för att gallra och - digitalastadsarkivet.stockholm.sedigitalastadsarkivet.stockholm.se/Bildarkiv/Egenproducerat/... · rutinbeskrivningar fÖr att gallra och leverera socialtjÄnstakter

Rutinbeskrivningar för att gallra och leverera socialtjänstakter 2015

Stadsdelsarkivarierna

[Skriv text]

RUTINBESKRIVNINGAR FÖR ATT GALLRA OCH LEVERERA SOCIALTJÄNSTAKTER DNR 1240-2014-2.8.

RUTINBESKRIVNINGAR FÖR ATT GALLRA OCH LEVERERA SOCIALTJÄNST-AKTER ............................................................................................................................................. 3

ANSVAR ............................................................................................................................. 3 DEFINITIONER/FÖRKLARINGAR ............................................................................................ 4 GALLRA ............................................................................................................................. 5 PROCESSBESKRIVNING ....................................................................................................... 5 1 IDENTIFIERA AKT .............................................................................................................. 6 2 HITTA AKT ....................................................................................................................... 7 3 KONTROLLERA AKT .......................................................................................................... 8 4A OM AKTEN SKA GALLRAS ............................................................................................. 10 4B OM AKTEN INTE SKA GALLRAS ...................................................................................... 11

LEVERERA ................................................................................................................................... 12

PROCESSBESKRIVNING ..................................................................................................... 12 1 IDENTIFIERA AKT ............................................................................................................ 13 2 HITTA AKT ..................................................................................................................... 14 3 KONTROLLERA AKT ........................................................................................................ 15 4A OM AKTEN SKA LEVERERAS ......................................................................................... 17 4B OM AKTEN INTE SKA LEVERERAS .................................................................................. 27

KONTAKT ..................................................................................................................................... 28

UTDRAG UR LAG OCH FÖRORDNING ................................................................................ 29

LAG (1993:387) OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE ....... 30

UR SOCIALTJÄNSTFÖRORDNINGEN .................................................................................. 30

LATHUND — EXCELREGISTER ............................................................................................. 32

2


RUTINBESKRIVNINGAR FÖR ATT GALLRA OCH LEVERERA SOCIALTJÄNST-AKTER

Personakter som förs enligt socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade och som är avslutade from 1 juli 2005, ska enligt huvudregeln gallras fem år efter sista anteckning i akten. Vissa akter får dock inte gallras utan ska bevaras av rättssäkerhetsskäl och för forskningens behov.1 Dessa akter ska levereras till Stadsarkivet.

Detta kompendium innehåller rutinbeskrivningar för att gallra och leverera socialtjänst-akter i Stockholms stad. Det vänder sig i första hand till arkivansvariga och arkivredogörare/aktansvariga på stadsdelsförvaltningarna. Observera att det även finns en lathund för gallring av akter i Paraplysystemet som är framtagen av IT-avdelningen på SLK och som riktar sig till gallringsansvariga i Paraplysystemet. Rutinbeskrivningarna togs fram 2008 av stadsdelsarkivarierna i samråd med Stadsarkivet, juridiska avdelningen, IT-avdelningen och representanter från två stadsdelsförvaltningar. Rutinbeskrivningarna uppdateras varje år.

Ansvar

Stadsdelsförvaltningen har enligt arkivlagen ansvar för sitt arkiv. På stadsdelsförvalt-ningen ser ansvaret för gallring och leverans av socialtjänstakter ut på följande sätt:

Arkivansvarig Har ett övergripande ansvar för att arkivredogörare och aktansvariga får nödvändig information.

Arkivredogörare/aktansvariga Har det praktiska ansvaret för gallring och leverans av socialtjänstakter. Om flera är inblandade är det arkivredogöraren inom individ och familj som har det övergripande ansvaret eller den som förestår aktexpeditionen.

Kontaktperson för Paraplysystemet Har ansvar för att utbilda om Paraplysystemet i sin förvaltning

Gallringsansvarig i Paraplysystemet Har ansvar för att ta ut Paraplysystemets gallringlista, rätta eventuella fel samt godkänna gallring.

Avdelningschef Har ansvaret för att avdelningens allmänna handlingar hanteras på rätt sätt.

Handläggare Har ansvar för att dokumentera sina ärenden, skriva ut handlingar som skrivs under och arkivera i akten samt rensa akten när den avslutas.

1 Utdrag ur socialtjänstlag och förordning se s. 33. Se även Stadsarkivets gallringsbeslut 2008:16.

3


Definitioner/förklaringar I den här rutinbeskrivningen betyder följande begrepp: Akt

Alla pappershandlingar i en personakt som ska gallras eller levereras till Stadsarkivet enligt

- Socialtjänstlagen (SOL) eller - Lagen om Stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och

som är avslutade from 1 juli 2005.

A-akt och B-akt

Särskild indelning av akterna vid leverans till Stadsarkivet. A. Akter där personen är född dag 5, 15 eller 25 i en månad. B. Faderskaps- eller föräldraskapsärende, adoptionsärende och

placerade barn. Aktomslag Åldringsbeständigt papper i A3-format, som viks kring handlingar i en akt Aktualisera Åtgärd i Paraplysystemet som görs när en utredning påbörjats. Avaktualisera Åtgärd i Paraplysystemet som görs när alla utredningar om en

samhörighet är avslutade. Avställningsår Året för sista anteckning i samhörigheten/den fysiska akten. Följesedel Handling som anger vilka arkivhandlingar som levereras.

Gallra

Förstöra allmänna handlingar eller allmänna uppgifter enligt lag eller gallringsbeslut.

Gallringsbeslut

Formellt beslut från Stadsarkivet att allmänna handlingar eller uppgifter kan gallras.

Gallringsansvarig

Roll i Paraplysystemet som medger att man kan ta ut Paraplysystemets gallringslista, rätta eventuella fel samt godkänna gallring.

Inneliggare Aktomslag för pappershandlingar för viss utredningstyp t.ex. ekonomiskt bistånd i en personakt.

