GESTIÓN TIC GUÍA SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

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GUÍA SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO

Código: ANSV-TIC-GU-01 Versión: 00 Fecha: 2021-11-24

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AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL

GRUPO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN GTIC

OCTUBRE/2021

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Tabla de Contenido

1. INTRODUCCION ............................................................................................................. 4

2. OBJETIVO ....................................................................................................................... 4

3. ALCANCE ........................................................................................................................ 4

4. ABREVIATURAS ............................................................................................................. 4

5. RESPONSABILIDAD ....................................................................................................... 4

6. DESARROLLO ................................................................................................................ 5

7. CREACIÓN DE TERCEROS ........................................................................................... 6

8. REGISTRAR DOCUMENTO DE ENTRADA CON ANTECEDENTE .............................. 12

municipio........................................................................................................................... 13

9. REGISTRAR DOCUMENTO DE ENTRADA COMO NUEVO .......................................... 2

10. INGRESO AL MÓDULO ............................................................................................... 5

11. Opciones del menú: ..................................................................................................... 6

Filtros de vista expedientes: ................................................................................................ 6

12. Mis Expedientes y Dependencia: ................................................................................. 7

13. Columnas de la vista de Mis Expedientes, Dependencia y Compartidos: ..................... 7

14. BÚSQUEDA ................................................................................................................. 8

15. INGRESO AL MÓDULO EXPEDIENTE ....................................................................... 9

16. INGRESO Y ESTRUCTURA INTERNA DEL EXPEDIENTE. ..................................... 10

Estructura ......................................................................................................................... 10

Acciones Y Visualización .................................................................................................. 11

Visualización ..................................................................................................................... 11

17. RADICADOS Y ANEXOS DENTRO DEL EXPEDIENTE. ........................................... 12

Acciones ........................................................................................................................... 13

18. DEVOLVER RADICADOS Y ANEXOS DEL EXPEDIENTE ....................................... 14

Devolver radicado ........................................................................... 14

Eliminar Anexos ................................................................................................................ 15

19. ANEXAR DOCUMENTO A EXPEDIENTE ................................................................. 16

20. CREACIÓN DE EXPENDIENTES .............................................................................. 17

21. INCLUSIÓN DE RADICADOS A EXPEDIENTES. ...................................................... 21

22. DESARROLLO MODULO DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS .......... 24

23. REGISTRAR DOCUMENTO DE RADICACION INTERNA COMO NUEVO ............... 30

24. GENERAR DOCUMENTO ......................................................................................... 34

25. SOLICITUD ANULACIÓN .......................................................................................... 45

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26. ANULACIÓN .............................................................................................................. 47

27. Reportes anulaciones ................................................................................................. 48

28. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................... 49

29. CONTROL DE FIRMAS ............................................................................................. 49

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1. INTRODUCCION

Esta guía está orientado a todos los usuarios de la agencia nacional de seguridad vial que intervengan con el proceso de gestión documental y utilicen la herramienta ORFEO. El documento contiene ilustraciones que permiten llevar la consecución del procedimiento, desde la generación de un expediente, inclusión de información hasta su consulta.

2. OBJETIVO

Guiar a los diferentes usuarios del Sistema de Gestión Documental Orfeo en cuanto a los pasos que debe seguir para registrar la información de un documento de entrada, generación de un expediente hasta su consulta

3. ALCANCE

Aplica a toda la Entidad para los usuarios que tienen injerencia con el sistema de gestión documental

4. ABREVIATURAS NIT: El Número de Identificación Tributaria, conocido también por el acrónimo NIT, es un número único colombiano que asigna la DIAN por una sola vez cuando el obligado se inscribe en el RUT. EXP XLS: Botón que permite descargar un reporte en Excel llamado “Exp.xls”. ADMON: Usuario Administrador. NRR: No requiere Respuesta. TRD: Tablas de retención documental. ANSV: Agencia Nacional de Seguridad Vial. DOCX: Extensión de un archivo de Microsoft Word. PDF: (Formato portable de documento), es la herramienta pública empleada en empresas con estándares mundiales para una distribución e intercambio seguros y fiables de documentos electrónicos. Gobiernos, empresas y formadores de todo el mundo han adoptado el formato PDF.

5. RESPONSABILIDAD Este documento es responsabilidad de Grupo TIC

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6. DESARROLLO

MODULO DE RADICACIÓN DE ENTRADA

Esta sección contiene el paso a paso que debe seguir para el registro de la información del documento de Entrada.

INGRESO A RADICACIÓN

Una vez autenticado de forma correcta en Orfeo, puede ingresar al módulo de Radicación dando clic en el ícono R (Radicar) del menú superior como se muestra a continuación (Ilustración 1 ingreso a Radicación):

Ilustración 1 Ingreso a Radicación

En la siguiente pantalla se despliegan los iconos asociados a cada tipo de Radicación (Ilustración 2 Iconos de Radicación) los cuales varían según el perfil del usuario. Verifique que dentro de esta sección aparezca el ícono E (Entrada), en caso contrario consulte con soporte técnico.

Ilustración 2 Iconos de Radicación

De clic en el ícono “E” Entrada. BUSQUEDA PRELIMINAR El sistema despliega el formulario de Búsqueda, cuyo objetivo principal es permitir validar si el documento ya está registrado en el sistema ((Ilustración 3Búsqueda preliminar).

Los criterios de búsqueda son: Parámetro de Búsqueda: Permite ingresar un texto de búsqueda (mínimo de 7 caracteres) que este asociado a: un número del radicado, al documento de identificación o al nombre de la entidad o ciudadano que remite el documento. Es importante aclarar que el sistema realiza distinción entre caracteres tildados y no tildados por ende para garantizar el resultado realice la búsqueda ingresando el texto inicialmente con tilde y de no encontrar resultados intente la búsqueda ingresando el texto sin tildes.

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Rango de Fechas: (Desde – Hasta) está asociado a la fecha de Radicación de los documentos y por defecto se limita al último mes, para mayor precisión en los resultados. Pero puede ampliarlos según su necesidad.

Para limitar los resultados y tener una mayor precisión ingrese en el texto de búsqueda el criterio más cercano a su búsqueda ejemplo: si el remitente es Juzgado Tercero Municipal de Yotoco, al ingresar solo Juzgado el sistema desplegara muy seguramente u n listado demasiado amplio de resultados por ende ingrese Juzgado Tercero Municipal.

Ilustración 3 Búsqueda preliminar

Al dar “Enter” o clic en el icono “lupita” el sistema despliega el resultado de la búsqueda.

Pueden darse los siguientes escenarios:

1. No se encontraron resultados asociados a los criterios de búsqueda, por ende, debe proceder a la creación del tercero.

2. Se encontraron documentos asociados a los criterios de búsqueda, puede registrar el documento de Entrada cuyo Antecedente es alguno de los documentos encontrados.

