Gerenciamento de Projetos - epmjunior.files.wordpress.com · Há mais de vinte anos atuando em projetos para empresas de grande ... do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens

Paulo MeiGerenciamento de Projetos e PMO 1

Gerenciamento

de ProjetosEm conformidade com a metodologia PMI®


Paulo César Mei, MBA, PMP

Especialista em planejamento, gestão e controle de projetos e portfólios,

sempre aplicando as melhores práticas do PMI® (Project Management

Institute). MBA pela FAAP e Certificado PMP® (Project Manager

Professional desde 2005).

Há mais de vinte anos atuando em projetos para empresas de grande

porte em telecomunicações e Tecnologia da Informação. Foi

responsável por projetos de grande porte no Brasil e no exterior

(Offshore). Exerce atualmente a função de Gerente de Escritório de

Projetos, implantando um PMO Corporativo em uma grande

instituição de saúde.

Há quatro anos ministra aulas de Gestão Prática de Projetos e

Certificações PMP® e CAPM® em diversas entidades.

Contato:[email protected]

Apresentações


Gestão de Projetos - Conceitos Básicos


Introdução

As pessoas têm planejado e gerenciado projetos desde o

início dos tempos. Toda vez que uma civilização criou suas

raízes houve projetos a serem gerenciados: prédios a

construir, estradas a pavimentar e leis a serem escritas.

Mesmo sem as ferramentas, técnicas e metodologias

avançadas de que dispomos hoje, as pessoas criaram linhas

de tempo, alocaram materiais e recursos e avaliaram os riscos

envolvidos em seus projetos.


Introdução

Com o passar do tempo, percebeu-se que as técnicas para

controle de custo, desenvolvimento da programação, procura

e compra de recurso e gerenciamento de riscos poderiam ser

aplicadas a uma variedade de projetos, seja erguendo pontes,

realizando colheitas sazonais ou decidindo como se governar.

Estas idéias foram as precursoras do estabelecimento de

técnicas de gerenciamento que hoje conhecemos como

“Gerenciamento de Projetos moderno”.


Introdução

As organizações modernas estão descobrindo que a utilização

do Gerenciamento de Projetos traz muitas vantagens.

Clientes esclarecidos exigem cada vez mais produtos

melhores e serviços mais rápidos. As pressões para

acompanhar a velocidade do mercado demandam maior

eficiência. Gerenciar projetos de forma profissional tornou-se

indispensável no ambiente competitivo e global de hoje.


O que é um projeto?

Esforço temporário empreendido para

alcançar um objetivo específico. Criar

um produto, serviço ou resultado único.

O que é um Projeto?


Características Gerais dos Projetos– Empreendimento não repetitivo

– Sequência clara e lógica de eventos

– Início, meio e fim

– Objetivo claro e definido

– Critério de qualidade mensurável

– Custo e cronograma definidos

– Conduzido por pessoas



Projetos e o planejamento estratégico

Projetos são freqüentemente utilizados como meio de se

realizar os planos estratégicos, derivados da Visão e

Missão, através de atividades que não podem ser

atribuídas aos processos operacionais.

Considerações estratégicas que podem disparar um projeto:

– Demanda de mercado

– Necessidade da organização

– Solicitação do cliente

– Avanço tecnológico

– Requisito legal



A partir de um planejamento estratégico desdobram-se

diversas ações estratégicas que deverão ser

implementadas através de inúmeros projetos


$$$$$ $$$$$ $$$$$

Planejamento

estratégico

Ações

estratégicas

Projetos

Resultados


Projetos vs. Trabalho Operacional

Os esforços empreendidos por uma organização para atingir

seus objetivos geralmente podem ser classificados entre

projetos ou operação. Muitas vezes eles se sobrepõe e

dividem a maior parte das seguintes características:

– Desenvolvido por pessoas

– Limitados por recursos finitos

– Planejados, executados e controlados

A diferença básica está na característica contínua e

repetitiva da operação enquanto o projeto é temporário e

cria um produto ou serviço único.



