Embed Size (px)
Citation preview
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 H2020 for AU projektoslashkonomer
Kopi af slides
bull Bliver tilgaeligngelig som pdf-fil paring httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-
talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
under punktet rdquoNyttige links samletrdquo nederst paring siden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Kontaktinformation bull Jesper Juel Holst
jjhaudk - tlf 3058 7943 bull Morten Hollaelignder Beeck
mhbeaudk - tlf 4087 7019 bull Grethe Baasch Thomsen (30 timer pr uge)
gbtaudk - tlf 2778 2801 bull Forskningsstoslashtteenheden - wwwaudkfse
servicerer forskerne og projektoslashkonomer ledelse ministerier revisorer og EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringl fra deltagere bull Haringndtering af kostpriser omregnet kostpris i
budget og regnskab ST Aarhus arbgruppe nedsat bull Saeligrlig loslashnafregning i H2020 bull Subcontracting bull Timesheets i H2020 (skabelon + erklaeligring) bull Slutregnskab
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Agenda bull AU procedurerroller internt paring AU S 6-9 bull FP7 S 10-14 bull Horizon 2020 og forskelle til FP7 S 11-34 bull Projektoprettelse S 35 bull Participant Portal ndash herunder Form C Financial statement S 36-45 bull NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S 46-62 bull NS-EU og Marie Curie S 63-65 bull Revision S 66-70 bull Subcontracting v specialkonsulent Eva Bang-Christensen S 71-73 bull Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S 74-82
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Kopi af slides
bull Bliver tilgaeligngelig som pdf-fil paring httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-
talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
under punktet rdquoNyttige links samletrdquo nederst paring siden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Kontaktinformation bull Jesper Juel Holst
jjhaudk - tlf 3058 7943 bull Morten Hollaelignder Beeck
mhbeaudk - tlf 4087 7019 bull Grethe Baasch Thomsen (30 timer pr uge)
gbtaudk - tlf 2778 2801 bull Forskningsstoslashtteenheden - wwwaudkfse
servicerer forskerne og projektoslashkonomer ledelse ministerier revisorer og EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringl fra deltagere bull Haringndtering af kostpriser omregnet kostpris i
budget og regnskab ST Aarhus arbgruppe nedsat bull Saeligrlig loslashnafregning i H2020 bull Subcontracting bull Timesheets i H2020 (skabelon + erklaeligring) bull Slutregnskab
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Agenda bull AU procedurerroller internt paring AU S 6-9 bull FP7 S 10-14 bull Horizon 2020 og forskelle til FP7 S 11-34 bull Projektoprettelse S 35 bull Participant Portal ndash herunder Form C Financial statement S 36-45 bull NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S 46-62 bull NS-EU og Marie Curie S 63-65 bull Revision S 66-70 bull Subcontracting v specialkonsulent Eva Bang-Christensen S 71-73 bull Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S 74-82
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Kontaktinformation bull Jesper Juel Holst
jjhaudk - tlf 3058 7943 bull Morten Hollaelignder Beeck
mhbeaudk - tlf 4087 7019 bull Grethe Baasch Thomsen (30 timer pr uge)
gbtaudk - tlf 2778 2801 bull Forskningsstoslashtteenheden - wwwaudkfse
servicerer forskerne og projektoslashkonomer ledelse ministerier revisorer og EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringl fra deltagere bull Haringndtering af kostpriser omregnet kostpris i
budget og regnskab ST Aarhus arbgruppe nedsat bull Saeligrlig loslashnafregning i H2020 bull Subcontracting bull Timesheets i H2020 (skabelon + erklaeligring) bull Slutregnskab
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Agenda bull AU procedurerroller internt paring AU S 6-9 bull FP7 S 10-14 bull Horizon 2020 og forskelle til FP7 S 11-34 bull Projektoprettelse S 35 bull Participant Portal ndash herunder Form C Financial statement S 36-45 bull NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S 46-62 bull NS-EU og Marie Curie S 63-65 bull Revision S 66-70 bull Subcontracting v specialkonsulent Eva Bang-Christensen S 71-73 bull Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S 74-82
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringl fra deltagere bull Haringndtering af kostpriser omregnet kostpris i
budget og regnskab ST Aarhus arbgruppe nedsat bull Saeligrlig loslashnafregning i H2020 bull Subcontracting bull Timesheets i H2020 (skabelon + erklaeligring) bull Slutregnskab
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Agenda bull AU procedurerroller internt paring AU S 6-9 bull FP7 S 10-14 bull Horizon 2020 og forskelle til FP7 S 11-34 bull Projektoprettelse S 35 bull Participant Portal ndash herunder Form C Financial statement S 36-45 bull NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S 46-62 bull NS-EU og Marie Curie S 63-65 bull Revision S 66-70 bull Subcontracting v specialkonsulent Eva Bang-Christensen S 71-73 bull Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S 74-82
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Agenda bull AU procedurerroller internt paring AU S 6-9 bull FP7 S 10-14 bull Horizon 2020 og forskelle til FP7 S 11-34 bull Projektoprettelse S 35 bull Participant Portal ndash herunder Form C Financial statement S 36-45 bull NS-EU (broen fra Navision Stat (NS) til Form C (EU)) S 46-62 bull NS-EU og Marie Curie S 63-65 bull Revision S 66-70 bull Subcontracting v specialkonsulent Eva Bang-Christensen S 71-73 bull Koordinator Projektadministrationsteamet (Emilia+Mette) S 74-82
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer FP7 H2020 bull Forskningsstoslashtteenheden skal godkende
bull Ansoslashgningsskemaer samt budget FOslashR submission til EUkoordinator (FSE ansoslashgningsteams ndash HE ST og ARTSBSS)
bull Kontraktforberedelsesdata indtastes af JJHMHBEGBT Data og budget godkendes af projekthaver i email FOslashR JJHGBT underskriver Declaration of Honour online (LSIGN) POslash tildeles
bull Udkast til og underskrive Grant Agreement (GA) inkl alle annexer efter godkendelse fra projekthaver i email til JJHMHBEGBT
bull Regnskaber Financial Statement (Form C) (kladder og endelig) Herunder kontakt til revisor og underskrift paring Form C via FSIGN eller kuglepen (hvis der ikke er lavet FP7 FSIGN amendment) FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
