GESTIÓN DE COMPRAS - unizar.esDOC-E-10: Relación de proveedores habituales EPS, en formato electrónico que sirve de referencia a la herramienta Gestión de Compras. Es el anterior

GESTIÓN DE COMPRAS

Código: PRA-7401 Fecha: 22-10-2012 Página: 1 de 13 Revisión: 2

GESTIÓN DE COMPRAS

EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN

1 22-07-2011 Edición inicial

2 22-10-2012 Revisión y actualización.

Elaboración:

Mercedes García Domínguez Administradora de la EPS Fecha: 15-9-12

Revisión:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 1-10-12

Aprobación:

Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22-10-12

GESTIÓN DE COMPRAS


ÍNDICE

1 OBJETO

2 CAMPO DE APLICACIÓN

3 RESPONSABILIDADES

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO

5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

6 DESARROLLO

7 FLUJOGRAMA

8 CALENDARIO DE ACTUACIONES

9 INDICADORES

10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA

11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA

12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

GESTIÓN DE COMPRAS


1 OBJETO

El objeto de este procedimiento es describir las actividades para la realización de compras en la

Escuela Politécnica Superior (EPS).

Clasificación del procedimiento: de Apoyo.


Este procedimiento se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios que se

realicen en la EPS con cargo a todas las unidades de planificación que se gestionen desde la EPS.

También se aplica a la gestión de compras de bienes o contratación de servicios con cargo a

Departamentos o a Proyectos de Investigación, siempre que la gestión se realice a través de la Secretaría

del Centro.

3 RESPONSABILIDADES

La responsabilidad principal corresponde a:

Propietario del procedimiento: Administradora de la EPS.

La responsabilidad secundaria corresponde a:

Jefa de Negociado Administrativo

Directora de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.

Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.

Responsable de Compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las

áreas y en todas la fases de este procedimiento.

4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO

FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.

Listado de PDI del Centro (People-Gestión del Empleado)

Listado de PAS del Centro (People-Gestión del Empleado)

Inventario de bienes muebles e inmuebles (Universitas XXI)

5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento genera documentos de salida que serán utilizados en el procedimiento de pagos

(en preparación).

GESTIÓN DE COMPRAS


6 DESARROLLO

En el desarrollo de este procedimiento se generan los siguientes documentos:

DOC-E-1: Relación de proveedores oficiales de la UZ. Disponible en:

http://www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/pcc/compras/index_proveedores.htm?menu=p

atrimonio

DOC-E-2: Presupuestos, que aporta el proveedor.

DOC-E-3: Programa informático para Gestión de Compras en la EPS.

Disponible en el servidor OSCA: GESTION DE COMPRAS- “AÑO” GESTIÓN (aplicación propia del

Centro).

DOC-E-4: Impreso de Autorización de Gasto. Es un documento de la UZ, disponible en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/autorizac_gto.pdf

DOC-E-5: Impreso petición de material de imprenta. Es un documento de la UZ, disponible en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mat_imprenta.pdf

DOC-E-6: Impreso de Solicitud de Gasto y anexos. Es un documento de la UZ, disponible en:

http://www.unizar.es/gobierno/gerente/vg_economica/pcc/unizar/solicitudesgasto.html?menu=patrim

onio

DOC-E-7: Impreso de petición de material informático. Es un documento de la UZ, disponible en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mat_informatico.pdf

DOC-E-8: Impreso de petición de mobiliario y enseres no homologados. Es un documento de la UZ,

disponible en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mobiliario.pdf

DOC-E-9: Solicitud de obras menores. Es un documento de la UZ, disponible en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/Sol_ObrasMenores.pdf

DOC-E-10: Relación de proveedores habituales EPS, en formato electrónico que sirve de referencia

a la herramienta Gestión de Compras. Es el anterior documento FR-7401-1 que queda eliminado

como tal formato.

