Guía Del Inspector 2000.Gaby

PROYECTOSDE INFRAESTRUCTURA

GUIA DELINSPECTOR-RESIDENTE

. Antecedentes, Objetivo, Alcance

. Definiciones

. Incompatibilidad de funciones

. Funciones del Inspector-Residente

. Procedimientos durante el ciclo del Proyecto

1

La presente Guía está dirigida al Inspector-Residente contratado por el Núcleo Ejecutor, cuya función es realizar la Dirección Técnica de los Proyectos de Infraestructura, así como asesorar y fiscalizar al Núcleo Ejecutor en la administración de los recursos en obras de infraestructura financiadas por el Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social FONCODES

Tiene el propósito de proporcionar los criterios y lineamientos necesarios para facilitar su labor.

Cualquier información adicional la podrá encontrar en la Oficina Zonal de FONCODES.

Todos los documentos de FONCODES son de distribución gratuita.

¡Error! Marcador no definido.El contenido de este documento podrá ser modificado de acuerdo a normas y directivas institucionales.

DIVISIÓN DE PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

Octubre,1999

2

INDICEINDICE

1 ANTECEDENTES

2 OBJETIVO

3 ALCANCE

4 DEFINICIONES

5 INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES

6 FUNCIONES DE INSPECTOR-RESIDENTE

7 PROCEDIMIENTOS DURANTE EL CICLO DE PROYECTOS

7.1 Antes del Inicio de la Obra

* Aspectos Administrativos.

7.1.1 Requisitos para la Suscripción del Convenio7.1.2 Entrega del Primer Desembolso.7.1.3 De las Cuentas Bancarias.7.1.4 De la Programación y Autorización de Gastos del Primer

Desembolso.7.1.5 Aporte Comunal.

* Aspectos Técnicos.

7.1.6 De la Revisión y Compatibilidad del Expediente Técnico.7.1.7 Cronograma de Avance de Obra.7.1.8 De la Evaluación del Impacto Ambiental.

7.2 Inicio de Obra y Ejecución

* Aspectos Administrativos.

7.2.1 De la Difusión e Información del Convenio entre la Población Beneficiaria.

7.2.2 De la Adquisición de Materiales, Herramientas y Equipos Menores en Obras por Administración Directa.

7.2.3 Del Pago de los Gastos Generales.7.2.4 Del Registro y Custodia de los Documentos Sustentatorios.7.2.5 Solicitud de Desembolso en Obras por Administración Directa.7.2.6 De los cambios del Inspector-Residente y los miembros del

Organo Representativo del Núcleo Ejecutor.7.2.7 De las Rendiciones de Cuentas - Pre Liquidación.

3


7.2.8 Fecha de Inicio de Obra.7.2.9 De la Entrega de Terreno.7.2.10Del Cuaderno de Obra.7.2.11Cronograma de Avance de Obra.7.2.12Del Cumplimiento del Expediente Técnico.7.2.13De las Valorizaciones.7.2.14Plazo de Ejecución de Obra - Ampliaciones de Plazo.

7.3 Terminación y Liquidación de Obra

7.3.1 De la Terminación de la Obra.7.3.2 Transferencia de la Obra - Sostenibilidad del Proyecto.7.3.3 De la Liquidación del Convenio.7.3.4 De la Inauguración de la Obra.

7.4 De las Modificaciones del Proyecto

7.4.1 Deductivos.7.4.2 Modificación Parcial.

8 INFORMES DEL INSPECTOR-RESIDENTE

8.1 Los Informes del Inspector-Residente8.2 Los Pagos al Inspector-Residente

9 LAS SANCIONES PARA EL INSPECTOR-RESIDENTE

9.1 Prohibiciones9.2 Sanciones9.3 Multas9.4 Fondo de Garantía9.5 De las excepciones y situaciones no previstas

4

INDICE DEL ANEXO "FORMATOS"INDICE DEL ANEXO "FORMATOS"

1 PRONUNCIAMIENTO SOBRE COMPATIBILIDAD DE PROYECTO Y FACTIBILIDAD DE EJECUCIÓN.

1-A ACTA DE PARTICIPACION EN CHARLA DE ORIENTACION

2 CRONOGRAMA DE AVANCE DE OBRA VALORIZADO.

3 ACTA DE ENTREGA O DONACION DEL TERRENO.

4 AUTORIZACION DE GASTOS.

5 SOLICITUD DE SEGUNDO DESEMBOLSO.

INFORME DE INSPECTOR-RESIDENTE

6 VALORIZACION DE AVANCE DE OBRA.

6. A. VALORIZACION DE APORTE COMUNAL.

7 RESUMEN DEL ESTADO FINANCIERO.

8 MANIFIESTO DE GASTOS.

9 CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN.

10 CUADRO RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN.

11 HOJA DE TAREO.

12 PLANILLA DE JORNALES.

12 A PLANILLA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO

13 RELACION DE MATERIAL EN CANCHA.

14 ACTA DE TERMINACION DE OBRA.

15 ACTA DE TRANSFERENCIA DE LA OBRA.

16 AUTORIZACION PARA CONSULTAR MOVIMIENTOS BANCARIOS.

17 CUADRO DE SEGUIMIENTO DEL AVANCE DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE CONTROL AMBIENTAL.

18 FICHA MENSUAL DE INSPECCIÓN AMBIENTAL DE PROYECTOS.

19 COSTOS DE LAS MEDIDAS DE CONTROL AMBIENTAL.

20 ACTA DE COMPROMISO DE APORTE DE MANO DE OBRA NO CALIFICADA.

21 RESUMEN DEL AVANCE FISICO-FINANCIERO PARA TRAMITES DE DESEMBOLSO.

22 ACTA DE RENDICIÓN DE CUENTAS FINAL.

23 ACTA VALORIZADA DE SOBRANTES DE OBRA.

5

1 ANTECEDENTES

El Fondo Nacional de Compensación y Desarrollo Social - FONCODES, creado por Decreto Legislativo Nº 657, es un organismo descentralizado, dependiente de la Presidencia de la República, que cuenta con autonomía funcional, económica, financiera, administrativa y técnica. Su objetivo es financiar Proyectos de Inversión Social en todo el país, que sean presentados por: organismos creados por la propia población, como Comunidades Campesinas y Nativas; diferentes Organismos Religiosos asentados en las zonas rurales; Organismos No Gubernamentales; Municipalidades Provinciales o Distritales; Organismos del Estado y, en general, cualquier institución o grupo social que represente a una Comunidad organizada y que busque un beneficio social para ésta.

FONCODES desarrolla en el país todas las actividades de apoyo solidario que la población requiera para superar el estado de pobreza en el que se encuentra. Cuenta con capacidad para ejecutar acciones que permitan: otorgar trabajo temporal y permanente; desarrollar Programas de Salud y Educación; atender situaciones de emergencia; así como ejecutar Proyectos de Infraestructura Social, Económica y de Desarrollo Productivo.

Para realizar el control técnico-administrativo de los Proyectos, FONCODES ha establecido la participación de un agente denominado Inspector-Residente.

2 OBJETIVO

El objeto de esta Guía es establecer las normas y procedimientos que regulan la labor a desarrollar por el Inspector-Residente. Ellas servirán para controlar la ejecución y culminación de los Proyectos de Infraestructura.

3 ALCANCE

Están obligadas al cumplimiento del contenido de la presente Guía las Personas Naturales, contratadas por el Núcleo Ejecutor, para que asuman las funciones del Inspector-Residente de Obras de Infraestructura, ejecutadas por Administración Directa.

3.1 Quién es el Inspector-Residente:

El Inspector-Residente es la Persona Natural contratada por el Núcleo Ejecutor para que ejerza la dirección técnica del Proyecto, de acuerdo al expediente técnico aprobado; y, además los asesore y fiscalice en la administración de los recursos. Es co-responsable con los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor de la correcta utilización de los fondos financiados, de acuerdo a los términos del Convenio y normatividad interna del FONCODES. Cuenta con capacidad técnica-administrativa para ejercer sus funciones de acuerdo a su especialidad y con solvencia moral.

Asimismo, desarrollará labores de capacitación en Convenios que tengan este componente.

6

Esta persona es seleccionada mediante sorteo, de conformidad a las directivas vigentes. En el caso de Proyectos ejecutados bajo la modalidad de Obras por Contrata, a este agente se le denomina Inspector de Proyectos.

3.2 Condiciones para ser Inspector Residente:

a) Sólo podrán ser Inspectores-Residentes las Personas Naturales inscritas en la Lista de Inspectores-Residentes para Núcleos Ejecutores de Convenios Financiados por FONCODES, de cada Oficina Zonal.

b) Debe verificarse que los Inspectores-Residentes no sean agentes observados o vetados por FONCODES.

c) Tener coeficiente disponible.

FONCODES se reserva el derecho de aprobar u observar la participación de los Inspectores-Residentes.

4 DEFINICIONES

Para efectos de la presente Guía se define lo siguiente :

Población Beneficiaria: Población que gozará de los beneficios del Proyecto financiado por FONCODES, que a través de una Asamblea General se constituye en un Núcleo Ejecutor.

Núcleo Ejecutor (N.E.): Población beneficiaria organizada que se ha constituido como tal, para tramitar la solicitud de financiamiento de su Proyecto y, de ser el caso, suscribir el Convenio de Financiamiento; ejecutar el Proyecto según las condiciones establecidas en el Convenio; entregar la Obra a la entidad que se encargará de su operación y mantenimiento; o en su defecto, elegir y organizar un Comité de Administración para tal fin. El Núcleo Ejecutor tiene capacidad Jurídica (D.S.015-96-PCM).

Organo Representativo del Núcleo Ejecutor: está compuesto por cuatro miembros que residen en el lugar no tienen parentesco entre sí, y son denominados Presidente, Tesorero, Secretario y Fiscal. Deben saber leer y escribir y tener solvencia moral comprobada. Se recomienda que de preferencia no ejerzan cargos públicos (Alcalde, Gobernador, Teniente Alcalde, Regidor, etc.).

Proyectista: profesional colegiado, de especialidad afín al Proyecto, quien elabora y suscribe el Expediente Técnico Integral a ejecutarse. Es responsable que el Proyecto sea compatible con el terreno propuesto y con la realidad geográfica y social del lugar. Estará a cargo de los trámites necesarios hasta su aprobación por FONCODES.

