Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter

Gemensam Huvudbok

Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter

2008-10-28Hans Petersson, Stadskansliet

Lars Runesson, IntraserviceLars Ljungblom, Logica

Magnus Staxäng, PREERA

Någon kul inledning

- 2 -Foto: Lennart Forsberg


Införande i flera steg

- 4 -

FörberedelserÖvergång &Driftsättning

Överlämning

aug-dec jan-mar apr-jun

proj

ekte

tst

ade

n

Projektavslut

Införandeorganisation

organisation

Övertagande

- 5 -

Avgränsa

Förbered

Följ upp

Införandeplan

- 6 -

nov dec jan feb mar

InläsningUpp-datering

Utdata1

Använ-dare

UB/IB m.m., förbereda/genomföra

Upp-datering

Utdata2

ReglerRutiner

Pres-tandatest

Tester i testmiljö Tester i produktion

Gem ut-bildning

Lok ut-bildning

Drifts-strategiÖvergång

TidplanDrift- och övergång

WS

Driftsättning och övergång enligt strategi och plan

okt

Beslut

Över-lämning

Arbets-grupper

Kodplan

Paket

System

Införande

Utveckling av central redovisning

Utbildning

- 7 -

Modell och processutbildning

Pass 1 Pass 2

Utbildningsmodell Införandemodell

Nytta och skillnad mot idag Införandeorganisation

Ekonomimodell och kodplan Driftssättning och övergång

Regler och processer Detaljerad införandeplan

Dialog Dialog

Utbildning för utbildare

Utbildning i införande

Separat systemutbildning

Nov/dec

Utbyggnadsbart utbildningsmaterial i tre nivåer – beroende på målgrupp

Förutsätter att deltagarna är väl bekanta med material och system

RESULTAT-RÄKNING

RESULTAT-RÄKNING

Förändringen i sammanfattning

IT-stöd

Modell

Process

VERKobl

4 pos

VERKobl

4 pos

MOTPARTobl

4 pos

MOTPARTobl

4 pos

KONTOobl

4 (5) pos

KONTOobl

4 (5) pos

ANSVARobl

3+6 pos

ANSVARobl

3+6 pos

OBJEKTfriv

3+12 pos

OBJEKTfriv

3+12 pos

PROJEKTfriv

3+1+6 pos

PROJEKTfriv

3+1+6 pos

SPECfriv

3+7 pos

SPECfriv

3+7 pos

AKTIVITETfriv

3+7 pos

AKTIVITETfriv

3+7 pos

Gemensamhuvudbok

Gemensamhuvudbok

KoderKoder

HändelserHändelser

ReglerRegler

UtdataUtdata

VänteregisterVänteregister

Försystem Eftersystem

Gemensamhuvudbok

Gemensamhuvudbok

KoderKoder


ReglerRegler

UtdataUtdata


Gemensamhuvudbok

Gemensamhuvudbok

KoderKoder


ReglerRegler

UtdataUtdata


Försystem Eftersystem

Lokalaaktiviteter

Centralaaktiviteter

• Utfall• Budget• Prognos

Gemensamhuvudbok

Indatakrav

Bokslut

Budget

Prognos

tidpunkt tidpunkttidpunkt

Införs

under kort

period

Införs

under kort

period


Önskemål, analys och beslut

- 10 -

Utgångspunkter för beslut som fattas av stadskansliet under projektet:

Inga regler i befintliga huvudböcker kommer att föras över med automatik!

