EXCELENCIA OPERACIONAL

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HERNAN JIMNEZ & ASOCIADOS Pgina

Hernn Jimnez & Asociados

Divisin de Consultora

Serie de Manuales Tcnicos

DOC091

CONTROL DE PROCESOS

(Versin 1.11 de Marzo de 2014)

ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE HERNAN JIMNEZ & ASOCIADOS, POR LO TANTO QUEDA PROHIBIDA SU REPRODUCCIN O UTILIZACIN.

DERECHOS RESERVADOS LEY 23 DE 1982 Y LEY 44 DE 1993

Con este material nos ha sido fcil analizar los procesos de la empresa y crear unos controles eficaces, que nos permiten atender a los clientes, dentro de normas de seguridad, cumpliendo el marco legal y superando las expectativas de los clientes.

CONTROL DE PROCESOS

Este material ha sido producido empleando las licencias de Microsoft para Windows Ocho, Visio 2003 y Office 2010. Office MAC 2011 y OS Lion.

Hernn Jimnez & Asociados.

Telfono: (313)3210580

Pgina web: http://facilempresarial.com/index.html

Correo electrnico: hernan.jimenez.barrero@gmail.com

Bogot Colombia.

INTRODUCCIN

El trabajo ms frecuente realizado por los consultores, consiste en llevar a cabo el levantamiento de los procesos de una organizacin, para posteriormente documentarlos siguendo las normas de ISO9001 y en algunas ocasiones completando su establecimiento con los requisitos de otras normas como la ISO14001 (medio ambiente) para incluir las buenas prcticas de medio ambiente en las actividades de su proceso. Si se incluyen los requisitos de la norma OHSAS18001 para documentar las actividades que debe el proceso llevar a cabo en materia de salud ocupacional y la seguridad industrial para asegurar un nivel de buenas prcticas que limite los incidentes y daos a la salud; los requisitos de la norma ISO28000 para colocar las prcticas relacionadas con la proteccin de la cadena de suministros y evitar los fraudes en la logstica del procesos. Finalmente, la ISO27000 para permitir actividades de proteccin de la informacin del proceso con respaldos de seguridad y medidas que eliminen la posibilidad de robo de informacin y datos.

Para realizar esta labor, el consultor, requiere contar con varias herramientas descritas en este mdulo, para poder crear una caracterizacin del proceso que permita su anlisis inicial y la creacin del mapa base que sirve como elemento de trabajo. Sobre este documento se puede iniciar el anlisis para poder proceder a realizar una optimizacin y mejora de la eficacia del proceso, antes de elaborar el documento final que es establecido, implementado, mantenido y eventualmente mejorado en los siguientes aos. Cabe recordar que los procesos son el esqueleto de los sistemas de gestin integrales y todos los requisitos estn orientados a atender buenas prcticas de industria que garanticen producto de alta calidad y personalizado.

Siga en la seccin de teora todas las explicaciones relacionadas con los conceptos desarrollados por varias firmas internacionales que durante casi 50 aos han elaborado una serie de buenas prcticas para la documentacin y anlisis de los procesos y cuya experiencia se puede resumir en los requisitos de la norma internacional ISO14062 ciclo de vida del producto para permitir al lector contar con una metodologa de categora internacional, que facilita sus resultados.

HERNAN JIMNEZ

GERENTE GENERAL Y CONSULTOR

HJ & ASOCIADOS

CONTROL DE PROCESOS

OBJETIVO:

Los procesos de una organizacin se analizan empleando la metodologa internacional relacionada en al norma ISO14062 ciclo de vida del producto descrita en la bibliografa de este documento, con el objeto de poder optimizarlos y hacerlos mas competitivos antes de entregarlos a los empleados y contratistas para ser implementados en el diario vivir de la empresa. Se trata de visualizar el proceso en borrador, en un documento denominado mapa base para poder analizarlo y proponer a la gerencia las mejoras ms significativas, la prevencin de riesgos y la forma de hacerlo mas competitivo, antes de poder realizar el documento final denominado caracterizacin de proceso que es el producto final. Con ese producto final se implementa, se explica al personal y se inicia la operacin del proceso, etapa que puede conducir a una serie de ajustes para finalmente, quedar implementado. Con el tiempo, el proceso puede recibir mejoras o cambios debido al mantenimiento normal de los sistemas de gestin integral.