Contratista: Persona Natural o Jurídica especializada en la construcción de obras civiles, distinta al Inspector-Residente. Debe estar inscrito en la lista de Contratistas para Núcleos Ejecutores de proyectos financiados por FONCODES, de la Oficina Zonal, seleccionado de acuerdo a normas vigentes, y contratado por el Núcleo Ejecutor luego de Concurso Privado de Precios. Su

7

contratación debe ser previamente aprobada por FONCODES.

Supervisor de Proyectos: Profesional contratado por FONCODES para que en su representación efectúe el control y seguimiento de la ejecución técnico-administrativa de los convenios que se le asignen, acordes a su especialidad, verificando el cumplimiento de las obligaciones de los diferentes agentes que participan en dicha ejecución.

Cuenta Bancaria Conjunta: modalidad que exige FONCODES para el manejo de los fondos que financia. Para la utilización de los mismos, es necesaria la firma de dos de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor (Presidente y Tesorero) y del Inspector-Residente.

Autorización de Gastos: documento de uso obligatorio, mediante el cual los representantes del Núcleo Ejecutor, por lo menos dos de ellos (con excepción del Tesorero), con el visto bueno del Inspector-Residente y del Supervisor de Proyectos, aprueban previamente los gastos, según la Programación de Gastos establecida. En mérito a la Autorización de Gastos se procede al retiro de fondos de la cuenta bancaria y/o el giro de cheques por parte del Tesorero, Presidente e Inspector-Residente. Con la Autorización de Gastos se controla que los retiros respondan a la lista de "INSUMOS" del Expediente Técnico y necesidades inmediatas del Proyecto.

Administración Directa: modalidad de ejecución del Proyecto a ser empleada cuando el Costo de Obra sea igual o inferior del equivalente de sesenta mil dólares americanos (US$ 60,000). Los representantes del Núcleo Ejecutor, convenientemente asesorados por el Inspector-Residente, adquieren directamente todos los materiales, insumos y servicios (alquileres de equipos, honorarios, etc.) y pagan toda la Mano de Obra y los servicios necesarios para la ejecución del Proyecto. Asimismo, coordinarán con la población beneficiaria todas las faenas comunales que sean necesarias para apoyar a la ejecución del Proyecto.

Obras por Contrata: modalidad de ejecución del Proyecto a ser empleada cuando el Costo de Obra supere el equivalente a sesenta mil dólares americanos (US$ 60,000). Los miembros del Organo representativo del Núcleo Ejecutor, asesorados por el Inspector y FONCODES, realizan un Concurso Privado de Precios, de acuerdo a las normas vigentes y contratan a la empresa o al profesional que ejecutará la Obra. Previamente, FONCODES debe otorgar su No Objeción al proceso del Concurso.

Expediente Técnico Integral: conjunto de documentos que se requiere para la ejecución de una Obra, comprende básicamente: resumen del Proyecto, memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos, metrados, presupuesto base, análisis de precios unitarios y documentos específicos y sociales según el tipo de proyecto. La ejecución del Proyecto debe ceñirse estrictamente a lo previsto en el Expediente Técnico Integral.

Presupuesto de Financiamiento: documento técnico elaborado por FONCODES, en el cual se consigna un resumen del financiamiento otorgado, incluye el costo directo de Obra, gastos generales, gastos de inspección, gastos de pre-inversión, gastos de supervisión, gastos de liquidación, gastos

8

de capacitación, etc.

Presupuesto de Obra: documento técnico revisado y aprobado por FONCODES, con indicación de los metrados y precios unitarios por partidas, de tal forma que se establezca el costo directo de Obra para obras por Administración Directa. En Obras por Contrata, sólo tiene carácter referencial.

Cronograma de Avance de Obra Valorizado: documento que, dentro del plazo de ejecución del Proyecto, indica la programación mensual valorizada de la ejecución de la Obra. Adicionalmente, indica las actividades de recepción de Desembolsos, plazo de ejecución, fecha de inicio de obra y fecha de término de obra.

Jornal FONCODES: jornal por día efectivo trabajado, establecido por FONCODES, para el pago de Mano de Obra calificada y no calificada de los Proyectos que financia.

Es diferente al fijado para el régimen de construcción civil vigente. Este jornal se precisa en los Convenios de Financiamiento.

Liquidación y Rendición Final de Cuentas: conjunto de documentos que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor e Inspector-Residente deben presentar a FONCODES, dentro de los quince días posteriores a la culminación del Proyecto, para demostrar la correcta utilización de los recursos recibidos (Valorización Final, Manifiesto de Gastos, Actas de Terminación y Transferencia, etc.).

Coeficiente de Participación : el Coeficiente de Participación del Inspector-Residente, sirve para controlar el número máximo de obras que puede tener a su cargo y señala el grado de compromiso a que está obligado en el desempeño de su labor. Representa el número (mínimo) de días que debe de dedicarle mensualmente a cada obra. La fracción está expresada respecto a veinticuatro (24) días útiles por mes. Cuando la sumatoria de Coeficientes de Participación que le han sido asignados alcanza la unidad (1.00), significa que está cubierta su capacidad operativa, no pudiendo hacerse cargo de más obras.

5 INCOMPATIBILIDAD DE LABORES

Es incompatible el ejercicio simultáneo de funciones del Inspector-Residente con las de Contratista, Evaluador de Proyectos, Supervisor de Proyectos e Inspector - Interventor.

Si su coeficiente lo permite podrá realizar actividades de Proyectista, pero en ningún caso el Proyectista podrá ser Inspector-Residente o Contratista de su Proyecto.

6 OBLIGACIONES DEL INSPECTOR-RESIDENTE PARA OBRAS POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA.

El Inspector Residente, para el caso de Obras por Administracion Directa, es el responsable de ejercer la Direccion Tecnica de la Obra , para lo cual debe ceñirse estrictamente a lo previsto en el Expediente Técnico Integral.

9

De las Principales Obligaciones del Inspector-Residente

6.1 Conocer perfectamente los términos del Convenio de Financiamiento, el Expediente técnico de la Obra y la normatividad de FONCODES que corresponda.

6.2 Verificar la compatibilidad de los documentos del Expediente Técnico entre sí y del Proyecto en general con el terreno donde se ejecutará y emitir el Pronunciamiento de Compatibilidad y Factibilidad de ejecución

6.3 Conocer todos los aspectos relacionados con la implementación y desarrollo del Convenio, asesorar a los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, especialmente en lo referido a la programación y manejo de Cuentas, contratos y otros.

6.4 Abrir las Cuentas Bancarias conjuntamente con el Presidente y Tesorero del Núcleo Ejecutor. Su facultad de firma para manejo de cuentas es exclusivamente con fines de fiscalización, no de operatividad.

6.5 Asistir y dedicarle a la Obra, como mínimo, el tiempo que le corresponda de acuerdo al Coeficiente de Participación asignado, según Presupuesto de Financiamiento.

6.6 Ejercer la Dirección y el control técnico del Proyecto de acuerdo al Expediente Técnico aprobado por FONCODES, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para culminar la Obra en el plazo previsto. Será responsable del atraso o paralización injustificada de la obra así como de la calidad de la misma. Así mismo, debe recomendar las pruebas de control que sean necesarias.

6.7 Controlar, valorizar e informar sobre los aportes de la Comunidad, en especial sobre el cumplimiento del porcentaje obligatorio de Mano de Obra no calificada. (Ver Formato 06A)

6.8 Fiscalizar que los recursos que entrega FONCODES se usen única y exclusivamente para la ejecución del Proyecto motivo del financiamiento y que el manejo de las cuentas bancarias se realice de acuerdo a las Autorizaciones de Gastos.(Formato 04)

6.9 Devolver junto con el Núcleo Ejecutor, bajo responsabilidad penal, el desembolso dado por FONCODES si se constata que la Obra gestionada se encuentra ya terminada con fuentes de financiamiento distintas a FONCODES.

6.10 Participar en la entrega o donación del terreno y suscribir el Acta respectiva, previa verificación de su libre disponibilidad y servidumbre del uso.

6.11 Abrir el Cuaderno de Obra respectivo, el que deberá ser legalizado notarialmente o ante Juez de Paz.

6.12 Elaborar oportunamente, en los primeros tres (03) días, por cada

10

desembolso recibido de FONCODES, el listado de insumos que requiere la Obra.

6.13 Cautelar la cantidad de materiales, Mano de Obra y servicios, necesarios para garantizar el cumplimiento del "Cronograma de Avance de Obra", y la continuidad de los trabajos hasta la terminación y entrega de la Obra.

6.14 Cautelar que el personal que labora en el Proyecto sea en el número y especialidad previstos en el Expediente Técnico, así como que los jornales pagados sean los señalados en el Convenio.

6.15 Implementar las medidas de control ambiental. Identificar posibles impactos ambientales durante la ejecución de obras y establecer las medidas de control ambiental respectivas.

6.16 En coordinación con el Núcleo Ejecutor, solicitar oportunamente a FONCODES el giro de los desembolsos pendientes, teniendo como requisitos los indicados en el punto 7.2.5.2.

6.17 Elaborar las Rendiciones de Cuentas, tanto mensuales como la final, y en coordinación con el Núcleo Ejecutor presentar mensualmente a FONCODES, dentro del plazo y normas establecidas, la documentación que sustente los gastos.

6.18 Presentar, dentro del plazo y las normas establecidas, los informes mensuales a FONCODES y la Liquidación respectiva.

6.19 Suscribir el Acta de Terminación de la Obra.

6.20 Elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada y, de ser el caso, los planos de replanteo de la obra realmente ejecutada.

6.21 Asesorar al Núcleo Ejecutor para la oportuna transferencia de la Obra al ente que se encargará de su operación y mantenimiento y suscribir el Acta correspondiente, según lo indicado en el punto 7.3.2.

6.22 Proporcionar toda la información y facilidades necesarias para la labor de supervisión a cargo de los representantes de FONCODES y/o de Organismos Internacionales cooperantes debidamente acreditados.

6.23 En Obras por Contrata, el Inspector deberá participar en todos los actos previos y durante el Acto de Concurso.

6.24 Promover la participación de la mujer, registrando esta participación durante el proceso de ejecución de Obra y en las Juntas Administradoras de Servicios.

6.25 Deberá asistir con carácter obligatorio ante cualquier citación por FONCODES, para actualización, capacitación o coordinación correspondientes

6.26 En adición a las actividades de inspección del proyecto, desarrollará la

11

capacitación en los aspectos técnicos de la obra (operación y mantenimiento), según corresponda a proyectos de sistema de agua potable, pozos artesanales (con bombas manuales), sistemas de desagüe, letrinas y pequeños sistemas de riego.

