Gestione elettronica dei documenti: prospettive di sviluppo del mercato

PremessaLe ultime due leggi in materia di archiviazione deidocumenti entrate in vigore all’inizio del 2004 posso-no essere considerate le tessere conclusive di un puzz-le giuridico iniziato nel lontano 1997 con il D.P. R. n.513 del 10 novembre 1997, «Regolamento contenen-te i criteri per la formazione, l’archiviazione e la tra-smissione di documenti con strumenti informatici etelematici», la cui emanazione era stata prevista dallaprecedente legge Bassanini n. 59 del 15 marzo 1997.Il Decreto del Ministero dell’Economia e Finanzedel 23 gennaio 2004 e il successivo D.Lgs. n. 52 del20 febbraio 2004, infatti, autorizzano finalmentel’emissione, la conservazione e la riproduzione susupporti informatici dei documenti e delle scritturecontabili rilevanti ai fini tributari, nonché la lorotrasmissione su rete Internet, aprendo definitiva-mente la strada alla sostituzione degli archivi carta-cei con quelli digitali.Le nuove possibilità di archiviazione accordate dallegislatore hanno quindi apportato un’ulteriore inie-zione di fiducia al mercato della gestione elettroni-ca dei documenti (GED), un settore che, avendoavuto negli ultimi tre anni tassi di crescita a due ci-fre, si era già dimostrato in netta controtendenza ri-spetto alla decisa contrazione subita dall’interocomparto informatico.

Volume d’affari e previsioni di crescitaNel 2003 il mercato italiano della gestione elettro-nica dei documenti valeva circa un miliardo di Eu-ro, di cui:• 110 milioni di hardware (per l’acquisizione e l’ar-chiviazione elettronica dei documenti);

• circa 500 milioni di «software e servizi» (ovvero,soluzioni per l’archiviazione, l’indicizzazione, la ri-cerca, la gestione del workflow, ecc., e attività diconsulenza, progettazione, system integration, for-mazione, manutenzione, ecc.), nonché ulterioricomponenti classificabili come servizi di outsour-cing informatico, quali l’housing, l’hosting, l’eser-cizio, ecc.;• circa 125 milioni di «back office documentale»(ossia, attività di archiviazione elettronica e di trat-tamento dei documenti prima e dopo il trasferimen-to su supporto informatico, quali la scansione deidocumenti, il controllo e la correzione post ricono-scimento automatico delle informazioni chiave,l’abbinamento tra il protocollo elettronico dei sin-goli documenti e le registrazioni contabili/gestionalidei sistemi ERP/legacy, ecc.);• circa 265 milioni di «archiviazione e gestione fisi-ca dei documenti»Durante il 2004, anche a causa dell’emanazionedelle due ultime disposizioni legislative, che hannocontribuito a stimolare perfino i clienti più riottosi,si stima che il mercato italiano delle soluzioni GEDsia cresciuto del 10% circa; e crescite simili sonopreviste anche per il biennio 2005-2006, alla finedel quale l’intero comparto potrebbe valere circa1,35 miliardi di Euro, di cui:• circa 115 milioni di hardware, con un incrementomedio annuo nettamente inferiore alla media delsettore (+2%), che tiene conto degli effetti indottidall’innovazione tecnologica e pondera congiunta-

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La normativa italiana è ormai matura per la realizzazione di un ideale «ufficio senza carta».Il mercato è in fermento, gli operatori si moltiplicano e anche i clienti originariamente più

scettici iniziano a prendere in considerazione le prospettive di risparmio e di incremento di efficienza dei processi aziendali offerte dalle soluzioni di gestione elettronica dei documenti(GED).

di Luca Gargiulo (*)

Gestione elettronica dei documenti: prospettive di sviluppo del mercato

Nota:(*) Senior manager di Bain & Company Italy.

