Greiðslumiðlun og rafrænir reikningar hjá íslenska ríkinu

Gunnar H. Hall

Fjársýsla ríkisins

Fjársýsla ríkisins

Helstu verkefniUmsýsla á fjármálum og bókhaldi ríkisinsRekstur á fjárhags- og mannauðskerfi ríkisins -

OrriBókhald og greiðslur fyrir margar stofnanirGreiðsla launa fyrir ríkisstarfsmenn Innheimta skatta

Efnistök

Stefna stjórnvalda um rafræn innkaup ríkisins. Helstu markmiðÁvinningur

Aðkoma Fjársýslunnar að verkefninu Innlent og erlent samstarfReynsla DanaStaða verkefnis hér á landi

Stefna fyrir rafræn innkaup

Markmið fyrir umhverfi rafrænna viðskipta sé byggt á samræmdum stöðlum og

viðskiptareglum rafrænir reikningar verði jafngildir

pappírsreikningum í innkaupum ríkisinsAðgengi kaupenda og seljenda að vörulýsingum

skal vera samræmt á stöðluðu formiUmhverfi rafrænna viðskipta sé traust og styðji

rekjanleika

Stefna fyrir rafræn innkaup

Markmið fyrir innkaupaferla ríkið taki aðeins við reikningum á rafrænu formi

og geti sent rafræna reikninga Miðlun rafrænna viðskiptaupplýsinga í

innkaupum verði stöðluðGreiðslur ríkisins verði með rafrænum hætti Rafræn innkaup smærri stofnana samræmd og

samvinna þeirra í innkaupum aukinTryggja hagkvæma umsýslu rammasamninga og

rafrænt aðgengi að þeim

Innkaupaferlið

Stefna fyrir rafræn innkaup

Rafrænir reikningar Markmið varðandi tímasetningar Fyrir lok ársins 2008:

Allar stofnanir ríkisins geti tekið við og sent reikninga á rafrænu formi

Allar greiðslur ríkisins verði á rafrænu formi Framtíðin

Allir reikningar til ríkisins verði á rafrænu formi

Rafrænir reikningar

Ávinningur til framtíðar Fjárhagslegur sparnaður

Komist hjá margskráningu upplýsinga Prentkostnaður Sendingarkostnaður

Umhverfisvænt - Minni pappír Bætt vinnuumhverfi Bættur rekjanleiki gagna

Rafræn innkaup, reynsla Dana Niðurstaða Dana:

Rafrænir reikningar til ríkisins eru krafa Lögleitt frá 02.2005

Ekki byrja á vörulistum eða pöntun Byrja á reikningum og greiðslum

Pantanir og vörulistar fylgja á eftir Reikningur er lykilskjal í innkaupaferli

Gildi rafrænna innkaupa eru skýr þegar rafrænir reikningar hafa verið innleiddir

Bakgrunnur - samstarf

Innlent samstarf ICEPRO - Atvinnulífið

Frumkvæði Dana 2005Lög um notkun reikninga á UBL formi

NES er samstarf Norðurlandaþjóða um notkun UBL, byggt á reynslu Dana

Framlag Norðurlanda til stöðlunar á rafrænum opinberum innkaupum innan EB

FJS þátttakandi frá upphafi

Uppsetning byggð á reynslu Dana Sveitarfélagið Kaupmannahöfn

Svipaður fjöldi rekstrareiningaSvipuð uppsetning á OEBS og hér á landiUppsetning rafrænna reikninga lá fyrir

ORRISamið var við sömu aðila og í Kbh um

uppsetningu

ORRI Kynnt Ríkisendurskoðun í lok febrúar sl.

Málið kynntTilgangur. Fá fram áherslur stofnunarinnar

Viðbrögð RíkisendurskoðunarKynntu sér álit dönsku Ríkisendurskoðunar-

innar um hvernig til hefði tekist í DanmörkuSvarbréf í lok mars sl.

Ríkisendurskoðun, atriði úr bréfi Danmörk

Skv dönsku Ríkisendurskoðuninni var verkefnið mjög vel heppnað. Sparnaður 1 ári eftir upptöku rafrænna reikninga metinn 7 milljarðar króna hjá hinu opinbera. Einnig einkaaðilar.

Lykilatriði Lagasetning. Allir opinberir aðilar innleiddu Staðlaðir rafrænir ferlar í fjárhagskerfunum Huga þarf að ýmsum lögum svo sem VSK Nemkonto. Allir sem fá greiðslur frá ríkinu

Ríkisendurskoðun, atriði úr bréfi Ísland

Ekki nóg að einblína á tæknilausnHuga þarf mjög vel að öllum öryggisþáttum við

formbreytingu reikningaHuga þarf einnig m.a. að lagasetningu og

ýmsum öðrum þáttum sem styðja verkefnið í framkvæmd.

Sparnaður - Hvernig ?

SjálfvirkniFækka tilvikum þar sem mannshöndin þarf að

koma aðMinni vinna, aukin sérhæfing, fækkar villumbókunarstrengur, samþykktarferliStemma af pöntun á móti reikning

Losna við pappírFylgiskjöl

Sjálfvirk bókun

Samræmdir innkaupaflokkkar (UNSPSC) eru notaðir til að stýra bókun

Bókunarvél tryggi samræmingu á notkun tegundarlykilsFJS stýri tillögu að bókun á tegundStofnun stýri tillögu að bókun á viðfang

Staða verkefnis hjá FJS

1. áfanga verkefnis er lokið ! Samkomulag við atvinnulíf um form fyrir rafræna

reikninga (UBL / NES form) Orri, fjárhagskerfi ríkisins getur tekið við reikningum á

UBL formi

Fyrstu birgjar; Orkuveitan, Vodafone Byggir á tengingu við SPAN (vörpun úr EDIFACT)

Fyrstu stofnanir Rekstrarfélag stjórnarráðsins Lögreglan á höfuðborgarsvæðinu

Næstu skref

Aðlaga bókun reikninga og samþykktarferli “Bókunarvél” – kerfið útbúi tillögu að bókun

reikninga Senda reikninga, senda pöntun Tenging við vörustýringu Tenging við verkbókhald

FJS - Nokkrar lykiltölur

20062005 Launaseðlar 290.428 279.955 þar af bankainnlegg 288.671 277.711 þar af launatékkar 1.757 2.244

Barnab. og skattt. greiðslur 272.508 304.539

þar af bankainnlegg 214.183 259.573 þar af tékkar 58.325 54.966

FJS - Nokkrar lykiltölur

20062005 Greiðsla reikninga 178.503 181.922 þar af bankainnlegg 175.265 177.411 þar af launatékkar 3.238 4.511

Fylgiskjöl

“möppu-metrar” á ári 120-150 120-150 Geymslum frá fyrir 1900

Fjársýslan - Frekari upplýsingar

Ársskýrsla 2006Rafræn stjórnsýsla - Bætt umhverfi bls.8-13www.fjs.is

Tæknisvið FjársýslunnarBergþór Skúlason