6.27 Mensualmente hará llegar al Coordinador Zonal de Capacitación el informe correspondiente, sobre los modulos de capacitacion concluidos debiendo previamente contar con la conformidad del Presidente del Núcleo Ejecutor, mediante la visación respectiva en el informe; y

6.28 Asimismo, concluida la capacitación formulará el informe final correspondiente, el que hará llegar al Coordinador Zonal de capacitación, previa visación del Presidente del Núcleo Ejecutor.

6.29 Las demás funciones señaladas en la presente Guía.

INSPECTOR PARA OBRAS POR CONTRATA.

En el caso de Ejecución de Obras bajo la modalidad de Contrata, no se utiliza la denominación Inspector Residente, sino la de Inspector de Proyectos. En las Obras por Contrata la Dirección Técnica está a cargo del contratista. Las Obligaciones del Inspector están previstas en los numerales anteriormente señalados, salvo las siguientes modificaciones:

6.4. Abrir las Cuentas Bancarias (de la administración y manejo de fondos) mencionadas en las Guías de Obras por Contrata según numeral 4.2. Su facultad de firma para manejo de cuentas es exclusivamente con fines de fiscalización, no de operatividad.

6.6 Ejercer el control técnico del Proyecto de acuerdo al Expediente Técnico aprobado por FONCODES, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas con el objeto de culminar la Obra en el plazo previsto y calidad adecuada. Así mismo, debe recomendar las pruebas de control que sean necesarias.

El Inspector podrá ordenar que se retiren de la obra, por cuenta del Contratista, los materiales que hayan sido rechazados por mala calidad o incumplimiento de las especificaciones técnicas correspondientes.

6.12 La programación de gastos y solicitud de fondos se realizará según lo señalado en la Guía de Obras por Contrata numeral 4.4.

6.17 En coordinación con los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y contratista, solicitar oportunamente a FONCODES el giro de los desembolsos pendientes, teniendo como requisitos los indicados en el punto 7.2.5.2.

6.18 Elaborar las valorizaciones según Guía de Obras por Contrata como se indica en el numeral 4.8.

6.20 - 6.21 De la Recepción de las obras y de su Liquidación se normará según el numeral 4.14 de la Guía de Obras por Contrata.

12

6.28 Las demás funciones señaladas en la Guía de Obras por Contrata

7 PROCEDIMIENTOS DURANTE EL CICLO DEL PROYECTO

7.1 ANTES DEL INICIO DE LA OBRA

* Aspectos Administrativos:

7.1.1 Requisitos para la Suscripción del Convenio.

En la visita de compatibilidad el Inspector-Residente deberá presentar al Supervisor de Proyectos los siguientes documentos:

1. Pronunciamiento de Compatibilidad y Factibilidad de Ejecución suscrita por el Inspector-Residente.(Formato Nº 01).

2. Cronograma de Avance de Obra Valorizado.(Formato Nº 02).

3. Copia de la Programación de Gastos, en base al listado de insumos a adquirir con el primer desembolso.

4. La relación suscrita del personal técnico-administrativo.

5. Acta de determinación y Compromiso de Aporte de Mano de Obra no calificada total, suscrita en la Asamblea Comunal, realizada en la Visita de Compatibilidad, y legalizada por Notario, Juez de Paz o Autoridad(es) Local(es). (Formato Nº 20).

6. Copia del Acta de Entrega o Donación del Terreno. (Formato Nº 03)

El Supervisor de Proyectos al encontrar conforme el proceso y los requisitos de compatibilidad, comunicará de inmediato a los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y al Inspector-Residente para que en un plazo de 07 días como máximo firmen el Convenio de Financiamiento respectivo en la Oficina Zonal y el contrato entre los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector-Residente.

En caso de existir incompatibilidad que de mérito a sólo una modificación parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, se suscribirá el Convenio pero la cuenta bancaria se mantendrá o será bloqueada, según sea el caso. Los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector-Residente entregarán al Supervisor de Proyectos una solicitud de aprobación de las modificaciones necesarias, adjuntando la propuesta del Inspector-Residente para hacer viable el proyecto. Dicha propuesta debe respetar la meta inicialmente aprobada y de ser el caso considerar una inversión mínima que garantice la operatividad del Proyecto.

Luego que FONCODES autorice, mediante Addenda, la modificación parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, los

13

miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor e Inspector-Residente presentarán, en un plazo máximo de 03 días, como condición para el inicio de obra y desbloqueo de cuentas bancarias, lo siguiente:

Cronograma de Avance de Obra valorizado (Formato Nº 02 de la Guía del Inspector-Residente).

Programación de gastos. Relación del personal Técnico-Administrativo. Copia del Acta de compromiso de Aporte de la mano de obra no

calificada (Formato Nº 20 de la Guía del Inspector-Residente). Copia del Acta de entrega o donación del Terreno (según lo

especificado en el Formato Nº 03 de la Guía del Inspector-Residente).

Cuaderno de Obra legalizado y copia del folio donde consta la legalización.

Copia de la autorización para consultar movimientos bancarios del Núcleo Ejecutor a favor del Supervisor de Proyectos (donde conste el sello de recepción del Banco) Formato Nº 16 de Guía del Inspector-Residente.

Copia legible de la Libreta de Ahorros o Estado de cuentas emitido por el Banco.

7.1.2 Entrega del Primer Desembolso.

Luego de haberse aprobado el financiamiento y realizada la visita de Compatibilidad del Proyecto con la documentación indicada en el punto anterior (7.1.1.), los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector Residente se constituirán a la Oficina Zonal a recibir la Charla de orientacion Técnico Legal, la misma que constara en el Acta correspondient (Formato N 1-A de la presente Guia), luego del cual procederan a firmar el Convenio, recabar el Expediente Técnico y el desembolso en cheque o instrucciones del depósito de cuenta.

7.1.3 De las Cuentas Bancarias.

7.1.3.1 Apertura de Cuentas del Núcleo Ejecutor

El Presidente, Tesorero y el Inspector-Residente en un plazo máximo de dos (02) días a partir de la suscripción del convenio y recepción del cheque del primer desembolso, deberán realizar las siguientes actividades:

Con el cheque correspondiente y copia del convenio de financiamiento, entregados por FONCODES abrirán una (01) cuenta de ahorros, en su calidad de únicos titulares de la cuenta; en una entidad autorizada por la Superintendencia Nacional de Banca y Seguros y aprobada por FONCODES.

Dicha Cuenta de Ahorros será en moneda nacional y tendrá la denominación que se indica en el convenio, es

14

decir, estarán a nombre del Núcleo Ejecutor del proyecto financiado y tendrán el carácter de “Cuenta conjunta”. Para cualquier retiro de fondos será indispensable la presencia y las firmas de los tres (03) titulares de la cuenta.

Opcionalmente y para facilitar el manejo de los fondos mediante cheques, especialmente en lo referente a pagos de los proveedores podrán abrir una cuenta corriente en moneda nacional.

Los fondos provendrán de la primera cuenta y su transferencia y uso, serán respaldados mediante la “Autorización de Gastos”.

Entregar al Supervisor del Proyecto u Oficina Zonal:

Copia legible de la libreta de Ahorros o Estado de cuenta emitida por el Banco o Entidad Financiera.

Copia de la Autorización para consultar y obtener reportes de las Cuentas Bancarias, a favor del Supervisor de Proyectos donde conste el sello de recepción del Banco (Formato 16).

Presentar cuaderno de Obra debidamente legalizado.

FONCODES, a través del Jefe Zonal, tiene la facultad de bloquear las cuentas en caso de indicios de irregularidades y/o incumplimiento a lo indicado en el Convenio.

7.1.3.2 Cuentas Habilitadas con Transferencia Directa de Fondos:

Se regirán por las instrucciones que FONCODES entregará en su oportunidad.

Deberán cumplir con entregar al Supervisor del Proyecto u Oficina Zonal los documentos indicados al respecto en el ítem 7.1.3.1.

7.1.3.3 Obras por Contrata:

En el caso de Obras por Contrata, regirse por lo indicado en la norma respectiva.

7.1.3.4 Intereses

Los intereses generados por la cuenta de ahorros, se invertirán de la siguiente manera:

En Obras por Administración Directa, se invertirán en la Obra, con el único fin de mejorarla, previa autorización del

15

Supervisor de Proyectos, vía cuaderno de obra. Todo gasto será coherente con la línea de inversión aprobada. No se podrán adquirir bienes de capital.

De no requerirse su uso en obra deberá ser devuelto a FONCODES, mediante Cheque de Gerencia.

En Obras por Contrata, la inversión de los intereses generados en la cuenta bancaria será coordinada y autorizada previamente por escrito por FONCODES. Los intereses podrían ser invertidos en trabajos que permitan asegurar la operatividad de la Obra, previa solicitud de autorización, en caso contrario deberán ser devueltos mediante cheque de Gerencia a FONCODES.

7.1.3.5 Está terminantemente prohibido:

Abrir subcuentas, adicionales a las autorizadas en los ítems 7.1.3.1 y 7.1.3.2.

Abrir cuentas con distinta denominación a la que establece el convenio, menos aún a título personal.

Delegar el manejo de cuentas en favor exclusivamente de terceros. Igualmente el Inspector-Residente está impedido de aceptar tal delegación.

El incurrir en cualquiera de estas prohibiciones, constituirá motivo de cambio, veto, sanciones indicadas en la presente Guía y términos de referencia del Contrato e indicio razonable de comisión de delito que podrá ser denunciado judicialmente.

7.1.4 De la Programación y Autorización de Gastos del Primer Desembolso.

7.1.4.1 A partir de la suscripción del Convenio, el Inspector-Residente elaborará la Programación de Gastos para cada desembolso en los tres (03) días de recepcionados éstos, en función al listado de insumos del Expediente Técnico, el Cronograma de Avance de Obra Valorizado vigente y de acuerdo al avance que se espera alcanzar con cada desembolso. Esta Programación debe ser verificada por el Supervisor del Proyecto, quien la visará en señal de conformidad.

Obras por Administración Directa: para un mejor control, es conveniente que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, asesorados por el Inspector-Residente, obtenga y presente al Supervisor de Proyectos un mínimo de 03 cotizaciones de los materiales de mayor incidencia en el Presupuesto y del alquiler de maquinarias, a fin de adecuarse a los precios aprobados en el Presupuesto. Las cotizaciones deberán ser de establecimientos consolidados y cercanos a la Obra, con el

16

objeto que el Supervisor de Proyectos pueda verificar estas cotizaciones.

Las copias de cada Programación de Gastos, y de ser el caso las cotizaciones, deberán adjuntarse al informe de inspección.