Leverera

Överföring av allmänna handlingar till Stadsarkivet

Paraplysystemet

Stockholms socialregister för registrering av enskilda ärenden inom individ- och familjeomsorg, äldreomsorg samt omsorgen om personer med funktionsnedsättning.

Paraplysystemets gallringslista

Rapport i Paraplysystemet som räknar upp vilka akter som ska gallras respektive levereras till Stadsarkivet

Plockgallra Avlägsna och förstöra enstaka arkivhandlingar i akt enligt lag eller gallringsbeslut.

Samhörighet

Den eller de personer som finns registrerade i samma ärende i Paraplysystemet.

Tidplan Skickas ut av Stadsarkivet till stadsdelsförvaltningarna varje år. Läggs också ut på Stadsarkivets hemsida http://www.ssa.stockholm.se

4

http://www.ssa.stockholm.se/


Gallra Processbeskrivning

1 IDENTIFIERA AKT

2 HITTA AKT

3 KONTROLLERA AKT

4A OM AKTEN SKA GALLRAS

Bekräfta i Paraplysystemet

Invänta tidpunkt för gallring

Verkställ gallring

4B OM AKTEN INTE SKA

GALLRAS

Korrigera i Paraplysystemet

Ställ tillbaka akten i arkivet

5


1 Identifiera akt Paraplysystemets gallringslista ger ett förslag på vad som ska gallras eller levereras till Stadsarkivet. Gallringsansvarig i Paraplysystemet kan beställa listan från och med att förra årets gallring har slutförts. Tänk på…

Att det kan ligga akter om barn i mammans akt, som aldrig varit registrerade i Paraplysystemet. En manuell genomgång utifrån markeringar på aktomslag m.m. måste göras så att även äldre akter hittas och kan hanteras enligt lagen.

Frågor och svar Jag har en akt på Paraplysystemets gallringslista men inneliggaren innehåller pappershandlingar som är yngre än fem år. Hur gör jag?

Om inneliggaren innehåller flera samhörigheter skilj dem då från varandra och plocka ut den som ska gallras. Om det inte går ska du flytta fram gallringsdatum.

6


2 Hitta akt Ta fram akten ur arkivet. Om du inte hittar akten:

1. Har du tittat på alla tänkbara ställen? 2. Fråga ansvarig handläggare. 3. Om du ändå inte hittar akten: notera i utskriften av paraplylistan ”hittar ej”,

godkänn gallring och markera inte i rutan ”fysisk akt” i paraplysystemet . Tänk på…

Att akter ibland står på flera olika ställen. Det kan vara så att akter för äldre eller funktionsnedsatta klienter står för sig, eller att familjerättens akter står i en egen hylla.

Att avslutade och pågående samhörigheter kan ligga i samma inneliggare. Att om det är svårt att hitta akter är det arkivredogörarens ansvar att göra en

genomgång av hur akterna är ordnade i arkivet. Ordningen ska vara dokumenterad i dokumenthanteringsplan och genom märkning av arkiv och hyllor. Kontakt bör tas med verksamhetschef och arkivansvarig.

Att det finns andra personakter inom socialtjänsten, som inte ska gallras och levereras enligt denna rutinbeskrivning. Det gäller t.ex.

Budget- och skuldrådgivningsakter Dödsboutredningar Egna medel LSS-akter avslutade innan 2005-07-01 Omvårdnadsjournaler Riksfärdtjänstakter Flyktingakter KBH-akter för tiden före 2002

Frågor och svar Jag är ny för i år och vet inte om det står akter på flera ställen. Vem kan jag vända mig till?

Titta i dokumenthanteringsplanen. Om det inte framgår där, ta kontakt med din chef och arkivansvarig på förvaltningen.

Jag har tre akter på listan som jag inte hittar i arkivet. Vad ska jag göra?

Du ska: - Fråga handläggaren - Leta i arkivet. Akten kanske är felsorterad,

förvaras för sig eller ligger i en inneliggare som även innehåller pågående utredningar.

7


3 Kontrollera akt Om en akt kommer på Paraplysystemets gallringslista, så ska man kontrollera om den verkligen ska gallras. Gå igenom akten och ställ följande frågor:

1. Har några åtgärder gjorts i akten efter gällande gallringsår 2008 2. Avser akten en person som är född dag 5, 15, eller 25 i en månad? 3. Innehåller akten några handlingar om faderskap eller föräldraskap? 4. Innehåller akten några handlingar om ett adopterat barn? 5. Innehåller akten några handlingar om ett barn som har placerats? 6. Innehåller akten något avtal om vårdnad, boende och umgänge som godkänts av

socialnämnden, där barnet ännu inte har fyllt 18 år? Om samtliga svar på frågorna är NEJ, så ska akten gallras. Se vidare i avsnitt 4A. Om svaret på någon av frågorna är JA, så ska inte akten gallras. Se vidare i avsnitt 4B. Tänk på…

Att en inneliggare kan innehålla handlingar från flera olika samhörigheter och att olika gallringstidpunkter kan gälla för dessa.

Frågor och svar Enligt Paraplysystemets gallringslista ska jag gallra akten men i den finns handlingar som är yngre än 5 år. Vad ska man göra då?

Kontrollera att alla handlingar verkligen rör akten som ska gallras. Om det gör det så ska gallringsansvarig flytta fram gallringsdatum i Paraplysystemet.

En akt finns med på Paraply-systemets gallringslista, men innehåller ett adoptionsmedgivande. Ska inte akten bevaras då?

Handlingar om ett adopterat barn ska bevaras, men om ärendet aldrig har lett till ett adopterat barn, bevaras ärendet bara om någon av föräldrarna är född dag 5, 15 eller 25 i en månad.

Ärendet är avslutat. Men i akten finns ett domstolsbeslut för kännedom efter att ärendet avslutats. Ska jag flytta fram gallringsdatum?

Nej, datum för sista anteckningen bildar utgångspunkten för tidsberäkningen.

