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Guía para la Elaboración del Programa Anual de Ferias Internacionales y su Operación

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COORDINACIÓN DE FERIAS Y EVENTOS

GUIA PARA LA ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL

DE FERIAS INTERNACIONALES Y SU OPERACIÓN

01 DE DICIEMBRE DE 2014


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C O N T E N I D O

Número Tema Página

1 Objetivo 3

2 Alcance 3

3 Abreviaturas y términos 3

4 Marco Jurídico 4

5 Descripción de Actividades y Responsabilidades 5

5.1 Programa Anual de Ferias Internacionales 5

5.2 Espacio Ferial Autorizado 6

5.3 Servicios de diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales

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5.4 Convocatoria, Registro de Expositores y Comercialización 9

5.5 Operación del Pabellón y Desarrollo de la Feria 10

6 Cancelaciones de Participación en Ferias Internacionales 11

7 Modelos y formatos 12


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1. OBJETIVO.

Conocer el proceso interno para la elaboración del Programa Anual de Ferias Internacionales en las que participa el Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V., las actividades y responsables para la contratación de los servicios para la instalación y operación del Pabellón de México, la convocatoria y registro de la participación de expositores en ferias, la comercialización y asignación de espacios, así como el desarrollo y ejecución de la participación de México en las Ferias Internacionales.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable para la Coordinación de Ferias y Eventos como área técnica y normativa responsable de organizar y coordinar la participación de México en las ferias internacionales, dar seguimiento a las contrataciones en el exterior y supervisar el cumplimiento de los contratos. Las Oficinas de Representación en el Exterior, serán responsables de la contratación, seguimiento y verificación del cumplimiento de los contratos con proveedores o prestadores de los servicios necesarios para la instalación y operación del Pabellón de México así como del desarrollo de las actividades en las Ferias Internacionales. 3. ABREVIATURAS Y TERMINOS

CPTM Consejo de Promoción Turística de México, S.A. de C.V.

DG Dirección General.

DGAACI Dirección General Adjunta de Administración y Coordinación.

DGAMP Dirección General Adjunta de Mercadotecnia y Promoción.

DEAF Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas.

DEOR Dirección Ejecutiva de Oficinas de Representación.

DEP Dirección Ejecutiva de Promoción.

DEM Dirección Ejecutiva de Mercadotecnia

DEAJ Dirección Ejecutiva de Asuntos Jurídicos

CFE Coordinación de Ferias y Eventos

CA Coordinación de Administración

DF Dirección de Ferias

DRF Dirección de Recursos Financieros

DRM Dirección de Recursos Materiales

ORE’s Oficinas de Representación en el Exterior

ORE Oficina de Representación en el Exterior

LAASSP Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

LFPRH Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria


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GCAAS ART. 16

Guía para la Contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios conforme al artículo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

EXPOSICIÓN1: Todo evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público objetivo. FERIA2: Toda muestra o exhibición pública que organizan profesionalmente empresas, asociaciones o individuos y cuya finalidad es la venta de productos o servicios de un sector determinado de la economía. Las Ferias pueden ser: regional, estatal o nacional, se puede considerar internacional cuando cuenta con al menos 5 empresas expositoras con domicilio fuera del país.

EXPOSITOR: Persona, institución o empresa que participa en una Feria Internacional de Turismo, cuya participación es promovida por el CPTM

ORGANIZADOR: Institución o empresa encargada de la organización, administración y ejecución de la FERIA

STAND / PABELLÓN MÉXICO: Espacio Total dentro de la Feria designado para el uso del CPTM.

BOOTH: Espacio de exhibición designado por el CPTM dentro del pabellón México al expositor en una feria que consta de una superficie determinada de piso de exposición y mamparas que lo separan de otros booths además de un rótulo de identificación.

