FRONT OFFICE - X-PERT | PT EXPERTINDO … · Web viewuntuk payment code ini dengan cara menekan ikon untuk menampilkan daftar D-CARD. Pilih D-CARD dengan cara menekan tombol . Untuk

FRONT OFFICE

User Manual

ABSTRACT

Bab Front Office akan dibahas mengenai kegiatan awal tamu melakukan reservasi hingga check out, beserta laporan-laporan terkait.Administrator

PT EXPERTINDO MULIASISTEMA

DAFTAR ISIDAFTAR ISI..............................................................................................2FRONT OFFICE........................................................................................6INCOME AUDIT........................................................................................7

1. Charge Code.................................................................................82. Payment Code.............................................................................113. D-Card Code................................................................................144. Outlet Code.................................................................................165. Meal Shift Category.....................................................................196. Menu Master...............................................................................217. Menu Outlet................................................................................228. Package Outlet............................................................................279. Point of Sale Note........................................................................3010. Cashier List.................................................................................3111. Room Type...................................................................................3312. Room Mater List..........................................................................3413. Department List..........................................................................37

MARKETING..........................................................................................391. Company Maintanance................................................................402. Sales Person................................................................................433. Package Room.............................................................................444. Market Segment List...................................................................475. Source Of Business List...............................................................496. Company Production Report........................................................51

RESERVATION.......................................................................................531. Reservation.................................................................................54

1.1 Group Reservation.................................................................56

Page 2 of 162

1.2 Individual Reservation............................................................601.3 Edit Reservation.....................................................................631.4 Mengubah Status Reservasi...................................................63

2. Room Available............................................................................633. Expected Arrival..........................................................................644. Forecasting..................................................................................655. Current Status.............................................................................66

RECEPTIONIST......................................................................................681. Guest Admin................................................................................68

1.1 Walk In Reservation & Check In.............................................701.2 Reservation Record................................................................741.5 Print Registration...................................................................771.6 Membuat Dummy atau Folio..................................................771.7 Update Folio...........................................................................781.8 Transfer Transaction Folio to Folio..........................................791.7 Folio Admin............................................................................801.8 Folio Info................................................................................821.9 Check Out..............................................................................82

2. Expected Departure....................................................................83BANQUET..............................................................................................85

1. Event List....................................................................................862. List Function Room......................................................................873. List Model Function Room...........................................................884. Banquet Event Order...................................................................905. Banquet Admin............................................................................91

5.1 Add New Banquet Reservation...............................................925.2 Mengubah Status Reservasi...................................................975.3 Update Reservation Banquet & Event Order..........................985.4 Lost......................................................................................1005.5 Membuat Folio.....................................................................1005.6 Print.....................................................................................1025.7 Built Proposal.......................................................................104

Page 3 of 162

5.8 Food & Beverage..................................................................1055.9 Change Date........................................................................107

6. Banquet Chart...........................................................................1077. Report.......................................................................................108

7.1 Banquet Monthly Report......................................................1097.2 10 Days Banquet Event.......................................................110

HOUSE KEEPING.................................................................................1111. Room Status..............................................................................1112. Update OO / OM Status.............................................................112

POINT OF SALE...................................................................................1141. Point of Sale..............................................................................114

1.1 Create Order List..................................................................1151.2 Menu List................................................................................1182.1 Void Bill................................................................................1192.2 Unsettle Bill..........................................................................120

3. Report.......................................................................................1213.1 Outlet Activity Report...........................................................121

4. Menu Engineering Report..........................................................1225. Menu Consumption Report........................................................1236. Item Sales Report......................................................................1237. Void/Unsettle Report.................................................................1248. Captain Order Report................................................................1259. Cash Summary Report..............................................................126

Maintenance.......................................................................................1281. Maintenance Catagory..............................................................1282. Maintenance Location...............................................................1303. Technician Maintenance............................................................1314. Request Maintenance................................................................1325. Maintenance Report..................................................................134

Night Audit.........................................................................................1361. Closing Cashier.........................................................................1372. Posting......................................................................................138

Page 4 of 162

3. Un-Posting.................................................................................1384. End of Day.................................................................................1395. Edit D-Card................................................................................140

Report.................................................................................................1411. Cashier Activity Report..............................................................1412. D-Card Report...........................................................................1423. City Ledger Report....................................................................1434. Guest Ledger Report.................................................................1435. Statistic Report..........................................................................1446. Company Production Report......................................................1457. Forecasting Report....................................................................1468. NA Profit List Folio Report..........................................................147

Page 5 of 162

FRONT OFFICEBab Front Office memiliki 12 materi bahasan. Materi yang akan dibahas pada bab ini berawal dari proses marketing, hingga proses checek out. Materi yang akan dibahas adalah

Page 6 of 162

INCOME AUDIT MARKETING RESERVATION

RECEPTION BANQUET HOUSEKEEPING

POS MAINTENANCE NIGHT AUDIT

REPORT

INCOME AUDIT

Pada bab Income Audit terdapat sebelas submenu yang akan dibahas, yaitu Charge Code, Payment Code, D-Card Code, Outlet Code, Meal Shift Category, Menu Master, Menu Outlet, Package Outlet, Point Of Sale, Cashier List, dan Department List.

Page 7 of 162

1. Charge CodeCharge Code merupakan sekumpulan kode charge untuk transaksi yang akan dipergunakan di FO Cashier atau outlet lainnya. Panjang charge kode tidak boleh lebih dari 4 karakter. Setiap charge code tidak boleh sama. Tidak ada aturan khusus pada pembuatan kode yang dipergunakan di FO Cashier, namun sebaiknya harus bisa dimengerti dan mewakili transaksinya. Khusus yang dipergunakan di Outlet aturannya terdiri dari 4 karakter, yang terdiri dari 2 karakter awal merupakan kode outlet, 1 karakter ke tiga merupakan Meal Shift (Breakfast, Lunch, Diner, Super, All Days),

Page 8 of 162

Income Audit

Charge Code

Payment Code

D-Card Code

Outlet Code

Meal Shift Category

Menu Master

Menu Outlet

Package Outlet

Point Of Sale

Cashier List

Department List

dan 1 karakter terakhir adalah Category (Food, Beverage, Cigarete, dan lain-lain).Setiap charge code mempunyai D-Card masing-masing, yang merupakan Summary revenue/charge dari setiap kelompok transaksi. Charge Code dapat diakses melalui menu Income Audit, lalu pilih submenu Charge Code. Berikut ini merupakan tampilan dari submenu Charge Code:

Langkah untuk membuat Charge Code:

a. Klik ikon , lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

b. Pada kolom Charge Code# isi dengan charge code yang akan dibuat.

c. Pada kolom Description isi dengan keterangan charge code

Page 9 of 162

tersebut.

d. Tentukan D-Card untuk charge code ini pada kolom Line D-Card. Klik ikon untuk menampilkan daftar D-Card (D-Card yang diinginkan harus sudah dibuat pada submenu D-Card Code).

e. Pilih D-Card dengan cara menekan tombol . Untuk mempermudah mencari D-Card, anda dapat menuliskan nomor/nama D-Card pada kolom Search. Lalu klik Refresh.

f. Klik ikon untuk melanjutkan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.g. Isi kode outlet atau FO jika untuk FO Cashier pada kolom Outlet

Chg.

h. Pada kolom ID Charge # diisi dengan ‘R’ jika untuk Room Charge , ‘L’ untuk Laundry, dan sebagainya.

i. Pada Kolom Disc Chg diberi cheklist jika charge code tersebut adalah discount charge.

j. Kolom Service Chg, Gov. Tax, Discount, dan Balancing diisi

Page 10 of 162

dengan cara menekan ikon . Service Chg : Isi kode service charge dan presentasenya. Gov. Tax # : Isi kode tax nya, dan Tuliskan prosentasenya. Balancing : Isi kode pembebanan jika ada pembulatan. Discount # : Isi kode discount dan prosentasenya (jika ada).

k. Kolom Printer Port# diisi dengan lokasi printer yang akan digunakan untuk mencetak.

l. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.

Langkah mencari data:a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search.

b. Klik ikon Refresh.

Kolom digunakan untuk menampilkan kode berdasarkan urutan Nama Kode atau Nomor Kode.

Langkah mengedit data:

a. Klik ikon pada list yang akan diedit.b. Ubah data.c. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Page 11 of 162

Langkah menghapus list:

a. Klik Ikon pada list yang akan dihapus.b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut.

c. Pilih OK jika ingin dihapus atau Cancel jika tidak.

2. Payment CodePayment Code adalah sekumpulan kode pembayaran yang akan digunakan hotel, seperti Cash Payment, Credit Card, City Ledger, dan lainnya. Payment Code ini dapat juga dibuat berdasarkan kode outletnya, seperti RSCA, merupakan kode pembayaran cash untuk outlet Room Service. Jadi dua karakter awal menunjukan kode outlet. Sama seperti charge code, setiap Payment Code harus memiliki D-Card masing-masing dan D-card tersebut sudah harus ada pada D-Card data. Payment Code dapat diakses melalui menu Income Audit, lalu pilih submenu Payment Code List. Berikut ini adalah tampilan Payment Code:

Page 12 of 162

Langkah untuk menambah Payment Code:

a. Klik ikon , lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

b. Tuliskan nomor Payment Code pada kolom Payment#.

c. Kolom Description diisi dengan keterangan Payment Kode.

d. Kolom Line D-CARD diisi dengan kode D-CARD untuk payment code ini dengan cara menekan ikon untuk menampilkan daftar D-CARD.

e. Pilih D-CARD dengan cara menekan tombol . Untuk mempermudah mencari D-CARD, anda dapat menuliskan nama D-CARD pada kolom Search. Lalu klik Refresh.

Page 13 of 162

f. Klik ikon untuk melanjutkan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.g. Kolom Area Payment diisi dengan outlet atau departemen yang

menangani payment tersebut.

h. Berikan Check list jika payment code tersebut hanya untuk system pada kolom System Code.

i. Berikan Check list jika payment code tersebut untuk proses refund pada kolom Refund Code.

j. Kolom Payment Method diisi dengan metode pembayaran dari payment code.

k. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.


a. Klik ikon pada list yang akan diedit.b. Ubah data. c. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.


a. Klik ikon pada list yang akan dihapus.Page 14 of 162

b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut.


Langkah mencari atau menampilkan data tertentu:a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search.


Kolom digunakan untuk menampilkan code berdasarkan urutan Nama Kode atau Nomor Kode.

3. D-Card CodeD-Card merupakan ringkasan dari penjualan dan pembayaran. Dari menu ini akan terlihat summary dari setiap transaksi dan juga setiap pembayaran yang diterima setiap harinya/bulan berjalan. Secara garis besar D-Card ini dikelompokkan menjadi dua kategori, yaitu kategori Debet yang merupakan kelompok penjualan, dan kategori Credit yang merupakan kelompok pembayaran. Sebaiknya D-Card Code berupa angka. Setiap kelompok transaksi dibuat terpisah dan urut. D-Card tersebut akan digunakan untuk pembuatan Charge Code atau Payment Code. D-Card dapat diakses melalui menu Income Audit, lalu pilih submenu D-Card Code. Langkah membuat D-Card Code:

Page 15 of 162

a. Klik ikon . Lalu akan tampil tampilan sebagai berikut

b. Tuliskan Code D-Card pada kolom D-Card#.

c. Tuliskan keterangan dari kode pada kolom Description.

d. Tentukan Debit atau Credit pada kolom D/C. Pilih ‘D’ untuk kelompok Charge atau ‘C’ kelompok Payment.

e. Pilih account pada kolom Account# diisi dengan Chart of Account yang sesuai. (digunakan jika system terhubung dengan modul Back Office). Sistem akan membuat jurnal transaksi. Pilih account dengan cara menekan ikon untuk menampilkan daftar account.

f. Pilih account dengan cara menekan tombol . Untuk mempermudah mencari account, anda dapat menuliskan nama account pada kolom Search. Lalu klik Refresh.

g. Klik ikon untuk melanjutkan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.h. Pilih Cash /Bank yang terhubung dengan program General

Cashier pada kolom Cash GC#.

i. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

Page 16 of 162

membatalkan proses.



membatalkan proses.






Page 17 of 162

4. Outlet CodeOutlet Code merupakan daftar outlet di hotel. Outlet Code dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih submenu Outlet Setup, lalu pilih Outlet Code. Berikut ini merupakan tampilan dari Outlet Code:

Langkah untuk menambahkan outlet:

a. Klik ikon . Lalu akan tampil kolom sebagai berikut:

b. Tentukan kode outlet pada kolom Outlet#.

c. Tentukan keterangan dari kode pada kolom Description.

d. Tentukan tipe Outlet pada kolom Outlet Type.

e. Check List pada kolom Print After Settle bila ingin program

Page 18 of 162

mencetak bill setelah settle.

f. Pada kolom Meal Shift isi dengan kode meal shift sesuai dengan Shift Time yang dibuat.

g. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.



membatalkan proses.