8


Frågor och svar, forts. Ska akten betraktas som ett placeringsärende om föräldrar och barn har placerats gemensamt?

Om barnet omfattas av beslutet om placering blir det ett placeringsärende, inte annars.

Enligt Paraplysystemets gallringslista ska akten gallras men i inneliggaren finns handlingar om ett placerat barn. Vad ska jag göra?

Handlingar om placerat barn ska bevaras. Om det finns flera samhörigheter i akten, dela upp akten i en gallringsbar del och en del som ska bevaras. Går det inte att dela upp handlingarna bevara då allt. Tänk på att även ändra bevarandetyp på samhörigheterna i Paraplysystemet (Se lathund för gallring av akter i paraplysystemet).

9


4A Om akten ska gallras Bekräfta i Paraplysystemet När du har kontrollerat att akten kan gallras ska detta bekräftas i Paraplysystemet där akten markeras som godkänd för gallring. Detta kan göras fram till och med datum inte fastställt ännu för 2015. Invänta tidpunkt för gallring Akter som ska gallras ställs för sig. De kan tidigast gallras veckan efter att uppgifterna har gallrats i Paraplysystemet som är vecka inte fastställt ännu för 2015. Verkställ gallring Gallring ska ske under kontrollerade former. Akterna ska läggas i sekretesstunnor. Tänk på…

Att om en akt inte markeras för gallring i Paraplysystemet, så kommer den inte att gallras.

Att den sista veckan innan gallringen så kan inte några justeringar göras, endast godkännande av akter.

Frågor och svar Var beställer man sekretesstunnor?

Hör med arkivansvarig.

Jag brukar vara färdig med akterna redan i januari. Kan jag verkställa gallringen direkt då?

Nej! Gallring av akter ska ske en bestämd vecka eftersom gallring av elektroniska uppgifter och akter ska ske samtidigt.

10


4B Om akten inte ska gallras Rätta fel i Paraplysystemet Den som har rollen som gallringsansvarig i Paraplysystemet kan göra vissa justeringar:

Ändra i samhörighet t.ex. lägga till barn i samhörighet rörande faderskap eller föräldraskap om barnet inte finns med i samhörigheten. Det går inte att ta bort personer i samhörigheten utan endast lägga till.

Justera avaktualiseringsdatum om datumet inte stämmer med den sista avslutade utredningen

Justera förutsättningarna för gallring och bevarande genom att korrigera utredning/bevarandetyp. Alla utredningar behöver inte vara avslutade i en akt för att man ska kunna justera bevarandetyp för en viss utredning.

Ställ tillbaka akten i arkivet Om akten eller inneliggaren inte ska gallras och inte heller levereras, så ska den ställas tillbaka på sin plats i aktarkivet. Frågor och Svar Det finns handläggare som inte avaktualiserat sina akter i Paraply-systemet. Hur gör vi då?

Det går att söka fram de akter som inte avaktualiserats fram till och med sista december 2005 och avaktualisera dem i efterhand. Från och med 1 januari 2006 avaktualiseras akten automatiskt när sista ärendet i samhörigheten avslutas.

Om inneliggaren innehåller både mammans handlingar och handlingar om ett placerat barn, vad gör jag då?

Om det är möjligt ska handlingarna om det placerade barnet skiljas ut till en egen akt. Det kan ibland vara svårt och då ska man bevara helheten.

11


LEVERERA

Processbeskrivning

1 IDENTIFIERA AKT

2 HITTA AKT

3 KONTROLLERA AKT

4A OM AKTEN SKA LEVERERAS

Rensa akten

Verkställ plockgallring och sortera

Bekräfta i Paraplysystemet

4B OM AKTEN INTE SKA

LEVERERAS

Korrigera i Paraplysystemet

Ställ tillbaka akten i arkivet

Gör nya aktomslag

Upprätta register

Lägga akterna i arkivboxar

Skriv följesedel m.m.

Leverera till Stadsarkivet

12


1 Identifiera akt Paraplysystemets gallringslista ger förslag på vilka akter som ska gallras eller levereras till Stadsarkivet i år (se tidplan). Tänk på …

Att det kan ligga akter om barn i mammans akt, som aldrig varit registrerade i Paraplysystemet. En manuell genomgång t.ex. utifrån markeringar på aktomslag måste därför också göras.

Frågor och svar Jag har redan plockat fram akterna som ska levereras i år. Då behöver jag väl inte gå igenom listan?

Jo, du måste gå igenom gallringslistan så att det stämmer överens.

Jag har akter som ska levereras, där barnet har fyllt 18 år, men de finns inte med på listan. Får jag leverera i alla fall?

Ja, om det rör sig om en akt som inte finns/har funnits i paraplysystemet.

13


2 Hitta akt Ta fram akten ur arkivet. Om du inte hittar akten:

1. Har du tittat på alla tänkbara ställen? 2. Fråga ansvarig handläggare.

Om du ändå inte hittar akten: notera i utskriften av paraplylistan ”hittar ej” godkänn leverans och markera inte i rutan ”fysisk akt” i paraplysystemet .

Tänk på…

Att akter kan stå på flera olika ställen. Det är till exempel vanligt att akter för äldre eller funktionsnedsatta klienter står för sig, eller att familjerättens inneliggare står i en serie för sig.

Att en avslutad inneliggare kan ligga i en akt som innehåller både avslutade och pågående utredningar.

Att om det är svårt att hitta akter är det arkivredogörarens ansvar att göra en genomgång av hur akterna är ordnade i arkivet. Ordningen ska vara dokumenterad i dokumenthanteringsplan och genom märkning av arkiv och hyllor. Kontakt bör tas med verksamhetschef och arkivansvarig.

Frågor och svar Jag är ny för i år och vet inte om det står akter på flera ställen. Vem kan jag vända mig till?

Fråga din chef eller arkivansvarig på förvalt-ningen. Ordningen ska dessutom vara dokumenterad i förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Jag har tre akter på listan som jag inte hittar i arkivet. Vad ska jag göra?

