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GUÍA DE APLICACIÓN DE LA NORMA NTC 5555 EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO DEL SECTOR BELLEZA. Documento guía para la aplicación

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PAGINA DE CREDITOS Autor

v Martha Dayana Téllez Cardona

Maestría en Calidad y Gestión Integral Convenio Universidad Santo Tomas – Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC 2018

Codirectora

v Beatriz Lorena Rodríguez Montenegro

Decana Ingeniería Industrial Universidad Santo Tomas 2018

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Tabla de Contenido Introducción Objetivo de la guía Alcance Metodología de implementación

v ¿Para tener en cuenta? v ¿Cómo hacerlo?

o TERMINOS Y DEFINICIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 5555 EN LAS INSTITUCIONES DE FORMACIÓN PARA EL TRABAJO DEL SECTOR BELLEZA.

o PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA NTC 5555.

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INTRODUCCIÓN En búsqueda del desarrollo del subsector productivo de la belleza, nacen diferentes alternativas para potencializarlo, por lo cual un aporte esencial son las instituciones de formación para el trabajo y las cuales han sido desarrolladas por el gobierno nacional de Colombia y las cuales deben comenzar a llevar a cabo la implementación de estándares que les permitan ser competitivos en su sector productivo. Por este motivo se desarrollo la siguiente Guía la cual puede ser utilizada por las instituciones de formación para el trabajo del Sector belleza como herramienta para la identificación e implementación de la Norma Técnica Colombiana 5555, al utilizar la siguiente Guía para la implementación de los estándares de la norma las instituciones lograr impactar su sector con la prestación de un mejor servicio lo que finalmente es demostrado a través de los técnicos laborales egresados los cuales puedes trabajar en las diferentes instituciones o pueden generar crecimiento en el sector generando nuevas oportunidades de negocio al abrir sus nuevas empresas.

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OBJETIVO DE LA GUÍA

Encaminar la implementación del sistema de gestión de calidad en las instituciones de formación para del sector belleza a través de procedimientos.

ALCANCE

La presente guía aplica a las instituciones de formación para el trabajo del sector Belleza que se encuentran interesadas en la implementación de un sistema de gestión de calidad bajo la norma técnica colombiana 5555.

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METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN ¿PARA TENER EN CUENTA? Para llevar a cabo la implementación de la norma técnica colombina 5555 a través de la siguiente guía, es necesario que las instituciones de formación para el trabajo del sector belleza previamente hayan contemplado el desarrollo y aplicación de la normatividad legal del sector, como puede ser el tema de bioseguridad el cual le permite identificar y controlar los riesgos enfocados en la seguridad y salud laboral de los estudiantes y los clientes, así como los requisitos establecidos para la aprobación de los programas educativos los cuales deben considerar la Clasificación Nacional de Ocupaciones y las normas de competencia laboral (160602002 Cuidado estetico de manos y pies, 160602003 Servicios de peluquería, 160602004 Maquillaje artistico y decorativo, 160602007 Cosmetologia y estetica integral), por lo cual para la certificación de la NTC 5555 se requiere que las instituciones de formación para el trabajo del sector belleza lleven a cabo la implementación de la NTC 5581 – Programas de formación para el trabajo. Requisitos. Adicional es necesario que las instituciones de formación para el trabajo realicen un diagnostico o autoevaluación que les permite identificar las oportunidades de mejora que requieren para llevar a cabo la implementación del sistema de gestión de la calidad.

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¿CÓMO HACERLO? A continuación de se describían los términos, definiciones y procedimientos o paso a paso parallevar a cabo la implemntación de la norma técnica colombiana 5555.

1. Terminos y Definiciones para la Aplicación de la Norma Técnica Colombiana 5555 en las Instituciones de Formación para el Trabajo del

Sector Belleza1.

Para los propósitos de la guía se utilizarán los siguientes términos y definiciones los cuales se manejarán de acuerdo al enfoque de la institución de formación para el trabajo del sector belleza, las definiciones aquí descritas se encuentran de acuerdo a lo definido en la NTC 5555 Sistemas de gestión de la calidad para instituciones de formación para el trabajo:

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen la institución de formación para el trabajo del sector belleza y controla al más alto nivel la institución. Auditoría Interna: Proceso mediante el cual la institución de formación para el trabajo del sector belleza realiza evaluaciones a su sistema de gestión de calidad. La auditoría interna debe alimentarse. Autoevaluación Institucional: Es un proceso permanente donde participa la comunidad educativa (estudiantes, docentes, acudiente de estudiante, directivas), con el propósito de examinar los componentes del proyecto educativo de la institución, mediante la aplicación de herramientas (encuestas, observación, percepción del servicio, cliente incognito) para la medición, análisis y mejora continua. Bienestar Institucional: Son las políticas implementadas por la institución de formación para el trabajo del sector belleza destinadas a suministrar a la comunidad educativa (estudiantes, docentes, acudiente de estudiante, directivas) un bienestar en pro de su desarrollo humano y social. Calidad: Nivel en el que el conjunto de características inherentes cumple con las necesidades y expectativas de los clientes (estudiantes, acudiente del estudiante, convenios, entre otros que contraten los servicios de la institución). Cliente: Organización o individuo que recibe el producto (estudiantes, acudiente del estudiante, convenios, entre otros que contraten los servicios de la institución). 1NTC 5555 Sistema de gestión de la calidad para instituciones de formación para el trabajo, ICONTEC 21.dic.2011

