Gestion de interesados

Pontificia Universidad Catlica del Per Instituto para la Calidad, 2015. Todos los derechos reservados

Curso de Especializacin en Gerencia de Proyectos y Calidad

Curso de Especializacin en Gerencia de Proyectos y Calidad

Expositor: Ing. Alexandres Hoyos E. MBA, PMP, CSM

Mdulo: Gestin de los Interesados


Agenda

1. Presentacin Docente - Facilitador

2. Introduccin e Importancia de la Gestin de los Interesados

3. Los procesos de la Gestin de los Interesados

a. Proceso Identificar a los Interesados

b. Proceso Planificar la Gestin de los Interesados

c. Proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados

d. Proceso Controlar el Compromiso de los Interesados

4. Taller Presentacin del Plan de Gest. Interesados


PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO Sesin N 01

Exposicin del Plan de Gestin de los Interesados


Agenda

1. Presentacin Docente - Facilitador.









Ing. Alexandres Hoyos E., MBA - PMP - CSM

Estudios Pontificia Universidad Catlica del Per, 1998 2004 Magister MBA Internacional, Centrum Catlica Maastricht School of Business. Presidente, Asoc. Alumnos de Ing. Informtica AAII PUCP, 2002 03. Especializacin en Gerencia de Proyectos P.M.I., Instituto para la Calidad PUCP IC PUCP.

Analista de Negocios, TIM Per. Jefe de Proyectos - Consultora SAP Business One, BCTS - VARTech. Gestor de Proyectos, Banco Internacional del Per - Interbank. Gestor del Programa de Proyectos Estratgicos, Corporacin Belcorp S.A.

Certificado como Project Management Professional P.M.P. Expositor de Congresos Internacionales especializados en Project Management. Docente Diplomado Gestin Proyectos y Calidad IC PUCP. Instructor Cursos, Talleres y Diplomados en Project Management Dharma Consulting. Catedrtico Curso Gestin Proyectos TI Universidad ESAN. Past VP PMO, PMI Lima Chapter 2013.


Agenda










La Gestin de los Interesados

7

Incluye los procesos requeridos para identificar a las personas, grupos u organizaciones que podran impactar o verse impactados por el

proyecto, y desarrollar estrategias de gestin para lograr una efectiva participacin de los mismos en las decisiones y ejecucin del proyecto.

Definicin de la Gestin Interesados

Somos conscientes de a quines impactamos con el Proyecto?


La Gestin de los Interesados

Los Interesados

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Proyecto

El Equipo de proyecto

Usuario Final

Proveedores

Comunidad Gobierno

Competidores

Cliente

reas Internas - Cliente


La Importancia de la Gestin de los Interesados

La Satisfaccin de los Interesados debe ser gestionado como un elemento clave para el proyecto

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2000 Sin procesos asociados

2004 Un proceso asignado en el rea de Comunicaciones.

2008 Dos procesos asignados en el rea de Comunicaciones.

2012 Un rea de conocimiento asignada que incluye cuatro procesos

Su evolucin en el PMBOK


Procesos de la Gestin de los Interesados

N Procesos Grupo de Procesos

01 Identificar a los Interesados

02 Planificar la Gestin de los Interesados

03 Gestionar el compromiso de los Interesados

04 Controlar el compromiso de los Interesados

Planificacin

Monitoreo y Control

Iniciacin

Ejecucin


Mapa Conceptual


La Gestin de los Interesados del Proyecto incluye los procesos requeridos para identificar:

a) Actividades, tareas, recursos para determinar el correcto alcance del proyecto

b) Personas, grupos, u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto

c) Personas, grupos, u organizaciones que pueden ser slo afectados por el proyecto

d) Ninguna de las anteriores.


Agenda










Identificar a los Interesados

Identifica a los Interesados que podran impactar o verse impactados por una decisin, actividad o el resultado final del proyecto.

Analiza y documenta la informacin referida a los intereses, involucramiento, interdependencia, influencia y potencial impacto.

Beneficio Clave: Permitir al Gerente de Proyecto identificar el foco apropiado por cada uno o grupo de interesados.



Diagrama de Flujo Identificar a los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)


Identificar a los Interesados En

trad

as

Acta de Constitucin

Docs. Adquisiciones

Fact. Ambientales Empresa.

Activos Procesos Organizacin H

erra

mie

tnas

Anlisis de Interesados

Juicio de Expertos

Reuniones

Salid

as

Registro de Interesados

Entradas Herramientas - Salidas


Identificar a los Interesados Herramientas - Anlisis de los Interesados Identifica a todos los potenciales interesados y obtiene

informacin relevante sobre los mismos. Analiza el potencial impacto / apoyo que cada interesado podra

generar, se clasifican y define apropiada estrategia. Planifica cmo influir en los interesados para poder incrementar

su apoyo o mitigar su impacto negativo

Modelos de Clasificacin: Matrices Poder-Inters, Poder-Influencia, Influencia-Impacto y el Modelo de Prominencia.