mente l’aumento atteso sulle quantità e la diminu-zione dei prezzi unitari delle macchine a parità dicapacità produttiva;• circa 725 milioni di «software e servizi», con l’in-cremento medio annuo più alto del settore (+13%),giustificato soprattutto dalla crescita delle compo-nenti relative ai servizi di outsourcing;• 175 milioni di «back office documentale» con unincremento medio annuo, anche in questo caso, su-periore alla media del settore (+12%), poiché i ser-vizi inclusi in questa categoria non sono altro checomponenti dell’offerta di outsourcing GED;• 335 milioni di «archiviazione e gestione fisica deidocumenti», con un incremento medio annuo leg-germente inferiore alla media del settore (+8%),poiché la nuova normativa in vigore dal 2004 ha ul-teriormente esteso la possibilità di sostituzione de-gli archivi cartacei con quelli elettronici.Volendo descrivere l’evoluzione della gestione elet-tronica dei documenti dal punto di vista dei mercativerticali fruitori, si può osservare che:• le istituzioni finanziare, con una quota di mercatoal 2003 del 31%, rappresentano uno dei segmenti incui storicamente è stata maggiore l’attenzione neiconfronti della GED e, in particolare, dei servizi dioutsourcing documentale. Per il 2006 si prevedeuna crescita di questo segmento appena superiorealla media del settore (+11% annuo), con un incre-mento della quota di mercato relativa di un puntopercentuale circa;• l’industria nel 2003 rappresentava il 25% del mer-cato. Mostrando caratteristiche di maturità, questosegmento avrà un tasso di crescita relativamentebasso (+2% annuo) e al 2006 vedrà calare la propriaincidenza sul mercato al 20%;• la Pubblica Amministrazione (centrale e locale),pur detenendo al 2003 una quota di mercato del20%, ha sempre manifestato, rispetto alle proprie po-tenzialità, un modesto interesse per i servizi GED. Lenuove normative nazionali ed europee lasciano peròintravedere una crescita superiore alla media (+15%annuo), per cui, al 2006, l’incidenza della P. A. sultotale mercato GED potrebbe superare il 23%;• le telecomunicazioni e le Utility, detenendo al2003 una quota del 7%, sono i segmenti con la cre-scita attesa più rilevante (+20% annuo). Questo svi-luppo potrebbe essere trainato dalla volontà d’inve-stire nel potenziamento dei sistemi di front-end, permigliorare il rapporto con la clientela, e dalla neces-sità di trattare un volume di documentazione cre-scente: infatti, ogni variazione contrattuale concor-data tramite contact center (abilitazioni/abolizionidi servizi, cambi tariffari, ecc.) dovrebbe essere suf-

fragata da un documento firmato, sebbene quest’ob-bligo di legge sia solitamente disatteso. In questomodo, le Telecomunicazioni e le Utility accresce-rebbero la propria quota di mercato di due puntipercentuali;• la «distribuzione», che al 2003 rappresentava cir-ca l’8% del mercato GED, inizia a mostrare caratte-ristiche di maturità. Per questo motivo si prevedeche abbia un tasso di crescita in linea con quellodell’intero comparto (+10% annuo), conservando al2006 la propria quota di mercato;• i servizi e gli altri settori (tra i quali possiamo in-cludere i trasporti, la sanità, l’istruzione e la ricerca,ecc.) al 2003 rappresentavano all’incirca il 9% delmercato GED. L’effetto congiunto dovuto all’eleva-to volume di documenti, indotto dalle attività checaratterizzano questi settori, e alla relativa arretra-tezza nell’adozione di sistemi GED lascia intrave-dere aumenti in linea con la media di mercato(+10% annuo). Anche in questo caso, quindi, per il2006 si prevede che tali mercati verticali mantenga-no la loro quota sul totale settore.

Classificazione dei fornitoriVolendo analizzare le aziende operanti nel settoreGED, e trascurando ovviamente i produttori dihardware, che appartengono alla categoria dellegrandi multinazionali dell’informatica, una delleprime evidenze riguarda la loro elevata numerosità,che contribuisce a determinare una scarsissima con-centrazione di mercato.Se si tralasciano le soluzioni di outsourcing offertein modalità ASP (application service provider), chehanno potuto svilupparsi a partire dall’anno 2000con il consolidarsi della velocità e dell’affidabilitàdei collegamenti Internet, le componenti principalidei servizi GED, così come le conosciamo oggi,erano tutte disponibili sul mercato da circa un de-cennio; si pensi, ad esempio, alla gestione immagi-ni, al document repository, al computer output tolaser disk (COLD), al workflow management e al-l’information retrieval. Per questo motivo, fin dal2003, il mercato GED, pur crescendo a ritmi soste-nuti, era già in fase di commoditisation (dal puntodi vista delle soluzioni e dei prodotti offerti) e parti-colarmente numeroso era l’insieme delle aziende ingrado di offrire tali servizi.Nel 2003 il mercato GED contava circa 250 opera-tori, di cui:• Il 15% dichiarava un fatturato annuo inferiore a0,5 milioni di Euro;• Il 65% produceva un volume d’affari oscillantetra 0,5 e 5 milioni di Euro;

