05 GESTION DEL ALCANCE rev2 P · El objetivo de este proceso es, a partir del registro de interesados y del Project Charter (Acta de Constitución) como entradas, definir exactamente

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5. GESTIÓN DEL ALCANCE

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1 18‐04‐2013 D.R. J.R. Primera emisión del documento

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ÍNDICE

5.1 RECOPILAR REQUISITOS ..............................................................................................................3

5.1.1. ENTRADAS...............................................................................................................................3

5.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS ..................................................................3

5.1.3. SALIDAS....................................................................................................................................3

5.1.3.1. DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS ............................................................................3

5.1.3.2. PLAN DE GESTION DE REQUISITOS ............................................................................4

5.1.3.3. MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS..........................................................5

5.2 DEFINIR EL ALCANCE.....................................................................................................................8

5.2.1 ENTRADAS .....................................................................................................................................8

5.2.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS............................................................................................8

5.2.3 ALCANCE DEL PROYECTO ..................................................................................................8

5.2.3.1 Restricciones ...........................................................................................................................8

5.2.3.2 Exclusiones ..............................................................................................................................9

5.2.3.3 Entregables .............................................................................................................................9

5.2.3.4 Supuestos .................................................................................................................................9

5.3 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT).................................................................9

5.3.1 DICCIONARIO DE LA EDT.................................................................................................11

5.3.2 LINEA BASE DEL ALCANCE..............................................................................................13

5.3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO ..................................13

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5.1 RECOPILAR REQUISITOS

La recopilación de requerimientos consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. La planificación de todo el resto de aspectos del proyecto se efectúan en función de estos requisitos.

5.1.1. ENTRADAS

El objetivo de este proceso es, a partir del registro de interesados y del Project Charter (Acta de Constitución) como entradas, definir exactamente cuáles van a ser las expectativas y requerimientos del proyecto.

5.1.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS UTILIZADAS

Se hará uso de las siguientes herramientas para recopilar los requerimientos:

Entrevista con el cliente: se ha realizado una entrevista con el cliente en dónde se han expuesto los problemas actuales con los que se encuentran, y las expectativas de mejora del proceso SMED a realizar.

Visita guiada con el cliente: se ha realizado una visita guiada por el cliente por los diferentes departamentos de la empresa y por el lugar en concreto donde se aplicará la Metodología SMED.

Observaciones con el cliente: se ha descrito en campo el proceso que actualmente se sigue a grandes rasgos del procedimiento actual del SMED en cuestión.

Documentación SMED: se ha hecho un estudio exhaustivo de metodología SMED a través de la documentación proporcionada por el cliente para conocer el proceso con más exactitud.

Internet: a través de la página oficial del cliente, se ha obtenido una mejor idea de la empresa que nos ha ayudado para la construcción del alcance del proyecto.

5.1.3. SALIDAS

5.1.3.1. DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOS

La documentación de los requisitos se representará de forma clara detallando que sean completos, coherentes y aceptables para los interesados. Se hará uso de un documento de evaluación de los requisitos. Se adjunta el resumen de éstos y su puntuación evaluada por el equipo, el usuario (cliente) y el colaborador.

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Requisito Tipo Prioridad Interesado El SMED empleado debe de ser rebajado en un 50% respecto al actual.

Producto Alta Cliente

El proceso a mejorar tiene que ser con un coste no superior a “ X “ euros


El proceso tiene que ser entendido por cualquier persona que intervenga en el mismo.


La mejora del proceso tiene que seguir siendo una operación seguro para el producto y para las personas.

Producto Media Cliente

La mejora del proceso garantizará siempre la calidad del producto


Realizar el proyecto según la metodología PMBOK

Proyecto Alta ASE Consulting

Desarrollar el proyecto con éxito cumpliendo el alcance acordado con los clientes dentro del plazo y el coste planificado.

