Gestione documenti

• La funzione principale di MOSAICO è il trattamento documenti. Grazie ad una corretta configurazione dell’anagrafica documenti e causali, l’utente di Mosaico sarà in grado di gestire innumerevoli situazioni operative della sua attività.

Inserimento di nuovi documenti

• Ogni volta che un documento (fattura passiva, ddt, nota credito, parcella, bolletta) viene ricevuto dobbiamo inserirlo in archivio per poterlo memorizzare. Quando invece dobbiamo emettere un documento (fattura attiva, ddt, ordine, preventivo, buono produzione, lavorazione conto terzi) dobbiamo inserirlo in archivio per poterlo stampare e memorizzare. In base alle impostazioni del tipo di documento che andremo a inserire in memoria il programma eseguirà o no alcune operazioni automatizzate come la generazione delle date di incasso/pagamento e la movimentazione del magazzino.

Al fine di velocizzare e semplificare l'apprendimento della gestione dei

documenti è stata predisposta un'unica schermata che consente la

memorizzazione e stampa di tutti i tipi di documento.Stiamo parlando del "Document Wizard" ("il mago del

documento"),lo strumento che si utilizza in MOSAICO per

memorizzare i documenti.

Per richiamarlo occorre cliccare su “Nuovo doc.” nel menu principale o premere F3 sulla tastiera.La funzione principale del "Wizard" è quella di guidare l’utente nellacompilazione dei documenti con una sequenza di pochi passi predefiniti,mostrando di volta in volta solo i campi da compilare o confermare per ilraggiungimento dell’obiettivo.

• Soggetto• Causale e Tipo documento

• Destinazione• Trasporto

• Pagamento• Dettaglio• Riepilogo

A seconda dei casi i passi sono:

• Ad ogni passo corrisponde una "maschera" di immissione dati, perandare al passo successivo si deve sempre cliccare su "AVANTI>>",per tornare al passo precedente si deve sempre cliccare su"<<INDIETRO".Se ad un certo punto si vuole annullare l'operazione di memorizzazionedel documento si deve cliccare su "Annulla".Al termine della memorizzazione del documento, se si vuole confermarel'immissione dati e memorizzare effettivamente il documento in archiviosi deve cliccare su "Fine".

Analizziamo i passi uno ad uno nel caso in cui dovessimo registrare una fattura passiva…

• Il primo è "Soggetto", nel quale dobbiamo selezionare il fornitore al quale si riferisce il documento.

• Cliccando su "Avanti>>" si passa a: Causale e Tipo Documento.

• La causale e il tipo del documento vengono "suggeriti" dal programma inbase alle impostazioni del tipo soggetto selezionato, ad esempio, se ilsoggetto è un cliente la causale "Vendita all'ingrosso" saràautomaticamente selezionata, con il documento "Fatturaaccompagnatoria...".E' possibile selezionare comunque una causale ed un tipo documentoappropriati per l'occasione: si può anche verificare che il documento nonsia già inserito.

Selezionata la causale e il relativo documento cliccando su "Avanti >>"

si passa a "Destinazione".

Le caselle "Ragione sociale merce, Indirizzo Merce, ecc." vannocompilate solo per i documenti attivi (fatture accompagnatorie a cliente,ddt, ecc) e consentono di far stampare la reale destinazione della mercenel documento in caso differisca dall’intestazione.Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Trasporto":

• Questa sezione viene presa in considerazione solo per quei documentiche in qualche modo movimentano il magazzino con gli articoli cheverranno inseriti nel dettaglio.E' fondamentale verificare l'esatta impostazione di "Deposito entratamerce" e "Deposito uscita merce" evitando così movimentazioni erratedei magazzini.Gli articoli movimentati verranno "caricati" nel "deposito entrata merce"e "scaricati" dal "deposito uscita merce", va da se che per documenti dicarico dovremo selezionare il deposito nella casella "deposito entratamerce" e per i documenti di scarico dovremo invece selezionare ildeposito nella casella "deposito uscita merce". Per i documenti cosiddettidi "spostamento" invece potremo selezionare il deposito di partenzanella casella "Deposito uscita merce" e il deposito di arrivo nella casella• Le altre caselle possono essere lasciate in bianco, il documento verrà• comunque stampato lasciando gli spazi per inserire i dati a mano.• Cliccando su "Avanti >>" passiamo alla sezione "Pagamento":

• Per selezionare la modalità di pagamento, cliccare sulla freccia verso ilbasso a lato della relativa casella e selezionare la dicitura appropriata."Spese bancarie" e "Spese varie" possono indicare gli importi di talispese che verranno utilizzati per il calcolo degli imponibili.“Banca documento" indica la banca mediante la quale viene effettuato ilpagamento, verrà utilizzato per la stampa."Agente" fa riferimento all'agente che effettua la vendita, potrà essereutile in seguito per ricavare le provvigioni spettanti all'agente indicato."Esenzione IVA" se compilato fa sì che venga utilizzata una particolarealiquota per la fatturazione e che in stampa venga indicato il "Testoesenzione IVA".In ultimo abbiamo le "Note" da utilizzare a piacimento, non ci sono limitifisici di spazio ma occorre tenere conto che lo spazio in stampa non èillimitato.Cliccando su "Avanti >>" passiamo al "Dettaglio":

• La sezione "dettaglio" da modo di inserire le righe di dettaglio deldocumento specificando riga per riga articolo, descrizione, unità dimisura, quantità, prezzo unitario, sconti, e Iva. Ogni articolo vieneidentificato da un codice "interno", un codice "fornitore" e un codice"etichetta", nell'esempio non vediamo il codice "fornitore" perché nellaconfigurazione del documento in questione si era scelto di nonvisualizzarlo.Digitando il codice "interno", viene cercato in anagrafica l'articolocorrispondente e se trovato vengono compilati i restanti campi con leinformazioni trovate. Cliccando su "Avanti" passiamo al "Riepilogo":

La schermata di "Riepilogo" presenta tutte le informazioni necessarieper il completamento della memorizzazione del documento. E‘ importante verificare la data (viene inserita automaticamente la datacorrente) e il numero del documento (anch'esso proposto in automaticoin base al numeratore documenti). Vengono anche visualizzate lescadenze generate in automatico e il conteggio dell’Iva accumulata peraliquota.Ultimi ma non meno importanti sono gli "Importi documento".E'possibile anche inserire uno sconto finale in percentuale o in valore e unacconto che verrà poi defalcato dal totale documento per rigenerare lescadenze.Una volta controllati tutti i dati cliccando su "Fine" confermiamol'inserimento del documento.