En una segunda fase se recurre al control y monitoreo mediante la metodologa de la calidad de los controles, la cual permite establecer de manera cualitativa las oportunidades de mejora de un proceso de acuerdo con la cultura de la empresa. En este documento se tratan ambos temas para que el lector cuente con las herramientas que le permitan llevar la prctica su implementacin en su organizacin.

INSTRUMENTO:

Los productos y servicios poseen un ciclo de vida que vara mucho, para los productos agrcolas por ejemplo representa un tiempo largo, desde la siembra hasta la recoleccin la cosecha, la transformacin del resultado de la siembra en un producto consumible, su transporte y preservacin para posteriormente incluir su consumo y disposicin final de sus residuos. Ese es el ciclo de vida. Para algunos productos industriales es muy largo el ciclo de vida, por ejemplo un televisor puede operar 30 aos, mientras que su fabricacin solo consume una hora. El ciclo de vida del producto cubre desde la cadena de suministro, pasando por su fabricacin, incluyendo su empleo y mantenimiento, hasta llegar a su disposicin final. La etapa de uso seguro y mantenimiento es algo a lo cual estamos muy acostumbrados, pero no vemos la compleja logstica que existe para poder asegurar partes de recambio, personal de mantenimiento competente en todas las localidades de un pas, manuales, herramientas y dems componentes que hacen posible que un producto sea mantenible mediante una red de concesionarios y talleres asociados. Por otra parte todas esas actividades deben de estar acordes con prcticas ambientales que minimicen el consumo de energa y que permitan llevar a cabo un reciclaje que evite el dao ambiental.

La norma ISO14062 espera que el producto este establecido a lo largo de toda su vida: desde la compra de materias primas, la manufactura o transformacin para volverlo til o consumible, su empleo o uso seguro, la posibilidad de hacerle mantenimiento cuando se requiera, durante su vida til y finalmente, su disposicin final, como se detalla en el grfico anterior que resume todo el ciclo de vida de un producto. La adquisicin de materias primas es la primera gestin del grupo diseador de producto para definir materiales que sean en lo posible reciclados en porcentajes muy altos, que consuman menos energa para ser transformados en nuevos productos, convertidos a las necesidades de una nueva materia primara para una empresa y que no requieran tanta energa para ser transportados hasta el lugar de fabricacin. Luego viene el diseo de proceso para que el producto sea manufacturable a bajo costo, con mnimo impacto en el medio ambiente, ahorrando energa y en lo posible limitando el impacto al calentamiento global. La tercera fase corresponde al uso seguro del producto que nuevamente se espera lmite los aportes al calentamiento global, evite accidentes durante su empleo y garantice un mantenimiento fcil y de bajo consumo de energa. Al culminar el ciclo del producto, se disean formas de poder reciclar sus componentes, limitar la disposicin de sus componentes y buscar en lo posible una reutilizacin o reciclaje. Ese es el arte del diseo del siglo XXI, que debe permitir a los productos y servicios ser ms amigables con el medio ambiente, buscando disminuir los consumos de energa en todas las fases del ciclo de vida.

La metodologa basada en la norma ISO14062 permite establecer un control de proceso basado en una serie de fases que se describen a continuacin y las cuales permiten analizar, establecer, mejorar y mantener un proceso operacional de una organizacin. Las fases para aplicar son:

1) Definir los lmites del proceso: dnde inicia su proceso, dnde termina. Quin es el responsable de recibir las materias primas y los fungibles que alimentan al proceso y quin entrega el producto terminado, es decir el responsable de liberarlo como lo establece la norma de calidad, cuando se puede establecer que cumple con todos los requisitos pactados con el cliente, los legales y los reglamentarios establecidos.