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Formador; docente; instructor; facilitador; tutor: Persona que planifica, desarrolla y evalúa el proceso de formación directamente con los estudiantes de la institución de formación para el trabajo del sector belleza. Eficacia: Nivel en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Institución oferente de servicios de formación para el trabajo: Es el conjunto de personas y bienes promovido por las autoridades públicas o particulares, cuya finalidad es prestar el servicio de formación para el trabajo. La institución de formación para el trabajo puede ser una institución de educación para el trabajo y del desarrollo humano, una institución de educación media técnica, instituciones con programas técnicos profesionales y tecnológicos de educación superior que cuenten con registro calificado otorgado por el Ministerio de Educación Nacional y que sean de formación para el trabajo, cajas de compensación familiar que ofrecen servicios de formación para el trabajo y empresas que desarrollen procesos de formación organizados y sistemáticos para sus trabajadores actuales o potenciales, que ofrecen programas de formación para el trabajo. No conformidad: Una no conformidad es el incumplimiento a un requisitos, necesidad o expectativa. Parte Interesada: Persona o grupo que tienen interés en el desempeño o el éxito de un servicio de formación para el trabajo del sector belleza. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Producto educativo: Resultado del proceso educativo, definido en el proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente, el cual está orientado a la formación, desarrollo y cumplimiento en los estudiantes de las competencias planificadas y acordadas Proyecto educativo Institucional (PEI) o su equivalente: El proyecto educativo institucional (PEI) o su equivalente es un documento que contiene la propuesta educativa que hace la institución de formación para el trabajo del sector belleza, en

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la que plasma sus principales objetivos, el enfoque pedagógico, metodológico y curricular, los elementos que lo caracterizan y diferencian de otros, identifica las competencias para desarrollar, a través de la formación ofrecida, lo que espera alcanzar y las estrategias para hacerlo. Sistema de gestión de la calidad: Es un conjunto de elementos interrelacionados, por el cual se dirige y controla una organización para que alcance a cumplir las necesidades y las expectativas de los clientes.

2. Procedimientos para la Implementación de la NTC 5555 Los siguientes procedimientos se encuentran alineados a los requisitos definidos por la norma, estos se diseñaron con el fin de dar el paso a paso que deben seguir las instituciones de formación para el trabajo, seguido a estos se encuentran descritos casos de aplicación o ejemplos que permiten entender los criterios a aplicar en el sector belleza, para su entendimiento se definieron diagramas de flujo utilizando la simbología ANSI:

Símbolo Significado ¿Para que se utiliza?

inicio/fin Indica el inicio y el final del diagrama de flujo.

Operación/ Actividad

Símbolo de proceso, representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento.

Documento Representa cualquier tipo de documento que entra, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Datos Indica la salida y entrada de datos.

Almacenamien

to/archivo Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo.

Decisión Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios

caminos alternativos.

Líneas de flujo Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben

realizar las distintas operaciones

Conector

Conector dentro de página. Representa la continuidad del diagrama dentro de la misma página. Enlaza dos pasos no consecutivos en una misma página.

Conector de

página

Representa la continuidad del diagrama en otra página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo.

Fuente: www.ansi.org

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PROCEDIMIENTO REQUISITOS GENERALES

FECHA:01/11/2017 Versión:000 PRO-041

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para documentar, implementar y mantener el sistema de gestión de calidad bajo los criterios definidos por la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE

Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Es el responsable de realizar la aprobación a la documentación y realizar seguimiento y medición a los procesos de la institución de foración para el trabajo (Academia de Belleza) y al Sistema de Gestión de Calidad. Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los procesos de la Institución de Formación para el trabajo (Academia de Belleza) como son Maquillaje, Manicure y Pedicure, Peluqueria, etc, y levantar metodos para el seguimiento a los procesos por parte de la dirección o su delegado.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los responsables y las actividades a realizar:

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Aplicación:

• Las instituciones de formación para el trabajo del sector belleza pueden tomar como referente los organigramas y/o los servicios definidos por la institución y realizar el levantamiento de los procesos y la interacción o relaciones entre estos, una vez realizado esto la información se puede consolidar en herramientas como el “mapa de procesos” entendido como un diagrama grafico de los procesos de la institución y las “caracterizaciones de los procesos”, esta última es una radiografía de los procesos en la cual se planta un objetivo al proceso, la interacción entre las entradas, elaboración de productos o prestación

4.1 Requisitos Generales

Delegado SGC

Elaborar mapa de procesos o

caracterización con la interacción

de los procesos.

Identificar fuentes de información para la

operación y seguimiento.

