Si se realiza una compra al ms bajo licitador, ninguna persona razonable puede esperar obtener ms de lo mnimo que exige el contrato. Qu sentido tiene entonces decir "Nos gustara ms, pero slo estamos pagando por...?"

Los abogados suelen utilizar la frase "mas no se limita a" en un intento de esquivar una regla de interpretacin conocida como "expressio unis est exclusio alterius", que significa "decir una cosa es excluir otra". Esta maniobra no siempre funciona para los abogados y es menos probable que funcione para los ingenieros.

"As como"

A menudo usamos la frase "as como" cuando escribimos en general para evitar la repeticin montona de "y". En la mayora de los casos, nuestras ideas se transmiten muy bien al hacer este uso. Sin embargo, en las especificaciones debemos considerar que tenemos lectores que se estn esforzando por mantener bajos los costos de hacer exactamente (al pi de la letra) lo que les hemos dicho que hagan.

Cuando le decimos a un lector que haga la tarea "A" as como la tarea "B", no hemos exigido explcitamente que se hagan las tareas "A" y "B"; lo que slo hemos exigido es que ambas tareas se hagan por igual.

"Debido a"

Tenga cuidado con la manera en que utiliza la frase "debido a" en las especificaciones. Las especificaciones especifican; no explican. Una explicacin puede que sin necesidad sirva de base para posibles disputas, como en el caso de la "reflectividad".

Adems, la frase "debido a" puede introducir tanto las oraciones subordinadas adjetivas especificativas como las explicativas. Muchos lectores y escritores no estn dotados para distinguir entre las dos. He aqu un ejemplo:

"Los cierres no se debern arenar debido a la corrosin".

La frase significa que "la corrosin no constituir la razn para arenar los cierres" o que "los cierres no se debern arenar ya que el arenado puede causar la corrosin?" Qu quiso decir el autor? La forma en que est puntuado exige que aceptemos la primera interpretacin, sin importar lo que el autor pretenda decir.

"Capaz"

Ves? ... Esto no exige que hagas que realmente funcione bajo el agua, slo exige que sea capaz de funcionar bajo el agua.Elimine la palabra "capaz" de su vocabulario de especificaciones.

Cuando usted utiliza la palabra "capaz" para describir un equipo, no est especificando que el equipo que se entrega estar listo para hacer el trabajo, es decir, que para que funcione es probable que se necesite otro equipo que an no se ha suministrado o que sea necesario modificarlo.

En resumen, cuando utiliza la palabra insidiosa "capaz" en las especificaciones, sin darse cuenta estar especificando la necesidad de una propuesta de cambio de ingeniera.

El hecho de que a menudo nos entregan equipos que realmente hace las cosas que se especificaron slo como una capacidad, es evidencia de la buena voluntad de nuestros contratistas.

Palabras acuadas

Aunque est bien acuar palabras cuando escribimos folletos informativos o incluso memos e informes, no lo est cuando escribimos especificaciones de ingeniera. Un buen ejemplo de esto es la palabra en ingls "vendorized". Esta palabra acuada la utiliz un especialista en piezas de repuesto para referirse a las piezas que eran casi idnticas a los productos comerciales regulares, pero que haban sido ligeramente modificadas y se les haba asignado un nmero nuevo de una empresa de integracin de sistemas. Su significado no es obvio a partir de su construccin; incluso cuando se utiliza en contexto y el lector sabe que modifica la palabra "partes", el significado es difcil de captar.

"Comprende"

La palabra "comprende" casi siempre se utiliza mal. La frase "se compone de" se ve a menudo en los escritos de ingeniera, pero lgicamente es incorrecta.

Comprende significa que incluye o contiene: un todo comprende sus partes. El dispositivo de entrenamiento comprende el puesto del instructor, los puestos de los estudiantes y el sistema informtico. En lugar de enfrentar este mal uso de la palabra, le recomiendo que utilice la frase "consta de" que casi siempre se usa correctamente.

"Crtico"

La palabra "crtico", que utilizan los ingenieros con tanta frecuencia, es probable que genere problemas porque es vaga y ambigua . Estas son algunas de sus definiciones:

Propenso a la crtica,

Relativo a un punto de inflexin,

Incierto,

Puede sufrir una reaccin en cadena.

Si no tiene otra alternativa que utilizar la palabra "crtico" asegrese de que la oracin no se pueda interpretar de varias maneras segn las distintas definiciones. Asegrese tambin de no permitirle al lector decidir lo que su producto supuestamente tiene que ser (dentro del mbito de los puntos 2 y 3).