7.1.4.2 En base al listado de insumos por adquirir de la Programación de Gastos y a las cotizaciones, los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor elaborarán las respectivas Autorizaciones de Gasto (según Formato 04), para que los retiros del banco se realicen en forma oportuna y obedezcan a gastos específicos, inmediatos y previamente aprobados.

7.1.4.3 Corresponde al Inspector-Residente controlar que los gastos se ejecuten previa emisión de la Autorización de Gastos. Deberán contar con las firmas requeridas de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor (en estricta sujeción a los montos detallados en el Presupuesto de Financiamiento). En caso contrario, no debe suscribir los documentos para el retiro de fondos.

El Inspector-Residente, podrá observar una Autorización de Gasto cuando alguno(s) de los pagos o retiros autorizados por los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, no estén debidamente justificados, debiendo rehacerse esta autorización.

Toda autorización de Gastos deberá contar con el VºBº del Inspector-Residente y del Supervisor del Proyecto, previo al retiro del dinero y ejecución del gasto.

7.1.4.4 El Inspector-Residente verificará y cautelará que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor realicen el pago de la Mano de Obra de acuerdo a los JORNALES FONCODES, señalados en el Convenio de Financiamiento respectivo, controlando que el pago se realice por cada "día efectivamente trabajado" y en forma oportuna.

El control y pago deberán efectuarse respetando los formatos de las Hojas de Tareo y Planilla de Jornales. Formatos 11 y 12)

7.1.5 Aporte Comunal.

7.1.5.1 Después de la Visita de Compatibilidad, el Núcleo Ejecutor realizará una Asamblea General en la que precisarán la forma y oportunidad en la que cumplirán con proporcionar el aporte comunal gratuito a que se han comprometido. Deberá suscribirse un Acta y legalizarse por un Notario, Juez de Paz y/o Autoridad(es) Locales.

17

El Inspector-Residente deberá certificar el cumplimiento del total del Aporte Comunal gratuito, de preferencia antes del inicio de la Obra o a más tardar como requisito a la solicitud del Segundo Desembolso.

Para ello tendrá en cuenta el monto considerado en la ficha FES, en el punto “J” Costo y Financiamiento del Proyecto, y las partidas comprometidas para el aporte.

En Obras por Contrata, el Aporte Comunal deberá realizarse según cronograma de ejecución, y preferentemente previo a la solicitud del Segundo Desembolso.

7.1.5.2 El aporte comprometido de los pobladores con Mano de Obra gratuita, mediante Faenas Comunales, así como todo aporte adicional, debe ser cuantificado por el Inspector-Residente tanto en "Obras por Administración Directa" como en "Obras por Contrata". Ello lo anotará en el Cuaderno de Obra, el cual será revisado y aprobado por el Supervisor de Proyectos. Dicho aporte deberá informarse mensualmente en la valorización de aporte comunal, en el Formato Nº 6A.

El aporte podrá considerarse dentro de los siguientes conceptos: Terreno, Equipo, Infraestructura, Instalaciones, Herramientas, Materiales de Construcción, Otros Materiales, Mano de Obra, Transporte o Traslado, etc. Para el caso de Mano de Obra deberá sustentarse mediante la “Planilla de Jornales del aporte comunal cuantificado” (Formato 12-A)

* Aspectos Técnicos:

7.1.6 De la Revisión y Compatibilidad del Expediente Técnico.

Luego de la aprobación del Expediente por parte de FONCODES, el Inspector-Residente recibirá una copia de éste y revisará minuciosamente la Memoria Descriptiva , Especificaciones Técnicas y planos de ejecución, conformantes del Expediente Técnico del Convenio, con la finalidad de verificar su compatibilidad entre sí , la funcionalidad del Proyecto a ser ejecutado y su compatibilidad con el terreno. Así también debe revisar el Presupuesto de Financiamiento, la Declaración Jurada del Proyectista y Declaración Jurada del Evaluador del Proyecto. Antes de la suscripción del Convenio de Financiamiento, obligatoriamente los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector-Residente (juntos con el Supervisor de Proyectos) efectuarán la primera visita oficial al terreno, a fin de verificar la compatibilidad de los componentes del Expediente Técnico Integral entre sí, y de éste con el estado real del terreno, ubicación, tipo de suelo, puntos de abastecimiento, existencia de obras previas y otros. De acuerdo a ello, el Inspector-Residente

18

emitirá el "Pronunciamiento sobre Compatibilidad de Proyecto y Factibilidad de Ejecución" (Formato Nº 01) pronunciándose e informando a FONCODES sobre :

a) Si la Obra motivo de Convenio se encuentra parcialmente ejecutada, certificará que la financiación no incluye las partidas ejecutadas o de lo contrario procederá a calcular el deductivo, responsabilizándose conjuntamente con los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor a realizar la devolución del monto que no corresponda.

En el caso que el Proyecto fuera Mejoramiento, Ampliación o Finalización de Infraestructura ya existente, el Inspector-Residente informará a FONCODES sobre el estado actual de la misma (avance ejecutado) y efectuará una valorización inicial de lo que realmente falta para alcanzar la meta del Proyecto, comparándolo con el Presupuesto de Financiamiento aprobado.

b) Si la Obra motivo de financiamiento estuviera totalmente ejecutada, o en ejecución con fuentes de financiamiento (otras instituciones) distintas a FONCODES, informará inmediatamente de ello y de la procedencia del financiamiento, a fin de que se anule la aprobación del mismo.

c) Si el Expediente Técnico aprobado es compatible con la situación real del terreno donde se ejecutará el Proyecto, considerando la ubicación de los servicios (agua, electricidad, desagüe, vías de comunicación), naturaleza del suelo, etc.

c) Si las partidas y metrados del Presupuesto concuerdan con los Planos del Expediente Técnico y si las Especificaciones Técnicas se encuentran de acuerdo a las partidas del Presupuesto.En caso de existir incompatibilidad que de mérito a una modificación parcial del Proyecto y/o del costo del mismo, se seguirá el procedimiento establecido en el numeral 7.1.1.

En Obras por Contrata, el Pronunciamiento sobre la Compatibilidad y la Factibilidad de Ejecución del Proyecto se efectuará antes del Concurso de Precios.

En caso de "no ser procedente" la ejecución de la Obra o presentar significativas modificaciones al Proyecto y/o del costo del mismo, el Inspector-Residente debe realizar un informe sustentando su decisión, y de considerarlo pertinente, acompañará su Propuesta para hacer viable la Obra. FONCODES procederá a anular el Convenio aprobado según la normatividad vigente.

7.1.7 Cronograma de Avance de Obra.

7.1.7.1 El Inspector-Residente elaborará y actualizará el “Cronograma de Avance de Obra Valorizado” del Proyecto, en función a la fecha de Inicio de Obra, (de acuerdo a

19

7.2.8) y al plazo aprobado en el Convenio, según el monto financiado.

Asimismo, actualizará el “Cronograma de Avance de Obra Valorizado” en caso de atraso de obra, a fin de buscar la reprogramación de actividades que permita el cumplimiento del plazo establecido inicialmente en el convenio. El Inspector Residente obligatoriamente cautelará el cumplimiento del Cronograma de Avance de Obra Valorizado.

7.1.7.2 El Cronograma de Avance de Obra Valorizado, elaborado según modelo establecido (Formato Nº 02), constituirá un imprescindible instrumento de gestión y control del Proyecto.

7.1.8 De la Evaluación del Impacto Ambiental.

El Inspector-Residente es responsable de la aplicación de las Medidas de Control Ambiental para evitar y/o minimizar los posibles efectos negativos que la construcción de obras genere sobre su medio ambiente. Tendrá especial cuidado en la ejecución de obras de Saneamiento Básico, Pequeños Proyectos de Riego y obras Viales.

Deberá estar perfectamente informado de la evaluación realizada al respecto y que consta en la ficha de Evaluación Ambiental y la FES del Proyecto a su cargo. Asimismo, de las normas específicas de protección al Medio Ambiente correspondientes al tipo de Obra en la que es Inspector-Residente. Coordinará permanentemente con el Supervisor de Proyectos y la Oficina Zonal de FONCODES.

El Inspector-Residente identificará, implementará y propondrá las correspondientes Medidas de Control Ambiental, informando mensualmente el grado de avance de las mismas utilizando el Formato Nº 17: “Cuadro Seguimiento del Avance de la Implementación de Medidas de Control Ambiental”, el Formato N° 18 “Ficha Mensual de Inspección Ambiental“ y el Formato N° 19 “Costos de las Medidas de Control Ambiental”.

7.2 INICIO DE OBRA Y EJECUCION

* Aspectos Administrativos:

7.2.1 De la Difusión e Información del Convenio entre la Población Beneficiaria.

7.2.1.1 Al inicio de Obra, el Inspector-Residente y los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, mediante Asamblea, informarán a la población beneficiaria todo lo concerniente al resultado del Proyecto solicitado y aprobado por FONCODES, a fin que conozcan las metas a conseguirse con el financiamiento otorgado y los

20

beneficios y obligaciones que ello conlleva.

7.2.1.2 Durante la ejecución de Obra, el Inspector-Residente deberá controlar y exigir que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, específicamente el Presidente, convoque mensualmente a Asamblea General para informar sobre los avances y gastos del Proyecto, así como de los cambios de representantes del Núcleo Ejecutor y otros asuntos de interés de la población. Asimismo, deberá asistir a las Asambleas y absolver las consultas de la población. Los documentos informativos del desarrollo del proyecto deberán ser publicados en un lugar visible, de fácil acceso a la población.

7.2.2 De la Adquisición de Materiales, Herramientas y Equipo Menores en Obras por Administración Directa.

7.2.2.1 El Inspector-Residente deberá cautelar que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor realicen las adquisiciones de materiales de acuerdo a la Programación de Gastos presentada y, como máximo, en los primeros quince (15) días de suscrito el convenio.

De preferencia todas las adquisiciones se realizarán localmente.

7.2.2.2 El Inspector-Residente cautelará estrictamente y bajo responsabilidad que las adquisiciones de un mismo material se efectúen de acuerdo a las siguientes modalidades:

Directamente, de preferencia, en función a las cotizaciones generales presentadas: si el monto total del insumo en el Presupuesto es igual o menor que el equivalente a veinticinco mil dólares americanos (US$.25,000.00).

Mediante tres (03) cotizaciones específicas, como mínimo: si el monto total del insumo en el presupuesto es mayor al equivalente de veinticinco mil dólares americanos (US$ 25,000.00)

Para determinar la modalidad de adquisición, se considerará la cantidad y el costo total de cada material necesario para la ejecución del Proyecto hasta su culminación.

