of 97 /97
UNIUNEA EUROPEANĂ MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI ŞI EGALITĂłII DE ŞANSE AMPOSDRU FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013 INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013 FONDUL SOCIAL EUROPEAN PROGRAMUL OPERAłIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE 2007-2013 CCI 2007RO051PO001 Manualul OperaŃional al Beneficiarilor Iunie 2008

FONDUL SOCIAL EUROPEAN - media.hotnews.romedia.hotnews.ro/media_server1/document-2008-06-17-3292534-0-manualul... · Manualul OperaŃional al Beneficiarilor se adresează tuturor

  • Upload
    others

  • View
    16

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN

    PPRROOGGRRAAMMUULL OOPPEERRAAIIOONNAALL SSEECCTTOORRIIAALL

    DDEEZZVVOOLLTTAARREEAA RREESSUURRSSEELLOORR UUMMAANNEE

    22000077--22001133

    CCCCII 22000077RROO005511PPOO000011

    Manualul Operaional al Beneficiarilor

    Iunie 2008

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    2

    CUPRINS

    INTRODUCERE ................................................................................................................................................................4

    GLOSAR DE TERMENI .................................................................................................................................................5

    I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013 ...................................10

    II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI ....................................................................................13

    2.1 SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTELOR STRATEGICE .........................................................................13

    III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI ...............................................................................................................23

    3.1. OBLIGAIILE CONTRACTUALE ALE BENEFICIARULUI..................................................................................23 3.2 ACHIZIII PUBLICE N CADRUL PROIECTULUI...............................................................................................30 3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile publice? ..............................30 3.2.2.Cnd nu se aplic prevederile legislaiei privind achiziiile publice? ....................31 3.2.3. Roluri i responsabiliti ................................................................................................................32 3.2.4. Proceduri utilizate ..............................................................................................................................34 3.2.5. Etapele procesului de atribuire ..................................................................................................35

    3.3. INFORMARE I PUBLICITATE............................................................................................................................49

    IV. NEREGULI ...............................................................................................................................................................51

    V. MANAGEMENTUL FINANCIAR I MONITORIZAREA PROIECTULUI .........................................53

    5.1 ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR......................................................................................................................53 5.1.1 Reguli de eligibilitate a cheltuielilor .........................................................................................53 5.1.2 Cheltuieli eligible..................................................................................................................................53 5.1.3 Cheltuieli ne-eligible ..........................................................................................................................54 5.1.4 Justificarea cheltuielilor eligibile................................................................................................54

    5.2 CONTURI BANCARE ..............................................................................................................................................71 5.2.1 Deschiderea conturilor bancare ..................................................................................................71

    5.3 ACORDAREA PREFINANTARII/RAMBURSAREA CHELTUIELILOR.................................................................71 5.3.1 Acordarea prefinantarii ....................................................................................................................71 5.3.2 Rambursarea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului ..........................................74

    5.4 RECUPERAREA SUMELOR PLATITE NECORESPUNZATOR ...............................................................................80 5.5 CONTABILITATEA PROIECTULUI .......................................................................................................................81 5.6 AUDITUL EXTERN AL PROIECTULUI ..................................................................................................................82 5.7 MONITORIZAREA PROIECTELOR........................................................................................................................84 5.7.1. Raportul Tehnic trimestrial...........................................................................................................85 5.7.2 Raportul tehnico-financiar..............................................................................................................86 5.7.3. Raportul de monitorizare a sustenabilitii proiectului (ex-post) ........................87 5.7.4. Vizitele de monitorizare..................................................................................................................87

    5.8. PERIOADA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI............................................................................................90 5.9. MODIFICAREA CONTRACTELOR ........................................................................................................................92 5.10. ARHIVAREA .......................................................................................................................................................97

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    3

    ABREVIERI

    AA Autoritatea de Audit

    ACIS Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale

    ACP Autoritatea de Certificare i Plat

    AM Autoritate de Management

    AMPOSDRU Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane

    ANOFM Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

    ANRMAP Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice

    AP Axa Prioritar

    AT Asisten Tehnic

    CE Comisia European

    CNDIPT Centrul Naional pentru Dezvoltarea nvmntului Profesional i Tehnic

    CSNR Cadrul Strategic Naional de Referin

    DCA Dezvoltarea Capacitii Administrative

    DMI Domeniu Major de Intervenie

    DRU Dezvoltarea Resurselor Umane

    FC Fondul de Coeziune

    FEDR Fondul European pentru Dezvoltare Regional

    FSE Fondul Social European

    HG Hotrre de Guvern

    MECT Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului

    MEF Ministerul Economiei si Finanelor

    MMFES Ministerul Muncii, Familiei si Egalitaii de anse

    OI Organism Intermediar

    ONG Organizaie NonGuvernamental

    OUG Ordonan de Urgen a Guvernului

    PND Planul Naional de Dezvoltare

    PO Program Operaional

    POAT Programul Operaional de Asisten Tehnic

    POR Programul Operaional Regional

    POS Programul Operaional Sectorial

    POS CCE Programul Operational Sectorial pentru Creterea Competivitii Economice

    UE Uniunea European

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    4

    INTRODUCERE

    Manualul Operaional al Beneficiarilor se adreseaz tuturor beneficiarilor de proiecte strategice sau de grant, finanate din Fondul Social European n cadrul Programului Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.

    Se dorete ca acest manual s fie un instrument util, care s contribuie la implementarea eficient i eficace a proiectelor finanate n cadrul POS DRU.

    Manualul este un document de lucru, elaborat n parteneriat de ctre AMPOSDRU, care va fi actualizat pe parcursul implementrii proiectelor.

    Acest Manual este aplicabil tuturor proiectelor care primesc sau au primit finanare nerambursabil din POS DRU. n acest sens, pe tot parcursul acestui Manual vei regsi terminologia AMPOSDRU/OI responsabil. n vederea stabilirii cu exactitate a instituiilor responsabile pentru implementarea domeniului major de intervenie n cadrul cruia ai depus proiectul, v rugm s consultai Anexa a prezentului Manual.

    Atenie!

    Manualul va fi actualizat, dup caz, cu detalii privind implementarea proiectelor, iar orice modificare adus acestui document va fi postat pe pagina de internet a AMPOSDRU www.fseromania.ro.

    Regulile generale privind implementarea proiectului, pe care dumneavoastr, n calitate

    de beneficiar, trebuie s le respectai, nu vor fi modificate!

    V DORIM SUCCES!

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    5

    GLOSAR DE TERMENI Termen Definiie Surs

    Ajutorul de stat

    Orice msur de sprijin acordat de ctre stat sau de ctre unitile administrative-teritoriale, din resursele de stat sau resurse ale unitilor administrative-teritoriale ori de alte organisme care administreaz surse ale statului sau ale colectivitilor locale, indiferent de form, care distorsioneaz sau amenin s distorsioneze concurena prin favorizarea anumitor ntreprinderi, a produciei anumitor bunuri, a prestrii anumitor servicii sau care afecteaz comerul dintre Romnia i statele membre ale Uniunii Europene, fiind considerat incompatibil cu un mediu concurenial normal.

    L 143/1999 republicata n MO nr. 744/2005

    Audit public intern Activitatea funcional independent i obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfecionnd activitile entitii publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematic i metodic, care evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.

    L 672/2002

    Autoritate de certificare i plat

    Structura organizatoric n cadrul Ministerului Finanelor Publice, responsabil de certificarea sumelor cuprinse n declaraiile de cheltuieli transmise la Comisia European i pentru primirea fondurilor transferate Romniei din Fondul European de Dezvoltare Regional, Fondul Social European i Fondul de Coeziune i asigurarea transferului acestora ctre beneficiari, precum i a sumelor de prefinanare i cofinanare aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul de stat.

    OG nr. 29/2007

    Autoritate de Management

    Structura din cadrul unei autoriti publice centrale, responsabil pentru gestionarea unui program operaional.

    OG nr. 29/2007

    Avans Sumele transferate de ctre beneficiar unui contractor, n baza documentelor justificative, conform legii, n cadrul unui proiect finanat din instrumente structurale.

    OG nr. 29/2007

    Ax Prioritar Una dintre prioritile strategiei unui program operaional, coninnd un grup de operaiuni corelate i care au obiective specifice msurabile.

    Reg.(CE) Consiliului nr.1083/2006

    Beneficiar Un operator, un organism sau o ntreprindere, din domeniile public sau privat, responsabil pentru iniierea, sau iniierea i implementarea operaiunilor. n cadrul shemelor de ajutor de stat, n baza articolului 87 din Tratat, beneficiarii sunt ntreprinderile publice sau private care realizeaz un proiect individual i primesc ajutor public. Organismul, autoritatea, instituia sau societatea comercial din sectorul public ori privat, unitatea administrativ-teritorial, organismele prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, responsabile pentru iniierea ori iniierea i implementarea proiectelor aprobate spre finanare n cadrul unui program operaional.

    Reg. (CE) Consiliului nr. 1083/2006 OG nr. 29/2007

    Beneficiar final Organismul sau societatea comercial cu capital public ori privat, responsabil/ responsabil cu execuia proiectelor sau a msurilor finanate.

    HG nr. 497/2004

    Cheltuial public Orice participare public la finanarea unor operaiuni, provenit din bugetul statului, al autoritilor regionale sau locale, din bugetul general al Comunitii Europene privind Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune, sau orice alt cheltuial similar. Orice participare la finanarea unor operaiuni, provenind din bugetul organismelor de drept public sau al asociaiilor formate din una sau mai multe autoriti regionale, locale sau din organisme de drept public, care acioneaz n conformitate cu Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004, privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, bunuri i servicii este considerat cheltuial similar.

    Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006

    Cheltuieli conexe proiectului

    Cheltuielile care intervin n derularea proiectelor finanate din instrumentele structurale, implementate de organisme, autoriti, instituii sau societi comerciale din sectorul public, unitate administrativ-teritorial, organisme prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, cheltuieli fr de care proiectul nu poate fi implementat i care nu

    OG nr. 29/2007

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    6

    pot fi finanate din instrumente structurale. Cheltuieli eligibile Cheltuielile realizate de ctre un beneficiar, aferente proiectelor finanate n

    cadrul programelor operaionale, care pot fi finanate att din instrumente structurale, ct i din bugetul de stat i/sau contribuia proprie a beneficiarului.

    OG nr. 29/2007

    Cheltuieli generale de administraie

    Reprezint cheltuielile efectuate pentru funcionarea de ansamblu a beneficiarului i care nu pot fi atribuite direct unei anumite activiti din cadrul operaiunii. Lista tipurilor de cheltuieli cuprinse n aceast categorie se elaboreaz de fiecare autoritate de management i se aprob prin ordin comun al ministrului coordonator al autoritii de management i al ministrului economiei i finanelor.

    HG nr.759/ 2007

    Cheltuieli neeligibile

    Cheltuielile inerente realizrii proiectelor finanate din instrumente structurale n cadrul programelor operaionale, care nu pot fi finanate din instrumentele structurale, conform reglementrilor comunitare i naionale.

    OG nr. 29/2007

    Circuitul auditului Stabilirea fluxurilor informaiilor, atribuiile i responsabilitile referitoare la acestea, precum i arhivarea documentaiei justificative complete, pentru toate stadiile desfurrii unei aciuni, care s permit totodat reconstituirea operaiunilor de la suma total pn la detalii individuale i invers

    L 672/2002

    Cofinanare Finanarea unui program, proiect, subproiect, obiectiv i altele asemenea, parial prin credite bugetare, parial prin finanarea provenit din surse externe.

    L 500/2002

    Cofinanare privat

    Orice contribuie la finanarea cheltuielilor eligibile, alta dect cea prevzut la lit. k), aferent proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale.

    OG nr. 29/2007

    Cofinanare public

    Sumele alocate n bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea finanelor publice nr. 500/2002, cu modificrile ulterioare, i la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, respectiv n bugetele organismelor prestatoare de servicii publice i de utilitate public de interes local sau judeean, dup caz, pentru finanarea cheltuielilor eligibile aferente proiectelor finanate n cadrul programelor operaionale.

    OG nr. 29/2007

    Constatarea existenei creanelor bugetare rezultate din nereguli

    Activitatea prin care se verific, se stabilete i se individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean.

    OG nr. 12/2007

    Contract de achiziie public

    Contractul care include i categoria contractului sectorial, astfel cum este definit la art. 229 alin. (2), cu titlu oneros, ncheiat n scris ntre una sau mai multe autoriti contractante, pe de o parte, i unul sau mai muli operatori economici, pe de alt parte, avnd ca obiect execuia de lucrri, furnizarea de produse sau prestarea de servicii, n sensul prezentei ordonane de urgen.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Contract de concesiune de lucrri publice

    Contractul care are aceleai caracteristici casi contractul de lucrri, cu deosebirea c n contrapartida lucrrilor executate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata rezultatul lucrrilor pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Contract de concesiune de servicii

    Contractul care are aceleai caracteristici ca i contractul de servicii, cu deosebirea c n contrapartida serviciilor prestate contractantul, n calitate de concesionar, primete din partea autoritii contractante, n calitate de concedent, dreptul de a exploata serviciile pe o perioad determinat sau acest drept nsotit de plata unei sume de bani prestabilite.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Contract de finanare

    Reprezint documentul juridic prin care se acord asistena financiar nerambursabil aferent unei operaiuni n scopul atingerii obiectivelor axei prioritare dintr-un program operaional i care stabilete drepturile i obligaiile prilor.

    HG nr.759/ 2007

    Contractant Ofertantul care a devenit, n condiiile legii, parte ntr-un contract de achiziie public.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Contribuia naional

    Totalul sumelor cheltuite n cadrul implementrii programelor operaionale, fiind format din cofinanarea public, cheltuielile conexe i cheltuielile neeligibile.

    OG nr. 29/2007

    Control financiar preventiv

    Activitatea prin care se verific legalitatea i regularitatea operaiunilor efectuate pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, nainte de aprobarea acestora.

    L nr. 84/2003

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    7

    Control financiar public intern

    ntregul sistem de control intern din sectorul public, format din sistemele de control ale entitilor publice, ale altor structuri abilitate de Guvern i dintr-o unitate central care este responsabil de armonizarea i implementarea principiilor i standardelor de control i audit.

    L nr. 672/2002

    Control intern Ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile.

    L nr. 84/2003

    Creanele bugetare rezultate din nereguli

    Sume de recuperat la bugetul general al Comunitatilor Europene sau la bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau la bugetele de cofinanare aferente, ca urmare a utilizrii necorespunzatoare a fondurilor comunitare i a sumelor de cofinantare aferente.

    OG nr. 12/2007

    Credit bugetar Suma aprobat prin buget, reprezentnd limita maxim pn la care se pot ordonana i efectua pli n cursul anului bugetar pentru angajamentele contractate n cursul exerciiului bugetar i/sau din exerciii anterioare pentru aciuni multianuale, respectiv se pot angaja, ordonana i efectua pli din buget pentru celelalte aciuni.

    L nr. 84/2003

    Credit de angajament

    Limita maxim a cheltuielilor ce pot fi angajate n timpul exerciiului bugetar, n limitele aprobate.

    L nr. 84/2003

    Debite fa de bugetul Uniunii Europene

    Sumele datorate bugetului Uniunii Europene ca urmare a nerespectrii prevederilor legale comunitare sau a altor documente ncheiate ori convenite ntre Comisia European i Guvernul Romniei.

    OG nr. 29/2007

    Documentaie de atribuire

    Documentaia ce cuprinde toate informaiile legate de obiectul contractului de achiziie public i de procedura de atribuire a acestuia, inclusiv caietul de sarcini sau, dup caz, documentaia descriptiv.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Eficacitate Gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective.

    L 84/2003

    Eficien Maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate. L 84/2003 Faliment Demersurile de nesolvabilitate n accepiunea Articolului 2(a) din Regulamentul

    Consiliului (CE) nr. 1346/2000. Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006

    Fondul European pentru Dezvoltare Regional (FEDR)

    Fondul Structural care sprijin regiunile mai puin dezvoltate, prin finanarea de investiii n sectorul productiv, infrastructur, educaie, sntate, dezvoltare local i ntreprinderi mici i mijlocii.

    HG nr. 497/2004

    Fondul Social European (FSE)

    Fondul Structural destinat politicii sociale a Uniunii Europene, care sprijin msuri de ocupare a forei de munc i de dezvoltare a resurselor umane.

    HG nr. 497/2004

    Fonduri publice Sumele alocate din bugetul de stat, bugetele locale, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului, bugetele instituiilor publice autonome, bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i bugetele fondurilor speciale, dup caz, bugetele instituiilor publice finanate integral din venituri proprii, bugetul fondurilor provenite din credite externe contractate sau garantate de stat i ale cror rambursare, dobnzi i alte costuri se asigur din fonduri publice, bugetul fondurilor externe nerambursabile, credite externe contractate sau garantate de autoritile administraiei publice locale, mprumuturi interne contractate de autoritile administraiei publice locale, precum i din bugetele instituiilor publice finanate integral sau parial din bugetele locale.

    L nr. 84/2003

    Fondurile comunitare

    Sume provenite din asistena financiar nerambursabil acordat Romniei de Comunitatea. European

    OG nr. 12/2007

    Fondurile structurale (FS)

    Instrumente financiare prin care Uniunea European acioneaz pentru eliminarea disparitilor economice i sociale ntre regiuni, n scopul realizrii coeziunii economice i sociale.

    HG nr. 497/2004

    Fraud Orice actiune sau omisiune intentionat n legatur cu obinerea, utilizarea sau gestionarea fondurilor comunitare provenind din bugetul general al Comunitatilor Europene sau din bugetele administrate de acestea ori in numele lor, precum i/sau din bugetele de cofinanare aferente, incriminat prin Codul penal, Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare,

    OG nr. 12/2007

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    8

    sau prin alte legi speciale. Instrumente structurale

    Reprezint asistena financiar nerambursabil primit de Romnia, n calitate de stat membru al Uniunii Europene, prin intermediul Fondului European de Dezvoltare Regional (FEDR), Fondului Social European (FSE) i Fondului de Coeziune (FC).

    HG nr.759/ 2007

    Lichidarea cheltuielilor

    Faz n procesul execuiei bugetare n care se verific existena angajamentelor, se determin sau se verific realitatea sumei datorate, se verific condiiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care s ateste operaiunile respective.

    L nr. 500/2002

    Licitaie electronic

    Procesul repetitiv realizat dup o prim evaluare complet a ofertelor, n care ofertanii au posibilitatea, exclusiv prin intermediul mijloacelor electronice, de a reduce preurile prezentate i/sau de a imbunti alte elemente ale ofertei; evaluarea final trebuie s se realizeze n mod automat prin mijloacele electronice utilizate.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Neregul Orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu prevederile memorandumurilor de finanare, memorandumurilor de nelegere, acordurilor de finantare privind fondurile comunitare i cofinanrile aferente, precum i cu prevederile contractelor ncheiate n baza acestor memorandumuri/acorduri, care printr-o cheltuial neeligibil prejudiciaz bugetul general al Comunitilor Europene sau bugetele administrate de acestea ori n numele lor i/sau bugetele din care provine cofinanarea aferent. Orice nclcare a unei dispoziii a dreptului comunitar care rezult dintr-un act sau dintr-o omisiune a unui operator economic, care are sau ar putea avea ca efect un prejudiciu la adresa bugetului general al Uniunii Europene, prin angajarea unei cheltuieli nejustificate a bugetului general.

