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GESTION DOCUMENTAL
GESTION DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
DOCUMENTO
Es todo aquello que contiene información, independientemente de sus soporte físico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano.
CONCEPTO DE DOCUMENTO EN ALGUNAS CIENCIAS
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el registro de información recibida o producida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, económico, científico, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación.
CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
• Seriado: Se producen uno a uno y en orden natural.
• Unicidad: Los documentos de archivo son únicos, no están publicados ni hay múltiples ejemplares.
• Objetividad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad; es decir registran hechos del acontecer inmediato.
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO
• Soporte: Si es material o físico (papel, disco, cinta)
• Técnica: Medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos.
• Estructura: Hace referencia al formulario y a las clausulas. Ej.: en un carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo..
• Contenido o asunto.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Se refieren tanto a su estructura física como a su contenido, están identificados así:• Caracteres Internos: Entidad Productora,
fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales.
• Caracteres Externos: Clase, tipo, forma, formato, cantidad.
CARACTERES INTERNOS
• Entidad productora: Persona o corporación que realizo el documento. Puede observarse en el membrete.
• Orígenes funcionales: Indica el cargo o la función de la persona que realizo el documento (firma y cargo del responsable).
• Fecha y lugar de producción: Donde y cuando fueron producidos los documentos.
• Contenido sustantivo: Asunto o tema que de trata el documento.
CARACTERES EXTERNOS
• Clase: Textual o no textual.• Tipo: Carta, memorando, circular, informe,
acta, etc.• Forma: Original o copia.• Formato: Unidad archivable, expediente,
legajo, libro.• Cantidad: 1,2,34….ejemplares.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
• Según su organización• Según su uso• Según su ciclo vital• Según su naturaleza
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU ORGANIZACIÓN
• Archivo centralizado: Existe una sola dependencia destinada a controlar y manejar toda la documentación de la empresa.
• Archivo descentralizado: Es el que lleva cada dependencia o dpto en una empresa. Puede ser:– Descentralizado con control descentralizado– Descentralizado con control centralizado
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU USO
• Archivo activo: Satisface las necesidades de conservación y consulta. Ej.: Documentos del año actual, historias laborales del personal activo, resoluciones, contratos, etc.
• Archivo semiactivo: documentos que presentan una consulta menos frecuente.
• Archivo inactivo
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN SU NATURALEZA
• Archivo Publico: Pertenecientes a las entidades oficiales.
• Archivo Privado de interés Publico: Aquel que por su valor para la historia, la ciencia o la investigación es de interés publico.
• Archivo Privado: Pertenecientes a personas naturales o juridicas.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CLASE
• Documentos textuales: Presentan la información en forma de texto escrito. Ej.: libros.
• Documentos NO textuales: Pueden incluir una parte en texto pero el resto de la información aparece de otra forma.
DOCUMENTOS NO TEXTUALES
Se clasifican en: • Documentos iconográficos: imágenes,
mapas, cuadros, fotografías.• Documentos sonoros: discos, cintas.• Documentos audiovisuales: películas• Documentos magnéticos• Documentos materiales: maquetas, obras,
monumentos, trabajos en braile.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU TRADICIÓN
DOCUMENTAL O FORMA DE TRANSMISIÓN
Se clasifican en: • Original• Copia• Borrador: Documento provisional.• Minuta: Bosquejo o esquema del original.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU CONTENIDO
Se clasifican en: • Documentos dispositivos o imperativos• Documentos testimoniales o probatorios• Documentos informativos o noticiosos• Documentos sustantivos o característicos• Documentos comunes o facilitativos
DOCUMENTOS DISPOSITIVOS O IMPERATIVOS
Son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad.• Del poder legislativo: leyes• Del poder ejecutivo: Decretos,
resoluciones, ordenanzas• Del poder judicial: sentencias• De otras autoridades: Bancos, iglesia.
DOCUMENTOS TESTIMONIALES O PROBATIVOS
Son aquellos en que la autoridad asienta o acepta información.• Registro civil, patentes, actas de grado.• Diplomas y certificados.• Balances y libros contables.• Actas de reuniones.• Contratos celebrados bajo condiciones
legales.
DOCUMENTOS INFORMATIVOS O NOTICIOSOS
Son aquellos en que se asienta una noticia o información relacionada con una tramitación.• Correspondencia, cartas, circulares,
memorandos, telegramas.• Informes técnicos y científicos.• Documentos no contables avalados por la
ley: tiquetes de compra, presupuestos.
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS O CARACTERÍSTICOS
Son aquellos que sirven solamente a la dependencia y cargo de la personas que los redacta o recibe. Ej.: en una empresa aérea los horarios de vuelo, recorrido y las tarifas.
DOCUMENTOS COMUNES O FACILITATIVOS
Son aquellos que sirven de apoyo administrativo a una institución o persona. Ej.: nomina, hojas de vida, libros de contabilidad, inventarios.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL GRADO DE ACCESIBILIDAD DE LOS USUARIOS
Se clasifican en: • Documentos que deben ser publicados• Documentos de libre acceso• Documentos no clasificados con grado de
confidencialidad• Documentos confidenciales.
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN EL ENTE
PRODUCTOR O EL AUTOR
Se clasifican en: • Documentos públicos• Documentos privados
CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS SEGÚN SU FUNCIÓN EN
EL TIEMPO
Se clasifican en: • Documentos vitales: actas, escrituras.• Documentos importantes • Documentos útiles: cotizaciones, circular• Documentos no esenciales
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
• Hace referencia a las edades que cumple un documento a lo largo de su vida útil.
EDAD 1 – MOMENTO DE GESTIÓN
• También llamado prearchivo.• Va desde su creación hasta cumplir la
totalidad del tramite que lo origino.• Comprende:
– Planeación– Elaboración– Tramitación
MOMENTO DE GESTION• Planeación: Estudia la información el soporte y el
recorrido.• Elaboración: Es la edición del documento, mediante
la aplicación de la normatización y la normalización.– Normatización: Normas creadas por el gobierno.– Normalización: Abarca la normatividad
administrativa y técnica.• Tramitación: Da paso a la vigencia; es decir la
vigencia es la firma.
MOMENTO INTERMEDIO
• Llamado también archivístico.• En este momento el documento cumple
con el objetivo para el cual fue creado. Informe, testimonio, etc.
• Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional.
VIGENCIA
• Es aquel momento donde el documento obliga, testimonia o informe lo que dice en su texto.
• La vigencia concluye cuando:– Se vence el plazo del documento– Por disposición legal– Porque se produce un nuevo documento y
modifica el existente.
PLAZO PRECAUCIONAL
• Una vez agotada la vigencia se da un tiempo durante el cual es necesario retener el documento (por precaución), antes de decidir su destino final.
• El plazo precaucional termina cuando:– Hay prescripción legal o de derecho.– Cuando lo establece la tabla de retención
documental (TRD)
MOMENTO PERMANENTE
• Es el momento de la conservación permanente de los documentos con fines históricos, administrativos, políticos, económico, investigativo, cultural.
• Son almacenados para siempre en un sitio privilegiado.