Eje: normatividad de competencias del sector

belleza, entes reguladores, estudiantes

Levantar criterios y

metodos para medir el

cumplimiento de lo

planificado

Realizar el levantamiento de los procesosde la IFT

Ejem: Admisiones, Procesos pedagógicos,acompañamiento a egresados.

Director / Delegado Administrativo

Realizar seguimiento,

medición y análisis a

los procesos de la IFT

Realizar ajustes de

acuerdo al seguimiento

de los procesos

¿mapa ocaracterización

aproado?

Si

No

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del servicio, relación entre las partes interesadas (estudiantes, entes reguladores, clientes, etc) y las salidas y los indicadores con los cuales se realiza la medición al objetivo dl procesos.

Ejemplo mapa de procesos

Fuente: elaborado por el autor

• Dentro de los requisitos generales es necesario realizar el análisis del contexto

de la institución de belleza tanto interno como externo y de las partes interesadas (estudiantes, entes reguladores, clientes, etc), como resultado se puede construir la visión, misión, objetivos, indicadores y metas de la estrategia de la institución, así como la política y objetivos de calidad para dar cumplimiento a la satisfacción de las partes interesadas (comunidad educativa).

• La institución debe documentar un manual de la calidad en la cual se contemple

el alcance, la interacción de los procesos, objetivos del sistema de gestión de la calidad, los procesos y su interacción, las responsabilidades y autoridades, debe tener coherencia con el proyecto educativo de la institución y debería contemplarse dentro del mismo, el manual de calidad debería hacer referencia a los requisitos y disposiciones legales y reglamentarias como por ejemplo programas acreditados, normatividad en materia de bioseguridad, seguridad y salud en el trabajo, ambiental y demás que apliquen para la prestación del servicio.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la elaboración, control y mantenimiento (actualización) de los documentos y registros que se establezcan para la implementación del sistema de gestión de calidad de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza)

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Es el responsable de realizar la aprobación a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad. Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los documentos necesarios que soportan el Sistema de Gestión de Calidad, determinar los controles para sus revisiones y aprobaciones por parte de la dirección o su delegado.


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Aplicación: • La Institución del sector belleza debería elaborar un procedimiento documentado

en el cual se defina el mecanismo para la elaboración, actualización y aprobación de los documentos que hagan parte del sistema de gestión de la calidad y de la institución como pueden ser el manual de calidad, los programas de manicure y pedicure, programa de peluquería, manual de bioseguridad, manual de convivencia, el proyecto educativo institucional (PEI), el plan de estudio, procedimientos del programa de compras y/o diferentes procedimientos de las áreas de gestión.

4.2 Control de documentos y Registros

Delegado SGC

Oficializar y socializar

documentos

No

Determinar controles

para los documentos y

registros

Elaborar documentos soportes

del SGC de la IFT

ejem: programa para el manejo

de manos y pies, PEI

Determinar la priorización

de los documentos y sus

aprobadores


Revisar y aprobar

documentos

Si

¿contienen la

información

adecuada?

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• La institución debería definir un método para que la comunidad educativa tenga acceso a la documentación, como son el plan de estudios, programas de cada competencia (peluquería, maquillaje, manicure, etc).

• La institución debería establecer un procedimiento documentado para definir los

controles para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros de la institución o de carácter legal (actas de reuniones de la dirección, registro de las quejas y reclamos, información de las jornadas pedagógicas con los docentes, etc), para esto la institución puede construir una matriz o base conocida como “Tabla de Control de Registros” la cual permite hacer trazabilidad a la ubicación de los registros.

• Por otro lado, la institución debería mantener los registros de los estudiantes y

los registros educativos (registros de matriculas, datos personales, evaluaciones de conocimientos adquiridos de los estudiantes y equipo administrativo, hoja de vida de los docentes, diplomas y actas de grado, registro de las actividades realizadas por las practicas de los estudiantes, etc) de acuerdo a lo definido por el proceso de la alta dirección o la dirección de la institución en materia de condiciones y tiempos de retención de los registros, sin dejar a un lado las disposiciones legales establecidas por los entes de control.

PROCEDIMIENTO RESPONSABILIDAD DE LA ALTA DIRECCIÓN


OBJETIVO

Establecer los lineamientos que debe tener en cuenta la alta dirección para el manejo y seguimiento del sistema de gestión de calidad y la satisfacción del cliente de las Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE El Sistema de Gestión de Calidad de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La alta dirección tiene la responsabilidad del direccionamiento, manejo y seguimiento del sistema de gestión de calidad de la istitución de formación para el trabajo (Academia de Belleza) con el fin dar los lineamientos y los pasos a seguir para cumplir con las necesidades y expectativas de las partes interesadas (estudiantes, padres de los estudiantes, docentes, proveedores, etc.).


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Aplicación: • La institución de formación para el trabajo del sector belleza deberia documentar

las responsabilidades de la alta dirección o dirección (representante legal o director académico) en el reglamento interno o manual de funciones de la academia.

