Formål – i dag Formål – i dag •Lidt dybere kendskab til lean•Tankesættet•Værktøjerne •Hvad betyder det for mig?•Den videre plan

Skanderborg Kommune

De 5 LEAN-principper

1. Fokusér på hvad der skaber værdi for ”kunderne”

2. Fjern kilderne til spild – dvs. de aktiviteter, der ikke skaber værdi for ”kunderne”

3. Skab et flow, så processen flyder med færrest mulige stop og uden ansvarsskift.

Den enkelte skal have større ansvar.

4. Gør processen trækstyret – kunden bestemmer hvad der skal produceres og hvornår.

5. Sørg for at hele organisationen – altså alle medarbejdere er gearet til at gennemføre forandringer – målet er ikke få fejl men nul fejl

Lean huset Lean huset

Kundeværdi Kundeværdi Et komplekst begreb i den offentlige Et komplekst begreb i den offentlige sektor sektor

Lean tager afsæt i kundens behov

•Af klar formålet med opgaveløsningen : Hvorfor producerer vi denne ydelse/service?

•Hvilke kunder betjener vi?

•Hvem er den vigtigste af vores kunder?

•Hvilke behov har kunderne – dvs. hvad skaber værdi for den enkelte kunde?

Værdi for kunden er:

Værdi relateret til slutproduktet:•Indhold •Kvalitet •Omkostninger ved produktet

Værdi relateret til processen:•Tid medgået •Service/kommunikation/op-levelse undervejs i processen

Regn baglæns fra formål/kundeværdi – find de værdiskabende/ikke værdiskabendeaktiviteter i processen set i forhold til formålet

Illustration af hvordan vi Illustration af hvordan vi effektiviserer med LEANeffektiviserer med LEAN

Skanderborg Kommune

En opgaves forløb i eksisterende proces

Værdi

Spild

Processtart Proces slut

Processtart Proces slut

Samme værditilvækst men mindre spild

Værdi

Spild

Forløb efter reduktion af spild

Analysemetoder – Value stream Analysemetoder – Value stream mapping (kortlægning af mapping (kortlægning af værdistrømme) værdistrømme)

Skanderborg Kommune

En visualisering af en arbejdsgang

Analyse metoder Analyse metoder Go to gemba- Kig på hvad der faktisk sker i

dagligdagen

Skanderborg Kommune

Spild i processer – hvad skal man kigge Spild i processer – hvad skal man kigge efter? efter?

Fejl ogmangler

Unødvendige processer

Ansvarsskift eller overleveringer

Ventetid

Overservicering

Informationssøg-ning

Afbrydelser

fredag 21. april 2023

8

I administration og service og i en daginstitution?

Når vi sammen har fundet spildet – leder vi efter årsagerne og finder

løsninger i fællesskab. (Bruger lean-huset som

metoderamme)

Kaffefilmen Kaffefilmen Noter undervejs eksempler på

spild eller ikke værdiskabende aktiviteter

Opsamling

fredag 21. april 2023 11

Appetitvækker”Kaffefilmen

Hvad sker der i filmen?Er der noget I ville gøre

anderledes?Bedste praksis

Hvilke processer er der i kaffefilmen?Enighed om hvad der sker

Skabe og skærpe opmærksomheden

Vigtig pointe: hvad var borgerens behov egentlig?

Lean værktøjer – Kaizentavle og Lean værktøjer – Kaizentavle og forbedringsmøderforbedringsmøder

Kaizen på dansk : Løbende forbedringer Kaizen er hjertet i lean

Skanderborg Kommune

Som innovationsbegreb kan Kaizen kaldes inkremental innovation.

Altså innovation som består af små, kontinuerte forbedringer.

En slags sund fornuft sat i system, vil nogle sige.

Formålet med en kaizen tavle Formålet med en kaizen tavle

Synliggøre idéer og evt. mål for alle sikre at der bliver fulgt op på

problemstillinger holde fokus, da der er loft på antal af

forbedringsprojekter  skabe bedre løsninger på

problemer/udfordringer implementere nye tiltag hurtigt, da alle

støtter op om løsninger skabe fællesskab i forhold til at få hverdagen

til at fungere

Skanderborg Kommune

Tavlemøder – hvordan? Tavlemøder – hvordan?

Afholdes på et fast tidspunkt – ugentligt Mødet er kort - maksimalt 15 min.Der udvælges en tavlefører – gerne på

skift Alle er stående omkring tavlen

Skanderborg Kommune

Roller på et tavlemøde Roller på et tavlemøde Tavlefører

- Driver møderne frem

- Sørger for aftaler og konklusioner

- opdaterer tavlen under mødet

- anerkender og sørger for at alle kommer på banen

Leder

- Starter evt. som tavlefører

- Hjælper med beslutningskompetence

- Tager spørgsmål med videre i systemet

Medarbejdere

- deltager aktivt på møderne

- bidrager med ideer

- tager implementeringsopgaver

Skanderborg Kommune

Hvad er 5S?Hvad er 5S?5S er en systematisk tilgang til

oprydning og det at holde orden efterfølgende

Vi rydder op, smider ud, beholder kun de nødvendige, markerer tingenes faste pladser så vi altid kan finde dem igen og følger op på at vi bruger vores system. Fungerer det ikke, så retter vi det til.

Skanderborg Kommune

De 5SDe 5S´er: ´er:

Skanderborg Kommune

Første S: SortérGennemgå alle ting i rum: bruges det / bruges det ikke. Tag stilling til om der er behov for at gemme.

Andet S: Sæt i ordenTildel hver ting sin egen faste plads – markér evt. pladsen så det altid er nemt at stille på plads efter brug

Tredje S: Skrub og skurGør rent og find ud af hvordan vi bedst holder rent og orden fremover

Fjerde S: Standardisér / Skær ud i papSikre at den metode vi har fundet frem til er den mest effektiv også er den der bliver brugt.

Femte S: Stå fastHold fast på de regler i har vedtaget. Sørg for at alle bruger systemet. Ret systemet hvis det ikke virker.

Eks: Kontor til dokumentations-Eks: Kontor til dokumentations-arbejdearbejde

Skanderborg Kommune

Hvad betyder det at være Hvad betyder det at være medarbejder i en lean medarbejder i en lean kultur?kultur?Respektere og overholde

standarder Bidrage aktivt til at lave

forbedringerEn mulighed for at tale om og

reflektere over praksisMere struktur og systematikBruge værktøjskassen

Det videre forløb Det videre forløb Udvælgelse af arbejdsgangeog 5 S områder Nedsættelse af ”lean-team”Fastsættelse af mål

Lean team og konsulenter

Kortlægning af nuværende praksis – brown paper

Lean team og konsulenter

Design af ny arbejdsgang

Det videre forløb (fortsat)Det videre forløb (fortsat)

Ledelse

Lean team og Konsulenter

Lean team og Konsulenter

Ledelse5 S implementering

Organisering og roller Organisering og roller Katalysators rolle 4-5 deltagere i (lean team)