Operações ProjetosVISÃO

MISSÃO

ESTRATÉGIA

ORGANIZACONAL E

OBJETIVOS

PLANEJAMENTO E

GERENCIAMENTO

DAS OPERAÇÕES

PLANEJAMENTO E

GERENCIAMENTO

DOS PORTFÓLIOS

DE PROJETOS

GERENCIAMENTO

DAS OPERAÇÕES

GERENCIAMENTO

DOS PROGRAMAS E

PROJETOS

AUTORIZADOS

RECURSOS ORGANIZACIONAIS

PRODUÇÃO DE

VALORES

AUMENTO DE

CAPACIDADE DA

PRODUÇÃO DE

VALORES



Requer disciplina sem perder a flexibilidade.

É realizado através da aplicação e integração dos cinco

grupos de processos que são: Iniciação, planejamento,

execução, controle e fechamento.

O que é Gerenciamento de Projetos?

De acordo com o PMBOK (PMI®),

Gerenciamento de Projetos é a aplicação

de conhecimentos, habilidades,

ferramentas e técnicas nas atividades do

projeto a fim de atender os requisitos do

projeto.


Iniciar Planejar

Encerrar

Controlar Executar

Reconhecer que um projeto

ou fase deve começar e se

comprometer para iniciá-lo

Planejar para atingir os objetivos de

negócios que determinaram a

existência do projeto

Coordenar pessoas e outros

recursos para realizar o plano

Assegurar que os objetivos do projeto

estão sendo atingidos, através da

monitoração e avaliação do seu

progresso, tomando ações corretivas

quando necessárias

Formalizar a aceitação do projeto

de forma organizada

Cinco Grupos de Processos



Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:

– Satisfazer as expectativas dos interessados, particularmente dos

clientes, patrocinadores e usuários.

– Entregar um produto que agregue valor e esteja alinhado com

os objetivos estratégicos.

– Manter um ambiente de harmonia entre os participantes e

interessados

– Promover o aprendizado dos participantes e das organizações

envolvidas.

– Atender as restrições do projeto entregando o produto que foi

combinado, com a qualidade esperada, no prazo, dentro do

orçamento, com os recursos previstos etc.



Fatores de Sucesso no Gerenciamento de Projetos:

• Características técnicas de um projeto bem sucedido:– ser concluído dentro do tempo previsto

– ser concluído dentro do orçamento previsto

– ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas)eficientemente, sem desperdícios;

– ter atingido a qualidade e a performance desejada.

• Características organizacionais de um projeto bem

sucedido:

– Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo

– Ter sido aceito sem restrições pelo contratante ou cliente

– Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização



Por que os projetos fracassam?

• Falta de técnicas, ou seja, falta do uso de melhores práticas na

gerência de projetos

• Falta de apoio dos envolvidos e interessados pelo projeto

• As metas e os objetivos estão mal estabelecidos ou não são

compreendidos pela equipe. Fraca definição de escopo.

• O projeto inclui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las.

• O projeto é baseado em informações insuficientes ou inadequadas

• O projeto foi estimado baseado no „feeling‟ dos envolvidos,

deixando em segundo plano dados históricos de projetos similares

já efetuados.



Interessados (Stakeholders)– Pessoas ou organizações ativamente envolvidas no projeto ou

cujos interesses possam afetar ou ser afetados pela execução oufinalização do mesmo.

– Podem exercer influência sobre os objetivos do projeto

– Sua influência varia conforme o ciclo de vida do projeto e podeser positiva ou negativa.

Patrocinadores (Sponsor)• Investidores, diretores, supervisores de alta gerência, clientes (externos e

internos) etc.

Participantes• Gerente e equipe do projeto, agências reguladoras, fornecedores,

empreiteiros, especialistas etc.

Externos• Ambientalistas, líderes e grupos de comunidades, mídia, familiares dos

integrantes do projeto etc.