FR-7401-2, DOC-E-11: Solicitud de compra al proveedor. Documento que genera la aplicación

informática de gestión de compras.

Compras de material no inventariable.

1 Se recibe la petición de compra de material o realización de servicio telefónicamente, vía mail o

personalmente, en alguna de las Áreas con responsabilidad para formalizar las compras:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mat_informatico.pdf

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/pet_mobiliario.pdf

http://wzar.unizar.es/uz/vef/Impresos/GtosDesc/ImpGtos/Sol_ObrasMenores.pdf

GESTIÓN DE COMPRAS


Director de Biblioteca, para la adquisición de fondos bibliográficos.

Técnicos de Laboratorios, para las compras de material para prácticas e investigación de

laboratorios

RCS, para el resto de adquisiciones de bienes o servicios.

2 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto en gastos de imprenta, se

realiza la petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 o DOC-E-10). Si la

Administradora lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores (DOC-E-2).

3 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto gastos de imprenta, la

Administradora dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos proveedores y

cumplimentar el impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por la Administradora y el

Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.

4 Si son gastos de imprenta, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, se cumplimenta el

impreso de petición de Material de imprenta (DOC-E-5), y firmado por la Administradora y el VºBº del

Director, se remite al Servicio de Publicaciones de la Universidad de Zaragoza (en adelante UZ) por correo

interno (Edificio Geológicas. Campus San Francisco). El Servicio de Publicaciones se encargará del

suministro del bien y la remisión de factura a la EPS para proceder al pago. Finaliza proceso.

5 Si son compras cuyo importe esté comprendido entre 12.001 euros y 30.000 euros, se

cumplimenta el impreso de Solicitud de Gasto (DOC-E-6), con sus anexos, y las prescripciones técnicas.

Una vez firmada la solicitud, por el Administrador y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ,

con indicación de las empresas a las que desea cursar invitación para presentar presupuestos.

La Sección de Compras de la UZ dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e

inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).

La Comisión de compras resuelve el expediente y:

Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,

recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que

procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad económica de la EPS que

proceda. El Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como

información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.

Si no se autoriza la compra, la Sección de Compras indicará a la EPS procedimiento a seguir.

Finaliza proceso.

6 Si son compras superiores a 30.000 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto

(DOC-E-6) con sus anexos y las Prescripciones técnicas: Una vez firmada la solicitud, por la Administradora

y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.

La Sección de Compras dará traslado a la Comisión de Compras para su autorización e inicia

expediente de contratación (Concurso Público).

La Comisión de Compras resuelva el expediente y:

GESTIÓN DE COMPRAS


Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará

la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al

pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad económica de la EPS que proceda. El

Servicio de Gestión Financiera enviará una copia del documento contable AD como información de

la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.


Finaliza proceso.

7 Para las compras de los apartados 2 y 3, el procedimiento continúa de la siguiente manera: Se

registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras” (DOC-E-3), en cada

una de las Áreas responsables de formalizar la petición, con indicación de la persona, departamento o Área

del centro que solicita la compra:

Biblioteca: para la compra de fondos bibliográficos

Laboratorios: para la compra de material para prácticas e investigación de laboratorios

Secretaría: resto de adquisiciones

8 Se imprime la solicitud de compra dirigida al proveedor (DOC-E-11), y firmada y sellada por la

Administradora o persona autorizada y se envía al proveedor a través de cualquiera de las siguientes vías:

Vía mail (preferente)

Fax

Correo ordinario

Servicio de reparto de la UZ

Cualquier incidencia en el proceso será resuelta directamente por la persona que ha realizado la

petición.

9 Cuando la compra es un bien, llega al centro mediante las siguientes vías:

Directamente del proveedor, que entrega los bienes al Área que lo ha solicitado, bien directamente o

bien a través de la Conserjería del Centro. La conserjería o el solicitante comprueba albarán con los

bienes entregados y se firma copia para entregar al proveedor.