• Detro de las responabilidades de la dirección de la academia de belleza debería

contemplarce:

o La elaboración de un análisis para identificar sus clientes: estudiantes, sector productivo, comunidad, entes reguladores entre otros para definir sus necesidades y expectativas de materia educativa o legal, por ejemplo, para identificar las necesidades y expectativas de la comunidad educativa se puede realizar encuestas que permita identificar que esperan de los procesos educativos de la academia.

o El diseño de una política de la calidad de la formación en la cual se

exprese la intensión y deseos de la academia de belleza y que sea coherente con las necesidades y expectativas de su contexto externo e interno (por ejemplo: del sector belleza, económico, social, sus partes interesadas: estudiantes, usuarios beneficiarios, teniendo en cuenta el proyecto educativo institucional y el marco legal aplicable), sus principios einstitucionales, con su misión, visión y con el servicio que desea prestar de acuerdo con su PEI. Adicional la Institución debería verificar periódicamente o cuando se presenten cambios en la institución o en las necesidades de las partes interesadas y realizar los ajustes necesarios.

Por otro lado, la política debería ser divulgada utilizando medios como carteleras en los salos de clase, en los formularios de matricula, en la pagina web de la academia y otros medios por los cuales sea conocía por las partes interesadas (estudiantes, proveedores, padres de familia, etc).

o El levantamiento de objetivos de la calidad para medir el cumplimiento de

la política de la calidad, estos objetivos deben tener alcance a los programas diseñados para la prestación del servicio (manicure, peducure, peluquería, maquillaje, etc), se deberían diseñar indicadores para su medición y en estos identificar los tiempos para el cumplimiento, responsables y las acciones que se llevaran a cabo para el cumplimiento de los objetivos.

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o La planificación un sistema de gestión de la calidad este podría documentarse a través de un procedimiento o manual de calidad en el cual se identifique como se llevará a cabo el cumplimiento del sistema, cuál es la política, sus objetivos y como se realizará la medición de estos, la documentación requerida, las responsabilidad e instancias rectoras de la institución, las herramientas y métodos para la mejora continua del sistema.

o La institución debe documentar en un procedimiento o en el manual de

sistema de gestión las responsabilidad, autoridad y relaciones mutuas de los estudiantes, padres de familia, directivos, docentes, equipos administrativo y servicios y las relaciones que se tenga con los entes de control como la Secretaria de Educación, Secretaria de Salud o demás entes del gobierno.

o Designar un responsable (coordinador académico o personal

administrativo) del sistema de gestión de la calidad de la academia de belleza al cual se le debe definir y documentar sus responsabilidades.

o Definir canales (cursos virtuales, capacitaciones en materia de

normatividad como Bioseguridad, folletos camapañas educativas, reuniones de acudientes, etc), que le permita realizar socializaciones de los requisitos del sistema de gestión de la calidad como la política, objetivos, resultado de las autoevaluaciones, difusión de las disposiciones legales, reglamentarias y de los procesos de formación y promoción para que la comunidad educativa tenga claridad de estos.

o Debería realizar periódicamente revisiones del sistema de gestión de

calidad y en estas evaluar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectvidad del mismo, para esto debe tener en cuenta los resultados de aprendizaje, la medición de los indicadores, el plan estratégico de la academia de belleza, los resultados y efectos financieros, los resultados de las quejas, reclamos y observaciones y la satisfacción del cliente, el destino de los egresados, los resultado de los procesos de autoevaluación institucional, los cambios en requisitos legales, reglamentarios o profesionales y resultados de auditorías internas del sistema de gestión de la calidad. De acuerdo a estas revisiones se debe realizar los ajustes necesarios al sistema de gestión de la calidad para la mejora continua de este.

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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN DE LOS RECUROS


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la provisión de los recursos como materiales, maquinaria, tenologia, humano, financiero, etc necesarios para la prestación de los servicios de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Revisar y aprobar los recursos necesarios para la prestación de los servicios y la satisfacción de los clientes de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza). Delegado del Sistema de Gestión de calidad: Realizar el levantamiento de los recuros necesario para la prestación de los servicios del programa academico, realizar la solicitud de compra cuando esto cuando sea necesario. Delegado Administrativo / Docente: Disponer y administrar los recursos necesario para la prestación del los servicios del programa academico y la satisfacción del cliente.


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Aplicación: • La institución de belleza debería definir un mecanismo para identificar, adquirir

y disponer los recuros necesarios para la prestación de servicios en materia administrativa, y educativa en la cual se identifique las instalaciones (áreas de corte, manicure, maquillaje, tinturas, entre otros de acuerdo con los programas diseñados), equipo de docentes, elementos como ayudas audivisuales con el objetivo de incrementar las satisfacción de los estudiantes y padres de familia o acudientes, de ser posible se debería documentar dicho metodo en el PEI.

6.1 Provisión de los Recursos

Delegado SGC

Identificar los recursos para los

procesos y la satisfacción del cliente ejem: salones de clase, áreas de

práctica (corte, manicure,

maquillaje), equipos audiovisuales

Realizarcompra derecursos

7.4

Definir mecanismos para

identificar los recursos y la

satisfacción del cliente


Aprobación de los recursos

necesarios

Delegado Administrativo/Docentes

Disponer de los recursos

para el desarrollo de los

procesos y servicio al

cliente

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PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la administración del Talento Humano bajo los criterios definidos por la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza) para garantizar la equidad y transparencia en todos los procesos de Talento Humano.