2) Revisar y documentar la salida del proceso mediante una ficha tcnica que permite describir en detalle el producto o servicio realizado por el proceso, es decir fruto de la transformacin. Esta documentacin es elaborada para los clientes, como ficha tcnica y permite documentar los requisitos del cliente, el uso seguro del producto, compromisos de garanta y tiempo de suministro de repuestos, la localizacin de los franquiciadores que le pueden hacer mantenimiento, sus horarios de servicio y los costos. Finalmente, contiene la informacin sobre la disposicin final del producto y sus fungibles para que el cliente disponga del producto cuando termine su vida til, evitando que sea depositado en los rellenos sanitarios.

La ficha tcnica debe reflejar valor agregado para el cliente, relacionado con el producto o servicio que se le esta suministrando, debe incluir un canal para comunicar quejas, reclamos o sugerencias, informacin exacta sobre la garanta (si aplica) y el tiempo que se van a suministrar repuestos para el producto.

3) Establecer las fichas tcnicas de las materias primas que alimentan al proceso: permite documentar en forma visual y detallada cada materia prima, las hojas de seguridad de esas materias primas cuando corresponden a sustancias peligrosas y los requisitos de almacenamiento. Incluye informacin sobre el consumo de energa para su transformacin y la informacin para disminuir la necesidad de transporte de esos productos hasta la planta de transformacin.

4) Establecer las fichas tcnicas de los fungibles que requiere el proceso para su operacin. Los fungibles corresponden a materiales que son requeridos por el proceso pero no forman parte del producto final, son implementos necesarios para poder operarlo, como por ejemplo un cdigo de barras, una bolsa plstica, un stiker con fecha de vencimiento, una caja de cartn, para solo mencionar unos pocos. En los sistemas actuales se busca que los productos no empleen tantos fungibles y en lo posible sean nuevamente reciclados o reutilizados para limitar el consumo de energa para transformalos.

5) Establecer los perfiles del operario que debe realizar las actividades del proceso cumpliendo con los requisitos de la norma: educacin, experiencia, habilidades y formacin para cada cargo. El perfil se establece con base en la tecnologa del proceso, sus necesidades de ahorro de energa y disminucin de las necesidades de transporte para solo mencionar los principales criterios establecidos en la norma ISO14062. El sistema de seleccin e induccin de personal entrega al proceso personal debidamente seleccionado conforme al perfil, pero es responsabilidad del proceso contar un mtodo de formacin tcnico administrativo prctico que permite llevar a cabo la calificacin del empleado para que comprenda su rol en la transformacin y posteriormente bajo supervisin directa aprenda a aplicar los conocimientos y pueda ser declarado competente. Se entiende por persona calificada el hecho de que comprenda la tecnologa del proceso y por persona competente la destreza de aplicarlo en el momento de operacin del proceso. Normalmente el supervisor del proceso o un auditor puede ser la pesona que declara al trabajador como compente, al observarlo trabajar.

6) Elaborar la lista de los residuos producidos por el proceso durante las fases preopetativas, operativas y de situaciones de emergencia. La mejor forma de tratarlos para mitigar el impacto ambiental. Los procesos por lo general producen gran cantidad de residuos como consecuencia de la manipulacin de materias primas y sus envases, de la transformacin propia del proceso y de las actividades de control que requieren el uso de qumicos de laboratorio para realizar las pruebas de calidad correspondientes que son contaminates y requieren una disposicin final especial como residuos aceitosos. Como consultores tenemos la responsabilidad de investigar la mejor forma de disponer legalmente los residuos detectados en el proceso, es una labor de investigacin y que debe ser adaptada para cada proceso, pues la condiciones geogrficas varia mucho.

