Embed Size (px)
Citation preview
FTS HRM 2013 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FTS – Business Software 2013
2FTS HRM 2013
Trang 2 of 86
Mục lục
I. CHỨC NĂNG CHUNG ............................................................................................. 5
A. Tạo đơn vị làm việc......................................................................................... 5
B. Đăng nhập hệ thống ....................................................................................... 7
C. Các thao tác chính .......................................................................................... 8
D. Khai báo các danh mục chính ........................................................................... 9
1. Khai báo danh mục cây tổ chức. ....................................................................... 9
2. Danh mục vị trí chức vụ. ............................................................................... 10
E. Xem báo cáo ................................................................................................ 11
1. Lựa chọn các tham số đầu vào để truy vấn số liệu ............................................ 11
2. Xem và in báo cáo ........................................................................................ 12
3. Thay đổi định dạng báo cáo ........................................................................... 13
II. CÁC NGHIỆP VỤ CHÍNH ................................................................................. 14
A. Quản lý tuyển dụng. ..................................................................................... 14
1. Khai báo danh mục ....................................................................................... 14
2. Khái quát nghiệp vụ. ..................................................................................... 15
3. Tạo đợt tuyển dụng mẫu. .............................................................................. 16
a) Khai báo mẫu tuyển dụng . ............................................................ 16
b) Khai báo đợt tuyển dụng. .............................................................. 18
4. Quản lý hồ sơ ứng viên. ................................................................................ 22
a) Quản lý thông tin hồ sơ. ................................................................ 22
b) Quản lý thông tin tuyển dụng của ứng viên. ..................................... 25
5. Quản lý thi tuyển và phân bổ ứng viên. ........................................................... 26
a) Lập lịch thi, chấm điểm, phân loại. ................................................. 26
b) Quản lý phân bổ, xét duyệt, ký HĐLĐ cho ứng viên. ......................... 28
6. Xem báo cáo ................................................................................................ 31
3FTS HRM 2013
Trang 3 of 86
B. Quản lý hồ sơ, chế độ nhân viên..................................................................... 31
1. Khai báo danh mục và cài đặt thông số hệ thống. ............................................. 31
2. Khái quát nghiệp vụ. ..................................................................................... 33
3. Quản lý hồ sơ nhân sự. ................................................................................. 33
a) Thêm hồ sơ mới. .......................................................................... 33
b) Cập nhật thông tin hồ sơ đã có. ...................................................... 36
(1) Thông tin chính. ................................................................... 37
(2) Thông tin thành phần gia đình. ............................................... 38
(3) Thông tin địa chỉ. .................................................................. 39
(4) Thông tin hợp đồng lao động. ................................................. 39
(5) Quản lý trạng thái làm việc của nhân viên. .............................. 41
(6) Điều chuyển vị trí thay đổi chức vụ, cấp bậc. ........................... 44
(7) Quản lý quá trình công tác. .................................................... 45
(8) Thông tin xin nghỉ chế độ. ..................................................... 45
(9) Thông tin tài khoản ngân hàng. .............................................. 46
(10) Thông tin Đảng Đoàn. ....................................................... 46
(11) Thông tin Khen thưởng, kỷ luật. ......................................... 47
(12) Quá trình đào tạo. ............................................................ 48
(13) Thông tin bằng cấp , chứng chỉ. .......................................... 49
(14) Thông tin ngoại ngữ, Kỹ năng. ........................................... 49
(15) Thông tin sức khỏe. .......................................................... 50
(16) Thông tin khác. ................................................................ 50
4. Quản lý lưu trữ hồ sơ bản cứng. ..................................................................... 51
a) Thiết kế sơ đồ kho lưu trữ hồ sơ ( bản cứng ). .................................. 51
b) Cập nhật hồ sơ nhân viên vào sơ đồ................................................ 52
c) Quản lý lưu trữ hồ sơ. ................................................................... 52
5. Quản lý thông tin xin nghỉ, đăng ký chế độ. ..................................................... 53
4FTS HRM 2013
Trang 4 of 86
a) Khai báo lý do nghỉ, chế độ. ........................................................... 53
b) Quản lý, tìm kiếm thông tin nghỉ, chế độ của nhân viên. ................... 54
c) Đăng ký lý do nghỉ, chế độ. ........................................................... 54
6. Xem báo cáo ................................................................................................ 55
C. Quản lý chấm công. ...................................................................................... 56
1. Thông số hệ thống. ....................................................................................... 56
2. Khái quát nghiệp vụ. ..................................................................................... 57
3. Khai báo, quản lý thiết bị chấm công. ............................................................. 58
a) Quản lý thiết bị. ........................................................................... 58
b) Khai báo thiết bị chấm công. .......................................................... 59
c) Quản lý thông tin vân tay, mã thẻ quẹt. .......................................... 60
d) Lấy dữ liệu chấm công. ................................................................. 62
4. Khai báo quản lý thời gian ca làm việc. ........................................................... 63
5. Khai báo quản lý chế độ của nhân viên. .......................................................... 64
6. Quản lý thời gian vào ra. ............................................................................... 65
a) Điều chỉnh thời gian bù giờ hành chính. ........................................... 66
b) Điều chỉnh T.g tăng ca. ................................................................. 67
7. Xem báo cáo ................................................................................................ 67
D. Quản lý bảo hiểm ......................................................................................... 69
1. Khái quát nghiệp vụ. ..................................................................................... 69
Một số khái niệm thường dùng trong BH: ................................................ 69
2. Tạo đợt kê khai bảo hiểm. ............................................................................. 69
3. Bảng kê khai chi tiết bảo hiểm. ...................................................................... 71
a) Tăng mới. .................................................................................... 71
b) Tăng lại ....................................................................................... 74
c) Giảm lao động .............................................................................. 75
d) Tăng mức đóng ............................................................................ 75
5FTS HRM 2013
Trang 5 of 86
e) Giảm mức đóng ............................................................................ 75
f) Xóa, sửa thông tin người lao động đã đăng ký .................................. 75
4. Quản lý thông tin quân số tham gia bảo hiểm. ................................................. 76
a) Khái quát nghiệp vụ:..................................................................... 77
5. Quản lý chi tiết mức đóng bảo hiểm của công ty và người lao động..................... 79
a) Khái quát nghiệp vụ ...................................................................... 80
b) Các bước thực hiện. ...................................................................... 81
6. Khai báo đăng ký chế độ ốm đau thai sản, nghỉ dưỡng sức. ............................... 81
a) Khái quát nghiệp vụ ...................................................................... 81
b) Các bước thực hiện. ...................................................................... 81
7. Báo cáo ....................................................................................................... 82
a) Cách in ra tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm A01-TS....................... 83
b) In tờ khai D02-TS ......................................................................... 85
c) In tờ khai C70s-TS ........................................................................ 86
I. CHỨC NĂNG CHUNG
A. Tạo đơn vị làm việc
Chạy phần mềm nhân sự tiền lương FTS HRM bằng cách Nhấn đúp lên biểu tượng FTS HRM 2013 trên màn hình máy tính.
6FTS HRM 2013
Trang 6 of 86
Nhấn nút <<Tạo đơn vị mới>>
Khai báo:
- Tên đơn vị
7FTS HRM 2013
Trang 7 of 86
- Ký hiệu đơn vị: Tên viết tắt, ngắn gọn bắt đầu bằng ký tự.
- Ngày đầu năm tài chính, tháng đầu năm tài chính: Xác định bắt đầu của năm tài chính
- Năm sử dụng: Năm báo cáo tài chính
Nhấn nút <<Tiếp theo>>
Khai báo:
- Tên công ty mẹ: công ty mẹ, hoặc đơn vị cấp trên
- Tên công ty: Tên đầy đủ như trong đăng ký kinh doanh
- Địa chỉ, quận/huyện, Tỉnh/thành phố: khai báo trụ sở chính
- Điện thoại, fax, email, mã số thuế.
Lưu ý: Tên công ty và mã số thuế không thể thay đổi, vì thế cần khai báo chính xác ngay từ ban đầu.
Nhấn <<Kết thúc>>, bạn đã tạo xong đơn vị làm việc và có thể bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán FTS HRM.
B. Đăng nhập hệ thống
8FTS HRM 2013
Trang 8 of 86
Các thao tác:
- Chọn Công ty
- Gõ tên đăng nhập và mật khẩu. Khi bạn mới sử dụng phần mềm kế toán FTS Accounting, hệ thống có khai báo sẵn tên đăng nhập là Admin, mật khẩu là rỗng.
- Nhấn <<Đăng nhập>>.
Thông thường quản trị hệ thống sẽ khai báo cho bạn một tên đăng nhập và mật khẩu.
C. Các thao tác chính
- Mới: Tạo mới một chứng từ, đối tượng, hàng hóa…
- Mở: Để mở danh sách chứng từ, đối tượng, hàng hóa...
- Sửa: Sửa chứng từ, đối tượng, hàng hóa…
- Sao: Để sao chép chứng từ, đối tượng, hàng hóa…
- Lưu: Để lưu chứng từ, thẻ tài sản, thẻ kho, đối tượng…
- In: Để in chứng từ, sổ sách, danh sách, bảng kê…
- Nạp: Để nạp dữ liệu khi có danh mục đối tượng mới.
