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©2009 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Curso GOP050 Gestión de Portafolios Gobierno de Portafolio Sesión 3

Gestión y Gobierno de Portafolios

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

Page 106: Gestión y Gobierno de Portafolios

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

Page 209: Gestión y Gobierno de Portafolios

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

Page 255: Gestión y Gobierno de Portafolios

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas

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Curso GOP050

Gestión de Portafolios

Gobierno de PortafolioSesión 3

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Gobierno de Portafolio

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Temas a Tratar

6. Balancear Portafolio

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

8. Autorizar Componentes

9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

10. Monitorear Cambios en la Estrategia delNegocio

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BALANCEAR PORTAFOLIO

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6. Balancear Portafolio

El balance del portafolio proporciona el mix de componentes con

el mayor potencial para apoyar colectivamente las iniciativas

estratégicas de la organización y lograr los objetivos estratégicos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Agregar nuevos componentes que han sido seleccionados y

priorizados para la autorización.

2. Identificar componentes que no están autorizados, basados en

los procesos de revisión.

3. Identificar componentes a ser suspendidos, repriorizados, o

cancelados, basados en los procesos de revisión.

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6. Balancear Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis Costo - Beneficio

2. Análisis Cuantitativo

3. Análisis de Escenarios

4. Análisis de Probabilidad

5. Métodos Analíticos Gráficos

6. Juicio de Expertos

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE

DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO

(MILES DE

DÓLARES)

% RIESGO

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONEN

TE (VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Riesgo/Beneficio

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DIAGRAMA DE RIESGO/BENEFICIO: ESTE DIAGRAMA MUESTRA LA DIFERENCIACIÓN ENTRE LOS COMPONENTES

(REPRESENTADOS POR CÍRCULOS), EVALUANDO GRÁFICAMENTE SU BENEFICIOS (EJE VERTICAL - VAN EXPRESADO EN MILES DE

DÓLARES) VERSUS EL RIESGO (EJE HORIZONTAL – RIESGO EXPRESADO EN PORCENTAJE). EL DIÁMETRO DE CADA COMPONENTE ES

PROPORCIONAL A SU RESPECTIVO PRESUPUESTO ASIGNADO

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6. Balancear Portafolio

NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

COMPONENTES POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DISTRIBUIDOS POR CATEGORÍA ESTRATÉGICA Y A SU VEZ SE MUESTRA LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECE

CÓDIGO

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE VAN

(MILES DE DÓLARES)

PRESUPUESTO

ASIGNADO(MILES DE DÓLARES)

% RIESGO

UNIDAD DE NEGOCIOS

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTEPF = PORTAFOLIO

PG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Balance del Portafolio por Categoría Estratégica y Unidad de Negocio

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CATEGORÍAS ESTRATÉGICAS

UNIDADES DE NEGOCIO

COLOR RANGO DE RIESGO(%)

65-100%30-65%0-30%

REPRESENTACIÓN GRÁFICA: SE MUESTRAN A LOS COMPONENTES DEL PORTAFOLIO DE ACUERDO A

LA CATEGORÍA Y A LA UNIDAD DE NEGOCIO A LA QUE PERTENECEN DENTRO DE LA EMPRESA, DONDE EL

TAMAÑO ES PROPORCIONAL A LA CANTIDAD DE PRESUPUESTO QUE SE LE ASIGNARÁ A CADA

COMPONENTE. ESTE TÍPICO GRÁFICO DE BURBUJAS AYUDA A COMPARAR Y BALANCEAR LOS

COMPONENTES DEL PORTAFOLIO.

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6. Balancear Portafolio

CATEGORÍAESTRATÉGICA

DESCRIPTORES CLAVES DECOMPONENTES

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

% RIESGOPRIORI

DAD

RECOMENDACIÓN

CONSECUENCIA DE NO

ACEPTAR LARECOMENDACI

ÓN

COMENTARIO/SUGERENCIANOMBRE

CÓDIGO

CLASE(VER

CUADRONº1)

COMITÉ RESPONSABLE DEL BALANCEO DEL PORTAFOLIONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGONOMBRE/CARGO

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DELCOMPONENTE

PF = PORTAFOLIO P= PROPUESTOPG= PROGRAMA S= SELECCIONADOPY= PROYECTO NS= NO SELECCIONADOOT= OTROS TRABAJOS AP= APROBADO

NAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Recomendaciones de Balanceo del Portafolio

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO:

CÓDIGO DE CATEGORÍA

NOMBRE DE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE

ESTADO (VER

CUADRO Nº2)

DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE EMPLEADA PARA

LA APROBACIÓN

NOMBRE DEL

COMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DE COMPONENT

E (VER CUADRO

Nº1)

6. Balancear Portafolio

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOSPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Lista de Componentes Aprobados y No Aprobados

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COMUNICAR AJUSTE DELPORTAFOLIO

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

El propósito de comunicar los ajustes del portafolio es, satisfacer

las necesidades de los stakeholders, resolver problemas, y mostrar

problemas para su resolución. Los stakeholders tienen la

capacidad de influir en las decisiones.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Comunicar las decisiones del portafolio a los stakeholders

claves, tanto de los componentes incluidos como aquellos

excluidos del portafolio.