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Realizar las entrevistas en compañía con el delegado de Talento Humano para definir a quien contratar. Delegado de Talento Humano: Realizar la contratación y desarrollo de los cargos necesario para la prestación del servicio y la satisfacción del cliente.


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Aplicación: • Con el proposito de que la academia de belleza cumpla con el con el PEI definido

y su estrategia institucional debería realizar el levantamiento de perfieles del personal admistrativo y docentes en los cuales se evalue la educación, formación, experiencia y habilidades como por ejemplo:

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Docente de Maquillaje Educación: técnico en maquillaje, Formación: curso de maquillaje de diario, seminario de maquillaje para la noche, Experiencia: de uno a dos años como docente en instituciones de formación para el trabajo del sector belleza. Habilidades: Relaciones interpersonales, orientación al servicio, escucha activa, comunicación asertiva, evaluación y control de actividades.

• La academia de belleza debería diseñar metodologias y acciones (plan de capacitación, pruebas spicotecnicas, capacitaciones pacticas de tinturas, manicure, peluqueria, entre otros) para la medición de capacidades, conocimientos técnicas y competencias del personal contratado, con el objetivo de contribuir al PEI.

PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y MANEJO DE LA INFRAESTRUCTURA


OBJETIVO Establecer los lineamientos para identificar y manejar la infraestructura necesaria para la prestación de los servicios en la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Realizar la identificación y suministrar la infraestructura necesaria para la prestación de los servicios del programa academico y la satisfacción de los clientes. Personal de Mantenimiento – Proveedor: Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de las infraestructura.

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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

A continuación se enucentran descritas por medio de un diagrama de flujo los responsables y las actividades a realizar:

Aplicación: • La Institución de belleza debería identificar sus áreas para la prestación del

servicio como son área de lavado, manejo de productos quimicos, área de peluqueria, área de tinturas, área de manicure y pedicure, dirección, cafeteria, archivo, entre otras, identificar los equipos academicos y ayudas audiovisuales, servicios de apoyo para el bienestar de toda la institución como la enfermeria, biblioteca, los servicios publicos , equipos e instalaciones de seguridad, esta información puede ser complementaria teniendo encuenta que es requeridad para dar cumplimiento a la normatividad que aplica a la institución en materia de seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo en materia de seguridad la información puede ser documentada en el plan de emergencias institucional, para la conservciaón de las instalaciones se puede diseñar y documentar un programa de mantenimiento de las mismas.

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PROCEDIMIENTO MANEJO DE AMBIENTE DE TRABAJO


OBJETIVO Establecer los lineamientos para determinar y gestionar el ambiente de trabajo en relacion a seguridad y salud en el trabajo y el mantenimiento del clima organizacional de los colaboradores de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado de Talento Humano: Diseñar y mantener programas para el manejo del ambiente de trabajo de los colabodradores. Colaboradores: Participar en las actividades para la propiciar un ambiente de trabajo en la institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza) y realizar retroalimentación al delegado de talento humano.


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Aplicación:

• La academia de belleza debería levantar un programa para determinar y gestionar el ambiente de trabajo de los colaboradores de la institución, para lo cual es necesario tener en cuenta la normatividad en materia de seguridad y salud en el trabajo que permite identificar los riesgos a los cuales se cuentran expuestos los colaboradores y estudiantes de la institución por ejemplo es necesario el levantamiento de programa para el manejo de productos quimicos que son utilizados dentro del programa de tinturas, asi mismo como el manejo ergonomico en los programas de peluqueria y cepillado.

• La institución de belleza deberia diseñar programas en materia de clima organizacional de la institución y realizar segumiento frente a diversas situaciones que afecten a los colaboradores y estudiantes de la academia.

6.4 Manejo del Ambiente de Trabajo

Delegado Talento Humano

Determinar programa para

el ambiente educativo de la

comunidad educativa

(estudiantes, padres y/o

acudieres, docentes)

Gestionar actividades en

materia de seguridad y salud

en el trabajo, clima

organizacional de los docentes

y personal administrativos,

buenas relaciones y demás

que afecten la convivencia de

la comunidad educativa

Comunidad Educativa

Realizarretroalimentación de las

actividades

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PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO

FECHA:07/11/2017 Versión:000 PRO-071-072

OBJETIVO Establecer los lineamientos para la planificación y seguimiento con al servicio de formación para el trabajo de la Academia de Belleza.


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Planificar y realizar seguimiento al servicio de de formación para el trabajo y estacler canales de comunicación para conocer los incumplimientos del servicio. Delegado Administrativo / Docente: Aplicar los requisitos establecidos por la Institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza) antes de a prestación del servicio.


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Aplicación: • La institución de belleza deberia planificar la prestación del servicio teniendo en

cuenta el proyecto educativo institucional, los objetivos del sistema de gesión de calidad, la estrategia de la institución y los requisitos legales.