38401 EXPOSICIONES. Asignaciones destinadas a cubrir el costo del servicio integral que se contrate con personas físicas y morales para la instalación y sostenimiento de exposiciones y cualquier otro tipo de muestra análoga o de características similares, que se organicen en cumplimiento de lo previsto en los programas de las dependencias y entidades, o con motivo de las atribuciones que les corresponden, siempre y cuando no puedan desagregarse en otras partidas de los capítulos 2000 Materiales y Suministros y 3000 Servicios Generales. Incluye el pago de indemnizaciones por los daños que sufran los bienes expuestos.

4. MARCO JURÍDICO

Ley General de Turismo.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Estatuto Orgánico del Consejo de Promoción Turística de México S. A de C. V.

Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios en el Consejo de Promoción Turística de México.

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

1 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004 2 Glosario de Turismo de Negocios: Terminología, Medidas y Capacidades, Secretaría de Turismo.2004


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Guía para la Contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios conforme al artículo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES 5.1 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS INTERNACIONALES

Con el fin de integrar el Programa Anual de Ferias del año inmediato siguiente, en el mes de septiembre la Coordinación de Ferias y Eventos a través de la Dirección de Ferias solicitará por correo electrónico a las Oficinas de Representación en el Exterior, una propuesta de ferias que requieran de la participación de la CFE y que se realicen en su ámbito geográfico de influencia.

Las Oficinas de Representación en el Exterior serán responsables de enviar a la Coordinación de Ferias y Eventos, su propuesta de participación en Ferias Internacionales a más tardar el último día hábil del mes de octubre, mediante el formato “Ficha Técnica”. Se incluye modelo con el No. 1, la cual deberá contener la siguiente información por cada feria propuesta:

Nombre de la feria

País y ciudad sede

Fecha de realización

Número de Edición

Recinto Ferial

Perfil de la Feria

Descripción

Página web

Superficie de piso y unidad de medida

Número de booths

Costo del piso y moneda

Costo estimado del montaje

Justificación detallada de la importancia de la participación de México en la feria.

Resultados de la participación de México en años anteriores

En caso de solicitar el incremento o decremento de la superficie a contratar, se deberán justificar los motivos.

La Coordinación de Ferias y Eventos, con la información y documentación proporcionada por las Oficinas de Representación en el Exterior y con base a las experiencias de años anteriores, integrará y procederá a la elaboración del anteproyecto del Programa Anual de Ferias Internacionales que sea acorde con la estrategia institucional del CPTM que deberá ser presentado al Director Ejecutivo de Promoción para su visto bueno.

El Director Ejecutivo de Promoción presentará el Programa Anual de Ferias Internacionales del año inmediato posterior para el visto bueno del Director General Adjunto de Mercadotecnia y Promoción y autorización del Director General de la Entidad. Una vez autorizado, la Coordinación de Ferias y Eventos presentará a la Dirección Ejecutiva de Mercadotecnia el Programa Anual de Ferias Internacionales a realizarse el año inmediato posterior, para que éste sea presentado en la cuarta sesión del ejercicio anterior, para su evaluación y aprobación por la Junta de Gobierno.


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La Dirección de Ferias, notificará a las Oficinas de Representación en el Exterior el Programa Anual de Ferias Internacionales autorizado a fin de que lleven a cabo los trámites para la contratación de los servicios para la instalación del Pabellón de México.

5.2 ESPACIO FERIAL AUTORIZADO

Las Oficinas de Representación en el Exterior que cuenten con ferias incluidas en el Programa Anual de Ferias, de acuerdo a su ámbito de influencia, serán responsables de realizar los trámites para la contratación del espacio ferial autorizado de conformidad con lo establecido en la “Guía para la Contratación de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios conforme al artículo 16 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.” GCAAS ART. 16.