Page 19 of 162


5. Meal Shift Category Submenu Meal Shift Catagory digunakan untuk membuat kode Meal Shift yang diperoleh setiap departemen. Meal Shift dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih submenu Outlet Setup, lalu pilih Meal Shift Category. Berikut ini merupakan tampilan dari submenu Meal Shift Category:

Langkah untuk menambah daftar Meal Shift:a. Tentukan outlet, lalu klik ikon Refresh.

b. Klik ikon . Lalu akan tampil kolom sebagai berikut:

c. Kode Outlet akan otomatis terisi pada kolom Outlet#.

d. Pada Kolom Meal Shift diisi dengan kode: B (Breakfast); L Page 20 of 162

(Lunch); D (Diner); S (Super); atau A (All days)

e. Kolom Category diisi dengan kode seperti F (Food); B (Beverage); C (Cigarrate); dan sebagainya.

f. Kolom Desc. Meal Shift diisi dengan keterangan dari kode meal shift yang dibuat.

g. Kolom Desc. Category diisi dengan keterangan dari kode kategori yang dibuat.

h. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.





membatalkan proses.


Page 21 of 162


c. Pilih OK jika ingin dihapus atau Cancel jika tidak.6. Menu MasterMenu Master merupakan tempat semua item menu yang ada di semua outlet dimaintain atau dibuat disini. Dari Menu Master ini nantinya akan dicopy kesemua outlet. Master List dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih submenu Outlet Setup, lalu pilih Menu Master. Berikut ini merupakan tampilan dari Menu Master List:

Langkah menambah Menu Master:

a. Klik ikon . Lalu akan tampil tampilan sebagai berikut:

b. Tuliskan kode menu pada kolom Menu Code.

c. Tuliskan keterangan dari kode pada kolom Menu Name.

Page 22 of 162

d. Tentukan harga menu pada kolom Price.

e. Tentukan status menu pada kolom Status.

f. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.



membatalkan proses.




Langkah mencari atau menampilkan data tertentu:

Page 23 of 162

a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search.


7. Menu OutletMenu Outlet digunakan untuk mengelompokkan menu berdasarkan outletnya. Dalam program ini kita dapat memaintain menu-menu yang ada disetiap outlet. Karena menggunakan Menu Master maka untuk menu yang sama pada setiap outlet mempunyai kode menu yang sama. Harga menu dari setiap outlet dapat diset berbeda walaupun mempunyai kode yang sama. Menu Outlet dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih submenu Outlet Setup, lalu pilih Menu Outlet. Berikut ini merupakan tampilan dari Menu Outlet:

Langkah membuat list Menu Outlet:


b. Tuliskan kode menu sesuai yang terdapat pada Menu Master pada kolom Menu#.

c. Tuliskan nama menu pada kolom Menu Name.

d. Pilih kategori menu pada kolom Meal Category.Page 24 of 162

e. Tuliskan harga jual menu pada kolom Sell Price.

f. Tuliskan biaya yang dikeluarkan untuk membuat menu pada kolom Cost Price.

g. Tuliskan beban service pada kolom Service.

h. Tuliskan beban pajak pada kolom Tax.

i. Tuliskan diskon yang diberikan pada kolom Discount.

j. Kolom Total Price akan otomatis terisi.k. Pilih status ketersediaan menu pada kolom Status.

l. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.

Walaupun ada fasilitas ini, agar lebih efisien sebaiknya untuk membuat atau menambah menu dilakukan melalui fasilitas Copy Menu Outlet. Jadi pada menu ini anda hanya perlu mengedit Price atau Delete (Hapus) Menu. Terdapat dua langkah untuk menyalin menu, yaitu melalui ikon Copy From Outlet dan ikon Copy From Master.Langkah menambah menu melalui ikon Copy From Outlet:

a. Klik ikon untuk menampilkan daftar menu sebagai berikut:

Page 25 of 162

b. Tentukan Outlet pada kolom Copy From Outlet untuk menampilakan daftar menu dari Outlet tersebut.

c. Tentukan daftar menu yang ingin ditampilkan berdasarkan waktu pada kolom Meal Shift.

d. Pilih outlet tujuan pada kolom Copy To Outlet.

e. Pilih menu yang ingin disalin dengan cara memberikan check list pada menu.

f. Atau berikan chek list pada kolom Select All.

g. Atau ketik nama menu pada kolom Search, lalu klik ikon Refresh.

h. Setelah selesai memberikan check list pada menu yang ingin disalin, klik ikon .

i. Kembali ke halaman awal Menu Outlet List untuk memeriksa menu yang telah disalin.

Page 26 of 162

Langkah menambah menu melalui ikon Copy From Master:

a. Tentukan Outlet pada kolom berikut . Lalu klik

ikon Refresh.

b. Selanjutnya ikon untuk menampilkan daftar seluruh menu yang terdapat pada Master Menu, seperti berikut:

c. Tentukan Outlet tujuan pada kolom Copy to Outlet.

d. Tentukan daftar menu yang ingin ditampilkan berdasarkan waktu pada kolom Meal Shift.

e. Pilih menu yang ingin disalin dengan cara memberikan check list pada menu.

f. Atau ketik nama menu pada kolom Search, lalu klik ikon Refresh.

g. Setelah selesai memberikan check list pada menu yang ingin disalin, klik ikon .

h. Kembali ke halaman awal Menu Outlet List untuk memeriksa menu yang telah disalin.


a. Klik ikon pada list yang akan diedit.Page 27 of 162

b. Ubah data.c. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.






8. Package OutletPackage Outlet berfungsi untuk membuat dan menampilkan berbagai macam paket yang akan ditawarkan pihak hotel kepada customer. Package Outlet dapat diakses melalui Menu Income Audit, lalu pilih submenu Outlet Setup, setelah itu pilih Package Outlet. Berikut ini merupakan tampilan dari menu Package Menu:

Page 28 of 162

Langkah membuat paket:a. Klik ikon , lalu akan muncul tampilan sebagai

berikut:

b. Tentukan nomor paket pada kolom Package#c. Isi keterangan dari nomor paket pada kolom Description.d. Tentukan Outlet yang menyediakan paket pada kolom Outlet#.e. Tentukan masa berlaku paket pada kolom Valid From dan Valid

Until.f. Klik ikon untuk menambahkan menu untuk paket.

Setelah itu akan tampak tampilan berikut:

g. Tentukan menu pada kolom Menu# dengan cara menekan ikon . Selanjutnya akan tampak daftar seluruh menu yang terdapat

pada Master Menu.

Page 29 of 162

h. Pilih menu dengan cara menekan ikon pada menu.i. Untuk memudahkan pencarian menu, ketik nomor atau nama

menu pada kolom Search, lalu klik ikon Refresh.

j. Atau dengan cara memilih Outlet pada kolom

, lalu klik ikon Refresh. j. Klik ikon untuk melanjutkan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.k. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.l. Ulangi proses bila ingin menambah menu untuk paket yang sama

dengan menekan ikon .m. Klik ikon untuk menyimpan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.

Langkah mengedit list menu:


membatalkan proses.

Langkah menghapus list menu:Page 30 of 162



Langkah mengedit daftar paket:a. Pilih paket dengan cara menekan ikon pada paket yang

ingin diedit.b. Klik ikon .c. Ubah data.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.e. Klik ikon untuk menyimpan proses, atau klik ikon


Menghapus paket:a. Klik Ikon pada list yang akan dihapus.b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut.


Page 31 of 162

Untuk mencari atau menampilkan data tertentu:a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search.


9. Point of Sale NotePoint of Sale Note digunakan untuk membuat note atau pesan mengenai Point of Sales atau penjualan. Point of Sale Note dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih submenu Outlet Set Up, lalu pilih Point of Sale Note.Langkah membuat Point of Sale Note:

a. Klik ikon .

b. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

c. Tentukan jenis menu pada kolom Meals#.d. Tuliskan note pada kolom Description.e. Pilih menu pada kolom Menu# dengan cara menekan ikon .

Selanjutnya akan tampak daftar seluruh menu. f. Pilih menu dengan cara menekan ikon .g. Untuk memudahkan pencarian menu, tentukan outlet pada

kolom

, lalu klik ikon Refresh.Page 32 of 162

h. Atau tuliskan kode atau nama menu pada kolom Search, lalu klik ikon Refresh.

i. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.



10. Cashier ListCashier List merupakan submenu untuk menambahkan atau mengurangi daftar kasir dan waiter yang bekerja di hotel. Submenu Cashier List dapat diakses melalui menu Set Outlet, lalu pilih submenu Cashier List.

Langkah untuk menambah Kasir/Waiter:

a. Klik ikon . Lalu akan tampil kolom sebagai berikut:

b. Tuliskan nama Cashier pada kolom Cashier/Waiter.

Page 33 of 162

c. Tentukan tipe outlet pada kolom Outlet Type.

d. Berikan Check list pada kolom Also As Waiter bila pegawai merupakan kasir dan Waiter.

e. Berikan Check list pada kolom Waiter Only bila pegawai bertugas hanya sebagai Waiter.

f. Tuliskan outlet tempat pegawai akan bertugas pada kolom Outlet.






Page 34 of 162




membatalkan proses.

11. Room Type

Room Type berfungsi untuk menambahkan dan mengedit tipe kamar. Room Type dapat diakses melalui menu income audit, pilih submenu room set up, lalu pilih submenu room type. Berikut ini tampilan room type:

Langkah menambah tipe kamar:

Page 35 of 162

a. Klik ikon , lalu akan tampak tampilan berikut:

b. Tentukan kode tipe kamar pada kolom Room Type#.c. Tentukan keterangan dari kode tipe kamar pada kolom

Description. d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.







a. Klik ikon pada list yang akan diedit.b. Ubah data.

Page 36 of 162

c. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.

12. Room Mater List

Room Master berfungsi untuk menambahkan dan mengedit keterangan setiap kamar. Pada room master dapat diketahui mengenai tipe ruangan, pemandangan dari ruangan, tipe tempat tidur, dan sebagainya. Room master dapat diakses melalui menu Income Audit, pilih Room Set Up, lalu pilih submenu Room Master Set Up. Berikut ini tampilah dari Room Master:

Langkah menambah room master:


b. Tentukan nomor kamar pada kolom Room#.

Page 37 of 162

c. Tentukan tipe kamar pada kolom Room Type.

d. Tentukan arah ruangan pada kolom Face To.

e. Tentukan tipe tempat tidur pada kolom Bed Type.

f. Tuliskan keterangan ruangan pada kolom Description.






Page 38 of 162




membatalkan proses.

13. Department ListDepartment List merupakan submenu yang berfungsi untuk menampilkan dan mengedit daftar departemen yang terdapat di hotel. Department List dapat diakses melalui menu Set Outlet, lalu pilih submenu More List dan pilih Department List. Berikut ini tampilan submenu Department List:

Page 39 of 162

Langkah untuk menambah Department List:


b. Tuliskan kode departemen pada kolom Dept#.

c. Tuliskan keterangan dari kode pada kolom DeptName.

d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.



Page 40 of 162

membatalkan proses.






Page 41 of 162

MARKETINGBab Marketing akan membahas mengenai segala proses yang dilakukan untuk mendapatkan tamu. Bab ini terdiri dari submenu Company Maintanance, Sales Person, Package Room, Market Segment List, Source of Business List, dan Company Production Report.

Page 42 of 162

Marketing

Company Maintanance

Sales Person

Package Room

Market Segment List

Source of Business List

Company Production

Report

1. Company MaintananceCompany Maintanance digunakan untuk menyimpan data perusahaan-perusahaan (Customer) yang mempunyai Contract Agreement dengan hotel. Contract Agreement dikelompokan dalam beberapa kategori seperti Travel Agent, Corporate, Government, dan yang lainnya sesuai kebutuhan pihak hotel. Contract Agreement menguntungkan bagi kedua pihak, baik hotel maupun perusahaan. Hotel akan mendapatkan keuntungan karena tidak perlu mencari tamu, sementara itu perusahaan akan mendapatkan keuntungan seperti harga yang lebih rendah dan kemudahan dalam mendapatkan kamar. Submenu Company Maintenance dapat diakses melalui menu Marketing, kemudian pilih submenu Company Maintenance.

Kolom dan kolom

digunakan untuk mencari atau memfilter data perusahaan. Anda dapat mencari data perusahaan dengan menuliskan nama perusahaan pada kolom Search dan/atau tentukan filter pada kolom Sort By, lalu pilih Refresh.