Du ska: - Fråga handläggaren - Leta i arkivet. Akten kanske ligger i

mammans akt eller i en särskild hylla för just den typen av akt.

14


3 Kontrollera akt Följande akter ska levereras till Stadsarkivet varje år:

1. Akt med handlingar som avser en person som är född dag 5, 15 eller 25 i en månad, ska levereras när den har varit avslutad i fem år.

2. Akt med handlingar som rör faderskap eller föräldraskap ska levereras året efter det att barnet har fyllt 18 år.

3. Akt med handlingar om ett adopterat barn ska levereras året efter det att barnet har fyllt 18 år

4. Akt med handlingar om ett barn som har placerats ska levereras året efter det att barnet har fyllt 18 år.2

Om akten stämmer in på någon av ovan nämnda kriterier så ska akten levereras. Se vidare 4A nedan. Om akten inte stämmer in på något av kriterierna så ska akten inte levereras. Se vidare 4B nedan. Tänk på…

Att alltid försöka skilja ut vilka handlingar som hör till den akt som ska levereras. Att om det verkligen inte går att skilja ut en viss akt, så ska handlingarna ligga

kvar som de gör. Eventuellt måste man då flytta fram leveransdatum för vissa samhörigheter. Se lathund för gallring av akter i paraplysystemet.

Frågor och svar Vad är att anse som ”utom hemmet” i ett placeringsärende?

Med det menas ett HVB-hem (hem för vård eller

boende), familjehem, bostad med särskild service eller annat enskilt hem, som inte tillhör föräldrarna eller annan vårdnadshavare.

Jag har hittat en placeringsakt på ett ensamkommande flyktingbarn som har fyllt 18 år, men den kommer inte på listan. Ska det vara så?

Ja så blir det, om barnet är ensamt i samhörigheten och har ett annat pågående ärende. Paraplysystemet kommer att signalera när ärendet ska skickas till Stadsarkivet.

2 Observera att ibland levereras placeringsärenden senare.

15


Om ett barn har placerats på institution under utredningstiden, ska akten då hanteras som om barnet har placerats?

Ja, handlingarna rör då ett barn som har placerats utom hemmet.

Mammans akt innehåller även handlingar om fyra placerade barn. Det är omöjligt att dela upp ärendet i flera akter. Vad ska jag göra?

Låt bli att dela upp akten. Leverera akten året efter att det yngsta barnet fyllt 18 år.

Hur ska jag hantera en akt med handlingar om placeringar, faderskap/föräldraskap eller adoptioner om barnet samtidigt är fött den 5, 15, eller 25 i en månad.

Det ska hanteras som ett placerings- faderskaps- eller adoptionsärende.

16


4A Om akten ska levereras Rensa akten Akter som ska levereras måste rensas på sådant som inte är allmän handling. Följande ska tas bort:

Gem och gummisnoddar Plastfickor Tillfälliga noteringar Post-it lappar

Verkställ plockgallring I akter som ska levereras kan det ibland ligga allmänna handlingar som kan plockgallras. Det får bara ske i enlighet med Stadsarkivets gallringsbeslut. Följande handlingar får enligt Stadsarkivets gallringsbeslut (2004:10 bilaga) plockgallras:

Avvisade erbjudanden om servicehusboenden Besiktningsprotokoll Flera kopior av samma handling Fullmakter Kopia av tandvårdsstödsintyg Kopior av hyreskontrakt Kvitterade beställningar från utförarenheter Meddelanden om in- och utskrivning från vårdhem Missiv och följebrev som inte tillför ärendet någon information Mottagningsbevis Personbevis Räkningskopior Tandvårdsbedömningar/munhälsobedömningar Tillfälliga noteringar som arbetats in i utredning Utskrifter ur verksamhetssystem som gjorts för inmatningskontroll, t.ex.

journalanteckningar ur Paraplysystemet Vårdplaneringsfax Ärendeblad vid larmning Information på CD-skivor, DVD och VHS som ersatts med tjänsteanteckningar på

papper. (Obs! Detta måste göras senast i samband med leverans till Stadsarkivet!)

Övriga handlingar ska ligga kvar i akten.

17


Nytt gallringsbeslut från 2014 Gallringsbeslut 2014:07 för gallring av information vid stadsdelsförvaltningarnas ärenden enligt socialtjänstlagen. Handling Gallring Utgiftsverifikation 2 år efter stadsdelsnämndens beslut Handling som styrker arbets- och/eller 2 år efter stadsdelsnämndens beslut bostadssökande Vissa förutsättningar finns för att gallring ska kunna göras, information om nytt gallringsbeslut finns som bilaga sist i rutinbeskrivningarna. Sortera Akter som bevaras ska sorteras på följande vis:

A. Akter som bevaras i individurval (5, 15, 25) sorteras i personnummerordning. Äldsta personens handlingar överst.

B. Akter med handlingar om faderskap/föräldraskap, adoptioner eller placerade barn sorteras i personnummerordning med äldsta personens handlingar överst.

Tänk på…

Att akter som är avslutade före stadsdelsförvaltningarnas tillkomst 1997, ska sorteras för sig!

SoL-akter och LSS-akter sorteras var för sig. Frågor och svar Jag har hittat några akter från 1998 som vi har missat att skicka in. Ska dessa sorteras för sig?

Nej. Det viktiga är att hålla isär akter som avslutats före eller efter 1997, d.v.s. före eller efter stadsdelsreformen. Akterna du har hittat från 1998 sorteras tillsammans med övriga akterna som ska levereras.