Para ello las Oficinas de Representación en el Exterior deben enviar a la Dirección de Ferias la información relativa al total de metros del stand de México y el costo por metro cuadrado, para la elaboración de la requisición de compra que garantice la suficiencia presupuestal para la contratación del espacio ferial. La Oficina de Representación en el Exterior será responsable de enviar a la Coordinación de Ferias y Eventos los documentos, formatos y justificaciones de conformidad con lo establecido en la GCAAS ART. 16, para que en el ámbito de sus atribuciones realice las gestiones necesarias para tramitar las autorizaciones del Director General Adjunto de Administración y Coordinación Internacional, de conformidad con las disposiciones legales y normativas en la materia.

De tal forma, el Director de la Oficina de Representación en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Ferias y Eventos lo siguiente:

1. Oficio solicitud para la contratación del espacio ferial, indicando el número de metros del stand o Pabellón de México en la Feria, el costo total y la fecha establecida para el pago. Se anexa modelo de oficio identificado con el No. 2

2. Cotización expedida por la empresa organizadora de la feria.

3. Plano de Recinto Ferial y ubicación del piso.

4. Carta de Exclusividad

5. Documentación del proveedor para integración de expediente.

La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la radicación de los recursos a la oficina de representación en el exterior correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del piso o espacio ferial contratado con el recinto ferial, en estricto apego a los montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas mediante la suficiencia presupuestal contenida en la requisición de compra.

Las Oficinas de Representación en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los documentos comprobatorios de la contratación y pago del espacio al recinto ferial, mediante oficio firmado por el Director de la Oficina de Representación en el Exterior, del cual se anexa modelo de oficio identificado con el No. 3, mismo que deberá anexar la siguiente documentación original:


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Contrato original celebrado con los organizadores de la feria.

Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina

Comprobante original de pago realizado a la empresa organizadora de la feria (Transferencia electrónica, recibo, cheque, etc)

Copia del estado de cuenta de la ORE en donde se refleje el movimiento del pago.

El Director de la Oficina de Representación en el Exterior es responsable de validar la documentación comprobatoria, la Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los efectos procedentes.

Las Oficinas en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias los requerimientos básicos para el desarrollo del pabellón, tales como manual del expositor proporcionado por el recinto ferial sede del evento, plano del recinto ferial y ubicación del pabellón de México dentro del recinto ferial.

5.3 SERVICIOS DE DISEÑO, HABILITACION, MONTAJE, DESMONTAJE DEL PABELLON DE MEXICO.

La Coordinación de Ferias y Eventos será la encargada de desarrollar el concepto, diseño e imagen del pabellón del CPTM que aplicará en las ferias internacionales, que se someterá a la aprobación de la Dirección Ejecutiva de Promoción y de la Dirección General Adjunta de Mercadotecnia y Promoción.

La Dirección de Ferias en coordinación con los Directores de las Oficinas de Representación definirán los Requerimientos Técnicos del Pabellón de México, que deberá indicar el catálogo de conceptos, las cantidades y superficies requeridas para el desarrollo del pabellón, e incluir conceptos de mobiliario y equipo requerido como número de mesas y sillas de trabajo, aparatos eléctricos tales como televisiones, DVD, proyectores, etc., áreas comunes como bodegas, área de bar, área de Internet, salas de juntas, áreas de exhibición, áreas de hospitalidad y todo aquello que se requiera para la operación del pabellón.

La Dirección de Ferias enviará a la Oficina de Representación en el Exterior a la que corresponda la feria, el concepto y diseño del pabellón del CPTM, así como los Requerimientos Técnicos, Proyectos Ejecutivos o Proyectos “tipo” del pabellón, que servirán de base para la investigación de mercados.

La Oficina en el Exterior será responsable de solicitar a por lo menos tres empresas especializadas, una cotización de los servicios de conformidad con los Requerimientos Técnicos del Pabellón enviados por la Dirección de Ferias.

En coordinación con la Oficina de Representación en el Exterior, la Dirección de Ferias deberá revisar las propuestas técnicas recibidas y elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones recibidas. Se anexa modelo identificado con el número 4.

