GESTION COLLABORATIVEDU COURRIER

Mont-de-Marsanmardi 11 avril 2023

Gestion collaborativedu courrier

Le traitement du courrier

Quelques collectivités disposent aujourd’hui d’un outil de gestion du courrier. Elles traitent donc leurs courriers de manière manuelle avec les risques et les conséquences inhérents à ce type de traitement de l’information :

• Perte de documents,• Manque de traçabilité (Qui a le document ? A-t-on répondu

à ce courrier ? Quand ? Qui ? Etc…),• Photocopies inutiles et coûteuses,• Allongement de la diffusion de l’information (sites distants

par ex),• Recherches lourdes et fastidieuses (perte de temps),• Etc…

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Gestion collaborativedu courrier

Dématérialisation du courrier :les enjeux

Les enjeux principaux de la dématérialisation du courrier peuvent se résumer en quelques points :• Accélérer le traitement de l’information,• Sécuriser et tracer l’information entrante et sortante,• Partager l’information plus facilement,• Supprimer les tâches fastidieuses,• Réduire les coûts de gestion,• Améliorer les relations avec le public/citoyens/tiers

(charte qualité, charte Marianne).

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Gestion collaborativedu courrier

Naviguer à 360° dans vos informations

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Gestion collaborativedu courrier

Les principales fonctionnalités (1)

• Numérisation• Numérisation unitaire ou par lot des courriers incluant

les fonctions de reconnaissance de codes-barres et OCR• Enregistrement/Classement

• Enregistrement dès l’arrivée du courrier / Intégration des courriels possible,

• Qualification des courriers / Champs personnalisés,• Gestion d’une base de contacts,• Gestion des utilisateurs internes à chaque collectivité,• Classement des courriers dans des dossiers

ou plan de classement.

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Gestion collaborativedu courrier

Les principales fonctionnalités (2)

• Circulation électronique des documents « arrivés », « départs », « internes »• Diffusions nominatives des courriers / Diffusions par

services,• Diffusion par courriel possible,• Diffusions des courriers par l’utilisation de circuits de

traitement,• Diffusions aux utilisateurs avec des droits restreints

(« pour traitement » / « pour information »).

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Gestion collaborativedu courrier

Les principales fonctionnalités (3)

• Consultation et traitement des courriers • Consultation pour un utilisateur de plusieurs chronos

courriers (selon sa fonction),• Enregistrement et formalisation de la réalisation des

courriers départs (Modèles de documents et champs de fusion) / Fonction de publipostage,

• Gestion des absences / délégations,• Ajout de commentaires tout au long du traitement du

courrier.

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Gestion collaborativedu courrier

Les principales fonctionnalités (4)

• Suivi du traitement • Traçabilité des différentes actions opérées sur les

courriers entrants, sortants et internes pour disposer rapidement de l’état d’avancement du traitement d’un courrier,

• Système d’alertes pour garantir les délais de traitement,• Statistiques.

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Gestion collaborativedu courrier

Les principales fonctionnalités (5)

• Modes de recherche (contacts, documents)• Recherche rapide,• Recherche multicritères,• Recherche intégrale,

• Evolutivité / Interopérabilité• Adaptabilité de l’application aux évolutions

organisationnelles des collectivités,• Archivage des courriers : le versement sera possible

vers la plate-forme ARCHILAND.

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Gestion collaborativedu courrier

ExempleCourriers

arrivés

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Une fiche descriptive est créée par courrier scanné.

La fiche doit être complétée de quelques informations :

- Expéditeur- Objet du courrier- Type de document reçu (CV, Facture, etc…)

Les courriers peuvent être visés

par la direction avant leur diffusion

vers les services.

CV

Ressources humaines

DIFFUSION

Auto

Auto

Manuelle

Factures

Comptabilité

Courriers

Service Autre

Gestion collaborativedu courrier

ExempleCourriers départs

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Les courriers peuvent être élaborés depuis Acropolis

ou depuis le poste de l’utilisateur.

Les courriers peuvent être visés

par la direction avant la mise au

parapheur.

Les courriers peuvent être scannés.

Grâce à la reconnaissance par code barre, vos

courriers scannés et signés seront automatiquement intégrés dans Acropolis.

M. Dupond

E-mails

Papiers

Gestion collaborativedu courrier

Plus d’informations

ALPI-

M. Guillaume BOULOM-----

e-@dministration

guillaume.boulom@alpi40.frTel: 05 58 85 81 90

www.alpi40.fr

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