7.2.2.3 Respecto a la adquisición y/o alquiler de herramientas y equipos, considerados específicamente en el Convenio, el Inspector-Residente cautelará estrictamente y bajo responsabilidad, que se realicen de acuerdo a las siguientes modalidades:

Directamente (preferentemente en función a las

21

cotizaciones generales presentadas): si el monto es igual o menor que el equivalente de diez mil dólares americanos (US$.10,000.00).

Mediante tres (03) cotizaciones específicas, como mínimo: si el monto es mayor que el equivalente de diez mil dólares americanos (US$ 10,000.00).

Para los efectos de determinar la modalidad de adquisición y/o alquiler: se considerará el costo total de cada equipo o herramienta necesario para la ejecución del Proyecto hasta su culminación.

7.2.2.4 El pago por la adquisición de materiales, o alquiler de equipo y/o herramientas, deberá hacerse contra entrega del bien, recibiendo el comprobante de pago respectivo. Esta prohibido efectuar pagos adelantados o a cuenta.

Sólo en casos especiales se efectuará pagos a cuenta. Previamente se debe obtener las garantías necesarias para la entrega oportuna del bien o cumplimiento del servicio (Carta Fianza o Cheque de Gerencia). Estos casos deberán ser informados al Supervisor de Proyectos y esperar autorización escrita vía Cuaderno de Obra.

7.2.2.5 Para el control de los materiales, herramientas y equipos menores, el Inspector-Residente fiscalizará el Cuaderno de Almacén en el que se registrarán los respectivos ingresos y salidas de acuerdo a lo indicado en los modelos del Cuadro "Movimiento Diario de Almacén" y Cuadro "Resumen del Movimiento de Almacén".(Formatos 09 y 10)

Para poder visualizar fácilmente el movimiento de almacén es conveniente llevar independientemente un control por cada material.

7.2.3 Del Pago de los Gastos Generales.

El Inspector-Residente deberá controlar que el pago mensual al Maestro de Obra se realice en proporción al avance de Obra, valorizado en el mes siempre y cuando haya cumplido con su coeficiente de participación.

En Obras por Contrata los pagos se realizarán según lo establecido en la Guía respectiva.

7.2.4 Del Registro y Custodia de los Documentos Sustentatorios.

7.2.4.1 El Inspector-Residente deberá verificar y exigir que el Tesorero obtenga los comprobantes de pago, boletas de venta, recibo por honorarios profesionales etc., correspondientes a los gastos autorizados, tan pronto se

22

efectúe la adquisición del bien o el pago del servicio. Estos deben realizarse con un máximo de 5 días hábiles contados a partir de la suscripción de la Autorización de Gastos, caso contrario deberá notificar al Tesorero.

7.2.4.2 Cuando no sea posible obtener comprobantes de pago, ello será motivo de una Declaración Jurada de los miembros del Núcleo Ejecutor e Inspector-Residente. La comprobación de falsedad en dicha declaración es sancionada. Preferentemente, para gastos de materiales extraídos de la zona, deberá contar con la firma de una autoridad local.

7.2.4.3 El Inspector-Residente verificará que todo comprobante de pago o Declaración Jurada que se reciba cumpla con los requisitos que exige el Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT, y que el tipo de negocio corresponda con el servicio brindado.

7.2.4.4 El Inspector-Residente verificará que el Tesorero del Núcleo Ejecutor se encargue del registro inmediato de los documentos justificatorios del gasto en el Manifiesto de Gastos. Mensualmente entregará, adjunto a su informe, copia del mismo al Supervisor de Proyectos.

7.2.4.5 El Inspector-Residente y los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor visarán la documentación sustentatoria del gasto, la que deberá estar a disposición del Supervisor de Proyectos, de los Representantes acreditados de las entidades fiscalizadoras o de control y de las Organizaciones de Cooperación Internacional, las veces que sea requerida.

7.2.4.6 El Inspector-Residente exigirá, en todos los casos, que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor custodien y conserven, además, la copia del Convenio de Financiamiento, el contrato del Núcleo Ejecutor con el Inspector-Residente, el Expediente Técnico, el Libro de Actas, Cuaderno de Almacén, copia de las solicitudes de desembolso, copia de los informes emitidos, las comunicaciones recibidas de parte de FONCODES o del Supervisor de Proyectos y toda la documentación relacionada con el Proyecto.

En Obras por Contrata, se cumplirá lo anteriormente mencionado a excepción del Cuaderno de Almacén y el Contrato Núcleo Ejecutor - Inspector-Residente, que se sustituirá por el Contrato con Núcleo Ejecutor - Inspector de Proyectos.

7.2.5 Solicitud de Desembolso en Obras por Administración Directa.

23

7.2.5.1 El Inspector-Residente es el responsable de la oportuna presentación de la solicitud del (los) Desembolso(s) siguiente(s).

Juntamente con el Núcleo Ejecutor, deberá gestionar ante FONCODES, el Desembolso siguiente, inmediatamente después que se cumplan estas condiciones:

a) Se hayan realizado gastos por el sesenta por ciento (60%) del último Desembolso recibido.

b) Para solicitar el Segundo Desembolso se haya realizado por lo menos un avance físico equivalente al 15% del presupuesto total, el que no podrá ser menor al 75% del avance programado (a la fecha de la solicitud) en el Calendario de Avance de Obra Actualizado.

c) La fecha de presentación de la solicitud de Segundo Desembolso será como máximo a los 60 días de recibido el Primer Desembolso o al 50% del plazo de ejecución del proyecto, lo que ocurra primero.

7.2.5.2 Los documentos necesarios para solicitar el Segundo Desembolso son:

1. Solicitud de Desembolso (según Formato Nº 05).2. .Formato de Avance Físico - Financiero de la obra, el que

tendrá carácter de Declaración Jurada. (Formato Nº 21).3. Presentar fotocopia de toda la documentación

sustentatoria de los gastos efectuados a la fecha, cumpliendo con todos los requisitos, especialmente los tributarios.

7.2.5.3 En caso que un Proyecto tuviera más de dos Desembolsos, para acceder a los saldos, el Inspector-Residente y los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor deberán rendir cuenta del sesenta por ciento (60%) del último Desembolso y completar el cien por ciento (100%) de los Desembolsos precedentes. Igualmente deberá haberse logrado el 75% del avance programado a la fecha de solicitud.

7.2.5.4 El Inspector-Residente dará las facilidades para que el Supervisor evalúe en el campo el contenido de la documentación que sustente la información, contenida en el Formato de Avance Físico - Financiero de la obra. El Inspector Residente verificará previamente que el Tesorero mantenga ordenados los comprobantes de pago detallados en el Manifiesto de Gastos.

Corresponde a la Oficina Zonal, disponer la tramitación del pago respectivo, previa evaluación del Supervisor de Proyectos y visto del Supervisor Zonal. Todos los Desembolsos serán entregados al Núcleo Ejecutor

24

mediante depósito a la respectiva Cuenta o Giro de Cheque.

7.2.6 De los Cambios del Inspector-Residente y miembros del Núcleo Ejecutor

7.2.6.1 La elección y compromiso de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor e Inspector-Residente es hasta la terminación del Proyecto. Sólo podrán ser cambiados cuando se produzca algunas de las siguientes situaciones:

Renuncia escrita irrevocable. Cambio de domicilio de miembros del Núcleo Ejecutor

a lugar diferente a la Comunidad Beneficiaria. Ausencia injustificada dentro del plazo de ejecución

del proyecto. Por enfermedad que impida el desempeño de sus

funciones. Por fallecimiento, acreditado con una carta visada por

una autoridad de la zona. Por deficiente desempeño de funciones sustentado

por informe del Supervisor. Por existir claros indicios o comprobarse un mal uso

de los recursos otorgados. Por sentencia condenatoria. Los indicados en la incompatibilidad de funciones. Por incumplimiento de las funciones especificadas en

el Contrato "Núcleo Ejecutor - Inspector-Residente" o transgresión de prohibiciones indicadas en la presente GUIA, cumpliéndose con las notificaciones respectivas.Por ser agente inhabilitado por FONCODES.

Si la(s) causal(es) que motivaron el cambio de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y/o Inspector-Residente lo justifican, se aplicarán las sanciones establecidas en

las Normas para la Observación y/o Veto de los Agentes que intervienen en proyectos financiados por FONCODES.

7.2.6.2 En caso de cambiar al Presidente o Tesorero del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, el Inspector-Residente comunicará de inmediato al Supervisor de Proyectos y éste a FONCODES, el cual procederá a bloquear las cuentas. En caso de cambio de Inspector-Residente, el Supervisor de Proyectos comunicará a FONCODES, se bloquearán las cuentas y se seguirá el siguiente procedimiento:

a) Un representante del Núcleo Ejecutor designará por sorteo al nuevo Inspector-Residente, de la Lista de Inspectores Residentes hábiles, en Acto Público realizado en la Oficina Zonal de FONCODES.

25

b) Se levantará la respectiva acta de cambio del Inspector-Residente cuya copia se entregará al representante del Núcleo Ejecutor.

7.2.6.3 Producido el cambio, deberá formalizarse mediante la

suscripción de la Addenda respectiva.Los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector-Residente deberán informar a la comunidad el cambio producido, mediante una Asamblea General.

7.2.6.4 El nuevo Inspector-Residente deberá cumplir los requisitos indicados en el acápite 3.0 - Alcance.

7.2.6.5 El Inspector-Residente que renuncia a su cargo o en el caso que su contrato sea resuelto, está obligado a presentar a FONCODES una Pre-liquidación de la Obra a la fecha de su renuncia o resolución de contrato, de acuerdo a lo estipulado en el ítem 7.2.7 de esta Guía.

7.2.7 De las Rendiciones de Cuentas - Pre Liquidación.

7.2.7.1 El Inspector-Residente deberá:

a) Presentar en cada visita del Supervisor de Proyectos la documentación que sustenta el gasto realizado (boletas de venta, recibo por pagos de honorarios, tickets, declaración jurada, etc.), los que deben cumplir lo indicado en los ítems 7.2.4.2 y 7.2.4.3. Deberá entregarse en original para su evaluación.Los documentos sustentatorios de los gastos realizados por servicios contratados con terceros (flete, carpintería, etc.) deben ser detallados en tipo de material y cantidad, y referir los lugares entre los que se trasladó.Para el caso de transporte de materiales realizados por los mismos pobladores o animales, se debe precisar la cantidad transportada, el monto pagado, distancia recorrida, la firma y la Libreta Electoral de quien realizó el servicio.Dicha relación debe contar con la firma y sello de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, el Inspector-Residente, Supervisor de Proyectos y una autoridad local.

b) Presentar al Supervisor, en cada informe mensual, la rendición de cuenta de los Desembolsos recibidos a la fecha del informe, utilizando los Formatos "Resumen de Estado Financiero" y "Manifiesto de Gastos" (Formato N° 07 y 08 respectivamente).

