Gestión de proyectos procesos

Gestión de Gestión de ProyectosProyectos

Prof. Martín Portugal Orejuela

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

DIRECCION DE PROYECTOS

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre

Procesos de Supervisión y

Control


Control

Procesos de Ejecución


Procesos dePlaneamiento


Procesos de Iniciación


Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Tabla de ContenidoTabla de Contenido1. Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos2. Grupo de Procesos de Iniciación3. Grupo de Procesos de Planificación

1. El alcance (estructura analítica del proyecto)2. El cronograma (tiempos)3. Los costos4. La calidad5. El personal6. Las comunicaciones7. Los riesgos8. Las adquisiciones

4. Grupo de Procesos de Ejecución5. Grupo de Procesos de Control6. Grupo de Procesos de Cierre

GRUPOS DE PROCESOS DE GRUPOS DE PROCESOS DE LA DIRECCION DE LA DIRECCION DE PROYECTOSPROYECTOS

ProcesoProcesoUn proceso es un conjunto de

acciones y actividades interrelacionada que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados y servicios.

El equipo de proyecto es el encargado de ejecutar cada proceso.

Los procesos se pueden ejecutar varias veces

Tipos de procesosTipos de procesos Los procesos de la dirección de proyectos.

◦ Son comunes a la mayoría de proyectos.◦ Se relacionan porque son integradores.◦ Tienen el propósito de iniciar, planificar,

ejecutar, supervisar, controlar y cerrar un proyecto.

◦ Interactúan en relación a los alcances, costos y cronograma del proyecto (áreas de conocimiento).

Los procesos de orientados a producto.◦ Especifican y crean el producto del proyecto.◦ Se definen por el ciclo de vida del proyecto.

Grupos de procesoGrupos de procesoSon cinco grupos de procesos.Son independientes del área de aplicación y

de la industria.Tienen dependencias claras y se llevan a

cabo siguiendo la misma secuencia en cada proceso.

Los procesos componentes se pueden repetir (volver a ejecutar) antes de concluir el proyecto.

Grupos deprocesos

Proceso Externo al proceso

Flujo del proceso

Grupos de Procesos Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectosde la Dirección de ProyectosLos procesos de la dirección de proyectos se dividen

en cinco grupos de proceso.

Procesos de iniciación

Procesos de cierre

Procesos de planificación

Procesos de ejecución

Proceso de seguimiento y control

Grupos de ProcesosGrupos de Procesos1. Grupo de procesos de iniciación. Define y autoriza el

proyecto y una fase del mismo.2. Grupo de procesos de planificación. Define y refina los

objetivos y planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido en el proyecto.

3. Grupo de procesos de ejecución. Integra a las personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto para el proyecto.

4. Grupo de procesos de seguimiento y control. Mide y supervisa el avance a fin de identificar variaciones en el plan del proyecto y tomar las medidas.

5. Grupo de procesos de cierre. Formaliza la aceptación del producto y termina el proyecto y una fase del mismo.

Grupos de ProcesosGrupos de Procesos

Fase de Inicio Fase de TérminoTiempo

procesos de iniciación

procesos de planificación

procesos de ejecución

seguimiento y control

procesos de cierre

Niv

el d

e es

fuer

zo

Grupos de ProcesosGrupos de Procesos

Procesos de CierreProcesos de Cierre

Procesos de Supervisión yControl

Procesos de Supervisión yControl

Procesos de EjecuciónProcesos de Ejecución

Procesos dePlaneamientoProcesos dePlaneamiento

Procesos de IniciaciónProcesos de Iniciación

GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIONINICIACION

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de IniciaciónIniciación

Autorizan la ejecución formal del proyecto o una fase del mismo.

Por lo general se realiza fuera de los ámbitos de control del proyecto.

Se inicia con la documentación de las necesidades o requisitos de la organización.

La viabilidad se realiza a través de un proceso de evaluación de alternativas.

Se establece la definición de los objetivos del proyecto



EntradasDescripción del

ProductoPlan EstratégicoCriterios de

selección del proyecto

Información histórica

SalidasActa de

constitución del proyecto

Enunciado del alcance del proyecto

Jefe de Proyecto asignado

RestriccionesSupuestos

Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de IniciaciónIniciación

Los proyectos son un medio para organizar actividades que no pueden ser abordadas dentro de los límites operacionales normales de la organización

Los proyectos frecuentemente son utilizados como un medio para lograr el plan estratégico de una organización, sea mediante un equipo de proyecto formado por funcionarios de la organización o mediante un servicio contratado

Procesos de IniciaciónProcesos de IniciaciónLos proyectos son típicamente autorizados como

resultado de una de las siguientes situaciones:◦ La demanda del mercado◦ Una solicitud de un cliente◦ Un avance tecnológico◦ Un requisito legal o regulatorios◦ Una necesidad social

La alta gerencia precisa y decide cómo responder a estos estímulos y cuales proyectos deben ser autorizados

Necesidades del negocioProblema u oportunidad

Objetivo del ProyectoObjetivo del ProyectoDescribir lo que el proyecto debe

hacer o producir.