3. Se encontraron documentos asociados a los criterios de búsqueda o se encontró que el tercero ya existe en el sistema, pero no tiene radicados asociados, puede registrar el documento de Entrada como Nuevo.

La diferencia básicamente entre los dos últimos escenarios es que al seleccionar Antecedente le indica al sistema que quiere crear una relación entre el documento que está registrando y el que selecciono del resultado. Cuando selecciona Nuevo simplemente quiere precargar la información del Remitente y no crea relación entre los radicados.

7. CREACIÓN DE TERCEROS Sino se encuentran resultados coincidentes con el parámetro de búsqueda el sistema activa el botón de acceso a la funcionalidad de creación de Terceros (Ilustración 4 Botón de creación terceros).

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Ilustración 4 Botón de creación terceros

Al dar clic en este botón se activa el formulario de Creación (Ilustración 5 Formulario de creación terceros). Por medio de este formulario podrá registrar la información tanto de personas naturales como de Jurídicas. Basta con seleccionar el Tipo de Tercero en la lista de selección que aparece en la parte superior del formulario.

Ilustración 5 Formulario de creación de terceros

Persona Natural:

• Documento. Ingrese el número de documento de identificación de la persona, solo

números sin puntos ni comas.

• Nombre. Ingrese el nombre completo de la persona. Campo obligatorio.

• Primer Apellido. Ingrese el primer apellido de la persona. Campo obligatorio.

• Segundo Apellido. Ingrese el primer apellido de la persona.

• Teléfono. Ingrese el número telefónico de contacto de la persona.

• Correo electrónico. Ingrese el correo electrónico de contacto la persona.

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• Dirección. Ingrese la dirección de contacto de la persona. Campo obligatorio.

• Ubicación geográfica: compuesta por: continente, país, departamento y municipio. Son

listas de selección dependientes es decir por ejemplo si se selecciona como

Departamento Cundinamarca el sistema limitara la lista de Municipios a los asociados

a Cundinamarca. Campo obligatorio.

Persona Jurídica:

• NIT. Ingrese el número del Nit de la empresa o entidad, solo números sin puntos ni

comas.

• Razón social. Ingrese la razón social de la empresa o entidad. Campo obligatorio.

• Sigla. Ingrese la sigla de la empresa o entidad.

• Representante Legal. Ingrese el nombre completo (nombres y apellidos) del

representante legal de la empresa o entidad.

• Teléfono. Ingrese el número telefónico de contacto de la empresa o entidad.

• Correo electrónico. Ingrese el correo electrónico corporativo del contacto de la empresa

o entidad.

• Dirección. Ingrese la dirección de la empresa o entidad. Campo obligatorio.

• Ubicación geográfica: compuesta por: continente, país, departamento y municipio. Son

listas de selección dependientes es decir por ejemplo si se selecciona como

Departamento Cundinamarca el sistema limitara la lista de Municipios a los asociados

a Cundinamarca. Campo obligatorio.

De enter en el campo dirección o clic en el icono Asignar, para que el sistema active la ventana emergente de captura de direcciones (Ilustración 6 Formulario registro direcciones):

Ilustración 6 Registro direcciones

Ingrese los datos correspondientes a la dirección seleccionando de las listas o ingresando el dato según corresponda y de clic en el botón Asignar Dirección (Ilustración 7 Formulario de creación terceros diligenciado).

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Ilustración 7 Formulario de creación de terceros diligenciado

Una vez ingresada la información del Tercero de clic en el botón “AGREGAR Y USAR DATOS” para que el sistema registre la información del Tercero y precargue la información en el formulario de Radicación (Ilustración 8 Formulario de Radicación).

Ilustración 8 Formulario de Radicación

• Fecha de Radicación. El sistema asigna la fecha actual.

• Fecha del documento. Ingrese la fecha del documento de entrada.

• Número de Origen. Registre el número de la cuenta interna, del oficio o de la referencia del documento de entrada.

• Guía. Ingrese el número de guía del documento de entrada.

Dependiendo del Tipo de Remitente (persona natural o jurídica) el sistema precargará la siguiente información:

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• Nombre o Razón Social. Nombre de la persona o Razón Social de la Empresa

Entidad.

• Documento o NIT. Número de identificación de la persona o Nit de la empresa o entidad.

• Dirección. Dirección de la persona, empresa o entidad.

• Ubicación geográfica. Compuesta por: continente, país, departamento y

• Teléfono. Número telefónico de contacto de la persona, empresa o entidad.

• Correo electrónico. Correo electrónico de la persona o del contacto de la empresa o

entidad.

• Remitente en caso de ser una persona jurídica quien envía el documento, ingrese el nombre completo del Remitente.

• Asunto. Ingrese el asunto principal del documento de forma clara y precisa. Esto permitirá que se puedan adelantar búsquedas precisas sobre esta información en el futuro.

• Descripción de Anexos. En caso de que el documento este acompañado de algún anexo digitar las características de este (CD, DVD, Cartilla, etc.). Puede emplear este campo también para registrar anotaciones del tipo no se recibieron los 10 folios que indica el documento sino solamente 3.

• Medio de Recepción. Seleccione de la lista el medio por el cual se recibe el documento.

• No. de folios. Registre la cantidad de folios del documento.

• Dependencia Al ingresar el texto bien sea del nombre de la dependencia o su código, el sistema ira limitando la lista de selección a las dependencias que cumplan con dicho criterio, seleccione la dependencia a la cual compete atender el documento.

Una vez diligenciados los campos obligatorios (*) el sistema activara el botón “RADICAR”. Finalice el proceso dando clic en dicho botón.

El sistema arroja el No. de Radicado, seguido de un código de verificación Web que permite al Remitente hacer un seguimiento del documento (Ilustración 9 Imprimir sticker).

Ilustración 9 Imprimir sticker

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Imprimir Sticker

Imprima el Sticker utilizando la tecla Alt + la tecla P o dando clic en el ícono Sticker (código de barras) (Ilustración 10 Sticker), adhiéralo al documento.

Ilustración 10 Sticker

Informar Radicado

Si requiere informar el documento de clic en el botón Informar, el sistema activa una ventana emergente (Ilustración 11 Selección de informados) donde puede realizar la búsqueda de cada una de las dependencias a las cuales se desea informar, por defecto, en la radicación de entrada, se informa al jefe de cada una de las dependencias que seleccione.

Ilustración 11 Selección de informados

Al dar clic en el botón Realizar el sistema realizará la operación y actualizará el formulario de Radicación en la parte inferior (Ilustración 12 Lista de informados).