7.2.7.2 El Manifiesto de Gastos y Resumen de Estado Financiero serán hechos a la misma fecha de la Valorización de

26

Obra que se adjunta al Informe mensual del Inspector-Residente.

7.2.7.3 El Manifiesto de Gastos contendrá en forma ordenada y detallada, por cada uno de los rubros que conforman el Resumen del Estado Financiero, la relación y monto de los gastos efectuados durante la ejecución del Proyecto.

En Obras por Contrata el Manifiesto de Gastos contendrá las boletas de venta emitidas y canceladas por el Contratista.

7.2.7.4 Pre-Liquidación.

En los casos cuando, antes de concluir la Obra, se produzcan cambios de Presidente, Tesorero o Inspector-Residente, deberá llevarse a cabo una Pre-Liquidación de la Obra hasta la fecha de renuncia o destitución, la que contendrá los siguientes documentos:

a) Memoria Descriptiva (detallada) de la Obra Ejecutada.

b) Valorización de la Obra Ejecutada.

c) Planos de Replanteo (en caso de existir modificaciones).

d) Manifiesto de Gastos (por rubros).

e) Comprobantes de Pago originales.

f) Resumen de Estado Financiero.

g) Acta de Materiales en cancha.

La Pre-Liquidación será entregada a FONCODES (Supervisor de Proyectos u Oficina Zonal), por el Inspector-Residente, en un plazo máximo de diez (10) días, posteriores a la fecha de las renuncias o destituciones.

En el caso que no se cumpliese con la entrega de la Pre-Liquidación en el plazo máximo de quince días de la fecha en que se produjo la renuncia o destitución, o si las observaciones a la Pre-Liquidación presentada no han sido subsanadas, en plazo adicional de 10 días, el Presidente, Tesorero y/o el Inspector-Residente podrán ser objeto de denuncia por presunción de delito contra la administración pública.

FONCODES tendrá la facultad de determinar el momento del bloqueo y desbloqueo de la cuenta bancaria.


27

Las siguientes indicaciones serán aplicadas a Obras por Administración Directa. En el caso de la modalidad de Obras por Contrata se aplica lo previsto en la Guía correspondiente.

7.2.8 Fecha de Inicio de Obra.

La fecha de inicio de obra será la fecha de desbloqueo de cuenta bancaria que figura en la carta del Jefe Zonal.

7.2.9 De la Entrega del Terreno.

7.2.9.1 El Inspector-Residente durante la visita de Compatibilidad del Proyecto, estará presente en la entrega del terreno y suscribirá el Acta de entrega o donación del Terreno (según Formato N° 03), luego de verificar y definir los hitos que lo delimitan y los puntos geométricos necesarios para el trazado de la Obra. De existir anomalías deberá informar a FONCODES, bajo responsabilidad.

7.2.9.2 La ubicación del Proyecto no podrá ser cambiada sin previa autorización escrita de la Oficina Zonal de FONCODES, luego de constatar la idoneidad y documentación de Libre Disponibilidad de Nuevo Terreno. En caso contrario, podrá dar lugar a que se ordene la paralización del Proyecto, y la devolución del financiamiento, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

7.2.10 Del Cuaderno de Obra.

7.2.10.1El Cuaderno de Obra es, en primera instancia, el medio de comunicación entre, Inspector-Residente y Supervisor. Será el documento donde se registren las principales incidencias ocurridas en la Obra, tales como avance de los trabajos, consultas, respuestas, visitas de Inspector-Residente o supervisión y, en general, todo lo relacionado con el personal, equipo y materiales, plazo, modificaciones, etc.

En el cuaderno se deberá indicar el avance según el tipo de convenio. Por ejemplo, en canales y caminos indicar progresivas, en obras de desagües los tramos entre buzones y/o calles, etc.

La sola anotación del Inspector Residente y del Supervisor de Proyectos, no constituye, en ningún caso, autorización para la modificación del Proyecto Aprobado. En este caso deberá observarse lo previsto en las normas pertinentes.

7.2.10.2 El Inspector-Residente verificará la adquisición y legalización del Cuaderno de Obra ante un Notario Público, ante un Juez de Paz o ante Autoridades Locales, según sea el caso, antes del inicio de la obra. Las hojas deberán

28

ser debidamente foliadas; tendrán un original y tres (3) copias desglosables, que se distibuirá de la siguiente manera:

El original para el Expediente de liquidación.Una copia para el Supervisor de Proyectos.Una copia para el Inspector-Residente.Una copia para el Núcleo Ejecutor.Para el caso de Obra por Contrata, remitirse a la Guíarespectiva.

7.2.10.3 El Inspector-Residente tendrá la responsabilidad de :

Abrir el(los) Cuaderno(s) de Obra que se requieran desde el inicio hasta la terminación de la Obra.

Registrar en el Cuaderno de Obra la apertura del mismo e inicio de Obra, con la firma y conformidad de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y autoridades presentes.

El primer asiento corresponde a la transcripción del Acta de Entrega o Donación del terreno.

Cerrar (dar por terminado), mediante anotación expresa, el Cuaderno de Obra al término de la misma.

7.2.10.4 El Inspector-Residente será responsable del uso, y del llenado total de las páginas (no deberá dejar espacios en blanco) del Cuaderno de Obra. Su presentación al Supervisor de Proyectos será obligatoria en cada una de sus visitas. Estará a disposición del Supervisor Zonal, Jefatura Zonal u Organos de Control del FONCODES que lo requieran.

Su custodia y permanencia en obra será responsabilidad del Inspector-Residente y de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor.

Cuando las consultas del Inspector-Residente sean de tal magnitud y urgencia que requieran respuesta inmediata del Supervisor de Proyectos, adicionalmente deberán cursar carta al Supervisor y a la Oficina Zonal para asegurar la absolución oportuna y no afectar el normal desarrollo de la Obra.

El Cuaderno de Obra será entregado a FONCODES conjuntamente con la Liquidación de Obra.

7.2.11 Cronograma de Avance de Obra.

7.2.11.1Corresponde al Inspector-Residente hacer cumplir el Cronograma de Avance de Obra Valorizado aprobado, siendo responsable del atraso o paralización injustificada de la misma.

29

7.2.11.2Será causal de Notificación al Inspector-Residente y miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, cuando el avance real de Obra sea menor al 75% del programado, debiendo proceder a cumplir lo indicado en los numerales 7.2.14.1 y 7.2.14.2

7.2.11.3De aprobarse una Ampliación de Plazo, se elaborará un Cronograma de Avance de Obra Valorizado reprogramado, indicando la nueva fecha de culminación.

7.2.12 Del Cumplimiento del Expediente Técnico Integral.

La Obra debe ejecutarse estrictamente de acuerdo a las Especificaciones Técnicas y Planos aprobados.

Cualquier cambio que se necesite realizar durante la ejecución de la Obra a lo aprobado en el Expediente Técnico Integral del Proyecto, deberá ser solicitado a FONCODES por los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor conjuntamente con el Inspector-Residente. FONCODES, de corresponder, emitirá autorización escrita, mediante Addenda respectiva, sin la cual ningún cambio es procedente.

La realización de variaciones no autorizadas podrá ser motivo para el cambio del Inspector-Residente.

Sólo en los casos que no signifiquen costos adicionales, reducciones de metas o de la calidad de las especificaciones técnicas, y cuyo costo de modificación no representa más del 5% del costo de Obra, el supervisor podrá autorizar, vía Cuaderno de Obra, la realización de dichos cambios menores al proyecto, debidamente detallados, los que necesariamente deberán ser regularizados con la Addenda respectiva, en el más breve plazo.

7.2.13 De las Valorizaciones.

7.2.13.1El responsable de presentar la Valorización es el Inspector-Residente y obligatoriamente su elaboración deberá ejecutarse el último día de cada mes, en el Formato N° 6 Valorización de Avance de Obra, debidamente suscrito.

7.2.13.2La Valorización de la Obra forma parte del informe mensual que deberá presentar el Inspector-Residente al Supervisor de Proyectos. Será tanto del Avance Físico logrado, como del Estado Financiero de la Obra.

7.2.13.3La Valorización del Avance Físico será elaborada de acuerdo a los metrados y precios unitarios que figuran en el Presupuesto del Expediente Técnico. Contendrá también información de lo valorizado en los meses anteriores, así como de lo acumulado y saldos, según Formato N° 6 "Valorización de Avance de Obra".

30

7.2.13.4La Valorización del Estado Financiero estará conformada por el Resumen del Estado Financiero, el Manifiesto de Gastos y la Valorización de Aporte Comunal.

7.2.13.5Las valorizaciones correspondientes a las Ampliaciones Presupuestales, Adicionales o Deductivos, se presentarán separadamente y en concordancia con el Presupuesto aprobado previamente por FONCODES mediante la Addenda respectiva. Su presentación es también mensual.

7.2.14 Plazo de Ejecución de Obra - Ampliaciones de Plazo.

7.2.14.1Durante la ejecución de la Obra, el Inspector-Residente está obligado a cumplir con los plazos parciales estipulados en el Cronograma de Avance de Obra Valorizado vigente.

Si se produce un atraso injustificado y el Avance Físico Valorizado es menor al 75% del programado, deberá elaborarse dentro de los 7 días del mes siguiente a la valorización, un cronograma que contemple la aceleración de los trabajos (Cronograma Acelerado) y asegure la culminación de la Obra en el plazo establecido. Este, debe ser presentado obligatoriamente al Supervisor de Proyectos en su visita de la primera quincena.

7.2.14.2De persistir el atraso injustificado en la Valorización siguiente, se considerará como incumplimiento de funciones del Inspector-Residente y podrá ser motivo de la resolución de su contrato.