7) Establecer las actividades de transformacin del proceso y los puntos crticos de control se realiza empleando la norma ISO/TC 176/SC 2/N 544R3: Orientacin sobre el Concepto y Uso del Enfoque basado en procesos para los sistemas de gestin. Se analizan los puntos crticos del proceso y se determina en cales es posible llevar a cabo mediciones o controles basados en tcnicas de revisin o de verificacin que permitan asegurar el control del proceso a lo largo del tiempo y ante cambios en las propiedades de las materias primas.

En algunas organizaciones los puntos crticos de control son establecidos mediante el anlisis de las actividades y las variables que es necesario controlar para asegurar la reproducibilidad y repetivividad del proceso. Esto es fcil de determinar cuando se emplea un plan de la calidad, es decir una matriz que explica la manera mediante la cual cada actividad del proceso es controlada. Se establecen las medidas de control requeridas, los rangos de validez, la forma de medirlas, los instrumentos para realizar esta labor y si es necesario contar con un mtodo de calibracin para los instrumentos que se empleen para la medicin. Tambien se define si es necesario elaborar documentos que explican la forma de realizar la labor, su medicin y control, al mismo tiempo que se establecen los registros requeridos. Si se emplean equipos de medicin, es necesario establecer la forma de calibrarlos y sus intervalos, asegurando que el servicio sea prestado por un laboratorio acreditado bajo el esquema ISO17025. En Colombia se puede consultar en red www.onac.org.co

El mapa base es conocido como un documento que permite realizar el anlisis del proceso. NO se publica, no se relaciona en los listados maestros de documentos, por ser algo transitorios que se compone de tres vistas:

La vista de flujo permite relacionar las actividades que es necesario desarrollar el control del proceso para tener una sencilla vista del proceso. Este diagrama es conocido como diagrama lgico y permite iniciar el anlisis de un proceso, pues se cuenta con unas actividades principales desplegadas, lo cual permite analizar su impacto significativo ambiental, definir los peligros de cada actividad y definir controles. Con este diagrama se obtienen los indicadores bsicos de proceso:

Tiempo real de ejecucin de una tarea

Tiempo muerto

Costo de la operacin

Nivel de documentacin existente por calidad.

La vista de schema (informacin) permite establecer el flujo de informacin que acompaa a las actividades del proceso y son de tipo adminitrativo. Inicia con las ordenes que desatan que el proceso y sigue con las actividades y pueden ser datos que se manejan en papel (copia dura) o en forma electrnica a travs de aplicativos. Se comparan los tiempos reales de elaborar los registros con los tiempos reales de las actividades de la operacin y se espera que sean muy inferiores a los tiempos reales en el flujo lgico, pues el tiempo burocrtico no puede ser un cuello de botella para un proceso o representar un costo elevado, si pretendemos tener empresas competitivas. A nivel internacional, los costos adminsitrativos deben ser el 6% del costo total com mximo y en trminos de teimpo no puede superar el 8% del tiempo total.

La vista de layout (despliegue) permite observar el flujo de personas, materiales y fungibles en unas instalaciones geogrficas especficas mediante la visualizacin de un plano o de un mapa. Este tiempo debe ser muy cercano a las actividades de flujo de proceso, a menos que la instalacin fsica sea un cuello de botella o tenga una serie de problemas que requiera rearquitectura, es decir acondicionamiento de las instalaciones fsicas del proceso para poder eliminar esas restricciones.

INDICADORES DE PROCESO

INDICADOR

FLUJO

SCHEMA

LAYOUT

Indicador de tiempo real

Tiempo estndar de la actividad del proceso

Tiempo de gestin administrativa o burocrtica de la actividad.

Tiempo real requerido para hacer la actividad en una instalacin en particular.

Indicador de tiempo muerto

Mide el tiempo promedio de espera del producto en esa actividad.

Mide el tiempo de espera para emitir los documentos que acompaan al producto.

Mide el tiempo real requerido de espera en una localizacin en particular.

Indicador de costos

Mide el costo de la actividad por unidad de tiempo.