Ilustración 12 Lista de informados

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Si se seleccionó por error una dependencia a la cual no se requiere informar el documento, basta con dar clic en el icono borrado (que se encuentra al lado izquierdo de la lista de informados Ilustración 12 Lista de informados) para que se elimine el informado. El sistema despliega un mensaje informativo indicando el resultado de la operación de borrado:

Ilustración 13Mensaje borrado informados

8. REGISTRAR DOCUMENTO DE ENTRADA CON ANTECEDENTE De encontrarse radicados asociados al parámetro de búsqueda el listado de resultados refleja los campos: Radicado, Fecha de Radicación, Asunto, Remitente/Destinatario, Acción

(Antecedente, Nuevo) (Ilustración 14 Resultado de la búsqueda preliminar).

Seleccione Antecedente para crear una relación entre el documento que está radicando y el

seleccionado de la lista de resultados:

Ilustración 14 Resultado búsqueda preliminar

El sistema precarga la información del Remitente (información asociada al documento seleccionado de la lista de resultados) en el formulario de Radicación incluyendo el Asunto

(Ilustración 15 Formulario de radicación opción con antecedentes).

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Ilustración 15 Formulario de radicación opción con antecedentes





• Dependiendo del Tipo de Remitente (persona natural o jurídica) el sistema precargará la siguiente información:

• Nombre o Razón Social. Nombre de la persona o Razón Social de la Empresa Entidad.




municipio.


• Correo electrónico. Correo electrónico de la persona o del contacto de la empresa o entidad.


• Asunto. Ajuste el asunto principal del documento de forma clara y precisa.

• Descripción de Anexos. En caso de que el documento este acompañado de algún

anexo digitar las características de este (CD, DVD, Cartilla, etc.).



• Dependencia Al ingresar el texto bien sea del nombre de la dependencia o su código, el sistema ira limitando la lista de selección a las dependencias que cumplan con dicho

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criterio, seleccione la dependencia a la cual compete atender el documento. Una vez diligenciados los campos obligatorios (*) el sistema activara el botón RADICAR”.

Finalice el proceso dando clic en dicho botón. El sistema arroja el No. de Radicado, seguido de un código de verificación Web que permite al Remitente hacer un seguimiento del documento (Ilustración 16 Impresión sticker entrada).

Ilustración 16 Impresión sticker entrada

Imprimir Sticker

Imprima el Sticker utilizando la tecla Alt + la tecla P o dando clic en el ícono Sticker, adhiéralo al documento (Ilustración 17 Sticker de entrada).

Ilustración 17 Sticker de entrada

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Informar Radicado

Si requiere informar el documento de clic en el botón Informar, el sistema activa una ventana emergente donde puede realizar la búsqueda de cada una de las dependencias a las cuales se desea informar, por defecto, en la radicación de entrada, se informa al jefe de cada una de las dependencias que seleccione (Ilustración 18 Selección Informados opción antecedentes).

Ilustración 18 Selección Informados opción antecedentes.

Al dar clic en el botón Realizar el sistema realizará la operación y actualizará el formulario de Radicación en la parte inferior (Ilustración 19 Lista de informadas opciones antecedentes).

Ilustración 19 Listado de informados opción con antecedentes

Si se seleccionó por error una dependencia a la cual no se requiere informar del documento, basta con dar clic en el icono borrado (que se encuentra al lado izquierdo de la lista de informados Ilustración 19 Lista de informados opción antecedente) para que se elimine el informado. El sistema despliega un mensaje informativo indicando el resultado de la operación de borrado:

Ilustración 20 Mensaje de borrado informados opción con antecedentes

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9. REGISTRAR DOCUMENTO DE ENTRADA COMO NUEVO

De encontrarse radicados asociados al parámetro de búsqueda el listado de resultados refleja los campos: Radicado, Fecha de Radicación, Asunto, Remitente/Destinatario, Acción (Antecedente, Nuevo) (Ilustración 22 Resultado búsqueda preliminar opción nuevo).

Ilustración 21 Resultado búsqueda preliminar opción nuevo

Seleccione Nuevo para que el sistema precargue la información del Remitente (información asociada al documento seleccionado de la lista de resultados) en el formulario de Radicación (no precarga el Asunto) (Ilustración 23 Formulario radicación opción nuevo).

Ilustración 22 Formulario de radicación opción nuevo





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• Dependiendo del Tipo de Remitente (persona natural o jurídica) el sistema precargará la siguiente información:

• Nombre o Razón Social. Nombre de la persona o Razón Social de la Empresa Entidad.




municipio.


• Correo electrónico. Correo electrónico de la persona o del contacto de la empresa o entidad.


• Asunto. Ingrese el asunto principal del documento de forma clara y precisa.

• Descripción de Anexos. En caso de que el documento este acompañado de algún anexo digitar las características de este (CD, DVD, Cartilla, etc.).



• Dependencia Al ingresar el texto bien sea del nombre de la dependencia o su código, el sistema ira limitando la lista de selección a las dependencias que cumplan con dicho criterio, seleccione la dependencia a la cual compete atender el documento.

Una vez diligenciados los campos obligatorios (*) el sistema activara el botón “RADICAR”.

Finalice el proceso dando clic en dicho botón. El sistema arroja el No. de Radicado, seguido de un código de verificación Web que permite al Remitente hacer un seguimiento del documento (Ilustración 24 Impresión sticker opción nuevo).

Ilustración 23 Impresión sticker opción nuevo.

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Imprimir Sticker Imprima el Sticker utilizando la tecla Alt + la tecla P o dando clic en el ícono Sticker, adhiéralo

al documento (Ilustración 25 Sticker opción nuevo).

Ilustración 24 Sticker opción nuevo

Informar radicado Si requiere informar el documento de clic en el botón Informar, el sistema activa una ventana emergente donde puede realizar la búsqueda de cada una de las dependencias a las cuales se desea informar, por defecto, en la radicación de entrada, se informa al jefe de cada una de las dependencias que seleccione (Ilustración 26 Seleccionar informados opción nuevos).

Ilustración 25 Seleccionar informados opción nuevos

Al dar clic en el botón Realizar el sistema realizará la operación y actualizará el formulario de Radicación en la parte inferior (Ilustración 27 Lista de informados opción nuevos).

Ilustración 26 Lista de informados opción nuevos

Si se seleccionó por error una dependencia a la cual no se requiere informar del documento, basta con dar clic en el icono borrado (que se encuentra al lado izquierdo de la lista de informados) para que se elimine el informado.

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El sistema despliega un mensaje informativo indicando el resultado de la operación de borrado:

Ilustración 27 Mensaje borrado informados opción nuevos

i Un tercero será cualquier persona natural o jurídica con la que el ANSV tenga algún tipo de relación en algún momento.

10. INGRESO AL MÓDULO

Una vez autenticados de forma correcta en Orfeo, Para ingresar al módulo de expedientes en la parte superior derecha de la sesión se encuentra un icono EXPEDIENTE, cuando se presiona o se hace clic sobre él carga la ventana con el módulo independiente de expedientes:

Ilustración 1: Botón de ingreso a lista expediente

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La ventana carga la vista inicial de MIS EXPEDIENTES, listado de expedientes creados por el usuario. En la misma línea de selección están los enunciados Dependencia, Compartidos, Crear Expediente, Búsqueda.