AU procedurer bull Kontraktgruppen i ET (TTO) skal godkende
bull udkast til og underskrive Consortium Agreement (CA) bull udkast til evt Subcontract til Grant Agreement (GA) inkl alle
annexer FOslashR afsendelse til EUkoordinator Underskrives af institutlederen efter clearing fra jurist
bull InstitutFakultet skal godkende bull som vanligt ved ekstern finansiering og staring for den daglige
administration bull POslash orienteres af JJHMHBEGBT om nye projekter
=gt Kontakt Jesper eller Morten eller Grethe hvis I er i tvivl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Livscyklus for deltagelse i EUrsquos
rammeprogrammer
EU audit
Management regnskab og audit
Projekt- oprettelse
Kontrakt- forberedelse
Ansoslashgning
Evaluering
AEligndring til kontrakt og konsortium
Deltagelse i projektaktiviteter
og -moslashder
Projektideacute Projektafslutning
Konsortium- dannelse
Lobby- Aktiviteter
Kick off og aringrsmoslashder
Screening af ideacute Lobby-
aktiviteter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekt- og oslashkonomi-
styring
Videnskabelig afrapportering
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonomens rolle bull Henvis saring tidligt som muligt forsker til FSE fundraiser som
godkender ansoslashgningsbudget Institutleder skal sige ok bull Teamleder eller forsker oplyser navn paring projektoslashkonom bull Afrapportering NS-EU indtastning af Form C samt underliggende
Use of Ressources tildeling af roller i PP bestilling af kureacuter (ved kuglepensunderskrift) uploadafsendelse af revisionserklaeligring mv udarbejdes af projektoslashkonom
bull Projektoslashkonom afklarer interne sposlashrgsmaringl med Regnskab HR Institut mv
bull FSE hjaeliglper med svaeligre sposlashrgsmaringl og skal godkende inden afsendelse FSE er hjaeliglp til selvhjaeliglp
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7 2007-2013
ERC projekter CP CSA med flere
Marie Curie (ITN IEF ERG mm) Infrastructures mm
bull AU har 279 FP7 projekter ndash 154 Cooperation 29 Ideas 70 People og 26 Capacities ndash Heraf 69 aktive (10 FAringF 7 RKS og 52 paring resten af AU) ndash sidste slut 2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Maximum reimbursement
rates
Research and technological development activities ()
Demonstration
activities
Management of the consortium
activities
Other activities
Network of excellence
50
75 () (AU)
100
100
Collaborative project ()
50
75 () (AU)
50
100
100
Coordination and support
action
100 ()
(OH max 7)
100 ()
(OH max 7)
() Research and technological development includes scientific coordination () For beneficiaries that are non profit public bodies secondary and higher education establishments research organisations and SMEs ()The reimbursement of indirect eligible costs in the case of coordination and support actions may reach a maximum 7 of the direct eligible costs excluding the direct eligible costs for subcontracting and the costs of reimbursement of resources made available by third parties which are not used on the premises of the beneficiary () Including research for the benefit of specific groups (in particular SMEs)
FP7 refusion af omkostninger
Marie Curie 100 refusion fra EU og 10 overhead det typiske men tjek ERC 100 refusion og overhead 20
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Tilladelige omkostninger i FP7 bull Institutionens regler
bull Afskrivninger timedagpenge rejsetakster ansaeligttelses-procedurer (dog Marie Curie-formkrav og NS-nr i kolofon)
bull httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomi bull Marie Curie Individual Fellowship (IF)
bull Grant agreement kan suspenderes i barselsperioden via en amendment til Grant agreement (garingr via FSE)
bull Budgettet kan paring Marie Curie IF forhoslashjes op til Living-beloslashbet med differencen mellem loslashnudbetaling og refusion i barselsperioden via separat kompensationsskema Dette er bortfaldet i H2020
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Ikke-tilladelige omk i FP7 bull Personer som ikke har ansaeligttelsesbrev fra AU Hvis loslashnnen skal
indgaring paring projektet skal der laves en Subcontract i FP7 eller en Third party aftale i H2020 Denne laves INDEN 1 arbejdsdag
bull Uafloslashftbar moms ej omposteret (hotel lufthavnsparkering mv) bull Kureacuter (DHL UPS osv) af rapporter Er kun tilladeligt hvis det er
forskningsrelateret fx blodproslashver bull Computere Indgaringr i EUrsquos oslashjne under kontorhold og skal normalt
daeligkkes af overhead Er kun tilladelig hvis det er en saeligrlig computer som er speciel ift projektet eller hvis AU er koordinator (konkret vurdering af Annex 1 ndash DoW) Dog er begge typer computere tilladt paring Marie Curie projekter
bull Se ogsaring FP7 GA - Annex II General Conditions article II14 punkt 3 FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Grant agreement (GA) i FP7 bull Hvad skal vi med den
ndash Udgoslashr rdquogrundlovenrdquo for projektet (core og annex 1-7) ndash Indeholder definitioner og regler og budget (+ i GPF) ndash Work programme og GA Annex III (hvem kan ansaeligttes og
vilkaringr herfor) for Marie Curie-projekter ndash GA henviser ofte til Consortium Agreement (CA) ndash I tilfaeliglde af tvivl er GA overordnet CA
Model grant agreement ndash faneblad FP7 (NB Projekttype) httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenfundingreference_docshtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 opbygning (2014-2020) bull En ny struktur med lignende regler for alle programmer
(dog specielle regler for ERC Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions)
bull Eacuten enkelt refusionsrate 100 direkte omkostninger + 25 flat rate til indirekte omkostninger (overhead) ndash dog overhead speciel ved Marie Curie projekter
bull Laeligs mere om H2020 opbygning her httpseceuropaeuprogrammeshorizon2020enh2020-sections (engelsk)
bull httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020 (dansk)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Terminologi FP7 -gt H2020 FP7 Horizon 2020
Beneficiary rArr Beneficiary
Grant Agreement rArr Grant Agreement
Funding scheme rArr Action (projekttype)
Guideline to Financial Issues rArr Annotated Model Grant
Agreement (AGA)
Certificate on the financial statements 14 checkpunkter
rArr Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Ikke-tilladelige omk i FP7 bull Personer som ikke har ansaeligttelsesbrev fra AU Hvis loslashnnen skal