Mide el costo de las actividades administrativas de la actividad.

Mide el costo de la actividad en una instalacin en particular.

Indicador de calidad

Mide el grado de documentacin existente sobre la actividad.

Mide el grado de documentacin de los trmites administrativos de la actividad

Mide el grado de documentacin existente en una localidad.

Notas:

Indicador de tiempo real: Permite medir el tiempo estndar de realizar una actividad dentro de un proceso, por ejemplo el tiempo requerido para realizar una soldadura, el tiempo para alistar una masa de un pan y alinearla antes de colocarla en el horno.

Indicador de tiempo muerto:Permite medir el tiempo que el producto esta esperando a ser procesado debido a la congestin del proceso, a limites biolgicos, como por ejemplo, esperar a que la levadura haga su efecto en una masa antes de ingresarla al horno.

Indicador de costos:Permite determinar el valor de la actividad por unidad de producto o unidad de tiempo, dependiendo del tipo de contabilidad que la empresa maneje.

Indicador de calidad:Permite establecer el nivel de detalle y calidad de los instructivos de trabajo que detallan cmo se debe de realizar una actividad, cmo se procesa el producto, se realiza una inspeccin o verificacin.

El tiempo de flujo debe ser muy parecido al tiempo de layout (despliegue), es decir que una instalacin en particular debe de estar prcticamente alienada, a menos que tenga serios problemas de arquitectura y sus actividades se vean incrementadas en tiempo y costos por el mal diseo de las instalaciones, para lo cual seguramente la solucin consiste en una rearquitectura de la planta fsica.

Al analizar cada una de las actividades del flujo de proceso del mapa base, procure realizar las siguientes actividades basadas en el criterio de anlisis para poder optimizar el proceso y producir la caracterizacin definitiva del proceso:

CRITERIOS DE EVALUACIN PROCESO

CRITERIO

MEDICION

OBSERVACIONES

Eliminar la burocracia

Cargos que diligencian papeles y realizan trabajo para cliente interno no aportan valor.

Eliminar la duplicidad de funciones.

Realizar las tareas varias veces no es productivo, por ejemplo grabar informacin en un sistema y posteriormente tener que pasarla a otro sistema en forma manual por falta de comunicacin entre los dos.

La informacin del proceso no est en el correo electrnico, es una plataforma de flujo de proceso y de informacin

Solo si la informacin es controlable, es posible que el proceso pueda reaccionar. (1)

La actividad aporta valor agregado o es un costo?

Solo deben sobrevivir actividades que aportan valor agregado dentro del proceso.

Reducir la complejidad

Actividades muy complejas en un proceso se convierten en un cuello de botella y no permiten la salud de las disciplinas. (2)

Reducir el ciclo de tiempo

El tiempo muerto es el peor enemigo de los procesos y por ello la meta es desaparecerlo de ser posible.

No posible hacer actividades que puedan conducir a errores

Las actividades de un proceso deben ser controladas con electrnica y soluciones de ingeniera que garanticen actividades tipo poka yoke.

Uso eficiente del capital invertido en el proceso

El capital circula en forma rpida dentro del proceso.

Lenguaje simple de los documentos que indican como operar el proceso

El operario puede en forma sencilla comprender lo que tiene que hacer, aun con bajo nivel de cultura y educacin.

Estandarizacin.

Toda actividad se realiza conforme a estndares internacionales reconocidos.

Alianzas con proveedores para eliminar inspecciones.

Los proveedores son certificados y no es requerido tener lotes en aislamiento mientras se llevan a cabo pruebas de calidad en un laboratorio.

El despliegue del proceso elimina transportes no necesarios.

Todo se hace en un mismo sitio, minimizando la energa requerida.

Posee automatizacin?

La automatizacin permite controlar el proceso y garantizar niveles de no conforme cercanos a seis sigma.

Actividades de cuello de botella se administran?