Mensajería. Se entregan los bienes en Conserjería, y el personal de esta Área firma el albarán de

conformidad de entrega. La Conserjería remite los bienes y el albarán al Área responsable de la

compra. El Área comprueba albarán con los bienes recibidos.

A través del servicio de reparto de la UZ. Entregan albarán (que previamente habrán firmado en

tienda) en la Conserjería del Centro, que remitirán bienes y albarán al Área responsable de compra,

donde se comprueban los bienes recibidos en el Área.

10 Comprobados los bienes con el albarán de entrega el Área responsable de compra repartirá los

bienes a los solicitantes de la compra, a través de la Conserjería o directamente al usuario solicitante.

GESTIÓN DE COMPRAS


11 Cuando la adquisición es un servicio y éste ya está realizado, el proveedor entrega albarán en la

Conserjería del Centro, que firmado en su recepción y conformidad, se envía al RCS.

12 El responsable de la compra en cada Área introduce los datos del albarán en la aplicación

informática de “Gestión de compras” (DOC-E-3), y remitirán albarán y copia de la solicitud de compra (DOC-

E-11) a la RCS.

13 Se recibe la factura del proveedor por correo, en mano o a través de los oficiales de reparto y se

registra en la Secretaría del Centro (Encargado del registro).

14 Se traslada toda la documentación a la Administradora del Centro para que la revise.

15 Ésta, una vez revisadas las entradas, se la entrega al RCS que procederá a la comprobación

con albarán y solicitud de compra.

16 Se registra la entrada de factura en el programa informático de gestión de compras (DOC-E-3).

17 Si la factura del pedido corresponde a un Departamento, la RCS, comprobados todos los datos,

envía al Departamento las facturas, con relación para acuse de recibo

18 Si la factura del pedido corresponde a un Proyecto de Investigación, la RCS, comprobados todos

los datos, envía al Profesor responsable la factura, y el profesor firmará el acuse de recibo de la misma.

19 Si la factura corresponde a cualquiera de las UP gestionadas por la EPS, el RCS remitirá la

factura a la Jefa de Negociado para que inicie el procedimiento de pago.

Compras de material inventariable

20 La Administradora recibe la petición de compra de material telefónicamente, vía mail o

personalmente.

21 Si el importe de la compra es igual o inferior a 5.000 euros, excepto mobiliario de oficina y

material informático, el Administrador del Centro da orden al responsable de compras para que realice la

petición directamente al proveedor, que puede ser oficial o habitual (DOC-E-1 y DOC-E-10).

Si la Administradora lo considera conveniente, se solicitan dos presupuestos a distintos proveedores

(DOC-E-2).

22 Si el importe de la compra asciende entre 5.001 y 12.000 euros, excepto mobiliario de oficina y

material informático, el Administrador dará orden para solicitar, al menos, tres presupuestos a distintos

proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que se firmará por el

Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.

23 Si la compra es de mobiliario de oficina o material informático, con valor de compra igual o

inferior a 12.000 euros, y se realiza a proveedor oficial, el Administrador del Centro da orden para formular

petición directa al proveedor.

24 Si la compra es de mobiliario de oficina, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se

realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para solicitar, al menos, tres

GESTIÓN DE COMPRAS


presupuestos a distintos proveedores; y cumplimentar el Impreso de Autorización de Gasto (DOC-E-4) que

se firmará por el Administrador y el Director, motivando la justificación de la elección de la empresa.

25 Si la compra es de material informático, con valor de compra igual o inferior a 12.000 euros, y se

realiza a proveedor no oficial, el Administrador del Centro dará orden para cumplimentar el Impreso de

petición de Material Informático (DOC-E-7), y firmado por el Director, se remite al Servicio de Informática y

Comunicaciones de la Universidad de Zaragoza (Edificio Servicios Centrales. Campus San Francisco), por

correo interno. El SICUZ devolverá el documento autorizado con indicación del importe de la adquisición; y

se encargará del suministro del bien. La factura se recepciona en la EPS y comprobada solicitud y albarán

se traslada al responsable del procedimiento de pago. Finaliza proceso.

