GESTION DU MEDICAMENT DIU de prise en charge multidisciplinaire du VIH Bujumbura le 10 11 2010 1

GESTION DU MEDICAMENT

DIU de prise en charge multidisciplinaire du VIH

Bujumbura le 10 11 2010

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Le cycle de gestion des médicaments

Sélection

AcquisitionAppui à la Gestion

Distribution

Utilisation

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Un circuit fonctionnel c’est:

• L’estimation des besoins • · La planification des achats • · Les achats • · Les procédures de transit et de dédouanement

standardisées • · Le stockage• · La distribution • · La dispensation• · Le suivi et le monitoring • · L’information sur la distribution / consommation

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Le cycle de distribution

Contrôle du stock

Demande de réapprovisionnement

Livraison

Dispensation aux malades

Rapports de consommation

Achat de médicaments Formalités portuaires

Réception et inspection

Stockage

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Systèmes de distribution dans les secteurs public et privé

Niveaux

Producteurs locaux

Agents de santé communautaires

Légende Circuit dans le système d'entrpôt centralCircuit alternatif (planifié ou non-planifié)Flux d'informations

Secteur privé Secteur public

Communauté

Agences d'approvisionnement

internationales

Régions

Services publics d'approvisionnement

Districts

Utilisateurs

Fournisseurs internationaux

Grossistes

International

National

Régional

District

Distributeurs

Pharmacies et points de vente

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Le réseau de distribution (1)

Distribution– Géographique, démographique ou politique

Conception du réseau– Couverture– Centralisé ou décentralisé– Nombre de niveaux de stockage– Système centrifuge ou centripète

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Systèmes d’information

– Contrôle du stock et intervalles de réapprovisionnement

– Documents et procédures– Recueil de données de consommation– Flux d’informations

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Pour accompagner ce réseau de distribution et ce circuit d’information,

il faut aussi préserver un circuit financier. Sans circuit financier

sécurisé, il n’y a pas de viabilité d’un circuit de distribution.

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Analyse du délai d’approvisionnement

Besoin d’un médicament dans une formation sanitaire • Préparation de la commande• Envoi de la commande au dépôt de district ou

au dépôt régional• Enregistrement de la commande par le

gestionnaire du stock du dépôt• Paiement du montant de la commande • Regroupement des produits commandés• Emballage des produits commandés• Attente du transport• Livraison par le dépôt• Réception par l’acheteur

Médicament reçu dans la formation sanitaire

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Facteurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement

• Consommation moyenne mensuelle (consommation ajustée tenant compte des ruptures de stock précédentes)

• Délai d’approvisionnement du fournisseur (délai de livraison contractuel, moyen ou estimé)

• Intervalle de réapprovisionnement (court ou long)

• Stock de sécurité (minimum ou maximum)

• Stock disponible (consommation attendue, péremption et pertes)

• Stock déjà commandé (produits déjà commandés non reçu)

• Quantité de commande en attente (minimum ou maximum)

STOCK 18

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Gestion des stocks

Acquisition

Stockage

Distribution

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Le contexte de la gestion de stock

Demande : Dotation versus besoins ?

Logistique : Centripète versus centrifuge ?

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Le problème des stocks: une question d’équilibre

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Cinq questions de base

• A quoi sert le stock ?

• Quels produits faut-il stocker ?

• Quelle valeur de stock faut-il avoir ?

• Quand faut-il réapprovisionner le stock ?

• Quelle quantité faut il commander ?

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Quelques notions

• Stock de roulement

• Stock de sécurité

• Délai de réapprovisionnement

• Stock maximum

• Point de commande

• Quantités à commander

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Modèle idéal de maîtrise des stocks

Stock de Sécurité

Stock de Sécurité

Q+S

I

S

Q

Stock de Roulement

Stock

Moyen

Délai de

réappro.

Délai de

réappro.

Commande passée

Livraison Commande passée

Temps en mois

Livraison

Stock

disponible

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AO. International

CAMEBU

DS

Hôpitaux

CIRCUIT DE DISTRIBUTION

DS DS

CS CS CS

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CIRCUIT FINANCIER

PROGRAMMESFOND MONDIAL

ESTHER

UNICEF

FNUAP

UNITAID

DFID

Banque mondiale…..