    OG nr. 12/2007 Reg.Consiliului (CE) nr. 1083/2006

    Operaiune Un proiect sau un grup de proiecte selecionat de ctre autoritatea de gestionare a programului operaional n cauz sau sub responsabilitatea acesteia din urm n conformitate cu criteriile stabilite de comitetul de monitorizare i aplicat de unul sau mai muli beneficiari n vederea realizrii obiectivelor axei prioritare de care aparine.

    Reg.Consiliului (CE) nr.1083/2006

    Operator economic

    Orice person fizic sau juridic sau orice alt entitate ce particip la implementarea asistenei din partea Fondurilor, cu excepia situaiei n care un Stat Membru i exercit prerogativele ca autoritate public; Oricare furnizor de produse, prestator de servicii ori executant de lucrri - persoan fizic/juridic, de drept public sau privat, ori grup de astfel de persoane cu activitate n domeniul care ofer n mod licit pe pia produse, servicii i/sau execuie de lucrri.

    Reg. Comisiei (CE) nr. 1828/2006 OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Operatorul sistemului electronic de achiziii publice

    Persoana juridic de drept public care asigur autoritilor contractante suportul tehnic destinat aplicrii, prin mijloace electronice, a procedurilor de atribuire.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Ordonanarea cheltuielilor

    Faz n procesul execuiei bugetare n care se confirm c livrrile de bunuri i de servicii au fost efectuate sau alte creane au fost verificate i c plata poate fi realizat.

    L 500/2002

    Organism Intermediar

    Structura din sectorul public sau privat care ndeplinete atribuii delegate de ctre Autoritatea de management vizavi de relaia cu beneficiarii.

    OG nr. 29/2007

    Plata cheltuielilor Faz n procesul execuiei bugetare reprezentnd actul final prin care instituia public achit obligaiile sale fa de teri.

    L nr. 500/2002

    Plat direct Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din surse de la bugetul de stat, direct de la Autoritatea de certificare i plat la beneficiar.

    OG nr. 29/2007

    Plat indirect Transferul sumelor reprezentnd prefinanare sau al sumelor din instrumente structurale i al cofinanrii suportate din surse de la bugetul de stat, indirect de la Autoritatea de certificare i plat la beneficiar, prin intermediul Unitii de plat.

    OG nr. 29/2007

    Prefinanare Sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale ctre un beneficiar, cu excepia celor din sectorul privat (dac prin acest transfer nu

    OG nr. 29/2007

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    9

    se intr sub incidena prevederilor legale cu privire la ajutorul de stat) ori unei organizaii neguvernamentale - prin plat direct sau prin plat indirect - pentru lichidarea angajamentelor de plat fa de un contractor, n stadiul iniial de implementare a proiectelor, n baza unui contract de finanare ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de management/Organismul intermediar responsabil/responsabil, n vederea asigurrii derulrii corespunztoare a proiectelor.

    Procedura de atribuire

    Etapele ce trebuie parcurse de autoritatea contractant i de ctre candidai/ofertani pentru ca acordul prtilor privind angajarea n contractul de achiziie public s fie considerat valabil; procedurile de atribuire sunt: licitaia deschis, licitaia restrans, dialogul competitiv, negocierea, cererea de oferte, concursul de soluii.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Program Operaional

    Documentul de programare elaborat de Romnia i adoptat de Comisia European, prin care este stabilit o strategie de dezvoltare printr-un set de prioriti coerente pentru a cror realizare se face apel la un fond sau, n cazul obiectivului de convergen, la Fondul de coeziune i la Fondul european de dezvoltare regional.

    OG nr.29/2007

    Propunere financiar

    Parte a ofertei ce cuprinde informaiile cu privire la pre, tarif, alte condiii financiare i comerciale corespunztoare satisfacerii cerinelor solicitate prin documentaia de atribuire.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Propunere tehnic Parte a ofertei elaborat pe baza cerinelor din caietul de sarcini sau, dup caz, din documentaia descriptiv.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

    Regiuni eligibile pentru ajutoarele de stat regionale

    - regiunile n care PIB/locuitor este mai mic de 75% din media Uniunii Europene [art. 87 alin. (3) lit. a) din Tratat]. - regiunile n care sunt identificate probleme socio-economice n baza indicatorilor naionali, propuse de Statele Membre [art. 87 alin. (3) lit. c)]. - regiuni de tipul NUTS-II*3), cu o densitate a populaiei situat sub 8 locuitori/km^2 sau regiunile geografice de tipul NUTS-III, cu o densitate a populaiei situat sub 12,5 locuitori/km^2. *3) NUTS reprezint un sistem de clasificare teritorial, instituit prin Regulamentul nr. 1059/2003, folosit de EUROSTAT pentru culegerea datelor statistice. La nivelul 2 (NUTS II) se regsesc i cele 8 regiuni de dezvoltare ale Romniei.

    HG nr. 651/2006

    Suspectare de fraud

    Se refer la o neregul ce duce la iniierea de demersuri administrative sau juridice la nivel naional, pentru a stabili caracterul intenionat al comportamentului, n special existena fraudei, aa cum se menioneaz la punctual a) al Articolului 1(1) din Convenia redactat pe baza Articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea European, asupra intereselor financiare ale Comunitii Europene.

    Reg. (CE) nr. 1828/2006

    Unitate de plat Structura din cadrul unei autoriti publice centrale cu rol de Autoritate de management pentru un program operaional, avnd responsabilitatea transferrii sumelor de prefinanare, cofinanare alocate de la bugetul de stat, precum i a sumelor din asistena financiar nerambursabil ctre beneficiari.

    OG nr. 29/2007

    Vocabularul comun al achiziiilor publice - CVP

    Desemneaz nomenclatorul de referin aplicabil contractelor de achiziie public, adoptat prin Regulamentul nr. 2.195/2002/CE al Parlamentului European i al Consiliului privind vocabularul comun al achiziiilor publice, publicat n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 340 din 16 decembrie 2002, asigurnd corespondena cu alte nomenclatoare existente.

    OUG nr. 34/2006 (actualizat)

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    10

    I. SISTEMUL DE IMPLEMENTARE I CONTROL AL POS DRU 2007-2013

    Sistemul de implementare i verificare al POS DRU cuprinde urmtoarele organizaii:

    ORGANIZAIE RESPONSABILITI

    BENEFICIAR persoanele juridice de drept public, de drept privat cu sau fr scop patrimonial, care au obinut finanare prin POS DRU, sunt responsbile n totalitate de implementarea proiectelor, n conformitate cu prevederile contractului de finanare i cu reglementrile comunitare i naionale n vigoare

    AMPOSDRU gestionarea i implementarea POS DRU n conformitate cu principiile managementului financiar riguros i a separrii clare a funciilor.

    prin Serviciile sale (vezi schema 1) va asigura implementarea eficient i eficace a POS DRU

    OI asigur monitorizarea corespunztoare a proiectelor, inclusiv prin verificarea la faa locului i prin verificarea rapoartelor tehnice de progres

    primete cererile de rambursare de la beneficiari

    efectueaz verificarea administrativ a cererilor de rambursare

    Autoritatea de Certificare i Plat

    certificarea cheltuielilor, respectiv elaborarea i transmiterea ctre Comisia European a declaraiilor de cheltuieli certificate i a cererilor de plat n format electronic

    primirea plilor de la Comisia European;

    virarea fondurilor din Fondul Social European ctre Unitatea de Plat din cadrul AMPOSDRU pentru proiectele finanate din POS DRU

    Autoritatea de Audit auditul de sistem, verificri pe baz de eantion i auditul final;

    verificri i auditul extern pentru fondurile structurale;

    verificri anuale ale sistemelor de management i control;

    verificarea cheltuielilor eligibile declarate, pe baz de

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    11

    eantion repezentativ;

    efectuarea unor verificri adecvate n vederea emiterii declaraiilor de nchidere la finalizarea msurilor i programelor;

    verificarea existenei i corectitudinii cofinanrii naionale.

    Curtea European de Audit

    examinarea conturilor de cheltuieli i venituri ale CE

    posibilitatea auditrii instituiilor care primesc fonduri comunitare

    Departamentul pentru Lupt Antifraud

    asigur protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia. Protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene presupune detectarea, combaterea i monitorizarea eficient a fraudelor i a oricror alte fapte ilegale care au ca efect utilizarea necorespunztoare a fondurilor comunitare i, implicit, prejudicierea bugetului comunitar

    controale la faa locului ale proiectelor finanate din fonduri europene

    coordonarea tuturor instituiilor naionale implicate n lupta antifraud

    cooperarea cu Oficiul European de Lupt Antifraud

    Oficiul European de Lupt Antifraud

    conduce investigaiile administrative antifraud

    a proteja interesele financiare ale Uniunii Europene

    a lupta mpotriva fraudei, a corupiei i a oricrei alte nereguli

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    Relaia dumneavoastr, n calitate de beneficiar, cu instituiile implicate n sistemul de implementare i verificare a POS DRU 2007-2013, este schematizat mai jos:

    ACP MINISTERUL ECONOMIEI I

    FINANELOR

    AMPOSDRU

    Autoritatea de Audit

    Ministerul Muncii, Familiei si Egalitii de Sanse

    ORGANISM INTERMEDIAR

    (NAIONAL)

    Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc

    8 ORGANISME INTERMEDIARE (REGIONALE)

    M.M.F.E.S.

    Curtea European de Audit

    Oficiul European de Lupt Antifraud

    ORGANISM INTERMEDIAR

    (NAIONAL)

    MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII I TINERETULUI

    ORGANISME INTERMEDIARE

    2 O. I. STABILITE PRIN LICITAIE PUBLIC

    Departamentul de Lupt Antifraud

    ORGANISM INTERMEDIAR

    (NAIONAL)

    C.N.D.I.P.T.