- 11 -

Ekonomimodelloch kodplan

Indatahantering

Gemensamma flöden

Bokslut och interna mellanhavanden

Budget och Prognos

Ekonomimodell/Kodplan

Verksamhetsuppföljningen A & O

Kodplan samordnad och fastställd

Kodsträng synlig i enhetlig ordning

Synliga gemensamma koder styrs lokalt

Intervall för gemensamma koder

Lokala underkoder på lokala begrepp

Enhetlig RR och BR

Stympade begrepp i Personec

- 12 -

Indatahantering

Förvaltningen ansvarig för indatakvaliteten

Samordnade och fastställda indataregler

100% Webbokföringsorder

Kommuncentral superbokföringsorder

Standard för buntnamn och vernummer

Begränsning i ändring på vänteregister

Ändringslogg

- 13 -

Finansflöden/Clearing

Central bokföring av likvidflödet

Tre gånger/månad

Stadskansliet godkänner bunt och transaktioner

på förvaltningens ansvar

Bruttobokföring

Fördelning av förvaltning

- 14 -

Kommun-bidrag

Löne-avräkning

PO

Tilläggs-budget

Moms

Egetkapital

14.400 Mkr

10.800 Mkr

4.200 Mkr

1.500 Mkr

Fakturaflöden

Konton kopplade till reskontror redovisas på förvaltningen

Låsta konton för central användning

Momsrapportering på förvaltningen

Betalning bokförs som idag

Likvidreglering efter faktisk betalning

Likvidreglering inklusive moms

- 15 -

Bokslut

Gemensam tidplan

Bokslutsprocessen i ett nötskal

Periodisering/upplupet samma indatakrav

Periodisering över årsskiftet

Upplupet/Vändas med fast datum och text vid bortbokning

Inga centrala krav på fördelning av OH

Övergångstidplan detta årsskifte

- 16 -

Interna mellanhavanden

Gemensam tidplan

Faktiskt nyttjande eller abonnemang

Säljarens periodisering ärvs av köparen

Regler för uppbokning av fakturor

Avstämning av interna mellanhavanden vid bokslut

Köparen har tolkningsföreträde

- 17 -

Budget och prognos 2009

Gemensamma indatakrav

Gemensam tidplan

Budget rapporteras i Cognos

Budget registreras i GemHB från februari

Budget ska vara periodiserad

Månadsbudget

Grundpaket och lokala periodnycklar

Budget ger utfall för vissa

Prognospiloter efter delårsbokslutet

- 18 -


- 20 -

Systemutformning- skillnad mot idag

Utdata

Test

Systemutformning – skillnad mot idag

• Ändrad kodsträng

• Enda bokföringsordern

• Nya händelsekoder

• Ny struktur vernummer

• Användarlogg (valbar från Navigator)

• SuperBfo kommuncentralt

• Parallellt 2008/2009

•

- 21 -


• Kvar i befintliga enheter

• Integration till/från för de som har investeringar

• Integration till GemHB för de som inte har investeringar

•

WebBfo Anläggningsreskontra



• Låst periodisering

• Säljarens bokföringsdatum och ankomstbokföringsdatum

• Ny release i december

- 22 -

• Ändrade bokföringsflöden

• Ändrade likvidprinciper

• Kundreskontran styr bokföringsdatum för intäkter

Gasell Lev- och kundreskontra

• Kvar i befintliga enheter


• KFA-buntar från kundreskontran vid klarmarkering

•

Fakturauppsamling


•

WebFaktura, PCLev, Dagrapport, Giraff


• Lokala DB kvar för material från Fupps m.m.

• HN-kundreskontra blir HN-Gem med listor även från GemHB

- 23 -

• Ny rapport från GemHB

• Ev ändring av hierarkier

HN-databas Prognos/Uppföljning


• Budget ingår

• En kommungemensam

•

Horisonten KUB • Ändrad kodsträng

• Principer för koder/förvaltning

•

Kameleonten Budget


• En fysisk enhet

• Ändrad och gemensam kodsträng

• Prefix på lokala begrepp

• Varje förvaltning styr giltighet för Konto/Verk/Motpart

• Gemensamma indatakontroller

• Alla tabeller blir gemensamma

- 26 -

Huvudboken

• Ändring av signalerade poster i normalfallet

• Ett par användare kan ändra allt på vänteregistret

• Ändringar i logglista

• Månadsfack stängs centralt

• Förvaltning kan stänga tidigare

• Hjälptexter online

Exempel på förändring 1

Gemensamt utseende för alla förvaltningar

Anm.Alla systembilder är från testmiljö. Reservation för ändringar till produktion


Låst periodfördelning på kommuninterna fakturor


Startsida med central och lokal information

- 30 -PREERA | Införande Gemensam Huvudbok Göteborgs Stad


Markera synlighet i respektive system

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Tillbaka till buntöversikt

2. Till transaktionsöversikt

3. Borttag av bunt och transaktioner

4. Ändring av text, belopp eller aj-kod

5. Sök felsignaler i bunten

6. Avgränsa urval med villkor

7. Räkna om buntsumma

8. Kör onlinekontroll på buntens transaktioner

9. Direktajourhåll bunten

•


Tillgängliga funktioner på vänteregister Webb

Exempel på förändring 6En scrollbox med valbara

giltiga värden för begreppet

Exempel på förändring 7Poster som signalerats kan

inte ändras (undantaget 1-2 pers per förvaltning)