ETAT

CAMEBU

Districts

CS

Hôpitaux

Malade

Accès gratuit?

Accès payant?

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CIRCUIT D’INFORMATION

Le circuit d’information statistique doit remonter la chaîne de distribution a la fois pour les commandes prévisionnelles, les statistiques d’épidémiologie et la pharmacovigilance.

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Trois risques majeurs dans ce cycle de gestion

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Page 1

Au niveau de la planification et gestion de la commande

Estimation quantité de

chaque produit

Prévision quantité à acheter et

Budget

Préqualification Fournisseur et

Site

Passation de marché : AO- Adjonction -

délai

Contrat, modalités de transfert et de

paiement de commande

Suivi de la commande et

des délais

PLANIFICATION GESTION DE LA COMMANDE

Système d’information et Gestion Logistique

URGENT !URGENT !

SUIVI ET EVALUATION DE TOUTES LES ETAPES

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Page 1

Au niveau de la la gestion de la livraison et du contrôle de la Qualité des produits

Contrôle Qualité avant

embarquement

Certificat de libération de lot

Livraison, suivi de délai et

transit

Reception, vérification

lots et quantités

Prélèvement, envoi labo, mise en quarantaine

Levée Quarantaine

LIVRAISON RECEPTION- CQ ET QUARANTAINE


URGENT !URGENT !


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Page 1

Capacité de stockage et gestion des stocks

Disponibilité aires de stockage

Stockage

Informatisation, mise à

jour

Inventaires journaliers et périodiques

Contrôle, suivi de mouvement et péremption

STOCKAGE GESTION DES STOCKS


URGENT !URGENT !


Respect des normes de stockage

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La tenue des documents de gestion Pour pouvoir soigner les patients, de manière efficace, il faut savoir quels médicaments et produits de soins ou de laboratoire on a à sa disposition et en quelle quantité.Et il ne faut pas tomber « en panne » de certains produits, donc il faut savoir : quelle est la consommation habituelle de chaque produit dans le temps combien de temps il faut pour que les produits commandés arrivent.autrement dit, il faut savoir : quand on doit commander, ce qu’il faut commander et quelle quantité il faut commander. Or ces renseignements ne peuvent être connus qu’à partir d’un enregistrement précis des entrées et sorties des médicaments et produits de soins.

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Fiche de stock

• Chaque élément de la chaîne de distribution participe à une bonne gestion des stocks. Cela permet à chaque niveau d’éviter les

ruptures de stock.

• La fiche de stock permet d’avoir des informations pour soi, mais aussi sert à faire remonter des données de consommation le

long de la chaîne de distribution

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District sanitaire de : ................................................. Centre de santé de : ........................

FICHE DE STOCK

Nom en générique : ..................................................

Dosage : ..........................................................

Présentation : ..........................................................

Conditionnement : .............................................

Unité de sortie : .......................................................

Stock de sécurité : ............................................

DateProvenance

ouDestination

Entrée Sortie Stock Péremption ObservationSignature

etNom

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La bonne tenu de la fiche de stock permet aussi de visualiser par écrit la consommation moyenne par produit.

• C’est ce chiffre qui vous permettra d’évaluer vos quantités à commander.

• Seul le cumul de vos demandes permettra ensuite au niveau central d’évaluer les besoins nationaux.

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Estimation des besoins.

• L’économie joue un rôle clé dans les décisions liées à la santé. Les restrictions budgétaires dans ce secteur réduisent les ressources disponibles pour l’achat des médicaments et rendent indispensable une quantification aussi précise que possible des besoins. Il existe différentes techniques pour estimer les quantités de médicaments nécessaires et le montant des ressources correspondantes pour les acheter.

• La méthode de la “consommation”• La méthode de la “morbidité”• La méthode de la “consommation ajustée”

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• La méthode de la “Consommation” consiste à recenser tous les médicaments à acheter puis, en utilisant les données de la consommation passée, à calculer les besoins de chaque médicament (ajustements pour rupture de stock inclus). C’est cette méthode qui convient le mieux aux achats planifiés et périodiques. Il est facile de quantifier isolément des éléments à des périodes différentes si on possède des données fiables.