indgaring paring projektet skal der laves en Subcontract i FP7 eller en Third party aftale i H2020 Denne laves INDEN 1 arbejdsdag
bull Uafloslashftbar moms ej omposteret (hotel lufthavnsparkering mv) bull Kureacuter (DHL UPS osv) af rapporter Er kun tilladeligt hvis det er
forskningsrelateret fx blodproslashver bull Computere Indgaringr i EUrsquos oslashjne under kontorhold og skal normalt
daeligkkes af overhead Er kun tilladelig hvis det er en saeligrlig computer som er speciel ift projektet eller hvis AU er koordinator (konkret vurdering af Annex 1 ndash DoW) Dog er begge typer computere tilladt paring Marie Curie projekter
bull Se ogsaring FP7 GA - Annex II General Conditions article II14 punkt 3 FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Grant agreement (GA) i FP7 bull Hvad skal vi med den
ndash Udgoslashr rdquogrundlovenrdquo for projektet (core og annex 1-7) ndash Indeholder definitioner og regler og budget (+ i GPF) ndash Work programme og GA Annex III (hvem kan ansaeligttes og
vilkaringr herfor) for Marie Curie-projekter ndash GA henviser ofte til Consortium Agreement (CA) ndash I tilfaeliglde af tvivl er GA overordnet CA
Model grant agreement ndash faneblad FP7 (NB Projekttype) httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenfundingreference_docshtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 opbygning (2014-2020) bull En ny struktur med lignende regler for alle programmer
(dog specielle regler for ERC Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions)
bull Eacuten enkelt refusionsrate 100 direkte omkostninger + 25 flat rate til indirekte omkostninger (overhead) ndash dog overhead speciel ved Marie Curie projekter
bull Laeligs mere om H2020 opbygning her httpseceuropaeuprogrammeshorizon2020enh2020-sections (engelsk)
bull httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020 (dansk)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Terminologi FP7 -gt H2020 FP7 Horizon 2020
Beneficiary rArr Beneficiary
Grant Agreement rArr Grant Agreement
Funding scheme rArr Action (projekttype)
Guideline to Financial Issues rArr Annotated Model Grant
Agreement (AGA)
Certificate on the financial statements 14 checkpunkter
rArr Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Grant agreement (GA) i FP7 bull Hvad skal vi med den
ndash Udgoslashr rdquogrundlovenrdquo for projektet (core og annex 1-7) ndash Indeholder definitioner og regler og budget (+ i GPF) ndash Work programme og GA Annex III (hvem kan ansaeligttes og
vilkaringr herfor) for Marie Curie-projekter ndash GA henviser ofte til Consortium Agreement (CA) ndash I tilfaeliglde af tvivl er GA overordnet CA
Model grant agreement ndash faneblad FP7 (NB Projekttype) httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenfundingreference_docshtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 opbygning (2014-2020) bull En ny struktur med lignende regler for alle programmer
(dog specielle regler for ERC Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions)
bull Eacuten enkelt refusionsrate 100 direkte omkostninger + 25 flat rate til indirekte omkostninger (overhead) ndash dog overhead speciel ved Marie Curie projekter
bull Laeligs mere om H2020 opbygning her httpseceuropaeuprogrammeshorizon2020enh2020-sections (engelsk)
bull httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020 (dansk)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Terminologi FP7 -gt H2020 FP7 Horizon 2020
Beneficiary rArr Beneficiary
Grant Agreement rArr Grant Agreement
Funding scheme rArr Action (projekttype)
Guideline to Financial Issues rArr Annotated Model Grant
Agreement (AGA)
Certificate on the financial statements 14 checkpunkter
rArr Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 opbygning (2014-2020) bull En ny struktur med lignende regler for alle programmer
(dog specielle regler for ERC Marie Skłodowska-Curie actions samt SME actions)
bull Eacuten enkelt refusionsrate 100 direkte omkostninger + 25 flat rate til indirekte omkostninger (overhead) ndash dog overhead speciel ved Marie Curie projekter
bull Laeligs mere om H2020 opbygning her httpseceuropaeuprogrammeshorizon2020enh2020-sections (engelsk)
bull httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020 (dansk)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Terminologi FP7 -gt H2020 FP7 Horizon 2020
Beneficiary rArr Beneficiary
Grant Agreement rArr Grant Agreement
Funding scheme rArr Action (projekttype)
Guideline to Financial Issues rArr Annotated Model Grant
Agreement (AGA)
Certificate on the financial statements 14 checkpunkter
rArr Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Terminologi FP7 -gt H2020 FP7 Horizon 2020
Beneficiary rArr Beneficiary
Grant Agreement rArr Grant Agreement
Funding scheme rArr Action (projekttype)
Guideline to Financial Issues rArr Annotated Model Grant
Agreement (AGA)
Certificate on the financial statements 14 checkpunkter
rArr Certificate on the financial statements 64 checkpunkter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Projekttype Hvem kan soslashge Hvad yder EU i stoslashtte Forsknings- og innovationsprojekter (RIA) Projekterne varierer i omfang og varighed fra mindre projekter af to til tre aringrs varighed til store integrerede multidisciplinaeligre projekter
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
Innovationsprojekter (IA) Projekter med saeligrligt fokus paring aktiviteter taeligttere paring markedet feks udvikling af prototyper test og demonstration
Konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
For non-profit institutionerorganisationer er satsen 100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger (70 for andre organisationer) 25 overhead
Koordinerings- og stoslashtteaktioner (CSA) Projekter som fremmer videndeling og udveksling af erfaring
Enkeltpersoner eller konsortier bestaringende af partnere fra forskellige lande og sektorer
100 af alle direkte projektrelaterede omkostninger 25 overhead
SMV-instrumentet (SME ndash paring engelsk) Projekter udelukkende med deltagelse af en eller flere smaring- og mellemstore virksomheder (SMVrsquoer)
En SMV eller konsortier bestaringende af SMVer fra EU-medlemslande eller associerede lande
Fase 1 Op til 50000 euro til feasibility study Fase 2 05-25 mio euro til forskning udvikling og demonstration Fase 3 Gratis raringdgivning
H2020 actions (projekttyper)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Herudover ERC og Marie Curie ndash se naeligste slides