Ilustración 2: Menú de expedientes

11. Opciones del menú:

Esta opción permite ver los expedientes que el usuario es responsable. Ilustración 3: Botón de la opción de mis expedientes

Esta opción permite ver los expedientes del área o dependencia del usuario, siempre y cuando tenga permisos de visualización.

Ilustración 4: Botón de la opción de expedientes dependencia

Esta opción permite ver los expedientes con permisos de visualización.

Ilustración 5: Botón de la opción de expedientes compartidos

Esta opción permite buscar un expediente.

Ilustración 6: Botón de la opción para búsqueda de expedientes

Esta opción permite crear un expediente. (Se amplía información en el manual Crear expedientes)

Ilustración 7: Botón de la opción para crear expedientes

Filtros de vista expedientes:

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Esta opción esta predefinida en el año vigente y permite seleccionar años anteriores

Ilustración 8: Menú de selección año del expediente

Permite seleccionar el estado del expediente como abierto y cerrado.

Ilustración 9: Menú de selección estado del expediente.

Permite ordenar por fecha de creación, responsable y titulo. Ilustración 10: Menú de selección filtro de fecha de creación

del expediente

Permite seleccionar el orden ascendente o descendente.

Ilustración 11: Menú de selección orden para organizar la consulta

Realizar el filtro. Ilustración 12: Botón filtrar para listar el filtro

Exporta a Excel.

Ilustración 13: Botón Exp. xls para exportar la lista a Excel

12. Mis Expedientes y Dependencia: Carga los campos de selección de búsqueda básicos como año, estado (Abierto, Cerrado), Filtro (ordena por fecha de creación, responsable y titulo) y orden permite aplicar la búsqueda dando clic a “Filtrar” y otro botón que permite descargar un reporte en Excel llamado “Exp.xls” según el

filtro de búsqueda realizado (mirar Filtros de vista expedientes). Ilustración 14: Pantalla presentando la vista completa de un

filtro aplicado para expedientes

Debajo de los filtros carga el listado de expedientes que el usuario puede visualizar y otros casos manipular según los permisos que tenga sobre el expediente.

13. Columnas de la vista de Mis Expedientes, Dependencia y Compartidos:

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El listado de expedientes trae seis campos como:

Campo Descripción

Botón de acceso al expediente.

Expedientes Número del expediente

Fecha creación Fecha de creación del expediente

Titulo Texto de identificación del expediente.

Responsable Nombre del usuario responsable

Creador Nombre del usuario creador

Estado Estado del expediente como abierto, cerrado y anulado Tabla 1: Tabla descriptiva sobre la información suministrada

en las columnas resultantes del filtro

Ilustración 15: Imagen de la lista resultante al aplicar filtro de

expediente

14. BÚSQUEDA

Permite buscar expedientes tanto por número de expediente, como por título sub-expediente y nombre. Para tal fin se realizará una validación de acuerdo con los permisos de activos de información que tenga el usuario versus la clasificación que tenga el expediente.

Opciones de búsqueda:

Campo Descripción

No. Expedientes Número del expediente el número completo.

Nombre del expediente Nombre de creación del expediente

Sub-Serie Campo de texto que permite indexar por texto del sub-

expediente.

Año Fecha de creación del expediente

Dependencias Criterio de Búsqueda

Serie Criterio de Búsqueda

Botón buscar Buscar Botón limpiar Limpiar

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Tabla 2: Tabla descriptiva sobre los campos solicitados para realizar la búsqueda de expedientes

Ilustración 16: Imagen de los campos solicitados para realizar búsqueda de expedientes

Ingresar el número y dar clic en la acción de Buscar, muestra la información del expediente en la parte inferior.

Ilustración 17: imagen de una búsqueda de expedientes para mostrar como lista la información

Al Ingresar el nombre del expediente o título y dar clic en la acción de “Buscar” , muestra todas las coincidencias de información que cumplan con el parámetro de búsqueda del expediente en la parte inferior.

15. INGRESO AL MÓDULO EXPEDIENTE


Ilustración 1 Ingreso a expedientes

Al expediente se puede acceder por mis expedientes o dependencia o compartidos o búsqueda

y otros casos a través del radicado

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Ilustración 2 Menú lista expedientes

16. INGRESO Y ESTRUCTURA INTERNA DEL EXPEDIENTE. Para visualizar la información del expediente se debe pulsar el número del expediente.

Estructura

La ventana muestra en primera instancia, en fondo azul, el número del expediente y al lado derecho las acciones, selecciona el expediente que me muestra el nombre o título al lado el estado, seguido de las líneas de visualización, seguido de la fecha de apertura.

Ilustración 3 Cabezote de información del expediente

Por último, aparecen las pestañas de visualización precargadas en Básica mostrando listados los documentos o trámites pertenecientes al expediente.

Ilustración 4 Lista de radicados y anexos que conforman los

expedientes

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Acciones Y Visualización Visualización Las pestañas de visualización permiten verificar el histórico, los anexos agregados directamente

y los excluidos.

• Visualización Básica muestra la información vigente incluida en el expediente por medio de un listado descendente mostrando el más reciente de primeras hasta llegar al más antiguo de la siguiente manera.

Anexos al expediente muestra un listado excluyente sobre los documentos que fueron agregados

directamente al expediente.

Ilustración 6 Lista de anexos que conforman los expedientes

• Histórico muestra un listado de todos los eventos importantes que han ocurrido en el expediente.

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Ilustración 7 Historio de transacciones del expediente

• Devolver muestra un listado si en algún momento un documento o trámite ya no pertenece al expediente mostrando su estado, más si no se ha realizado la acción aparece como se muestra en la imagen a continuación.

17. RADICADOS Y ANEXOS DENTRO DEL EXPEDIENTE.

Ilustración 9 Vista del contenido del expediente

En la parte inferior se lista los radicados y anexos del expediente. Dando clic sobre el botón de visualizar permite ver la imagen del radicado; también se visualizan los datos de botón ver radicado, tipo documental identificado del trámite, observación o asunto. Al final permite agregar el número de posición para aplicar en archivo físico.

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Acciones

En la estructura del expediente, bajo los datos, se muestran las acciones permitidas sobre ese expediente, si tiene todos los permisos deben aparecer los botones a continuación.

Ilustración 10 Opciones de acción del expediente.

Los botones en amarillo y rojo permiten hacer cambios sobre el expediente como en:

• Opciones, el cual permite cambiar permisos de áreas o personas sobre el expediente que se está revisando o recién creado (en manual de seguridad de expedientes se muestra al detalle).