Page 43 of 162

Langkan membuat company maintanance:

a. Klik ikon , lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:

b. Tentukan nama perusahaan pada kolom Comp# Name.c. Tuliskan alamat perusahaan pada kolom Address.d. Tuliskan keterangan terkait dengan perusahaan pada kolom

Remark.e. Tuliskan kontak perusahaan yang dapat dihubungi pada kolom

Contact.f. Tentukan posisi kontak pada kolom Position.g. Tentukan nama sales pada kolom Sales Person.h. Tuliskan alamat e-mail pada kolom Email.i. Tuliskan pemilik perusahaan pada kolom Head Company.j. Tuliskan nomor fax pada kolom Fax.k. Tuliskan nomor telepon pada kolom Phone.l. Tuliskan jenis pembayaran pihak customer pada kolom Pre

Payment. m. Tentukan market segment dari customer tersebut pada kolom

Market Segment.n. Tentukan pada kolom Cre Facility.o. Tentukan periode valid perusahaan pada kolom Valid From dan

Valid Until.p. Kolom Member# diisi bila tamu merupakan member hotel.q. Klik Update untuk menyimpan, atau Cancel untuk

membatalkan.

Page 44 of 162

Selain menambahkan company maintance, pada menu ini pun anda dapat mengedit atau menambahkan daftar booker atau nama pemesan dengan cara menekan ikon . Langkah menambah Booker List:

a. Pilih perusahaan dengan menekan ikon Select.b. Klik ikon . c. Klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan

berikut:

d. Tuliskan kode Booker pada kolom Booker#.e. Tuliskan nama booker pada kolom Last Name dan First Name.f. Tuliskan posisi/jabatan booker pada kolom Position.g. Tuliskan departemen booker bekerja pada kolom Department.h. Tuliskan Envelope Greeting dan Salutation yang digunakan

untuk booker.i. Tuliskan alamat booker pada kolom Address.j. Tuliskan alamat perusahaan pada kolom Company Address.k. Tuliskan kota pada kolom City.l. Tuliskan kode pos pada kolom Postal Code.m. Tuliskan negara pada kolom Country.n. Tuliskan provinsi pada kolom State.o. Tuliskan nomor telepon booker pada kolom Phone1 dan

Phone2.p. Tuliskan alamat email booker pada kolom E-mail.q. Tuliskan tanggal lahir booker pada kolom Birth Date.r. Berikan check list pada kolom Active yang menandakan

bahwa status booker aktif.

Page 45 of 162

s. Klik Update untuk menyimpan, atau Cancel untuk membatalkan.






membatalkan proses.

2. Sales PersonFungsi dari Sales Person adalah untuk melihat mengetahui kegiatan para staff Marketing hotel dalam jangka waktu tertentu. Sales Person dapat diakses melalui menu Marketing, lalu pilih submenu Sales Person. Berikut ini tampilan submenu Sales Person:

Page 46 of 162

Langkah untuk menambah list Sales Person:

a. Klik ikon , lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:

b. Tuliskan kode sales person pada kolom Sales#.

c. Tuliskan nama sales person pada kolom Sales Name.

d. Tuliskan tanggal bergabung sales person tersebut pada kolom Join Data.

e. Tuliskan upah yang diberikan kepada sales person tersebut pada kolom Sales Fee.

f. Tentukan status kerja sales person pada kolom Active. Pilih Active atau Expired.

g. Klik Update untuk menyimpan, atau Cancel untuk membatalkan.

Kolom digunakan untuk mencari data sales person. Anda dapat mencari data sales person dengan menuliskan nama sales person pada kolom Search, lalu pilih Refresh.


Page 47 of 162





membatalkan proses.

3. Package RoomPackage Room digunakan untuk membuat berbagai macam paket yang akan ditawarkan pihak hotel kepada customer. Package Room dapat diakses melalui menu Marketing, kemudian pilih submenu Package Room. Berikut ini merupakan tampilan Package Room:

Page 48 of 162

Langkah untuk membuat Package Room:

a. Klik ikon , maka akan tampil form Package sebagai berikut:

b. Tentukan kode package yang diinginkan pada kolom Package #.c. Tentukan keterangan dari package pada kolom Description.d. Tentukan masa berlaku paket pada kolom Valid From dan Valid

Until.e. Tentukan kode breakdown dari paket, seperti : room, breakfast,

meeting room, dan sebagainya pada kolom Charge# dengan menekan tombol .

f. Pilih charge code dengan menekan ikon .

Page 49 of 162

g. Untuk mempermudah mencari charge code, anda dapat mengisi kolom Search dengan nama kode. Lalu Klik Refresh.

h. Klik ikon untuk melanjutkan proses, atau klik ikon

untuk membatalkan proses.i. Tentukan nilai charge dari setiap charge code pada kolom

Amount.j. Kolom Total, Description, Disc%, Service, dan Sub Total akan

terisi otomatis.k. Klik Update untuk menyimpan, atau Cancel untuk

membatalkan.

l. Klik ikon untuk menyimpan paket, atau







membatalkan proses.Page 50 of 162

Langkah mengedit daftar paket:a. Pilih paket dengan cara menekan ikon pada paket yang

ingin diedit.b. Klik ikon .c. Ubah data.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk



Langkah menghapus paket:a. Klik Ikon pada list yang akan dihapus.b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut.




4. Market Segment ListMarket Segment List merupakan daftar dari customer yang

Page 51 of 162

dikelompokan berdasarkan kesamaan karakteristik. Market Segment List dapat diakses melalui menu Marketing, lalu pilih submenu Market Segment List. Berikut ini merupakan tampilan dari Market Segment List:

Langkah untuk menambah Market Segment List:


b. Tuliskan kode Market Segment pada kolom Mireps#.

c. Tuliskan keterangan dari kode Market Segment pada kolom Description.

d. Pilih tarif default untuk Market Segment pada kolom Default Rate.

Page 52 of 162

e. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.






membatalkan proses.



5. Source Of Business ListSource of Business List digunakan untuk setup data Source of Business.

Page 53 of 162

Source of Business memperlihatkan melalui mana reservasi dilakukan. Source of Business List dapat diakses melalui menu Marketing, kemudian pilih submenu Source of Business List. Berikut ini merupakan tampilan dari Source of Business List:

Langkah untuk menambah Source of Business List:

a. Klik ikon , lalu akan tampil tampilan sebagai berikut:

b. Tuliskan kode Source of Business pada kolom Mireps#.

c. Tuliskan keterangan dari kode Source of Business pada kolom Description.


Page 54 of 162






membatalkan proses.



6. Company Production ReportCompany Production Report merupakan laporan mengenai pemasukkan hotel yang berasal dari perusahaan dalam periode tertentu. Company Production Report dapat diakses melalui menu Marketing, lalu pilih submenu Company Production Report. Pada menu ini akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk

Page 55 of 162

memudahkan dalam membaca laporan.

Ikon untuk export laporan menjadi format PDF atau Ms Excel.

Ikon untuk mencetak dokumen.

Ikon untuk menampilkan atau menutup Group Tree.

Ikon untuk berpindah halaman.

Ikon untuk menampilkan informasi laporan.

Ikon untuk mencari transaksi.

Ikon untuk memparbesar atau memperkecil tampilan.

Berikut ini merupakan tampilan laporan Company Production Report.

Page 56 of 162

RESERVATIONBab Reservation digunakan ketika terdapat tamu yang melakukan pemesanan kamar. Bab ini terdiri dari enam submenu, yaitu Reservasi, Room Available, Expected Arrival, Forecasting, dan Current Status.

Page 57 of 162

Page 58 of 162

Room Reservation

Room Available

Expected Arrival

Forecasting

Current Status

1. ReservationMenu Reservation digunakan untuk mencatat pemesanan kamar secara individual dan grup. Pada menu ini akan terlihat informasi mengenai kamar yang dipesan dan kontak dari pihak yang melakukan pemesanan kamar. Submenu ini dapat diakses melalui menu Reservation, lalu pilih submenu Reservation. Berikut ini merupakan tampilan dari Reservation:

Kolom digunakan untuk mencari transaksi reservasi. Anda dapat mencari transaksi reservasi dengan menuliskan kode reservasi pada kolom Search, lalu pilih Refresh.

Kolom digunakan untuk mencari transaksi berdasarkan tanggal kedatangan tamu.

Page 59 of 162

Kolom digunakan untuk melakukan sortir terhadap transaksi yang ditampilkan.Langkah menggandakan reservasi:

a. Pilih reservasi dengan cara menekan ikon pada reservasi yang ingin digandakan.

b. Ikon , lalu akan tampak tampilan berikut:

c. Selanjutnya akan tampak informasi mengenai data transaksi.d. Ubah atau tambahkan informasi yang dibutuhkan.e. Klik ikon untuk menyimpan proses, atau klik ikon


Langkah mencetak transaksi:a. Pilih paket dengan cara menekan ikon pada paket yang

ingin dicetak.

b. Klik ikon .

Langkah memperbaiki data pada transaksi:a. Pilih paket dengan cara menekan ikon pada paket yang

ingin diedit.Page 60 of 162

b. Klik ikon .c. Ubah data.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk



Langkah mengubah status transaksi:a. Klik ikon pada transaksi yang ingin diubah.

b. Ikon , lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

c. Isi alasan pengubahan status pada kolom Reason.d. Pilih status terbaru transaksi pada bagian New Status, dengan

menekan Reserved/ Cancel/ No Show/ Tentative/ Waiting List.e. Klik ikon untuk menyimpan proses, atau klik ikon


1.1 Group Reservation Group Reservation merupakan reservasi atas nama perusahaan atau kelompok tertentu. Langkah untuk menambahkan transaksi reservasi grup:

a. Klik ikon untuk menambahkan transaksi reservasi grup.

Page 61 of 162

b. Isi kolom yang terdapat pada form: Tentukan Grup customer pada kolom Group#. Kolom Arrival dan Departure diisi dengan tanggal check-in dan

tanggal check-out tamu. Kolom Name diisi dengan nama tamu yang menginap. Kolom Contact Person diisi dengan pihak yang dapat

dihubungi. Kolom Pax diisi dengan jumlah tamu yang menginap dalam grup

tersebut. Kolom Src Book diisi dengan sumber booking. Kolom Market Segment diisi dengan kode Market Segment

(kelompok /golongan tamu), misalnya TA (Travel Agent), COR (Corporate), GOV (Government), dan sebagainya.

Kolom Comp# diisi dengan nama perusahaan yang mempunyai Contract Agreement dengan hotel. Daftar perusahaan harus terdapat pula pada Company Maintanance.

Kolom Company diisi dengan nama perusahaan tamu bekerja. Kolom Comp. Address diisi dengan alamat perusahaan tamu

Page 62 of 162

bekerja. Kolom Comp. Phone diisi dengan nomor telepon perusahaan

tamu bekerja. Kolom Arrive Time diisi dengan tanggal kedatangan tamu. Kolom Flight# diisi dengan nomor penerbangan pesawat yang

digunakan tamu. Kolom Nation diisi dengan kewarganegaraan tamu. Kolom Settlement diisi dengan jenis pembayaran yang akan

dilakukan. Kolom Credit Limit diisi dengan nilai credit limit yang diberikan

kepada tamu. Transaksi tamu tidak boleh lebih dari credit limit yang telah diberikan (tamu harus membayar dulu transaksi tertentu atau tamu harus bayar untuk setiap transaksi).

Kolom Special Service diisi dengan layanan tambahan yang diinginkan tamu.

Kolom Remark diisi dengan keterangan. Kolom Book # diisi dengan nomor booking yang tertera di slip

reservasi. Kolom Package diisi bila tamu memilih paket. Berikan Check List pada Add To Guest Hist. bila ingin

tersimpan di Guest History. Kolom Member# diisi bila tamu merupakan member hotel. Kolom Range Stay diisi dengan jumlah hari tamu menginap. Bonus Night diisi dengan jumlah bonus menginap yang

diberikan kepada pihak tamu. Kolom What Rate diisi dengan harga kamar.

c. Isi kolom reservasi kamar:

Page 63 of 162

Klik ikon , lalu akan muncul tampak tampilan sebagai berikut:

Kolom Room# diisi dengan nomor kamar jika tamu ingin nomor kamar tertentu atau pihak hotel menentukan kamar tamu.

Kolom Room Type diisi dengan tipe kamar yang diinginkan tamu.

Kolom S/D/T diisi dengan jenis tempat tidur yang diinginkan tamu: single (S) / double (D) / Triple (T).

Kolom Qty diisi dengan jumlah kamar yang dipesan. Kolom Rate Type diisi dengan tipe harga kamar yang diberikan. Kolom Rate akan otomatis terisi sesuai dengan Rate Type yang

dipilih. Klik Update untuk menyimpan kamar, atau klik Cancel untuk

membatalkan proses. Bila ingin menambah kamar yang berbeda, anda dapat klik ikon

dan lanjutkan proses seperti sebelumnya. Nomor Reservasi akan terisi otomatis berdasarkan nomor urut

reservasi.d. Isi Kolom daftar tamu dengan menekan ikon . Lalu

akan tampak tampilan berikut:

Kolom Last Name dan First Name diisi dengan nama tamu yang menginap.