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC)
Bevillingstype Varighed Beloslashb
Starting Grant Op til fem aringr Op til 15 mio euro
Consolidator Grant Op til fem aringr Op til 2 mio euro
Advanced Grant Op til fem aringr Op til 25 mio euro
Proof of Concept Op til 1 frac12 aringr Op til 150000 euro
bull Under Det Europaeligiske Forskningsraringd (ERC) kan forskere soslashge om foslashlgende fire bevillingstyper
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Marie Skłodowska-Curie Actions - 12 bull Under delprogrammet Forskermobilitet og Uddannelse
ogsaring kendt som Marie Skłodowska-Curie Actions kan man soslashge om foslashlgende projekttyper
Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte forsker
ITN Faeliglles forskertraelignings- ogeller phd programmer paring tvaeligrs af lande
48 maringneder 3ndash36 maringneder
IF Traeligning og international intersektoriel mobilitet for erfarne forskere
12-36 maringneder 12-36 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Marie Skłodowska-Curie Actions - 22 Projekttype Projektets varighed Forskermaringneder for den enkelte
forsker COFUND Udvikling af nye eller eksisterende regionale og nationale programmer til at omfavne international intersektoriel og interdisciplinaeligr forskertraeligning og transnational samt tvaeligrsektoriel mobilitet
36-60 maringneder min 3 maringneder
NIGHT Gennemfoslashrelse af arrangementet European Researchersrsquo Night om formidling af forskning og innovation
24 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
NCP Aktiviteter der styrker netvaeligrket af National Contact Points (NCP) for Marie Skłodowska-Curie Actions
36 maringneder Foslashlger satserne for Koordinerings- og Supportaktioner
RISE Udveksling af medarbejdere og deling af viden og ideacuteer fra forskning til marked (og vice-versa) via internationalt og intersektorielt samarbejde
48 maringneder 1-12 maringneder
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Core text General
conditions Annex II
Specific provisions
Annexes III
FP7
Special clauses
A single document with all provisions
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash Model Grant Agreement
Annex 1 Description of the action
Annex 2 Estimated budget
Annex 3 Accession Forms 3a amp 3b
Annex 4 Financial statements
Annex 5 Certificate on the financial statements
Annex 6 Certificate on the methodology
Annexes to the grant
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Ikke krav om aringrlig beregning af Productive Hours
Krav om aringrlig beregning af Productive Hours (pt 1580 timer paring AU) Desuden skal Productive Hours udgoslashre mindst 90 af Workable Hours (1924-3074-1074 = 162809 = 1465 timer lt 1580)
Krav om Timesheets for al den tid som afloslashnnes paring projektet (- Marie Curie fellow men dog dokumentation)
Ikke krav om Timesheets hvis personen arbejder fuldtids paring projektet Dog laves erklaeligring For deltidsansatte - samme regler som i FP7
Flere forskellige stoslashtterater Feks (100+60)75 = 120
Eacuten stoslashtterate (100+25)100 = 125 Innovation projekter 100 for non-profit organisationer ndash 70 for andre
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Fysiske underskrifter og elektroniske underskrifter
Alt foregaringr elektronisk igennem Participant Portal Ingen papirunderskrifter laeligngere -gt reducerer lsquotime to grantrsquo (tiden fra ansoslashgning til projekt) og EUrsquos godkendelse af regnskaber
Mange forskellige budgetskemaer Eacutet budgetskema Da det skal bruges til alle projekter er det blevet meget omfangsrigt Der er mange kolonner (a til m) og raeligkker da Third parties ogsaring er inkluderet Oftest vil vi kun skulle bruge Actual costs kolonnerne
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Pre-financing normalt 160 af forventet forbrug i foslashrste Reporting Period
Ingen regler for Pre-financing stoslashrrelse Varierer fra projekt til projekt EU overfoslashrer til koordinator senest ti dage foslashr projektstart
Identifiable VAT (Moms) er ikke en eligible cost
Non-deductible VAT er en eligible cost Pas paring double funding restaurations moms mm
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull H2020 oslashvrige ikke tilladelige omkostninger MGA side 28 - httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020mgaggah2020-mga-gga-multi_enpdf
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Revision af projektet op til 5 aringr efter projektets slutdato
Revision af projektet op til 2 aringr efter Final Payment men dokumenter skal gemmes i 5 aringr (OLAF)
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 14 checkpunkter
Revisionserklaeligring Revisionen skal gennemgaring 64 checkpunkter Det er ok at lave en midtvejsrevision saring laelignge den samlede regning ikke overstiger det beloslashb en enkelt revision ville have kostet Vurderes fra projekt til projekt Formaringlet er at faring brugt hele budgettet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som subcontracting uden overhead
Audit Certificate (CFS) bogfoslashres som rdquoGoods and servicesrdquo med overhead
Graelignse for Audit Certificate Hver gang 375000 euro i Total Requested Contribution
Graelignse for Audit Certificate 325000 euro i Total Direct Costs (=Total Requested Contribution 406250 euro) Kun ved payment of the balance (final payment)
Valutakurs den foslashrste bankdag i maringneden efter periodens afslutning
Valutakurs gennemsnit for hele afrapporteringsperioden httpwwwecbeuropaeustatsexchangeeurofxrefhtmleurofxref-graph-dkkenhtml
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Marie Curie Overhead = 10 Marie Skłodowska Curie Actions (MSCA) Ingen Overhead i men et fast beloslashb per fellow month
Marie Curie Management = bogfoslashrte rdquoActual Costsrdquo Ofte svaeligrt at definere en rdquoManagementrdquo aktivitet
I Marie Skłodowska-Curie ITN er Management og Overhead lagt sammen til Unit Cost = 1200eurofellow month Overhead vil variere fra projekt til projekt Vigtigt med aftale mellem projekt partnerne helst allerede paring ansoslashgningstidspunkt
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Time to grant er 12 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Time to grant er 8 maringneder efter ansoslashgningsfristen
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Alle modtagere af en bevilling paring mere end 500000 euro
Skal gennemgaring ex-ante financial viability check Koordinatorer
