Guard Consulting - MBA em Gerenciamento de Projetos – Turma 36 Campinas / SP

Project Office e Nível de Maturidade

MBA em Gerenciamento de Projetos – Turma 36

Campinas / SP

Guard Consulting Ltda

Guard

Consulting

Guard Consulting

Com mais de 10 anos no mercado, nossa empresa conta com sete experientes consultores para

promover a implantação de escritórios de projetos em empresas de diversos setores.

Guard Consulting Ltda

Guard

Consulting

PMO em LISARB

Etapas

• Apresentação dos Consultores Guard

• Objetivo da Consultoria

• Definição dos Projetos – Identificação dos projetos

– Categorização

– Avaliação

– Seleção

– Priorização

– Balanceamento

– Iteração com os demais processos

• Benefícios

• Nível hierárquico

Etapas

• Foco adotado

• Função

• Modelo

• Profissionais envolvidos

• Estapas de implementação

• Métricas de sucesso

• Fatores Críticos de sucesso

Consultores Guard

• Paulo Antonio de Oliveira

• Alexandre Pratti

• Anderson Tadeu Silva Ramos

Consultores Guard

• Adilson Jose Alves

• Rafaela Stevolo Thomé

• Guilherme de Souza Castro Amaral

• Guilherme Höfling

Objetivo da Consultoria Introduzir aos dirigentes de LISARB uma solução para atingir os objetivos estratégicos, utilizando uma proposta de Implementação

de um Escritório de Projetos e Gerenciamento de Portifólio.

PMO em LISARB

Definição dos Projetos

• A definição dos projetos a serem implementados em LISARB atende as seguintes etapas: – Identificação: Onde é feito um Brainstorm para idéias de projetos. Eles

são enumerados a partir dos objetivos do planejamento estratégico de LISARB.

– Cetegorização: Nessa etapa, definimos em qual categoria os projetos candidatos entram.

– Avaliação: São identificados os critérios de avaliação e definidos os pesos de cada um. De acordo com o planejamento estratégico.

– Seleção: Os projetos são identificados através dos critérios de avaliação. – Priorização: Onde cada projeto identificado é priorizado em relação aos

demais. – Balanceamento do portifólio: Apresentados através de um diagrama de

bolhas, para melhor visualização. – Iteração com os demais processos: Nessa etapa, é finalizada a escolha dos

projetos ou então eles serão analisados novamente.

Identificação dos Projetos

• Justiça Para Todos • Lisarb em Ação • Juslisarb • Polícia 365 • Geração Saúde • Baton e Rouge • Viver Mais • Fora Capital • SUS da Luz • Minha Vida Melhor • Cultura para um Lisarb mais

Justo • 1001 Ações Futuras • Cidadão Sabidão • Nova Era

• Green Air

• Espaço Verde

• Verde Sempre

• Lisarb com mais Vida

• Fala Lisarb

• Lisarb Atuante e Próspero

• Política Cidadã Para Todos

• Acorda Lisarb

• Juntos e Misturados

• Juntos Somos Mais

• Lisarb Mundial

• Cutura Mais Presente

• Cidadão Social

Categorização dos Projetos

• Foram eleitas 7 Categorias de projetos, que se adequam ao plano estratégicos de LISARB

Categorias

Justiça

Saúde

Sustentabilidade

Política

Diversidade

Cultura

Educação e Inovação

Categorização dos Projetos

Política

Fala Lisarb

Lisarb Atuante e Próspero

Política Cidadã Para Todos

Acorda Lisarb

Diversidade

Juntos e Misturados

Juntos Somos Mais

Lisarb Mundial

Cultura

Cutura Mais Presente

Cidadão Social

Cultura para um Lisarb mais Justo


1001 Ações Futuras

Cidadão Sabidão

Nova Era

Sustentabilidade

Green Air

Espaço Verde

Verde Sempre

Lisarb com mais Vida

Saúde

Geração Saúde

Baton e Rouge

Viver Mais

Fora Capital

SUS da Luz

Minha Vida Melhor

Justiça

Justiça Para Todos

Lisarb em Ação

Juslisarb

Polícia 365

Avaliação dos Projetos

• Para a avaliação dos projetos identificados para serem implementados em LISARB, definimos 5 critérios, o peso e a nota dada pela nossa equipe para cada projeto. Todas as variáveis são baseadas no plano estratégico do governo de LISARB