Modelo de Prominencia Matriz Poder vs Inters



Salidas - Registro de los Interesados Registro que posee informacin relevante como: Datos de

identificacin del interesado, informacin de evaluacin (principales requisitos, expectativas, fase de mayor influencia en el proyecto) y Clasificacin (interno, externo; apoyo, neutral u opositor)


Tips Es sumamente importante efectuar una temprana

identificacin de los Interesados.

Si bien Identificar a los Interesados es un proceso de Iniciacin, es necesario efectuarla regularmente en especial en proyectos de largo aliento o con constantes movimientos (ingresos, ascensos, retiros) entre los interesados.

No olvidemos que la clasificacin de un interesado en un momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.

La habilidad del Gerente de Proyecto y de su equipo para correctamente identificar y gestionar a aquellos Interesados (con gran influencia en el proyecto y en sus resultados) podr significar la diferencia entre el xito o fracaso del proyecto.


Cul de las siguientes alternativas es una salida del proceso 'Identificar a los Interesados' ?

a) Reuniones b) Documentos del Proyecto c) Acta de Constitucin de Proyecto d) Registro de Interesados


Agenda










Planificar la Gestin de los Interesados

Desarrolla apropiadas estrategias de gestin sobre los interesados, ello basado en sus necesidades, intereses y potencial impacto en el xito del proyecto.

Beneficio Clave: Define un claro y accionable plan para interactuar con los interesados y lograr su apoyo a favor de los intereses del proyecto .



Diagrama de Flujo Planificar la Gestin de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)


Entr

adas

Plan Gestin del Proyecto

Registro de Interesados

Fact. Ambientales Empresa

Necesidades y Tcnicas de Comunicacin

Her

ram

ien

tas Tcnicas

Analticas

Juicio de Expertos

Reuniones

Salid

as

Plan de Gestin de los Interesados

Planificar la Gestin de los Interesados Entradas Herramientas - Salidas


Planificar la Gestin de los Interesados Herramientas- Tcnicas Analticas Identifica el nivel actual de compromiso que poseen los distintos

interesados para sobre ello determinar acciones a realizar. Los niveles de compromiso pueden ser clasificados como:

Desinformado, Resistente, Neutral, Promotor e Impulsor. Los niveles de compromiso pueden diferir segn la etapa del

proyecto.

Matriz de Evaluacin de Compromiso de los Interesados

Interesado / Compromiso

Desinformado Resistente Neutral Promotor Impulsor

Interesado 1 A, B, C, D, E

Interesado 2 A D, E

Interesado 3 B, C

* Etapas: A, B, C, D y E


Salidas - Plan de Gestin de los Interesados

Niveles de compromiso actual y deseado de los interesados.

Estrategias para comprometer a los interesados.

Requerimientos de Comunicacin. Interrelaciones identificadas entre los

interesados. Informacin a ser distribuida a los

interesados (formato, idioma, contenido y nivel de detalle) y plazo de frecuencia.

Mtodos para actualizar el Plan



Tips El Plan de Gestin de los Interesados debe mantener

consistencia con todos los dems planes de gestin subsidiarios.

No olvidemos que el nivel de compromiso de un interesado en un momento dado podra cambiar en otra etapa del proyecto.


Un proyecto se encuentra al 70% de avance y se presenta el escenario de generar importantes cambios en el alcance del proyecto. Cul podra ser el principal motivo?

a) Un miembro del Equipo de Gestin del Proyecto ha sido asignado a otro proyecto.

b) El Sponsor se ausentar por los prximos 30 das por motivos de salud.

c) Existe un Interesado clave que no ha sido identificado.

d) El Proyecto cuenta con una baja priorizacin dentro de la organizacin.


Agenda










Gestionar el Compromiso de los Interesados

Comunica y trabaja con los interesados con la finalidad de cumplir sus expectativas y necesidades, gestionando las polmicas.

Beneficio Clave: Permite al Gerente de Proyecto incrementar el apoyo y minimizar la resistencia por parte los interesados.