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal indrapporteres af koordinator indtil 3112 2012
Renteindtaeliggter paring pre-financing skal ikke indrapporteres
Intern handel tilladt saring laelignge pris-beregninger ikke indeholder overhead-relaterede omkostninger eller profit
Intern handel tilladt som i FP7 men pt krav om timeregistrering af fx trykker eller musepasser Forsoslashges aeligndret
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash status interne fakturaer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
bull Status on ldquoJoint statement on the current problem of internal cost allocation (ICA) in Horizon 2020rdquo coordinated by the Helmholtz Association
bull Could the Commission please provide us with an update on this point
bull Svar We hope to be able to update the Model Grant Agreement by the beginning of next year so it includes a new Internal Cost Allocation cost category that can be applied retroactively Please note that this answer is subject to approval and thus conditional
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
FP7 H2020
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Skal vaeligre naeligvnt i Annex 1 (ogsaring selvom udstyret straksafskrives)
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Afskrivningsmetoden foslashlger institutionens interne regler
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog
Omkostningen bogfoslashres paring projekterne ud fra anvendelsesgraden dvs flere projekter kan dele et apparatur Logbog Full capacity begreb - Den totale tid hvor udstyret
potentielt kan bruges - Forsoslashges afklaret da det skaber
megen forvirring og usikkerhed
Equipment
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Horizon 2020 ndash forskelle ift FP7 FP7 H2020
Paring Collaborative projekter mulighed for at faring refunderet en del af barselsudgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring RIA projekter med rdquomonthly hourly raterdquo mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra midler til barsel
Paring Marie Curie projekter Muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter
Paring Marie Curie projekter ikke mulighed for at faring refunderet en del af barsels-udgifterne indenfor det oprindelige budget Ikke muligt at soslashge ekstra budgetmidler til daeligkning af barselsudgifter hverken IF eller ITN
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Originalbilag FP7 H2020
Ifoslashlge Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions side 97 ldquoBeneficiaries are required to keep the originals or in exceptional cases where the national legislation accepts or contemplates this possibility duly authenticated copies ndash including electronic copies ndash of all documents relating to the grant agreement for up to five years from the end of the projectrdquo
Elektroniske bilag accepteres jf Annotated Model Grant Agreement side 137n-138oslash httpeceuropaeuresearchparticipantsdatarefh2020grants_manualamgah2020-amga_enpdfpage=137 ldquoThe Commission will accept the destruction of hard copies of documents and their digitalisation if this is acceptable under national lawrdquo
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
H2020 notater fra FSE bull Foslashlgende H2020-notater er clearet med PwC og
ligger paring AUrsquos Oslashkonomimanual httpmedarbejdereaudkadministrationoekonomikap3sub1
ndash H2020 Moms ndash H2020 Overhead ndash H2020 Revision ndash H2020 Loslashn (og timesedler) er under udarbejdelse i FSE
men forventes snart at blive lagt paring samme sted
ndash Oslashvrige vejledninger lokalt FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Projektoprettelse bull Ved projektoprettelse foslashlges AUrsquos interne procedurer
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkInstitutterAU_oekonomiOEkonomimanualEksterne_projekterProjektoprettelseVejledning_til_Projektoprettelse_af_EU_H2020-projekter_-_PE_moede_den_10_februar_16pdf
bull NB Naringr I modtager det delvist praeligudfyldte projektoprettelsesskema fra FSE skal I huske at omregne bevillingsbeloslashb til DKK Projektakronymet skal stadig fremgaring men der maring gerne tilfoslashjes tekst ud fra lokale retningslinjer
bull FP7H2020 aeligndringer (periode bevillingsbeloslashb projekthaver og ndashoslashkonom etc) vil ogsaring i fremtiden blive tjekket af FSE bla af statistik-hensyn Dette har hoslashj prioritering i FSE saring forsinkelser undgarings
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal (PP) bull Adgang til rammeprogramprojekter opnarings gennem
Research Participant Portal Det kraeligves at man er oprettet i EU Login (tidligere ECAS) EU anvender online indtastning af Form C + papirunderskrift eller FSIGN
bull Onlinesystemet anvendes til kontraktforberedelse Form C Financial Statement inkl Use of resources og videnskabelige rapporter Declaration of Conformity (FP7) og Researcher Declaration (H2020) indtastes ogsaring heri men uden underskrift til EU (MC projekter)
bull Mange aeligndringer i PP saring kontakt FSE med sposlashrgsmaringl FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal - adgang bull Participant Portal
httpseceuropaeuresearchparticipantsportaldesktopenhomehtml
bull EU Login (tidligere ECAS) httpswebgateeceuropaeucas
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal - rolletildeling
bull Ved tildeling af roller klikkes paring knappen Herefter findes Aarhus Universitet i listen Tryk paring Edit Roles I det nye skaeligrmbillede klikkes paring Add Roles Tildel altid rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact Der kan ogsaring tildeles FSIGN og LSIGN roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal
bull Jesper er LEAR (Legal Entity Appointed Representative) i H2020 bull Kontaktperson overfor EU (kun projektadgang hvis Participant contact)
bull Grethe og Jesper er LSIGN og FSIGN (Participant cont giver rollen) bull Underskriver kontrakter Form C mv bull Morten vil snart fremgaring af listen hvor man kan tildele disse roller paring
projektet naringr fuldmagt er indhentet fra rektor
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal - roller
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektoslashkonom
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal ndash FP7 Form C bull Opret Form C ved at klikke paring ikonet Add Form C eller Add
adjustment (ALDRIG Add extrapolation) bull Draft Form C tilgarings ved at klikke paring navnet Aarhus Universitet
(opret ikke en ny) bull Tildeling af roller kan kun ske af dem som har projektrollen