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Comparaison des méthodes de quantification (1)

QUAN 5A

Méthode Consommation Morbidité Consommation ajustée

Niveau de service de

soins

Où l’appliquer

Systèmes d’approvisionnement éprouvés

Nouveaux programmes

Comparaison par zone géographique

Détermination du budget de médicaments

Données InventairesBesoins courantsCoût unitaireDélai d’approvisionnement

Fréquentation des formations sanitaires par la population

Extrapolation des données de consommation connues appliquée aux données démographiques

Utilisation par niveaux de service et type de formation sanitaire

Coût moyen des produits par visite

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Comparaison des méthodes de quantification (2)

QUAN 5B

Méthode Consommation Morbidité Consommation ajustée

Niveau de service de soins

Limites & pré requis

Données de consommation fiables

Données de fréquentation fiables

Existence de protocoles thérapeutiques

Comparaison pertinente• des formations sanitaires• de la morbidité• des pratiques des traitement

Variabilité de• l’utilisation des formations sanitaires• de leur fréquentation• des protocoles thérapeutiques• de l’efficacité des systèmes d’approvisionnement

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Onze points clés en quantification (1)

QUAN 6B

1. Préparer un plan d’action

2. Choisir une méthode centralisée ou décentralisée

3. Utiliser une méthode de quantification manuelle ou informatisée

4. Estimer le temps nécessaire pour quantifier

5. Elaborer la liste des médicaments

6. Approvisionner les réseaux de distribution

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Onze points critiques en matière de quantification (2)

QUAN 6B

7. Prendre en compte les délais d’approvisionnement

8. Anticiper les ajustements liés aux pertes (gaspillages, vols, etc.) et au développement des programmes

9. Faire des vérifications croisées des estimations de quantités

10. Estimer le coût total des achats

11. Ajuster les quantités finales

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Le stockage des médicaments

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MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE

FACILITE LA GESTION DES PRODUITS

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TOUJOURS CONNAÎTRE CE QUE VOUS AVEZ DANS VOTRE STOCK

37

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE

FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

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• Rangez les médicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de

péremption selon la méthode du « premier périmé, premier sorti ».

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Check-list pour la conservation des médicaments, suite

ENTREPOT 8E

INTERIEUR OUI NON Absence d’insectes Absence de rats

Animaux nuisibles

Absence de termites Substances inflammables

Les lumières fonctionnent

Prises de courant fonctionnent

Approvisionnement en eau correct

Services

Approvisionnement en carburant correct

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Check-list pour la conservation des médicaments

INTERIEUR OUI NON Mouvements faciles

Cadres en bon état Vitres sans éclats Vitres propres Moustiquaires en bon état

Fenêtres

Grilles de sécurité intactes

ENTREPOT 8A

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ENTREPOT 8B

INTERIEUR OUI NON Cadre en bon état Porte en bon état Gonds en bon état

Portes

Serrure en bon état

Bonne circulation de l’air

La distance du stock au mur est de 0,5 à 1m

Ventilateurs Grilles de sécurité en bonne état

Plafond En bon état

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ENTREPOT 8C

INTERIEUR OUI NON Propres Murs Peintures en bon état

Propres Sols Lisses et en bon

état

Intactes Plates, sans fléchissement médian

Etagères

Identification claire

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ENTREPOT 8D

INTERIEUR OUI NON En bon état

Placards

Verrouillés Réfrigérateur Fonctionne, en bon état Congélateur Fonctionne, en bon état Chambre froide

Fonctionne, en bon état

Rangement spécial

Pour les stupéfiants

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ENTREPOT 8F

Source: D’après : How to Assess Health Services Logistics with Particular Reference to Peripheral Health Facilities (Genève: OMS, 1985).

EXTERIEUR OUI NON Toiture En bon état Murs En bon état

Absence d’herbe haute

Absence d’ordures

Voisinage

Absence de poussière

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En conclusion

• La formation que vous aurez à mener a pour objectif premier d’avoir une approche la plus exacte possible des consommations du pays.

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Pour cela,• Il vous faudra insister sur l’utilisation de la

liste des Médicaments essentiels.• Faire comprendre la CMM• Expliquer la chaîne de distribution et les

délais d’approvisionnement. • Insister sur les normes de stockage des

médicaments.