- Lại: Quay trở về trạng thái đã lưu gần nhất.
9FTS HRM 2013
Trang 9 of 86
- Xóa: Xóa chứng từ, đối tượng, hàng hóa…
- : Quay trở về chứng từ trước.
- ->: Xem tiếp chứng từ tiếp theo.
D. Khai báo các danh mục chính
1. Khai báo danh mục cây tổ chức.
Danh mục này cần phải khai báo đầu tiên trước khi tiến thành khai báo các danh mục khác
Đường dẫn: Quản trị/ Danh mục cây tổ chức.
Thêm mới và sửa đổi thông tin cây tổ chức.
- Nhấn nút <<Mới>> để thêm một phòng ban vào cây tổ chức.
- Nhấn nút <<Sửa>> để sửa tên phòng ban hoặc đổi vị trí phòng ban cấp trên.
10FTS HRM 2013
Trang 10 of 86
Các thông tin cần lưu ý:
- Phòng ban gốc chính là công ty và không thuộc phòng ban nào cả.
- Các phòng ban sau khi chuyển vị trí thuộc vào phòng ban khác thì các phòng ban trực thuộc của nó cũng sẽ chuyển theo.
- Không thể xóa phòng ban có phòng ban khác trực thuộc.
2. Danh mục v ị trí chức vụ.
Danh mục này để khai báo những chức danh chức vụ có trong công ty.
Đường dẫn: Quản trị/ Danh mục vị trí , chức vụ.
11FTS HRM 2013
Trang 11 of 86
Thêm mới và sửa danh mục vị trí, chức vụ :
Sau sửa đổi xong, Nhấn nút <<Lưu và đóng>> để quay lại màn hình danh sách.
E. Xem báo cáo
1. Lựa chọn các tham số đầu vào để truy vấn số liệu
12FTS HRM 2013
Trang 12 of 86
Lựa chọn kỳ báo cáo: Xác định khoảng thời gian truy vấn số liệu, bạn có thể chọn trong hộp thoại <<Kỳ báo cáo>> hoặc gõ vào ở mục <<Từ ngày>> và <<Đến ngày>>
Lựa chọn các tham số lọc dữ liệu:
- Tùy vào từng báo cáo, bạn có thể bắt buộc hoặc tùy chọn một số tham số đầu vào, ví dụ tài khoản, tài khoản đối ứng, nhóm đối tượng, đối tượng, nhóm mục chi phí, mục chi phí, nhóm công việc, công việc, nhóm mặt hàng, mặt hàng, kho hàng,…
- Để thực hiện:
o Chọn loại tham số ở hộp thoại <<Danh mục>>, tất cả các giá trị trong tham số vừa chọn sẽ hiện ở danh sách phía trên.
o Chọn một hoặc nhiều giá trị ở danh sách giá trị và Nhấn đúp hoặc Nhấn vào nút > để chuyển sang danh sách được chọn bên phải.
o Có thể loại bỏ các giá trị được chọn bên phải bằng cách Nhấn đúp hoặc dùng nút <.
o Để chuyển tất cả sang màn hình kế bên, bạn Nhấn nút >>.
Sau xác định kỳ truy vấn đữ liệu và các tham số đầu vào, Nhấn nút <<Xem>> để xem và in báo cáo.
2. Xem và in báo cáo
13FTS HRM 2013
Trang 13 of 86
Trên màn hình xem và in báo cáo, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Di chuyển giữa các trang sử dụng các nút di chuyển trên thanh công cụ.
- In báo cáo.
- Kết xuất ra Word, PDF, Excel,…
- Tìm kiếm các giá trị trên báo cáo.
- Phóng to thu nhỏ báo cáo.
3. Thay đổi định dạng báo cáo
Trong khuôn khổ hướng dẫn này, chúng tôi không giới thiệu chi tiết từng chức năng.
Tuy nhiên sử dụng thanh công cụ phía trên bên phải màn hình, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:
- Chỉnh sửa độ rộng của cột số liệu: Bằng cách Nhấn chuột lên vạch ngăn cách giữa 2 cột và kéo chuột (thao tác giống như chỉnh độ rộng cột trong word và excel).
- Thêm bớt cột, thay đổi tiêu đề cột.
- Thay đổi tiêu đề, phông chữ, màu sắc của báo cáo.
- Thay đổi định đạng, quay ngang, quay dọc,…
- Nhóm dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau, xem số tổng nhóm, xem số chi tiết.
- Sắp xếp số liệu theo các tiêu thức khác nhau.
- Lọc dữ liệu theo các tiêu chi bổ sung (ví dụ chỉ in các khoản phát sinh > 5 triệu).
14FTS HRM 2013
Trang 14 of 86
II. CÁC NGHIỆP VỤ CHÍNH
A. Quản lý tuyển dụng.
1. Khai báo danh mục
Các danh mục cần khai báo ở phân hệ này giống như các danh mục chung khai báo ở mục I.D
- Khai báo danh mục Môn thi .
- Khai báo danh mục Vòng thi.
15FTS HRM 2013
Trang 15 of 86
2. Khái quát nghiệp vụ.
Trên thanh menu có 3 mục chính:
- Tạo đợt tuyển dụng mẫu :
o Khai báo mẫu tuyển dụng.
o Khai báo đợt tuyển dụng.
- Quản lý hồ sơ ứng viên :
o Quản lý thông tin hồ sơ.
o Quản lý thông tin tuyển dụng của ứng viên
- Quản lý thi tuyển và phân bổ ứng viên.
o Quản lý thi tuyển gồm lập lịch thi, chấm điểm , phân loại.
o Quản lý phân bổ , xét duyệt , ký hợp đồng lao động cho ứng viên.
Sơ đồ quy trình nghiệp vụ:
16FTS HRM 2013
Trang 16 of 86
3. Tạo đợt tuyển dụng mẫu.
a) Khai báo mẫu tuyển dụng .
Khai báo mẫu tuyển dụng
Màn hình hiển thị danh sách những vị trí tuyển dụng mẫu áp dụng theo ngày hiệu lực. Vị trí mẫu này sau khi được sử dụng trong đợt tuyển dụng thì không thể xóa và sửa được nữa.
17FTS HRM 2013
Trang 17 of 86
Thao tác:
- Thêm mẫu tuyển dụng mới : o Nhấn nút “Mới” để bật màn hình thêm mẫu mới.
18FTS HRM 2013
Trang 18 of 86
o Mỗi mẫu tuyển dụng ứng với một vị trí cần tuyển .
- Sửa mẫu tuyển dụng :
o Nhấn đúp 2 lần vào mẫu cần sửa.
Lưu ý: Bạn cần chú ý đến ngày hiệu lực để mẫu phiếu được sử dụng trong khung thời gian phù hợp.
b) Khai báo đợt tuyển dụng.
Tại màn hình danh sách đợt tuyển dụng người dùng có thể xem được những đợt tuyển dụng đã tạo. Để lọc danh sách đợt tuyển dụng ta có thể lọc theo khoảng thời gian tạo đợt và trạng thái của đợt. Mỗi dòng trên lưới là 1 đợt tuyển dụng.
19FTS HRM 2013
Trang 19 of 86
- Thêm đợt tuyển dụng :
o Màn hình nhập thông tin đợt tuyển dụng mới bật lên bạn cần phải nhập đủ những thông tin về thời gian còn những thông tin khác sẽ dùng để in ra thông báo tuyển dụng.
- Quản lý trạng thái tuyển dụng :
o Đợt tuyển dụng được quản lý qua 5 trạng thái :
Kế hoạch : lúc này chưa thể thêm ứng viên vào đợt.
Nhận hồ sơ : Có thể thêm ứng viên vào đợt.
20FTS HRM 2013
Trang 20 of 86
Đang thi tuyển : lúc này ko thể thêm ứng viên vào đợt và có thể lập lịch, chấm điểm và phân loại ứng viên.
Kết thúc đợt : lúc này ko thể thêm ứng viên, cập nhật lịch hẹn, điểm thi, phân loại điểm thi nữa. Những ứng viên chưa được phân bổ sẽ bị chuyển trạng thái thành thi trượt.
Hủy : Trạng thái được kích hoạt khi muốn dừng mọi hoạt động liên quan đến đợt tuyển dụng này. Nó cũng tương tự như kết thúc.
o Bỏ quản lý đợt theo trạng thái bằng cách bỏ chọn trong phần thông số hệ thống tại vùng bôi đỏ bên dưới.
- Sửa thông tin tuyển dụng :
o Nhấn đúp 2 lần vào đợt tuyển dụng muốn sửa tại màn hình bật lên nhấn nút sửa để thực hiện sửa thông tin đợt.
- Lập lịch chi tiết đợt tuyển dụng :
o Tại cửa sổ danh sách đợt người dùng chọn vào dòng có đợt vừa tạo rồi nhấn lập lịch chi tiết . Màn hình lập lịch chi tiết sẽ hiện ra cho phép thiết lập thời gian thi cho từng vòng thi, số lượng người tham gia một lượt địa điểm thi. Những thông tin này sẽ phụ vụ cho việc lập lịch thi và in phiếu hẹn.