La Coordinación de Ferias y Eventos conjuntamente con el Director de la Oficina de Representación en el Exterior, determinaran con base a los criterios de economía, eficacia,


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eficiencia, imparcialidad, honradez y transparencia, la empresa que ofrece las mejores condiciones para el CPTM en apego lo establecido en la normatividad aplicable.

Los Directores de la Oficinas de Representación en el Exterior conjuntamente con la Coordinación de Ferias y Eventos realizaran los trámites para la contratación de los servicios del diseño, habilitación, montaje, desmontaje de los pabellones de México en las Ferias Internacionales, que se encuentren en el Programa Anual de Ferias Internacionales autorizado por la Dirección General para el ejercicio fiscal del año en curso, en apego a lo establecido en la GCAAS ART. 16

Tratándose de modificación y/o ampliación al proyecto, se deberá emitir y enviar para autorización a la Coordinación de Ferias y Eventos la justificación correspondiente a fin de sustentar el hecho y en su caso el costo adicional del proyecto.

La Coordinación de Ferias y la Oficina en el Exterior, serán responsable de supervisar el desarrollo, correcta ejecución y calidad de los trabajos de habilitación, montaje y desmontaje contratados en apego a las especificaciones del Contrato y Anexo Técnico, para ello deberán elaborar y firmar la cedula de verificación de aspectos técnicos. Se incluye modelo con el No. 5.

El Director de la Oficina de Representación en el Exterior, deberá recibir las facturas en papel o electrónicas, verificar que los alcances sean los contratados y firmar de visto bueno el documento.

El Director de la Oficina de Representación en el Exterior deberá remitir a la Coordinación de Ferias y Eventos, mediante el modelo de oficio que se adjunta con el No. 6, la cedula de verificación de aspectos técnicos y la factura. En dicho oficio deberán manifestar que los servicios contratados se recibieron a entera satisfacción de esa Oficina.

La Dirección de Ferias será responsable de solicitar a la Dirección de Recursos Financieros la radicación de los recursos a la Oficina de Representación en el exterior correspondiente, que serán destinados para cubrir el pago del diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, en estricto apego a los montos autorizados por la Dirección Ejecutiva de Administración y Finanzas mediante la suficiencia presupuestal contenida en la requisición de compra.

Las Oficinas de Representación en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, los documentos comprobatorios de la contratación y pago de los servicios de diseño, habilitación, montaje y desmontaje del Pabellón de México en las Ferias Internacionales, mediante oficio firmado por el Director de la Oficina en el Exterior al cual deberá anexar la siguiente documentación original:

Contrato original celebrado con la empresa

Factura original por el importe total transferido, con la firma del Director de la Oficina

Comprobante original de pago a la empresa (Transferencia electrónica, recibo, cheque, etc)

Copia del estado de cuenta de la ORE en donde se refleje el movimiento del pago.

Informe de resultados y memoria fotográfica de las actividades del Pabellón de México en la feria.


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La ORE es responsable de validar la documentación comprobatoria, la Dirección de Ferias, recibe registra y envía a la Dirección de Recursos Financieros para los efectos procedentes.

Los trámites para la contratación de los servicios de diseño, habilitación, montaje, desmontaje y complementarios para el Pabellón de México en las ferias internacionales se podrán realizar de forma consolidada a través de las Direcciones Regionales del CPTM.

5.4 CONVOCATORIA, REGISTRO DE EXPOSITORES Y COMERCIALIZACIÓN

La Coordinación de Ferias y Eventos deberá integrar y presentar para autorización a la Dirección General Adjunta, la estrategia de comercialización que aplicará el año inmediato posterior.

La Dirección de Ferias, será responsable de enviar a la base de datos de expositores la convocatoria de participación a ferias que apliquen en el año inmediato posterior y dar seguimiento a las inscripciones.