Page 64 of 162

Kolom Birth Date diisi dengan tanggal lahir tamu. Kolom Pass ID# diisi dengan nomor kependudukan tamu. Kolom Issued By diisi dengan negara yang mengeluarkan kartu

kependudukan. Kolom Profession diisi dengan pekerjaan tamu. Kolom Email diisi dengan alamat email tamu. Kolom Special Svc diisi dengan layanan khusus yang diinginkan

tamu. Kolom Address diisi dengan alamat tamu. Kolom Phone diisi dengan nomor telepon tamu. Kolom Nationality diisi dengan kewarganegaraan tamu. Kolom Arrive diisi dengan tanggal kedatangan tamu. Kolom Departure diisi dengan tanggal kepergian tamu. Kolom Flight# diisi dengan nomor penerbangan pesawat yang

digunakan tamu. Kolom Room, Type, S/D/T, Rt Type, dan Rate akan otomatis

terisi sesuai dengan yang terdapat dalam kolom reservasi kamar. Klik Update untuk menyimpan informasi mengenai tamu, atau

Klik Cancel untuk membatalkan prosese. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk

membatalkan reservasi.

1.2 Individual ReservationIndividual Reservation merupakan reservasi oleh perorangan. Langkah untuk membuat reservasi individual:

a. Klik ikon , maka akan tampil tab Personal Reservation yang siap untuk diinput data.

Page 65 of 162

b. Isi kolom yang terdapat pada form: Pilih status tamu: Mr/ Mrs / Miss. Kolom Last Name diisi

dengan nama akhir tamu. Kolom First Name diisi dengan nama awal tamu. Kolom Sharing diisi dengan nama tamu yang akan menginap

bersama tamu yang melakukan reservasi. Kolom Arrival dan Departure diisi dengan tanggal check-in dan

tanggal check-out tamu. Kolom Src Book diisi dengan sumber booking. Kolom Market Segment diisi dengan kode Market Segment



Kolom Arrive Time diisi dengan tanggal kedatangan tamu. Kolom Flight# diisi dengan nomor penerbangan pesawat yang

digunakan tamu pada Kolom Settlement diisi dengan jenis pembayaran yang akan

Page 66 of 162

dilakukan. Kolom Credit Limit diisi dengan nilai credit limit yang diberikan

kepada tamu. Jika dituliskan, maka transaksi tamu tidak boleh lebih dari credit limit yang telah diberikan (tamu harus membayar dulu transaksi tertentu atau tamu harus bayar untuk setiap transaksi).

Kolom Adult diisi dengan jumlah tamu dewasa yang menginap. Kolom Child diisi dengan jumlah tamu anak yang menginap. Kolom Special Service diisi dengan layanan tambahan yang

diinginkan tamu. Kolom Address diisi dengan alamat tamu. Kolom Remark diisi dengan keterangan. Kolom Profession diisi dengan profesi tamu. Kolom Email diisi dengan alamat email tamu. Kolom Phone diisi dengan nomor telephone tamu. Kolom Birth Date diisi dengan tanggal lahir tamu. Kolom Nation diisi dengan kewarganegaraan tamu. Kolom Pass/ID # diisi dengan nomor tanda pengenal tamu

(passport / SIM / KTP). Kolom Issued By diisi dengan negara yang mengeluarkan tanda

pengenal tamu. Kolom Contact Person diisi dengan pihak yang dapat

dihubungi. Kolom Company diisi dengan nama perusahaan tamu bekerja. Kolom Comp. Address diisi dengan alamat perusahaan tamu


tamu bekerja. Kolom Book # diisi dengan nomor booking yang tertera di slip

reservasi.

Page 67 of 162

Kolom Package diisi bila tamu memilih paket. Berikan Check List pada Add To Guest Hist. bila ingin


diberikan kepada pihak tamu. Kolom What Rate diisi dengan harga kamar yang telah

disepakati.

c. Isi kolom reservasi kamar:

Klik ikon , lalu akan muncul tampak tampilan sebagai berikut:

Kolom Room# diisi dengan nomor kamar jika tamu ingin nomor kamar tertentu atau pihak hotel menentukan kamar tamu.

Kolom Room Type diisi dengan tipe kamar yang diinginkan tamu.

Kolom S/D/T diisi dengan jenis tempat tidur yang diinginkan tamu: single (S) / double (D) / Triple (T).

Kolom Qty diisi dengan jumlah kamar yang dipesan. Kolom Rate Type diisi dengan tipe harga kamar yang diberikan. Kolom Rate akan otomatis terisi sesuai dengan Rate Type yang

dipilih. Klik Update untuk menyimpan kamar, atau klik Cancel untuk

membatalkan proses.Page 68 of 162

Bila ingin menambah kamar yang berbeda, anda dapat klik ikon

dan lanjutkan proses seperti sebelumnya. Nomor Reservasi akan terisi otomatis berdasarkan nomor urut

reservasi.d. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk


1.3 Edit ReservationEdit Reservation dapat diakses melalui ikon . Ikon ini digunakan untuk mengedit data untuk reservasi dan untuk memilih kamar bagi reservasi yang belum memilih kamar. Langkah mengedit data:

a. Klik ikon pada reservasi.b. Klik ikon , lalu tampak data reservasi tamu.c. Ubah data.d. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk

membatalkan perubahan reservasi.

1.4 Mengubah Status Reservasi

Langkah mengubah status reservasi:

a. Klik ikon pada reservasi.b. Klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

c. Klik status terbaru reservasi pada kolom New Status.d. Tuliskan alasan perubahan status pada kolom Remark.

Page 69 of 162

e. Klik OK untuk menyimpan perubahan status, atau klik Cancel untuk membatalkan proses.

2. Room AvailableMenu Room Available ini digunakan untuk melihat jumlah kamar yang tersedia mulai tanggal berjalan hingga tanggal selanjutnya. Room Available dapat diakses melalui menu Reservation, lalu pilih submenu Room Available. Berikut ini merupakan tampilan dari Room Available:

Langkah untuk mengetahui Room Available:a. Tentukan tanggal pada kolom From Date.b. Klik Refresh.

3. Expected ArrivalExpected Arrival digunakan untuk melihat jadwal tamu personal dan grup yang diharapkan kedatangannya dan sudah reservasi sebelumnya. Pada menu ini akan tampil mengenai informasi tamu. Expected Arrival dapat diakses melalui menu Reservation, lalu pilih submenu Expected Arrival. Berikut ini merupakan tampilan dari Expected Arrival:

Page 70 of 162

Kolom digunakan untuk mencari transaksi reservasi. Anda dapat mencari transaksi reservasi dengan menuliskan kode reservasi pada kolom Search, lalu pilih Refresh.

Kolom digunakan untuk mencari transaksi berdasarkan tanggal kedatangan tamu.

Kolom digunakan untuk melakukan filter terhadap transaksi yang ditampilkan.

4. Forecasting Forecasting digunakan untuk mengetahui perkiraan kondisi hunian kamar hotel untuk jangka waktu tertentu berdasarkan data reservasi, guest in house, check in dan check out guest. Forecasting dapat diakses melalui menu Reservation, lalu pilih submenu Forecasting. Pada menu ini akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.

Page 71 of 162








Berikut ini merupakan tampilan dari Forecasting:

Langkah untuk menampilkan laporan Forecasting:a. Tentukan periode yang ingin ditampilkan pada kolom Periode.b. Klk ikon Refresh.

5. Current StatusSubmenu Current Status digunakan untuk menampilkan informasi kondisi status hotel saat operasional berjalan pada hari tersebut. Pada submenu ini akan terlihat informasi jumlah kamar yang terisi, kamar yang akan terisi, jumlah tamu yang menginap, dan sebagainya.

Page 72 of 162

Current Status dapat diakses melalui menu Reservation, lalu pilih submenu Current Status. Berikut ini adalah tampilan Current Status:

Page 73 of 162

RECEPTIONISTBab Receptionist mulai digunakan saat tamu melakukan Check In kamar hingga proses Check Out kamar. Pada bab ini akan dibahas dua submenu yaitu Guest Admin dan Expected Departure.

1. Guest AdminGuest Admin digunakan untuk entry transaksi tamu ke folionya masing-masing sesuai dengan transaksinya. Transaksi tamu dapat dikategorikan menjadi Guest Transaction (Personal Account atau P/A) dan Company Transaction (Company Account atau C/A). Guest Transaction (P/A) merupakan transaksi individu yang akan ditagihkan

Page 74 of 162

Guest Admin

Walk InRoom StatusCheck InCreate Dummy / FolioFolio AdminCheck Out

Expected Departure

kepada tamu yang menjadi tanggungan pribadinya saat check out, sedangkan Company Transaction (C/A) akan ditagihkan ke perusahaan atau travel agent setelah tamu check out yang nantinya tagihan ini akan muncul di Account Receivable. Agar system secara otomatis terpisah, hal ini tergantung pemilihan jenis settlement saat Check In. Jika settlement yang dipilih adalah City Ledger (CL), maka program akan secara otomatis terpecah. Untuk room charge akan masuk ke dalam Company Transaction (C/A), sedangkan yang lainnya akan masuk ke dalam Guest Transaction (P/A). Guest Admin dapat diakses melalui menu Guest Admin. Berikut ini tampilan dari Guest Admin:

Langkah untuk mencari tamu:

a. Ketik nomor kamar yang ingin ditampilkan pada kolom Room#b. Atau ketik nomor folio atau nomor reservasi pada kolom Search.c. Klik ikon Refresh.

Kolom digunakan untuk

Page 75 of 162

mencari transaksi berdasarkan tanggal kedatangan tamu.

Kolom digunakan untuk menyaring daftar tamu yang ingin ditampilkan. Standar data yang ditampilkan adalah list tamu yang masih In House. Bila ingin menampilkan tamu yang sudah Check Out, hanya akan menampilkan tamu yang check out hari ini saja.

1.1 Walk In Reservation & Check InSetiap keterangan kamar yang tertera pada submenu ini langsung terhubungan dengan House Keeping. Langkah melihat status setiap kamar dapat dilakukan melalui ikon pada submenu Guest Admin. Berikut ini merupakan tampilan dari submenu Walk In:

Pada menu ini akan terlihat kondisi atau status kamar, yaitu Occupied Clean, Occupied Dirty, Vacant Clean, Vacant Dirty, Vacant Ready, Out of Order, atau Off Market.

a. VC (Vacant Clean) : Status kamar yang kosong dan sudah dibersihkan, tetapi belum dilakukan inspeksi oleh Supervisor.

b. VD (Vacant Dirty):Status kamar kosong dan belum dibersihkan, terjadi saat tamu Check Out dari kamar tsb atau tamu pindah dari kamar tersebut ke kamar lain.

c. OC (Occupied Clean) : Status kamar untuk kamar yang terisi.d. OD (Occupied Dirty) : Status kamar akan secara otomatis

Page 76 of 162

berubah dari ‘OC’ menjadi ‘OD’ pada saat proses Night Audit selesai dikerjakan, biasanya pagi hari.

e. VR (Vacant Ready) : Status kamar kosong dan sudah dilakukan inspeksi oleh Supervisor yang menyatakan kamar siap dijual.

f. OO (Out of Order) : Status kamar tidak diperuntukan untuk dijual.

g. OM (Off Market) :Status kamar sedang tidak dapat dijual dengan alasan sedang diperbaiki dan sebagainya.

Menu Walk In dapat digunakan untuk reservasi dan check in tamu. Langkah melakukan reservasi dan check in tamu:

a. Klik ikon .b. Lalu akan tampak tampilan berikut:

c. Pilih ikon d. Klik ikon pada kamar yang dipilih. Lalu akan tampak

tampilan menu reservasi sebagai berikut:

Page 77 of 162

e. Isi Kolom reservasi kamar:

Kolom Room akan otomatis terisi. Kolom Room Type diisi dengan tipe kamar yang diinginkan

tamu. Kolom S/D/T diisi dengan jenis tempat tidur yang diinginkan

tamu: single (S) / double (D) / Triple (T). Kolom Qty diisi dengan jumlah kamar yang dipesan. Kolom Rate Type diisi dengan tipe harga kamar yang

diberikan. Kolom Rate akan otomatis terisi sesuai dengan Rate Type

yang dipilih. Klik Update untuk menyimpan kamar, atau klik Cancel untuk

membatalkan proses. Bila ingin menambah kamar yang berbeda, anda dapat klik

ikon dan lanjutkan proses seperti sebelumnya. Nomor Reservasi akan terisi otomatis berdasarkan nomor

Page 78 of 162

urut reservasi.f. Isi kolom yang terdapat pada form:

Pilih status tamu: Mr/ Mrs / Miss. Kolom Last Name diisi dengan nama akhir tamu.