21FTS HRM 2013
Trang 21 of 86
- In thông báo tuyển dụng :
o Sau khi điền đầy đủ thông tin ghi trên đợt tuyển dụng bạn nhấn in để in ra thông báo tuyển dụng.
22FTS HRM 2013
Trang 22 of 86
4. Quản lý hồ sơ ứng viên.
a) Quản lý thông tin hồ sơ.
Màn hình danh sách ứng viên cho phép lọc ứng viên hiển thị theo trạng thái.
23FTS HRM 2013
Trang 23 of 86
- Thêm hồ sơ ứng viên mới:
o Nhấn nút mới từ danh sách ứng viên hoặc nhấn thêm ứng viên tại menu tuyển dụng. Sau khi nhập đủ thông tin nhấn nút <Lưu> thì nút <Vị trí ứng tuyển> ,<Giấy tờ kèm theo> sẽ hiện sáng cho phép ứng tuyển ứng viên vào đợt có trạng thái nhận hồ sơ. Giấy tờ kèm theo cho phép quản lý hồ sơ ứng viên đã nộp.
o Thông tin ứng viên mới sẽ được kiểm tra so trùng số CMT với danh sánh ứng viên và Nhân viên đã lưu . Nếu trùng thì sẽ thông báo ra màn hình.
24FTS HRM 2013
Trang 24 of 86
- Sửa thông tin hồ sơ:
25FTS HRM 2013
Trang 25 of 86
o Nhấn đúp vào dòng chứa thông tin ứng viên để bận màn hình sửa hồ sơ ứng viên.
b) Quản lý thông tin tuyển dụng của ứng viên.
- Quản lý trạng thái ứng viên.
o Ứng viên tham gia đợt tuyển dụng được quản lý qua 5 trạng thái:
Chưa ứng tuyển.
Đang tham gia.
Đã bị loại.
Chờ xét duyệt.( Sau khi ứng viên vượt qua vòng thi cuối và chờ phân bổ).
Đã được duyệt.( Sau khi ứng viên được phân bổ và được phòng ban chấp nhận).
Là nhân viên ( sau khi ứng viên được tạo hợp đồng lao động và có thông tin trong danh sách nhân viên).
o Đối với những ứng viên có trạng thái là chưa ứng tuyển hoặc đã bị loại thì có thể ứng tuyển vào vị trí khác.
- In phiếu hẹn.
o Nhấn nút <In phiếu hẹn> tại màn hình hồ sơ ứng viên để in phiếu hẹn với thông tin về vong thi mà ứng viên đó sắp tham gia.
26FTS HRM 2013
Trang 26 of 86
- Quản lý thông tin vị trí, điểm thi.
o Chuyển vị trí tuyển dụng : khi ứng viên đã tham gia đợt thi tuyển nhưng đợt này vẫn ở trạng thái <Nhận hồ sơ> thì ứng viên cho thể chuyển vị trí thi tuyển sang đợt có trạng thái <nhận hồ sơ> khác.
o Tra thông tin vị trí , điểm thi của ứng viên đã tham gia: tại màn hình danh sách ứng viên nhấn tra thông tin điểm để biết thông tin chi tiết về điểm thi của ứng viên hoặc nhấn phải chuột chọn thông tin cần biết của ứng viên.
5. Quản lý thi tuyển và phân bổ ứng viên.
a) Lập lịch thi, chấm điểm, phân loại.
Sơ loại, lập lịch thi tuyển.
Đợt tuyển dụng sau khi có ứng viên tham gia có thể phân loại theo 2 cách :
+ Cánh thứ nhất: Thực hiện theo quy trình chuẩn là lập lịch thi cho từng vòng thi, môn thi sơ loại hồ sơ liên lạc và xác nhận ứng viên nào sẽ tham dự kỳ thi. Sau khi xác nhận xong sẽ chuyển qua giai đoạn 2 là nhập điểm thi của từng môn thi cho ứng viên. Danh sách ứng viên sau khi nhập điểm thi cho vòng thi sẽ được chuyển qua Màn hình phân loại. Tại màn hình phân loại những ứng viên nào đủ điều kiện qua điểm sàn sẽ có được bôi màu và cho phép nhấn vào ô pass để có thể tiếp tục tham gia vòng tiếp theo hoặc được phân bổ nếu đã là vòng thi cuối. Quá trình luân chuyển ứng viên qua 3 cửa sổ là : Lập lịch hẹn -> Cập nhật điểm thi -> Phân loại và kết thúc ở phân loại vòng thi cuối.
+ Cách thứ hai: Được sử dụng khi không cần lưu thông tin thi tuyển của ứng viên và có thể chọn ứng viên để phân bổ luôn. Lúc này người dùng có thể chọn luôn giao diện phân loại ứng viên để chọn ứng viên qua vòng đó, nếu đây là vòng cuối cùng thì có thể phân bổ luôn cho ứng viên đó.
Màn hình lập lịch hẹn : Tại màn hình này cho phép người dùng chọn đợt tuyển dụng - > vị trí -> Vòng rồi ấn “Xem” . Danh sách ứng viên đã tham gia vào đợt và vị trí đã chọn. Trên danh sách này cho phép người sử dụng lưu lại số lần liên lạc và lựa chọn những ứng viên xác nhận đến hoặc ứng viên đủ điều kiện vào vòng thi tiếp. Trong giao diện này cho phép in
27FTS HRM 2013
Trang 27 of 86
ra lịch hẹn của từng người bằng cách chọn ứng viên rồi nhất nút “In phiếu hẹn”. Một chức năng hữu ích trên giao diện này nữa là chức năng xếp lịch hẹn tự động . Thời gian bắt đầu tham gia sẽ được lấy tự động từ thời gian trong giao diện <Lập lịch chi tiết đợt tuyển dụng>.
- Màn hình lập lịch hẹn.
- Chấm điểm các môn thi.
Tại màn hình Cập nhật điểm thi thao tác tương tự màn hình lập lịch hẹn. Sau khi chọn đợt, vị trí, vòng muốn xem người dùng nhấn nút xem để hiện ra danh sách ứng viên đã được chọn xác nhận đến từ giao diện lập lịch hẹn
28FTS HRM 2013
Trang 28 of 86
- Phân loại ứng viên .
o Tại màn hình phân loại ứng viên những ứng viên có tổng điểm lơn hơn điểm chuẩn khai trong mẫu tuyển dụng thì sẽ được phép chọn vào ô <qua vòng TD> Những ứng viên được tích sau khi ấn <Lưu> sẽ được tự động đẩy thông tin sang vòng thi tiếp theo. Nếu vòng đang phân loại là vòng thi cuối thì nút phân bổ sẽ hiện sáng cho phép phân bổ từng ứng viên vào những phòng ban để trờ duyệt.
b) Quản lý phân bổ, xét duyệt, ký HĐLĐ cho ứng viên.
- Màn hình phân bổ ứng viên :
29FTS HRM 2013
Trang 29 of 86
- Những ứng viên được phân bổ từ giao diện phân loại nhưng có trạng thái chưa chấp nhận sẽ được hiển thị trong danh sách ứng viên chờ duyệt.
- Màn hình ứng viên chờ duyệt hiển thị những ứng viên đã được phân bổ và phân bổ được chấp nhận nhưng người có thẩm quyền chưa duyệt sẽ được hiển thị trong giao diện :<Ứng viên chờ duyệt>
- Click đúp vào dòng trên danh sách ứng viên chờ duyệt để mở màn hình xét duyệt.
30FTS HRM 2013
Trang 30 of 86
Tại màn hình phân bổ ứng viên này nếu dòng thông tin <Trạng thái duyệt ứng viên> được chọn là <Đã xét duyệt> thì tại giao diện ứng viên chờ duyệt nút <in thông báo trúng tuyển> và <Tạo hợp đồng lao động> sẽ sáng cho phép tạo HĐLĐ cho ứng viên và tự động chuyển hồ sơ, trạng thái thành Nhân viên.
- Tạo hợp đồng lao động cho ứng viên thành nhân viên.
31FTS HRM 2013
Trang 31 of 86
Lưu ý: Trong giao diện tạo hợp đồng thì <ngày tạo hợp đồng>, <ngày hiệu lực áp dụng chức vụ> và <ngày áp dụng trạng thái nhân viên> sẽ tự động điền là ngày hiện tại ngày này cũng là ngày bắt đầu vào công ty. Cần lưu ý điền cho chính xác.
6. Xem báo cáo
Các báo cáo chính:
- Danh sách nhân viên trúng tuyển.
- Danh sách nhân viên đang thi tuyển và điểm thi.
- Danh sách nhân viên đã bị loại.
- Danh sách ứng viên chờ phân bổ.
- Thông tin đợt tuyển dụng.
- Danh sách chi tiết đợt tuyển dụng.
- Lý lịch trính ngang từng ứng viên.
Tham khảo thêm chức năng xem báo cáo I.E để biết cách thao tác chi tiết.
B. Quản lý hồ sơ, chế độ nhân viên
1. Khai báo danh mục và cài đặt thông số hệ thống.
Các danh mục cần khai báo (Xem chi tiết tại phần I.D) bao gồm:
- Danh mục cây tổ chức
- Danh mục chức danh, chức vụ.