Grupo de Interesse


Influências Organizacionais

Projetos são tipicamente parte de uma organizaçãomaior que eles. Mesmo no caso de projetos externoshaverá influência da organização ou das organizaçõesque os iniciam ou conduzem.

A maturidade das organizações envolvidas com relaçãoao sistema de gerenciamento, cultura, estilo eestrutura também podem influenciar o projeto.



Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Alta DiretoriaCoordenação

do Projeto

Colaborador engajado nas

atividades do projeto

Organização Funcional



Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente de Projetos

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente de Projetos

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente de Projetos

Alta DiretoriaCoordenação

do Projeto

Organização “Projetizada”





Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Alta Diretoria

Coordenação

do Projeto



Matriz Fraca



Colaborador

Colaborador

G. Projetos

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Alta Diretoria

Coordenação

do Projeto



Matriz Balanceada



Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

Colaborador

Colaborador

Colaborador

Gerente Funcional

G. Projetos

G. Projetos

G. Projetos

Gerente de Programa

Alta Diretoria

Coordenação

do ProjetoColaborador engajado nas


Matriz Forte



Pequena ou

nenhumaLimitada

Baixa à

moderadaModerada à alta Alta à quase total

Pequena ou

nenhumaLimitada

Baixa à

moderadaModerada à alta Alta à quase total

Gerente

Funcional

Gerente

FuncionalAmbos

Gerente de

Projetos

Gerente de

Projetos

Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral Tempo integral

Tempo parcial Tempo parcial Tempo parcial Tempo integral Tempo integral

Estrutura

Organizacional

Características

dos Projetos

Time do projeto

Autoridade do Gerente de Projetos

Disponibilidade de recursos

Controle do orçamento

Papel do Gerente de Projetos

Matriz Forte

Projetizada

Matriz

Equilibrada

Funcional

Matriz

Matriz Fraca

Estrutura Organizacional

Características dos principais tipos


Principais Habilidades para Gerir Projetos

• Liderança– Visão de futuro – Estratégias para produzir as mudanças necessárias – Motivar e inspirar as pessoas para superarem as barreiras

• Comunicação– Capacidade de comunicar a visão de futuro – Envolve troca de informações.

• Negociação

– Habilidade para estabelecer os termos ou alcançar um acordo

• Solução de problemas– Identificação do problema e agilidade na sua solução

• Influência na organização– Habilidade de "mudar coisas já estabelecidas".



Liderança

• Liderar significa fazer com que, em primeiro lugar, os

subordinados assimilem bem o objetivo comum de seu

grupo, e, então, mobilizá-los na busca de sua consecução.

Assim sendo, o exercício da liderança implica tentar

convencer os subordinados a aceitar os objetivos do

trabalho, fazê-los perceber sua importância e, tendo em

vista a consecução desses objetivos, demonstrar

tenacidade e paciência. Além disso, liderar pressupõe

orientar, desenvolver e incentivar os subordinados”(Yoshio Kondo – Motivação Humana)



Estrutura da metodologia de gestão de projetos PMI

Processos de Gerenciamento de Projetos

Grupos de Processos (Iniciação, Planejamento, Execução,

Controle e Encerramento.

Áreas de Conhecimento

–Integração

–Escopo

–Tempo

–Custo

–Qualidade

–Recursos Humanos

–Comunicação

–Risco

–Compras/Contratações


Gerenciamento da IntegraçãoDescreve os processos necessários para assegurar que os diversos

elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.

Gerenciamento de EscopoDescreve os processos que asseguram que o projeto contenha todo o

trabalho necessário e somente o trabalho necessário para sua bemsucedida conclusão.

Gerenciamento do TempoProcessos relacionado ao encerramento de um projeto dentro do

prazo estipulado.