"Diseado para"

Usted le ir mejor si especifica que el equipo realmente "HAR" todo lo que usted quiere que haga o "SER" lo que usted quiere que sea. Un contratista puede razonar que, dado que su especificacin tiene numerosos casos de "ser X" y "har Y", usted quiso decir algo diferente en los pocos casos en que dijo "ser diseado para Z".

Algunas frases que puede utilizar al reescribir las especificaciones son: "diseado y construido para", "diseado, construido e instalado para", "diseado para" y "equipado para".

"Uso de "ensure," "insure" y "assure" en ingls"

Ensure significa asegurar, dar por cierto o garantizar.

Insure es ambiguo. selo slo cuando quiera decir "emitir u obtener una pliza de seguro". Deje claro que segn el contexto usted est escribiendo acerca de una pliza de seguros.

Assure significa declarar con seriedad.

The salesman assured us that the car had been owned by a little old lady who drove it only to church on Sundays.

(El vendedor nos asegur que la duea del carro es una seora mayor que lo maneja slo los domingos para ir a la iglesia)."Etc."

"Etc." es la abreviatura del latn "et cetera" que significa "y otros" o "y el resto". No es adecuado que se utilice en las especificaciones porque los contratistas no tienen la obligacin de hacer entregas que no se mencionaron de manera especfica. Esto significa que usted debe tomarse el tiempo para comprender todo lo que necesita especificar y luego explicarlo completa y detalladamente.

Palabras y frases prohibidas

sta es nuestra lista negra de las palabras que no se recomiendan usar en las especificaciones. Estas palabras son ms problemticas de lo que valen realmente. Use el procesador de palabras para buscarlas y acabar con ellas. stas son:

Y/o

Etc.

Hasta

Capaz

Uso de "host" en ingls

Puede que resulte un poco confuso lo que se quiere decir con esta palabra ya que generalmente significa que alguien paga todas las facturas para un evento social (anfitrin). Intente decir algo como "reunin celebrada en la planta del contratista y presidida por el contratista" o "reunin celebrada en las instalaciones donde se encuentran los equipos y presidida por el Gobierno" o algo similar. De esta manera no es ambiguo.

"Incluye"

Esta palabra ambigua puede significar "consta de" o "contiene como un subconjunto".

Recuerde, es el contratista quien tiene la autoridad para interpretar las especificaciones. A pesar de que lo que quiso decir era "contiene como un subconjunto", el contratista puede interpretar lo que usted escribi como "consta de" y estar completamente correcto en cuanto a la ley se refiere. El resultado es que obtendr slo los artculos que explic en la lista que le sigue a la palabra "incluye". Incluso si agrega la frase "mas no se limita a," no habr resuelto el problema. Lo mismo ocurre con la frase "como mnimo". Usted debe indicar claramente los requisitos o no sern ejecutables.

Algunas veces, para reformular el texto, usted puede arreglarlo usando las palabras "est equipado con", "consta de" o "tiene". Tenga cuidado con la palabra "comprende".

"Limitado"

Haga clic en los siguientes puntos para consultar las recomendaciones:

"Limitado" en general

"Mas no se limita a"

Jerga militar

Los trminos militares no son un problema en s. El problema es que algunas palabras en el uso militar tienen un significado diferente al que normalmente tienen en su uso formal.

He aqu algunos ejemplos del idioma ingls:

"Operational" por lo general significa "en funcionamiento", pero en el ejrcito denota las operaciones militares que involucran tropas y equipos.

"Activity" (actividad en espaol) normalmente significa el estado de estar activo, pero en el ejrcito a veces significa un grupo organizado de personas.

Mnimo

Pueden darse dos tipos de errores cuando uno ve que se utiliza la palabra "mnimo" en las especificaciones. La primera se produce cuando el escritor dice algo as como: "el cable tendr una capacidad de conduccin de corriente mnima de 20 amperios". La lgica de tal oracin es ambigua: podra significar que la capacidad de conduccin no deber ser menos de 20 amperios o podra significar que la capacidad de conduccin del cable no deber ser mayor de 20 amperios. El otro caso es cuando se utiliza la frase "como mnimo".

"O"

La palabra "o" es la que menos se utiliza de forma correcta en los borradores de las especificaciones de ingeniera. Casi el 50% de las veces que se utiliza la palabra "o", el autor realmente quiso decir la palabra "y".