Kolom First Name diisi dengan nama awal tamu. Kolom Sharing diisi dengan nama tamu yang akan menginap

bersama tamu yang melakukan reservasi. Kolom Arrival dan Departure diisi dengan tanggal check-in

dan tanggal check-out tamu. Kolom Src Book diisi dengan sumber booking. Kolom Market Segment diisi dengan kode Market Segment



Kolom Arrive Time diisi dengan tanggal kedatangan tamu. Kolom Flight# diisi dengan nomor penerbangan pesawat

yang digunakan tamu pada Kolom Settlement diisi dengan jenis pembayaran yang akan

dilakukan. Kolom Credit Limit diisi dengan nilai credit limit yang

diberikan kepada tamu. Jika dituliskan, maka transaksi tamu tidak boleh lebih dari credit limit yang telah diberikan (tamu harus membayar dulu transaksi tertentu atau tamu harus bayar untuk setiap transaksi).

Kolom Adult diisi dengan jumlah tamu dewasa yang menginap.

Kolom Child diisi dengan jumlah tamu anak yang menginap. Kolom Special Service diisi dengan layanan tambahan yang

Page 79 of 162

diinginkan tamu. Kolom Address diisi dengan alamat tamu. Kolom Remark diisi dengan keterangan. Kolom Profession diisi dengan profesi tamu. Kolom Email diisi dengan alamat email tamu. Kolom Phone diisi dengan nomor telephone tamu. Kolom Birth Date diisi dengan tanggal lahir tamu. Kolom Nation diisi dengan kewarganegaraan tamu. Kolom Pass/ID # diisi dengan nomor tanda pengenal tamu

(passport / SIM / KTP). Kolom Issued By diisi dengan negara yang mengeluarkan

tanda pengenal tamu. Kolom Contact Person diisi dengan pihak yang dapat

dihubungi. Kolom Company diisi dengan nama perusahaan tamu

bekerja. Kolom Comp. Address diisi dengan alamat perusahaan tamu


tamu bekerja. Kolom Book # diisi dengan nomor booking yang tertera di

slip reservasi. Kolom Package diisi bila tamu memilih paket. Berikan Check List pada Add To Guest Hist. bila ingin


diberikan kepada pihak tamu. Kolom What Rate diisi dengan harga kamar yang telah

Page 80 of 162

disepakati.g. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk


1.2 Reservation RecordReservation Record digunakan untuk memperlihatkan daftar reservasi. Submenu ini digunakan pula untuk melakukan check in. Reservation Record dapat diakses melalui ikon pada submenu Guest Admin. Berikut ini merupakan tampilan dari submenu Reservation Record:

Mencari transaksi dengan cepat dapat dilakukan melalui Tab di bawah ini:

Tuliskan kode reservasi pada kolom Search atau tentukan tanggal kedatangan tamu, lalu klik ikon Refresh. Anda pun dapat hanya menampilkan reservasi oleh personal atau grup saja dengan menekan Personal Rsv Only atau Group Rsv Only, lalu klik ikon Refresh.

Page 81 of 162

Langkah melakukan Check In:a. Klik ikon pada reservasi.

b. Klik ikon , lalu akan tampak data reservasi tamu.

c. Klik ikon pada kolom berikut:

d. Selanjutnya akan tampak ringkasan kamar yang akan ditempati:

Page 82 of 162

e. Anda dapat mengedit kamar yang dibooking pada kolom di bawah ini:

f. Ubah data: Kolom Room# diisi dengan nomor kamar jika tamu ingin nomor

kamar tertentu atau pihak hotel menentukan kamar tamu. Kolom Rate Type diisi dengan tipe harga kamar yang diberikan. Kolom Rate akan otomatis terisi sesuai dengan Rate Type yang

dipilih. g. Klik Update untuk mengyimpan perubahan data, atau klik

Cancel untuk untuk membatalkan proses.h. Bila ingin menambah kamar yang berbeda, anda dapat klik ikon

dan lanjutkan proses seperti sebelumnya.i. Tuliskan tanda tangan tamu pada kolom Guest Signature.j. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk

Page 83 of 162


1.5 Print Registration

Mencetak registrasi tamu dapat dilakukan melalui Ikon . Selain mencetak registrasi tamu, anda pun dapat menyimpan transaksi tamu dalam bentuk soft copy. Langkah untuk mencetak registrasi tamu:

a. Klik ikon pada transaksi yang ingin dicetak.b. Lalu klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan

sebagai berikut:

c. Klik Ikon untuk mencetak dokumen. Atau klik ikonuntuk export laporan menjadi format PDF atau Ms Excel.

d. Klik Ikon Close untuk menutup proses.

1.6 Membuat Dummy atau FolioIkon Create Dummy berfungsi untuk menyimpan transaksi dari selain tamu hotel atau deposit tamu yang baru reservasi (belum chek in). Langkah untuk menyimpan transaksi dari selain tamu hotel atau deposit:

a. Klik ikon Create Dummy pada menu Guest Admin. Lalu akan

Page 84 of 162

tampak tampilan berikut ini:

b. Nomor Folio akan otomatis terisi pada kolom Folio# ketika transaksi disimpan.

c. Tentukan Folio Type dengan memilih Deposit bila tamu akan melakukan deposit setelah reservasi, atau pilih House Folio bila ada transaksi dari selain tamu hotel, misalnya pool yang disediakan untuk umum.

d. Tentukan nama tamu pada kolom Last name dan First Name. Selanjutnya tentukan sapaan tamu dengan memilih Mr/Mrs/Miss.

e. Tuliskan keterangan terkait dengan transaksi tersebut pada kolom Remark.

f. Bila folio type diisi House Folio, maka kolom Credit Limit diisi dengan total harga.

g. Klik Save untuk menyimpan transaksi, atau Back untuk membatalkan transaksi.

1.7 Update FolioUpdate Folio digunakan untuk mengedit Folio tamu yang melakukan reservasi. Langkah untuk mengedit folio:

a. Klik ikon pada transaksi tamu yang ingin di update folio nya.

b. Lalu klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan sebagai berikut:

Page 85 of 162

c. Edit data.d. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk


1.8 Transfer Transaction Folio to FolioTransfer charge dari satu folio ke folio yang lain dapat diakses melalui menu Guest admin, lalu pilih submenu Guest Admin. Langkah untuk melakukan transfer transaksi folio:a. Klik ikon pada folio yang ingin dipindah.b. Klik ikon , lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

Akan tampak dua kolom. Kolom sebelah kiri akan langsung terisi folio yang sebelumnya dipilih. Proses yang dapat dilakukan adalah

Transfer transaksi antar folio yang berbeda Transfer transaksi dari Guest Transaction (Personal Account)

Page 86 of 162

kepada Company Account (C/A) atau sebaliknya untuk satu folio yang sama.

Transfer antar Company Account (C/A) untuk folio yang berbeda (group)

Transfer folio balancec. Tentukan folio pada kolom sebelah kanan dengan cara menekan

ikon untuk menampilkan daftar folio. d. Klik ikon pada folio yang ingin dipindah. Lalu klik ikon

.e. Klik OK untuk melanjutkan proses, atau Cancel untuk

membatalkan proses. Selanjutnya akan tampak tampilan sebagai berikut:

f. Berikan check list pada transaksi yang ingin dipindah folio. Lalu klik ikon Transfer.

g. Selanjutnya akan tampak tampilan di bawah ini. Transaksi yang dipindah akan memiliki highlight berwarna hijau dan Pada kolom Flag akan terisi dengan ‘T’. Perhatikan pertambahan transaksi yang terdapat di folio.

Page 87 of 162

h. Klik ikon Back untuk menyimpan proses.

1.7 Folio AdminFungsi program ini sama dengan Guest Admin seperti yang dijelaskan sebelumnya. Pada menu ini ditampilkan list folio tamu Non Guest dan tamu yang baru reservasi dan dapat dilihat transaksinya. Folio Admin dapat diakses melalui menu Guest Admin, lalu pilih submenu Guest Admin dan klik ikon Folio Admin. Berikut ini merupakan tampilan Guest Admin:

a. Pilih transaksi tamu dengan menekan ikon pada folio.

b. Klik ikon Folio Admin

Page 88 of 162

Pada Folio tersebut akan tampak enam ikon, yaitu Ikon Back, Ikon Bill Summary, Ikon Print Bill, Ikon Charges, Ikon Payment, dan Ikon Print Receipt. Berikut ini merupakan fungsi ikon-ikon tersebut:

1) Ikon Charges berfungsi untuk mengedit biaya yang dibebankan kepada tamu, jika telah ada penerimaan pembayaran.

2) Ikon Payment berfungsi untuk mengedit informasi mengenai pembayaran yang telah dilakukan oleh tamu.

3) Ikon Print Receipt berfungsi untuk mencetak receipt.4) Ikon Bill Summary berfungsi untuk menampilkan ringkasan dari

semua transaksi yang dilakukan oleh tamu. 5) Ikon Print Bill berfungsi untuk mencetak bill.

1.8 Folio Info

Ikon berfungsi untuk menampilkan informasi mengenai folio tamu. Langkah untuk menampilkan Folio:

a. Klik ikon pada transaksi tamu.b. Klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan

berikut:

Page 89 of 162

c. Klik ikon untuk menutup tampilan.

1.9 Check OutIkon berfungsi ketika tamu melakukan Check Out dari hotel. Langkah Check Out tamu:

a. Klik ikon pada transaksi tamu yang ingin Check Out.b. Lalu klik ikon . Selanjutnya akan tampak tampilan

sebagai berikut:

c. Pilih folio yang akan dilakukan check out. Apabila kamar tersebut ada lebih dari satu folio, maka komputer akan menampilkan folio-folio yang ada pada kamar. Pilih satu yang sesuai.

d. Klik Save untuk menyimpan reservasi, atau Klik Back untuk membatalkan reservasi.

Page 90 of 162

2. Expected DepartureProgram ini digunakan untuk menampilkan informasi tentang tamu yang akan check out sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan. Tidak hanya memuat informasi mengenai tanggal check out, submenu ini pun menampilkan informasi mengenai tanggal check in dan data lain tamu yang telah sedang menginap di hotel. Expected Departure dapat diakses melalu menu Reservation, lalu pilih submenu Expected Departure.

Langkah untuk mencari tamu:

a. Ketik nomor kamar yang ingin ditampilkan pada kolom Room#.b. Atau ketik nomor folio atau nomor reservasi pada kolom Search.c. Klik ikon Refresh.

Langkah untuk melihat reservasi sesuai dengan tanggal check out tamu:

a. Tentukan tanggal check out tamu yang ingin ditampilkan.

Page 91 of 162

b. Klik ikon Prev atau Next untuk mengganti tanggal.

Page 92 of 162

BANQUETPada Bab Banquet akan dibahas proses reservasi ruangan yang ditujukan untuk acara tertentu. Pada bab ini akan dibahas mengenai Banquet Admin, Event List, Banquet Chart, List Function Room, dan Banquet Event Order.

Page 93 of 162

Banquet

Event List

List Function Room

List Model Function

Banquet Event Order

Banquet Admin

Banquet Chart

Banquet Monthly Report

10 Days Banquet Event

Page 94 of 162

1. Event ListEvent List merupakan submenu untuk menambah atau mengedit daftar acara yang akan diselenggarakan. Event List nantinya diperuntuan untuk acara di Banquet. Event List dapat diakses melalui menu Set Outlet, lalu pilih submenu More List dan pilih Event List. Berikut ini merupakan tampilan dari submenu Event List:

Langkah untuk menambah Event List:

a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

b. Tuliskan nama acara pada kolom Event#.

c. Tuliskan tempat acara pada kolom Tempat Event.


Mengedit data:


membatalkan proses.

Page 95 of 162

Menghapus list:





2. List Function RoomBanquet Function Room berfungsi untuk memperlihatkan dan mengedit daftar tipe ruangan. Submenu Banquet Function Room dapat diakses melalui menu Banquet. Berikut ini tampilan dari Banquet Function Room:

Langkah menambah daftar tipe ruangan:a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai

berikut:

Page 96 of 162

b. Tentukan kode tipe ruangan pada kolom Function Room.c. Tentukan nama tipe ruangan pada kolom Function Name.d. Tentukan luas ruangan pada kolom Wide.e. Tentukan kapasitas ruangan pada kolom Capacity.f. Tentukan harga sewa ruangan pada kolom Price.g. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Menghapus list:




Page 97 of 162


3. List Model Function RoomBanquet Model Room berguna untuk mengedit dan menambah model ruangan. Banquet Model Room dapat diakses melalui menu Banquet. Berikut ini merupakan tampilan dari Banquet Model Room:

Langkah untuk menambah daftar Model Room:a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai

berikut:

b. Tentukan kode model ruangan pada kolom Model Func Room.c. Tentukan nama model ruangan pada kolom Model Name.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Page 98 of 162

Menghapus list:

a. Klik Ikon pada list yang akan dihapus.b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:




4. Banquet Event OrderBanquet Event Order digunakan untuk menambah atau mengedit daftar acara yang dapat dilaksanakan di hotel. Submenu ini dapat diakses melalui menu Banquet, lalu pilih Banquet Event Order. Berikut tampilan Banquet Event Order:

Langkah menambah daftar Event Order:a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai

berikut:

Page 99 of 162

b. Tentukan departemen pada kolom Dept#.c. Tentukan kode event order pada kolom Event Order#. d. Tuliskan keterangan dari kegiatan.e. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Menghapus list:

a. Klik ikon pada list yang akan dihapus.b. Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut.