Gemensamt baspaket av periodnycklar

Förvaltningsspecifika periodnycklar inom intervall


Logglista med postens löpnummer, vad som skett med bokföringstransaktionen, vem som påverkat posten och när

förändringen gjordes

Utdata

Gemensam navigator/frågor från arbetsgrupp

Specifik utdata beslutas av systemansvarig

Användargrupp styr navigator

Hjälptexter online

Flera förbättringar

Gemensamma favoritfrågor

Delmodell C för stadskansliet

Gemensamma rapporter och listor

Vidareutveckling under 2009

- 36 -


Utdataexempel 1Fråga resultaträkning per verksamhet med möjlighet

till nedbrytning


Utdataexempel 2Fråga totalt utfall per

verksamhet med möjlighet till urval


Utdataexempel 3Fråga balansräkning med möjlighet till nedbrytning

Utdataexempel 4Egna beställningar

Utdataexempel 5Horisonten KUB

Tester

- 42 -

Prestandatester•Genomförs i flera omgångar

GemHB inkl utdata•Testas via testledare•Kodplan, vänteregister, utdata m.m.

Fuppsar/reskontror•Testas via testledare•Utmaning

Ekonomiapplikationer•Testas via testledare•Funktioner och integrationer

Tester

- 43 -

Försystem•Alla kommungemensamma (testledare)•Sju förvaltningsspecifika – övriga i produktion

Eftersystem•Testas i produktion

Anläggningsregister•Integration från systemet testas av Logica•Integration från/till, test för någon

Horisonten KUB•Testas i produktion

Sammanfattning

Omfattande systemutveckling

Försystem anpassade i varierande omfattning

Omfattande tester – men allt går inte att testa

Pilotmodell med kontroll före och efter

Var beredda på störningar

- 45 -

Förvaltningsfavoriter – en favoritfråga med ex förifyllda

villkor


Driftsättningsstrategi

- 48 -

Organisation

Tidplan Övergång

Uppföljning

Piloter

…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?…eller hur ser förflyttningen ut från idag till en framtida huvudbok i full skala?

Driftsättningsorganisation Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter

Styrgrupp

Införande-grupp

Stadskansli

Förvaltningar

Intraservice

System-grupp

Driftsättnings-grupp

Centralredovisning

rapportering

rapportering

FrågorÅterkoppling



Frågor… Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter

Styrgrupp

Införande-grupp

Stadskansli

Förvaltningar

Intraservice

System-grupp

Driftsättnings-grupp

Centralredovisning

rapportering

rapportering




…till projektledning

• Införande och kommunikation

• Tider och aktiviteter

• Instruktioner• Utvecklings-

önskemål (nya systemregler, utdata etc)

…till Systemgrupp

• Akuta problem vid inläsning från försystem kopplat till tid och innehåll

• Akuta problem i funktioner eller innehåll i GemHB/EA

…till stadskansliet

• Gem kodstruktur, gem koder

• Tidplan, månads-stängning

• Gem rapportering, redovisningsregler

• Finansflöden, rutin• Avstämning, KI

mellanhavanden• Gem bokning över

förvaltningar

…till Intraservice

• Kund, Leverantör, Clearing/likvid

• Behörigheter och användar-parametrar

• Stöd i upplägg koder

• Mindre akuta frågor kopplat till komgem system/försystem

• Systemanvändning• Strukturer,

vernummer, buntar

• Ryggraden – central och lokalt

• Räkna bakåt!

• Planering och uppföljning – dag för dag

• Publiceras – uppdateras dagligen

• Tidpunkter gäller – men förskjutningar kan ske pga oväntade händelser.

