Introducción a la gestión documental

Lorena D´lanois García Diana Lorena Díaz

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas ArtesPrograma de Ciencias de la Información y la

Documentación, Bibliotecología y Archivística2016

Introducción a la gestión documental

Lorena D´lanois García Diana Lorena Díaz

Universidad del QuindíoFacultad de Ciencias Humanas y Bellas ArtesPrograma de Ciencias de la Información y la documentación, bibliotecología y archivística

2016

Trabajo presentado a: Luz Marina Arias González

¿Qué Entiende por Gestión Documental?

Según la ley 594 de 2000 la gestión documental se define como: “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”

La gestión. documental es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones.

1 Ley 594 de 2000 Art. 3 Definiciones

1

1

Hoy en día resulta inevitable que una entidad produzca información ya sea escrita o digital; por lo tanto es necesario un sistema que evite la pérdida de información y que a su vez, ayude a organizar la información producida de manera tal que permita una rápida toma de decisiones y una pronta solución a los problemas que se puedan presentar.

Con la aparición de las TIC´s, cambia la manera de crear, distribuir y almacenar la información , facilitando esta gestión y evitando caer en la infoxicación.

¿Cuáles son sus Orígenes?El estudio de los Archivos y la Documentación es tan antiguo como la necesidad social de dejar evidencia de hechos o actividades económicas por medio de la escritura y un soporte documental.

Desde las civilizaciones de Asia Anterior (Semitas y no Semitas); Bajo Imperio Romano, Egipcio y Griego, se tienen pruebas de la existencia de archivos organizados.

Los primeros documentos fueron leyes, documentos de control poblacional, territorial y de hacienda (Censos, Catastros, Títulos de Propiedad y Registros Bancarios, etc.)

En la organización de los primeros fondos documentales de estado, España fue la precursora a comienzos del siglo XV y este modelo de organización se extendió por Europa.

En vísperas de la Revolución, Francia contaba con diez mil depósitos de archivo, la asamblea decidió garantizar la conservación de estos fondos y el 25 de junio de 1794 se promulgo la ley fundo los archivos nacionales y la creación de una agencia temporal encargada de realizar la eliminación de la totalidad de los documentos de servidumbre y resguardar los que poseían valor e interés histórico.

En 1922, Hilary Jenkinson publico el Manual Administrativo de Archivo, en el que enfatizo los documentos de archivo como evidencia de los actos de su creador.

Aunque la producción y organización de documentos data desde la antigüedad, los orígenes de la gestión documental como tal se remontan a finales de la década de los cuarentas y principios de los cincuentas, después de la segunda guerra mundial y por la necesidad que tenían los norteamericanos de organizar la información obtenida después de dicha guerra.

En Colombia, a partir del acuerdo 07 de 1994, se establece el termino de gestión de documentos, donde hace referencia a la responsabilidad que tienen las entidades oficiales en la administración de sus archivos y el control de la documentación durante su ciclo vital.

¿Dónde y Cuándo se Estableció Oficialmente?

La palabra ética proviene del griego ethikos (carácter). Se trata del estudio de la moral y del accionar humano para promover los comportamientos deseables. Una sentencia ética supone la elaboración de un juicio moral y una norma que señala como deberían actuar los integrantes de una sociedad. 

Tres códigos de ética del archivista

La ética profesional puede definirse como la rama regulatoria que estudia los deberes y derechos profesionales de cada ciencia o disciplina.; al decir profesional no solo se refiere a que la ética es solo para quienes tienen un título universitario, sino que esta en especial va dirigida a toda persona que ejerce una profesión u oficio en particular. La ética profesional tiene como fin crear conciencia de responsabilidad como el comportamiento en todos y cada uno que realizan una profesión u oficio, esta, parte de la premisa de que todo valor está estrechamente relacionado con la idea de un bien. 