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Strumenti informaticiInformatica

• Il 20% restante superava i 5 milioni di Euro di ri-cavi.Per valutare correttamente cosa sarà della concen-trazione del mercato GED, occorre ricordare chechi punta a servire le multinazionali dell’industria, igrandi enti della Pubblica Amministrazione o leistituzioni finanziarie, deve avere una dimensioneaziendale rilevante e offrire una gamma di servizicompleta ed innovativa. Tuttavia, se i clienti da ser-vire appartengono alle piccole e medie imprese, op-pure al segmento dei professionisti, gli investimentinecessari per offrir loro servizi basilari d’archivia-zione elettronica non sono particolarmente ingenti.Sulla base di queste considerazioni, si osserva che ilnumero di aziende aventi un fatturato annuo GEDinferiore a 0,5 milioni di Euro è cresciuto conside-revolmente e continuerà a crescere ancora ad un rit-mo decisamente sostenuto (+125% l’anno). Traqueste aziende si annoverano quelle di piccole di-mensioni, che offrono servizi di gestione dei docu-menti come core business, e altre di dimensionimaggiori, che offrono gli stessi servizi come com-ponenti ancillari ad altre tipologie di prestazioni(retailing di cancelleria, economato, system integra-tion, software development, ecc.). A dimostrazionedi ciò, ricordiamo che tra il 2003 e il 2004 sono na-te a livello nazionale alcune iniziative di archivia-zione ottica in franchising. Infatti, i centri multiser-vizi già radicati sul territorio, che si rivolgono almondo delle piccole imprese e dei professionisti, acompletamento della propria offerta, hanno aggiun-to a catalogo alcuni servizi GED fondamentali, qua-li la scansione dei documenti, il riconoscimento ot-tico delle parole chiave, l’indicizzazione, l’archivia-zione su CD/DVD e la rivendita di software per laconsultazione e la ristampa.Tenuto quindi conto del trend in atto (Tavole 1 e 2),si stima che nel 2006 il mercato GED conterà circa700 operatori, di cui:• Il 60% con un fatturato annuo inferiore a 0,5 mi-lioni di Euro;• Il 30% con un volume d’affari oscillante tra 0,5 e5 milioni di Euro; • Il 10% con più di 5 milioni di Euro di ricavi.

Mercato IT ed evoluzione dell’offertaPrendendo in considerazione i dati consuntivi del2004 proposti da Assinform, l’Italia conferma per ilterzo anno consecutivo una contrazione dei proprivolumi di spesa per l’informatica. Questo ridimen-sionamento, iniziato già nel 2001, è stato ottenutodalle imprese utenti effettuando un’accurata sele-zione dei progetti da realizzare, circostanziandola