El cuello de botella coloca el ritmo del proceso y toda la lnea se balancea con relacin a ese tiempo establecido por el cuello de botella.

Hay orden y aseo en los sitios de trabajo?

Sin disciplina y sin orden y aseo resulta imposible llevar a cabo una operacin de categora mundial.

Notas:(1) Un proceso no puede depender de que sus servidores revisen los correos electrnicos, debe existir una manera formal de alimentarlo y de controlar las ordenes que se suministran para asegurar su ejecucin.

(2) La salud de las disciplinas permite asegurar que todo funcionario sea reemplazado mediante un esquema de formacin que garantiza que la persona nueva se vuelva competente y pueda reemplazar al funcionario antiguo y con experiencia.

El anlisis debe de culminar cuando el diagrama schema sea un porcentaje del orden del 8% mximo del tiempo del diagrama de flujo porque de lo contrario los costos de administracin sern muy altos y el cliente no esta dispuesto a pagarlos. Por otra el diagrama de layout debe coincidir con los tiempos del diagrama de flujo para no incurrir en costos adicionales debido a la mala distribucin del proceso en el lugar en el cual opera.

1) Establecer los controles del proceso, definiendo autoridad, tiempo y metodologa que requiere para llevar a cabo sus actividades y si es del caso herramientas que va a emplear.

Para establecer el anlisis de salud ocupacional y seguridad industrial del proceso se lleva a cabo un anlisis de las actividades del proceso y de la epidemiologa de los trabajadores que atienden el proceso.

El informe de epidemiologa de la empresa presentado por el mdico especialista de salud ocupacional que realiza los exmenes mdicos laborales de ingreso, retiro y peridicos, origina las actividades de salud ocupacional que es necesario llevar a cabo en el proceso para administrar las enfermedades ocupacionales detectadas. Por lo general termina el informe sugiriendo una serie de programas de salud ocupacional. El anlisis de seguridad industrial se realiza empleando la matriz de peligros y controles conforme a las guas GTC45 (Gua Tcnica Colombiana) y la norma ISO31000 de gestin del riesgo que permiten analizar las actividades del proceso y poner de manifiesto los posibles riesgos, para luego ser analizados, priorizados y permitir establecer los controles necesarios para que el proceso sea seguro, es decir con prevencin de accidentes.

Algunos ejemplos de los anlisis realizados para poder conocer el entorno de proceso:

Niveles de ruido, calidad del aire, calidad del agua de entrada del proceso y calidad de las aguas residuales.

Riesgos de salubridad pblica en los sitios en los cuales el proceso es operado. Normalmente, las secretaras de salud producen los resultados de los anlisis de epidemiologa, lo cual facilita determinar los riesgos de salud pblica y conocer las tarifas de atencin de una ciruga, una atencin en cuidados intensivos promedio, el valor de una perdida de un miembro del cuerpo, una incapacidad permanente total o parcial y finalmente una fatalidad. Por ejemplo, una zona de malaria require un esquema de vacunas contra la fiebre amarilla y se puede consultar en un mapa o en una lista de zonas afectadas para que los administradores del talento humano puedan preveer.

Comportamiento sexual, social, consumo de alcohol, tabaco y drogas de las personas relacionadas con el proceso tambin es significativo, pues influye en la ocurrencia de incidentes.

Para establecer el anlisis medio ambiental del proceso, se analiza mediante la matriz de impacto significativo ambiental cada una de las actividades de los procesos. Los impactos ambientales detectados, por lo general se les establecen controles mediante programas de manejo ambiental como por ejemplo: programa de control de residuos slidos, programa manejo de aguas residuales, programa de ahorro y uso de energa eficiente, para solo mencionar algunos, pero se puede generalizar en programa del elemento significativo del proceso.