Proyecto Alta ASE Consulting

5.1.3.2. PLAN DE GESTIÓN DE REQUISITOS

La gestión de los requisitos, aunque deberá ser planificada en el inicio de una determinada manera, podrá modificarse en función de los cambios de alcance que se deriven de las solicitudes de cambio aprobadas que alguno de los interesados pueda plantear. Para tal efecto existirá un documento plantilla de “Petición de Cambio”. Este documento reflejará, entre otros, los siguientes puntos:

• Motivo del cambio • Fecha de solicitud • Descripción del cambio • Justificación del cambio • Interesado que solicita el cambio • Fecha de solicitud • Impacto en el proyecto • Aprobación / denegación • Fecha aprobación / denegación

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Plantilla de Petición de Cambio. Documento CRQ_rev0_F

5.1.3.3. MATRIZ DE TRAZABILIDAD DE REQUISITOS

Durante el ciclo de vida del proyecto se irán generando distintos cambios de dirección que deberán ser registrados. Para no perder la trayectoria del proyecto por culpa de un seguido de modificaciones se realizará una matriz de seguimiento de requisitos, permitiendo de este modo, mantener una visión global del origen del proyecto y de hacia dónde va en cada momento.

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Información Trazabilidad

ID Requisito Prioridad Categoría Fuente

Objetivo del Proyecto

Relacionado Correspondencia EDT

Método de

Validación

1

Utilización de la metodología basada en las técnicas SMED para

el cambio rápido de utillajes.

Alta Producto Cliente

Reducción en un 50% del tiempo empleado en el proceso de cambio de utillaje

1.2.2 Mejora proceso cambio de utillaje

Resultado obtenido

2 El proceso a mejorar tiene que ser con un

coste “razonable”

Alta Producto Cliente No superar en ningún caso el presupuesto del proyecto.

1.2.4.2 Ajustar costes a presupuesto

Control Avance proyecto

3 El proceso tiene que ser entendido por cualquier persona que intervenga

en el mismo.

Alta Producto Cliente Sencillez del método.

1.2.2.4 Diagrama de bloques proceso de mejora

Entrevistas operarios y responsables de proceso

4

La mejora del proceso tiene que seguir siendo una operación segura

para el producto y para las personas.

Media Producto Cliente Seguridad 1.2.3.2 Asegurar la calidad del proceso

Inspección responsable seguridad empresa cliente

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5 La mejora del proceso garantizará siempre la calidad del producto

Alta Proyecto

ASE Consulting

Que el producto cumpla con los estándares de calidad requeridos

1.2.3.1 Asegurar la calidad del producto

Control de Calidad producto

6

Desarrollar el proyecto con éxito cumpliendo el alcance acordado con los clientes dentro del

plazo y el coste planificado.

Alta Proyecto ASE

Consulting

Poder finalizar a tiempo y que el cliente quede satisfecho

1.2.4 Cierre de Proyecto Control Avance proyecto

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5.2 DEFINIR EL ALCANCE

Definir el alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto. La preparación de un enunciado detallado del alcance es un requisito necesario para el éxito del proyecto y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto.

5.2.1 ENTRADAS

El objetivo de este proceso es, partir del Project Charter (Acta de Constitución) y de otros activos de la organización que puedan ser útiles como entradas, dar al proyecto un alcance bien definido.

5.2.2 HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

Se hace uso de las siguientes herramientas, medios y técnicas para definir el alcance:

Juicio de expertos: Entrar en contacto con los interesados del área de producción y mantenimiento para mantener un intercambio de impresiones e ideas con la finalidad de encontrar y/o identificar los puntos de posible mejora ya previamente conocidos. Talleres facilitados: La empresa cliente facilitaráel acceso a las instalaciones durante su horario de producción, permitiendo:

• Realizar filmaciones del proceso para su posterior análisis.

• Medición de métodos y tiempos actuales del proceso de cambio de utillajes.

5.2.3 ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance del proyecto Lasmed Project es el de realizar un estudio y diseño a través de la metodología SMED del cambio de utillajes existente para la empresa Bolardos Viales, S.A en donde se pretende conseguir la optimización en un 50% en el tiempo de cambio de utillajes, siendo el actual de 3 horas.

5.2.3.1 Restricciones

Se consideran las siguientes restricciones:

• El tiempo de desarrollo académico del proyecto queda limitado al periodo de tiempo comprendido desde el inicio de éste en Marzo 2013 hasta la entrega dentr del curso PMA el dia 22 de junio de 2013.