Debe seguir la regla SMART◦ Specific (específico)◦ Measurable (medible)◦ Accurate (exacto)◦ Realistic (realista)◦ Time bounded (limitado en el tiempo)

EjemploEjemploEjemplo 1Construcción de depósitos para el almacenamiento.Construcción de 5 depósitos para el

almacenamiento en 8 meses con un proyección de inversión de USD 60,000.

Ejemplo 2Aumento de la capacidad de Comedor Central de la

PUCP.Aumento de la capacidad del comedor Central de la

PUCP de 1600 a 3000 raciones para inicios del 2012 año invirtiendo USD 250,000.

ProcesosProcesosDesarrollar el acta de constitución del proyecto.

◦ Relacionado con la autorización del proyecto, o en múltiples fases con una fase del proyecto.

◦ Se documenta la necesidad del nuevo producto, servicio o resultado.

Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto (preliminar)◦ Definición preliminar de alto nivel del proyecto usando

el acta de constitución del proyecto y otras entradas.◦ Aborda y documenta los requisitos del proyecto y de

los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites de los proyectos, los métodos de aceptación y control de alcance de alto nivel

Acta de constitución del Acta de constitución del proyectoproyecto

Es publicado por el director/gerente (patrocinador) con autoridad formal en la estructura organizacional.

Reconoce y autoriza formalmente la existencia del proyecto.

Designa al gerente del proyecto y le concede autoridad formal para usar recursos en la actividades del proyecto

Identificar los límites de reporte y atribuciones para el gerente de proyecto.

Hace referencia a:◦ las necesidades del negocio◦ El alcance del producto o servicio a entregar◦ Los beneficios para la organización

Debe tener amplia publicidad en la organización

Enunciado del alcance del Enunciado del alcance del proyecto proyecto Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del producto o servicio Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables del proyecto Restricciones del proyecto Asunciones del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma EAP inicial Estimación de los costos en orden de magnitud Requisitos de gestión de la configuración del proyecto Requisitos de aprobación

PremisasPremisasEs algo que se asume como verdadero para el proyecto.Son condicionantes para la ejecución del proyecto conforme a

la planeación.Si una premisa no es confirmada es preciso revisar el

planeamiento del proyecto.Una premisa debe ser específica, precisa y clara.Las premisas deben ser validadas por los stakeholders y

resguardan al gerente de proyectos.Ejemplos

◦ Un analista de sistemas debe estar disponible el 1º/febrero◦ Cambios adicionales deben ser asumidos por el contratante◦ Cada albañil hace 20 metros lineales por día◦ El tipo de cambio en el año será de 2.85 soles por dólar

RestriccionesRestriccionesSon hechos concretos que limitan las

opciones del equipo de proyecto.

Ejemplos◦ El proyecto debe estar operativo a fines del 2012◦ Los límites de gasto son USD 2´150,000◦ Todos los productos deben atender a las

especificaciones de la norma ISO XXXXX

alcancealcanceCostoCosto

TiempoTiempo

La triple restricción

GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIONPLANIFICACION

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de PlanificaciónPlanificaciónPermite planificar y gestionar el

proyectoAyuda a recoger la información de

varias fuentes de diverso grado de completitud y confianza

Es un proceso iterativo de control y mejora continua.

Definen la línea base del proyecto a partir del cual controlar el avance del proyecto.

Define el plan de gestión del proyecto.

Procesos de PlanificaciónProcesos de Planificación

Procesos de PlanificaciónProcesos de PlanificaciónEntradas Acta de constitución Enunciado del

alcance del proyecto preliminar

Salidas Plan de Gestión del Alcance Plan de Gestión del

cronograma Plan de Gestión de costos Plan de Gestión de calidad Plan de Gestión de personal Plan de Gestión de las

comunicaciones Plan de Gestión de riesgos Plan de Gestión de las

adquisicionesPlan de Gestión del Proyecto

Plan de Gestión del Plan de Gestión del ProyectoProyecto

1. Plan de Gestión del alcance2. Plan de Gestión del

cronograma3. Plan de Gestión de costes4. Plan de Gestión de calidad5. Plan de Gestión de personal6. Plan de Gestión de las

comunicaciones7. Plan de Gestión de riesgos8. Plan de Gestión de las

adquisiciones

Plan de Gestión del Proyecto

Grupo de procesos de Grupo de procesos de planificaciónplanificación

Planear es definir y refinar los objetivos a lograr y trazar el camino necesario para alcanzarlos

Muchos caminos llevan a Roma. El objetivo del planeamiento es encontrar el mejor (el más corto, de menor costo y de menor trabajo)

¿Qué planificar?¿Qué planificar?