- Danh mục nghề nghiệp.
- Danh mục loại hợp đồng lao động.
- Danh mục cấp bậc.
- Danh mục lý do nghỉ chế độ.
Đối với đơn vị áp dụng tính lương bảo hiểm theo nhóm bậc cần khai thêm:
32FTS HRM 2013
Trang 32 of 86
- Danh mục nhóm lương.
- Danh mục bậc lương.
Thiết lập thông số hệ thống
Trong phần thông số nhân sự :
- Những giá trị mặc định sẽ được dùng khi tạo mới hồ sơ nhân viên hoặc hồ sơ ứng viên.
- Mã của người đại diện sẽ được dùng trong phần đại diện bên A trên các loại hợp đồng.
- Nhóm người sử dụng chấm công sẽ được dùng trong tính công đặc đặc thù. - Ô theo dõi đợt tuyển dụng theo trạng thái khi được chọn sẽ có tác dụng bắt chặt quy
trình chuyển trạng thái của đợt tuyển dụng. Đợt tuyển dụng có 5 trạng thái lần lượt là :
o Kế hoạch. o Nhận hồ sơ. o Đang thi tuyển. o Kết thúc. o Hủy bỏ.
- Khai báo ngày làm việc chuẩn trong tuần là danh sách những ngày được coi là ngày làm việc bình thường trong tuần những ngày còn lại trong tuần nếu không trùng ngày nghỉ lễ mà nhân viên đi làm sẽ được tính công là làm việc ngày nghỉ.
- Đơn vị tính thời hạn hợp đồng có 2 loại là Ngày hoặc Tháng giúp tính ngày hết hạn hợp đồng trong phần quản lý hợp đồng lao động.
33FTS HRM 2013
Trang 33 of 86
2. Khái quát nghiệp vụ.
Trong Module quản lý hồ sơ nhân sự có 2 nhiệp vụ chính.
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
o Thêm hồ sơ mới : tạo hồ sơ nhân sự mới có 2 cách.
Cách 1 khi ứng viên tham gia tuyển dụng thêm hồ sơ từ thao tác tạo hợp đồng lao động trong danh sách ứng viên chờ duyệt. Xem chi tiết tại mục A.5.b
Cách 2 thêm trực tiếp không qua tuyển dụng.
o Cập nhật thông tin hồ sơ đã có.
o Quản lý lưu trữ hồ sơ giấy.
- Quản lý chế độ :
o Đăng ký nghỉ, đăng ký chế độ cho nhân viên.
o Quản lý tìm kiếm thông tin xin nghỉ chế độ của nhân viên.
Chú ý:
- Mã nhân viên sẽ tự động tăng và có cấu trúc được khai báo trước trong phần thông số hệ thống.
- Nếu thêm nhân viên theo cách 1 thì thông tin về hồ sơ đã nhập bên hồ sơ ứng viên sẽ tự động link sang hồ sơ nhân sự không cần nhập lại.
- Họ tên nhân viên và các thành viên trong gia đình sẽ tự động chuẩn hóa viết hoa đầu từ.
- Nhân viên sau khi thêm thành công không thể xóa.
- Số chứng minh thư của nhân viên sẽ được bắt không cho phép trùng khi thêm mới và sửa hồ sơ.
- Chế độ của nhân viên đã được duyệt ko thể xóa chỉ có thể sửa.
3. Quản lý hồ sơ nhân sự.
a) Thêm hồ sơ mới.
- Thêm trực tiếp từ màn hình danh sách nhân sự.
34FTS HRM 2013
Trang 34 of 86
- Từ màn hình danh sách nhân sự nhấn <Mới> để mở giao diện nhập thông tin nhân viên mới.
- 3 Mục quan trọng :
o Thông tin chung.
o Hợp đồng – chức vụ - cấp bậc.
o Tình trạng – địa chỉ - TT liên lạc.
Là những thông tin quan trọng và cần được nhập đầy đủ khi tạo một bộ hồ sơ nhân viên mới.
35FTS HRM 2013
Trang 35 of 86
36FTS HRM 2013
Trang 36 of 86
Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong 3 mục trên bạn nhấn <Lưu> để sau đó có thể nhập tiếp các mục thông tin còn lại.
b) Cập nhật thông tin hồ sơ đã có.
Có 2 cách để nhập thông tin nhân viên.
- Cách thứ nhất nhấn đúp 2 lần vào dòng chứa thông tin nhân viên trên danh sách nhân viên để mở giao diện cập nhật giống với giao diện thêm hồ sơ nhân viên.
- Cách thứ hai là cập nhật đơn từng mục vào hồ sơ nhân viên .
o Giao diện cách 2.
37FTS HRM 2013
Trang 37 of 86
- Cả 2 cách trên đều có thao tác tương tự nhau, khác nhau về giao diện mở. Chi tiết cụ thể thao tác trên từng mục cách 2 như sau.
Danh sách chỉ mục trong bộ hồ sơ nhân viên.
(1) Thông tin chính.
- Bao gồm thông tin tên tuổi, thành phần gia đình, thông tin liên lạc, thông tin tài khoản sổ bảo hiểm xã hội.
38FTS HRM 2013
Trang 38 of 86
(2) Thông tin thành phần gia đình.
- Kê khai danh sách thành viên trong gia đình. Những thông tin này được sử dụng khi kê khai danh sách người phụ thuộc hưởng giảm trừ thuế thu nhập cá nhân.
39FTS HRM 2013
Trang 39 of 86
(3) Thông tin địa chỉ.
- Chọn loại địa chỉ muốn lưu sau đó chọn theo thứ tự Tỉnh/Tp - > Quận/Huyện -> Xã/Phường -> Xóm . Chọn Tỉnh xong danh sách Huyện sẽ tự động lọc theo Tỉnh . Chọn Huyện xong danh sách Xã hiện ra sẽ lọc theo Huyện vừa chọn.
- Nhấn mũi tên sang trái, phải để xem các loại địa chỉ đã lưu.
(4) Thông tin hợp đồng lao động.
- Sau khi có thêm phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới thì bạn tạo mới 1 dòng và chọn các thông tin tương ứng. Hợp đồng có <từ ngày> gần nhất sẽ được hiển thị trong danh sách nhân viên.
40FTS HRM 2013
Trang 40 of 86
- Nhấn nút <In> để in ra bản hợp đồng tại dòng đã chọn.
Chọn mẫu phiếu muốn in từ danh sách sau đó nhấn nút in để in hợp đồng ra giấy, nhấn nút xem để xem trước khi in.
41FTS HRM 2013
Trang 41 of 86
(5) Quản lý trạng thái làm việc của nhân viên.
- Danh sách trạng thái nhân viên được khai trong <danh mục tình trạng nhân viên> đặt trong Menu quản trị.
42FTS HRM 2013
Trang 42 of 86
- Nhân viên sai khi chuyển trạng thái sẽ phải thêm 1 dòng mới và trong danh mục trạng thái. Lưu ý là nhập ngày hiệu lực , ngày quyết định chính xác.
- Nhấn nút <in> để in quyết định thôi việc.
43FTS HRM 2013
Trang 43 of 86
Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa mẫu phiếu cho phù hợp yêu cầu, cũng có thể tạo ra nhiều mẫu phiếu khác nhau.
44FTS HRM 2013
Trang 44 of 86
(6) Điều chuyển vị trí thay đổi chức vụ, cấp bậc.
- Giao diện này thực hiện kê khai, lưu lại những thông tin cấp bậc , hệ số lương, nghề nghiệp của nhân viên .
45FTS HRM 2013
Trang 45 of 86
- Tối thiểu mỗi nhân viên phải có 1 dòng lưu thông tin phòng ban, chức vụ, hệ số lương. Trong quá trình công các có điều chuyển đơn vị, thăng giảm chức vụ , nâng bậc hệ số lương đều phải khai báo đầy đủ trên màn hình này. Thông tin chức vụ ,hệ số hiện tại của nhân viên sẽ căn cứ vào cột <Từ ngày> và sẽ lấy ngày nhỏ hơn gần nhất với ngày hiện tại.
- Đối với đơn vị áp dụng tính hệ số lương bảo hiểm theo nhóm bậc sẽ phải khai báo nhóm lương, hệ số trước sau đó sẽ tự động tính ra hệ số lương.
(7) Quản lý quá trình công tác.
- Khi thay đổi đơn vị công tác của nhân viên cần khai báo thêm dòng vào giao diện quá trình công tác.
(8) Thông tin xin nghỉ chế độ.
46FTS HRM 2013
Trang 46 of 86
- Mọi thông tin về chế độ(bà bầu, thai sản, con nhỏ,..) , các lý do nghỉ ( nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương …) đã đăng ký sẽ được hiển thị trên giao diện Quản lý thông tin xin nghỉ , chế độ.
- Màn hình này chỉ để xem còn khai báo trên giao diện :
(9) Thông tin tài khoản ngân hàng.
- Lưu thông tin về những tài khoản ngân hàng của nhân viên. Tài khoản này có thể được dùng trong phần in lệch chuyển khoản ngân hàng.
(10) Thông tin Đảng Đoàn.
- Lưu thông tin Đảng Đoàn, quân sự.