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• El tiempo límite para alcanzar los objetivos del proyecto a nivel técnico fijado por

la empresa cliente es de 6 meses desde el inicio de éste, en Marzo de 2013.

5.2.3.2 Exclusiones

Queda excluido del alcance:

La ejecución de las mejoras queda excluida de este proyecto.

5.2.3.3 Entregables

Los entregables principales del proyecto pueden describirse de manera resumida como:

• Charter del proyecto.

• Estudios de métodos y tiempos realizados.

• Análisis realizados.

• Documento de cierre del proyecto.

5.2.3.4 Supuestos

Se presupone la plena implicación, pro actividad y soporte de todo el personal de producción y mantenimiento así como de la dirección de la empresa cliente Bolardos Viales, S.A., en el sentido que el desarrollo del proyecto no se verá afectado por tensiones internas que pudieran existir entre las partes mencionadas anteriormente.

5.3 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT) Para este proyecto de optimización del cambio de utillaje se han definido las siguientes actividades:

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5.3.1 DICCIONARIO DE LA EDT Las actividades necesarias para la buena ejecución del proyecto están descritas en el diagrama anterior. A continuación se proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT. 1. LASMED PROJECT

1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.1Charter Técnico

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.1.1.1 Misión, Visión, Valores

Definir el enfoque de la empresa a nivel de servicios, objetivos y filosofía de empresa.

Debe ser claro, y concreto.

1.1.1.2 Definir el alcance Proyecto

Definir de manera detallada los entregables del proyecto.

Que permita distinguir claramente el trabajo que queda dentro o fuera del proyecto.

1.1.1.3 Comunicación

Definir cómo abordar las necesidades de información de los interesados.

La comunicación debe ser eficaz y permitir ser revisable a lo largo de todo el proyecto.

1.1.1.4 Riesgos

Establecer un plan de gestión de riesgos, para poder identificar, analizar y monitorear los riesgos.

Que sea lo más realista posible y que sea aprobado por los miembros del equipo.

1.1.1.5 Identificar a los interesados

Definir bien a los interesados internos y externos a ASE Consulting.

Debe estar definida y aprobada por todos los miembros del grupo.

1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.2 Recopilación de Requisitos

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.1.2.1 Entrevista con el cliente

Realizar entrevista para recibir de primera mano, los inputs o necesidades del proyecto a realizar.

Debe realizarse con el equipo responsable del proceso para asegurar la mejor calidad de la información.

1.1.2.2 Visita guiada con el cliente

Visitar las instalaciones, a fin de conocer detalladamente el

Debe realizarse por todos los miembros del equipo. Debe documentarse correctamente mediante anotaciones, videos,

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proceso de fabricación actual.

fotos, etc.

1.1.2.3 Observaciones con el cliente

Recoger las premisas del cliente.

Deben ser muy objetivas y entendibles por todo el equipo.

1.1.2.4 Documentación SMED

Obtención de la documentación de SMED (Single-Minute Exchange of Die)

Debe ser documentación facilitada por el cliente o en du defecto revisada por el mismo.

1.2 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.3 Definir Actividades

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.1.3.1 Secuenciar Actividades

Definir las actividades específicas a ser realizadas para elaborar los entregables del proyecto.

Debe asegurar el cumplimiento del alcance del proyecto y la correcta interrelación entre las mismas para la consecución del proyecto.

1.1.3.2 Cronograma

Analizar el orden de las actividades, necesidad de recursos, camino crítico y las restricciones del Proyecto.

Debe ser acorde al alcance del proyecto, consensuado por el equipo y revisable a medida que avanza el proyecto.

Fase 1: Estudio y planificación 1.1.4 RRHH equipo proyecto

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.1.4.1 Designación de tareas

Asignación de tareas a cada miembro del grupo.

Realizar una repartición equitativa y acorde a las habilidades de cada miembro del grupo.

1.1.4.2 Perfiles equipo

Definir el perfil de cada miembro dentro del equipo.

Debe ser acordado por todos los miembros del equipo.

1.1 Fase 1: Estudio y planificación 1.1.5 Costes Planificación

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.1.5.1 Costes RRHH equipo

Definir el coste de los recursos humanos del equipo.