Tres códigos de ética del archivista

Diagrama

Leyes que rigen la gestión documentalNorma Hace referencia a Importancia

Acuerdo 07 de 1994

Reglamento general de archivos

Esta norma es importante porque es la que regula todos los archivos de las organizaciones oficiales del país y hace que los funcionarios públicos tengan responsabilidad en cuanto al manejo de los documentos. A dicionalmente, resalta la importancia que tiene la información en la toma de decisiones y la convierte en patrimonio cultural, garantizando el derecho a la información.

Ley 594 de 20 00 Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Esta norma es importante porque establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión documental, elaborar tablas de retención documental y realizar inventarios para garantizar el control de los documentos.

Resolución 8934 de 2014

Establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por la SIC

Es importante porque las entidades vigiladas por la SIC deben cumplir con la normatividad archivística, garantizando la disponibilidad de la información y esto lo logran a través de la instauración de archivos en cada una de estas entidades, programas de gestión documental, TRD, cuadros de clasificación documental y comités de archivo, entre otros.

Leyes que rigen la gestión documental

Norma Hace referencia a Importancia 30301

Requisitos SGD

Esta norma es importante porque es la que establece los requisitos para la implementación de SGD

30300 Fundamentos y vocabulario de los SGD

Esta norma es importante porque define la terminología que se va a utilizar en lo SGD y justifica la necesidad de esta norma y la 30 30 1.

NTC 4095 Descripción archivística

Esta norma es importante porque hace referencia al proceso de descripción dentro de la gestión documental, con el fin de poder unificar información y de esta manera facilitar el acceso a la misma.

Decreto 2609 de 2012

Se reglamentan disposiciones relacionadas con el tema de gestión documental para las entidades del Estado

Esta norma es importante porque el presidente de la república establece que la GD es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, sus principios, políticas, etapas, instrumentos archivísticos, procesos; adicionalmente, deja en claro la obligatoriedad del PGD.

Leyes que rigen la gestión documentalNorma Hace referencia a Importancia

Ley 80 de 1989

Creación del A rchivo General de la N ación

Esta norma es importante porque es la que establece la creación de la entidad que regula, planea, coordina y fija políticas, entre otras muchas funciones encaminadas a la conservación del acervo documental de la nación y las instituciones.

Decreto 029 de 2015

Reglamentación del la transferencia de archivos públicos de las entidades que se fusionen, privaticen o liquiden.

Esta norma es importante porque por medio de ella se garantiza la conservación de la información de dichas empresas, protegiéndola y dejándola a disposición de quien la necesite, evitando pérdidas importantes.

Ley 1712 de 2014

Se crea la Ley de transparencia y el derecho a la información pública nacional.

Esta norma es importante porque por medio de ella se garantiza el acceso a la información pública, siempre y cuando estén ella; también se dejan claros los principios que regulan este acceso a la información. También es muy importante porque establece el concepto de derecho a la información, dejando en claro los límites y estableciendo que hay información que por ley está limitada por disposición legal.

Bibliografía Nayar, L. (2010), La gestión documental. Conceptos básicos. Gauchi V., (2012), Aproximación teórica a la relación entre los términos

gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento, En: Revista española de documentación científica, 35(4), p.p 531-554

Acuerdo 07. Archivo General de la Nación, Colombia. 1994 Ley 594. Archivo General de la Nación, Colombia. 2000 Resolución 8934. Superintendencia de Industria y Comercio, Colombia.

2014 Norma 30301.. UNE-ISO, 2011 Norma 30300. UNE-ISO, 2011 NTC 4095. ICONTEC, Colombia. 1997 Decreto 2609. Archivo General de la Nación, Colombia. 2012 Ley 80. Archivo General de la Nación, Colombia. 1989 Decreto 029 . Archivo General de la Nación, Colombia. 2015 Ley 1712. Archivo General de la Nación, Colombia. 2014

Bibliografía Ley 1409. Presidencia de la República de Colombia, Colombia.,

2010 El mundo de la gestión documental Recuperado de:

http://elmundodelagestiondocumental.blogspot.com.co/2016/01/historia-de-la-archivistica.html