Avaliação Nota

No. Critério Critério Peso (%) 0 5 10

1 Número de Beneficiados 10 ≤ 20% < 35% > ≥ 50%

2 Prazo 15 = 0% < 50% > = 100%

3 Opinião Pública 40 ≤ 60% < 80% > ≥ 90%

4 Risco 20 ≥ 97% > 58% < ≤ 3%

5 Obrigação Legal 15 = 0% < 50% > = 100%

Justiça Para Todos Lisarb em Ação Juslisarb Polícia 365

Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

10 1 10 1 5 0,5 5 0,5

5 0,75 0 0 0 0 5 0,75

10 4 5 2 5 2 10 4

5 1 5 1 10 2 10 2

10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5

8,25 4,75 5,25 8,75

Geração Saúde Baton e Rouge Viver Mais Fora Capital SUS da Luz Minha Vida Melhor Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média

10 1 0 0 5 0,5 5 0,5 10 1 5 0,5 0 0 5 0,75 5 0,75 0 0 10 1,5 0 0

10 4 10 4 5 2 5 2 5 2 10 4 10 2 5 1 10 2 0 0 5 1 5 1 10 1,5 10 1,5 5 0,75 5 0,75 10 1,5 0 0

8,5 7,25 6 3,25 7 5,5

Green Air Espaço Verde Verde Sempre Lisarb com mais Vida


10 1 0 0 5 0,5 0 0

0 0 10 1,5 0 0 5 0,75

0 0 0 0 10 4 5 2

10 2 10 2 5 1 10 2

10 1,5 10 1,5 10 1,5 5 0,75

4,5 5 7 5,5


Fala Lisarb Lisarb Atuante e Próspero Política Cidadã Para Todos Acorda Lisarb


10 1 10 1 10 1 10 1

10 1,5 5 0,75 10 1,5 5 0,75

5 2 5 2 10 4 10 4

5 1 10 2 0 0 0 0

10 1,5 0 0 5 0,75 5 0,75

7 5,75 7,25 6,5

Juntos e Misturados Juntos Somos Mais Lisarb Mundial

Nota Média Nota Média Nota Média

0 0 5 0,5 10 1

10 1,5 5 0,75 5 0,75

10 4 5 2 10 4

5 1 5 1 5 1

5 0,75 5 0,75 5 0,75

7,25 5 7,5


Cutura Mais Presente Cidadão Social Cultura para um Lisarb mais Justo


5 0,5 0 0 10 1

5 0,75 0 0 10 1,5

10 4 10 4 5 2

0 0 5 1 10 2

0 0 5 0,75 10 1,5

5,25 5,75 8

1001 Ações Futuras Cidadão Sabidão Nova Era


10 1 10 1 10 1

10 1,5 5 0,75 5 0,75

5 2 10 4 10 4

5 1 10 2 10 2

5 0,75 5 0,75 0 0

6,25 8,5 7,75


Seleção dos Projetos • Dadas as notas de cada projeto, partimos para a seleção

deles. Para melhorar a visualização, as notas foram colocadas no seguinte gráfico:

Ju

stiç

a P

ara

Tod

os;

8,2

5

Lisa

rb e

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ção

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Jusl

isar

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5,2

5

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36

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8,7

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7,2

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; 3,2

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0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Priorização • Assim, podemos colocar em uma

tabela e demonstrando a nota mais alta para a mais baixa:

Categorias - Legenda

Justiça

Saúde

Sustentabilidade

Política

Diversidade

Cultura


Colocação Projetos Notas

1 Polícia 365 8,75

2 Geração Saúde 8,5

3 Cidadão Sabidão 8,5

4 Justiça Para Todos 8,25

5 Cultura para um Lisarb mais Justo 8

6 Nova Era 7,75

7 Lisarb Mundial 7,5

8 Baton e Rouge 7,25

9 Política Cidadã Para Todos 7,25

10 Juntos e Misturados 7,25

11 SUS da Luz 7

12 Verde Sempre 7

13 Fala Lisarb 7

14 Acorda Lisarb 6,5

15 1001 Ações Futuras 6,25

16 Viver Mais 6

17 Lisarb Atuante e Próspero 5,75

18 Cidadão Social 5,75

19 Minha Vida Melhor 5,5

20 Lisarb com mais Vida 5,5

21 Juslisarb 5,25

22 Cutura Mais Presente 5,25

23 Espaço Verde 5

24 Juntos Somos Mais 5

25 Lisarb em Ação 4,75

26 Green Air 4,5

27 Fora Capital 3,25

Priorização

• Como são muito projetos, iremos escolher os 12 mais bem pontuados para serem executados pelo governo de LISARB:

Colocação Projetos Notas

1 Polícia 365 8,75

2 Geração Saúde 8,5

3 Cidadão Sabidão 8,5

4 Justiça Para Todos 8,25

5 Cultura para um Lisarb mais Justo 8

6 Nova Era 7,75

7 Lisarb Mundial 7,5

8 Baton e Rouge 7,25

9 Política Cidadã Para Todos 7,25

10 Juntos e Misturados 7,25

11 SUS da Luz 7

12 Verde Sempre 7

Balanceamento do Portfólio (Balanceado)

-2

0

2

4

6

8

10

12

14

-1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Polícia 365

Geração saúde

Cidadão sabidão

Justiça para todos

Cultura p/ um Lisarb mais

Nova Era

Lisarb Mundial

Baton e Rouge

Política Cidadã p todos

Juntos e Misturados

SUS da Luz

Verde Sempre

Mais produtividade

13 Mais produtividade

12 Conservação de áreas verdes

11 Mais qualidade na hora do parto

10 Amplia a socialização nas áreas

urbanas

9 Melhoria de conscientização em

geral

8 Toda mulher tem direito a beleza

7 Globalização de Lisarb

6 Levar informação atualizada

5 Melhoria de vida pela música,

teatro e arte

4 Garante defesa OAB a população

carente

3 Aumento do índice de alfabetização

2 Melhora a disposição física da

população

1 Melhora a segurança pública

Iteração com os demais processos Para realizar o Monitoramento e Controle no Processo de gerenciamento de portfólio foram considerados os fatores:

– Captação de inputs em reuniões com os Stakeholders.

– Alinhamento do portfolio com os novos objetivos do plano estratégico. Por isso foi adicionado o projeto Mais produtividade (balanceado).

– Projetos de maior valor agregado para Lisarb (custo-benefício) tiveram maior atenção. Possuem maior aceitação e viabilidade e por isso são de suma importância.

Nível de Maturidade

A Guard Consulting definiu o nível de maturidade de LISARB por

meio de uma pesquisa aplicada aos administradores do país. Cada resposta fornecida por LISARB, indicou uma

determinada pontuação. Segue abaixo o resultado:

Total de pontos Classificação Nível de maturidade aproximado

69 Entre 41 e 80 pontos Nível 2

Benefícios

• O PMO disponibilizará informações consolidadas sobre os projetos , programas e portfólio permitindo um melhor monitoramento e controle;

• Com a implantação do PMO haverá melhoria geral da performance dos projetos;

• O PMO permitirá um grau maior de previsibilidade para a alta administração da organização;

• Através das metodologias e práticas implantadas pelo PMO ocorrerá a melhoria nos projetos e consequentemente o aumento do nível de satisfação dos cliente;

Nível Hierárquico

=> Proposta de dois níveis hierárquicos de PMO’s , sendo um PMO de nível 3 e um PMO de nível 2 para cada um dos setores criados nos programas :

• O PMO nível 3 – estratégico – deve visar a organização como um todo;

• O PMO nível 2 tem como foco os processos e otimização dos recursos em projetos diferentes;

Foco adotado: Gerenciamento de Recursos

• Capacidade de gerenciar projetos simultâneos.

• Obtenção da satisfação das pessoas.

• Otimização na utilização dos recursos públicos envolvidos no projeto

Função adotada: Integração com o Negócio.

• Tomada de decisões preservando os interesses comuns.

• Contribuir para o planejamento estratégico.

• Gerenciamento de conflitos com mais especificidade.

• Gerenciamento de portfolio.

Modelo adotado: Torre de Controle

• Este modelo possuirá funções combinadas como modelo de estação meteorológica, tornando o escritório de projetos mais versátil.

• Desempenha funções de padronização, suporte, reforço e melhoria contínua dos padrões.

• Realização de auditorias.

• O escritório conduzirá os projetos por meio de orientações para evitar erros e retrabalhos.

Profissionais envolvidos

• 01 Diretor

• 03 Gerentes de Projetos

• 02 Coordenadores de Projetos

• 02 Analistas de Projetos

• 02 Analistas de Documentação

Etapas de Implementação

Métricas de sucesso adotadas

• PIB

• IDH

• Popularidade do Presidente

• Valor Agregado

• Custo

• Tempo

• Satisafaçao da População

Fatores críticos de sucesso • Apoio, patrocinio e comprometimento da alta administração e níveis executivos;

• Equipe composta por profissionais experientes e certificados garantindo o alinhamento aos objetivos do plano estratégico;

• Papéis e responsabilidades claramente articulados;

• Processos documentados e formalmente divulgados entre os stakeholders;

• Relatórios de lições aprendidas disseminado;

• Foco, com estabelecimento de prioridades e metas;

• Infraestrura, recursos humanos, materias, máquinas e equipamentos, softwares e ferramentas dedicadas.

Documents

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