26 Si son compras superiores a 12.000 euros y hasta 30.000 euros, se cumplimenta el impreso de

Solicitud de Gasto (DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas. Una vez firmada la solicitud, por la

Administradora y el Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ, con indicación de las empresas a

las que desea cursar invitación para presentar presupuestos.


inicia expediente de contratación (Procedimiento Negociado).

La Comisión de Compras resuelve el expediente y:

Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y contratación realizará la compra, recepcionará

la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que procederá al

pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda que se gestionen desde la

EPS. El Servicio de Gestión Financiera enviara una copia del documento contable AD como

información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.


Finaliza proceso.

27 Si son compras superiores a 30.001 euros, se cumplimenta el Impreso de Solicitud de Gasto

(DOC-E-6), sus anexos y las Prescripciones técnicas. Una vez firmada la solicitud, por la Administradora y el

Director, se remite a la Sección de Compras de la UZ.


inicia expediente de contratación (Concurso Público).

La Comisión de Compras resuelve el expediente y:

Si la compra es aprobada: la Sección de Patrimonio y Contratación realizará la compra,

recepcionará la factura y la enviara al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria de la UZ, que

procederá al pago de la misma centralizadamente, con cargo a la Unidad que proceda que se

gestionen desde la EPS. El Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria enviará una copia del

documento contable AD como información de la aprobación del gasto y de la empresa adjudicataria.


Finaliza proceso.

GESTIÓN DE COMPRAS


28 Para las compras de los apartados 21, 22, 23 y 24, el procedimiento continúa de la siguiente

manera: El RCS registra la petición en la aplicación informática de la EPS para “Gestión de Compras”

(DOC-E-3), con indicación clara del peticionario y Área del centro que solicita la compra.

Ir al punto 8.

7 FLUJOGRAMA

INICIO

SE RECIBE LA PETICIÓN DE COMPRA DE MATERIAL O SERVICIO A REALIZAR1

COMPRAS DE MATERIAL NO INVENTARIABLE.

COMPRA ≤ 5000 EUROS

EXCEPTO EN GASTOS DE IMPRENTA

REALIZAR LA PETICIÓN DIRECTAMENTE AL

PROVEEDOR2

5000 < COMPRA ≤ 12000 EUROS

EXCEPTO EN GASTOS DE IMPRENTA

SOLICITAR TRES

PRESUPUESTOS

CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y JUSTIFICAR

ELECCIÓN DEL PROVEEDOR3

4 COMPRA = GASTOS DE IMPRENTA ≤ 12000 EUROSCUMPLIMENTAR

DOC-E-5

REMITIR AL SERVICIO DE

PUBLICACIONES DE LA UZ

EL SERVICIO DE

PUBLICACIONES DE LA UZ

SUMINISTRA EL BIEN Y

REMITE LA FACTURA

LA EPS PROCEDE AL PAGO

12000 < COMPRA ≤ 30000 EUROS5CUMPLIMENTAR

DOC-E-6

REMITIR A LA SECCIÓN DE COMPRAS DE

LA UZ QUE INICIA EXPEDIENTE DE

CONTRATACIÓN

5: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO

6: CONCURSO PÚBLICO6

FIN

A

7

SE TRASLADA SOLICITUD A

LA COMISIÓN DE COMPRAS

DE LA UZ

¿SE APRUEBA?LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ

ENVÍA INSTRUCCIONES A LA EPS

COMISIÓN DE COMPRAS DE LA UZ

ADJUDICA PROVEEDOR

EL SERVICIO DE GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PAGA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA EPS

FIN

30000 EUROS < COMPRA

SÍ

NO

LA SECCIÓN DE PATRIMONIO Y CONTRATACIÓN DE LA UZ:

ADQUIERE EL BIEN Y RECEPCIONA LA FACTURA

ENVÍA EL EXPEDIENTE AL SERVICIO DE GESTIÓN

FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

GESTIÓN DE COMPRAS


10

11

12

13

14

8

9

A

7 REGISTRAR LA PETICIÓN EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA “GESTIÓN DE COMPRAS” DOC-E-3

CUMPLIMENTAR DOC-E-11 Y ENVIAR AL PROVEEDOR

LA COMPRA ES UN BIEN

AL LLEGAR A LA EPS SE COMPRUEBA EL

ALBARÁN Y SE REALIZA LA ENTREGA

LA COMPRA ES UN SERVICIO

AL FINALIZAR SU REALIZACIÓN

COMPROBAR ALBARÁN Y ENTREGAR AL

RCS

15

INTRODUCIR LOS DATOS DEL ALBARÁN EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA “GESTIÓN DE

COMPRAS”

CUANDO LLEGA LA FACTURA SE REGISTRA EN LA SECRETARÍA DEL CENTRO

LA ADMINISTRADORA REVISA TODA LA DOCUMENTACIÓN

LA ENTREGA AL RCS QUE COMPRUEBA FACTURA, PEDIDO Y ALBARÁN

SE REGISTRA LA FACTURA EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA16

EL ÁREA RESPONSABLE DE LA COMPRA

REPARTE LOS BIENES ADQUIRIDOS

LA FACTURA CORRESPONDE

A UN DEPARTAMENTO17ENVIAR FACTURA AL

DEPARTAMENTO


A UN PROYECTO18ENVIAR FACTURA AL

PROFESOR


A UNA UNIDAD DE

PLANIFICACIÓN DE LA EPS

ENVIAR FACTURA AL

RESPONSABLE DE LA

GESTIÓN DE LA UP19

FIN

GESTIÓN DE COMPRAS


INICIO

SE RECIBE LA PETICIÓN DE COMPRA DE MATERIAL INVENTARIABLE20

COMPRAS DE MATERIAL INVENTARIABLE.


EXCEPTO EXCEPTO MOBILIARIO DE

OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO

REALIZAR LA PETICIÓN DIRECTAMENTE AL

PROVEEDOR21

5000 < COMPRA < 12000 EUROS

EXCEPTO EXCEPTO MOBILIARIO DE

OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO

SOLICITAR TRES

PRESUPUESTOS

CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y

JUSTIFICAR ELECCIÓN DEL

PROVEEDOR22

23COMPRA ≤ 12000 EUROS

COMPRA = MOBILIARIO DE OFICINA Y MATERIAL INFORMÁTICO

EL PROVEEDOR ES OFICIAL

EL SICUZ DE LA UZ

SUMINISTRA EL BIEN Y

REMITE LA FACTURA

LA EPS PROCEDE

AL PAGO

12000 < COMPRA ≤ 30000 EUROS

24

26

30000 EUROS < COMPRA

FIN

A28SOLICITAR

DIRECTAMENTE AL

PROVEEDOR


COMPRA = MOBILIARIO DE OFICINA

EL PROVEEDOR NO ES OFICIAL

SOLICITAR TRES

PRESUPUESTOS

CUMPLIMENTAR DOC-E-4 Y

JUSTIFICAR ELECCIÓN DEL

PROVEEDOR


COMPRA = MATERIAL INFORMÁTICO

EL PROVEEDOR NO ES OFICIAL

CUMPLIMENTAR

DOC-E-7REMITIR AL SICUZ DE LA UZ25

27

CUMPLIMENTAR

DOC-E-6

REMITIR A LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ

QUE INICIA EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

26: PROCEDIMIENTO NEGOCIADO

27: CONCURSO PÚBLICO

SE TRASLADA SOLICITUD

A LA COMISIÓN DE

COMPRAS DE LA UZ

¿SE APRUEBA?LA SECCIÓN DE COMPRAS DE LA UZ

ENVÍA INSTRUCCIONES A LA EPS

COMISIÓN DE COMPRAS DE LA UZ

ADJUDICA PROVEEDOR

EL SERVICIO DE GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

PAGA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA EPS

FIN

SÍ

NO

LA SECCIÓN DE PATRIMONIO Y CONTRATACIÓN DE LA UZ:

ADQUIERE EL BIEN Y RECEPCIONA LA FACTURA

ENVÍA EL EXPEDIENTE AL SERVICIO DE GESTIÓN

FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA

GESTIÓN DE COMPRAS


8 CALENDARIO DE ACTUACIONES

El calendario de actuaciones de las actividades que componen este procedimiento no se puede

determinar a priori ya que tiene una dependencia absoluta de la petición que formulen los usuarios.

No obstante la referencia temporal del procedimiento la debemos incluir dentro del presupuesto

económico anual, de manera que las compras realizadas entre el 1 de diciembre del año anterior y el 30 de

noviembre del año en curso, deben ser imputadas y pagadas en este último periodo.

9 INDICADORES

1: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada una de

las Áreas.

2: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por proveedores.

3: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación informática, por

proveedores

Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo

Propietario del procedimiento

Contabilizar / Evolución Anual I-7401-1

FI-7401-1 Conocer la aplicación del

procedimiento e incrementar su uso



FI-7401-2

Conocer la aplicación del procedimiento y minorar el tiempo

medio resultante



FI-7401-3

Conocer la aplicación del procedimiento y minorar el tiempo

medio resultante

10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA

El estudio de los indicadores conducirá a una mayor y mejor preparación de las herramientas

disponibles en el Centro para facilitar el procedimiento. Del mismo modo, ayudará a la planificación de los

recursos del Centro para el desarrollo de estas actuaciones.

11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA

Los proveedores oficiales de la UZ son publicados en la web de la UZ. Acceso en entorno web UZ.

12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:

Instrucciones técnicas:

IT-7401-1 Compras que no siguen el procedimiento establecido.

Formatos de los registros:

FR-7401-2: Solicitud de compra al proveedor.

GESTIÓN DE COMPRAS


Formatos de los registros de indicadores:

FI-7401-1: ficha del indicador I-7401-1




Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la

Ley de Contratos del Sector Público.

Ley 47/2003, de 23 de noviembre, General Presupuestaria.

Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del

Procedimiento Administrativo Común.

Orden PRE/116/2008, de 21 de enero, por la que se publica el Acuerdo de Consejo de Ministros por

el que se aprueba el Plan de Contratación Pública Verde de la Administración General del Estado y

sus Organismos Públicos, y las Entidades Gestoras de la Seguridad Social.

Decreto 1/2004, de 13 de enero, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de

Zaragoza, modificado por el Decreto 21/2011.

Normas de Gestión Económica de la Universidad de Zaragoza, disponibles en:

http://wzar.unizar.es/uz/vef/normativa/index_normativa.htm.

Presupuesto de la Universidad de Zaragoza del año en Curso. Bases de elaboración y ejecución del

Presupuesto de la Universidad de Zaragoza: http://www.unizar.es/institucion/presupuesto.

Plan de racionalización de la gestión económica en la UZ: http://www.unizar.es/institucion/plan-de-

racionalizacion-de-la-gestion-economica.

Albarán y factura, que serán emitidos por el proveedor

COMPRAS QUE NO SIGUEN EL

PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO

PRA-7401 GESTIÓN DE COMPRAS

Código: IT-7401-1 Fecha: 22-10-12 Página: 1 de 4 Revisión: 2

COMPRAS QUE NO SIGUEN EL PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO

EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN

1 22-07-11 Edición inicial

2 22-10-12 Actualizar contenidos.