solamente a quei pochi aventi un chiaro impatto po-sitivo sul business e/o razionalizzanti i processi in-terni, ossia in grado di produrre immediati ritorni intermini di efficienza. Più in particolare, relativa-mente agli investimenti IT, a partire dal 2001 l’Ita-lia ha progressivamente perso circa sei punti per-centuali sui volumi di spesa per l’informatica (ri-spettivamente -2,2%, -3,2% e -0,4% dal 2002 al2004), attestandosi definitivamente sui 19,3 miliar-di di Euro.Analizzando in dettaglio i dati del 2004 si scopreche, dal punto di vista delle tipologie di spesa, il de-cremento rispetto al 2003 è stato guidato dalla con-trazione del mercato dei servizi professionali (-1,2%), che costituiscono il 50% del totale spesa ITitaliana, e dalla riduzione dell’assistenza tecnica (-3,2%), con impatto sul 5% del mercato; tale decre-mento è stato tuttavia moderato da una timida ripre-sa dei consumi hardware (+1,0%) e software(+0,4%), che valgono rispettivamente il 25% e il20% degli acquisti.Osservando le variazioni di spesa per categoria diclientela si riscontra, inoltre, che le aziende di me-die e di grandi dimensioni, responsabili di circa il75% dell’intera spesa IT italiana, presentano incre-menti marginali (+0,1%), le piccole imprese, chepesano per circa il 20% degli acquisti, continuano acontrarre significativamente i propri investimentiinformatici (-3,3%), mentre l’unico vero segnale diripresa è evidenziato dal segmento delle famiglie edai professionisti (+4,4%), che assorbe però sola-mente il 5% del mercato IT italiano.Da quanto riscontrato, la domanda aggregata di spe-sa informatica è sostenuta solamente:• se si considerano le tipologie di spesa, dall’incre-mento degli acquisti hardware, principalmente de-dicati ai personal computer e alle periferiche, conobiettivo di rinnovo di un parco macchine obsoleto,a causa di investimenti volutamente procrastinatinel tempo;• se si considera la clientela servita, dal piccoloboom dell’informatica personale trainata dal seg-mento dei privati e dei professionisti, in cui vannoanche a confluire investimenti a scopo ludico-ri-creativo, difficilmente scorporabili dai dati.La contrazione del mercato dei servizi professionalitestimonia che, al momento, in Italia non esistonoprogetti di ampio respiro, né particolari «modeinformatiche» trainanti (quali possono essere statela «corsa» all’ERP o l’informatizzazione Internet-centrica indotta dalla cosiddetta New Economy), sianelle amministrazioni pubbliche, sia nelle aziendeprivate, siano esse di piccole, medie o grandi di-



mensioni. La riduzione dell’assistenza tecnica, inol-tre, avviene anche per effetto dei minori investi-menti hardware e software degli anni 2002 e 2003.In quest’ottica, per quanto riguarda il mercatoGED, le aziende italiane non hanno privilegiato iclassici progetti di re-engineering della gestione do-cumentale, penalizzandoli a causa degli elevati in-vestimenti necessari per il set-up della piattaformahardware/software e per le attività di system inte-gration. Ciononostante, in controtendenza con il consolidar-si di una congiuntura economica ed informaticapiuttosto negativa, il mercato si è dimostrato parti-colarmente ricettivo alla fruizione dei servizi per lagestione documentale «a consumo», ossia in out-sourcing. In particolare, si stima che il ricorso al-l’outsourcing, già particolarmente diffuso nel 2004,sia destinato ad aumentare ulteriormente. Inoltre,l’affermazione di Internet, quale media affidabile esicuro per il trasporto dei dati, permette lo scambio

veloce dei contenuti documentali e consente la dif-fusione di nuovi servizi GED, integralmente fruibilivia web in modalità di full outsourcing.Per le considerazioni espresse, i fornitori di soluzio-ni GED sono naturalmente portati a identificarenuove modalità di composizione dell’offerta. Laclassica realizzazione di progetti per la gestione do-cumentale, articolati in vendita di componentihardware, software e di system integration, cedeprogressivamente il passo all’offerta dei managedservices, fino alla più ampia estensione di questoconcetto, che porta naturalmente al «business pro-cess outsourcing (BPO) documentale».In questa prospettiva, il BPO documentale deve es-sere visto come un mosaico di servizi, che può in-cludere la realizzazione di un sistema GED e tuttele attività di back office per il trattamento dei docu-menti, fino all’archiviazione e alla gestione fisicadella carta. Esemplificando, una volta individuatoun processo aziendale nel quale il trattamento deidocumenti sia particolarmente rilevante (ad esem-pio, la lavorazione delle fatture passive, delle con-ferme degli ordini, dei fogli di presenza, delle notespese, dei certificati malattia, ecc.), il modello difruizione del BPO documentale potrebbe prevedere,congiuntamente o separatamente:• la progettazione e la realizzazione di un sistemaper la scansione dei documenti, il riconoscimentoottico delle parole chiave, l’indicizzazione, l’archi-viazione elettronica, la consultazione e la ristampa,con esercizio dello stesso presso una server farmdel system integrator/outsourcer;• l’alimentazione del sistema, effettuata dal perso-nale specializzato dell’outsourcer (ovvero, la scan-sione dei documenti, il controllo e la correzione po-st riconoscimento automatico delle informazionichiave, ecc.);• l’abbinamento univoco manuale (o automatico,laddove possibile) tra il protocollo elettronico deisingoli documenti e le registrazioni contabili/gestio-nali residenti nei sistemi ERP/legacy;• l’abilitazione all’utilizzo di tale sistema da partedegli utenti del cliente tramite un browser Internetcon accesso sicuro;• la gestione via web del workflow, consentendo unafacile integrazione delle attività di back office docu-mentale, svolte dall’outsourcer, con i processi ope-rativi e autorizzativi aziendali (collaborative docu-ment management);• la gestione fisica dei documenti demandata al-l’outsourcer (archiviazione, reperimento, ecc.).In questa prospettiva, il mercato GED, sebbene sor-to con componenti di servizio e operatori potenzial-