    BENEFICIAR BENEFICIAR

    BENEFICIAR

    BENEFICIAR

    BENEFICIAR

  • n calitate de beneficiar, vei fi n permanent legtur cu urmtoarele Servicii din cadrul AMPOSDRU:

    (schema 1)

    II. SCHEMA DE IMPLEMENTARE A PROIECTULUI

    2.1 Schema de implementare a proiectelor strategice

    AMPOSDRU

    Serviciul Contractare i Monitorizare Proiecte responsabil de contractarea i monitorizarea proiectelor

    Serviciul de certificare a cheltuielilor - responsabil cu verificarea cheltuielilor la nivelul AMPOSDRU i transmiterea centralizatorului cererilor de rambursare a cheltuielilor ctre Serviciul de Pli

    Serviciul de Pli asigur transferul sumelor autorizate la plat ctre beneficiari, transfer sumele recuperate de la beneficiari pe surse de finanare.

    Compartimentul Contabilitate - responsabil de contabilitatea operaiunilor FSE

    Compartiment Control Financiar Preventiv Propriu - responsabil cu verificarea legalitii, regularitii i respectrii limitelor bugetare pentru operaiunile FSE

    Biroul Verificare Tehnic (ex-ante) - unitate de control al calitii care avizeaz contractele semnate de AMPOSDRU

    Compartimentul Antifraud i Nereguli - responsabil de controlul antifraud, managementul neregulilor i verificarea cheltuielilor la faa locului, pe baz de eantionare

    Direcia de Audit- responsabil de auditul operaiunilor FSE

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    14

    Data de ncepere a implementrii proiectelor strategice este data precizat n Notificarea de demarare a proiectului emis de AMPOSDRU, n maxim 30 (treizeci) de zile de la data semnrii contractului de ctre reprezentantul legal al AMPOSDRU.

    Atenie!

    Dac data de ncepere a implementrii proiectelor nu coincide cu data precizat n Notificarea de demarare a proiectului, trebuie s notificai AMPOSDRU. Dac data de ncepere a implemetrii proiectelor depete cu 3 (trei) luni data precizat n Notificarea de demarare aproiectului, din motive imputabile dumneavoastr, contractul se consider reziliat de drept.

    n vederea implementrii activitilor prevzute de dumneavoastr n cererea de finanare, putei solicita AMPOSDRU o prefinanare n procent de 20% din valoarea total eligibil a contractului de finanare pentru axele prioritare 1-5 i 40% pentru axa prioritar 6 din cadrul POS DRU.

    Care sunt paii pe care trebuie s-i urmai n vederea solicitrii i obinerii unei

    prefinanri?

    1. Deschidei n Sistemul Trezoreriei Statului un cont special pentru proiect; n momentul deschiderii contului, unitatea trezoreriei unde a fost deschis contul va emite o comunicare de deschidere de cont, care va conine codul IBAN aferent contului special al proiectului, numele beneficiarului, semntura i tampila unitii emitente.

    2. Constituii o garanie de returnare a prefinanrii, potrivit formatului standard, stabilit n Anexa XX a prezentului Manual.

    Constituirea garaniei de returnare a prefinanrii este o condiie obligatorie pentru toate tipurile de beneficiari de proiecte strategice! Instituiile publice (persoanele juridice de drept public) au obligaia emiterii unui bilet la ordin pentru garantarea plii prefinanrii!

    3. Completai graficul estimativ de depunere al cererilor de rambursare (model standard, anexa....)

    4. naintai AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, cererea de prefinanare (anexa..) semnat, datat i nregistrat n registrul de coresponden intern, mpreun cu garania de returnare a prefinanrii, comunicarea deschiderii de cont, graficul estimativ al depunerii cererilor de rambursare.

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    15

    5. AMPOSDRU/OI responsabil, dup caz, verific documentele transmise de dumneavoastr n calitate de beneficiar n vederea obinerii prefinanrii.

    6. AMPOSDRU transfer prefinanarea n contul special al proiectului n termen de maxim 15 (cincisprezece) zile de la data depunerii cererii de prefinanare.

    Cum se acord prefinanarea n cazul n care durata de implementare a proiectului

    este mai mare de 12 (doisprezece) luni?

    n cazul n care durata de implementare a proiectului este mai mare de 12 luni, prefinanarea se acord n trane anuale.

    Pentru axele prioritare 1-5 valoarea tranelor anuale este n cuantum de 30% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de maximum 20% din valoarea eligibil a contractului de finanare. O nou tran anual de prefinanare va putea fi acordat dup recuperarea a cel puin 70% din trana anual de prefinanare anterioar.

    Pentru axa prioritar 6 valoarea tranelor anuale este n cuantum de 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare aferent fiecrui an de implementare al proiectului stabilit n bugetul proiectului. Suma total a tranelor anuale de prefinanare se acord n procent de maximum 40% din valoarea eligibil a contractului de finanare.

    Deschidere cont

    Comunicare deschidere cont BENEFICIAR TREZORERIE

    AMPOSDRU/OI responsabil

    cererea de prefinanare garania de returnare a prefinanrii comunicarea deschiderii de cont graficul estimativ al depunerii cererilor de rambursare

    Transfer prefinanare

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    16

    Atenie!

    Suma acordat sub forma prefinanrii se va recupera integral i progresiv, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecrei cereri de rambursare ntocmite de dumneavoastr, n calitate de beneficiar. Recuperarea se va efectua ncepnd cu prima cerere de rambursare, astfel nct suma aferent prefinanrii s se recupereze integral nainte de ultima cerere de rambursare.

    Cnd se ramburseaz cheltuielile?

    Pentru axele prioritare 1-5 prima cerere de rambursare trebuie transmis n momentul atingerii pragului de 25% din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru primul an de implementare, dar nu mai trziu de 6 (ase) luni de la data primirii prefinanrii.

    Pentru axa prioritar 6 prima cerere de rambursare trebuie transmis n momentul atingerii pragului de ..... % din valoarea eligibil a proiectului aprobat pentru primul an de implementare, dar nu mai trziu de 6 (ase) luni de la data primirii prefinanrii.

    Atenie!

    n cazul nerespectrii termenelor de depunere a cererii de rambursare prevzute mai sus, AMPOSDRU/OI responsabil pot dispune rezilierea contractului, fapt care detemin restituirea prefinanrii acordate.

    Cum se ramburseaz cheltuielile?

    n vederea rambursrii cheltuielilor, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, transmitei AMPOSDRU/OI responsabil cererea de rambursare nsoit de raportul tehnico-financiar i documentele justificative tehnice i financiare care atest cheltuielile angajate i pltite. Cererea de rambursare a cheltuielilor i raportul tehnico-financiar vor fi transmise ctre AMPOSDRU/OI responsabil, conform formatelor standard prezentate n Anexa....

    n calitate de beneficiar trebuie s transmitei AMPOSDRU/OI responsabil, la sfritul fiecrui an de implementare al proiectului, un certificat eliberat de ctre un auditor independent

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    17

    autorizat n condiiile legii, sau n cazul instituiilor publice de un auditor public independent i autorizat n condiiile legii. Certificatul emis de auditor va atesta faptul c toate cheltuielile declarate n cererile de rambursare, n baza crora se ntocmesc situaiile financiare anuale sunt reale, corect nregistrate n contabilitate i eligibile, n conformitate cu contractul de finanare nerambursabil.

    Atenie!

    n momentul transmiterii unei cereri de rambursare, cheltuielile declarate trebuie s fie angajate i pltite.

    Dup primirea cererii de rambursare, n termen de 30 (treizeci) de zile, AMPOSDRU/OI responsabil vor verifica realitatea, legalitatea i conformitatea cheltuielilor declarate de dumneavoastr, att pe baza documentaiei care nsoete carerea de rambursare, ct i prin vizite la faa locului. Acest termen se poate susupenda n cazul n care sunt necesare clarificri, documente sau informaii suplimentare. n acest caz, dumneavoastr, n calitate de beneficiar, suntei obligat s furnizai orice clarificare, document sau informaie suplimentar n termen de 5 (cinci) zile de la primirea solicitrii.

    Termenul limit va curge din nou de la data la care AMPOSDRU/OI responsabil a primit clarificrile, documentele sau informaiile suplimentare solicitate.

    AMPOSDRU va efectua plata cererii de rambursare n termen de maxim 45 de zile de la data nregistrrii cererii de rambursare la sediul AMPOSDRU/OI responsabil. Data plii se consider data debitrii contului AMPOSDRU.

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    18

    Fluxul documentelor

    Fluxul rambursrii cheltuielilor

    BENEFICIAR

    AMPOSDRU/OI Cererea de rambursare+raportul

    tehnico-financiar

    30 zile pentru verificarea documentelor i vizite la faa locului

    CONT BENEFICIAR

    45 zile plata cererii de rambursare

    ACP

    CE

    Serviciul de Pli

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    Fluxul documentelor Fluxul prefinanrii

    BENEFICIAR

    AMPOSDRU

    Solicitare prefinanare

    NU

    deschidere cont TREZORERIE

    Comunicare deschidere cont

    Garania de returnare a prefinanrii

    Graficul estimativ de depundere a cererilor de rambursare

    Cerere prefinanare

    ACP

    CE

    Implementare activiti proiect

    Implementare activiti proiect

    Serviciul de certificare a cheltuielilor

    Serviciul de pli

    AMPOSDRU Semnare contract finanare

    DA

  • 20

    Se consider un proiect cu durata de implementare de 3 (trei) ani, care a obinut prefinanare.