KR$

KR$ KR$ KR$ KR$

KR$ KR$ KR$ KR$

KR$ KR$ KR$ KR$

KR$ KR$ KR$ KR$

Projeto

Entrega 2Entrega 1 Entrega 3 Entrega 4

Entrega 2.1

Entrega 2.2

Entrega 2.3

Entrega 1.1

Entrega 1.2

Entrega 1.3 Entrega 3.3 Entrega 4.3

Entrega 3.1

Entrega 3.2

Entrega 4.1

Entrega 4.2


Gerenciamento de CustoProcessos envolvidos ao planejar, estimar, orçar e controlar custos

para que o projeto seja concluído dentro do orçamento aprovado.

Gerenciamento da QualidadeProcessos destinados a garantir que o projeto será concluído dentro

da qualidade desejada e planejada satisfazendo as necessidadesdos envolvidos.

Gerenciamento de Recursos HumanosProcessos necessários para proporcionar a melhor utilização das

pessoas envolvidas no projeto.


Tempo

Custo

PVCusto Planejado

Projeto de

Investimento

VPLPayback

TI

R ROI


Gerenciamento das Comunicações

Processos necessários para assegurar que a geração, captura,distribuição, armazenamento e apresentação das informações doprojeto sejam feitas de forma adequada e cheguem às pessoascorretas no tempo certo.

Gerenciamento de Riscos

Processos destinados à identificação, análise e resposta aos riscosdo projeto

Gerenciamento das Aquisições

processos necessários para aquisição de mercadorias e serviços forada organização que desenvolve o projeto



Gerenciamento de RiscosProcessos destinados à identificação, análise e resposta aos riscos do projeto.

Análise dos riscos, plano de resposta caso eles ocorram e estimativa dereservas de contingência para lidar com os riscos.

Riscos

São os problemas que podem acontecer no projeto e que estão previstos dentrode uma matriz de probabilidade de ocorrência e impacto caso efetivamenteocorram.

Problemas ou Issues

São os fatos negativos que já estão ocorrendo no projeto e que portantoprecisam de um plano de ação para saná-los.

Reservas de Contingência:

Estimativas de tempo ou custo para serem utilizadas com os riscos do projetocaso ocorram. A autonomia para sua utilização é do responsável pelo projeto efazem parte do orçamento. Caso não consumidas ficam disponíveis para aorganização.

Áreas de Conhecimento – Riscos


A condução de um projetos

Iniciação

Planejamento

Execução e Controle

Mudanças

Finalização


Iniciação

• Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter

É o documento legal que formalmente autoriza a existência de

um projeto dentro de uma organização, determina seus objetivos

básicos e reconhece a autoridade do Gerente de Projetos.

• Identificar os principais interessados no projeto

Plano do Projeto e Documentos -

Iniciação


Planejamento

Plano de Gerenciamento do Projeto

É o documento consistente, coerente, formal e aprovado que

descreve os procedimentos a serem conduzidos durante a sua

execução. É o alicerce de toda execução. Nele estão contidos

todos os planos secundários, cronogramas, aspectos técnicos etc.


Planejamento


Premissas

São fatores considerados como verdadeiro, real ou certo para

todo o planejamento do projeto como requisitos com

implicações contratuais ou legais, direito de propriedade

intelectual, licenças, permissões etc.

Restrições

São fatores que limitam as decisões na gestão de projetos, como

orçamentos pré-definidos, datas impostas, cláusulas contratuais

etc.


Iniciação


Execução e Controle

• Relatórios de desempenho

• Controle e aprovação de mudanças

• Documento de aceitação de entregas


Controle



Planejamento

Controle Integrado de Mudanças

Processo definido na integração e seguido em TODA mudançasolicitada no projeto

Visa garantir que toda mudança seja analisada, validada e executadasegundo o impacto e resultado em todas as áreas de conhecimento:

• Escopo

• Tempo

• Custo

• Qualidade

• Risco

• Comunicação

• Recursos

• Compras e Aquisições


Finalização

• Carta de encerramento

• Lições aprendidas


Finalização

Finalizar

FORMALMENTE

o projeto

Documents

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