1. El alcance (estructura analítica del proyecto)

2. El cronograma (tiempos)3. Los costos4. La calidad5. El personal6. Las comunicaciones7. Los riesgos8. Las adquisiciones

1. Planeación del Alcance1. Planeación del Alcance

alcance del producto. ◦ Aspectos y funciones que

caracterizan un producto o servicio.◦ Se mide contra los requisitos del

producto

alcance del proyecto. ◦ El trabajo que debe ser hecho con la

finalidad de obtener el producto de acuerdo con las especificaciones.

◦ Se mide contra el plan del proyecto.

AL TI CO CA RH CM RI AD

2. Planeamiento del 2. Planeamiento del TiempoTiempo

Incluir todos los procesos necesarios para planear cómo concluir el proyecto en un determinado plazo.

Incluye:◦ Definición de las actividades◦ Secuenciación de las actividades◦ Estimación de recursos para cada actividad◦ Estimación de la duración de cada actividad◦ Desarrollo del cronograma de trabajo.◦ Control del cronograma


3. Planeamiento de Costo3. Planeamiento de CostoInvolucra planear los costos

asociados a la realización de los trabajos y la forma de controlarlos.

Tiene como objetivo garantizar que el capital disponible será suficiente para obtener todos los recursos necesarios para que se ejecuten los trabajos del proyecto.


4. Planeamiento de la 4. Planeamiento de la CalidadCalidad

El objetivo es garantizar que el proyecto se concluya dentro de las cualidades deseadas, garantizando la satisfacción de las necesidades de los interesados.

La calidad es el grado en que un conjunto de características inherentes satisface los requisitos.


5. Planeamiento de RRHH5. Planeamiento de RRHHInvolucra identificar, documentar

y designar las funciones, las responsabilidades y las relaciones jerárquicas del proyecto.


6. Planeamiento de las 6. Planeamiento de las ComunicacionesComunicaciones

Incluye los procesos necesarios para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto.

Involucra determinar las necesidades de información y de comunicaciones de los stakeholders

Ellos precisan que la información, cuándo será producida, quién la producirá y cuándo


7. Planeamiento de Riegos7. Planeamiento de RiegosIncluye los procesos relacionados con la

planificación, identificación, análisis, respuestas, seguimiento, control de los riesgos.

Se pretende aumentar la probabilidad e impacto de los eventos (+) y reducir la probabilidad e impacto de los eventos (-)

Los riesgos en los proyectos se presentan por la no certeza de ciertos eventos.

Involucra la anticipación y el tratamiento de los riesgos del proyecto.


8. Planeamiento de las 8. Planeamiento de las AdquisicionesAdquisicionesIncluye los procesos para comprar

y adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo de proyecto para realizar el trabajo.

La organización puede ser la compradora o la vendedora del producto.

Incluye los proceso de gestión de contratos y control de cambios.


GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIONEJECUCION

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de EjecuciónEjecución

Administra los procesos de ejecución del proyecto.

Se compone de los procesos utilizados para desarrollar el trabajo definido en el plan de gestión del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del proyecto.

Este grupo de procesos implica coordinar recursos y personas, así como integrar y realizar las actividades del proyecto.



EntradasPlan de gestión del

proyecto (PGP)

Salidas Productos entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio

implementadas Acciones correctivas

implementadas Acciones preventivas

implementadas Reparación de defectos

implementada Información sobre el

rendimiento del trabajo

GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE CONTROLCONTROL

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de ControlControl

Se compone de aquellos procesos realizados para observar la ejecución del proyecto de forma que se pueda identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario.

El rendimiento del proyecto se observa y mide regularmente.

Incluye controlar los cambios y recomendar las acciones preventivas como anticipación a posibles problemas.

Procesos de ControlProcesos de Control

Procesos de ControlProcesos de ControlEntradas Productos

entregables Cambios solicitados Solicitudes de cambio

implementadas Acciones correctivas

implementadas Acciones preventivas

implementadas Reparación de

defectos implementada

Información sobre el rendimiento del trabajo

Salidas Solicitudes de cambio aprobadas –

rechazadas Acciones correctivas aprobadas –

rechazadas Reparación de defectos

recomendada – aprobada - validada Actualización al PGP Actualización de alcances Acciones preventivas recomendadas Acciones correctivas recomendadas Informes de rendimiento Proyecciones Productos entregables

aprobados

GRUPO DE PROCESOS DE GRUPO DE PROCESOS DE CIERRECIERRE

Procesos de Cierre

Procesos de Cierre


Control


Control







Grupo de procesos de Grupo de procesos de cierrecierreIncluye los procesos utilizados para:

◦ Finalizar formalmente todas las actividades del proyecto o una fase del proyecto

◦ Entregar el producto terminado a terceros◦ Cerrar un proyecto cancelado

Verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los grupos de procesos para cerrar el proyecto o una fase del proyecto

Fin formal del proyecto



EntradasProductos

entregables aprobados

Procedimiento de cierre administrativo

Procedimiento de cierre de contratos

SalidasProducto,

servicio o resultado final

Actualización de: Activo de los procesos de la organización

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