• La academia de belleza deberia determinar los requisitos relacionados con las

necesidades y expetactivas de las partes interesadas (estudiantes, acudientes, entes de control, entre otros) que la institución busca satisfacer.

• Una vez establecidos los requisitos la academia debería realizar la verificación

de estos antes del inicio de la prestación del servicio, como ejemplo la institución

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de formación debería firmar contratos con los estudiantes y acudientes en los cuales se refleje las condiciones o requisitos del programa educativo, el manual de convivencia, valor de la pensión, modalidades de pagos, material adicional necesario de comprar como uniformes y elementos necesarios para el desarrollo del aprendizaje como por ejemplo secadores, tijeras, esmaltes, productos de belleza entre otros . Es necesario que la institución realice verificaciones periodicas a los requisitos y condiciones del servicio educativo, teniendo como referente las quejas, reclamos y solicitudes realizadas por los estudiantes y/o acudientes.

• Por otro lado la academia de belleza debería definir metodos para socializar los

cambios realizados procurando dejar registro de la aceptación de estos por parte de las estudiantes, padres de familia y/o acudiente o cualquier parte interesada.

• La institución de belleza debería levantar por medio de una matriz o base el tipo

de información a comunicar interna o externa, el canal utilizado para llevar a cabo la comunicación (escritos, audiovisuales, digitales), los tipos de información (correo electronico, folletos, circulares, cronogramas, etc), quien realizará la comunicación a quien se encuentra dirigida y la frecuencia de esta. Como por ejemplo se debería incluir la retroalimentación que se realiza a través de las felicitaciones, sugerencias, reclamos y quejas de la comunidad educativa.

PROCEDIMIENTO DISEÑO Y DESARROLLO DEL SERVICIO EDUCATIVO


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la planificación y control del diseño y desarrollo de la oferta de programas de formación de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE Los programas de formación de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Realizar el levantamiento de información de las clientes y sector productivo de la belleza para la planificación de los programas de formación y realizar seguimiento periodico para su mejora.


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Aplicación: • la institución de belleza debería identificar sus procesos de diseño y desarrollo

a través de los programas de prestación de servicios como el cuidado estetico de manos y pies, maquillaje decorativo artistico y peluquería, en ellos se encuentran los planes de estudio, es de anotar que este tipo de programas deben dar cumplimiento con lo establecido por el ente de control en relación a las competencias definidas para cada programa, la experiencia de la dirección y las necesidades del sector productivo. Como un complemento para estos se encuentra la norma técnica colombiana 5581 - programas de formación para el trabajo, con el fin de realizar cambios y mejorar la diseño y desarrollo del programa se pueden utilizar procesos de autoevaluación educativas.

• La academia de belleza teniendo en cuenta el proceso de diseño y desarrollo a llevar a cabo debería contemplar como fuente de entrada de información a la comunidad educativa (estudiantes, director, docentes, acudientes), los entes de control, el sector productivo, la competencia, de estos se podría consultar información para tener como referente los proyectos educativos institucionales, requisitos de sus parates interesadas y características socioculturales.

• La institución de belleza con el levantamiento de la información referente debería realizar los cambios necesarios en su proceso de diseño y desarrollo de sus programas educativos y estos deberían ser revisados por los miembros de la comunidad educativa (estudiantes, acudientes y/o padres de familia). Se debería realizar verificación de las etapas del diseño y desarrollo a través de esta se comprueban los resultados de lo planificado. Es necesario que se lleve acabo la validación con el fin de confirmar que el diseño y desarrollo cumple con los requisitos en los programas de belleza como en el proyecto educativo institucional.

Se requiere mantener el control y registro de los documentos generados a partir del diseño y desarrollo para lo cual se es necesario dar cumplimiento a lo establecido por la institución de belleza en relación al control de registro.

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS


OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la compras de los productos o servicios necesarios para la prestación de los servicios y satisfacción de los clientes en la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE Todos los procesos de Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director / Delegado Administrativo: Realizar la descripción de las caracteristicas de los productos y servicios para realizar la negociación, cotización y compra de estos. Delegado Administrativo / Delegado Compras: Realizar la negociación, cotización y compra de productos y servicios necesarios para la prestación del servicio, realizar evaluación del desempeño y retroalimentación al proveedor de acuerdo a la calidad, oportunidad y completitud de las entregas realizadas.


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7.4 Compras


Describir las características de

los PYS q afecten la calidad

del servicio

Delegado Compras / Delegado Administrativo

Realizar procesos de

negociación y selección de

proveedores y productos

¿cumple los

criterios?

si

no

¿cumple criterios

de compra?

no

si

Realizar compra de

productos y servicios

Definir criterios de selección

de proveedores y productos

Realizar cotización u orden de

pedido

Realizar inspección de los

criterios de compra

Realizar ingreso al

inventario

Realizar evaluación de

desempeño del proveedor

Realizar retroalimentación al

proveedor

Devolver producto al

proveedor

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Aplicación: • La institución de belleza debe definir y documentar criterios técnicos y

administrativos para la compra de productos de belleza como tinturas, esmaltes, productos químicos, equipos para las practicas, maquillaje y servicios en el cual se contemplen las etapas de selección, evaluación y reevaluación de los productos y proveedores, por ejemplo:

o Selección: experiencia previa del proveedor, certificaciones de los productos, referenciaciones comerciales, condiciones técnicas del producto como durabilidad del esmalte, productos químicos con el cual esta diseñado, entre otros.

o Evaluacion y Reevaluación: calidad de los servicios, oportunidad y completitud de los productos y servicios y el marco legal aplicable.