    Anul I luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli

    OI Serviciul de Certificare a Cheltuielilor

    Raport tehnic trimestrial

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    25 % cheltuieli

    Serviciul de Certificare a Cheltuielilor

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport audit

    AMPOSDRU

    Cerere rambursare

    Raport tehnico-financiar

    Documente justificative pentru cheltuieli

    Cerere rambursare

    Raport tehnico-financiar

    Documente justificative pentru cheltuieli

  • 21

    Anul II luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli

    OI Serviciul de Certificare

    a Cheltuielilor

    Raport tehnic trimestrial

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    25 % cheltuieli

    Serviciul de Certificare a Cheltuielilor

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport audit

    AMPOSDRU

    Cerere rambursare

    Raport tehnico-financiar

    Documente justificative pentru cheltuieli

    Cerere rambursare

    Raport tehnico-financiar

    Documente justificative pentru cheltuieli

    AMPOSDRU

    Raport audit

  • 22

    Anul III luna 3 luna 6 luna 9 luna 12 25 % cheltuieli

    OI Serviciul de Certificare

    a Cheltuielilor

    Raport tehnic trimestrial

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport tehnic trimestrial

    OI

    Raport audit

    AMPOSDRU

    Cerere rambursare

    Raport tehnico-financiar

    Documente justificative pentru cheltuieli

    Cererea de rambursare final

  • UNIUNEA EUROPEAN MINISTERUL MUNCII, FAMILIEI I EGALITII DE ANSE

    AMPOSDRU

    FONDUL SOCIAL EUROPEAN POS DRU 2007-2013

    INSTRUMENTE STRUCTURALE 2007 - 2013

    III. OBLIGAIILE BENEFICIARULUI

    3.1. Obligaiile contractuale ale Beneficiarului

    Care sunt obligaiile Beneficiarului?

    n conformitate cu Articolul nr. 9 din contractul de finanare, beneficiarul are urmtoarele obligaii:

    (1) Beneficiarul trebuie s asigure managementul i implementarea proiectului n concordan cu prevederile acestui contract, ale legislaiei comunitare i naionale i cu instruciunile emise de AMPOSDRU, cu maximum de profesionalism, eficien i n conformitate cu cele mai bune practici n domeniu.

    Implementarea proiectului trebuie s se desfoare n conformitate cu:

    1. prevederile contractului de finanare, inclusiv anexele acestuia;

    2. cadrul legislativ comunitar i naional;

    3. instruciunile emise de AMPOSDRU dup semnarea contractului de finanare.

    Din punct de vedere tehnic i financiar, proiectul trebuie s i ating toi indicatorii propui n cererea de finanare. n cazul n care nu au fost atinse toate obiectivele i indicatorii asumai, AMPOSDRU/OI responsabil poate decide diminuarea valorii finale a plilor efectuate, proporional cu gradul de realizare al obiectivelor v rugm s consultai n acest sens seciunile referitoare la rambursarea cheltuielilor din prezentul Manual (Capitolul 5).

    n consecin, beneficiarul trebuie s depun toate eforturile pentru finalizarea cu succes a proiectului.

    n cazul n care contractul de finanare este reziliat din culpa Beneficiarului, respectiv beneficiarul nu respect punctele 1, 2 i 3 de mai sus, acesta va fi exclus de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.

    (2) Beneficiarul va fi singurul rspunztor n faa AMPOSDRU pentru implementarea proiectului, att pentru aciunile sau inaciunile sale, ct i ale partenerului/partenerilor. Schimbarea partenerilor n cursul implementrii proiectului nu este permis.

    Pe parcursul implementrii proiectului, beneficiarul nu poate justifica nendeplinirea obligaiilor contractuale din cauza unuia dintre partenerii implicai n proiect sau a unuia dintre subcontractorii

  • 24

    si. Beneficiarul este singurul responsabil pentru implementarea deplin tuturor activitilor proiectului.

    De asemenea, orice depire a capitolelor bugetare din Bugetul aprobat al proiectului va fi n responsabilitatea Beneficiarului i va fi acoperit din alte surse dect contribuia proprie la proiect.

    La momentul depunerii cererii de finanare i semnrii Acordului de Parteneriat, se consider c Beneficiarul a obinut confirmarea implicrii partenerilor pentru derularea activitilor propuse, cel puin pn la finalizarea proiectului. n plus, decizia de acordare a finanrii a fost luat i pe baza evalurii capacitii operaionale i financiare a consoriului ca ntreg i nu pentru fiecare membru n parte. De aceea, beneficiarul nu poate solicita schimbarea partenerilor n timpul implementrii proiectului.

    (3) Beneficiarul are obligaia de a solicita punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OI responsabil, cu privire la orice aspect survenit n implementarea proiectului de natur s afecteze buna implementare a acestuia, precum i n orice situaie n care apar neclariti cu privire la clauzele contractului de finanare.

    (4) Beneficiarul este obligat s respecte prevederile cuprinse n cererea de finanare referitoare la asigurarea conformitii cu politicile Uniunii Europene i naionale, n special cele privind achiziiile publice, egalitatea de anse i nediscriminarea, informarea i publicitatea, dezvoltarea durabil i ajutorul de stat, acolo unde este cazul.

    Respectarea articolului de mai sus se va verifica pe baza rapoartelor tehnice trimestriale, a rapoartelor tehnico-financiare i a documentelor justificative.

    n cazul n care AMPOSDRU/OI responsabil consider c Beneficiarul nu respect cadrul legislativ din articolul de mai sus, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.

    (5) Beneficiarul are obligaia de a deschide un cont special de proiect prin care va efectua toate plile aferente implementrii proiectului, inclusiv plile efectuate din contribuia proprie.

    n acest cont beneficiarul va primi sumele aferente prefinanrii solicitate, dup caz, precum i sumele aferente rambursrii cheltuielilor efectuate, n urma transmiterii cererilor de rambursare (v rugm s consultai n acest sens seciunile specifice din cadrul Capitolului 5 al prezentului Manual). Valoarea contribuiei beneficiarului pentru proiect (2%, respectiv 5% din valoarea total a cheltuielilor eligibile) trebuie evideniat pe parcursul implementrii i pn la finalizarea proiectului prin acest cont. De asemenea, din acest cont beneficiarul va efectua plata cheltuielilor realizate n cadrul proiectului.

    Orice cheltuial efectuat prin orice alt cont va fi considerat neeligibil i nu va fi rambursat de AMPOSDRU. De asemenea, solicitarea rambursrii unei cheltuieli efectuate prin orice alt cont, n

  • 25

    afara contului special al proiectului, poate constitui neregul, iar AMPOSDRU va iniia procedurile specifice n acest sens (v rugm s consultai Capitolul 4 Nereguli din prezentul Manual).

    (6) Beneficiarul va deschide contul special de proiect n sistemul Trezoreriei Statului.

    Deschiderea contului special pentru proiect este condiie obligatorie pentru acordarea finanrii nerambursabile. n acest sens, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale n vigoare, n calitate de Beneficiar, dup semnarea contractului de finanare, vei deschide un cont la unitatea teritorial a Trezoreriei Statului.

    Acest cont va fi utilizat numai pentru derularea activitilor proiectului pentru care s-a primit finanare nerambursabil, n conformitate cu detaliile precizate la articolul anterior. Pentru informaii suplimentare v rugm s consultai seciunile privind plata prefinanrii i rambursarea cheltuielilor din Capitolul 5 al prezentului Manual.

    (7) Beneficiarul este obligat s utilizeze fondurile din contul special al proiectului exclusiv pentru plile necesare implementrii activitilor proiectului, n conformitate cu Anexa 1 Cererea de finanare (anex a contractului de finanare).

    Fondurile existente n cadrul contului special al proiectului sunt constituite din: valoarea aferent prefinanrii solicitate (dup caz), valoarea aferent a cheltuielilor rambursate, valoarea aferent contribuiei minime eligibile a beneficiarului (2%-5% din valoarea total eligibil a proiectului, n funcie de tipul organizaiei beneficiarului). Valoarea aferent prefinanrii i sumele rambursate constituie finanarea nerambursabil acordat pentru proiect.

    Fondurile existente n contul special al proiectului trebuie s fie utilizate exclusiv pentru plata cheltuielilor efectuate pentru proiect, prevzute n bugetul cererii de finanare i corespondente activitilor proiectului prevzute n cererea de finanare.

    Utilizarea acestor sume pentru orice alt cheltuial corespondent unei activiti n afara proiectului reprezint o nclcare a acestui articol i se va considera neregul, iar AMPOSDRU va iniia procedurile specifice n acest sens (v rugm s consultai Capitolul 4 Nereguli din prezentul Manual).

    (8) Beneficiarul trebuie s in o eviden contabil analitic a proiectului, utiliznd conturi analitice distincte pentru reflectarea tuturor operaiunilor referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu dispoziiile legale.

    Pentru detalii privind contabilitatea proiectului, v rugm s consultai seciunile specifice prezentul Manual (Capitolul 5).

  • 26

    (9) n situaia n care implementarea proiectului presupune achiziionarea de bunuri, servicii sau execuia de lucrri, Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile legislaiei naionale n vigoare n domeniul achiziiilor publice.

    Respectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie condiie obligatorie pentru primirea i utilizarea finanrii nerambursabile din FSE prin POSDRU. Pentru detalii privind modalitatea de efectuare a achiziiilor publice n cadrul unui proiect finanat din POSDRU v rugm s consultai seciunea 2 Achiziii publice din prezentul capitol.

    Nerespectarea prevederilor legislaiei naionale n vigoare privind achiziiile publice constituie nclcare a prevederilor contractuale i poate conduce la reducerea finanrii nerambursabile acordate i/sau recuperarea tuturor fondurilor nerambursabile acordate pentru proiect. n acest sens, AMPOSDRU poate lua decizia excluderii beneficiarului de la participarea la alte cereri de propuneri de proiecte i de la acordarea finanrii nerambursabile pentru o perioad de 2 (doi) ani.