2. Vincular a los stakeholders con el plan de comunicaciones que

puede incluir ciclos de revisión, plazos, etc.

3. Comunicar los resultados esperados y reales del portfolio,

identificando variaciones y acciones correctivas.

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Análisis de Requerimientos de Comunicaciones

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7. Comunicar Ajuste del Portafolio

NOMBRE DEL ROL

OBJETIVOS DEL ROL: OBJETIVOS QUE DEBE LOGRAR EL ROL DENTRO DELPORTAFOLIO (PARA QUÉ SE HA CREADO EL ROL).

RESPONSABILIDADES: TEMAS PUNTUALES POR LOS CUALES ES RESPONSABLE(¿DE QUÉ ES RESPONSABLE?), FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR.

PROCESO RESPONSABILIDADES/FUNCIONES

FUNCIONES: FUNCIONES ESPECÍFICAS QUE DEBE CUMPLIR (¿QUÉ DEBEREALIZAR PARA LOGRAR SUS OBJETIVOS Y CUBRIR SUS RESPONSABILIDADES?).

NIVELES DE AUTORIDAD: QUÉ DECISIONES PUEDE TOMAR CON RELACIÓN AL ALCANCE, TIEMPO, COSTO, CALIDAD, RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES, PLANES Y PROGRAMAS, INFORMES Y ENTREGABLES, ADQUISICIONES, CONTRATOS, PROVEEDORES, ETC.

REPORTA A: A QUIÉN REPORTA DENTRO DEL PORTAFOLIO.

SUPERVISA A: A QUIÉNES SUPERVISA DENTRO DEL PORTAFOLIO.REQUISITOS DEL ROL: QUÉ REQUISITOS DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS QUE ASUMAN EL ROL.CONOCIMIENTOS: QUÉ TEMAS, MATERIAS, O ESPECIALIDADES DEBE CONOCER, MANEJAR O DOMINAR.HABILIDADES: QUÉ HABILIDADES ESPECÍFICAS DEBE POSEER Y EN QUÉ GRADO.EXPERIENCIA: QUÉ EXPERIENCIA DEBE TENER, SOBRE QUÉ TEMAS O SITUACIONES, Y DE QUÉ NIVEL.OTROS:OTROS REQUISITOS ESPECIALES TALES COMO GÉNERO, EDAD, NACIONALIDAD, ESTADO DE SALUD, CONDICIONES FÍSICAS, ETC.

Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

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NOMBRE DEL PORTAFOLIO: MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PORTAFOLIO

INFORMACIÓN CONTENIDO FORMATONIVEL

DEDETALLE

RESPONSABLEDE COMUNICAR

GRUPORECEPTOR

METODOLOGÍAO TECNOLOGÍA

FRECUENCIA DECOMUNICACIÓN

7. Comunicar Ajuste del Portafolio

PROCEDIMIENTO PARA TRATAR POLÉMICAS: DEFINA EL PROCEDIMIENTO PARA PROCESAR Y RESOLVERLAS POLÉMICAS, ESPECIFICANDO Y REGISTRARLAS, EL MODO EN QUE SE ABORDARÁ SU TRATAMIENTO YRESOLUCIÓN, Y HACERLES SEGUIMIENTO, Y EL MÉTODO DE ESCALAMIENTO EN CASO DE NO PODERRESOLVERLAS.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES: DEFINA ELPROCEDIMIENTO PARA REVISAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

GUÍAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIÓN: DEFINA GUÍA PARA REUNIONES, CONFERENCIAS, CORREOELECTRÓNICO, ETC.

GUÍAS PARA DOCUMENTACIÓN DEL PORTAFOLIO: DEFINA LAS GUÍAS PARA CODIFICACIÓN,ALMACENAMIENTO, RECUPERACIÓN, Y REPARTO DE LOS DOCUMENTOS DEL COMPONENTE.

GUÍAS PARA EL CONTROL DE VERSIONES: DEFINA GUÍAS PARA REGISTRO Y CONTROL ORDENADO DELAS VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL PORTAFOLIO.

GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA DEL PORTAFOLIO GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS,FÓRMULAS, ETC.

Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

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AUTORIZARCOMPONENTES

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8. Autorizar Componentes

El propósito de este proceso es asignar formalmente los recursos

necesarios para desarrollar casos de negocios o ejecutar los

componentes seleccionados, y comunicar formalmente las

decisiones de balance del portafolio.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Autorizar los componentes seleccionados, desactivar, y

cancelar a los componentes del portafolio.

2. Asignar los recursos para ejecutar los componentes

seleccionados del portafolio.

3. Reasignar el presupuesto y recursos de los componentes

desactivados y cancelados.

4. Comunicar los resultados esperados (por ejem., ciclos de

revisión, métricas de performance de la línea de tiempo, y

entregables requeridos) para cada componente seleccionado.

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8. Autorizar Componentes

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Documento de Roles y Responsabilidades de la Gestión de Portafolios

2. Plan de Comunicaciones de la Gestión de Portafolios

3. Proceso de Autorización del Portafolio

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8. Autorizar Componentes

NOMBRE DELA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DEL COMPONENTE ESTADOANTERIOR

(VERCUADRO

Nº2)

DECISIÓNTOMADA

ESTADOACTUAL

(VERCUADRO

Nº2)

PRÓXIMOS PASOS

RESPONSABLE OBSERVACIONESNOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE(VER CUADRO

Nº1)

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

CUADRO Nº2: ESTADO ACTUAL DEL COMPONENTE

P= PROPUESTOS= SELECCIONADO

NS= NO SELECCIONADO

AP= APROBADONAP= NO APROBADOAC= ACTIVOPEN= PENDIENTET= TERMINADOC= CANCELADO

Directorio de Componentes Activos

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REVISAR Y REPORTAR PERFORMANCE DEL

PORTAFOLIO

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

El propósito de este proceso consiste en reunir y reportar los indicadores de

performance, y revisar el portafolio con una frecuencia predeterminada

adecuada para asegurar tanto la alineación con la estrategia organizacional como

la utilización efectiva de los recursos.

PRINCIPALES ACTIVIDADES

1. Revisar los componentes de patrocinio, responsabilidad y otros criterios de

propiedad contra los estándares de gobierno organizacional.

2. Revisar las prioridades, dependencias, alcance, retorno esperado, riesgos, y

rendimiento financiero de los componentes contra los criterios de control del

portafolio, y el valor percibido, y los criterios de inversión de la organización.

3. Revisar el impacto esperado en el pronóstico del negocio, utilización de recursos, y

restricciones de capacidad en la performance del portafolio.

4. Determinar si se debe continuar con, adicionar a, o cancelar componentes

específicos, o repriorizar y realinear los componentes con las metas estratégicas.

5. Formular recomendaciones y/o proveer dirección a la gestión de componentes.

6. Proponer cambios sobre cómo se debe gestionar el portafolio (según sea

necesario).

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Sistemas de Gestión de Portafolios/Proyectos

2. Sistemas de Reporte Financiero

3. Técnicas de Medición de Performance

4. Representaciones Gráficas

5. Recursos de Gestión de Portafolios

6. Técnicas de Alerta/Variación de Performance de la Gestión de

Portafolios

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9. Revisar y Reportar Performance del Portafolio

NOMBREDE LA

CATEGORÍA

DESCRIPTORES CLAVES DELCOMPONENTE

ESTADO ACTUALPRONÓSTICO

NOMBRE DELCOMPONENTE

CÓDIGO

CLASE DECOMPONENTE (VERCUADRO

Nº1)

% AVANCE

REAL

% AVANC

EPLANIFICAD

O

SV SPI CV CPI

PRESUPUESTO

ASIGNADOEAC

FECHAFIN.

PLANIFICADA

FECHAFIN.

PRONOSTICADA

CUADRO Nº1 : CLASE DE COMPONENTE

PF = PORTAFOLIOPG= PROGRAMAPY= PROYECTOOT= OTROS TRABAJOS

Informe de Performance del Portafolio

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MONITOREAR CAMBIOS EN LA ESTRATEGIA DEL

NEGOCIO

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

El propósito de este proceso es permitir al equipo de gestión de

portafolios responder a los cambios en la estrategia del negocio.

Generalmente, los cambios incrementales en el plan estratégico,

no requieren cambios en el portafolio. Sin embargo, a menudo los

cambios significativos en el ambiente de negocios dan como

resultado una nueva orientación estratégica, impactando así en el

portafolio. Un cambio significativo en la dirección estratégica

tendrá un impacto en la categorización o priorización de los

componentes y para ello será necesario el rebalanceo del

portafolio.

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10. Monitorear Cambios en la Estrategia del Negocio

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

1. Juicio de Expertos

2. Reponderación de Criterios

3. Representaciones Gráficas