Participant ContactCoordinator Contact paring projektet ndash IKKE af LEAR (selvom flere koordinatorer insisterer herparing)
bull PFSIGN og PLSIGN vaeliglges ud fra allerede oprettet liste bull Explanations of the use of ressources (UoR) maring gerne cleares med
koordinator inden FSIGN (pdf genereres og sendes) Herved undgarings dobbeltunderskrift hvis koordinator afviserkommenterer forklaringerne Fx datoer for rejser PM navne etc
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull Klik paring MP knappen ud for projektakronymet Herefter paring Financial
Statement (FS)
bull Hvis AU er koordinator (multi+ERC+MSCA IF) saring skal Periodic Report ogsaring udfyldes af AU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Research Participant Portal ndash H2020 FS bull FS udfyldes Vi bruger typisk kategorierne a)+e) Som GA budget
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
H2020 loslashnafregning i Financial statement bull Det nye H2020-princip rdquoLast closed financial yearrdquo
ndash Timesedlernes effektive timer skal ganges paring eacuten timepris som er et udregnet gennemsnit af loslashnnen for det senest afsluttede finansaringr (ikke noslashdvendigvist revideret)
bull Efter protester er der kommet et alternativ i form af rdquohourly rate per monthrdquo s 23 i MGA
bull Dette betyder at AU kan fortsaeligtte FP7 fremgangsmaringden i NS-EU regnearket
bull Der skal ikke laves aeligndringer til AUrsquos tidligere indsendte H2020 regnskaber (adjustments)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Saeligrligt om ERC afrapportering bull Udover Form C Financial Statement skal der udarbejdes en
Financial Report Dette er projekthavers ansvar som laver den i taeligt samarbejde med projektoslashkonomen
bull H2020 rapportskabelonerne downloades under punktet Technical Part of Periodic Report -gt Report Core
bull Formentlig kommer Breakdown of Direct Costs samt Budget Follow Up ogsaring til at ligge her Afventer ERC Erfaringer FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark bull NS-EU = broen fra Navision til EUrsquos Form C Financial Statement bull Revisionssporet fra Navision til Form C er tydeligt bull Eventuelle aeligndringer er forklaret og indskrevet i eacutet dokument bull Revisionssporet bevares i hele den periode hvor NS-EU gemmes
elektronisk fx i Captiaparing tilgaeligngelige drev bull EU kan oslashnske at se revisionssporet i op til 5 aringr efter projektslut ndash
kan vaeligre fx 10 aringr eller mere efter projektstart bull Projektoslashkonom FSE og revisor arbejder i og afslutter samme
dokument som ligger til grund for Form C Financial Statement bull NS-EU er saringledes et arbejdsredskab og en del af dokumentationen bull Skabelonen tilpasses loslashbende efter behov -gt eftersposlashrg nyeste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Projektrapport R-00012 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Sagspostering R-00013 fra AURAP
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Forside
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Samlet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Husk at indtaste AURAP-tal og aeligndringer i naeligste linie (saring revisionssporet bevares)
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Ansaeligttelser
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris I
Husk at indtaste
Fx barsel eller deltid paring projektet
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris II
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris III
Formaringl revisor oslashnsker at faring NS kostprisen rdquosandsynliggjortrdquo for hver ansat paring projektet Vi minimerer revisors tid ved selv at lave denne sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris IV bull Loslashntal findes via POslashS -gt Loslashnudgift -gt Loslashnelement opslag -gt vaeliglg
faneblad 2 -gt Indtast finansaringr status (012-151) og CPR-nr -gt Vis bull Skaeligrmprint indsaeligttes nederst paring faneblad lsquoLoslashn omregnet kostprisrsquo
som dokumentation overfor mulig revision bull I de lyseblaring felter i Sandsynliggoslashrelsen paring faneblad lsquoLoslashn omregnet
kostprisrsquo summeres de tre vaeligrdier (for en normal maringnedsloslashn) bull 1811 Egentlig loslashn bull 1881 Pensionsbidrag bull 2232 Arbejdsmarkedsbidrag
bull Tjek og forklar differencer yderst til hoslashjre Paring faneblad lsquoSandsynliggoslashrelsersquo fremgaringr differencerne automatisk i DKK
bull Forklaringer loslashnhop mv (acceptabelt spaelignd -15 til +15)
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Omregnet kostpris V
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark ndash Medfinansiering FP7
bull Medfinansiering laves paring samme maringde som omregnet kostpris bull Medfinansiering kan dog ogsaring vaeligre andet end loslashn bull EU projekter kan ikke medfinansiere andre EU projekter
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark - Sandsynliggoslashrelse
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark - Momsafloslashftning
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU regneark - Rejseliste
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Viser projekttilknytning udover loslashnseddel
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
NS-EU FP7 og H2020 Marie Curie bull NS-EU skabelon for Marie Curie-projekter er svaeligrt tilgaeligngelig
pga saeligrlig loslashnafrapportering -gt FSE laver faneblad lsquoEUrsquos raterrsquo (engangsvederlag) og FP7 barsel
bull FP7 Kat D (participation) + E (research) eller Kat 3 og H2020 Kat B1 Researchhellip afrapporteres som flat rateunit cost (ITN) -gt forbrug alligevel beloslashbene indenfor projektperioden ogsaring aht lukning i NS
bull Studieafgift kan medtages under kategori DKat 3 (FP7) og Kat B1 (H2020) hvis klar beregning (revisorgodkendt)
bull Marie Curie guide paring FSErsquos hjemmeside httpmedarbejdereaudkfileadminuser_uploadGuide_to_MC_stays_at_Aarhus_University_10pdf
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Marie Curie H2020 budget IF and ITN bull Living+Mobility+Family allowances are used to cover ALL
AUrsquos costs for the Fellowrsquos salary See employment letter bull Research training and networking costs will via invoices pay
for the Fellowrsquos travels conferences consumables etc (must all contribute to the training of the Fellow) Both a normal PC and specialvery powerful computers to be used in the research project eg to process large research data sets are allowed In ITN this budget is redistributed in CA