18


Gör nya aktomslag Akter som levereras ska läggas i arkivbeständiga aktomslag. Om flera akter ska levereras på samma person och det är samma avställningsår, ska akterna läggas ihop i ett enda aktomslag. Om akten är en LSS-akt ska det markeras under typ av akt. På aktomslaget textas tydligt i övre högra hörnet: Uppgift Exempel Arkivbildare X Stadsdelsförvaltning Avställningsår. Avser det år då sista anteckningen gjorts i samhörigheten/akten

2009

Typ av akt A-akt, B-akt, och/eller LSS-akt Namn Ljunggren, Olle Personnummer 910101-0000 Ev. Hänvisning (personnummer) 550103-1111

Endast i följande fall ska tomma aktomslag upprättas med hänvisningar till ett annat aktomslag där akten förvaras: I samtliga fall då ett barns handlingar finns i annans akt (förälder/vårdnadshavare, syskon etc) ska en tom hänvisningsakt upprättas med hänvisning till den akt där handlingarna ligger. Frågor och svar Mammans akt innehåller blandade uppgifter om henne själv och tre placerade barn. Hur gör jag då?

Lägg upp tre tomma aktomslag på de placerade barnen, med hänvisning till en akt med mammans personnummer där handlingarna återfinns.

Jag har en 5, 15 eller 25 akt som ska levereras men i akten finns det flera samhörigheter. Hur ska jag göra?

Om det går att särskilja samhörigheterna från varandra så ska det göras, annars levereras hela akten. Något tomt aktomslag behöver inte göras utan alla handlingar läggs på den som är född dag 5, 15 eller 25. Detta under förutsättning att det inte finns samhörigheter som ej varit avslutade i fem år eller som ska bevaras av rättsäkerhetsskäl.

Jag har en akt som ska bevaras för att en i samhörigheten är född den 5:e, men det är inte registerledaren. Ska jag inte lägga upp ett tomt aktomslag då?

Nej. På aktomslaget och i registret skriver du personnumret för den som är född den 5:e även om handlingarna rör någon annan person.

19


Upprätta register Stadsdelsförvaltningen ska upprätta ett register i Excel över de akter som levereras till Stadsarkivet. Listan tas fram ur paraplysystemet. Se Lathund för gallring av akter i Paraplysystemet. Registret ska skickas med e-post till Stadsarkivet i samband med att akterna levereras. OBS! Avställningsår: Kontrollera särskilt B-akterna när det gäller avställningsår (år för sista anteckning i akten). Ändra årtal i excelformuläret i de fall där det efter genomgång av dokumenten i akterna visat sig att avställningsåret avviker från det år som först anges för aktuell post. Nedan följer en genomgång av hur registret upprättas i tre steg:

1. Skapa register 2. Redigera register 3. Kontrollera register

En mer detaljerad manual för hur man redigerar, sorterar och skickar uppgifter i Excel finns sist i rutinbeskrivningen. 1. Skapa register I Paraplysystemet kan rapporten Avställda akter till Stadsarkivet tas fram under Gallring/Rapporter. Se Lathund för gallring av akter i Paraplysystemet. Rapporten exporteras till Excel och sparas där ner på G: eller H: med filnamnet solreg_stadsdelsnamn_15.xls. 2. Redigera register Klipp bort alla poster som inte har någon fysisk akt Registret ska bara innehålla poster för akter som levereras, inga uppgifter om akter som skickas i elektronisk form men som saknar fysisk motsvarighet ska finnas med i registret. Klipp bort alla poster med personuppgifter som inte ska finnas i registret Registret ska bara innehålla poster för personer

födda dag 5, 15 eller 25 i en månad, eller för barn som har blivit placerade, adopterade eller där faderskap/föräldraskap har utretts.

En förälders personnummer får inte förekomma i registret även om det placerade barnets akt ligger i förälderns aktomslag.

20


Klipp bort alla dubbletter Registret ska bara innehålla uppgifter om en person en gång, även om flera akter levereras på samma person. Därför ska rader med samma personnummer klippas bort. Lägg till poster för akter som inte finns i Paraplysystemet De akter som ska levereras men som inte varit registrerade i Paraplysystemet, måste skrivas in manuellt i registret. Följande uppgifter ska registreras:

Uppgift Exempel Personnummer med bindestreck 210908-0000 Efternamn följt av kommatecken därefter mellanslag och samtliga förnamn

Karlsson, Farmor

Stadsdelsnummer 706 Avställningsår Avser det år då sista anteckningen gjorts i samhörigheten/akten.

2009

Typ: A eller B eller LSS A Personakter där personen är född dag 5, 15 eller 25 i en månad. SoL och/eller LSS B-akt: Faderskaps- eller föräldraskapsärende, adoptionsärende och placeringsärende (placerade barn).

A

3. Kontrollera register Kontrollera registret på följande punkter:

Att akttyp A bara har registerposter med personnummer för personer födda dag 5, 15 eller 25 i en månad.

Att akttyp B bara har personnummer för barn som placerats, adopterats eller där faderskap/föräldraskap har utretts.

Att LSS-akter är markerade med LSS Att samma personnummer inte förekommer flera gånger. Att namn skrivits ”Efternamn, Namn” Att registret inte innehåller några blankrader Att alla registerposter har en fysisk motsvarighet

21


Frågor och svar Jag har en akt om ett barn som har placerats och den ligger i mammans akt och det går inte att skilja ut barnets samhörighet. Vem ska stå i registret?

Det är barnets personnummer som ska registreras.

Mammans akt är avslutad t.ex. 2004 men faderskapsärendet är avslutat t.ex.1998. Vilket avställningsår ska stå i registret?

Eftersom akten sparas för att den innehåller uppgifter om ett faderskap, är det avslutnings-året för faderskapet som ska anges i registret.

22


Lägga akterna i arkivboxar Akterna ska läggas över i arkivboxar. Arkivboxarna märks på ryggen för hand eller med en etikett med följande information:

Arkivbildarens namn Socialtjänstakter/LSS-akter A-akter/ B-akter Avställningsår: ange intervall 1997- 2009 eller 1982-1996 Personnummer (6 siffror) för tidigast och senast födda i arkivboxen

EXEMPEL:

Tänk på… Att texta tydligt om du skriver ryggtexten för hand. Att använda blyertspenna om du textar för hand.