    (10) Beneficiarul are obligaia de a notifica n scris AMPOSDRU/OI responsabil, cu cel puin 15 (cincisprezece) zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte, n urmtoarele situaii:

    a) modificri intervenite n bugetul estimat al proiectului n limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta;

    b) schimbarea adresei sediului social al beneficiarului;

    c) schimbarea contului special deschis pentru proiect;

    d) nlocuirea sau introducerea de membri n echipa de implementare a proiectului;

    e) nlocuirea reprezentantului legal;

    f) nlocuirea auditorului.

    Pentru detalii privind modificarea contractului prin notificare, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.

    (11) Orice notificare transmis de Beneficiar ctre AMPOSDRU/OI responsabil, n conformitate cu art.9 A(10) va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n scris n conformitate cu Anexa 9 Notificare pentru modificarea contractului, semnat de ctre reprezentantul legal i tampilat corespunztor. Beneficiarul va considera notificarea aprobat tacit dac n termen de 15 (cincisprezece) zile de la data nregistrrii la sediul AMPOSDRU/OI responsabil, nu sunt formulate obieciuni cu privire la modificarea solicitat.

    (12) Beneficiarului are obligaia de a solicita ncheierea unui act adiional, n conformitate cu Anexa 10 Act adiional n urmtoarele situaii:

  • 27

    a) orice modificare intervenit n bugetul estimat al proiectului care depete limita a 15% ntre capitole bugetare, cu excepia cheltuielilor generale de administraie i a cheltuielilor de tip FEDR, cu justificarea detaliat a motivelor care au condus la aceasta;

    b) modificarea planului de implementare a activitilor;

    c) includerea de noi activiti eligibile care s contribuie la atingerea rezultatelor i obiectivului specific al proiectului;

    d) modificarea listei de achiziii publice aprobate iniial n cadrul proiectului;

    e) modificarea duratei de implementare a proiectului n conformitate cu prevederile art.2(3).

    Pentru detalii privind modificarea contractului prin act adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.

    (13) Beneficiarul va solicita AMPOSDRU ncheierea unui act adiional pentru aspectele menionate la art.9(12) cu cel puin 30 (treizeci) de zile nainte de data la care dorete ca modificarea s produc efecte. Actul adiional va fi considerat valabil numai dac a fost fcut n conformitate cu Anexa 10 Act adiional, semnat de ctre reprezentantul legal i tampilat corespunztor. Un act adiional nu poate avea scopul sau efectul de a produce schimbri n contract care ar pune n discuie decizia de acordare a finanrii nerambursabile sau care ar fi contrare principiului tratamentului egal al solicitanilor.

    Pentru detalii privind modificarea contractului prin act adiional, v rugm s consultai capitolul 5.10 Modificarea contractelor al prezentului Manual.

    (14) n orice alt situaie care nu a fost enunat la art.9 A(10) i art.9 A(12) beneficiarul are obligaia de a solicita AMPOSDRU/OI responsabil, un punct de vedere oficial.

    (15) Beneficiarul are obligaia de a raporta stadiul implementrii proiectului prin transmiterea de rapoarte tehnice i financiare n conformitate cu Anexa 11 Raport tehnico-financiar.

    Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.7 Monitorizare.

    (16) Beneficiarul are obligaia de a respecta prevederile Directivei CE/95/46 privind protecia persoanelor fizice n ceea ce privete prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, transpus n legislaia naional prin Legea nr.677/2001, precum i prevederile Directivei 2002/58/CE privind prelucrarea datelor cu caracter personal i protecia vieii private n sectorul comunicaiilor electronice, transpus n legislaia naional prin Legea nr.506/2004. Beneficiarul va informa persoanele din grupul int al proiectului despre obligativitatea sa de a furniza datele lor personale, cu respectarea dispoziiilor legale menionate. n acest sens,

  • 28

    participanii vor semna o declaraie prin care i dau acordul privind utilizarea i publicarea datelor personale.

    (17) Pe toat perioada de implementare a proiectului, Beneficiarul va transmite [AMPOSDRU sau OI responsabil],la fiecare 3 (trei) luni, previziuni actualizate privind cheltuielile care urmeaz a fi efectuate n trimestrul urmtor, n conformitate cu Anexa 14 Previziuni actualizate.

    (18) Beneficiarul are obligaia de a pune la dispoziia [AMPOSDRU sau OI responsabil], Autoritii de Certificare i Plat, Autoritii de Audit, Departamentului de Lupt Anti-fraud, Comisiei Europene, Curii Europene de Conturi i/sau oricrui alt organism abilitat s verifice modul de utilizare a finanrii nerambursabile, la cerere i n termen, documentele i/sau informaiile solicitate i s asigure toate condiiile pentru efectuarea verificrilor la faa locului.

    (19) n vederea efecturii verificrilor prevzute la art.9(18), Beneficiarul se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice i s pun la dispoziie documentele solicitate privind gestiunea tehnic i financiar a proiectului, att pe suport de hrtie, ct i n format electronic. Documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate astfel nct s permit verificarea lor. Beneficiarul este obligat s informeze AMPOSDRU cu privire la locaia arhivrii documentelor, n termen de 3 (trei) zile de la trimiterea solicitrii.

    (20) Beneficiarul are obligaia de a pstra toate documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile n vederea asigurrii unei piste de audit adecvate, n conformitate cu regulamentele comunitare i naionale. Toate documentele vor fi pstrate pn la 31.12.2021 cu posibilitatea prelungirii acestui termen pn la nchiderea oficial a POSDRU.

    (21) Beneficiarul este obligat s declare pe proprie rspundere c finanarea obinut pentru implementarea proiectului nu se suprapune cu alte finanri primite din bugetul de stat sau alte bugete ale Comunitii Europene, conform Anexei 12 Declaraie privind evitarea dublei finanri.

    (22) Beneficiarul se oblig s menin exploatarea i mentenana echipamentelor achiziionate i lucrrilor efectuate n cadrul Proiectului pe o perioad de cel puin 3 (trei) ani dup finalizarea proiectului.

    Pentru detalii, v rugm s consultai capitolul 5.8 Perioada de implementare a proiectului.

  • 29

    (23) Beneficiarul i va asuma integral rspunderea pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii Proiectului. AMPOSDRU va fi degrevat de orice responsabilitate pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa Beneficiarului.

    (24) Beneficiarul va asigura n implementarea proiectului respectarea prevederilor privind msurile de informare i publicitate.

    Pentru detalii, v rugm s consultai seciunea specific Informare i publicitate a prezentului Manual.

  • 30

    3.2 Achiziii publice n cadrul proiectului

    n situaiile n care implementarea proiectelor finanate n cadrul POS DRU din FSE necesit ncheierea unor contracte de achiziii, n calitate de beneficiar avei obligaia de a respecta prevederile legislaiei n domeniul achiziiilor publice i s acordai contractul ofertantului care asigur cea mai bun valoare pentru suma alocat, cu alte cuvinte, cel mai bun raport pre-calitate cu respectarea principiilor tratamentului egal, recunoaterii reciproce, transparenei, proporionalitii, eficienei utilizrii fondurilor publice i asumrii rspunderii.

    AMPOSDRU i OI au resposabilitatea s efectueze verificri care s acopere aspecte administrative, financiare, tehnice i fizice ale operaiunilor selectate i aprobate. Verificrile operaiunilor includ att verificri administrative ct i verificri la faa locului.

    AMPOSDRU a elaborat prezenta seciune din manual pentru a pune la dispoziia dumneavoastr un instrument de lucru prin care sunt detaliate rolurile i responsabilitile fiecrei pri implicate n procesul de implementare a proiectelor finanate de FSE prin POSDRU i nu se substituie n nici o privin i sub nici o form prevederilor legislaiei relevante aplicabile. n cazul unui conflict ntre prevederile prezentei seciuni din ghid i dispoziiile legislaiei relevante n materia achiziiilor publice, acestea din urm vor prevala.

    Aa cum s-a prevzut n contractul de finanare, n calitate de beneficiar putei achiziiona bunuri/servicii/lucrri care trebuie s contribuie la atingerea obiectivelor i rezultatelor estimate i s fie furnizate/prestate/executate cu respectarea tuturor aspectelor menionate n Ghidul Solicitantului aferent AP i DMI, precum i n cererea de finanare (exemplu: caracteristici tehnice, numr de uniti, costurile unitare i totale etc.).

    n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului, avei obligaia de a aplica i de a respecta prevederile legislaiei n materia achiziiilor publice.

    Cadrul legislativ aplicabil n materia achiziiilor publice este prezentat n Anexa 3.2.1. a prezentului Manual.

    Atenie!

    Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSRU.

    Beneficiarii au obligaia s ia msurile i s ntreprind toate diligenele necesare pentru ncadrarea n graficul de planificare a activitilor proiectului.

    3.2.1.Cnd se aplic prevederile legislaiei privind achiziile publice?

  • 31

    Beneficiarul trebuie s aplice legislaia n materia achiziiilor publice atunci cnd atribuie un contract de achiziie public prevzut n cererea de finanare i n bugetul proiectului.

    Referin: Ordonana de urgen nr.34/2006, art.8-10

    Contractele de achiziie public pot fi:

    contracte de furnizare (P);

    contracte de servicii (S);

    contracte de lucrri (L).

    Tip contract Exemple1

    Contract de furnizare

    - consumabile birou (achiziia hrtiei de scris, toner pentru copiator etc.);

    - echipamente i bunuri (achiziia de mobilier, copiatoare, calculatoare, imprimante etc.);

    - combustibil;

    - vehicul prin leasing, cu sau fr opiune de cumprare;

    Contract de servicii

    (vezi Anexa 2A i 2B din Ordonana de

    urgen nr.34/2006)

    - servicii de contabilitate, de audit financiar;

    - servicii de arhitectur, servicii de inginerie specilizat (achiziia de studii de fezabilitate i proiecte tehnice necesare executrii lucrrilor de construcii prevzute n proiect);

    - servicii de publicitate a proiectului (crearea, producerea i/sau difuzarea de materiale de promovare prin intermediul mijloacelor de informare n mas scrise, audiovizuale sau electronice);

    - servicii de administrare a cldirilor;

    - contracte pentru transportul i cazarea persoanelor implicate n proiect2.