Page 100 of 162

5. Banquet AdminPada submenu ini semua data reservasi banquet dibuat, dan data yang di entry pada program ini nantinya akan terlihat status dari setiap function room yang ada di hotel dan informasi lainnya yang terkait dengan reservasi tersebut. Banquet Admin dapat diakses melalui menu Banquet, lalu pilih submenu Banquet Admin.Untuk mencari data banquet tertentu dapat dilakukan dengan menuliskan nomor reservasi pada kolom Search atau dengan menentukan tanggal pada kolom Start Date. Lalu klik ikon Refresh.

Berikut ini adalah tampilan dari Banquet Admin:

5.1 Add New Banquet ReservationLangkah untuk menambah data reservasi banquet:


Page 101 of 162

b. Nomor Reservasi akan otomatis terisi.c. Pilih Perusahaan yang melakukan reservasi pada kolom Comp#

dengan menekan ikon .d. Tentukan pihak yang melakukan booking banquet pada kolom

Booker# dengan menekan ikon .

e. Tentukan nama sales pada kolom Sales Person.f. Kolom Start Date diisi dengan tanggal acara akan dilaksanakan,

sementara itu kolom End Date diisi dengan tanggal berakhirnya acara.

g. Kolom Decided Date diisi dengan tanggal reservasi.

Page 102 of 162

h. Pada kolom Event diisi dengan nama kegiatan atau acara yang akan dibuat.

i. Kolom Remark diisi dengan keterangan yang acara berhubungan dengan acara tersebut.

j. Kolom Src Book diisi dengan sumber booking.k. Tentukan market segment dari customer tersebut pada kolom

Market Segment.l. Tentukan jumlah peserta acara pada kolom Pax.m. Tuliskan nama pemesan ruangan pada kolom First Name dan

Last Name. Sesudah itu tentukan jabatan pemesan ruangan di kolom Posittion.

n. Tuliskan departemen tamu bekerja pada kolom Department.o. Tuliskan alamat pemesan ruangan pada kolom Address dan

Business Address. p. Tuliskan kota dari alamat pada kolom City dan kode pos alamat

pada kolom Postal Code. Kolom State diisi dengan nama provinsi alamat dan kolom Country diisi dengan nama negara.

q. Kolom Birthday diisi dengan tanggal lahir pemesan.r. Kolom Email diisi dengan alamat email pemesan.s. Kolom Comm1 dan Comm2 diisi dengan nomor telepon

pemesan.t. Pilih ruangan yang akan digunakan Langkah memilih ruangan:1) Klik ikon , lalu akan tampak tampilan berikut:

2) Tentukan tipe ruangan pada kolom Function Room atau klik

Page 103 of 162

ikon Room Avail untuk melihat ruangan yang tersedia. Lalu akan tampak daftar ruangan yang tersedia sesuai dengan tipe ruangan:

3) Pilih tipe ruangan dengan menekan ikon Tipe Ruangan.4) Pilih model ruangan pada kolom Model:

5) Pilih ruangan dengan menekan check list pada ruangan.6) Klik Save untuk menyimpan ruangan atau Back untuk

membatalkan proses.

u. Klik ikon berfungsi untuk mengediit ruangan. Langkah mengedit ruangan:

1) Pilih ruangan yang akan diedit dengan menekan ikon . Lalu klik ikon .

Page 104 of 162

2) Selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

3) Tentukan End Date dengan menekan kolom. Lalu klik ikon Set end Date.

4) Ubah data5) Klik Save untuk menyimpan ruangan atau Back untuk

membatalkan proses.

Page 105 of 162

v. Ikon berfungsi untuk menghapus tuangan yang telah dipilih. Langkah menghapus ruangan:

1) Pilih ruangan yang akan dihapus dengan menekan ikon .

2) Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan berikut:

3) Klik OK untuk melanjutkan proses, atau Cancel untuk membatalkan proses.

w. Ikon digunakan untuk menambah atau mengedit daftar acara yang dapat dilaksanakan di hotel. Menu ini hanya dapat berfungsi ketika status pemesanan ruangan adalah Tentative, Definite, dan Actual. Ketika reservasi ruangan dibuat, status pesanan adalah Prospective.

x. Ikon berfungsi untuk menambahkan jadwal kegiatan.

y. Ikon berfungsi untuk menambahkan catatan atau keinginan tambahan dari pemesan. Langkah membuat amandement:1) Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan berikut:

Page 106 of 162

2) Tuliskan keinginan tambahan tamu pada kolom Description.3) Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.4) Klik ikon Back untuk kembali ke tampilan pemesanan

Banquet.z. Klik Save untuk menyimpan data, atau Back untuk

membatalkan proses.

5.2 Mengubah Status ReservasiLangkah mengubah status reservasi:

a. Klik ikon pada reservasi yang ingin diubah status.

b. Klik ikon . Pilih Cancel untuk membatalkan reservasi. Pilih Tentative untuk menunda reservasi. Pilih Definitive untuk memastikan reservasi.

Page 107 of 162

c. Klik Klik OK untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.

5.3 Update Reservation Banquet & Event Order

Update reservation banquet dapat dilakukan melalui ikon pada Banquet Admin. Pada submenu ini selain dapat mengubah data pada reservasi, dapat pula digunakan untuk menambah Event Order. Event Order dapat diakses melalui ikon Edit, lalu pilih ikon

. Event Order digunakan untuk menambah atau mengedit daftar acara yang dapat dilaksanakan di hotel. Untuk menggunakan menu ini, anda harus mengubah status pemesanan, menjadi Tentative, Definite, dan Actual terlebih dahulu. Langkah menambahkan event order:

a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan berikut:

b. Tentukan Departemen pada kolom Select Dept#.

Page 108 of 162

c. Selanjutnya akan tampak daftar Event Order. Lalu klik Save.

d. Daftar Event Order yang telah disimpan akan tampak di kolom kiri.

e. Berikan Checklist pada daftar Event Order pada kolom kiri

yang ingin dihapus , lalu klik ikon . Atau check list pada daftar yang ingin dimasukkan pada pesanan, lalu klik ikon .

f. Klik ikon untuk kembali pada tampilan reservasi banquet. Lalu akan tampak tampilan berikut:

Page 109 of 162

g. Klik Save untuk menyimpan data, atau Back untuk membatalkan proses.

5.4 Lost

Ikon digunakan untuk menampilkan daftar reservasi banquet yang di cancel. Berikut ini adalah tampilan dari submenu Lost:

Klik OK untuk menambah keterangan, atau Cancel untuk membatalkan menulis keterangan.

5.5 Membuat Folio

Ikon berfungsi untuk memperlihatkan folio customers yang sudah dipastikan akan menggunakan Banquet yang dipesan. Pada menu ini akan terlihat total transaksi yang harus dibayarkan oleh

Page 110 of 162

tamu. Langkah untuk menampilkan folio:a. Klik ikon pada reservasi yang ingin dibuat folio. Lalu akan

tampak tampilan berikut:

Pada Folio tersebut akan tampak enam ikon, yaitu Ikon Back, Ikon Bill Summary, Ikon Print Bill, Ikon Charges, Ikon Payment, dan Ikon Print Receipt. Berikut ini merupakan fungsi ikon-ikon tersebut:

1) Ikon Charges berfungsi untuk mengedit biaya yang dibebankan kepada tamu, jika telah ada penerimaan pembayaran. Berikut ini tampilan bila menekan ikon Charges:

Langkah menambahkan charges:d. Tentukan nominal yang ditagihkan pada kolom Amount Chg.e. Tentukan nominal yang dibebankan pada kolom Charge.f. Klik ikon Save untuk menyimpan transaksi, klik Cancel untuk

membatalkan. Berikut ini tampilan Folio setelah ditambah Charge.

Page 111 of 162

2) Ikon Payment berfungsi untuk mengedit informasi mengenai pembayaran yang telah dilakukan oleh tamu. Berikut ini merupakan tampilan bila menekan ikon Payment:

Langkah mengedit Payment:a. Tentukan nominal pembayaran pada kolom Amount Pay.b. Tentukan metode pembayaran pada kolom Payment.c. Tuliskan keterangan pada kolom Remark.d. Klik ikon Save untuk menyimpan transaksi, klik Cancel untuk

membatalkan. Berikut ini tampilan dari folio setelah dilakukan payment:

3) Ikon Print Receipt berfungsi untuk mencetak receipt.4) Ikon Bill Summary berfungsi untuk menampilkan ringkasan dari

semua transaksi yang dilakukan oleh tamu. Berikut ini tampilan dari Bill Summary:

Page 112 of 162

5) Ikon Print Bill berfungsi untuk mencetak bill.

5.6 Print

Pada menu Banquet Admin terdapat tiga kegiatan yang dapat dicetak, yaitu Print Amandement, Print Registration, dan Print Event. Langkah mencetak transaksi:

a. Klik ikon pada reservasi yang ingin dicetak.

b. Klik ikon / / untuk mencetak.c. Selanjutnya akan tampak tampilan dari laporan

: Print Amandement. Berikut ini tampilan dari laporan amandement.

: Print Registration. Berikut ini merupakan tampilan Laporan Registrasi:

Page 113 of 162

: Print Event. Berikut ini tampilan dari laporan event.

Page 114 of 162

5.7 Built Proposal

Ikon digunakan untuk mengunduh proposal reservasi yang dilakukan oleh tamu. Langkah untuk mengunduh proposal reservasi:

a. Klik ikon pada reservasi yang ingin dibuat proposal.

b. Klik ikon . Selanjutnya akan terjadi proses download proposal. Berikut ini merupakan tampilan dari proposal:

Page 115 of 162

5.8 Food & Beverage

Ikon berfungsi untuk membuat daftar menu yang akan disediakan di banquet, baik makanan, minuman atau fasilitas lainnya beserta harga per menu. Langkah memilih menu:

a. Klik ikon pada reservasi yang ingin dibuat ditambah menu.

b. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan seluruh menu hotel:

Page 116 of 162

c. Pilih menu dan tentukan jumlah menu dengan menekan ikon + yang terdapat pada setiap menu.

d. Setelah memilih seluruh menu yang ingin dipesan, lalu klik ikon

.e. Akan tampak seluruh menu yang dipesan:

f. Klik ikon .

Page 117 of 162

5.9 Change Date

Submenu Change Date berfungsi untuk mengedit jadwal pelaksanaan acara. Langkah mengubah jadwal acara.

a. Klik ikon pada reservasi yang ingin diubah tanggal.

b. Klik ikon , lalu akan tampak tampilan berikut:

c. Klik OK untuk melanjutkan proses, atau Cancel untuk membatalkan proses.

6. Banquet ChartBanquet Chart berisi mengnai status setiap ruangan yang digunakan untuk menyelenggarakan acara. Terdapat enam status banquet, yaitu Prospect, Tentative, Definite, Actual, Waiting List, dan Lost. Banquet Chart dapat diakses melalui menu Banquet. Berikut ini tampilan dari submenu Banquet Chart:

Page 118 of 162

Untuk melihat status banquet pada hari tertentu dapat dilakukan dengan menentukan tanggal yang diinginkan pada kolom From Date, lalu tekan ikon Refresh.

a. Prospect: status untuk banquet bagi tamu yang ada harapan untuk reservasi (belum melakukan reservasi).

b. Tentative: status untuk banquet bagi tamu yang tanggal reservasi diundur.

c. Definite: status untuk banquet bagi tamu yang sudah reservasi.d. Actual: status untuk banquet bagi tamu yang sedang

menggunakan banquet (sedang ada acara).e. Waiting List: status untuk banquet bagi tamu yang sedang

menunggu antrean banquet.f. Lost: status untuk banquet yang batal.

7. ReportTerdapat dua laporan pada menu Banquet, yaitu Banquet Monthly Report dan 10 Days Banquet Event. Pada menu ini akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.