Tavola 1 – Il settore GED al 2006 – MercatoItalia – Dati in milioni di Euro

Fonte: elaborazioni su interviste a operatori di mercato

Tavola 2 – La crescita degli operatori GED –Mercato Italia – 2003/2006

Fonte: elaborazioni su interviste a operatori di mercato

mente differenti, è naturalmente portato ad evolvereverso una forma di fornitura unica ed integrata. Alfine di avere un’offerta omnicomprensiva, quindi, ifornitori di hardware, software e system integrationdovranno divenire contemporaneamente erogatoridi servizi BPO, mentre i classici fornitori di BPOdovranno recuperare sul mercato alcune competen-ze informatiche.I clienti, invece, dovranno porre un’elevata atten-zione sulle reali capacità dei fornitori ad erogareservizi GED di qualità. Le amministrazioni pubbli-che, in particolare, dovranno vagliare correttamentei ribassi di gara, che a volte potrebbero essere indi-ce di scarsa bontà delle future prestazioni; le merevalutazioni economiche, ad esempio, dovranno es-sere opportunamente correlate alla robustezza, allasicurezza e alle performance delle soluzioni propo-ste dai fornitori rispetto ai volumi documentali dagestire e agli utenti da servire. Non è superfluo ri-cordare, inoltre, che l’incidenza del costo del lavo-ro, soprattutto nelle fasi di alimentazione, di con-trollo e di correzione delle informazioni inserite neisistemi, è elevatissima e difficilmente comprimibi-le. Alcuni fornitori, in realtà, nel tentativo di rispar-miare sul costo del lavoro, sono propensi a deloca-lizzare tali attività (ad esempio, nei paesi dell’Est),sottostando intrinsecamente ad un elevato rischioqualità.

Recupero degli investimenti e pricingSe i fornitori di soluzioni GED sono necessaria-mente costretti dalle dinamiche di mercato a privi-legiare l’offerta dei managed services, ovvero delBPO documentale, rispetto ai classici progetti diimplementazione di sistemi per la gestione dei do-cumenti basati sulla fornitura di componentihardware, software e di system integration, la ven-dita «a consumo» di tali servizi rende impossibile ilcalcolo del ritorno sugli investimenti, non contem-plando il concetto stesso di costo pluriennale.In questi casi, al fine di valutare correttamente ilcosto-opportunità di ricorrere all’acquisto di serviziGED, è importante che le aziende interessate si sof-fermino sulla quantificazione del total cost of ow-nership (TCO) dei processi documentali gestiti inassenza e in presenza di sistemi GED. L’analisi delTCO in assenza di sistemi GED dei processi presiin esame dovrà quindi essere confrontato con ilnuovo TCO dei medesimi processi, includendo inquest’ultimo anche il costo di utilizzo dei serviziGED acquisiti dall’azienda.A scopo esemplificativo, le aziende interessate al-l’acquisizione di servizi GED potrebbero provare a