    Contract de lucrri - reabilitarea/modernizarea de cldiri;

    - reabilitarea i modernizarea utilitilor.

    3.2.2.Cnd nu se aplic prevederile legislaiei privind achiziiile publice?

    Beneficiarul nu va aplica legislaia n materia achiziiilor publice pentru ncheierea urmtoarelor tipuri de contracte:

    1 A se vedea i Ordinul MMFES/MEF nr.3/176 pentru stabilirea regulilor de eligibilitate i a listei cheltuielilor eligibile n cadrul operaiunilor finanate prin POS DRU 2007-2013 publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 86/2008, Partea I. 2 Sunt considerate servicii din categoria celor incluse n anexa nr. 2B din Ordonana de urgen nr.34/2006, iar obligaia de a aplica prevederile acesteia se impune numai pentru contracte a cror valoare este mai mare de 125.000 euro, fr TVA, i se limiteaz numai la respectarea prevederilor art. 35-38 i art. 56.

  • 32

    a) contracte care au ca obiect nchirierea de cldiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora;

    b) contracte care se refer la angajarea de for de munc, respectiv contracte de munc3.

    3.2.3. Roluri i responsabiliti

    A) Rolul i responsabilitile AMPOSDRU

    AMPOSDRU este responsabil n totalitate pentru gestionarea i implementarea POSDRU n conformitate cu principiile managementului financiar eficace i separrii clare a funciilor.

    AM POS DRU, prin Serviciul Unitatea de Implementare a Proiectului, are rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii proiectelor n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate din Fondul Social European prin POSDRU.

    n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, AMPOSDRU are urmtoarele responsabiliti:

    s impun Beneficiarului, prin contractul de finanare pe care l administreaz, aplicarea prevederilor Ordonanei de urgen nr.34/2006 pentru atribuirea contractelor de achiziie public incluse n bugetul acestuia;

    s asigure OI ndrumri metodologice pentru activitile de verificare pe care acestea au obligaia i responsabilitatea s le efectueze, potrivit acordurilor de delegare de funcii;

    s verifice modul de efectuare a achiziiilor publice de ctre Beneficiarul proiectului finanat din FSE prin POS DRU, pe baz de eantion precum i n cadrul misiunilor de control;

    s verifice, n proporie de 100%, prin intermediul Serviciului Unitatea de Implementare a Proiectului, documentaiile elaborate i naintate de Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul proiectelor pe care le gestioneaz4, respectiv:

    documentaia de atribuire; (DA)

    documentaia de chemare la competiie; (DCC)

    documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire; (DPA)

    s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU n cadrul AP/DMI pe care le gestioneaz, utiliznd modelul din Anexa 3.2.3 n cel mai scurt timp dar care nu trebuie sa depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i DCC, respectiv 2 zile calendaristice n cazul DPA, coninnd:

    fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile;

    3 n acest caz se vor aplica reglementrile naionale n materia angajrii forei de munc (Legea nr.53/2006 Codul muncii). 4 A se consulta n acest sens Anexa . a prezentului Manual.

  • 33

    fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.

    B) Rolul i responsabilitile OIPOSDRU

    Pentru axele prioritare i domeniile majore de intervenie din POSDRU a cror responsabilitate a implementare au fost desemnate OIPOSDRU, acestea vnd rolul de a verifica i ndruma Beneficiarii n procesul de achiziii publice efectuate pentru implementarea proiectelor finanate de Fondul Social European prin POSDRU.

    n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor, OI au responsabilitatea verificrii, n proporie de 100%, a documentaiilor de atribuire i de chemare la competiie elaborate de ctre beneficiarii care efectueaz achiziii publice n cadrul proiectelor pe care le implementeaz i a transmiterii ctre acetia rspunsurilor cu caracter consultativ care conin comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii cu privire la nclcarea sau eludarea legislaiei aplicabile.

    n privina achiziiilor de bunuri/servicii/lucrri efectuate de ctre Beneficiarii proiectelor de care este responsabil, OIPOSDRU are urmtoarele responsabiliti:

    s verifice n proporie de 100% documentaiile elaborate i naintate de ctre Beneficiar pentru achiziiile prevzute n cadrul proiectului:

    documentaia de atribuire; (DA)

    documentaia de chemare la competiie; (DCC)

    documentaia privind desfsurarea procedurii de atribuire; (DPA)

    s transmit rspunsuri cu caracter consultativ ctre Beneficiar, utiliznd Anexa 3.2.3, n cel mai scurt timp dar care nu trebuie s depeasc 10 zile caledaristice n cazul DA i DCC, respectiv 2 zile calendaristice n cadul DPA, coninnd:

    fie comentarii/observaii privind aspectele constatate n cursul efecturii verificrii documentelor prezentate n cazul n care verificarea efectuat a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile;

    fie meniunea fr observaii, n cazul n care verificarea efectuat nu a evideniat nclcri sau eludri ale legislaiei aplicabile.

    C) Rolul i responsabilitile Beneficiarului

    n scopul achiziionrii bunurilor/serviciilor/lucrrilor prevzute n bugetul proiectului (a se vedea n acest sens anexele contractului de finantare), Beneficiarul are obligaia s aplice i s respecte prevederile legislaiei naionale n materia achiziiilor publice.

    n conformitate cu principiul asumrii rspunderii, stabilirea circumstanelor de ncadrare pentru aplicarea fiecrei proceduri prevzute de OUG nr.34/2006, inclusiv pentru cumprarea direct intr n responsabilitatea exclusiv a beneficiarului.

  • 34

    Beneficiarii proiectelor finanate de FSE prin POSDRU au urmtoarele responsabiliti:

    s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, cu cel puin 20 de zile nainte de data estimat pentru nceperea procedurii de atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4, urmtoarele documentaii:

    documentaia de atribuire; (DA)

    documentaia de chemare la competiie (DCC)

    s asigure publicarea invitaiei/anunului de participare prevzut n OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romniei5 Partea a VI-a Achiziii publice i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene6, dup caz;

    s prezinte AM/OI responsabil, spre verificare, documentaia privind derularea procedurii de atribuire (DCA), dup evaluarea ofertelor primite n cadrul procedurii, de ctre comisia de evaluare a ofertelor/persoana responsabil cu atribuirea contractului, i, oricum, nainte de aprobarea de ctre conductorul Beneficiarului a raportului de atribuire, utiliznd Anexa 3.2.4;

    s asigure publicarea anunului de atribuire a contractului prevzut n OUG nr.34/2006 n SEAP, n Monitorul Oficial al Romaniei partea a VI-a Achiziii publice (dup 1 ianuarie 2008, publicarea n Monitorul Oficial al Romaniei este facultativ) i n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene7, dup caz;

    s semneze contractul de achiziie public cu ofertantul declarat ctigtor n urma evalurii ofertelor primite i atribuirii contractului de achiziie;

    s ntocmeasc dosarul achiziiei publice, s-l pstreze att timp ct contractul de achiziie public produce efecte juridice, dar n nici nu caz mai puin de 3 ani care urmeaz nchiderii oficiale a POSDRU de ctre Comisia European i s-l pun la dispoziia organelor de control (a se consulta n acest sens seciunea specific Arhivarea din prezentul Manual).

    3.2.4. Proceduri utilizate

    Care sunt procedurile pe care trebuie s le aplice Beneficiarul proiectului atunci cnd

    atribuie contractul de achizitie public i care sunt documentele care trebuie ntocmite?

    Bugetul proiectelor finanate de FSE prin POS DRU include costuri care intr n sfera de aplicabilitate a prevederilor legale privind achiziiile publice (costuri cu materialele consumabile, costuri cu bunuri i echipamente, costuri cu publicitatea proiectelor etc.).

    5 Dup 1 ianuarie 2008, publicarea n M.Of. este facultativ OUG nr. 34/2006, modificat de OUG nr.94/2007, art.299. 6 Publicarea anunului de participare n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene este obligatorie n cazul Beneficiarilor care sunt autoriti contractante aa cum sunt definite la art.8 din OUG nr.34/2006 iar valoarea estimat a contractelor care urmeaz s fie atribuite este mai mare dect pragul valoric prevzut de art. 55 alin.(2). 7 Idem, art. 57 alin.(2) din OUG nr.34/2006.

  • 35

    Implicarea consilierului juridic, membru al echipei de management a proiectului, cu cunostine temeinice n domeniul achiziiilor publice, este esenial n procesul de atribuire a contractelor de achiziie public desfurate de Beneficiar.

    Proceduri de achiziie

    Tip contract Achiziie directa

    Cerere de

    oferte

    Licitaie deschis

    Licitaie restrns

    Referin legislaie

    Contract de furnizare (P) Contract de servicii (S)

    < 75.000

    75.000

    Valoarea

    estim

    at,

    n euro,fr TVA

    Contract de lucrri (L)

    < 10.000

  • 36

    1. S stabileasc necesitile de achiziii n cadrul proiectului, corepondena produselor/serviciilor/lucrrilor cu codurile CPV i s estimeze valoarea

    contractului de achiziie public

    Beneficiarul trebuie s stabileasc ce trebuie s achiziioneze (caracteristici tehnice, cantitatea), cnd este necesar achiziia (n strns relaie cu activitile prevzute n proiect), cum se face achiziia (cumprare, nchiriere, leasing).