Ilustració11 Seguridad de los expedientes

• Editar radicados, permite seleccionar los radicados que desea editar de la relación con el expediente y permite adjuntar documentos anexos directos del expediente

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18. DEVOLVER RADICADOS Y ANEXOS DEL EXPEDIENTE

Devolver radicado

Se activa con el botón devolver radicados el cual lista los radicados y activa un cuadro o check

de selección donde permite seleccionar radicados a devolver.

Adicionalmente aparecen dos botones devolver que realizara la acción y volver que cancelara esta opción retornado al menú ver

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Ilustración 16 Botones de acción

Al seleccionar los radicados a devolver se le da clic al botón realizar

Eliminar Anexos

Se activa con el botón borrar anexos el cual lista los anexos y activa un cuadro o check de selección donde permite seleccionar anexos a eliminar.

Adicionalmente aparecen dos botones excluir que realizara la acción y volver que cancelara esta

opción retornado al menú ver

Ilustración 17 Vista de exclusión de anexos

Ilustración 18 Botones de acción

Al seleccionar los anexos se le da clic al botón eliminar, esta muestra una ventana emergente

de confirmación:

Ilustración 20 Ventana de confirmación de la exclusión de anexos

Al eliminar mostrará los anexos eliminados y borrados

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Ilustración 21 Vista de excluidos

19. ANEXAR DOCUMENTO A EXPEDIENTE Para agregar un documento directo al expediente el sistema carga una ventana con la siguiente

información: archivo a subir, tipo de documento, observación o asunto más el botón Anexar.

Ilustración 22 Vista del formulario de anexar anexos al expediente.

Luego de pulsar el botón Anexar, en la ventana aparece un mensaje informativo sobre la acción

realizada.

Ilustración 23 Resultado al anexar el documento

Nos regresará a la vista básica del expediente.

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Ilustración 24 Vista básica del radicado

20. CREACIÓN DE EXPENDIENTES Esta sección contiene el paso a paso que debe seguir para hacer uso de la creación de

expedientes siempre que usuario tenga el permiso asignado

INGRESO AL MÓDULO DE EXPEDIENTES


Ilustración 1: Ingreso a expedientes

En la barra de herramientas se encuentra el botón “Crear” que permite crear un expediente.

Ilustración 2: Botón crear expediente

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Al dar clic en el botón “Crear” expediente despliega una ventana llamada creación de expediente

virtual donde carga dos categorías para la creación del expediente como:

• Aplicación de la TRD del expediente

• Datos del expediente

Ilustración 3: Ventana de creación de expedientes

APLICACIÓN DE LA TRD DEL EXPEDIENTE

Se inicia seleccionando la aplicación de la TRD (Serie y Subserie) según la relación que tenga el área o dependencia.

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Ilustración 4: Aplicación de la TRD del expediente

DATOS DEL EXPEDIENTE

Este es el espacio que muestra como seria la estructura del expediente y permite colocar datos adicionales.

Ilustración 5: datos del expediente

El espacio debajo del título aparece campos como el número de relación que muestra el año, código del área, la codificación serie y subserie y el número consecutivo junto con la letra E; seguido se ingresa el nombre del expediente.

Ilustración 6: estructura del número de expediente

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El título del expediente es donde se le coloca el nombre, concepto u otro para poder identificarlo.

Ilustración 7: título expediente

La fecha de inicio indica el momento que se crea el expediente, por medio de una selección de calendario.

Ilustración 8: Calendario de selección de la fecha de creación del expediente

Se finaliza con la selección del Usuario Responsable, puede seleccionarse el mismo funcionario de sesión u otro que pertenezca al área correspondiente.

Ilustración 9: Campo de selección usuario responsable

Finalizar dando clic a CREAR EXPEDIENTE, donde se activa un mensaje de alerta, donde se advierte la creación del expediente y si está seguro en su creación.

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Ilustración 10: Aviso informativo sobre la creación del expediente

Creado el expediente se muestra un resumen informativo, donde se muestra el número del expediente, nombre y relación de la TRD final.

Ilustración 11: Resumen de acción realizada para crear un expediente

21. INCLUSIÓN DE RADICADOS A EXPEDIENTES. Para incluir un radicado dentro de un expediente o varios el sistema permite realizar esta acción, se realiza directamente en el radicado por medio de un botón al interior del trámite llamado “Expediente” el cual permite asociar un expediente a un radicado, como se muestra en la imagen a continuación.

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Ilustración 1 Vista radicados

Cuando se selecciona “Asociar” o “Expediente” mostrara una ventana emergente que lista los radicados a Incluir al expediente y allí se visualizan los botones Relacionado y No Relacionado.

Ilustración 2 Agregar radicados expedientes

Al pulsar el botón de Relacionado, el sistema mostrara unos filtros adicionales para realizar la búsqueda de los expedientes en donde se desee incluir el radicado, se puede realizar la consulta por Mis Expediente o los de mi Dependencia y el año respectivo:

Si se pulsa el botón No Relacionados, el sistema mostrara un filtro para buscar ya sea por el número del expediente, nombre del expediente o número de radicado deseado:

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Luego se da clic sobre el botón con el icono de la lupa al lado derecho para que el sistema muestre los resultados:

Al pulsar el botón Incluir del expediente deseado el sistema muestra una ventana informativa recordando no se pueden hacer modificaciones luego de esta inclusión excepto la de excluir el trámite del expediente. Esta seguro y muestra dos botones Confirmar o Cancelar.

Ilustración 3 Verificación inclusión expediente

• Si pulsa Cancelar el sistema no tendrá en cuenta el proceso volviendo al radicado.

• Si pulsa Confirmar muestra un resumen del proceso o acción completada.

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Ilustración 4 Radicado incluido expediente

22. DESARROLLO MODULO DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS Esta sección contiene el paso a paso que debe seguir para el registro de la información del documento Interno (cuyo destinatario es un funcionario y/o colaborador interno) y la generación

o asociación del documento soporte de este.

INGRESO A RADICACIÓN

Una vez autenticado de forma correcta en Orfeo, puede ingresar al módulo de Radicación dando clic en el ícono R (Radicar) del menú superior como se muestra a continuación (Ilustración 1 Ingreso a radicación):

Ilustración 1 Ingreso a radicación

En la siguiente pantalla se despliegan los iconos asociados a cada tipo de Radicación los cuales varían según el perfil del usuario. Verifique que dentro de esta sección aparezca el ícono I (Interna), en caso contrario consulte con soporte técnico (Ilustración 2 Iconos de radicación).

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BUSQUEDA PRELIMINAR

El sistema despliega el formulario de Búsqueda (Ilustración 3 Búsqueda preliminar), cuyo

objetivo principal es precargar la información del destinatario.