Page 119 of 162








7.1 Banquet Monthly Report

Banquet Monthly Report digunakan untuk melihat laporan event/kegiatan banquet per bulan. Laporan Banquet Monthly dapat diakses melalui menu Banquet. Berikut ini merupakan tampilan Banquet Monthly Report:

Langkah menampilkan laporan Banquet Monthly:Page 120 of 162

a. Tentukan periode transaksi yang ingin ditampilkan pada kolom From Date dan To Date.

b. Tentukan nama perusahaan pada kolom Company bila ingin menampilkan perusahaan tertentu saja. Kosongkan bila ingin menampilkan seluruh transaksi.

c. Tentukan sales person yang menangani tamu pada kolom Sales# bila ingin menampilkan sales person tertentu. Kosongkan bila ingin menampilkan seluruh transaksi.

d. Tentukan status pemesanan pada kolom Status bila ingin menampilkan status transaksi tertentu. Kosongkan bila ingin menampilkan seluruh transaksi.

e. Kolom Sort By isi dengan BQ # untuk menampilkan banquet.f. Berikan check list pada kolom Lost Data Only bila ingin

menampilkan transaksi dengan status LOST saja. Kosongkan bila ingin menampilkan seluruh transaksi.

g. Klik ikon Refresh.

7.2 10 Days Banquet Event

10 Days Forecasting Banquet digunakan untuk melihat perkiraan kegiatan banquet yang akan diadakan dalam 10 hari ke depan. Pada laporan ini dapat dilihat data mengenai setiap setiap acara yang akan dilakukan. Berikut ini merupakan laporan dari 10 Days Forecasting Banquet:

Page 121 of 162

Untuk menampilkan laporan 10 Days Forecasting Banquet dapat dilakukan dengan menentukan tanggal pada kolom Sys Date, lalu klik ikon Refresh.

HOUSE KEEPING

Menu House Keeping terhubung dengan menu reservasi. Pada bab ini akan membahas mengenai ketersediaan kamar dan status setiap kamar yang terdapat di hotel.

1. Room StatusProgram ini berfungsi untuk mengupdate status seluruh kamar yang ada. Program ini berfungsi untuk mengupdate status seluruh kamar yang ada. Terdapat delapan status kamar, yaitu Occupied Clean (OC),

Page 122 of 162

Occupied Dirty (OD), Vacant Clean (VC), Vacant Ready (VR), Out of Order (OO), Off Market (OM), dan Occupied No Guest (ON).

Diagram di atas memperlihatkan siklus kerja departemen House Keeping yang ditawarkan ke pasar.

a. VC: Vacant Clean, Status kamar yang kosong dan sudah dibersihkan, tetapi belum dilakukan inspeksi oleh Supervisor.

b. VD: Vacant Dirty, Status kamar kosong dan belum dibersihkan, terjadi saat tamu Check Out atau tamu pindah dari kamar tersebut ke kamar lain.

c. OC: Occupied Clean, Status kamar untuk kamar yang terisi.d. OD: Occupied Dirty, Status kamar akan secara otomatis berubah

dari ‘OC’ menjadi ‘OD’ pada saat proses Night Audit selesai dikerjakan, biasanya pagi hari.

e. VR: Vacant Ready, Status kamar kosong dan sudah dilakukan inspeksi oleh Supervisor yang menyatakan kamar siap dijual.

f. OO: Out of Order, Status kamar yang butuh perbaikan. g. OM: Off Market, Status kamar yang tidak dijual ke pasar.h. ON: Occupied No Guest, Status kamar terisi tamu, namun tamu

tidak dikenakan biaya.Berikut ini merupakan tampilan menu Room Status:

Page 123 of 162

Vacant Dirty

Vacant Clean

Vacant Ready

Occupied Dirty

Occupied Clean

Bila ingin mengubah status kamar dapat dilakukan dengan menekan nomor kamar, lalu status kamar akan berubah.

2. Update OO / OM StatusProgram ini memiliki fungsi yang sama seperti Room Status, namun program ini lebih dikhususkan untuk Out of Order Room (OO) atau Off Market Room (OM).

Langkah untuk mengubah status kamar menjadi Out of Order Room (OO) atau Off Market Room (OM):

a. Klik ikon . Lalu akan tampak tampilan sebagai berikut

b. Tentukan status kamar. Pilih OO untuk Out of Order Room atau OM untuk Off Market Room:

c. Tentukan nomor kamar pada kolom Room#.

d. Kolom Type, Building, dan Floor akan tomatis terisi.

Page 124 of 162

e. Pada kolom HK/Eng pilih House keeping atau Engineering sebagai departemen tugas.

f. Tentukan tanggal mulai dan tanggal berakhir status kamar pada kolom Start Date dan Finish Date.

g. Tuliskan keterangan yang sesuai pada kolom Remark.

h. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk membatalkan proses.

Page 125 of 162

POINT OF SALE

Pada point of sale akan dibahas mengenai transaksi penjualan di outlet. Terdapat empat hal utama yang akan dibahas pada bab ini, yaitu proses order, pembayaran bill, dan laporan.

1. Point of SaleProgram Point Of Sale ini digunakan pada Restoran, Bar serta outlet-oulet lainnya dalam melakukan transaksi. Semua activitas yang terkait mulai dari order menu, pembuatan bill, sampai transaksi setlement semua dikerjakan dalam program ini. Setiap cashier dalam waktu yang bersamaan dapat membuka lebih dari satu outlet, sesuai hak akses

Page 126 of 162

Proses OrderProses Pembayaran Bill

Settle billVoid BillCancel Bill

Laporan

Outlet Activity ReportMenu Engineering ReportMenu Consumption ReportItem Sales ReportVoid/Unsettle ReportCaptain Order ReportCash Summary Report

yang diberikan kepada cashier tersebut.Berikut ini merupakan tampilan daftar pegawai yang dapat mengakses Point Of Sale:

Pada tampilan ini pegawai dapat menentukan shift kerja dan log in. Langkah melakukan Log In:

a. Pilih nama user pegawai sesuai yang tertera pada daftar user.b. Tentukan Shift kerja pada kolom Shift.c. Tuliskan Password.d. Klik ikon OK.

1.1 Create Order ListPada program ini kegiatan yang dilakukan pertama kali adalah pembuatan bill atau input transaksi dari captain order. Form transaksi ini langsung tampil secara otomatis setelah user masuk pada program Point of Sale ini.Langkah membuat transaksi:

a. Klik Submenu Point Of Sale, lalu akan tampak tampilan sebagai berikut:

b. Pilih cakupan transaksi. Tekan ikon Coffee Shop untuk transaksi di Coffee Shop, atau tekan ikon Room Service untuk transaksi

Page 127 of 162

di Room Service. Proses yang akan dilakukan tidak berbeda.c. Klik ikon OK. Selanjutnya akan tampak tampilan sebagai berikut:

d. Klik ikon Get Table, selanjutnya akan tampak daftar seluruh kamar. Pilih kamar yang melakukan transaksi.

e. Selanjutnya akan tampak daftar seluruh menu.

f. Pilih menu dan tentukan kuantitas menu yang ingin dipesan

Ikon digunakan untuk menambah kuantitas pesanan.

Ikon digunakan untuk mengurangi kuantitas pesanan.

Ikon digunakan untuk memberikan note atau

Page 128 of 162

catatan mengenai pesanan.g. Lalu klik Ikon untuk melanjutkan proses

order atau untuk memberikan diskon. Selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

h. Klik ikon Payment untuk melanjutkan proses pembayaran. Anda dapat memberikan Diskon kepada tamu dengan menekan ikon Disc Meal atau Disc Amnt. Langkah memberikan diskon:

Klik ikon Edit pada menu yang dipesan Klik ikon Disc Meal atau Disc Amnt. Akan tampak

tampilan berikut:

Bila memilih Disc Amount, anda dapat menuliskan presentase Diskon pada kolom Disc%, lalu harga akan langsung berubah.

Bila memilih Disc Amount, akan tampak tampilan seperti di bawah ini. Anda dapat menuliskan nominal diskon yang diberikan. Lalu klik OK untuk melanjutkan proses, atau Cancel untuk membatalkan proses.

Harga menu akan langsung berubah:

Page 129 of 162

i. Klik ikon untuk melanjutkan proses pembayaran.

j. Pilih medote pembayaran:

k. Klik ikon untuk menampilkan daftar folio. l. Pilih Folio dengan menekan ikon . m. Klik ikon .n. Klik ikon , lalu folio akan langsung ditagihkan kepada

tamu.

1.2 Menu ListSelain digunakan untuk order menu, anda juga dapat menampilkan menu. Langkah untuk menampilkan menu:

a. Klik ikon Browse Menu:

b. Tentukan menu outlet yang ingin ditampilkan.

Page 130 of 162

c. Lalu akan tampak daftar menu.

2.1 Void BillUntuk membatalkan bill transaksi. Untuk melakukan void, anda dapat menekan ikon pada transaksi. Lalu selanjutnya akan tampak tampilan berikut:

Klik OK untuk melakukan void, atau Cancel untuk membatalkan proses void. Selanjutnya informasi mengenai transaksi yang di void akan tampil pada rangkuman transaksi cashier berikut:

Page 131 of 162

2.2 Unsettle Bill Untuk membatalkan transaksi pambayaran yang telah dilakukan sebelumnya, pastikan nomor bill yang akan dibatalkan pembayarannya. Untuk melakukan unsettle bill dapat dilakukan dengan menekan ikon saat akan melakukan payment. Lalu akan tampak tampilan berikut:

Klik OK untuk melakukan unsettle bill, atau Cancel untuk membatalkan proses unsettle bill. Selanjutnya informasi mengenai transaksi yang di unsettle akan tampil pada rangkuman transaksi cashier berikut:

Page 132 of 162

3. Report Pada menu Point of Sale akan dibahas mengenai beberapa laporan, yaitu Outlet Activity Report, Menu Engineering Report, Menu Consumption Report, Item Sales Report, Captain Order Report, dan Cash Summary Report. Pada setiap laporan berikut akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.








Page 133 of 162

3.1 Outlet Activity Report

Outlet Activity Report merupakan laporan aktivitas cashier pada waktu shiftnya bertugas. Laporan ini berisi nomor-nomor bill transaction yang telah dibuat beserta nilai nominalnya. Laporan ini dibuat sebelum kasir melakukan Closing Shift, dan digunakan untuk proses balancing antara jumlah uang dan laporannya. Berikut ini merupakan tampilan dari Outlet Activity Report:

Langkah menampilkan laporan aktivitas outlet:

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date.b. Tentukan Outlet, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan Cashier pada kolom Cashier#, atau kosongkan jika

akan dicetak seluruhnya.d. Tentukan jadwal Shift pada kolom Shift#, atau kosongkan jika

akan dicetak seluruhnya.e. Klik ikon Refresh

4. Menu Engineering ReportMenu Engineering Report merupakan laporan mengenai penggunaan barang-barang yang dibutuhkan untuk perbaikan kamar hotel bila ada kerusakan, seperti lampu, keran, dan sebaginya. Pada laporan ini pun

Page 134 of 162

akan memperlihatkan mengenai waktu mulai perbaikan, waktu selesai, dan informasi mengenai orang yang melakukan perbaikan.

Langkah menampilkan laporan Menu Engineering:

a. Tentukan periode yang ingin ditampilkan pada kolom Trx Date dan To.

b. Tentukan Outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet. Kosongkan kolom bila ingin menampilkan seluruh outlet.

c. Tentukan kategori menu pada kolom Categoryd. Tentukan kuantitas pada kolom Top Qty.e. Klik ikon Refresh.

5. Menu Consumption ReportLaporan ini digunakan untuk mengetahui item menu mana saja yang terjual per outlet beserta jumlah nominalnya pada jangka waktu tertentu . Selain per outlet, laporan dapat juga dicetak per kasir. Berikut ini tampilan laporan Menu Consumption:

Langkah untuk menampilkan laporan menu consumption:

Page 135 of 162

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date dan To.b. Tentukan outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet, atau

kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir dan shift pada kolom Cashier dan Meal

Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.d. Klik ikon Refresh.

6. Item Sales ReportItem Sales Report merupakan laporan jumlah item yang terjual dari setiap outlet dalam periode tertentu. Berikut ini tampilan dari laporan penjualan:

Langkah menampilkan laporan penjualan:


kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir/waiter dan shift pada kolom

Page 136 of 162

Waiter/Cashier dan Meal Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

d. Tentukan menu pada kolom Menu# bila ingin menampilkan seluruh menu, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

e. Klik ikon Refresh.

7. Void/Unsettle ReportVoid/Unsettle report merupakan laporan mengenai seluruh transaksi yang belum dilakukan settle pada periode tertentu. Pada laporan ini pun akan diketahui setiap cashier yang melakukan bertanggung jawab terhadap transaksi-transaksi yang void/unsettle tersebut. berikut ini adalah tampilan dari laporan void/unsettle:

Langkah menampilkan laporan void/unsettle:

a. Tentukan periode transaksi pada kolom Trx Date dan To.

Page 137 of 162

b. Tentukan outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

c. Tentukan nama kasir/waiter dan shift pada kolom Waiter/Cashier dan Meal Shift, atau kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.

d. Klik ikon Refresh.