Recuerde, la palabra "o" se puede leer en su sentido lgico ms estricto, es decir, una cosa O la otra, no las dos. En el idioma ingls no se distingue entre la "o" inclusiva y la "o" exclusiva como lo hacemos en el diseo lgico, por lo que en las especificaciones, la palabra "o" se toma en el sentido que resulte ms econmico de cumplir.

Cuando reescriba una oracin, cada vez que cambie la palabra "o" por una "y" vuelva a revisar el significado de toda la oracin despus del cambio. Asegrese de que dice exactamente lo que usted quiso decir. Sea muy cuidadoso con las oraciones que contienen ms de una conjuncin. Las conjunciones mltiples son una fuente comn de ambigedades.

"Hasta"

"Hasta" es una palabra particularmente problemtica en las especificaciones. Se puede interpretar de tres maneras dependiendo de nuestro punto de vista.

Puede significar "todos los nmeros desde el mnimo que se especific hasta el nmero especificado". Esto es lo que los ingenieros normalmente intentan decir cuando escriben "hasta".

Puede significar "un slo nmero entre el mnimo especificado y el mximo especificado, pero no ms". sta es la manera que el abogado del contratista interpretar su especificacin.

Muchas veces en las especificaciones de los proveedores significa "a veces tanto como (esto), pero no necesariamente". Ellos esperan que usted piense que quisieron decir "todos los nmeros desde el mnimo especificado hasta el nmero especificado" y compre el producto sin someterlo a prueba.

Evite las confusiones. Escriba "no menos de" o "desde ___ hasta ___". Nunca escriba solamente "hasta". Sea precavido cuando lea la palabra "hasta" en las especificaciones de los proveedores.

Uso del "el/la cual" y "que" en las especificaciones

Si ha utilizado "el/la cual" para introducir una oracin subordinada relativa y quiere que esa oracin sea una parte esencial de los requisitos, entonces utilice "que" en vez de "el/la cual"."El/la cual" puede introducir ya sea una oracin subordinada adjetiva especificativa o una explicativa. En el caso de las oraciones subordinadas explicativas, la frase "el/la cual" puede ir precedida por una coma. Muchos autores cometen la falta de no colocar la debida coma y, por consiguiente, se suelen producir disputas sobre si un "el/la cual" en particular era parte de una oracin subordinada especificativa o explicativa.

Las oraciones subordinadas que se introducen con un "que" siempre son especificativas con respecto al significado de la oracin y no van precedidas por ninguna coma a menos que sta sirva para otro propsito. Para evitar cualquier confusin, evite usar la frase "el/la cual" siempre que pueda usar la palabra "que".

Usted puede utilizar "el/la cual" para introducir una oracin subordinada relativa que exprese un hecho que no sea especificativo con respecto al significado de la oracin, pero esos casos no deberan ocurrir muy a menudo en las especificaciones; stas especifican; no explican. Para obtener una explicacin del porqu en las especificaciones no se debe tratar de dar explicaciones, lea el artculo sobre la ambigedad contextual, la cual contiene un ejemplo en el que un autor tena la intencin de explicar, pero slo consigui confundir al lector.

Cuando se utiliza la frase "el/la cual", la coma que la precede es el nico indicador de si el autor tena prevista que la oracin subordinada fuese especificativa o explicativa. En las especificaciones evite utilizar la frase "el/la cual" siempre que sea posible. De lo contrario, una coma o la falta de ella, es quizs todo lo que tiene hablando por usted.

Aqu tenemos una oracin con otra subordinada relativa explicativa introducida por un "el/la cual":

El compresor deber ser impulsado por una polea de 12 pulgadas, la cual es equilibrada dinmicamente.En este caso, no se exige que la polea sea equilibrada de forma dinmica. La oracin subordinada ", la cual es equilibrada dinmicamente" simplemente expresa la opinin del autor de que las poleas de 12 pulgadas son equilibradas dinmicamente. Si se cambia la frase "la cual" por la palabra "que" da como resultado una oracin que claramente exige que la polea sea equilibrada dinmicamente:

El compresor deber ser impulsado por una polea de 12 pulgadas que sea equilibrada dinmicamente.La oracin subordinada ", la cual deber ser equilibrada dinmicamente" tambin expresara claramente el requisito.