La convocatoria, calendario, reglamento de expositores y el formato de inscripción, deberán ser publicados en la página oficial en internet del CPTM: http://cptm.com.mx

La Dirección de Ferias tramitara y dará seguimiento a las inscripciones, pagos de expositores, gestión y entrega de facturación por la participación en las Ferias Internacionales

La Dirección de Ferias recibirá por parte de los expositores el formato de inscripción debidamente firmado y el comprobante de pago, una vez recibida esta documentación, la Dirección de Ferias llenará el formato “cédula de control de participantes”. Se incluye modelo con el No. 7. La Dirección de Ferias, entregará a la Dirección de Recursos Financieros el comprobante de pago con los datos fiscales del expositor, para que la Dirección de Recursos Financieros lleve a cabo el registro de ingresos y elaboración de las facturas.

Una vez que la Dirección de Ferias haya registrado a todos los participantes de cada feria, se realizará la distribución y asignación de espacios que será determinada por la Coordinación de Ferias y Eventos, de acuerdo a la estrategia promocional determinada por el CPTM que mejor se adapte al perfil de la feria, para lo cual se considerarán diferentes factores como son: fecha de inscripción y recepción de la cuota de recuperación, asignación por segmentos de mercado o región, entre otros. Las Oficinas de Representación en el Exterior serán responsables de enviar a la Dirección de Ferias, con dos meses de anticipación al inicio de la feria, el “catálogo de compradores” especializados correspondiente a cada feria. Se incluye modelo con el No. 8, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

Compañía

Nombre de la persona de contacto.

Puesto.

Teléfono.

Correo electrónico.

http://cptm.com.mx/


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Dirección. La Dirección de Ferias, una vez cerrado el proceso de inscripción a la feria, enviará a la Oficina de Representación en el Exterior con quince días de anticipación, el catálogo de expositores del pabellón de México, a fin de tramitar su incorporación al catálogo de expositores de la Feria respectiva y realicen el trámite de expedición de gafetes.

La Oficina de Representación en el Exterior, será responsable de enviar de forma electrónica a la Dirección de Ferias, con dos meses de antelación al inicio de la feria la “Guía para el expositor”. Se incluye modelo con el No. 9, misma que deberá contener como mínimo la siguiente información:

Carta de Bienvenida

Información General de la Feria

Entrega de gafetes

Programa para la Feria

Plano del Pabellón de México

Información General del País y Ciudad.

Información Turística del Lugar.

Restaurantes

Hospedaje

Transportación La Dirección de Ferias enviará de forma electrónica a los expositores con quince días de anticipación a la fecha de inicio de la feria, el mapa de ubicación del pabellón de México en el recinto, la propuesta de asignación de espacio, la información relativa al número de gafetes asignados por booth, la definición del lugar, fecha y hora en que se llevará a cabo la entrega de gafetes, así como la Guía para el Expositor y el “Catálogo de Compradores”.

Las Oficinas en el Exterior y la Dirección de Ferias, serán responsables de aplicar las condiciones estipuladas tanto en el Formato de Inscripción, como en el Reglamento para la Participación en Ferias Internacionales, que forman parte de la Convocatoria de Ferias Internacionales, publicada en la página de internet del Consejo.

5.5 OPERACIÓN DEL PABELLON Y DESARROLLO DE LA FERIA La Oficina de Representación en el Exterior, y el personal designado por la Coordinación de Ferias y Eventos para asistir a la feria, serán los encargados de llevar a cabo la operación del pabellón de México durante los días de desarrollo de la feria, debiendo verificar la presencia de los expositores durante los horarios establecidos, así como brindar atención y asesoría a expositores, operadores y demás visitantes al pabellón durante el desarrollo de la misma.

La Oficina de Representación en el Exterior designará un funcionario del CPTM quien fungirá como responsable del pabellón, con el objeto de coordinar y supervisar el desarrollo de actividades, así como atender las solicitudes de servicio de los expositores y será el encargado de elaborar y difundir el programa de actividades del pabellón de México, así como tramitar y gestionar toda modificación al mismo.