47FTS HRM 2013
Trang 47 of 86
(11) Thông tin Khen thưởng, kỷ luật.
- Lưu lại những quyết định khen thưởng, kỷ luật đã thi hành với nhân viên . Thông tin này có thể được dùng để in ra quyết định.
48FTS HRM 2013
Trang 48 of 86
(12) Quá trình đào tạo.
- Quản lý thông tin đào tạo cho phép lưu lại lịch sử về những đợt đào tạo mà nhân viên đã tham gia .
49FTS HRM 2013
Trang 49 of 86
(13) Thông tin bằng cấp , chứng chỉ.
- Lưu lại thông tin về những bằng cấp , chứng chỉ mà nhân viên đã có. Những thông tin này được dùng để lập báo cáo.
(14) Thông tin ngoại ngữ, Kỹ năng.
- Lưu lại thông tin về kỹ năng đặc biệt của từng nhân viên giúp nhà quản lý nhanh chóng dễ dàng tìm ra vị trí phù hợp khi cần thiết.
50FTS HRM 2013
Trang 50 of 86
(15) Thông tin sức khỏe.
- Lưu lại thông tin về sức khỏe của nhân viên qua những đợt kiểm tra sức khỏe . Thông tin này dùng để tổng hợp báo cáo.
(16) Thông tin khác.
- Khai báo thông tin về hệ số bảo hiểm, đoàn phí phục vụ phần tính lương.
51FTS HRM 2013
Trang 51 of 86
4. Quản lý lưu trữ hồ sơ bản cứng.
a) Thiết kế sơ đồ kho lưu trữ hồ sơ ( bản cứng ).
Tại màn hình danh mục nơi lưu trữ hồ sơ tài liệu cho phép người dùng cấu tạo giống kho lưu trữ thật. Trừ gốc cây thư mục tất cả các thư mục khác đề phải nằm trong 1 thư mục khác.
52FTS HRM 2013
Trang 52 of 86
Lưu ý : Mã nơi lưu trữ lên thiết kế đặt có tiết đầu ngữ phù hợp và lên có tham số đếm đằng trước để sắp xếp theo đúng thứ tự.
b) Cập nhật hồ sơ nhân viên vào sơ đồ.
- Hồ sơ có 2 trạng thái là : Đang lưu trữ và cho mượn.
c) Quản lý lưu trữ hồ sơ.
- Tại màn hình quản lý lưu trữ hồ sơ phần bên trái là cây thư mục biểu diễn hệ thống bên phải là danh sách những hồ sơ nằm trong cây thư mục .
- Những bộ hồ sơ đã lấy ra khỏi kho phải được chuyển trạng thái là <cho mượn> và có mầu đỏ.
53FTS HRM 2013
Trang 53 of 86
5. Quản lý thông tin xin nghỉ, đăng ký chế độ.
a) Khai báo lý do nghỉ, chế độ.
Trong phần quản lý xin nghỉ chế độ ưu tiên là nơi khai báo các lý do và chế độ mà nhân viên có thể được hưởng , đây cũng là lý do sẽ hiện ra phòng phần quản lý chấm công. Lý do thuộc chế độ nào thì sẽ đánh dấu vào cột tương ứng trên phần mềm.
- Danh sách lý do nghỉ, chế độ.
- Khai mới , sửa lý do nghỉ.
o Mục tên viết tắt là tên sẽ hiển thị trong các báo cáo liên quan đế lý do nghỉ.
o Lý do , chế độ có đánh dấu vào ô kích hoạt mới được áp dụng.
54FTS HRM 2013
Trang 54 of 86
o Lý do được đánh dấu thuộc chế độ ưu tiên mới được nhập giờ làm ưu tiên.
b) Quản lý, tìm kiếm thông tin nghỉ, chế độ của nhân viên.
Thông tin xin nghỉ trên danh sách được lọc theo thời gian nhập vào. Có 2 cách lọc, lọc theo thời gian khai báo lý do nghỉ hoặc lọc theo thời gian áp dụng lý do chế độ của nhân viên.
Sau khi hiện danh sách có thể kích chọn phòng ban theo cây tổ chức để lọc.
Nhấn đúp vào dòng trên danh sách để xem hoặc sửa thông tin xin nghỉ, chế độ.
c) Đăng ký lý do nghỉ, chế độ.
55FTS HRM 2013
Trang 55 of 86
- Từ danh sách quản lý xin nghỉ chế độ ưu tiên nhấn nút <<Mới>> để khai báo lý do nghỉ , chế độ cho nhân viên hoặc cả phòng ban.
- Nếu là lý do nghỉ, chế độ ưu tiên thì sẽ hiện bảng giờ làm và cho phép đăng ký nghỉ một ca hoặc nửa ca trong ngày.
6. Xem báo cáo
Các báo cáo chính:
- Sơ yếu lý lịch nhân viên.
- Danh sách nhân viên.
- Báo cáo chi tiết từng nhân viên.
- Báo cáo danh sách nhân viên theo chức vụ.
- Báo cáo tuyển dụng .
- Báo cáo danh sách đủ điều kiện tham gia khám sức khỏe nhập ngũ.
- Báo cáo danh sách nhân viên nghỉ chế độ.
- Báo cáo danh sách nhân viên nghỉ việc.
- Báo cáo nhân viên theo độ tuổi.
- Báo cáo thống kê tình hình lao động.
- ……
56FTS HRM 2013
Trang 56 of 86
Lưu ý : Mẫu báo cáo liên tục được cập nhật và có thể thiết kế theo yêu cầu khách hàng.
Tham khảo thêm chức năng xem báo cáo I.E để biết cách thao tác chi tiết.
C. Quản lý chấm công.
1. Thông số hệ thống.
Khai báo thông số chấm công dùng cho module chấm công.
- Số phút tối thiểu giữa 2 lần nhập : là khoảng thời gian tối thiểu được phép nhận thông tin quẹt thẻ, vân tay của nhân viên giữa hai lần liên tiếp.
- Số phút tăng ca được cộng thêm giờ : là số phút nhân viên làm thêm ngoài giờ nếu thời gian tăng ca lớn hơn thì sẽ được công thêm thời gian được tăng thêm vào thời gian tăng ca của nhân viên trong ca đó. Nếu thời gian tăng ca lớn hơn n lần thời gian tăng ca được cộng thêm giờ thì thời gian được cộng thêm sẽ nhân thêm n lần.
- Số phút cộng thời gian vào, thời gian ra, số phút trừ thời gian vào , thời gian ra là khoản thời gian chênh lệch dùng trong tính công đặc thù.
- Số phút chênh lệch cho phép là khoảng thời gian thiếu được phép nếu nhân viên chưa đủ thời gian làm tăng ca để được cộng thêm giờ. VD nếu Số phút tăng ca được cộng thêm giờ là 210 phút , số phút chệnh lệch cho phép là 10 phút thì thời gian tăng ca thực tế được cộng thêm giờ = 210 phút – 10 phút = 200 phút.
57FTS HRM 2013
Trang 57 of 86
- Số thập phân trong báo cáo tháng là số chữ số thập phân được làm tròn trong báo cáo tháng.
- Hiện lý do, chế độ trong báo cáo tháng : nếu được chọn thì sẽ hiện thêm cộng chế độ trong phần báo cáo chấm công tháng.
- Hưởng giờ chế độ vào buổi sáng : đối với những nhân viên được hưởng chế độ ưu tiên thì thời gian được hưởng mặc định sẽ vào buổi sáng, nếu khộng chọn thì mặc định là buổi chiều.
- Tính công theo thời gian quẹt đầu và cuối buổi : là lựa chọn cho phép phần tính thời gian làm việc tăng ca, chỉ dựa vào thời gian quẹt đầu và cuối buổi.
Các danh mục cần khai báo bao gồm:
- Danh mục lý do nghỉ chế độ.( khai báo các lý do sẽ hiện trên phần mềm).
- Danh mục ngày nghỉ lễ.
- Danh mục khai báo ca làm việc.
2. Khái quát nghiệp vụ.
- Module quản lý chấm công thực hiện quản lý thời gian làm việc, công điểm của nhân viên. Module cho phép kết nối tới hầu hết các thiết bị chấm công hiện có trên thị trường. Thực hiện lấy tự động thông tin thời gian chấm công của nhân viên sau đó dựa vào khung giờ ca làm việc và chế độ đã khai của nhân viên đó sau đó tính ra thời gian làm việc, công, thời gian tăng ca, thời gian đi sớm về muộn và thời gian ra ngoài giữa giờ của nhân viên. Ngoài ra module chấm công còn cho phép lập kế hoạch tăng ca, bù giờ hành chính, thưởng giờ làm cho từng phòng bàn tổ đội thậm chí tới từng nhân viên.
- Để thao tác nghiệp vụ trên module chấm công thực hiện qua 2 bước :
o Khai báo:
Khai báo, kết nối thiết bị chấm công, khai báo, nhập mã vân tay.
Khai báo ca làm việc, kế hoạch tăng ca.
Khai báo chế độ ,đăng ký nghỉ của nhân viên, phòng ban.
o Tính công :
Đặt giờ lấy thông tin chấm công từ máy chấm công tự động.
Quản lý thời gian ra vào chế độ hàng ngày của nhân viên qua giao diện <Quản lý thời gian vào ra>.