Los criterios de búsqueda son:

Parámetro de Búsqueda: Permite ingresar un texto de búsqueda (mínimo de 7 caracteres) que este asociado a: un número del radicado, al documento de identificación o al nombre del funcionario del ANSV al cual va dirigido el documento. Es importante aclarar que el sistema realiza distinción entre caracteres tildados y no tildados por ende para garantizar el resultado realice la búsqueda ingresando el texto inicialmente con tilde y de no encontrar resultados intente la búsqueda ingresando el texto sin tildes. Rango de Fechas: (Desde – Hasta) está asociado a la fecha de Radicación de los documentos y por defecto se limita al último mes, para mayor precisión en los resultados. Pero puede ampliarlos según su necesidad.

Para limitar los resultados y tener una mayor precisión ingrese en el texto de búsqueda el criterio más cercano a su búsqueda ejemplo: si el remitente es Juan Diego Gonzalez

Santillana ingrese por ejemplo Santillana ya que corresponde a un criterio que no se repite tanto.

Ilustración 3 Búsqueda preliminar

Al dar “Enter” o clic en el icono “lupita” el sistema despliega el resultado de la búsqueda.

Pueden darse los siguientes escenarios:

1. No se encontraron resultados asociados a los criterios de búsqueda, por ende, el sistema le informa el funcionario no existe en la base de datos.

2. Se encontraron documentos asociados a los criterios de búsqueda, puede registrar el documento Interno cuyo Antecedente es alguno de los documentos encontrados.

3. Se encontraron documentos asociados a los criterios de búsqueda o se encontró que el tercero ya existe en el sistema, pero no tiene radicados asociados, puede registrar el documento Interno como Nuevo.

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La diferencia básicamente entre los dos últimos escenarios es que al seleccionar Antecedente le indica al sistema que quiere crear una relación entre el documento que está registrando y el que selecciono del resultado. Cuando selecciona Nuevo simplemente quiere precargar la información del Remitente y no crea relación entre los radicados. REGISTRAR DOCUMENTO DE RADICACION INTERNA - ANTECEDENTE

De encontrarse radicados asociados al parámetro de búsqueda el listado de resultados refleja los campos: Radicado, Fecha de Radicación, Asunto, Remitente/Destinatario, Acción (Antecedente, Nuevo) (Ilustración 4 Resultado Búsqueda preliminar).

Seleccione Antecedente para crear una relación entre el documento que está radicando y el

seleccionado de la lista de resultados:

Ilustración 4 Resultado Búsqueda preliminar

El sistema precarga la información del Destinatario (información asociada al documento seleccionado de la lista de resultados) en el formulario de Radicación incluyendo el Asunto (Ilustración 5 Formulario de radicación de Internos).

Ilustración 5 Formulario de radicación de Internos

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• Fecha del documento. El sistema asigna la fecha actual.

• Número de Origen. Registre el número de la cuenta interna, del oficio o de la referencia del documento Interno.

• Guía. Ingrese el número de guía del documento Interno. El sistema precargará la siguiente información:

• Nombre Completo. Nombre completo (nombres y apellidos) del funcionario.

• Documento. Número de identificación del funcionario.

• Dirección. Dependencia a la cual se encuentra adscrito el funcionario.

• Ubicación geográfica. Compuesta por: continente, país,

departamento y

municipio.

• Teléfono. Número telefónico del funcionario.

• Correo electrónico. Correo electrónico institucional del funcionario.

• Remitente para el caso de documentos internos este campo corresponde al nombre

completo del funcionario al cual va dirigido <8destinatario del documento).



• Medio de Envío. Para la radicación interna por defecto se asigna como medio de envío Interno.


• Dependencia Para la radicación Interna el sistema asigna por defecto a la dependencia

a la cual está asignado el usuario.

Si requiere asignar la TRD del documento ingrese dando clic en el icono TRD. El sistema activa el formulario de Tipificación (Ilustración 6 Búsqueda TRD).

Ilustración 6 Búsqueda TRD

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Ingrese el texto descriptivo del tipo documental, el sistema despliega una lista con las TRD que cumplen con el parámetro de búsqueda. Seleccione el que corresponde dando clic en el icono Actualizar (Ilustración 7 Asignación TRD).

Ilustración 7 Asignación TRD

Para esta operación el sistema solicita una confirmación (Ilustración 8 Solicitud confirmación).

Ilustración 8 Solicitud confirmación

Al confirmar la operación el sistema asignara la TRD al documento que se está radicando. Una vez diligenciados los campos obligatorios (*) el sistema activa el botón “RADICAR”. Al dar clic en dicho botón el sistema activa una ventana emergente (Ilustración 9 Mensaje de advertencia) solicitando la continuación de la radicación.

Ilustración 9 Mensaje de advertencia

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Si da clic en el botón CANCELAR la operación de registro de la información y generación del número de Radicado no se realizará. Si el documento está totalmente aprobado Finalice el proceso dando clic en el botón CONTINUAR. El sistema arroja el No. de Radicado (Ilustración 10 Resultado proceso de radicación).

Ilustración 10 Resultado proceso de radicación

INFORMAR RADICADO Si requiere informar el documento de clic en el botón Informar, el sistema activa una ventana emergente donde puede realizar la búsqueda de cada una de las dependencias a las cuales se desea informar, por defecto, en la radicación de entrada, se informa al jefe de cada una de las dependencias que seleccione (Ilustración 11 Selección de informados)

Ilustración 11 Selección de informados

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Al dar clic en el botón Realizar el sistema realizará la operación y actualizará el formulario de Radicación en la parte inferior. (Ilustración 12 Listado de informados)

Ilustración 12 Listado de informados Si se seleccionó por error una dependencia a la cual no se requiere informar del documento, basta con dar clic en el icono borrado (que se encuentra al lado izquierdo de la lista de informados) para que se elimine el informado.

Para continuar el proceso remítase a la Sección GENERAR DOCUMENTO

23. REGISTRAR DOCUMENTO DE RADICACION INTERNA COMO NUEVO Si se encuentran resultados asociados al parámetro de búsqueda el sistema despliega un listado con los campos: Documento, Nombre, Dirección, Ciudad y Acción (Nuevo); esto en el caso de no encontrarse radicados asociados al parámetro de búsqueda en el rango de fecha seleccionado limitado al mes anterior (Ilustración 13 Resultado búsqueda preliminar sin radicados asociados).

Ilustración 13 Resultado búsqueda preliminar sin radicados asociados

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De encontrarse radicados asociados al parámetro de búsqueda el listado de resultados refleja los campos: Radicado, Fecha de Radicación, Asunto, Remitente/Destinatario, Acción (Antecedente, Nuevo) (Ilustración 14 Resultado búsqueda preliminar opción nuevo)

En cualquiera de los dos casos seleccione Nuevo para que el sistema precargue la información del Destinatario (información asociada al documento seleccionado de la lista de resultados) en el formulario de Radicación (no precarga el Asunto) (Ilustración 15 Formulario de radicación opción nuevo)

Ilustración 15 Formulario de radicación opción nuevo


• Fecha del documento. El sistema asigna la fecha actual.