X stadsdelsförvaltning Socialtjänstakter A-akter 1997- 2009 010105-101225

23


Skriv följesedel Den som gör i ordning leveransen ska fylla i en följesedel som ska följa med akterna till Stadsarkivet i två exemplar. Utskrift av registerposterna för B-akter ska ligga som bilaga till följesedeln. B-akter som levereras ska vara avprickade i utskriften. Därigenom säkras att register och akter stämmer överens. Efter att Stadsarkivet har mottagit och kontrollerat leveransen får förvaltningen tillbaka ett exemplar som en bekräftelse på att handlingarna verkligen har överlämnats. Detta ska diarieföras och arkiveras som ett leveransärende på förvaltningen. Följesedeln ligger som bilaga till detta kompendium. EXEMPEL:

FÖLJESEDEL vid leverans av socialtjänstakter

STADSDELSFÖRVALTNING: x-stadsdelsförvaltning

AKTTYP (A, B eller LSS)

AVSTÄLLNINGSÅR ANTAL ARKIVBOXAR

A 2009 11

B 2009 4 B 1982-1996 3

Denna följesedel har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit varsitt.

Totalt antal arkivboxar: 18

Datum 20XX-xx-xx Datum

För stadsdelsförvaltningen

För Stockholms stadsarkiv

24


Leverera till Stadsarkivet Leverera akter Innan akterna skickas iväg ska leveransen kontrolleras mot Stadsarkivets checklista. En följesedel i två exemplar samt ett avprickat register över B-akter ska medfölja leveransen. Checklistan bygger på de här rutinbeskrivningarna och tar upp alla krav som Stadsarkivets ställer på leveransen för att den ska bli godkänd. Du hittar den på Stadsarkivets hemsida. Det är viktigt att när akterna levereras ska de lämnas över till en kontaktperson på Stadsarkivet, men också att de avlämnas på anvisad plats inne i Stadsarkivets depå i Frihamnen. Inga akter får lämnas utan att de tagits emot av personal från Stadsarkivet! Om stadsdelen eventuellt upphandlar extern transport måste det framgå att ovanstående gäller. Förvaltningen ansvarar för akterna fram till att överlämningen har gjorts. Tänk på…

Att packa arkivboxarna väl, t.ex. i flyttkartonger. Att följa med leveransen till dess att ansvarig på Stadsarkivet har tagit emot den.

Akterna ska levereras till Stadsarkivets enhet i Frihamnen:

Stadsarkivet Magasin 3 Frihamnen

Tidplan för leveranser till stadsarkivet meddelas separat.

25


Leverera register Senast samma dag som akterna levereras ska även registret skickas till Stadsarkivet. Skriv ett e-postmeddelande till Lars Asklund på Stadsarkivet och bifoga Excel-filen. Kontakta Lars Asklund på Stadsarkivet om du har frågor. Du kan nå Lars Asklund på nummer 08-508 28 297 e-postadress [email protected]

26

mailto:[email protected]


4B Om akten inte ska levereras Korrigera i Paraplysystemet Den som har rollen som gallringsansvarig i Paraplysystemet kan göra vissa justeringar:

Ändra i samhörighet t.ex. lägga till barn i samhörighet rörande faderskap där barnet inte finns med i samhörigheten. Det går inte att ta bort personer i samhörigheten utan endast lägga till.

Justera aktualiseringsdatum om datumet inte stämmer med den sista avslutade utredningen.

Justera förutsättningarna för gallring och bevarande genom att korrigera utredning/bevarandetyp. Alla utredningar behöver inte vara avslutade i en akt för att man ska kunna justera bevarandetyp för en viss utredning.

Ställ tillbaka akten i arkivet Om akten inte ska levereras och inte heller gallras, så ska den ställas tillbaka på sin plats i aktarkivet. Frågor och svar Hur ska en utredning om med-givande till adoption som inte leder till adoption hanteras?

Den ska gallras fem år efter avslut om inte någon i samhörigheten är född dag 5, 15 eller 25.

Vi har arkiverat våra akter tillsam-mans med LSS-akter. Kan vi leve-rera LSS-akterna tillsammans med övriga akter?

Ja! LSS-akterna avslutade från och med den 1 juli 2005 ska levereras till Stadsarkivet

Några akter ska levereras nästa år, kan de ligga kvar i en hög till dess?

Nej! Det är viktigt att sortera tillbaka där de nor-malt skulle stå.

27


KONTAKT

Svarar på frågor om gallring STADSDELSARKIVARIER Ann-Charlotte Ildvad 08-508 13058 Mikael Baugus 08-508 13055

JURIDISKA AVDELNINGEN Agneta Widerståhl 08-508 29736 PARAPLYSYSTEMET Britt-Louise Ebbersten 08-508 29344 Svarar på frågor om leverans STADSARKIVET Lars Asklund 08-508 28 297 Frågor som rör akter som redan levererats till Stadsarkivet hänvisas till:

1. Telefonförfrågningar till Stadsarkivet på jourtelefon 08-508 28 303 kl. 10 .00-12.00 vardagar.

2. Mailförfrågningar till [email protected] 3. Brevförfrågningar till Stockholms stadsarkiv, Box 22063,

104 22 Stockholm

28



UTDRAG UR LAG OCH FÖRORDNING

Ur socialtjänstlagen (2001:453)

12 kap. Behandling av uppgifter

Gallring

1 § Anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos socialnämnden som tillhör en sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna skall dock inte gallras så länge uppgifter om samma person inte har gallrats av nämnden enligt andra stycket.

Uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört.

Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Lag (2003:135).

2 § Följande handlingar får inte gallras med stöd av bestämmelserna i 1 § första stycket:

1. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om faderskap eller föräldraskap enligt 1 kap. 9 § föräldrabalken,

2. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med utredning om adoption,

3. handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att ett barn har placerats eller tagits emot i ett hem för vård eller boende, i ett familjehem eller i ett annat enskilt hem som inte tillhör någon av föräldrarna eller någon annan som har vårdnaden om barnet.