58FTS HRM 2013
Trang 58 of 86
Tính lại công theo ngày, theo tháng khi có thay đổi chế độ .Thực hiện bù giờ hành chính, thêm giờ tăng ca, thưởng giờ cho những trường hợp đặc biệt.
o Xem báo cáo công.
3. Khai báo, quản lý thiết bị chấm công.
a) Quản lý thiết bị.
Từ module quản lý chấm công kích vào <quản lý thiết bị chấm công> hiện màn hình <Quản lý thiết bị>
Trên màn hình quản lý thiết bị cho phép người dùng thực hiện những nghiệp vụ sau :
- Khai báo các thiết bị chấm công đã kết nối mạng cùng dải mạng với máy tính cài phần mềm.
- Kiểm tra kết nối tới các thiết bị. - Lấy dữ liệu chấm công từ thiết bị về csdl ( cơ sở dữ liệu lưu trên máy chủ ) đồng thời
tự động tính toán thời gian làm việc cho công nhân. - Quản lý thông tin vân tay, mã thẻ của nhân viên, cập nhật thông tin vân tay vào csdl
cũng nhưng đẩy thông tin vân tay từ csdl xuống những máy chấm công được chọn.
59FTS HRM 2013
Trang 59 of 86
b) Khai báo thiết bị chấm công.
Từ màn hình <Quản lý thiết bị> ở trên nhấn <<Mới>> để thực hiện khai báo thiết bị chấm công mới, nhấn <<Sửa>> để sửa thông tin thiết bị đã khai.
Tại màn hình khai báo thiết bị chấm công có 3 cách để kết nối phần mềm tới máy chấm công .
- Cách thứ nhất là kết nối qua cổng COM . - Cách thứ hai là kết nối qua Domain. - Cách thứ ba là kết nối qua đường mạng Lan thông qua IP.
Để kết nối tới máy chấm công qua mạng Lan thứ nhất máy chấm công đã phải khai báo địa chỉ IP cùng đường mạng và ping thông mạng. Sau khi máy ping thông thì nhập thông tin máy chấm công bao gồm Mã, tên thiết bị ( tự đặt ) Kiểu kết lối chọn LAN, nhập địa chỉ IP đã khai cho máy chấm công. Cổng điền : 4370.
Kết thúc nhấn lưu. Để kiểm tra tình trạng kết nối nhấn nút kết nối , trạng thái của máy sẽ được trông báo . Nếu thông báo kết nối thành công thi ta đã hoàn tất khâu khai báo cho máy chấm công này.
60FTS HRM 2013
Trang 60 of 86
c) Quản lý thông tin vân tay, mã thẻ quẹt.
Từ màn hình <quản lý thiết bị> .Nhấn nút <Cập nhật thông tin nhân viên> mở ra màn hình <Quản lý thông tin vân tay>
61FTS HRM 2013
Trang 61 of 86
Tại màn hình quản lý thông tin vân tay có thể thực hiện nghiệp vụ lấy thông tin vân tay , mã thẻ từ máy chấm công lưu vào csdl và ngược lại đẩy thông tin về mã vân tay từ csdl xuống các máy chấm công được chọn. Chi tiết thao tác như sau:
- Danh sách công nhân hiện thị trên giao diện dược lọc theo thời gian vào làm tại công ty . Từ danh sách này cho phép ta dễ dàng kiểm soát được số vân tay, mã thẻ quẹt đã lưu trong csdl của từng nhân viên.
- Quy trình đẩy thông tin vân tay, thẻ quẹt của nhân viên từ csdl xuống máy chấm công :
o Sau khi chọn những nhân viên muốn đẩy thông tin xuống máy chấm công thông qua cột chọn bên phải ngoài cùng danh sách ta sẽ chọn những máy chấm công sẽ nhận thông tin từ danh sách máy phía bên dưới rồi nhấn nút “Cập nhật thông tin NV vào MCC” để thực hiện đẩy thông tin xuống máy.
- Quy trình lấy thông tin nhân viên từ máy chấm công đẩy lên csdl . o Khi có nhân viên mới vào làm cần lưu thông tin vân tay của nhân viên ta tiến
hành thông qua hai bước . Đầu tiên thêm hồ sơ nhân viên mới vào phần mềm sau đó đẩy thông tin nhân viên mới xuống máy mà nhân viên đó sẽ lấy vân tay. Bước 2 chọn máy chấm công đã lấy thông tin vân tay thành công và có kết nối sau đó nhấn nút “Đồng bộ t.tin vân tay vào csdl”. Lúc này tất cả thông tin vân tay trong máy của những nhân viên được trọn trên danh sách sẽ được đồng bộ vào csdl.
- Quy trình phân quyền quản lý cho nhân viên .
62FTS HRM 2013
Trang 62 of 86
o Tại danh sách nhân viên đang hiển thị nhấn nút “Sửa thông tin NV” rồi chọn nhân viên được cấp quyền quản lý bằng cách tích vào cột quản lý , sau đó nhấn nút “Khóa bảng và Lưu sửa đổi”.
o Lưu thành công thì chọn những những nhân viên đã sửa thông tin sau đó đồng bộ xuống máy chấm công như quy trình đẩy thông tin nhân viên xuống máy chấm công ở trên.
d) Lấy dữ liệu chấm công.
Từ màn hình <quản lý thiết bị> .
Có 2 cách lấy dữ liệu chấm công :
- Cách thứ nhất là lấy từng máy bằng cách nhấn đúp 2 lần vào 1 dòng chứa thông tin máy chấm công trong danh sách sau đó nhấn nút “ Lấy dữ liệu chấm công “ dữ liệu chấm công sẽ được tải về csdl.
63FTS HRM 2013
Trang 63 of 86
- Cách thứ 2 là lấy dữ liệu chấm công từ tất cả các máy trong danh sách. Từ màn hình <quản lý thiết bị> .Nhấn nút <Lấy giữ liệu chấm công> Máy tính sẽ tự động lấy toàn bộ thông tin chấm công từ những máy có trong danh sách trên giao diện quản lý thiết bị. Kết quả việc lấy công sẽ hiện trên cột <trạng thái kết nối>.
Lưu ý: Việc lấy dữ liệu chấm công sẽ đồng thời tính toán công của ngày đang lấy và ngày trước đó nếu lần lấy này là lần đầu tiên. Trong trường hợp ngày lấy là ngày đầu tuần thì sẽ thực hiện lấy đồng thời ngày nghỉ và ngày cuối tuần trước. Quá trình này diễn ra nhanh hay chậm phụ thuộc vào số lượng máy chấm công, tốc độ mạng và số lượng nhân viên , phòng ban trong công ty. Trung bình với 1800 nhân viên trong 60 phòng ban quẹt trên 15 máy sẽ mất khoảng 10 -> 13 phút cho 1 lần lấy công + tính toán thời gian làm việc.
4. Khai báo quản lý thời gian ca làm việc.
Từ Module Quản lý chấm công click vào menu <Khai báo ca làm việc>.
64FTS HRM 2013
Trang 64 of 86
Màn hình khai báo ca làm việc cho phép khai báo theo từng phòng ban với khung giờ làm, số ca, số buổi khác nhau. Nhấn <Mới> để khai báo ca làm việc mới với phòng ban tương ứng. Nhấn <Sửa> để thay đổi thông tin ca làm việc.
5. Khai báo quản lý chế độ của nhân viên.
65FTS HRM 2013
Trang 65 of 86
Nghiệp vụ này đã được hướng dẫn chi tiết trong module Quản lý hồ sơ nhân viên/ Quản lý thông tin đăng ký nghỉ, chế độ.
Những thông tin đã đăng ký trong phần quản lý chế độ sẽ được áp dụng trong phần chấm công.
6. Quản lý thời gian vào ra.
Từ menu trong module quản lý chấm công click vào menu <Quản lý thời gian vào ra>.
Màn hình quản lý thời gian vào ra như sau:
Từ màn hình này cho phép thao tác các nghiệp vụ sau :
- Xem giờ quẹt, thời gian làm việc, chế độ đang được hưởng, thời gian tăng ca, thời gian đi sớm về muộn, công nhật theo từng ngày làm việc.
o Thao tác: chọn kỳ số liệu, chọn ngày sau đó nhấn nút <Xem>.