Evite las confusiones. Escriba "no menos de" o "desde ___ hasta ___". Nunca escriba solamente "hasta". Sea precavido cuando lea la palabra "hasta" en las especificaciones de los proveedores.Adjetivos y adverbios vagos

Recuerde, usted est redactando especificaciones por lo que las palabras que utilice tendrn una gran influencia en el producto final. Usted est dirigiendo el trabajo de un gran nmero de personas y stas pueden tener opiniones diferentes de lo que debera ser el producto. Si utiliza palabras que permiten una amplia gama de interpretaciones, se llevar una desagradable sorpresa cuando llegue el momento de la inspeccin.

Debido a que estas palabras pueden ser interpretadas segn la manera en que las vea el lector, es probable que realmente no tengan sentido en el contexto de las especificaciones, a menos que estn acompaadas de detalles adicionales. A veces la estandarizacin les brinda un sentido; por ejemplo, un huevo grande se debe encontrar dentro de ciertos lmites de tamao o los reglamentos del Ministerio de Agricultura de Estados Unidos dirn que no se le puede llamar "grande". Por otro lado, el tamao del cono de un helado grande puede diferir de un vendedor a otro.

La lista a continuacin contiene algunos de los adjetivos y adverbios que resultan vagos en las especificaciones: Existen muchos, pero muchos ms.

alrededor deaceptableexacto o precisoadecuado

ajustableasequibleaplicableapropiado

promediomejorcuidadosoprofundo

fiabledeseablefcileconmico

eficienteesencialexcesivobueno/buen

altocalidadinmediatamenteimpropio

instantneoinsuficienteconocidomenos

bajoimportantepulcronecesario

normalptimootroperidicamente

agradableposiblefactibleprctico

apropiadorpidorazonablereconocido

relevantereputadoseguro

significativosimilarsimplesin problemas

establesustancialsuficienteidneo

temporaloportunotpicovariable

variosampliopeor

Palabras en ingls con un significado legal diferente del uso comn

Estas palabras son casos especiales de palabras ambiguas, es decir, palabras con ms de un significado. Debe ser muy cuidadoso con la manera en que las use ya que sus documentos los puede leer una persona que est buscando aprovecharse de ellos. Aqu tenemos una lista con algunas de ellas:

consideration (consideracin, contraprestacin)

cause (causa, procedimiento legal)

substantive (sustantivo, sustancial, suplemente)

cure (curar, subsanar)

material (como adjetivo; material, esencial, sustancial, importante)

harmless (inofensivo, inocente)

several (varios, solidario)

Temas adicionales - Gua para la redaccin de especificaciones

Si usted ha ledo las secciones anteriores de esta gua ya se habr encontrado con los artculos siguientes. Estos se pueden acceder a travs de los enlaces secundarios que se encuentran en las distintas secciones de esta gua.

1. Oraciones subordinadas especificativas y explicativas

2. Cadenas de frases preposicionales

3. Ley de Reduccin de Trmites

4. Otros datos entregables

5. Equidad con los proveedores

6. Referencias cruzadas a otros prrafos

7. Acrnimos

8. Garantizando la idoneidad para un propsito

9. Palabras ambiguas

10. Ambigedad contextual

11. Ambigedades sintcticas

12. El uso de la puntuacin para resolver las ambigedades

13. Trabajo "inicial"

14. Elipsis

15. Especificaciones segn el nmero de modelo y fabricante

16. Niveles de especificaciones

17. Especificaciones y normas del gobierno estadounidense 18. Cmo evitar las citas de especificaciones y normas militares?

19. Normas industriales

20. Especificaciones que han sido canceladas

21. Especificaciones de rendimiento

22. Especificaciones de diseo

23. Poltica gubernamental sobre las normas industriales y las especificaciones de rendimiento

24. Aprobacin de las especificaciones para su publicacin

25. Declaraciones de objetivos

26. Referencias a otros documentos contemplados en la solicitud de propuesta

27. Servicios personales

28. Uso de pronombres como referencia

29. Excepciones

30. Operacionalismo

31. Deconstruccin

32. Especificacin de gnero en ingls

33. Prosa burocrtica

34. Hacindolo bien la primera vez

35. Sustancias que agotan la capa de ozono

Oraciones subordinadas especificativas y explicativas

Cuando se hace referencia a las oraciones subordinadas adjetivas, los trminos especificativas y explicativas suelen ser las ms comunes. Hemos usado estos trminos en todo el texto ya que parecen expresar la distincin de forma ms simple.

Una oracin subordinada adjetiva especificativa es esencial para el significado de toda la oracin. Si usted quita la oracin subordinada especificativa, el sentido principal de la oracin se a