Avtal enligt 6 kap. 6 §, 14 a § andra stycket eller 15 a § tredje stycket föräldrabalken som godkänts av socialnämnden får inte gallras förrän barnet fyllt arton år.

Handlingar skall vidare undantas från gallring enligt bestämmelserna i 1 § av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och i övriga kommuner beträffande ett representativt urval av personer.

29


LAG (1993:387) OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE

21 c § Om anteckningar och andra uppgifter i en personakt hos den eller de nämnder som avses i 22 § tillhör sådan sammanställning av uppgifter som avses i lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, skall uppgifterna gallras fem år efter det att sista anteckningen gjordes i akten. Uppgifterna skall dock inte gallras så länge uppgifterna om samma person inte har gallrats av nämnden enligt andra stycket. Uppgifter i en sammanställning som avses i lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten skall gallras fem år efter det att de förhållanden som uppgifterna avser har upphört. Gallringen skall vara avslutad senast kalenderåret efter det att gallringsskyldigheten inträdde. Lag (2005:125).

Införd 2005-03-22 gm

21 d § Handlingar som kommit in eller upprättats i samband med att en insats lämnas enligt 9 § punkt 8 får inte gallras med stöd av bestämmelserna i 21 c §.

Handlingar skall vidare undantas från gallring enligt bestämmelserna i 21 c § av hänsyn till forskningens behov i ett representativt urval av kommuner och landsting och i övriga kommuner och landsting beträffande ett representativt urval av personer. Lag (2005:125).

UR SOCIALTJÄNSTFÖRORDNINGEN

7 kap. Sammanställningar av personuppgifter och gallring

/---/

2 § Handlingar som avses i 12 kap. 2 § tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453) skall av hänsyn till forskningens behov undantas från gallring i de kommuner som ingår i Östergötlands, Gotlands och Västernorrlands län samt i Göteborgs kommun. I landets övriga kommuner skall sådana handlingar undantas från gallring när det gäller personer födda den femte, femtonde och tjugofemte i varje månad.

30

http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19930387.htm


http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19930387.htm%23P21_cS2


http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19930387.htm%23P21_c

http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19930387.htm%23P21_c

FÖLJESEDEL vid leverans av socialtjänstakter

STADSDELSFÖRVALTNING:

AKTTYP (A, B, LSS) AVSTÄLLNINGSÅR ANTAL ARKIVBOXAR

Denna följesedel har upprättats i två exemplar, varav parterna har tagit varsitt.

Totalt antal arkivboxar:

Datum Datum

För stadsdelsförvaltningen

För Stockholms stadsarkiv

[Skriv text]


LATHUND — EXCELREGISTER

Spara Excelfil

Klicka på Arkiv – spara som

Leta rätt på ditt aa-id. Döp filen till solreg_stadsdelsnamn_15 (i detta exempel bromma) och klicka på Spara.

32


”Dokument” motsvarar ”Mina dokument” i Utforskaren. Markera Dokument och klicka på Öppna. Välj därefter var du vill spara det och klicka på Spara. Efter du sparat öppnas Excel-filen i Office 2010 - format. 2. Ta bort rad

Markera raden som ska tas bort, högerklicka och välj Ta bort. Raden tas då bort

33


3. Sortera

För att sorteringen ska fungera måste de översta raderna tas bort. OBS! Rubriken försvinner då. Lägg till den avslutningsvis.

Markera fältet i högre vänstra hörnet, så att hela arket blir markerat. Välj fliken Data. Klicka på Sortera

34


Välj Data – Sortera

I detta exempel skall sorteras i personnummerordning. Välj därefter rubriken PNR i fältet. Klicka OK.

35


4. Lägg till rad för att skriva in rubriken

Markera rad 1, högerklicka och välj Infoga

Skriv Avställda personakter år 2015 .

36


5. Skicka filen till Stadsarkivet Bifoga filen i mail till Lars Asklund [email protected]

37



CHECKLISTA INFÖR LEVERANS AV SOCIALTJÄNST- OCH LSS-AKTER TILL STOCKHOLMS STADSARKIV Inledning Myndigheten levererar en gång om året personakter i pappersform till Stadsarkivet enligt Socialtjänstlagen (2001:453) 12 kap 1-2 §§, lagen om Stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387) 21c § och 21d § och Socialtjänstförordningen 7 kapitlet: A) Socialtjänstakter och LSS-akter som har varit avslutade i fem år för personer födda dag 5, 15, 25 i varje månad. B) Socialtjänstakter och LSS-akter för adoptioner, faderskap/föräldraskap och placeringar av barn, där barnet under föregående år har fyllt 18 år. Den här checklistan innehåller de krav som ska uppfyllas vid leveransen. Referens Alla dessa punkter följer rutinen för leverans av socialtjänstakter: ”Rutinbeskrivningar för att gallra och leverera socialtjänstakter”. Användning 1. Ansvarig för att leverera akterna på stadsdelsförvaltningen, använder checklista för att kontrollera hela leveransen. 2. Ansvarig för mottagande av leverans på Stadsarkivet för in noteringar i ett exemplar kring leveransen. Rubriken ”Kommentar” förs då in under varje nr/ rubrik när brister i leveransen upptäcks.

38


Nr Rubrik/aktivitet Ref. (Avsnitt/ sida) Genomfört?

Kontroll

1 Akten ska vara rensad och ev. plockgallring ska vara genomförd.

Sid. 17

2 Akterna ska sorteras enligt instruktionen i rutinbeskrivningen. Sid. 18 3 Akterna ska läggas i aktomslag enligt instruktionen i

rutinbeskrivningen.

Sid. 19

5 I de fall B-akt (faderskap, adoptioner, placeringar) ligger i vårdnadshavarens akt, ska en hänvisningsakt upprättas på barnet som hänvisar till vårdnadshavarens akt.