7.2.14.3Las ampliaciones de plazo se otorgarán por causales justificadas que hayan alterado la duración de las actividades que gobiernan la ejecución de la Obra. Son Causales de Ampliación de Plazo, las siguientes:

a) Demora por desabastecimiento de materiales y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor como lluvias, huaycos, debidamente documentados, lo cual será comprobado por el Supervisor de Proyectos.

b) Demora en la entrega de los desembolsos parciales por FONCODES, siempre y cuando éstos hayan sido solicitados oportuna y adecuadamente, y aprobados por el Supervisor de Proyectos de FONCODES. Se considerará como ampliación de plazo: el lapso de demora luego de transcurridos treinta (30) días de la fecha de presentación de la solicitud de desembolso a la Oficina Zonal.

c) .Por modificaciones de Obra: reducción, ampliación, obras adicionales, reformulación, previamente reconocidos por FONCODES.

31

7.2.14.4La ampliación de plazo por atraso mayor a siete (07) días deberá ser solicitada vía Cuaderno de Obra y comunicación escrita a la Oficina Zonal, sustentando con documentos las causas del atraso. Esta solicitud se presentará como máximo a los quince (15) días de ocurrida la causal, a la que se adjuntará el Calendario Valorizado de Avance de Obra Reprogramado.

7.2.14.5La ampliación de plazo deberá ser aprobada sucesivamente por el Supervisor de Proyectos, el Supervisor Zonal y el Jefe de la Oficina Zonal de FONCODES, después de lo cual, las partes deberán suscribir la Addenda respectiva, la misma que, sin la firma del Jefe Zonal de FONCODES, no tendrá validez alguna.

La Addenda deberá señalar el número de días de ampliación de plazo otorgados y la nueva fecha de terminación de Obra.

7.3 TERMINACION Y LIQUIDACION DE OBRA

7.3.1De la Terminación de la Obra.

Las siguientes indicaciones serán para Obras por Administración Directa. En el caso de la modalidad de ejecución Obras por Contrata se aplicará lo previsto en la Guía correspondiente.

7.3.1.1 Una vez concluida la Obra, de acuerdo al Expediente Técnico y modificaciones aprobadas por FONCODES, el Inspector-Residente consignará este hecho en el Cuaderno de Obra, con la fecha correspondiente, y solicitará el pronunciamiento del Supervisor de Proyectos.

De existir observaciones del Supervisor de Proyectos, éstas deberán ser totalmente levantadas en el plazo indicado por el Supervisor, el que no podrá ser superior a quince (15) días calendarios.

Luego que el supervisor certifique en Cuaderno de Obra su conformidad a la Obra ejecutada, se procederá a:

Suscribir el Acta de Terminación de Obra (según Formato 14), con participación de autoridades, miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, el Inspector-Residente y el Supervisor.

Convocar, conjuntamente con los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor, a una Asamblea General de beneficiarios para presentar la Rendición de Cuentas Final y se suscribirá el Acta de Rendición de Cuentas Final (Formato 22).

El Acta de Rendición de Cuentas Final es el documento en el que constará el conocimiento y conformidad a la inversión realizada en la obra.

32

El Acta de Terminación de Obra En él constará la correcta ejecución y culminación de la Obra, de acuerdo al Expediente Técnico del Convenio y sus modificaciones aprobadas por FONCODES.

7.3.1.2 El Inspector-Residente deberá elaborar la Memoria Descriptiva Valorizada, la Valorización Final, así como los planos de replanteo de la Obra, documentos que serán entregados al ente receptor en el acto de Entrega de Obra.

7.3.1.3 La valorización final del Proyecto reflejará los trabajos realmente ejecutados (incluyendo modificaciones, ampliaciones y deductivos), previamente legalizados, mediante Addenda al Convenio.

7.3.2 Transferencia de la Obra - Sostenibilidad del Proyecto.

Una vez terminada, la Obra debe entrar en funcionamiento a la brevedad posible. La operación y mantenimiento del Proyecto estarán a cargo de la entidad gubernamental o local a la que es entregada, mediante el Acta de Transferencia (según formato establecido - Formato 15). A ésta se le adjuntará copia de la Memoria Descriptiva Valorizada y los Planos de Replanteo firmados y sellados por el Inspector-Residente, documentos que posteriormente podrán servir para la Declaratoria de Fábrica, cuya gestión corresponderá al ente receptor.

Con el objeto de asegurar la correcta y oportuna transferencia del Proyecto, los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor desde el inicio del mismo realizarán las gestiones pertinentes (mediante comunicación por escrito) con la entidad del Sector que le corresponde recepcionarla. Para ello el Inspector-Residente le brindará el asesoramiento necesario.

Si las gestiones no tienen respuesta favorable, los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y el Inspector-Residente convocarán a la población para que en Asamblea General designen el Comité de Administración del Proyecto, quien adoptará el Reglamento de Operación y Mantenimiento y recibirá la capacitación necesaria, dando cuenta de los resultados a FONCODES.

El ente receptor, entidad gubernamental o Comité de Administración, es el responsable de la sostenibilidad del Proyecto, sin embargo el Inspector-Residente cautelará que la población beneficiaria reciba la capacitación necesaria para colaborar al logro de dicho objetivo.

Para Obras por Contrata referirse a la guía correspondiente.

7.3.3 De la Liquidación de Obra.A la terminación de la Obra, el Núcleo Ejecutor a través de sus miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor e

33

Inspector-Residente del Proyecto, deberán demostrar y certificar el "Cumplimiento del Cargo" por la donación otorgada en el Convenio de Financiamiento, mediante la presentación de la Liquidación de Obra.

La Liquidación de la Obra se sustenta en:1. La Rendición Final de Cuentas.2. La Obra física ejecutada, reflejada en la Valorización Final

de Obra, y el Expediente Técnico Integral.La Liquidación de Obra deberá contener los documentos a que se contrae la parte pertinente de la Guía del Núcleo Ejecutor.

La Obra física ejecutada se sustenta en:1) Informe. Resumen del desarrollo físico y financiero de

la obra.2) Memoria Descriptiva de la obra3) Valorización Final.4) Acta de Terminación.5) Acta de Transferencia de la obra6) Cuaderno de obra.7) Todos los Informes mensuales del Inspector-Residente,

Supervisor de Proyectos y de capacitadores.8) Planos finales o de Replanteo(en caso de

modificaciones)9) Fotografías del proceso de ejecución y de la obra

culminada.10) Costos de las Medidas de Control Ambiental

(Formato N° 19).La Rendición Final de cuentas se sustenta en:

1. Manifiesto de Gastos por rubros.2. Comprobantes de pago originales.3. Resumen Final de Estado Financiero.4. Libreta de Ahorro Liquidada.5. Cuadro resumen de movimiento de almacén6. Copia de comprobantes de pago de FONCODES.7. Acta de Rendición de Cuentas Final a los Beneficiarios

(Formato N° 22). 8. Acta Valorizada de sobrantes de obra (incluirá

herramientas y materiales adquiridos que puedan seguir siendo usados, Formato N° 23).

En las Obras por Contrata los documentos a presentar serán los siguientes:

1. Informe Resumen del desarrollo físico y financiero de la Obra.

2. Memoria Descriptiva de la Obra.3. Acta de Terminación.4. Acta de Transferencia de la Obra.5. Valorización Final.6. Manifiesto de Gastos por rubros.7. Comprobantes de Pagos Originales: Boletas de Venta

del Contratista, Gastos de Inspección, Gastos Generales del Núcleo Ejecutor, Pre-inversión y Capacitación.

8. Resumen Final del Estado Financiero.

34

9. Fotos, del proceso de ejecución y de la Obra culminada.10. Planos Finales o de Replanteo (en caso de existir

modificaciones).11. Cuaderno de Obra.12. Libreta de Ahorros Liquidada.13. Todos los Informes mensuales del Inspector de

Proyectos, Supervisor de Proyectos y de Capacitadores.14. Fotocopia de Comprobantes de Pago de FONCODES.15. Acta de Rendición de Cuentas Final a los Beneficiarios

(Formato N° 22). 16. Acta Valorizada de sobrantes de obra (incluirá

herramientas y materiales adquiridos que puedan seguir siendo usados, Formato N° 23).

Memoria Descriptiva Valorizada

Documento que describe en forma sucinta cada uno de los elementos que conforman la Obra, así como sus características técnicas finales, de tal manera que se obtenga una clara idea de la Obra realmente ejecutada. Igualmente, describe y precisa el Costo total de la Obra Ejecutada, señalando sus principales componentes (Costo Directo, Gastos Generales, Gastos de Inspector-Residente y Supervisión, Ampliaciones Presupuestales, Deductivos, etc.).

Valorización Final de la Obra

Se considerará separadamente la correspondiente al Presupuesto inicial, de la que pudiera corresponder a Ampliaciones Presupuestales.La Liquidación de Obra deberá ser presentada al Supervisor de Proyectos dentro de los quince (15) días posteriores a la fecha de terminación de la Obra y de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Financiamiento, bajo responsabilidad del Inspector-Residente y de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor. Salvo los Convenios con el componente de Capacitación que podrá presentarse a los 30 días.

El Supervisor de Proyectos revisará la Liquidación y dará su conformidad, emitiendo un informe que es también parte integrante de la Liquidación de Obra.

7.3.4. De la Inauguración de la Obra.

De existir conformidad en la liquidación presentada, coordinará con los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor la fecha de Inauguración de la Obra y comunicará a la Oficina Zonal la fecha programada, debiendo participar en el acto de inauguración.

El Inspector-Residente, al término de la Obra deberá verificar que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor

35

coloque una Placa Recordatoria según el modelo establecido.

Es requisito indispensable para la inauguración de la Obra, la presentación previa de la Liquidación de Obra.

7.4. DE LAS MODIFICACIONES DEL PROYECTO

Cualquier solicitud de Modificación de Proyecto será sustentada detalladamente y presentada al Supervisor de Proyectos, quien emitirá opinión y, de considerarla procedente, la tramitará para la autorización escrita de FONCODES.

Las Modificaciones que se realicen sin contar con autorización previa de FONCODES, así como los gastos que representan serán de directa responsabilidad del Inspector-Residente y miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor.

Las solicitudes para modificar un Proyecto deberán regirse por las normas específicas correspondientes.

7.4.1.Deductivos

Cuando se determine la existencia de partidas físicas o presupuestales que no son necesarias para el correcto desarrollo del Proyecto, el Inspector-Residente deberá verificar que se devuelva el monto correspondiente en el caso que éste se haya desembolsado, o comunicar a FONCODES dicha disminución del costo para que sea descontado de los futuros desembolsos.

El presupuesto definitivo deberá formalizarse con la Addenda respectiva, luego de la aprobación de FONCODES.

8. INFORMES DEL INSPECTOR-RESIDENTE

8.1. Los Informes del Inspector-Residente

Periodicidad y presentación.