• La institución de belleza debería definir y documentar procesos para la recepción

de productos en la cual se verifique con requerimientos y criterios previamente definidos.

PROCEDIMIENTO PROCESO EDUCATIVO Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la definición de controles de seguimiento a los procesos relacionados con la prestación del servicio educativo de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza).

ALCANCE Los procesos de prestación del servicio de formación educativo.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Realizar la definición de controles para el seguimiento a los procesos relacionados con la prestación del servicio educativo.

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Aplicación: • La academia de belleza debería implementar controles a los procesos

relacionados con la prestación del servicio, las condiciones a controlar deben contemplar las caracteristicas del servicio educativo, el uso sistematico de ayudas audiovisulaes, las evaluaciones de conocimiento, trabajos de clase, las actividades de promoción y graduación, entre otros.

• La academia de belleza debería realizar validaciones periodicas a los programas de manicure, pedicure, cepillado, maquillaje, etc, cuando sea necesario por motivos legales o cambios de procedimientos, entre otros, por otro lado, se debería contemplar el manejo de los registros de las validaciones de acuerdo a lo definido en el procedimiento de control de registros.

• En relación a la identificación y trazabilidad la academia de belleza podría

realizarla a través de el PEI, el cumplimiento al plan de estudios a los rendimientos academicos, pero es de anotar que esta trazabilidad tambien debe considerarse en el equipo administrativo a través de un programa de capacitación y desarrollo de las competencias del personal.

En relación a la identificación del estado de la prestación del servicio la institución de belleza podría prácticar encuestas de satisfacción a la comunidad educativa con el objetivo de identificar cuales son los puntos en los cuales es necesario realizar cambios y mejoras.

PROCEDIMIENTO PROPIEDAD DEL CLIENTE


OBJETIVO

Establecer los lineamientos para el manejo de los materiales o registros que son propiedad de los clientes como registros de matricula, datos personales y/o materiales.


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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado del Sistema de Gestión de calidad / Delegado Administrativo: Realizar la identificación de los materiales y registros que son propiedad del cliente, determinar los controles para evitar su perdida o daño, realizar la notificación a los clientes en caso de ser necesario y realizar los registros en caso de novedades.


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Aplicación: • La institución de belleza debería documentar el metodo para realizar para la

custodia, daño o perdida de los materiales y registros del cliente, por ejemplo en algunas academias con el objetivo que las estudiantes no carguen todo el tiempo sus elementos como secador, cepillos y demás, les proporcionan locker, sería a propiado que la institución realice un inventario previo para determinar el estado de los elementos o equipos, por otro lado la academia tambien debería garantizar la custodia de la información entregada para la matricula de los estudiantes, el material que construye la institución como parte del aprendizaje (como propiedad intelectual).

PROCEDIMIENTO PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO


OBJETIVO Establecer los lineamientos para preservar y controlar los documentos academicos de la Institución de Formación para el Trabajo (Academia de Belleza) como son los planes de estudio, materiales impresos o electronicos, calificación de las estudiantes, etc.


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado del Sistema de Gestión de calidad / Delegado Administrativo: Realizar la identificación de los documentos academicos y suministros para los procesos formativos, determinar e implementar los controles y realizar los ajustes necesarios en caso de ser necesario a los controles.


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Aplicación: • La institución de belleza debería considerar y documentar el manejo para la

preservación de documentos académicos y suministros para los procesos formativos como los planes de estudio, material impreso o digital para el desarrollo del programa académico (como gúias para el manejo de la piel, colorimetría, etc), reporte de notas, productos o insumos para el desarrollo de practicas, entre otros.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN


OBJETIVO Establecer los lineamientos para determinar el seguimiento y medición a los equipos o dispositivos utilizados para la prestación del servicio y la satisfacción del cliente en la Institución de formación para el trabajo (Academia de Belleza).


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Realizar definición del metodo y seguimiento necesario para los equipos y dispositivos. Personal de Mantenimiento – Proveedor: Realizar el mantenimiento preventivo o correctivo a los equipos o dispositivos y generar registro de los ajustes realizados en las hojas de vida de los equipos o dispositivos.


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Aplicación: • La institución de belleza debería definir y documentar el proceso para el

seguimiento y medición de los dispositivos y equipos como autoclaves, secadores de cabello, calentador a gas y demar utilizados para la prestación del servicio, también sería apropiado la definición de un cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo, este se debería garantizar que sea realizado por personal calificado, competente y que tenga experiencia en el preservación y mantenimiento de los equipos utilizados por la academia para la prestación del servicio.

