GUÍA DE APRENDIZAJE 2César Tulio Rivera Zuluaga

Administración Documental en el Entorno Laboral

1. DIFERENCIAS Y CARACTERÍSTICAS ENTRE:

DATO, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO

DATO: Representación simbólica (numérica, alfabética,

algorítmica, etc) de un atributo o variable cuantitativa.

Los datos describen hechos empíricos, sucesos y

entidades.

INFORMACIÓN: La información está constituida por

un grupo de datos ya supervisados y ordenados, que

sirven para construir un mensaje basado en un cierto

fenómeno o ente. La información permite resolver

problemas y tomar decisiones, ya que su

aprovechamiento racional es la base del conocimiento.

DOCUMENTO: Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El origen etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa "enseñar".

"todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)

"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union Françaised'Organismes de Documentation)

2.ACTIVIDAD DE

CONTEXTUALIZACIÓN

¿Cuál sería la clasificación de los documentos

mencionados según el soporte?

TEXTUALES

Notas

Borradores

Apuntes rápidos

NO TEXTUALES

Cintas Magnéticas

Mapas

Dibujos

Planos

Fotografías

Cuadros

Videos

Discos Duros

HE CLASIFICADO LOS DOCUMENTOS SEGÚN SU SOPORTE EN

TEXTUALES Y NO TEXTUALES, YA QUE ESTOS DOCUMENTOS

CONTIENEN INFORMACIÓN LA CUAL PODEMOS TANTO LEER COMO

VER, OÍR Y EN TAMBIÉN LA PODEMOS MANIPULAR PARA OBTENER UN

CONOCIMIENTO.

3. PANTALLAZO DE LA ACTIVIDAD

a. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál

es el procedimiento que se evidencia en la misma.

Aquí podemos observar el proceso que se lleva a cabo cuando queremos transformar los

datos en información útil que nos pueda llevar al conocimiento, los datos por si solos no

nos dicen nada, por eso el primer paso es el de la recolección, aquí podemos ver que

los datos están en desorden y no tienen un sentido, en el segundo paso podemos

observar que los datos ya tienen cierto orden, se puede decir que los hemos

ordenado, clasificado, en fin hemos llevo a cabo un procesamiento, y por ultimo

podemos observar la transformación de eso datos ordenado en información que nos

puede servir para tomar decisiones o llevar a cabo alguna actividad.

ESCRIBA LAS CUATRO TIPOLOGÍAS

DOCUMENTALES QUE SE PRESENTAN EN EL

CONTENIDO Y EXPONGA LA IMPORTANCIA DE

CADA UNA DE ELLAS, EN EL PROCESO DE LA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

CORRESPONDENCIA COMERCIAL

DOCUMENTOS CONTABLES

DOCUMENTOS ESPECIALES

DOCUMENTOS LEGALES

Importancia de cada de las Tipologías Documentales:

La correspondencia comercial nos sirve para dejar constancia en los archivos

de la empresa de las comunicaciones que hemos tenido con nuestros clientes y

así como de los procesos de ventas que puede llevar a cabo una empresa.

La documentación contable son tipos de documentos con los cuales la empresa

puede en un momento dado justificar en que se invierte en dinero y si se esta

haciendo un uso adecuado del mismo, por este motivo es de vital importancia este

tipo de documentacion.

Por sus condiciones especiales podemos decir que los documentos especiales

son importantes por el hecho que nos brindan la posibilidad de guardad

información de muchos tipos en poco espacio.

La importancia de los documentos legales radica en que estos documentos

contienen la información que prueba la existencia de hechos que generan actos

legales y que son muy importantes tanto para las administraciones como para los

ciudadanos en general.

WEBGRAFIA

http://es.wikipedia.org/wiki/Dato

Concepto de información - Definición, Significado y

Qué

es http://definicion.de/informacion/#ixzz2skm5XO34