Diagrama de Flujo Gestionar el Compromiso de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)



Entr

adas

Plan Gestin de los Interesados

Plan de Gestin de las Comunicaciones

Log de Cambios

Activos de los Procesos de la Organizacin

Her

ram

ien

tas Mtodos de Comunicacin

Habilidades Interpersonales

Habilidades de Gestin

Salid

as

Log de Polmicas

Solicitud de Cambios

Actualizaciones al P. G. Proyecto

Docs. Actualizados

Activos de los Procesos de la Organizacin




Herramientas- Mtodos de Comunicacin

Comunicacin Interactiva

Comunicacin Push y Pull

Herramientas- Habilidades Interpersonales y de Gestin

Hab. Interpersonales Confianza, Resol. Conflictos, Escucha Activa y Superar la resistencia al cambio.

Hab. Gestin Facilitacin, influencia, negociacin y promover cambios en el comportamiento

organizacional (gestin del cambio)



Salidas Log de Polmicas Las polmicas son un problema en

embrin. Son comentarios, zonas grises, temas

pendientes que no se cierran o que no se llega a un acuerdo.

Es importante gestionar las polmicas.


Salidas Activos Procesos Organizacin Notificaciones a los interesados. Reportes, presentaciones, registros del

proyecto. Feedback por parte de los interesados. Lecciones aprendidas documentadas.


En el proceso Gestionar el Compromiso de los Interesados, las Lecciones Aprendidas Documentadas se deberan centrar en: a) Actualizacin de las polticas y procedimientos b) Mejora de habilidades de negocios c) Gestin del conocimiento d) Causas de polmicas y razones por las cuales se

generaron Acciones Correctivas


Tips Ser el buen manejo de las habilidades interpersonales y de

gestin el elemento fundamental en el buen desarrollo del proceso.

No olvidemos que las polmicas al ser identificadas deben ser asignadas a un responsable para su gestin, seguimiento y cierre.

Es importante poder solicitar feedback por parte de los interesados para conocer su opinin y expectativas para con el proyecto.

Un aspecto a trabajar ser poder trasladar a aquellos interesados que se perciben como un obstculo en entes de apoyo o neutral.


Agenda










Controlar el Compromiso de los Interesados

Monitorea las relaciones de los interesados en el proyecto, ajusta estrategias y planes para fomentar el compromiso de los mismos.

Beneficio Clave: Mantiene o incrementa la efectividad y eficiencia de las actividades de compromiso de los interesados, as como gestiona el desarrollo del proyecto en posibles entornos cambiantes.

Controlar y Monitorear. Cul es la diferencia?


Diagrama de Flujo Controlar el Compromiso de los Interesados (PMBOK 5ta. Edicin)



Entr

adas

Plan Gestin de Proyecto

Log de Polmicas.

Datos de Rendimiento de Trabajo

Docs. Proyecto

Her

ram

ien

tas Sistema de

Gest. Informacin

Juicio de Expertos

Reuniones

Salid

as

Informacin de Rendimiento del Trabajo

Solicitud de Cambio

Actualizaciones P. G. Proyecto

Docs. Actualizados

Activos de Procesos de la Organizacin




Entradas- Datos del Rendimiento del Trabajo Observaciones y medidas identificadas durante las actividades

pertenecientes al trabajo del proyecto. Ejm: % trabajo completado, medidas de rendimiento tcnico, fechas de inicio y fin de actividades, costos actuales, nmero de solicitudes de cambio, de defectos, entre otros.

Herramientas- Sistemas de Gestin de Informacin

Herramienta estndar para el registro, almacenamiento y distribucin de la informacin.



Salidas - Informacin del Rendimiento del Trabajo

Datos analizados por los diversos procesos de control y analizadas bajo un contexto e integradas en base a la interaccin entre las reas.

La informacin es correlacionada y contextualizada y posee mayor fundamento para la toma de decisiones.

Esta informacin es transmitida a travs de los procesos de Gestin de las Comunicaciones.



Cul de las siguientes alternativas se considera como un nivel de compromiso de un interesado ?

a) Legitimidad b) Neutral c) Motivado d) Poder


Tips

Debemos estar pendiente de identificar nuevos interesados as como reevaluar e influenciar a los mismos en pro del buen avance del proyecto.

La observacin y la conversacin sern elementos importantes dentro del proceso.

Una entrada del proceso son los datos de rendimiento de trabajo y una salida es la informacin del rendimiento de trabajo.


Gestin de los Interesados Taller de Presentacin Plan Gestin de los Interesados

En 45 minutos, en equipos de 4 o 5 integrantes, debern presentar los siguientes elementos de su Plan de Gestin de los Interesados: Listado de los Principales Interesados Matriz Poder vs Influencia de los Interesados Clasificacin de los Interesados (Apoyo, Neutral y

Opositores) Definicin de Acciones de Gestin sobre los Interesados

de tipos Neutral y Opositores


Presentacin de los Equipos de Trabajo


Gestin de los Interesados

Muchas gracias por tu participacin

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