- Xem thời gian quẹt cả tháng của 1 nhân viên .
o Thao tác: chọn nhân viên muốn xem, nhấn nút <Chi tiết> màn hình cho phép xem thông tin chấm công cả tháng của nhân viên sẽ hiện ra hoặc mở từ menu <Chi tiết vào ra>
66FTS HRM 2013
Trang 66 of 86
a) Điều chỉnh thời gian bù giờ hành chính.
o Trong trường hợp thời gian làm việc thực tế của nhân viên nhiều hơn thời gian quẹt thẻ . VD: như nhân viên đi công tác làm bên ngoài không quẹt thẻ được , hoặc công nhân vì lý do khách quan khi về ko quẹt thẻ …. Những trường hợp trên máy tính sẽ tính thời gian làm việc theo thời gian quẹt và ít hơn thời gian thực tế lúc này ta sẽ sử dụng tính năng <Sửa T.g bù giờ HC> khoảng mày đỏ trên ảnh. Từ giao diện <Quản lý thời gian vào ra> nhấn nút bù giờ hành chính. Cột <T.g bù giờ HC> sẽ mở cho phép bạn nhập thời gian được bù giờ HC vào, thời gian bù giờ HC sẽ là thời gian được cộng thêm vào thời gian làm
67FTS HRM 2013
Trang 67 of 86
việc . Sau khi sửa , thêm thời gian bù giờ HC nhấn nút <Lưu T.g bù giờ HC> để kết thúc.Cửa sổ thông báo sẽ hiện ra nếu thành công lúc này trong báo cáo chấm công tháng thời gian làm việc của những nhân viên được sửa sẽ công thêm khoảng thời gian bù giờ vào thời gian chấm công.
b) Điều chỉnh T.g tăng ca.
o Trong trường hợp thời gian chấm công của nhân viên sau thời gian làm việc không hợp lý lúc này thời gian tăng ca nhiều hơn hoặc ít hơn thực tế người quản lý có thể điều chỉnh thời gian tăng ca bằng cách nhấn vào nút <Điều chỉnh T.g TC> khoang màu xanh trong ảnh để nhập thời gian tăng ca chuẩn sau đó nhấn <Lưu T.g TC điều chỉnh> . Thời gian tăng ca điểu chỉnh là thời gian tăng ca của nhân viên được hưởng. Nếu thời gian tăng ca điều chỉnh bằng 0 thì sẽ tự động lấy thời gian tăng ca chấm công để đưa vào bảng chấm công tháng ngược lại nếu khác 0 thì thời gian tăng ca điều chỉnh sẽ được lấy vào bảng chấm công tháng.
- Lưu ý:
Để hủy hoặc sửa lại thời gian bù giờ đã nhập thao tác tương tự như thêm mới, nhập 0 vào ổ đã sửa để hủy bỏ.
Thời gian nhập có thể là số âm hoặc dương. Nếu âm tức là giảm giờ làm nếu dương là tăng giờ làm hành chính.
Phải lưu dữ liệu trước khi thêm T.g bù giờ HC và điều chỉnh T.g TC
7. Xem báo cáo
Các báo cáo chính:
- Danh sách bảng mã chấm công nhân viên.
- Danh sách nhân viên nghỉ không lý do.
- Báo cáo danh sách nhân viên quên quẹt.
- Báo cáo danh sách nhân viên quên quẹt hoặc không quẹt.
- Báo cáo chi tiết vào ra.
- Báo cáo danh sách đi muộn.
- Báo cáo danh sách về sơm.
- Báo cáo danh sách nhân viên nghỉ làm.
- Báo cáo danh sách nhân viên đi làm.
68FTS HRM 2013
Trang 68 of 86
- Báo cáo chấm công tháng.
- Báo cáo lũy kế tăng ca.
- Báo cáo tháng chi tiết vào ra.
- ……
Tham khảo thêm chức năng xem báo cáo I.E để biết cách thao tác chi tiết.
69FTS HRM 2013
Trang 69 of 86
D. Quản lý bảo hiểm
1. Khái quát nghiệp vụ.
Phần mềm hỗ trợ người dùng quản lý danh sách tham gia BHXH BHYT BHTN,chi tiết mức đóng bảo hiểm, in mẫu tờ khai A01,A02,D02,C70a… tự động theo mẫu chuẩn của bộ nội vụ.
Một số khái niệm thường dùng trong BH:
- Đợt kê khai : thường là theo tháng với thời gian bắt đầu từ ngày 16 tháng trước tới ngày 15 của tháng muốn kê khai lên cơ quan bảo hiểm.
- Nghiệp vụ phát sinh cần kê khai trên D02-TS gồm 4 nghiệp vụ chính :
o Khai tăng lao động,
o Khai giảm lao động,
o Điều chỉnh tăng mức đóng,
o Điều chỉnh giảm mức đóng của lao động.
- Quy tắc chung: Tại mỗi đợt kê khai với mỗi cá nhân chỉ được phép đăng ký 1 trong những nghiệp vụ trên. Thứ tự phát sinh phải tuân theo quy luật sau.
o Tăng mới khi người lao động đăng ký tham gia bảo hiểm lần đầu tiên tại đơn vị.
o Điều chỉnh tăng hoặc giảm khi người lao động đã và đang tham gia đóng bảo hiểm tại đơn vị mà có mức đóng thay đổi.
o Giảm khi mà người lao động đã và đang đóng bảo hiểm tại đơn vị mà có quyết định thôi việc hoặc nghỉ thai sản.
o Tăng lại khi mà người lao động đã từng tham gia bảo hiểm tại đơn vị và hiện đang ở trạng thái giảm có nhu cầu tham gia bảo hiểm lại.
2. Tạo đợt kê khai bảo hiểm.
70FTS HRM 2013
Trang 70 of 86
Từ màn hình <Khai báo đợt kê khai bảo hiểm> ở trên nhấn <<Mới>> để thực hiện khai báo đợt bảo hiểm mới, nhấn <<Sửa>> để sửa thông tin đợt đã khai.
- Lưu ý:
Để tạo được đợt mới bạn phải đảm bảo các đợt trước đó đã được chọn là kết thúc.
Thời gian đến ngày của mỗi đợt là điều kiện để lọc danh sách nhân viên có trạng thái đang làm việc tại thời điểm đó.
71FTS HRM 2013
Trang 71 of 86
3. Bảng kê khai chi tiết bảo hiểm.
Tại màn hình <<Bảng kê khai chi tiết bảo hiểm>> khung cây bên trái hiện thị các đợt bảo hiểm đã kê khai. Khung bên phải hiển thị chi tiết thông tin người lao động nhóm theo loại phát sinh và lý do phát sinh nghiệp vụ tăng giảm của từng đợt.
Sau khi nhấn chọn vào đợt đang có trạng thái chưa kết thúc trên cây bên trái các nút bấm chức năng trên khung bên trên sẽ hiện sáng có thể sử dụng cho phép thực hiện nghiệp vụ kê khai tương ứng như sau:
a) Tăng mới.
Hiện dang sách nhân viên với mức lương bảo hiểm, tình trạng tham gia của 3 loại BHXH,BHYT,BHTN, chức danh… lọc theo trạng thái đang làm việc có hợp đồng lao động chính thức và chưa có tên trong danh sách đã khai báo trong những đợt trước.
72FTS HRM 2013
Trang 72 of 86
Tại màn hình <<Chọn nhân viên phát sinh tăng>> bạn có thể chọn nhân viên muốn khai tăng bằng cách kích chọn vào cột đầu tiên (một lần có thể chọn nhiều nhân viên và lọc theo những tiêu chí hiển thị trên giao diện). Đối với đơn vị có số lượng nhân viên đủ điều kiện lớn có thể sử dụng cách chọn tất cả hoặc chọn những nhân viên đang hiển thị trên giao diện sau khi đã lọc theo điều kiện. Trên danh sách nhân viên đủ điều hiện bạn có thể chọn lý do phát sinh cho từng cá nhân. Tại danh sách này bạn có thể chọn đóng từng loại bảo hiểm XH, YT, TN bằng cách kích vào cột tương ứng của nhân viên tương ứng (mặc định là đóng đủ cả 3). Cột hệ số lương sẽ được lấy từ màn hình điều chuyển vị trí thay đổi chức vụ, cấp bậc- hệ số lương.
73FTS HRM 2013
Trang 73 of 86
Có hai cách tính ra mức lương tham gia bảo hiểm:
- Đối với đơn vị sử dụng hệ số lương thì cần nhập mức lương tối thiểu tại màn hình khai báo mức lương cơ bản (Module Tiền lương->Danh mục-> Khai báo lương cơ bản) như hình dưới. Loại lương là lương bảo hiểm chế độ và áp dụng theo ngày hiệu lực.
- Đối với đơn vị sử dụng cách nhập thẳng số tiền tham gia bảo hiểm của từng người thì nhập vào cột số tiền tham gia BH (tô màu vàng) trên màn hình thông tin phòng ban chức vụ ở trên.
- Số tiền tham gia sẽ được sử dụng để mức đóng bảo hiểm cho đến khi có khai báo điều chỉnh đối với mỗi cá nhân.
74FTS HRM 2013
Trang 74 of 86
- Để nhập số sổ BHXH, nơi đóng, ngày tham gia bạn nhập một lần cho mỗi ngừoi tại màn hình thông tin chính (Module Nhân sự-> Danh sách nhân viên-> phải chuột vào một nhân viên).
- Lưu ý:
Để có thông tin về số nhân viên tham gia, mức đóng, số sổ BHXH bạn cần chuẩn hóa trong hồ sơ nhân viên trước khi kê khai bảo hiểm để tích kiệm thời gian rà soát sửa đổi.
Danh sách nhân viên sau khi chọn nhấn đồng ý sẽ tự động lưu vào đợt vừa chọn.