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:






ÍNDICE

1 OBJETO


3 RESPONSABILIDADES

4 DESARROLLO

5 FLUJOGRAMA

6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN






1 OBJETO

El objeto de esta instrucción es describir las actividades a realizar cuando se recibe una factura de

una compra realizada sin seguir el procedimiento establecido en el Centro (PRA-7401 Gestión de compras).


Cualquier compra realizada en la EPS que no siga el procedimiento de Gestión de Compras PRA-

7401.

3 RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades de esta instrucción técnica se identifican con las mismas personas que las

del procedimiento del cual deriva, y son las siguientes.

La responsabilidad principal corresponde a:

Propietario del procedimiento: la Administradora de la EPS.

La responsabilidad secundaria corresponde a:

Jefa de Negociado Administrativo.

Directora de Biblioteca, en las compras de fondos bibliográficos.

Técnicos de Laboratorios, en las compras de material de laboratorios.

Responsable de compras de Secretaría (en adelante RCS), en el resto de compras de todas las

áreas y en todas la fases de este procedimiento.

4 DESARROLLO

1 Se recibe en la EPS una factura de bienes o servicios que no se ha solicitado a través del

Procedimiento de Gestión de Compras (PRA-7401).

2 El RCS solicitará información al proveedor y determina:

3 Si no se identifica a la persona que ha realizado la compra, el RCS procederá a devolver la

factura al proveedor, por no poder ser aceptada al no haberse identificado el interesado en momento de la

compra.

4 Si se identifica a la persona que ha solicitado la compra, se le envía la factura, advirtiendo que en

próximas ocasiones facilite los datos del Departamento o Proyecto a quien se ha de dirigir la factura. Esta

entrega de factura se realizará con acuse de recibo, firmando en copia factura o documento de registro de

entrada del centro.





5 FLUJOGRAMA

6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN

No hay documentos exclusivos de esta instrucción.


PRA-7401 Gestión de compras

SOLICITUD DE COMPRA AL

PROVEEDOR


Código: FR-7401-2 Fecha: 22-10-12 Página: 1 de 1 Revisión: 2

Elaboración:

Mercedes García Domínguez

Administradora de la EPS

Fecha: 15-1-15

Revisión:

Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad

Fecha: 1-2-15

Aprobación:

Luis Pardos

Director de la EPS

Fecha: 20-2-15

Fecha: Núm. Pedido: Email contacto:

Peticionario: Profesor: Asignatura/Proyecto:

Muy señores nuestros: Rogamos a ustedes se sirvan suministrar el material o servicio que se detalla a continuación:

Cantidad Características Artículos/Servicio Precio

Le agradeceríamos nos comunique los plazos máximos de entrega o realización del servicio. La factura debe enviarse a la dirección que figura a pie de página. La forma de pago será mediante transferencia bancaria, por lo que rogamos nos indiquen en factura el número IBAN. Aprovechamos la oportunidad para saludarles muy cordialmente

La Administradora

Fdo.: Mª Mercedes García Domínguez

CUADRO CON DATOS

PROVEEDOR Dirección Teléfono

INDICADOR I-7401-1


Código: FI-7401-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1

Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 1

Nombre: Porcentaje de solicitudes de compra que se realizan mediante este procedimiento en cada

una de las Áreas.

Fórmula: Solicitudes de compra por Área x 100/total solicitudes

Periodo de cálculo: anual

Sistema de seguimiento: Variación interanual

Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________

INDICADOR I-7401-2



Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 2

Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y la entrega del bien o realización del servicio por

proveedores.

Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción del

bien por proveedores. Suma de todos los días transcurridos/ Número de solicitudes formuladas




INDICADOR I-7401-3



Elaboración:


Revisión:


Aprobación:


Indicador 3

Nombre: Tiempo medio entre la solicitud y. el cierre del proceso de compra en la aplicación

informática, por proveedores

Fórmula: Media anual de días transcurridos entre la fecha de solicitud y la fecha de recepción de la

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