• Número de Origen. Registre el número de la cuenta interna, del oficio o de la referencia

del documento interno.

• Guía. Ingrese el número de guía del documento interno.

El sistema precargará la siguiente información:

• Nombre Completo. Nombre completo (nombres y apellidos) del funcionario.

• Documento. Número de identificación del funcionario.

• Dirección. Dependencia a la cual se encuentra adscrito el funcionario.

• Ubicación geográfica. Compuesta por: continente, país,

departamento y

municipio.

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• Teléfono. Número telefónico del funcionario.

• Correo electrónico. Correo electrónico institucional del funcionario.

• Remitente en caso de ser una persona jurídica a quien específicamente envía el documento, ingrese el nombre completo del Remitente.



• Medio de Envío. Para la radicación interna por defecto se asigna como medio de envío

Interno.


• Dependencia Para la radicación Interna el sistema asigna por defecto a la dependencia a la cual está asignado el usuario.

Si requiere asignar la TRD del documento ingrese dando clic en el icono TRD. El sistema activa el formulario de Tipificación. (Ilustración 16 Búsqueda TRD opción nuevo)

Ilustración 16 Búsqueda TRD opción nuevo

Ingrese el texto descriptivo del tipo documental, el sistema despliega una lista con las TRD que

cumplen con el parámetro de búsqueda. Seleccione el que corresponde dando clic en el icono Actualizar (Ilustración 17 Seleccionar TRD opción nuevo).

Ilustración 17 Seleccionar TRD opción nuevo

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Para esta operación el sistema solicita una confirmación (Ilustración 18 Mensaje confirmación opción nuevo)

Ilustración 18 Mensaje confirmación opción nuevo

Al confirmar la operación el sistema asignara la TRD al documento que se está radicando.

Una vez diligenciados los campos obligatorios (*) el sistema activara el botón “RADICAR”.

Al dar clic en dicho botón el sistema activara una ventana emergente (Ilustración 19 Mensaje de advertencia opción nuevo) recordándole que el documento que va a radicar debe estar totalmente aprobado, apenas haya sido radicado el oficio, usted tendrá 1 día laboral para marcarlo para envío, de lo contrario será anulado por el sistema. Una vez haya sido marcado para envío, el documento debe ser entregado a correspondencia el mismo día, en caso contrario el sistema lo devolverá al estado Radicado.

Ilustración 19 Mensaje de advertencia opción nuevo

Si da clic en el botón CANCELAR la operación de registro de la información y generación del número de Radicado no se realizará.

Si el documento está totalmente aprobado Finalice el proceso dando clic en el botón CONTINUAR. El sistema arroja el No. de Radicado (Ilustración 20 Resultado operación de radicación opción nuevo)

Ilustración 20 Resultado operación de radicación opción nuevo

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Si el radicado no fue tipificado se asignará la tipificación.

Serie: Sin Clasificar Subserie: Sin Clasificar

Tipo Documental: Sin Clasificar

Informar Radicado

Si requiere informar el documento de clic en el botón Informar, el sistema activa una ventana emergente donde puede realizar la búsqueda de cada una de las dependencias a las cuales se desea informar, por defecto, en la radicación de entrada, se informa al jefe de cada una de las dependencias que seleccione. (Ilustración 21 Seleccionar informados opción nueva).

Ilustración 21 Seleccionar informados opción nueva

Al dar clic en el botón Realizar el sistema realizará la operación y actualizará el formulario de

Radicación en la parte inferior. (Ilustración 22 Lista de informados opción nueva)

Ilustración 22 Lista de informados opción nueva

Si se seleccionó por error una dependencia a la cual no se requiere informar del documento, basta con dar clic en el icono borrado (que se encuentra al lado izquierdo de la lista de informados Ilustración 22 Lista de informados opción nuevo) para que se elimine el informado.

Para continuar el proceso remítase a la Sección GENERAR DOCUMENTO.

24. GENERAR DOCUMENTO Para asociar el documento soporte de un Radicado Interno existen los siguientes escenarios:

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1. Utilizar un documento elaborando en Word.

2. Generar el documento a través de una plantilla digital.

GENERAR DOCUMENTO DESDE DOCUMENTO Word (docx) Para generar el documento radicado, primero descargar la Plantilla Institucional correspondiente del listado que despliega el ícono PLANTILLAS (Ilustración 23 Icono plantillas).

Ilustración 23 Icono plantillas

Descargar la plantilla dando clic en el link del nombre de la plantilla, el sistema la descargara

directamente en una ubicación de su equipo. Edítela utilizando Word.

De clic en el botón superior Habilitar edición (Ilustración 24 Edición documento). Diligenciar el texto requerido sin alterar la información que se encuentra entre los paréntesis cuadrados […] son variable de combinación.

Ilustración 24 Edición documento

Finalizada la edición del documento en DOCX, guárdelo en una ubicación que recuerde para

el momento de realizar la asociación en el sistema Orfeo.

Da clic en el icono Internas, sección Carpetas del menú lateral (Ilustración 25 Menú bandejas).

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,

Ilustración 25 Menú bandejas El sistema listara todos los radicados Interno que se encuentran a su cargo, ingrese al que requiere

asignarle el documento dando clic en el icono detalles el sistema activa el formulario de Radicado (Ilustración 26 Formulario radicado).

Ilustración 26 Formulario radicado

Ubíquese en la sección documentos relacionados del radicado selecciona la opción anexar respuesta, donde se activa la opción de Documento Docx – Plantillas Digitales.

(Ilustración 27 Lista opciones de respuesta).

Ilustración 27 Lista opciones de respuesta

De clic a la opción de Documento Docx, se debe realizar la tipificación primero del documento respuesta (Ilustración 28 Registro parámetros de radicación salida).

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Ilustración 28 Registro parámetros de radicación

Al dar clic en el cuadro ASOCIACION TRD se desplegará la ventana de tipificación del documento, dicha tipificación se realiza con el fin de poder saber que clasificación tiene el documento y que la misma aparezca en el documento definitivo (Ilustración 29 Tipificación radicado interno)

Ilustración 29 Registro parámetros de radicación

Una vez realizada la tipificación a través del tipo documental, se continua con el llenado de los siguientes campos (Ilustración 30 Parámetros de radicación), donde permite la selección de tipo de Radicación, a quien se le remite, el asunto y la opción de anexar el documento que se diligencio en Word formato DOCX.

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Ilustración 30 Parámetros de radicación

De clic al botón Seleccionar Archivo (Ilustración 31 Seleccionar archivo), se despliega una

ventana de búsqueda para ubicar el documento DOCX en su equipo.

Ilustración 31 Seleccionar archivo

Seleccione el documento que se generó con los datos y textos descriptivos.