Chọn nhân viên cần in tờ khai nhấn nút <<In tờ khai>>để in ra tờ khai A01 tự động.
b) Tăng lại
Tương tự việc nhấn nút tăng mới, nút <<Tăng lại>> sẽ hiện ra màn hình chọn với danh sách nhân viên hiện lên đã được lọc theo điều kiện đã từng tham gia bảo hiểm tai công ty và đang có trạng thái giảm. Mẹo nhỏ bạn có thể dùng cột lý do chế độ để lọc ra những người có
75FTS HRM 2013
Trang 75 of 86
chế độ thai sản hoặc có trạng thái đã nghỉ việc tại cột trạng thái làm việc. Về mức lương tham gia sẽ được lấy tự động tương tự như cách đã chình bày chi tiết trong mục <<Tăng mới>>
c) Giảm lao động
Tương tự việc nhấn nút tăng mới, nút <<Lao động>> trong nhóm Giảm sẽ hiện ra màn hình chọn với danh sách nhân viên hiện lên đã được lọc theo điều kiện có trạng thái đang đóng. Mẹo nhỏ bạn có thể dùng cột lý do chế độ để lọc ra những người có chế độ thai sản hoặc có trạng thái đã nghỉ việc tại cột trạng thái làm việc. Về mức lương tham gia sẽ được lấy tự động tương tự như cách đã chình bày chi tiết trong mục <<Tăng mới>>
d) Tăng mức đóng
Tương tự việc nhấn nút tăng mới, nút <<Tăng>> trong nhóm điều chỉnh mức đóng sẽ hiện ra màn hình chọn với danh sách nhân viên hiện lên đã được lọc theo điều kiện có trạng thái đang đóng, về mức lương tham gia sẽ được lấy tự động tương tự như cách đã chình bày chi tiết trong mục <<Tăng mới>>. Tiện ích tại màn hình này là ô check chọn những nhân viên có sự điều chỉnh về lương. Khi bạn kích vào ô này thì phần mềm sẽ tự động tính mức lương đóng bảo hiểm tại thời điểm hiện tại và so sánh với mức đóng đã khai trước đó để chọn những người có mức lương cao hơn trước đó. Để có thể lọc được bạn cần khai báo hệ số đóng hoặc mức lương đóng của nhân viên có điều chỉnh tại hồ sơ nhân sự hoặc khai báo nâng mức lương cơ bản tại màn hình khai báo mức lương cơ bản ( Module tiền lương->Danh mục->).
e) Giảm mức đóng
Tương tự nút tăng mức đóng nhưng khi chọn vào nút lọc những người có sự điều chỉnh về lương sẽ tự động chọn ra nhưng người có mức lương hiện tại nhỏ hơn mức lương đã đóng.
f) Xóa, sửa thông tin người lao động đã đăng ký
Để xóa hoặc sửa thông tin cụ thể về một cá nhân bạn cần chọn vào đợt chưa kết thúc. Nhấn đúp vào dòng cần sửa đổi để mở màn hình chi tiết sau đó sửa đổi xóa rồi nhấn lưu lại.
76FTS HRM 2013
Trang 76 of 86
4. Quản lý thông tin quân số tham gia bảo hiểm.
77FTS HRM 2013
Trang 77 of 86
a) Khái quát nghiệp vụ:
Màn hình Quản lý bảo hiểm theo thời gian sẽ hiển thị toàn bộ danh sách nhân viên theo trạng thái đang làm việc và thống kê tự động quân số tham gia bảo hiểm quân số chưa tham gia thống kê theo đợt và trạng thái làm việc. Sau khi thay đổi trạng thái và kỳ bảo hiểm nhấn nút xem để thực hiện lọc.
Nhấn phải chuột vào một dòng để xem thêm thông tin như hình trên.
Để cập nhật quá trình tham gia bảo hiểm của nhân viên trước khi vào công ty chọn <<Quá trình công tác>>.
Để xem chi tiết diễn biến lịch sử tham gia bảo hiểm chọn <<Lịch sử tham gia bảo hiểm>>.
78FTS HRM 2013
Trang 78 of 86
Từ màn hình trên có thể in ra bảng quá trình tham gia bảo hiểm.
In ra tờ khai A01.
79FTS HRM 2013
Trang 79 of 86
5. Quản lý chi tiết mức đóng bảo hiểm của công ty và người lao động.
80FTS HRM 2013
Trang 80 of 86
a) Khái quát nghiệp vụ
Căn cứ và dữ liệu mức lương tham gia bảo hiểm và số loại bảo hiểm tham gia( BHXH, BHYT, BHTN) trong phần <<bảng kê khai chi tiết bảo hiểm theo đợt>> mức đóng của người lao động và công ty trong <<bảng tổng hợp mức đóng bảo hiểm>> sẽ được tự động tính toán theo tỷ lệ đóng của năm xem báo báo. Bảng tỷ lệ này được khai trong danh mục <<Khai báo tỷ lệ BHXH,BHYT,BHTN,PCĐ>> Module Tiền lương như hình vẽ.
81FTS HRM 2013
Trang 81 of 86
b) Các bước thực hiện.
Để xem tính toán chọn tháng muốn tính nhấn <<Xem>> sau đó nhấn <<Tính BH>>. Để in ra bảng tổng hợp vào mục báo cáo chọn in BẢNG TỔNG HỢP MỨC LƯƠNG ĐÓNG BHXH
6. Khai báo đăng ký chế độ ốm đau thai sản, nghỉ dưỡng sức.
a) Khái quát nghiệp vụ
Thực hiện nghiệp vụ khai báo đăng ký chế độ và tính toán số tiền được nhận của người lao động căn cứ và mức đóng và loại chế độ theo công thức động.
Sau khi khai báo hỗ trợ in ra báo cáo C70a-TS theo mẫu chuẩn để nộp cho cơ quan bảo hiểm.
Quản lý trạng thái đã thanh toán nhận tiền của người lao động.
b) Các bước thực hiện.
Màn hình danh sách chế độ đã đăng ký.
Các bước đăng ký độ bảo hiểm như hình sau.
82FTS HRM 2013
Trang 82 of 86
Để đăng ký mới nhấn vào [1] để mở màn hình đăng ký. Nhấn vào [2] để chọn nhân viên cần đăng ký. Nhấn vào [3,4,5] để chọn chế độ cần đăng ký. Nhấn vòa [6,7,8] để nhập thời gian đăng ký, số ngày hưởng sẽ tự động tính. Cuối cùng nhấn vào [9] để tự động tính toán ra số tiền người lao động sẽ được hưởng.
Tiện ích : bạn có thể nhấn nút lịch sử đóng để xem chi tiết lịch sử tham gia bảo hiểm của người lao động.
- Lưu ý:
Để có thông tin về mức đóng của người lao động trong chế độ thai sản thì người lao động phải được kê khai ít nhất một năm tính từ thời điểm đăng ký trong <<Bảng kê khai chi tiết bảo hiểm theo đợt>>.
Để khai báo danh mục loại chế độ và danh mục tình trạng từ Module Bảo hiểm -> Danh mục.
Sau khi khai báo đăng ký chế độ có thể in ngay ra báo cáo C70s-TS để nộp.
7. Báo cáo
83FTS HRM 2013
Trang 83 of 86
a) Cách in ra tờ khai đăng ký tham gia bảo hiểm A01-TS.
Có 3 cách có thể in ra mẫu A01-TS.
Cách 1: Từ module Bảo hiểm-> Báo cáo-> In tờ khai tham gia BHXH,BHYT.
84FTS HRM 2013
Trang 84 of 86
Tại màn hình báo cáo trên bạn có thể chọn theo 3 tiêu chí.
Thứ nhất chọn theo đợt kê khai bảo hiểm: phần mềm sẽ lọc trong đợt được chọn có những ai có phát sinh mới sẽ tự động in hết ra tờ khai A01-TS.
Thứ hai nếu chọn cây tổ chức : Phần mềm sẽ in ra tất cả người lao động trong cây tổ chức đã chọn.
Thứ ba nếu chọn nhân viên: thì phần mềm sẽ in ra những nhân viên được chọn.
(Để chọn nhấn các nút mũi tên tương ứng [3]).
Cách 2:
85FTS HRM 2013
Trang 85 of 86
Từ màn hình chọn danh sách nhân viên phát sinh tăng ( Nhấn nút <<Tăng mới>> trong <<bảng kê khai chi tiết bảo hiểm>>) [1] Chọn nhân viên muốn in tờ khai, [2] nhấn nút in để in ra tờ khai.
Cách 3:
Từ màn hình quản lý thông tin bảo hiểm [1]. Chọn nhân viên muốn in tờ khai [2] nhấn phải chuột chọn <<Lịch sử tham gia bảo hiểm>> màn hinh quá trình tham gia bảo hiểm hiện lên nhấn [3] nút in tờ khai để in ra tờ khai của người lao động đã chọn.
b) In tờ khai D02-TS
86FTS HRM 2013
Trang 86 of 86
Từ danh sách báo cáo trong Module bảo hiểm chọn in tờ khai D02.
Chọn đợt kê khai muốn in sau đó chọn kỳ báo cáo là tháng kê khai rồi nhấn nút in để in ra tờ khai.
c) In tờ khai C70s-TS
Từ danh sách báo cáo trong Module bảo hiểm chọn in danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức.
Chọn đợt kê khai muốn in sau đó chọn kỳ báo cáo là tháng kê khai rồi nhấn nút in để in ra tờ khai.