Los costes deben ser una estimación lo más precisa posible, en concordancia con el alcance del proyecto y dentro del precio de mercado.

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1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.1 Estudio del actual cambio de utillaje

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.2.1.1 Uso de herramientas en campo.

Definición de utilización de dispositivos que faciliten la obtención de la información.

Deben ser dispositivos fácilmente utilizables por cualquier miembro del equipo y permitir almacenar la información de digital.

1.2.1.2 Diagrama de Bloques Actual de proceso

Definición del actual proceso en un diagrama de bloques.

Debe ser fiel al actual proceso y aprobado por el cliente.

1.2.1.3 Diagrama de GANT

Analizar el orden de las actividades, necesidad de recursos, camino crítico y las restricciones del proceso actual.

Debe ser fiel al actual proceso y aprobado por el cliente.

1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.2 Mejora Proceso cambio de utillaje

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.2.2.1 Brainstorming

Realizar una lluvia de ideas entre todos los miembros del equipo.

Deben ser ideas viables y acordes con las premisas del cliente.

1.2.2.2 Metodología SMED

Estudio de la documentación de SMED (Single-Minute Exchange of Die)

Debe ser estudiado por todos los miembros del equipo.

1.2.2.3 Mejora + Secuencia de actividades.

Elección del proceso de mejora y secuenciación de las actividades a integrar en el nuevo proceso.

La mayoría de los miembros del equipo deben estar de acuerdo con la mejora escogida y la secuenciación de las actividades.

1.2.2.4 Diagrama de bloques proceso mejora

Definición del nuevo proceso en un diagrama de bloques.

Debe ser fiel a los puntos anteriores y aprobado por el cliente.

1.2.2.5 Materiales Proveedores

Definición de costes de materiales necesarios para implantar la mejora en el proceso.

Los costes deben estar consensuados como mínimo con 2 proveedores.

1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.3 Calidad Mejora del Proyecto

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.2.3.1 Asegurar calidad producto Plan de gestión de El producto debe pasar el

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calidad enfocado en el

producto. control de calidad del cliente.

1.2.3.2 Asegurar calidad del proceso

Plan de gestión de calidad enfocado en el proceso.

Deben conseguirse los cánones de eficiencia en tiempo, recursos y organización que se establezcan.

1.2.3.3 Seguimiento Proyecto Plan de gestión de calidad enfocado en el seguimiento del proyecto.

Asegurar que el proyecto se desarrolla de manera efectiva y eficiente.

1.2 Fase 2: Estudio Actual y Mejora de Proceso 1.2.4 Cierre proyecto

Actividades Código Descripción Criterios de aceptación 1.2.4.1Asegurar mejora del tiempo

Exponer las mejoras consideradas por ASE Consulting para la reducción del tiempo de cambio de SMED.

Deben ser mejoras consensuadas por los miembros de ASE Consulting y que realmente aseguren la reducción del tiempo.

1.2.4.2 Ajustar costes a presupuesto

Elección de proveedores ajustándonos al presupuesto del cliente.

En ningún caso se puede sobrepasar el presupuesto del cliente, a menos que el cliente lo acepte.

1.2.4.3 Calidad del producto y proceso

Realizar informe, indicando las actividades, materiales y recursos que aseguran la calidad del producto y del proceso.

Debe ser claro, determinado y aceptado por el cliente.

5.3.2 LÍNEA BASE DEL ALCANCE La línea base es un componente del plan para la dirección del proyecto. La línea de base del alcance del proyecto incluye el enunciado del alcance del proyecto, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y diccionario de la EDT. Si hay paquetes de trabajo que no se lleven a cabo o si no cumplen con los requisitos establecidos para ellos, entonces la línea base del alcance no se cumple.

5.3.3 ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO Las solicitudes de cambio que por necesidades de los Stakeholders sean aprobadas y afecten el alcance del proyecto, serán motivo de cambio en el alcance inicial, en la EDT y en el diccionario de la EDT. También deberán revisarse las líneas de costos y el cronograma para que reflejen estos cambios.

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También puede haber cambios en la documentación de requisitos y su matriz de trazabilidad, en todos los casos estos cambios en caso de producirse deberán quedar correctamente documentados, mediante el formulario de modificaciones definido.

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