El Inspector-Residente informará mensualmente a FONCODES sobre el desarrollo total de la Obra hasta el último día del mes correspondiente.

El Informe de Inspección de Obra deberá ser presentado al Supervisor de Proyectos dentro de los primeros tres (03) días calendarios del mes siguiente. Su presentación extemporánea le hará acreedor a la multa que se establece en el Art. 9.3. Si en alguna oportunidad no fuera posible entregarlo directamente al Supervisor, lo hará en la Oficina Zonal, dentro del mismo plazo.

Los informes mensuales de Inspección de Obra deberán versar, principalmente, sobre los siguientes aspectos:

a) Resumen de las principales ocurrencias de la Obra, y su Administración por parte de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor.

b) Valorización del avance de Obra (según Formato N° 06).

36

c) Cronograma de Avance Valorizado de Obra.d) Estado financiero (según Formato 07).e) Manifiesto de Gastos por Rubros (Según Formato 08).f) Valorización de Aporte Comunal (Según Formato 06A).g) Informe sobre Medio Ambiente (Según Formato N° 17 y

N° 18).h) Copias del Cuaderno de Obra (mes que corresponde).i) Fotografías que muestren el avance del Proyecto.j) Constancia de permanencia (o pago) en Obra del

Inspector-Residente, firmada por los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor (Formato 04)

k) Información del componente de Capacitación, si fuera el caso, según Directivas correspondientes.

Adicionalmente, el Informe Mensual al finalizar la obra deberá contener:

l) Acta de Terminación de Obra.m) Fotografías que demuestren que la Obra está concluida

y operativa totalmente.n) Información del componente de capacitación, si fuera el

caso, según Directiva o Normas correspondientes.

8.1.3. El cálculo del avance físico del Proyecto a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:

Costo Directo Valorizado% Avance Físico = ---------------------------------------------- x 100 Costo Directo Total del Presupuesto

8.1.4. El cálculo del avance financiero del Proyecto a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:

Gasto Total Efectuado% Avance Financiero = ------------------------------------- x 100 Monto Total Presupuestado

8.1.5. El cálculo del gasto reportado del Proyecto a la fecha del informe, expresado en porcentaje, se calculará mediante la siguiente relación:

Gasto Total Efectuado% Gasto Reportado = --------------------------------------- x 100 Monto Recibido a la Fecha

Revisión de los informes.-

Todos los informes que presente el Inspector-Residente serán revisados por el Supervisor de Proyectos, a quien le corresponde su

37

aprobación, dando cuenta de los resultados a FONCODES. A la aprobación (definitiva o condicionada) de los mismos, el Supervisor procederá a autorizar el pago mensual correspondiente, visando la "Autorización de Gastos” en lo que corresponde al pago del Inspector-Residente, documento indispensable para el pago y que sin su firma no tendrá validez.

Si el Supervisor de Proyectos hiciera alguna observación, el Inspector-Residente la deberá subsanar antes del informe del siguiente mes. De no hacerlo, el Supervisor no autorizará los siguientes pagos, sin perjuicio de las sanciones que correspondan.

8.2. Los Pagos al Inspector-Residente

8.2.1. El pago por los servicios del Inspector-Residente está condicionado al cabal desempeño de su labor, teniéndose especialmente en cuenta el estricto cumplimiento del tiempo que debe dedicar obligatoriamente a la obra (Coeficiente de Participación) y a la correcta y oportuna presentación de sus informes correspondientes.

El pago de los gastos de inspección será realizado por el Tesorero, previa autorización de los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor (mediante Autorización de Gasto) y del Supervisor de Proyectos de acuerdo a los rubros, montos y condiciones establecidas en el Presupuesto de Financiamiento y contra presentación del correspondiente Recibo de Honorarios Profesionales. El pago sin cumplir las condiciones estipuladas, conlleva responsabilidad para el Tesorero y el Inspector-Residente (ver Formato N° 4 "Autorización de pago de Gastos de Inspección").

8.2.2. Los pagos de inspección se abonarán mensualmente en forma proporcional al avance físico de Obra y considerando la retención del 15% como Fondo de Garantía (indicado en 9.4) y los descuentos que puedan corresponder por concepto de multa o el incumplimiento de su Coeficiente de Participación.

Los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor certificará por escrito (mediante Formato "Autorización de Pago de Gastos de Inspección") el cumplimiento de las obligaciones del Inspector-Residente especialmente en cuanto al número de días dedicados a la Obra.

El Componente Capacitación, si fuera el caso, se sujetará a la Directiva o normas correspondientes.

8.2.3. El Inspector-Residente asumirá el pago de los impuestos que le correspondan por la prestación de sus servicios, siendo el único responsable de su abono a la entidad correspondiente.

9. LAS SANCIONES PARA EL INSPECTOR-RESIDENTE

9.1. Prohibiciones.

38

Está prohibido:

Que los miembros del Organo Representativo del Núcleo Ejecutor y/o Inspector-Residente utilicen los fondos asignados para abrir cuentas diferentes a las señaladas en la presente Guía. Igualmente no se podrá transferir dichos montos a cuentas a título personal o de terceros.

Que el Inspector-Residente cobre en forma adelantada, en porcentaje mayor al que corresponde los servicios de inspección, o sin autorización del Supervisor de Proyectos.

Que se adquieran bienes de capital (maquinaria de construcción, equipo de oficina, etc.), a menos que estén considerados expresamente en el Presupuesto del Proyecto aprobado por FONCODES.

Que modifique sin autorización expresa de FONCODES, las características y/o lugar de ejecución del Proyecto previstos en el Expediente Técnico.

Que ejecute y/o administre unilateralmente el proyecto materia del presente Convenio, o que tenga en su poder los recursos (dinero, materiales u otros) destinados a la ejecución del Proyecto. Su labor debe limitarse a la dirección técnica de la Obra y fiscalización de los gastos.

Que el Núcleo Ejecutor delegue la administración de los fondos a favor del Inspector-Residente o de terceros, o que el Inspector-Residente acepte tal delegación.

Suscribir cheques o boletas de retiro que no tengan Autorización de Gasto emitida por el Núcleo Ejecutor, y sin el VºBº del Supervisor de Proyectos. De igual forma, para los casos en que la Autorización de Gasto consignen partidas no previstas en el presupuesto aprobado.

Que contrate la ejecución del Proyecto con terceros, salvo autorización escrita de FONCODES.

9.2. Causales de Sanciones

Según su gravedad, las siguientes causales dan mérito para imponer las sanciones de cambio, observación, veto y/o inicio de acciones legales.:

9.2.1.Incurrir en alguna de las prohibiciones.

9.2.2.El incumplimiento o transgresión de las obligaciones contenidas en las guías, contratos, convenios, bases de concurso, etc. Inicialmente se procederá a la suspensión del pago.

9.2.3.Si el Inspector-Residente cobra en forma adelantada o sin autorización del Supervisor los servicios de Inspector-Residente, deberá devolver el íntegro de lo cobrado y pagar al Núcleo Ejecutor el monto de la multa establecida en el numeral 9.3. por los días transcurridos desde el momento del cobro indebido hasta su devolución, sin perjuicio de las sanciones respectivas.

9.2.4.Si el Inspector-Residente participa directamente en la ejecución

39

del Proyecto, tomando el lugar del Maestro de Obra o administra los fondos unilateralmente.

9.2.5.Si se modifica sin autorización expresa de FONCODES, las características y/o lugar de ejecución del Proyecto previstos en el Expediente Técnico.

9.2.6.En caso que el Inspector-Residente no tome oportunamente las medidas correctivas para superar el incumplimiento del Cronograma de Avance o la paralización de la Obra, siendo co-responsable de los perjuicios que se deriven de ello.

9.2.7.La no-presentación de la Liquidación de Obra (Rendición Final de Cuentas) dentro de los 15 días siguientes a la terminación de la Obra.

9.2.8. El incumplimiento de cobrar el FONDO DE GARANTIA antes de la entrega de liquidación y autorización del Supervisor del Proyecto.

En el caso que hubiera indicios razonables de comisión de delito de parte del Inspector-Residente, FONCODES efectuará las denuncias penales que correspondan.

En estos casos, cabe advertir la vigencia de la Ley 26198. del 13 de junio de 1993, que modifica los artículos 387 y 389 modificado por la Ley 27151 y 392 del Código Penal, en cuanto a las Personas Naturales o Representantes Legales que se apropien o utilicen para sí o para otro los recursos desembolsados por FONCODES; podrán ser reprimidos con pena privativa de libertad no menor de cuatro ni mayor de diez años. Por la naturaleza del delito el Juez Penal deberá ordenar la detención y no se podrá gozar de libertad provisional.

Para las personas jurídicas, las sanciones a los Inspectores-Residentes, respecto a su imposibilidad de participar en proyectos financiados por FONCODES serán de aplicación a los socios, directores y/o su representante legal, como personas naturales.Adicionalmente a las sanciones establecidas, serán excluidos automáticamente de la Lista de Inspectores-Residentes para Núcleos Ejecutores de convenios financiados por FONCODES.

Nota: Adicionalmente a lo indicado en la presente Guía, para el caso de las Obras por Contrata, remitirse a las bases generales del concurso, al contrato privado de construcción y a las condiciones generales para Obras por Contrata.

9.3. Multas

El incumplimiento de presentación de cualquiera de los siguientes documentos: Informes, Cronograma de Avance de Obra Valorizado (Reprogramado), Solicitud de Desembolsos, Rendición final de cuentas, hará acreedor al Inspector-Residente de una multa por cada día de atraso, equivalente al cincuenta por diez mil (50/10000) del monto total de los gastos de Inspección.Si el Inspector-Residente no presentara su informe pasado los 15 días

40

calendarios de cumplido el plazo, se tendrá por no presentado el informe, no correspondiendo pago alguno por ese período.El importe de las multas o descuentos se usará en mejorar y ampliar las metas del proyecto.

9.4. Fondo de Garantía

De cada pago, el Núcleo Ejecutor efectuará la retención del quince por ciento (15%) de los gastos de inspección, suma que se reintegrará a la aprobación por la Oficina Zonal de FONCODES y luego de descontar los montos de las multas que correspondan.

9.5. De las excepciones y situaciones no previstas

Las situaciones o hechos no previstas y/o las excepciones a lo normado en la presente Guía, serán resueltas por la Gerencia General, con la previa opinión técnica favorable de la División de Proyectos de Infraestructura, y a petición expresa de la Oficina Zonal u Oficina o División donde se genere la incertidumbre.

41

ANEXOS

42

Documents

Guía Del Inspector 2000.Gaby