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Finalice el proceso dando clic en el botón Radicar. El sistema activa una ventana emergente detallando el proceso realizado (Ilustración 32 Resultado proceso de radicación documento docx):

Ilustración 32 Resultado proceso de radicación documento docx

Al dar clic en el botón Cerrar se actualiza la información del documento en la sección Documentos Relacionados (Ilustración 33 Listado de Respuestas):

Ilustración 33 Listado de Respuestas

Puede verificar como quedo el documento combinado ingresando por el icono el cual se

previsualizará tal como aparece en la (Ilustración 34 Vista documento Radicado)

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Para continuar el trámite remítase al Manual de Transacciones. GENERAR DOCUMENTO DESDE PLANTILLA DIGITAL

Ubicado en documentos relacionados del radicado selecciona la opción anexar respuesta, donde se activa la opción de Plantillas Digitales (Ilustración 35 Lista tipos de respuestas opción plantilla digital).

Ilustración 35 Lista tipos de respuestas opción plantilla digital

De clic a la opción de Plantillas Digitales, se despliega un nuevo dialogo con el listado de las plantillas Digitales (Ilustración 36 Listado de plantillas digitales) que pueden aplicar según el tipo documental del Radicado y el alcance de esta (institucionales, por regional o por dependencia).

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Ilustración 36 Listado de plantillas digitales

Dicha tipificación se realiza con el fin de poder saber que clasificación tiene el documento y que la misma aparezca en el documento temporal y definitivo. (Ilustración 37 Tipificación a asignar al documento).

Ilustración 37 Tipificación en plantillas digitales

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Se debe seleccionar la tipificación que va a tener el documento respuesta previo a poder

generar un nuevo documento.

Ilustración 38 Tipificación a asignar al documento

Seleccione dando clic en el icono de la plantilla a utilizar, el sistema despliega una ventana de edición, dividida en tres secciones: Datos del Destinatario, Contenido del documento (cuerpo) y Datos del Remitente (Ilustración 39 Formulario Edición plantillas digitales).

Ilustración 39 Formulario Edición plantillas digitales

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Datos del Destinatario. El sistema por defecto muestra los datos correspondientes al funcionario al cual va dirigido el documento Interno, esta sección es editable es decir puede ajustar el dato que requiera o adicionar información que necesite (Ilustración 40 Sección Destinatario).

Ilustración 40 Sección Destinatario

Contenido. Ingrese el texto correspondiente al cuerpo del documento (Ilustración 41 Sección

Contenido).

Ilustración 41 Sección Contenido

Datos del Remitente. En esta sección debe ingresar la información del funcionario que firma el documento: Nombre y Cargo y de los funcionarios que intervienen en la elaboración, revisión y aprobación (Ilustración 42 Sección Firmantes).

Ilustración 42 sección Firmantes

Al dar clic en el botón GRABAR el sistema activa una sección con la Vista Previa, que refleja la forma que tendrá el documento (Ilustración 43 Vista Preliminar).

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Ilustración 43 Vista preliminar

Se debe dar clic en el icono X de la parte superior para salir de este formulario. La plantilla se ve reflejada en el listado de Anexos del documento (Ilustración 43 Lista respuesta plantilla digital).

Ilustración 44 Lista respuesta plantilla digital

Al seleccionar Radicar (-3) de la lista, el sistema realiza la combinación del documento y abre una ventana emergente donde lo despliega para que lo pueda descargar y/o imprimir (Ilustración 44 Documento Radicado).

Ilustración 45 Documento radicado

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Para continuar con el proceso remítase al Manual de transacciones.

25. SOLICITUD ANULACIÓN Esta funcionalidad permite solicitar la anulación de uno o varios radicados que: no fueron marcado para envío, no fueron enviados, están repetidos en contenido o no se requirió en su momento. No se puede realizar solicitud de anulación de Radicados de Entrada, para los demás tipos de radicación el sistema permite esta operación siempre y cuando cumplan las reglas de validación (no tener asociados registros de envío). Se debe digitar en la casilla Buscar radicado(s) el número del radicado(s) para anular, si no se diligencia la casilla el sistema trae todos los radicados realizados por la dependencia, se debe tener en cuenta que la búsqueda se aplica sobre el rango de fechas Desde - Hasta.

Al dar clic en el icono Buscar el sistema refleja el listado de documentos que cumplen con los parámetros de búsqueda.

Al final de la línea de descripción del radicado se encuentra la opción de selección. Cuando se realice cualquier selección se activa e l botón y el listado de los motivos habilitados para anulación

El sistema solicita confirmación de esta operación:

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Al confirmar la operación el sistema activa una ventana para digitar el motivo de la anulación.

Se debe describir puntualmente el motivo de la solicitud de anulación y finalizar dando clic al

botón Aceptar.

El sistema refleja un cuadro con el resultado de la operación.

La verificación final de la acción se verifica en la pestaña Histórico del radicado solicitado para anulación.

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26. ANULACIÓN El módulo está conformado por dos funcionalidades: Anulación y Reportes.

Anular Radicados La opción de Anulación permite generar las actas de anulación. Al dar clic en el botón Anular Radicados el sistema activa el formulario de búsqueda, que consta

de varios filtros: Rango de fechas Desde - Hasta (fechas de solicitud de anulación), Tipo de

Radicación, Dependencia Origen (dependencia que realizo la solicitud)

Al dar clic en el icono Buscar el sistema refleja el listado de documentos que cumplen con los parámetros de búsqueda.

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Al dar clic en el icono Generar el sistema realiza el cambio de estado del documento

a anulado, registra la operación en el histórico del radicado y genera un Acta con el listado de

los radicados que se anularon.

27. Reportes anulaciones

Esta opción permite consultar las diferentes actas de anulación que se han registrado en el sistema.

Al dar clic en el icono Reporte de Anulaciones el sistema activa el formulario de búsqueda,

que consta de los siguientes filtros:

• Rango de fechas Desde Hasta (fecha de generación del acta)

• Buscar Radicado. Número del documento anulado

• Buscar Reporte. Número del Acta

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Al dar clic en el icono buscar, el sistema despliega una lista de las actas que cumplen con los

parámetros de búsqueda:

Para consultar el detalle de cada acta debe darse clic en el icono ver detalles ubicado al final

de cada registro:

28. CONTROL DE CAMBIOS

29. CONTROL DE FIRMAS Aprobó Firma ______________________________________ WILLIAM ALFREDO SANDOVAL SANDOVAL Coordinador Grupo TIC Asesor Grado 16 Elaboró: Luis Manuel Ortiz Díaz– Contratista Mesa de Servicios Grupo TIC Revisó: Angela Riveros Sierra – Profesional Especializado Grupo TIC

FECHA CAMBIO VERSIÓN

2021-11-24 Documento Original 00

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