    Beneficiarul va estima valoarea contractului de achiziie public pe baza calculrii i nsumrii tuturor sumelor pltibile pentru ndeplinirea contractului de furnizare/servicii/lucrri, fr TVA, lund n considerare orice forme de opiuni i orice eventuale suplimentri sau majorri ale valorii contractului. Valoarea estimat a contractului de achiziie trebuie s fie valabil la data transmiterii spre publicare a invitaiei de participare sau a anunului de participare.

    2. S aleag procedura de achiziie public n funcie de valoarea estimat a contractului de achiziie

    Regula de atribuire a contractelor de achiziie public este licitaia deschis sau licitaia restrns.

    Excepii de la regul sunt:

    - dialogul competitiv;

    - negocierea cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare;

    - cererea de oferte.

    Cererea de oferte se aplic numai n cazul n care valoarea estimat pentru contractul respectiv se afl sub 75.000 euro, fr TVA, pentru contractele de furnizare/servicii i 500.000 euro, fr TVA, pentru contractele de lucrri.

    Modalitile speciale de atribuire sunt:

    - acordul-cadru;

    - licitaia electronic;

    - sistemul de achiziie dinamic.

    n msura n care valoarea achiziiei de produse/servicii/lucrri, estimat conform prevederilor OUG nr.34/2006, fr TVA, nu depete echivalentul n lei a 10.000 euro, Beneficiarii au dreptul de a achiziiona direct produsele/serviciile/lucrrile respective.

    Referin:

    OUG nr.34/2006, art. 19, 20, 25-32, 124, 142-169, Anexele 1, 2A i 2B;

    HG nr. 925/2006, art. 5;

    Ghidul ANRMAP nr.155/2006 Capitolul IV;

    Regulamentul (CE) nr. 2195 al Parlamentului European i al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul Comun al achiziiilor publice (CPV) modificat prin Regulamentul (CE) nr. 2151 al Comisiei din 16 decembrie 2003.

    La alegerea unei anumite proceduri de achiziie public, Beneficiarul va avea n vedere:

    complexitatea contractului de achiziie public respectiv;

  • 37

    costurile implicate de atribuirea contractului respectiv;

    nivelul de dezvoltare i concurena pe pia din domeniul achiziiei respective pentru a se putea alege ntre licitaia deschis i licitaia restrnsa;

    constrngeri cum ar fi urgena, compatibilitatea cu produse.

    Atentie!

    n situaia n care obiectul contractului nglobeaz produse/servicii/lucrri crora li se asociaz mai multe coduri CPV, procedura de atribuire se alege n funcie de valoarea cumulat a acestora (a se vedea Ghidul ANRMAP Capitolul 4, etapa 1, punctul 5).

    n cazul alegerii unei proceduri alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ (vezi art. 5 alin.(2) din H.G. nr.925/2006).

    3. S stabileasc calendarul procedurii de atribuire

    La elaborarea calendarului procedurii de atribuire, Beneficiarul va avea n vedere:

    ncadrarea n intervalul de timp prevzut n graficul activitilor proiectului;

    produsele/serviciile/lucrrile s fie furnizate/prestate/executate n perioada de implementare a proiectului prevzut n contractul de finanare i graficul activitilor;

    respectarea termenelor prevzute n legislaia aplicabil ntre data publicrii anunurilor i data stabilit pentru depunerea ofertelor;

    perioada de ateptare a eventualelor contestaii;

    alte termene ce pot influena procedura.

    Atenie!

    Calendarul procedurii de achiziie publica se ataeaz la documentaia de atribuire prezentat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.

    Desfurarea procedurii de achiziie precum i derularea efectiv a contractului de achiziie public, inclusiv plata bunurilor/serviciilor/lucrrilor achiziionate trebuie s se ncadreze n interiorul intervalului de timp prevzut n graficul activitilor proiectului (cuprins n cererea de finanare anex a contractului de finanare) i dup data menionat n Notificarea de demarare a proiectului transmis Beneficiarului de ctre AMPOSDRU.

  • 38

    Documentele care trebuie ntocmite de beneficiar n aceast etap sunt prezentate n Anexa 3.2.5. Aceste documente se vor ataa documentaiei de atribuire naintat de Beneficiar, spre verificare, AMPOSDRU/OI responsabil.

    Etapa 2 Elaborarea documentaiei de atribuire (DA)

    Beneficiarul trebuie:

    1. S elaboreze caietul de sarcini

    n caietul de sarcini, Beneficiarul va descrie obiectiv produsele/serviciile/lucrrile (cerine, caracteristici tehnice etc.) n raport cu necesitile de implementare ale proiectului.

    2. S stabileasc cerinele minime de calificare i criteriile de selecie a ofertanilor/candidailor

    Beneficiarul va stabili cerinele minime de calificare i criteriile de selecie a ofertanilor/candidailor n funcie de exigenele specifice contractului. Atunci cnd stabilete aceste cerine, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ pe care o va ataa documentaiei de atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.

    3. S stabileasc criteriul de atribuire a contractului de achiziie

    Criteriul de atribuire a contractului de achiziie poate fi numai:

    fie oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic,

    fie, n mod exclusiv, preul cel mai sczut.

    Atunci cnd stabileste criteriul de atribuire, Beneficiarul va ntocmi o not justificativ pe care o va ataa documentaiei de atribuire naintat spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.

    4. S definitiveze Fia de date a achiziiei

    Fia de date a achiziiei cuprinde cel puin urmtoarele informaii i instruciuni:

    autoritatea contractant (n cazul achiziiilor publice, n calitate de Beneficiar avei rolul de autoritate contractant), n special cu privire la adres inclusiv telefon, fax, e-mail persoane de contact, mijloace de comunicare etc.;

    adresa de unde se poate achiziiona, descrca documentaia de atribuire;

    activitatea autoritii contractante;

    faptul c se achiziioneaz n numele altei autoriti (dac este cazul);

    modul de obinere de clarificri i alte informaii;

    soluionarea litigiilor;

    instituiile competente n soluionarea litigiilor (ex. Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor, inclusiv adresa, telefon, fax, e-mail; Curtea de Apel);

    obiectul contractului de achiziie public i durata acestuia;

    modul n care se va finaliza procedura;

  • 39

    dup caz, acordul-cadru, durata acestuia, numrul de operatori, valoarea minim i maxim a unui contract subsecvent;

    existena loturilor i modul de abordare;

    acceptarea/neacceptarea de oferte alternative;

    codul CPV;

    cantitatea produselor/serviciilor/lucrrilor;

    garanii solicitate garania de participare la licitaie, garania de bun execuie a contractului i perioada de valabilitate a acestora;

    perioada de valabilitate a ofertei;

    procedura aplicat i dac aceasta are ca etap final licitaia electronic;

    cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate pentru dovedirea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie, dac sunt solicitate;

    data limit de depunere (or/zi/lun/an), locul de depunere i ce alte formaliti trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire;

    informaii privind modul de elaborare i prezentare a propunerii tehnice i financiare;

    informaii privind modul de elaborare i prezentare a ofertei;

    informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire;

    clauze contractuale obligatorii i specifice.

    5. S stabileasc formularele i modelele utilizate de ofertant n cadrul ofertei sale.

    Referin:

    OUG nr.34/2006 art. 15, 35-38, 176-196, 197-199;

    HG nr.925/2006, art. 8, 14, 15;

    Ghidului ANRMAP nr.155/2006 capitolul IV, formularele nr. 10 A12 I.

    Documentaia de atribuire se definitiveaz dup verificarea de ctre AMPOSDRU/OI responsabil a claritii i veridicitii informaiilor cuprinse n documentele componente i a respectrii cerinelor de coninut i form prescrise prin formularele stabilite de legislaia aplicabil.

    Documentele care trebuie ntocmite de Beneficiar n aceast etap sunt prezentate n Anexa 3.2.5 i reprezint prti componente ale documentaiei de atribuire transmis spre verificare AMPOSDRU/OI responsabil.

    Etapa 3 ntocmirea anunului de participare/invitaiei de participare (DCC)

    n aceast etap, Beneficiarul trebuie:

  • 40

    1. S ntocmeasc anunul de participare/invitaia de participare Pentru asigurarea transparenei procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, Beneficiarul proiectului va ntocmi i publica invitaia de participare/anunul de participare. Valoare estimat,

    n euro fr TVA

    Coninutul minimal al anunului de participare/invitaiei de participare

    conform legislaiei n vigoare P/S < 125.0008 L < 5.000.000

    Vezi Anexa 1 din Hotararea Guvernului nr.925/2006.

    Anunul de participare P/S 125.000 L 5.000.000

    Vezi Anexa 3 din Ordonana de urgenta nr. 34/2006

    Invitaia de participare P/S < 75.000 L < 500.000

    Vezi Ordonanta de urgena nr.34/2006, art. 125 (2).

    2. S respecte termenele minime pentru depunerea candidaturilor/ofertelor,

    calculate de la data transmiterii acestora spre publicare a invitaiei de participare/anunului de participare

    Termenele minime pentru depunerea candidaturilor/ofertelor

    Valoare estimat, n euro fr TVA

    SEAP9

    Monitorul Oficial al Romniei Partea a VI-a Achiziii publice

    Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

    Referine legislaie

    P/S L

    < 125.000 < 5.000.000

    28 zile 1 zi,

    dup publicarea anunului n SEAP

    OUG

    nr.34/2006 Art.76 (1) Licitaia

    deschis P/S L

    125.000 5.000.000

    52 zile 1 zi,

    dup publicarea anunului n SEAP

    52 zile OUG

    nr.34/2006 Art.75 (1)

    Depunere candidaturi

    16 zile

    1 zi, dup publicarea anunului n SEAP

    OUG

    nr.34/2006 Art.84 P/S

    L < 125.000

  • 41

    Importan