Se establece el control y se implementa en el proceso los documentos construidos a partir de los anlisis anteriores. Se hacen breves charlas para familiarizar al personal operativo con los controles, el uso de las herramientas y la manera de diligenciar los registros relacionados con el control, con el objeto de poder alcanzar la seguridad, calidad y minimizar el impacto ambiental en las actividades de ese proceso. Se registran todas las charlas en el formato de constancia de formacin de la organizacin. Durante esta etapa se debe de manejar el cambio de la cultura de la empresa mediante breves charlas de toma de conciencia de los nuevos papeles del personal operativo. Debemos permitir que el personal resuelva la pregunta: Qu pasara conmigo dentro del nuevo esquema de trabajo? Todos deben tomar conciencia de que lo pueden hacer, pueden diligenciar registros, hacer una inspeccin preoperacional, parar una mquina que esta daando producto.

Durante la operacin del sistema se lleva a cabo un seguimiento a los indicadores de tiempo muerto, tiempo real, costo y calidad para asegurar que no se presenten desviaciones con relacin a los valores inicialmente estimados en el flujo de proceso. Si se presentan desviaciones, se inicia la toma de acciones correctivas o preventivas y el respectivo seguimiento para asegurar que el comportamietno del proceso llegue nuevamente al estndar. En algunas ocasiones y siguiendo metodologa denominada seis sigma se pueden disminuir tiempos muertos, tiempos reales, bajar costos y mejorar la comprensin de los documentos por parte del personal del proceso para hacerlo mas productivo y crear nuevos estndares mas altos que reemplazan a los valores en el diagrama de flujo inicial del mapa base de procesos. Por ello ese diagrama base del proceso levantado en el primer anlisis se conoce como el punto de partida del mejoramiento continuo del proceso.

Por ltimo se mide la calidad de los controles mediante inspecciones a los procesos peridicas y se mide la calidad de los controles en forma cualitativa, lo cual permite definir las mejoras continuas correspondientes y en forma dinmica, logrando que de esta manera se adapten los controles a la cultura de la organizacin y evolucionen con el verdadero comportamiento de los seres humanos que operan el proceso. Por ejemplo, es posible que se modifiquen formas de medir, manera de emplear los elementos de proteccin durante las actividades del proceso, pues permite una observacin directa de resultados en el sitio de trabajo que trae un enriquecimiento dinmico al anlisis inicial realizado al identificar los peligros.

A partir del radar de calidad de los controles se establecen planes de accin muy focalizados para poder permitir la mejora continua a partir de los puntajes bajos establecidos en las inspecciones.

EJEMPLO APLICATIVO

Yolanda Medina

Jefe de HSEQ

En el siguiente ejemplo se describe la forma mediante la cual la metodologa de la norma ISO14062 fue aplicada a un proceso de la organizacin cliente del autor para poder llevar a cabo una transformacin significativa, pues permiti que la empresa evolucionara en cinco aos para convertirse en el lder internacional de ropa interior de moda gracias al cambio en la cultura de la organizacin.

CRONOGRAMA DE TRABAJO

ACTIVIDAD

DETALLE

REGISTROS

Levanta el proceso

Diagrama de ISO14062

Borrador del proceso

Elaboracin de las fichas de producto final

Se documenta el almacenamiento, transporte, preservacin, uso seguro del producto y disposicin final. Cuando se tiene garanta en un producto tambin incluye las isntrucciones (2)

Ficha tcnica del producto final (1)

Elaboracin de la documentacon relacionada con las materias primas

Se recopila la informacin suministrada por los proveedores de las materias primas que se encuentra relacionada en la ficha tcnica y la hoja de seguridad (3)

Fichas tcnicas de las materias primas

Elaboracin de la documentacin relacionada con los fungibles

Se recopila la informacin suministrada por los proveedores de los fungibles que normalmente corresponde a una ficha tcnica.

Fichas tcnicas de los fungibles requeridos por el proceso

Creacin de los perfiles y el modelo de competencias de los trabajadores y contratistas.

Se define el perfil de los operarios del proceso y su jefe.

Perfil del cargo y material para la formacin de los empleados y contratistas.