valutare il proprio TCO per i seguenti processi do-cumentali fondamentali:• la duplicazione fisica/elettronica dei documenti(si tenga presente, quale effetto moltiplicativo, chea volte un singolo documento, per specifiche esi-genze di lavorazione, viene duplicato e distribuitoall’interno e/o all’esterno dell’azienda anche più didieci volte);• l’archiviazione fisica dei documenti (è opportunovalutare correttamente l’impatto dell’ubicazione fi-sica degli archivi in termini di tempi di raggiungi-mento della documentazione e costi di gestione del-le strutture);• il recupero dei documenti archiviati (è necessarioanche in questo caso soppesare l’incidenza dell’ubi-cazione fisica degli archivi sui tempi e sui costi);• il recupero dei documenti archiviati erroneamente(si ricorda che alcune stime conservative affermanoche circa il 3% dei documenti fisici non sia archi-viato correttamente).Per il calcolo del TCO si dovrebbero quindi analiz-zare i volumi di documenti gestiti per singolo pro-cesso, i tempi necessari all’espletamento di tali atti-vità, il salario orario medio del personale impiega-to, il costo dei materiali utilizzati, la spesa per l’af-fitto dei locali e il valore delle utenze (elettricità, ri-scaldamento, ecc.) per gli spazi destinati all’archi-viazione e tutti gli altri costi correlabili.In presenza di sistemi GED, i medesimi processi esa-minati avrebbero sicuramente nuovi tempi di inter-vento del personale e nuovi consumi, che, insieme alcosto stesso dei servizi GED acquisiti, contribuireb-bero a determinare il nuovo TCO. Per completare leanalisi, sarebbe opportuno che il calcolo del nuovoTCO tenesse altresì conto del tempo delle risorse re-so disponibile dall’adozione dei nuovi processi lavo-rativi, che dovrebbe essere valorizzato secondo leopportunità di reimpiego offerte dal business.Sulla base delle varie offerte le aziende possono va-lutare la convenienza delle diverse soluzioni propo-ste dai fornitori. Solitamente, i benefici economicidell’acquisto «a consumo» di servizi GED sono ri-scontrabili immediatamente, anche all’interno delprimo esercizio contabile. Qualora l’azienda propendesse invece per l’acquisi-zione «a progetto», i medesimi calcoli effettuabiliper la fruizione «a consumo» dovrebbero essere ri-presi ed adattati opportunamente, considerando unavita media (conservativa) dei sistemi GED svilup-pati di tre/cinque anni. Generalmente, in questi casi,gli investimenti presentano un pay-back period chenon supera i tre anni.Osservando le offerte dei fornitori è altresì possibile



verificare che il pricing («a consumo» o «a progetto») dei servizi/sistemi GED è assai varia-bile, dipendendo dalla tipologia dei documenti og-getto dell’archiviazione elettronica; la gestione di-gitale di una singola pagina documentale può avereper le aziende utenti un costo sostanzialmente di-verso in funzione delle informazioni in essa conte-nute. A titolo esemplificativo, si pensi alla differen-te rilevanza di business esistente tra il contenutoinformativo di una fattura passiva e quello di uncontratto di fornitura periodica. Nella determinazio-ne del mark up da applicare, quindi, le aziende for-nitrici non solo contemplano una stima del TCO«ante-GED» che l’azienda sostiene, ma tengonoimplicitamente in considerazione anche il valoreper il business che l’azienda attribuisce ai dati con-tenuti nei documenti.

Ulteriori considerazioniOra che la piattaforma legislativa relativa alla GEDè sostanzialmente completa, consentendo alle azien-de di muoversi in modo disciplinato nel campo del-l’archiviazione e della trasmissione elettronica deidocumenti, occorrerà attendere qualche anno perosservare come il mercato accoglierà e sfrutterà sta-bilmente le potenzialità concesse dal legislatore.Qualora l’archiviazione elettronica dei documentiraggiungesse presso le aziende e i liberi professio-nisti una diffusione veramente capillare, in un futu-ro non troppo lontano il legislatore potrebbe addirit-tura cambiare definitivamente le attuali direttive,che prevedono l’esercizio facoltativo della GED,optando per l’obbligatorietà di tale soluzione.Se, infatti, da un lato è vero che il tanto agognatopaperless office teorizzato con il consolidarsi del-l’informatica distribuita ha a lungo stentato ad af-fermarsi, essendo inoltre controbilanciato dalla tu-multuosa prolificazione del reporting personalizza-to, soventemente scambiato tra gli utenti in formacartacea (si pensi alle presentazioni, alle elaborazio-ni dei fogli elettronici, ecc.), è altresì vero che i do-cumenti rilevanti ai fini contabili e tributari non ne-cessitano per la loro consultazione di tutte le poten-zialità offerte dalla carta.Gli elaborati complessi come i libri, i manuali, ecc.richiedono solitamente una consultazione non stret-tamente sequenziale, con libertà di rapido movi-mento nel testo; le presentazioni basate su grafici etabelle, invece, sono comunemente stampate su fo-gli sciolti, necessitando, sempre per rapidità d’esa-me, di una visione d’insieme, che abitualmentecomporta l’allineamento contemporaneo di più pa-gine. I documenti rilevanti ai fini contabili e tributa-