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Las Oficinas de Representación en el Exterior conjuntamente con la Coordinación de Ferias y Eventos, llevarán a cabo la planificación de los servicios que se brindarán en el pabellón de México, en lo relativo a: degustaciones de alimentos, bebidas, grupos musicales y presencia de artesanos. La contratación de los servicios de catering, música, edecanes y personal de apoyo requerido como parte de las actividades desarrolladas para el óptimo desempeño del pabellón de México en las Ferias Internacionales, será responsabilidad de las Oficinas de Representación en el Exterior.

La persona designada por la Coordinación de Ferias y Eventos , para asistir a la Feria, así como el responsable designado por la Oficina en el Exterior, deberán integrar el Reporte de Resultados de la Feria y la memoria fotográfica.

6 CANCELACIONES DE PARTICIPACIÓN EN FERIAS INTERNACIONALES

DEL EXPOSITOR La cancelación de la participación por parte de los expositores deberá notificarse vía correo electrónico a la Dirección de Ferias, indicando el motivo que le da origen. Derivado de la alta demanda de participación de expositores en el Pabellón de México, en caso de cancelación por parte del expositor, no habrá reembolso del importe pagado y tampoco será transferible a otra feria, salvo en casos excepcionales, que serán evaluados y autorizados por el Director de Ferias. La Dirección de Ferias confirmará al expositor a través de correo electrónico, las condiciones de cancelación o reembolso.

Si por alguna razón, el expositor no cubre en su totalidad el costo del o los espacios contratados dos meses anteriores a la fecha de inicio de la feria, automáticamente quedará cancelada su participación, salvo en casos excepcionales previamente justificados que serán evaluados y autorizados por el Director de Ferias. De acuerdo a la situación financiera de los Estados y Destinos, quedarán exentos de esta disposición. DEL CPTM En el caso de cancelación de una feria por parte del Consejo, la Dirección de Ferias avisará mediante correo electrónico a los expositores inscritos, durante los primeros treinta días de cancelado el evento, en este caso, se procederá con la devolución del pago realizado, o bien, la realización de cambio de feria, sujeto a disponibilidad de espacio.


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Coordinación de Eventos Promocionales y Ferias

Oficina de Representación en el

Exterior:

Nombre de la Feria

Ciudad y País Sede

Fecha de Realización

No. de Edición

Recinto Ferial

Perfil de la Feria

Descripción

Página Web

Superifice de Piso Cantidad

Número de Booths

Costo del Piso TOTAL

Costo Total (incluir impuestos, servicios y

demás conceptos que cobre el recinto ferial)Importe

Costo Estimado del Montaje Importe

Importancia de la Partic ipación de

México en la Feria

Resultados de la Partic ipación de

México en Años Anteriores

Justificación del Incremento o

Decremento de Superfic ie a

Contratar

(Just if icar la importanc ia del mercado o país en el que se desarrolla la feria,

inc luir datos estadís t icos sobre el número de turís tas que ingresan a México,

el c rec imiento del mercado, o cualquier otro dato relevante para resaltar la

importanc ia de part ic ipar en la feria)

(Señalar cuántos años México ha partic ipado en la feria, Incluir los

resultados relevantes de las dos últimas partic ipaciones, indicar

superfic ie del Pabellón, y número de booths)

Fecha de elaborac ión:

Moneda

Moneda

Unidad de Medida

Costo por m2

Coordinación de Ferias y Eventos

Programa Anual de Ferias Internacionales

FICHA TÉCNICA

(desarrollar s iglas)

Modelo No. 1


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Modelo No. 2


14

Modelo No. 3


15

Modelo No.4


16

Modelo No. 5


17

Modelo No. 6


18

Modelo No. 7


19

Modelo No. 8


20

Modelo No. 9


21

Modelo No. 9

Documents

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