bull Management and indirect costs covers overheads and possible coor-management costs at AU This budget category is not available to the Fellow ITN-budget redistributed in CA
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Budgetopfoslashlgning FP7 og H2020 bull Budgetopfoslashlgning loslashbende og saeligrligt naeligsten til slut i
projektet er vigtigt Se skabelon i NS-EU-faneblad bull Sikrer at budgettet i Euro opbruges bull Sikrer at behov for budgetaeligndringer spottes bull Budgetaeligndringer skal godkendes af EU eller
koordinator ERC lille aeligndring omtales i afrapportering bull Ved godkendte aeligndringer opdaterer projektoslashkonomen
projektoprettelsen i Navision via Projektenheden
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Revision bull FSE koordinerer kontakten til PwC vedr rammeprogramprojekter
ndash Kontakt os saring hurtigt som muligt hvis I har brug for revision ndash PwC langtidsplanlaeliggger (op til frac12 aringr i forvejen) og derfor kommer
revisionsforesposlashrgslen fra FSE tidligt ndash besvar den saring godt og hurtigt I kan ndash Dog koordinerer RKS og FAringF selv med revisor (indtil videre)
bull Projektoslashkonom anviser revisionsfaktura i IndFak bull Projektoslashkonom modtager revisionserklaeligring fra PwC i eacuten samlet fil
og uploader i Form C Financial statement eller sender til koordinatorEU hvis papirform Original opbevares i projektmappen i papirform hvis den ikke sendes til koordinator eller EU
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Revision bull Der er fire typer af revisioner
ndash Revisionserklaeligring paring Form C (CFS ndash certificate on the financial statement) FP7 hver gang requested amount naringr 375000 euro H2020 foslashrst til slut naringr requested amount naringr 406250 euro (PwC)
ndash Desk audits EU anmoder om bilag til Form C (EU) ndash EU-revision af partnere (EU eller Den Europaeligiske Revisionsret) ndash Rigsrevisionen reviderer (RR eller privat revisor)
bull Husk timeregistrering rejseliste og bilag gemmes i 5 aringr efter projektslutdato i Grant agreement
bull Elektroniske revisionsmapper til PwC
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Revisionsmappens indhold Indhold
1 bull Projektoprettelse i Navision Stat bull Excel-arket NS-EU (naringr FSE har godkendt indholdet)
2 bull Form C Financial Statement (1 pr periode) som pdf-udkast fra EUrsquos online system Research Participant Portal naringr FSE har godkendt indholdet
3 bull AURAP-rapporter pr regnskabsperiode 1) R-00012 Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter 2) R-00013 Sagspostering (slutdato maring gerne vaeligre efter periodens slutdato)
4 bull Ansaeligttelseskontrakter vedr alle EU-afloslashnnede daeligkkende hele perioden (Husk alle sider + alle aeligndringer til ansaeligttelseskontrakten)
5 bull Timesedler pr ansat pr regnskabsperiode (naringr medfinansiering se pkt 6)
6 bull Medfinansiering hvis relevant for projektet (ansaeligttelseskontrakter timesedler fakturaer)
7 bull Bilagsmappe Revisor udvaeliglger bilag til kontrol ud fra AURAP-rapporten R-00013 Sagspostering hvorefter disse bilag skannes og sendes til revisor af projektoslashkonomen
8 bull Grant agreement (EU-kontrakten) inkl alle annexrsquoer (foslashrste revisionserklaeligring) derefter kun Amendments (tillaeliggskontrakter) pga feks periodeforlaeligngelser budgetopgaveaeligndringer partneraeligndringer
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkfileadminwwwmedarbejdereaudkforskning_talentForskningsstoetteenhedenRevisionsmappens_indhold_dec2015pdf
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Webnyttige links bull Forskningsstoslashtteenheden
httpmedarbejdereaudkadministrationforskning-talentforskningsstoetteenhedenforskningsstoette-projektadministrationpartner-projektadministrationsteamet
bull Administrativ Efteruddannelse for Universitetsansatte httpwwwaeudk
bull EU-ERFA httpufmdkforskning-og-innovationtilskud-til-forskning-og-innovationeu-og-internationale-programmereus-forsknings-og-innovationsprogram-horizon-2020eu-erfa-gruppen - Naeligste halvaringrlige moslashde er til foraringret 2017
bull DARMA httpwwwdarmadk
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Sposlashrgsmaringlerfaringsudveksling
FP7H2020 projektadministration Aarhus 30 nov 2016 - Jesper amp Morten amp Grethe - Forskningsstoslashtteenheden
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Subcontracting bull Regelgrundlag
ndash H2020 AGA artikel 13 ndash FP7 GA Annex II - General Conditions - artikel II7
bull Definition ndash En underleverandoslashr der mod betaling udfoslashrer centrale projektopgaver (rdquoaction
tasksrdquo) paring vegne af en projektdeltager (rdquobeneficiaryrdquo)
bull Krav ndash Noslashdvendigt for implementering af projektet ndash Kun omfatte en begraelignset del af en projektdeltagers projektopgaver ndash Skal godkendes af EU for at vaeligre tilskudsberettiget
bull Behovet for subcontracting skal vaeligre oplyst i GA Annexes 1 g 2 - ellers krav om formel GA Amendmen Modif ldquosimplied approval procedurerdquo
ndash ldquoBest value for moneyrdquo ndash laveste pris eller bedste forhold mellem pris og kvalitet Udbudsreglerne skal foslashlges
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Subcontracting bull Hvad er karakteristisk for subcontracting
ndash Et forhold baseret paring forretnings-markedsvilkaringr
ndash Ingen instruktionsbefoslashjelser ndash underleverandoslashren udfoslashrer arbejdet uden
projektdeltagerens arbejdsledelse og kontrol
ndash En underleverandoslashr er en selvstaeligndig tredjepart hvilket betyder bull at underleverandoslashren alene kan involveres i projektet via en projektdeltager bull at underleverandoslashren ikke selv underskriver GA og er derfor ikke bundet heraf bull at underleverandoslashren bliver betalt direkte af projektparterm som efterfoslashlgende faringr stoslashtte fra
EU bull at underleverandoslashren kun kan goslashre krav gaeligldende overfor projektdeltageren ndash ikke overfor EU
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Subcontracting bull Underleverandoslashraftale
ndash Skal indgarings foslashr underleverandoslashrens udfoslashrelse af projektopgaverne ndash Underskrives af institutleder efter godkendelse af jurist fra TTO ndash Aftalen skal en IPR-regulering ndash projektdeltageren skal sikres ejerskab over