ri, al contrario, si compongono generalmente di unasola pagina, hanno contenuti standard/obbligatori evisivamente presentano quasi sempre il medesimolayout, facilitando l’utente nella loro consultazione.Inoltre, tali documenti, dal punto di vista dei pro-cessi aziendali, sono logicamente concatenati (comegli ordini, le entrate merci, le fatture, ecc.) e la lororeperibilità/consultazione «a cascata», consentitadai sistemi GED, permette un notevole risparmio ditempi e costi.Per i motivi espressi, che sono rafforzati ancor dipiù dalla diffusione dei sistemi ERP, dall’utilizzosempre più frequente della posta elettronica e dallarealizzazione dei portali aziendali (che nascono perintegrare e rendere disponibili su un’unica piat-taforma Web-based i dati, le applicazioni e i servizidi comunicazione delle imprese, permettendo l’uti-lizzazione di tali risorse da parte di tutti gli utentiinterni ed esterni ad esse), i documenti rilevanti aifini contabili e tributari sono naturalmente portatiad evolvere dalla loro forma classica cartacea (oanalogica) a quella elettronica (o digitale), ancorpiù di quanto i cambiamenti legislativi stessi, chehanno attribuito loro validità giuridica, abbiano po-tuto sinora fare.L’immediato futuro sarà sicuramente testimone diuna gestione dei documenti e dei flussi documen-tali sempre più elettronica e meno cartacea. Loscambio stesso della documentazione tra aziende,privati, pubblica amministrazione e fisco potrà av-venire in modalità peer-to-peer, ovvero alla pari,da punto a punto e in maniera sincrona tra mittentie destinatari.

ConclusioniCon l’emanazione degli ultimi provvedimenti legi-slativi in materia di archiviazione elettronica deidocumenti, che consentono anche in Italia l’emis-sione, la conservazione, la riproduzione su supportiinformatici e la trasmissione su rete Internet dei do-cumenti rilevanti ai fini tributari, nonché delle scrit-ture contabili, le potenzialità di crescita del mercatoGED sono aumentate ulteriormente. La nuova nor-mativa, inoltre, ha anche contribuito a polarizzarel’attenzione dei clienti più dubbiosi sulle reali pro-spettive di risparmio e sugli incrementi di efficienzadei processi aziendali offerti da tali soluzioni.Tutti gli operatori economici, dalle grandi aziendeagli studi professionali, o sono già clienti dei serviziGED, o stanno valutando la possibilità di diventar-lo. Le grandi aziende sono maggiormente propensead utilizzare i servizi GED in full outsourcing, tal-volta in modalità ASP; le piccole imprese e gli studi



professionali, invece, continuando a vedere nellasegretezza dei dati contenuti in alcuni documentiuna componente distintiva del proprio lavoro, sonofruitori di soluzioni GED piuttosto semplici, acqui-stabili off the shelf e utilizzabili in proprio, senzal’aiuto di un system integrator per le attività di per-sonalizzazione delle applicazioni e di formazionedell’utenza.Per questi motivi, le soluzioni GED stanno progres-sivamente diventando vere e proprie commodity delpanorama informatico, mentre si assiste ad un am-pliamento della numerosità dei fornitori, con unconsistente aumento, in particolare, degli operatoriaventi un fatturato specifico annuo inferiore a 0,5milioni di Euro, senza che questo comunque pregiu-dichi, ancora per qualche anno, la crescita del mer-cato stesso.Si può infine affermare che le recenti evoluzioni le-

gislative abbiano ratificato dal punto di vista nor-mativo un trend comportamentale di aziende (priva-te e pubbliche), professionisti e cittadini, già in cor-so da circa un decennio e che è stato ispirato dallaprogressiva diffusione delle nuove tecnologie infor-matiche relative alla registrazione magnetica ed ot-tica dei dati e alla trasmissione degli stessi su retepubblica.Gli effetti indotti dall’apporto legislativo contribui-ranno indubbiamente da un lato a determinare nelmedio periodo la maturità del mercato GED, mentredall’altro consentiranno il progressivo affermarsi,almeno per quanto concerne i documenti rilevanti aifini contabili e tributari, del paperless office, au-mentando considerevolmente l’efficacia e l’effi-cienza organizzativa dei processi di archiviazione,gestione e trasmissione dei documenti, riducendonesignificativamente i relativi oneri di gestione.



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