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PROCEDIMIENTO MEDICIÓN, ANALISIS Y MEJORA


OBJETIVO Establecer los lineamientos para la medición, analisis y mejora del sistema de gestión de calidad de la institución de formación para trabajo (Academia de Belleza).


RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Administrativo: Levantar los procesos y metodos para el seguimiento del sistema de gestión de calidad, realizar levantamiento de correcciones, planes de acción o de mejora en caso de ser necesario, realizar seguimiento al sistema de gestión de calidad. Delegado Sistema de Gestión de Calidad / Delegado Auditorias: Realizar leantamiento del plan de auditoria del sistema de gestión de calidad, realizar seguimiento al sistema de gestión de calidad a traves de auditorias.


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Aplicación: • La Academia de belleza debería realizar la definición de procesos y métodos

para realizar seguimiento, análisis y mejora al sistema de gestión de la calidad, y pueden ser demostrados a través de la confirmidad del servicio educativo, por medio del cumplimiento a los requisitos legales, misionales y de las partes interesadas (estudiantes, padres o acudientes, entes de control), seguimiento a indicadores, medición de la satisfacción del cliente, atención de quejas o

8 Medición, Análisis y Mejora

Delegado SGC / Delegado Administrativo

Diseñar procesos y métodos de

seguimiento, análisis y mejora

para el SGC.

Planificar el seguimiento, análisis

y mejora del SGC

Implementar procesode seguimiento, análisis

y mejora del SGC

¿Es necesario realizar

correcciones,

AC o AP?

Levantar planes de acción o

correcciones para eliminar el

incumplimiento.

Si

No

Delegado SGC / Delegado Auditorias

Realizar auditorias internas al

SGC.

Diseñar programa deauditorias de acuerdo a la

importancia de losprocesos

Realizar seguimiento planes de

acción

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sugerencias, auditorias internas, y esta definición debería documentarse en un procedimiento.

• La institución de belleza debería definir e implementar métodos para la medición y seguimiento a la satisfacción de la comunidad educativa en relación a la prestación del servicio, para esto se podría utilizar canales como encuestas de opinión, talleres de padres de familia o acudientes, jornadas pedagógicas con los docentes y demás y de ser necesario realizar la comunicación pertinente para la obtención de retroalimentaciones de las partes.

• La academia de belleza debería documentar un procedimiento para llevar acabo

auditorias internas, definir un cronograma para la realización de estas y definir los perfiles del equipo auditor, esto con el fin de verificar lo planificado, si se ha implementado y se mantiene el sistema de gestión de la calidad eficaz.

• La Institución de belleza debería definir modelos para el seguimiento y medición

a los procesos de la institución, como forma de efectuar seguimiento, por ejemplo, al proceso de adminisiones con el objetivo de identificar la mejorar o ajustes en el proceso y así lograr la vinculación de nuevos estudiantes.

• La Academia debe definir y documentar el proceso de seguimiento y medición a

los servicios de formación para el trabajo, por ejemplo, a los logros de aprendizaje de los estudiantes, el cumplimiento de los programas, las ayudas educativas, la idoneidad y desempeño de los docentes, el logro en los objetivo de los programas académicos (peluquería, cuidado de manos y pies, maquillaje) a través de las evaluaciones prácticas realizadas a los estudiantes y a tráves de estos seguimientos y mediciones la academia podría llevar a cabo comparaciones y mejorar en los programas.

• La academia de belleza debería definir un procedimiento para el levantamiento,

manejo y gestión de las acciones preventivas, correcciones, acciones correctivas, en caso de presentarse no conformidades a los requisitos definidos de acuerdo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas (estudiantes, acudientes, proveedores, entes de control) o desviaciones en las mediciones y análisis a los datos (desviación en la meta de los indicadores, que la satisfacción de los clientes no se encuentre de acuerdo a lo planificado, que los programas académicos no logren lo planificado), para esto sería necesario que la institución realice un análisis para identificar las causas por las cuales se están presentando las no conformidades o desviaciones.

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Se debería identificar y documentar las desviaciones que se presentan por el incumplimiento a los servicios presentados, el control que se debería dar a estas, las responsabilidades y autoridad para el manejo de los incumplimientos, por otro lado, se debería definir los formatos y registros para la información de los incumplimientos y el manejo de estos.

• La academia debería realizar seguimiento y análisis períodico de los datos generados frente al seguimiento y medición realizado a los procesos educativos, indicadores, satisfacción del cliente, la evaluación de los estudiantes, las quejas, reclamos u observaciones evidenciadas, entre otros datos que afecten el sistema de gestión de la calidad y la prestación del servicio.

• La institución de belleza debería determinar el modelo para realizar la revisión

del cumplimiento del sistema de gestión de la calidad por medio de del cumplimiento a la política de calidad, los objetivos de la calidad, la toma de decisiones como resultado de las autoevaluaciones, auditorias, medicioón de la satisfacción de la comunidad educativa, con el objetivo de realizar las mejoras necesarias al sistema de gestión de la calidad, al proyecto educativo institucional, a los programas académicos.

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