Tidplan

- 51 -

Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter

Piloter

• Minimera stora negativa konsekvenser

• Där det är möjligt…

• Ca 10 olika systemområden

• Totalt sex piloter (SDF/Fack)

• Två piloter/systemområde

• Instruktioner och rapportering


prel pilotområden

Dagrapport

Webbfo

GemHB 1&2

Skanning

Leverantör

Gasell

PCLev

Leverantör

Gasell

WebFaktura

Fupps

Kundreskontra

Försystem

Fupps

Kundreskontra

Anläggnings-

reskontra

Budget

Övergång Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter

Regler för hur engångseffekter ska hanteras i övergången från dagens till framtida arbetssätt

• Övergångsgrupp• Övergångsdokument• Beskrivning, ansvar, tidpunkter• Enbart kommungemensamma system• Publiceras i början av november

Övergång, jan-feb Organisation Tidplan Övergång UppföljningPiloter

Sista kund-fakturan

2008

Första bfo/dagrapp

2009

Första leverantörs-

fakturan 2009

Första kund-

fakturan 2009

Tillgång till styrtabeller

i GemHB

2 7-9 9-13

Anslutningförsystem enl plan

Tillgång till kodtabeller i Personec

Första lönelänk fr Personec

2009

Sista leverantörs-

fakturan 2008

6

Januari stängs

20febjan

FörstaBudget 2009

PCLev 5/1Ankreg 5/1Utanord 8/1

5

WebFaktura

öppnar 13/1

Gasell och PCLev

öppnar 13/1

AnpassaKodplanGemHB

AnpassaKodplanPersonec

AnpassaKodplanGasell m.m.

AnpassaKodplanWebFaktura

År 2008 stängs i

äldre enhet

Sista dagUB/IB

PeriodiseratUpplupet

Anm.Alla tidpunkter är prel datum

Övergång

Tips på förberedelser redan idag…


• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet

• Kommuninterna surdegar

• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell

• Attestbehörigheter

• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor

• Nedskrivningar

• Minimera fakturor att kontera/attestera vid årsskiftet

• Kommuninterna surdegar

• Helst rent eller okonterat efter sista utanordning i Gasell

• Attestbehörigheter

• Konteringar i överförda PCLev och WebFakturor

• Nedskrivningar

• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)

• Vernummerserier i WebBfo

• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)

• Anläggningar som ska utrangeras

• Koder i anläggningsregistret

• Projektkoder i WebSotis

• Förändring i kodplan (sedan inlämning till projektet)

• Vernummerserier i WebBfo

• Konteringarna i WebLisa (kommunleasing)

• Anläggningar som ska utrangeras

• Koder i anläggningsregistret

• Projektkoder i WebSotis

Uppföljning

Tidplanen följs upp dag för dag

Uppdatering och publicering dagligen

Återkoppling från piloter

Dokumentation och snabb återkoppling av akuta ärenden

Dokumentation utvecklingsområden

Rutin för löpande avstämning av GemHB som helhet

Löpande rutin/dokumentation prestanda/kapacitet

Stormöte 17 mars



Stadskansliets arbete med huvudboken

- 58 -

Utarbeta rutiner och moment

• Ansvar och tidplan för olika moment

• Central utdata för bokslut

• Kopplingar till central-kub

• Anläggningar/investeringar

• Interna mellanhavanden

• Löpande avstämningar

• Justeringsposter

• Formell attest av centrala ombokningar.

• GemHB in i Cognos

• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.

Utarbeta rutiner och moment

• Ansvar och tidplan för olika moment

• Central utdata för bokslut

• Kopplingar till central-kub

• Anläggningar/investeringar

• Interna mellanhavanden

• Löpande avstämningar

• Justeringsposter

• Formell attest av centrala ombokningar.

• GemHB in i Cognos

• Utveckling kodplan – ekonomihandbok 2009.

Stadskansliets arbete med huvudboken

- 59 -

…och skapa förutsättningar

• Kunskap och resurser

• Överlämning

• Cognos och Horisonten

• SDN-bokslut och SCB

• Arbete med ”redovisningsfrågor”

• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!

…och skapa förutsättningar

• Kunskap och resurser

• Överlämning

• Cognos och Horisonten

• SDN-bokslut och SCB

• Arbete med ”redovisningsfrågor”

• Roller och ansvar inom stadskansliets ekonomienhet. Vi är medvetna om att vi måste öka vår tydlighet ut i organisationen!

Någon kul inledning


Documents

Gemensam Huvudbok Genomgång av projektet med fokus på status, resultat och införandeaktiviteter