resultaterne ndash EU institutionerne skal have adgang til revisionskontrol mv af underleverandoslashr
(GA art 22) samt adgang til evaluering af impact (GA art 23) ndash Underleverandoslashren skal paringlaeliggges visse forpligtelser som projektdeltageren selv
er paringlagt under GA bull Intereressekonflikt (GA art 35) bull Fortrolighed (GA art 36) bull Markedsfoslashring af projektet og synliggoslashrelse af EU-stoslashtten (GA art 38) bull Erstatningsansvar (GA art 46)
bull Eurocenter har udarbejdet en video om Third party i H2020 httpsdreambrokercomchannelyiwi34a5icbr9y11
FP7H2020 ndash Subcontracting - Eva Bang-Christensen - Kontraktgruppen under Erhvervssamarbejde og Teknologioverfoslashrsel (TTO)
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
EU Koordinator ndash Projektadministration Emilia amp Mette
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
FORSKNINGSSTOslashTTEENHEDEN PROJEKTADMINISTRATION
PARTNER KOORDINATOR
Grethe Jesper
Morten Mette amp Emilia
Opgaveansvarsfordeling
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
EU Project Management Coordinator support
Successful Proposal
Grant Agreement Preparation
Project Implementation
Management day-to-day
EC Reporting
Project Completion
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research Support and External Relations Research Support Office
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Opgaver amp Samarbejde
Koordinator Projekt-
administration
KONTRAKTFORHANDLINGSFASE Samarbejder med EU Forsker (Koordinator) projektpartnere TTO bull Evaluation Summary report bull Participants PortalSyGMa bull ValidationServices bull Data indsamling bull Helpdesk til Forskerprojektpartnere bull Koslashrer kontrakforhandlingsproces sammen med EU
Forsker+ partnere bull H2020 Part A and B (DoA) bull Instrukser til Konsortiet
ANSOslashGNINGSFASE Samarbejdet med Fundraiserne bull Ansoslashgning Implementation afsnit
PROJEKTIMPLEMENTERING + PM DAY TO DAY Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer HR TTO bull Alle administrative finansielle og juridiske aspekter og sposlashrgsmaringl inden for Project Management og helt overordnet ift EU bull Kommunikationsled mellem koordinator og EU + loslashbende dialog med samtlige projektpartnere bull Raringdgiver koordinator og partnere ift diverse ldquoEU sposlashrgsmaringlrdquo ifm administrativ og oslashkonomisk afrapportering bull Udarbejder projektvaeligrktoslashjer til projektet bull Monitorering af projektet sammen med forskeren og WP ledere bull Kontaktperson mellem koordinatoren projektpartnere og EU Kommissionen ogsaring relevante personer paring projektet
EC REPORT Samarbejder med EU forsker(Koordinator) projektpartnere Projektoslashkonomer bull Periodic interim payment final rapporter bull Raringdgivning til projektpartnerne ift deres Financial rapport bull EU regler checkning bull Sammensaeligtning af rapport gennemlaeligsning af rapporter og
indsendelse til EU bull EU betalinger udregning af fordeling af EU midler (pre-financing interim
+ final betalinger) - Dette i samarbejde med Projektoslashkonomer Amendments til GA -alle aspekter med undtagelse af scientifictechnicalndash i taeligt samarbejde med TTO
PROJEKTSLUTNING Samarbejder med EU forsker(Koordinator)projektpartnere Projektoslashkonomer Distribution of the use of the ressources + final reporting evtadjustments
hellip stort set al kommunikation er paring engelsk og med ldquoEU terminologirdquo
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
Project Management Support - Coordinator Team
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
bull Varetage koordinatoropgaver for alle typer af store og komplekse forskningsprojekter for AU
bull Managementsupport og raringdgivning til H2020 FP7 EU-Projekt Koordinatorer og de internationale partnere paring projekter samt raringdgivning ifht EU regelsaeligt procedurer formalia
bull Koordinator-Teamet fungerer som rdquoProject Managerrdquo for projektet og er den primaeligre kontaktperson til forsker (projekthaver) partnere i projektkonsortiet samt EU og fungerer som rdquosingle point of entryrdquo i alle sager i forhold til projektadministration oslashkonomiske og juridiske sposlashrgsmaringl kontakt info personale herunder kontakt til projektoslashkonomer TTO og AU HR
bull Paring H2020 koordinatorprojekter varetager teamet kontraktforberedelsen i et samarbejde med forsker (projekthaver) og de internationale partnere Denne service tilbydes uden modydelse da teamet er bekendt med EU regler og procedurer for processen ved kontraktforhandlingsfase og kan traeligde ind i opgaven straks - dette mhp at overholde de korte tidsfrister fra kommissionen
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
FORSKERE KAN KOslashBE FOslashLGENDE SUPPORT
Advice and assistance to the beneficiaries
leaders and administratorsresponse to queries about EU rules and financial issues
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
EC reporting validation and revision of beneficiaries Financial Reports amp other deliverables
Reports submission to Commission Advice amp Assistance to modify the work plan
revision Annex I (DoA) ndash Amendments
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Support to Preparation of technical progress
reports Communication with EU Project Officer and
Financial Officer on behalf of the Coordinator
Support to Technical work and deliverables submission
Assistance to planning meetings workshops If it is necessary
Follow up to ensure timely receipt of technical contributions
Administrative amp Financial Support + Technical Scientific Support
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Project Management Coordinator-Support team has Professional Experience with the following areas
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
Kontaktoplysninger
Emilia Alegria - Mette S Presser esaaudk mespaudk
Tlf23266179 Tlf21625044
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
AU Research and External Relations ndash November 2016 Emilia Alegria ndash Mette S Presser - Research Support Office
THANK YOU FOR YOUR ATTENTION
![H2020 MSCA UCY-20Jan14.ppt [Read-Only] · FP7 and H2020 PC Member and National Contact Point ... “By bridging education and research, EUROPE 2020 & 7 flagship initiatives: SMART,](https://img.dokumen.tips/doc/110x75/5ec66992334553147508b2f5/h2020-msca-ucy-read-only-fp7-and-h2020-pc-member-and-national-contact-point-.jpg)