Sid. 19

6 Hänvisningsakterna ska vara packade som huvudakterna. Jmf punkt 2 i checklistan.

Sid. 19

7 Skriv ut ett register över B-akterna, kontrollera och pricka av att alla akter finns med i leveransen. Det avprickade registret ska medfölja följesedeln.

Sid. 25

4 Arkivboxarna ska levereras i arkivboxar som ska märkas enligt instruktion i rutinbeskrivningen.

Sid. 23

Mottagande

8 Kontrollera att excel-listan innehåller rätt uppgifter, och att den är komplett/korrigerad på korrekt sätt.

Sid. 20-22

9 En följesedel i två exemplar ska medfölja leveransen. Följesedeln finns på Stadsarkivets hemsida.

Sid. 24

10 Leveransen ska följas tills ansvarig på Stadsarkivet tagit emot den. Leverans får aldrig lämnas utan att ansvarig på Stadsarkivet mottagit den!

Sid. 25

11 Akterna skall levereras inom utsatt tid.

Sid. 25-26

39


1 (3)

INFORMATION OM NYTT GALLRINGSBESLUT, SSA 2014:07 I mitten av maj 2014 fattade Stockholms stadsarkiv beslut om att

• utgiftsverifikationer och • handlingar som styrker arbets- och bostadssökande

i följande fyra typer av ärenden/processer3 i verksamhetsområdet för individ- och familjeomsorg på stadens stadsdelsförvaltningar

- ärenden enligt socialtjänstlagen (2001:453), SoL – inom området vuxna och missbrukare, inklusive socialpsykiatri och försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd,

- ärenden om utredning inom socialpsykiatrin enligt SoL,

- ärenden om utredning av rehabilitering, sysselsättning, arbetsträning och

utbildning enligt SoL och

- ärenden om utredning av försörjningsstöd/ekonomiskt bistånd enligt SoL ska gallras 2 år efter stadsdelsnämndens beslut i ärende till vilket handlingarna utgjort underlag. Förutsättning för gallring är att:

- uppgifter om handling och dess sakinnehåll har dokumenterats i Paraplysystemet,

- ärendet inte är föremål för utredning eller process om felaktig utbetalning, återkrav av bidrag enligt SoL eller misstänkt bidragsbrott och

- stadsdelsnämndens beslut vunnit laga kraft och därmed inte överklagats till förvaltningsrätten.

3 Följande processnummer i stadsdelsförvaltningarnas gemensamma hanteringsanvisningar: 6.4.1., 6.5.1., 6.5.2. och 6.6.

40


2(3)

Vid utredning, process eller överklagan enligt ovan ska handlingarna gallras 2 år efter beslut av stadsdelsnämnd till vilket handlingarna utgjort underlag, under förutsättning att:

- slutlig dom vunnit laga kraft eller utredning eller ärende har avslutats. Gallringsbeslutet gäller även forskningsurvalets personakter, där person är född dag 5, 15 och 25 varje månad. Gallringsbeslutet medger retroaktiv gallring. Utgiftsverifikationer som rör nödvändig uppehållande tandvård undantas från gallring. Exempel på utgiftsverifikationer Högkostnadskort där läkarbesök och dess kostnader redovisas, kontoutdrag som tjänar som utgiftsverifikation t.ex. styrker betald hyra, utdrag från internetbank eller e-postkonto som är utgifts-verifikation, kvitto eller avi för kostnad för hyra, hemförsäkring, fackföreningsavgift, el, barnomsorg, kvitto på utgifter för läkemedel, arbetsresa, akut tandvård, glasögon, utlägg för hjälpmedel, möbler och husgeråd. Exempel på handlingar som styrker arbets- och/eller bostadssökande Arbetssökar-/bostadssökarlista. Kan t.ex. vara ifylld blankett, utdrag från e-postregister eller från Arbetsförmedlingens digitala system, handskriven lista eller sådan som skrevs i ordbehandlingsprogram. Ansökan och meritförteckning eller svar från arbetsgivare/ fastighets- och bostadsbolag. Kan t.ex. vara brev/e-brev eller utdrag från e-postregister. Närvarorapport/-lista t.ex. från Jobbtorg eller utbildning. På Jobbtorg kan sådan rapport vara utskriven från systemet FLAI. Jobbplan upprättad av Jobbtorg. Arbetsförmedlingens besökskort och handlingsplan. Avser inte socialtjänstens arbetsplan.

41


3(3)

God ordning i personakten Ordning och reda i personakten behövs för att gallring och åter-sökning ska kunna ske smidigt. Den generella regeln är att samtliga handlingar i en personakt ska ligga kronologiskt, med den äldsta underst. Alla kan vara kronologiskt ordnade eller så finns det en kronologisk ordning per handlingstyp. Utgiftsverifikationer och handlingar som styrker arbets- och bostadssökande ska alltid hållas samlade och tydligt märkta för respektive beslut. Det kan t.ex. ske med separata s.k. inneliggare. Inneliggaren kan placeras intill det beslut den tillhör. Om verksamheten valt att dela upp samtliga handlingar i akten i olika handlingstyper så ska utgiftsverifikationer och handlingar som styrker arbets- och bostadssökande bilda en serie. Inneliggaren ska vara märkt med uppgift om det beslut den tillhör. Inkomstverifikationer omfattas inte Det är viktigt att skilja på utgifts- och inkomstverifikationer. Inkomstverifikationer omfattas inte av detta gallringsbeslut. Gallringsfristen för inkomstverifikationer är som tidigare 5 år efter sista anteckningen gjordes enligt socialtjänstlagen, alternativt bevarande för forskningsurvalets akter. Inkomstverifikationer kan ha en avgörande betydelse för utredningar eller processer om felaktig utbetalning, återkrav av bidrag enligt SoL eller misstänkt bidragsbrott.

42


43

Documents

för att gallra och - digitalastadsarkivet.stockholm.sedigitalastadsarkivet.stockholm.se/Bildarkiv/Egenproducerat/... · rutinbeskrivningar fÖr att gallra och leverera socialtjÄnstakter