Anlisis de puntos crticos.

Se establecen los puntos crticos de control sobre el borrador del diagrama de proceso.

NO aplica

Anlisis de puntos crticos de control

Se establecen los puntos crticos sobre los cuales es posibles llevar a cabo una medicin o algn tipo de control.

Plan de muestreo y plan de calidad.

Anlisis de la epidemiologa de la empresa

Se analiza el informe del medico de salud ocupacional de la empresa relacionado con las enfermedades ocupacionales que ha dectectado y sus sugerencias para mejora

Programa de salud ocupacional del proceso (4)

Anlisis de peligros y controles

Este anlisis permite detgerminar para cada actividad del proceso los principales peligros y la forma de establecer controles.

Matriz de peligros y controles, programa de seguridad industrial del proceso (5)

Anlisis de impacto significativo ambiental del proceso

Se aplica la metodologa de la gua 104 nacional y la norma ISO31000 para determinar los aspectos ambientales significativos del proceso.

Matriz de impacto ambiental y programas ambientales para administrarlos.

Establecimiento de un programa de manejo de residuos.

Se documenta la manera de clasificar residuos en la fuente, almacenarlos transitoriamente y la entrega a los proveedores responsables de disponerlos tcnicamente o de realizar el reciclaje correspondiente.

Programa de residuos slidos que forma parte de los programas de impacto ambiental

Caracterizacin de proceso

Se documenta el proceso final que va a ser establecido por la organizacin en su procedimiento de control de documentos.

Caracterizacin de proceso empleando la plantilla del sisteme de gestin integral para documentar procesos.

Manejo del cambio de la cultura de la empresa

Se debe establecer un programa de comunicacin interna con empleados y contratistas que permita llevar a cabo un cambio de cultura que permita recibir el manejo de procesos.

Actitud positiva al cambio empresarial

Divulgacin

El proceso es divulgado siguiendo el procedimiento de comunicacin interna y externa de la organizacin

Registros de asistencia a formacin

Inspecciones al proceso

Se realizan inspecciones al proceso y se entrega un resultado numero que permite elaborar los radares de calidad de los controles

Inspeccin e indicador de radar.

Auditora

Se audita el proceso conforme al procedimiento de auditora

Acciones correctivas si se detectan.

Notas: (1) Si la empresa es del sector de servicios, es posible que tenga fichas tcnicas de servicio. En algunos casos es posible que la empresa cuente con los dos documentos, ficha tcnica de producto y ficha tcnica de servicios.

(2) Debe de incluir la informacin para obtener repuestos, mantenimiento y tiempo que la empresa se compromete a suministrar repuestos para el producto que esta suministrando.

(3) Solo existe hoja de seguridad para las materias primas que sean catalogadas como productos qumicos peligrosos. Por ejemplo solventes.

(4) Puede ser parte del programa de salud ocupacional integrado de la empresa. NO es necesario documentarlo por proceso, se puede hacer en forma consolidada, pero el proceso suministra la informacin necesaria.

(5) El programa de seguridad industrial se puede integrar a nivel de empresa y no es necesario documentarlo a nivel de proceso.

TALLER APLICATIVO

El lector debe de realizar la aplicacin de la metodologa de control de procesos en uno de los procesos de su organizacin, siguiendo las fases explicadas en la seccin de teora de este documento.

BIBLIOGRAFIA

LIBROS Y DOCUMENTOS

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Jimnez, Hernn. Gua para la implementacin de sistemas de gestin de la calidad basado en la norma ISO9001. CD con 68 ejemplos y guas para implementar, mantener, mejorar y disear sistemas de gestin para varios sectores. Publicacin actualizada cada seis meses. Para copias puede contactarnos en el telfono 313-3210580 de Bogot. HJ & Asociados, Bogot, marzo de 2014

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DIRECCIONES WEB

http://www.iso.org/iso/home/search.htm?qt=enronmental+risk+analysis&sort_by=rel&type=simple&published=on