8. Captain Order ReportCaptain Order Report merupakan laporan mengenai transaksi dan menu-menu yang dipesan oleh setiap meja (satu bill). Berikut ini tampilah dari Captain Order Report:

Langkah untuk menampilkan Captain Order Report:


kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama kasir dan shift pada kolom Cashier dan Meal


Page 138 of 162

9. Cash Summary ReportCash Summary Report merupakan laporan ringkasan mengenai transaksi yang dilakukan oleh tamu. Laporan ini akan memperlihatkan total transaksi yang dilakukan oleh setiap kasir pada hari tersebut. Laporan ini dapat ditampilkan dengan mengatur periode transaksi yang ingin ditampilkan, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini tampilan dari laporan Cash Summary:

Page 139 of 162

MaintenanceBab Maintenance terkait dengan kegiatan yang dilakukan bila terjadi kerusakan terhadap barang-barang yang terdapat di hotel. Pada bab ini terdapat lima pokok bahasan, yaitu Maintenance Catagory, Maintanance Location, Request Maintenance, Technician Maintenance, dan Maintenance Report.

1. Maintenance Catagory

Maintenance Catagory berfungsi untuk menampilkan kategori pemeliharaan atau maintenance. Berikut ini merupakan tampilan dari menu Maintenance Catagory:

Page 140 of 162

Input kode Kategori /

Lokasi / Technician

Request Maintenance

Maintenance Report

Langkah membuat daftar Manintenance Category:


b. Tuliskan kode kategori maintenance pada kolom Category#.c. Tuliskan deskripsi dari kategori pada kolom Description.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Menghapus list:


Page 141 of 162




2. Maintenance Location

Menu Maintenance Location berfungsi untuk mengedit dan menambahkan lokasi dari yang memerlukan maintanance. Berikut ini merupakan tampilan dari menu Maintenance Location:

Langkah membuat daftar Manintenance Location:


Page 142 of 162

b. Tuliskan kode lokasi maintenance pada kolom Location#.c. Tuliskan deskripsi dari lokasi pada kolom Description.d. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Menghapus list:





Page 143 of 162

3. Technician Maintenance

Technician maintenance berfungsi untuk memperlihatkan daftar perminataan maintenance, baik permintaan yang belum ditangani, sedang ditangani, maupun sudah ditangani. Berikut ini tampilan dari submenu Technician Maintenance:

Untuk mencari atau menampilkan data tertentu:a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search atau

tentukan daftar yang ingin ditampilkan pada kolom Filter by.


4. Request Maintenance

Menu Request Maintenance berfungsi untuk melakukan request atau permohonan kedatangan technician. Langkah membuat Reqiest Maintenance:


Page 144 of 162

b. Nomor request akan oromatis terisi ketika disimpan.c. Tentukan Departemen yang mengajukan permintaan pada kolom

Dept.d. Tentukan kategori maintenance pada kolom Category.e. Tanggal melakkan permintaan akan oromatis terisi pada kolom

Reqst Date.f. Tentukan tanggal kedatangan technician pada kolom Target

Date.g. Tentukan lokasi dilakukannya maintenance pada kolom

Location.h. Tuliskan keterangan atau permasalahan yang dihadapi pada

kolom Request Remark.i. Klik Update untuk menyimpan data, atau Cancel untuk

membatalkan proses.

Mengedit data:


membatalkan proses.

Menghapus list:


Page 145 of 162


Untuk mencari atau menampilkan data tertentu:a. Isi data yang ingin ditampilkan pada kolom Search atau

tentukan daftar yang ingin ditampilkan pada kolom Filter by.


5. Maintenance Report

Laporan maintenance berisi mengenai segala kegiatan maintenance, mulai dari proses permohonan maintenance, hingga permasalahan terselesaikan. Pada laporan ini memuat pula mengenai biaya perbaikan. Pada laporan ini akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.






Page 146 of 162



Berikut ini merupakan tampilan laporan maintenace:

Langkah menampilkan laporan maintenance:a. Tentukan periode yang ingin ditampilkan pada kolom From Date

dan kolom To Date.b. Tentukan target tanggal penyelesaian masalah yang diinginkan

pada kolom Expired Target Date, atau kosongkan bila ingin menampilkan semua tanggal.

c. Tentukan tampilan pengelompokan kegiatan pada laporan pada

kolom .d. Tentukan kegiatan yang ingin ditampilkan pada kolom Filter By

e. Tentukan kategori maintenance yang ingin ditampilkan pada

Page 147 of 162

kolom Category, atau kosongkan bila ingin menampilkan semua kategori.

f. Tentukan pihak yang melakukan permohonan maintenance pada kolom User Request.

g. Tentukan technician yang melakukan perbaikan pada kolom Technician, atau kosongkan bila ingin menampilkan semua technician.

h. Klik ikon Refresh.

Page 148 of 162

Night Audit

Dalam proses Night Audit seluruh transaksi hari itu akan diproses. Dari proses ini akan terposting seluruh Room Charge pada setiap folio tamu secara otomatis. Selain room charge, ada beberapa charge lainnya yang terposting secara otomatis seperti yang telah diisi pada Special Service di setiap folio yang menggunakannya, seperti Extra Bed dan yang lainnya.

Page 149 of 162

1. Closing CashierSebelum proses Posting berjalan, hendaknya seluruh kasir yang aktif pada hari tersebut harus segera ditutup (Closing) terlebih dahulu, dan selanjutnya mereka dapat Open Cashier kembali untuk tanggal besoknya. Sebleum melakukan closing, harap seluruh transaksi yang telah dilakukan oleh kasir sudah terselesaikan. Berikut ini langkah closing cashier:

a. Klik menu Night Audit.b. Pilih Closing Cashier, lalu akan tampak daftar nama seluruh

Page 150 of 162

Closing Cashier

Running Posting

Print Prelimenary Report

Proses Auditing

Salah

Running Unposting

Lakukan koreksi untuk data yang

salah

Lakukan kembali langkah 2 sampai

4

Benar

Print Final Report

Running End Of Day

kasir yang ada:

c. Pilih kasir yang akan di closing dengan memberikan check list pada nama kasir. Untuk melakukan closing seluruh kasir, anda dapat menekan ikon .

d. Klik ikon untuk melakukan closing, lalu akan tampak tampilan berikut:

e. Pilih OK jika ingin dihapus atau Cancel jika tidak. Pastikan nama kasir hilang.

2. PostingSetelah Closing Casier, langkah selanjutnya adalah memposting data. Untuk melakukan posting, pastikan seluruh kasir sudah di closing. Berikut ini adalah tampilah dari submenu Posting:

Page 151 of 162

Untuk melakukan posting, anda dapat menekan ikon . Apabila proses gagal, akan tampak keterangan penyebab proses posting gagal.

Setelah selesai proses di atas, dapat dicetak report untuk digunakan melakukan auditing dari seluruh transaksi hari itu. Jika terdapat kesalahan dan perlu dilakukan koreksi, langkah selanjutnya adalah jalankan proses Un-Posting.

3. Un-PostingUn-Posting merupakan proses pembatalan atas proses posting yang telah dijalankan. Un-Posting harus dilakukan sebelum melakukan perbaikan data. Berikut ini tampilan submenu Un-Posting:

Klik ikon untuk melakukan proses Un-posting. Setelah itu

Page 152 of 162

akan tampak tampilan sebagai berikut:

4. End of DayTahapan program Night Audit diakhiri oleh program End of Day. Dalam program ini semua proses dikendalikan oleh system, Night Auditor cukup menjalankan program ini saja, selanjutnya system akan bekerja. Hal-hal yang dilakukan system dalam program ini adalah

a. Membuat Jurnal Sales dan mentransfernya ke dalam program General Ledger.

b. Mentransfer Cash Receipt ke dalam program Accounting (General Cashier).

c. Mentransfer seluruh Credit Card dan City Ledger ke dalam program Accounting (Account Receivable).

d. Melakukan pemotongan stock ke dalam setiap item menu terjual sesuai dengan kode Recipenya.

e. Men-zero-kan seluruh transaksi hari itu dan datanya akan masuk ke dalam transaksi Month To Date.

Page 153 of 162

Langkah melakukan proses End of Day:a. Tuliskan ENDOFDAY pada kolom yang tersedia.b. Klik ikon .

5. Edit D-CardMenu ini digunakan untuk mengedit D-Card agar nilai jurnal yang dibentuk menjadi balance. Berikut ini tampilan dari submenu Edit D-Card:

Page 154 of 162

ReportTerdapat delapan laporan yang akan dibahas pada bab ini, yaitu Cashier Activity Report, D-Card Report, CityLedger Report, Guest Ledger Report, Statistic Report, Company Production Report, Forecasting Report, dan NA Profit List Folio.

Pada menu ini akan tampak Tab bantuan yang dapat digunakan untuk memudahkan dalam membaca laporan.








1. Cashier Activity ReportCashier Activity Report merupakan laporan mengenai transaksi yang ditangani kasir pada setiap outlet. Setelah shift kasir berakhir, setiap kasir diwajibkan untuk membuat laporan Cashier Activity. Berikut ini tampilan Cashier Activity Report:

Page 155 of 162

Langkah menampilkan laporan aktivitas kasir:

a. T entukan periode transaksi pada kolom Trx Date b. Tentukan outlet yang ingin ditampilkan pada kolom Outlet, atau

kosongkan jika akan dicetak seluruhnya.c. Tentukan nama cashier dan shift pada kolom Cashier dan Meal


2. D-Card ReportLaporan D-Card merupakan laporan seluruh transaksi yang dilakukan hotel berdasarkan setiap akun D-Card. Transaksi yang akan ditampilkan adalah transaksi pada bulan ini, bulan lalu, dan rangkuman per tahun. Untuk menampilkan laporan D-Card, anda dapat menentukan periode transaksi yang ingin ditampilkan, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini merupakan tampilan laporan D-Card:

Page 156 of 162

3. City Ledger ReportLaporan City Ledger adalah laporan kumpulan account dengan pihak lain yang sudah tidak tinggal di hotel. Berikut ini merupakan tampilan laporan City Ledger:

Langkah menampilkan laporan City Ledger:a. Tentukan periode laporan yang ingin di tampilkan pada kolom

Trx Date dan To.b. Lalu klik ikon Refresh.

4. Guest Ledger ReportLaporan Guest Ledger merupakan laporan dari folio tamu yang

Page 157 of 162

terdaftar dan menginap di hotel. Pada laporan ini akan diketahui informasi mengenai transaksi yang dilakukan tamu, seperti pajak yang dibebankan kepada tamu, diskon, nomor kamar, dan sebagainya. Berikut ini merupakan tampilan dari laporan Guest Ledger:

Langkah menampilkan laporan Guest Ledger:a. Tentukan periode laporan yang ditampilkan pada kolom From

Date dan To Date.b. Klik ikon Refresh.

5. Statistic ReportLaporan statistik merupakan laporan mengenai jumlah status kamar pada periode tertentu. Periode yang ditampilkan adalah ditampilkan transaksi pada periode bulan ini, bulan lalu, dan total transaksi setiap tahun. Untuk menampilkan laporan statistik, anda dapat menentukan periode yang ingin di tampilkan, lalu klik ikon Refresh . Berikut ini merupakan tampilan laporan statistik:

Page 158 of 162

6. Company Production Report

Company Production Report merupakan laporan mengenai ringkasan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan (Customer) yang mempunyai Contract Agreement dengan hotel. Pada laporan ini akan ditampilkan transaksi pada periode bulan ini, bulan lalu, dan total transaksi setiap tahun. Untuk menampilkan laporan ini, anda dapat menentukan periode tanggal yang ingin ditampilkan pada kolom Periode Date, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini merupakan tampilan dari Company Production Report:

Page 159 of 162

7. Forecasting Report

Forecasting Report merupakan laporan untuk mengetahui perkiraan kondisi hunian kamar hotel untuk jangka waktu tertentu berdasarkan data reservasi, guest in house, check in, dan check out guest. Untuk menampilkan laporan Forecasting, anda dapat menentukan periode laporan yang ingin ditampilkan pada kolom Periode Date, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini tampilan dari laporan Forecasting:

Page 160 of 162

8. NA Profit List Folio Report

Laporan NA Profit List Folio adalah laporan night audit yang setiap hari dilakukan hotel. Pada laporan ini akan terlihat seluruh folio tamu yang melakukan transaksi hari itu, baik tamu grup, check in, check out, ataupun dummy. Untuk menampilkan laporan ini dapat dilakukan dengan menentukan periode transaksi pada kolom Periode Date, lalu klik ikon Refresh. Berikut ini merupakan tampilan laporan NA Profit List Folio:

Page 161 of 162

Page 162 of 162

Documents

FRONT OFFICE - X-PERT | PT EXPERTINDO … · Web viewuntuk payment code ini dengan cara menekan ikon untuk menampilkan daftar D-CARD. Pilih D-CARD dengan cara menekan tombol . Untuk